Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Алгоритм действий:
- Приведем первую таблицу в нужный нам вид. Добавим столбцы «Цена» и «Стоимость/Сумма». Установим денежный формат для новых ячеек.
- Выделяем первую ячейку в столбце «Цена». В нашем примере – D2. Вызываем «Мастер функций» с помощью кнопки «fx» (в начале строки формул) или нажав комбинацию горячих клавиш SHIFT+F3. В категории «Ссылки и массивы» находим функцию ВПР и жмем ОК. Данную функцию можно вызвать перейдя по закладке «Формулы» и выбрать из выпадающего списка «Ссылки и массивы».
- Откроется окно с аргументами функции. В поле «Искомое значение» — диапазон данных первого столбца из таблицы с количеством поступивших материалов. Это те значения, которые Excel должен найти во второй таблице.
- Следующий аргумент – «Таблица». Это наш прайс-лист. Ставим курсор в поле аргумента. Переходим на лист с ценами. Выделяем диапазон с наименованием материалов и ценами. Показываем, какие значения функция должна сопоставить.
- Чтобы Excel ссылался непосредственно на эти данные, ссылку нужно зафиксировать. Выделяем значение поля «Таблица» и нажимаем F4. Появляется значок $.
- В поле аргумента «Номер столбца» ставим цифру «2». Здесь находятся данные, которые нужно «подтянуть» в первую таблицу. «Интервальный просмотр» — ЛОЖЬ. Т.к. нам нужны точные, а не приблизительные значения.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
- Выделяем столбец со вставленными ценами.
- Правая кнопка мыши – «Копировать».
- Не снимая выделения, правая кнопка мыши – «Специальная вставка».
- Поставить галочку напротив «Значения». ОК.
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
- В старом прайсе делаем столбец «Новая цена».
- Выделяем первую ячейку и выбираем функцию ВПР. Задаем аргументы (см. выше). Для нашего примера: . Это значит, что нужно взять наименование материала из диапазона А2:А15, посмотреть его в «Новом прайсе» в столбце А. Затем взять данные из второго столбца нового прайса (новую цену) и подставить их в ячейку С2.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
- Добавляем в таблицу крайний левый столбец (важно!), объединив «Поставщиков» и «Материалы».
- Таким же образом объединяем искомые критерии запроса:
- Теперь ставим курсор в нужном месте и задаем аргументы для функции: . Excel находит нужную цену.
Рассмотрим формулу детально:
- Что ищем.
- Где ищем.
- Какие данные берем.
Функция ВПР и выпадающий список
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
- Ставим курсор в ячейку Е8, где и будет этот список.
- Заходим на вкладку «Данные». Меню «Проверка данных».
- Выбираем тип данных – «Список». Источник – диапазон с наименованиями материалов.
- Когда нажмем ОК – сформируется выпадающий список.
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
- Открываем «Мастер функций» и выбираем ВПР.
- Первый аргумент – «Искомое значение» — ячейка с выпадающим списком. Таблица – диапазон с названиями материалов и ценами. Столбец, соответственно, 2. Функция приобрела следующий вид: .
- Нажимаем ВВОД и наслаждаемся результатом.
Изменяем материал – меняется цена:
Скачать пример функции ВПР в Excel
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
Содержание
- Функция ВПР в Excel. Как использовать?
- Функция ВПР в Excel для чайников
- Синтаксис
- Аргументы функции
- Дополнительная информация
- Примеры использования ВПР в Excel
- Пример 1. Ищем результат экзамена для студента
- Пример 2. Двухфакторный поиск данных
- Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске
- Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР
- Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)
- Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР
- Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска
- Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
- Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР
Функция ВПР в Excel. Как использовать?
Функция ВПР (VLOOKUP) в Excel используется для поиска данных из одной таблицы и сопоставления их с данными из другой таблицы.
Функция ВПР в Excel для чайников
На примере ниже, в таблице справа, мы хотим подставить данные результатов экзамена по математике для студента Сидорова. Нам известны данные по всем студентам из таблицы слева. Используя формулу, мы можем подставить необходимые для нас данные.
