Содержание
- Создание связанных таблиц
- Способ 1: прямое связывание таблиц формулой
- Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ
- Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными
- Способ 4: специальная вставка
- Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах
- Разрыв связи между таблицами
- Способ 1: разрыв связи между книгами
- Способ 2: вставка значений
- Вопросы и ответы
При выполнении определенных задач в Excel иногда приходится иметь дело с несколькими таблицами, которые к тому же связаны между собой. То есть, данные из одной таблицы подтягиваются в другие и при их изменении пересчитываются значения во всех связанных табличных диапазонах.
Связанные таблицы очень удобно использовать для обработки большого объема информации. Располагать всю информацию в одной таблице, к тому же, если она не однородная, не очень удобно. С подобными объектами трудно работать и производить по ним поиск. Указанную проблему как раз призваны устранить связанные таблицы, информация между которыми распределена, но в то же время является взаимосвязанной. Связанные табличные диапазоны могут находиться не только в пределах одного листа или одной книги, но и располагаться в отдельных книгах (файлах). Последние два варианта на практике используют чаще всего, так как целью указанной технологии является как раз уйти от скопления данных, а нагромождение их на одной странице принципиально проблему не решает. Давайте узнаем, как создавать и как работать с таким видом управления данными.
Создание связанных таблиц
Прежде всего, давайте остановимся на вопросе, какими способами существует возможность создать связь между различными табличными диапазонами.
Способ 1: прямое связывание таблиц формулой
Самый простой способ связывания данных – это использование формул, в которых имеются ссылки на другие табличные диапазоны. Он называется прямым связыванием. Этот способ интуитивно понятен, так как при нем связывание выполняется практически точно так же, как создание ссылок на данные в одном табличном массиве.
Посмотрим, как на примере можно образовать связь путем прямого связывания. Имеем две таблицы на двух листах. На одной таблице производится расчет заработной платы с помощью формулы путем умножения ставки работников на единый для всех коэффициент.
На втором листе расположен табличный диапазон, в котором находится перечень сотрудников с их окладами. Список сотрудников в обоих случаях представлен в одном порядке.
Нужно сделать так, чтобы данные о ставках из второго листа подтягивались в соответствующие ячейки первого.
- На первом листе выделяем первую ячейку столбца «Ставка». Ставим в ней знак «=». Далее кликаем по ярлычку «Лист 2», который размещается в левой части интерфейса Excel над строкой состояния.
- Происходит перемещения во вторую область документа. Щелкаем по первой ячейке в столбце «Ставка». Затем кликаем по кнопке Enter на клавиатуре, чтобы произвести ввод данных в ячейку, в которой ранее установили знак «равно».
- Затем происходит автоматический переход на первый лист. Как видим, в соответствующую ячейку подтягивается величина ставки первого сотрудника из второй таблицы. Установив курсор на ячейку, содержащую ставку, видим, что для вывода данных на экран применяется обычная формула. Но перед координатами ячейки, откуда выводятся данные, стоит выражение «Лист2!», которое указывает наименование области документа, где они расположены. Общая формула в нашем случае выглядит так:
=Лист2!B2
- Теперь нужно перенести данные о ставках всех остальных работников предприятия. Конечно, это можно сделать тем же путем, которым мы выполнили поставленную задачу для первого работника, но учитывая, что оба списка сотрудников расположены в одинаковом порядке, задачу можно существенно упростить и ускорить её решение. Это можно сделать, просто скопировав формулу на диапазон ниже. Благодаря тому, что ссылки в Excel по умолчанию являются относительными, при их копировании происходит сдвиг значений, что нам и нужно. Саму процедуру копирования можно произвести с помощью маркера заполнения.
Итак, ставим курсор в нижнюю правую область элемента с формулой. После этого курсор должен преобразоваться в маркер заполнения в виде черного крестика. Выполняем зажим левой кнопки мыши и тянем курсор до самого низа столбца.
- Все данные из аналогичного столбца на Листе 2 были подтянуты в таблицу на Листе 1. При изменении данных на Листе 2 они автоматически будут изменяться и на первом.
Способ 2: использование связки операторов ИНДЕКС — ПОИСКПОЗ
Но что делать, если перечень сотрудников в табличных массивах расположен не в одинаковом порядке? В этом случае, как говорилось ранее, одним из вариантов является установка связи между каждой из тех ячеек, которые следует связать, вручную. Но это подойдет разве что для небольших таблиц. Для массивных диапазонов подобный вариант в лучшем случае отнимет очень много времени на реализацию, а в худшем – на практике вообще будет неосуществим. Но решить данную проблему можно при помощи связки операторов ИНДЕКС – ПОИСКПОЗ. Посмотрим, как это можно осуществить, связав данные в табличных диапазонах, о которых шел разговор в предыдущем способе.
- Выделяем первый элемент столбца «Ставка». Переходим в Мастер функций, кликнув по пиктограмме «Вставить функцию».
- В Мастере функций в группе «Ссылки и массивы» находим и выделяем наименование «ИНДЕКС».
- Данный оператор имеет две формы: форму для работы с массивами и ссылочную. В нашем случае требуется первый вариант, поэтому в следующем окошке выбора формы, которое откроется, выбираем именно его и жмем на кнопку «OK».
- Выполнен запуск окошка аргументов оператора ИНДЕКС. Задача указанной функции — вывод значения, находящегося в выбранном диапазоне в строке с указанным номером. Общая формула оператора ИНДЕКС такова:
=ИНДЕКС(массив;номер_строки;[номер_столбца])
«Массив» — аргумент, содержащий адрес диапазона, из которого мы будем извлекать информацию по номеру указанной строки.
«Номер строки» — аргумент, являющийся номером этой самой строчки. При этом важно знать, что номер строки следует указывать не относительно всего документа, а только относительно выделенного массива.
«Номер столбца» — аргумент, носящий необязательный характер. Для решения конкретно нашей задачи мы его использовать не будем, а поэтому описывать его суть отдельно не нужно.
Ставим курсор в поле «Массив». После этого переходим на Лист 2 и, зажав левую кнопку мыши, выделяем все содержимое столбца «Ставка».
- После того, как координаты отобразились в окошке оператора, ставим курсор в поле «Номер строки». Данный аргумент мы будем выводить с помощью оператора ПОИСКПОЗ. Поэтому кликаем по треугольнику, который расположен слева от строки функций. Открывается перечень недавно использованных операторов. Если вы среди них найдете наименование «ПОИСКПОЗ», то можете кликать по нему. В обратном случае кликайте по самому последнему пункту перечня – «Другие функции…».
