Excel формулы для финансистов

Вычислительные функции — это сердцевина Excel и то, что, по-сути, отличает программу от обычного калькулятора. Функций в программе довольно много — более 400. Часть из них дублируется, но тем не менее, возможности для экономических расчетов в программе огромные.
С помощью формул можно безошибочно рассчитать себестоимость товара, подготовить аналитические отчеты, свести планы. Решить как простые экономические задачи учета, так и составить полный баланс предприятия. Подборку инструментов Excel для бухгалтера мы уже делали. Настал черед рассмотреть основные функции Excel для экономиста, которые упростят работу с данными и большими таблицами.

Что такое функции Excel и где они находятся

Функции в Excel — это команды, которые помогают в считанные минуты откорректировать данные в ячейках, рассчитать значения по определенным критериям, изъять нужную информацию из огромного массива. Функции часто используют в формулах, чтобы их упростить и сделать более гибкими.

Как мы уже говорили, в программе функций много — около 10 категорий: есть математические, логические, текстовые. И специальные функции — финансовые, статистические и пр. Все функции лежат во вкладке «Формулы». Перейдя в нее, нужно нажать на кнопку «Вставить функцию» на панели инструментов, после чего запустится «Мастер функций».

Останется выбрать в «Категориях» нужную функцию для вычислений и заполнить данные по структуре в выпадающем окошке.

Если вы знаете, какая функция вам нужна, просто введите ее в строке формул, начиная со знака «=». Как только ввели, нажмите «Enter» для вычисления.

Запоминать, что делает каждая функция не нужно. В Excel есть удобные подсказки, зачем нужна та или иная формула, и как ее использовать.

Ниже рассмотрим основные и часто используемые формулы в Excel для экономистов: ЕСЛИ, СУММЕСЛИ, ВПР, СУММПРОИЗВ, СЧЁТ, СРЗНАЧ и МАКС/МИН.

Функция ЕСЛИ для сравнения данных

Самая популярная логическая функция, которая полезна экономистам, бухгалтерам. С ее помощью можно сравнить числовые и текстовые значения по определенным критериям. Например, рассчитать амортизацию, скидки, наценку или убрать ошибки из расчетов. Иногда используется встроенная функция ЕСЛИ в статистических, текстовых и математических формулах, что наделяет их способностью «принимать решения».

Функция ЕСЛИ помогает точно сравнить значения и получить результат, в зависимости от того, истинно сравнение или нет.

Так выглядит формула:
=ЕСЛИ(лог_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь])

• Лог_выражение — это то, что нужно проверить или сравнить (числовые или текстовые данные в ячейках)
• Значение_если_истина — это то, что появится в ячейке, если сравнение будет верным.
• Значение_если_ложь — то, что появится в ячейке при неверном сравнении.

Например, магазин торгует аксессуарами для мужчин и женщин. В текущем месяце на все женские товары скидка 20%. Отсортировать акционные позиции можно с помощью функции ЕСЛИ для текстовых значений.

Пропишем формулу в столбце «Скидка» так:
=ЕСЛИ(B2=»женский»;20%;0)
И применим ко всем строкам. В ячейках, где равенство выполняется, увидим товары по скидке.

Так применяется функция ЕСЛИ для текстовых значений с одним условием

Функции СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН

Еще одна полезная функция СУММЕСЛИ, которая позволяет просуммировать несколько числовых данных по определенному критерию. Состоит формула из 2-х частей:

• СУММ — математическая функция сложения числовых значений. Записывается как =СУММ(ячейка/диапазон 1; ячейка/диапазон 2; …).
• и функция ЕСЛИ, которую рассмотрели выше.

Например, вам нужно просчитать общую сумму начисленной заработной платы менеджерам, а в отчете указаны данные по всем сотрудникам предприятия.

В формуле нужно прописать такие аргументы:

• Выделить диапазон всех должностей сотрудников — в нашем случае B2:B10.
• Прописываем критерий выбора через точку с запятой — “менеджер”.
• Диапазон суммирования — это заработные платы. Указываем C2:C10.

