Excel нужен или нет

Уровень сложности
Средний

Время на прочтение
4 мин

Количество просмотров 7.3K

Не нужно много времени, чтобы объяснить, что такое excel, зачем он нужен и чем он полезен. Этот, если можно так сказать, All-on-one инструмент вошел в обиход уже очень давно и применяется не только в рамках аналитической работы. Компания Microsoft проделала большую работу и подарила нам tool неописуемый в своем многообразии. VBA (Visual basic for applications) и возможность интеграции Add-ins только усилила это многообразие, сделав его чуть ли не уникальным.

Но, как и во всем, дьявол кроется в деталях, и когда речь о более, скажем так, «тонкой» аналитической работе или обработке big data, мы сталкиваемся с трудностями.

Нам нужны строки

Если мы говорим о более-менее крупной компании, то мы подразумеваем наличие одной или нескольких систем, регулирующих бизнес-процессы, собирающих информацию о клиентах и бизнес-информации (CRM). Такие системы собирают данные в больших объемах и зачастую, если их положить в одной место, количество доходит до нескольких миллиардов строк.Excel же не вывозит объем строк на листе, превышающий одного миллиона. Менеджер скажет: «А при чем здесь объем? Мне нужна одна цифра». Мы поясним, что для более детальной аналитики нам нужна максимальная детализация. Ответы на вопросы, конечно, на уровне статистики, но, чтобы правильно ее построить – нужно видеть все.

Опытный аналитик скажет: «И что? У меня есть power query. У меня есть СУБД, где я сделаю предрасчет. Давно хотел разобраться в Python, говорят Pandas топ». Мы же ответим, что дело в complexity и применение нескольких инструментов требует и больше времени на выполнение работы, и дополнительных знаний, которыми аналитик может не обладать в данный момент времени. Мы любим учиться, но заказчик не всегда хочет ждать.
Интеграция в работу Power Query – уже сам по себе – жирный намек на то, что чего то не хватает. Если мы закопаемся, из чего состоит тот же Power BI, то мы поймем, что применение Power Query – первый шаг к осознанию, что пора внедрять BI систему.

Нам нужна оптимизация

Мы всегда хотим, чтобы все считалось быстро. С Excel это не всегда удается. В зависимости от объема данных и сложности применяемых расчетов – скорость работы книги может достигнуть бесконечности. Бывалые аналитики закрывали данную проблему и через Access, и через тот же Python, но мы опять возвращаемся к вопросу complexity.

Попытка компании Microsoft сделать универсальный инструмент, в данном контексте, сыграла злую шутку. Excel не использует реляционные модели, поэтому попытка подLOOKUPить данные на большой объем – часто превращается в пытку и шаманизм.
Вообще, работа аналитика по большей части – взять большие объемы данных из разных мест и положить это в одно место для дальнейших расчетов и визуализации. Эта raw data может забираться из разных источников в разных форматах. Не все эти форматы хорошо считываются через excel и тоже требуют дополнительное время на преобразование. Если мы забудем на входе типологизировать данные в столбцах — не будет удивлением, если книга зависнет, прекратит работу или вообще в последующем не откроется.

Справедливости ради стоит сказать, что BI системы тоже могут испытывать трудности, когда мы пытаемся интегрировать данных из нескольких источников, но эта проблема лежит в плоскости развития ETL-процессов, о которых мы в будущем обязательно расскажем.

Проблематика здесь проявляется в теме user-friendly. Представим себе менеджера, отвечающего за определенную территорию, в рамках которой у него есть обязанности по реализации нескольких проектов. Менеджер захочет увидеть результативность своей территории по каждому проекту, желательно еще и в сравнении с другими регионами. Ему это необходимо, чтобы принять

определенные бизнес-решения. Возможно, он захочет залезть еще глубже и проверить кое какие инсайды, чтобы увеличить результативность и поделиться опытом с организацией.Как это будет происходить, если все построено на excel и презентациях? Он будет искать способ получить источники, собирать их у себя, задавать вопросы аналитику как читать данные и найти то что он хочет. Будет спрашивать помощи коллег или нанимать нового сотрудника, чтобы он «подготавливал» отчеты исключительно для него. Сценариев может быть несколько, но все они вертятся вокруг удобства работы с конечным результатом работы аналитика.Каждая организация находит свой путь, как делиться результатами работы, но каждый их – далек от идеала и требует отдельной большой работы в плане обучения и информировании организации. Всем, по итогу, все равно хочется увидеть One place, где есть все.

