Excel import data from csv

В этой статье Вы найдёте 2 простых способа преобразовать файл CSV в Excel. Кроме того, Вы узнаете, как импортировать в Excel несколько файлов CSV и как справиться с ситуациями, когда часть данных из файла CSV не отображается корректно на листе Excel.

Недавно мы начали изучать особенности формата CSV (Comma-Separated Values – значения, разделённые запятой) и различные способы преобразования файла Excel в CSV. Сегодня мы займёмся обратным процессом – импортом CSV в Excel.

Эта статья покажет Вам, как открывать CSV в Excel и как импортировать одновременно несколько файлов CSV. Мы также обозначим возможные подводные камни и предложим наиболее эффективные решения.

• Как преобразовать CSV в Excel
• Преобразование CSV в Excel: проблемы и решения

Как преобразовать CSV в Excel

Если Вам нужно вытащить какую-то информацию на лист Excel из базы данных Вашей компании, то первая же идея, что приходит на ум, – экспортировать базу данных в файл CSV, а затем импортировать файл CSV в Excel.

Существует 3 способа преобразования CSV в Excel: Вы можете открыть файл с расширением .csv непосредственно в Excel, дважды кликнуть по файлу в Проводнике Windows либо импортировать CSV в Excel, как внешний источник данных. Далее я подробно расскажу об этих трёх способах и укажу преимущества и недостатки каждого из них.

• Способ 1: Открываем файл CSV в Excel
• Способ 2: Открываем файл CSV в Excel при помощи Проводника Windows
• Способ 3: Импортируем CSV в Excel

Как открыть файл CSV в Excel

Даже если файл CSV создан в другой программе, Вы всегда можете открыть его как книгу Excel при помощи команды Open (Открыть).

Замечание: Открытие файла CSV в Excel не изменяет формат файла. Другими словами, файл CSV при этом не будет преобразован в файл Excel (формат .xls или .xlsx), он сохранит свой изначальный тип (.csv или .txt).

1. Запустите Microsoft Excel, на вкладке Home (Главная) нажмите Open (Открыть).
2. Появится диалоговое окно Open (Открытие документа), в выпадающем списке в нижнем правом углу выберите Text Files (Текстовые файлы).
3. Найдите в Проводнике Windows файл CSV и откройте его, дважды кликнув по нему.

Если Вы открываете файл CSV, то Excel откроет его сразу же вставив данные в новую книгу Excel. Если Вы открываете текстовый файл (.txt), то Excel запустит Мастер импорта текстов. Подробнее об этом читайте в разделе Импортируем CSV в Excel.

Замечание: Когда Microsoft Excel открывает файл CSV, то для того, чтобы понять, как именно импортировать каждый столбец данных, он использует настройки форматирования, заданные по умолчанию.

Если данные соответствуют хотя бы одному из следующих пунктов, то воспользуйтесь Мастером импорта текстов:

• В файле CSV использованы различные разделители;
• В файле CSV использованы различные форматы даты;
• Вы преобразуете данные, среди которых есть числа с нулём в начале, и Вы хотите сохранить этот ноль;
• Вы хотите предварительно просмотреть, как будут импортированы данные из файла CSV в Excel;
• Вам хочется большей гибкости в работе.

Чтобы заставить Excel запустить Мастер импорта текстов, Вы можете либо изменить расширение фала с .csv на .txt (прежде чем открывать файл), либо импортировать CSV в Excel так, как это будет описано далее.

Как открыть файл CSV при помощи Проводника Windows

Это самый быстрый способ открыть CSV в Excel. В Проводнике Windows дважды кликните по файлу .csv, и он откроется как новая книга Excel.

Однако, этот способ сработает только в том случае, если приложение Microsoft Excel установлено как программа, заданная по умолчанию, для открытия файлов .csv. Если это так, то Вы будете видеть знакомую иконку в Проводнике Windows рядом с именем файла.

Если Excel не является программой по умолчанию, вот как Вы можете это исправить:

1. Кликните правой кнопкой мыши по любому файлу .csv в Проводнике Windows и в открывшемся контекстном меню нажмите Open with (Открыть с помощью) > Choose default program (Выбрать программу).
2. Выберите Excel в списке рекомендованных программ, убедитесь, что стоит галочка для параметра Always use the selected program to open this kind of file (Всегда использовать выбранное приложение для такого типа файлов) и нажмите ОК.