И получаем в один клик общую сумму заработной платы менеджеров:

С помощью СУММЕСЛИ можно просуммировать ячейки, которые соответствуют определенному критерию

Важно! Функция СУММЕСЛИ чувствительна к правильности и точности написания критериев. Малейшая опечатка может дать неправильный результат. Это также касается названий ячеек. Формула выдаст ошибку, если написать диапазон ячеек кириллицей, а не латиницей.

Более сложный вариант этой формулы — функция СУММЕСЛИМН. По-сути, это выборочное суммирование данных, отобранных по нескольким критериям. В отличие от СУММЕСЛИ, можно использовать до 127 критериев отбора данных. Например, с помощью этой формулы легко рассчитать суммарную прибыль от поставок разных товаров сразу в несколько стран.

В функции СУММЕСЛИМН можно работать с подстановочными символами, использовать операторы для вычислений типа «больше», «меньше» и «равно». Для удобства работы с функцией лучше применять абсолютные ссылки в Excel — они не меняются при копировании и позволяют автоматически пересчитать формулу, если данные в ячейке изменились.

Функции ВПР и ГПР — поиск данных в большом диапазоне

Экономистам часто приходится обрабатывать огромные таблицы, чтобы получить необходимые данные для анализа. Или сводить две таблицы в одну, что тоже не редкость. Функция ВПР или, как ее еще называют, вертикальный просмотр (англ. вариант VLOOKUP) позволяет быстро найти и извлечь нужные данные в столбцах. Либо перенести данные из одной таблицы в соответствующие ячейки другой.

Синтаксис самой простой функции ВПР выглядит так:
= ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; [интервальный просмотр]).

Например, вам нужно быстро извлечь наименование товара по номеру в списке. С помощью функции ВПР это сделать очень просто:

Функция ВПР позволяет быстро найти нужные данные и перенести их в выделенную ячейку.

В ячейке С1 мы указали номер товара. Потом выделили диапазон ячеек, где его искать (A1:B10) и написали номер столбца «2», в котором нужно взять данные. Нажали Enter и получили нужный товар в выделенной ячейке.

Есть менее популярная функция ГПР. Она работает также, как ВПР, но ищет данные в горизонтальных списках.

Важно! Чтобы увеличить область применения этой функции, можно задать данные с помощью подстановочных знаков.

Одна из задач этой функции — упростить подготовку исходных данных для аналитических и сводных таблиц. Как подготовить такую таблицу можете почитать бесплатно в книге Сводные таблицы в Excel.

Функция СУММПРОИЗВ в Excel

Четвертая функция нашего списка — СУММПРОИЗВ или суммирование произведений. Поможет быстро справиться с любой экономической задачей, где есть массивы. Включает в себя возможности предыдущих формул ЕСЛИ, СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН, а также позволяет провести расчеты в 255 массивах. Ее любят бухгалтеры и часто используют при расчетах заработной платы и других расходов.

Что в данном случае может быть произведениями? Как заданные диапазоны, так и целые массивы данных. Чтобы задать количество массивов, их нужно перечислить через точку с запятой, потом перемножить, а затем просуммировать. При этом, есть одно условие — массивы должны быть одинаковые по типу и длине.

Например, у вас есть месячный отчет по продажам в магазине, из которого нужно узнать, на какую сумму продали футболок размера «М».

Для этого используем функцию СУММПРОИЗВ и указываем 2 условия. Каждое из них берем в скобки, а между ними ставим «звездочку», которая в Excel читается как союз «и».

Запишем команду так: =СУММПРОИЗВ((A5:A11=A13)*(B5:B11=B13)*C5:C11), где

• первое условие A5:A11=A13— диапазон поиска и наименование нужного товара
• второе условие B5:B11=B13 — диапазон поиска и размер
• C5:C11 — массив, из которого берется итоговая сумма

С помощью функции СУММПРОИЗВ мы узнали за пару минут, что в магазине за месяц продали футболок М-размера на 100 у.е.

Чтобы узнать продажи по другому товару и размеру, нужно просто заменить данные в ячейках A13 и B13.

