Excel is not crm

Знаете, как называется худшая в мире CRM-система? MS Excel. Эта шутка ходит среди западных и российских вендоров корпоративного ПО. Excel, легендарный продукт в хорошем смысле этого слова, окружён десятками мифов: Excel знают все, в нём можно сделать все, с ним не нужна CRM-система и т.д. От раза к разу на профессиональных форумах, от будущих клиентов, от компаний мы слышим упорное сопоставление CRM и Excel. Конечно, с точки зрения разработчика это неравный бой, но мы всё же решились на детальное сравнение.

Электронные таблицы vs СУБД

Что такое Excel? По своему классу это табличный процессор или, если проще, электронная таблица — прикладная программа для решения вычислительных задач. Электронные таблицы (и тут речь не только об Excel, но и множестве аналогов и конкурентов) были обречены на успех в бизнесе и вообще в любом делопроизводстве, ведь изначально большинство расчётов выполнялось в табличной форме. Буквально ещё в 90-х годах на столах можно было видеть типографские бухгалтерские главные книги, оборотно-сальдовые ведомости, различные табели, сметы, формы отчетности, калькуляции и т.д. Вся эта документация была ничем иным как таблицами.

 
Электронный таблицы в том виде, в каком мы их знаем сегодня, заменили собой довольно большой блок программирования — то, что раньше решалось на ЭВМ только с помощью кода, теперь можно реализовать с помощью различных формул, макросов, функций. Таблицы отражают взаимосвязи, позволяют сохранять и переиспользовать расчёты, строить диаграммы и т.д. Одно из основных преимуществ электронных таблиц в целом и Excel в частности — пересчёт формул «на лету» при любом изменении входных данных. Соответственно, это даёт возможности моделирования, прогнозирования, планирования и анализа. Причём все перечисленные возможности становятся доступными пользователям, далеким от информатики и математики.

 
Дополнительная ценность Excel — возможность создавать пользовательские функции и скрипты на языке Visual Basic for Application. Необходимый код пишется в стороннем редакторе и затем запускается в таблице, обрабатывая входные данные. Фактически таблица становится интерфейсом кода на VBA. Для создания подобных функций требуется навык программирования — рядовой пользователь не справится.

 
Но, как известно, дьявол в мелочах — и настоящий ад может случиться, если переоценить таблицы и начать их использовать как единственное хранилище информации, или, говоря иначе, как базу данных. На первый взгляд кажется, что всё просто отлично: данные можно записывать и перезаписывать, можно искать информацию по нужным условиям, сортировать, делать выборки с помощью фильтров. Однако по сравнению с реляционными СУБД, которые лежат в основе большинства CRM-систем, операции манипулирования данными в том же Excel кажутся незначительными. К тому же, таблицы не столь безопасны, как СУБД.

 
Кстати, об освоении таблиц стоит сказать отдельно. Безусловно, они здорово облегчают жизнь многим менеджерам, бухгалтерам и даже инженерам, но если кто-то вам скажет, что он «гуру Excel», то, скорее всего, человек заблуждается. Освоение Excel на уровне продвинутого пользователя едва ли проще, чем освоение нового языка программирования. Но такая уверенность в рядах компаний существует, отсюда и растут корни целой группы типичных ошибок работы с табличными процессорами.

История из жизни. В одной компании завёлся тот самый «гуру Excel». Он занимал руководящий пост, и в силу этой привилегии решил всех своих подчинённых перевести на рельсы автоматизации. Бюджет отдела, планы, рабочие отчёты и KPI стали считаться исключительно в Excel. Пока он собирал, а затем и агрегировал информацию сам, всё было относительно неплохо. Когда с книгами Excel в расшаренных на сервере папках стали работать все, появились необычные данные типа KPI +370% к заработной плате или шестизначного плана продаж. На чём «погорели»:

• на формулах — протягивали формулы по столбцам, не думая об абсолютных и относительных ссылках на ячейки
• на связи таблиц — ошибка в одной таблице приводила к размножению ошибок по всей импровизированной базе
• на форматах данных — хотя попытки унификации ввода и были предприняты, копипаст и кривые руки делали своё дело, и в итоге из-за различных форматов часть расчётов оказывалась некорректной
• на скрытых строках и столбцах — кто-то их скрывал, а другие не замечали и использовали эти диапазоны в расчётах
• на сортировке — при сортировке забывали выделять весь массив и в итоге, значения одного поля присваивались другому
• на сводных таблицах — у части менеджеров были проблемы с представлением зависимостей
• на округлении — кому-то понравились цифры без копеек, он настроил таблицы под себя, а эти копейки стали набегать в рубли расхождения.

 В общем, завели CRM-систему, перенесли остатки «выживших» данных и стали работать спокойно, т.к. программа сама знала, какие формулы считать, какие данные принимать, как сортировать. К тому же, таблицы СУБД сломать и потерять оказалось гораздо сложнее, а с бекапами так вообще невозможно. Такой вот айтишный хэппи-энд.

