Excel обратная впр функция

Поиск последнего вхождения (инвертированный ВПР)

Все классические функции поиска и подстановки типа ВПР (VLOOKUP), ГПР (HLOOKUP), ПОИСКПОЗ (MATCH) и им подобные имеют одну важную особенность — они ищут от начала к концу, т.е. слева-направо или сверху-вниз по исходным данным. Как только находится первое подходящее совпадение — поиск останавливается и найденным оказывается только первое вхождение нужного нам элемента.

Что же делать, если нам требуется найти не первое, а последнее вхождение? Например, последнюю сделку по клиенту, последний платёж, самую свежую заявку и т.д.?

Способ 1. Поиск последней строки формулой массива

Если в исходной таблице нет столбца с датой или порядковым номером строки (заказа, платежа…), то наша задача сводится, по сути, к поиску последней строки, удовлетворяющей заданному условию. Реализовать подобное можно вот такой формулой массива:

Здесь:

• Функция ЕСЛИ (IF) проверяет по очереди все ячейки в столбце Клиент и выводит номер строки, если в ней лежит нужное нам имя. Номер строки на листе нам даёт функция СТРОКА (ROW), но поскольку нам нужен номер строки в таблице, то дополнительно приходится вычитать 1, т.к. у нас в таблице есть шапка.
• Затем функция МАКС (MAX) выбирает из сформированного набора номеров строк максимальное значение, т.е. номер самой последней строки клиента.
• Функция ИНДЕКС (INDEX) выдаёт содержимое ячейки с найденным последним номером из любого другого требуемого столбца таблицы (Код заказа).

Всё это нужно вводить как формулу массива, т.е.:

• В Office 365 с последними установленными обновлениями и поддержкой динамических массивов — можно просто жать Enter.
• Во всех остальных версиях после ввода формулы придется нажимать сочетание клавиш Ctrl+Shift+Enter, что автоматически добавит к ней фигурные скобки в строке формул.

Способ 2. Обратный поиск новой функцией ПРОСМОТРХ

Я уже писал большую статью с видео про новую функцию ПРОСМОТРХ (XLOOKUP), которая появилась в последних версиях Office на замену старушке ВПР (VLOOKUP). При помощи ПРОСМОТРХ наша задача решается совершенно элементарно, т.к. для этой функции (в отличие от ВПР) можно явно задавать направление поиска: сверху-вниз или снизу-вверх — за это отвечает её последний аргумент (-1):

Способ 3. Поиск строки с последней датой

Если в исходных данных у нас есть столбец с порядковым номером или датой, играющей аналогичную роль, то задача видоизменяется — нам требуется найти уже не последнюю (самую нижнюю) строку с совпадением, а строку с самой поздней (максимальной) датой.

Как это сделать с помощью классических функций я уже подробно разбирал, а теперь давайте попробуем использовать мощь новых функций динамических массивов. Исходную таблицу для пущей красоты и удобства тоже заранее преобразуем в «умную» с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или команды Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table).

С их помощью этой «убойной парочки» наша задача решается весьма изящно:

Здесь:

• Сначала функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает только те строки из нашей таблицы, где в столбце Клиент — нужное нам имя.
• Потом функция СОРТ (SORT) сортирует отобранные строки по убыванию даты, чтобы самая последняя сделка оказалась сверху.
• Функция ИНДЕКС (INDEX) извлекает первую строку, т.е. выдает нужную нам последнюю сделку.
• И, наконец, внешняя функция ФИЛЬТР убирает из результатов лишние 1-й и 3-й столбцы (Код заказа и Клиент) и оставляет только дату и сумму. Для этого используется массив констант {0;1;0;1}, определяющий какие именно столбцы мы хотим (1) или не хотим (0) выводить.

Способ 4. Поиск последнего совпадения в Power Query

Ну, и для полноты картины, давайте рассмотрим вариант решения нашей задачи обратного поиска с помощью надстройки Power Query. С её помощью всё решается очень быстро и красиво.

1. Преобразуем нашу исходную таблицу в «умную» с помощью сочетания клавиш Ctrl+T или команды Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table).