Данный пример слишком прост, по сравнению с тем, с какими объемами данных приходится работать экономистам. Но зная, что умеет данная формула, уже не так страшны таблицы в миллионы строк и сотни столбцов, а нужные данные находятся за считанные минуты.

Как применить МАКС, ВПР и ПОИСКПОЗ для решения задач

Функции МИН и МАКС помогают найти наименьшее или наибольшее значение данных. Функция ПОИСКПОЗ помогает найти номер указанного элемента в выделенном диапазоне. А формула ВПР, напомним, позволяет извлечь нужные данные из столбцов в указанные ячейки.

Рассмотрим комбинацию этих функций на примере решения задачи в Excel для экономистов. Составим комбинированную формулу, чтобы найти компанию с наибольшей суммой задолженности.

Для начала составим список должников, укажем сумму их задолженности и выставим дату окончания кредитного договора.

Для решения задачи, можно применить функции последовательно:

• Найти самый крупный долг поможет функция МАКС (=МАКС(B2:B10)), где B2:B10 — столбец с данными по задолженности.

• Чтобы найти номер компании-должника в списке, нужно в таблицу добавить столбец с нумерацией. Так как функция ПОИСКПОЗ ищет данные только в крайнем левом столбце выделенного диапазона.

Составляем функцию по формуле:
ПОИСКПОЗ(искомое_значение;просматриваемый_массив;[тип_сопоставления])

В нашем случае это будет =ПОИСКПОЗ(14569;C2:C10;0), где искомое — максимальная сумма долга. Тип сопоставления будет “0”, потому что к столбцу с долгами мы не применяли сортировку.

• Чтобы узнать название компании-должника, применим знакомую функцию ВПР.

Выглядеть она будет так =ВПР(D14;A2:B10;2), где D4 — искомое, A2:B10 — таблица или выделенный диапазон с названиями компаний и нумерацией, а “2” — номер столбца с должниками.

Этот же результат можно было получить, собрав одну формулу из 3-х:

=ВПР (ПОИСКПОЗ (МАКС (C2:C10); C2:C10;0); A2:B10;2).

В экономических расчетах функция ВПР помогает быстро извлечь нужное значение из огромного диапазона данных. Причем значение можно найти по разным критериям отбора. Например, цену товара можно извлечь по идентификатору, налоговую ставку — по уровню дохода и пр.
Кроме вышеупомянутых функций, экономисты часто используют формулу СРЗНАЧ, например, для расчета средней заработной платы. Функцию СЧЁТ, когда нужно рассчитать количество отгрузок в разрезе клиентов или стоимости товара за определенный период. Кстати, на примере отгрузок, формула МИН/МАКС поможет отследить диапазон, в котором изменялась стоимость товара.

Существует еще сотня математических и финансовых функций в Ехсеl, с помощью которых можно решить экономические задачи разной сложности. Например, обрабатывать заказы, планировать загрузку производства, рассчитывать налоги, вести кадровый учет и управлять сбытом. Но для решения подобных задач, подсказок в Excel будет уже недостаточно. Тут необходимо глубже погружаться в программу и учиться работать с разными ее инструментами: от функций и сводных таблиц, до диаграмм и макросов.

Excel имеет значительную популярность среди бухгалтеров, экономистов и финансистов не в последнюю очередь благодаря обширному инструментарию по выполнению различных финансовых расчетов. Главным образом выполнение задач данной направленности возложено на группу финансовых функций. Многие из них могут пригодиться не только специалистам, но и работникам смежных отраслей, а также обычным пользователям в их бытовых нуждах. Рассмотрим подробнее данные возможности приложения, а также обратим особое внимание на самые популярные операторы данной группы.

Выполнение расчетов с помощью финансовых функций

В группу данных операторов входит более 50 формул. Мы отдельно остановимся на десяти самых востребованных из них. Но прежде давайте рассмотрим, как открыть перечень финансового инструментария для перехода к выполнению решения конкретной задачи.

Переход к данному набору инструментов легче всего совершить через Мастер функций.

1. Выделяем ячейку, куда будут выводиться результаты расчета, и кликаем по кнопке «Вставить функцию», находящуюся около строки формул.



