Excel формулы с ссылкой на другую таблицу

Это продолжение перевода книги Зак Барресс и Кевин Джонс. Таблицы Excel: Полное руководство для создания, использования и автоматизации списков и таблиц (Excel Tables: A Complete Guide for Creating, Using and Automating Lists and Tables by Zack Barresse and Kevin Jones. Published by: Holy Macro! Books. First printing: July 2014. – 161 p.). В этой главе рассматриваются ссылки на таблицы в формулах, как внутренние (внутри таблицы), так и внешние (вне таблицы).

Предыдущая глава        Содержание    Следующая глава

Структурированные ссылки особенно удобны, если используются говорящие имена таблиц и столбцов. Если таблица называется "Таблица1", а столбцы – "Столбец1", "Столбец2" и т.д., то структурированная ссылка будет не лучше, чем традиционная ссылка A1.

Понимание того, как работают структурированные ссылки, начинается с понимания их синтаксиса:

Рис. 4.1. Синтаксис структурированной ссылки

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

1. Одна структурированная ссылка на диапазон ячеек.
2. Имя таблицы. Если структурированная ссылка находится в ячейке внутри таблицы, то имя таблицы не требуется. Если вы не вводите имя таблицы при указании нескольких столбцов, Excel автоматически добавляет его при вводе структурированной ссылки. Имя таблицы ссылается на весь диапазон тела данных, исключая заголовки и итоги.
3. Ссылка на таблицу определяет диапазон в таблице путем указания имени столбца (имен столбцов) и, при необходимости, специального идентификатора, который изменяет ссылку на конкретную ячейку столбца.
4. Специальный идентификатор изменяет ссылку со всего столбца на предопределенную область таблицы:

[#Все] относится ко всему столбцу, включая заголовок и итоги, если они включены.

[#Заголовки] ссылается на ячейку заголовка, если он включен.

[#Данные] относится к диапазону тела данных, исключая заголовок и итоги; этот идентификатор может быть опущен.

[#Итоги] относится к строке итоги, если она включена.

[#Эта строка] относится к той же строке, в которую введена структурированная ссылка. Начиная с Excel 2010 вместо него используется символ @.

1. Имя столбца.

Неявные пересечения

Неявное пересечение имеет место, когда формула в ячейке ссылается на столбец таблицы целиком, а значение вычисляется на основе той же строки этого столбца (рис. 4.2). При неявном пересечении Excel разрешает структурированную ссылку на одну ячейку в столбце ссылок, которая находится в той же строке, что и ячейка, содержащая ссылку (J7). Excel не разрешает структурированную ссылку на иную ячейку в столбце ссылок (обычная ссылка, естественно, возможна). Например, нельзя сослаться на ячейки J8 или J6. Excel также не разрешает ссылку, если ссылка передается в функцию, которая ожидает массив ячеек. Преимущество неявных пересечений заключается в том, что одна и та же формула используется в нескольких ячейках. В нашем примере в диапазоне L5:L10 все формулы идентичны.

Рис. 4.2. Пример неявного пересечения

Преимущество структурированных ссылок

Помимо использования неявных пересечений, структурированные ссылки имеют явное преимущество в том, что их легче читать. До появления структурированных ссылок пользователи Excel полагались на именованные диапазоны, чтобы облегчить чтение и понимание формул. Таблицы Excel поощряют использование имен, а не стандарта А1. Например:

=A2-B2

Ячейки A2 и B2 не говорят вам, к чему на самом деле относится формула, и вам нужно посмотреть на эти ячейки, чтобы понять назначение формулы. Когда структурированные ссылки используются с говорящими именами таблиц и столбцов, текст формул говорит сам за себя, и не требует изучения содержимого ячеек, на которые ссылается формула. Например:

=[@Доходы]-[@Расходы]

При использовании структурированной ссылки, если имя столбца таблицы содержит ручные разрывы строк (ALT+ENTER) и другие специальные символы, необходимо включить эти специальные символы в структурированную ссылку.

Создание формул

Щелчок по ячейкам при вводе формул – это простой способ заставить Excel вводить ссылки на ячейки вместо их ручного ввода. Вы можете сделать это и с таблицами. Excel сам создаст структурированную ссылку. Если Excel не может сформировать структурированную ссылку, он создаст стандартную ссылку. Например, на следующем рисунке ячейка, на которую ссылаются, находится на одну строку ниже ячейки, в которую вводится формула:

Рис. 4.3. Ссылка на ячейку таблицы, которая не может быть представлена в виде структурированной ссылки

Если же ссылка на ячейку находится в той же строке, что и ячейка, в которую вводится формула, Excel создает структурированную ссылку:

Рис. 4.4. Ссылка на ячейку таблицы, которая может быть представлена в виде структурированной ссылки

При вводе формулы с несколькими выделенными ячейками Excel вставляет стандартные ссылки вместо структурированных ссылок. Обходной путь состоит в том, чтобы ввести формулу с выделенной только одной ячейкой.

Если в вычисляемом столбце используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ, то при каждой фильтрации таблицы дополнительные строки исключаются из фильтра без каких-либо причин, даже если они включены в критерии фильтрации. Это подтвержденная ошибка в Excel 2013. Обходной путь состоит в том, чтобы не использовать функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в вычисляемом столбце. (В Excel 2019 ошибка исправлена.)

Ссылки на заголовок столбца

Сослаться на заголовок можно с помощью специального идентификатора [#Заголовки]. Например, эта ссылка на ячейку заголовка столбца Категория:

=tblRegister[[#Заголовки];[Категория]]

Когда вы ссылаетесь на строку заголовка в формулах, строка заголовка должна быть включена. Иначе формула вернет ошибку #ССЫЛКА! На первый взгляд это может показаться неочевидным, поскольку таблица всегда имеет заголовки, даже если строка заголовка отключена. Но когда строка заголовка отключена, нет никакого диапазона для ссылки. Так что Excel ведет себя логично.

Ссылка на итоги

Сослаться на итоги можно с помощью специального идентификатора [#Итоги]:

=tblRegister[[#Итоги];[Категория]]

Когда вы ссылаетесь в формуле на итоги, строка итогов должна быть включена. Иначе формула вернет ошибку #ССЫЛКА!