CRM изнутри

Теперь о CRM-системе, которая представляет собой логику + СУБД + интерфейс. Реляционная база данных, которая используется в CRM, это множество связанных между собой таблиц. Каждая строка (она называется запись) описывает один объект (например, клиента), а каждый столбец содержит атрибуты этого объекта (например, контакты, счета, покупки, скидки и т.д.). Для идентификации записей (строк) используется первичный ключ — набор полей, сочетание которых однозначно определяет запись в таблице.

 
Например, вы пользуетесь CRM. Когда вы выгружаете отчёт о том, какие клиенты совершили покупку в текущем месяце, то внутри CRM происходит примерно следующее: таблица «Клиенты» по уникальному идентификатору (ключу) связывается с таблицей «Покупки», «Оплаты», «Номенклатура» и т.д., в зависимости от того, какую информацию вы хотите получить в итоговом отчёте. При этом СУБД в идеале должна работать максимально шустро, чтобы пользователь даже не заметил процесс. Именно благодаря такой архитектуре CRM умеет быстро и точно строить выборки в любом разрезе, позволяет мгновенно находить связанные с клиентом звонки, сделки, документы. Понятно, что подобную функциональность в Excel реализовать невозможно. Даже связка двух-трёх таблиц уже даёт ощутимые «тормоза» при работе с документами, а в онлайне зачастую просто не позволяет выполнить операцию.

 
Кроме того, реляционные базы данных при правильном подходе к управлению обеспечивают безопасность информации, защиту от несанкционированного доступа, целостность и согласованность данных. Они поддерживают многопользовательский режим работы без коллизий и конфликтов. Все действия логируются и почти всегда можно найти того, чьи шаги привели к ошибке или умышленному вреду.

 
Опять же, разделение прав доступа обеспечивает защиту от новичка, дурака и даже недобросовестных намерений. Так, например, сотруднику (простому менеджеру) могут быть даны права только на запись данных, а редактирование и удаление ему недоступны. Таким образом, максимальный вред от неопытного сотрудника — внесение ошибочной информации, но никак не удаление чужих важных сведений.

Эскизы на салфетках

Вообще, в бизнесе насчитывается огромное количество способов накопления и хранения информации о клиентах, и все они сосуществуют в нашей действительности, правда, не всегда мирно. Итак, золотой топ «носителей информации» российского малого и среднего бизнеса.

• Excel и прочие электронные редакторы. Создаются именованные строки и столбцы, вносятся данные, часть информации записывается комментариями к ячейке. Масштаб может быть любой — от банального списка клиентов и их контактов до огромного полотна управления отгрузками и продажами.
• CRM-системы и иные учётные системы. Наиболее корректный и безопасный способ хранения и обработки данных, надёжный инструмент формирования клиентской базы и отслеживания взаимоотношений с клиентами.
• MS Word и прочие текстовые редакторы. То же самое, что Excel, только в более олдскульной форме. Иногда внутри документа создаются таблицы. Самый шик — использовать программу блокнот и «расчерчивать» её при помощи пунктира.

  

  Примерно так — причём удобно двигать размеры (сарказм). Кстати, для создания таких таблиц нужно терпение и рабочее время.

• Бумажные тетради и блокноты. Рудиментарная форма хранения записей, обусловленная, кстати, не технической отсталостью, а стремлением менеджеров не информировать руководителя о клиентском пуле и иметь только свою личную базу, которую в случае увольнения очень просто «вывести» — достаточно забрать блокнот или тетрадь.
• Визитницы с визитками. Мы уже рассказывали о Rolodex как о предшественнике CRM-систем, но подобная система работы с клиентами жива до сих пор. Суть простая: собирать визитки с контактной информацией, хранить их и обращаться к ним при необходимости. Продвинутая форма — делать записи и заметки о клиенте на лицевой или обратной стороне карточки.
• Стикеры. Вам может показаться, что мы шутим, но нет — у части менеджеров контакты и напоминания хранятся именно на стикерах, наклеенных на стол или рамку монитора. Понятно, что это самый ненадёжный способ организации информации.

В общем, мы неслучайно подняли тему работы с данными и взаимоотношениями с клиентами в CRM против таблиц — слишком много недостатков у табличных процессоров, которые хотят стать CRM-системой.

Let’s неравный бой begin

Таблицы ограничивают доступ сотрудников и руководства к информации. И это значительный недостаток. Вы можете сказать, что существуют табличные редакторы с возможностями совместной работы онлайн, однако, во-первых, даже у Microsoft такие версии слабее по возможностям, во-вторых, доступ можно закрыть в любой момент, всего лишь изменив ссылку.

 
CRM-системы позволяют тонко настраивать права доступа на уровне групп и отдельных пользователей. В то же время руководитель может беспрепятственно просматривать профиль работы с каждым клиентом, а также ставить задачи, формировать отчёты и т.д.

 
В таблицах практически невозможно отслеживать полный путь взаимоотношений с клиентами. Нельзя добавить шаги взаимодействия (у менеджеров самый популярный способ — добавлять служебные заметки примечаниями), записи разговоров, историю переписки. Если какие-то вопросы решались посредством почты или переговоров, информация по ним может быть внесена в примечаниях или не внесена вовсе.

