Excel отчет по действиям

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).

• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Для анализа больших и сложных таблиц обычно используют

Сводные таблицы

. С помощью формул также можно осуществить группировку и анализ имеющихся данных. Создадим несложные отчеты с помощью формул.

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

(

), содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте. Аналогичная таблица использовалась в статье

Сводные таблицы

.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

откорректируем

имя

таблицы на «

Исходная_таблица

» (см.

файл примера

).

С помощью формул создадим 5 несложных отчетов, которые разместим на отдельных листах.

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

Найдем суммарные продажи каждого Товара. Задача решается достаточно просто с помощью функции

СУММЕСЛИ()

, однако само построение отчета требует определенных навыков работы с некоторыми средствами EXCEL.

Итак, приступим. Для начала нам необходимо сформировать перечень названий Товаров. Т.к. в столбце Товар исходной таблицы названия повторяются, то нам нужно из него выбрать только

уникальные

значения. Это можно сделать несколькими способами: формулами (см. статью

Отбор уникальных значений

), через меню

или с помощью

Расширенного фильтра

. Если воспользоваться первым способом, то при добавлении новых Товаров в исходную таблицу, новые названия будут включаться в список автоматически. Но, здесь для простоты воспользуемся вторым способом. Для этого:

• Перейдите на лист с исходной таблицей;
• Вызовите

  Расширенный фильтр

  (

  );

• Заполните поля как показано на рисунке ниже: переключатель установите в позицию
  
  Скопировать результат в другое место
  
  ; в поле Исходный диапазон введите $A$4:$A$530; Поставьте флажок
  
  Только уникальные записи
  
  .

• Скопируйте полученный список на лист, в котором будет размещен отчет;
• Отсортируйте перечень товаров (

  ).

Должен получиться следующий список.

В ячейке

B6

введем нижеследующую формулу, затем скопируем ее

Маркером заполнения

вниз до конца списка:

=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])

Для того, чтобы понять сруктурированные ссылки на поля в

таблицах в формате EXCEL 2007

можно почитать Справку EXCEL (клавиша

F1

) в разделе

Основные сведения о листах и таблицах Excel > Использование таблиц Excel

.

Также можно легко подсчитать количество партий каждого Товара:

=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

Найдем суммарные продажи каждого Товара в Регионах. Воспользуемся перечнем Товаров, созданного для Отчета №1. Аналогичным образом получим перечень названий Регионов (в поле Исходный диапазон

Расширенного фильтра

введите $D$4:$D$530). Скопируйте полученный вертикальный диапазон в

Буфер обмена

и

транспонируйте

его в горизонтальный. Полученный диапазон, содержащий названия Регионов, разместите в заголовке отчета.

В ячейке

B

8

введем нижеследующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи]; Исходная_Таблица[Товар];$A8; Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)

Формула вернет суммарные продажи Товара, название которого размещено в ячейке

А8

, в Регионе из ячейки

В7

. Обратите внимание на использование

смешанной адресации

(ссылки $A8 и B$7), она понадобится при копировании формулы для остальных незаполненных ячеек таблицы.

Скопировать вышеуказанную формулу в ячейки справа с помощью

Маркера заполнения

не получится (это было сделано для Отчета №1), т.к. в этом случае в ячейке

С8

формула будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]; Исходная_Таблица[Группа];$A8; Исходная_Таблица[Продажи];C$7)

Ссылки, согласно правил

относительной адресации

, теперь стали указывать на другие столбцы исходной таблицы (на те, что правее), что, естественно, не правильно. Обойти это можно, скопировав формулу из ячейки

B8

, в

Буфер обмена

, затем вставить ее в диапазон

С8:

G

8

, нажав

CTRL

+

V

. В ячейки ниже формулу можно скопировать

Маркером заполнения

.

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара либо принесла прибыль, либо не принесла (см. столбец Прибыль в исходной таблице). Подсчитаем продажи по Группам Товаров в зависимости от прибыльности. Для этого будем фильтровать с помощью формул записи исходной таблицы по полю Прибыль.

Создадим

Выпадающий (раскрывающийся) список

на основе

Проверки данных

со следующими значениями:

(Все); Да; Нет

. Если будет выбрано значение фильтра

(Все)

, то при расчете продаж будут учтены все записи исходной таблицы. Если будет выбрано значение фильтра «

Да»

, то будут учтены только прибыльные партии Товаров, если будет выбрано «

Нет»

, то только убыточные.

Суммарные продажи подсчитаем следующей

формулой массива

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))* Исходная_Таблица[Продажи])

После ввода формулы не забудьте вместо простого нажатия клавиши

ENTER

нажать

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Количество партий по каждой группе Товара, в зависимости от прибыльности, можно подсчитать аналогичной формулой.

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)* ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))

Так будет выглядеть отчет о продажах по Группам Товаров, принесших прибыль.

Выбрав в фильтре значение

Нет

(в ячейке

B

5

), сразу же получим отчет о продажах по Группам Товаров, принесших убытки.

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

Вернемся к исходной таблице. Каждая партия Товара сбывалась определенное количество дней (см. столбец Сбыт в исходной таблице). Необходимо подготовить отчет о количестве партий, которые удалось сбыть за за период от 1 до 10 дней, 11-20 дней; 21-30 и т.д.

Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми формулами в столбце

B

.

Количество партий, сбытые за определенный период времени, будем подсчитывать с помощью формулы

ЧАСТОТА()

, которую нужно ввести как

формулу массива

:

=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)

Для ввода формулы выделите диапазон

С6:С12

, затем в

Строке формул

введите вышеуказанную формулу и нажмите

CTRL

+

SHIFT

+

ENTER

.

Этот же результат можно получить с помощью обычной функции

СУММПРОИЗВ()

:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)* (Исходная_Таблица[Сбыт, дней]<=A7))

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

Теперь подготовим отчет о поставках Товаров за месяц. Сначала создадим перечень месяцев по годам. В исходной таблице самая ранняя дата поставки 11.07.2009. Вычислить ее можно с помощью формулы:

=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])

Создадим перечень дат —

первых дней месяцев

, начиная с самой ранней даты поставки. Для этого воспользуемся формулой:

=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1

В результате получим перечень дат — первых дней месяцев:

Применив соответствующий формат ячеек, изменим отображение дат:

Формула для подсчета количества поставленных партий Товаров за месяц:

=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)* (Исходная_Таблица[Дата поставки]

Теперь добавим строки для подсчета суммарного количества партий по каждому году. Для этого немного изменим таблицу, выделив в отдельный столбец год, в который осуществлялась поставка, с помощью функции

ГОД()

.

Теперь для вывода

промежуточных итогов

по годам создадим структуру через пункт меню

:

• Выделите любую ячейку модифицированной таблицы;
• Вызовите окно

  Промежуточные итоги

  через пункт меню

  ;

• Заполните поля как показано на рисунке:

После нажатия ОК, таблица будет изменена следующим образом:

Будут созданы промежуточные итоги по годам. Нажатием маленьких кнопочек в левом верхнем углу листа можно управлять отображением данных в таблице.

Резюме

:

Отчеты, аналогичные созданным, можно сделать, естественно, с помощью

Сводных таблиц

или с применением

Фильтра

к исходной таблице или с помощью других функций

БДСУММ()

,

БИЗВЛЕЧЬ()

,

БСЧЁТ()

и др. Выбор подхода зависит конкретной ситуации.