Итоги

Мы описали только часть проблем, но это далеко не все. Но выводы уже напрашиваются сами собой – Excel уже не удовлетворяет современным потребностям работы аналитика и требует модернизации. Excel все также нужен и важен, хотя бы потому что удобен для пользователя, который не занимается аналитикой, но хочет доступным образов провести свое небольшое исследование, возможно даже на основе уже обработанных данных.

Если мы посмотрим, например, на структуру Power BI, то увидим такие интегрированные инструменты как power query и power pivot, которые ранее существовали как Add-ins в Excel. Вполне вероятно, после их создания, Microsoft пришло к выводу, что для воплощения полного потенциала и нивелирования описанных недостатков, необходимо создать принципиально новый продукт.

Этот продукт должен быть такой же функциональный, но: ориентированный на работу с большими объемами данных; возможности «моделирования», создания конечной модели данных, которая ляжет в основу аналитики; визуализации этих данных и упрощенный sharing.

Надёжные и незаменимые таблицы нарушают правила и сеют хаос. Но они навсегда в наших сердцах. Перевод заметки дизайнера Джоша Сингера.

Многие мечтают повторить успех электронной таблицы. Это настолько популярный, простой и долго живущий инструмент, что сейчас трудно представить, что его когда-то разработали люди. Словно таблицы появились волшебным образом в недрах компьютерной истории.

Несмотря на то, что таблицы в бизнесе приводят к очень дорогим ошибкам, никто в здравом уме не перестанет ими пользоваться. Таблицы стали популярными, когда нельзя было просто погуглить проблему — нужно было копаться в тоннах документации или просить помощи у мастера по Excel.

У таблиц миллионы вариантов применения: начиная от ведения бюджета и скучных деловых графиков, заканчивая рисованием, созданием игр и решением задач линейного программирования.

Однако успех Excel противоречит современным принципам дизайна. Скрытые функции и запутанный интерфейс делают таблицы совсем не «дружелюбными».

Если бы это был новый продукт, он бы с треском провалил стандартный тест на удобство использования. А ещё у него невероятно длинная кривая обучения. Почти невозможно представить, чтобы студент-дизайнер сегодня придумал что-то подобное.

Для оценки интерфейсов дизайнеры любят использовать «10 эвристик юзабилити UI-дизайна» от Nielsen Norman Group. Но Excel плевать на эти правила. Смотрите сами.

Контроль и свобода

Пользователи часто ошибаются. Им нужен понятный «аварийный выход», чтобы быстро отменить действие.

Реальность: вы перепутали ссылку, которую настраивали несколько дней. Теперь она ссылается на какую-то ячейку непонятно на каком листе, которая ссылается на другую ячейку. Или вы использовали относительную ссылку там, где нужна абсолютная. Вы могли бы всё вернуть назад, нажав тысячу раз Ctrl-Z, но кто, чёрт возьми, знает, чем это закончится?

Да уж, удачи в поиске «аварийного выхода».

Помогайте находить и устранять ошибки

Простым языком указывайте на проблему и конструктивно предлагайте решение.

Там, где дружелюбные продукты будут держать вас за руку и объяснять, что произошло и как исправить, электронная таблица ткнёт вам пальцем в глаз и посмеётся.

Предотвращение ошибок

Сообщать об ошибках — здорово. Но лучше их предотвращать. Устраните условия, которые приводят к ошибкам, или добавьте подтверждения опасных действий.

Последние версии Excel и «Google Таблиц» предупреждают нас о «плохих» формулах. Но их понимание «плохого» довольно ограничено. А десятилетиями до этого мы делали дурацкие ошибки без каких-либо уведомлений.