Как импортировать CSV в Excel

Этим способом Вы можете импортировать данные из файла .csv в существующий или в новый лист Excel. В отличие от предыдущих двух способов, он не просто открывает CSV в Excel, а именно конвертирует формат .csv в .xlsx (если Вы используете Excel 2007, 2010 или 2013) или .xls (в версиях Excel 2003 и более ранних).

1. Откройте нужный лист Excel и кликните по ячейке, куда нужно импортировать данные из файла .csv или .txt.
2. На вкладке Data (Данные) в разделе Get External Data (Получение внешних данных) кликните From Text (Из текста).
3. Найдите файл .csv, который требуется импортировать, выберите его и нажмите кнопку Import (Импорт), или просто дважды кликните по нужному CSV файлу.
4. Откроется Мастер импорта текстов, Вам нужно просто выполнить его шаги.

Прежде, чем мы двинемся дальше, пожалуйста, посмотрите на снимок экрана ниже, на нем показан исходный файл CSV и желаемый результат в Excel. Надеюсь, это поможет Вам лучше понять, почему мы выбираем те или иные параметры настроек в последующем примере.

1. 
   • Шаг 1. Выберите формат данных и номер строки, с которой нужно начинать импорт. Чаще всего выбирают Delimited (С разделителями) и со строки 1. Область предварительного просмотра в нижней части диалогового окна мастера показывает первые несколько записей импортируемого файла CSV.
   • Шаг 2. На этом шаге нужно выбрать разделители и ограничитель строк. Delimiter (Разделитель) – это символ, который разделяет значения в файле CSV. Если в Вашем файле CSV использован какой-то символ, которого нет в предложенном списке, то поставьте галочку в варианте Other (Другой) и введите нужный символ. В нашем примере мы указали Tab (Знак табуляции) и Comma (Запятая), чтобы каждый товар (они разделены табуляцией) начинался с новой строки, а информация о товаре, например, ID и данные о продажах (они разделены запятыми), были помещены в разные ячейки.Text qualifier (Ограничитель строк) – это символ, в который заключены отдельные значения. Весь текст, заключённый между такими символами, например, «текст1, текст2», будет импортирован как одно значение, даже если в этом тексте содержится символ, указанный Вами как разделитель.В этом примере мы указали запятую как разделитель, и кавычки как ограничитель строк. В результате, все числа с разделителем десятичных разрядов (которым тоже в нашем случае служит запятая!) будут импортированы в одну ячейку, как это видно в области предпросмотра на рисунке ниже. Если мы не укажем кавычки как ограничитель строк, то все числа будут импортированы в разные ячейки.

     

   • Шаг 3. Посмотрите в область Data preview (Образец разбора данных). Если Вы довольны тем, как выглядят Ваши данные, тогда жмите кнопку Finish (Готово).

Совет: Если в Вашем файле CSV используется последовательно более одной запятой или другого символа-разделителя, то поставьте галочку для параметра Treat consecutive delimiters as one (Считать последовательные разделители одним), чтобы избежать появления пустых ячеек.

1. Выберите, куда вставлять импортированные данные, на существующий или на новый лист, и нажмите ОК, чтобы завершить импорт файла CSV в Excel.

Совет: Вы можете нажать кнопку Properties (Свойства), чтобы настроить дополнительные параметры, такие как обновление, разметка и форматирование для импортированных данных.

1. 

Замечание: Если Ваш файл CSV содержит численные данные или даты, Excel может преобразовать их с ошибками. Чтобы изменить формат импортированных данных, выберите столбец (столбцы), в которых возникли ошибки, кликните по ним правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите Format cells (Формат ячеек).

Преобразование CSV в Excel: проблемы и решения

Формат CSV используется уже более 30 лет, но несмотря на его длительную историю, он никогда не был официально задокументирован. Название CSV (Comma-Separated Values) возникло из-за использования запятых для разделения полей данных. Но это в теории. На самом деле, множество так называемых CSV-файлов используют другие символы для разделения данных, например:

• Табуляция – TSV-файлы (tab-separated values)
• Точка с запятой – SCSV-файлы (semicolon separated values)

Некоторые вариации файлов CSV разделяют поля данных одинарными или двойными кавычками, другие требуют маркер последовательности байтов из Юникода (BOM), например, UTF-8, для корректной интерпретации Юникода.