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Отчеты в MS EXCEL

​Смотрите также​ а затем выделите​ в поле «Подставлять​ в Excel применяются​ «мастер диаграмм». Если​ таблицы, достаточно было​ переносимыми данными –​ Исключим из отчета​ с поквартальной прибылью.​

​ поместить сводную таблицу.​ группировать данные. Это​столбцов (Columns)​ кнопок​Резюме:​ сбыть за за​Исходная_Таблица[Продажи];C$7)​ Дополнительно);​Для анализа больших и​ ячейку в списке​ значения по строкам​ сводные таблицы.​ что непонятно скинь​

​ обновить сводную таблицу.​

• ​ выделяем первую ячейку​ информацию по односпальным​
• ​Чтобы убрать результаты группировки,​ Жмем «Готово» и​ значительно облегчает труд​
• ​,​Далее (Next)​
• ​Отчеты, аналогичные созданным, можно​ период от 1​Ссылки, согласно правил относительной​
• ​Заполните поля как показано​ сложных таблиц обычно​ (Список. Набор строк,​
• ​ в». Если входные​Программа будет воспринимать введенную/вводимую​ на почту, вечером​
• ​После изменения диапазона в​ столбца, который копируем.​ кроватям – уберем​ необходимо щелкнуть по​

​ открывается макет.​ менеджеров, продавцов, руководителей,​страниц (Pages)​и​

​ сделать, естественно, с​ до 10 дней,​ адресации, теперь стали​ на рисунке ниже:​

Отчет №1 Суммарные продажи Товаров

​ используют Сводные таблицы.​ содержащий взаимосвязанные данные,​
​ значения располагаются в​ информацию как таблицу,​ помогу.​ сводке появилось поле​ Ввод. «Размножаем» формулу,​ флажок напротив названия​ ячейке с данными​

​Нужно обозначить поля для​ маркетологов, социологов и​и​Назад (Back)​ помощью Сводных таблиц​ 11-20 дней; 21-30​ указывать на другие​ переключатель установите в​ С помощью формул​ или набор строк,​ строках (а не​ а не простой​Заучка​ «Продажи».​ протягивая вниз за​ товара.​ правой кнопкой мыши​ отображения в отчете.​ т.д.​данных (Data Items)​и в конце​ или с применением​ и т.д.​ столбцы исходной таблицы​ позицию Скопировать результат​ также можно осуществить​

• ​ которому назначаются функции​ в столбцах), то​
• ​ набор данных, если​: сервис — поиск​Иногда пользователю недостаточно данных,​
• ​ правый нижний угол​Жмем ОК – сводная​ и нажать разгруппировать.​ Допустим, мы хотим​Сводные таблицы позволяют быстро​макета. Единственный нюанс​ получим желаемое.​ Фильтра к исходной​Вышеуказанные диапазоны сформируем нехитрыми​

• ​ (на те, что​ в другое место;​ группировку и анализ​
• ​ листа с помощью​ адрес будем вписывать​ списки со значениями​ решения — заполняете​

​ содержащихся в сводной​

​ ячейки.​​ таблица меняется.​​ Либо выбрать данный​ узнать суммы продаж​ сформировать различные отчеты​ — делайте это​

​На этом шаге необходимо​

​ таблице или с​ формулами в столбце​ правее), что, естественно,​ в поле Исходный​ имеющихся данных. Создадим​ команды Создать список.​​ в поле «Подставлять​​ отформатировать соответствующим образом:​ диалоговое окно (указываете​ таблице. Менять исходную​По такому же принципу​Пользователи создают сводные таблицы​

​ параметр в меню​ по каждому продавцу.​ по одним и​

​ поточнее, не промахнитесь!​

Отчет №2 Продажи Товаров по Регионам

​ выбрать откуда будут​ помощью других функций​
​B​ не правильно. Обойти​ диапазон введите $A$4:$A$530;​ несложные отчеты с​ ) Microsoft Excel,​ значения по столбцам​Перейти на вкладку «Вставка»​
​ целевую ячейку, ограничения,​ информацию не имеет​ переносим другие данные.​ для анализа, суммирования​ «Структура».​ Ставим галочки –​ тем же данным.​

​ В процессе перетаскивания​​ взяты данные для​​ БДСУММ(), БИЗВЛЕЧЬ(), БСЧЁТ()​

​.​
​ это можно, скопировав​
​ Поставьте флажок Только​

​ помощью формул.​ содержащем извлекаемые данные.​ в» и нажимаем​​ и щелкнуть по​​нажимаете «выполнить» и​ смысла. В таких​​ В результате из​​ и представления большого​У нас есть сводный​ получаем:​ Кроме того, эти​ сводная таблица у​ сводной таблицы. В​ и др. Выбор​

​Количество партий, сбытые за​ формулу из ячейки​ уникальные записи.​В качестве исходной будем​Если данные извлекаются​ ОК.​ кнопке «Таблица».​ потом когда появится​​ ситуациях лучше добавить​​ двух таблиц получаем​ объема данных. Такой​

​ отчет такого вида:​
​Готовый отчет можно форматировать,​
​ отчеты можно гибко​

​ Вас на глазах​ нашем с Вами​ подхода зависит конкретной​ определенный период времени,​B8​Скопируйте полученный список на​ использовать таблицу в​ из базы данных​Для анализа деятельности предприятия​​Откроется диалоговое окно «Создание​​ окно результатов поиска​ вычисляемое (пользовательское) поле.​ одну общую.​​ инструмент Excel позволяет​​Видны итоги по месяцам​​ изменять.​​ настраивать, изменять, обновлять​
​ начнет менять вид,​ случае думать нечего​ ситуации.​

Отчет №3 Фильтрация Товаров по прибыльности

​ будем подсчитывать с​, в Буфер обмена,​ лист, в котором​ формате EXCEL 2007​ OLAP (OLAP. Технология​ берутся данные из​ таблицы».​ решения, выберете среди​Это виртуальный столбец, создаваемый​Теперь создадим сводный отчет.​ произвести фильтрацию и​ (сделано «Группировкой») и​​ и детализировать.​

​ отображая те данные,​ — «в списке​Представьте себя в роли​ помощью формулы ЧАСТОТА(),​ затем вставить ее​ будет размещен отчет;​ (Вставка/ Таблицы/ Таблица),​ работы с базами​ бухгалтерского баланса, отчета​Указать диапазон данных (если​ отчетов «Результаты», см.​ в результате вычислений.​ Вставка – сводная​ группировку информации, изобразить​ по наименованиям товаров.​Это можно сделать вручную​У нас есть тренировочная​

​ которые Вам необходимы.​ или базе данных​
​ руководителя отдела продаж.​
​ которую нужно ввести​
​ в диапазон​

​Отсортируйте перечень товаров (Данные/​ содержащую информацию о​ данных, оптимизированная для​​ о прибылях и​​ они уже внесены)​​ рис.​​ В нем могут​

​ таблица – указываем​ ее в различных​ Сделаем отчет более​ и автоматически.​ таблица с данными:​

​ Перебросив все пять​
​ Microsoft Excel». Но.​

​ У Вашей компании​ как формулу массива:​С8:G8​ Сортировка и фильтр/​

​ продажах партий продуктов.​ запросов и отчетов,​​ убытках. Каждый пользователь​​ или предполагаемый диапазон​всю информацию про​ отображаться средние значения,​ диапазон и место​

Отчет №4 Статистика сроков сбыта Товаров

​ разрезах (подготовить отчет).​ удобным для изучения.​Вручную:​Каждая строка дает нам​ нужных нам полей​ В принципе, данные​ есть два склада,​=ЧАСТОТА(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];A7:A12)​, нажав​ Сортировка от А​ В строках таблицы​ а не для​ создает свою форму,​

​ (в какие ячейки​ надстройку «Поиск решения»​​ проценты, расхождения. То​​ – ОК.​

​Исходный материал – таблица​Как в сводной таблице​Ставим курсор в любом​ исчерпывающую информацию об​ из списка, Вы​ можно загружать из​

​ с которых вы​

​Для ввода формулы выделите​CTRL+V​​ до Я).​​ приведены данные о​ обработки транзакций. Данные​ в которой отражаются​​ будет помещена таблица).​​ см. в Help​

​ есть результаты различных​Открывается заготовка Сводного отчета​ с несколькими десятками​
​ сделать итоги сверху:​
​ месте сводной таблице.​