- Запускается стандартное окно Мастера функций. Переходим в нем в ту же самую группу «Ссылки и массивы». На этот раз в перечне выбираем пункт «ПОИСКПОЗ». Выполняем щелчок по кнопке «OK».
- Производится активация окошка аргументов оператора ПОИСКПОЗ. Указанная функция предназначена для того, чтобы выводить номер значения в определенном массиве по его наименованию. Именно благодаря данной возможности мы вычислим номер строки определенного значения для функции ИНДЕКС. Синтаксис ПОИСКПОЗ представлен так:
=ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])
«Искомое значение» — аргумент, содержащий наименование или адрес ячейки стороннего диапазона, в которой оно находится. Именно позицию данного наименования в целевом диапазоне и следует вычислить. В нашем случае в роли первого аргумента будут выступать ссылки на ячейки на Листе 1, в которых расположены имена сотрудников.
«Просматриваемый массив» — аргумент, представляющий собой ссылку на массив, в котором выполняется поиск указанного значения для определения его позиции. У нас эту роль будет исполнять адрес столбца «Имя» на Листе 2.
«Тип сопоставления» — аргумент, являющийся необязательным, но, в отличие от предыдущего оператора, этот необязательный аргумент нам будет нужен. Он указывает на то, как будет сопоставлять оператор искомое значение с массивом. Этот аргумент может иметь одно из трех значений: -1; 0; 1. Для неупорядоченных массивов следует выбрать вариант «0». Именно данный вариант подойдет для нашего случая.
Итак, приступим к заполнению полей окна аргументов. Ставим курсор в поле «Искомое значение», кликаем по первой ячейке столбца «Имя» на Листе 1.
- После того, как координаты отобразились, устанавливаем курсор в поле «Просматриваемый массив» и переходим по ярлыку «Лист 2», который размещен внизу окна Excel над строкой состояния. Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем курсором все ячейки столбца «Имя».
- После того, как их координаты отобразились в поле «Просматриваемый массив», переходим к полю «Тип сопоставления» и с клавиатуры устанавливаем там число «0». После этого опять возвращаемся к полю «Просматриваемый массив». Дело в том, что мы будем выполнять копирование формулы, как мы это делали в предыдущем способе. Будет происходить смещение адресов, но вот координаты просматриваемого массива нам нужно закрепить. Он не должен смещаться. Выделяем координаты курсором и жмем на функциональную клавишу F4. Как видим, перед координатами появился знак доллара, что означает то, что ссылка из относительной превратилась в абсолютную. Затем жмем на кнопку «OK».
- Результат выведен на экран в первую ячейку столбца «Ставка». Но перед тем, как производить копирование, нам нужно закрепить ещё одну область, а именно первый аргумент функции ИНДЕКС. Для этого выделяем элемент колонки, который содержит формулу, и перемещаемся в строку формул. Выделяем первый аргумент оператора ИНДЕКС (B2:B7) и щелкаем по кнопке F4. Как видим, знак доллара появился около выбранных координат. Щелкаем по клавише Enter. В целом формула приняла следующий вид:
=ИНДЕКС(Лист2!$B$2:$B$7;ПОИСКПОЗ(Лист1!A4;Лист2!$A$2:$A$7;0))
- Теперь можно произвести копирование с помощью маркера заполнения. Вызываем его тем же способом, о котором мы говорили ранее, и протягиваем до конца табличного диапазона.
- Как видим, несмотря на то, что порядок строк у двух связанных таблиц не совпадает, тем не менее, все значения подтягиваются соответственно фамилиям работников. Этого удалось достичь благодаря применению сочетания операторов ИНДЕКС—ПОИСКПОЗ.
Читайте также:
Функция ИНДЕКС в Экселе
Функция ПОИСКПОЗ в Экселе
Способ 3: выполнение математических операций со связанными данными
Прямое связывание данных хорошо ещё тем, что позволяет не только выводить в одну из таблиц значения, которые отображаются в других табличных диапазонах, но и производить с ними различные математические операции (сложение, деление, вычитание, умножение и т.д.).
Посмотрим, как это осуществляется на практике. Сделаем так, что на Листе 3 будут выводиться общие данные заработной платы по предприятию без разбивки по сотрудникам. Для этого ставки сотрудников будут подтягиваться из Листа 2, суммироваться (при помощи функции СУММ) и умножаться на коэффициент с помощью формулы.
- Выделяем ячейку, где будет выводиться итог расчета заработной платы на Листе 3. Производим клик по кнопке «Вставить функцию».
- Следует запуск окна Мастера функций. Переходим в группу «Математические» и выбираем там наименование «СУММ». Далее жмем по кнопке «OK».
- Производится перемещение в окно аргументов функции СУММ, которая предназначена для расчета суммы выбранных чисел. Она имеет нижеуказанный синтаксис:
=СУММ(число1;число2;…)
Поля в окне соответствуют аргументам указанной функции. Хотя их число может достигать 255 штук, но для нашей цели достаточно будет всего одного. Ставим курсор в поле «Число1». Кликаем по ярлыку «Лист 2» над строкой состояния.
- После того, как мы переместились в нужный раздел книги, выделяем столбец, который следует просуммировать. Делаем это курсором, зажав левую кнопку мыши. Как видим, координаты выделенной области тут же отображаются в поле окна аргументов. Затем щелкаем по кнопке «OK».
- После этого мы автоматически перемещаемся на Лист 1. Как видим, общая сумма размера ставок работников уже отображается в соответствующем элементе.
- Но это ещё не все. Как мы помним, зарплата вычисляется путем умножения величины ставки на коэффициент. Поэтому снова выделяем ячейку, в которой находится суммированная величина. После этого переходим к строке формул. Дописываем к имеющейся в ней формуле знак умножения (*), а затем щелкаем по элементу, в котором располагается показатель коэффициента. Для выполнения вычисления щелкаем по клавише Enter на клавиатуре. Как видим, программа рассчитала общую заработную плату по предприятию.
- Возвращаемся на Лист 2 и изменяем размер ставки любого работника.
- После этого опять перемещаемся на страницу с общей суммой. Как видим, из-за изменений в связанной таблице результат общей заработной платы был автоматически пересчитан.
Способ 4: специальная вставка
Связать табличные массивы в Excel можно также при помощи специальной вставки.
- Выделяем значения, которые нужно будет «затянуть» в другую таблицу. В нашем случае это диапазон столбца «Ставка» на Листе 2. Кликаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В открывшемся списке выбираем пункт «Копировать». Альтернативной комбинацией является сочетание клавиш Ctrl+C. После этого перемещаемся на Лист 1.
- Переместившись в нужную нам область книги, выделяем ячейки, в которые нужно будет подтягивать значения. В нашем случае это столбец «Ставка». Щелкаем по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши. В контекстном меню в блоке инструментов «Параметры вставки» щелкаем по пиктограмме «Вставить связь».
