Перейти к содержимому
Предположим такую ситуацию:
Вы создали опросник (чек-лист) в программе «Excel» и хотите, чтобы люди, которым Вы отправили чек-лист для заполнения, внесли данные во все ячейки.
Проверка исправности инженерных систем |
|
| Инженерные системы: | Исправность: |
| Электрика | Исправен |
| Сантехника | Неисправен |
| Кровля | |
| Фасад | Не знаю |
| Двери | |
| Отопление | |
| Окна |
Чтобы обратить внимание человека на незаполненные (пустые) ячейки нужно их покрасить в яркий привлекающий внимание цвет (выполнить заливку пустых ячеек).
Хотя, такая заливка является частным случаем условного форматирования, не каждый пользователь «Excel» может сразу сориентироваться и выполнить требуемую операцию.
Рассмотрим, каким образом выполняется такое условное форматирование для пустых ячеек «Эксель».
- Необходимо выделить ячейки, которые должен заполнить человек.
Выделение ячеек в чек-листе - Кликнуть по кнопке «Условное форматирование» на вкладке «Главная» панели инструментов.
Правила выделения ячеек - Выбрать пункт «Правила выделения ячеек» => «Другие правила».
- В открывшемся окне выбрать пункт «Форматировать ячейки, которые содержат…».
- Далее выбрать условие «Пустые» и указать формат таких ячеек. Например: установить заливку красного цвета.
Создание нового правила заливки - После нажать «ОК»
Результат заливки пустых ячеек
Теперь незаполненные (пустые) ячейки таблицы будут залиты красным цветом, и человек вносящий данные в чек-лист обязательно обратит на них внимание.
Содержание
- Процедура изменения цвета ячеек в зависимости от содержимого
- Способ 1: условное форматирование
- Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»
- Вопросы и ответы
При работе с таблицами первоочередное значение имеют выводимые в ней значения. Но немаловажной составляющей является также и её оформление. Некоторые пользователи считают это второстепенным фактором и не обращают на него особого внимания. А зря, ведь красиво оформленная таблица является важным условием для лучшего её восприятия и понимания пользователями. Особенно большую роль в этом играет визуализация данных. Например, с помощью инструментов визуализации можно окрасить ячейки таблицы в зависимости от их содержимого. Давайте узнаем, как это можно сделать в программе Excel.
Процедура изменения цвета ячеек в зависимости от содержимого
Конечно, всегда приятно иметь хорошо оформленную таблицу, в которой ячейки в зависимости от содержимого, окрашиваются в разные цвета. Но особенно актуальна данная возможность для больших таблиц, содержащих значительный массив данных. В этом случае заливка цветом ячеек значительно облегчит пользователям ориентирование в этом огромном количестве информации, так как она, можно сказать, будет уже структурированной.
Элементы листа можно попытаться раскрасить вручную, но опять же, если таблица большая, то это займет значительное количество времени. К тому же, в таком массиве данных человеческий фактор может сыграть свою роль и будут допущены ошибки. Не говоря уже о том, что таблица может быть динамической и данные в ней периодически изменяются, причем массово. В этом случае вручную менять цвет вообще становится нереально.
Но выход существует. Для ячеек, которые содержат динамические (изменяющиеся) значения применяется условное форматирование, а для статистических данных можно использовать инструмент «Найти и заменить».
Способ 1: условное форматирование
С помощью условного форматирования можно задать определенные границы значений, при которых ячейки будут окрашиваться в тот или иной цвет. Окрашивание будет проводиться автоматически. В случае, если значение ячейки, вследствие изменения выйдет за пределы границы, то автоматически произойдет перекрашивание данного элемента листа.
Посмотрим, как этот способ работает на конкретном примере. Имеем таблицу доходов предприятия, в которой данные разбиты помесячно. Нам нужно выделить разными цветами те элементы, в которых величина доходов менее 400000 рублей, от 400000 до 500000 рублей и превышает 500000 рублей.
- Выделяем столбец, в котором находится информация по доходам предприятия. Затем перемещаемся во вкладку «Главная». Щелкаем по кнопке «Условное форматирование», которая располагается на ленте в блоке инструментов «Стили». В открывшемся списке выбираем пункт «Управления правилами…».
- Запускается окошко управления правилами условного форматирования. В поле «Показать правила форматирования для» должно быть установлено значение «Текущий фрагмент». По умолчанию именно оно и должно быть там указано, но на всякий случай проверьте и в случае несоответствия измените настройки согласно вышеуказанным рекомендациям. После этого следует нажать на кнопку «Создать правило…».
- Открывается окно создания правила форматирования. В списке типов правил выбираем позицию «Форматировать только ячейки, которые содержат». В блоке описания правила в первом поле переключатель должен стоять в позиции «Значения». Во втором поле устанавливаем переключатель в позицию «Меньше». В третьем поле указываем значение, элементы листа, содержащие величину меньше которого, будут окрашены определенным цветом. В нашем случае это значение будет 400000. После этого жмем на кнопку «Формат…».
- Открывается окно формата ячеек. Перемещаемся во вкладку «Заливка». Выбираем тот цвет заливки, которым желаем, чтобы выделялись ячейки, содержащие величину менее 400000. После этого жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
- Возвращаемся в окно создания правила форматирования и там тоже жмем на кнопку «OK».
- После этого действия мы снова будем перенаправлены в Диспетчер правил условного форматирования. Как видим, одно правило уже добавлено, но нам предстоит добавить ещё два. Поэтому снова жмем на кнопку «Создать правило…».
- И опять мы попадаем в окно создания правила. Перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле данного раздела оставляем параметр «Значение ячейки», а во втором выставляем переключатель в позицию «Между». В третьем поле нужно указать начальное значение диапазона, в котором будут форматироваться элементы листа. В нашем случае это число 400000. В четвертом указываем конечное значение данного диапазона. Оно составит 500000. После этого щелкаем по кнопке «Формат…».
- В окне форматирования снова перемещаемся во вкладку «Заливка», но на этот раз уже выбираем другой цвет, после чего жмем на кнопку «OK».
- После возврата в окно создания правила тоже жмем на кнопку «OK».
- Как видим, в Диспетчере правил у нас создано уже два правила. Таким образом, осталось создать третье. Щелкаем по кнопке «Создать правило».