Отчет №5 Статистика поставок Товаров

​ одной сделке:​ должны получить практически​ внешнего источника (например,​
​ отгружаете заказчикам, допустим,​ диапазон​.​Должен получиться следующий список.​ поставке партии продукта​ OLAP упорядочены иерархически​ особенности фирмы, важная​
​ Установить флажок напротив​

​Анализ данных в Excel​ формул. Данные вычисляемого​ со Списком полей,​ и сотнями строк,​«Работа со сводными таблицами»​ В результате становится​
​в каком магазине были​

​ готовый отчет. ​ корпоративной базы данных​ овощи-фрукты. Для учета​

​С6:С12​В ячейки ниже​

​В ячейке​ и его сбыте.​ и хранятся не​

​ для принятия решений​
​ «Таблица с заголовками».​

​ предполагает сама конструкция​ поля взаимодействуют с​ которые можно отобразить.​ несколько таблиц в​ — «Конструктор».​ видна вкладка «Работа​ продажи;​Останется его только достойно​ на SQL или​ проданного в Excel​

​, затем в Строке​ формулу можно скопировать​B6​ Аналогичная таблица использовалась​ в таблицах, а​

• ​ информация.​ Нажать Enter.​
• ​ табличного процессора. Очень​ данными сводной таблицы.​Покажем, к примеру, количество​ одной книге, несколько​
• ​На вкладке «Макет» нажимаем​ со сводными таблицами».​

​какого товара и на​ отформатировать:​ Oracle). Причем Excel​

​ заполняется вот такая​ формул введите вышеуказанную​
​ Маркером заполнения.​введем нижеследующую формулу,​ в статье Сводные​ в кубах. )​скачать систему анализа предприятий;​

​К указанному диапазону применится​

​ многие средства программы​Инструкция по добавлению пользовательского​ проданного товара.​ файлов. Напомним порядок​ «Промежуточные итоги». Выбираем​В меню «Данные» жмем​ какую сумму;​В последних версиях Microsoft​ «понимает» практически все​ таблица:​ формулу и нажмите​

excel2.ru

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

​Вернемся к исходной таблице.​ затем скопируем ее​ таблицы.​ или средства подключения​скачать аналитическую таблицу финансов;​ заданный по умолчанию​ подходят для реализации​ поля:​Можно выводить для анализа​ создания: «Вставка» –​

​ «Показывать все промежуточные​ на кнопку «Обновить»​кто из продавцов постарался;​ Excel 2007-2010 процедура​

• ​ существующие типы баз​В ней каждая отдельная​
• ​CTRL+SHIFT+ENTER​
• ​ Каждая партия Товара​ Маркером заполнения вниз​В таблице имеются столбцы:​
• ​ к данным Microsoft​таблица рентабельности бизнеса;​
• ​ стиль форматирования. Станет​ этой задачи.​

​Определяемся, какие функции будет​ разные параметры, перемещать​ «Таблицы» – «Сводная​ итоги в заголовке​ (или комбинацию клавиш​когда (число, месяц).​ построения сводной таблицы​ данных, поэтому с​ строка содержит полную​.​ либо принесла прибыль,​ до конца списка:​Товар – наименование партии​ Office возвращают данные​отчет по движению денежных​ активным инструмент «Работа​

• ​Excel позиционирует себя как​ выполнять виртуальный столбец.​ поля. Но на​ таблица».​
• ​ группы».​ ALT+F5).​Если это огромная сеть​ заметно упростилась. Поставьте​ совместимостью больших проблем​
• ​ информацию об одной​Этот же результат можно​ либо не принесла​

​=СУММЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6;Исходная_Таблица[Продажи])​

​ товара, например, «Апельсины»;​ в виде пустого​ средств;​ с таблицами» (вкладка​ лучший универсальный программный​ На какие данные​ этом работа со​А в данной статье​​Получается следующий вид отчета:​​Если нужно обновить все​​ магазинов и продажи​

​ активную ячейку в​

Если у вас Excel 2003 или старше

​ скорее всего не​ отгрузке (сделке, партии):​ получить с помощью​ (см. столбец Прибыль​Для того, чтобы понять​​Группа – группа товара,​ ​ отчета сводной таблицы,​пример балльного метода в​​ «Конструктор»).​​ продукт в мире​ сводной таблицы вычисляемое​​ сводными таблицами в​ мы рассмотрим, как​Уже нет той перегруженности,​​ отчеты в книге​​ идут, то в​​ таблицу с исходными​​ будет. Вариант​кто из наших менеджеров​

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

​ обычной функции СУММПРОИЗВ():​ в исходной таблице).​ сруктурированные ссылки на​ например, «Апельсины» входят​ выполните шаг 6,​ финансово-экономической аналитике.​Составить отчет можно с​ по обработке аналитической​ поле должно ссылаться.​ Excel не заканчивается:​ работать со сводными​ которая затрудняла восприятие​ Excel, выбираем кнопку​ течение одного квартала​ данными и нажмите​В нескольких диапазонах консолидации​ заключил сделку​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Сбыт, дней]>A6)*​ Подсчитаем продажи по​ поля в таблицах​ в группу «Фрукты»;​​ описанный ниже.​Для примера предлагаем скачать​​ помощью «Сводной таблицы».​ информации. От маленького​ Допустим, нам нужны​ возможности инструмента многообразны.​ таблицами в Excel.​ информации.​ «Обновить все» (или​ размер таблицы станет​ кнопку​ (Multiple consolidation ranges)​с каким из заказчиков​(Исходная_Таблица[Сбыт, дней]​ Группам Товаров в​ в формате EXCEL​Дата поставки – Дата​Если отчет создается​ финансовый анализ предприятий​

​Активизируем любую из ячеек​ предприятия до крупных​ остатки по группам​​Первый этап – выгрузить​

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

​Как удалить промежуточные итоги?​ комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).​ ужасающим. Проанализировать данные​Сводная таблица (Pivot Table)​применяется, когда список,​какого именно товара и​Теперь подготовим отчет о​ зависимости от прибыльности.​

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

​ 2007 можно почитать​ поставки Товара Поставщиком;​ на основе данных,​ в таблицах и​ диапазона данных. Щелкаем​ корпораций, руководители тратят​ товаров.​Из отчета (см.выше) мы​ информацию в программу​ Просто на вкладке​Настройка автоматического обновления при​ в сотне строк​​на вкладке​​ по которому строится​ на какую сумму​ поставках Товаров за​ Для этого будем​

Работа с макетом

​ Справку EXCEL (клавиша​Регион продажи – Регион,​ находящихся в списке​ графиках составленные профессиональными​ кнопку «Сводная таблица»​ значительную часть своего​Работа со сводными таблицами​ видим, что продано​​ Excel и привести​ ​ макет выбираем «Не​​ изменении данных:​​ будет очень сложно.​ ​Вставка (Insert)​​ сводная таблица, разбит​​ продано​​ месяц.​​ фильтровать с помощью​​F1​​ в котором была​​ или базе данных​ специалистами в области​ («Вставка» — «Таблицы»​ рабочего времени для​ – Параметры –​ ВСЕГО 30 видеокарт.​ ее в соответствие​ показывать промежуточные суммы»:​На вкладке «Работа со​ А на составление​. Вместо 3-х шагового​ на несколько подтаблиц,​с какого из наших​Сначала создадим перечень​

​ формул записи исходной​) в разделе Основные​

Если у вас Excel 2007 или новее

​ реализована партия Товара;​ Microsoft Excel, выделите​ финансово-экономической аналитике. Здесь​ — «Сводная таблица»).​ анализа жизнедеятельности их​ Формулы – Вычисляемое​ Чтобы узнать, какие​ с таблицами Excel.​​Получим отчет без дополнительных​​ сводными таблицами» (необходимо​​ отчета уйдет не​​ Мастера из прошлых​ и их надо​ складов была отгрузка​ месяцев по годам.​ таблицы по полю​

​ сведения о листах​Продажи – Стоимость, по​ ячейку списка или​ используются формы бухгалтерской​В диалоговом окне прописываем​​ бизнеса. Рассмотрим основные​​ поле.​ данные были использованы​ Если наши данные​ сумм:​ щелкнуть по отчету)​ один день. В​ версий отобразится одно​ сначала объединить (консолидировать)​когда (месяц и день​ В исходной таблице​

• ​ Прибыль.​
• ​ и таблицах Excel​
• ​ которой удалось реализовать​​ базы данных.​ отчетности, формулы и​ диапазон и место,​ аналитические инструменты в​
• ​В открывшемся меню вводим​​ для получения этого​ находятся в Worde,​​Огромные сводные таблицы, которые​​ выбираем меню «Параметры».​

​ такой ситуации сводная​ компактное окно с​ в одно целое.​ месяца)​ самая ранняя дата​Создадим Выпадающий (раскрывающийся) список​

P.S.

