Excel формат для текстовых функций

Функция

ТЕКСТ(

)

, английская версия TEXT()

,

преобразует число в текст и позволяет задать формат отображения с помощью специальных строк форматирования, например, формула

=ТЕКСТ(100;»0,00 р.»)

вернет текстовую строку 100,00 р., а формула

=ТЕКСТ(1;»#%»)

вернет текст (не число!) 100%. Эта функция полезна, если числа требуется отобразить в более удобном формате или если требуется объединить числа с текстом или символами.

Синтаксис

ТЕКСТ(значение; формат)

• 
  Значение.
  
  Численное значение или ссылка на ячейку, содержащую численное значение.
• 
  Формат.
  
  Текстовая строка определенного вида (например, «Д.М.ГГГГ» для вывода числа в формате даты или «# ##0,00» для вывода в числовом формате с разделителями разрядов и двумя знаками после запятой. Правила форматирования см. ниже.

Форматов для отображения чисел в MS EXCEL много (например, см.

здесь

), также имеются форматы для отображения дат (например, см.

здесь

). Также приведено много форматов

в статье к функции ТЕКСТ() на сайте Microsoft

.

Функция

ТЕКСТ()

преобразует число в форматированный текст и результат больше не может быть использован в вычислениях в качестве числа. Чтобы отформатировать число, но при этом оставить его числом (с которым можно выполнять арифметические действия), щелкните ячейку правой кнопкой мыши, выберите команду

Формат ячеек

и в диалоговом окне

Формат ячеек

на вкладке

Число

настройте нужные параметры форматирования (см.

здесь

).

Одной из самых полезных свойств функции

ТЕКСТ()

является возможность отображения в текстовой строке чисел и дат в нужном формате (см. подробнее об отображении

чисел

,

дат

и

времени

). В

файле примера

приведен наглядный пример: с форматированием и без форматирования.

В

файле примера

приведено также множество других форматов.

Функция ТЕКСТ предназначена для преобразования числового значения в текстовое с присвоением формата. Например, если ячейке с числовым значением 100 присвоить денежный формат 100,00 ₽, то для Excel данное значение остается все еще числом. Но если применить функцию =ТЕКСТ(100;»0,00 [$₽-419]»), тогда для Excel это будет уже текстовая строка со значением «100,00 ₽». И с ней уже нельзя выполнять математических операций.

Данная функция приносит пользу в тех случаях, когда необходимо показать числа в определенном формате или комбинировать числа и текст.

Примеры использования функции ТЕКСТ в Excel

Для функции ТЕКСТ следует указать 2 обязательных для заполнения аргументы:

1. Значение – числовое значение, ссылка на числовое значение, формула, результат которой число.
2. Формат – числовой формат из списка числовые форматы (CTRL+1).

Рассмотрим на примере работу функции в EXCEL. На складе имеется перечень товаров в количественном и суммовом выражении, таблица представлена ниже.

Задача: Необходимо в столбе F сформировать номенклатуру ведомости с наименованием, ценой и валютой. Цены должны быть разбиты на разряды по тысячам для лучшей читабельности (например, 28 000).

Воспользуемся функцией ТЕКСТ. Щелкнем в ячейку G3 и нажмем мастер функций нажав на кнопку fx или комбинацию клавиш SHIFT+F3. В разделе категория выберем текстовые и найдем необходимую функцию.

В окне аргументов зададим следующие значения:

Нажмем Ок и получим результат:

Все сумы приобрели денежный формат и стали удобочитаемыми в тексте номенклатуры вместе с наименованием товара. Стоит обратить внимание на то что изменение на денежный формат чисел в столбце E (Сумма) не позволило бы решить данную задачу так как Excel все равно воспринимает значения в денежном формате ячеек как числа:

Вот зачем нужна функция ТЕКСТ и ее весьма сложно заменить другими решениями.



Пример как сделать два значения в одной ячейке Excel

Экономисту организации было поручено в плане на будущий год преобразовать формат сумм расходов в тысячи рублей. Кроме того, необходимо проставить пометки долей в процентах от общей сумы.

