Excel основные понятия книги листы таблицы

1.1 Назначение и функциональные возможности электронной таблицы Excel. Основные понятия (ячейки, рабочие листы, рабочие книги)

Таблица – форма организации данных по
столбцам и строкам.

Электронная таблица – компьютерный
эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ,
предназначенных для создания и обработки
электронных таблиц.

Табличный процессор MS Excel (электронные
таблицы) – одно из наиболее часто
используемых приложений интегрированного
пакета MS Office, мощнейший инструмент в
умелых руках, значительно упрощающий
рутинную повседневную работу. Основное
назначение MS Excel – решение практически
любых задач расчетного характера,
входные данные которых можно представить
в виде таблиц. Применение электронных
таблиц упрощает работу с данными и
позволяет получать результаты без
программирования расчётов. В сочетании
же с языком программирования Visual Basic
for Application (VBA), табличный процессор MS Excel
приобретает универсальный характер и
позволяет решить вообще любую задачу,
независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц
заключается в возможности применения
формул для описания связи между значениями
различных ячеек. Расчёт по заданным
формулам выполняется автоматически.
Изменение содержимого какой-либо ячейки
приводит к пересчёту значений всех
ячеек, которые с ней связаны формульными
отношениями и, тем самым, к обновлению
всей таблицы в соответствии с изменившимися
данными.

Основные возможности электронных
таблиц:

• Ввод, редактирование и оформление
  разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий на основе
  исходных данных с применением специального
  инструментария.

• Сохранение созданного документа в
  различных формах (Excel, web-страница,
  шаблон, текстовый файл и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с
  использованием встроенных механизмов
  формул, функций, макросов и т.д.

• Анализ и управление данными (автоматический
  расчет итоговых и промежуточных данных,
  структуризация и консолидация данных,
  использование сводных таблиц и отчетов
  и др.).

• Вставка в документ различных объектов
  (рисунок, функция, примечание и др.).

• Форматирование документа и его составных
  элементов, автоматическая проверка
  орфографии, оперативное устранение
  допущенных некорректностей с
  использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных
  источников (включая базы данных OLAP) и
  их последующая обработка. Поддержка
  XML-формата.

• Управление параметрами представления
  табличного документа на экране, а также
  настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими
  программами (например, Word, PowerPoint, Access).

• Формирование разнообразных отчетов
  (аналитических, сводных, графических
  и др.).

• Выполнение стандартных функций Microsoft
  Office (поиск данных и их замена, печать
  документа и т.д.).

• Создание приложений с применением
  языка программирования VBA.

• Создание рисунков с использованием
  специально предназначенной панели
  инструментов.

• Защита табличного документа от
  неквалифицированного и несанкционированного
  доступа [7].

Специфика использования редактора
электронных таблиц Excel во многом
определяется потребностями конкретного
пользователя, поэтому перечень задач
может изменяться в зависимости от
ситуации.

Файл, созданный средствами MS Excel, принято
называть рабочей книгой [1].
Рабочих книг создать можно столько,
сколько позволит наличие свободной
памяти на соответствующем устройстве
памяти. Открыть рабочих книг можно
столько, сколько их создано. Однако
активной рабочей книгой может быть
только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор
рабочих листов, каждый из которых
имеет табличную структуру. В окне
документа отображается только текущий
(активный) рабочий лист, с которым и
ведётся работа.Ярлычок
активного листа выделяется цветом, а
надпись на нем – полужирным начертанием.Каждый рабочий лист имеет название,
которое отображается на ярлычке листа
в нижней части окна. С помощью ярлычков
можно переключаться к другим рабочим
листам, входящим в ту же рабочую книгу.

В каждом файле Excel
может размещаться 1
книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих
листов (электронных таблиц). По умолчанию
в каждой книге содержится 3 рабочих
листа. Рабочий лист имеет табличную
структуру и может состоять из любого
числа страниц.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк
и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами и, далее, двухбуквенными
комбинациями. Всего рабочий лист содержит
256 столбцов, поименованных от A до IV.
Строки последовательно нумеруются
числами от 1 до 65536.

Заголовок столбца служит
не только для обозначения столбца, но
и для выделения всего столбца и изменения
его ширины.

Заголовок строки выполняет
аналогичные функции для строк.

Элементы рабочего листа
изображены на рисунке 1, где:

1. Поле названия главного
   окна.

2. Строка меню.

3. Кнопки управления

4. Панели инструментов.

5. Поле имени.

6. Строка формулы.

7. Строка состояния

8. Поле названия окна рабочей
   книги (дочернее окно Excel).

9. Активный лист рабочей
   книги.

10. Кнопка выделения всего
    листа.

11. Активная (текущая) ячейка.

12. Имя столбца.

13. Имя строки.