Существует также альтернативный вариант. Он, кстати, является единственным для более старых версий Excel. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Специальная вставка». В открывшемся дополнительном меню выбираем позицию с одноименным названием.
- После этого открывается окно специальной вставки. Жмем на кнопку «Вставить связь» в нижнем левом углу ячейки.
- Какой бы вариант вы не выбрали, значения из одного табличного массива будут вставлены в другой. При изменении данных в исходнике они также автоматически будут изменяться и во вставленном диапазоне.
Урок: Специальная вставка в Экселе
Способ 5: связь между таблицами в нескольких книгах
Кроме того, можно организовать связь между табличными областями в разных книгах. При этом используется инструмент специальной вставки. Действия будут абсолютно аналогичными тем, которые мы рассматривали в предыдущем способе, за исключением того, что производить навигацию во время внесений формул придется не между областями одной книги, а между файлами. Естественно, что все связанные книги при этом должны быть открыты.
- Выделяем диапазон данных, который нужно перенести в другую книгу. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем в открывшемся меню позицию «Копировать».
- Затем перемещаемся к той книге, в которую эти данные нужно будет вставить. Выделяем нужный диапазон. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Вставить связь».
- После этого значения будут вставлены. При изменении данных в исходной книге табличный массив из рабочей книги будет их подтягивать автоматически. Причем совсем не обязательно, чтобы для этого были открыты обе книги. Достаточно открыть одну только рабочую книгу, и она автоматически подтянет данные из закрытого связанного документа, если в нем ранее были проведены изменения.
Но нужно отметить, что в этом случае вставка будет произведена в виде неизменяемого массива. При попытке изменить любую ячейку со вставленными данными будет всплывать сообщение, информирующее о невозможности сделать это.
Изменения в таком массиве, связанном с другой книгой, можно произвести только разорвав связь.
Разрыв связи между таблицами
Иногда требуется разорвать связь между табличными диапазонами. Причиной этого может быть, как вышеописанный случай, когда требуется изменить массив, вставленный из другой книги, так и просто нежелание пользователя, чтобы данные в одной таблице автоматически обновлялись из другой.
Способ 1: разрыв связи между книгами
Разорвать связь между книгами во всех ячейках можно, выполнив фактически одну операцию. При этом данные в ячейках останутся, но они уже будут представлять собой статические не обновляемые значения, которые никак не зависят от других документов.
- В книге, в которой подтягиваются значения из других файлов, переходим во вкладку «Данные». Щелкаем по значку «Изменить связи», который расположен на ленте в блоке инструментов «Подключения». Нужно отметить, что если текущая книга не содержит связей с другими файлами, то эта кнопка является неактивной.
- Запускается окно изменения связей. Выбираем из списка связанных книг (если их несколько) тот файл, с которым хотим разорвать связь. Щелкаем по кнопке «Разорвать связь».
- Открывается информационное окошко, в котором находится предупреждение о последствиях дальнейших действий. Если вы уверены в том, что собираетесь делать, то жмите на кнопку «Разорвать связи».
- После этого все ссылки на указанный файл в текущем документе будут заменены на статические значения.
Способ 2: вставка значений
Но вышеперечисленный способ подходит только в том случае, если нужно полностью разорвать все связи между двумя книгами. Что же делать, если требуется разъединить связанные таблицы, находящиеся в пределах одного файла? Сделать это можно, скопировав данные, а затем вставив на то же место, как значения. Кстати, этим же способом можно проводить разрыв связи между отдельными диапазонами данных различных книг без разрыва общей связи между файлами. Посмотрим, как этот метод работает на практике.
- Выделяем диапазон, в котором желаем удалить связь с другой таблицей. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В раскрывшемся меню выбираем пункт «Копировать». Вместо указанных действий можно набрать альтернативную комбинацию горячих клавиш Ctrl+C.
- Далее, не снимая выделения с того же фрагмента, опять кликаем по нему правой кнопкой мыши. На этот раз в списке действий щелкаем по иконке «Значения», которая размещена в группе инструментов «Параметры вставки».
- После этого все ссылки в выделенном диапазоне будут заменены на статические значения.
Как видим, в Excel имеются способы и инструменты, чтобы связать несколько таблиц между собой. При этом, табличные данные могут находиться на других листах и даже в разных книгах. При необходимости эту связь можно легко разорвать.
Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.
Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.
Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.
Первый шаг.
Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.
Второй шаг.
Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»
Третий шаг.
Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.
Четвертый шаг.
Поставить курсор в первую (левую верхнюю) ячейку таблицы и выбрать в меню «Вставка» пункт «Вставить связь». В некоторых версиях программы «Excel» этот пункт находится в меню «Специальная вставка»
После вставки связи следует отформатировать вид ячеек — привести их к надлежащему виду.
Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».
При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.
При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).
О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:
Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.
Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».
Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».
Смысл способа в следующем:
Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».
Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».
После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.
После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»
Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»
Как наложить таблицу на таблицу в excel
Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.
Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.
Копирование таблицы с сохранением структуры
Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+C – Ctrl+V не даст нужного результата.
В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.
Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.
Способ 1: Специальная вставка
Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.
- Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+C – Ctrl+V.
- Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».
В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.
Способ 2: Выделение столбцов перед копированием
В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:
- Выделить столбцы или строки с исходными данными.
- Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.
В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.
Способ 3: Вставка формул с сохранением формата
Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.
Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:
- Выделите и скопируйте исходник.
- В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.
Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».
Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.
Создание и ведение таблиц Excel
Итак, таблица в Excel – это прямоугольная область листа, в которой каждая строка представляет собой набор данных, а в ячейке на пересечении данной строки и каждого столбца находится единица данных. Каждому столбцу присваивается уникальное имя. Столбцы таблицы называются полями, а строки – записями. В таблице не может быть записей, в которых нет данных ни в одном поле.
Если на листе Excel выбран прямоугольный диапазон ячеек, его легко преобразовать в таблицу, и, наоборот, с записями таблицы можно работать как с обычным диапазоном ячеек.
В таблицах можно использовать функции и формулы Excel , в частности, можно вставить строку (запись), в которой подсчитываются общие или промежуточные итоги.
Создание таблицы
- Выделить любую ячейку, содержащую данные, которые должны будут войти в таблицу.
- В ленте меню выбрать вкладку Вставка [Insert], в раскрывшейся группе команд Таблицы [Tables] необходимо выбрать команду Таблица [Table].
- Появится диалоговое окно, в котором Excel автоматически предложит границы диапазона данных для таблицы
Если этот диапазон нужно изменить, достаточно выделить нужный диапазон данных курсором.
- ОК.