2. Загружаем её в Power Query кнопкой Из таблицы/диапазона на вкладке Данные (Data — From Table/Range).

3. Сортируем (через выпадающий список фильтра в шапке) нашу таблицу по убыванию даты, чтобы самые последние сделки оказались сверху.

4. На вкладке Преобразование выбираем команду Группировать по (Transform — Group By) и задаем группировку по клиентам, а в качестве агрегирующей функции выбираем вариант Все строки (All rows). Назвать новый столбец можно как угодно — например Подробности.

После группировки получим список уникальных имен наших клиентов и в столбце Подробности — таблицы со всеми сделками каждого из них, где первой строкой будет идти самая последняя сделка, которая нам и нужна:

5. Добавляем новый вычисляемый столбец кнопкой Настраиваемый столбец на вкладке Добавить столбец (Add column — Add custom column) и вводим следующую формулу:

Здесь Подробности — это столбец, откуда мы берем таблицы по клиентам, а {0} — это номер строки, которую мы хотим извлечь (нумерация строк в Power Query начинается с нуля). Получаем столбец с записями (Record), где каждая запись — первая строка из каждой таблицы:

Осталось развернуть содержимое всех записей кнопкой с двойными стрелками в шапке столбца Последняя сделка, выбрав нужные столбцы:

… и удалить потом ненужный более столбец Подробности щёлкнув по его заголовку правой кнопкой мыши — Удалить столбцы (Remove columns).

После выгрузки результатов на лист через Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в (Home — Close & Load — Close & Load to…) получим вот такую симпатичную таблицу со списком последних сделок, как и хотели:

При изменении исходных данных результаты нужно не забыть обновить, щёлкнув по ним правой кнопкой мыши — команда Обновить (Refresh) или сочетанием клавиш Ctrl+Alt+F5.

Ссылки по теме

• Функция ПРОСМОТРХ — наследник ВПР
• Как использовать новые функции динамических массивов СОРТ, ФИЛЬТР и УНИК
• Поиск последней непустой ячейки в строке или столбце функцией ПРОСМОТР

Наверное самая популярная функция из продвинутых в Excel — это ВПР. Многие знают и часто пользуются. Но при этом у нее есть два значительных недостатка, например, как сделать «Левый ВПР «. Я использую сам ВПР, только если нужно сделать что-то быстро. В файлах для «регулярного» использования я делаю конструкцию ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Чем она лучше?

1. При добавлении столбца в таблицу данных не нужно менять номер столбца в самой формуле (как в ВПР). Столбец подвинется автоматом
2. Можно сделать ВПР наоборот, т.е. сделать выбор из таблицы справа-налево. В ВПР первый столбец всегда должен быть для поиска.

Как все это сделать, читаем ниже

Вводная информация

Использовать буду пример из этой статьи. Для того, чтобы лучше понять применение этой конструкции в сравнение с ВПР:

=ИНДЕКС($G:$G;ПОИСКПОЗ($J:$J;$H:$H;0);1)

Как просто заполнить, если видишь формулу первый раз?

Сперва, определитесь, где таблица изначальная, а где для получения данных! Поэтапно, что заполнять.

1. Вставляем формулу в нужную область таблицы
2. На место $G:$G поставьте те ячейки, в которых должно быть найдено значение, и соответственно, должно появиться в результате. Мы ищем фамилию, значит ищите столбец с фамилиями в начальной таблице.
3. Замените $J:$J на в зависимости, от которых должны вернуться значения в ячейку. Нам нужны Фамилии в зависимости от ТС — вставляем те ТС, около которых должны появиться значения.
4. Вместо $H:$H заполняем столбец, в котором нужно найти соответствующее значение. Т.е. мы ищем Фамилию по ТС, значит вставляем столбец с ТС в изначальной таблице.

Если вам интересно, для чего в формуле знаки $ читайте здесь

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Что это за функции?

ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ — очень сильные функции, которые в комбинации с другими дают отличный результат.

ИНДЕКС

=ИНДЕКС(массив; номер_строки; номер_столбца)

Возвращает значение на пересечении указанной строки и столбца определенного диапазона. Т.е. изначально она работает с двумерными массивами.