В отличие от заголовков столбцов, строка итогов может содержать функции. Excel предоставляет некоторые встроенные функции, которые хорошо работают с таблицами и учитывают строки, скрытые с помощью функции фильтра таблиц. В дополнение к использованию этих встроенных функций, вы можете ввести любую формулу или константу в строку итогов, и она может ссылаться на любую часть таблицы или, если на то пошло, на любую ячейку вне таблицы.

Вы не можете использовать проверку данных в строке итоги.

Excel показывает список встроенных функций, если выбрать ячейку строки итогов и нажать кнопку раскрывающегося меню. Эти встроенные функции используют функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ. При выборе одной из этих функций агрегирования Excel помещает функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в ячейку итоговой строки с соответствующими параметрами. Стандартно доступно 8 функций агрегирования:

Рис. 4.5. Функции агрегирования, доступные по умолчанию

Если вам нужна иная функция, кликните в окне на строку Другие функции… и вы получите доступ к стандартному окну Excel Вставка функции.

Рис. 4.6. Можно использовать для агрегирования любую функцию Excel, в том числе и пользовательскую

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ не является специфичной для таблиц, но поскольку именно она используется по умолчанию, мы добавили краткое ее описание.

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(номер_функции;ссылка1;[ссылка2];…])

номер_функции – число в диапазоне от 1 до 9 или от 101 до 109. При использовании от 1 до 9 функция игнорирует отфильтрованные строки, но не скрытые вручную. При использовании от 101 до 109 функция игнорирует отфильтрованные и скрытые вручную строки.

ссылка1 – обязательный параметр, диапазон или ссылка, которую вы хотите подытожить.

ссылка2 – необязательный параметр, диапазон или ссылка для промежуточного итога. Вы можете добавить до 254 дополнительных ссылок.

Кроме того:

• Другие функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ в вычисляемом диапазоне (диапазонах) игнорируются, чтобы избежать двойного агрегирования.
• Диапазоны не обязаны быть одинаковыми по размеру.
• Вы не обязаны ссылаться на один столбец.

Ссылка на столбец

Каждая ссылка на столбец заключена в квадратные скобки: tblRegister[Категория]. Поведение по умолчанию этой ссылки заключается в использовании неявных пересечений. Если же вы передаете его в функцию, которая ожидает массив, Excel возвращает все значения столбца сразу.

Когда вы ссылаетесь на несколько столбцов, вы используете второй набор квадратных скобок с двоеточием, разделяющим ссылки на два столбца (точно так же, как это делается с обычными ссылками):

tblRegister[[Описание]:[Категория]]

Такая ссылка используется для целых столбцов области данных. Чтобы ограничить ссылку только строкой, вы используете символ @ перед первой ссылкой:

tblRegister[@[Описание]:[Категория]]

Как правило добавление @ не обязательно, так как работает неявное пересечение.

При протягивании формул по столбцам Excel обрабатывает структурированные ссылки как относительные ссылки и перемещает их по столбцам. Однако он не рассматривает ссылки на несколько столбцов как относительные ссылки; он рассматривает их как абсолютные ссылки. Таким образом, чтобы предотвратить смещение одноколоночных ссылок в Excel, можно создать одноколоночную структурированную ссылку, как если бы она была многоколоночной:

tblRegister[[Категория]:[Категория]]

Подробнее абсолютные структурированные ссылки будут рассмотрены позже в этой заметке.

Специальный идентификатор [#Эта строка] или @

В Excel 2007 для ограничения ссылки столбца на строку, в которой находится ссылка, перед этой ссылкой на столбец ставится [#Эта строка]:

tblRegister[[#Эта строка];[Описание]]

Начиная с Excel 2010 вместо [#Эта строка] используется знак @. Идентификатор [#Эта строка] при вводе формулы автоматически заменяется на @. Например,

=Web_Table[[#Эта строка];[Total]]

…превращается в…

=Web_Table[@Total]

В контексте неявных пересечений символ @ снимает часть неявной природы синтаксиса и явно указывает: «используйте значение из столбца в этой строке» (по большому счету, символ @ не нужен).

Использование автозаполнения

Автозаполнение – это полезная функция, которая упрощает ввод формулы. Когда вы вводите текст в строке формул, Excel представляет всплывающий список возможных объектов или функций, которые вы можете использовать. Из этого всплывающего списка можно выбрать объект или функцию, чтобы вставить их в формулу. Если вы используете клавиатуру, а не мышь для ввода формулы, вы можете использовать клавиши со стрелками для выбора нужного объекта или функции, а затем нажать клавишу TAB, чтобы ввести выбранный элемент в формулу.

Когда вы вводите формулу в ячейку таблицы, автозаполнение представляет все части таблицы, которые являются законными, учитывая синтаксис, введенный до этого момента.

Рис. 4.7. Автозаполнение для структурированных ссылок

Использование абсолютных структурированных ссылок

Абсолютные и относительные ссылки – это понятия, описывающие, как Excel изменяет ссылки на ячейки при перемещении формулы в другое место на листе. При абсолютной ссылке целевая ячейка не изменяется при перемещении формулы. При относительной ссылке цель перемещается точно так же, как перемещается формула. Например, при традиционной ссылке A1 размещение знака доллара ($) перед буквой столбца и номером строки устанавливает эту ссылку в качестве абсолютной – $A$1. Независимо от того, куда перемещается формула, ссылка всегда будет ссылаться на A1. Ссылка может быть смешанной. В этом случае знак $ стоит только перед буквой столбца, или только перед числом строки.

Структурированные ссылки являются относительными. Что касается строк, то структурированные ссылки — и таблицы в целом — не поддерживают понятие конкретных строк. Так что при протаскивании вдоль столбца корректность формулы сохраняется.

Вы можете перемещать или копировать формулы из одного столбца в другой несколькими способами:

• Копирование / вставка – структурированные ссылки не изменяются при перемещении в другие столбцы.
• Протаскивание формулы – структурированные ссылки изменяются, когда они перемещаются в другие столбцы.
• Формулы массива – структурированные ссылки не изменяются при перемещении в другие столбцы.

Excel не предоставляет очевидного способа сделать структурированную ссылку абсолютной. Однако можно использовать несколько приемов. Один из трюков заключается в использовании функций СМЕЩ или ДВССЫЛ. Однако, это влечет за собой ряд проблем.

