Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.
Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.
Создание раскрывающегося списка
Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».
Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:
- Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
- Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
- Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.
Любой из вариантов даст такой результат.
Выпадающий список в Excel с подстановкой данных
Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.
- Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
- Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
- Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:
Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:
Добавим в таблицу новое значение «елка».
Теперь удалим значение «береза».
Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.
Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.
- Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
- Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
- Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
- Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
- Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
- Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$C$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _ Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».
Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».
Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла
Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.
- Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
- Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).
Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.
Как сделать зависимые выпадающие списки
Возьмем три именованных диапазона:
Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.
- Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
- Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
- Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.
- Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
- Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
- Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
- На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
- Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
- Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
- Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.
Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel
Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then Target.Offset(0, 1) = Target Else Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then Target.Offset(1, 0) = Target Else Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target End If Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & "," & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.
Выпадающий список с поиском
Скачать пример выпадающего списка
При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:
Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.
Способ 1. Примитивный
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:
Способ 2. Стандартный
- Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
- Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
- Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).
Нажмите ОК.
Все! Наслаждайтесь!
Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).
Способ 3. Элемент управления
Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:
- В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
- Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список. - Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте
- Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
- Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
- Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.
После нажатия на ОК списком можно пользоваться.
Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.
Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:
Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:
- ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
- LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
- ListRows — количество отображаемых строк
- Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
- ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)
При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
Итоговая сравнительная таблица всех способов
Способ 1. Примитивный | Способ 2. Стандартный | Способ 3. Элемент управления | Способ 4. Элемент ActiveX | |
Сложность | низкая | средняя | высокая | высокая |
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д. | нет | нет | нет | да |
Количество отображаемых строк | всегда 8 | всегда 8 | любое | любое |
Быстрый поиск элемента по первым буквам | нет | нет | нет | да |
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС | нет | нет | да | нет |
Возможность создания связанных выпадающих списков | нет | да | нет | нет |
Ссылки по теме:
- Выпадающий список с данными из другого файла
- Создание зависимых выпадающих списков
- Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
- Выбор фото из выпадающего списка
- Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
- Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов
Ранее в публикациях рассказывалось о том, как создается выпадающий список в ячейках для упрощения внесения данных.
Ссылка на описания метода создания связанного выпадающего списка ниже:
Как сделать связанный выпадающий список в «Эксель», зависящий от значения в соседней ячейке.
В данной публикации описана процедура создания выпадающих списков, которые записывают в ячейки по нескольку значений.
Для начала следует создать обыкновенный выпадающий список.
Для этого необходимо:
- Войти во вкладку «Данные»;
- Выбрать опцию «Проверка данных»;
- Выбрать «Список»;
- Указать диапазон, из которого будет выбираться выпадающий список или создать список прямо в появившемся поле через знак «;».
После этой процедуры следует записать макрос в документ.
Для записи макроса следует:
- Открыть вкладку «Разработчик» ( Если вкладка отключена, включите ее в разделе Файл=> Параметры=> Настройка Ленты);
- Во вкладке «Разработчик» выбрать кнопку «Просмотр кода»;
- В открывшееся окно записать макрос;
- Закрыть окно с макросом.
Давайте рассмотрим несколько макросов с выпадающими списками.
Первый макрос со смещением списка в сторону (горизонтально).
Текст макроса:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«B2:B10»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
Target.Offset(0, 1) = Target
Else
Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
End If
Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Необходимо обратить внимание, что в строке :
If Not Intersect(Target, Range(«B1:B10»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Значения («B1:B10»)— это диапазон в пределах которого будет работать выпадающий список.
Аналогичным образом можно создать выпадающий список со смещением вниз и выпадающий список, записывающий в ячейку несколько значений через знак табуляции или пробел.
Макрос выпадающего списка со смещением вниз:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«C2:F2»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
Target.Offset(1, 0) = Target
Else
Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
End If
Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
Макрос выпадающего списка с внесением нескольких значений в одну ячейку:
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«B2:B5»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & «//» & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub
В строке If Not Intersect(Target, Range(«B2:B5»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
указывается диапазон действия макроса.
В строке
Target = Target & «//» & newVal
указывается разделитель «//». Его можно заменить на любой знак препинания, текст или поставить пробел.