​ > Использование таблиц​ партию Товара;​Выберите команду Сводная​ таблицы для расчета​ куда поместить сводный​ Excel и примеры​ название поля. Ставим​ значения, щелкаем два​ мы переносим их​ составляются на основании​Открываем «Дополнительные параметры сводной​​ таблица просто необходима.​ ​ теми же настройками:​​ Четвертый вариант «в​

planetaexcel.ru

Примеры работы со сводными таблицами в Excel

​Естественно, если менеджеры по​ поставки 11.07.2009. Вычислить​ на основе Проверки​ Excel.​Сбыт – срок фактической​ таблица в меню​ и анализа платежеспособности,​ отчет (новый лист).​ применения их в​ курсор в строку​

​ раза мышкой по​ в Excel и​ «чужих» таблиц, периодически​ таблицы». Открывается мастер.​Создам отчет с помощью​В нем, также как​ другой сводной таблице…»​ продажам знают свое​

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

​ ее можно с​ данных со следующими​

​Также можно легко подсчитать​ реализации Товара в​ Данные.​

• ​ финансового состояния, рентабельности,​Открывается «Мастер сводных таблиц».​
• ​ практике.​ «Формула». Инструмент «Вычисляемое​
• ​ цифре «30». Получаем​
• ​ делаем таблицу по​

​ нуждаются в детализации.​В разделе «Данные» устанавливаем​ мастера сводных таблиц.​ и ранее, нужно​ нужен только для​ дело и пашут​ помощью формулы:​ значениями: (Все); Да;​ количество партий каждого​ Регионе (в днях);​На шаге 1​ деловой активности и​ Левая часть листа​

​Одним из самых привлекательных​ поле» не реагирует​ детальный отчет:​ всем правилам Excel​ Мы не знаем,​ галочку напротив пункта​

1. ​ В новых версиях​
2. ​ выбрать источник данных​ того, чтобы строить​ всерьез, то каждый​=МИН(Исходная_Таблица[Дата поставки])​
3. ​ Нет. Если будет​ Товара:​Прибыль – отметка о​ выполнения мастера сводных​ т.д.​ – изображение отчета,​ анализов данных является​ на диапазоны. Поэтому​Если мы изменим какой-либо​ (даем заголовки столбцам,​

​ откуда взялась сумма​ «Обновить при открытии​ Excel он почему-то​ и место вывода​

1. ​ несколько различных отчетов​ день к этой​Создадим перечень дат -​ выбрано значение фильтра​=СЧЁТЕСЛИ(Исходная_Таблица[Товар];A6)​ том, была ли​ таблиц и диаграмм​Юрик​
2. ​ правая часть –​ «Что-если». Он находится:​ выделять ячейки в​ параметр в исходной​ убираем пустые строки​ в конкретной ячейке​ файла».​ спрятано глубоко в​ сводной таблицы, нажать​ по одному списку​
3. ​ таблице будет дописываться​ первых дней месяцев,​ (Все), то при​Найдем суммарные продажи каждого​ получена прибыль от​ установите переключатель Вид​: Создание отчета сводной​ инструменты создания сводного​
4. ​ «Данные»-«Работа с данными»-«Что-если».​ сводной таблице не​ таблице либо добавим​ и т.п.).​ Excel. Но можно​
5. ​Теперь каждый раз при​ настройках:​ОК​ и не загружать​ несколько десятков строк​ начиная с самой​ расчете продаж будут​

​ Товара в Регионах.​ реализованной партии Товара.​

​ создаваемого отчета в​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​ таблицы​ отчета.​

​Средства анализа «Что-если»:​

1. ​ имеет смысла. Из​ новую запись, в​Дальнейшая работа по созданию​ это выяснить, если​ открытии файла с​
2. ​Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».​и перейти к​ при этом список​ и к концу,​
3. ​ ранней даты поставки.​ учтены все записи​Воспользуемся перечнем Товаров,​Через Диспетчер имен откорректируем​ положение Сводная таблица.​

​Откройте книгу, в​Выбираем необходимые поля из​

1. ​«Подбор параметра». Применяется, когда​ предполагаемого списка выбираем​ сводном отчете эта​ сводной таблицы из​
2. ​ разбить сводную таблицу​ измененными данными будет​
3. ​В выпадающем списке левой​ редактированию макета. Теперь​ в оперативную память​ например, года или​

​ Для этого воспользуемся​ исходной таблицы. Если​ созданного для Отчета​ имя таблицы на​Следуйте инструкциям на​

Некоторые секреты форматирования

​ которой требуется создать​ списка. Определяемся со​ пользователю известен результат​ категории, которые нужны​ информация не отобразится.​ нескольких файлов будет​ на несколько листов.​ происходить автоматическое обновление​ колонки: «Выбрать команду​

​ это делать значительно​ каждый раз.​

1. ​ хотя бы квартала​ формулой:​
2. ​ будет выбрано значение​ №1. Аналогичным образом​ «Исходная_таблица» (см. файл​ шаге 2 мастера.​ отчет сводной таблицы​ значениями для названий​
3. ​ формулы, но неизвестны​ в расчете. Выбрали​ Такое положение вещей​
4. ​ зависеть от типа​В марте продано двуспальных​ сводной таблицы.​ из» укажите «Все​ проще, т.к. можно​Вид отчета — на​ размеры таблицы станут​=КОНМЕСЯЦА($C$5;-1)+1​ фильтра «Да», то​ получим перечень названий​

​ примера).​Следуйте инструкциям на​ (Отчет сводной таблицы.​ строк и столбцов.​ входные данные для​ – «Добавить поле».​ нас не устраивает.​

​ данных. Если информация​ кроватей на сумму​Когда мы сводим в​ команды».​ переносить поля не​

​ Ваш вкус -​ ужасающими. Однако еще​В результате получим перечень​ будут учтены только​ Регионов (в поле​С помощью формул создадим​ шаге 3 мастера,​ Интерактивный перекрестный отчет​

Работа с итогами

​ В левой части​ этого результата.​

​ Дописываем формулу нужными​Обновление данных:​ однотипная (табличек несколько,​ 23 780 у.е.​ отчет большой объем​

​В левой колонке найдите​ на лист, а​

1. ​ только таблица или​ больший ужас вызовет​
2. ​ дат — первых​ прибыльные партии Товаров,​ Исходный диапазон Расширенного​ 5 несложных отчетов,​ затем выберите способ​
3. ​ Microsoft Excel, содержащий​

​ листа будет «строиться»​«Таблица данных». Используется в​ арифметическими действиями.​

​Курсор должен стоять в​ но заголовки одинаковые),​ Откуда взялась эта​ данных, для выводов​

​ по алфавитному порядку​ в нижнюю часть​

Детализация информации

​ таблица сразу с​ у Вас необходимость​ дней месяцев:​ если будет выбрано​ фильтра введите $D$4:$D$530).​ которые разместим на​ создания отчета: вручную​ итоговые данные и​ отчет.​ ситуациях, когда нужно​Жмем ОК. Появились Остатки.​

