Excel не проверяет орфографию автоматически

Чтобы проверить орфографию в тексте на листе, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Орфография.

Совет: Кроме того, можно нажать клавишу F7.

Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.

• Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.

• Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.

• Чтобы проверить орфографию в строке формул, выделите соответствующие слова.

Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, содержащих формулы.

1. На вкладке Обзор нажмите Правописание или нажмите F7 на клавиатуре.

   Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.

2. Выполните любое из описанных ниже действий.

   Задача	Необходимые действия
   Замена слова	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
   Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.
   Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Игнорировать.
   Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Пропустить все.

Проверка орфографии в текстовом редакторе MS Word — замечательная штука. Однако в «побратиме ворда», табличном редакторе MS Excel, этого добра явно не хватает. Причина конечно простая — таблицы предполагают сокращения, аббревиатуры и т.п. вещи, которые любая автоматическая проверка орфографии неизбежно «завернет». Тем не менее, это не повод расстраиваться. Потому что на практике, возможность включить в MS Excel проверку орфографии все-таки есть. Вернее, не проверку, а автозамену заведомо неправильно введенных слов и популярных опечаток.

Включаем русский язык в MS Excel

Самое смешное и одновременное грустное в этой истории, это то, что по умолчанию функция автозамены опечаток в MS Excel включена. Но по какой-то странной причине, на 9 из 10 проверенных мной офисных пакетов, языком для автозамены по умолчанию в MS Excel был английский.

Поэтому, первым делом проверим как дела обстоят у нас. Открываем «Файл», «Параметры», и на вкладках слева, выбираем «Язык».

Ну конечно, как я и думал. Не смотря на то, что про английский здесь не сказано ни слова, по умолчанию используется явно не русский. Укажем программе, что она не права. Выберите в списке русский язык и нажмите кнопку «Назначить» под текстовым полем в обоих окошках. Теперь проблема решена. Осталось нажать «Ок» и перезапустить MS Excel, чтоб изменения вступили в силу.

Включаем проверку орфографии (вернее исправление ошибок) в MS Excel

Теперь с чистым сердцем снова запускаем MS Excel и вновь открываем окно настроек «Параметры». Нас интересует вкладка «Правописание».

Нас больше всего интересует кнопка «Параметры автозамены». Наибольший интерес здесь представляет вкладка «Автозамена». Здесь можно внести одно косметическое изменение: в русском языке названия дней недели не пишутся с большой буквы, эту галочку можно без угрызений совести снять.

Если же вам часто приходится иметь дело с сокращениями (сокращ.), то лучше снять и галочку с пункта «Делать первые буквы предложений прописными», иначе MS Excel будет «исправлять» вас после каждой точки.

Если с этим покончено, смотрим на самое интересное — на длинный список внизу, состоящий из двух столбиков. В левом помещены сокращения и опечатки, а в правом — на что они будут заменяться автоматически при вводе. Список довольно большой, однако, разумеется не полный и содержит только часто встречающиеся слова.

В моем примере выше «сабаку» на «собаку» он не заменит если ему не помочь. Мне это, к счастью, сделать не сложно — я ввожу в таблицу пару значений: правильное-неправильное слово и нажимаю «Добавить». Теперь все готово, можете проверять — достаточно набрать в ячейке «неправильное» слово и нажать Enter, как оно тотчас бдет заменено на правильное.

Не только исправление опечаток, но и автозамена!

Если вы успели заметить, список автозамены MS Excel можно использовать не только для исправления опечаток, но и для упрощения ввода длинных, часто используемых и устоявшихся выражений.

Например, я пишу в столбце слева аббревиатуру РФ, а справа — её расшифровку: Российская Федерация. Теперь мне достаточно ввести в ячейку всего две буквы, чтобы Excel автоматически «додумал» за меня всю «загаданную» фразу. Таким образом можно заранее определить фамилии/имена/должности сотрудников, адреса, наименования ведомств, и вообще, любую информацию, которая уместится в текстовую строчку.

Те, кто работал в текстовом редакторе MS Word, видели красное подчеркивание, появляющееся при неправильном написании слов или опечатке. К сожалению, в MS Excel эта функциональность сильно отсутствует. Понятно, что всевозможные сокращения, сокращения и другие варианты написания слов в измененной форме могут ввести программу в заблуждение и автоматически дать неверные результаты. Несмотря на это, эта функция присутствует и может быть использована.

