Excel навигация по таблице

В процессе работы с большими и сложными таблицами с десятками столбцов и тысячами строк очень сильно поможет такой инструмент в Excel как «Представления». Выполнять визуальный анализ, данный в больших таблицах с помощью полос прокрутки – весьма неудобно. Очень сложно точно находить сильно отдаленные диапазоны от начала таблицы.

Инструменты перемещения по ячейкам в Excel

Главным инструментом для навигации по рабочем листе Excel являться инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Найти и выделить»-«Перейти». Он так же доступен по нажатию клавиши F5 или комбинации клавиш CTRL+G.

В появившемся окне «Переход» вводим в поле ввода «Ссылка:» адрес ячейки и нажимаем ОК. В результате чего курсор молниеносно перемещается на ячейку по заданному адресу. Если указать ссылку на диапазон, то курсор не только переместиться по указанному адресу, а и выделит этот диапазон:

Похожим способом можно воспользоваться с помощью поля имен, которое находиться на против строки формул. Непосредственно в поле «Имя» введите адрес ячейки или диапазона ячеек и нажмите клавишу Enter. Результат будет аналогичным.

Первым преимуществом инструмента «Перейти» является кнопка «Выделить», которая вызывает дополнительные возможности выделения для целых групп ячеек на рабочем листе Excel:

Второе преимущество инструмента перейти заключается в том, что он умеет вести историю переходов в поле «Перейти к:». Нам не нужно повторно вводить адрес ячейки куда мы ходим переместит курсор. Достаточно выбрать его из списка уже совершенных переходов двойным щелчком мышки.

С другой стороны, если мы закроем файл документа рабочей книги Excel, то история переходов исчезнет. А поле имен все-таки лучше использовать для присвоения имен диапазонам ячеек.

Все же оба эти инструмента ограничивают нас в навигации по большим таблицам, постоянным вводом адресов для новых ячеек или диапазонов. На практике все не так уж и просто. Пользователи Excel часто могут шибаться в адресации интересующих нас данных. Поэтому рассмотрим альтернативное решение.



Представление как инструмент перемещения по диапазонам ячеек

Воспользуемся инструментом «Представления» для навигации по таблицах с большим объемом данных. Для этого:

1. Перейдите на диапазон той части таблицы, к которому часто приходиться переходить курсором. А потом выберите инструмент: «ВИД»-«Режимы просмотра книги»-«Представления».



2. В появившемся диалоговом окне «Представления» нажмите на кнопку «Добавить». Появиться новое окно «Добавление представления».



3. В поле «Имя:» введите название (например, «Оборотные активы») для этого представления данных на рабочем листе и нажмите ОК.



4. Таким же самым образом создайте представление для другого интересующего вас диапазона данных большой таблицы.

Теперь в диалоговом окне «Представления» можно переключаться между видами этих диапазонов данных:

Даже если мы полностью закроем эту рабочую книгу, то при следующем открытии все представления будут сохранены и доступны для работы. Это очень удобно!

Полезные советы! Чтобы быстро возвращаться в начало рабочего листа из любого режима представления, достаточно нажать комбинацию горячих клавиш CTRL+HOME.

Читайте также: Как сохранить фильтр в Excel используя представления данных?

Навигация по листам Excel реализовывается если нажать правой кнопкой мышки по стрелкам переключения между листами в нижнем левом углу:

Вызывается окно «Переход к листу текущей книги», в котором находиться список названий листов. Щелкунов двойным щелчком мышки по названию листа в списке мы переходим на этот же лист делая его активным. Максимальное количество листов в Excel ограничивается максимальным объемом оперативной памяти. Это может быть более чем 1000. Поэтому самими стрелками и ярлычками сложно выполнить навигацию по такому количеству рабочих листов.

Просмотров:
791

Навигация по таблице Excel в целом ни чем не отличается от переходов по ячейкам на рабочем листе. Основное отличие заключается только в том, что Excel воспринимает таблицу как отдельный целый элемент. Это хорошо ощущается при перемещении курсора выделения по ячейкам с помощью клавиатуры.