2. Запускается Мастер функций. Выполняем клик по полю «Категории».



3. Открывается список доступных групп операторов. Выбираем из него наименование «Финансовые».



4. Запускается перечень нужных нам инструментов. Выбираем конкретную функцию для выполнения поставленной задачи и жмем на кнопку «OK». После чего открывается окно аргументов выбранного оператора.

В Мастер функций также можно перейти через вкладку «Формулы». Сделав переход в неё, нужно нажать на кнопку на ленте «Вставить функцию», размещенную в блоке инструментов «Библиотека функций». Сразу вслед за этим запустится Мастер функций.

Имеется в наличии также способ перехода к нужному финансовому оператору без запуска начального окна Мастера. Для этих целей в той же вкладке «Формулы» в группе настроек «Библиотека функций» на ленте кликаем по кнопке «Финансовые». После этого откроется выпадающий список всех доступных инструментов данного блока. Выбираем нужный элемент и кликаем по нему. Сразу после этого откроется окно его аргументов.

Урок: Мастер функций в Excel

ДОХОД

Одним из наиболее востребованных операторов у финансистов является функция ДОХОД. Она позволяет рассчитать доходность ценных бумаг по дате соглашения, дате вступления в силу (погашения), цене за 100 рублей выкупной стоимости, годовой процентной ставке, сумме погашения за 100 рублей выкупной стоимости и количеству выплат (частота). Именно эти параметры являются аргументами данной формулы. Кроме того, имеется необязательный аргумент «Базис». Все эти данные могут быть введены с клавиатуры прямо в соответствующие поля окна или храниться в ячейках листах Excel. В последнем случае вместо чисел и дат нужно вводить ссылки на эти ячейки. Также функцию можно ввести в строку формул или область на листе вручную без вызова окна аргументов. При этом нужно придерживаться следующего синтаксиса:

=ДОХОД(Дата_сог;Дата_вступ_в_силу;Ставка;Цена;Погашение»Частота;[Базис])

БС

Главной задачей функции БС является определение будущей стоимости инвестиций. Её аргументами является процентная ставка за период («Ставка»), общее количество периодов («Кол_пер») и постоянная выплата за каждый период («Плт»). К необязательным аргументам относится приведенная стоимость («Пс») и установка срока выплаты в начале или в конце периода («Тип»). Оператор имеет следующий синтаксис:

=БС(Ставка;Кол_пер;Плт;[Пс];[Тип])

ВСД

Оператор ВСД вычисляет внутреннюю ставку доходности для потоков денежных средств. Единственный обязательный аргумент этой функции – это величины денежных потоков, которые на листе Excel можно представить диапазоном данных в ячейках («Значения»). Причем в первой ячейке диапазона должна быть указана сумма вложения со знаком «-», а в остальных суммы поступлений. Кроме того, есть необязательный аргумент «Предположение». В нем указывается предполагаемая сумма доходности. Если его не указывать, то по умолчанию данная величина принимается за 10%. Синтаксис формулы следующий:

=ВСД(Значения;[Предположения])

МВСД

Оператор МВСД выполняет расчет модифицированной внутренней ставки доходности, учитывая процент от реинвестирования средств. В данной функции кроме диапазона денежных потоков («Значения») аргументами выступают ставка финансирования и ставка реинвестирования. Соответственно, синтаксис имеет такой вид:

=МВСД(Значения;Ставка_финансир;Ставка_реинвестир)

ПРПЛТ

Оператор ПРПЛТ рассчитывает сумму процентных платежей за указанный период. Аргументами функции выступает процентная ставка за период («Ставка»); номер периода («Период»), величина которого не может превышать общее число периодов; количество периодов («Кол_пер»); приведенная стоимость («Пс»). Кроме того, есть необязательный аргумент – будущая стоимость («Бс»). Данную формулу можно применять только в том случае, если платежи в каждом периоде осуществляются равными частями. Синтаксис её имеет следующую форму:

=ПРПЛТ(Ставка;Период;Кол_пер;Пс;[Бс])