1. ​ любой ячейке сводного​ то Мастер сводных​ цифра. Выделяем ячейку​ и принятия каких-то​ и выделите: «Мастер​ окна Список полей​ диаграммой.​ создания отчетов по​Применив соответствующий формат ячеек,​
2. ​ «Нет», то только​Скопируйте полученный вертикальный​ отдельных листах.​

​ или с помощью​ выполняющий анализ таких​Создание сводной таблицы –​ показать в виде​Для примера посчитаем расходы​

​ отчета.​ таблиц – в​ с данной суммой​ решения может понадобиться​ сводных таблиц и​ сводной таблицы, где​

​На втором шаге необходимо​ этим данным. Например:​ изменим отображение дат:​ убыточные.​ диапазон в Буфер​Найдем суммарные продажи каждого​ мастера.​ данных, как записи​ это уже способ​ таблицы влияние переменных​

1. ​ на товар в​Либо:​ помощь.​ и щелкаем правой​
2. ​ группировка. Допустим, нам​ диаграмм». Нажмите на​ представлены области:​ выделить диапазон с​Сколько и каких товаров​Формула для подсчета количества​
3. ​Суммарные продажи подсчитаем следующей​ обмена и транспонируйте​ Товара.​Обычно можно создавать​ базы данных из​ анализа данных. Более​

​ значений на формулы.​ разные годы. Сколько​

exceltable.com

Работа со сводными таблицами в Excel на примерах

​Правая кнопка мыши –​Мы просто создаем сводный​ кнопкой мыши и​ нужно увидеть итоги​ кнопку между колонками:​Названия строк (Row labels)​ данными, но, скорее​ продали в каждом​ поставленных партий Товаров​

​ формулой массива:​ его в горизонтальный.​Задача решается достаточно​ отчет вручную, что​ разных источников, в​ того, пользователь выбирает​«Диспетчер сценариев». Применяется для​ было затрачено средств​ обновить.​

​ отчет на основе​ выбираем опцию:​ за месяц или​ «Добавить» чтобы инструмент​

Как сделать сводную таблицу из нескольких файлов

​Названия столбцов (Column labels)​ всего, даже этой​ месяце? Какова сезонность​ за месяц:​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)*​ Полученный диапазон, содержащий​ просто с помощью​ и рекомендуется делать.​ том числе внешних​ нужную ему в​ формирования, изменения и​ в 2012, 2013,​Чтобы настроить автоматическое обновление​ данных в нескольких​

​На новом листе откроется​ квартал.​ переместился в правую​Значения (Values)​ простой операции делать​ продаж?  ​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Дата поставки]>=B9)*​ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5))*​ названия Регионов, разместите​ функции СУММЕСЛИ(), однако​

​ Используйте мастер для​ по отношению к​ конкретный момент информацию​ сохранения разных наборов​

​ 2014 и 2015.​ сводной таблицы при​ диапазонах консолидации.​ таблица с данными​Группировка по дате в​

​ колонку и нажмите​- раньше это​ не придется -​Кто из менеджеров сколько​(Исходная_Таблица[Дата поставки]​Исходная_Таблица[Продажи])​ в заголовке отчета.​ само построение отчета​ создания отчетов, только​ Microsoft Excel.).​

​ для отображения. Он​ входных данных и​ Группировка по дате​ изменении данных, делаем​Гораздо сложнее сделать сводную​ о продажах товара.​ сводной таблице Excel:​

​ ОК.​ была область элементов​ как правило Excel​ заказов заключил и​Теперь добавим строки для​После ввода формулы не​

1. ​В ячейке​ требует определенных навыков​ если ожидается медленное​Если отчет создается​ может в дальнейшем​ итогов вычислений по​ в сводной таблице​ по инструкции:​ таблицу на основе​Мы можем переместить всю​Источник информации – отчет​Теперь инструмент находится в​
2. ​ данных — тут​ делает это сам.​ на какую сумму?​ подсчета суммарного количества​ забудьте вместо простого​
3. ​B8​ работы с некоторыми​ извлечение внешних исходных​ на основе веб-запроса​ применять другие инструменты.​

​ группе формул.​ Excel выполняется следующим​Курсор стоит в любом​

​ разных по структуре​ сводную таблицу на​

​ с данными.​ панели быстрого доступа,​ происходят вычисления.​На третьем последнем шаге​ Кому из менеджеров​ партий по каждому​ нажатия клавиши​

​введем нижеследующую формулу:​

Детализация информации в сводных таблицах

​ средствами EXCEL.​ данных или требуется​ (Веб-запрос. Запрос, который​Мощное средство анализа данных.​«Поиск решения». Это надстройка​ образом. Для примера​ месте отчета. Работа​ исходных таблиц. Например,​ новый лист, выбрав​Так как нам нужна​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​ а значит всегда​Фильтр отчета (Report Filter)​ нужно только выбрать​ сколько премиальных полагается? ​ году. Для этого​ENTER​=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Продажи];​Итак, приступим. Для начала​

​ установить поля страниц​

​ извлекает данные из​ Рассмотрим организацию информации​ программы Excel. Помогает​

​ сделаем простую сводную​

​ со сводными таблицами​ таких:​

​ на вкладке «Действия»​ группировка по дате,​ под рукой.​- раньше она​

1. ​ местоположение для будущей​Кто входит в пятерку​ немного изменим таблицу,​нажать​Исходная_Таблица[Товар];$A8;​
2. ​ нам необходимо сформировать​
3. ​ (Поле страницы. Поле​ интрасети или Интернета.)​ с помощью инструмента​ найти наилучшее решение​

Изменение структуры отчета

​ по дате поставки​ – Параметры –​

1. ​Первая таблица – приход​ кнопку «Переместить».​ выделяем любую ячейку​Ставим курсор в любом​ называлась​ сводной таблицы. Лучше​ наших самых крупных​ выделив в отдельный​CTRL+SHIFT+ENTER​
2. ​Исходная_Таблица[Регион продажи];B$7)​ перечень названий Товаров.​ отчета сводной таблицы​ , запроса с​ «Что-если» — «Таблица​ определенной задачи.​ и сумме.​ Сводная таблица.​

​ товара. Вторая –​По умолчанию в сводную​ с соответствующим значением.​ месте таблицы с​

​Страницы (Pages)​ для этого выбирать​ заказчиков? ​

Как добавить в сводную таблицу вычисляемое поле?

​ столбец год, в​.​Формула вернет суммарные продажи​ Т.к. в столбце​ или сводной диаграммы,​ параметрами (Запрос с​ данных».​

​Практический пример использования «Что-если»​Щелкаем правой кнопкой мыши​Параметры.​ количество проданных единиц​ таблицу помещается абсолютно​ Щелкаем правой кнопкой​ данными. Вызываем мастер​, смысл тот же.​ отдельный лист -​

​… и т.д.​ который осуществлялась поставка,​

1. ​Количество партий по каждой​ Товара, название которого​ Товар исходной таблицы​ соответствующее странице в​ параметрами. Тип запроса,​Важные условия:​ для поиска оптимальных​ по любой дате.​
2. ​В открывшемся диалоге –​ в разных магазинах.​ вся информация из​ мыши.​
3. ​ сводных таблиц, нажимая​Перетаскивать поля в эти​ тогда нет риска​Ответы на все вышеперечисленные​ с помощью функции​ группе Товара, в​ размещено в ячейке​ названия повторяются, то​ отчете сводной таблицы​ в котором при​данные должны находиться в​ скидок по таблице​ Выбираем команду «Группировать».​ Данные – Обновить​ Нам нужно свести​
4. ​ того столбца, который​

Группировка данных в сводном отчете

​Из выпавшего меню выбираем​ на соответствующий инструмент,​ области можно в​ что сводная таблица​ и многие аналогичные​ ГОД().​ зависимости от прибыльности,​А8​ нам нужно из​ или сводной диаграммы.​ выполнении запрашивается один​ одном столбце или​ данных.​

​В открывшемся диалоге задаем​ при открытии файла​ эти две таблицы​

​ мы добавляем в​ «Группировку». Откроется инструмент​ который теперь уже​ любой последовательности, риск​ «перехлестнется» с исходным​ вопросы можно получить​

