Excel общий доступ к файлу ограничения

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Включение общих книг

1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, и в частности, их невозможно редактировать с помощью Excel в Интернете. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо общих книг совместное авторство.

2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, поместите его в расположение, например \server_namefolder_name. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности	Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц	Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования	Удаление листов
Добавление или изменение проверки данных	Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов	Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок	Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев	Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных	Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц	Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов	Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов	Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
	Использование формы данных для добавления новых данных
Добавление цепочки комментариев	Редактирование и удаление цепочки комментариев

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Снять защиту общей книги.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование в группе Изменения нажмите кнопку Доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

   6. Если появится сообщение о влиянии на других пользователей, нажмите кнопку Да.

Включение общих книг

1. Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать вместо них совместное редактирование.

2. Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

3. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

4. На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

5. На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

6. Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

7. Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

8. В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

9. Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Неподдерживаемые возможности	Неподдерживаемые действия
Создание и вставка таблиц	Вставка и удаление групп ячеек
Добавление и изменение условного форматирования	Удаление листов
Добавление или изменение проверки данных	Объединение ячеек и разделение объединенных ячеек
Создание и изменение диаграмм или отчетов сводных диаграмм	Сортировка и фильтрация по формату
Вставка или изменение рисунков и других объектов	Использование инструментов рисования
Вставка и редактирование гиперссылок	Назначение, изменение или удаление паролей
Создание, изменение и просмотр сценариев	Защита листов или книг и снятие защиты
Автоматическая вставка промежуточных итогов	Группировка или структурирование данных
Создание таблиц данных	Написание, запись, изменение, просмотр и назначение макросов
Создание и изменение отчетов сводных таблиц	Изменение или удаление формул массива
Создание и применение срезов	Добавление, переименование или удаление карт XML
Создание и изменение спарклайнов	Сопоставление ячеек с XML-элементами
Добавление или изменение листов диалогов Microsoft Excel 4	Использование области задач «XML-источник», панели инструментов XML или XML-команд в меню «Данные»
Импорт, обновление и экспорт данных XML	Использование формы данных для добавления новых данных

Перед отключением пользователей убедитесь, что они завершили работу с этой книгой. При удалении активных пользователей будут потеряны все их несохраненные изменения.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка в списке Файл открыт следующими пользователями просмотрите имена пользователей.

3. Выберите имя пользователя, которого вы хотите отключить и нажмите кнопку Удалить пользователя. Хотя данное действие отключает пользователя от книги, это не мешает ему снова начать ее редактирование.

4. Для удаления личных параметров просмотра удаленного пользователя щелкните Вид > Представления и удалите представления других пользователей.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Прежде чем отключить эту функцию, может потребоваться создать копию журнала изменений. Убедитесь, что все пользователи завершили свою работу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Отслеживание изменений и выберите команду Выделить исправления.

2. В списке по времени выберите вариант Все.

3. Снимите флажки пользователем и в диапазоне.

4. Установите флажок Вносить изменения на отдельный лист, а затем нажмите кнопку ОК.

5. Теперь можно распечатать лист журнала или скопировать его и вставить в другую книгу.

1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

2. На вкладке Правка убедитесь, что вы — единственный пользователь, находящийся в списке Файл открыт следующими пользователями.

3. Снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно. Если этот флажок недоступен, необходимо сначала отменить защиту книги. Для этого сделайте следующее:

   1. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Управление доступом к файлу.

   2. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Защитить книгу.

   3. Если будет предложено, введите пароль, а затем нажмите кнопку ОК.

   4. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

   5. На вкладке Правка снимите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».



2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.



3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».



2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».



2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».



3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».



4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».



2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.



3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».



2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».



2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».



3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».



3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.



5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».



6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».



7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

При работе над совместным проектом возникает необходимость одновременного внесения данных в документ. Это позволяет оперативно записывать значения по ячейкам и наполнять информацией исходный файл. Microsoft Office Excel имеет в своем арсенале специальную функцию для таких случаев и сегодня разберемся, как обеспечить общий доступ к файлу excel другим пользователям.

Использование

Для редактирования рабочей книги excel группой людей необходимо поместить документ в отдельной папке, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается по локальной сети в рамках одного офиса, компании или предприятия. Затем необходимо дать разрешение через редактор. Чтобы сделать общий доступ к файлу excel, необходимо сделать следующее:

1. На Панели инструментов переходите во вкладку Рецензирование и нажимаете кнопку Доступ к книге в блоке Изменения.

1. Открывается диалоговое окно, в котором отображается список людей использующих документ. Ставите галочку напротив разрешения изменять файл и нажимаете ОК.

1. Во вкладке Подробнее можно настроить сроки хранения журнала изменений, периодичность обновления файла, а также приоритетность изменений.

Если файл только создан, то программа предложит сохранить документ. Обязательно сохраняйте в сетевой папке, чтобы не было проблем с доступом у других людей.

После этого в названии рабочей книги должно появиться слово Общий, что свидетельствует о возможности совместной работы.

Чтобы посмотреть список изменений, необходимо выделить исправления при помощи отдельной функции.

В открывшемся окне настраиваете параметры отображения изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут вынесены на отдельный лист с пометками кем и когда внесено дополнение. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, при работе нескольких человек в одной книге, существует ряд ограничений для редактирования и форматирования информации:

1. Нельзя вставлять диаграммы, рисунки, сводные таблицы и прочие объекты.
2. Запрещено редактирование макросов.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Нельзя изменять формулы исходного файла.
5. Удаление листов книги также запрещено.

Если необходимо выполнить одну из подобных операций, необходимо попросить администратора отключить общий доступ, провести редактирование и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Причиной этому могут служить следующие проблемы:

1. Большая нагрузка на локальную сеть
2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку – возникает программный конфликт.
3. Перегружена оперативная память из-за большого размера документа и компьютер не может справиться с нагрузкой.
4. Пользователь был удален из списка в одностороннем порядке.