- В окне создания правила опять перемещаемся в раздел «Форматировать только ячейки, которые содержат». В первом поле оставляем вариант «Значение ячейки». Во втором поле устанавливаем переключатель в полицию «Больше». В третьем поле вбиваем число 500000. Затем, как и в предыдущих случаях, жмем на кнопку «Формат…».
- В окне «Формат ячеек» опять перемещаемся во вкладку «Заливка». На этот раз выбираем цвет, который отличается от двух предыдущих случаев. Выполняем щелчок по кнопке «OK».
- В окне создания правил повторяем нажатие на кнопку «OK».
- Открывается Диспетчер правил. Как видим, все три правила созданы, поэтому жмем на кнопку «OK».
- Теперь элементы таблицы окрашены согласно заданным условиям и границам в настройках условного форматирования.
- Если мы изменим содержимое в одной из ячеек, выходя при этом за границы одного из заданных правил, то при этом данный элемент листа автоматически сменит цвет.
Кроме того, можно использовать условное форматирование несколько по-другому для окраски элементов листа цветом.
- Для этого после того, как из Диспетчера правил мы переходим в окно создания форматирования, то остаемся в разделе «Форматировать все ячейки на основании их значений». В поле «Цвет» можно выбрать тот цвет, оттенками которого будут заливаться элементы листа. Затем следует нажать на кнопку «OK».
- В Диспетчере правил тоже жмем на кнопку «OK».
- Как видим, после этого ячейки в колонке окрашиваются различными оттенками одного цвета. Чем значение, которое содержит элемент листа больше, тем оттенок светлее, чем меньше – тем темнее.
Урок: Условное форматирование в Экселе
Способ 2: использование инструмента «Найти и выделить»
Если в таблице находятся статические данные, которые не планируется со временем изменять, то можно воспользоваться инструментом для изменения цвета ячеек по их содержимому под названием «Найти и выделить». Указанный инструмент позволит отыскать заданные значения и изменить цвет в этих ячейках на нужный пользователю. Но следует учесть, что при изменении содержимого в элементах листа, цвет автоматически изменяться не будет, а останется прежним. Для того, чтобы сменить цвет на актуальный, придется повторять процедуру заново. Поэтому данный способ не является оптимальным для таблиц с динамическим содержимым.
Посмотрим, как это работает на конкретном примере, для которого возьмем все ту же таблицу дохода предприятия.
- Выделяем столбец с данными, которые следует отформатировать цветом. Затем переходим во вкладку «Главная» и жмем на кнопку «Найти и выделить», которая размещена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В открывшемся списке кликаем по пункту «Найти».
- Запускается окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Прежде всего, найдем значения до 400000 рублей. Так как у нас нет ни одной ячейки, где содержалось бы значение менее 300000 рублей, то, по сути, нам нужно выделить все элементы, в которых содержатся числа в диапазоне от 300000 до 400000. К сожалению, прямо указать данный диапазон, как в случае применения условного форматирования, в данном способе нельзя.
Но существует возможность поступить несколько по-другому, что нам даст тот же результат. Можно в строке поиска задать следующий шаблон «3?????». Знак вопроса означает любой символ. Таким образом, программа будет искать все шестизначные числа, которые начинаются с цифры «3». То есть, в выдачу поиска попадут значения в диапазоне 300000 – 400000, что нам и требуется. Если бы в таблице были числа меньше 300000 или меньше 200000, то для каждого диапазона в сотню тысяч поиск пришлось бы производить отдельно.
Вводим выражение «3?????» в поле «Найти» и жмем на кнопку «Найти все».
- После этого в нижней части окошка открываются результаты поисковой выдачи. Кликаем левой кнопкой мыши по любому из них. Затем набираем комбинацию клавиш Ctrl+A. После этого выделяются все результаты поисковой выдачи и одновременно выделяются элементы в столбце, на которые данные результаты ссылаются.
- После того, как элементы в столбце выделены, не спешим закрывать окно «Найти и заменить». Находясь во вкладке «Главная» в которую мы переместились ранее, переходим на ленту к блоку инструментов «Шрифт». Кликаем по треугольнику справа от кнопки «Цвет заливки». Открывается выбор различных цветов заливки. Выбираем тот цвет, который мы желаем применить к элементам листа, содержащим величины менее 400000 рублей.
- Как видим, все ячейки столбца, в которых находятся значения менее 400000 рублей, выделены выбранным цветом.
- Теперь нам нужно окрасить элементы, в которых располагаются величины в диапазоне от 400000 до 500000 рублей. В этот диапазон входят числа, которые соответствуют шаблону «4??????». Вбиваем его в поле поиска и щелкаем по кнопке «Найти все», предварительно выделив нужный нам столбец.
- Аналогично с предыдущим разом в поисковой выдаче производим выделение всего полученного результата нажатием комбинации горячих клавиш CTRL+A. После этого перемещаемся к значку выбора цвета заливки. Кликаем по нему и жмем на пиктограмму нужного нам оттенка, который будет окрашивать элементы листа, где находятся величины в диапазоне от 400000 до 500000.
- Как видим, после этого действия все элементы таблицы с данными в интервале с 400000 по 500000 выделены выбранным цветом.
- Теперь нам осталось выделить последний интервал величин – более 500000. Тут нам тоже повезло, так как все числа более 500000 находятся в интервале от 500000 до 600000. Поэтому в поле поиска вводим выражение «5?????» и жмем на кнопку «Найти все». Если бы были величины, превышающие 600000, то нам бы пришлось дополнительно производить поиск для выражения «6?????» и т.д.
- Опять выделяем результаты поиска при помощи комбинации Ctrl+A. Далее, воспользовавшись кнопкой на ленте, выбираем новый цвет для заливки интервала, превышающего 500000 по той же аналогии, как мы это делали ранее.
- Как видим, после этого действия все элементы столбца будут закрашены, согласно тому числовому значению, которое в них размещено. Теперь можно закрывать окно поиска, нажав стандартную кнопку закрытия в верхнем правом углу окна, так как нашу задачу можно считать решенной.
- Но если мы заменим число на другое, выходящее за границы, которые установлены для конкретного цвета, то цвет не поменяется, как это было в предыдущем способе. Это свидетельствует о том, что данный вариант будет надежно работать только в тех таблицах, в которых данные не изменяются.