Рисунок 1 – Элементы рабочего листа

В окне Excel, как и в других программах
Windows, под заголовком окна находится
строка меню. Она содержит главное меню
Excel. Посредством команд из этого меню
можно выполнить все возможные действия
над рабочими книгами и данными в таблицах.

Строка состояния – полоса внизу экрана,
на которой выводится информация о
выбранной команде или выполняемой
операции. Выделенная команда коротко
описывается в левой части строки
состояния. Здесь также указывается
информация о выполняемой операции,
такой, как открытие или сохранение
файла, копирование ячеек или запись
макроса. Правая часть строки состояния
показывает, включены ли ключи, такие,
как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK.

Типовые технологические операции с
рабочими книгами и листами:

Название операции	Технология выполнения операции
Создать новую книгу	Выполнить команду Файл, Создать Указать тип шаблона – Книга
Открыть книгу	Выполнить команду Файл, Открыть Указать тип, имя файла, папку
Закрыть рабочую книгу	Щелкнуть левой кнопкой мыши на любом листе книги Выполнить команду Файл, Закрыть
Сохранить новую книгу	Выполнить команду Файл, Сохранить как Указать тип, имя файла, папку, параметры сохранения (автоматическое создание резервных копий, пароль защиты для открытия и записи, рекомендовать только для чтения).
Сохранить книгу, которая ранее уже сохранялась	Выполнить команду Файл, Сохранить или нажать на панели Стандартная кнопку <Сохранить>
Скрыть рабочую книгу	Установить курсор на любом листе книги Выполнить команду Окно, Скрыть
Показать скрытую рабочую книгу	Выполнить команду Окно, Отобразить Выбрать книгу из списка скрытых
Поиск файлов	Выполнить команду Файл, Открыть, Найти Осуществить расширенный поиск файлов с помощью нажатия кнопки <Отбор> в окне Открытие документа
Выделить рабочий лист	Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа Нажать левую кнопку мыши
Вызов контекстного меню команд листа	Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа Нажать правую кнопку мыши
Выделить несколько смежных рабочих листов	Выделить первый рабочий лист Выделить последний рабочий лист диапазона листов при нажатой клавише <Shift>
Выделить несколько несмежных рабочих листов	Выделить первый рабочий лист Последующие листы выделять при нажатой клавише <Ctrl>
Снять выделение рабочих листов	Вызвать контекстное меню команд Выполнить команду Разгруппировать листы
Вставить рабочий лист (несколько рабочих листов)	Выделить рабочий лист, перед которым надо вставить новый лист Вызвать контекстное меню и выполнить команду Добавить
Переименовать рабочий лист	Выделить рабочий лист Выполнить команду Формат, Лист, Переименовать Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Переименовать
Удалить рабочий лист (несколько рабочих листов)	Выделить рабочий лист или группу листов Выполнить команду Правка, Удалить лист Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Удалить
Скрыть рабочие листы	Выделить рабочие листы Выполнить команду Формат, Лист, Скрыть
Показать скрытый рабочий лист	Выполнить команду Формат, Лист, Отобразить Выбрать из списка скрытых листов нужный лист Нажать кнопку <ОК>
Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист, щелкнув по нему левой кнопкой мыши 2. Выполнить команду Правка, Переместить/ скопировать лист или команду Переместить/ скопировать из контекстного меню 3. В диалоговом окне: из списка выбрать имя книги, куда идет перемещение или копирование; выбрать лист, перед которым будет помещена копия; установить (снять) флажок при копировании (перемещении); нажать кнопку <ОК>. 4. Выбрать переключатель Создавать Копию (при копировании листа)

На пересечении столбцов и строк образуются
ячейкитаблицы. Они являются
минимальными элементами, предназначенными
для хранения данных. В текущий момент
времени активной может быть только одна
ячейка, которая активизируется щелчком
мышки по ней и выделяется рамкой. Эта
рамка в Excel играет роль курсора. Операции
ввода и редактирования данных всегда
производятся только в активной ячейке.

Формат и размеры ячеек –
ширину столбцов и высоту строк – можно
изменять с помощью команд меню (иногда
кнопок на панели инструментов), а также
вручную – с помощью мыши или клавиш
[6].

Структура ячейки Excel
изображена на рисунке 2:

Рисунок
2 – Уровни ячейки

1-й уровень
содержит видимое на экране изображение
(т. е. отформатированный текст) или
результат вычисления формулы.

2-й уровень
содержит форматы ячейки (формат чисел,
шрифты, выключатель (включатель) признак
показывать или нет ячейку, вид рамки,
защита ячейки).

3-й уровень
содержит формулу, которая может состоять
из текста, числа или встроенных функций.

4-й уровень
содержит имя ячейки, это имя может
использоваться в формулах других ячеек,
при этом обеспечивается абсолютная
адресация данной ячейки.