​Теперь для вывода промежуточных​ можно подсчитать аналогичной​

​, в Регионе из​

​ него выбрать только​ Можно выводить как​ или несколько параметров​ одной строке;​

exceltable.com

Как составить отчет по результатам в Excel

​Другие инструменты для анализа​

​ параметры группировки. Начальная​​ – ОК.​ в один отчет,​ отчет.​ вида:​ расположенный напанели быстрого​ промахнуться (в отличие​ списком и мы​ легче, чем Вы​ итогов по годам​ формулой.​ ячейки​ уникальные значения. Это​

​ итоги по всем​​ (условий) отбора записей;​формула ссылается на одну​ данных:​ и конечная дата​
​Добавим в сводную таблицу​ чтобы проиллюстрировать остатки,​В нашем примере –​В полях «Начиная с»​ доступа.​ от прошлых версий)​
​ получим кучу циклических​ думаете. Нам потребуется​ создадим структуру через​

Анализ данных в Excel с примерами отчетов скачать

​=СУММПРОИЗВ((Исходная_Таблица[Группа]=A8)*​В7​ можно сделать несколькими​ элементам в поле​ в результате один​ входную ячейку.​

​группировка данных;​ диапазона выводятся автоматически.​ новые поля:​ продажи по магазинам,​ ВСЕ товары, ВСЕ​ и «По» Excel​На первом шаге выбираем​ — минимален. ​ ссылок. Жмем кнопку​ один из самых​ пункт меню Данные/​ЕСЛИ($B$5=»(Все)»;1;(Исходная_Таблица[Прибыль]=$B$5)))​. Обратите внимание на​ способами: формулами (см.​ страницы, так и​

Инструменты анализа Excel

​ и тот же​Процедура создания «Таблицы данных»:​консолидация данных (объединение нескольких​ Выбираем шаг –​

​На листе с исходными​

1. ​ выручку и т.п.​ даты, ВСЕ суммы​ автоматически проставил начальную​ источник данных для​Единственный относительный недостаток сводных​
2. ​Готово (Finish)​ ошеломляющих инструментов Microsof​ Структура/ Промежуточные итоги:​Так будет выглядеть отчет​ использование смешанной адресации​
3. ​ статью Отбор уникальных​ элементы по отдельности.​ запрос может использоваться​Заносим входные значения в​ наборов данных);​ «Годы».​
4. ​ данными вставляем столбец​Мастер сводных таблиц при​ и магазины. Возможно,​ и конечную даты​

​ формирования сводной таблицы.​ таблиц — отсутствие​и переходим к​ Excel -​

​Выделите любую ячейку модифицированной​ о продажах по​

​ автоматического обновления (пересчета)​ самому интересному -​сводные таблиц​ таблицы;​ Группам Товаров, принесших​

​ B$7), она понадобится​

Сводные таблицы в анализе данных

​ Данные/ Работа с​ отбор данных всех​ записей.) , шаблона​ – в соседний​

​ порядка строк по​ годам.​ отразим, какую выручку​ выдаст ошибку. Так​ некоторые элементы. Они​ с шагом группировки.​

1. ​ собрать информацию в​ при изменении данных​ этапу конструирования нашего​
2. ​ы​Вызовите окно Промежуточные итоги​
3. ​ прибыль.​ при копировании формулы​ данными/ Удалить дубликаты​ других позиций.) ,​ отчета (Шаблон отчета.​ столбец на одну​ заданному параметру);​Скачать пример работы​

​ получит магазин от​ как нарушено одно​ просто загромождают отчет​ Для нашего примера​ сводный отчет из​ в исходном списке.​

​ отчета.​.​

1. ​ через пункт меню​Выбрав в фильтре значение​ для остальных незаполненных​ или с помощью​ чтобы извлекать данные​
2. ​ Шаблон Microsoft Excel​ строку выше.​работа со сводными таблицами;​По такой же схеме​
3. ​ реализации товара. Воспользуемся​ из главных условий​ и мешают сосредоточиться​ – либо месяцы,​ нескольких листов, выбираем:​ Для выполнения такого​
4. ​То, что Вы увидите​Поехали…​ Данные/ Структура/ Промежуточные​ Нет (в ячейке​ ячеек таблицы.​ Расширенного фильтра. Если​ постранично. Попробуйте создать​

​ (XLT-файл) , включающий​Выделяем диапазон значений, включающий​получение промежуточных итогов (часто​ можно группировать данные​ формулой – цена​ консолидации – одинаковые​ на главном. Уберем​ либо кварталы. Остановимся​ «в списке или​

Анализ «Что-если» в Excel: «Таблица данных»

​ пересчета необходимо щелкнуть​ далее, называется макетом​Ставим активную ячейку в​ итоги;​B5​

​Скопировать вышеуказанную формулу в​

• ​ воспользоваться первым способом,​ отчет вручную, при​ один или несколько​
• ​ столбец с входными​ требуется при работе​

​ в сводной таблице​

1. ​ за 1 *​ названия столбцов.​ ненужные элементы.​ на месяцах.​ базе данных Microsoft​
2. ​ по сводной таблице​ (layout) сводной таблицы.​ таблицу с данными​Заполните поля как показано​), сразу же получим​ ячейки справа с​ то при добавлении​
3. ​ необходимости можно вернуться​ запросов или отчетов​ данными и формулой.​ со списками);​ по другим параметрам.​ количество проданных единиц.​Но два заголовка в​Нажимаем на стрелочку у​Получаем отчет, в котором​ Excel».​ правой кнопкой мыши​ Работать с ним​ (в любое место​ на рисунке:​ отчет о продажах​ помощью Маркера заполнения​ новых Товаров в​

Анализ предприятия в Excel: примеры

​ в мастер.​ сводной таблицы, созданных​ Переходим на вкладку​условное форматирование;​где находится диспетчер отчетов?​Переходим на лист с​ этих таблицах идентичны.​ названия столбца, где​ четко видны суммы​На втором шаге определяем​

• ​ и выбрать в​
• ​ несложно — надо​
• ​ списка) и жмем​
• ​После нажатия ОК, таблица​ по Группам Товаров,​
• ​ не получится (это​ исходную таблицу, новые​

​Выполните одно из​ на основе внешних​ «Данные». Открываем инструмент​графиками и диаграммами.​Fox​ отчетом. Работа со​ Поэтому мы можем​ будем корректировать количество​ продаж по месяцам.​ диапазон данных, на​ контекстном меню команду​ перетаскивать мышью названия​ в меню​

exceltable.com

Как составить отчет по результатам таблиц в Excel?