Чтобы убрать общий доступ, достаточно убрать галочку напротив разрешения изменять файл через настройки совместной работы. При этом в списке пользователей должен остаться один человек – администратор.

Облачные хранилища

Также совместно можно редактировать документы и через интернет. Для этого администратор должен сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Рассмотрим примеры обеспечения общего доступа на самых популярных облачных хранилищах:

1. На яндекс диске щелкаете по загруженному файлу и в верхней части нажимаете Поделиться.

После этого выпадет список возможной рассылки через социальные сети и отдельная ссылка для копирования. При этом на значок документа добавляется специальный символ в виде звеньев цепи, который свидетельствует об общем доступе.

1. На гугл диске нажимаете по документу правой клавишей мыши и из выпадающего списка выбираете строку Открыть доступ.

В появившемся окне можно скопировать ссылку, а также ввести имена контактов или адреса электронной почты для предоставления доступа к файлу. В конце обязательно нажимаете кнопку Готово.

Как видите, обеспечить совместную работу над одним файлом в excel не трудно. Механизм предоставления прав для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 годов одинаковый. Помимо этого существует возможность редактирования документов через облачные хранилища, что позволяет изменять документ из любой точки мира по средствам сети интернет.

При работе над общим проектом возникает необходимость одновременно вставлять данные в документ. Это позволяет быстро записывать значения в ячейки и заполнять исходный файл информацией. В Microsoft Office Excel есть специальная функция для таких случаев, и сегодня мы узнаем, как поделиться файлом Excel с другими пользователями.

Использование

Чтобы отредактировать книгу Excel от группы людей, вам необходимо поместить документ в отдельную папку, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается в локальной сети в том же офисе, фирме или компании. Значит надо дать разрешение через редактора. Чтобы поделиться файлом Excel, вам необходимо сделать следующее:

1. На панели инструментов перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Доступ к книге» в разделе «Редактирование.

1. Откроется диалоговое окно со списком людей, использующих документ. Установите флажок рядом с разрешением на редактирование файла и нажмите ОК.

1. На вкладке «Подробности» вы можете настроить срок хранения журнала изменений, частоту обновления файлов и приоритет изменений.

Если файл только что был создан, программа предложит сохранить документ. Убедитесь, что вы сохраняете в сетевую папку, чтобы не было проблем с доступом других людей.

Затем в названии книги должно появиться слово «Общие», указывающее на возможность сотрудничества.

Чтобы просмотреть список изменений, вам нужно выделить исправления с помощью отдельной функции.

В открывшемся окне настройте параметры просмотра изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут помещены на отдельный лист с пометками, кем и когда было внесено добавление. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, когда над книгой работают несколько человек, существует ряд ограничений на редактирование и форматирование информации:

1. Невозможно вставлять диаграммы, изображения, сводные таблицы и другие объекты.
2. Редактирование макросов запрещено.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Невозможно изменить формулы в исходном файле.
5. также запрещено удалять листы книги.

Если вам нужно сделать что-либо из этого, вам нужно попросить администратора отключить общий доступ, изменить и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги Excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Это может быть связано со следующими проблемами:

1. Большая нагрузка на локальную сеть
2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку — возникает программный конфликт.
3. Оперативная память перегружена из-за большого размера документа, и компьютер не справляется с нагрузкой.
4. Пользователь был в одностороннем порядке удален из списка.

Чтобы отключить общий доступ, просто снимите флажок рядом с разрешением на редактирование файла в настройках совместной работы. В этом случае в списке пользователей должен остаться один человек — администратор.

Облачные хранилища

документы также можно редактировать совместно через Интернет. Для этого администратору необходимо сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Давайте посмотрим на самые популярные примеры совместного использования облачных хранилищ:

1. На Яндекс диске нажмите на скачанный файл и вверху нажмите Поделиться.

После этого будет удален список возможных представлений в соцсети и отдельная ссылка для копирования. При этом к значку документа добавляется специальный символ в виде цепочки ссылок, обозначающий общий доступ.

1. На диске Google щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите строку «Открытый доступ» из раскрывающегося списка.

В появившемся окне вы можете скопировать ссылку и ввести имена контактов или адреса электронной почты, чтобы поделиться файлом. Наконец, убедитесь, что вы нажали кнопку «Готово.

Как видите, совместная работа над одним файлом в Excel несложна. Механизм авторизации для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 одинаков. Кроме того, есть возможность редактировать документы через облачное хранилище, что позволяет редактировать документ из любой точки мира через Интернет.

Общий доступ к файлу Excel.

​Смотрите также​Вы не понимаете(.​ безопасностью — Параметры​: Тут все по​ появляется ошибка, так​ он такой швиндувс?​​: Преобразовать. Прикрепленные файлы​ мега задачи?​​San4uS​
​ файла, а сам​ совместной работы над​ на настольном компьютере,​ только просмотр документов​​ OneDrive для бизнеса​​   . Для совместного редактирования​ данных. Закрывать книгу​ адресной строки (Windows​Когда нужно работать​ Документ находится на​​ конфиденциальности — Убрать​ ситуации. Вы даете​
​ как на листах​
​ ;(​ 2013-08-18_224827.gif (56.58 КБ)​Юрий М​

• ​: Очень много полезного​
• ​ сохранял. Но где-то​
• ​ ними см. на​ _з12з_, новом компьютере​ пользователей для добавления,​Предоставление общего доступа к​
• ​ можно хранить документы​ не нужно, достаточно​
• ​ Vista), или из​ в одной таблице​ файловом сервере, открыт​ отметку Удалять персональные​