Существует способ создания абсолютных структурированных ссылок без дополнительных формул. Можно использовать многоколоночную структурированную ссылку, предназначенную для одного столбца:

Таблица1[[Столбец1]:[Столбец1]]

Такая запись эквивалентна традиционной ссылке $A1. В отличие от стандартных ссылок на ячейки, вы не можете переключать абсолютный/относительный синтаксис с помощью клавиши F4.

В следующем примере показана работа абсолютных ссылок. Исходная таблица "tblData":

Рис. 4.8. Исходная таблица

Вы хотите суммировать все Units по кварталам, регионам и цветам, используя следующий макет в таблице "tblSum":

Рис. 4.9. Макет обобщающей таблицы

В ячейке В2 вы хотите прописать формулу, которую можно скопировать на все ячейки таблицы. Напомним, что копирование вдоль столбца поддерживается стандартным функционалом Таблиц. А вот для копирования из столбца в столбец воспользуйтесь следующей формулой:

=СУММЕСЛИ(tblData[[Color]:[Color]];tblSum[[Color]:[Color]];tblData[Q1 Units])

Здесь:

tblData[[Color]:[Color]] – это диапазон для сравнения с критерием. Поскольку это ссылка на несколько столбцов (даже если имеется ссылка только на один столбец), она не будет смещаться при копировании формулы из столбца в столбец. Поскольку функция СУММЕСЛИ ожидает диапазон для этого параметра, используется весь столбец.

tblSum[[Color]:[Color]] – это ячейки, содержащие критерии, используемые для сравнения с первым диапазоном. Это ссылка на несколько столбцов и не будет смещаться. Поскольку функция ожидает одно значение для этого параметра, используется только значение ячейки в той же строке, которая содержит формулу.

tblData[Q1 Units] – это диапазон для суммирования, если критерии удовлетворяются в этой строке. Это ссылка на один столбец, и поэтому она будет смещаться по мере копирования формулы.

Помещая формулу в ячейку B2 таблицы "tblSum" и используя маркер заполнения для копирования ее в другие три столбца, вы получите следующие формулы:

=СУММЕСЛИ(tblData[[Color]:[Color]];tblSum[[Color]:[Color]];tblData[Q1 Units])

=СУММЕСЛИ(tblData[[Color]:[Color]];tblSum[[Color]:[Color]];tblData[Q2 Units])

=СУММЕСЛИ(tblData[[Color]:[Color]];tblSum[[Color]:[Color]];tblData[Q3 Units])

=СУММЕСЛИ(tblData[[Color]:[Color]];tblSum[[Color]:[Color]];tblData[Q4 Units])

Обратите внимание, что первые две аргумента в каждой из четырех формул не меняются.

Рис. 4.10. Заполненная обобщающая таблица

Отключение структурированных ссылок

Чтобы отключить использование структурированных ссылок пройдите по меню Файл –> Параметры. Перейдите на вкладку Формулы и снимите галочку напротив опции Использовать имена таблиц в формулах.

Рис. 4.11. Отключение структурированных ссылок в окне Параметры Excel; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Операторы структурированных ссылок

Операторы структурированных ссылок аналогичны операторам стандартных ссылок:

• Двоеточие (:) – это оператор диапазона, который объединяет все, что находится между двумя ссылками и включает их.
• Точка с запятой (;) – это оператор объединения, который соединяет все, что указано в двух ссылках.
• Пробел ( ) – это оператор пересечения, который возвращает всё что находится на пересечении двух ссылок.

В следующей таблице приведены некоторые примеры использования операторов. Имя таблицы – "Table1", заголовок таблицы находится в строке 1, а диапазон тела данных начинается в строке 2 и заканчивается в строке 20. Столбцы расположены в следующем порядке: А – "OrderDate", В – "Region", С – "Rep", D – "Item", E – "Cost", F – "Units".

Рис. 4.12. Примеры операторов структурированных ссылок

Специальные символы, используемые в структурированных ссылках

Если имя столбца содержит любой из следующих специальных символов, то оно должно быть заключено в дополнительный набор квадратных скобок:

Рис. 4.13. Специальные символы в имени столбца, требующие дополнительных квадратных скобок

Например, =Web_Table[@OrderDate], но =Web_Table[@[Order Date]]

Более того, некоторые символы имеют особое значение в структурированных ссылках, поэтому, если они используются в именах столбцов, требуют наличия escape-символа – апострофа ('):

• левая квадратная скобка ([);
• правая квадратная скобка (]);
• решетка (#);
• апостроф (').

Например, если имя столбца, Order [Date], то ссылка на него будет иметь вид

=Web_Table[@[Order '[Date']]]

Динамические ссылки

Динамические ссылки используются для создания именованных диапазонов, которые являются динамическими (т.е. изменяются в зависимости от условий) и могут использоваться в списках условного форматирования и проверки. Рассмотрим пример создания именованного динамического диапазона, который используется в списке проверки на основе столбца в таблице:

Шаг 1. Создайте новую таблицу и назовите ее "tblValues". Назовите один из столбцов "Value" и введите в него два или более уникальных значения.

Шаг 2. Выберите часть диапазона области данных столбца "Value". Если отображаются строки заголовка или итога, не выделяйте их; выберите только диапазон тела данных столбца.

Вы можете переместить курсор мыши на верхний край заголовка столбца таблицы (а не на заголовок листа), чтобы превратить курсор в жирную стрелку вниз. Вы можете щелкнуть, чтобы выбрать весь столбец диапазона области данных таблицы (исключая заголовок и итоговые строки). Вы можете щелкнуть еще раз, чтобы выбрать столбец таблицы, включая строки заголовка и итога. Последующие щелчки переключаются между этими двумя выборами.

Шаг 3. Пройдите по меню Формулы –> Диспетчер имен (или используйте сочетание клавиш Ctrl+F3), чтобы открыть диалоговое окно Диспетчер имен.

Рис. 4.14. Диалоговое окно Диспетчер имен

Шаг 4. Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть диалоговое окно Создание имени.

Рис. 4.15. Диалоговое окно Создание имени

Шаг 5. Введите "ValidValues" в текстовое поле Имя. Обратите внимание, что структурированная ссылка на столбец таблицы "Value" уже введена в поле Диапазон: =tblValues[Value]. Нажмите OK. Вы вернетесь в окно Диспетчер имен. Нажмите Закрыть.