Это отсутствие стандартов порождает разнообразные проблемы, с которыми Вы можете столкнуться, пытаясь преобразовать файл Excel в CSV, и особенно, когда импортируете файл CSV в Excel. Давайте разберёмся с известными проблемами, начиная с самой распространённой.

• Файл CSV отображается в Excel неправильно (все данные помещены в первый столбец)
• Первые нули потеряны при открытии файла CSV в Excel
• Значения преобразованы в даты при импорте файла CSV в Excel

Файл CSV отображается в Excel неправильно

Признаки: Вы пытаетесь открыть файл CSV в Excel, и все данные попадают в первый столбец.

Причина: Корень проблемы кроется в том, что в Ваших региональных и языковых настройках Windows и в Вашем файле CSV установлены различные разделители. В Северной Америке и некоторых других странах разделителем полей списка по умолчанию является запятая. В то время как в Европейских странах запятая используется как разделитель десятичных разрядов, а разделителем полей списка является точка с запятой.

Решение: Есть несколько возможных решений этой проблемы. Вы можете быстро просмотреть приведённые ниже рекомендации и выбрать наиболее подходящие для конкретно Вашей задачи.

1. Укажите правильный разделитель непосредственно в файле CSV. Откройте файл CSV в любом текстовом редакторе (подойдёт даже обычный блокнот) и в первой строке вставьте следующий текст. Обратите внимание, что это должна быть отдельная строка перед любыми другими данными:
   • Чтобы установить разделитель запятую: sep=,
   • Чтобы установить разделитель точку с запятой: sep=;

   Как Вы уже догадались, таким образом можно установить в качестве разделителя любой другой символ, просто указав его сразу после знака равенства.

2. Выберите нужный разделитель в Excel. В Excel 2013 или 2010 на вкладке Data (Данные) в разделе Data Tools (Работа с данными) нажмите Text To Columns (Текст по столбцам).Когда запустится Мастер распределения текста по столбцам, на первом шаге выберите формат данных Delimited (С разделителями) и нажмите Next (Далее). На втором шаге выберите нужный разделитель и нажмите Finish (Готово).

   

3. Измените расширение с .csv на .txt. Открытие файла .txt в Excel приведёт к запуску Мастера импорта текстов, и Вы сможете выбрать нужный разделитель, как это было описано в разделе Как импортировать CSV в Excel.
4. Откройте файл CSV с точкой с запятой в качестве разделителя при помощи VBA. Вот пример кода VBA, который открывает в Excel файл CSV, где в качестве разделителя используется точка с запятой. Код был написан несколько лет назад для более ранних версий Excel (2000 и 2003), но если Вы достаточно хорошо знакомы с VBA, то у Вас не должно возникнуть проблем с его обновлением или изменением для работы с файлами CSV с запятой в качестве разделителя.

Замечание: Все показанные решения изменяют разделитель только для данного файла CSV. Если Вы хотите раз и навсегда изменить разделитель, заданный по умолчанию, то Вам подойдёт следующее решение.

1. Изменяем разделители в настройках региональных стандартов. Нажмите кнопку Start (Пуск) и запустите Control Panel (Панель управления), кликните пункт Region and Language (Региональные стандарты) > Additional Settings (Дополнительные параметры). Откроется диалоговое окно Customize Format (Настройка формата), в котором Вам нужно выбрать точку (.) для параметра Decimal symbol (Разделитель целой и дробной части), и установить запятую (,) для параметра List separator (Разделитель элементов списка).

Примечание переводчика: Данные настройки приведены для английской локализации Excel (и ряда других стран). Для русской локализации привычнее будет использовать запятую в качестве разделителя целой и дробной части и точку с запятой для разделения элементов списка.

1. Дважды нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговые окна – всё готово! С этого момента Microsoft Excel будет открывать и отображать все файлы CSV (с разделителем запятой) корректно.

Замечание: Установка в Панели управления Windows символов-разделителей целой и дробной части и элементов списка изменит настройки символов, заданные по умолчанию, для всех программ на Вашем компьютере, а не только в Microsoft Excel.

Первые нули теряются при открытии файла CSV в Excel

Признаки: Ваш файл CSV содержит значения с первыми нулями, и эти нули теряются при открытии файла CSV в Excel.

Причина: По умолчанию, Microsoft Excel отображает файл CSV в формате General (Общий), в котором первые нули отсекаются.

Решение: Вместо того, чтобы открывать файл .csv в Excel, запустите, как мы это делали ранее, Мастер импорта текстов, чтобы конвертировать файл CSV в Excel.