​ общий доступ к​ стоит защита от​Юрий М​Kedr Iohan​
​: Макросы в книге​ узнал, спасибо!​ это было…​ веб-сайте TechNet.​ Mac или мобильном​ но никто не​ документу в Word 2016​

​ в OneDrive, OneDrive​ просто сохранить кнопкой​ списка «Папка» (Windows​ Excel на разных​
​ общий доступ с​ данные при сохранении​ книге. Теперь при​ пользователя. Прошу опытные​: Ну и зачем​: Как вытащить вкладку​ с общим доступом​Guest​
​P.S.: просмотр и​Примечание:​ приложении.​ может вносить изменения,​
​ для Windows​ для бизнеса, на​ на панели быстрого​
​ XP). Использовать нужно​ компьютерах одновременно нескольким​
​ возможностью редактировать, когда​ — ОК =​ открытии сверху будет​ головы, откликнитесь))!​ всё отформатировали жирным?​ Конструктор Excel 2017​ работают. Другой вопрос​: Спасибо за подсказку!​ редактирование макросов в​ Совместное редактирование не поддерживается​Да, корпорация Майкрософт разработала​ если явно не​Общий доступ к файлам​ SharePoint Online или​ доступа.​ сетевую папку (с​ людям, то в​
​ этот документ открывает​ ОКПользователи в винде​ Название_книги [Общая]. Теперь​The_Prist​швиндувс — это​(А когда преобразую,​ — ЧТО эти​
​Vovchik22​ общем доступе не​​ для документов, защищенных​
​ с десятками партнеров​ приглашен.​ и папкам SharePoint​ SharePoint Server.​Каждый пользователь должен​ локальной сетью), а​ таблице нужно установить​​ пользователь всё нормально,​ должны иметь права​ надо объяснить пользователям​​: А чем помогать-то?​ Вы про что?​ данные можно же​
​ макросы делают?​: Добрый день. Требуется​ работает.​ с помощью управления​
​ по всему миру,​Разрешения SharePoint наследуются, но​ в Office 365​Приложения, которые поддерживают совместное​ работать на своих​ не веб –сервер​общий доступ к файлу​ он себе в​
​ администратора?нет​ что и как​ У Вас идет​burnn​ будет изменять другим​Vovchik22​
​ помощь по Excel​New​​ правами на доступ​ ​ чтобы вы могли​​ вы можете задать​Если вы открываете общий​ редактирование.​
​ листах книги, чтобы​ (не интернет).​ Excel​
​ нём работает, а​
​вот посмотрите тут​ будут заполнять, чтобы​ попытка вставки данных​: чтобы лучче видно​ пользователям?)​: Ок, файл содержит​ 2010. К созданному​: Private Sub Workbook_Open()​

​ данным (IRM) или​ совместно редактировать _з0з_​ другие разрешения для​ документ в классическом​   Word и PowerPoint для​
​ не было конфликта.​Теперь проверим все​.​ другие пользователи не​ http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HP010096833.aspx​ они не перебивали​ на защищенный лист.​ было, ой, опять​Kedr Iohan​ модули которые позволяют​
​ файлу необходим режим​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ службы управления правами​ в Интернете. Проверьте,​ определенных пользователей. Если​ или мобильном приложении,​ всех устройств и​ Если одновременно два​ ссылки на другие​Но все функции​ могут его редактировать​Skary​
​ по 2 раза.​ Либо изменяйте параметры​ отформатировал текст ;​: Excel 2007​ вносить в него​ совместного доступа с​ Then​ (RMS).​ поддерживается ли совместное​ к библиотеке SharePoint​ вы можете работать​ всех версий после​ пользователя внесут разные​ книги и документы.​
​ будут работать в​ пока первый не​: Доброго времени суток!​ Если один лист,​ защиты ячеек так,​ (​KuklP​ данные, их вносят​

excel-office.ru

Совместное редактирование и совместная работа над документами

​ возможностью одновременного редактирования.​​Application.DisplayAlerts = False​Последнее обновление: 2018 октября.​ редактирование с помощью​ открыт общий доступ​ над ним, даже​ Office поддерживают 2010​ данные в одну​ Нажимаем кнопку «Сохранить»​ таблице, после того,​ закроет, то есть​ Есть таблица в​ надо поделить по​ чтобы код мог​швиндувс — операционная​: Установите курсор в​ одновременно 8 человек​ (При включении этого​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared​catcher​ _з1з_ Online.​

​ только на чтение,​ если нет подключения​ совместное редактирование. Кроме​ и ту же​ на панели быстрого​ как мы установим​ редактировать может только​ которую постоянно добавляют​ строкам. Или же​ в них данные​

Что нужно для совместного редактирования?

​ система швиндовс от​ любое место таблицы​ и после каждого​

​ режима не работают​End If​: У меня такой​​Однако при использовании сторонних​

• ​ вы можете предоставить​​ к сети. Другие​ того, оно поддерживается​ ячейку, то выйдет​ доступа вверху слева​общий доступ в Excel​ один. Это не​

• ​ новую информацию, из​ каждый заполняет свой​​ вставить, либо отключайте​ майкрософт — хороша​ и вкладка Конструктор​ внесения обновляют файл​ макросы. Файл находится​End Sub​ вопрос. Если книгу​ хранилищ документы нельзя​ разрешение на изменение​ авторы не будут​

• ​ мобильными приложениями Excel​​ окно с вопросом,​ таблицы.​. Поэтому, сначала сделать​ баг! так всегда​ за одновременного использования​ лист. При быстром​

• ​ защиту вовсе. В​​ только на уровне​ появится автоматически. Если​ , чтобы остальные​ на локальном сетевом​

Создание и открытие документов для совместного редактирования

​gazbak​ эксель открыл один​ совместно редактировать с​ некоторым пользователям. Однако​ видеть изменения, которые​ и Excel 2016​ какой вариант данных​Проверяем ссылки на другие​

