Excel наклейка на конверт - Word и Excel - помощь в работе с программами

Создание и печать почтовых наклеек для списка адресов в приложении Excel

Excel для Microsoft 365 Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Еще…Меньше

Если вы хотите отправить массовую рассылку в список адресов, который ведется в электронной таблице Microsoft Excel, вы можете использовать слияние почты Microsoft Word. В процессе слияния создается лист почтовых наклеев, который можно распечатать, а каждая наклейка на листе содержит адрес из списка.

Чтобы создать и распечатать почтовые наклейки, сначала нужно подготовить данные на листе в Excel, а затем использовать Word для настройки, организации, просмотра и печати наклеек.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке данных для слияния. Проверьте следующее:

Имена столбцов в электронных таблицах совпадают с именами полей, которые нужно вставить в наклейки.
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
Данные почтового индекса правильно отформатированы в электронных таблицах, чтобы Word правильно читал значения.
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться при слиянии, хранится на локальном компьютере.
Изменения и дополнения электронной таблицы будут внесены перед ее подключением к документу слияния в Word.

Примечание: Вы можете импортировать данные из таблицы Excel, импортировать данные из файла данных с разделительными запятами (.csv) или текстового файла (.txt) и создать новую таблицу с помощью мастера импорта текста.
Дополнительные сведения см. в теме Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Когда таблица будет готова, храните ее на своем компьютере. Затем откройте Word и выполните действия, которые необходимо предпринять, чтобы напечатать наклейки для списка рассылки.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Microsoft Office позволяет печатать конверты по отдельности или как массовое слияние. Это невероятно ценно для компаний, которым необходимо добавить брендинг и другие пользовательские элементы в обширный список рассылки.

Вот как вы можете печатать на конверте в Microsoft Excel. Помните, что вам нужны Microsoft Word и Excel, чтобы сделать эту работу. Этот метод должен работать независимо от того, используете ли вы пакет Microsoft на ПК с Windows или Mac.

Шаг 1: Создайте свой список рассылки

Первый шаг — создать список получателей, которым вы будете отправлять почту. Вы можете пропустить этот шаг, если вам нужно напечатать только один или два конверта. Однако этот шаг важен для тех, кто работает с большими списками рассылки.

Чтобы создать свой список рассылки:

Откройте Microsoft Excel.
Создайте новую электронную таблицу со следующими столбцами: Имя, Фамилия, Адрес, Штат, Страна, Почтовый индекс. Импортируйте свои контакты в электронную таблицу, добавив эту информацию в соответствующие столбцы. Этот документ станет вашим главным списком рассылки.

Проверка ваших адресов на этом этапе важна, чтобы не тратить время и деньги на печать старых или неверных данных.

Шаг 2: Создайте свой конверт

Далее вам нужно подготовить шаблон конверта в Microsoft Word. Это документ, который вы настроите для заполнения адресами получателей при автоматической печати.

Для этого:

Откройте пустой документ в Microsoft Word.
Выберите вкладку «Рассылки».

Щелкните Конверты.

Теперь укажите, какого размера должны быть ваши конверты. Для этого выберите значок предварительного просмотра.

На вкладке «Параметры конверта» выберите раскрывающееся меню «Размер конверта».

Выберите нужный размер конвертов. Word содержит наиболее распространенные размеры конвертов, но вы можете указать свой собственный размер, щелкнув Пользовательский размер.

Затем выберите «Шрифт…» рядом с полем «Адрес доставки» или «Адрес возврата», чтобы установить нужный шрифт для обоих параметров.

Выберите ОК.

Последний шаг — добавить брендинг и пользовательские элементы, если хотите. Для этого нажмите Добавить в документ. Это откроет конверт как обычный документ Word, поэтому отредактируйте его, как обычно.

Примечание. Вы можете использовать образец адреса в текстовом поле адреса доставки, чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш конверт при печати. Для предварительного просмотра конверта щелкните Предварительный просмотр результатов на ленте.

Шаг 3: Установите подачу принтера

Следующий шаг — сообщить Microsoft Word, как работает подача вашего принтера. Это гарантирует, что ваши конверты будут напечатаны правильно, со всеми элементами в правильной организации.

