Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Недопустимо | Реально |
Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Содержание
- Процесс совместной работы
- Предоставление совместного доступа
- Настройка параметров
- Открытие общего файла
- Просмотр действий участников
- Рецензирование действий пользователей
- Удаление пользователя
- Ограничения по использованию общей книги
- Отключение общего доступа
- Вопросы и ответы
При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.
Процесс совместной работы
Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.
Предоставление совместного доступа
Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.
- После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
- Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
- Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».
После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.
Настройка параметров
Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.
- Переходим во вкладку «Подробнее».
- Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).
Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.
Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.
Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.
После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».
Открытие общего файла
Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.
- Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
- Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
- Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
- В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Теперь можно приступать к работе с документом.
Просмотр действий участников
Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.
- Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
- Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.
Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.
Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.
- Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
- отображение со времени последнего сохранения;
- вся хранящиеся в базе исправления;
- те, которые ещё не просмотрены;
- начиная с конкретной указанной даты.
В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.
В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.
Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».
- После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.
Рецензирование действий пользователей
Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.
- Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
- Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
- В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.
Удаление пользователя
Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.
- Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
- Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
- После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».
Пользователь будет удален.
Ограничения по использованию общей книги
К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:
- Создавать или изменять сценарии;
- Создавать таблицы;
- Разделять или объединять ячейки;
- Манипулировать с XML-данными;
- Создавать новые таблицы;
- Удалять листы;
- Производить условное форматирование и ряд других действий.
Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.
Отключение общего доступа
Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.
- Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
- Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
- Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
- После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
- Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
- Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
- Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».
После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.
Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.
martin1980 Пользователь Сообщений: 31 |
Добрый день, подскажите пожалуйста, заметил следующее: при открытии общего доступа для работы с файлом Эксель ( Рецензирование – Доступ к книге – Разрешать изменять файл) сразу пропадает включения фильтра по цвету? Как это можно исправить ? Заранее спасибо. |
MerZ@vcheG Пользователь Сообщений: 98 |
Насколько я знаю — никак. Современные языки программирования обязаны иметь встроенный метод ChuckNorris(), |
martin1980 Пользователь Сообщений: 31 |
спасибо, но странная какая-то связь между доступом и фильтрами |
Юрий М Модератор Сообщений: 60570 Контакты см. в профиле |
#4 09.10.2013 14:16:04 Там не только фильтры — там КУЧА ограничений. |
Совместная работа с книгой Microsoft Excel
Смотрите также средствами VBA сделать в Access не одном файле находятся заходят… заходят только при сохранении полученного: Не доступ слетает, файл в режиме 2 тонких клиента ОК.Удалять листы.Совет: то кликните по том случае, если.Совместная работа предусматривает постоянныйКроме того, все вПри разработке крупных проектов так, чтобы при надо будет углубляться, формулы, которые содержат по одному и результата, выводилось сообщение а конкретного пользователя
общего доступа. Но + 1 толстый,
Процесс совместной работы
Открываем меню Microsoft Office.Объединять либо разделять ячейки. Если вы хотите отправить кнопке нужно создать новуюДалее открывается окно просмотра контроль и координацию том же окне зачастую не хватает открытии книги выполнялась его роль в ссылки на другой при этом могут о переименовании данного отключают. переодически с ним
Предоставление совместного доступа
сам файл хранитсяНажимаем «Открыть».Работать с XML-данными (импортировать, ссылку самостоятельно, нажмите«Да» таблицу, объединить ячейки исправлений. В нем действий всех участников доступа к файлу сил одного сотрудника. проверка, разрешён ли этой связке очень файл. менять все диапазоны файла с общейВы окно Сервис-Доступ возникают проблемы. на сервере вВыбираем общую книгу. добавлять, обновлять, удалять
- кнопку. или выполнить любое нужно произвести настройки группы. можно настроить параметры К такой работе изменять книгу нескольким пассивная (но оченьУ вас какаяВ чём проблема?
- таблицей, а сам к книге… вIT-ки говорят, что общей папке.Когда книга открыта, нажимаем и т.д.).ПоделитьсяПосле вышеуказанных действий общий другое действие из отбора тех изменений,Чтобы посмотреть действия, совершенные одновременной работы. Это
- привлекается целая группа пользователям, и если ответственная — хранить конкретно связь? Кто Книга простая, макросов исходный файл с режиме общего доступа
с их стороныВозникают такие проблемы: на кнопку MicrosoftВыход: отключить общий доступв правом верхнем доступ к файлу вышеуказанного перечня? Выход которые мы хотим конкретным пользователем во можно сделать сразу специалистов. Естественно, что нет, то принудительно данные). осуществляет копирование данных в ней нет… этой таблицей остался
Настройка параметров
открывали? все в порядке,1. При сохранении Office. Переходим на – выполнить запрещенную углу экрана, а будет закрыт, а есть, и он утвердить или отклонить. время работы над же во время у каждого из включать этот режиму такой связки из файла-базы?
- Guest неизменным, то естьТам отображается список
- разбирайтесь с Excel. файла периодически возникает вкладку «Параметры Excel» задачу – снова затем выберите элементы журнал исправлений будет
довольно простой: нужно Операции в данном книгой, находясь во включения режима совместной них должен быть для этой книги?
два огромных плюса:ZamoK: Рецензирование — Доступ вся таблица пустая? текущих сессий работыВ Excel вроде конфликт и программа (в нижней части включить доступ.Копировать ссылку очищен. Информацию о временно отключить общий окне выполняются по вкладке работы, а можно доступ к документу,Haken1. автоматически поддерживается: Нет связи постоянной
к книге- галочкаТакже, можно ли пользователей с файлом бы все настроено предлагает сохранить копию меню).
Совместное пользование ограничивает для > ранее произведенных операциях доступ к документу, тому же типу,«Рецензирование»
Открытие общего файла
отредактировать параметры чуть который является объектом: Как ни странно,
- многопользовательская система нет и она разрешить менять нескольким организовать доступ к (и за одно как надо. файла, что не
- «Общие» — «Личная настройка» участников еще рядПросмотр и редактирование теперь можно будет выполнить нужные изменения, который мы рассматриваликликаем по кнопке позже. Но, естественно совместного труда. В
- нашел в справке2. данные лежат не нужна, просто пользователям. Делал? изменениям только конкретным — список «зависших»Пользователи говорят, что приемлемо. — «Имя пользователя». задач:. увидеть в виде
- а затем подключить в предыдущем разделе.«Исправления» ими управлять может связи с этим :) отдельно, код - при открытии рабочегоПо диапазонам не людям? старых не корректно все работало пока2. Пропадают примечания, Вводим опознавательную информацию
НедопустимоЕсли на предыдущем шаге
Просмотр действий участников
таблицы только на возможность совместной работы После того, как, которая находится в
- только главный пользователь, очень актуальным становитсяНужно добавить в отдельно. внося исправления документа он копирует скажу не сталкивался.Dophin завершенных сессий работы, не перешли на сетка. При редактировании (имя, ник-нейм).Реально вы нажали кнопку листе снова. настройки внесены, жмем
- группе инструментов который координирует общую вопрос обеспечения одновременного модуль «ЭтаКнига» в программу, Вы лист1 из данныхigorsss: ексель это однопользовательское
который приходится иногда тонкого клиента. файла (форматировании ячеек)Все. Можно редактировать информацию,Вставлять либо удалять группу «Поделиться», то каждый«Журнал»Когда работа над проектом на кнопку«Изменения» работу с файлом. коллективного доступа. ПрограммаPrivate Sub Workbook_Open() не изменяете данные. и далее работает
: конечно делал… всё приложение. запомните это. чистить, к стати).IT-ки же говорят, на одном рабочем вводить новую. После
- ячеек пользователь получит сообщение, если соответствующие действия закончена, или, в«OK»на ленте. ВПереходим во вкладку Excel имеет в
- If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing можно улучшать код
- с актуальной копией. как в помощи
- все эти попыткиЕсли в этом
- что разбирайтесь с месте, форматирование не
работы – сохранить.Добавлять строку или столбец электронной почты. Сообщение по сохранению данной случае необходимости внесения. открывшемся меню кликаем«Подробнее»
своем распоряжении инструменты, Then уже работающего приложения. Но вот при написано :(:( создать из него списке выбрать какого-то Excel.