5-й уровень
содержит примечания данной ячейки
(произвольный текст). Если ячейка содержит
примечание, то в правом верхнем углу
появляется красный квадратик (точка).

Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес
ячейки состоит из имени столбца и номера
строки, на пересечении которых расположена
ячейка, например, A1, B5, DE324.

Ссылка — способ
(формат) указания адреса (имени) ячейки.

Адрес и содержимое текущей
ячейки выводятся в строке формул
электронной таблицы.

Адреса ячеек (ссылки)
могут быть относительными
или абсолютными.
Ячейки могут иметь
собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса
ячеек) используются в формулах и функциях
в качестве аргументов. При выполнении
вычислений на место ссылки вставляется
значение, находящееся в ячейке, на
которую указывает ссылка.

Каждая команда электронной
таблицы требует указания адреса ячейки
или блока (диапазона) ячеек, в отношении
которых она должна быть выполнена.

Блок (диапазон) ячеек –
группа последовательных
ячеек. Блок ячеек может состоять из
одной ячейки, строки (или ее части),
столбца (или его части), а также
последовательности строк или столбцов
(или их частей) (см. рис. 3).

Блок используемых ячеек
может быть указан или выделен двумя
путями:

• непосредственным набором
  с клавиатуры начального
  и конечного адресов ячеек, формирующих
  диапазон;

• выделением блока
  с помощью мыши или клавиш управления
  курсором.

Отменить выделение ячейки
или блока можно щелчком мыши по любой
другой ячейке или нажатием любой клавиши
управления курсором. Для отмены
одновременного выделения нескольких
рабочих листов следует использовать
команду контекстного меню Разгруппировать
листы.

Рисунок 3 – Блок ячеек

Типичными установками,
принимаемыми по умолчанию на уровне
всех ячеек таблицы, являются:

• ширина ячейки — около 8
  разрядов, высота —
  около 12 пунктов;

• левое выравнивание
  для символьных данных;

• основной формат для цифровых
  данных с выравниванием вправо.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

6.2. Термины и понятия, используемые в Excel

Табличный редактор Excel является более сложным программным продуктом, нежели текстовый редактор Word. В определяющей степени это обусловлено тем, что Excel предусматривает выполнение расчетных функций, более того – он разработан специально для этого. Соответственно, существует определенная терминология, с которой должен быть знаком каждый пользователь программы. В этом разделе мы приведет трактовку основных терминов и понятий, необходимых при изучении и последующей работе с Excel.

Автофигура – готовая к использованию фигура заданной формы, которую можно добавлять на рабочий лист либо в диаграмму. В Excel имеется встроенный набор автофигур.

Диаграмма – графический способ представления числовых значений. Программа Excel поддерживает работу с разными диаграммами: гистограммы, круговые, пузырьковые, графики и др.

Имя – идентификатор, который предоставляет возможность ссылаться на какой-либо объект (ячейку, диапазон, формулу и т. д.).

Константа – постоянное (невычисляемое) значение. Константой может быть, например, фиксированное число либо какой-либо текст.

Контекстное меню – меню, содержащее список команд, которые предназначены для работы с конкретным объектом. Для вызова контекстного меню нужно щелкнуть на объекте правой кнопкой мыши либо нажать комбинацию клавиш Shift+F10 .

Макрос – программа, которая написана на встроенном в Excel языке программирования Visual Basic for Application (VBA) и предназначенная для расширения его функциональных возможностей. Доступ к макросам осуществляется с помощью команды Сервис ? Макрос .

Массив – набор ячеек либо значений, используемых как единое целое. Другими словами, массив представляет собой группу элементов одного типа, объединенных под одним именем.

Настройка – изменение текущих параметров работы программы штатными средствами. Основные операции по настройке Excel выполняются в окне, которое открывается с помощью команды главного меню Сервис ? Параметры .

Операнд – элемент вычисления (константа, функция либо ссылка).

Оператор – знак либо символ, который определяет тип вычисления в формуле над операндами. В Excel используются следующие виды операторов: математические, текстовые, операторы сравнения и операторы ссылок.

Панель инструментов – панель, состоящая из кнопок и иных элементов управления, используемых для активизации команд и перехода в разные режимы работы. Включение/выключение инструментальных панелей выполняется с помощью соответствующих пунктов подменю Вид ? Панели инструментов .

Печать – вывод содержимого рабочей книги (полностью либо частично) на бумажный носитель с помощью принтера. На печать можно выводить следующие объекты: рабочая книга, несколько рабочих книг, рабочий лист, несколько рабочих листов, диапазон ячеек в рабочем листе, диапазон ячеек в нескольких рабочих листах, графические объекты, диаграммы.