Урок: Как сделать поиск в Экселе
Как видим, существует два способа окрасить ячейки в зависимости от числовых значений, которые в них находятся: с помощью условного форматирования и с использованием инструмента «Найти и заменить». Первый способ более прогрессивный, так как позволяет более четко задать условия, по которым будут выделяться элементы листа. К тому же, при условном форматировании цвет элемента автоматически меняется, в случае изменения содержимого в ней, чего второй способ делать не может. Впрочем, заливку ячеек в зависимости от значения путем применения инструмента «Найти и заменить» тоже вполне можно использовать, но только в статических таблицах.
Skip to content
В этой статье вы найдете 13 примеров как изменить цвет фона ячеек в зависимости от значения в Excel 2016, 2013 и 2010. Кроме того, вы узнаете, как использовать формулы Excel для изменения цвета пустых ячеек или ячеек с ошибками в формулах.
Всем известно, что изменить цвет фона отдельной ячейки или диапазона данных в Microsoft Excel легко, просто нажав кнопку « Цвет заливки » 
. Но что, если вы хотите изменить цвет фона всех ячеек с определенным значением? Более того, что если нужно, чтобы он изменялся автоматически вместе с изменениями значения ячейки? Далее в этой статье вы найдете ответы на эти вопросы и получите несколько полезных советов, которые помогут вам выбрать правильный метод для каждой конкретной задачи.
- Цветовые шкалы и гистограммы.
- Как можно использовать значки?
- Как выделить с ячейки с текстом?
- Изменяем цвет ячеек с числами.
- Изменение цвета ячейки по начальным буквам.
- Выделяем ячейки, содержащие более 1 слова.
- Выделение лишних пробелов.
- Подсветка дат и сроков.
- Как скрыть содержимое ячейки по условию?
- Подсветка ячеек с формулами.
- Выделение пустых ячеек либо с ошибками.
- Подсветка недопустимых значений.
- Меняем вид ячейки в зависимости от прочих ячеек.
Ранее мы уже рассмотрели, как создать правило условного форматирования. Рекомендую ознакомиться с этим материалом. Ссылку на него вы можете найти в конце этой статьи.
А сейчас на простых примерах мы рассмотрим, как в Excel можно автоматически выделить цветом интересующие нас данные.
Цветовые шкалы и гистограммы.
Ваши показатели в таблице могут быть гораздо более наглядными, если сопроводить их диаграммой. Просто выберите необходимый стиль, как это показано на рисунке ниже.
Думаю, с настройками вы сами разберетесь, несмотря на их большое количество. Но согласитесь, что получается весьма информативно и красиво. Гораздо легче получается ориентироваться в большом количестве цифр.
Еще одна полезная возможность – использование цветовой шкалы. Здесь вы можете установить, как будет меняться оттенок фона по направлению от меньшего к большему.
Чем более насыщенный и темный фон, тем больше число в таблице. Как видите, здесь легко определить, какие товары и когда продаются лучше всего.
Как можно использовать значки?
А вот еще один интересный вариант, при помощи которого можно наглядно показать динамику изменений показателей. К примеру, у нас есть отчет о состоянии исполнения каких-то проектов или заданий. Как обычно, выполнение показано в процентах. Можно попробовать этим процентам придать больше наглядности.
Итак, вновь переходим в меню. Думаю, мы это уже умеем делать 😊. Далее выбираем первый пункт (1) – форматировать на основании значений. Далее в меню «Стиль формата» (2) ищем пункт «Наборы значков». Выберите тот набор, который вам больше нравится. (3) Далее устанавливаем правила для каждого значка. Думаю, здесь для вас ничего сложного не будет. Я установил границы в 25,50 и 75 процентов (4). Здесь же вы можете выбрать индивидуальное оформление каждого значка.
Результат вы видите на картинке вверху. При желании можете активировать соответствующий чекбокс, чтобы показывать только значок без числа.
Как выделить с ячейки с текстом?
Если нам нужно изменить цвет ячейки в зависимости от того, содержится в ней текст или число? Действуем по прежней схеме.
Выделяем A1:B10, затем щелкнем на вкладке Главная —
– Создать правило – Использовать формулу.
Она будет выглядеть так:
=ЕТЕКСТ(A1)
Функция ЕТЕКСТ проверяет на наличие именно текста. Если условие выполнено, клетка будет закрашена.
Просто, не правда ли?
Изменяем цвет ячеек с числами.
Как закрасить ячейку с числом по условию? Мы должны изменить цвет ячейки в зависимости от значения в определенной клетке таблицы Эксель.
Естественно, действуем по стандартной схеме: выделяем область форматирования, затем используем выражение:
=СЧЁТЕСЛИ(A3;$A$1)=1
Содержимое A1 подставляется в качестве условия в формулу СЧЕТЕСЛИ. Результатом может быть только ноль или единица. А единица соответствует логическому ИСТИНА. Вот тогда-то и применяется установленный нами формат (в нашем случае – белый шрифт на синем фоне). И так перебираем все содержимое нашего диапазона.
Подобное выделение можно производить по столбцу, чтобы привлечь внимание к определенным цифрам (например, процент выполнения плана продаж). И, что важно, условие можно менять динамически – для этого не нужно корректировать никакие формулы, достаточно просто изменить текст условия в нужной клетке таблицы.
Изменение цвета ячейки по начальным буквам.
При помощи этой функции даже можно организовать своего рода поиск по словам в таблице. Чаще всего фамилию мы ищем по начальным буквам. Сделаем так, чтобы позиции с текстом, начинающимся с определенных букв, подсвечивались.
Определим, где мы будем выделять найденное – в A3:F19. Далее в правиле условного форматирования используем выражение:
=ЛЕВСИМВ(A3;ДЛСТР($A$1))= $A$1
Поясним, как это работает. В A1 находится условие поиска – первые несколько букв слова. При помощи ДЛСТР($A$1) определяем длину этой строки, то есть сколько букв в ней. Затем при помощи функции ЛЕВСИМВ в каждой из ячеек нашего диапазона берем рассчитанное ранее количество букв начиная с первой слева, и сравниваем с A1. То есть, «отрезаем» слева кусочек такой же длины, как А1, и сравниваем с ним. Если есть совпадение, тогда выделяем их.