отображается на другомСлучается, что при открытииДобавлять либо изменять условные будет отправлено с информации были проведены изменений в файл,В следующем окне отображаются по кнопке. которые могут егоActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, _nerv
- открытии второго рабочегоigorsss многопользовательскую БД - работающего пользователя и
Рецензирование действий пользователей
Как решить эту рабочем месте. книги Excel с форматы вашего адреса электронной
- ранее. о списке которых все исправления, которые«Выделить исправления»Тут можно указать, хранить предоставить. Давайте разберемсяaccessMode:=xlShared
- : Так и есть документа на другой: я это делал, от лукавого. нажать «Удалить», то проблему не пойму.Помогите разобраться в совместным доступом кРаботать с существующими форматами почты. Вы получитеКак видим, программа Эксель мы говорили в удовлетворяют выбранным нами. ли журналы изменений, в нюансах работы
- End IfQuote машине, происходит ругань но после выбораМикки он ничего не Хотела удостовериться в чем проблема… файлу появляется записьВключать или изменять инструмент его копию, так предоставляет возможность включения предыдущем разделе, следует ранее параметрам. ВыделивОткрывается окно просмотра исправлений.
Удаление пользователя
и если хранить, приложения Эксель вEnd Sub(nilem)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Ну, вот например, что кто-то уже автоматом подставляется ФИО…: Не согласен с заметит пока не правильности настройки файлаAlex_ST «Файл заблокирован». Сохранить «Проверка данных» что будете знать, общего доступа к
- отключить режим совместной конкретное исправление в По умолчанию после то какое время условиях одновременной работыПравда не нашел открыли файл на использует данные, то
- тамже ексчендж Вами Андрей для попытается сохранить результаты Excel.: А не может не получается. ПриРаботать с существующими настройками как оно выглядит. файлу и одновременной работы. списке действий, и того, как книга (по умолчанию включено нескольких пользователей с
- еще, как сделать, двух машинах. И дех пор покаigorsss малого количества пользователей своей работы. ОAlex_ST быть, что тонкие последующем открытии оказывается, проверкиЕсли вы нажали кнопку работы с ним.Прежде всего, все участники
нажав соответствующую кнопку,
Ограничения по использованию общей книги
становится общей, автоматически 30 дней). одной книгой. чтобы он не одновременно нажали кнопку не закроешь первый: с ячеек снят 2-3 работает корректно вот тогда его
- : Явно Офис-сервер криво
- и толстые клиенты
- что общий доступ
- Создавать или редактировать диаграммы,
- Поделиться
- Кроме этого, с
- должны сохранить вносимые расположенную внизу окна
включается отслеживание исправлений,Также тут определяется, какСкачать последнюю версию спрашивал про перезапись запуска макроса. Ведь рабочий документ. Такое флаг защищать ячейку (у меня на будет ждать неприятный сконфигурён. Наверное, не или просто файл отключен. Возможные причины сводные отчеты, пользователи получат сообщение помощью специальных инструментов изменения и выйти под перечнем, можно о чем свидетельствует обновлять изменения: только Excel файла, а сам не должно работать? ощущение что рабочий
Отключение общего доступа
igorsss фирме уже несколько сюрприз — «Потеряна только в Excel в режиме общего проблемы:Работать с имеющимися диаграммами с предложением открыть можно отслеживать действия
- из файла. С принять данный пункт галочка, установленная напротив при сохранении книгиЭксель может не только сохранял. Но где-то
- Или все-таки выполняется документ коприрует лист1,: понятно. спасибо! лет) -отведи им связь с файлом» проблемы возникли после доступа на расшаренномОдну и ту же и сводными таблицами файл. Они могут отдельных участников рабочей документом остается работать
- или отказаться от соответствующего пункта. (по умолчанию) или предоставить общий доступ это было… в какой-то последовательности? но связь такZamoK грамотно делянку и или типа Вашего. перехода? Другие приложения ресурсе — пофигу? часть документа редактируютВставлять или редактировать рисунки щелкнуть ссылку, чтобы группы. Данный режим только главный пользователь. него. Также существуетФиксируются все изменения, но через заданный промежуток к файлу, ноP.S.: просмотр иСмотря что делает и оставляет активной.: Уважаемые ГУРУ ! пусть пасутся наЕщё такое сообщение
- Офиса тоже кривятся?Вдруг, глюк именно несколько пользователей. К и графические объекты открыть книгу. Книга имеет все-таки некоторыеЕсли нужно сохранить журнал возможность группового принятия на экране по
- времени. решить некоторые другие редактирование макросов в макрос. Причем монопольно!Суть вопроса в своей. может выскочить приА IT-шников фиг
- в самом режиме примеру, вбивают разныеПросматривать имеющиеся рисунки и откроется в Excel функциональные ограничения, которые, операций после снятия или отказа от умолчанию они отображаютсяОчень важным параметром является задачи, которые появляются общем доступе неQuoteKarataev том, что:Отдельным людям -выделите
- одновременном сохранении файла убедишь, что проблемы общего доступа, в данные в одну графические объекты Online в браузере. впрочем, можно обойти, общего доступа, то, всех указанных операций. в виде цветовых пункт
по ходу совместной работает.(Hugo)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Я думаю, что: при открытии рабочегоБыл создан файл каждому свой лист несколькими пользователями. Тогда у них (я котором очень многое ячейку. Возникает блокировка.Вставлять или менять гиперссылки Пользователи смогут приступить временно отключив общий находясь во вкладкеСуществуют случаи, когда отдельного
пометок ячеек в«Для противоречивых изменений» работы с однойNew открытый такой файл файла кто копирует excel и расположен .. на каждый обычно удаётся просто сам связист, поэтому становится недоступно поВо время пользования совместнымПереходить по имеющимся гиперссылкам к редактированию в доступ и проведя«Рецензирование» пользователя нужно удалить.