Пользовательский интерфейс – средство взаимодействия пользователя с программой. Интерфейс включает в себя меню, панели инструментов, и др. В Excel применяется стандартный пользовательский интерфейс, используемый в приложениях MS Office.

Примечание – вспомогательная информация произвольного характера, относящаяся к определенной ячейке и хранящаяся независимо от содержимого этой ячейки. Чтобы добавить примечание к какой-либо ячейке, нужно выделить ее курсором и выполнить команду контекстного меню Добавить примечание , после чего с клавиатуры ввести требуемый текст.

Рабочая книга – файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист (см. ниже).

Рабочий лист – основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения расчетов. По умолчанию в состав рабочей книги включено три рабочих листа. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка (см. ниже). Рабочий лист состоит из 16777216 ячеек, которые образуют сетку из 65536 строк и 256 столбцов.

Ссылка – адрес ячейки либо диапазона ячеек.

Форматирование – изменение оформления ячейки (ее «внешнего вида» – границ, заливки, и др.) либо изменение представления данных, содержащихся в ячейке. Параметры форматирования ячейки независимы от ее содержимого, и наоборот. Но учтите, что после изменения форматирования отображенное значение в ячейке может не совпадать с ее фактическим значением (наиболее характерный пример – округление: в ячейке хранится значение 0,33 , но в соответствии с параметрами форматирования на экране может отображаться значение 0,3 ).

Формула – специальный инструмент Excel, предназначенный для расчетов, вычислений и анализа данных. Формула может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и функцию . Операторы бывают трех видов:

•  Арифметический оператор – оператор, предназначенный для выполнения арифметических действий и выдающий в качестве результата числовое значение;

•  Оператор сравнения – данный оператор используется для сравнения данных и выдает в качестве результата логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ ;

•  Текстовый оператор – оператор, используемый для объединения данных.

Функция – готовая штатная формула Excel. Каждая функция может включать в себя константу, оператор, ссылку, имя ячейки (диапазона) и формулу (см. выше). Пользовательская функция – это функция, написанная пользователем на языке VBA.

Электронная таблица – интерактивная программа, состоящая из набора строк и столбцов, которые выводятся на экран в отдельном окне.

Ячейка – наименьшая (элементарная) часть рабочего листа (электронной таблицы), предназначенная для ввода и хранения информации. Каждая ячейка может содержать текст, число или формулу (см. выше). Кроме этого, при работе с ячейками используются следующие элементы:

•  Адрес – это месторасположение (координаты) ячейки; адрес состоит из буквы (номера) столбца и номера строки, на пересечении которых расположена данная ячейка;

•  Ссылка – указание на адрес ячейки. Ссылки могут быть абсолютными (т. е. не изменяющимися при перемещении и копировании ячейки), относительными (эти ссылки изменяются при перемещении и копировании ячейки) и смешанными. Внешняя ссылка – это ссылка на ячейку, расположенную в другой рабочей книге. 

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

При организации данных в Excel использются следующие понятия:

Книга – самая крупная единица данных в Excel, являющаяся синонимом файла. Все такие файлы имеют расширение имени *.xls. Книге можно дать любое имя, допустимое в среде Windows. По умолчанию они получают имена Книга1.xls, Книга2.xls …

Рабочий лист – образует рабочее пространство пользователя. Листов в книге может быть до 255 (по умолчанию отображено 3). Лист имеет 256 колонок и 65536 строк, т.е самый большой адрес IV65536. Таким образом всего на листе имеется 16777216 ячеек.

Каждая книга может состоять из 1 или более листов (электронных таблиц). Это удобно, когда между разнообразными сведениями необходимо установить связь. Имена листов отображаются на ярлычках (рис. 13.2, п.3) Название текущего листа, т.е. того, с которым в настоящий момент вы работаете, выделено жирным шрифтом. Листам можно давать произвольные имена длиной до 31-го символа, исключая знаки *, :, /, , ?, [, ].

Строка – строка адресуется номером строки.

Столбец – этот элемент адресуется обозначающей его буквой.

Клетка (ячейка) – является элементарной минимальной единицей данных в таблице. Каждая ячейка имеет свой адрес (или имя), который состоит из номера столбца и следующего за ним номера строки (например: А1, ВЕ32 и т.д.), этот стиль адресации устанавливается по умолчанию. Вид адресации может быть также таким: R1C1, где R – указывает номер столбца, а C – номер строки. Например, если ячейка в первом стиле будет иметь адрес В1, то во втором она будет R2С1. Потому, что столбец В второй по счету, строка 1. Каждая ячейка может иметь имя, значение, формулу и примечание (подробнее далее), также текстовую информацию.

Блок (прямоугольная область клеток) – блок в таблице задается адресами левого верхнего и правого нижнего его углов, разделенными двоеточием, например, D4:F20.

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.