Как видите, совершенно не сложно, но может быть достаточно полезным.
Выделяем ячейки, содержащие более 1 слова.
Немного усложним предыдущее задание. Первоначальный порядок действий – то же, что и ранее. Вся хитрость заключается в применении специальной формулы, при помощи которой мы выделим текст, состоящий более чем из 2 слов.
Правило условного форматирования здесь будет такое:
=ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1))-ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»))>0
Разберем, как это работает. Логика здесь не сложная:
- Между словами всегда есть пробелы.
- Но, поскольку пробелы в начале и в конце текста нам не нужны, избавляемся от них при помощи функции СЖПРОБЕЛЫ(А1).
- Подсчитаем количество символов в получившемся в п.2 тексте при помощи ДЛСТР. Запишем ДЛСТР(СЖПРОБЕЛЫ(A1)).
- Удалим все пробелы из текста при помощи функции ПОДСТАВИТЬ, которая заменит пробел на пустой символ “”, то есть фактически удалит его: ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»)
- Считаем количество символов в тексте, получившемся в п.4, используя функцию ДЛСТР: ДЛСТР(ПОДСТАВИТЬ(A1;» «;»»)).
- Сравниваем результаты, получившиеся в п.3 и п.5 путем их вычитания. Если результатом будет ноль, значит текст состоял из одного слова. Если получится число больше нуля, значит, были пробелы между словами. И, следовательно, текст состоял более чем из одного слова.
Что нам и было необходимо. Их и закрасим.
Выделение лишних пробелов.
Еще один небольшой лайфхак для проверки правильности ввода данных. Довольно распространенная проблема – лишние пробелы в начале или в конце текста. Это затрудняет поиск нужной информации, ее группировку и сравнение данных. Лишний пробел незаметен, но на самом деле это уже иной текст. В результате может появиться насколько одинаковых с виду, но на самом деле разных наименований товаров и т.п.
Итак, давайте постараемся указать на подобные неточности обычным для нас способом – изменением внешнего вида.
Поскольку проверять мы будем в D4,D6, D8 и D10, выделим их и правило форматирования запишем в виде формулы
=СЖПРОБЕЛЫ(D4)<>D4
Функция СЖПРОБЕЛЫ убирает из текста начальные и конечные пробелы. И если после такого «сжатия» оказалось, что текст «до» не совпадает с текстом «после», значит, имеются лишние пробелы в начале или в конце. Такие данные и будут соответствующим образом помечены.
Достаточно просто, но весьма полезно.
Подсветка дат и сроков.
Довольно часто приходится выделять определенные даты, чтобы, к примеру, не пропустить предстоящие мероприятия, подготовить будущие отгрузки и т.д. И, конечно же, нужно делать это при помощи программы, а не вручную.
Начнем с простого способа.
У нас имеется множество дат, из которых нам нужно выбрать и выделить те, которые принадлежат к прошлому месяцу. Для этого, как и ранее, выбираем инструмент — Правила выделения ячеек – Дата. И далее из раскрывающегося списка выбираем нужную нам опцию, а также стиль оформления.
Все достаточно просто, но список вариантов здесь весьма ограничен. Поэтому попробуем второй, более сложный, но зато и более универсальный способ. Как вы уже, наверное, догадались, вновь будем использовать формулы.
Итак, обратите внимание на дату отгрузки.
Если она в прошлом и товар уже поставлен – можно не волноваться. Если она в будущем – значит, мы должны держать вопрос на контроле и не забыть организовать поставку к указанному сроку. И, наконец, если дата отгрузки совпадает с сегодняшней или с завтрашней, то надо бросать все дела и заниматься именно этой партией в данный момент (наивысший приоритет).
Таким образом, мы имеем 3 группы условий, которые сразу же запишем в виде правил условного форматирования:
- Сегодняшняя или завтрашняя дата (1):
=ИЛИ($E5-$C$2=1;$E5=$C$2)
- Будущая дата (2):
=$E5>$C$2
- Прошедшая дата – все остальные.
Обратите внимание на порядок следования формул. Формула, находящаяся выше, имеет более высокий приоритет, поскольку выполняется раньше. Поэтому мы в начале выделяем только сегодняшнюю и завтрашнюю даты, затем – все остальные в будущем. Если ваш файл выглядит не так, как на рисунке, при помощи клавиш «вверх-вниз» (3) просто измените порядок расположения условий.
Ну а с датами, которые уже прошли, мы просто ничего не делаем. Они остаются «естественного» цвета.
И еще один пример. Выделим выходные дни.
В столбце А нашей таблицы находятся даты. Выделяем все их при помощи мыши, затем уже знакомым нам способом используем формулу для определения условия форматирования.
=ЕСЛИ(ЕПУСТО(A1);ЛОЖЬ;ИЛИ(ДЕНЬНЕД(A1;2)=6;ДЕНЬНЕД(A1;2)=7))
Давайте разбираться, как это работает.
Если клетка пустая, то возвращаем ЛОЖЬ и не меняем ее вид. В этом нам поможет функция ЕПУСТО, которая станет условием в функции ЕСЛИ.
=ЕСЛИ(ЕПУСТО(A1);ЛОЖЬ;[условие если не пустая])
В случае, коли она не пустая, тогда проверяем выполнение одного из двух условий:
ДЕНЬНЕД(A1;2)=6 и ДЕНЬНЕД(A1;2)=7
Функция ДЕННЕД с аргументом 2 помогает нам определить номер дня недели по дате. 6 и 7 день – выходные в привычном для нас исчислении (суббота и воскресенье).
Объединяем эти два выражения при помощи ИЛИ, что означает, что нам достаточно выполнения хотя бы одного из них. Получается
ИЛИ(ДЕНЬНЕД(A1;2)=6;ДЕНЬНЕД(A1;2)=7)
В итоге, выходные дни будут выделены так, как мы определим при помощи кнопки Формат.
Чтобы перепроверить себя, давайте используем столбец В. В B1 запишите формулу =А1 и скопируйте ее вниз для всех дат. Первоначально получится копия столбца А.
Чтобы не усложнять таблицу формулами, давайте используем формат чисел, чтобы как-то иначе представить эти даты.