Шаг 6. Выберите ячейку, к которой должен быть применен список проверки, и пройдите по меню Данные –> Работа с данными –> Проверка данных. Откроется окно Проверка вводимых значений (рис. 4.16). Выберите "Cписок" в поле Тип данных. Введите "=ValidValues" в поле Источник. Нажмите ОК.

Рис. 4.16. Создание списка проверки с использованием именованной динамической ссылки

Список проверки, содержащий значения из столбца таблицы "Value", теперь находится в выбранной ячейке:

Рис. 4.17. Список проверки

Использование текущего номера строки

Следующая формула отображает номер строки в таблице, где номер строки относится к первой строке таблицы, а не к номеру строки листа:

=СТРОКА()-СТРОКА(tblNumber[[#Заголовки];[Номер]])

Рис. 4.18. Формула номера строки Таблицы

Номер строки также может быть полезен, когда вы ссылаетесь на ту же строку в другой таблице. Формула работает путем вычитания номера строки листа, в котором находится заголовок таблицы, из номера строки листа, в котором находится формула.

Нарастающий итог

Следующая формула отображает нарастающий итог другого столбца в той же таблице:

=СУММ(tblNumber[[#Заголовки];[Итого]]:[@Итого])

Рис. 4.19. Нарастающий итог

Эта формула предполагает, что строка заголовка включена; функция СУММ игнорирует текстовое значение в заголовке. Если строка заголовка указанного столбца не включена, приведенная выше формула вернет ошибку #ССЫЛКА! Чтобы избежать этого, можно усовершенствовать формулу:

=СУММ(ИНДЕКС([Итого];1):[@Итого])

Рис. 4.20. Нарастающий итог, работающий при отключенных именах столбцов

Этот пример можно реализовать с помощью стандартной ссылки =СУММ(D$2:D2). Вы используете абсолютную ссылку на строку, чтобы зафиксировать начало диапазона, в то время как вторая часть смещается по мере копирования формулы вниз по строкам. Однако такой подход даст сбой при добавлении новых строк в таблицу. Excel допускает ошибку, искажая ссылку в предпоследней строке (рис. 4.21). Корректная формула должна быть такой =СУММ($D$4:D10).

Рис. 4.21. Ошибка Excel

Если суммы, используемые для расчета нарастающего итога, находятся в двух столбцах, один для дебета, другой – для кредита, то формула выглядит следующим образом:

=СУММ(ИНДЕКС([Credit];1):[@Credit])-СУММ(ИНДЕКС([Debit];1):[@Debit])

Использование структурированных ссылок может оказать негативное влияние на производительность вычислений в больших наборах данных (свыше 100 000 строк). Если это критично, можно заменить структурированные ссылки обычными.

Самый быстрый ВПР

Если в ваших таблицах всего лишь несколько десятков строк, то, скорее всего, эта статья не будет для вас актуальной. На таких небольших объемах данных любой способ будет работать достаточно шустро, чтобы вы этого не замечали. Если же число строк в ваших списках измеряется тысячами, да и самих таблиц не одна-две, то время мучительного ожидания на пересчете формул в Excel может доходить до нескольких минут.

В этом случае, правильный выбор функции, применяемой для связывания таблиц, играет решающую роль — разница в производительности между ними, как мы увидим далее, может составлять более 20 раз!

Когда я писал свою первую книжку пять лет назад, то уже делал сравнительный скоростной тест различных способов поиска и подстановки данных функциями ВПР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, СУММЕСЛИ и др. С тех пор сменилось три версии Office, появились надстройки Power Query и Power Pivot, кардинально изменившие весь процесс работы с данными. А в прошлом году ещё и обновился вычислительный движок Excel, получив поддержку динамических массивов и новые функции ПРОСМОТРХ, ФИЛЬТР и т.п.

Так что пришла пора снова взяться за секундомер и выяснить — кто же самый быстрый. Ну и, заодно, проверить — какие способы поиска и подстановки данных в Excel вы знаете 🙂

Подопытный кролик

Тест будем проводить на следующем примере:

Это книга Excel с одним листом, где расположены две таблицы: отгрузки (500 000 строк) и прайс-лист (600 строк). Наша задача — подставить цены из прайс-листа в таблицу отгрузок. Для каждого способа будем вводить формулу в ячейку С2 и копировать вниз на весь столбец, замеряя время, которое потребуется Excel, чтобы просчитать весь столбец из полумиллиона ячеек. Полученные значения, безусловно, зависят от множества факторов (поколение процессора, объем оперативной памяти, текущая загрузка системы, версия Office и т.д.), но нам важны не конкретные цифры, а, скорее, их сравнение друг с другом. Важно понимать прожорливость каждого способа и их ограничения.

Способ 1. ВПР

Сначала — классика 🙂 Легендарная функция вертикального просмотра — ВПР (VLOOKUP) , которая приходит в голову первой в подобных ситуациях:

• B2 — искомое значение, т.е. название товара, который мы хотим найти в прайс-листе
• $G$2:$H$600 — закреплённая знаками доллара (чтобы не сползала при копировании формулы вниз) абсолютная ссылка на прайс
• 2 — номер столбца в прайс-листе, откуда мы хотим взять цену
• 0 или ЛОЖЬ — переключение в режим поиска точного соответствия, когда любое некорректное название товара (например, ФОНЕРА) в столбце B в таблице отгрузок приведёт к появлению ошибки #Н/Д как результата работы функции.

Время вычисления = 4,3 сек.

Способ 2. ВПР с выделением столбцов целиком

Многие пользователи, применяя ВПР, во втором аргументе этой функции, где нужно задать поисковую таблицу (прайс), выделяют не ограниченный диапазон ( $G$2:$H$600 ), а сразу столбцы G:H целиком. Это проще, быстрее, позволяет не думать про F4 и то, что завтра прайс-лист может быть на несколько строк больше. Формула в этом случае выглядит тоже компактнее:

В старых версиях Excel такое выделение не сильно влияло на скорость вычислений, но сейчас (неожиданно для меня, признаюсь) результат получился в разы хуже предыдущего.

Время вычисления = 14,5 сек.