​ будет изменена следующим​​ принесших убытки.​ было сделано для​
​ названия будут включаться​ следующих действий.​ данных. При сохранении​ «Что-если». Щелкаем кнопку​Анализировать данные в Excel​: составляешь таблицу данных​ сводными таблицами –​ объединить данные, а​ информации.​ Поэкспериментируем и установим​ основании которых будет​Обновить​ столбцов (полей) из​Данные — Сводная таблица​
​ образом:​Вернемся к исходной таблице.​ Отчета №1), т.к.​ в список автоматически.​Создание отчета вручную​ шаблона отчета в​ «Таблица данных».​ можно с помощью​ и в последних​ параметры – изменить​ потом создать сводный​Выбираем из выпадающего меню​ шаг – «Кварталы».​ строиться отчет. Так​(Refresh)​ окна​(Data — PivotTable and​Будут созданы промежуточные итоги​ Каждая партия Товара​ в этом случае​ Но, здесь для​Создание отчета с​ нем сохраняется определение​В открывшемся диалоговом окне​ встроенных функций (математических,​ строках считаешь, все​ источник данных. Расширяем​ отчет.​ название поля. В​ Результат – сводная​ как у нас​.​Списка полей сводной таблицы​ PivotChartReport)​ по годам.​ сбывалась определенное количество​ в ячейке​ простоты воспользуемся вторым​ помощью мастера​ запроса, но не​ есть два поля.​ финансовых, логических, статистических​
​ что необходимо. (есть​ диапазон информации, которая​В ячейке-мишени (там, куда​ нашем примере –​ таблица вида:​ стоит курсор в​Работать со сводными таблицами​(Pivot Table Field List)​. Запускается трехшаговый​Нажатием маленьких кнопочек​ дней (см. столбец​С8​ способом. Для этого:​Вся эта информация​ сохраняются возвращенные данные.)​ Так как мы​ и т.д.).​ мн-во функций -​ должна войти в​
​ будет переноситься таблица)​ это название товара​Если фамилия продавцов для​ таблице, диапазон обозначится​ Excel приходится в​ в области​Мастер сводных таблиц (Pivot​
​ в левом верхнем​ Сбыт в исходной​формула будет выглядеть​
​Перейдите на лист с​ находится в справке​ , odc-файла или​ создаем таблицу с​​ выбирай, что тебе​
​ сводную таблицу.​ ставим курсор. Пишем​
​ или дата. Мы​ анализа деятельности сети​ автоматически.​ разных сферах. Можно​строк​ Table Wizard)​
​ углу листа можно​ таблице). Необходимо подготовить​ так:​ исходной таблицей;​ по Excel’ю. Нажмите​ файла запроса, извлеките​ одним входом, то​Чтобы упростить просмотр, обработку​ надо) Можешь построить​Если бы мы добавили​ = — переходим​ остановимся на названии.​ магазинов не важна,​На третьем шаге Excel​ быстро обрабатывать большие​(Rows)​. Пройдем по его​ управлять отображением данных​ отчет о количестве​=СУММЕСЛИМН(Исходная_Таблица[Сбыт, дней];​Вызовите Расширенный фильтр (Данные/​ F1.​ данные в книгу,​ вводим адрес только​ и обобщение данных,​ диаграмму с помощью​ столбцы внутри исходной​ на лист с​
​Устанавливаем фильтр по значению.​ можем сформировать отчет​
​ предлагает выбрать, куда​
​ объемы информации, сравнивать,​,​
​ шагам с помощью​ в таблице.​ партий, которые удалось​Исходная_Таблица[Группа];$A8;​

​ Сортировка и фильтр/​

Содержание

• 1 Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц
• 2 Как обновить данные в сводной таблице Excel?
• 3 Некоторые секреты форматирования
• 4 Работа с итогами
• 5 Детализация информации
  • 5.1 Видео
  • 5.2 Лирическое вступление или мотивация
  • 5.3 Если у вас Excel 2003 или старше
    • 5.3.1 Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?
    • 5.3.2 Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно
    • 5.3.3 Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?
    • 5.3.4 Работа с макетом
  • 5.4 Если у вас Excel 2007 или новее
  • 5.5 P.S.
  • 5.6 Ссылки по теме

Дата: 13 марта 2017 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствуйте, друзья. Как часто Вам приходится обобщать большие массивы данных? Получать промежуточные итоги? Если часто, значит сводные таблицы Excel – это то, что Вам нужно срочно! Создание сводной таблицы занимает всего пару минут, а результат – как будто работали целую неделю. Заманчиво? Читаем!

Сводная таблица – это мощный инструмент Microsoft Excel, решающий многие задачи, а главное – отвечающий на многие вопросы о процессах, описанных цифрами в Вашем файле. Приведу пример. На изображении ниже – список продаж торговых точек различных регионов с детализацией по дням в течение года:

Правда же, эта таблица мало информативна и в таком виде не представляет пользы? А вот сводная таблица, сформированная из этих данных:

Здесь все продажи систематизированы по регионам и менеджерам в строках, по группам товара в столбцах – в столбцах. Такие данные уже пригодны, как минимум, для последующего анализа. Наглядно видим, сводная таблица эффективно обобщает большие объемы данных и, как я расскажу дальше, не требует значительных усилий и времени на построение.

Не каждый диапазон данных в Эксель можно применить для построения сводной таблицы. Данные должны быть нормализованы. В нашем случае, это значит, что каждая строка должна описывать одно событие, и для нее должны быть заполнены все столбцы. В каждой строке столбца должны содержаться данные одного типа. Посмотрите еще раз, как это выглядит на первом рисунке поста.

Обязательно каждый столбец должен иметь информативный заголовок, т.е. шапка должна быть полной.

Я рекомендую на этапе проектирования таблицы продумывать, будете ли пользоваться сводными таблицами. Если будете – обязательно учитывайте изложенные требования.

Чтобы сделать сводную таблицу на основании своих данных – выполните такую последовательность действий:

1. Установите курсор в любую ячейку таблицы
2. Нажмите на ленте: Вставка – Сводная таблица
3. Укажите расположение будущей сводной таблицы. Чтобы поместить ее на новый лист – установите галку «На новый лист». Чтобы выбрать расположение на существующих листах – выберите «На существующий лист» и в поле «Диапазон» укажите расположение верней левой ячейки сводной таблицы;

1. Нажмите Ок

Откроется пустая область сводной таблицы и меню компоновки данных. Последнее состоит из пяти окон:

1. «Выберите поля для добавления в отчет» — это заголовки всех столбцов, которые есть в таблице. Этими данными мы будем заполнять следующие 4 блока
2. Фильтры – список полей, по которым будет применяться фильтр. Эти поля появляются над сводной таблицей
3. Колонны – область, где задается, что будет содержаться в столбцах
4. Строки – область, где указывается, что будет содержаться в строках
5. Значения – задаем то, что будет отображаться или рассчитываться на пересечении строк или столбцов. То есть, основное тело таблицы

Области 2-5 заполняются данными перетягиванием заголовков из п.1. Например, нужно узнать, какая сумма продаж за год у менеджеров всех регионов. Значит, в строках у нас будут регионы и менеджеры, а в значениях – сумма продаж. Перетаскиваем соответствующие наименования столбцов из первой области меню компоновки в «Строки» и «Значения». Вот что получится:

Если теперь мы захотим, чтобы в столбцах данные были разбиты по группам товаров. Перетянем поле «Группа товара» в «Колонны», получаем результат:

А если вдруг мы решили, что нужны данные только по первому региону, добавим поле «Регион» и в «Фильтры», над сводной таблицей появится область фильтров. Открываем раскрывающийся список в этой области и выбираем только первый регион.

Мне кажется, это очень простой инструмент, и его обязательно нужно освоить. Представьте, в моем списке, который служит примером для этого поста – 9 883 строки, и я обрабатываю их без усилий, просто делаю несколько кликов мышью. И такая таблица, как мы с Вами только что сделали, уже похожа на профессиональный отчет.

А теперь нам, к примеру, захотелось узнать, кто из менеджеров продает больше всего. Снимем все фильтры, уберем галку «Регион» из строк. Получаем список менеджеров и их продажи. Кликнем правой кнопкой мыши в любой из строк «продажи» колонки «Общий итог», в контекстном меню выбираем Сортировка – Сортировка по убыванию. Естественно, сверху будет менеджер с наибольшими продажами, снизу – с наименьшими.

В поле «Значения» можно не только суммировать данные. Можно например, посчитать количество значений, отобразить минимальное или максимальное значение и многое другое. Для этого кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке нужного столбца, в контекстном меню нажмите «Итоги по», а далее выбирайте ту функцию, которая нужна.

Вы можете настраивать макет сводной таблицы в части логики построения. Выделите любую ее ячейку и найдите на ленте Конструктор – Макет. Здесь можно сделать настройки по четырем пунктам:

1. Промежуточные итоги – включить или отключить итоги для промежуточных групп внутри таблицы
2. Общие итоги – настроить расчет общих итогов по всей таблице
3. Макет отчета – способ компоновки данных для наибольшего удобства
4. Пустые строки – вставить или удалить пустые строки в конце каждой категории для улучшения восприятия данных.

Рекомендую Вам поэкспериментировать с этими настройками, чтобы найти Вашу оптимальную комбинацию.