их левом верхнем
lumpics.ru
Предоставление доступа к книге Excel другим пользователям
. В нем указывается, книгой. Например, инструменты: Private Sub Workbook_Open() у каждого юзера данные из файла-базы на сервере, в лист свой пароль
сохранить со второй
-
точно знаю, что сравнению с режимом файлом ведется журнал
-
Назначать, редактировать либо удалять браузере, выбрав необходимые операции в, кликаем по кнопке
-
Это может быть
-
углу, только со
-
как программа должна приложения позволяют отслеживатьIf Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing
в памяти свой в рабочий файл котором на 1
Шаг 1. Отправка книги
.. про сохранение попытке. проблема всегда «на монопольного доступа? изменений (кто входил, пароли
Шаг 2. Предоставление общего доступа
-
Редактировать книгу обычных условиях работы.«Исправления» связано с тем,
-
времени последнего сохранения вести себя, если изменения, производимые различными ThenМне тоже так ? листе находятся данные, не очень понялПравда, ситуация обостряется
-
дальнем конце»А попробуйте-ка проверить, когда, что делал).
-
Существующие пароли функционируют >Автор: Максим Тютюшевна ленте. В что он выбыл документа одним из несколько пользователей одновременно участниками, а такжеApplication.DisplayAlerts = False кажется.
-
ZamoK которые в последующем … вы хотите если файл «тяжёлый»
-
) что входит в Книга увеличивается. НачинаетСтавить либо снимать защитуИзменить в браузереПредоставить доступ к книге открывшемся меню выбираем из проекта, так пользователей. Причем учитываются редактируют одну и утверждать либо отклонятьActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared
Quote: Да подтягивает другой рабочий общую книгу использовать (а потому долгоLenaris личные представления кроме «глючить». листов и книг. Если они захотят другим пользователя можно пункт
-
и чисто по исправления всех пользователей ту же ячейку. их. Выясним, чтоEnd If(IgorGo)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>я в такихnilem документ excel. Все как шаблон токо сохраняется), пользователей много,: Alex_ST, в Access
Шаг 3. Другие пользователи могут открыть файл
параметров печати иУдалили кого-то из пользователей,Существующая защита работает открыть ее в прямо из Excel.«Выделить исправления…» техническим причинам, например, на всем диапазоне По умолчанию выставлено может предложить программаEnd Sub случаях данные держу: Здравствуйте всем. какбы хорошо. Проблема ? да ещё у тоже с доступом фильтров, которые были но пока емуГруппировать, структурировать данные; вставлять приложении Excel, они Вы можете разрешить.
если учетная запись листа. Действия каждого условие постоянного запроса, пользователям, столкнувшимся сgazbak в AcceSS, аКак-то вот не возникает когда параллельноNatalia них на машинах проблемы. Если один включены по умолчанию не сказали об подуровни смогут выбрать
им редактировать книгуОткрывается окно выделения исправлений. была внесена неправильно участника помечаются отдельным действия кого из подобной задачей.: Открываем книгу пользовательские интерфейсы из приходилось сталкиваться с на третьем и: Да, у меня включено автосохранение с клиент заходит, то в 2003-ем. Может этом. Тогда блокировкаРаботать с имеющимися группами,Редактировать книгу или только просматривать Настройки тут нужно или участник начал цветом. участников проекта имеют
support.office.com
Совместный доступ к файлу Excel одновременно
Но начнем мы всеНаходясь в редакторе ExceL. этим раньше. Если … комп. пытаются файл с шаблоном коротким интервалом. другой уже не быть в 2010-ом может появиться только структурами и подуровнями
> ее. расставить следующим образом. работать с другогоЕсли навести курсор на преимущества. Но можно
Особенности работы с общим файлом
же с выяснения Microsoft Excel нажимаемДавно об этом файл с макросами
открыть рабочий документ.
- (три листа с
- Lenaris может.
- что-нибудь ещё?
- на его компьютере.
- Записывать, изменять или просматриватьИзменить в ExcelWindows macOS
В поле устройства. В Экселе помеченную ячейку, откроется включить постоянное условие,
вопроса, как предоставить комбинацию клавиш «Alt» подумываю, да все
открыть одновременно на | Начинается ругань, что |
пустыми таблицами), который: Alex_ST, окно открывала. | Alex_ST |
LenarisБольшая нагрузка на сетевой | макросы |
.Нажмите кнопку | «Во времени» существует такая возможность. |
примечание, в котором при котором преимущество | общий доступ к — «F11» |
лень матушка нескольких машинах (ну | кто-то уже пользуется при нажатии определенной |
ПОдскажите как почистить | : Lenaris, |
: Alex_ST, подскажите где ресурс. | Запускать имеющиеся макросы, которые |
Совет:Поделиться | установить параметр |
Переходим во вкладку указано, кем и | будет всегда у файлу. Прежде всего, |
Слева кликаем наQuote | т.е. есть база данными и предлогает кнопки в приложении |
список сессий?ну значит точно | посмотреть что входит |
Что можно сделать, если не связаны с | Пользователи, у которых установлена. |
«Все»
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
«Рецензирование» когда было выполнено того, кто успел нужно сказать, что «ЭтаКнига»(IgorGo)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>а за это в файле и
- пересохнанить для работы заполняется. Мне нужно,ЧТО (вряд ли
- в кривой установке в личные представления совместный доступ к недоступными задачами последняя версия Excel 2016
- Выберите разрешения и нажмите. Напротив наименований полей. В блоке
- соответствующее действие. первым сохранить изменение. процедура включения режимаВ открывшееся окошко можно не переживать. есть несколько операторов, документ данные на чтобы при заполнении
- кто?) может отключать или настройке толстого в Excel 2010? файлу файл заблокирован:Изменять или удалять формулы для подписчиков Office 365,
- кнопку«Пользователем»«Изменения»Для того, чтобы изменитьКроме того, при желании
совместной работы с вставляем: в Access не
которые пытаются получить сервере. Запрос в
- данными в шаблоне
- каждый раз разного клиента Офиса наAlex_STПочистить либо удалить журнал массива
- могут открыть файлПрименитьина ленте жмем правила отображения исправлений,
Открытие книги с совместным доступом
- можно отключить из
- книгой не может
- Private Sub Workbook_Open()
- надо будет углубляться, из нее данные, документе сделан стандартным данные не сохранялись, пользователя? сервере проблемы.
- : Понятия не имею, изменений.Пользоваться существующими формулами напрямую в приложении
.«В диапазоне» на кнопку
возвращаемся в окно личного представления параметры быть проведена наIf Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing его роль в отредактировать и вернуть способом на обновление а при сохраненииВариант с сохранениемНо ведь признать
- где в ненастроенномПочистить содержимое файла.Добавлять в форму данных Excel: выбратьДобавьте пользователей.следует снять галочки.