Способ 3. ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Следующей после ВПР ступенью эволюции для многих пользователей Microsoft Excel обычно является переход на использование связки функций ИНДЕКС (INDEX) и ПОИСКПОЗ (MATCH) . Выглядит эта формула так:

Функция ИНДЕКС извлекает из заданного в первом аргументе диапазона (столбца $H$2:$H$600 с ценами в прайс-листе) содержимое ячейки с заданным номером. А номер этот, в свою очередь, определяется функцией ПОИСКПОЗ, у которой три аргумента:

• Что нужно найти — название товара из B2
• Где мы это ищем — столбец с названиями товаров в прайсе ( $G$2:$G$600 )
• Режим поиска: 0 — точный, 1 или -1 — приблизительный с округлением в меньшую или большую сторону, соответственно.

Формула выходит чуть сложнее, но, при этом имеет несколько ощутимых преимуществ перед классической ВПР, а именно:

• Не нужно отсчитывать номер столбца (как в третьем аргументе ВПР).
• Можно извлекать данные, которые находятся левее столбца, где просходит поиск.

По скорости, однако же, этот способ проигрывает ВПР почти в два раза:

Время вычисления = 7,8 сек.

Если же, вдобавок, полениться и выделять не ограниченные диапазоны, а столбцы целиком:

. то результат получается совсем печальный:

Время вычисления = 28,5 сек.

28 секунд, Карл! В 6 раз медленнее ВПР!

Способ 4. СУММЕСЛИ

Если нужно найти не текстовые, а именно числовые данные (как в нашем случае — цену), то вместо ВПР вполне можно использовать функцию СУММЕСЛИ (SUMIF) . Изначально она задумывалась как инструмент для выборочного суммирования данных по условию (найди и сложи мне все продажи кабелей, например), но можно заставить её искать нужный нам товар и в прайс-листе. Если грузы в нём не повторяются, то суммировать будет не с чем и эта функция просто выведет искомое значение:

• Первый аргумент СУММЕСЛИ — это диапазон проверяемых ячеек, т.е. названия товаров в прайсе ( $G$2:$G$600 ).
• Второй аргумент ( B2 ) — что мы ищем.
• Третий аргумент — диапазон ячеек с ценами $H$2:$H$600 , числа из которых мы хотим просуммировать, если в соседних ячейках проверяемого диапазона есть искомое значение.

Очевидным минусом такого подхода является то, что он работает только с числами. Также этот способ не удобен, если прайс-лист находится в отдельном файле — придется всё время держать его открытым, т.к. функция СУММЕСЛИ не умеет брать данные из закрытых книг, в отличие от ВПР, для которой это не проблема.

В плюсы же можно записать удобство при поиске сразу по нескольким столбцам — для этого идеально подходит более продвинутая версия этой функции — СУММЕСЛИМН (SUMIFS) . Скорость вычислений же, при этом, весьма посредственная:

Время вычисления = 12,8 сек.

При выделении столбцов целиком, т.е. использовании формулы вида =СУММЕСЛИ( G:G ; B2 ; H:H ) всё ещё хуже:

Время вычисления = 41,7 сек.

Это самый плохой результат в нашем тесте.

Способ 5. СУММПРОИЗВ

Этот подход сейчас встречается не часто, но всё ещё достаточно регулярно. Обычно так любят извращаться пользователи старой школы, ещё хорошо помнящие те времена, когда в Excel было всего 255 столбцов и 56 цветов 🙂

Суть этого метода заключается в использовании функции СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) , изначально предназначенной для поэлементного перемножения нескольких диапазонов с последующим суммированием полученных произведений. В нашем случае, вместо одного из массивов будет выступать условие, а вторым будут цены:

Выражение ($G$2:$G$600=B2) , по сути, проверяет каждое название груза в прайс-листе на предмет соответствия искомому значению (ФАНЕРА ПР). Результатом каждого сравнения будет логическое значение ИСТИНА (TRUE ) или ЛОЖЬ (FALSE) , что в Excel интерпретируется как 1 и 0, соответственно. Последующее умножение этих нулей и единиц на цены оставит в живых цену только того товара, который нам, в данном случае, и нужен.

Эта формула является, по сути, формулой массива, но не требует нажатия обычного для них сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter , т.к. функция СУММПРОИЗВ поддерживает массивы уже сама по себе. Возможно, по этой же причине (формулы массива всегда медленнее, чем обычные) такой скорость пересчёта такой формулы — не очень:

Время вычисления = 11,8 сек.

• Совместимость с любыми, самыми древними версиями Excel.
• Возможность задавать сложные условия (и несколько)
• Способность этой формулы работать с данными из закрытых файлов, если добавить перед ней двойное бинарное отрицание (два подряд знака «минус»). СУММЕСЛИМН таким похвастаться не может.

Способ 6. ПРОСМОТР

Ещё один относительно экзотический способ поиска и подстановки данных, наравне с ВПР — это использование функции ПРОСМОТР (LOOKUP) . Только не перепутайте её с новой, буквально, на днях появившейся функцией ПРОСМОТРХ (XLOOKUP) — про неё мы поговорим дальше особо. Функция ПРОСМОТР существовала в Excel начиная с самых ранних версий и тоже вполне может решить нашу задачу:

• B2 — название груза, которое мы ищем
• $G$2:$G$600 — одномерный диапазон-вектор (столбец или строка), где мы ищем совпадение
• $H$2:$H$600 — такого же размера диапазон, откуда нужно вернуть найденный результат (цену)

На первый взгляд всё выглядит очень удобно и логично, но всю картину портят два неочевидных момента:

• Эта функция требует обязательной сортировки прайс-листа по возрастанию (алфавиту) и без этого не работает.
• Если в таблице отгрузок искомое значение будет написано с опечаткой (например, АГ Е ДОЛ вместо АГИДОЛ), то функция ПРОСМОТР выдаст не ошибку #Н/Д, а цену для ближайшего предыдущего товара:

При работе с неидеальными данными в реальном мире это гарантированно создаст проблемы, как вы понимаете.

Скорость же вычислений у функции ПРОСМОТР (LOOKUP) весьма приличная:

Время вычисления = 7,6 сек.

Способ 7. Новая функция ПРОСМОТРХ

Эта функция пришла с одним из недавних обновлений пока только пользователям Office 365 и пока отсутствует во всех остальных версиях (Excel 2010, 2013, 2016, 2019). По сравнению с классической ВПР у этой функции есть масса преимуществ (упрощенный синтаксис, возможность искать не только сверху-вниз, возможность сразу задать значение вместо #Н/Д и т.д.) Формула для решения нашей задачи будет выглядеть в этом случае так:

Если не брать в расчёт необязательные 4,5,6 аргументы, то синтаксис этой функции полностью совпадает с её предшественником — функцией ПРОСМОТР (LOOKUP) . Скорость вычислений при тестировании на наши 500000 строк тоже оказалась аналогичной:

Время вычисления = 7,6 сек.