Лёгкое считывание интерфейса

Пользователь не должен запоминать значение каждого элемента. Вся информация в дизайне должна быть видимой и доступной, а интерфейс унифицированным, например, везде одинаковые пункты меню и поля заполнения.

В то же время Excel: вы когда-то давно использовали формулу — она бы сейчас вам очень подошла. Случайно не помните её? Нет? Тогда посмотрите на этот огромный список с причудливыми названиями и получайте удовольствие.

Эстетичный и минималистичный дизайн

Не используйте информацию, которая не имеет значения или почти не нужна. Каждая единица информации в интерфейсе конкурирует с другой и уменьшает их видимость.

Эм… Excel уже был дико популярен, когда выглядел так:

Почему мы с этим миримся

Разве нет другого, более комфортного способа решить наши проблемы? Нет. Несмотря на откровенную враждебность, электронная таблица полна уникальных качеств.

Представим опыт работы в Excel с самого начала.

Эврика

Это тревожный и сложный путь, на котором всегда возникают новые проблемы и новые решения. Excel позволяет окупить усилия острыми ощущениями. Они опьяняют. Вы чувствуете удовлетворение, когда разбираете сложную задачу. Таблица даёт неисчерпаемый запас «моментов эврики» — и вы уже не можете остановиться.

Вы чувствуете свою статусность, когда прокачиваете навык. Можете управлять данными — и даже расположить к себе коллег, творя чудеса в таблице.

Чему можно научиться

Когда слушаешь историю Даниэля Бриклина — разработчика первой программы для работы с электронными таблицами с визуальным интерфейсом, — поражаешься, как много элементов современного дизайна продукта присутствовало ещё в 1970-х годах.

Он рассказывает о подходе, ориентированном на человека, глубоком понимании проблемы, итеративном создании прототипов и тестировании.

И хотя его принципы понятны нам, приверженцам дизайн-мышления, Бриклин также работал без правил и ограничений. Он свободно следовал ощущениям и делал так, как считал правильным. Даниэль объединил вдохновение, интуицию, решимость и методологии, чтобы реализовать проект.

На выступлении он вспоминает, как в студенческие годы ощущал свои возможности. Обратите внимание, как ключевые черты будущего Excel родились в его воображении:

Это история дизайна, влияние которого вышло далеко за пределы изначальной идеи. Пример Бриклина показывает, чего мы можем достичь, если применять науку, искусство, глубокое понимание проблемы и, конечно, идею, которая приходит раз в жизни.

Перевод подготовила команда pmclub. Подписывайся, мы рассказываем обо всём из мира менеджмента продуктов и проектов.

Изучив возможности приложения, можно
сделать вывод, что оно подходит для
экономистов и бухгалтеров.

Excel – это
табличный процессор, который оснащен
инструментами для создания отчетов,
вычислений, составления диаграмм. Но и
рядовому пользователю для решения
бытовых нужд он пригодится. Эксель –
это средоточие полезных функций.
Программа помогает автоматизировать
рабочий процесс.

При изучении опций
становится понятно, что Microsoft Excel – это
универсальное средство, которое
позволяет:

• работать с различными типами данных;
• выполнять расчеты;
• организовывать дневники и журналы;
• хранить информацию;
• составлять отчеты;
• строить графики и диаграммы;
• создавать схемы и рисунки;
• организовывать списки и базы данных;
• импортировать и экспортировать
  информацию;
• автоматизировать однотипные действия;
• создавать панели управления;
• находить решение математических задач
  и уравнений;
• вести семейный бюджет;
• программировать на встроенном языке
  VBA и т.д.

Интерфейс
программы

Мы
узнали, что такое Эксель, теперь можно
приступать к рассмотрению следующего
вопроса. Как выглядит главное окно
приложения? В MS Excel – это белый лист,
расчерченный в виде таблицы. Минимальная
единица – прямоугольник, называемый
ячейкой (клеткой). Табличная форма –
область создаваемой или редактируемой
книги.

При
рассмотрении интерфейса приложения
пользователей волнует вопрос: «В Excel
что это находится над таблицей?».
Поле, располагающееся слева от пиктограммы
fx, – это строка формул. Предназначена
она для ввода текста, формул, функций,
числовой информации.