На шаге 3 мастера выберите столбцы, содержащие значения с первыми нулями и измените формат этих столбцов на текстовый. Так Вы конвертируете Ваш файл CSV в Excel, сохранив нули на своих местах.

Excel преобразует некоторые значения в даты при открытии файла CSV

Признаки: Некоторые значения в Вашем файле CSV похожи на даты, и Excel автоматически преобразует такие значения из текстового формата в формат даты.

Причина: Как упоминалось выше, Excel открывает файл CSV в формате General (Общий), при этом значения, похожие на даты, преобразует из текстового формата в формат даты. Например, если Вы открываете файл CSV, содержащий логины пользователей, то запись «апр23» будет преобразована в дату.

Решение: Преобразуйте файл CSV в Excel при помощи Мастера импорта текстов. На шаге 3 мастера выберите столбцы с записями, похожими на даты, и измените формат столбца на текстовый.

Если Вам нужно достичь противоположного результата, то есть в определённом столбце преобразовать значения в даты, тогда установите формат Date (Дата) и выберите подходящий формат даты в выпадающем списке.

Как импортировать в Excel несколько файлов CSV

Думаю, Вы знаете, что Microsoft Excel позволяет открывать несколько файлов CSV при помощи команды Open (Открыть).

1. На вкладке File (Файл) нажмите Open (Открыть) и в выпадающем списке в нижней правой части диалогового окна выберите Text Files (Текстовые файлы).
2. Чтобы выделить несколько файлов подряд, кликните по первому файлу, затем нажав и удерживая клавишу Shift, кликните по крайнему файл. Оба эти файла, а также все, что находятся между ними, будут выделены.Чтобы выделить файлы, расположенные не подряд, удерживайте клавишу Ctrl и щелкайте по каждому файлу .csv, который хотите открыть.
3. Когда выделены все нужные файлы CSV, нажмите кнопку Open (Открыть).

Этот способ простой и быстрый, и мы могли бы назвать его отличным, если бы не одно обстоятельство – каждый файл CSV открывается таким образом как отдельная книга Excel. На практике переключение туда-сюда между несколькими открытыми файлами Excel может быть крайне неудобным и обременительным.

Надеюсь, теперь Вы легко сможете преобразовать любой файл CSV в Excel. Если у Вас возникают какие-либо вопросы или сложности, смело пишите мне в комментариях. И благодарю за терпение каждого, кто осилил чтение этой длинной статьи до самого конца! 🙂

Whether you’re generating financial reports, processing your accounts for month end, or simply moving information between data sources to analyze it for valuable insights, chances are you’ll need to get external data (e.g., access a text-based flat file format like a comma separated values (CSV) document). And when you do, it’s also probable you’ll do so by importing it from a text file into one of the most common applications for handling CSV files: Microsoft Excel.

The actual process for creating an excel workbook from text files like the CSV format is fairly straightforward. But it’s important to follow the process exactly to avoid potential pitfalls and make sure your data makes the transition smoothly and completely.

Why Knowing How to Open CSV Files in Excel Matters

Native Microsoft Excel files (.xlsx files) are designed for that application and provide support for macros, separate data tabs, and other advanced features. They’re meant to be used both as part of the larger Microsoft Office suite and as a data manipulation and management tool that can import and process data for exporting to other applications.

CSV files (their file extension mirrors their name: .csv) are rarely accessed directly. Instead, they’re used for storing and transferring information that’s been broken into manageable chunks, such as calendar appointments, statistics, customer databases, contact information, etc. They don’t support macros or plug-ins or more advanced features, but that’s intentional, as once the data’s in Excel, it can be manipulated, connected to other workbooks, analyzed using pivot tables, etc.

NOTE: Despite the name of the format, data values may be separated by commas, semicolons, or other punctuation, depending on how the original was created.

They’re text-based (and can even be created in very simple text editor applications such as Notepad, and can be saved directly to, and created from, the .txt format), easy to create and use, and let you handle large amounts of information without worrying about being locked into a specific application.

CSV files come in four types:

• CSV UTF-8 (Eight-bit Unicode Transformation Format) (Comma delimited)
• CSV (Comma delimited)
• CSV (Macintosh)
• CSV (MS-DOS)

Each format has its distinct uses, but all four are supported by Microsoft Excel. That’s important, because it gives you more flexibility in managing your data; you can easily import from any of the formats and export copies to any of the four CSV formats (using the Save As…dialogue) for use in other applications as needed.