Синтаксис
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]) — английская версия
=ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр]) — русская версия
Аргументы функции
- lookup_value(искомое_значение) — это величина для поиска, из крайнего левого столбца таблицы. Это может быть значение, ссылка на ячейку или текстовая строка. В примере со студентами это их фамилии;
- table_array (таблица) — это диапазон данных, в котором будет осуществлен поиск. Это может быть ссылка на диапазон ячеек или именованный диапазон. В примере с таблицей со студентами, это будет вся таблица, которая содержит оценку и фамилии студентов;
- col_index (номер_столбца) — это порядковый номер столбца в диапазоне с данными, из которого будет получена искомая величина;
- [range lookup]([интервальный_просмотр]) — этот аргумент указывает на точность совпадения данных при поиске. Укажите «0» — если точное, «1» — если приблизительное совпадение.
Дополнительная информация
- совпадение искомых данных может быть точным и приблизительным;
- при сопоставлении по приблизительной точности данных убедитесь, что данные в таблицах отсортированы в убывающем порядке (от большого к малому). Иначе, результат сопоставления будет некорректным;
- при сопоставлении данных по приблизительной точности:
— если функция не найдет искомое значение, она выдаст наибольшую величину, которая будет меньше чем значения поиска;
— если функция при сопоставлении выдает ошибку #N/A, то искомое значение меньше чем самая маленькая величина в искомом диапазоне;
— вы можете использовать подстановочные знаки для искомых значений.
Примеры использования ВПР в Excel
Пример 1. Ищем результат экзамена для студента
На примере ниже, в левой колонке таблицы указан список студентов. В правой части таблицы указаны итоговые баллы по экзаменам этих студентов.
Перед нами стоит задача узнать, какой балл получил студент Петров по Физике.
Узнать это мы можем с помощью формулы ниже:
=VLOOKUP(«Петров»,$A$3:$E$10,3,0) — английская версия
=ВПР(«Петров»;$A$3:$E$10;3;0) — русская версия
Формула выше состоит из четырех аргументов:
- “Петров” — фамилия, данные по которой, ищем;
- $A$3:$E$10 — диапазон данных с результатами экзаменов;
- “3” — порядковый номер столбца диапазона данных со значением оценки по Физике;
- “0” — точное совпадение искомого значения.
Ниже, наглядно изображено как работает по примеру наша функция.
Сначала, она ищет в крайней левой колонке диапазона данных фамилию “Петров”. Поиск происходит сверху вниз.
Как только Excel нашел точное совпадение “Петров” в диапазоне данных, система “шагает” в право, на третью колонку для отображения искомых данных.
Используя этот подход вы можете получить любые данные по каждому студенту и учебному предмету.
Например, чтобы найти результаты экзамена для студента Пескова по Химии, нам нужна формула:
=VLOOKUP(«Песков», $A$20:$E$28,4,0) — английская версия
=ВПР(«Песков»;$A$20:$E$28;4;0) — русская версия
В приведенном выше примере фамилия студента указана в двойных кавычках. Также, можно использовать ссылку на ячейку с искомым значением. Ссылка на ячейку делает формулу динамической.
Например, если у вас есть ячейка с фамилией, и вы ищете оценку по математике, результат будет автоматически обновляться при изменении имени учащегося (как показано ниже):
Если в качестве аргумента поиска будет введена фамилия студента, которой нет в диапазоне данных, функция выдаст ошибку.
Пример 2. Двухфакторный поиск данных
На примере выше мы указывали вручную в качестве атрибута «номер_столбца» порядковый номер колонки с данными.
Но что, если мы хотим сделать поиск динамическим? Что если, мы хотим вводить имя студента и название предмета и функция автоматически выведет нужные данные? Для этого нам потребуется использовать двух факторный поиск.
Ниже пример двух факторного поиска:
Чтобы сделать двух факторную формулу поиска, важно сделать выбор данных из колонок динамическим. Так, когда пользователь меняет название предмета: Физика, Математика и т.д., в формуле изменяется соответствующий атрибут столбца с данными.
Чтобы сделать это, нам потребуется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) в качестве аргумента отвечающего за порядковый номер колонки.