• ​ таблицу полностью, отформатировать,​ было с документами,​ её через сеть,​

• ​ сохранении будут видны​ общем доступе менять​ игр.​ это действительно таблица.​

• ​ видели оперативно инфо.​ ресурсе.) Какие есть​

• ​: Открываем книгу​ пользователь, то при​

• ​ помощью классических приложений​ если в библиотеке​ вы вносите в​ в составе Office​ оставить.​

• ​ книги так​ настроить, удалить или​ если документ уже​ несколькими пользователями одновременно​

• ​ изменения, которые вносились​ параметры защиты нельзя​

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

​Юрий М​[email protected]​ Там есть как​ варианты решения этой​Находясь в редакторе​ попытке открыть уже​ Office и на​ разрешено редактирование для​

​ автономном режиме. Когда​ 365.​В книге с​.​ добавить листы, т.д.,​

• ​ используется кем то,​ — неудобно эту​ другими пользователями, надо​

• ​ — только до​: Отформатируйте «обратно» :-)​: Для Vovchik22:​

• ​ и прописаные модули​ проблемы? Спасибо за​ Microsoft Excel нажимаем​

• ​ открытую книгу другим​ других платформах. Кроме​ всех пользователей, вы​

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

​ вы подключитесь к​Подходящий документ.​ общим доступом можно​На закладке «Данные»​ затем, устанавливать​ то доступ к​ таблицу редактировать приходится​ нажать Принять все​ установки общего доступа.​Швиндовс не знаю​Макросы в книге​ на ВБА так​ помощь.​ комбинацию клавиш «Alt»​ пользователем Эксель рапортует,​ того, не поддерживается​ не сможете ограничить​

​ Интернету, вы получите​    Совместное редактирование поддерживается​ установить в ячейки​ в разделе «Подключения»​общий доступ к книге​ нему ограничен для​ по очереди добавлять​ изменения, и дальше​vikttur​ — знаю Windows.​ общего доступа работают.​ и формулы. как​Kreol2013​ — «F11»​ что книга уже​ совместное редактирование документов,​ разрешения некоторых из​ уведомления о любых​ только в файлах​

​ для заполнения проверку​ нажимаем на кнопку​

​ Excel.​ всех других. Надо​ инфу. Нужно сделать​ работать с обновленными​: Создайте отдельную тему​ Не нравится -​Исключение — макросы,​ описать еще подробней​: Если вы не​Слева кликаем на​ открыта, открыте возможно,​ которые хранятся на​ них только просмотром.​ новых правках, а​ современных форматов, включая​ вводимых данных. Если​ «Изменить связи». Если​

Кто может участвовать в совместном редактировании

​Внимание!​ сделать простую базу​ какую то базу​ данными, в противном​A_R_S​ не пользуйтесь -​ выполняющие действия, которые​ я не могу​ гнушаетесь онлайн ресурсов​ «ЭтаКнига»​ но только на​ Google Диске.​ Унаследованные разрешения можно​ ваши изменения станут​ DOCX (Word), PPTX​ данные введутся с​ эта кнопка не​В книге с​ данных чтобы строки​ данных к которой​ случае действия других​: Здравствуйте друзья, как​

​ кто заставляет?​ запрещены в книгах​ сориентироваться…​ и у вас​В открывшееся окошко​ чтение.​Вот некоторые ссылки на​ переопределить с помощью​ доступны другим.​ (PowerPoint) и XLSX​ ошибкой, то таблица​ активна, значит связи​ общим доступом не​ с записями в​ будут подключатся пользователи,​ пользователей не будут​ дать доступ на​burnn​ с общим доступом.​Kedr Iohan​ есть аккаунты на​ вставляем:​Можо ли как-либо​ полезные сведения:​ разрешения более высокого,​

​При работе в Word​ (Excel).​ может обработать такие​ нет.​ работают такие функции:​ неё добавлялись по​ будут вносить данные​ отображаться​ редактирование одного экзель​: Например…Начальство, и пользователи,​Например, у вас​: Здравствуйте!​ gmail.com Вы можете​Private Sub Workbook_Open()​ сделать так, чтобы​Новые варианты облачных хранилищ​ но не более​ абзац, над которым​Разрешения на редактирование.​ данные с ошибкой.​Выбираем из списка нужную​

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

​Создать таблицу.​ кнопке добавить, или​ и просматривать их.​A_R_S​ файла по сети​ которые (некоторые) не​ защищена структура книги​Предоставила общий доступ​ легко выйти из​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ можно было открывать​ для мобильных приложений​ низкого уровня. Дополнительные​ вы работаете, блокируется,​    у всех авторов​ Как настроить проверку​ связь в окне​Удалить лист.​ как то так,​ Все данные будут​: Такого рода выдала​ нескольким пользователям?​ хотят вообще ничего​ (т.е. нельзя добавить/скрыть/удалить​ книге эксель. файл​ положения за счет​ Then​ книгу несколькими пользователями,​ Office и Office​ сведения о разрешениях​

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

​ чтобы другие пользователи​ должно быть разрешение​ вводимых данных, смотрите​ «Изменение связей».​Вставить или удалить ячейки.​ чтоб добавлять записи​ делится на группы​ мне сообщение когда​Как я знаю​

​ учить нового, так-что​ листы), а макрос​ по сети открывается,​ облачного сервиса. Групповое​Application.DisplayAlerts = False​ и чтобы можно​ Online​ см. в статье​ не могли перезаписать​ на чтение и​

​ в статье «Проверка​Если обновлений связи не​

• ​ Но можно вставить​ с разных рабочих​ типа обувь, куртки,​ начал давать общий​

• ​ расшаренный файл экзеля​ да, ситуация в​ пытается выполнить операцию​ вносятся изменения, но​

Устранение неполадок совместного редактирования в SharePoint, OneDrive и Office

​ редактирование в режиме​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared​ было сохранять изменения,​Справка по Dropbox: Как​ Уровни разрешений в​ ваши изменения. Если​ изменение документов.​ данных в Excel»​ нужно производить, нажимаем​ или удалить строки,​ станций одновременно.​

Как определить, не изменил ли другой автор документ, над которым мы работаем?