Первоначальная таблица с данными представлена ниже:

Задача: необходимо изменить внешний вид плана закупок на более информативный удобный для визуального анализа.

Перейдите курсором клавиатуры в ячейку D2 и введите следующую на первый взгляд сложную формулу:

Заполните этой формулой весь столбец скопировав ее в каждую соответственную ячейку.

В результате в я столбце D (план закупок) получатся текстовые значение с наглядным видом сумм и в скобках указаны доли (какая часть плана припадает на закупку одной позиции) для каждой суммы.

Благодаря такой формуле с функцией ТЕКСТ мы в одной и той же ячейке одновременно вводим сразу 2 значения: суммы в рублях и доли в процентах. Да еще и в двух соответствующих форматах данных.

Определение дня недели по дате в Excel

Торговому представителю необходимо посмотреть какие товары в какие дни недели он отвозил. Таблица перевозок представлена ниже:

Задача: необходимо дату преобразовать в день недели. Воспользуемся функцией ТЕКСТ.

Поставим курсор в ячейку D2. Введем знак равенства «=», а после него название функции ТЕКСТ. Далее заполняем аргументы:

В результате в столбце D отобразится соответствующий день недели для каждой даты.

Читайте также: Как перевести сумму или число прописью в Excel.

Таким образом, рассмотрев функцию ТЕКСТ можно сделать вывод, о том, что она помогает изменить представление числа, применив к нему форматирование с кодами форматов. Это полезно в ситуации, когда нужно отобразить числа в удобочитаемом виде либо объединить их с текстом или символами.

Excel предлагает большое количество функций, с помощью которых можно обрабатывать текст. Область применения текстовых функций не ограничивается исключительно текстом, они также могут быть использованы с ячейками, содержащими числа. В рамках данного урока мы на примерах рассмотрим 15 наиболее распространенных функций Excel из категории Текстовые.

СЦЕПИТЬ

Для объединения содержимого ячеек в Excel, наряду с оператором конкатенации, можно использовать текстовую функцию СЦЕПИТЬ. Она последовательно объединяет значения указанных ячеек в одной строке.

СТРОЧН

Если в Excel необходимо сделать все буквы строчными, т.е. преобразовать их в нижний регистр, на помощь придет текстовая функция СТРОЧН. Она не заменяет знаки, не являющиеся буквами.

ПРОПИСН

Текстовая функция ПРОПИСН делает все буквы прописными, т.е. преобразует их в верхний регистр. Так же, как и СТРОЧН, не заменяет знаки, не являющиеся буквами.

ПРОПНАЧ

Текстовая функция ПРОПНАЧ делает прописной первую букву каждого слова, а все остальные преобразует в строчные.

Каждая первая буква, которая следует за знаком, отличным от буквы, также преобразуется в верхний регистр.

ДЛСТР

В Excel Вы можете подсчитать количество знаков, содержащихся в текстовой строке, для этого воспользуйтесь функцией ДЛСТР. Пробелы учитываются.

ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ

Текстовые функции ЛЕВСИМВ и ПРАВСИМВ возвращают заданное количество символов, начиная с начала или с конца строки. Пробел считается за символ.

ПСТР

Текстовая функция ПСТР возвращает заданное количество символов, начиная с указанной позиции. Пробел считается за символ.

СОВПАД

Функция СОВПАД позволяет сравнить две текстовые строки в Excel. Если они в точности совпадают, то возвращается значение ИСТИНА, в противном случае – ЛОЖЬ. Данная текстовая функция учитывает регистр, но игнорирует различие в форматировании.

Если регистр для Вас не играет большой роли (так бывает в большинстве случаев), то можно применить формулу, просто проверяющую равенство двух ячеек.

СЖПРОБЕЛЫ

Удаляет из текста все лишние пробелы, кроме одиночных между словами.

В случаях, когда наличие лишнего пробела в конце или начале строки сложно отследить, данная функция становится просто незаменимой. На рисунке ниже видно, что содержимое ячеек А1 и B1 абсолютно одинаково, но это не так. В ячейке А1 мы намеренно поставили лишний пробел в конце слова Excel. В итоге функция СОВПАД возвратила нам значение ЛОЖЬ.