That said, while all four formats are supported natively, simply opening a CSV file rather than importing it into an excel worksheet will often result in a screen full of gibberish. Importing to an Excel sheet from the CSV file preserves the data’s utility and accessibility (It saves you the headache of trying to pick through an improperly formatted document, too!).

Given Excel’s large market share and the near ubiquity it shares with CSV files in the modern office environment, understanding how to import data from the CSV format to Excel is a critical skill for financial and other professionals who need to access, create, collect, and manage data across different platforms, in various file types, on a regular basis.

Importing to an Excel sheet from the CSV file preserves the data’s utility and accessibility (It saves you the headache of trying to pick through an improperly formatted document, too!).

Open CSV Files in Microsoft Excel the Right Way

Generally, you’ll rely on Excel’s built-in Import Text Wizard to help you get data from your CSV file into your existing Excel workbook (or a new worksheet). You can also try opening it directly from Excel’s File menu or with a double-click on the file in Explorer, but that can be an exercise in frustration if your settings aren’t properly configured.

Depending on your location and the version of Excel you’re using, Excel will rely on its localized Region and Language settings to make certain assumptions about files you use, and how files will most likely be formatted. This includes the “default” file separator; different regions have different delimiters. In the United States, for example, commas are most often used, but in Germany, it’s the semicolon that gets the heaviest usage.

Naturally, things can get even more complicated if you’re working with files created in other locations with different regional settings.

The more data you’re working with, and the more diverse your data sources, the higher the chances simply double-clicking to open a .csv file (or using the Open command) will end in woe rather than work-friendly data.

Another important caveat: while .txt files and .csv files are essentially the same in many ways, always save any .txt file you plan to import into Excel as a .csv file before trying to import it. You can do this very easily in Notepad by simply changing the extension to “.csv” in the “Save As…” dialogue.

To use the more complicated, but also much more reliable, Text Import Wizard:

1. Open a New Excel Document, or open a new worksheet in your existing Excel workbook.
2. Navigate to the “Data” tab.
3. Click on the “From Text” button.
4. Navigate to the folder holding the .csv file you want to open and click on the correct file name.
5. Click “Import.”
6. The Text Import Wizard will open. Make sure you choose the “Delimited” radio button/checkbox under “Original Data Type” in the open dialog box. If your data has headers, don’t forget to select the “My data has headers” checkbox as well.
7. Click “Next.”
8. Select the checkbox corresponding to the correct delimiter used in the original .csv document. This will usually be a comma or a semicolon, but could be a tab, a space, or even a special character. It’s important to choose the correct delimiter to ensure the data fields can be properly parsed during the import.
9. Choose the correct text qualifier (usually double quotes) from the drop-down list.
10. Click “Next.”
11. In the Data Preview field, only the first column of data will be highlighted. Drag the horizontal window control all the way to the right.
12. While holding down the Shift key, click on the final column heading. This should select and highlight every column in the Data Preview pane.
13. Choose “Text” as your Column Data Format. Every column should now be labeled “Text” in the Data Preview pane.
14. Review the Data Preview window to ensure your data looks the way it should.
15. Click “Finish.”
16. If prompted to select a location for your data (e.g., “Where do you want to put the data?”), click on whichever cell in the worksheet (or new workbook, or new worksheet in your existing workbook) you want to receive the first item in the .csv file and then click “OK.”

Your data should appear in your spreadsheet, organized in columns and, where relevant, with their original headers. If your data contained fields with leading zeros, double-check to make sure they made the transition through the Import Text Wizard.

Bringing CSV Data into Microsoft Excel Doesn’t Have to Be Difficult

When it comes to your data, it pays to be cautious, even when dealing with a relatively simple task like importing CSV data into Excel. By taking the time to practice proper protocols when you either open or import data from CSV files, you can save time and frustration, and make sure your information is complete and accurate for optimal reporting, analysis, and strategic planning.

CSV, or comma-separated values, is a common format for storing and transmitting content, such as contacts, calendars, databases, and spreadsheets. CSV files are used to move data between programs that aren’t ordinarily able to exchange data.

Excel is supposed to read CSV files, but in most cases, when you open CSV file in Excel, you see scrambled data that’s impossible to read. This article demonstrates how to convert CSV to excel.

How to open CSV file in Excel:

• Open CSV files in Excel 2016 and later
• Open CSV files in Excel 2003

BONUS: Find out how to export iPhone contacts to Excel.