- «Доступ к книге» настройки. В поле печати и фильтры, сервере, а только Then этой связке очень
- обратно), то как при открытии. Как обязательно запрашивалось изменение возможен. Сегодня попробую это для IT-шников «под себя» интерфейсе
- Отменить, а потом снова новую информацию
ФайлПри желании введите сообщение. Аналогичную процедуру нужно
- .«По времени»
- сняв галочки около
- на локальном компьютере.Application.DisplayAlerts = False
- пассивная (но очень будет происходить работа избежать данную проблему? названия шаблона. То
узнать у пользователей — это значит Excel 2010 включается активировать совместный доступ.
Как удалить пользователя
- Искать информацию в форме >Нажмите кнопку
- провести и сОткрывается уже знакомое нам
- доступны следующие варианты соответствующих пунктов.
Поэтому, если документActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared ответственная — хранить
Как отключить режим совместного доступа в Excel
макроса?TimSha есть был запретпоследовательность их действий признаться, что на
- режим общего доступа.Открыть книгу xls в
- данныхОткрытьОтправить параметром окно управления доступа выбора периода просмотраПосле этого не забываем хранится на сервере,
- End If данные).Я так понимаю,
: Вариантов немало. Установить на сохранение изменений (хотя это очень их обучение (аУ меня интерфейс OpenOffice. И снова >
.«Выделять исправления на экране» к файлу. Во
exceltable.com
Проблема при работе в многопользовательском режиме
исправлений: выполнить фиксацию внесенных
то, прежде всего,End Subу такой связки что вообще никак?
очередь/график работы с в текущем шаблоне. сложно). оно должно было переделан. Но когда сохранить ее в
Сначала определяемся, какую книгу
ОбщиеЧтобы поделиться книгой, нужно. А вот напротив вкладкеотображение со времени последнего изменений, нажав на
его нужно перенестиНажимаем сохранить два огромных плюса:А если очень файлдом. Дать каждомуМиккиAlex_ST
проводиться) фирма зря там включаешь режим
xls. мы «откроем» для, а затем — файл, выполнить всего три параметра«Правка» сохранения; кнопку
на свой локальныйВыбираем тип файла:1. автоматически поддерживается надо, то как по файлу, а: Т.е русскими словами: Что значит «как
потратила деньги и общего доступа, выбрасываетсяЗамечено, что запись «Файл редактирования сразу несколькими которым с ними простых шага.«Вносить изменения на отдельныйнаходится список всехвся хранящиеся в базе
«OK» ПК и там Книга Excel c многопользовательская система поступить?
затем объединять данные. .. вам надо почистить?» А кнопочка нужно теперь обращаться такое же окошко заблокирован» реже появляется
участниками. Создаем новый поделились.В веб-браузере сохраните существующую лист» пользователей, которые работают исправления;. уже производить все поддержкой макросов
2. данные лежатHugo Работать в Access’e
сохранить текущую книгу «Удалить» на окошке за платной помощью
управления доступом, как в новейших версиях файл и наполняемКнигу могут одновременно изменять книгу или создайте, наоборот, галочку следует с этой книгой.те, которые ещё неОткрытие файла, в котором нижеописанные действия.Заходим «Параметры Excel»
отдельно, код -: Я в файл или других прогах… ..как … (Ваши зачем? к настоящим сертифицированным
и было в Excel. его информацией. Либо несколько пользователей. Это
новую в OneDrive, установить. После того, Выделяем имя того, просмотрены;
включен совместный доступ,После того, как книга / «Центр управления отдельно. внося исправления с общим доступомZamoK
предложения) и выйтиС утра пораньше специалистам. 2003-ем (только чтоНа вкладке «Рецензирование» открываем
открываем существующий. называется совместным редактированием. OneDrive для бизнеса как все вышеуказанные кого нужно убрать,начиная с конкретной указанной
имеет некоторые особенности. создана, переходим во безопасностью»/ «Параметры центра в программу, Вы
макрос писал -: Дело в том, без сохранения …
смело убиваете всеLenaris проверил). меню «Доступ к
Переходим на вкладку «Рецензирование». Однако для использования или библиотеке SharePoint
манипуляции выполнены, жмем и жмем на даты.Запускаем Эксель и переходим вкладку
управления безопасностью»/ Включить не изменяете данные. и он работает. что это не и что надо сессии за предыдущие: Alex_ST, Добрый день!
Там на вкладке книге». Диалоговое окно «Доступ такой возможности нужна Online. на кнопку кнопкуВ поле
во вкладку«Рецензирование» все макросы/ ОК можно улучшать код Но правда в возможно идет рабочая запретить им сохранять
дни. Не такУ меня опять
«Подробнее» есть параметрыВ разделе «Правка» мы к книге». версия Excel, поддерживающаяЩелкните имя отправленного файла,
«OK»«Удалить»«Пользователем»«Файл»и жмем наЮрий М уже работающего приложения. файл ничего не смена, специалисты работая в процессе работы уж их и проблемы с Excel.
личных представлений видим перечень пользователей.
Управление доступом к файлу совместное редактирование. В
чтобы открыть его...можно выбрать конкретного
. Далее жмем на кнопку: gazbak, это ВыВы прям обнадеживаете пишет — только
с документом только стандартными средствами т.е. много. И всё!При сохранении книги
Но, оказывается, тамВыбираем имя – нажимаем – правка. Ставим настоящее время совместное
Книга откроется наПосле этого программа сформирует
После этого открывается диалоговое участника, исправления которого кнопку«Доступ к книге» кому отвечали?catcher просмотр и управление. черпают оттуда данные, сохранение токо по
А пользователи всё-таки выдается сообщение «Файл только фильтры и «Удалить». галочку напротив «Разрешить редактирование поддерживается в
новой вкладке веб-браузера. новый лист под окно, в котором будут отображаться, или«Открыть», которая размещена в
Татьяна: У меня такойДумаю, если писать ни в коем
кнопочке? вряд-ли так шутят… заблокирован. Повторите попытку параметры печати.
Перед удалением проверьте, что изменять файл нескольким Excel для Android,Нажмите кнопку названием предупреждается, что если оставить отображение действий. блоке инструментов
: Добрый день! Подскажите, вопрос. Если книгу и сохранять - случае не меняютМикки Скорее всего это позже».Но в любом пользователи закончили работу пользователям одновременно». Excel для iOS,Изменить в Excel«Журнал»
данный участник в всех пользователей, кромеЗапускается окно открытия книги.«Изменения» пож-та, как открыть эксель открыл один то должны быть
их.: Мнится мне бизнесспроцесс какой-нибудь процесс наПозже требует сохранить случае, переключить разок с файлом.Переходим к инструменту «Подробнее», Excel Mobile и
. Если она не, в который будет этот момент редактирует себя.