ПЛТ

Оператор ПЛТ рассчитывает сумму периодического платежа с постоянным процентом. В отличие от предыдущей функции, у этой нет аргумента «Период». Зато добавлен необязательный аргумент «Тип», в котором указывается в начале или в конце периода должна производиться выплата. Остальные параметры полностью совпадают с предыдущей формулой. Синтаксис выглядит следующим образом:

=ПЛТ(Ставка;Кол_пер;Пс;[Бс];[Тип])

ПС

Формула ПС применяется для расчета приведенной стоимости инвестиции. Данная функция обратная оператору ПЛТ. У неё точно такие же аргументы, но только вместо аргумента приведенной стоимости («ПС»), которая собственно и рассчитывается, указывается сумма периодического платежа («Плт»). Синтаксис соответственно такой:

=ПС(Ставка;Кол_пер;Плт;[Бс];[Тип])

ЧПС

Следующий оператор применяется для вычисления чистой приведенной или дисконтированной стоимости. У данной функции два аргумента: ставка дисконтирования и значение выплат или поступлений. Правда, второй из них может иметь до 254 вариантов, представляющих денежные потоки. Синтаксис этой формулы такой:

=ЧПС(Ставка;Значение1;Значение2;…)

СТАВКА

Функция СТАВКА рассчитывает ставку процентов по аннуитету. Аргументами этого оператора является количество периодов («Кол_пер»), величина регулярной выплаты («Плт») и сумма платежа («Пс»). Кроме того, есть дополнительные необязательные аргументы: будущая стоимость («Бс») и указание в начале или в конце периода будет производиться платеж («Тип»). Синтаксис принимает такой вид:

=СТАВКА(Кол_пер;Плт;Пс[Бс];[Тип])

ЭФФЕКТ

Оператор ЭФФЕКТ ведет расчет фактической (или эффективной) процентной ставки. У этой функции всего два аргумента: количество периодов в году, для которых применяется начисление процентов, а также номинальная ставка. Синтаксис её выглядит так:

=ЭФФЕКТ(Ном_ставка;Кол_пер)

Нами были рассмотрены только самые востребованные финансовые функции. В общем, количество операторов из данной группы в несколько раз больше. Но и на данных примерах хорошо видна эффективность и простота применения этих инструментов, значительно облегчающих расчеты для пользователей.

Обширный функционал MS Excel позволяет решать множество задач, в том числе и финансового характера.

В программе есть большое количество инструментов, предназначенных для анализа данных, математических расчетов, сведения планов, отчетов и т. д.

Используя этот программный продукт, можно значительно сэкономить время при подготовке аналитических таблиц, исключить ошибки при расчетах или переносе данных, обусловленные человеческим фактором.

В статье изучим часто используемые функции и возможности MS Excel, которые помогают специалистам экономических и финансовых отделов предприятий найти решения многих практических задач с минимальными затратами сил и времени.

ПРОСТЫЕ ФУНКЦИИ И ФОРМУЛЫ MS EXCEL

Начнем изучение с наиболее простых функций из раздела «Мастер функций» MS Excel.

Функция «СУММ»

Данная функция помогает суммировать значения нескольких ячеек. Рассмотрим пример использования этой функции (рис. 1).

Рис. 1. Пример использования функции «СУММ»

Необходимо посчитать стоимость материальных расходов, затраченных на единицу выпущенной продукции, если известна стоимость закупки единицы измерения и фактический расход каждого вида материала на изготовление единицы продукции (графы 4 и 5 таблицы, представленной на рис. 1). Итог по каждой позиции материала выведен в графе 6 путем перемножения фактического расхода на стоимость закупки.

«Итого» рассчитывают сложением всех подытогов по каждой позиции материала. Для этого используют функцию «СУММ» и выделяют диапазон ячеек с необходимыми значениями данных (в нашем случае — графа 6, которой в MS Excel соответствует столбец «Н»). Тогда формула приобретет следующий вид:

= СУММ(H5:H9), где H5:H9 — диапазон данных по графе 6 от материала № 1 до материала № 5.