В
MS Excel 2007 и выше над строкой формул
размещается лента (панель инструментов
в развернутом виде). Новшество 2007 версии
заключается в наличии круглой кнопки
со значком компании. Кликнув на
пиктограмму, пользователь откроет меню
(аналогичное меню «Файл» в вариации
2003). Справа размещается панель быстрого
доступа. Пользователь настраивает ее
по своему усмотрению. По умолчанию на
ней располагаются кнопки: «Сохранить»,
«Отменить», «Вернуть».

Строка
состояния внизу рабочей области позволяет
менять масштаб, вид страницы.

Лента

В
Эксель 2007 меню отображается в виде
ленты так, что это расположение
пиктограмм и команд удобно для
пользователя. В ранних версиях меню
оформлено в виде панелей инструментов
и строки. Юзер создавал рабочую область
по своему усмотрению, иногда она
становилась слишком громоздкой.

Ориентироваться
в ленте просто: кликнув на вкладку,
пользователь замечает доступные команды.
На каждой вкладке пиктограммы разделены
на блоки.

Если
в нижней части блока отображается
стрелка, то при нажатии на значок
пользователь вызывает диалоговое окно.
Здесь отображается расширенная версия
пунктов меню.

Нововведение
в Excel – наличие галереи.
Оформлена она в виде графического меню,
в котором содержатся образцы (на вкладке
«Главная» – «Стили ячеек»).

Панель
быстрого доступа

При
работе с MS Excel следует изучить: что
это за приложение, как им пользоваться
для автоматизации работы. Для увеличения
работоспособности юзер настраивает
панель быстрого доступа.

Она
находится справа от кнопки «Office».
Пользователь вправе добавить пиктограммы
команд, которые чаще всего используются.
По умолчанию офисный пакет располагает
на панели 3 пиктограммы: «Сохранить»,
«Назад» и «Вернуть». Справа находится
стрелка, раскрывающая список дополнительных
команд.

Панель
быстрого доступа отображается всегда,
независимо от того, какая вкладка
активирована.

Работа
в Excel

Программа
Эксель – это приложение, разработанное
для вычислений (в первую очередь).
Позволяет производить арифметические
действия с внесенной числовой информацией.
Если пользователю нужна таблица для
отображения текста, проще создать объект
в MS Word.

Смена одних компьютерных программ другими — дело вполне привычное и естественное. Впрочем, в каждом правиле есть исключение, и одно из них — программа для управления электронными таблицами Excel. Она была создана компанией Microsoft в 1985 году и с тех пор не теряет популярности. Экономисты пользуются ей в течение 36 лет — да что там, о ней знает практически каждый, кто работал в финансовой сфере или предоставлял консалтинговые услуги. Её используют практически все компании, обеспечивающие деятельность других бизнес-структур. В этом нет ничего удивительно, поскольку составление сложных финансовых моделей через Excel стало общедоступным.

Excel стал первой программой для программирования без кода ещё до того, как родилось это понятие. Его пользователи, по сути, являются непрофессиональными разработчиками, даже не задумываясь об этом. В Excel настолько много возможностей, что стартапы вполне могут создавать новые узкоспециализированные инструменты на базе лишь каких-то из них.

При этом на волне популярности электронных таблиц от Microsoft другие крупные разработчики стали им подражать, что в конечном итоге сформировало у пользователей устойчивые привычки и стереотипы, которые также способствуют его дальнейшей жизни. Да, именно Excel и посвящена эта статья.

Табличные войны: краткая история становления Microsoft Excel

Excel родился в результате конкуренции и был не первым продуктом такого типа. Студенту Дэну Бриклину (Dan Bricklin) понадобилась таблица для тематического исследования. Тогда выбор был невелик — составлять её вручную на листе бумаги или на стационарном компьютере учебного заведения. Оба варианта не были особенно привлекательными, и это натолкнуло молодого человека на мысль создать более удобный инструмент. В 1978 году он презентовал VisiCalc («видимый калькулятор») — первую в мире электронную таблицу. Инновационный продукт оказался востребованным и быстро завоевал популярность.