 
CRM-система отслеживает путь клиента от холодного лида до допродажи, не упуская ни малейшего взаимодействия. Например, в RegionSoft CRM все звонки с записями разговоров, вся переписка с клиентом и все действия менеджеров сохраняются в карточке клиента и к этой информации можно получить практически мгновенный доступ. По итогам разработки клиента можно сформировать и распечатать отчёт по динамике взаимоотношений, в котором будут отображены все воздействия.

 
В Excel и прочих табличных редакторах нельзя отслеживать работу менеджеров и адекватно реагировать на кризисные ситуации. Матрицы KPI, конечно, существуют в таблицах, однако о гибкой настройке думать не приходится — всё ограничивается несколькими прописанными формулами. В CRM динамика выполнения задач менеджерами доступна линейному и высшему руководству, недочёты и провалы видны сразу, на них можно оперативно реагировать, не дожидаясь конца месяца и заполнения «таблички ключевых коэффициентов».

— Эд, согласно моей таблице, ты выполнил ужасную работу.
— Потому что ваши таблицы плохо продуманы и не имеют ничего общего со сложным реальным миром. И да, позвольте напомнить, что формула указывает на неверную ячейку.
— Цифры не врут.

 
В таблицах сложно оценить потенциальные сделки, застойные сделки, стадии работы с клиентом. В основе взаимоотношения с клиентами с точки зрения коммерческого интереса лежит воронка продаж. Её можно отрисовать в Excel, в Интернете описаны десятки шаблонов для этого, однако анализ воронки в различных разрезах (по менеджеру, датам, компаниям, номенклатуре и т.д.) возможен исключительно в CRM-системах. Самая большая сложность работы со сделками в Excel — это необходимость вносить все данные вручную, от стоимости заказа до статуса и этапа разработки клиента. Естественно, что рано или поздно менеджер прекращает эту работу или забывает о ней. В CRM же после правильной первичной настройки статусы и этапы меняются автоматически, а стоимости «подтягиваются» при создании и проведении счёта.

 
Excel даёт довольно слабые возможности отчётности, много времени уходит на обработку данных, построение выборок и анализ. Тут стоит описать реальную ситуацию. Клиент отправлял отчет по реализации за период в головной офис. Объем файла был около 50 000 строк. В выгрузку попадали нерелевантные и ненужные данные. Сортировка и очистка данных у менеджера занимала ровно один рабочий день, и это при наличии специальных формул и макросов. CRM позволяет делать подобные выборки с помощью гибко настраиваемых фильтров с множеством критериев, кроме того пользовательские фильтры можно сохранять и использовать по необходимости (во всяком случае, именно так эта функция реализована у нас в RegionSoft CRM).

 
В CRM можно настроить несколько уровней доступа к данным клиентов, в Excel это сделать невозможно. Ведение базы клиентов в электронных таблицах чревато для бизнеса проблемами с безопасностью: данные могут потеряться как по техническим причинам, так и при увольнении сотрудника. Чего у Excel не отнять, так это его легкой «транспортировки» за пределы бизнеса, в том числе в руки конкурентов.

 
Чтобы забрать данные из десктопной CRM, нужно постараться. Вся оперативная информация о клиентах, контактах, планах, проектах, задачах должна быть в CRM-системе, а не «в голове сотрудника». Эта CRM-система должна быть защищена, т.е. иметь технические возможности, при которых сотрудник не сможет унести из нее сведения (если, конечно, ему не дали прав администратора сервера данных). Например, RegionSoft CRM имеет глубокую проработку безопасности, начиная с интеграции с ActiveDirectory и заканчивая контролем IP-адресов, MAC-адресов, с которых для пользователя разрешено подключаться к системе, подключения к корпоративной базе через alias (когда пользователь не знает реального расположения базы) и др. Совокупность этих мер и дает безопасное окружение для бизнеса. Но всегда есть человеческий фактор, от которого никуда не денешься. Сегодня человек лоялен, а завтра ему бес в ребро — и пошло поехало — твоим клиентам уже продают твои конкуренты. Поэтому должна быть именно

совокупность мер

, чтобы даже при возникновении желания слить данные, максимально затруднить это технически.

 
Таблицы дают лишь минимальный набор функций для сегментации клиентов и персонализации воздействий. Один из принципов успешного взаимодействия с клиентами — персонализация. Наверное, это даже можно назвать главным фактором выживания в нарастающем информационном шуме. Электронные таблицы позволяют создавать выборки и группировки, но проводить на их основе рассылки и иные коммуникации уже сложно. В CRM-системе вы просто делаете нужную выборку, сохраняете сегмент и запускаете рассылку именно по той группе, которую нужно проинформировать — из интерфейса системы (в RegionSoft CRM рассылку можно запускать с помощью собственного почтового клиента).

 
В Excel постоянно возникают проблемы унификации данных — установленные владельцем документа настройки форматов сбиваются, меняются, игнорируются. В итоге получаются коллизии, чаще всего связанные с денежным  и текстовым форматами, процентами. В CRM-системе разработчик предпринимает всё для максимальной унификации данных: так, при вводе можно выбирать значение из списка (чтобы была только «Москва», а не «масква», «мсква», «мск» и т.д.) или вводить значение, которое проверяется программой при вводе. В случае некорректного ввода CRM-система возвращает сообщение об ошибке.