Когда пользователю нужно рассчитать сумму значений ячеек или применить иную функцию, но при этом получить результат расчетов с округлением (например, без копеек), применяют функции «ОКРУГЛ», «ОКРУГЛВВЕРХ» и «ОКРУГЛВНИЗ». Как правило, эти функции не используют как самостоятельные, чаще их применяют в комплексе с другими функциями (например, с «СУММ»). В нашем случае по материалу № 2 сумма составляет 50,77 руб. (графа 6). Составим формулу для расчета итоговой суммы с учетом округления:

=ОКРУГЛ(СУММ(H5:H9);0), где «0» — число разрядов для округления.

Справочная информация о форматировании ячеек:

1. Чтобы установить количество знаков после запятой, нужно кликнуть правой кнопкой мыши по необходимой ячейке и выбрать «Формат ячеек», где определяется категория формата: числовой, текстовый, процентный, дата и др. (в нашем случае для граф 4–6 нужен числовой формат), а затем устанавливается количество десятичных знаков (для рассматриваемого примера — 2).

Дополнительно можно установить флажок на «Разделитель групп разрядов». Это обеспечит представление чисел, превышающих тысячу, с соответствующими пробелами для лучшей визуализации информации.

2. Чтобы применить конкретный формат одной ячейки к другим ячейкам, используют функцию «Формат по образцу», представленную на вкладке «Главная» основного меню.

3. Для выравнивания информации в ячейке можно обратиться к «Формату ячеек» и во всплывающем диалоговом окне выбрать «Выравнивание» или воспользоваться одноименной функцией во вкладке «Главная» основного меню (рис. 2). Данная функция позволяет определить направление (ориентацию) текста, его расположение в ячейке. При выборе «перенос по словам» текст ячейки не будет выходить за ее пределы.

Функция «СУММЕСЛИ»

Функция также предназначена для суммирования значений ячеек. Отличительная особенность — назначение конкретного условия (критерия) отбора. Для определения условия используются символы («˃», «<» и др.) и непосредственно текстовые значения ячеек. Рассмотрим пример применения функции «СУММЕСЛИ» (рис. 3).

В таблице с исходными данными, приведенной на рис. 3, отображены расходы предприятия по двум обособленным подразделениям (ОП) — г. Москва и г. Липецк. Суммарные расходы по этим подразделениям составляют 4924 руб. Необходимо рассчитать расходы каждого подразделения. Для этого воспользуемся функцией «СУММЕСЛИ», формула которой имеет следующий вид:

=СУММЕСЛИ(диапазон;критерий;[диапазон суммирования]).

В формуле в квадратных скобках указан дополнительный аргумент, который не является обязательным.

Для рассматриваемого примера (см. рис. 3) формулы приобретут следующий вид:

• г. Москва:

=СУММЕСЛИ(F17:F24;»Москва»;E17:E24) = 2750 руб.;

• г. Липецк:

 =СУММЕСЛИ(F17:F24;»Липецк»;E17:E24) = 2174 руб.

Рассмотрим работу формулы на примере обособленного подразделения в г. Москва:

• первый диапазон ячеек (F17:F24) — это столбец для отбора, где представлены наименования подразделений; критерий отбора в данном случае — Москва;
• второй диапазон (E17:E24) — столбец с суммами расходов, из которых программа выберет те, которые имеют отношение только к критерию отбора, и просуммирует их.

Как отмечено ранее, диапазон суммирования (в формуле указан в квадратных скобках) не является обязательным к заполнению. Например, на основании исходных данных, представленных в таблице на рис. 3, необходимо посчитать сумму расходов в размере 1000 руб. Тогда формула приобретет следующий вид:

=СУММЕСЛИ(E17:E24;1000) = 3000 руб.

В данном случае второй диапазон не используется. Достаточно выделить диапазон отбора, который и будет диапазоном для дальнейшего суммирования.

Функции «ЕСЛИ» и «СЧЕТЕСЛИ»

Данные функции используют при установлении определенных условий или критериев.

Функция «СЧЕТЕСЛИ» предназначена для расчета количества ячеек по заданному критерию в формуле и имеет следующий вид:

=СЧЕТЕСЛИ(диапазон;критерий).