Чтобы установить подачу принтера:

Щелкните Рассылки > Конверты.

Выберите Параметры.

Перейдите на вкладку «Параметры печати».

В окне «Метод подачи » выберите ориентацию конверта, который будет подаваться в принтер. Мы рекомендуем выбрать метод, при котором конверт граничит с краем лотка подачи, поскольку это облегчит размещение конверта в принтере. Обратите внимание, что адреса доставки и возврата будут смещены, если ваш конверт расположен неправильно.

Выберите Лицевой стороной вверх или Лицевой стороной вниз, чтобы указать, какой стороной вверх вы будете загружать конверт.

Щелкните Вращение по часовой стрелке, чтобы повернуть дизайн конверта по своему усмотрению.

Если в вашем принтере несколько лотков подачи, щелкните раскрывающееся меню в разделе «Подача из», чтобы выбрать правильный лоток.

Шаг 4: Запустите слияние и свяжите свой список рассылки

Пришло время начать слияние почты. Это позволит Microsoft Word автоматически добавлять имена и адреса из вашего источника данных списка адресов.

Для этого:

В Word щелкните Рассылки > Начать слияние > Конверты.

Перейдите на вкладку «Параметры конверта». Дважды проверьте настройки в диалоговом окне «Параметры конверта» и добавьте обратный адрес. Когда все будет готово, нажмите OK.
Щелкните Файл > Сохранить, чтобы сохранить шаблон конверта.

Щелкните Рассылки > Выбрать получателей > Использовать существующий список. Если вы печатаете только на один конверт, выберите «Ввести новый список». Аналогичным образом, если ваши контакты уже сохранены в Microsoft Outlook в виде списка рассылки, вы можете выбрать «Выбрать из контактов Outlook».

Выберите электронную таблицу Microsoft Excel и подтвердите выбор.

Если необходимо отредактировать какие-либо адреса, вы можете выбрать «Редактировать список получателей», чтобы изменить их.

Щелкните Блок адреса на ленте. Это окно покажет вам, как будет выглядеть ваш адресный блок со вставленными данными. В левой части находится список вариантов того, как будут напечатаны имя и адрес.

Выберите вариант, а затем выберите ОК.

Шаг 5: Распечатайте конверты

Если все выглядит правильно, пришло время завершить слияние и распечатать адреса на ваших конвертах. Для этого:

Выберите «Готово и объединить», затем «Печать документов»…

Наконец, убедитесь, что установлен флажок «Все», и выберите «ОК».

Убедитесь, что настройки принтера верны и ваши конверты правильно выровнены, затем снова нажмите OK. Теперь ваш принтер должен начать печатать ваши конверты.

Примечание. Word также позволяет создавать и печатать этикетки, если вы предпочитаете использовать почтовые этикетки вместо печати непосредственно на конвертах. Вы можете добавить сведения в диалоговом окне меток адресов, щелкнув Рассылка > Ярлыки. Вы также можете использовать слияние почты для создания нескольких ярлыков.

Не забывайте штампы

К сожалению, вы не можете печатать конверты, используя только Excel. Тем не менее, благодаря сочетанию MS Word и Excel процесс печати конвертов невероятно прост. С помощью этого руководства у вас должна быть готова к отправке следующая партия почты в кратчайшие сроки. Не забудьте оплатить почтовые расходы!

Источник

Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.

Касательно адреса мои рассуждения были такие:
Есть 2 примера:
132150, г. Москва, а/я12.
125130, город Москва, проезд Мостовой, дом 2, корпус 4, помещение V, комната 123

Мы левую часть, то есть 6 знаков индекса отправляем в соответствующие поля на конверте, а все что после индекса — в поле адрес с сохранением последовательности символов и знаков.

Дело в том, что по предыдущему примеру 368810,, г. Москва, ул. Академика Лазарева, д.14, корпус 6, владение 2 теряется «владение 2», что на практике может оказаться критично. Думаю если бы шло простое копирование строки до последнего символа после индекса в поле адреса, данные ошибки были бы исключены.

Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.

Сообщение Спасибо за корректировки, действительно пробел мешал склонению.