Выделите их и нажмите комбинацию клавиш CTRL и 1. В появившемся окне выберите «Все форматы» и в поле «Тип» впишите 4 латинских буквы d (как на рисунке). И вот у вас дата преобразована в день недели без всяких формул!
И, как можете сами убедиться, что нами выделены именно субботы и воскресенья.
Как скрыть содержимое ячейки по условию?
Частенько при заполнении различных форм необходимо дождаться полного ввода всех данных, и только после этого показывать результат. Это можно сделать при помощи логических выражений и функции ЕСЛИ, когда вычисления будут выполняться только при определенном условии.
Функция ЕСЛИ в Excel – примеры использования
Разберем небольшой пример:
Итог появляется только тогда, когда заполнены все клетки. И вот как сделана строка итогов:
Обратите внимание, что изначально применен белый шрифт на белом фоне. А затем после заполнения данных по всем кварталам мы его изменим, чтобы число стало видимым.
Для диапазона B6:C6 установите желаемый фон ячеек, а цвет шрифта установите на «Авто» либо принудительно установите белый.
Формула правила форматирования:
=СЧЁТ($C$2:$C$5)=4
просто подсчитывает количество чисел в диапазоне. Если введены все четыре, то изменится оформление итогов и они станут видны. А в обычном состоянии вы их просто не увидите из-за белого цвета шрифта.
Подсветка ячеек с формулами.
Рассмотрим еще один подход, который поможет проконтролировать правильность ввода данных. Предположим, у нас есть числовые данные. Необходимо проверить, не получены ли какие-либо из них при помощи формул, поскольку все они должны быть введены вручную.
Проверим наличие формулы в ячейке при помощи функции ЕФОРМУЛА (ISFORMULA).
=ЕФОРМУЛА(B2:D13)
Обратите внимание, что абсолютные ссылки здесь не нужны.
В результате клетки, содержащие формулы, будут выделены.
Возможно, больший интерес представляет альтернативный вариант этой формулы, который позволит выделить места, где руками введены какие-то цифры или текст без использования формул.
Используем функцию НЕ (NOT), которая изменит логический результат на противоположный:
=НЕ(ЕФОРМУЛА(B2:D13))
Теперь мы выделили области, где нет формул, а данные просто введены вручную. Возможно, это будет полезно в таблицах с большим количеством формул и ссылок. И если одна из них будет заменена числом, то при последующем изменении данных в таблице многие расчеты окажутся неверными.
Чтобы попытка пользователя заменить формулу числом была быстро обнаружена, такой метод подойдет очень неплохо.
Выделение пустых ячеек либо с ошибками.
В MS Excel цвет ячейки бывает полезно изменить не только в зависимости от значения, но и если никакого значения нет либо вовсе возникла какая-то ошибка. Часто бывает необходимо, чтобы на подобные случаи в таблице было обращено особое внимание. В особенности это касается ошибок. Сделать это достаточно просто.
Выделяем всю таблицу, и затем вновь используем формулу в правиле условного форматирования. Нам будут нужны две функции: ЕОШИБКА (IsError) и ЕПУСТО (IsBlank).
Можно создать два условия:
=ЕОШИБКА($B$2:$M$25)
=ЕПУСТО($B$2:$M$25)
Либо объединить их в одно при помощи ИЛИ:
=ИЛИ(ЕОШИБКА($B$2:$M$25);ЕПУСТО($B$2:$M$25))
Естественно, диапазоны здесь вы указываете свои.
Нажмите кнопку «Формат» и выберите подходящий для вас вариант оформления.
Подсветка недопустимых значений.
Когда часто приходится вводить в таблицу повторяющиеся данные, то обычно прибегают к помощи выпадающего списка.
Как создать выпадающий список в Excel — читайте подробнее.
Можно применить защиту листа и запретить вводить какие-либо данные в определенные позиции. Однако, можно просто закрасить клетку, в которую введено неверное значение. Так мы подадим сигнал пользователю о том, что информация записана с ошибкой.
Для этого нам в первую очередь понадобится список допустимых значений. Думаю, лучше его разместить на отдельном листе рабочей книги, чтобы он не мешал основным данным и при этом всегда был под рукой. Назовем этот лист City и запишем там допустимые названия городов. Вот примерно так:
Итак, на втором листе City есть список допустимых названий.
Мы должны изменить цвет D5 на красный, если выполняется 2 условия:
1. значение не совпадает с допустимыми;
2. она не пустая.
Чтобы проверить первое условие, в правиле условного форматирования можно использовать функцию СЧЕТЕСЛИ (COUNTIF).
Она определяет, сколько раз записанное значение встречается в эталонном списке. Если ноль раз, то значит его там нет, и то, что введено, является недопустимым, нужно исправить.
=СЧЕТЕСЛИ(D5;City!A1:A6)
Чтобы проверить второе условие, используем функцию ЕПУСТО (ISBLASNK), которая проверяет, является ли ячейка пустой, либо там что-то записано.
=ЕПУСТО(D5)
Но это проверка на то, что она пустая. Чтобы сделать проверку на то, что непустая, используем функцию НЕ (NOT). Она меняет результат выполнения логической функции на противоположное: ИСТИНА на ЛОЖЬ и наоборот. Выглядит проверка «от обратного» так:
=НЕ(ЕПУСТО(D5))
и чтобы оба эти условия выполнялись, объединим их функцией И (AND)
=И(НЕ(ЕПУСТО(D5));СЧЁТЕСЛИ(City!A1:A6;D5)=0)
Если мы введем в D5 правильное название, заливка красным исчезнет.
Хороший способ, чтобы контролировать правильность ввода. Но как по мне, то выпадающий список для контроля правильности ввода будет получше. Рекомендую:
Как создать выпадающий список в Excel при помощи формул
Меняем вид ячейки в зависимости от прочих ячеек.
До сих пор мы разбирали, как изменить оформление во связи с информацией в самой ячейке таблицы. А если нам необходимо изменить цвет или заливку ячейки в Excel в зависимости от того, как меняются данные в соседних клетках?
Давайте разберем еще один интересный вариант выделения столбца в таблице. Итак, у нас есть данные о заказах от нескольких покупателей в течении года.
Обратите внимание: в первую строку мы вводим именно даты, а не пишем руками название месяца и года. Затем применяем к B1:M1 специальный формат представления даты.