Применив функцию СЖПРОБЕЛЫ к значению ячейки А1, мы удалим из него все лишние пробелы и получим корректный результат:

Функцию СЖПРОБЕЛЫ полезно применять к данным, которые импортируются в рабочие листы Excel из внешних источников. Такие данные очень часто содержат лишние пробелы и различные непечатаемые символы. Чтобы удалить все непечатаемые символы из текста, необходимо воспользоваться функцией ПЕЧСИМВ.

ПОВТОР

Функция ПОВТОР повторяет текстовую строку указанное количество раз. Строка задается как первый аргумент функции, а количество повторов как второй.

НАЙТИ

Текстовая функция НАЙТИ находит вхождение одной строки в другую и возвращает положение первого символа искомой фразы относительно начала текста.

Данная функция чувствительна к регистру…

… и может начинать просмотр текста с указанной позиции. На рисунке ниже формула начинает просмотр с четвертого символа, т.е. c буквы «r«. Но даже в этом случае положение символа считается относительно начала просматриваемого текста.

ПОИСК

Текстовая функция ПОИСК очень похожа на функцию НАЙТИ, основное их различие заключается в том, что ПОИСК не чувствительна к регистру.

ПОДСТАВИТЬ

Заменяет определенный текст или символ на требуемое значение. В Excel текстовую функцию ПОДСТАВИТЬ применяют, когда заранее известно какой текст необходимо заменить, а не его местоположение.

Приведенная ниже формула заменяет все вхождения слова «Excel» на «Word»:

Заменяет только первое вхождение слова «Excel»:

Удаляет все пробелы из текстовой строки:

ЗАМЕНИТЬ

Заменяет символы, расположенные в заранее известном месте строки, на требуемое значение. В Excel текстовую функцию ЗАМЕНИТЬ применяют, когда известно где располагается текст, при этом сам он не важен.

Формула в примере ниже заменяет 4 символа, расположенные, начиная с седьмой позиции, на значение «2013». Применительно к нашему примеру, формула заменит «2010» на «2013».

Заменяет первые пять символов текстовой строки, т.е. слово «Excel», на «Word».

Вот и все! Мы познакомились с 15-ю текстовыми функциями Microsoft Excel и посмотрели их действие на простых примерах. Надеюсь, что данный урок пришелся Вам как раз кстати, и Вы получили от него хотя бы малость полезной информации. Всего доброго и успехов в изучении Excel!

Функция ТЕКСТ преобразует численное значение в текст и позволяет задать формат отображения с помощью специальных строк форматирования.

Описание функции ТЕКСТ

=ТЕКСТ(A1,"0,00р.")

=ТЕКСТ(A1,"0,00р.")& " в час"

Синтаксис

=ТЕКСТ(значение; формат)

Аргументы

Форматы чисел

Если в дробной части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, число округляется до количества разрядов, равного количеству заполнителей. Если в целой части числа больше цифр, чем заполнителей в формате, отображаются дополнительные цифры. Если формат содержит слева от запятой только знаки номера ( #), то числа, меньшие 1, будут начинаться с запятой, например ,47.

Разделитель групп разрядов

Чтобы отображать пробел в качестве разделителя групп разрядов или представлять число в масштабе, кратном 1000, включите в числовой формат разделитель, указанный ниже.

Форматы даты и времени. Дни, месяцы и годы.    Для отображения чисел в формате даты (с указанием числа, месяца и года) в аргументе формат используются коды, указанные ниже.

Часы, минуты и секунды

Для отображения чисел в формате времени (с указанием часов, минут и секунд) в аргументе формат используются коды, указанные ниже.

Форматы денежных сумм, процентов и экспоненциального представления

Символы валют. Чтобы указать перед числом знак доллара ($), введите его в начале аргумента формат (например, «$# ##0,00»). Чтобы включить в числовой формат один из указанных ниже символов валют, нажмите клавишу NUM LOCK и введите с цифровой клавиатуры код ANSI соответствующего символа.