Надстройка для облегчения ввода значений в ячейку Excel
Автор: nerv
Last Update: 27/03/2012
Вам часто приходится заниматься заполнением электронных таблиц, долго и муторно выбирать варианты из выпадающих списков?
А, может, иметь дело с одними теми же, но не структурированными данными?
Раз так, то данная надстройка призвана облегчить Вам жизнь: сократить время, потраченное на нудную, однообразную работу, а вместе с тем повысить ее качество и эффективность.
Как это работает:
По нажатию Ctrl+Enter рядом с выделенной ячейкой появляется список, который позволяет не только выбирать, но и производить поиск по интересующим Вас данным.
Посмотрим, что он умеет:
- Не содержит повторов (уникальный). Легко выявить однотипные данные;
- Отсортирован по возрастанию. Возможность быстро найти то, что нужно;
- После вызова сразу готов к поиску/выбору из списка. Лишние движения ни к чему;
- Позволяет искать с использованием специальных подстановочных символов (*,?,~ и т.п.);
- Осуществлять быстрый поиск по «шаблону». Если ячейка, из которой был вызван список, содержит информацию, поиск будет произведен по ней;
- Появляется рядом с текущей/активной ячейкой и не «убегает» за пределы экрана;
- Навигация привычными стандартными клавишами: Up [Вверх], Down [Вниз], Page Up [На страницу Вверх ], Page Down [На страницу вниз];
- Корректная работа со всеми типами данных: строки, даты, числа;
- Обработка ошибок формул листа. Никаких пустых строк в списке;
- Обработка защиты ячеек листа. В защищенные ячейки ввод запрещен;
- Информация об общем количестве списка и найденных по запросу элементах;
- Быстрый вызов по нажатию Ctrl+Enter;
- Быстрое закрытие: клавиша Esc;
- Быстрый ввод клавишей Enter
Помимо всего вышеперечисленного, позволяет сэкономить на размере файла за счет формирования списка «на лету», который создается в разы быстрее, если данные упорядочены или частично упорядочены по возрастанию.
Отличия версии 1.6 от 1.5:
- новая, более мощная/быстрая процедура сортировки;
- переход после ввода на следующую ячейку (в зависимости от установок Excel);
Добавлены настройки:
- использования и формирования списка (подробнее во вложении «how to use»);
- поиска с учетом регистра и без него;
- маски поиска;
- заголовков.
- 160117 просмотров
Не получается применить макрос? Не удаётся изменить код под свои нужды?
Оформите заказ у нас на сайте, не забыв прикрепить примеры файлов, и описать, что и как должно работать.
Ребят, а может мне кто-нибудь подскажет вариант реализации? Задача у меня такая: есть файл с адресами: Город, Улица, Дом — это столбцы. Файл для каждого региона свой, и он динамичный лежит в общем справочнике. Мы работаем с другим файлом, в который вставляется нужный листик, в зависимости от того, какой регион его открывает. Это я написала. Так вот… теперь надо, чтобы на другом листочке в столбцах Город/улица/дом, выходили выпадающие списки, причём для определённого города, только его улицы, а для улиц дома… При этом не должно быть пустых и улицы уникальны.
Я придумала два варианта реализации… Но они оба не отличаются особым успехом.
Первый: почти без VBA
с помощью VBA я создаю уникальный список городов и делаю его именем и прописываю кодом, что значение в столбце должно быть список с именем «Город»
далее, так как у меня есть список Город-Улица (на адресном листе), с помощью формулы смещения и поиска позиции нахожу улицы только этого города.(минус этого такой, что эта формула в именах постоянно почему-то (!) сбивается…)
Далее аналогично, этой же формулой нахожу дома для улиц.
Второй способ — не осуществила до конца, так как ступор… Создала уникальные города на отдельном листе в строку… Далее создала под каждым городом его улицы — так же уникальные… А вот теперь надо через ДВССЫЛ через VBA создать столько имён, сколько у меня вышло городов…. вообщем как это сделать…. если это реально…
Если есть другой вариант решения очень жду!!
Заранее спасибо