Для этого выделите этот диапазон при помощи мыши и затем в меню Главная – Число – Формат откройте выпадающий список с всевозможными форматами. Выберите последний пункт «Другие числовые форматы». Откроется окно, как показано на картинке. Или же просто нажмите комбинацию клавиш CTRL+1.
Слева в окошке «Числовые форматы» выберите в самом низу «все форматы». И затем в поле «Тип» впишите:
mmmm yyyy
Нажимаем ОК и получаем новый формат даты.
Теперь давайте выделим текущий месяц.
Выбираем все столбцы нашей таблицы с датами. В данном случае это диапазон B2:M6. Затем открываем уже знакомое нам меню функции «Условное форматирование».
Вновь используем формулу, чтобы определить условия:
=МЕСЯЦ(B$1)=МЕСЯЦ(ТДАТА())
Кстати, текущий месяц на момент написания этого материала – декабрь, то есть 12-й.
Обратите внимание на то, что используется абсолютная ссылка на первую строку, в которой записаны даты из каждого месяца. И если месяц из этой даты соответствует номеру текущего месяца, то этот столбец мы закрасим в голубой.
Теперь пойдем дальше, к более сложной задаче. Проверим в каждой из строк таблицы, были ли у покупателя заказы в последние 3 месяца. Если заказов не было, то имя такого покупателя выделим.
Посмотрите, как это будет выглядеть в декабре.
Изменять заливку мы будем в A2:A6. Но проверять выполнение условия будем в диапазоне B2:M6.
Итак, выделяем мышью A2:A6 и открываем меню – Создать правило – Использовать формулу.
Её запишем так:
=СЧЁТЕСЛИ(СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(ТДАТА())-2;1;3);»>0″)=0
Сразу заметим, что можно вместо функции ТДАТА() использовать СЕГОДНЯ(). Обе они возвращают текущую дату, только ТДАТА еще возвращает и время.
=СЧЁТЕСЛИ(СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())-2;1;3);»>0″)=0
Как видите, для подсчета количества заказов мы использовали функцию СЧЕТЕСЛИ. В качестве первого аргумента ей нужно указать диапазон, а в качестве второго – условие. И она подсчитает, сколько раз в указанном диапазоне данных выполнялось это условие.
В качестве условия используем “>0”, поскольку, если заказ был, то какая-то сумма должна быть по нему указана. Кстати, не забудьте это условие заключить в двойные кавычки, чтобы не было ошибки.
Теперь разберемся с первым условием. Для наглядности запишем его здесь:
СМЕЩ($A2;0;МЕСЯЦ(ТДАТА())-2;1;3)
Чтобы возвратить диапазон данных, используем функцию СМЕЩ. Схема ее работы показана на рисунке выше. Перво-наперво нужно указать начальную точку, с которой мы начнем все действия. Пусть это будет $A2. Вновь мы делаем абсолютную ссылку на столбец, чтобы при проверке условия следующей была A3, затем A4 и так далее.
Далее мы должны указать, на сколько строк вниз нужно опуститься. Поскольку нас интересует текущая строка, то ставим 0.
Теперь нужно переместиться вправо на какое-то количество столбцов, где и будет начало (верхний левый угол) нашего диапазона. Поскольку кроме текущего месяца нас интересуют заказы еще в двух предыдущих (так всего будет 3 месяца), то смещаемся вправо на количество столбцов, равное номеру текущего месяца минус 2. Если у нас сейчас 12-й месяц, то делаем 10 шагов вправо и попадаем на октябрь, то есть столбец К. Это и есть начало нашего диапазона данных.
Следующее – указываем высоту диапазона. Поскольку интересует только текущая строка, то ставим 1.
Ну и, наконец, нужно определить, на сколько столбцов вправо будет продолжаться наш подсчет заказов. Ответ следует из нашего условия – на 3 месяца, то есть берем К, L, M. С октября по декабрь включительно – будет K2:M2. Поскольку заказов нет, то СЧЕТЕСЛИ возвратит 0. В результате условие сработает, и А2 окрасится красным. А в третьей строке в K3:M3 есть данные, поэтому А3 останется в прежнем виде.
И еще одно замечание: в январе и феврале подобное наше правило работать не будет, поскольку необходимые для проверки 3 месяца еще не прошли.
Итак, мы с вами разобрали, как в Экселе менять цвет ячейки в зависимости от значения. Если остались вопросы — пишите их в комментариях. Постараюсь ответить.
Еще полезные примеры и советы:
Формат времени в Excel — Вы узнаете об особенностях формата времени Excel, как записать его в часах, минутах или секундах, как перевести в число или текст, а также о том, как добавить время с помощью… 
Как сделать пользовательский числовой формат в Excel — В этом руководстве объясняются основы форматирования чисел в Excel и предоставляется подробное руководство по созданию настраиваемого пользователем формата. Вы узнаете, как отображать нужное количество десятичных знаков, изменять выравнивание или цвет шрифта,… 
7 способов поменять формат ячеек в Excel — Мы рассмотрим, какие форматы данных используются в Excel. Кроме того, расскажем, как можно быстро изменять внешний вид ячеек самыми различными способами. Когда дело доходит до форматирования ячеек в Excel, большинство… 
Как удалить формат ячеек в Excel — В этом коротком руководстве показано несколько быстрых способов очистки форматирования в Excel и объясняется, как удалить форматы в выбранных ячейках. Самый очевидный способ сделать часть информации более заметной — это… 
9 способов сравнить две таблицы в Excel и найти разницу — В этом руководстве вы познакомитесь с различными методами сравнения таблиц Excel и определения различий между ними. Узнайте, как просматривать две таблицы рядом, как использовать формулы для создания отчета о различиях, выделить…
Используем
Условное форматирование
для выделения на листе MS EXCEL незаполненных пользователем ячеек.
Для работы практически любой формулы требуются исходные данные. Эти исходные данные пользователь должен вводить в определенные ячейки. Например, для определения суммы месячного платежа с помощью функции
ПЛТ()
от пользователя требуется заполнить 3 ячейки, в которые нужно ввести следующие значения:
Годовую процентную ставку, Количество месяцев платежей
и
Сумму кредита
.
Для информирования пользователя о необходимости ввода исходных данных, соответствующие ячейки выделяют. Предположим, что те ячейки ввода, которые еще не заполнены, требуется выделить серым фоном. Фон уже заполненных ячеек оставим белым.