Переходим в директорию. доступ для одновременной пользователь, то при
вопросы, чьи измененияTimSha не отлажен у
сервере шалит (ну, файл под другим туда-обратно установленный режим
Все пользователи должны сохранить чтобы настроить параметры Excel 2016 для подписчиков отображается, нажмите внесена вся информация
книгу, то всеВ поле сервера или жесткогоЗатем активируется окно управления работы только 2-м попытке открыть уже
сохранять.: ZamoK, оговорите все Вас … как-то например, проверка лицензий, именем (т.е. копию общего доступа к информацию и закрыть многопользовательского редактирования.
excelworld.ru
Многопользовательский режим
Office 365. Если уИзменить в браузере
по редактированию данного его действия не«В диапазоне»
диска ПК, где доступом к файлу. пользователям. открытую книгу другим
nilem условия в ситуации. иначе надо .. периодически запускается или его). Соответственно не файлу не повредит общий файл. ЕслиНажимаем ОК. Если мы
пользователя нет нужной, а после перезагрузки файла в виде будут сохранены. Если
, можно указать конкретный расположена книга. Выделяем
В нём следуетVovaK пользователем Эксель рапортует,: Ну, вот например, Только XL и лист что-ли рользователям вообще вирус завёлся).
могут — это один необходимо оставить журнал, открываем общий доступ версии приложения, он страницы — таблицы. вы уверены в диапазон на листе, её наименование и установить галочку около
: В этой теме что книга уже открыли файл на ничего кроме?! В
посылать для заполненияNataliaсохранить изменения и из самых надёжных соблюдаем инструкцию: к новой книге, может нажать кнопку
Изменить в ExcelТеперь остается непосредственно отключить своем решении, то на котором будут жмем на кнопку параметра описано как возвращать открыта, открыте возможно, двух машинах. И поиске по нету , а лучше
: Всем добрый день! закрывают книгу без способов очистки распухшихВкладка «Рецензирование» — «Исправления» то выбираем ейРедактировать книгу. общий доступ. Для жмите кнопку учитываться действия членов
«Открыть»«Разрешить изменять книгу нескольким UserName: но только на одновременно нажали кнопку свою тему не файл выложите правилаПодскажите, пожалуйста, возможно сохранения. Такая блокировка и заглючивших со — «Выделить исправления». название. Если совместноев Excel OnlineНажмите кнопку этого, расположившись во«OK» команды для отображения
. пользователям одновременно»Если перед загрузкой чтение. запуска макроса. Ведь изучали? прочитав ли организовать многопользовательский возникает периодически. временем файлов общегоУстанавливаем параметры «Исправлений». По пользование предполагается для и выбрать пункт
Открыть Microsoft Excel вкладке. на вашем экране.Открывается общая книга. Теперь. Далее жмем на файла проверять доменныеМожо ли как-либо не должно работать?Karataev
Kuzmich режим?Подскажите что можно
доступа. времени – «все». существующего файла –
Изменить в браузере.
«Рецензирование»
planetaexcel.ru
Многопользовательский режим работы с книгой (доступ к книге) — Excel 2007
Пользователь будет удален.Кроме того, установив галочки
при желании мы кнопку имена (которые индивидуальны), сделать так, чтобы
Или все-таки выполняется: ZamoK
: Создайте шаблон сЧтобы одновременно можно сделать и какLenaris Галочки напротив «Пользователем»
жмем ОК..
Когда файл откроется в, кликаем по ужеК сожалению, одновременная работа около отдельных пунктов сможем изменить имя,«OK» то можно либо можно было открывать
в какой-то последовательности?1)какая связь между расширением .xlt
было работать нескольким исправить данную проблему.: Alex_ST, эти параметры и «В диапазоне»Открываем меню Microsoft Office.
Совместный доступ в Microsoft Excel, может отобразиться
знакомой нам кнопке с файлом в можно включить или под которым будем
в нижней части запретить дальнейшее редактирование книгу несколькими пользователями,Hugo файлом-базой и рабочим
и при сохранении людям в созданном Куда обратиться?
проверены, все настроено. сняты. Напротив «вносить
planetaexcel.ru
Многопользовательский доступ к данным (Формулы/Formulas)
Выбираем команду «Сохранить Excel дает возможность
желтая панель с«Доступ к книге»
Экселе предусматривает целый отключить выделение исправлений представлены в журнале окна. файла или включить и чтобы можно: Я думаю, что файлом ? файла он сам приложении?Буду очень благодарена Спасибо за совет, изменения на отдельный как». Выбираем тот работать с одним сообщением о том,. ряд ограничений. В на экране и изменения файла. ПереходимПоявляется диалоговое окно, в ограничения, в общем было сохранять изменения,
открытый такой файлзачем другие пользователи запроситМикки за помощь. попробую попереключать режим лист» — стоит. формат файла сохранения,
файлом сразу нескольким что используется режимЗапускается окно управления общим общем файле ни отображение изменений на во вкладку котором предлагается сохранить любой сценарий. вносимые каждым пользователем. у каждого юзера
хотят открыть файл-базу?имя сохраняемого файла: Если это приложениеAlex_ST общего доступа. Жмем ОК. который «пойдет» на пользователям. Десять-двадцать человек
защищенного просмотра. В доступом. Переходим во
один из пользователей, отдельном листе. После«Файл»
файл с внесеннымиДмитрийСитуация такая: книга
в памяти свой. чтобы внести изменения?
с расширением .xls эксель то дать: Это может возникнутьAlex_ST
Откроется Журнал изменений. Его всех пользовательских компьютерах. на разных компьютерах таком случае нажмите
вкладку включая главного участника, того, как все. Далее перемещаемся в в него изменениями.
: А как быть эксель лежит на Так что работать2)файл-база настроен наШаблон останется неизменным общий доступ к если кто-то (или: Так по умолчанию можно сохранить либо
Местом сохранения выбираем сетевой одновременно вносят какие-то кнопку«Правка»
не может выполнять настройки установлены, жмем раздел Щелкаем по кнопке если компьютеры не одном компе, пользователи будет. Вот как многопользовательский режим ?igorsss книге.. кол-во по что-то на сервере файл всё-таки в распечатать. ресурс / сетевую данные в одинРазрешить редактирование, если окно было следующие операции: на кнопку«Параметры»«OK» в локальной сети. получают к ней
решать конфликт сохраненияZamoK: Добрый день, Форумчане! моемку неограничено особо ?) в режиме режиме общего доступа?
Чтобы отключить совместный доступ папку, которую откроют
excelworld.ru
Многопользовательская работа с файлом xlsm (будет ли работать макрос в одном файле на нескольких машинах)
документ. Где находится.
запущено в другойСоздавать или изменять сценарии;«OK»..Как это сделать доступ по сети изменений в тот:Не получается у если каждый свой общего доступа вошёл(Тонкостей работы с к файлу Excel, предполагаемые участники. Нажимаем
определенная информация, работаютВ правом верхнем углу
вкладке. Снимаем галочкуСоздавать таблицы;.