 
Для Excel не существует адекватных интеграций с другими бизнес-системами и сервисами, например, планированием, бизнес-процессами, телефонией, 1С. Кто-то скажет, что в Excel, может и нет, а вот в таблицах Google Docs давно есть целый магазин приложений, надстроек и аддонов. Не будем спорить, Google предлагает неплохой инструмент, но для частного пользователя или очень маленькой начинающей команды. Во-первых, мало-мальски нагруженный файл подвешивает приложение (бюджет одной из компаний на 16 000 строк с формулами он не осилил). Во-вторых, опять же нет перечисленных интеграций. А причина упирается всё в тот же бэкенд: Spreadsheets всё те же таблицы-калькуляторы.

 
Интеграции CRM сильно отличаются от системы к системе и могут быть реализованы с помощью API, коннекторов, специального ПО, сторонних плагинов. Мы реализовали в своей CRM-системе интеграцию с сайтом, телефонией (в том числе виртуальной АТС Asterisk), Skype, 1С. Часть работы по интеграции ложится на RegionSoft Application Server, что обеспечивает более тонкие настройки и широкие возможности для автоматического обмена данными между CRM-системой и сторонними приложениями.

 
В электронных таблицах невозможно осуществлять грамотное персональное и коллективное планирование. Тут даже комментарии излишни — никакого планировщика, никаких напоминаний, никакой интерактивной работы с задачами от электронных таблиц ждать не стоит. В то время как, например, среди клиентов RegionSoft CRM планировщики и инструменты управления задач едва ли не самые популярные функции системы: ими все пользуются, все ценят возможности напоминаний и интерактивного управления календарём. Среди этих инструментов самый любимый — трёхнедельный планировщик, который совмещает управление задачами, рабочий календарь и в тоже время позволяет работать с горизонтом планирования.

 
В таблицах существуют проблемы с прикреплением файлов. Самая удобная и безопасная реализация этой функции для Excel и других электронных таблиц — прописывание ссылок на нужные документы. В CRM-системе все документы прикрепляются к карточке клиента, легко «поднимаются» и не теряются.

 
Быстрое масштабирование и рост бизнеса не выдержит ни одна таблица: во-первых, книги будут перегружены и вероятность ошибки возрастёт в разы, а во-вторых, добавление новых строк, столбцов, связей может просто повредить бережно накопленный файл. Прогрессивно расти нужно с сохранением производительности, и достичь этого можно только с использованием специальных средств автоматизации. Например, CRM-системы. Для программы любое расширение или сокращение количества пользователей, наименований, добавление подразделений и даже новая структура бизнеса проходят безболезненно.

 
В таблицах не предусмотрено автоматического заполнения информации, например, с сайта или для первичной документации. Хотя, есть библиотека PHPExcel, которая позволяет производить импорт и экспорт данных в Excel из информационных систем, написанных на PHP для любой платформы, но и это не делает Excel полноценной учётной системой или CRM.

 
Процесс обновления информации в таблицах необходимо контролировать, в то время как CRM — единый актуальный источник информации. Вообще, в управлении таблицами, при внесении и обработке данных слишком велик человеческий фактор. Считается, что Excel знают все менеджеры по продажам, бухгалтеры, маркетологи и прочие ребята из коммерческой службы. Это весьма иллюзорное представление: как мы уже говорили, освоение Excel «по-взрослому» требует огромного количества времени.

 
В таблицах не видны глубокие связи между данными, поскольку это не реляционная СУБД, а «плоское» представление данных (как бы один срез). Соответственно, отсутствие реляционных таблиц и ограничения по интерфейсу делают электронные таблицы всего лишь имитацией средства хранения и управления клиентской базой. CRM же представляет собой продуманный интерфейс поверх реляционной СУБД. С помощью интерфейса вносятся данные, управляются процессы, обслуживается телефония и т.д. Вся бизнес-информация надёжно хранится в базе данных, для которой, напомним лишний раз, стоит создавать резервные копии.

 
Знаете, чего от вас ждет клиент на этапе продажи и обслуживания? Он считает, что если обратился к одному специалисту из вашей компании, он обратился ко всем, и любой менеджер готов решить его проблему. И менеджер должен знать о коммуникациях по контакту. Значит, нужно иметь инструмент для мгновенного отображения требуемой информации — и CRM как раз такой инструмент. А вот Excel и другие электронные таблицы изначально не были созданы для управления взаимоотношениями с клиентами, они были созданы для вычислений и первичного анализа информации. Так может, не стоит ждать жалоб клиентов и накапливать риски, которые рано или поздно могут привести к коллапсу. Причём, по закону подлости, в самый неподходящий момент.

Плюсы: бесплатно и просто.

Минусы:

• ограниченный доступ сотрудников к информации
• базу данных легко украсть
• из-за ошибок в формулах получаем некорректные данные
• внесение информации вручную — потеря времени
• ограниченный функционал

Для кого: фрилансеры, самозанятые, компании со штатом до 4 человек.

Эксель вместо СРМ — примитивно, но работает. Можно всего три столбца: имя клиента — что купил — контакты. Если нужно, можно еще добавить дату заявки, статус активности клиента , подсчитать выручку.