Присвоение имени таблице
По умолчанию при создании таблицы Excel ей присваивается стандартное имя: Таблица1, Таблица2 и т.д. Если имеется только одна таблица, то можно ограничиться этим именем. Но удобнее присвоить таблице содержательное имя.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор [Design], в группе Свойства [Properties] ввести новое имя таблицы в поле Имя таблицы нажать клавишу Enter.
Требования к именам таблиц аналогичны требованиям к именованным диапазонам.
Форматирование таблиц
В созданной таблице можно изменить цвет, шрифт, вид границ и прочее. С помощью форматирования можно добиться того, что информация будет легче восприниматься. Эти изменения можно выполнить самостоятельно или выбрать готовый стиль оформления.
- Выделить ячейку таблицы.
- На вкладке Конструктор [Design] выбрать нужное оформление в группе Стили таблиц [Table Styles].
Вычисления в таблицах
К таблице можно добавить дополнительную, итоговую строку, в которой будут размещены результаты выполнения различных функций, примененных к данным некоторых или всех полей.
Порядок действия следующий:
- На вкладке Конструктор [Design] в группе Параметры стилей таблиц [Table Style Options], выбрать Строка итогов [Total Row].
- В появившейся новой строке Итог [Total] выбрать поле, в котором нужно обработать данные, и в раскрывающемся меню выбрать нужную функцию.
Для ввода в конец таблицы новых записей следует выделить строку итогов и воспользоваться правой кнопкой мыши. Появится контекстное меню, в нем нужно выбрать пункт Вставить. Если в появившуюся новую строку ввести данные, они будут автоматически участвовать в пересчете итогов.
Для того чтобы сократить время на добавление строк в таблицу, можно отключить строку итогов и довалять новые данные с новой строки. В этом случае таблица будет автоматически расширять свой диапазон.
Для проведения расчетов и помещения результатов в новое поле, достаточно ввести формулу в одну ячейку этого поля. Excel автоматически размножит ее по всем ячейкам данного поля. Если правильно установлены параметры Excel , при вводе формулы в нее записываются не адреса ячейки, а имена полей.
Если вместо имени поля на экране в формулах указаны адреса ячеек, необходимо изменить настройку:
- Выбрать вкладку Файл [File] или кнопку Офис [Office], в зависимости от версии Excel; затем вкладку Параметры [Options].
- В разделе Формулы [Formulas], в группе Работа с формулами [Working with formulas], отметить пункт Использовать имена таблиц в формулах [Use table name in formulas].
- OK.
Преобразование таблицы в обычный диапазон
При работе с таблицами, наряду с преимуществами, действует ряд ограничений: нельзя объединять ячейки, нельзя добавлять промежуточные итоги и т.д. Если расчеты в таблице завершены и нужны только данные из нее и, возможно, оформление, таблицу можно быстро преобразовать в обычный диапазон данных.
Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
Вы применяли функцию ВПР, чтобы переместить данные столбца из одной таблицы в другой? Так как в Excel теперь есть встроенная модель данных, функция ВПР устарела. Вы можете создать связь между двумя таблицами на основе совпадающих данных в них. Затем можно создать листы Power View или сводные таблицы и другие отчеты с полями из каждой таблицы, даже если они получены из различных источников. Например, если у вас есть данные о продажах клиентам, вам может потребоваться импортировать и связать данные логики операций со временем, чтобы проанализировать тенденции продаж по годам и месяцам.
Все таблицы в книге указываются в списках полей сводной таблицы и Power View.
При импорте связанных таблиц из реляционной базы данных Excel часто может создавать эти связи в модели данных, формируемой в фоновом режиме. В других случаях необходимо создавать связи вручную.
-
Убедитесь, что книга содержит хотя бы две таблицы и в каждой из них есть столбец, который можно сопоставить со столбцом из другой таблицы.
-
Вы можете отформатировать данные как таблицу или импортировать внешние данные в виде таблицы на новом.
-
Присвойте каждой из таблиц понятное имя: На вкладке Работа с таблицами щелкните Конструктор > Имя таблицы и введите имя.
-
Убедитесь, что столбец в одной из таблиц имеет уникальные значения без дубликатов. Excel может создавать связи только в том случае, если один столбец содержит уникальные значения.
Например, чтобы связать продажи клиента с логикой операций со временем, обе таблицы должны включать дату в одинаковом формате (например, 01.01.2012) и по крайней мере в одной таблице (логика операций со временем) должны быть перечислены все даты только один раз в столбце.
-
Щелкните Данные> Отношения.
Если команда Отношения недоступна, значит книга содержит только одну таблицу.
-
В окне Управление связями нажмите кнопку Создать.
-
В окне Создание связи щелкните стрелку рядом с полем Таблица и выберите таблицу из раскрывающегося списка. В связи «один ко многим» эта таблица должна быть частью с несколькими элементами. В примере с клиентами и логикой операций со временем необходимо сначала выбрать таблицу продаж клиентов, потому что каждый день, скорее всего, происходит множество продаж.
-
Для элемента Столбец (чужой) выберите столбец, который содержит данные, относящиеся к элементу Связанный столбец (первичный ключ). Например, при наличии столбца даты в обеих таблицах необходимо выбрать этот столбец именно сейчас.
-
В поле Связанная таблица выберите таблицу, содержащую хотя бы один столбец данных, которые связаны с таблицей, выбранной в поле Таблица.
-
В поле Связанный столбец (первичный ключ) выберите столбец, содержащий уникальные значения, которые соответствуют значениям в столбце, выбранном в поле Столбец.
-
Нажмите кнопку ОК.
Дополнительные сведения о связях между таблицами в Excel
-
Примечания о связях
-
Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании
-
«Могут потребоваться связи между таблицами»
-
Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи
-
Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблицы к другой
-
Примечания о связях
-
Вы узнаете, существуют ли связи, при перетаскивании полей из разных таблиц в список полей сводной таблицы. Если вам не будет предложено создать связь, то в Excel уже есть сведения, необходимые для связи данных.
-
Создание связей аналогично использованию VLOOKUP: вам нужны столбцы, содержащие совпадающие данные, чтобы Excel могли ссылаться на строки в одной таблице с строками из другой таблицы. В примере со временем в таблице Customer должны быть значения дат, которые также существуют в таблице аналитики времени.
-
В модели данных связи таблиц могут быть типа «один к одному» (у каждого пассажира есть один посадочный талон) или «один ко многим» (в каждом рейсе много пассажиров), но не «многие ко многим». Связи «многие ко многим» приводят к ошибкам циклической зависимости, таким как «Обнаружена циклическая зависимость». Эта ошибка может произойти, если вы создаете прямое подключение между двумя таблицами со связью «многие ко многим» или непрямые подключения (цепочку связей таблиц, в которой каждая таблица связана со следующей отношением «один ко многим», но между первой и последней образуется отношение «многие ко многим»). Дополнительные сведения см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
-
Типы данных в двух столбцах должны быть совместимы. Подробные сведения см. в статье Типы данных в моделях данных.