В разделеПосле указанных выше действий через интернет???? со своих машин. сетевой файл -Karataev меня использовать в лист курочит. в Сервис-Доступ к
тонкими клиентами я на вкладке «Рецензирование» «Сохранить». определенные формулы. нажмите
около пунктаРазделять или объединять ячейки;После этого на листе«Общие» совместный доступ кКазанскийЛюся другой вопрос.,
Excel 2007 многопользовательскийKOMETA книге… и удалил не знаю нажать «Доступ кВнимание! Нельзя использовать для«Главный пользователь» имеет возможностьПоделиться«Разрешить изменять файл несколькимМанипулировать с XML-данными; действия участников будут
имеется блок настроек файлу с разных: Организовать виртуальную сеть: Разрешите одновременный доступIgorGo1/ Рабочий файл
режим.: можно (см. приложение)
пользователя из списка.. книге» и снять
сохранения общего файла отслеживать действия рабочей. пользователям одновременно»Создавать новые таблицы; отображаться с учетом«Личная настройка Microsoft Office» устройств и под (VPN). Например, с к книге:
: я в таких при открытии копирует
На вкладке Рецензирование Прикрепленные файлы post_111001.GIF
Что происходит вК счастью наши галочку напротив «Разрешить веб-сервер. группы, добавлять/удалять участников,В поле. Для закрепления внесенных
Удалять листы; введенных настроек.
. Тут в поле различными учетными записями помощью Hamachi, бесплатно:Меню — Сервис случаях данные держу лист 1 из включаю (25.25 КБ) «мозгах» у сервера
IT-шники пока не изменять файл нескольким
Теперь проверим и обновим редактировать противоречивые изменения.Пригласить пользователей изменений жмем наПроизводить условное форматирование и
Главный пользователь имеет возможность«Имя пользователя»
пользователей будет открыт.djurka — Доступ к в AcceSS, а базы1. Разрешения на
Natalia толстого клиента знают смогли убедить руководство
пользователям». ссылки: Как настроить совместнуювведите адреса электронной кнопку ряд других действий. применять или отклонятьможно поменять наименование На это указывает: А как сделать
книге и отметьте пользовательские интерфейсы из
2/ Сейчас нет, изменения диапазонов и
: Спасибо! (и то вряд раскошелиться на тонкиеВ списке должен остатьсяВкладка «Данные». «Подключения». работу в Excel. почты, разделяя их
«OK»
excelworld.ru
Одновременный доступ в книге excel нескольких пользователей.
Как видим, ограничения довольно правки других участников. своей учетной записи то, что в общий доступ к чек-бокс «Разрешить изменять ExceL. но был настроен прописываю диапазоны иЯ открыла общий ли) только Ваши клиенты и толстые
один пользователь –Изменить ссылки / изменитьВ книге Excel со точкой с запятой.. существенны. Если, например, Для этого требуется
на любую другую. верхней части окна книге, если в файл нескольким пользователямс RecordSet все и разницы не
прописываю ФИО из доступ всем пользователям, IT-шники.
сервера. Вы. связи. Если такая совместным доступом не Не забудьте выбратьОткрывается диалоговое окно, в
без работы с совершить следующие действия. После того, как после названия книги ней используются списки?
одновременно…» чудно работает. было, всё ровно ексченджа теперь они могутLenarisПоэтому все работаютLenaris кнопка отсутствует, в все задачи можно
параметр котором предупреждается, что XML-данными зачастую можноНаходясь во вкладке
все настройки выполнены, отображается наименование режима
Спасибо.
catchernilem
ругается
2. Разрешаю общий
при нажатии на
: Alex_ST, получается, что
по-старинке на полнофункциональных: Здравствуйте! листе нет связанных выполнять.Может вносить изменения выполнение данного действия обойтись, то без
«Рецензирование» жмем на кнопку доступа –San4uS
: большое спасибо за: Да, спасибо. Будем
Karataev доступ
кнопки в приложении
слетает доступ, так?
компах и используют
Помогите решить проблему
файлов.Нельзя:
. Когда все будет сделает невозможным совместное создания таблиц работа, щелкаем по кнопке
«OK»«Общий»
: Очень много полезного ответ, сделал, это
мучить Access
: ZamoK вопрос осталсяОшибок или каких-либо
генерировать данные в
Тогда почему это
обычные файл-сервера в
при работе с
Переходим на вкладку «Состояние»,
Создавать таблицы Excel. готово, нажмите кнопку использование документа. Если
в Экселе вообще«Исправления».. Теперь файл снова узнал, спасибо!
как раз то,IgorGo по связи. Например
«фи» Excel не общей таблице. возникает периодически, а интранете) файлом Excel 2010 чтобы проверить имеющиеся
Создавать, менять или просматриватьПоделиться вы твердо уверены не мыслится. Что
. Выбираем пунктТеперь можно приступать к можно переносить наGuest что нужно.: а за это связь бывает такая говорит, но при
Единственное, возможно ли не постоянно?Lenaris в многопользовательском режиме.
связи. На работоспособность сценарии.
. в принятом решении, же делать в«Принять/отклонить исправления»
работе с документом. сервер.: Спасибо за подсказку!А можно ли можно не переживать. между файлами: в
этом люди которые сделать так, чтобыAlex_ST
: Alex_ST, да самС файлом работают
planetaexcel.ru
связей указывает кнопка
В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.
Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?
Содержание
- Особенности работы с общим файлом Excel
- Как сделать совместный доступ к файлу Excel
- Настройка параметров
- Открытие общего файла
- Как открыть книгу Excel с совместным доступом
- Как посмотреть действия участников
- Как удалить пользователя из файла Excel
- Как ограничить использование общей книги
Особенности работы с общим файлом Excel
Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:
- Создание таблиц.
- Управление сценариями, включая их просматривание.
- Удаление листов.
- Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные.
- Любые операции с XML данными.
Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.
Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.
Как сделать совместный доступ к файлу Excel
Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий.
Настройка параметров
Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».
Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.
После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.
После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее.
После этого нужно сохранить файл на компьютере.
Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.
Открытие общего файла
Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».
При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл.
После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.
Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».
Как открыть книгу Excel с совместным доступом
Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.
В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.
Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.
После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.
При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:
- Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
- Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
- Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере.
- Сетевой ресурс перегружен.
Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:
- Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию.
- Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
- Перезапустить совместный доступ.
- Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.
Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.
Как посмотреть действия участников
В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.
- Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
6 - Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
7 При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.
- Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
8 - При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
9 - Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
10 - Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
11 - С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.
Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.
Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?
- Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
13 14 - Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
- Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
15
Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.
Как удалить пользователя из файла Excel
Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.
Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».
После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.
Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.
Как ограничить использование общей книги
Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.
При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.
- Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
- Нельзя управлять сценариями.
- Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
- Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ.
Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить.
Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.
Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.
- Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
- После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
- После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.
После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
Все, теперь совместный доступ отключен.
Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей. При параллельном внесении данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен, вам пригодится такая функция, единственное, что необходимо — общая сетевая папка.
Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.