Двумя годами позже у него появился конкурент — SuperCalc. Тем не менее, VisiCalc устоял, потому что в его продвижении начал участвовать талантливый программист Митч Капор (Mitch Kapor). В 1982-м он стал самостоятельным, основал компанию Lotus и создал свой собственный вариант электронных таблиц под названием «1-2-3». Его продажи быстро стали приносить прибыль в десятки, а потом и сотни миллионов долларов. В том же году компания Microsoft с Биллом Гейтсом во главе выпустила свою первую программу для работы с электронными таблицами Multiplan. Впрочем, конкуренции с детищем Капора она не выдержала.

После поражения команда Гейтса принялась за новый проект по имени Odyssey. Участвовавший в его разработке Дуг Клундер (Doug Klunder) придумал, как выполнять алгоритм вычислений сразу в двух измерениях, что позволило добиться более высокого быстродействия, чем у конкурентов. Этот принцип лёг в основу таблиц Excel, которые мир впервые увидел в 1985 году. Приложение получило несколько отличительных черт. Одна из них — удобная обработка входных данных с моментальным результатом на выходе. Понятное управление позволяет работать с продуктом широкому кругу пользователей.

Ещё одним фактором успеха Excel стало решения Билла наладить сотрудничество со своим конкурентом Стивом Джобсом и выпускать новую разработку исключительно на его компьютерах Macintosh. Благодаря этому она обрела первоначальную известность и стала самой востребованной для работы с таблицами на Мас.

Сейчас Excel заняла практически монопольное положение среди программ, используемых в сфере финансового моделирования, и популярна во многих других отраслях и в рамках Windows — первой операционной системы Microsoft. Всё могло сложиться абсолютно иначе, но карты в отношении Excel легли именно так.

Microsoft Excel можно даже назвать языком программирования

Сейчас трудно подсчитать, сколько именно человек используют Excel, но, по некоторым оценкам, это порядка 750 миллионов человек. Многие из них не являются разработчиками и даже мысленно себя к ним не относят, хотя, по сути, программируют. Размещая формулы в ячейках, они фактически пользуются функциональным языком. Функциональность заключается в том, что при вводе новых входных данных получаются абсолютно точные выходные в независимости от того, что происходит в других разделах. Кроме того, полученные результаты можно использовать как вводные для других функций.

Благодаря возможности связей между функциями программа обрела мощность и гибкость. Да, её нельзя использовать для решения абсолютно любых задач. В то же время обычный пользователь может получить блестящие результаты во многих сферах, не задумываясь о пошаговых вычислениях и других мелочах, поскольку это за него уже сделали разработчики. Например, можно рассчитать внутреннюю норму доходности на инвестиции, не зная конкретной формулы. С каждым обновлением механизм работы таблиц становится быстрее и проще, но простота не означает отсутствие самого факта программирования со стороны обывателя.

Более того, тех, кто используют Excel, можно причислить к программистам полного стека, то есть к тем, кто выполняет всю работу сам. Это вполне объяснимо, поскольку нередко только один сотрудник в компании обладает полным объёмом информации для построения конкретной финансовой модели — у других свои задачи.

Кроме того, можно создавать базы данных, списки дел, счета-фактуры, управлять проектами, эффективно вести бухгалтерский учёт, отслеживать ошибки, выстраивать стратегии взаимоотношений с клиентами и многое другое. Да, Microsoft Excel — это действительно нечто во многих отношениях.

Многие не видят будущего без существования Microsoft Excel

Программе пророчат долгое будущее, и дело не только в её функциональности. В данном случае важно также учитывать особенности человеческой психики и формирование ментальной модели. То есть многим пользователям удобно работать с тем, что уже есть под рукой, даже если появляются более удобные инструменты. В таких вопросах наблюдается инерция мышления — людям свойственно отдавать предпочтение тому, что они хорошо знают. Если поставить на полку «Никомахову этику» Аристотеля, а рядом расположить философские размышления современников, большинство выберут признанного классика.

Так продолжается из поколения в поколение. Если вернуться к аналогии с философскими трудами, все больше новых авторов пишут свои произведения на основе давно признанных, надеясь, что их творения проживут так же долго, но Аристотель в итоге не придаётся забвению. Так же и с Microsoft Excel.