Для этого, для ячеек, содержащих исходные данные, настроим правило
Условного форматирования
(см.
Файл примера
):
-
выделите ячейки, в которые пользователь будет вводить исходные данные (пусть это диапазон
А2:А5
); -
вызовите инструмент
Условное форматирование
(
);
-
выберите
Использовать формулу для определения форматируемых ячеек;
-
в поле «
Форматировать значения, для которых следующая формула является истинной
» введите
=ЕПУСТО($А2)
; - выберите требуемый формат, например, серый цвет фона;
- Нажмите ОК
Незаполненные ячейки (
А3
) будут выделены серым цветом, а заполненные ячейки будут без выделения.
Вместо функции
ЕПУСТО()
можно использовать другое правило
Условного форматирования
:
В разделе
Форматировать только ячейки, для которых выполняется следующее условие
выбрать в выпадающем списке значение
Пустые
и затем выбрать требуемый формат, например, серый цвет фона.
Если ячейка содержит значение Пустой текст («»), то Условное форматирование на основе функции ЕПУСТО() и на основе правила
дадут разные результаты. Об этом читайте в статье
Подсчет пустых ячеек
.
СОВЕТ
: Чтобы найти все ячейки на листе, к которым применены правила
Условного форматирования
необходимо:
-
на вкладке
Главная
в группе
Редактирование
щелкните стрелку рядом с командой
Найти и выделить
; -
выберите в списке пункт
Условное форматирование;
-
будут выделены все ячейки, которым применены правила
Условного форматирования
.
Все, что вам нужно знать об условном формате для пустых ячеек в Excel
Как бы просто это ни звучало, выделение пустых ячеек с условным форматированием — довольно сложная задача. По сути, это потому, что человеческое понимание пустых ячеек не всегда соответствует пониманию Excel. В результате пустые ячейки могут быть отформатированы, когда не должны, и наоборот. В этом руководстве мы подробно рассмотрим различные сценарии, поделимся некоторыми полезными сведениями о том, что происходит за кулисами, и покажем, как заставить условное форматирование пробелов работать именно так, как вы хотите.
Почему условное форматирование выделяет пустые ячейки?
Резюме: условное форматирование выделяет пустые ячейки, потому что оно не делает разницы между пробелами и нулями. Более подробная информация приведена ниже.
Во внутренней системе Excel пустая ячейка соответствует нулевому значению. Итак, когда вы создаете условный формат для ячеек меньше определенного числа, скажем, 20, пустые ячейки также выделяются (поскольку 0 меньше 20, для пустых ячеек условие ИСТИНА).
Другой пример — выделение дат меньше сегодняшнего. В терминах Excel любая дата — это целое число больше нуля, что означает, что пустая ячейка всегда меньше сегодняшнего дня, поэтому условие для пробелов снова выполняется.
Решение: Создайте отдельное правило для остановить условное форматирование, если ячейка пуста или используйте формула для игнорирования пустых ячеек.
Почему пустые ячейки не выделяются при условном форматировании?
Могут быть разные причины того, что пробелы не форматируются, например:
- Существует правило приоритета первого в очереди, которое останавливает условное форматирование для пустых ячеек.
- Ваша формула неверна.
- Ваши ячейки не совсем пусты.
Если ваша формула условного форматирования использует функцию ЕПУСТО, имейте в виду, что она идентифицирует только действительно пустые ячейки, т. е. ячейки, которые абсолютно ничего не содержат: без пробелов, без табуляции, без возврата каретки, без пустых строк и т. д.
Например, если ячейка содержит строку нулевой длины («»), возвращаемую какой-либо другой формулой, эта ячейка не считается пустой:
Решение. Если вы хотите выделить визуально пустые ячейки, содержащие строки нулевой длины, примените предустановленное условное форматирование для пробелов или создайте правило с одним из эти формулы.
Условное форматирование Excel имеет предопределенное правило для пробелов, которое позволяет легко выделять пустые ячейки в любом наборе данных:
- Выберите диапазон, в котором вы хотите выделить пустые ячейки.
- На вкладке Главная в группе Стили щелкните Условное форматирование > Новое правило.
- В открывшемся диалоговом окне «Новое правило форматирования» выберите «Форматировать только ячейки, содержащие тип правила», а затем выберите «Пробелы» в раскрывающемся списке «Форматировать только ячейки»:
- Нажмите кнопку Формат….
- В диалоговом окне «Формат ячеек» перейдите на вкладку «Заливка», выберите нужный цвет заливки и нажмите «ОК».
- Нажмите OK еще раз, чтобы закрыть предыдущее диалоговое окно.
Все пустые ячейки в выбранном диапазоне будут выделены:
Кончик. Чтобы выделить непустые ячейки, выберите Форматировать только те ячейки, которые содержат > Без пробелов.
Примечание. Встроенное условное форматирование для пробелов также выделяет ячейки со строками нулевой длины («»). Если вы хотите выделить только абсолютно пустые ячейки, создайте собственное правило с формулой ЕПУСТО, как показано в следующем примере.
Условное форматирование для пустых ячеек с формулой
Чтобы иметь больше гибкости при выделении пробелов, вы можете настроить собственное правило на основе формулы. Подробные шаги по созданию такого правила приведены здесь: Как создать условное форматирование с помощью формулы. Ниже мы обсудим сами формулы
Чтобы выделить только действительно пустые ячейки, которые абсолютно ничего не содержат, используйте функцию IПУСТО.
Для приведенного ниже набора данных формула:
=ЕПУСТО(B3)=ИСТИНА
Или просто:
=ПУСТО(B3)
Где B3 — верхняя левая ячейка выбранного диапазона.
Имейте в виду, что ЕПУСТО вернет ЛОЖЬ для ячеек, содержащих пустые строки («»), следовательно, такие ячейки не будут выделены. Если такое поведение вам не нужно, то либо:
Проверьте наличие пустых ячеек, включая строки нулевой длины:
=B3=»»
Или проверьте, равна ли длина строки нулю:
=ДЛСТР(B3)=0
Остановить условное форматирование, если ячейка пуста
В этом примере показано, как исключить пустые ячейки из условного форматирования, настроив специальное правило для пробелов.