Источник

Печать конвертов используя Excel и Word

Сегодня, автор Эрик Паттерсон (Eric Patterson), Program Manager команды Excel, описывает, как использовать таблицы Excel в качестве источника для слияния. Это инструмент позволяющий повысить производительность при отправки поздравительных открыток! 🙂 Эрик писал это до праздников, но, к сожалению, я был вне офиса, и получил этот пост только сейчас. Все равно это будет полезно.

В это время года я занимаюсь подготовкой к отправке поздравительных открыток своим друзьям и семье. Мне приходится делать это в большом количестве. Я храню большинство моих адресов в Excel в виде таблицы — Имя, Фамилия, Адрес, Город, Штат и Почтовый индекс. Книги выглядит так:

Возможно вы, как и я, не держите свой список адресов в актуальном состоянии, и не часто печатаете конверты. У меня есть ряд адресов, которые я помню, но существуют другие, которые мне нужно перепроверить, прежде чем печатать их. Учитывая сколько всего мне нужно будет сделать при подготовке к праздникам я хочу начать это делать уже сейчас.

Выберите ячейку в пределах диапазона, содержащего адреса, например ячейку B2.
На закладке Insert кликните кнопку Table
Появится диалог с просьбой указать диапазон ячеек, содержащие адреса, и заголовок вашей таблицы. Убедитесь, что все правильно, и нажмите кнопку ОК.
К диапазону ячеек теперь будет применен стиль таблицы и появится выпадающее меню в верхней части каждой колонки, которые предоставляют возможность сортировки и фильтрации.

Присвоение имени таблице
Excel позволяет определять имена, которые применяются к диапазону ячеек в таблице. Это имя будет автоматически обновляться, когда таблица будет изменятся. Например когда будут добавляться или удаляться данные. В данном случае это полезно, потому что я хочу добавить и удалить адреса в процессе печати конвертов.

Чтобы определить имя, нажмите кнопку «Define Name» на закладке Formula.
В диалоговом окне New Name введите имя Addresses и диапазон ячеек ваших адресов (B$2:$G$15 в данном случае)

Нажмите на OK, чтобы создать имя

Сверка адресов
После того как моя Таблица создана, и ей присвоено имя, я начинаю перебирать адреса, чтобы подтвердить, какие из них являются правильными. Для этого я добавляю новую колонку в таблицу этого года. Просто наберите 2008 в ячейке H2. Таблица и имя, которое мы определили будет расширяться автоматически. Если у вас есть новые колонки, то можете что-то вписать в колонке чтобы указать, является ли адрес правильный. Я использовал «Y» в моем списке.

Сортировка списка
Далее я хочу разделить таблицу на 2 части, одна для подтвержденных адресов и одна для тех, которые нуждаются в обновлении.

Щелкните на выпадающем списке в колонке 2008

Нажмите «Sort A to Z» и нажмите кнопку «ОК»

Отсортированная таблица выглядит следующим образом:

Разделение таблиц
Описанные выше действия создали книгу, которая содержит таблицу. Таблица называется (Addresses). Это имя присвоенное диапазону ячеек. Осталось показать, как осуществить слияние (merge) в Word для создания конвертов.

Запустите Microsoft Word
На закладке Mailings выберите Start Mail Merge / Envelopes

Выберите соответствующий размер конверта и нажмите кнопку ОК
Выберите Use Existing List из выпадающего списка Select Recipients

Выберите свой файла адресов в диалоговом окне Select Data Source и нажмите кнопку Open

Выберите Defined Name, «Addresses» в диалоговом окне Select Table и нажмите кнопку ОК

Документ Word теперь подключен к таблице в Excel.

Добавление адресных блоков и предварительный просмотр
Далее вы можете добавить адресный блок на ваш конверт и просмотреть результат.

На вкладке Mailings нажмите Address Block , чтобы добавить блок адресов
Расположите блок адресов, где хотите на конверте, добавив возврат каретки, выравнивание по центру и т.д.
Для предварительного просмотра того, как все будет выглядеть, нажмите » Preview Results «.
Вы также можете использовать другие команды в окне предварительного просмотра Preview Results для поиска получателей или перемещаться по адресам.
Если все выглядит хорошо, вы можете нажать на выпадающий список Finish & Merge для печати конвертов.
В диалоговом окне Merge to Printer я советую начинать с текущей записи (выбрать Current record), чтобы убедиться, что ваш конверт спозиционирован правильно.