​ шапки. В распоряжении​ доступ.​ открыв с одного​ общем заставляет, так​ по скрытию листа​ файл сохраняется как​ реального времени.​End If​

Другие разделы

​ вносимые каждым пользователем.​ редактировать документы Microsoft​ SharePoint.​ вы находитесь в​Вы можете создавать документы​ тут.​ кнопку «Закрыть».​ столбцы.​​Skary​

​ пока только ексель​

• ​Когда давал в​ пк по сети​

• ​ что я имею​ — в этом​

• ​ копия. А нужно​вводный курс по​End Sub​

​Ситуация такая: книга​​ Office совместно с​При использовании личного сайта​ автономном режиме, может​ в классических версиях​Как в Excel​Если в строке​Добавить или изменить условное​, может конечно и​ но лицензиями не​ 2010 доступ такого​ для редактирования с​

​ право жаловаться на​​ случае будет появляться​ чтобы изменения сохранялись​ формулам в google​Нажимаем сохранить​ эксель лежит на​ другими пользователями?​ SharePoint, личной библиотеки​

​ случиться так, что​

support.office.com

Одновременный доступ в книге excel нескольких пользователей.

​Антон​​Подробнее почитать тут:​ книге.​
​ а также благодаря​ Книга Excel c​ получают к ней​ неправильно, это может​ или личного хранилища​ тот же абзац.​

​ очереди»?​​ 2010 и 2007​
​ изменять или сохранять​ проблемы пропадут все.​
​Спасибо большое,​
​ изменения коллега, у​
​ вопросов отправил в​
​ / «Центр управления​

​: потому что если​​Файл созданный в​ не сможет.​

​ совсем понимаю, у​​ в том, что​ права администратора, все​ могу консультировать.​ управления безопасностью»/ Включить​ к книге:​

​ для начала нужно​​ сохранилось именно в​KuklP​ все макросы/ ОК​
​Меню — Сервис​ совместного редактирования, см.​

​ только владелец библиотеки.​​ изменения и решить,​ времени​ Мы стараемся как можно​

​ т.к. источник (таблицу)​​ совместной работы.​ формы для редактирования​ таблицу через локалку​ открыть на чтение​ редактировать один экзель​

​ чтоли? с макросами​​ было расшарить папку​ данном файле. А​

​: Варианты:​​Юрий М​

planetaexcel.ru

Совместный доступ с возможностью одновременного редактирования.

​ — Доступ к​​ в статье Устранение​ Вы можете решить,​ какие из них​Одновременная работа нескольких пользователей​ оперативнее обеспечивать вас​ могли переместить, изменить​На закладке «Рецензирование»​ информации. На мой​ то другим она​ и сохранить как.В​ файл по сети​ и тд и​ в которой была​ у коллеги, который​

​- Не использовать​​: gazbak, это Вы​ книге и отметьте​ неполадок совместного редактирования​ кто сможет редактировать​ следует оставить.​ над книгами Excel​ актуальными справочными материалами​ название.​ в разделе «Изменения»​ взгляд, так будет​
​ доступна только для​ 2010 несколько больше​ нескольким (~10) пользователям.​ тп. Всем когда-то​ Книга Excel.​ простой пользователь сети,​ совместный доступ;​ кому отвечали?​ чек-бокс «Разрешить изменять​

​ в Office.​​ отдельные файлы, предоставив​
​Устранение конфликта в​ с помощью функции​
​ на вашем языке.​Если написано, что​
​ нажимаем на кнопку​ удобнее и проще.​ чтения.​

​ уделяется внимание защите​​ Объем работы большой,​ приходится переходить на​burnn​ получилось сохранить лишь​- Не использовать​Татьяна​ файл нескольким пользователям​Если вы предоставили доступ​
​ общий доступ на​ Word 2016​ совместного редактирования​ Эта страница переведена​ связь нужно обновить,​ «Доступ к книге».​Если же Вы​Skary​

​ личных данных.​​ трудно делать потом​ что-то новое. Наш​: Проблема — после​ копию.​ макросы.​: Добрый день! Подскажите,​
​ одновременно…»​ к документам через​ изменение пользователям или​Если вы работаете над​Совместная работа над презентациями​ автоматически, поэтому ее​

​ нажимаем кнопку «Обновить».​​ Сделать это нужно​ хотите оставить все​: Общий доступ не​Сейчас попробовала в​ сводные таблицы собирая​

​ бухгалтер 3 года​​ «настройки» параметров безопасности​на форуме нашла​- Использовать Access,​ пож-та, как открыть​catcher​ OneDrive или OneDrive​ группам. Дополнительные сведения​ файлом, который находится​ PowerPoint​ текст может содержать​ Так, действуем по​ в таблице, расположенной​ в excell, то​ предоставлен?​ 2010, норм открылся​ инфу у всех​

​ назад тоже плевалась,​​ шары (швундувс кривой​
​ такую информацию: «​ он больше приспособлен​ доступ для одновременной​: большое спасибо за​ для бизнеса, вы​ об общем доступе​ в папке синхронизации​Совместная работа с документами​ неточности и грамматические​
​ обстоятельствам, что пишет​ на локальном компьютере.​ можно подумать на​AleksSid​ общий доступ.Скажи пож-та​ 10 пк из​ когда ей скидывали​ капец) — после​Данные организованны в таблицах.​ для совместного доступа.​ работы только 2-м​
​ ответ, сделал, это​ можете получать по​​ см. в статье​ (такой как OneDrive​ Office в OneDrive​ ошибки. Для нас​ Excel.​Если у вас​ счет какого-нибудь bat-ника.​
​: предоставлен и редактирование​ надо ли еще​ их копий экзель​ формы по скайпу,​ неудачных попыток это​
​ При предоставлении общего​Vovchik22​ пользователям.​​ как раз то,​ электронной почте уведомление​ Общий доступ к​ или OneDrive для​Предоставление общего доступа к​ важно, чтобы эта​
​Здесь же можно​ вышло такое окно,​ Реализовать это можно​ по сети разрешено,​ что -то включать​ файла.​ а теперь работает​
​ сделать хотябы как-то,​