Не стоит сбрасывать со счетов и так называемый эффект Линди. Согласно данной теории, если какая-то разработка или технология существует достаточно долго, то она может просуществовать как минимум ещё столько же. В данном случае речь идёт про ещё 36 лет жизни Excel, и с каждым годом этот срок будет пропорционально увеличиваться. Продукт продолжает создавать сетевой эффект: одни пишут под него плагины, другие берут его за основу в своих разработках. Да, именно так и создаются традиции. Microsoft Excel остаётся одной из них, и предпосылок для изменения данного факта попросту нет.

Microsoft Excel — не всесильный инструмент, но это временно

Microsoft Excel используется для построения финансовых моделей и других подобных вычислений. Приложение хорошо зарекомендовало себя в бизнес-кругах и задействовано, большей частью, именно там. Но, несмотря на то, что возможности для маневров и создания сложных структур у пользователей довольно велики, до полноценного языка программирования продукт, конечно же, не дотягивает. Он не может решить абсолютно все задачи, как это делают наиболее популярные сейчас языки Python и Javascript. Тем не менее, в скором времени программа может сравняться по возможностям даже с ними.

Excel formulas, the world’s most popular programming language, is now Turing-complete. Go check it out! https://t.co/qkw3Bmt1gp— Satya Nadella (@satyanadella) February 9, 2021

Генеральный директор Microsoft, Сатья Наделла (Satya Nadella), недавно недвусмысленно намекнул именно на это. Он сообщил, что Excel теперь полный по Тьюрингу — то есть ограничений впредь не будет. Повышение функциональности приложения и его гибкости могут стать возможными благодаря использованию платформы бессерверных вычислений LAMBDA. Не исключено, что в будущем пользователи начнут всё активней задействовать новые возможности и реализовывать ранее недоступные задачи. Если у Microsoft получится сделать все это ещё и достаточно простым, ценность Excel заметно вырастет.

Как Microsoft Excel повлиял на современную ИТ-индустрию

Продукт, просуществовавший 36 лет, не мог не оказать влияние на индустрию создания программ для управления электронными таблицами и стал вдохновителем для многих разработчиков. Периодически конкуренты выпускают нечто подобное, стараясь отбить у лидера часть рынка. Наиболее яркий пример — «Google Таблицы», однако пальму первенства у Microsoft не удалось отобрать даже поисковому гиганту. Из-за своей гибкости Excel остаётся фаворитом для большинства финансистов. Предприниматели продолжают с его помощью выстраивать и оптимизировать сложные рабочие процессы

Тем не менее, имеющиеся в Microsoft Excel ограничения привели к тому, что некоторые предприимчивые программисты начали разделять функции программы на отдельные элементы. Проще говоря, они наблюдали за тем, как применяют функционал приложения пользователи, подмечали, чего не хватает, и думали, как это можно реализовать в узконаправленном софте. Так и стали появляться специализированные инструменты, направленные на решение определённых задач. Они не обладали гибкостью и функциональностью вдохновителя, но для конкретной цели подходили куда лучше.

В результате появилась целая отрасль, черпающая идеи из популярного продукта Microsoft. На этом смогли заработать сотни стартапов, разработавших программное обеспечение для корпоративной среды. Тенденция сохраняется и сейчас, специализированные компании фактически выслеживают своих потенциальных клиентов в таблицах Excel, обращая внимание на возникающие у них затруднения. В этой индустрии вращается порядка полутриллиона долларов, поэтому многие хотят получить свой кусок от этого практически безразмерного пирога. В дальнейшем желающих будет становиться только больше.

Подводя итоги: про Microsoft Excel вряд ли все скоро забудут

Вдохновитель целой индустрии продолжает держаться на плаву, несмотря на все потуги распилить его и утопить. Microsoft отвечает молодым компаниям, пытающимся превзойти её зрелое детище, новыми обновлениями, в которых учитываются прежние недостатки. По мнению некоторых аналитиков, именно то, что многие пытаются разделить Excel на обособленные функции, помогает его выживанию. Разработчики видят, что можно улучшить и отсекают то, что мешает. С каждым годом растёт функционал и повышается гибкость.