Так будет выглядеть формула для двухфакторного поиска:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия
В формуле выше используется функция MATCH (ПОИСКПОЗ) , которая отвечает за порядковый номер колонки с данными. MATCH (ПОИСКПОЗ) принимает название учебного предмета как значение поиска (в ячейке “H4”) и возвращает его позицию в диапазоне ячеек “A2:E2”.
Если указать “Математика”, Excel вернет “2”, поскольку “Математика” находится в ячейке “B2” (вторая по счету в этом массиве).
Пример 3. Используем выпадающий список при двух факторном поиске
Используя способ из примера №2, нам требуется делать много ручной работы. Высок риск допустить ошибку и потратить много времени, особенно, если вы работаете с большим объемом данных.
Здесь лучше использовать выпадающие списки как значения для поиска (в нашем примере это фамилии студентов и учебные предметы).
Основываясь на тех данных, что вы выберете из выпадающего списка, функция автоматически выведет необходимые данные, как это указано на примере ниже:
Такой подход позволяет создать дашборд, с помощью которого вы легко сможете обрабатывать большие списки с данными.
Ниже мы рассмотрим, как сделать такую таблицу.
Для этого нам потребуется формула из Примера №2:
=VLOOKUP($G$5,$A$4:$E$12,MATCH($H$4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия
=ВПР($G$5;$A$4:$E$12;ПОИСКПОЗ($H$4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия
Данные поиска были преобразованы в выпадающие списки.
Чтобы сделать выпадающий список, нужно:
- Выбрать ячейку, в которой вы хотите создать выпадающий список. В нашем примере в ячейке “G4” мы указали фамилии студентов.
- Перейти к вкладке Данные -> Проверка данных.
- В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Настройки» выбрать «Список» и в раскрывающемся списке выберите «Разрешить».
- В источнике выбрать $A$3:$A$10
- Нажать «ОК».
Теперь у вас появится раскрывающийся список в ячейке “G4”. Аналогично, вы можете создать его в “H3” для предметов.
Пример 4. Трех факторный поиск данных ВПР
Что такое трех факторный поиск?
В Примере 2 мы использовали одну таблицу с оценками для студентов по разным предметам. Это пример двухфакторного поиска, поскольку мы используем две переменные для получения оценки (фамилия студента и предмет).
Теперь предположим, что к концу года студент прошел три уровня экзаменов: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен».
Трехсторонний поиск — это возможность получить отметки студента по предмету с определенным уровнем экзамена.
Вот пример трехстороннего поиска:
В приведенном выше примере, функция ищет данные в трех разных таблицах с данными («Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен») и возвращает значения оценок студента по определенному предмету по конкретному уровню экзамена.
Для таких расчетов нам поможет формула:
=VLOOKUP(G5,CHOOSE(IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия
=ВПР(G5;ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия
Эта формула использует функцию CHOOSE (ВЫБОР), чтобы убедиться, что данные выбраны из правильной таблицы. Давайте проанализируем часть формулы CHOOSE (ВЫБОР):
CHOOSE(IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3)),$A$4:$E$12,$A$16:$E$24,$A$28:$E$36),MATCH(H4,$A$3:$E$3,0),0) — английская версия
ВЫБОР(ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3));$A$4:$E$12;$A$16:$E$24;$A$28:$E$36);ПОИСКПОЗ(H4;$A$3:$E$3;0);0) — русская версия
Первый аргумент формулы (IF(H3=»Вступительный»,1,IF(H3=»Полугодовой»,2,3) или (ЕСЛИ(H3=»Вступительный»;1;ЕСЛИ(H3=»Полугодовой»;2;3) проверяет ячейку “H3” и определяет, на какой уровень экзамена ссылаются. Если это «Вступительный», функция возвращает данные из диапазона $A$4:$E$12, который содержит оценки для вступительного экзамена.
Если выбран уровень «Полугодовой», то система возвращает данные из диапазона $A$16:$E$24, в другом случае она возвращает данные из диапазона $A$28:$E$36.
Такой подход делает массив таблиц динамическим и трех факторным.
Пример 5. Получаем последнее значение колонки с помощью функции VLOOKUP (ВПР)
С помощью ВПР вы можете вычислить последнее число из списка.
Наибольшее положительное число, которое вы можете использовать в Excel, равно 9.99999999999999E + 307 . Это также означает, что самый большой номер поиска в номере VLOOKUP также 9.99999999999999E + 307 .