Функция «ЕСЛИ» позволяет сравнивать значения и в зависимости от результата выводить итог при верном или неверном сравнении. Формула выглядит следующим образом:

=ЕСЛИ(лог_выражение;[значение_если_истина];[значение_если_ложь]).

Рассмотрим пример применения данных функций (рис. 4).

Для рассматриваемого примера необходимо определить, опаздывал ли сотрудник Иванов И. И. на работу, при условии, что рабочий день согласно трудовому распорядку предприятия начинается в 9 утра. Для этого в графе «Примечание» нужно установить факт наличия опозданий. С этой целью применяем формулу:

=ЕСЛИ(G40>F40;»опоздание»;»-«), где необходимым условием к выполнению является превышение значения ячеек «G» (время фактического зафиксированного прибытия работника) над значением ячеек «F» (нормативное время прибытия).

Если неравенство выполняется, функция «ЕСЛИ» установит в ячейках «Н» — «опоздание»; если неравенство не выполняется, будет установлен прочерк, который показывает, что факт нарушения трудовой дисциплины не выявлен.

Для определения количества опозданий воспользуемся функцией «СЧЕТЕСЛИ»:

=СЧЕТЕСЛИ(H40:H47;»опоздание») = 2, где функция отбирает ячейки в диапазоне H40:H47 со значением «опоздание» и выводит их количество. В нашем случае Иванов И. И. опоздал на работу дважды, что и посчитала указанная функция.

Дополнительно отметим еще несколько функций с критериями: «ЕСЛИОШИБКА», «СЧЕТЕСЛИМН» и «СЧЕТЗ».

«ЕСЛИОШИБКА» возвращает значение, если вычисление по формуле выдает ошибку, в противном случае — возвращает результат формулы:

=ЕСЛИОШИБКА(значение;значение_если_ошибка).

«СЧЕТЕСЛИМН» — функция, похожая на «СЧЕТЕСЛИ», единственное отличие заключается в возможности применения нескольких критериев. Если бы в рассматриваемом примере (рис. 4) не провели предварительный отбор по конкретному сотруднику и по графе 2 встречалось бы несколько сотрудников, то для определения количества опозданий для каждого сотрудника в отдельности нужно было применять функцию «СЧЕТЕСЛИМН».

«СЧЕТЗ» — наиболее простая функция среди рассмотренных, которая рассчитывает количество непустых ячеек в заданном для анализа диапазоне.

Функции «МИН» и «МАКС»

Из названий функций следует, что основная их задача заключается в определении минимальных и максимальных значений в анализируемом диапазоне данных.

На основании исходных данных таблицы, представленной на рис. 4, определим максимальное и минимальное время прибытия на работу сотрудника Иванова И. И.:

=МИН(G40:G47) = 8:24:11;

=МАКС(G40:G47) = 9:02:14.

Функция «ЧИСТРАБДНИ»

Функция предназначена для расчета количества рабочих дней между двумя датами (начальной и конечной). По умолчанию она считает, что в неделе два выходных дня — суббота и воскресенье. Формула представлена следующим образом:

=ЧИСТРАБДНИ(нач_дата;кон_дата;[праздники]), где начальная и конечная дата являются обязательными условиями для заполнения, а праздники заполняются при необходимости.

Рассмотрим пример определения количества рабочих дней за период на основании таблицы, представленной на рис. 5.

1. Определим количество рабочих дней за период с 01.07.2018 по 31.07.2018. Известно, что в указанном месяце не было нерабочих праздничных дней. Тогда формула расчета будет иметь следующий вид:

=ЧИСТРАБДНИ(B63;C63) = 22 рабочих дня.

1. Определим количество рабочих дней в июне 2018 г., если известно, что 12.06 — государственный праздник. При написании формулы нужно уточнить информацию о празднике:

=ЧИСТРАБДНИ(B64;C64;C66) = 20 рабочих дней.

Функция «СРЗНАЧ»

С помощью этой функции определяют среднеарифметическое значение для выбранного диапазона данных. Она работает как с числовыми форматами, так и со временем.