Подсказка: обрежьте обычный лист бумаги под размер конверта и введите маркировку для отображения местоположения, а затем используйте его в течение нескольких тестовых прогонах.

Когда вы добьетесь правильной печати, вы можете сказать распечатать наборы из 10 конвертов, учитывая время печати принтера, с помощью ввода From __ To: __ в диалоге Merge to Printer.

Как закончить работу с конвертами?
Что касается проверки большего количества ваших адресов, или если вы хотите отправить открытку кому-то, кого не было в вашем первоначальном списке, выполните следующие действия:
Сначала вам необходимо очистить адреса, которые вы уже напечатали. Для начала я скопировал всю таблицу на другой лист под названием «Printed» (распечатанные), затем очистил содержимое ячеек в оригинальной таблице, оставив заголовки.
Далее я копирую адреса с листа «NeedAddresses» и вставляю их прямо под заголовками на лист «ReadyToPrint», таблица с определенным именем Addresses будет расширина.
Более подробная информация о создании почтовых наклеек в Excel и Word.

Posted by Joseph Chirilov

Источник

Adblock
detector

Источник

Сегодня, автор Эрик Паттерсон (Eric Patterson), Program Manager команды Excel, описывает, как использовать таблицы Excel в качестве источника для слияния. Это инструмент позволяющий повысить производительность при отправки поздравительных открыток! Эрик писал это до праздников, но, к сожалению, я был вне офиса, и получил этот пост только сейчас. Все равно это будет полезно.

Создание таблицы

Выберите ячейку в пределах диапазона, содержащего адреса, например ячейку B2.
На закладке Insert кликните кнопку Table
Появится диалог с просьбой указать диапазон ячеек, содержащие адреса, и заголовок вашей таблицы. Убедитесь, что все правильно, и нажмите кнопку ОК.
К диапазону ячеек теперь будет применен стиль таблицы и появится выпадающее меню в верхней части каждой колонки, которые предоставляют возможность сортировки и фильтрации.

Чтобы определить имя, нажмите кнопку «Define Name» на закладке Formula.
В диалоговом окне New Name введите имя Addresses и диапазон ячеек ваших адресов (B$2:$G$15 в данном случае)

Нажмите на OK, чтобы создать имя

Щелкните на выпадающем списке в колонке 2008

Нажмите «Sort A to Z» и нажмите кнопку «ОК»

Отсортированная таблица выглядит следующим образом:

Запустите Microsoft Word
На закладке Mailings выберите Start Mail Merge / Envelopes

Выберите соответствующий размер конверта и нажмите кнопку ОК
Выберите Use Existing List из выпадающего списка Select Recipients

Выберите свой файла адресов в диалоговом окне Select Data Source и нажмите кнопку Open

Выберите Defined Name, «Addresses» в диалоговом окне Select Table и нажмите кнопку ОК

Документ Word теперь подключен к таблице в Excel.

На вкладке Mailings нажмите Address Block , чтобы добавить блок адресов
Расположите блок адресов, где хотите на конверте, добавив возврат каретки, выравнивание по центру и т.д.
Для предварительного просмотра того, как все будет выглядеть, нажмите » Preview Results «.
Вы также можете использовать другие команды в окне предварительного просмотра Preview Results для поиска получателей или перемещаться по адресам.
Если все выглядит хорошо, вы можете нажать на выпадающий список Finish & Merge для печати конвертов.
В диалоговом окне Merge to Printer я советую начинать с текущей записи (выбрать Current record), чтобы убедиться, что ваш конверт спозиционирован правильно.