Если работаешь один, можно писать в таблицу что-угодно, лишь бы самому было понятно что к чему. Для команды из нескольких человек уже нужна система.

Дизайнер

Катя — самозанятый дизайнер. Она ведет учет клиентов в таблице Excel. Девушка вносит контакты каждого клиента, когда и с какой целью обращался. Обычно Катю рекомендуют по сарафанке и клиенты возвращаются сами, поэтому заказов хватает. Если дизайнер остается без работы, ищет новых клиентов в каналах Телеграм и на HH.ru.

Катя сохраняет данные о клиентах, чтобы вести отчетность. Но не работает с клиентской базой.

Чем помогла бы OkoCRM. Катя могла бы напоминать клиентам о себе, повторно предложить услуги. И даже персонализировать предложение. Кому делала сайт — предложить обновление визуала или добавление анимированных блоков. Кому создавала презентации или POS-материалы — описать услуги по созданию сайтов, презентаций и макетов.

У Кати мало клиентов, для начала функционала Excel хватает. Когда клиентов станет больше, лучше перейти на CRM. Здесь уже сегментировать базу и отправлять персонализированные сообщения. Но Катя выбрала сложный и неэффективный вариант работы с клиентами — искать новых заказчиков. А могла бы прогревать и возвращать старых.

В CRM можно создавать шаблоны и делать персонализированные рассылки. Вместо макросов-переменных система сама будет подставлять данные клиентов из карточки.

Оптово-розничный магазин строительных материалов

В магазине строительных материалов «Стройсам» работают три менеджера, два продавца и директор. Базу оптовых клиентов ребята ведут в Экселе, а розницу вообще нигде не фиксируют. Менеджеры вносят данные оптовиков, добавляют контакты и комментарии. А еще фиксируют дату первой и последней покупки. Если клиент давно не появлялся, менеджеры менеджеры звонят и рассказывают о новинках, предлагают скидки.

Магазин выжимает из Excel максимум. В каждом поле сортирует клиентов. Например, выбирает тех, кого интересует плитка и отправляет им письмо с новинками, которые появились в продаже. Такая таблица удобнее, чем у дизайнера Кати.

Продажи ведут на отдельном листе. Просто пишут выручку за день, потом плюсуют и получают прибыль в текущем месяце. Бывают и ошибки — не ту цифру ввел, и данные уже не сходятся с фактическими.

В этой таблице можно сегментировать базу и хоть как-то работать с клиентами.

Чем помогла бы OkoCRM. Менеджеры могли бы отправлять письма с новинками и акциями прямо из системы. Система сама бы заполняла данные о клиентах, а менеджерам было бы проще персонализировать рассылки. Кому интересна итальянская плитка — рассылать новость о поступлении на склад новой партии Kerama Marazzi. Для бюджетного сегмента — письма про появление новой плитки российского производства.

Еще в CRM удобно контролировать продажи. Руководитель магазина сразу видит, сколько приносит отдельно каждая сделка и какая выручка в сумме. Ему проще влиять на увеличение прибыли — CRM показывает статистику, помогает делать выводы и быстро менять стратегию продаж. В таблице непонятно, с какой стороны оценивать эффективность работы. А в Oko все как на ладони.

Модуль «Аналитика» показывает результаты работы бизнеса. Excel так не умеет.

Психолог

Психолог Альбина продает методички, вебинары и курсы для пар и для женщин. Она тщательно собирает базу и делает по ней рассылки, иногда нанимает менеджера для обзвона клиентов. Психолог может продать одному клиенту 3-5 продуктов, поэтому есть смысл отправлять письма с полезными статьями и видео и всячески греть базу.

Данные в таблицу Эксель вносит ассистент Альбины — Ника. Она сразу придумала хороший вариант таблицы с удобными столбцами:

1. Канал привлечения клиентов помогает видеть, откуда приходят люди
2. Статус клиента — активный или неактивный
3. Столбец «Пора звонить» работает как напоминание. Если прошло больше полугода с последней даты покупки, ячейка автоматически выделяется красным цветом. Это укажет ассистенту, что пора напомнить клиенту о продуктах психолога

В этой таблице психолог фиксирует покупки клиентов и другие данные. Если человек неактивный, можно прозвонить или отправить письмо. Больше данных — больше работы с клиентами.

Чем помогла бы OkoCRM. Альбина могла бы настроить автозадачи. Если клиент долго остается неактивным, у менеджера появляется задача — отправить письмо или позвонить. Это удобнее таблицы, так как система сама выполняет автодействия и помогает не забыть про клиента. А в Excel легко кого-то потерять.

В OkoCRM можно использовать разные методы прогрева в рассылках для каждого сегмента. Это увеличит дополнительные и повторные продажи.

Психолог мог бы настроить простейшие правила автоматизации и система сама бы прогревала клиентов.

It is quite common that most of the small businesses use Excel or Spreadsheets to track their leads and customers. This is because excel or spreadsheet tools are quite simple and easy to onboard and use. And also, as these tools have a variety of options, people use them based on their business needs for lead tracking. Even though excel is the Convenient tool for lead tracking, many businesses are not aware of the importance of CRM for their business. Many small businesses also have confusion about migrating from Excel to CRM tools. To get a broader idea, let us deep dive into this topic.