-
Другие способы создания связей могут оказаться более понятными, особенно если неизвестно, какие столбцы использовать. Дополнительные сведения см. в статье Создание связи в представлении диаграммы в Power Pivot.
Пример. Связывание данных логики операций со временем с данными по рейсам авиакомпании
Вы можете узнать о связях обеих таблиц и логики операций со временем с помощью свободных данных на Microsoft Azure Marketplace. Некоторые из этих наборов данных очень велики, и для их загрузки за разумное время необходимо быстрое подключение к Интернету.
-
Запустите надстройку Power Pivot в Microsoft Excel и откройте окно Power Pivot.
-
Нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace. В мастере импорта таблиц откроется домашняя страница Microsoft Azure Marketplace.
-
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
-
В разделе Category (Категория) нажмите Science & Statistics (Наука и статистика).
-
Найдите DateStream и нажмите кнопку Subscribe (Подписаться).
-
Введите свои учетные данные Майкрософт и нажмите Sign in (Вход). Откроется окно предварительного просмотра данных.
-
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
-
Нажмите кнопку Далее.
-
Чтобы импортировать данные, выберите BasicCalendarUS и нажмите Готово. При быстром подключении к Интернету импорт займет около минуты. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 73 414 строк. Нажмите Закрыть.
-
Чтобы импортировать второй набор данных, нажмите Получение внешних данных > Из службы данных > Из Microsoft Azure Marketplace.
-
В разделе Type (Тип) нажмите Data Данные).
-
В разделе Price (Цена) нажмите Free (Бесплатно).
-
Найдите US Air Carrier Flight Delays и нажмите Select (Выбрать).
-
Прокрутите вниз и нажмите Select Query (Запрос на выборку).
-
Нажмите кнопку Далее.
-
Нажмите Готово для импорта данных. При быстром подключении к Интернету импорт займет около 15 минут. После выполнения вы увидите отчет о состоянии перемещения 2 427 284 строк. Нажмите Закрыть. Теперь у вас есть две таблицы в модели данных. Чтобы связать их, нужны совместимые столбцы в каждой таблице.
-
Убедитесь, что значения в столбце DateKey в таблице BasicCalendarUS указаны в формате 01.01.2012 00:00:00. В таблице On_Time_Performance также есть столбец даты и времени FlightDate, значения которого указаны в том же формате: 01.01.2012 00:00:00. Два столбца содержат совпадающие данные одинакового типа и по крайней мере один из столбцов (DateKey) содержит только уникальные значения. В следующих действиях вы будете использовать эти столбцы, чтобы связать таблицы.
-
В окне Power Pivot нажмите Сводная таблица, чтобы создать сводную таблицу на новом или существующем листе.
-
В списке полей разверните таблицу On_Time_Performance и нажмите ArrDelayMinutes, чтобы добавить их в область значений. В сводной таблице вы увидите общее время задержанных рейсов в минутах.
-
Разверните таблицу BasicCalendarUS и нажмите MonthInCalendar, чтобы добавить его в область строк.
-
Обратите внимание, что теперь в сводной таблице перечислены месяцы, но количество минут одинаковое для каждого месяца. Нужны одинаковые значения, указывающие на связь.
-
В списке полей, в разделе «Могут потребоваться связи между таблицами» нажмите Создать.
-
В поле «Связанная таблица» выберите On_Time_Performance, а в поле «Связанный столбец (первичный ключ)» — FlightDate.
-
В поле «Таблица» выберитеBasicCalendarUS, а в поле «Столбец (чужой)» — DateKey. Нажмите ОК для создания связи.
-
Обратите внимание, что время задержки в настоящее время отличается для каждого месяца.
-
В таблице BasicCalendarUS перетащите YearKey в область строк над пунктом MonthInCalendar.
Теперь вы можете разделить задержки прибытия по годам и месяцам, а также другим значениям в календаре.
Советы: По умолчанию месяцы перечислены в алфавитном порядке. С помощью надстройки Power Pivot вы можете изменить порядок сортировки так, чтобы они отображались в хронологическом порядке.
-
Таблица BasicCalendarUS должна быть открыта в окне Power Pivot.
-
В главной таблице нажмите Сортировка по столбцу.
-
В поле «Сортировать» выберите MonthInCalendar.
-
В поле «По» выберите MonthOfYear.
Сводная таблица теперь сортирует каждую комбинацию «месяц и год» (октябрь 2011, ноябрь 2011) по номеру месяца в году (10, 11). Изменить порядок сортировки несложно, потому что канал DateStream предоставляет все необходимые столбцы для работы этого сценария. Если вы используете другую таблицу логики операций со временем, ваши действия будут другими.
«Могут потребоваться связи между таблицами»
По мере добавления полей в сводную таблицу вы получите уведомление о необходимости связи между таблицами, чтобы разобраться с полями, выбранными в сводной таблице.
Хотя Excel может подсказать вам, когда необходима связь, он не может подсказать, какие таблицы и столбцы использовать, а также возможна ли связь между таблицами. Чтобы получить ответы на свои вопросы, попробуйте сделать следующее.
Шаг 1. Определите, какие таблицы указать в связи
Если ваша модель содержит всего лишь несколько таблиц, понятно, какие из них нужно использовать. Но для больших моделей вам может понадобиться помощь. Один из способов заключается в том, чтобы использовать представление диаграммы в надстройке Power Pivot. Представление диаграммы обеспечивает визуализацию всех таблиц в модели данных. С помощью него вы можете быстро определить, какие таблицы отделены от остальной части модели.
Примечание: Можно создавать неоднозначные связи, которые являются недопустимыми при использовании в сводной таблице или отчете Power View. Пусть все ваши таблицы связаны каким-то образом с другими таблицами в модели, но при попытке объединения полей из разных таблиц вы получите сообщение «Могут потребоваться связи между таблицами». Наиболее вероятной причиной является то, что вы столкнулись со связью «многие ко многим». Если вы будете следовать цепочке связей между таблицами, которые подключаются к необходимым для вас таблицам, то вы, вероятно, обнаружите наличие двух или более связей «один ко многим» между таблицами. Не существует простого обходного пути, который бы работал в любой ситуации, но вы можете попробоватьсоздать вычисляемые столбцы, чтобы консолидировать столбцы, которые вы хотите использовать в одной таблице.