Почти в два раза медленнее, чем у ВПР, вместо которой Microsoft предлагает теперь использовать ПРОСМОТРХ. Жаль.

И, опять же, если полениться и выделить диапазоны в прайс-листе целыми столбцами:

. то скорость падает до совершенно неприличных уже значений:

Время вычисления = 28,3 сек.

А если на динамических массивах?

Прошлогоднее (осень 2019) обновление вычислительного движка Microsoft Excel добавило ему поддержку динамических массивов (Dynamic Arrays), о которых я уже писал. Это принципиально новый подход к работе с данными, который можно использовать почти с любыми классическими функциями Excel. На примере ВПР это будет выглядеть так:

Разница с классическим вариантом в том, что первым аргументом ВПР здесь выступает не одно искомое значение (а формулу потом нужно копировать вниз на остальные строки), а сразу весь массив из полумиллиона грузов B2:B500000, цены для которых мы хотим найти. Формула при этом сама распространяется вниз, занимая требуемое количество ячеек.

Скорость пересчета в таком варианте меня, откровенно говоря, ошеломила — пауза между нажатием на Enter после ввода формулы и получением результатов почти отсутствовала.

Время вычисления = 1 сек.

Что интересно, и новая ПРОСМОТРХ, и старая ПРОСМОТР, и связка ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ в таком режиме тоже были очень быстрыми — время вычислений не больше 1 секунды! Фантастика.

А вот олдскульные подходы на основе СУММПРОИЗВ и СУММЕСЛИ(МН) с динамическими массивами работать отказались 🙁

Что с умными таблицами?

Обрадовавшись фантастическим результатам, полученным на динамических массивах, я решил вдогон попробовать протестировать разницу в скорости при работе с обычными и «умными» таблицами. Я имею ввиду те самые «красивые таблицы», в которые вы можете преобразовать ваш диапазон с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) или с помощью сочетания клавиш Ctrl + T .

Если предварительно превратить наши отгрузки и прайс в «умные» (по умолчанию они получат имена Таблица1 и Таблица2, соответственно), то формула с той же ВПР будет выглядеть как:

• [@Груз] — ссылка на ячейку B2, означающая, в данном случае, что нужно взять значение из той же строки из столбца Груз текущей умной таблицы.
• Таблица2 — ссылка на прайс-лист

Жирным плюсом такого подхода будет возможность легко добавлять данные в наши таблицы в будущем. При дописывании новых строк в отгрузки или к прайс-листу, наши «умные» таблицы будут растягиваться автоматически.

Скорость же, как выяснилось, тоже вырастает очень значительно и примерно равна скорости работы на динамических массивах:

Время вычисления = 1 сек.

У меня есть подозрение, что дело тут не в самих «умных» таблицах, а всё в том же обновлении вычислительного движка, т.к. на старых версиях Excel такого прироста в скорости на умных таблицах я не помню.

Бонус. Запрос Power Query

Замерять, так замерять! Давайте, для полноты картины, сравним наши перечисленные способы еще и с запросом Power Query, который тоже может решить нашу задачу. Кто-то скажет, что некорректно сравнивать пересчёт формул с механизмом обновления запроса, но мне, откровенно говоря, просто самому было интересно — кто быстрее?

1. Превращаем обе наши таблицы в «умные» с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) или с помощью сочетания клавиш Ctrl + T .
2. По очереди загружаем таблицы в Power Query с помощью команды Данные — Из таблицы / диапазона (Data — From Table/Range) .
3. После загрузки в Power Query возвращаемся обратно в Excel, оставляя загруженные данные как подключение. Для этого в окне Power Query выбираем Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в. — Только создать подключение (Home — Close&Load — Close&Load to. — Only create connection) .
4. После того, как обе исходные таблицы будут загружены как подключения, создадим ещё один, третий запрос, который будет объединять их между собой, подставляя цены из прайса в отгрузки. Для этого на вкладке Данные выберем Получить данные / Создать запрос — Объединить запросы — Объединить (Get Data / New Query — Merge queries — Merge) :

В отличие от формул, запросы Power Query не обновляются автоматически «на лету», а требуют щелчка правой кнопкой мыши по таблице (или запросу в правой панели) и выбору команды Обновить (Refresh) . Также можно воспользоваться командой Обновить все (Refresh All) на вкладке Данные (Data) .

Время обновления = 8,2 сек.

Итоговая таблица и выводы

Если вы честно дочитали до этого места, то какие-то выводы, наверное, уже сделали самостоятельно. Если же пропустили все детали и сразу перешли к итогам, то вот вам общая результирующая таблица по скорости всех методов:

Само-собой, у каждого из нас свои предпочтения, задачи и тараканы, но для себя я сформулировал выводы после этого тестирования так:

ВПР с несколькими условиями: 5 примеров.

Очень часто наши требования к поиску данных не ограничиваются одним условием. К примеру, нам нужна выручка по магазину за определенный месяц, количество конкретного товара, проданного определенному покупателю и т.д. Обычными средствами функции ВПР эту задачу решить сложно и даже не всегда возможно. Ведь там предусмотрено использование только одного критерия поиска.

Мы предложим вам несколько вариантов решения проблемы поиска по нескольким условиям.

ВПР по нескольким условиям с использованием дополнительного столбца.

Задачу, рассмотренную в предыдущем примере, можно решить и другим способом – без использования формулы массива. Ведь работа с массивами многим представляется сложной и недоступной для понимания. Дополнительный столбец для поиска по нескольким условиям будет в определенном отношении более простым вариантом.

Итак, необходимо выбрать значение выручки за определенный месяц, год и по нужному магазину. В итоге имеем 3 условия отбора.

Сразу по трем столбцам функция ВПР искать не может. Поэтому нам нужно объединить их в один. И, поскольку поиск производится всегда в крайнем левом (первом) столбце, то нужно добавить его в нашу таблицу тоже слева.