Устанавливаем русский язык по умолчанию

Автоматическое исправление опечаток и орфографических ошибок по умолчанию включено, но в программе есть проблемы иного порядка. При проверке документов в автоматическом режиме в 9 из 10 случаев программа реагирует на неправильные английские термины. Почему так происходит и как это исправить, попробуем разобраться дальше:

1. В верхней части панели нажмите кнопку «Файл» и нажмите ссылку «Параметры».
2. Выберите «Язык» из списка слева».
3. В следующем окне настройки языковых параметров есть два элемента настройки. В первом «Выбор языков редактирования» видно, что язык по умолчанию — русский.

Если по какой-то причине вы предпочитаете английский (США) для работы с документами, вам необходимо произвести замену, активировав строку с языковыми предпочтениями и нажав подсвеченную кнопку «По умолчанию».

Далее спускаемся к пункту «Выбор языков интерфейса и справка». Здесь по умолчанию, как видите, установлен язык интерфейса Microsoft Windows и, для справки, язык интерфейса.

надо заменить на русский. Вы можете сделать это одним из следующих способов: Щелкните строку «Русский язык» и нажмите кнопку «По умолчанию» внизу или щелкните активную кнопку со стрелкой вниз.

Осталось только принять, нажав «ОК». Появится окно с рекомендацией перезапустить программу, чтобы изменения вступили в силу. Принимаем и перезапускаем в ручном режиме.

После перезапуска программа должна автоматически сделать русский язык основным.

На этом настройка не заканчивается, и вам необходимо выполнить несколько дополнительных шагов:

• В только что запущенном приложении снова перейдите в «Файл» и откройте «Параметры».
• Далее нас интересует инструмент «Орфография». Активируем открытие окна, нажав на линию ЛКМ.
• Найдите строку «Параметры автозамены…» и щелкните по ней ЛКМ.

• Перейдите в открывшееся окно, в котором нужно активировать столбец «Автозамена» (как правило, он активируется при открытии окна).
• В пункте «Показать кнопки для параметров автоматической коррекции» мы находим эту функцию включенной. Здесь для удобства работы с таблицами рекомендуется отключать различные функции, например «Делать первые буквы предложений с большой буквы» и «Ставить названия дней с большой буквы».

Объяснение от специалиста! Поскольку в русском языке дни недели не пишутся с заглавной буквы, вы можете отменить выбор этой строки. Также стоит отметить, что нет смысла писать первые несколько букв предложения с большой буквы, так как работа с таблицами предполагает постоянные сокращения. Если вы оставите галочку на этом элементе, после каждой точки в сокращенном слове программа отреагирует и исправит слово с ошибкой.

Спустимся ниже и увидим, что в этом окне интерфейса также есть список слов с автоматическим исправлением. Слева предлагаются варианты слов с ошибками, а справа — варианты их исправления. Конечно, этот список нельзя назвать полным, но все же основные слова с ошибками в нем присутствуют.

В верхней части расположены поля для ввода искомых слов. Например, напишем «машына». Программа автоматически предложит слово автокоррекции в левом поле. В нашем случае это «машина». Также возможно, что слова в предложенном словаре не отображаются. Затем вам нужно будет вручную ввести правильное написание и нажать кнопку «Добавить» ниже. На этом настройка завершена, и вы можете приступить к запуску автоматической проверки орфографии в Excel.

Запуск автоматической проверки орфографии

После составления таблицы и записи всей необходимой информации возникает необходимость проверки орфографии текста. Для этого вам необходимо выполнить следующий список действий:

• Если вам нужно проверить только часть текста, выберите тот, который нужно проверить. Если нет, вам не нужно выделять текст.
• Вверху программы найдите инструмент «Обзор».
• Затем в пункте «Орфография» найдите кнопку «Орфография» и щелкните по ней ЛКМ.

• Откроется окно с просьбой продолжить проверку орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
• После того, как инструмент найдет слово с ошибкой, появится диалоговое окно со словом, в котором, согласно расписанию, была допущена ошибка.

• В разделе «Варианты» выберите правильное слово и нажмите «Заменить», если в тексте есть только одно из этих слов, или «Заменить все», если есть вероятность, что выбранное слово появится несколько раз.