• Примечание.   Необходимо использовать цифровую панель клавиатуры. При использовании клавиши ALT с цифрами верхнего ряда клавиш коды ANSI не генерируются.
• Процентные значения.    Чтобы отображать числа в виде процентов — например, 0,08 как 8% или 2,8 как 280%, — включите в аргумент формат знак процента (%).
• Экспоненциальное представление.    Для отображения чисел в экспоненциальном формате включите в аргумент формат код из числа указанных ниже.

Включение текста и добавление пробелов

Если в аргумент формат включить любой из указанных ниже символов, они будут отображаться так же, как были введены.

Замечания

• Аргумент формат не может содержать звездочку (*).
• Функция ТЕКСТ преобразует число в форматированный текст, и результат больше не может быть использован в вычислениях в качестве числа. Чтобы отформатировать число и при этом оставить его числом, щелкните ячейку правой кнопкой мыши, выберите команду Формат ячеек и в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Число настройте нужные параметры форматирования. Для получения дополнительных сведений об использовании диалогового окна Формат ячеек нажмите кнопку справки (?) в верхнем правом углу окна.

Пример

Видео работы функции

Дополнительные материалы

Файл Excel с примерами использования функции ТЕКСТ (на английском языке)

Microsoft Excel comes with a massive list of functions that allow you to manipulate the text data within a spreadsheet, and even add features that you may have thought were impossible. In the following tutorial, we will show you exactly how to do that using Excel’s text functions. 

How to Access the Excel Functions

As mentioned above, functions are what allow you to manipulate data in your spreadsheet in some capacity. Whenever you need to access a function, you can do so in a few different ways. 

One option is to add a function to a cell using the equal sign. Simply click on the cell where you want to apply the function and type “=” directly in the cell. This should bring up a list of functions available for use in the spreadsheet. You can get to the function you’re looking for by typing its first letter after the equal sign. Since we’re looking for text functions, we would enter “=T” in a cell to view a list of functions starting with ‘T.’ 

Look at the following image to see how that would look in Excel.

Notice that it gives you a complete list of functions that start with “T.” When you access the function through this method, Excel will provide the syntax as a guide for you to follow when creating your formula.

An easier way to access a function in Excel is using the Formulas tab on the menu in Excel. All you have to do is click on the Formulas tab and choose the function you wish to apply. You’ll see the Text menu option under the Formulas tab contains several text functions. 

Take a look at the screenshot below:

When you access the function via the Formulas tab, Excel brings up the formula wizard to help you create the formula you need. If you are new to working with formulas, then using the formula wizard is a quick and easy way to learn how to create them.

Formatting dates with the Excel text function

For our first example, we’re going to use the formula wizard to convert the following dates into formatted text. We’ll base all of our examples on the spreadsheet below. 

To convert the first date to a text field, click on cell B2. This is where we want our formatted text to display. Then open the text formula via the Formulas tab. Choose cell A2 in the value field to convert the first date, then type “m” in the format text field to convert the date to a single-digit number representing the month.

Now let’s add some more date formatting with the wizard. If we type “mm” instead of “m,” the text will appear as a double-digit month:

If we type “mmm,” the text will appear as “Dec”:

The advantage of using the formula wizard is that it tells you what formula to use, which cell to use, and gives you a preview of what the formatted cell will look like at the bottom left-hand corner of the wizard:

Below the preview of the formula is a link to the help function that gives you all the text formulas that you can use to format a date cell as text within a cell.

Formatting numbers with the Excel TEXT function

The Excel TEXT function also lets you format numbers. Excel provides three characters so you can format numbers as text. They are the zero character, the hash character, and the question mark. Each has a different effect on the numbers being formatted.

The zero character displays the number as-is unless there are fewer digits than the format, in which case it places a zero within the text display of the number. Look at the example below. We are going to format 7.5 as a text value using the 0.00 mask. You can see in the second example that Excel adds a zero to the end of the number 7.5 because the number does not have sufficient digits.

The result of the above format on our two numbers is as follows:

Using the zero mask to format numbers is a great way to standardize how the numbers look in your worksheet.