Many organizations prefer to use excel because of its simplicity and with a few clicks, we can turn data into wonderful charts and data-driven materials. Even a few formulas will make our work easier.

Even though Excel has so many advantages, all of these are offset by some of the following drawbacks. Those are the reasons for which businesses should use CRM before its late to handle their data.

There has always been a debate among many businesses to migrate from excel to CRM. With more advantages, excel also comes with major disadvantages while handling customer data.

What is CRM Software?

CRM (Customer Relationship Management) is a tool that is designed to help the organizations to build a better relationship with their customers. CRM provides a complete picture of all customer interactions, keeping track of your sales, organizing, and prioritizing your tasks. Every business can experience a unique and seamless experience of handling customer data using CRM.

A CRM tool lets you store customer and prospect contact information, identify sales opportunities, record service issues, and manage marketing campaigns, all in one central location.

Who will get benefited
from CRM?

Companies of all sizes from small to enterprise-level corporation who wants to drive the business growth in sales can be benefited from CRM tools and features. Especially a CRM is more beneficial to small businesses where teams forecast their sales which in turn helps to get more profit by closing more deals. Some businesses with a dedicated sales team, marketing team and seeking to increase efficiency gain more by using CRM.

Main reasons to
consider CRM over excel

1.Lack of Security and Control

Many businesses practices to have a single excel sheet for handling all data. This will result in making excel into a larger size and increases the risks of sharing the data between team members. If you are using the same file for more than 2 users, it will be difficult to track the changes made and also the security of data is unassured. This for sure impacts the bottom line of your business.

2.Excel is Vulnerable to Fraud/Corruption

Fraudulent manipulation in excel files will result in the loss of data. If the data is lost, it is very difficult to retrieve the original data. Even if you retrieve the data, there might be a chance of missing data, which could not be retrieved.

3.Excel is difficult to troubleshoot or test

It is not infrequent to have spreadsheet data dispersed across multiple folders, workstations, or geographic locations. Though it is possible to pinpoint the location of all connected files, it will take more time to track the formula logic from one related cell to another. Similar issues may arise while troubleshooting any suspicious data.

4.Excel is not designed for collaborative work

Multiple exchanges of data files are common among business. It is also important to track the changes. Excel makes it difficult when a business expands across many countries or if the team members are split up by significant distance, the only option to exchange data is by email. Different team members will stumble to keep track of the comparable files as a result, people may work on an out dated version file.

5.Excel is hard to consolidate

The process of consolidation becomes hectic because of the report generated using an excel spreadsheet. The reports will be generated in different sheets and thus making it difficult to consolidate data in a single sheet which in turn requires many formulas and pivot tables.

6.Excel is difficult to manage

When a new person takes over as a part of a business change, he needs to start from the beginning.  He needs to understand the concept and the formulas incorporated in excel before starting his work. This might take at least a week’s time for them to understand thus there might be a delay in work.

If you have a CRM, you can

• Have all data in one central place, accessible by all respective team members
• Respond more quickly to customer requests and needs
• Develop a strong long-lasting relationship through more personalized service
• Improves the lead management process, closing rates, and helps to keep a track of the sales activities which helps in improving the selling methodologies more quicker, easier and cost-effectively
• Increase profit and revenue, by extracting more value from the customer base and with more efficient and streamlined operations
• To enable sales, marketing, and customer service team to work together in achieving the common goal of being on the same page with customers
• To overcome excel disadvantages, you can pick the right CRM, suitable for your business and almost all CRMs provide options to migrate data from excel to CRM

Benefits of using CRM

1. Better Customer service

A CRM manages all of your contacts and gathers
important customer information – like demographics, purchase records, and
previous messages across all channels – and makes it easily accessible to
anyone in your company who needs it. 

2. Increased sales

A CRM tool can help you streamline your sales process, build a sales pipeline, automate key tasks and analyze all of your sales data in one centralized place, potentially increasing sales and productivity.

3. Improved customer retention

The CRM will provide sentiment analysis, automated ticketing, customer support automation, and user behavior tracking to help you determine problems and quickly address them with your customers.

4. Detailed analytics

CRM software typically has built-in analytic capabilities to contextualize data, breaking it down into actionable items and easily understood metrics.

5.Higher productivity and efficiency

CRM can show you a dashboard of how your business processes are working and where your workflows could improve.

6.Centralized database of information

Another thing CRM software does best is providing a centralized database with all information on your customers making it easily accessible to anyone in your company who needs it. This makes it easy for a sales representative to see what products a certain customer is interested in.

7.Managed communications with prospective leads

A CRM automatically manages the process, sending your employees alerts when they should reach out to the prospect and tracking every interaction, from emails to phone calls.

8.Improved customer segmentation

A list of hundreds of contacts can be overwhelming. A CRM will automatically segment your contact lists based on your criteria, making it easy to find the ones you want to contact at any given time.

9.Automated sales reports

The CRM can also help your team members evaluate their performance, track their quotes and goals, and check their progress on each of their projects at a glance.