Навигация

Как это выглядит на практике. Установим курсор на крайний левый столбец таблицы любой строки, кроме последней, пусть это будет ячейка J3 таблицы с рисунка выше. Если сейчас нажать стрелку вправо на клавиатуре, курсор переместится в позицию K3 и выйдет за пределы таблицы. Если из той же позиции J3 нажать клавишу Tab то курсор переместится в ячейку А4. Это произойдет именно потому что таблица воспринимается как единое целое. Клавиша Tab не смещает курсор в сторону, а переводит его в следующий логический элемент выделенного объекта. Если бы у нас была не таблица, нажатие клавиши Tab переводило бы курсор из ячейки J3 в ячейку K3. Так как в этом случае объектом бы являлся весь рабочий лист.

Переход клавишой TAB

Кроме того интересным с точки зрения Excel является поведение таблицы при нажатии клавиши Tab из последней ячейки таблицы. То есть из последнего столбца последней строки. Так как передвигать курсор внутри таблицы больше некуда, а передвигать надо. То в этом случае автоматический добавляется новая строка к таблице и курсор переходит в первый столбец новой строки. Строка не просто будет добавлена к таблице, а на рабочий лист будет добавлена новая строка. Часть которой станет новой строкой таблицы.

Выделение мышкой

Интересная особенность выделения целой строки или столбца таблицы. Обычным поведением для Excel является выделение всего столбца или строки при нажатии левой кнопки мыши на заголовке.  Выделить всю строку или столбец таблицы сразу, можно подведя курсор мыши к  верхней границе столбца или левой границе строки. Теперь если нажать левую кнопку мыши будет выделена вся строка или столбец данных, обратите внимание что именно данных, если таким способом пытаться выделить столбец, то заголовки в выделение не попадут. Однако повторное нажатие мыши на верхней границе столбца приведет к выделению столбца таблицы с заголовком.

Если начало таблицы расположено в ячейке А1 нужно обращать внимание на положение курсора мыши при выделении. Небольшое смещение вверх или влево и Excel будет воспринимать нажатие левой кнопки мыши как выделение строки или столбца рабочего листа. Таким образом, первое нажатие на верхней границе таблицы выделяет столбец без заголовка, второе нажатие выделяет столбец с заголовком, однако если курсор мыши сместится еще выше, оказавшись на названии столбца то нажатие левой кнопки мыши, приведет к выделению всего столбца рабочей книги.

Выделение всей таблицы

Аналогично для выделения всей таблицы, необходимо перевести указатель мыши на верхнюю левую границу таблицы и нажать левую кнопку мыши. Обратите внимание, что при выделении столбца курсор мыши должен принять вид черной стрелки направленной вниз, при выделении строки курсор будет выглядеть как черная стрелка направленная вправо, а при выделении таблицы как черная стрелка направленная вниз вправо. Ну и конечно есть сочетания, на клавиатуре позволяющие выделять строки, столбцы и таблицу целиком, при этом выделение будет производиться относительно выделенной ячейки таблицы, ячейка при этом не обязательно должна быть выделена в первой строке или левом столбце. Для выделения столбца необходимо нажать Ctrl+пробел, выделение столбца происходит так же как при выделении мышкой, первое нажатие сочетания клавиш выделяет столбец данных, второе столбец данных с заголовком, Shift+пробел выделяет строку и обычное сочетание Ctrl+A выделяет всю таблицу, но первое нажатие сочетания Ctrl+A выделяет все данные таблицы без заголовков, повторное нажатие выделит всю таблицу с заголовками.

Иногда нам приходится работать не с большими, а с по-настоящему ГИГАНТСКИМИ таблицами MS Excel — особенно хорошо меня поймут те кто работает с прайсами поставщиков всевозможных продуктов и комплектующих. Они то знают, что значит заработать мозоль на пальце от колеса прокрутки мыши. Ещё бы — найти где начинается нужный блок товаров далеко не всегда удается с первой попытки, а в масштабах рабочего дня, эти рутинные операции отнимают просто неисчислимую уйму времени.