Вставляем перед таблицей с данными дополнительный столбец A. Затем при помощи оператора & объединяем в нем содержимое B,C и D. Записываем в А7

и копируем в находящиеся ниже ячейки.

Формула поиска в D4 будет выглядеть:

В диапазон поиска включаем и наш дополнительный столбец. Критерий поиска – также объединение 3 значений. И извлекаем результат из 5 колонки.

Все работает, однако вид несколько портит дополнительный столбец. В крайнем случае, его можно скрыть, используя контекстное меню по нажатию правой кнопки мыши.

Вид станет приятнее, а на результаты это никак не повлияет.

ВПР по двум условиям при помощи формулы массива.

У нас есть таблица, в которой записана выручка по каждому магазину за день. Мы хотим быстро найти сумму продаж по конкретному магазину за определенный день.

Для этого в верхней части нашего листа запишем критерии поиска: дата и магазин. В ячейке B3 будем выводить сумму выручки.

Формула в B3 выглядит следующим образом:

Обратите внимание на фигурные скобки, которые означают, что это формула массива. То есть наша функция ВПР работает не с отдельными значениями, а разу с массивами данных.

Разберем процесс подробно.

Мы ищем дату, записанную в ячейке B1. Но вот только разыскивать мы ее будем не в нашем исходном диапазоне данных, а в немного видоизмененном. Для этого используем условие

То есть, в том случае, если наименование магазина совпадает с критерием в ячейке B2, мы оставляем исходные значения из нашего диапазона. А если нет – заменяем их на пробелы. И так по каждой строке.

В результате получим вот такой виртуальный массив данных на основе нашей исходной таблицы:

Как видите, строки, в которых ранее был «Магазин 1», заменены на пустые. И теперь искать нужную дату мы будем только среди информации по «Магазин 2». И извлекать значения выручки из третьей колонки.

С такой работой функция ВПР вполне справится.

Такой ход стал возможен путем применения формулы массива. Поэтому обратите особое внимание: круглые скобки в формуле писать руками не нужно! В ячейке B3 вы записываете формулу

И затем нажимаете комбинацию клавиш CTRL+Shift+Enter. При этом Excel поймет, что вы хотите ввести формулу массива и сам подставит скобки.

Таким образом, функция ВПР поиск по двум столбцам производит в 2 этапа: сначала мы очищаем диапазон данных от строк, не соответствующих одному из условий, при помощи функции ЕСЛИ и формулы массива. А затем уже в этой откорректированной информации производим обычный поиск по одному только второму критерию при помощи ВПР.

Чтобы упростить работу в будущем и застраховать себя от возможных ошибок при добавлении новой информации о продажах, мы рекомендуем использовать «умную» таблицу. Она автоматически подстроит свой размер с учетом добавленных строк, и никакие ссылки в формулах не нужно будет менять.

Вот как это будет выглядеть.

ВПР по нескольким критериям с применением массивов — способ 2.

Выше мы уже рассматривали, как при помощи формулы массива можно организовать поиск ВПР с несколькими условиями. Предлагаем еще один способ.

Условия возьмем те же, что и в предыдущем примере.

Формулу в С4 введем такую:

Естественно, не забываем нажать CTRL+Shift+Enter.

Теперь давайте пошагово разберем, как это работает.

Наше задача здесь – также создать дополнительный столбец для работы функции ВПР. Только теперь мы создаем его не на листе рабочей книги Excel, а виртуально.

Как и в предыдущем примере, мы ищем текст из объединенных в одно целое условий поиска.

Далее определяем данные, среди которых будем искать.

Конструкция вида A7:A20&B7:B20&C7:C20;D7:D20 создает 2 элемента. Первый – это объединение колонок A, B и C из исходных данных. Если помните, то же самое мы делали в нашем дополнительном столбце. Второй D7:D20 – это значения, одно из которых нужно в итоге выбрать.

Функция ВЫБОР позволяет из этих элементов создать массив. как раз и означает, что нужно взять сначала первый элемент, затем второй, и объединить их в виртуальную таблицу – массив.

В первой колонке этой виртуальной таблицы мы будем искать, а из второй – извлекать результат.

Таким образом, для работы функции ВПР с несколькими условиями мы вновь используем дополнительный столбец. Только создаем его не реально, а виртуально.

Двойной ВПР при помощи ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ

Далее речь у нас пойдет уже не о функции ВПР, но задачу мы будем решать ту же самую. В качестве критерия поиска нам опять нужно использовать несколько условий.

Формула в С4 теперь выглядит так:

И не забываем при вводе нажать CTRL+Shift+Enter! Это формула массива.

Теперь давайте разбираться, как это работает.

Функция ИНДЕКС в нашем случае позволяет извлечь элемент из списка по его порядковому номеру. Список – это диапазон D7:D20, где записаны суммы выручки. А вот порядковый номер, который нужно извлечь, мы определяем при помощи ПОИСКПОЗ.

Синтаксис здесь следующий:

ПОИСКПОЗ(что_ищем; где_ищем; тип_поиска)

Тип поиска ставим 0, то есть точное совпадение. В нашем случае мы будем искать 1. Далее мы определим массив, в котором будем работать.

Выражение (A7:A20=C1)*(B7:B20=C2)*(C7:C20=C3) позволит создать виртуальную таблицу примерно такого вида:

Как видите, первоначально мы последовательно сравниваем каждое значение с нашим критерием отбора. В столбце А у нас записаны месяцы – сравниваем их с месяцем-критерием из ячейки C1. В случае совпадения получаем ИСТИНА, иначе – ЛОЖЬ. Аналогично последовательно проверяем год и название магазина. А затем просто перемножаем значения. Поскольку логические переменные для Excel – это либо 0, либо 1, то произведение их может быть равно 1 только в том случае, если мы имеем по каждой колонке ИСТИНА (то есть,1). Во всех остальных случаях получаем 0.

Убеждаемся, что цифра 1 встречается только единожды.

При помощи ПОИСКПОЗ определяем, на какой позиции она находится. На какой позиции находится 1, на той же позиции находится в массиве и искомая сумма выручки. В нашем случае это 10-я.

Далее при помощи ИНДЕКС извлекаем 10-ю по счету выручку.

Таким образом мы выбрали значение по нескольким условиям без использования функции ВПР.

Достойная замена – функция СУММПРОИЗВ.

У нас есть данные о продажах нескольких менеджеров в различных регионах. Нужно сделать выборку по дате, менеджеру и региону.