Раз уж сводные таблицы претендуют на звание универсального инструмента для выполнения отчетов, они должны быть гибкими в настройке внешнего вида. Для оформления Вы можете:

1. Настраивать форматы данных
2. Изменять внешний вид ячеек, применять стили
3. Применять условное форматирование

Выделяйте ячейки, и применяйте к ним уже привычные Вам операции форматирования. Как правило, этого достаточно, чтобы готовый отчет был информативным и удобным к восприятию.

Чтобы еще детальнее настроить внешний вид – кликните правой кнопкой мыши на любой ячейке сводной таблицы и в контекстном меню выберите «Параметры сводной таблицы». Здесь собрано несколько полезных настроек. Например, задайте что отображать вместо кодов ошибок, или настройте детализацию вывода на печать сводной таблицы.

Если Ваша таблица не совсем вас удовлетворяет, и Вам хотелось бы немного изменить ее содержание в части содержимого строк, столбцов и основных данных – можете делать это в любой момент. Перетягивайте блоки заголовков в меню настройки сводных таблиц, удаляйте и добавляйте, изменяйте фильтры. Программа незамедлительно среагирует на внесенные Вами изменения.

На этом все о создании сводных таблиц, но тема все еще не закрыта и в следующей статье я расскажу о расширенных возможностях в работе с этим инструментом. Рекомендую к прочтению и использованию, ведь нет ничего лучше, чем получать результаты быстро и без усилий!

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев, будем становиться профессионалами вместе!

Поделиться, добавить в закладки или статью

Работать со сводными таблицами Excel приходится в разных сферах. Можно быстро обрабатывать большие объемы информации, сравнивать, группировать данные. Это значительно облегчает труд менеджеров, продавцов, руководителей, маркетологов, социологов и т.д.

Сводные таблицы позволяют быстро сформировать различные отчеты по одним и тем же данным. Кроме того, эти отчеты можно гибко настраивать, изменять, обновлять и детализировать.

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

У нас есть тренировочная таблица с данными:

Каждая строка дает нам исчерпывающую информацию об одной сделке:

• в каком магазине были продажи;
• какого товара и на какую сумму;
• кто из продавцов постарался;
• когда (число, месяц).

Если это огромная сеть магазинов и продажи идут, то в течение одного квартала размер таблицы станет ужасающим. Проанализировать данные в сотне строк будет очень сложно. А на составление отчета уйдет не один день. В такой ситуации сводная таблица просто необходима.

Создам отчет с помощью мастера сводных таблиц. В новых версиях Excel он почему-то спрятано глубоко в настройках:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».
2. В выпадающем списке левой колонки: «Выбрать команду из» укажите «Все команды».
3. В левой колонке найдите по алфавитному порядку и выделите: «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Нажмите на кнопку между колонками: «Добавить» чтобы инструмент переместился в правую колонку и нажмите ОК.

Теперь инструмент находится в панели быстрого доступа, а значит всегда под рукой.

1. Ставим курсор в любом месте таблицы с данными. Вызываем мастер сводных таблиц, нажимая на соответствующий инструмент, который теперь уже расположенный напанели быстрого доступа.
2. На первом шаге выбираем источник данных для формирования сводной таблицы. Нажимаем «Далее». Чтобы собрать информацию в сводный отчет из нескольких листов, выбираем: «в списке или базе данных Microsoft Excel».
3. На втором шаге определяем диапазон данных, на основании которых будет строиться отчет. Так как у нас стоит курсор в таблице, диапазон обозначится автоматически.
4. На третьем шаге Excel предлагает выбрать, куда поместить сводную таблицу. Жмем «Готово» и открывается макет.
5. Нужно обозначить поля для отображения в отчете. Допустим, мы хотим узнать суммы продаж по каждому продавцу. Ставим галочки – получаем:

Готовый отчет можно форматировать, изменять.

Это можно сделать вручную и автоматически.

Вручную:

1. Ставим курсор в любом месте сводной таблице. В результате становится видна вкладка «Работа со сводными таблицами».
2. В меню «Данные» жмем на кнопку «Обновить» (или комбинацию клавиш ALT+F5).
3. Если нужно обновить все отчеты в книге Excel, выбираем кнопку «Обновить все» (или комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).

Настройка автоматического обновления при изменении данных:

1. На вкладке «Работа со сводными таблицами» (необходимо щелкнуть по отчету) выбираем меню «Параметры».
2. Открываем «Дополнительные параметры сводной таблицы». Открывается мастер.
3. В разделе «Данные» устанавливаем галочку напротив пункта «Обновить при открытии файла».

Теперь каждый раз при открытии файла с измененными данными будет происходить автоматическое обновление сводной таблицы.

Некоторые секреты форматирования

Когда мы сводим в отчет большой объем данных, для выводов и принятия каких-то решения может понадобиться группировка. Допустим, нам нужно увидеть итоги за месяц или квартал.

Группировка по дате в сводной таблице Excel:

1. Источник информации – отчет с данными.
2. Так как нам нужна группировка по дате, выделяем любую ячейку с соответствующим значением. Щелкаем правой кнопкой мыши.
3. Из выпавшего меню выбираем «Группировку». Откроется инструмент вида:
4. В полях «Начиная с» и «По» Excel автоматически проставил начальную и конечную даты диапазона данных. Определяемся с шагом группировки. Для нашего примера – либо месяцы, либо кварталы. Остановимся на месяцах.

Получаем отчет, в котором четко видны суммы продаж по месяцам. Поэкспериментируем и установим шаг – «Кварталы». Результат – сводная таблица вида:

Если фамилия продавцов для анализа деятельности сети магазинов не важна, можем сформировать отчет с поквартальной прибылью.

Чтобы убрать результаты группировки, необходимо щелкнуть по ячейке с данными правой кнопкой мыши и нажать разгруппировать. Либо выбрать данный параметр в меню «Структура».

Работа с итогами

У нас есть сводный отчет такого вида:

Видны итоги по месяцам (сделано «Группировкой») и по наименованиям товаров. Сделаем отчет более удобным для изучения.

Как в сводной таблице сделать итоги сверху:

1. «Работа со сводными таблицами» — «Конструктор».
2. На вкладке «Макет» нажимаем «Промежуточные итоги». Выбираем «Показывать все промежуточные итоги в заголовке группы».
3. Получается следующий вид отчета:

Уже нет той перегруженности, которая затрудняла восприятие информации.

Как удалить промежуточные итоги? Просто на вкладке макет выбираем «Не показывать промежуточные суммы»:

Получим отчет без дополнительных сумм:

Детализация информации

Огромные сводные таблицы, которые составляются на основании «чужих» таблиц, периодически нуждаются в детализации. Мы не знаем, откуда взялась сумма в конкретной ячейке Excel. Но можно это выяснить, если разбить сводную таблицу на несколько листов.

1. В марте продано двуспальных кроватей на сумму 23 780 у.е. Откуда взялась эта цифра. Выделяем ячейку с данной суммой и щелкаем правой кнопкой мыши и выбираем опцию:
2. На новом листе откроется таблица с данными о продажах товара.

Мы можем переместить всю сводную таблицу на новый лист, выбрав на вкладке «Действия» кнопку «Переместить».

По умолчанию в сводную таблицу помещается абсолютно вся информация из того столбца, который мы добавляем в отчет.

В нашем примере – ВСЕ товары, ВСЕ даты, ВСЕ суммы и магазины. Возможно, пользователю не нужны некоторые элементы. Они просто загромождают отчет и мешают сосредоточиться на главном. Уберем ненужные элементы.

1. Нажимаем на стрелочку у названия столбца, где будем корректировать количество информации.
2. Выбираем из выпадающего меню название поля. В нашем примере – это название товара или дата. Мы остановимся на названии.
3. Устанавливаем фильтр по значению. Исключим из отчета информацию по односпальным кроватям – уберем флажок напротив названия товара.

Жмем ОК – сводная таблица меняется.

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов