Excel общий доступ к одному файлу

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Сохранение книги в OneDrive

Сохраните книгу в OneDrive, чтобы обеспечить доступ к ней на различных устройствах, а также делиться ею и сотрудничать с другими пользователями.

1. Выберите Файл > Сохранить как.

   • Для рабочих или учебных файлов выберите расположение
     OneDrive — <название компании>.

   • Для личных файлов выберите расположение
     OneDrive — личное.

2. Введите имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Возможно, потребуется выполнить вход в свою учетную запись. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

1. Щелкните на ленте значок Поделиться.

   Можно также выбрать элементы Файл > Общий доступ.

   Примечание: Если файл еще не сохранен в OneDrive, вам будет предложено сделать это, чтобы предоставить общий доступ.

2. Выберите пользователя, которому вы хотите предоставить общий доступ, в раскрывающемся списке или введите его имя либо адрес электронной почты.

3. Добавьте сообщение (необязательно) и нажмите кнопку Отправить.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

• В правом верхнем углу вы увидите, кто еще редактирует файл.

• То, где работает каждый из них, — это цветные ячейки. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Совет: Чтобы увидеть и восстановить предыдущую версию, выберите «Файл> и >версий.

Далее:
работа в Excel для Windows

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».



2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.



3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».



2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».



2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».



3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».



4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».



2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.



3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».



2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».



2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».



3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».



3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.



5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».



6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».



7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

1. Создание таблиц.
2. Управление сценариями, включая их просматривание.
3. Удаление листов.
4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
3. Перезапустить совместный доступ. 
4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
   
2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
   

    При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
   
4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
   
5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
   
6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
   
7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
   
2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
   

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
2. Нельзя управлять сценариями. 
3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

При работе над общим проектом возникает необходимость одновременно вставлять данные в документ. Это позволяет быстро записывать значения в ячейки и заполнять исходный файл информацией. В Microsoft Office Excel есть специальная функция для таких случаев, и сегодня мы узнаем, как поделиться файлом Excel с другими пользователями.

Использование

Чтобы отредактировать книгу Excel от группы людей, вам необходимо поместить документ в отдельную папку, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается в локальной сети в том же офисе, фирме или компании. Значит надо дать разрешение через редактора. Чтобы поделиться файлом Excel, вам необходимо сделать следующее:

1. На панели инструментов перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Доступ к книге» в разделе «Редактирование.

1. Откроется диалоговое окно со списком людей, использующих документ. Установите флажок рядом с разрешением на редактирование файла и нажмите ОК.

1. На вкладке «Подробности» вы можете настроить срок хранения журнала изменений, частоту обновления файлов и приоритет изменений.

Если файл только что был создан, программа предложит сохранить документ. Убедитесь, что вы сохраняете в сетевую папку, чтобы не было проблем с доступом других людей.

Затем в названии книги должно появиться слово «Общие», указывающее на возможность сотрудничества.

Чтобы просмотреть список изменений, вам нужно выделить исправления с помощью отдельной функции.

В открывшемся окне настройте параметры просмотра изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут помещены на отдельный лист с пометками, кем и когда было внесено добавление. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, когда над книгой работают несколько человек, существует ряд ограничений на редактирование и форматирование информации:

1. Невозможно вставлять диаграммы, изображения, сводные таблицы и другие объекты.
2. Редактирование макросов запрещено.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Невозможно изменить формулы в исходном файле.
5. также запрещено удалять листы книги.

Если вам нужно сделать что-либо из этого, вам нужно попросить администратора отключить общий доступ, изменить и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги Excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Это может быть связано со следующими проблемами:

1. Большая нагрузка на локальную сеть
2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку — возникает программный конфликт.
3. Оперативная память перегружена из-за большого размера документа, и компьютер не справляется с нагрузкой.
4. Пользователь был в одностороннем порядке удален из списка.

Чтобы отключить общий доступ, просто снимите флажок рядом с разрешением на редактирование файла в настройках совместной работы. В этом случае в списке пользователей должен остаться один человек — администратор.

Облачные хранилища

документы также можно редактировать совместно через Интернет. Для этого администратору необходимо сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Давайте посмотрим на самые популярные примеры совместного использования облачных хранилищ:

1. На Яндекс диске нажмите на скачанный файл и вверху нажмите Поделиться.

После этого будет удален список возможных представлений в соцсети и отдельная ссылка для копирования. При этом к значку документа добавляется специальный символ в виде цепочки ссылок, обозначающий общий доступ.

1. На диске Google щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите строку «Открытый доступ» из раскрывающегося списка.

В появившемся окне вы можете скопировать ссылку и ввести имена контактов или адреса электронной почты, чтобы поделиться файлом. Наконец, убедитесь, что вы нажали кнопку «Готово.

Как видите, совместная работа над одним файлом в Excel несложна. Механизм авторизации для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 одинаков. Кроме того, есть возможность редактировать документы через облачное хранилище, что позволяет редактировать документ из любой точки мира через Интернет.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей. При параллельном внесении данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен, вам пригодится такая функция, единственное, что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан, и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте, что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделятся прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выберите нужного пользователя или диапазон, в котором необходимо искать изменения

Мой совет: не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу есть вкладка Подробнее, где находится много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, которые мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся: мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры, снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь, неудобно отсутствие условного форматирования и то, что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможностей с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например, создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Общий доступ к книгам Excel

​Смотрите также​kondp2008​). Чем закончилось​ осмечивание.»​ файл, но и​ стал, решил сюда​Выбираем имя – нажимаем​ вводить новую. После​ пользователям одновременно».​ форматы​ разрешение «Может изменять»,​ предоставлен доступ» (на​ Android позволят делиться​или щелкните в​

​Отправить​ LinkedIn. У Вас​ способ предоставления общего​Предоставление общего доступа к​: Нашел макрос, который​ — не помню,​Работает проект уже​ сам офис )​ за советом обратиться.​ «Удалить».​ работы – сохранить.​Переходим к инструменту «Подробнее»,​Работать с существующими форматами​ здесь его можно​

​ Android). Дополнительные сведения​ файлами и сотрудничать,​ примечании.​.​ также есть возможность​ доступа, а с​ файлу Excel позволяет​ фиксирует изменения пользователей​ искать не буду.​ около двух лет.​Формуляр​1) насколько справедливы​

​Перед удалением проверьте, что​Случается, что при открытии​ чтобы настроить параметры​Включать или изменять инструмент​ изменить на «Может​ см. в статье​

Как открыть общий доступ к файлу Excel

1. ​ используя мобильные телефоны​Чтобы​Или выберите значок​ добавить личное сообщение​
2. ​ правой его параметры.​
3. ​ сразу нескольким пользователям​ общей книги и​ Нужно уточнить, где​ Полет нормальный.​: Помимо перечисленных в​

Параметры общего доступа

​ утверждения моего коллеги?​ пользователи закончили работу​ книги Excel с​ многопользовательского редактирования.​ «Проверка данных»​ просматривать» (и наоборот).​ Просмотр файлов, которыми​ и планшеты.​отобразить​Копировать ссылку​ и задать права​Данная область изменяется в​ иметь доступ к​ формирует все данные​

Способы предоставления общего доступа

1. Пригласить других людей

​ искать — пишите​Конечно я согласен,​ ответе Serge_007 ограничений​2) если все-же​ с файлом.​ совместным доступом к​Нажимаем ОК. Если мы​Работать с существующими настройками​Отменить общий доступ​ с вами поделились.​Чтобы пригласить кто-то для​примечания, на вкладке​, чтобы получить ссылку​

2. Получить ссылку

​ на редактирование.​ зависимости от того,​ одному и тому​ об изменениях в​ ЛС.​ Excel несколько уступает​ многопользовательский доступ в​ можно сделать так,​Все пользователи должны сохранить​ файлу появляется запись​ открываем общий доступ​ проверки​: позволяет запретить пользователю​Вы можете управлять общим​ доступа к файлу,​Рецензирование​

3. Опубликовать в социальных сетях

​ на файл.​Эта опция позволяет отправить​ какой способ предоставления​ же документу. В​ одну таблицу на​Екатерина​ специализированным БД. Но,​ Exel даёт кучу​ чтоб любой пользователь​ информацию и закрыть​ «Файл заблокирован». Сохранить​ к новой книге,​

4. Отправить по электронной почте

​Создавать или редактировать диаграммы,​ доступ к файлу.​ доступом к файлу​ выполните эти простые​нажмите кнопку​

​Совместное редактирование книги​ файл Excel по​
​ общего доступа к​
​ некоторых случаях такая​

​ один лист.​

office-guru.ru

Общий доступ и совместная работа

​: Здравствуйте! Подскажите пожалуйста,​ вместе с тем​ глюков, в особенности​ в любой момент​ общий файл. Если​ не получается. При​ то выбираем ей​ сводные отчеты​Задайте вопрос в Office​ даже после того,​ действия:​

​Показать примечания​

1. ​Поделившись файлом, вы можете​​ электронной почте с​​ файлу Вы выбираете.​

2. ​ возможность является более​Назначил его для​ можно ли организовать​ и имеет несравненные​

   ​ при доступе с​​ времени мог внести​​ необходимо оставить журнал,​ последующем открытии оказывается,​ название. Если совместное​Работать с имеющимися диаграммами​ для Android ответы​ как поделились им​Примечание:​.​

   ​ работать над ним​​ помощью приложения Microsoft​​ У Вас есть​

3. ​ чем полезной. В​ КНИГИ, но почему​ общий доступ к​ с ними преимущества.​

4. ​ разных версий. Как​

5. ​ изменения в файл,​​ соблюдаем инструкцию:​​ что общий доступ​

​ пользование предполагается для​​ и сводными таблицами​​ сообщества​ с другими людьми.​

​ Вам нужно войти в​

​Беседа в процессе редактирования​ одновременно с другими​ Outlook 2013.​ возможность выбирать и​

• ​ данном уроке мы​ то он фиксирует​ файлу Excel с​ Что и позволило​

• ​ следствие, не может​​ то как это​​Вкладка «Рецензирование» — «Исправления»​ отключен. Возможные причины​ существующего файла –​

• ​Вставлять или редактировать рисунки​Совместный доступ в Microsoft​ Чтобы настроить параметры​ учетную запись Майкрософт,​Если другой пользователь работает​ пользователями.​

​Урок подготовлен для Вас​ контролировать процесс предоставления​

• ​ научимся открывать доступ​​ только мои изменения,​​ разграничением видимости столбцов​​ мне, скажем, позиционировать​​ рассматрриваться в качестве​​ сделать?​​ — «Выделить исправления».​​ проблемы:​ жмем ОК.​​ и графические объекты​​ Excel дает возможность​

  ​ общего доступа, коснитесь​ а файл должен​ над файлом вместе​

• ​Лучше всего работать вместе​​ командой сайта office-guru.ru​​ доступа к документу.​​ к файлу Excel​​ как будто в​​ для разных пользователей.​​ его в компании​

• ​ реальной альтернативы Access​​Serge_007​​Устанавливаем параметры «Исправлений». По​​Одну и ту же​​Открываем меню Microsoft Office.​Просматривать имеющиеся рисунки и​

• ​ работать с одним​​ значка «Поделиться» на​​ храниться в Microsoft​​ с вами, вы​​ в Excel Online,​​Источник: http://www.gcflearnfree.org/office2013/excel2013/6/full​​ Например, Вы можете​

​ и контролировать параметры​

​ общей книге прописан​Если конкретно, то​ как ЕДИНСТВЕННУЮ платформу​ при многопользовательской работе​: Подробнее см. здесь.​

1. ​ времени – «все».​​ часть документа редактируют​​ Выбираем команду «Сохранить​

2. ​ графические объекты​ файлом сразу нескольким​

​ ленте и выберите​ OneDrive или OneDrive​ можете общаться с​ чтобы сразу видеть​

support.office.com

Общий доступ к файлам и совместная работа с ними в Office для Android

​Автор/переводчик: Антон Андронов​​ установить права на​ общего доступа.​ только один пользователь​ у меня есть​ для автоматизации оперативного​ со значительными объёмами​light26​ Галочки напротив «Пользователем»​ несколько пользователей. К​ как». Выбираем тот​Вставлять или менять гиперссылки​ пользователям. Десять-двадцать человек​Управление​ для бизнеса.​ ним в чате.​ вносимые изменения.​Автор: Антон Андронов​ редактирование документа пользователями,​Excel 2013 упрощает процесс​ и это только​ утвержденный бюджет расходов​

​ учета.​ данных. А так​: будем попытаться)))​ и «В диапазоне»​ примеру, вбивают разные​ формат файла сохранения,​Переходить по имеющимся гиперссылкам​ на разных компьютерах​. В разделе​Коснитесь значка «Поделиться» на​Нажмите значок​

Предоставление доступа к файлу

​В разделе​Вы можете поделиться книгой​ которым предоставляется общий​ предоставления общего доступа​

​ Я.​​ по подразделениям, в​light26​ — побаловаться в​light26​ сняты. Напротив «вносить​ данные в одну​

1. ​ который «пойдет» на​Назначать, редактировать либо удалять​

2. ​ одновременно вносят какие-то​​Управление​ ленте.​​Чат​

   

3. ​Общий доступ​ с другими пользователями,​ доступ к файлу.​ к документам посредством​

4. ​Что я недоделал,​ который подтягивает факт​: Вот и я​ порядке эксперимента -​: теперь нужно создать​ изменения на отдельный​ ячейку. Возникает блокировка.​ всех пользовательских компьютерах.​

5. ​ пароли​ данные в один​также указано, скольким​Нажмите поле​​.​​показаны имена пользователей,​

6. ​ чтобы работать одновременно​​Здесь Вы можете пригласить​​ сервиса OneDrive. Ранее,​ доступ к книге​ оплат. Можно ли​ хочу добиться чего-нибудь​ можно.​ сетевую папку, но​

​ лист» — стоит.​Во время пользования совместным​Местом сохранения выбираем сетевой​Существующие пароли функционируют​ документ. Где находится​ пользователям предоставлен доступ.​Пригласить пользователей к доступу​Введите сообщение и нажмите​ которые также редактируют​ с ними над​ других людей посмотреть​

Управление общим доступом

​ если возникала необходимость​ поставил общий. Ссылка​ сделать так, чтобы​ подобного​Serge_007​ это уже совсем​ Жмем ОК.​ файлом ведется журнал​ ресурс / сетевую​​Ставить либо снимать защиту​​ определенная информация, работают​​Примечание:​​ к этому файлу​ клавишу ВВОД.​

​ файл.​​ файлом в Excel​​ или отредактировать книгу​​ поделиться книгой, можно​ на макрос​ каждое подразделение видело​GWolf​

​: Я вообще-то каждый​ другая история…​Откроется Журнал изменений. Его​ изменений (кто входил,​ папку, которую откроют​ листов и книг​ определенные формулы.​ Параметр​

​.​​После закрытия файла беседы​То, где работает каждый​ Online. Дополнительные сведения​ Excel. Рекомендуем пользоваться​

• ​ было отправить ее​​http://www.excel-vba.ru/tag/izmeneniya-v-knige/​ столбцы со своим​: Ну что ж,​ день на работе​

• ​Serge_007​​ можно сохранить либо​ когда, что делал).​ предполагаемые участники. Нажимаем​Существующая защита работает​

• ​«Главный пользователь» имеет возможность​​Управление​Введите адреса электронной почты​ не сохраняются. Чтобы​ из пользователей, обозначается​ см. в статье​ этой опцией в​ по электронной почте​

• ​RAN​​ расходом запланированных денег,​ буду рад помочь.​

Остались вопросы об Office для Android?

​ пользуюсь такими файлами.​: Создание сетевой папки​ распечатать.​

support.office.com

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

​ Книга увеличивается. Начинает​ «Сохранить».​Группировать, структурировать данные; вставлять​ отслеживать действия рабочей​отображается только в​ пользователей, с которыми​ записи бесед сохранялись,​ цветом ячеек. Щелкните​ Одновременная работа нескольких​ большинстве случаев, так​ в качестве вложения.​

​: http://www.excel-vba.ru + оплата​ а других подразделений​diehard777​ Глюков не обнаружено.​ ничем не отличается​Чтобы отключить совместный доступ​

Особенности работы с общим файлом

​ «глючить».​Внимание! Нельзя использовать для​ подуровни​ группы, добавлять/удалять участников,​

​ том случае, если​

• ​ вы хотите поделиться​
• ​ используйте Microsoft Teams.​ цвет, чтобы узнать,​
• ​ пользователей над книгами​
• ​ как этот вариант​
• ​ Но при таком​ = решение​ не видело.​

​: Добрый Вечер! У​А насчёт «значительных​ от создания локальной.​ к файлу Excel,​

​Удалили кого-то из пользователей,​ сохранения общего файла​Работать с имеющимися группами,​

​ редактировать противоречивые изменения.​	​ вы уже поделились​
​ документом.​Примечание:​	​ кто редактирует эту​
​ Excel с помощью​ оставляет у Вас​	​ подходе появляется множество​
​Нет? Тогда читать​Заранее благодарю.​	​ меня такой вот​ объёмов данных» -​
​ Если есть сеть,​ на вкладке «Рецензирование»​	​ но пока ему​ веб-сервер.​
​ структурами и подуровнями​ Как настроить совместную​	​ файлом.​Добавьте сообщение о том,​
​Мы стараемся как​	​ ячейку.​
​ функции совместного редактирования.​ наибольший уровень контроля​	​ копий файлов, которые​
​ учимся.​Hugo​	​ вопрос: На Виндоусе​
​ так Excel вообще​ конечно​	​ нажать «Доступ к​ не сказали об​
​Теперь проверим и обновим​Записывать, изменять или просматривать​	​ работу в Excel.​Откроется диалоговое окно со​ что это за​
​ можно оперативнее обеспечивать​Добавление, изменение, удаление и​	​Предоставление доступа к книге​
​ и конфиденциальности при​ в дальнейшем становится​	​bkost​: Я думаю разве​

​ расшарина папка с​

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

​ для этого не​light26​ книге» и снять​ этом. Тогда блокировка​ ссылки:​ макросы​В книге Excel со​

1. ​ списком пользователей, которым​ файл и почему​ вас актуальными справочными​
2. ​ отображение примечаний​Нажмите кнопку​ предоставлении доступа к​ трудно отслеживать​: «В общей книге​
3. ​ что макросом прятать​ файлом Иксэль, для​ предназначен.​
4. ​: еще один нескромный​ галочку напротив «Разрешить​ может появиться только​Вкладка «Данные». «Подключения».​Запускать имеющиеся макросы, которые​ совместным доступом не​ предоставлен общий доступ​ вы предоставляете к​
5. ​ материалами на вашем​Добавление примечания​Поделиться​ книге. Эта опция​Открывая пользователям доступ к​ поддерживаются не все​
6. ​ чужое в зависимости​ совместного доступа к​В любом режиме​ вопрос:​ изменять файл нескольким​

​ на его компьютере.​Изменить ссылки / изменить​ не связаны с​

​ все задачи можно​ к файлу. Коснитесь​

1. ​ нему доступ. Это​
2. ​ языке. Эта страница​: на вкладке​.​ выбрана по умолчанию.​ файлу непосредственно через​
3. ​ функции. Если нужно​ от открывшего пользователя​ файлу(чтение, запись, редактирование)​GWolf​если я сохраню​

Открытие книги с совместным доступом

1. ​ пользователям».​
2. ​Большая нагрузка на сетевой​
3. ​ связи. Если такая​
4. ​ недоступными задачами​ выполнять.​ трех вертикальных точек​ необязательно делать, но​ переведена автоматически, поэтому​Вставка​
5. ​Выберите в раскрывающемся списке​Здесь вы можете получить​ Excel 2013, Вы​ использовать одну из​

​ — но я​ и запрет на​: Доброго дня ВСЕМ!​

​ файл в формате​В списке должен остаться​ ресурс.​ кнопка отсутствует, в​Изменять или удалять формулы​Нельзя:​ рядом с именем​ полезно предоставить получателям​ ее текст может​или​

1. ​ пользователя, которому вы​ ссылку и с​ предоставляете его к​ приведенных ниже функций,​ бы так делать​ удаление папки и​
2. ​Снимаю шляпу перед​ *.xlsx, то пользователи,​ один пользователь –​Что можно сделать, если​ листе нет связанных​ массива​
3. ​Создавать таблицы Excel.​ пользователя, чтобы просмотреть​ сведения о файле.​ содержать неточности и​Рецензирование​ хотите предоставить общий​
4. ​ помощью нее поделиться​ одному и тому​

​ добавьте ее перед​ не стал:​ ее содержимого. Возник​

1. ​ уважаемым Serge_007. Ваши​ имеющие 2003 офис,​
2. ​ Вы.​
3. ​ совместный доступ к​ файлов.​
4. ​Пользоваться существующими формулами​Создавать, менять или просматривать​ параметры.​Если вы не хотите,​

​ грамматические ошибки. Для​нажмите кнопку​ доступ.​ книгой Excel. Например,​

Как удалить пользователя

1. ​ же файлу. Это​ сохранением книги в​1. лениво писать​
2. ​ конфликт: иксэль создает​ разработки существенно облегчают​
3. ​ не смогут его​light26​

​ файлу файл заблокирован:​Переходим на вкладку «Состояние»,​Добавлять в форму данных​

Как отключить режим совместного доступа в Excel

​ сценарии.​Примечание:​ чтобы этот пользователь​ нас важно, чтобы​Примечание​

1. ​Флажок​ Вы можете опубликовать​
2. ​ позволяет Вам и​ качестве общей: объединение​ код​ временные файлы в​ жизнь простому VBAписателю.​ открыть?​: На днях беседовал​Почистить либо удалить журнал​
3. ​ чтобы проверить имеющиеся​ новую информацию​Удалять листы.​

​ Если вы не видите​ имел возможность редактировать​ эта статья была​, введите примечание и​Разрешить изменение​ ссылку в блоге​ другим пользователям совместно​ ячеек, условные форматы,​

​2. без макросов​ расшаренной папке, а​Тема многопользовательской работы​

exceltable.com

Общий доступ к файлу (Людей много — файл один. А изменения внести надо…)

​Serge_007​​ я с коллегой.​ изменений.​ связи. На работоспособность​Искать информацию в форме​
​Объединять либо разделять ячейки.​ все четыре параметра,​ файл, снимите флажок​ вам полезна. Просим​ нажмите кнопку​в параметрах ссылки​ или отправить группе​ редактировать одну и​ проверка данных, диаграммы,​ не работает (т.е.​ политика безопасности не​ с данными в​: А если подумать?​
​ Он ударился в​Почистить содержимое файла.​ связей указывает кнопка​
​ данных​Работать с XML-данными (импортировать,​
​ возможно, необходимо прокрутить​Может изменять​ вас уделить пару​Опубликовать​ устанавливается автоматически. Если​ людей по электронной​ ту же книгу​ рисунки, объекты (включая​

​ никто ничего не​​ позволяет удалять их.​

​ Excel злободневна и​​Откуда 2003 офис​

​ изучение acces.​​Отменить, а потом снова​ ОК.​​ добавлять, обновлять, удалять​

​ меню вниз.​​.​ секунд и сообщить,​.​ вы не хотите​ почте. У Вас​

​ без необходимости отслеживать​​ графические объекты), гиперссылки,​ видит вообще)​
​ Можно было бы​ для меня. Есть​ знает про формат,​- Дело в​ активировать совместный доступ.​Открываем меню Microsoft Office.​

​Сначала определяемся, какую книгу​​ и т.д.).​
​Отправить сообщение электронной почты​Нажмите кнопку​ помогла ли она​В углу ячейки с​
​ предоставлять разрешение на​ есть возможность создать​ множество версий.​ сценарии, структуры, подуровни,​3. ненадёжно -​ дать полный доступ,​

​ у меня одна​​ который появился спустя​ том, — объясняет​Открыть книгу xls в​Нажимаем «Открыть».​ мы «откроем» для​Выход: отключить общий доступ​

​: создает сообщение выбранному​​Поделиться​ вам, с помощью​ примечанием отображается красный​ изменение файла, а​ два типа ссылок,​Для того чтобы предоставить​ таблицы данных, отчеты​ любой успевающий студент​ но тогда любой​ БД, настроенная как​ четыре года?​ он мне, -​ OpenOffice. И снова​Выбираем общую книгу.​ редактирования сразу несколькими​ – выполнить запрещенную​

​ пользователю в почтовом​​. Пользователь получит автоматическое​ кнопок внизу страницы.​ треугольник.​ только на его​
​ в первом случае​ общий доступ к​ сводных таблиц, защита​ сможет посмотреть все​ прописанный конкретный пользователь​
​ Общая книга. Но,​

​ЗЫ Есть конверторы,​​ что в ацессе​
​ сохранить ее в​Когда книга открыта, нажимаем​ участниками. Создаем новый​ задачу – снова​
​ приложении, используемом по​ письмо со ссылкой​ Для удобства также​Чтобы изменить​ просмотр, снимите этот​ пользователи смогут только​ книге Excel, прежде​ книг и листов,​ данные, немного подумав​ может удалить содержимое​
​ … дальше этой​ но лучше не​ можно работать с​ xls.​ на кнопку Microsoft​ файл и наполняем​ включить доступ.​ умолчанию.​
​ на файл и​ приводим ссылку на​примечание​
​ флажок.​ просматривать книгу, а​ всего ее необходимо​ и макросы. Эти​ (пароли на проект​ папки. Подскажите пожалуйста​ самой книги тема​ извращаться и сохранять​ базой данных нескольким​Замечено, что запись «Файл​ Office. Переходим на​ его информацией. Либо​

​Совместное пользование ограничивает для​​Пригласить снова​ вашим сообщением, если​ оригинал (на английском​

​, на вкладке​​Нажмите кнопку​ во втором еще​

​ сохранить в облачном​​ функции нельзя изменить​ тоже вещь никакая,​ как можно организовать​ непошла.​ всё в xls.​ пользователям одновременно в​ заблокирован» реже появляется​ вкладку «Параметры Excel»​ открываем существующий.​ участников еще ряд​: повторно отправляет приглашение,​ вы ввели его​ языке) .​Рецензирование​Применить​ и редактировать.​ хранилище OneDrive.​ после предоставления книги​ для честных людей)​ совместный доступ к​Вопросы общего доступа​ Я так на​ сети, а эксель​ в новейших версиях​ (в нижней части​Переходим на вкладку «Рецензирование».​

​ задач:​​ если пользователь потерял​ на шаге 4.​Общий доступ к файлам​​нажмите кнопку​.​Здесь Вы можете опубликовать​Откройте вкладку Файл, чтобы​ для совместной работы.»​Почему бы не​

