Excel это мощный инструмент

Microsoft (NASDAQ: MSFT) Excel is a spreadsheet software application used to store, organize, and analyze data. It was released in 1985 and has grown to become arguably the most important computer program in workplaces around the world. In business, any function in any industry can benefit from those with strong Excel knowledge.

Excel is a powerful tool that has become entrenched in business processes worldwide—whether for analyzing stocks or issuers, budgeting, or organizing client sales lists.

Finance and Accounting

Financial services and financial accounting are the areas of finance that rely on and benefit from Excel spreadsheets the most. In the 1970s and early 1980s, financial analysts would spend weeks running advanced formulas either manually or (beginning in 1983) on programs like Lotus 1-2-3. Now, you can perform complex modeling in minutes with Excel.

Walk through the finance or accounting department of any major corporate office, and you will see computer screens filled with Excel spreadsheets crunching numbers, outlining financial results, and creating budgets, forecasts, and plans used to make major business decisions.

Most users know that Excel can add, subtract, multiply, and divide, but it can do much more with advanced IF functions when coupled with VLOOKUP, INDEX-MATCH-MATCH, and pivot tables.

Marketing and Product Management

While marketing and product professionals look to their finance teams to do the heavy lifting for financial analysis, using spreadsheets to list customer and sales targets can help you manage your salesforce and plan future marketing strategies based on past results.

Using a pivot table, users can quickly and easily summarize customer and sales data by category with a quick drag-and-drop.

Human Resources Planning

While database systems like Oracle (ORCL), SAP (SAP), and Quickbooks (INTU) can be used to manage payroll and employee information, exporting that data into Excel allows users to discover trends, summarize expenses and hours by pay period, month, or year, and better understand how their workforce is spread out by function or pay level.

HR professionals can use Excel to take a giant spreadsheet full of employee data and understand exactly where the costs are coming from and how to best plan and control them for the future.

You Can Do Anything With a Spreadsheet

Using Excel for business has almost no limits for applications. Here are some examples:

• When planning a team outing to a baseball game, you can use Excel to track the RSVP list and costs.
• Excel creates revenue growth models for new products based on new customer forecasts.
• When planning an editorial calendar for a website, you can list out dates and topics in a spreadsheet.
• When creating a budget for a small product, you can list expense categories in a spreadsheet, update it monthly and create a chart to show how close the product is to budget across each category.
• You can calculate customer discounts based on monthly purchase volume by product.
• Users can summarize customer revenue by product to find areas where to build a stronger customer relationships.
• Use complex calculation methods, like Sharpe ratios.

Excel Is Not Going Anywhere

Excel is not going anywhere, and businesses will continue to use Excel as a primary tool for diverse functions and applications ranging from IT projects to company picnics.

Working knowledge of Excel is vital for most office-based professionals today, and stronger Excel skills can open the door to promotion and leadership opportunities. Excel is a powerful tool but cannot function alone. It takes a savvy computer user to take advantage of everything Excel has to offer to provide the best results for their company.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Excel — это мощный инструмент для работы с электронными таблицами. Хорошее знание программы избавляет вас от необходимости делать вручную сложные вычисления, позволяет легко выявлять и анализировать тенденции, выгодно презентовать полученные данные. Если вы хотите добавить ценный актив в свой карьерный портфель, то запишите в свой график обучение Excel. В этой статье мы собрали платные и бесплатные курсы от передовых онлайн-школ и несколько полезных ресурсов, которые помогут вам определиться с выбором.

Содержание

• Кому нужны таблицы Excel
• Обучение EXCEL: платные курсы 
• Бесплатные ресурсы для обучения Excel

Кому нужны таблицы Excel

Excel помогает решать множество разнообразных задач по работе с данными: хранить, упорядочивать, делать любые расчеты, обрабатывать результаты, создавать сводные отчеты и представлять информацию в виде графиков и диаграмм.

Это один из наиболее востребованных программных продуктов, используемых на рабочих местах. Бухгалтеры, банковские работники, аналитики — не единственные, кому нужен этот инструмент. Многие другие специалисты ежедневно используют Excel для работы:

• маркетологи планируют бюджеты, составляют контент-стратегии и анализируют конверсии;
• ассистенты руководителей ведут мелкую бухгалтерию, хранят данные по клиентам, делают отчеты;
• менеджеры по продажам/закупкам ведут в Excel свои клиентские базы со всеми контактными данными, историей звонков и сделок;
• преподаватели в Excel делают диаграммы для своих презентаций и научных статей, рассчитывают баллы для модульного контроля студентов и составляют расписание;
• HR-специалисты составляют расписание отпусков, графики тренингов, рассчитывают стаж и возраст работников;
• менеджеры проектов работают с шаблонами отслеживания нескольких проектов для организации;
• ученые используют программу для ведения различных классификаций.

Это интересно: в 2020 году ученые были вынуждены переименовать 27 человеческих генов, поскольку Excel воспринимал их названия как даты и ген SEPT1 превращался в 1 сентября («1-Sep»), а ген MARCH1 становился 1 марта («1-Mar»).

Список можно продолжать бесконечно, поскольку программа универсальна и подходит для использования в любой сфере, где нужно работать с данными.

Уверенное владение программой:

• увеличивает продуктивность. В Excel вы за несколько секунд сделаете то, на что потратили бы целый день работы вручную. Например, быстро сформируете отчет по продажам: по региону, по менеджеру, по группе товаров;
• улучшает качество работы. Вы легко сможете создавать детальные отчеты и наглядные диаграммы, что позволяет доносить свои мысли коллегам и руководству более убедительно;
• поднимает уровень вашей популярности в офисе. Ваши толковые таблицы и наглядные диаграммы не оставят равнодушными коллег, и те будут обращаться к вам за помощью.