Я не думаю, что вам когда-нибудь понадобится какой-то расчет, в котором участвует такое большое число. Но с его помощью мы можем получить последнее число в списке.
Предположим, у вас есть набор данных (в диапазоне ячеек A1:A14), как показано ниже, и вы хотите получить число из последней ячейки в списке.
Для этого нам подойдет следующая формула:
=VLOOKUP(9.99999999999999E+307,$A$1:$A$14,TRUE) — английская версия
=ВПР(9.99999999999999E+307;$A$1:$A$14;ИСТИНА)
Обратите внимание, что в формуле выше используется приблизительная точность совпадения данных (несмотря на это нет необходимости упорядочивать список).
Вот как работает функция с приблизительной точностью совпадения данных. Она просматривает левую колонку сверху вниз.
- Если он находит точное совпадение, она возвращает это значение;
- Если она находит число, превышающее значение поиска => возвращает число в ячейке над ним;
- Если значение поиска больше всех чисел в списке, функция возвращает последнее число из списка.
В нашем примере работает третий сценарий.
Число 9.99999999999999E + 307 это самое большое число, которое можно использовать в Excel, когда оно используется как критерий поиска, тогда функция VLOOKUP (ВПР) возвращает последнее число из списка.
Таким же образом вы можете использовать этот принцип для возврата последнего текстового элемента из списка. Вот формула, которая может это сделать:
=VLOOKUP(«яяя»,$A$1:$A$14,1,TRUE) — английская версия
=ВПР(«яяя»;$A$1:$A$14;1;ИСТИНА) — русская версия
Здесь действует та же логика. Система просматривает все названия из списка. Так как “яяя” самое большое текстовое значение => результатом вычисления будет самое крайнее значение из списка данных.
Пример 6. Частичный поиск с использованием символов подстановочных знаков и ВПР
Символы подстановки в Excel могут быть полезными во многих ситуациях.
Частичный поиск необходим, когда вам нужно искать значение в списке, в котором нет точного соответствия искомым данным.
Например, у вас есть набор данных, как показано ниже, и вы хотите найти компанию “ABC” в списке, но в списке есть только “ABC Ltd” вместо “ABC”.
Вы не можете использовать “ABC” в качестве значения поиска, так как в столбце “A” нет точного соответствия. Приблизительное совпадение часто приводит к ошибочным результатам и требует сортировки списка в порядке возрастания.
Однако, вы можете использовать подстановочный знак в VLOOKUP (ВПР) для более точного соответствия данных.
Введите следующую формулу в ячейку “D2” и перетащите ее в другие ячейки:
=VLOOKUP(«*»&C2&»*»,$A$2:$A$8,1,FALSE) — английская версия
=ВПР(«*»&C2&»*»;$A$2:$A$8;1;ЛОЖЬ) — русская версия
Как это работает?
В формуле, указанной выше мы добавили к значению поиска “звездочки” с двух сторон. Указывая такие “звездочки” вы даете Excel понять, что готовы осуществить поиск, при котором в искомых данных как в начале так и в конце значения могут быть любые другие слова, буквы или цифры.
Таким образом, осуществляя поиск, Excel будет понимать, что необходимо искать значение, которое содержит слово из ячейки “С2” (в нашем примере).
Например, в ячейке “C2” указано название компании “ABC”, поэтому функция просматривает значения в диапазоне данных “A2:A8” и ищет “ABC”. Она находит соответствие в ячейке “A2”, так как та содержит слово “ABC” в “ABC Ltd”. Не имеет значения, есть ли какие-либо символы слева или справа от “ABC”.
Примечание: ВПР всегда возвращает первое совпадающее значение и перестает искать дальше. Поэтому, если у вас есть название компании “ABC Ltd”. и “ABC Corporation” в списке, она вернет первый по порядку и проигнорирует остальные.
Пример 7. Функция ВПР возвращает ошибку, несмотря на совпадение в значении поиска
Это может свести вас с ума, когда вы увидите, что имеется соответствующее значение поиска, а функция возвращает ошибку.
Например, у вас в таблице есть очевидное соответствие (Иван), но система по-прежнему возвращает ошибку.
Рассматривая значения в таблице глубже, вы можете заметить, что в диапазоне данных значение “Иван “ написано с пробелом. Если в диапазоне данных по которым вы осуществляете поиск есть пробелы до значений, после или между словами, то функция их не сопоставит.
Решение есть, и зовут его — функция TRIM. Она удаляет все лишние пробелы в значениях.
Ниже формула, которая поможет вам сопоставить данные несмотря на лишние пробелы в диапазоне данных.
=VLOOKUP(«Иван»,TRIM($A$2:$A$15),1,0) — английская версия
=ВПР(«Иван»,СЖПРОБЕЛЫ($A$2:$A$15);1;0) — русская версия
Для того, чтобы функция TRIM (СЖПРОБЕЛЫ) заработала при использовании VLOOKUP (ВПР) , следует вводить формулу после набора не с помощью клавиши Enter на клавиатуре, а с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + Enter.
Пример 8. Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
Функция в своей базовой форме может искать одно значение поиска и возвращать соответствующие данные из указанного диапазона данных.
Но часто нам необходимо использовать VLOOKUP с поиском по несколькими критериям.
Представим, что у вас есть таблица с результатами экзаменов студентов по трем уровням экзамена: «Вступительный», «Полугодовой» и «Финальный экзамен»:
Сопоставить данные по конкретному студенту, предмету и уровню экзамена с помощью функции ВПР — нелегкая задача, так как сопоставляя данные по студенту и предмету, она будет выдавать результат первого совпадения, но далеко не факт, что этот результат будет корректным и соответствовать необходимому уровню экзамена.
Осуществить поиск по студенту + названию предмета + уровню экзамена можно с помощью создания вспомогательного столбца, как показано на примере ниже:
Теперь, нам необходимо создать уникальный ID для каждого студента и уровня экзамена с помощью формулы во вспомогательном столбце: =A2&»|»&B2 .
Протяните эту формулу в каждую ячейку столбца данной таблицы. Таким образом мы создадим уникальный ID, по которому мы можем сопоставлять данные.
Благодаря вспомогательному столбцу мы избежали того, что при сопоставлении данных, функция будет выдавать данные по не нужному уровню экзамена.
Теперь вы можете использовать значения вспомогательного столбца в качестве значений поиска.
Ниже формула, с помощью которой удобно сопоставлять данные из вашей таблицы в список студентов, распределенных по уровню экзамена.
=VLOOKUP($F3&»|»&G$2,$C$2:$D$19,2,0) — английская версия
=ВПР($F3&»|»&G$2;$C$2:$D$19;2;0) — русская версия
С помощью этой формулы мы объединили имя студента и уровень экзамена, чтобы получить значение поиска которое мы проверяем его во вспомогательном столбце и получить данные.
Пример 9. Обработка ошибок с помощью функции ВПР
Функция возвращает ошибку каждый раз, когда не может сопоставить значение поиска в заданном диапазоне данных.
В Excel есть возможность заменить сообщения об ошибке на заданное вами текстовое или числовое значение типа “Нет”, “Не доступно”, “Нет данных” и.т.д.
На примере ниже, мы пытаемся сопоставить результаты экзамена студента Ивана из таблицы. Но так как данных по Ивану в таблице нет, функция выдает ошибку.
Для того, чтобы заменить сообщение ошибки на какое-то более формальное значение нам поможет функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) :
=IFERROR(VLOOKUP(D2,$A$2:$B$7,2,0),»Нет данных») — английская версия
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР(D2;$A$2:$B$7;2;0);»Нет данных») — русская версия
Функция ЕСЛИОШИБКА(IFERROR) проверяет, если в результате вычислений по формуле выдается ошибка, то она выдает, то значение, которое вы указали в функции ЕСЛИОШИБКА(IFERROR), например “Нет данных”.
Источник
Пакет офисных программ WPS Office (ранее назывался Kingsoft Office) в первую очередь может быть интересен пользователям Linux, но существуют версии и для других ОС: Windows, macOS и даже Android. Некоторые функции доступны по платной подписке, но основные инструменты не требуют покупки. Универсальный пакет предусматривает текстовый редактор, инструменты для работы с таблицами и презентациями.
Давайте разберемся, как пользоваться WPS Office, и рассмотрим его основные возможности.
Установка WPS Office
Установка WPS Office на Windows не займет много времени: достаточно скачать установочный файл в формате EXE с официального сайта разработчиков, затем запустить его и следовать инструкции пошагового мастера.
Для пользователей Linux инсталляция офисного набора программ также не вызовет трудностей при базовом знании терминала. В качестве дополнения рекомендуется отдельно загрузить шрифты и словари, которые есть на сайте разработчиков.
Для ОС Android пакет можно скачать через магазин приложений Play Market, достаточно ввести его название в поисковой строке. Пользователи macOS могут найти приложение в App Store.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Главное окно
Главное окно WPS Office открывает доступ ко всему инструментарию программы. В верхней панели реализована удобная система вкладок, благодаря которой можно быстро переключаться между документами. Слева находятся разделы, позволяющие создать или открыть файл, а также использовать возможности WPS Team для совместной работы с командой и дополнительные приложения.
В главном окне располагаются основные инструменты для работы с документами различных типов:
- WPS Writer – приложения для создания и редактирования файлов в формате DOC;
- Spreadsheets – инструмент для работы с таблицами, заметками, графиками;
- Presentation – программа, позволяющая создавать презентации с использованием эффектов;
- PDF – различные средства для работы с файлами в формате PDF.
Офисный пакет поддерживает работу с тремя десятками форматов, включая DOCS, XLSX, TXT, PPT. Кроме того, предусмотрена опция преобразования файла в PDF. Все перечисленные программы работают в едином поле и отрываются отдельными вкладками в меню.
Работа с текстом
Пакет WPS Office позволяет работать с текстовыми документами, предоставляя полный функционал, аналогичный известному редактору от Microsoft. При нажатии на иконку WPS Writer в главном окне откроется дополнительная вкладка с готовыми шаблонами текстовых документов. Чтобы создать новый документ, щелкните по пустому файлу, отмеченному знаком «+».
Чтобы отформатировать текст, нужно выделить фрагмент и воспользоваться инструментами на вкладке «Главная». Также здесь доступны настройки стиля и размера шрифта, установка заголовков, добавление нумерованных и маркированных списков. Для настройки отступов и выравнивания нажмите на кнопку «Параметры», затем выберите пункт «Абзац».
На вкладке «Вставка» доступны функции для добавления различных элементов в документ: таблиц, рисунков, диаграмм, графических объектов WPSArt. Также через нее можно работать с колонтитулами и нумерацией страниц. Чтобы создать оглавление документа, потребуется перейти на вкладку «Ссылки». Здесь же предусмотрены опции для создания сносок и подписей.
Проверка текста на орфографию
Проверка правописания работает в версиях для всех ОС. Версия для Linux также предусматривает проверку орфографии, но по умолчанию только на английском языке, поэтому дополнительно необходимо добавить русский словарь. Скачать его можно на официальном сайте разработчиков, затем поместить файлы dicts в папку на локальном диске. В большинстве случаев это /home/имя_пользователя/.wps/office/dicts.
После это следуйте простой инструкции:
- Перезапустите приложение и через вкладку «Меню» перейдите в параметры.
- В открывшемся окне в панели слева выберите пункт «Проверка правописания».
- В окне справа щелкните по кнопке «Пользовательские словари».
- Выберите русский язык и подтвердите изменения в окне параметров.
В WPS Office для Windows проверка орфографии по умолчанию идет на русском языке, поэтому дополнительно скачивать словари не придется. Чтобы изменить язык правописания на любой другой, потребуется изменить пользовательский словарь.
Создание таблиц в Spreadsheets
Приложение Spreadsheets позволяет работать с таблицами и диаграммами, причем функционал не сильно отличается от известного MS Excel. При выборе инструмента в главном окне также открывается список готовых шаблонов. Интерфейс разбит на ячейки и панели. Сверху располагается панель вкладок с основными инструментами редактора.
Spreadsheets работает с формулами, суммами, выравниваниями и другими простыми операциями. Через вкладку «Главная» возможно настроить форматирование, границы и стиль ячеек, а также установить параметры шрифта.