---

Open a CSV file in Excel

Excel 2016 and later

1. Create a new Excel file and click Data ➔ From Text/CSV.



2. Find the CSV file on your PC and click Import.



3. Preview the resulting table in the pop-up window and click Load.



Change the delimiter and encoding type if needed.

4. All done.

---

Excel 2003

1. Open a new Excel document and navigate to the Data tab.



2. Click From Text.



3. Navigate to the CSV file you wish to open and click Import.



4. In the newly-opened window, choose Delimited. Then click Next.



5. Check the box next to the type of delimiter: in most cases, this is either a semicolon or a comma. Then click Next.



6. Click Finish.

That’s it! you have just imported a CSV file to Excel!

Many software programs offer data output in the form of a downloadable CSV file. 

Owing to their simplicity and versatility, CSV files take up less space and are easily transferable. As such, CSV is often the go-to extension for a lot of database programs.

In fact, CSV and spreadsheets go hand in hand.

That is why Excel provides multiple ways to convert a CSV file to Excel. In this tutorial we will look at three such ways:

• By opening the file from Windows Explorer
• By opening the file directly in Excel
• By importing the file

We will also look at a few issues you are likely to face when you convert a CSV file to Excel and how to address and resolve these issues.

What is a CSV File?

A CSV file is a very commonly used file extension.

It is a plaintext format file in which values are separated by commas, hence the name Comma Separated Values (CSV).

However, it is not uncommon to find CSV files where the values are separated by other symbols like semicolons or tabs.

These files can be opened using any spreadsheet program like Excel, Google Sheets, Open Office, etc.

You can also open them in a simple text editor like Notepad.

The files contain simply the data in text form, without any formatting or formulas.

Owing to their ease of storage and their compatibility, the CSV format is a popular file format.

The data in CSV files do not contain any kind of formatting.

So, if you want to use it in Excel, you will need to first get Excel to format the data into a form that can be displayed in cells.

Let us look at three ways in which we can convert a CSV file to Excel.

Method 1: Directly Opening a CSV File in Excel from Windows Explorer

You can directly open a CSV file that is in any folder from Windows Explorer or your file browser.

To open the file in Excel, simply double-click the file.

Most of the time computers are set up to open CSV, TSV and other similar files directly in Excel, if it is present on your computer.

You can tell if Excel is the default program to open the file from the familiar green Excel icon as shown below:

However, if your computer has not been set up to open CSV files directly in Excel, you can set it up as follows:

1. Right-click on the CSV file.
2. Select ‘Open With’ from the context menu that appears.
3. You should now see a submenu with a list of applications. If you see ‘Excel’ as one of the options, go ahead and select it.

1. If you don’t see Excel as one of the options, then click on ‘Choose another app’.

1. Select Excel from the app options (Click ‘More Apps’ for more app options).

1. Click on the checkmark next to ‘Always use this app to open .csv files’. This will make sure that Excel becomes the default program to open all CSV files from now.

Also read: How to Open XML Files in Excel?

Method 2: Opening a CSV File Directly in Excel

You can also open a CSV file directly in Excel as follows:

1. Open Microsoft Excel.
2. Click on the File tab.

1. Click on Open.

1. Browse and select the CSV file that you want to open.

That’s it! Your CSV file should automatically open in Excel.

Once the file opens, you might find some data items looking out of place.

You might also find some of the data formatted differently from what you had expected.

This is because Excel uses your default data format settings to convert each column of the original file to Excel.

However, there is no need to worry. You can always format the data according to your requirements either in the original CSV file or within Excel.

We will discuss more on how to do that towards the end of this tutorial.

Note that the first two methods discussed so far do not change the format of the CSV file to XLS or XLSX.

If you save the file, it will still get saved as a CSV file.

Also read: How to Open an MPP file in Excel?

Method 3: Importing a CSV File to Excel

This method lets you import and converts data from a CSV file into an existing Excel worksheet.

The steps to import a CSV file to Excel is as follows:

1. Select the cell from where you want to start displaying the imported data.
2. From the Data tab, select ‘From Text’ under the ‘Get External Data’ group.

1. This will open a dialog box, from where you can select the CSV file that you want to import.
2. Either double click on the file name or select the file and press Open.
3. This will open the ‘Text Import Wizard’.

1. The first step of the wizard lets you choose the file type that best describes your data. Make sure the ‘Delimited’ option is selected.