Примечание специалиста! Обратите внимание и на другие элементы справа. Если вы уверены, что слово написано правильно, необходимо выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Кроме того, если вы уверены, что слово написано с ошибкой, вы можете запустить «Автозамену». В этом случае программа автоматически заменит все слова. Есть еще пункт «Добавить в словарь». Это необходимо для автоматического добавления слов, которые вы часто пишете с опечаткой.

Заключение

Как бы хорошо вы ни владели русским языком, никогда нельзя быть полностью уверенным в правильности написанного текста. Человеческий фактор предполагает совершение различного рода ошибок. Особенно в этом случае MS Excel предлагает инструмент проверки орфографии, который можно использовать для исправления слов с ошибками.

Когда работаешь много, то неизбежны ошибки. В конце концов не ошибается тот, кто ничего не делает. Исправить ошибки поможет проверка орфографии в Excel.

Скачайте файл тут. Я преднамеренно сделала несколько глупых ошибок, чтобы показать, как работает проверка орфографии в Excel. Откройте файл.

По окончании урока вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь

Шаг 1. Находим команду «Параметры» (Файл → Параметры):

Шаг 2. Отмечаем в диалоговом окне нужные режимы:

Я всегда отмечаю «Русский: требовать точного использования ё». Но в официальных документах «ё» не обязательно и это очень обедняет письменную речь.

2. Диалоговое окно «Орфография»

Шаг 1. Запускаем диалоговое окно «Орфография» (лента Рецензирование → группа команд Правописание → команда Орфография):

После выполнения команды может появится окно:

Окно появляется в том случае, если ваш курсор находится в любом месте листа. Отсюда следует очень интересный вывод:

Для выделенного диапазона A4:C9 проверка начинается с ячейки A4. Ячейка A3 с ошибочным словом «Касета для СD» выпадает из операции «Проверка орфографии в Excel»

Шаг 2. Изучаем диалоговое окно «Орфография»

1. Пропустить (Ignore Once) – игнорировать ошибку в данном месте.
2. Пропустить все (Ignore Аll) – не воспринимать данное слово как ошибку по всему листу.
3. Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь программы, чтобы в дальнейшем оно не воспринималось как ошибочное.
4. Заменить (Change) – заменить ошибочное слово на то, которое выбрано в поле Варианты.
5. Заменить все (Change Аll) – заменить ошибочное слово во всех местах по тексту на элемент списка, выбранный из поля Варианты.
6. Автозамена (Autocorrect) – добавление ошибочного слова вместе с правильным словом из поля Варианты в функцию Автозамены для того, чтобы в дальнейшем такая ошибка автоматически исправлялась на правильный вариант.
7. Это не команда, а поле Варианты, в котором вам предлагаются варианты замены ошибочного слова

3. Проверка орфографии в Excel

Шаг 1. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Наиминование» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово «Касета».

Шаг 2. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Касета» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово и так далее

Исправляем таким образом ошибки, пока не доберемся до слова «Безбарьерная». Чаще всего я работаю с техническими текстами, а технические термины в словарь не занесены. В результате весь документ подчеркнут красной волнистой чертой. Почему я вспомнила про Word?

4. Внесение слова в словарь

Как видите, проверка орфографии в Excel предлагает нам вариант «Безбарьерная

Шаг 1. Добавляем слово в словарь

А теперь посмотрим на наш словарь.

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Настраиваемые словари» (Файл → Параметры Word → Правописание → Настраиваемые словари):

Шаг 3. Отмечаем словарь «RoamingCustom.dic (по умолчанию)»:

Как видите, в моем словаре довольно приличное количество специальных терминов, которые офисные программы без моего вмешательства в словари отмечали, как ошибки. Но эти слова я добавлялf, работая в других офисных программах.

В диалоговом окне «RoamingCustom.dic (по умолчанию)» вы можете добавлять слова, удалять одно слово или все слова разом. Не пренебрегайте работай со словарём, тем более, что это не обременительно.

Когда вы закончите проверять орфографию, то будет выведено сообщение о том, что проверка орфографии в Excel закончена:

Назначить проверку орфографии можно простым нажатием функциональной клавиши F7.

Теперь вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь