Excel формулы для баз данных

Важно: Вычисляемые результаты формул и некоторые функции листа Excel могут несколько отличаться на компьютерах под управлением Windows с архитектурой x86 или x86-64 и компьютерах под управлением Windows RT с архитектурой ARM. Дополнительные сведения об этих различиях.

Чтобы просмотреть подробную справку о функции, перейдите по нужной ссылке в представленном ниже списке.

Функция	Описание
ДСРЗНАЧ	Возвращает среднее значение выбранных записей базы данных.
БСЧЁТ	Подсчитывает количество числовых ячеек в базе данных.
БСЧЁТА	Подсчитывает количество непустых ячеек в базе данных.
БИЗВЛЕЧЬ	Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному условию.
ДМАКС	Возвращает максимальное значение среди выделенных записей базы данных.
ДМИН	Возвращает минимальное значение среди выделенных записей базы данных.
БДПРОИЗВЕД	Перемножает значения определенного поля в записях базы данных, удовлетворяющих условию.
ДСТАНДОТКЛ	Оценивает стандартное отклонение по выборке из выделенных записей базы данных.
ДСТАНДОТКЛП	Вычисляет стандартное отклонение по генеральной совокупности из выделенных записей базы данных.
БДСУММ	Суммирует числа в поле для записей базы данных, удовлетворяющих условию.
БДДИСП	Оценивает дисперсию по выборке из выделенных записей базы данных.
БДДИСПП	Вычисляет дисперсию по генеральной совокупности для выделенных записей базы данных.

---

Статья помогла? Сделай твит, поделись ссылкой с друзьями!

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

№п/п

Продукт

Категория продукта

Кол-во, кг

Цена за кг, руб

Общая стоимость, руб

Месяц поставки

Поставщик

Принимал товар

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.



Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Скачать пример

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Database functions are designed to perform simple operations on data that is in a “database-like structure”. Database-like structure means that the data must be in a table structure that has organized records with labels and appropriate separation. In this model, each row represents an individual record, and each column is a different type of information. For data that is in this structure, you can use Excel database functions to manipulate and manage your tables much more efficiently.

Excel Database Functions Overview

All Excel database functions, except for DGET, can be used just like the xIFS functions (SUMIFS, AVERAGEIFS, etc.). xIFS formulas perform the specific aggregation or operation on a certain column, with specified filters. On the other hand, the DGET function can grab a cell value as is, without any aggregation, if there is only a single result after filters are applied. Below is a list of Excel database functions.

Function	Description
DAVERAGE	Returns the average of selected database entries
DCOUNT	Counts the cells that contain numbers in a database
DCOUNTA	Counts nonblank cells in a database
DGET	Extracts from a database a single record that matches the specified criteria
DMAX	Returns the maximum value from selected database entries
DMIN	Returns the minimum value from selected database entries
DPRODUCT	Multiplies the values in a particular field of records that match the criteria in a database
DSTDEV	Estimates the standard deviation based on a sample of selected database entries
DSTDEVP	Calculates the standard deviation based on the entire population of selected database entries
DSUM	Adds the numbers in the field column of records in the database that match the criteria
DVAR	Estimates variance based on a sample from selected database entries
DVARP	Calculates variance based on the entire population of selected database entries

The formulas look and work very much like their IFS counterparts, the only exception being the DGET function.

Syntax

All Excel database functions use the same syntax which has 3 arguments for data, field, and filters. All arguments are required.

Database	The range of cells containing the data itself. The top row of the range contains labels for each column.
Field	The column that is to be used in calculations. A label (name) or position of a column can be entered. You can enter a name inside quotation marks, such as «Base Salary», or a position index, such as 7 for the 7th column.
Criteria	The range of cells that contain the conditions that will determine which records are to be included in the calculations. Criteria has label of column(s) to be filtered and condition(s) under the label.

Building a criteria

Building the criteria logic might seem intimidating at first. You can create conditions and join them using AND and OR logical operators. The idea is that every condition inside a row is connected with an AND logic, whereas every row is connected with an OR. Let’s see these logical statements in examples. Feel free to download our sample workbook below.

Basics

Enter the field names (columns) in a single row, where you would like to add to the criteria. For example, if we want to filter Atlanta values in a column named Location, our criteria should be like below.

If we need to add a second value for Location, the second value should be placed under the first one. Below criteria refers to the records that has Atlanta or Valdosta values in the corresponding Location. This is an OR connection.

Alternatively, if we want to get records that have Atlanta for Location AND Year smaller than 2017, we need to use the same row.

Note that you can use <, >, <=, >= and <> operators as well. Although, Excel suggests using = with equal conditions, this is not mandatory. The database formulas support * and ? wildcards for unknown characters. To learn more about wildcard characters in Excel, please see How to use a wildcard in Excel formula.

Complex Examples

Multiple AND logic

Boolean logic: (Location = Atlanta AND Year > 2011 AND Year < 2018)

Records in Atlanta between 2011 and 2018.

Multiple OR statements

Boolean logic: (Location = Atlanta OR Location = Dothan OR Location = Valdosta)

Records in Atlanta or Dothan or Valdosta.

OR logic between different fields

Boolean logic: (Location = Atlanta OR Department <> R&D)

Records in Atlanta or not in R&D department.

You can leave fields empty when you do not need them in the criteria.

Combination of AND or OR logics

Boolean logic: ( (Location = Atlanta AND Year > 2011 AND Year < 2018) OR (Location = Dothan AND Department <> R&D) )

Records in Atlanta between 2011 and 2018, or in Dothan but not in R&D department.

Wildcards

Boolean logic: (Full Name = Dana* AND Location = Atlanta AND Year = 2018)

Records with names starting with Dana in Atlanta and in 2018. The department is irrelevant in this case.

Advantages & Disadvantages

Once you understand the structural requirements, managing data in a database-like structure becomes much easier. Finally, let’s take a quick look at some of the advantages and disadvantages of using Excel database formulas, instead of traditional aggregation methods.

Advantages

• Easy to create and modify filters and target column without updating formulas.
• Easy to manage complex filters.
• A single named range is enough in most cases.
• Supports AND and OR logic checks (xIFS functions only supports AND).

Disadvantages

• Data must have headers
• Slight learning curve

7

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА
№4

ПО КУРСУ “КОМПЬЮТЕРНЫЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ”

РАЗВИТЫЕ ФУНКЦИИ
ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ В EXCEL

Цель работы:
изучение встроенных функций процессора
Excel для сложных операций
обработки данных

1. Функции для работы с базами данных

Для данной работы требуется ввести
исходные данные (сведения о заработной
плате работников некоторой организации),
как показано на рисунке 1, начиная с
ячейки A1.

Фамилия	Категория	Отдел	Заработная плата
Андреев	штатный	1	240
Воробьев	стажер	4	100
Галкин	внештатный		270
Гурин	совместитель	1	270
Иванов	штатный	2	200
Ковалев	штатный	1	500
Котов	штатный	3	430
Петров	штатный	2	450
Семенов	совместитель	3	320
Сидоров	штатный	2	380
Синицын	стажер	2	120
Сорокин	внештатный		320
Степанов	штатный	4	420
Яковлев	стажер	3	280

Рисунок 1 – Исходные
данные

В Excel имеется набор функций для операций
с базами данных: БСЧЕТ (подсчет строк
базы данных, содержащих заполненное
числовое поле), БСЧЕТА (подсчет строк
базы данных, содержащих заполненное
поле любого типа), ДМАКС (выбор максимального
значения поля), ДМИН (выбор минимального
значения поля), БДСУММ (суммирование
значений поля), ДСРЗНАЧ (подсчет среднего
значения по полю) и другие. Эти функции
объединены в категорию “Работа с базой
данных”. Все эти функции имеют следующий
формат:

ФУНКЦИЯ(база_данных, поле, критерий),

где база_данных
– диапазон ячеек, содержащих базу данных
(включая заголовки);

поле – имя поля (или его номер, или ссылка
на ячейку с именем поля), для которого
выполняется желаемая операция (подсчет,
суммирование, выбор максимального
значения и т.д.);

критерий – диапазон ячеек, содержащий
условия отбора записей для выполняемой
операции. Задается аналогично расширенному
фильтру (см. предыдущую лабораторную
работу). Если операция выполняется для
всей базы данных, то указывается диапазон
ячеек, содержащих базу данных.

Приведем примеры использования функций
для работы с базой данных.

Пример 1 – Подсчитать количество
работников отделов 1, 3 и 4.

1. В рабочем
   листе с базой данных указать критерий,
   как показано на рисунке 2.

2. Установить
   курсор в любую свободную ячейку рабочего
   листа.

3. Вызвать
   функцию БСЧЁТА.

4. В появившемся
   окне указать следующие параметры
   функции БСЧЁТА:
   База_данных:
   A1:D15; Поле: A1 (т.е. ячейку с именем
   поля, для которого выполняется подсчет
   значений, в данном случае подсчитываются
   фамилии); Критерий: D18:D21. Нажать OK.

5. Убедиться,
   что количество работников подсчитано
   правильно.

Пример 2 — Подсчитать количество
следующих работников: работники отдела
1 с зарплатой от 250 ден.ед. и выше, отдела
2 – с зарплатой от 150 до 400 ден.ед., отдела
3 – от 300 ден.ед. и выше.

Указать критерий, как показано на рисунке
3. В любой свободной ячейке ввести функцию
БСЧЁТА со следующими параметрами:
База_данных: A1:D15; Поле: A1; Критерий:
C18:E21.