Для удобства использования формул на панели расположена соответствующая вкладка, через которую можно быстро отыскать математические, финансовые, логические и другие функции.
Редактор презентаций
Один из лучших бесплатных офисных пакетов предусматривает встроенные средства для создания и редактирования презентаций в формате PPT или PPTX. Доступны шаблоны документов, которые отсортированы по тематике. Для поиска готовых проектов реализована поисковая строка.
WPS Office в разделе «Презентации» предлагает удобный интерфейс со вкладками, рабочей областью и статус-баром. Разберем основные функции редактора:
- Чтобы добавить новый слайд, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по свободной области в панели слева, затем в меню выбрать соответствующий пункт. Также функция доступна на вкладке «Главная».
- Для добавления различных объектов нужно перейти на вкладку «Вставка», где есть функции вставки таблиц, рисунков, фигур, диаграмм и другим элементов. Доступна и возможность перетаскивания мультимедийных объектов в окно.
- Настроить анимационные эффекты, переходы между слайдами и общий стиль презентации можно через вкладки «Дизайн», «Переходы» и «Анимация».
- Чтобы просмотреть созданную презентацию, нужно щелкнуть по значку воспроизведения ниже. На вкладке «Показ слайдов» доступна более подробная настройка параметров показа.
Внизу интерфейса предусмотрен ползунок для масштабирования окна, режим чтения, сортировщик слайдов, функция добавления примечаний и отображения заметок. При необходимости пользователь может создать автоматическую резервную копию, чтобы не потерять данные.
Отличия бесплатной и премиум-версии WPS
Главный минус бесплатной версии – реклама. Остальные инструменты работают не хуже, чем в именитом Microsoft Office.
Преимущества премиум-версии:
- отсутствие рекламы,
- до 9 синхронизированных устройств,
- бесплатное облако на 20 Гб,
- расширенная библиотека шрифтов и шаблонов,
- одновременная поддержка нескольких языков,
- совместная работа над документами.
Премиум-версия работает по подписке, ее стоимость составляет $29.99 в год.
Выводы
У WPS Office нет существенных недостатков. Хочется отметить удобный интерфейс и многофункциональность – не надо качать несколько программ и работать в них отдельно, как это реализовано в Microsoft Office. Для пользователей операционной системы Linux существуют и другие бесплатные альтернативы, а в случае с Windows достойным аналогом будет только офисный пакет от Microsoft, который хорошо справляется со своими задачи, но, увы, не распространяется бесплатно.
Skip to content
ВПР — это функция Excel для поиска и извлечения данных из определенного столбца в таблице. Она поддерживает приблизительное и точное сопоставление, а также подстановочные знаки (* и ?). Значения поиска должны отображаться в первом столбце таблицы, а столбцы поиска находятся правее.
Давайте теперь рассмотрим, как сделать поиск с ВПР и как она работает. Рассмотрим приемы ее применения в формулах Excel.
- Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
- Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
- Использование точного и приблизительного поиска.
- Применяйте именованный диапазон.
- Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
- Использование нескольких условий.
- «Умная» таблица.
- Специальные инструменты для ВПР в Excel
Как сделать ВПР в Excel: понятная пошаговая инструкция.
Для начала на простом примере разберем, как работает функция ВПР в Excel. Предположим, у нас есть две таблицы. Первая – это прайс-лист с наименованиями и ценами. Вторая – это заказ на покупку некоторых из этих товаров. Искать в прайс листе нужный товар и руками вписывать в заказ его цену – занятие очень утомительное. Ведь прайс с ценами может насчитывать сотни строк. Нам необходимо сделать всё автоматически.
Нам необходимо обнаружить интересующее нас наименование в первом столбце и возвратить (то есть показать в ответ на наш запрос) содержимое из желаемого столбца той же строки, где находится наименование.
Наш прайс-лист расположен в столбцах А и В. Список покупок – в E-H. Допустим, первая позиция в списке покупок – бананы. Нам нужно в столбце A, где указаны все наименования, найти этот товар, затем его цену поместить в ячейку G2.
Для этого в G2 запишем следующую формулу:
=ВПР(E2;$A$2:$B$7;2;0)
А теперь разберем подробно, как сделать ВПР.
- Мы берем значение из E2.