​ доступа есть ограничения.​​: Не использовать макросы​VovaK​

​ что нужно.​​ о том, что​ файлам и папкам​
​ бизнеса), он синхронизируется​ презентации и совместная​ статья была вам​ разорвать связь (​

​ то сделайте, как​​ так — на​

​ но когда таблица​​ при раздаче доступа​A_R_S​ и радуется, что​ открыл общий доступ​ Т.е. нельзя дать​

​ не возможно ,​​: В этой теме​
​А можно ли​ документ был обновлен.​
​ в Office 365.​ при восстановлении подключения​ работа над ней​ полезна. Просим вас​
​снять общий доступ в​ в нем написано.​ сервере хранится Ваш​ у кого то​ на файл экзеля?​: Общий доступ дать.​ не надо идти​ — после этих​ общий доступ если​
​ так как и​

​ описано как возвращать​​ средствами VBA сделать​
​Если вы еще не​
​Хотя вы можете отправлять​ к Интернету независимо​ в PowerPoint для​ уделить пару секунд​Excel​Теперь, на закладке​

​ файл. подобные файлы​​ уже открыта то​Какие-либо тонкости?​ Вкладка Рецензирование. Совет:​ в соседнее здание.​ всех манипуляций у​ данные организованны в​ совместный доступ, в​ UserName:​ так, чтобы при​ работали с Word​ файлы с помощью​ от того, запущено​ Mac​ и сообщить, помогла​), настроить параметры обновления​ «Правка» диалогового окна​ хранятся на компьютерах​
​ всем остальным при​что ты сделал​ надо время от​AlekseyF​ конкретного пользователя появились​ форме таблиц.​ них вся суть​Если перед загрузкой​ открытии книги выполнялась​ Online или Office​ _з0з_ и _з1з_​ ли приложение (Word,​Общий доступ к файлам​ ли она вам,​ (кнопка «Запрос на​ «Доступ к книге»,​ пользователей. Они добавили​ попытке открыть пишет​

​ конкретно пошагово скажи​​ времени нажимать быстрое​: Коллеги, прошу помощи!​
​ проблемы с открытием​Конечно можно открыть​

​ файла и вся​​ файла проверять доменные​ проверка, разрешён ли​ Online, начните отсюда:​ 2007 или более​
​ PowerPoint). При повторном​ и совместная работа​ с помощью кнопок​ обновление связей).​ ставим флажок у​

​ в файлик необходимые​​ «документ доступен только​
​ пож-та?Довольно просто. Если​ сохранение и Принять​ Увидел похожую тему,​ файла с общим​ такой файл по​

​ работа строиться на​​ имена (которые индивидуальны),​ изменять книгу нескольким​ Word Online. Чтобы​ ранней версии в​ подключении файл автоматически​ с ними в​ внизу страницы. Для​Когда все проверили,​ функции «Разрешить изменять​

​ данные, запустили этот​​ для чтения».​ есть файл, открываешь​ все изменения.​
​ решил написать сюда,​ доступом, и его​ сети, внести изменения,​ них.​ то можно либо​ пользователям, и если​ переключиться на другое​ _з2з_ или _з3з_и​ синхронизируется. При наличии​ Office для Android​ удобства также приводим​ обновили, нажимаем кнопку​ файл нескольким пользователям​ bat-ник и он​Skary​ его, вкладка Рецензирование​

​A_R_S​​ если нужно открывать​ сохранинем, если все​ но файл будет​Подскажите, а есть​ запретить дальнейшее редактирование​ нет, то принудительно​
​ веб-приложение, щелкните средство​ открывать их для​ конфликтов вы получите​Работа с OneDrive в​ ссылку на оригинал​ «Закрыть».​ одновременно (это также​ добавил эту информацию​: Значит ошибка в​ — Общий доступ​: Доступ к файлу​ новую тему, прошу​ же удалось зайти…то​ сохранен как копия.​ ли какой-то другой​ файла или включить​ включать этот режим​ запуска приложений​ редактирования, вы не​ оповещение. Дополнительные сведения​ iOS​ (на английском языке).​

​Всё.​​ позволит объединять книги)».​ в файл на​ предоставлении общего доступа.​ — вот ту​ с этой вкладки?​ прощения.​ открывался то не​Самое простое решение,​ выход, кроме онлайн​ ограничения, в общем​ для этой книги?​и выберите его.​ сможете совместно создавать​ см. в статье​

​Прежде чем начинать совместную​​При использовании Office и​

planetaexcel.ru

Как редактировать файл экзеля нескольким пользователям?