1. Click Next.
2. The second step lets you set the delimiter by which you want to separate the data. Since the data items in our CSV file are separated by commas, make sure the ‘Comma’ option is checked.

1. You can also make sure the checkbox next to ‘Treat consecutive delimiters as one’ is checked. This ensures you don’t get unnecessary blank cells due to the presence of repeated consecutive commas (that were probably there by mistake).

1. Click Next.
2. The third step lets you set the format for each column. At the bottom of the wizard window, you can see a preview of how your data is going to look after splitting the column. If you want to change the format for any of the columns, simply select the column you need to format from the preview and select the radio button corresponding to the format you want for that column. If you don’t want the column to show at all, then you can select the ‘Do not import column (skip)’ option.

1. Click Finish.
2. Finally you will get asked to confirm where you want to start displaying your imported data. If importing to the same sheet, check if the starting cell is correctly mentioned in the input box below ‘Existing worksheet’. If you want to display the imported data in a new worksheet, check the radio button next to ‘New worksheet’.

1. Click OK.

You should now see your CSV data imported into the cells starting from your selected cell.

Also read: How to Open VCF File in Excel?

Handling Problems that Arise After Converting a CSV File to Excel

Now let us take a look at some issues that are likely to arise when you convert a CSV file to Excel and how to address and handle these issues.

Some of the problems you might see after conversion include:

• Data displayed in a single column
• Values not separated as expected
• Lost leading zeros in numerical values
• Numerical or Text values converted to dates
• Dates converted to text

Let’s address each of these issues and see how to resolve them.

Data Displayed in a Single Column

After converting your CSV file to Excel you might find each record of data displayed in a single Excel column as shown below:

To break them up into separate columns, you can use the Text to Columns feature of Excel as follows:

1. Select the range of cells containing your copied data
2. From the Data tab, select the ‘Text to Columns’ button (in the ‘Data Tools’ group).

1. This will open the Convert Text to Columns wizard.

1. You will notice that the steps in this wizard are exactly like the ‘Text Import Wizard’ discussed in method 3 of this tutorial (importing a CSV file to Excel). So you can follow steps 6 to 12 from method 3.
2. At the end of 12, when you click the Finish button, you should see your CSV data imported into the cells starting from your selected cell.

Your data should now be split into separate columns for each field, based on the comma delimiter in the CSV file.

You can now go ahead and further clean up / format the data as required.

Values not Separated as Expected After Converting CSV to Excel

In some cases, you might find the entire structure of the table gone awry.

This could be because you have different separators set in your computer’s regional and language settings from the separators set in the CSV file.

For example, in some countries, the default separator is the comma, while in certain others, it is the semicolon.

To solve this issue, you can do one of the following:

• Change the Separator in your Computer’s Regional Settings
• Import the File instead of Opening Directly

Change the Separator in your Computer’s Regional Settings

Specify the separator for your region directly in the CSV file, by typing “sep=,” or “sep=;” in the first line.

You can add this in any text editor, for example, Notepad.

Import the File instead of Opening Directly

Instead of directly opening the file, you can try importing the file (as shown in method 3 – importing a CSV file to Excel), and provide the right delimiter in Step 2 of 3 in the Text Import Wizard.

Note: Sometimes you might find more than one value put into a single cell. This might be because of the absence of a delimiter separating the two values in the original CSV file. To solve this problem, you can either open the CSV file in a text editor, add the separators in the right place, or you could split the cell using the Text to Columns feature. Make sure the cells to the right are empty before splitting the cell. You don’t want the existing values to get overwritten by the split values.

Lost Leading zeros in numerical values after Converting CSV to Excel

If your original CSV file contains numerical values with leading zeros, you might find them absent after converting the file to Excel.

This is because your Excel cells are automatically set to display numerical values in the General format.

This format removes leading zeros from numbers. If you want to retain the leading zeros, you can try changing the format of the column cells to Text.

Numerical or Text Values Converted to Dates after Importing CSV to Excel

You might find certain text values from the original CSV file mysteriously converted to dates after importing to Excel.

This could be because the original values in your CSV file happen to resemble date values. For example, you might have a user name as jan19, which Excel might interpret as a date.

The solution to this problem is simple. Simply change the format of the cell to Text.

Dates Converted to Text after Importing CSV to Excel

Finally, you might find certain dates from the original CSV file converted to text.

This might be because Excel did not recognize the date format, so it assumed it to be a Text value.