Рассчитаем на основании исходных данных таблицы, отраженной на рис. 4, среднее время прибытия сотрудника на работу. Формула будет иметь следующий вид:

=СРЗНАЧ(G40:G47) = 8:50:13.

Часто функцию «СРЗНАЧ» используют для расчета среднего уровня заработной платы. Рассмотрим соответствующий пример с числовыми данными (рис. 6).

Таблица на рис. 6 содержит сведения о зарплате каждого сотрудника. Нужно рассчитать средний уровень зарплаты среди представленных сотрудников:

=СРЗНАЧ(D77:D82) = 55 222,39 руб.

Данная формула рассчитала среднеарифметическое по диапазону ячеек с суммами заработных плат. Аналогичный результат получим, разделив итоговую сумму (331 334,34 руб.) на количество сотрудников (6 чел.).

АНАЛИЗ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ ИНСТРУМЕНТА «СВОДНЫЕ ТАБЛИЦЫ»

В Microsoft Excel можно найти разные инструменты для анализа данных, однако широкое распространение получил инструмент формирования сводных таблиц, который необходим для обобщения и консолидации баз данных. Под базой данных понимают как таблицу из любого файла MS Excel, так и базу данных из внешнего носителя информации (например, 1С).

Сводная таблица представляет собой графическую таблицу, которая динамически изменяется в зависимости от внесенных изменений в исходную базу данных. Она обобщает информацию по заданному критерию или критериям. Дополнительно сводная таблица может выводить промежуточные итоги, раскрывать или скрывать информацию до нужного уровня детализации. С помощью такой таблицы легко строить сводную диаграмму для визуализации полученного результата.

Для построения сводной таблицы при помощи MS Excel нужно определить исходную таблицу или базу данных. Далеко не каждая таблица может подойти для построения сводной таблицы, поэтому настоятельно рекомендуем учитывать основные требования, предъявляемые к исходной базе данных:

• в заголовках столбцов (шапке) исходной таблицы не должно быть объединенных ячеек и столбцов без наименования или с одинаковыми наименованиями;
• в таблице исходной базы данных не должно быть пустых строк (пустые ячейки допустимы). В противном случае MS Excel по умолчанию воспримет это концом таблицы, и все данные, находящиеся после пустой строки, не попадут в сформированную сводную таблицу;
• должны отсутствовать объединенные ячейки внутри таблицы, при их наличии консолидация данных невозможна.

Пример использования инструмента «Сводные таблицы»

Рассмотрим пример использования инструмента MS Excel «Сводные таблицы» на основании исходных данных, приведенных в табл. 1 .

Таблица 1 содержит исходные данные по выручке разных обособленных подразделений (ОП) предприятия с детализацией по месяцам и кварталам. В данном виде анализировать результативность деятельности предприятия проблематично, поэтому рационально использовать сводную таблицу, которая позволит осуществить дальнейшей анализ показателей.

Сформируем сводную таблицу, чтобы проанализировать уровень получаемой выручки по каждому обособленному подразделению в отдельности. Для этого рассмотрим этапы формирования сводной таблицы.

Этап 1. Форматирование исходного диапазона данных для придания анализируемому объему данных значения таблицы (необязательный пункт). Это возможно с помощью функции «Форматировать как таблицу» командной строки «Главная». В данном разделе MS Excel предлагает разные стили оформления, из которых можно выбрать любой понравившийся, так как для построения сводных таблиц стиль не имеет никакого значения.

Указанная функция облегчает добавление новых строк в таблицу. Когда появится необходимость продолжить таблицу исходных данных, достаточно в следующей строке после крайней записи начать вносить новые данные, и MS Excel автоматически распознает их как часть таблицы. В дальнейшем это облегчит обновление сводных таблиц с учетом новой информации.

Данное форматирование устанавливает на каждый столбец автофильтр, что упрощает пользователю отбор по выбранному критерию. Дополнительные преимущества:

• автоматическое протягивание формул, если в каком-либо столбце и/или строке исходной таблицы они есть;
• полное копирование формата по образцу (выравнивание в ячейке, шрифт и его размер, формат ячеек и т. д.).