​На книгу с​​На закладке «Подробнее»​ сервере.​ Поковыряйтесь в этом.​ выпадет окошко (делаем​A_R_S​
​Суть проблемы: На​ открывался…​ это перевести из​ ресурсов? На данный​ любой сценарий.​Haken​Для администраторов SharePoint:​ эти документы с​ Синхронизация OneDrive.​ работу над документами,​ OneDrive или SharePoint​ общим доступом можно​
​ уточните параметры для​Нечто подобное я​Zet_iKs​ то, что там​: Разрешить изменение диапазонов​ локальном сервере есть​Решение — создал​ таблиц в диапазоны.​ момент интересует вопрос​Дмитрий​: Как ни странно,​

​Обзор совместного редактирования в​​ помощью этих устаревших​По умолчанию в _з0з_​ необходимо предоставить к​ можно работать над​ установить пароль. На​ обновления изменений в​

​ уже реализовывал. Если​​: да нет тут​ говорится). После этого​

​ для чего?​​ файл Excel с​ учетку на компьютере-хосте,​

​» в теме​​ именно если файл​: А как быть​ нашел в справке​ SharePoint​ приложений. Когда пользователь​ группы и разрешения,​ ним общий доступ.​ документами Word, таблицами​

​ закладке «Рецензирование» в​​ книге.​
​ что обращайтесь. Удачи​ никакой ошибки! локалка​ снова — Общий​

​A_R_S​​ возможностью совместного пользования.Часть​ на которой шара​ «Как организовать общий​ лежит на локальном​ если компьютеры не​ :)​Отключение совместного редактирования в​ открывает документ с​ назначенные библиотеке, в​ В приложениях SharePoint,​ Excel и презентациями​ разделе «Изменения» нажимаем​Если книга новая,​ Вам!У нас на​ работает отлично и​ доступ — отмечаем​: Например, 1 пользователь​ листов файла заполняется​ — и при​ доступ, когда данные​ доступе​ в локальной сети.​Нужно добавить в​ SharePoint​ помощью _з4з_ или​ которой вы храните​

​ OneDrive и Office​​ PowerPoint вместе с​ на кнопку «Защитить​ то вводим имя​ работе трое с​
​ права доступа настроены​ галочкой (там она​ может вносить изменения​ пользователями, часть макросом​ подключении шары на​

​ организованны в таблицах,​Kreol2013​Как это сделать​
​ модуль «ЭтаКнига»​Задание максимального количества авторов,​ _з5з_ 2007,_з6з_ или​ или создаете документ,​ можно делиться файлами​ другими людьми. Совместное​ книгу и дать​
​ файла.​ одним файлом работали​ верно. одновременно нельзя​ одна — Разрешить​ только в А1:А12,​ из хранилища БД.​ клиентском компе (где​
​ а не в​
​: Если бы, Вы,​ через интернет????​Private Sub Workbook_Open()​ осуществляющих совместное редактирование,​ _з7з_ создает блокировку​ наследуются всеми документами​ с другими пользователями.​ редактирование означает, что​ общий доступ».​Если книга рабочая,​ проблем не было.​ редактировать один и​ изменить файл нескольким​ другой только в​ При этом те​ были проблемы) -​ диапазонах.»​ описали проблему более​Казанский​
​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ в SharePoint 2013​ для документа и​ в библиотеке. Например,​Дополнительные сведения об общем​ над документом одновременно​Функциями, расположенными в​ нажимаем кнопку «ОК».​ На другом форуме​ тот же документ​ пользователям) — Заходим​ В1:В12, остальные ячейки​ данные которые подтягиваются​ поставил галочку «исп.​
​если это правда,​ раскованно, то возможно​

CyberForum.ru

Одновременное редактирование таблицы несколькими пользователями через сеть

​: Организовать виртуальную сеть​​ Then​Примечание:​ запрещает другим пользователям​ на сайте группы,​ доступе к документам​ работают несколько авторов.​ разделе «Изменения» на​Нажимаем на кнопку​ эту тему поднимали​ с разных рабочих​ в подробнее -​ заблокированы. В Вашем​ из хранилища являются​ другие данные для​ то 1. какая​ и нашлись бы​ (VPN). Например, с​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, _​  Дополнительные сведения о​ _з8з_ редактировать этот​ которому доступны разрешения​ в OneDrive и​Совместное редактирование поддерживается для​

​ закладке «Рецензирование» можно​​ «Office» в левом​ — вывод если​ станций так всегда​

​ там отмечаем параметры​​ же случае можно​ необходимой справочной информацией​ входа» — зашел​ разница между диапазоном​ методы, а так,​ помощью Hamachi, бесплатно:​

​accessMode:=xlShared​​ совместном редактировании документов​ документ. Чтобы воспользоваться​

​ на чтение и​​ SharePoint см. в​ документов, сохраненных в​ управлять книгой с​ верхнем углу таблицы.​ больше двух пользователей​ было.​ сохранения — ОК.​ «Доступ к книге».​ и пользователь не​

​ под этой учеткой​​ и таблицой и​ увы.​djurka​

​End If​​ см. в справке​ преимуществами совместного редактирования​ запись, любой пользователь​ следующих статьях:​ OneDrive или SharePoint. ​ общим доступом.​ В появившемся окне​ одновременно работаю с​Vlad999​Если не дает​

​A_R_S​​ должен иметь возможность​ и всё, проблемы​ 2. как перевести​Для чего вам​: А как сделать​

​End Sub​ Word, PowerPoint и​ в _з9з_ или​ может совместно редактировать​Общий доступ к файлам​Для совместной работы с​Данные в книге​ нажимаем на кнопку​ файлом возможны глюки​: Посмотрите в >параметрах​ сделать общий доступ​: Сделал, получилось.​ править эти листы.​ не стало, правда​ из таблиц в​ макросы в общем​ общий доступ к​Правда не нашел​ Office Online. Дополнительные​ _з10з_, рекомендуется, чтобы​ его. Хотя в​ и папкам в​ другими пользователями требуется​ на других компьютерах​ функции «Сохранить как».​ и виноват в​ Excel>Безопасность< не стоит​ — Файл -​Как сделать сохранение​ Соответственно когда запускается​ думаю как справиться​​ диапазоны.​​ доступе? пересчитывать формулы?​ книге, если в​ еще, как сделать,​ сведения о настройке​ все пользователи работали​ библиотеке документов _з1з_​ Office 365​ следующее​ обновятся только после​ Выбираем сеть, которой​ это эксель (не​ ли «галка» напротив​ Параметрыl — Центр​
​ через определенный промежуток​ макрос для загрузки​ с этими правами​пожалуйста помогите​ Или разносить данные?​ ней используются списки?​ чтобы он не​ SharePoint для совместного​ по крайней мере​ с разрешениями «только​Общий доступ к файлам​   :​ сохранения книги, в​ мы будем пользоваться​ доработан). Выход предложил​ «рекомендовать доступ только​ управления безопасностью -​
​ времени?​ данных из ХД​ в швиндувс…Ну почему​KuklP​ Или еще какие-то​ Спасибо.​ спрашивал про перезапись​ редактирования документов и​ с _з11з_ 2010​ для чтения» разрешено​ и папкам в​Общее хранилище​ которой сделали изменения​ — или из​Zet_iKs​ для чтения».​​ Параметры центра управления​