С пользой разобрались. Осталось определиться, куда идти учиться.

Обучение EXCEL: платные курсы 

Интернет предлагает много бесплатных возможностей по обучению Excel, но если вам нужно быстро разобраться в тонкостях работы с таблицами, то делать это лучше на курсах, где вся информация систематизирована, предусмотрены домашние задания и есть обратная связь для качественной отработки навыков.

«Обучение EXCEL» от «Нетологии»

Пройдя этот курс, вы научитесь автоматизировать расчеты, обрабатывать и визуализировать результаты, создавать отчеты, анализировать данные, чтобы оперативно и качественно выполнять рабочие задачи.
Выпускникам курса обещают помочь с составлением резюме, подготовкой к собеседованию и поиском работы.

Чему вы научитесь:

• формировать любые отчеты;
• задавать сложные формулы;
• генерировать сводные таблицы;
• обрабатывать и анализировать большие объемы данных;
• делать наглядные отчеты в виде графиков и диаграмм.

Стоимость: полная стоимость — 24 900 руб., со скидкой — 17 430 руб., возможна также рассрочка на 10 месяцев — 1 743 руб./в мес.

Посмотреть программу обучения и список преподавателей можно по ссылке.

Курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO» от Skillbox

На курсе от Skillbox вы познакомитесь с интерфейсом Excel и его возможностями. Научитесь создавать собственные функции, встраивать их в библиотеку Excel и обращаться к ним в случае нестандартных задач. Автоматизируете рутинные процессы и оптимизируете рабочие задачи.

Чему вы научитесь:

• оперативно делать сложные вычисления;
• представлять информацию в виде графиков и диаграмм;
• упорядочивать, группировать данные в понятные отчеты;
• применять различные фильтры;
• выявлять закономерности в больших объемах данных;
• работать с внешними источниками данных;
• прописывать макросы и скрипты.

Стоимость: полная стоимость — 43 000 руб., есть рассрочка на 12 месяцев — 3 584 руб./мес.

Посмотреть программу обучения и список преподавателей можно по ссылке.

«Excel для бизнеса» от LABA

Вы овладеете необходимым функционалом этой мощной программы и превратите ее в эффективный инструмент для работы.

После каждого занятия есть тесты или домашние задания для отработки навыков и предусмотрена обратная связь куратора.

Чему вы научитесь:

• выявлять тенденции, закономерности в массивах данных и составлять бюджеты;
• обрабатывать данные и наглядно представлять их в виде графиков и диаграмм;
• автоматизировать базовые задачи.

Стоимость курса: 5 300 грн.

Посмотреть программу обучения и список преподавателей можно по ссылке.

Онлайн-курс «Эксель» от Hedu

Программа поделена на два блока. В рамках базовой программы вы осваиваете основные формулы, функции и инструменты, а на продвинутой — учитесь строить сложные диаграммы, анализировать данные, выполнять операции со сложными формулами и сводными таблицами.

Для отработки навыков предусмотрены тесты или домашние задания с обратной связью куратора.

Чему вы научитесь:

• применять фильтрацию и делать сортировку;
• работать с большими объемами данных;
• оперировать различными формулами;
• форматировать данные, преобразовывать их в диаграммы и графики;
• создавать сводные таблицы;
• анализировать и оптимизировать данные;
• осуществлять прогнозирование;
• использовать для работы внешние источники;
• создавать макросы.

Стоимость курса зависит от выбранного пакета обучения, но бывают выгодные предложения, когда пакет VIP можно приобрести по цене пакета PRO.

Посмотреть программу обучения и список преподавателей можно по ссылке.

«EXCEL: от новичка до уверенного бизнес-пользователя», Udemy

По итогу курса вы овладеете самыми необходимыми знаниями Excel для решения большинства прикладных задач.

Чему вы научитесь:

• организовывать данные: группировать, сортировать, форматировать;
• оперировать формулами для вычислений;
• работать со сводными таблицами;
• визуализировать и структурировать данные;
• использовать защиту в Excel.

Стоимость курса: 24,99 $.

Посмотреть программу обучения и список преподавателей можно по ссылке.

Бесплатные ресурсы для обучения Excel

Интенсив «Формулы и методы планирования в Excel». На бесплатном онлайн-курсе вы научитесь использовать все базовые формулы для работы с датами; подсчитывать при помощи формул рабочие дни, праздники и выходные; планировать работы по проекту, используя таблицы; создавать диаграмму Ганта для визуализации проекта.

Руководство «Возможности Excel для новичков, о которых не знают профи» Дмитрия Якушева, тренера и разработчика обучающих курсов «Академии Excel» от «Нетологии». Из этой статьи вы узнаете, как использовать специальные функции Excel в работе с большими таблицами, чтобы сделать отчеты более наглядными и сэкономить время.

Статья «Excel для начинающих: 10 базовых функций программы». Из тысячи функций Excel автор выбрал 10 базовых и подробно объяснил, как они работают.

Статья «21 полезная функция Excel для интернет-маркетологов». Из статьи на TexTerra вы узнаете, как использовать популярные функции Excel для анализа данных страниц сайта, подсчета количества символов, работы с текстом, поиска определенных элементов в таблице.

А если вас интересует карьера онлайн, переходите по ссылке, размещайте свое резюме и пользуйтесь всеми преимуществами нашей онлайн-платформы.