The solution to this problem is to simply convert the format of the cell to Date and set the date to your required format.

In this tutorial, we showed you three different ways to convert a CSV file to Excel.

We also pointed out certain issues you are likely to face after converting the file, and suggested solutions to overcome the issues.

We tried to make this tutorial informative enough so you know exactly what to do when using CSV files in Excel. Hope we did not miss any points.

Other Excel tutorials you may also find useful:

• How to Convert a Text File to Excel?
• How to Open Excel File [xls, xlsx] Online (for FREE)
• Why does Excel Open on Startup (and How to Stop it)
• How to Make Excel File Read Only
• How to Insert an Excel file into MS Word
• How to Save Selection in Excel as PDF (3 Easy Methods)
• How to Merge Two Excel Files?
• How to Convert PDF to Excel without Software?
• How to Open DAT Files in Excel?

This tutorial will demonstrate how to convert a .csv file to Excel or Google Sheets.

Excel has the ability to open or import both .csv and .txt files.

Opening a .txt or .csv File in Excel

1. In the Ribbon, select File > Open > Browse, and then select the text or .csv file to be opened.
The Text Import Wizard will open to the first of three steps.

2. Depending on the data contained in the file selected, you can either choose Delimited or Fixed Width as the file type. If the data is separated with a character like a comma, semicolon, space, or tab, select Delimited. If the first row of data contains column headings, check My data has headers.

3. Click Next to go to the next step.

4. In Step 2, select the type of delimiter contained in your text file – in this case, tab delimiter.
Then select the text qualifier. In some cases, the data may be enclosed in quote marks but for this example, (none) is selected as the text qualifier.

5. Click Next to go to the next step.

6. The final step of the Text Import Wizard allows us to specify the data type contained in each column. Most of the time, Excel will be able to determine the data type automatically, and you can leave the selected Column data format on General.

7. Click Finish to import the data into Excel.

Opening a .csv File in Excel From Windows Explorer

A .csv file is similar to a text file, but due to the fact it has the .csv extension, it is typically shown in Windows Explorer as associated with Excel.

This means if you double-click on the file in Windows Explorer, the file will automatically open in Excel. As it is a comma delimited file, Excel will automatically separate the data into columns without the need to use the Text Import Wizard.

If a .csv file does not show the Excel icon, then it is not associated and will not open automatically in Excel, but that can be changed.

1. To associate a .csv file with Excel, right-click on the file in the Windows Explorer and then select Properties.

2. To the right of Opens with, select the Change button.

3. Select Excel and then click OK.

4. All .csv files will now be associated to open with Excel. Double-click on the .csv file from the Windows Explorer to open the file in Excel.

5. The delimiter in the file (in this case, comma) will automatically be selected, as will the file origin. The columns will be divided based on the data contained in the file as determined by Excel. Click Load to load the data into Excel.

Importing a Text file into Excel using Get Data

An alternative way of importing data into Excel from a text or .csv file is to use the Get and Transform Data function.

1. In the Ribbon, select Data > Get and Transform Data > From Text/CSV.

2. Select the file to be imported, and then click Import.

3. The file will appear in a dialog box with the delimiter already automatically selected, and the text divided by Excel according to the data stored in the .csv file. Click Load to load the data into Excel.

The data now appears in a new sheet in Excel. There are now two new tabs on the ribbon: Table Design and Query. A Queries & Connections pane appearing on the right-hand side of the screen. This shows us that the data is linked to the .csv file and if any data in the .csv file changes (external to Excel), then the data displayed in Excel would change too. This is especially useful when the data in Excel is linked to an external file such as a database.

4. To unlink the imported data from the external .csv file, in the Ribbon, select Table Design, External Table Data > Unlink.

5. The data is imported into Excel as a table. To convert it to a standard Excel range, in the Ribbon, select Table Design > Tools > Convert to Range.

Both the Table Design and Query tabs on the Ribbon will then disappear.

How to Convert a .csv File to Google Sheets

1. From the File menu, select Import.

2. Click Upload, and then click on the blue “Select a file from your device” button to select the required file.

3. The name of the file to be imported will be displayed under File with the default options available for importing automatically selected.

4. To change the Import Location, click the drop down list under Import Location and select the option required.

5. To change the Separator type, click the drop down list under Separator type and select the separator required.

6. Keep “Convert text to numbers, dates and formulas” checked and then click Import Data to import the file into Google Sheets.