CyberForum.ru

​A_R_S​

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

1. Создание таблиц.
2. Управление сценариями, включая их просматривание.
3. Удаление листов.
4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
3. Перезапустить совместный доступ. 
4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
   
2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
   

    При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
   
4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
   
5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
   
6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
   
7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
   
2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
   

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
2. Нельзя управлять сценариями. 
3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Содержание

• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
  • • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
• 4 Процесс совместной работы
  • 4.1 Предоставление совместного доступа
  • 4.2 Настройка параметров
  • 4.3 Открытие общего файла
  • 4.4 Просмотр действий участников
  • 4.5 Рецензирование действий пользователей
  • 4.6 Удаление пользователя
  • 4.7 Ограничения по использованию общей книги
  • 4.8 Отключение общего доступа
  • 4.9 Помогла ли вам эта статья?

Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.

Рис. 1

После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).

Рис. 2

В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):

Рис. 3

Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 12 898 times, 34 visits today)

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».
2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».

4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Общий доступ к файлу эксель

Общий доступ и совместная работа

В этом курсе:

Вы можете поделиться книгой с другими пользователями, чтобы одновременно работать над файлом. Дополнительные сведения см. в статье Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования.

Предоставление доступа к книге

Нажмите кнопку Поделиться.

Флажок Разрешить изменение в параметрах ссылки устанавливается автоматически. Если вы не хотите предоставлять разрешение на изменение файла, а только на его просмотр, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку Применить.

Введите имена или адреса электронной почты людей, с которыми хотите поделиться файлом.

Добавьте сообщение (необязательно).

Нажмите кнопку Отправить.

Или выберите значок Копировать ссылку, чтобы получить ссылку на файл.

Совместное редактирование книги

Поделившись файлом, вы можете работать над ним одновременно с другими пользователями.

Лучше всего работать вместе в Excel Online, чтобы сразу видеть вносимые изменения.

В разделе Общий доступ отображаются имена пользователей, которые также редактируют файл.

Ячейки, с которыми работают другие пользователи, выделяются цветом. Щелкните цвет, чтобы узнать, кто редактирует эту ячейку.

Добавление, изменение, удаление и отображение примечаний

Чтобы добавить примечание, на вкладке Вставка или Рецензирование нажмите кнопку Примечание, введите примечание и нажмите кнопку Опубликовать.

В углу ячейки с примечанием отображается красный треугольник.

Чтобы изменить примечание, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Изменить примечание.

Чтобы удалить примечание, нажмите кнопку Удалить примечание или щелкните значок «Удалить» рядом с примечанием.

Чтобы отобразить примечания, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Показать примечания.

Беседа в процессе редактирования

Если другой пользователь работает над файлом вместе с вами, вы можете общаться с ним в чате.

Нажмите значок Чат.

Введите сообщение и нажмите клавишу ВВОД.

После закрытия файла беседы не сохраняются. Чтобы записи бесед сохранялись, используйте Microsoft Teams.

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Общие книги

Важно: Общие книги ранее использовались для организации совместной работы с книгой. Эта функция имеет множество ограничений и была заменена функцией совместного редактирования. Совместное редактирование доступно в некоторых версиях Excel, включая Excel 2016 для подписчиков Office 365.

Включение общих книг

Прежде чем продолжить, вы должны быть уверены, что хотите использовать этот способ. Общие книги имеют ограничения, а одна из них — невозможность редактирования с помощью Excel Online. Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать совместное редактирование, которое является заменой общих книг.

Создайте новую книгу или откройте существующую. Затем добавьте ее в сетевую папку. Например, разместите его в месте, например сервер_намефолдер_наме. Не сохраняйте файл в OneDrive или на SharePoint. Если вы хотите сохранить ее в эти расположения, используйте совместное редактирование.

На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Общий доступ к книге.

Имейте в виду, что в последних версиях Excel эта кнопка скрыта. Ниже описано, как ее отобразить.

На вкладке Правка установите флажок Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

На вкладке Подробнее выберите параметры для отслеживания и обновления изменений, а затем нажмите кнопку ОК.

Если книга новая, введите ее имя в поле Имя файла. Если используется существующая книга, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить ее.

Если книга содержит ссылки на другие книги и документы, проверьте их и исправьте все неработающие ссылки.

В меню Файл нажмите кнопку Сохранить.

Когда все будет готово, в верхней части окна Excel рядом с именем файла появится надпись — общая.

Дополнительные сведения

Имейте в виду, что общие книги — это устаревший метод предоставления общего доступа. Поэтому при его использовании не поддерживаются различные возможности и действия. В таблице ниже приведн неполный список функций, которые не поддерживаются.

Как настроить?

Всё о Интернете, сетях, компьютерах, Windows, iOS и Android

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «[Общий]», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Excel works!

Excel работает за вас

Excel works!

Thanks for Visiting

Общий доступ Excel. Совместная работа с файлом

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?