Шаг 2. Найдите столбцы, которые могут быть использованы для создания пути от одной таблице к другой
После того как вы определили, какая таблица не связана с остальной частью модели, пересмотрите столбцы в ней, чтобы определить содержит ли другой столбец в другом месте модели соответствующие значения.
Предположим, у вас есть модель, которая содержит продажи продукции по территории, и вы впоследствии импортируете демографические данные, чтобы узнать, есть ли корреляция между продажами и демографическими тенденциями на каждой территории. Так как демографические данные поступают из различных источников, то их таблицы первоначально изолированы от остальной части модели. Для интеграции демографических данных с остальной частью своей модели вам нужно будет найти столбец в одной из демографических таблиц, соответствующий тому, который вы уже используете. Например, если демографические данные организованы по регионам и ваши данные о продажах определяют область продажи, то вы могли бы связать два набора данных, найдя общие столбцы, такие как государство, почтовый индекс или регион, чтобы обеспечить подстановку.
Кроме совпадающих значений есть несколько дополнительных требований для создания связей.
-
Значения данных в столбце подстановки должны быть уникальными. Другими словами, столбец не может содержать дубликаты. В модели данных нули и пустые строки эквивалентны пустому полю, которое является самостоятельным значением данных. Это означает, что не может быть несколько нулей в столбце подстановок.
-
Типы данных столбца подстановок и исходного столбца должны быть совместимы. Подробнее о типах данных см. в статье Типы данных в моделях данных.
Подробнее о связях таблиц см. в статье Связи между таблицами в модели данных.
К началу страницы
Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую.
Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.
Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.
Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.
Первый шаг.
Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.
Второй шаг.
Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»
Третий шаг.
Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.
Четвертый шаг.
Поставить курсор в первую (левую верхнюю) ячейку таблицы и выбрать в меню «Вставка» пункт «Вставить связь». В некоторых версиях программы «Excel» этот пункт находится в меню «Специальная вставка»
После вставки связи следует отформатировать вид ячеек – привести их к надлежащему виду.
Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».
При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.
При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).
О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:
Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.
Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».
Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».
Смысл способа в следующем:
Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».
Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».
После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.
После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»
Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»
Содержание
- Как сделать, чтобы информация из одного листа автоматически передавалась и отображалась на втором листе
- Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую.
- Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.
- Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».
- Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.
- Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».
- Смысл способа в следующем:
- Как перенести данные из одного файла excel в другой файл excel
- Как перенести данные из одного файла excel в другой файл excel
- Копирование таблицы с сохранением структуры
- Способ 1: Специальная вставка
- Способ 2: Выделение столбцов перед копированием
- Способ 3: Вставка формул с сохранением формата
- 5 различных методов переноса данных с одного листа Excel на другой
- Практический сценарий
- Методы передачи данных из одной книги Excel в другую
- Метод № 1: автоматически Обновление одного листа Excel с другого листа
- Метод № 2: обновить электронную таблицу Excel данными из другой электронной таблицы
- Метод № 3: Как автоматически скопировать данные из одной ячейки в другую в Excel
- Метод № 4: Как скопировать данные с одного листа на другой в Excel с помощью формулы
- Метод № 5: копирование данных с одного листа на другой в Excel с помощью макросов
- Рекомендуемое решение: средство восстановления и восстановления MS Excel
- Как скопировать таблицу в Excel
Как сделать, чтобы информация из одного листа автоматически передавалась и отображалась на втором листе
Данная статья о том, как связать таблицы, чтобы данные из одной таблицы автоматически переносились во вторую.
Приведу три способа Автоматического переноса данных с одного листа программы «Эксель» в другой.
Первый, самый простой и примитивный способ связи двух таблиц на разных листах документа -вставка данных при помощи опции специальной вставки.
Рассмотрим, как соединить две таблицы по шагам.
Первый шаг.
Необходимо выделить ту таблицу, из которой будут транслироваться данные во вторую таблицу.
Второй шаг.
Копировать информацию сочетанием клавиш ctrl+C или вызвав контекстное меню правой кнопкой мыши и кликнув по пункту меню «Копировать»
Третий шаг.
Перейти на лист документа «Excel», в который Вы планируете транслировать информацию из первой таблицы.
Четвертый шаг.
Поставить курсор в первую (левую верхнюю) ячейку таблицы и выбрать в меню «Вставка» пункт «Вставить связь». В некоторых версиях программы «Excel» этот пункт находится в меню «Специальная вставка»
После вставки связи следует отформатировать вид ячеек – привести их к надлежащему виду.
Результат вставки связи
Второй способ переноса данных из одной таблицы в другую — это использование сводных таблиц в программе «Excel».
При использовании данного метода роль второй таблицы («реципиента») играет сама сводная таблица.
Как обновить сводную таблицу
При клике правой кнопкой мыши по сводной таблице и нажатии на пункт «Обновить» сводная таблица автоматически перенесет все данные из связанного массива информации («таблицы донора»).
О том, как в «Эксель» создавать сводные таблицы подробно написано в статье:
Как делать сводные таблицы в программе «Excel» и для чего они нужны.
Третий способ самый эффективный и наиболее автоматизированный — это использование меню надстройки «Power Query».
Правда нужно отметить, что этот способ подходит только пользователям Excel 2016 и пользователям Excel 2013и выше с установленной надстройкой «Power Query».
Смысл способа в следующем:
Необходимо открыть вкладку «Power Query». В разделе «Данные Excel» нажимаем кнопку (пиктограмму) «Из таблицы».
Из таблицы -Power Query
Далее нужно выбрать диапазон ячеек, из которых нужно «притянуть» информацию и нажимаем «Ок».
Источник данных для запроса Power Query
После выбора области данных появится окно настройки вида новой таблицы. В этом окне Вы можете настроить последовательность вывода столбцов и удалить ненужные столбцы.
После настройки вида таблицы нажмите кнопку «Закрыть и загрузить»
Обновление полученной таблицы происходит кликом правой кнопки мыши по названию нужного запроса в правой части листа (список «Запросы книги»). После клика правой кнопкой мыши в выпадающем контекстном меню следует нажать на пункт «Обновить»
Обновление запроса в PowerQuery
Источник
Как перенести данные из одного файла excel в другой файл excel
Как перенести данные из одного файла excel в другой файл excel
Всем, кто работает с Excel, периодически приходится переносить данные из одной таблицы в другую, а зачастую и просто копировать массивы в разные файлы. При этом необходимо сохранять исходные форматы ячеек, формулы, что в них находятся, и прочие переменные, которые могут потеряться при неправильном переносе.
Давайте разберёмся с тем, как переносить таблицу удобнее всего и рассмотрим несколько способов. Вам останется лишь выбрать тот, что наилучшим образом подходит к конкретной задачи, благо Microsoft побеспокоилась об удобстве своих пользователей в любой ситуации.
Копирование таблицы с сохранением структуры
Если у вас есть одна или несколько таблиц, форматирование которых необходимо сохранять при переносе, то обычный метод Ctrl+C – Ctrl+V не даст нужного результата.
В результате мы получим сжатые или растянутые ячейки, которые придётся вновь выравнивать по длине, чтобы они не перекрывали информацию.
Расширять вручную таблицы размером в 20-30 ячеек, тем более, когда у вас их несколько, не самая увлекательная задача. Однако существует несколько способов значительно упростить и оптимизировать весь процесс переноса при помощи инструментов, уже заложенных в программу.
Способ 1: Специальная вставка
Этот способ подойдёт в том случае, если из форматирования вам достаточно сохранить ширину столбцов и подтягивать дополнительные данные или формулы из другого файла/листа нет нужды.
- Выделите исходные таблицы и проведите обычный перенос комбинацией клавиш Ctrl+C – Ctrl+V.
- Как мы помним из предыдущего примера, ячейки получаются стандартного размера. Чтобы исправить это, выделите скопированный массив данных и кликните правой кнопкой по нему. В контекстном меню выберите пункт «Специальная вставка».
В результате у вас получится таблица идентичная той, что была в первом файле. Это удобно в том случае, если у вас десятки столбцов и выравнивать каждый, стандартными инструментами, нет времени/желания. Однако в этом методе есть недостаток — вам все равно придётся потратить немного времени, ведь изначально скопированная таблица не отвечает нашим запросам. Если это для вас неприемлемо, существует другой способ, при котором форматирование сохранится сразу при переносе.
Способ 2: Выделение столбцов перед копированием
В этом случае вы сразу получите нужный формат, достаточно выделить столбцы или строки, в зависимости от ситуации, вместе с заголовками. Таким образом, изначальная длина и ширина сохранятся в буфере обмена и на выходе вы получите нужный формат ячеек. Чтобы добиться такого результата, необходимо:
- Выделить столбцы или строки с исходными данными.
- Просто скопировать и вставить, получившаяся таблица сохранит изначальный вид.
В каждом отдельном случае рациональней использовать свой способ. Однако он будет оптимален для небольших таблиц, где выделение области копирования не займёт у вас более двух минут. Соответственно, его удобно применять в большинстве случаев, так как в специальной вставке, рассмотренной выше, невозможно сохранить высоту строк. Если вам необходимо выровнять строки заранее – это лучший выбор. Но зачастую помимо самой таблицы необходимо перенести и формулы, что в ней хранятся. В этом случае подойдёт следующий метод.
Способ 3: Вставка формул с сохранением формата
Специальную вставку можно использовать, в том числе, и для переноса значений формул с сохранением форматов ячеек. Это наиболее простой и при этом быстрый способ произвести подобную операцию. Может быть удобно при формировании таблиц на распечатку или отчётностей, где лишний вес файла влияет на скорость его загрузки и обработки.
Чтобы выполнить операцию, сделайте следующее:
- Выделите и скопируйте исходник.
- В контекстном меню вставки просто выберите «Значения» и подтвердите действие.
Вместо третьего действия можно использовать формат по образцу. Подойдёт, если копирование происходит в пределах одного файла, но на разные листы. В простонародье этот инструмент ещё именуют «метёлочкой».
Перенос таблицы из одного файла в другой не должен занять у вас более пары минут, какое бы количество данных не находилось в исходнике. Достаточно выбрать один из описанных выше способов в зависимости от задачи, которая перед вами стоит. Умелое комбинирование методов транспортировки таблиц позволит сохранить много нервов и времени, особенно при составлении квартальных сводок и прочей отчётности. Однако не забывайте, что сбои могут проходить в любой программе, поэтому перепроверяйте данные, прежде чем отправить их на утверждение.
5 различных методов переноса данных с одного листа Excel на другой
Как мы все знаем, Microsoft Excel — очень полезная и популярная рабочая книга, которую пользователи могут хранить любые важные данные.
В Microsoft Excel пользователи могут выполнять несколько различных типов задач, таких как автоматически переносить данные с одного листа Excel на другой, обновлять один лист Excel с другого листа , копировать данные с одного листа на другой в Excel и т. д. для удобства.
Но сегодня в этом моем сообщении блога я расскажу о , как автоматически копировать данные из одной ячейки в другую в Excel ? Кроме того, узнайте , как автоматически обновлять один лист Excel с другого листа, автоматически переносить данные с одного листа Excel на другой, и многое другое подробно.
Итак, просто внимательно просмотрите этот блог.
Практический сценарий
Хорошо, сначала я должен упомянуть, что я полный любитель когда дело доходит до превосходства. У меня нет опыта работы с VBA или макросами, поэтому, если вы не уверены, знаю ли я что-то еще, вероятно, не знаю.
У меня есть рабочая тетрадь с 6 листами внутри; один из листов — мастер; это просто остальные 6 листов, составленные в один большой. Мне нужно настроить его так, чтобы любые новые данные, введенные в новые отдельные листы, автоматически вводились в мастер-лист в первой пустой строке.
Столбцы не одинаковы на всех листах. . Надеюсь, здесь профи будет легче, чем мне, в этом я бился головой о стену. Я буду тщательно проверять эту ветку, поэтому, если вам понадобится дополнительная информация, просто дайте мне знать …
Заранее благодарим за любую помощь.
Источник: https://ccm.net/forum/affich-1019001-automatically-update-master-worksheet-from- другие рабочие листы
Методы передачи данных из одной книги Excel в другую
Существует множество различных способов переноса данных из одной книги Excel в другую , и они следующие:
Метод № 1: автоматически Обновление одного листа Excel с другого листа
В книге MS Excel мы можем легко обновить данные, связав один лист с другим. Эта ссылка известна как динамическая формула, которая автоматически передает данные из одной книги Excel в другую .
Одна книга Excel называется источником рабочий лист , где эта ссылка автоматически переносит данные рабочего листа, а другая книга называется целевым листом , в котором он автоматически обновляет данные рабочего листа и содержит формулу связи.
Ниже приведены две разные точки для связывания Excel. данные книги для автоматических обновлений.
1) С использованием функции копирования и вставки
- В исходный лист, выберите и скопируйте данные, которые вы хотите связать на другом листе.
- Теперь на целевом листе Вставьте данные, к которым вы связали исходный лист ячейки.
- После этого выберите меню Вставить ссылку из Другие параметры вставки в книге Excel
- Сохраните всю свою работу из исходного рабочего листа перед его закрытием.
2) Введите формулу вручную
- Откройте целевой рабочий лист, коснитесь ячейки, в которой есть формула связи, и поместите знак равенства (=) поперек нее.
- Теперь перейдите к источник ш eet и коснитесь ячейки, в которой есть данные. нажмите Enter на клавиатуре и сохраните свои задачи.
Примечание- Всегда помните одну вещь, что формат исходного рабочего листа и конечный рабочий лист одинаковы.
Метод № 2: обновить электронную таблицу Excel данными из другой электронной таблицы
Чтобы обновить электронные таблицы Excel данными из другой электронной таблицы, просто следуйте приведенным ниже пунктам, которые будут применимы к версии Excel 2019, 2016, 2013, 2010, 2007.
- Сначала перейдите в меню Данные .
- Выберите параметр Обновить все
- Здесь вы должны увидеть, когда и как обновляется соединение
- Теперь щелкните любую ячейку, содержащую подключенные данные.
- Снова в меню Данные , cli ck на стрелке рядом с параметром Обновить все и выберите Свойства соединения
- После этого в меню Использование установите параметры которые вы хотите изменить.
- На вкладке Использование установите любые параметры, которые вы хотите изменить.
Примечание. Если размер книги данных Excel большой, я рекомендую регулярно проверять меню Включить фоновое обновление .
Метод № 3: Как автоматически скопировать данные из одной ячейки в другую в Excel
Чтобы скопировать данные из одной ячейки в другую в Excel, просто выполните следующие пункты, указанные ниже:
- Сначала откройте исходный рабочий лист и целевой рабочий лист.
- На исходном листе перейдите к листу, который вы хотите переместить или скопировать.
- Теперь нажмите меню Главная и выберите параметр Формат .
- Затем выберите «Переместить или скопировать лист» в разделе «Организовать листы».
- После этого снова в в меню Главная выберите параметр Формат в группе ячеек.
- Здесь в Переместить или скопировать выберите целевой лист, и Excel отобразит только открытые листы в списке.
- Иначе, если вы хотите скопировать рабочий лист вместо перемещения, сделайте копию книги Excel перед
- Наконец, нажмите ОК кнопку, чтобы скопировать или переместить целевую электронную таблицу Excel.
Метод № 4: Как скопировать данные с одного листа на другой в Excel с помощью формулы
Вы можете копировать данные с одного листа на другой в Excel с помощью формулы . Вот шаги, которые необходимо выполнить:
- Для копирования и вставки ячейки Excel в текущий рабочий лист Excel, , например; скопируйте ячейку От A1 до D5, вы можете просто выбрать целевую ячейку D5, затем ввести = A1 и нажать клавишу Enter, чтобы получить значение A1.
- Для копирования и вставки ячеек с одного рабочего листа на другой, например скопируйте ячейку A1 листа Sheet1 в ячейку D5 листа Sheet2, выберите ячейку D5 на листе Sheet2, затем введите = Sheet1! A1 и нажмите клавишу Enter, чтобы получить значение.
Метод № 5: копирование данных с одного листа на другой в Excel с помощью макросов
С помощью макросов вы можете копировать данные с одного рабочего листа на другой , но перед этим вот несколько важных советов, о которых вы должны позаботиться:
- Правильно сохраняйте расширение файла в вашу книгу Excel.
- Не обязательно, чтобы ваша электронная таблица имела поддержку макросов для выполнения этой задачи.
- Код Выбранные вами файлы также могут быть сохранены на другом листе.
- Поскольку коды уже указывают детали, нет необходимости сначала активировать книгу или ячейки Excel.
- Таким образом, ниже приведен код для выполнения этой задачи.
Sub OpenWorkbook ()
‘Открыть книгу
‘Метод открытия требует ссылки на полный путь к файлу.
Workbooks.Open «C: Users username Documents New Data.xlsx»
‘ Метод открытия имеет дополнительные параметры
‘Workbooks.Open (FileName, UpdateLinks, ReadOnly, Format, Password, WriteResPassword, IgnoreReadOnlyRecommended, Origin, Delimiter, Editable, Notify, Converter, AddToMru, Local, CorruptLoad)
Sub CloseWorkbook ()
‘Закройте книгу
Workbooks («New Data.xlsx»). Close SaveChanges: = True
‘Метод Close имеет дополнительные параметры
‘ Workbooks.Close (SaveChanges, Filename, RouteWorkbook)
Рекомендуемое решение: средство восстановления и восстановления MS Excel
Когда вы выполняете свою работу в MS Excel и по ошибке или случайно делаете это не сохранять данные книги, иначе ваш рабочий лист будет удален, тогда у нас есть для вас профессиональный инструмент восстановления, например MS Excel Repair & Recovery Tool .
С С помощью этого инструмента вы также можете легко восстановить все потерянные данные или поврежденные файлы Excel. Это очень полезное программное обеспечение, позволяющее с легкостью возвращать все типы файлов MS Excel .
Как скопировать таблицу в Excel
Пользователям, работающим с офисным пакетом MS Excel, требуется создавать дубликаты таблиц. Поэт.
- копировать объект по умолчанию;
- копировать значения;
- копировать таблицу с сохранением ширины столбца;
- копировать лист.
- Выделить диапазон, необходимый для копирования.
- Скопировать область понравившимся способом: кликнуть правой кнопкой мыши (ПКМ) по выделенной области и выбрать опцию «Копировать» или нажать CTRL+C, или активировать пиктограмму на панели инструментов в блоке «Буфер обмена» (вкладка «Главная»).
- Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
- Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
- Вставить объект одним из способов: через контекстное меню (ПКМ – Вставить) или CTRL+V, или нажатием на пиктограмму «Вставить» на панели инструментов на вкладке «Главная».
- Выделить диапазон, необходимый для копирования.
- Скопировать область удобным способом.
- Открыть другой лист или ту область, где будет размещаться дубликат.
- Активировать клетку, которая станет верхней левой ячейкой новой таблицы.
- Вставить объект удобным способом.
- Раскрыть пиктограмму «Вставить».
- Установить переключатель на опцию «Только значения».
- Вставленный объект лишается исходных форматов, т.е. на экране отображаются только значения. Если пользователю необходимо сохранить исходное форматирование и указать значения, то нужно активировать опцию «Значение и форматы оригинала».
- Подобные опции отображаются в контекстном меню, пункте «Специальная вставка».
- Если необходимо вставить только значения и сохранить форматирование числовых данных, то пользователь выбирает опцию «Значения и форматы чисел». В таком случае форматирование таблицы не сохраняется. На экране отображается значения и формат числовой информации.
- Выполнить пункты 1-6 из алгоритма «Копирование значений».
- При раскрытии пиктограммы вставки выбрать опцию «Сохранить ширину столбцов».
Источник