Предположим, вы использовали встроенное правило для выделения ячеек от 0 до 99,99. Проблема в том, что подсвечиваются и пустые ячейки (как вы помните, в условном форматировании Excel пустая ячейка равняется нулевому значению):
Чтобы предотвратить форматирование пустых ячеек, сделайте следующее:
- Создайте новое правило условного форматирования для целевых ячеек, щелкнув Условное форматирование > Новое правило > Форматировать только те ячейки, которые содержат > Пробелы.
- Нажмите OK, не устанавливая формат.
- Откройте Диспетчер правил («Условное форматирование» > «Управление правилами»), убедитесь, что правило «Пробелы» находится вверху списка, и установите рядом с ним флажок «Остановить, если истинно».
- Нажмите OK, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.
Результат именно такой, как вы ожидаете:
Формула условного форматирования для игнорирования пустых ячеек
Если вы уже используете формулу условного форматирования, то делать отдельное правило для пробелов особо не нужно. Вместо этого вы можете добавить еще одно условие к существующей формуле, а именно:
- Игнорировать абсолютно пустые ячейки, которые ничего не содержат:
НЕ(ПУСТО(A1))
- Игнорировать визуально пустые ячейки, включая пустые строки:
А1<>«»
Где A1 — самая левая ячейка выбранного диапазона.
Допустим, в наборе данных ниже вы хотите выделить значения меньше 99,99. Это можно сделать, создав правило с помощью этой простой формулы:
=$B2<99,99
Чтобы выделить значения меньше 99,99, игнорируя пустые ячейки, вы можете использовать функцию И с двумя логическими тестами:
=И($B2<>«», $B2<99,99)
=И(НЕ(ПУСТО($B2)), $B2<99,99)
В данном конкретном случае обе формулы игнорируют ячейки с пустыми строками, так как второе условие (<99,99) для таких ячеек ЛОЖЬ.
Если ячейка пуста, выделить строку
Чтобы выделить всю строку, если ячейка в определенном столбце пуста, вы можете использовать любой из формулы для пустых ячеек. Тем не менее, есть несколько хитростей, которые вам нужно знать:
- Примените правило ко всему набору данных, а не только к одному столбцу, в котором вы ищете пробелы.
- В формуле заблокируйте координату столбца, используя смешанную ссылку на ячейку с абсолютным столбцом и относительной строкой.
На первый взгляд это может показаться сложным, но все намного проще, если мы посмотрим на пример.
В примере набора данных ниже предположим, что вы хотите выделить строки с пустой ячейкой в столбце E. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:
- Выберите свой набор данных (A3:E15 в этом примере).
- На вкладке «Главная» щелкните «Условное форматирование» > «Новое правило» > «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
- В поле Формат значений, где эта формула верна, введите одну из следующих формул:
Чтобы выделить абсолютно пустые ячейки:
=ЕПУСТО($E3)
Чтобы выделить пустые ячейки, включая пустые строки:
=$E3=»»
Где $E3 — это верхняя ячейка ключевого столбца, которую вы хотите проверить на наличие пробелов. Обратите внимание, что в обеих формулах мы блокируем столбец знаком $.
- Нажмите кнопку «Формат» и выберите нужный цвет заливки.
- Нажмите OK дважды, чтобы закрыть оба окна.
В результате условное форматирование выделяет всю строку, если ячейка в определенном столбце пуста.
Выделите строку, если ячейка не пуста
Условное форматирование Excel для выделения строки, если ячейка в определенном столбце не пуста, выполняется следующим образом:
- Выберите свой набор данных.
- На вкладке «Главная» щелкните «Условное форматирование» > «Новое правило» > «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
- В поле Формат значений, где эта формула верна, введите одну из следующих формул:
Чтобы выделить непустые ячейки, содержащие что-либо: значение, формулу, пустую строку и т. д.
= НЕ (ПУСТО ($ E3))
Чтобы выделить непустые ячейки, исключая ячейки с пустыми строками:
=$E3<>«»
Где $E3 — самая верхняя ячейка в ключевом столбце, которая проверяется на наличие непустых значений. Опять же, для корректной работы условного форматирования блокируем столбец знаком $.
- Нажмите кнопку «Формат», выберите любимый цвет заливки и нажмите «ОК».
В результате выделяется вся строка, если ячейка в указанном столбце не пуста.
Условное форматирование Excel для нулей, но не пробелов
По умолчанию условное форматирование Excel не различает 0 и пустую ячейку, что во многих ситуациях действительно сбивает с толку. Чтобы решить эту затруднительную ситуацию, есть два возможных решения:
- Создайте 2 правила: одно для пробелов, а другое для нулевых значений.
- Создайте 1 правило, которое проверяет оба условия в одной формуле.
Создайте отдельные правила для пробелов и нулей
- Сначала создайте правило для выделения нулевых значений. Для этого нажмите «Условное форматирование» > «Новое правило» > «Форматировать только те ячейки, которые содержат», а затем установите значение ячейки равным 0, как показано на снимке экрана ниже. Нажмите кнопку Формат и выберите нужный цвет.
Это условное форматирование применяется, если ячейка пуста или равна нулю:
- Создайте правило для пробелов без установленного формата. Затем откройте Диспетчер правил, переместите правило «Пробелы» в начало списка (если его там еще нет) и установите рядом с ним флажок «Остановить, если верно». Подробные инструкции см. Как остановить условное форматирование пустых ячеек.
В результате ваше условное форматирование будет включать нули, но игнорировать пробелы. Как только выполняется первое условие (ячейка пуста), второе условие (ячейка равна нулю) никогда не проверяется.
Создайте одно правило, чтобы проверить, является ли ячейка нулевой, а не пустой
Другой способ условно отформатировать 0, но не пробелы, — создать правило с формулой, которая проверяет оба условия:
=И(B3=0, B3<>«»)
=И(B3=0, ДЛСТР(B3)>0)
Где B3 — верхняя левая ячейка выбранного диапазона.
Результат точно такой же, как и с предыдущим методом — условное форматирование выделяет нули, но игнорирует пустые ячейки.
Вот как использовать условное форматирование для пустых ячеек. Я благодарю вас за чтение и с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.
Практическая рабочая тетрадь для скачивания
Условное форматирование Excel для пустых ячеек — примеры (файл .xlsx)