Рисунок 2 – Критерий для примера 1	Рисунок 3 – Критерий для примера 2

Пример 3 — Подсчитать количество
следующих работников: все работники
отделов 1 и 4; стажеры из отдела 2;
совместители и стажеры из отдела 3.

Критерий для этой задачи показан на
рисунке 4.

Пример 4 — Подсчитать количество
следующих работников: все работники
отдела 3, а также все совместители и
стажеры (из всех отделов).

Критерий для этой задачи показан на
рисунке 5.

Рисунок 4 – Критерий для примера 3	Рисунок 5 – Критерий для примера 4

Пример 5 — Подсчитать количество
всех работников, кроме внештатных.

Эту задачу можно решить следующим
образом: подсчитать количество работников,
для которых указан какой-либо номер
отдела. Для этого можно с помощью функции
БСЧЁТ подсчитать количество записей
базы данных, содержащих заполненное
поле Отдел. В данном случае требуется
использовать именно функцию БСЧЁТ (а
не БСЧЁТА), так как поле Отдел –
числовое. Критерий в этом случае указывать
не требуется, так как подсчет будет
выполняться по всей базе данных. Для
решения задачи следует в любой свободной
ячейке ввести функцию БСЧЁТ со следующими
параметрами: База_данных: A1:D15; Поле:
C1; Критерий: A1:D15 (т.е.
вся база данных).

Примечание –
Конечно, эту задачу можно решить и
многими другими способами, в том числе
с использованием критерия, аналогично
предыдущим примерам.

Пример 6 — Подсчитать количество
работников, имеющих зарплату выше
средней по предприятию.

Вид экрана при решении этой задачи
показан на рисунке 6. В данной задаче
критерий задается с использованием
формулы. В ячейке C19 введена
следующая формула критерия:
=D2>СРЗНАЧ($D$2:$D$13). Для решения задачи
следует в любой свободной ячейке ввести
функцию БСЧЁТА со следующими параметрами:
База_данных: A1:D15; Поле: A1;
Критерий: C18:C19.

Примечание –
Следует обратить внимание, что вместо
заголовка Условие
можно было использовать любой заголовок,
не совпадающий с заголовками полей базы
данных. Подробнее об условиях с
использованием формул см. в предыдущей
лабораторной работе.

Рисунок 6 – Вид экрана при решении примера 6	Рисунок 7 – Вид экрана при решении примера 7

Пример 7 — Подсчитать количество
стажеров и совместителей, имеющих
зарплату выше средней по предприятию.

Вид экрана при решении этой задачи
показан на рисунке 7. В данной задаче
критерий задается с использованием
формулы. В ячейках C19 и
C20 введена такая же формула
критерия, как и в примере 6. Для решения
задачи следует в любой свободной ячейке
ввести функцию БСЧЁТА со следующими
параметрами: База_данных: A1:D15; Поле:
A1; Критерий: B18:C20.

Пример 8 – Найти максимальную
зарплату по предприятию.

Для решения задачи требуется в любой
свободной ячейке ввести функцию ДМАКС
со следующими параметрами: База_данных:
A1:D15; Поле: D1 (т.е. поле,
из которого требуется выбрать максимальное
значение); Критерий: A1:D15 (т.е. вся
база данных).

Пример 9 – Найти сумму зарплаты,
выплачиваемой всем работникам, кроме
штатных.

Критерий для этой задачи показан на
рисунке 8. Для решения задачи требуется
в любой свободной ячейке ввести функцию
БДСУММ со следующими параметрами:
База_данных: A1:D15; Поле: D1
(т.е. поле, для которого выполняется
суммирование); Критерий: ячейки, где
указан критерий, приведенный на рисунке
8.

Пример 10 – Найти среднюю зарплату
штатных работников отдела 1.

Критерий для этой задачи показан на
рисунке 9. Для решения задачи требуется
в любой свободной ячейке ввести функцию
ДСРЗНАЧ со следующими параметрами:
База_данных: A1:D15; Поле: D1
(т.е. поле, для которого вычисляется
среднее); Критерий: ячейки, где указан
критерий, приведенный на рисунке 9.

Рисунок 8 – Критерий для примера 9	Рисунок 9 – Критерий для примера 10

Задания для самостоятельного выполнения:

• найти
  количество работников, получающих
  зарплату от 200 до 300 ден.ед.;

• найти
  количество работников отдела 1,
  получающих зарплату выше средней
  зарплаты по своему отделу (указание:
  сначала найти среднюю зарплату по
  отделу, используя функцию ДСРЗНАЧ,
  затем воспользоваться функцией БСЧЁТА
  с критерием, заданным в виде формулы);

• найти
  минимальную зарплату штатного работника.