The hash mask removes excess zeros if they appear in front of a number or after a decimal point at the end of the number. If you format the above numbers using the “##,##” mask, then you would see the following result:

And finally, the question mark mask aligns the numbers using the decimal point of each number. Using “??.??” to format the above numbers would have the same results as using the hash marks.

You may also use the zero, hash, and question mark in combination to format numbers as text in a spreadsheet. If we used the “$000,###” mask to format our numbers, then we would end up with the following result:

As you can see from the examples, the Excel TEXT function is a powerful way of converting numbers and dates to text. One thing to remember, though, is once you format the date or number as text, you cannot use it for calculations like you could the original numbers.

But as you may have noticed when you looked at the list of text functions in the Formula Builder, there are many more functions under the text heading. Let’s look at those functions next.

Other top Excel text functions

The TEXT function can take numbers and format them into text-based dates, currency, and many other formats, but there may be more you want to do with the text in your spreadsheets. Here are some other Excel text functions you might find helpful. You can add any of the following functions to your spreadsheet using the two methods mentioned above. Excel text functions become even more powerful when you use them together. We will now look at a few examples of both using them by themselves and in combination with other functions.

The Excel FIND function

The Excel FIND function returns the position of one text string inside another as a number. Here is the syntax for the FIND function:

FIND (find_text, text_to_search, [start_num])

Here are the parameter definitions:

•      find_text – The text to find.

•      text_to_search – The text to search.

•      start_num – [optional] The starting position in the text to search. By default, it starts at 1.

So if we had a cell called A2 that has the value of “Independence” in it, we could use the following formula in another cell:

FIND('n', A2)

This formula would return 2.

The FIND function is often combined with other Excel functions, for example, to extract the first name of a person from a full name. First, you would find the first space in the string, which will return a number. Then you can use that number along with the Excel LEFT function to retrieve the first name. We will look at that more in detail when we look at the LEFT function next.

The Excel LEFT function

The Excel LEFT function returns a specific number of characters from the left side of a string as specified by the user. Here is the syntax for the Excel LEFT function:

LEFT (text, [num_chars])

Here are the definitions of the parameters:

•      text – The text to extract characters from.

•      num_chars – [optional] The number of characters to extract, starting on the left side of the text. The default number is 1.

For an example of using LEFT, let’s say that we have a worksheet that has full names in one column, and we want to extract the first name into another column. In other words, we want to extract all the characters before the space that separates the first name and the last name.

So if the name “Bob Smith” is cell A2, we first need to find the space. Here is the formula we need to do that:

FIND (" ",A2)

Then we can use the numeric value that this returns in a LEFT function to extract the first name:

LEFT (A2, FIND(" ",A2) - 1)

Since the FIND function we used will return the location of the space, we subtract one from the value it returns to get the position of the last letter of the first name. For the cell containing “Bob Smith,” this formula will return “Bob.”

The Excel LEN function

The Excel LEN function is a simple function that returns the number of characters in a string. Here is the syntax of the Excel LEN function, where text is the string we want to calculate the length:

LEN (text)

If we run this function on the cell A2 that has the text “Bob Smith,” it would look like this:

LEN (A2)

For “Bob Smith,” this would return 9. When we look at the RIGHT function next, we will use the LEN function and the FIND function in combination with it to extract last names from a list of full names.

The Excel RIGHT function

The Excel RIGHT function is similar to the Excel LEFT function except that it returns a specific number of characters that a user specifies from the right side of the string instead of from the left side. Here is the syntax for the Excel RIGHT function:

RIGHT (text, [num_chars])

Here are the definitions of the parameters:

•      text – The text to extract characters from.

•      num_chars – [optional] The number of characters to extract, starting on the left side of the text. The default number is 1.

Since we already use the Excel LEFT function to extract the first name from a full name, let’s use the RIGHT function to extract the last name. We will have to use the LEN function first to get the entire length of the name.

LEN (A2)

We can also use the FIND function to find the location of the space in the full name just like we did to retrieve the first name:

FIND (" ", A2)

We can finally use the values that these two functions return, along with the RIGHT function to extract the last name.