Программа позволяет своим пользователям творить самостоятельно и почти без ограничений, а они, в свою очередь, платят ей симпатией и способствуют формированию положительного мнения у сообщества. Появляются очередные подражатели, рождаются все новые волны сетевых эффектов, круг замыкается, и Excel продолжает жить. Кроме того, не стоит забывать, что настолько укрепившийся на рынке разработчик как Microsoft не дремлет и попросту не допустит появления действительно опасного нового конкурента.

Статья написана на основе материала Not Boring.

Приложение Microsoft Excel поставляется как часть подписки на Office. Инструмент популярен среди руководителей проектов, владельцев бизнеса, гигантов и независимых подрядчиков.

Кроме того, вы можете использовать бесплатные шаблоны Excel, чтобы упростить управление проектами. Возникает вопрос: используете ли вы Excel для управления своими проектами или для экономии времени? Узнайте о семи основных плюсах и минусах использования Excel для управления проектами.

Нет сомнений в том, что Excel является ведущим приложением для регистрации и визуализации данных. Компания правит рынком уже 34 года. Следующие причины делают Excel отличным инструментом для управления проектами:

1. Лучше всего подходит для простых и единичных проектов.

Excel – правильный инструмент, если вы работаете только над одним проектом за раз и имеете небольшую группу участников проекта. Microsoft предлагает бесплатные шаблоны , такие как Планировщик проектов Ганта в Excel.

Когда вы откроете Excel , нажмите « Создать» , а затем выполните поиск по запросу « Планировщик проектов Ганта» . Чтобы создать книгу Excel, щелкните шаблон .

2. Большая экономия времени и денег.

Excel – это всего лишь один инструмент, который вам нужен для выполнения различных задач в ваших внештатных или бизнес-проектах. Таким образом, вам не нужно вкладывать средства в дополнительные покупки программного обеспечения. Более того, если члены команды уже знают, как использовать Excel, вы также экономите время на обучении новым инструментам.

3. Хранение данных в комплексных электронных таблицах

В Excel у вас есть возможность хранить данные проекта непосредственно в базах данных. Вы можете получить доступ или восстановить определенные данные проекта из одного места, управляя задачами проекта.

Вы также можете создавать подробные электронные таблицы в книге Excel для хранения миллионов данных для анализа больших данных. Вы можете управлять данными с помощью нескольких сочетаний клавиш и выделять важные данные, связанные с методологией разработки проекта.

4. Списки дел и сроки проекта

Если вам нужно распространить интерактивные списки дел среди товарищей по команде, вы можете использовать Excel, чтобы сэкономить деньги на дополнительных приложениях. Интерактивный пользовательский интерфейс позволяет создавать списки задач, используя строки и столбцы. Вы также можете интегрировать таблицы Excel в веб-портал, MS Word и Microsoft OneDrive для облегчения доступа.

Чтобы получить подробный график проекта и высокоуровневую дорожную карту проекта, вы можете использовать Excel для создания всеобъемлющей временной шкалы проекта.

5. Мгновенный отчет о данных проекта с помощью одного инструмента

В Excel доступно множество функций отчетности, которые вы можете эффективно использовать. В основном вы можете использовать таблицу Excel (Ctrl + T) , сводную таблицу (Alt + N + V) , Power Pivot и т. Д. Вы также можете интегрировать такие отчеты в Powerpoint для представления аудитории. Для этой цели вы можете использовать шаблон Blue Sales Report.

6. Графики, диаграммы и 3D-карты

Когда вы представляете клиенту отчет о выполнении проекта, вы можете сделать визуализацию данных привлекательной, вставив графики, диаграммы и 3D-карты. Вы можете получить доступ к бесплатным линейным диаграммам, кольцевым диаграммам, круговым диаграммам, радарным диаграммам, биржевым диаграммам, пузырьковым диаграммам и т. Д. Без необходимости платить за какие-либо дополнительные услуги.