Выбрав массив данных J1:K4 и задав номер строки и столбца равным двум, мы получили соответствующее значение.

Посмотрев на изначальную формулу

=ИНДЕКС($G:$G;ПОИСКПОЗ($J:$J;$H:$H;0);1)

Мы увидим, что вместо второго аргумента (номер строки) у нас формула ПОИСКПОЗ. Что тут она делает?

ПОИСКПОЗ — это поиск по значению. Функция ищет заданное значение в строке или в столбце и возвращает ее порядковый номер (от начала диапазона). Т.е. во втором аргументе функции ИНДЕКС мы находим нужный нам номер ТС, получаем его номер, например 2.

И уже в одномерном массиве $G:$G находим ячейку с номером строки = 2. Так это будет работать для каждой ячейки в столбце J.

Вот так вроде бы не очень сложная конструкция, но, как я писал выше, очень эффективная. Т.к. вам не придется постоянно менять номер искомого значения, как в ВПР и можно делать поиск как направо, так и налево

Пишите комментарии, если вопросы остались.

Пример, как всегда!

Любой пользователь, который работает с функцией ВПР (LOOKUP), через некоторое время понимает, что не очень удобно работать с функцией, которая производит поиск только справа от столбца, в котором находится искомое значение. Функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) могут разрешить эту проблему, но в целом формула будет намного длиннее и труднее по сравнению с более простой ВПР. 

Пользовательская надстройка rLOOKUP работает как ВПР, но позволяет производить обратный поиск. Функция просто использует методы указательным и матч в VBA. Она предоставляется в Excel надстройка для простоты использования.

Скачать надстройку

Загрузите надстройку: .xlam файл (15 Кб).

Сохраните файл на компьютере и установить его в Excel, выбрав Файл -> Параметры -> Надстройки. Нажмите на кнопку Перейти …, в открывшемся окне выберите Обзор. Выберите сохраненный файл и нажмите кнопку OK, чтобы завершить установку. После установки появится сообщение «Reverse_Lookup» в списке доступных надстроек и функция rLOOKUP становится доступной во всех книгах.

После установки надстройки функцию rLOOKUP можна найти Формулы -> Вставить функцию -> Категория: Определенные пользователем ->
rLOOKUP. 

Описание функции

Аргументы для функции rLOOKUP такие же, как и для функции ВПР, см. скриншоты ниже. Чтобы выполнить обратный поиск, просто введите отрицательное число в аргумент ‘Col_Index_Num’ (смотри примеры ниже). Формула будет Lookup в направлении влево.

Одно из различий между этими двумя функциями, что если Интервальный_просмотр опущен в ВПР, то результата точно не будет. Однако обратное верно для rLOOKUP, по умолчанию эта функция возвращает точное значение. Опять же, это потому, что чаще всего пользователи хотят получить значение в результате поиска. Значения ошибок, возвращаемые функцией rLOOKUP аналогичны тем, которые возвращает ВПР. 

Пример функции

Следующие данные Excel показывает адреса офисов, имена сотрудников и должность.

Для ответа на этот запрос «Кто работает офисе B43?»мы можем использовать функцию ВПР:

ВПР ( «B43»; A1:C6;2; ЛОЖЬ) возвращает «Dilbert».

Тем не менее, если мы хотим знать, «Где находится офис Дилберта?», то ВПР не будет работать. Вот тут пригодится функция rLOOKUP:

rLOOKUP ( «Dilbert»; A1:B6, -2).

Обратите внимание, в аргументах номер столбца указывается отрицательным число -2, что позволяет производить поиск в колонке слева.

Вообще, функция работает в обоих направлениях:

rLOOKUP ( «B43»;A1:C6;2) возвращает «Dilbert» и

rLOOKUP ( «Dilbert»; A1:B6; -2) возвращает «B43».

Другие примеры приведены ниже:

Не забудьте сначала установить надстройку, в противном случае будет возвращаться ошибка #NAME?.

Как работает функция

Функция использует функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) для запуска обратного поиска. 

Исходный код для функции смотрите ниже.

Поделиться:

Оставьте свой комментарий!