Posted by Joseph Chirilov

Перевод:
Екатерина Бондаренко, Михаил Даньшин
http://danshin.ms

Источник: ИТ Блог

Источник

Trying to print labels, envelopes, greeting cards, or anything else beyond standard letter-sized documents can be frustrating. It’s easy to make a mistake and end up with a page of labels you can’t use. If you have had this experience, you are far from alone; many people find this a difficult task. To be sure, it is one that takes a little practice and knowledge of the right process. Learn more with a course that teaches these and other basics of programs that offer help with this task, such as this course appropriate for beginning and intermediate level Excel users.

Programs like Excel and Word make the process easier by offering features that help you fill out your labels and preview them before you print. With Word, for example, you can use templates to print on a wide variety of labels and envelope sizes. You can print just one envelope or label if you want, or you can print a whole stack of envelopes or sheets of labels for mass mailings. You can choose font types and sizes, customize your layout, and even add images.

You will need to know the type of envelope or label you are using to use these features in Excel and Word. You can enter the size of label, for example, or the product number from the manufacturer of the label. This is a great feature that removes the guesswork from printing your labels and helps ensure that you can print them right the first time.

You will also need to know your printer. Should you feed the sheet of blank labels in face down or face up, and in which direction should they be rotated? Word can help you figure this out; that’s one reason to involve Word when printing labels from Excel.

Printing Labels

There basically two ways to print labels from Excel: using Word, and not using Word. The instructions for using Word to print labels with data from an Excel spreadsheet seem a little more complicated to the average new user, but the steps are simple and can be learned by anyone, especially with the assistance of a course designed to teach the basics of Excel to users of all skill levels.

Print Labels from Excel Using Word

One of the ways in which you can print labels from Excel is by using a Word mail merge. By using Word to create a mail merge, and linking this to an Excel list, you can turn data from your worksheet, namely the names and addresses of your customers, into printable labels for mailing.

To do this, begin by setting up the data in Excel that you wish to use in the mail merge. Then, save and close the workbook. Open Word, and under Tools, hover over Letters and Mailings and then click Mail Merge Wizard. Here you can select the document type, so for mailing labels, you would want to select Labels first, and then under Label Options you can choose the kind of labels you wish to print, including their specific type and size.

Next, click Use an Existing List under Select Recipients, and click Browse. At this point you can choose the saved Excel workbook that contains the relevant data. Find and click on your list in the Select Table dialog box. Check the box that says First Row of Data Contains Column Headers. Click OK.

You will see a place in the Mail Merge Recipients Dialog Box where you can click on any column labels from your worksheet that correspond with the Word identifiers also shown. This step makes it easier to insert your data into the documents. You can also choose Edit Recipient List and select the recipients you wish to include if you are including only certain recipients in your mail merge.

The rest of the process is simple as the Wizard walks you through each step, including adding recipient information, previewing, personalizing, saving, and printing or emailing the documents. Keep in mind that you won’t be able to open the Excel workbook while it is open in Word. There is an option in the Wizard for editing the list; use this if you need to make changes.

For more information on this and Excel’s many other functions, check out a comprehensive course in Excel that covers everything you need to know about navigating the program. And Word itself has many more features than most casual users realize. To master Microsoft Word, there are excellent available courses that teach you all about the program, such as Microsoft Word 2013 Tutorial.

Print Labels from Excel without Word

It is also possible to create labels in Excel without using Word, although most users find that they prefer the Word method once they become familiar with the process. If, for some reason, you need to print labels straight from Excel without using Word, you can accomplish this by following these steps.

Start your spreadsheet and enable Macros.
Paste your data into cell 1A. This will work with single column data only.
Press CTRL + e to start the macro; choose “3” for the number of columns you want – this will work with the 5160 Avery labels that are so common.
Set your margins to “custom margins” and choose 0.5 for the top and bottom and 0.21975 for the left and right margins.
Finally, choose “Fit all Columns on One Page” for the scaling. This will space out your data properly so that you can print it onto the labels.

Although Word offers more features and a slightly more user-friendly experience for printing labels, there are some instances where it is necessary to be able to print the labels directly from Excel. You won’t enjoy as many customization options this way, but it will get your labels printed in a pinch, or if all you require is plain white standard labels. For more information on printing labels as well as the numerous other features of Microsoft Excel and Word, check out a course like The Ultimate Microsoft Office 2013 Training Bundle.

Источник