7. Простые шаблоны для планирования работы

Руководители проектов или фрилансеры используют шаблоны Excel для составления графиков работы . Вы можете легко отслеживать в Excel следующее:

• Время, потраченное членами команды.
• Время, потраченное на задачи проекта.
• Оставшееся время для завершения проекта.
• Приближение сроков реализации проекта.

Слабые стороны Excel очевидны, когда вашей команде нужно заниматься проектом, выходящим за рамки простого, собственного и небольшого. При использовании Excel вы столкнетесь с несколькими проблемами:

1. Сотрудничество непродуктивно

Когда вы управляете задачами проекта и расписаниями в файле Excel, становится сложно сотрудничать с другими. Необходимо реализовать сложные формулы, заблокировать ячейки и настроить общий доступ к сети.

2. Меньшее количество вариантов обновления проекта в реальном времени.

В Excel реализация обновления статуса в реальном времени минимальна и неоднозначна. Чтобы интегрировать файлы Excel с веб-порталами или приложениями для разработки проектов, вам и вашей команде потребуются продвинутые навыки работы с Excel и создание сценариев VBA. Эти ручные подходы не во всех случаях приводят к удовлетворительным результатам.

3. Отсутствие функции мгновенного общения.

Чтобы работать с файлом управления проектом в Excel, вам нужно будет настроить встречи с командой с помощью сторонних приложений, таких как Skype, Google Meet, Microsoft Teams, Zoom и т. Д. Поэтому вам может потребоваться заплатить за дополнительные приложения для общения. .

4. Препятствия на пути к обеспечению целостности данных

Одним из основных препятствий при управлении проектами с помощью Excel является контроль версий файлов. Если участники получат полный доступ к файлу, возникнет конфликт из-за одновременного редактирования. Для обеспечения целостности данных вам потребуются сложные формулы, условное форматирование и отслеживание изменений.

5. Менее эффективное управление проблемами

Несмотря на то, что существует шаблон Excel для отслеживания и управления проблемами, процесс по-прежнему выполняется вручную. Обновление каждого поля требует слишком много времени. У вас также нет возможности связать определенные проблемы с сегментом проекта.

Обновление вручную – рискованная задача, так как любые неуместные данные могут привести к значительным потерям рабочего времени. Следовательно, вам нужны инструменты автоматического отслеживания проблем для управления проектами.

6. Плохое время и управление командой

В Excel вы можете в основном создавать строки и подстроки для определения задач и подзадач проекта. Вам также необходимо выполнить форматирование ячеек и цветовое кодирование.

Из-за того, что эта работа выполняется вручную, вам придется посвятить значительную часть своего рабочего времени вводу данных, а не фактической разработке проекта. В конечном итоге это задерживает сроки реализации проекта и увеличивает бюджет проекта.

Меньше совместной работы и больше ручного ввода могут деморализовать команду. Эффективное управление командой практически невозможно в Excel, и вам нужно специальное приложение для управления проектами.

7. Отсутствие выделенного пользовательского интерфейса и функций.

Самый очевидный недостаток Excel заключается в том, что он не специализируется на управлении проектами. В нем отсутствуют важные функции пользовательского интерфейса, такие как:

• Автоматический ввод задачи.
• Создание подзадачи.
• Постановка задачи.
• Отслеживание прогресса.
• Зависимости.
• Комментирование задачи.
• Свяжите статус проекта с инструментами разработки.
• Отметка о завершении проекта.

Большинство шаблонов Excel для управления проектами являются временными. Приложение не может помочь менеджерам проектов или фрилансерам полностью раскрыть свой потенциал.

Экономия затрат обычно компенсируется потерей продуктивного времени и дополнительными расходами на приложения для встреч и обмена сообщениями. Данные проекта, которыми вы делитесь с другими членами команды по электронной почте или на внешних носителях, создают множество рисков для безопасности.

Excel – неоспоримый инструмент для управления проектами, который предлагает множество преимуществ. Если у вас небольшая команда, Excel может показаться вам хорошим инструментом. Однако, если вам нужен искусственный интеллект, простой пользовательский интерфейс и взаимодействие с командой, попробуйте бесплатные профессиональные приложения для управления проектами.