Что же делать в такой ситуации? Можно виртуозно научится владеть инструментами поиска по документу, а можно позаботится обо всем заранее и создать для него пользовательскую навигацию.

Пользовательская навигация в MS Excel

Предположим в моей «большой таблице» два блока или раздела и в ходе работы мне все время приходится скакать туда-сюда между ними. Для начала неплохо было бы подготовится, поэтому я создаю в своем документе что-то вроде простейшего навигационного меню.

Напротив каждого раздела своей таблицы я прописываю слово «Наверх», а в самом верху документа создаю полный список разделов. «Навигационный» столбец можно скрывать когда он не используется (выделить столбец, щелкнуть на его заголовке правой кнопкой мыши и выбрать «Скрыть») и включать когда он необходим (вместо «скрыть» выбираем «Показать»).

Ссылки в MS Excel

Что за навигация без гиперссылок? Мы так привыкли, что подобные ссылки ведут исключительно на какой-то сайт, что часто забываем про их функционал. Пришло время вспоминать!

Сначала озаботимся кнопками «Наверх» — все они будут работать одинаково и отсылать пользователя при нажатии на них в самый верх страницы, к основному навигационному меню (поэтому имеет смысл провести описываемую ниже операцию один раз, а потом просто скопировать получившуюся ссылку в другие места документа).

Выделяем ячейку со словом «Наверх» и щелкаем правой кнопкой мыши вызывая контекстное меню. Выбираем пункт «Гиперссылка» и ждем пока откроется окно «Вставка гиперссылки».

На панели справа выбираем пункт «Место в документе», а затем смотрим на текстовое поле «Введите адрес ячейки». По умолчанию в нем стоит значение «А1» (то есть самая первая ячейка в таблице). Ничего не меняем и просто нажимаем кнопку «Ок». Окно пропадает, а слово «Наверх» в документе окрашивается в синий цвет и выделяется подчеркиванием. Поздравляю — первая навигационная ссылка создана!

Нажмите на неё левой кнопкой мыши и MS Excel немедленно перенесет нас к ячейке «А1», то есть на самый верх таблицы.

Дальше уже дело техники — также как раньше выделяем строку «Второй блок», вызываем окно «Гиперссылка», переходим на вкладку «Место в документе» и пишем в текстовом поле адрес ячейки к которой нужно перейти.

В моем случае ячейка с записью «Второй блок» имеет адрес В135 — указываем его и нажимаем «Ок».

Ссылка вставлена.

Похожим образом проходим по всем пунктам импровизированного навигационного меню и наслаждаемся результатом — больше никаких унылых блужданий по документу в в поисках нужных данных. Один щелчок мыши и вы у цели.

Я вставил новые строки в таблицу и навигация сломалась!

Верно подмечено — навигация созданная нами выше «вещь в себе» — она работает правильно только до тех пор, пока вы не изменили исходную таблицу. Если добавить новые или удалить старые строки, изменятся адреса ячеек и как следствие — ссылки останутся, но будут ссылаться на совсем другие данные.

Что же делать? Использовать имена ячеек.

Когда вы выделяете нужную ячейку — обратите внимание на левый верхний угол, где отображается её текущее имя и по совместительств — адрес. Щелкните в это поле мышью, введите с клавиатуры какой-нибудь осмысленный заголовок и нажмите Enter — выбранной ячейке присвоится собственное имя.

Теперь вновь откройте окно создания гиперссылок и обратите внимание: только что созданное нами имя ячейки присутствует в списке в правой части этого окна («Определенные имена«).

Не вводя ничего в текстовое поле с адресом ячейки щелкните левой кнопкой мыши по созданному имени и нажмите кнопку «Ок». Отныне ваша ссылка никуда не убежит даже если вы решите добавить в таблицу сразу целый раздел — она ссылается уже не на адрес, а на имя ячейки, которое можно изменить только вручную.

p.s. Кстати говоря, используя именованные ячейки можно обойтись и без ссылок — просто выбирайте в выпадающем списке интересующее вас имя ячейки и программа сразу же перекинет вас к её месту расположения. Мне правда метод описанный в статье кажется более наглядным и потому более простым.