10.More accurate sales forecasting

With any business operation, you should be able to review your past performance and strategically plan for the future. Using the automated sales reports in CRM software, you can identify key trends and get an idea of what to expect from your future sales cycle performance

11. Streamlined internal communications

CRM vs Excel: There’s a debate in the business world over whether or not to use CRM software or stick with good old Microsoft Excel. It may be true Excel can do some of the same things as CRM software. But there are a number of reasons why every business should ditch Excel and make the switch to CRM.

If you’re still using Excel to manage data, you’re missing out on some of the key benefits of a CRM. In this blog post, we’ll take a look at reasons every business should use a CRM over Excel. Keep reading to learn more!

What is a CRM and why does it outperform a spreadsheet?

For those of you who aren’t familiar, CRM stands for customer relationship management. The phrase often describes a kind of computer program that you can use to:

• Improve your customer service
• Gain more productivity
• Obtain a 360-degree picture of each touch
• Improve the effectiveness of your sales process

CRMs save all of your customer data in one easily accessible location, including information about past, present, and potential clients.

Between CRM vs spreadsheet, using a CRM has the advantage when any changes to profiles are immediately updated for everyone.

Since most CRMs hold data in the cloud, you also avoid different versions of a document when everyone works on a single Excel spreadsheet.

When your organization uses a CRM, everyone has access to precise and current client data from many places.

In essence, a CRM centralizes all the information you would typically track across numerous cells in various spreadsheets. And the tool provides it to your team on a single, simple interface. Additionally, CRMs frequently have native connectors with your accounting, email, and calendar applications. It is because they are created exclusively for customer management.

This is effective because software integrations enable you to link your various data sources for a more comprehensive picture of your connections.

CRM vs Excel: Limitations of Excel as a CRM software tool

• Managing relationships: You cannot handle the associations between your customers’ data and their customers in Excel. The best option is to leave it to a database-driven solution like a CRM. Excel is unable to comprehend dependencies like those between customers, orders, and opportunities.
• No Sharing: Excel does not allow simultaneous reading and writing by many users. As long as you only have one salesperson, this is not a problem. But it can lead to confusion, a bad customer experience, and lost money if you have a sales team.
• Lost Sales Revenue: Excel does not allow you to precisely segment and target your clientele, plan follow-ups, manage reminders, or record important information.
• No File Storage: What you see in Excel is what you get! Invoices, emails, letters, quotes, or any other significant files relating to that record cannot be attached. These documents must be kept elsewhere. This results in the loss, corruption, or forgetting of the material.
• Limited Field Control: Every field in an Excel spreadsheet needs to be manually generated and organized. Excel’s layout may make users feel constrained in the number of fields they can comfortably use. For instance, it is difficult to arrange first name, last name, phone number, email, last call date, notes, bills, quotes, lead categorization, etc. in a row.
• No calendaring features: Calendaring functions that are essential for alarms, follow-ups, and scheduling are not available in Excel. Even the most basic CRM application will easily outperform MS Excel in this area.
• Marketing: Excel spreadsheets cannot be used to deliver marketing materials directly. You can segment clients using a CRM system and use this segmented data in particular campaigns. Additionally, a CRM database will track campaign recipients and keep track of who has opened and responded. This makes marketing more concrete.

Reasons every business should use a CRM over Excel

Better lead management

The amount of data that a spreadsheet can physically hold must be scrolled through to be seen. A confined spreadsheet cell makes it difficult to type in extensive notes, such as a summary of a phone call.

CRM software, on the other hand, provides a significantly superior option for lead management. These programs are made to keep complete records of your prospective and current clients. From fundamental details like their name and location to their qualification and the goods and services, they wish to buy.

Simple and unified

In order to do all the sales-related chores, you must continue to use other additional software in addition to Excel. Then, each of the following—Emails, Calls, Calendars, Invoicing, etc.—would require its own application. This will waste a lot of your time and prevent better data management. Employees have to multitask while keeping track of all the data in every program.

To increase productivity, save time, and manage your data more effectively, CRM combines all of these features and advantages into a single tool.

CRM vs Excel software integrations

The Microsoft Office suite of programs, including Word, Access, and Powerpoint, is compatible with Excel.

But transferring data between programs is a pain if any of your business processes rely on non-Office software. Using tools that don’t communicate is expensive and ineffective, whether you’re retyping things from scratch, copying and pasting data, or emailing files to yourself or others.

Numerous CRMs are built with smooth integration with other popular business software in mind. You can enter customer and accounting data using either software, and the other program will instantly reflect your changes thanks to the CRM integration.

Additionally, CRM software can integrate with your calendar application, email service, or email marketing platform. So the options are endless. You may save time and avoid expensive mistakes by having the flexibility to transfer lead and customer data between applications.

Enhanced collaboration and data access

It’s fine and good to use Excel on your home PC. However, if you exchange spreadsheets back and forth with coworkers, clients, or suppliers, things could get tricky.

Additionally, it is time-consuming to keep track of all the changes when numerous individuals are working simultaneously on the same page. Style and formatting inconsistencies might also result from using multiple Excel versions.

On the other hand, cloud CRM software enables simultaneous viewing of the same data by different users. Changes made by one user are therefore immediately available to others. This guarantees that every team member has a thorough understanding of every customer at all times.

Improved data security

Due to Excel’s widespread use, it’s commonly believed that everyone who receives a file will be able to access it. The issue is that because spreadsheets are so simple to share and open, there is a security risk.

Unless you remember to update the password on every spreadsheet, if an employee downloads files to their personal computer and then quits your organization, it’s likely that they could still have access to work data.

Your priceless customer, lead, and sales data will be more secure if you use a CRM that requires a login email and password. You may even go one step further and specify what each user is allowed to access and change within the system by setting permissions.

Easier reporting

The use of Excel as a CRM leads to data overload as your spreadsheets get bigger. It can be difficult to draw insightful conclusions from your data unless you are familiar with the formulae and instructions used to extract and summarize small bits of information.

A CRM, on the other hand, can serve as both a reporting tool and a data warehouse.

CRMs may store data on millions of contacts and transactions, just like spreadsheets. However, a CRM’s integrated analytic features let you access useful data summaries in a few clicks.

CRMs are made to offer you the data you need, when you need it, whether you’re looking to find your best sales possibilities or outstanding payments.

Customization options

Excel performs essentially the same for every size or type of business as a fundamental spreadsheet tool. But for businesses that need more powerful equipment or have intricate operations, this isn’t the best option.

Between CRM vs Excel, businesses have far more freedom when using a custom CRM solution to create efficient procedures.

The CRM is fantastic since it can be customized by any business and is designed on a no-code platform. CRM enables your business to create self-serve client portals that further lighten your workload and automate tedious chores.

More automation

Excel requires you to manually enter data, which consumes a significant amount of your time. It involves applying several formulas, which are challenging to handle when the amount of data is huge. You also increase the likelihood of data mistakes because manual data entry is not very accurate. The workers must redo the entire datasheet if there is even one inaccurate entry.

With CRM, you can enter all the data from a lead’s form without having to open an Excel file every time they contact you. You benefit from automated processes so that if new leads are introduced to your sales process, your database is automatically updated.

In Conclusion,

Although Excel may be a popular choice for small businesses, CRMs are designed to manage customer data and can provide more features and benefits than Excel. If you’re looking for a way to manage your customer relationships and sales data, consider using a CRM instead of relying on Excel.

CRMs are essential tools for businesses of all sizes. They provide a single place to store customer data, manage interactions and communications, and track sales progress. If you’re not using a CRM yet, we highly recommend you start today. So between CRM vs Excel, Excel is great for personal use, but it can’t compare to the power and features of a good CRM.

If deploying a whole CRM system is so daunting of a task that it kinda makes you stick with Excel, talk to our CRM team right now for the most convenient adoption of CRM.

Maybe it is a little unfair to say Excel is the world’s worst Customer Relationship Management (CRM) System because it technically is not a CRM. Why is Excel it the world’s worst CRM then? Well, because a lot of people insist on using it as a CRM solution when it doesn’t have that capability. Don’t misunderstand the message. Excel is an excellent program for what it is supposed to be, which is to handle spreadsheets. It does that very well, but that doesn’t make a CRM system.

Excel isn’t really meant to be much of a collaborative document. Sure you can have other people enter in numbers and such. It can be fine most of the time, but there is a risk of formula changes which would ruin the end result. Often times, if an excel document is passed around to a lot of people using different versions the document starts to act strange. It’s generally best if one person is managing the Excel spreadsheet versus many. Things stay cleaner that way.

When your business closes a sale, it’s great! You can even log something simple like that into Excel. However, it all ends there. What about all the up-selling possibilities later? Do they need this service or that accessory? Is it a subscription? If so, then what about renewal plans? Excel doesn’t give you that information, nor does it give you a workflow to follow that a true CRM would. Excel won’t send you notifications that it’s time to contact a certain customer for a follow up. You don’t have a sales process that you can have automated in Excel.

Excel also doesn’t provide any reporting on analytics. Yes, you can manipulate the data with copying, pasting, and sorting. However, that isn’t giving you any information on how many leads were converted to customers. It doesn’t tell you what the results of your latest email campaign are. How many people opened the message? What was your click rate? It’s important information to have. A good CRM will give you reporting capabilities to track the important results that you need. Knowing the results of your campaigns is just as important as sending them.

CRM stands for customer relationship management. You can’t manage your customer relationships very well if you don’t have a tracking system with all your customers and potential customers. Excel doesn’t do that for you, whereas a CRM will. However, using a CRM is definitely a collaborative effort. That means everybody within your business has to log in the information when speaking with customers. Otherwise, you run the risk of being ambushed with a problem on a call because you didn’t know about it.

As I said earlier, it’s not Excel’s fault because it wasn’t designed to be used as a CRM. It was designed to be a spreadsheet. I’m sure you use Excel on a daily basis for a variety of uses. It functions wonderfully to crunch numbers and manipulate large sets of data. It isn’t very useful to track incremental information updates. That is what a CRM is used for, not Excel.

Like us on Facebook, follow us on Twitter, connect with us on LinkedIn, and view all our informative content on YouTube.