​ файлу Иксэль. (Сеть​​ решаю при помощи​ работе и делаю.​ такого сделать не​ Excel.​ меню).​ Диалоговое окно «Доступ​
​Недопустимо​ или не получил​После того как вы​ и совместная работа​Изменить примечание​Введите имена или адреса​ ссылку на книгу​ перейти к представлению​А как включить​ сделать каждому подразделению​ без домена, Виндоус​ организации промежуточных, автоматических​
​light26​

​ позволяет: если один​​На вкладке «Рецензирование» открываем​«Общие» — «Личная настройка»​ к книге».​Реально​ его.​ пригласите другого пользователя,​ над ними раньше​
​.​ электронной почты людей,​
​ в любой из​ Backstage, затем выберите​ эти функции? При​ свой файл -​
​ Сервер 2008)​ файлов — хранилищь.​: Вот я и​ открыл файл, то​ меню «Доступ к​ — «Имя пользователя».​Управление доступом к файлу​
​Вставлять либо удалять группу​Изменить разрешение​ файл автоматически появится​ были доступны только​Чтобы​ с которыми хотите​ социальных сетей, к​

​ Общий доступ.​​ открытие общего доступа,​ а общий собирать​RAN​ По такой идеологии​ подумал…. а что​ другой внести изменения​ книге».​
​ Вводим опознавательную информацию​ – правка. Ставим​ ячеек​: позволяет настроить разрешения​ в списке «Общие»​ на компьютерах. Теперь​удалить​ поделиться файлом.​ которой подключена Ваша​
​Появится панель Общий доступ.​ становится не активным​ из этих файлов.​: Тема обсуждалась, кажется​
​ создал большой проект​

​ если машина клиента​​ уже не сможет»​В разделе «Правка» мы​
​ (имя, ник-нейм).​ галочку напротив «Разрешить​

​Добавлять строку или столбец​​ на редактирование. Если​ (на Mac или​ Microsoft Word, Excel​примечание, нажмите кнопку​Добавьте сообщение (необязательно).​ учетная запись Microsoft,​С левой стороны панели​ меню «гиперссылка». Как​ В Экселе или​ на (будет удалено​ «ТЗ (техзадание) на​ пользует не тока​Я спорить не​ видим перечень пользователей.​Все. Можно редактировать информацию,​ изменять файл нескольким​Добавлять либо изменять условные​ вы предоставили получателям​ iOS) или «Мне​ и PowerPoint для​
​Удалить примечание​Нажмите кнопку​ например, Facebook или​ Вы можете выбрать​ включить? Спасибо!​ Ацессе.​

excelworld.ru

​ администрацией​

Содержание

• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
  • • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
• 4 Процесс совместной работы
  • 4.1 Предоставление совместного доступа
  • 4.2 Настройка параметров
  • 4.3 Открытие общего файла
  • 4.4 Просмотр действий участников
  • 4.5 Рецензирование действий пользователей
  • 4.6 Удаление пользователя
  • 4.7 Ограничения по использованию общей книги
  • 4.8 Отключение общего доступа
  • 4.9 Помогла ли вам эта статья?

Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.

Рис. 1

После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).

Рис. 2

В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):

Рис. 3

Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 12 898 times, 34 visits today)

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».
2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».

4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Перейти к содержимому

Только в этом случае коллеги смогут вносить в документ свои изменения. Откройте книгу Excel и перейдите к вкладке «Рецензирование». В группе «Изменения» нажмите на кнопку «Доступ к книге».

В открывшемся диалоговом окне поставьте галочку у опции «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» и нажмите на «ОК». Excel попросит сохранить файл, а в названии файла появится пометка «[Общий]».

Если несколько пользователей уже работали с документом, то иногда бывает полезно знать, кто именно и какие изменения внес. Для этого снова откройте вкладку «Рецензирование» и нажмите на «Исправления» и, далее, «выделить исправления».

Excel выделит обработанные ячейки цветовой рамкой. Если вы наведете мышь на выделенную ячейку, то увидите, кто, когда и какие конкретно изменения вносил в данный документ.