Работает как формула массива, хотя по факту таковой не является. В этом заключается замечательное свойство функции СУММПРОИЗВ, о которой мы еще много будем говорить в других статьях.

Последовательно по каждой строке диапазона от 2-й до 27-й она проверяет совпадение каждого соответствующего значения с критерием поиска. Эти результаты перемножаются между собой и в итоге еще умножаются на сумму выручки. Если среди трех условий будет хотя бы одно несовпадение, то итогом будет 0. В случае совпадения сумма выручки трижды умножится на 1.

Затем все эти 27 произведений складываются, и результатом будет выручка нужного менеджера в каком-то регионе за определенную дату.

В качестве бонуса можно продолжить этот пример и рассчитать общую сумму продаж менеджера в определенном регионе.

Для этого из формулы просто уберем сравнение по дате.

Кстати, возможен и другой вариант расчета с этой же функцией:

Итак, мы рассмотрели примеры использования функции ВПР с двумя и с несколькими условиями. А также обнаружили, что этой ценной функции есть замечательная альтернатива.

Примеры использования функции ВПР:

Как объединить две или несколько таблиц в Excel — В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном…

2 способа извлечь данные из разных таблиц при помощи ВПР. — Задача: Данные, которые нужно найти и извлечь при помощи функции ВПР, находятся в нескольких таблицах. Эти таблицы имеют одинаковую структуру (то есть, одни и те же столбцы, расположенные в одном…
/> Вычисление номера столбца для извлечения данных в ВПР — Задача: Наиболее простым способом научиться указывать тот столбец, из которого функция ВПР будет извлекать данные. При этом мы не будем изменять саму формулу, поскольку это может привести в случайным ошибкам.…
4 способа, как сделать левый ВПР в Excel. — Функция ВПР – одна из самых популярных, когда нужно найти и извлечь из таблицы какие-либо данные. Но при этом она имеет один существенный недостаток. Поиск она производит в крайнем левом…
Формула ВПР в Excel для сравнения двух таблиц — 4 способа — Сравнение таблиц – это задача, которую в Excel приходится довольно часто решать. Например, у нас есть старый прайс-лист и его новая версия. Нужно просмотреть, цены на какие товары изменились и…
Почему не работает ВПР в Excel? — Функция ВПР – это очень мощный инструмент поиска. Но если он по каким-то причинам завершился неудачно, то вы получите сообщение об ошибке #Н/Д (#N/A в английском варианте). Давайте постараемся вместе…
Функция ВПР в Excel: пошаговая инструкция с 5 примерами — ВПР — это функция Excel для поиска и извлечения данных из определенного столбца в таблице. Она поддерживает приблизительное и точное сопоставление, а также подстановочные знаки (* и ?). Значения поиска…
Формула ВПР в Excel — 22 факта, которые нужно знать. — В процессе работы в Excel часто возникает задача извлечения нужных данных из рабочих таблиц. Для этой цели в Excel предусмотрена формула ВПР (VLOOKUP в английском варианте). И хотя ВПР относительно…

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного Фильтра ). Произведем отбор значений из исходной таблицы с помощью формул массива . В отличие от применения Фильтра ( CTRL+SHIFT+L или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — число ).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью стандартного фильтра . Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите CTRL+SHIFT+L . Через выпадающий список у заголовка Цены выберите Числовые фильтры. , затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование формул массива . В отличие от фильтра отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный Отчет , который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке Е6 , таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне D10:E19 .

Теперь выделим диапазон D11:D19 (столбец Товар) и в Строке формул введем формулу массива :

Вместо ENTER нажмите сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER .

Те же манипуляции произведем с диапазоном E11:E19 куда и введем аналогичную формулу массива :

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках Е5 и Е6 .

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в Е6 значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист Обработка ошибок ).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата ).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия =$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))

Примечание : После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат) скрыты с помощью Условного форматирования .

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке J12 вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

Решение2 : Для отбора строк можно использовать формулы массива, аналогичные Задаче2 (т.е. формулы массива, возвращающие несколько значений ):

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек G12:G20 . После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3 : Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки с помощью функции СМЕЩ() .

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько предварительная сортировка данных облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист Один критерий — Дата (не позже) ).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7 C15;И($B$7>=B15;$B$7 =$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);»»);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12)) -СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания Условия И (все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).

Примечание . Случай, когда список несортирован, рассмотрен в статье Поиск ДАТЫ (ЧИСЛА) ближайшей к заданной, с условием в MS EXCEL. Несортированный список .

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист Один критерий — Текст ).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск .

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (И) ).

Для отбора строк используется формула массива:

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует массив последовательных чисел , т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист 2 критерия — текст (ИЛИ) ).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов ( Условие ИЛИ ).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19; НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания Условие ИЛИ (должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив . Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на массив последовательных чисел , получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив .

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; . Формула НАИБОЛЬШИЙ(. ;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(. ;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(. ;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(. ;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем условным форматированием .

И наконец, с помощью функции ИНДЕКС() последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе Отбор на основании повторяемости собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах — группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

В качестве примера приведем решения следующей задачи: Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27 =$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе «10.Критерий — колич-во повторов» настроено Условное форматирование , которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре Сводных таблиц MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в выпадающем списке значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью Отчеты в MS EXCEL , Отчет №3).

В файле примера на листе «11. Критерий Любой или (Все)» реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

12. Актуальная цена

Пусть для товара ежедневно заполняется таблица цен (цена может меняться, но не каждый день). Нужно найти актуальнуй цену, т.е. цену на последнюю дату. Если товар всего один, то можно отсортировать по дате и в последней строке будет нужная актуальная цена. Если товаров много, то нужно сначала выбрать Автофильтром нужный товар, затем опять отсортировать по цене.

Чтобы иметь перечень товаров с актуальными ценами придется использовать формулы:

2) определяем последнюю (максимальную) дату для каждого товара с помощью формулы массива =МАКС((Таблица1[товар]=E8)*Таблица1[дата])

3) наконец, выводим актуальную цену =СУММЕСЛИМН(Таблица1[цена];Таблица1[товар];E8;Таблица1[дата];F8)

Для товара не должно быть повторов дат, иначе цены будут суммироваться (если повторяется последняя дата).