RIGHT (A2, LEN (A2) - FIND (" ", A2))

If we had “Bob Smith” in cell A2, this would return “Smith.”

The Excel MID function

The Excel MID function is similar to both the LEFT and RIGHT functions and is useful if you want to extract text from the middle of a string. Here is the syntax for the MID function:

MID (text, start_num, num_chars)

Here are the definitions of the parameters:

•      text – The text to extract data from.

•      start_num – The location of the first character to extract.

•      num_chars – The total number of characters to extract.

We can actually use the MID function to return the first name from a cell that contains both first and last names if we need to, since we know we need to start with the first character and stop a character before the first space. Here is how we would create a formula to extract the first name from cell A2, which contains the name “Bob Smith.” Here is that formula:

MID (A2, 1, FIND(" ",A2) - 1)

This would return “Bob,” just like the example of using the LEFT function.

The Excel TRIM function

The Excel TRIM function is a useful function for normalizing the text data in your spreadsheet. TRIM will automatically remove space at the start and end of a given string, leaving only one space between all the words in the string. Here is the syntax of the TRIM function:

TRIM (text)

Above, text refers to the string that you want to remove whitespace from. So if you have “The Sun Also Rises” in the A2 cell of a spreadsheet and apply the following formula to another cell, it would look like this:

TRIM (A2)

This would return “The Sun Also Rises.”

The Excel PROPER function

The Excel PROPER function converts text to title case. In other words, it sets the first character of each word to uppercase and all the other letters to lowercase. Here is the syntax of the PROPER function:

PROPER (text)

In this case, text is the string that you want to convert. This function would have been convenient in our list of names if we didn’t already capitalize them. If we had “bob smith” in cell A2 of a worksheet, we could use the following formula to convert it to “Bob Smith”:

PROPER (A2)

The Excel UPPER function

The Excel UPPER function also changes the case of characters in a string. It will convert all the text passed to it to uppercase. The syntax of the UPPER function is the following:

UPPER (text)

The text within the parentheses is the string that you want to convert to uppercase. If we had “John Smith” in cell A2 of an Excel worksheet, the following formula would convert it to “JOHN SMITH”:

UPPER (A2)

The Excel LOWER function

The Excel LOWER function also changes the case of characters in a string. It will convert all the text passed to it to lowercase. The syntax of the LOWER function is the following:

LOWER (text)

The text here indicates the string that you want to convert to lowercase. If we had “Jim Smith” in cell A2 of an Excel worksheet, the following formula would convert it to “jim smith”:

LOWER (A2)

The Excel SUBSTITUTE function

The Excel SUBSTITUTE function will replace text found in a given string with other text. Here is the syntax of the Excel SUBSTITUTE function:

SUBSTITUTE (text, old_text, new_text, [instance])

Here is the definition of the parameters:

•      text – The text you want to modify.

•      old_text – The text to replace.

•      new_text – The text to replace it with.

•      instance – The specific instance to replace. This is optional, but note that Excel will replace every single instance the word appears with the new_text if the parameter doesn’t have an instance. 

An example of using SUBSTITUTE would be a spreadsheet with a column of phone numbers. If the phone numbers have dashes in them and you wanted to remove them, you could use the following formula:

SUBSTITUTE (A2, "-", "")

There is not much to the formula, but if we have 888-888-8888 in cell A2, it will return 8888888888.

Conclusion

The data in an Excel spreadsheet may not look the way you want it to. Dates and numbers may not have a consistent format. Some values may have extra spaces in them. Excel text functions allow you to format the data in your worksheets the way you want them to look. The Excel TEXT function is helpful for formatting dates, currency, and other numbers. For more advanced text formatting, you can browse the text section of the Excel Formula Builder and find useful functions like FIND, LEFT, RIGHT, and others that will take your Excel text formatting to the next level.For more information on the advanced use of Excel, check out our overview of the most important functions that every professional should know. If you’re ready to take a closer look at another function, let’s move on to the SUMIF statement.