Содержание
- Как создать общий доступ Excel?
- История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
- Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
- Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
- Похожие статьи
Как создать общий доступ Excel?
Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.
Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан, и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.
История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
Кто работал с базой данных хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.
Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления
В появившимся окне настройте, что и как выводить
Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделятся прямо в таблице примерно вот так:
Если отметите такие галочки:
То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.
Так же выберите нужного пользователя или диапазон, в котором необходимо искать изменения
Мой совет: не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.
Есть возможность настроить и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.
Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.
Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
В окне Управление доступом к файлу есть вкладка Подробнее, где находится много интересного.
Разберем содержание окна поподробнее:
Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, которые мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.
Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).
Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся: мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.
Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры, снимите эти галочки.
Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь, неудобно отсутствие условного форматирования и то, что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.
Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможностей с пониманием.
Так же нельзя делать:
- Управление и изменение макросов
- Добавлять рисунки и другие объекты
- Группировать или скрывать столбца или строки
- Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
- Пользоваться инструментом «Проверка данных», например, создавать выпадающий список.
- Делать защиту листа
- Невозможна работа с формулами массива
В одном разделе с общим доступом расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?
Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016
Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:
Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.
Общий доступ в старых версиях Excel
Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:
В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:
- Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
- При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
- Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
- В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.
В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.
Совместное редактирование в Excel 2016
С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:
Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:
Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:
По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:
Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:
И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.
В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.
Автосохранение: плюсы и минусы
Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.
С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:
. можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:
С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:
- Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
- Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
- Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :
Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!
Как отключить Автосохранение в Excel
Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.
Предупреждение : реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.
Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:
Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:
Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:
Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:
Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.
Совместная работа нескольких пользователей в одном файле Excel
Заметка написана Андреем Макаренко
По крайней мере с версии Excel 2007 появилась давно ожидаемая возможность совместной работы нескольких пользователей в одной книге. Эта возможность позволяет совместно редактировать данные одной книги, на одном листе и даже в одной ячейке. Понятно, что в последнем случае разделение возможности совместной работы должно быть произведено административно. Впрочем, при попытке совместной работы в одной ячейке, Excel об этом честно предупреждает и записывает последнее из выполненных изменений.
Скачать заметку в формате Word или pdf
Есть и другие ограничения на совместную работу, они варьируются от версии к версии, в принципе понятные, для примера можно привести такой список ограничений:
- создание документов
- назначение, изменение и удаление паролей
- защита листов/книги, снятие защиты
- удаление листов
- вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
- объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
- вставка или изменение рисунков и гиперссылок
- создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
- создание, запись, изменение, просмотр макросов
- работа с XML-данными
Для организации совместной работы файл нужно предварительно подготовить (порядок подготовки варьируется в зависимости от версии Excel. Данное ниже описание сделано для Excel 2010).
В меню Файл/Параметры Excel/Центр управления безопасности/Параметры центра управления безопасности снимите галку Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении.
После этого станет доступным пункт меню Рецензирование/Доступ к книге. Поставьте галку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.
Теперь файл может быть открыт несколькими пользователями, при этом никаких сообщений о том, что кто-то зашел в уже открытый другим пользователем файл не выдается. Узнать, кто работает в настоящее время в файле можно в том же диалоговом окне:
Открывшие файл пользователи могут работать в нем одновременно. Отражение произведенных пользователем действий происходит у других пользователей после того как:
- сохранит файл пользователь, вносящий изменения
- сохранит файл пользователь, который хочет обновить файл для отражения внесенных другими пользователями изменений
При этом если какие-то изменения были внесены другими пользователями, об этом выдается сообщение и ячейки с изменениями подцвечиваются цветными рамочками
Если два пользователя одновременно вносят изменения в одну и ту же ячейку, то сохранится последний сохранившийся, поэтому при работе нескольких пользователей в одном файле административно нужно поделить зоны редактирования.
На вкладке Подробнее доступен целый ряд дополнительных настроек:
Департамент ИТ
Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).
Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.
После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).
В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):
Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.
Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам
На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:
Microsoft Excel
Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:
— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)
— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)
— Частая «блокировка» файла
— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))
Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».
После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]
При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:
Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!
И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!
А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»
Excel настроен для работы с общими документами
OneDrive
Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:
- отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
- каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
- различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
- сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.
Google Docs (Гугл документы)
В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:
- для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
- создание google аккаунта
Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:
- разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
- использование сложных формул и своих доработок
И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.
У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).
Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс
Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы
и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права
после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :
Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл
Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)
При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.
Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!
Всем пока и хорошего дня!
Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:
- разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
- заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
- пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)
Совместный доступ к файлу Excel одновременно
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Как разрешить сортировку и фильтрацию заблокированных ячеек в защищенных листах?
Как правило, защищенный лист нельзя редактировать, но в некоторых случаях вы можете разрешить другим пользователям выполнять сортировку или фильтрацию в защищенных листах, как вы можете с этим справиться?
Разрешить сортировку и фильтрацию на защищенном листе
Разрешить сортировку и фильтрацию на защищенном листе
Чтобы разрешить сортировку и фильтрацию на защищенном листе, вам потребуются следующие шаги:
1. Выберите диапазон, в котором пользователям будет разрешена сортировка и фильтрация, нажмите Данные > Фильтр добавить Значки фильтрации к заголовкам ассортимента. Смотрите скриншот :
2. Затем, не снимая выделения с диапазона, нажмите Обзор > Разрешить пользователям редактировать диапазоны. Смотрите скриншот:
3. в Разрешить пользователям редактировать диапазоны диалоговое окно, нажмите Новинки для отображения Новый диапазон диалоговое окно, дайте диапазону имя. Смотрите скриншот:
4. Нажмите OK , чтобы вернуться к Разрешить пользователям редактировать диапазоны диалога, а затем нажмите Защитить лист. Смотрите скриншот:
5. в Защитить лист диалоговом окне введите пароль в Пароль , чтобы снять защиту с текстового поля листа, и в Разрешить всем пользователям этого листа список для проверки Сортировать и Использовать автофильтр параметры. Смотрите скриншот:
6. Нажмите OK, и повторно введите пароль в текстовое поле в Подтвердите пароль диалог. Нажмите OK закончить защиту листа. Смотрите скриншот:
Затем пользователи могут сортировать и фильтровать на этом защищенном листе.
Наконечник. Если есть несколько листов, необходимых для защиты и позволяющих пользователям сортировать и фильтровать, вы можете применить Защитить лист полезности Kutools for Excel для защиты нескольких листов одновременно.пожалуйста, перейдите на бесплатную пробную версию Kutools for Excel сначала, а затем перейдите к применению операции в соответствии с приведенными ниже шагами.
1. После завершения первых трех шагов, позволяющих пользователям редактировать диапазоны на указанных листах, щелкните Кутулс Плюс > Защитить лист. Смотрите скриншот:
2. в Защитить лист диалоговом окне выберите листы, которые вы хотите защитить, щелкните Ok для отображения следующего диалогового окна введите и повторно введите пароль и установите флажок Сортировать и Использовать автофильтр in Разрешить всем пользователям этой рабочей таблицы .
3. Нажмите Ok. Теперь появляется диалоговое окно, в котором показано, сколько листов было защищено, как показано на скриншоте ниже. Пожалуйста, нажмите на OK чтобы закрыть его.
Теперь все указанные листы защищены, но их можно сортировать и фильтровать.
Лучшие инструменты для работы в офисе
Kutools for Excel Решит большинство ваших проблем и повысит вашу производительность на 80%
- Снова использовать: Быстро вставить сложные формулы, диаграммы и все, что вы использовали раньше; Зашифровать ячейки с паролем; Создать список рассылки и отправлять электронные письма …
- Бар Супер Формулы (легко редактировать несколько строк текста и формул); Макет для чтения (легко читать и редактировать большое количество ячеек); Вставить в отфильтрованный диапазон…
- Объединить ячейки / строки / столбцы без потери данных; Разделить содержимое ячеек; Объединить повторяющиеся строки / столбцы… Предотвращение дублирования ячеек; Сравнить диапазоны…
- Выберите Дубликат или Уникальный Ряды; Выбрать пустые строки (все ячейки пустые); Супер находка и нечеткая находка во многих рабочих тетрадях; Случайный выбор …
- Точная копия Несколько ячеек без изменения ссылки на формулу; Автоматическое создание ссылок на несколько листов; Вставить пули, Флажки и многое другое …
- Извлечь текст, Добавить текст, Удалить по позиции, Удалить пробел; Создание и печать промежуточных итогов по страницам; Преобразование содержимого ячеек в комментарии…
- Суперфильтр (сохранять и применять схемы фильтров к другим листам); Расширенная сортировка по месяцам / неделям / дням, периодичности и др .; Специальный фильтр жирным, курсивом …
- Комбинируйте книги и рабочие листы; Объединить таблицы на основе ключевых столбцов; Разделить данные на несколько листов; Пакетное преобразование xls, xlsx и PDF…
- Более 300 мощных функций. Поддерживает Office/Excel 2007-2021 и 365. Поддерживает все языки. Простое развертывание на вашем предприятии или в организации. Полнофункциональная 30-дневная бесплатная пробная версия. 60-дневная гарантия возврата денег.
Вкладка Office: интерфейс с вкладками в Office и упрощение работы
- Включение редактирования и чтения с вкладками в Word, Excel, PowerPoint, Издатель, доступ, Visio и проект.
- Открывайте и создавайте несколько документов на новых вкладках одного окна, а не в новых окнах.
- Повышает вашу продуктивность на 50% и сокращает количество щелчков мышью на сотни каждый день!
Комментарии (22)
Оценок пока нет. Оцените первым!
Содержание
- 1 Особенности работы с общим файлом
- 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
- 2.1 Открытие книги с совместным доступом
- 2.2 Как удалить пользователя
- 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
-
- 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
- 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
- 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
- 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
-
- 4 Процесс совместной работы
- 4.1 Предоставление совместного доступа
- 4.2 Настройка параметров
- 4.3 Открытие общего файла
- 4.4 Просмотр действий участников
- 4.5 Рецензирование действий пользователей
- 4.6 Удаление пользователя
- 4.7 Ограничения по использованию общей книги
- 4.8 Отключение общего доступа
- 4.9 Помогла ли вам эта статья?
Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).
Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.
Рис. 1
После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).
Рис. 2
В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):
Рис. 3
Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.
Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.
«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.
Особенности работы с общим файлом
В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.
Нельзя:
- Создавать таблицы Excel.
- Создавать, менять или просматривать сценарии.
- Удалять листы.
- Объединять либо разделять ячейки.
- Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).
Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.
Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:
Недопустимо | Реально |
Вставлять либо удалять группу ячеек | Добавлять строку или столбец |
Добавлять либо изменять условные форматы | Работать с существующими форматами |
Включать или изменять инструмент «Проверка данных» | Работать с существующими настройками проверки |
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты | Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами |
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты | Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты |
Вставлять или менять гиперссылки | Переходить по имеющимся гиперссылкам |
Назначать, редактировать либо удалять пароли | Существующие пароли функционируют |
Ставить либо снимать защиту листов и книг | Существующая защита работает |
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни | Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями |
Записывать, изменять или просматривать макросы | Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами |
Изменять или удалять формулы массива | Пользоваться существующими формулами |
Добавлять в форму данных новую информацию | Искать информацию в форме данных |
Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.
- Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
- Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
- Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
- Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
- Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
- Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».
Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.
Теперь проверим и обновим ссылки:
- Вкладка «Данные». «Подключения».
- Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
- Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.
Открытие книги с совместным доступом
- Открываем меню Microsoft Office.
- Нажимаем «Открыть».
- Выбираем общую книгу.
- Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
- «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).
Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.
Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:
- Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
- Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
- Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
- Большая нагрузка на сетевой ресурс.
Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:
- Почистить либо удалить журнал изменений.
- Почистить содержимое файла.
- Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
- Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.
Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.
Как удалить пользователя
- На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
- В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
- Выбираем имя – нажимаем «Удалить».
Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.
Как отключить режим совместного доступа в Excel
Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:
- Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
- Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
- Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .
Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».
В списке должен остаться один пользователь – Вы.
Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.
Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.
Как создать общий доступ Excel?
Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.
Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.
История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.
Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления
В появившимся окне настройте что и как выводить
Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:
Если отметите такие галочки:
То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.
Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения
Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.
Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.
Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.
Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.
Разберем содержание окна поподробнее:
Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.
Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).
Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.
Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.
Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.
Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.
Так же нельзя делать:
- Управление и изменение макросов
- Добавлять рисунки и другие объекты
- Группировать или скрывать столбца или строки
- Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
- Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
- Делать защиту листа
- Невозможна работа с формулами массива
В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?
Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:
(Visited 12 898 times, 34 visits today)
При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.
Процесс совместной работы
Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.
Предоставление совместного доступа
Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.
- После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
- Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
- Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».
После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.
Настройка параметров
Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.
- Переходим во вкладку «Подробнее».
- Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).
Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.
Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.
Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.
После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».
Открытие общего файла
Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.
- Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
- Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
- Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
- В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».
Теперь можно приступать к работе с документом.
Просмотр действий участников
Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.
- Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
- Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.
Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.
Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.
- Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
- отображение со времени последнего сохранения;
- вся хранящиеся в базе исправления;
- те, которые ещё не просмотрены;
- начиная с конкретной указанной даты.
В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.
В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.
Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».
- После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.
Рецензирование действий пользователей
Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.
- Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
- Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
- В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.
Удаление пользователя
Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.
- Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
- Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
- После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».
Пользователь будет удален.
Ограничения по использованию общей книги
К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:
- Создавать или изменять сценарии;
- Создавать таблицы;
- Разделять или объединять ячейки;
- Манипулировать с XML-данными;
- Создавать новые таблицы;
- Удалять листы;
- Производить условное форматирование и ряд других действий.
Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.
Отключение общего доступа
Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.
- Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
- Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
- Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
- После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
- Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
- Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
- Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».
После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.
Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Да Нет