- Ищем точное совпадение (поскольку четвертым параметром указан 0) в диапазоне $A$2:$B$7 в первой его колонке (крайней левой). Обратите внимание, что лучше сразу же использовать абсолютные ссылки на прайс-лист, чтобы при копировании этой формулы ссылка не «соскользнула».
- Если товар будет найден, то нужно перейти во второй столбец диапазона (на это указывает третий параметр = 2).
- Взять из него цену и вставить ее в нашу ячейку G2.
Получилось? Теперь просто скопируйте формулу из G2 в G3:G8.
Отчет о продажах готов.
Также чтобы понять, что такое точное совпадение, попробуйте в A5 или в E2 изменить наименование товара. К примеру, добавьте пробел в конце. Внешне ничего не изменилось, но вы сразу же получите ошибку #Н/Д. То есть, товар не был обнаружен. В то же время, таких случайных ошибок можно легко избежать, о чем мы поговорим отдельно.
Особо остановимся на четвертом параметре. Мы указали ноль (можно было написать ЛОЖЬ), что означает «точный поиск». А что, если забыть его указать и закончить номером столбца, из которого извлекаются нужные данные?
Давайте еще раз шаг за шагом разберем, что в этом случае будет происходить.
- Берем значение из E2.
- Начинаем его искать в крайней левой колонке диапазона $A$2:$B$7, то есть в столбце A. Поскольку в A2 совпадение не найдено, смотрим дальше: что находится ниже.
- Там обнаруживаем товар «Сливы». При этом предполагается, что наш список отсортирован по алфавиту. Ведь именно это – главное условие поиска приблизительного совпадения.
- Поскольку в сортированном списке «сливы» находятся ниже, чем «бананы», то функция принимает решение, что дальше искать слово, начинающееся на «Б» нет смысла. Процесс можно остановить. И остаться на букве «А». То есть, там и находится наиболее близкое значение.
- Поскольку поиск завершен, переходим из A2 во второй столбец, то есть в B. Вставляем данные из B2 в G2 как результат вычислений.
К сожалению, «бананы» были в нашем прайс-листе ниже, но до них просто «не дошел ход». И в список покупок теперь записана неправильная цена.
При помощи этой инструкции мы рассмотрели только основы. А как реально этим можно пользоваться?
Как работает функция ВПР в Excel: несколько примеров для «чайников».
Предположим, нам необходимо из списка сотрудников выбрать данные определенного человека. Посмотрим, какие здесь есть тонкости.
Во-первых, нужно сразу определиться: точный либо приблизительный поиск нам нужен. Ведь они предъявляют разные требования к подготовке исходных данных.
Использование точного и приблизительного поиска.
Посмотрите, какие результаты выборки цен мы получаем с использованием приблизительного поиска на неупорядоченном массиве данных.
Обратите внимание, что четвертый параметр равен 1.
Кое-что из результатов определено верно, но в большинстве случаев – ошибки. Функция продолжает просматривать данные столбца D с наименованиями товаров до тех пор, пока не встретит значение больше, чем заданное ей в качестве критерия поиска. Тогда она останавливается и возвращает цену.
Поиск цены на египетские бананы закончился на первой же позиции, так как во второй записаны сливы. А это слово по правилам алфавита стоит ниже, чем «Бананы Египет». Значит, дальше искать не нужно. Получили 145. И не важно, что это цена абрикосов. Поиск цены на сливы происходил до тех пор, пока в D15 не встретилось слово, которое по алфавиту стоит ниже: яблоки. Остановились и взяли цену из предыдущей строки.
А теперь взгляните, как должно было все происходить, если все делать верно. Всего лишь делаем сортировку, как указано стрелкой.
Вы спросите: «А зачем тогда этот неточный просмотр, если с ним столько проблем?»
Он отлично подходит для выбора значений из определенных интервалов.
Допустим, у нас установлена скидка для покупателей в зависимости от количества приобретенного товара. Нужно быстро рассчитать, сколько процентов положено на совершенную покупку.
Если у нас количество товара 11 единиц, то мы просматриваем столбец D до тех пор, пока не встретим число, большее 11. Это 20 и находится оно в 4-й строке. Останавливаемся здесь. Значит, наша скидка расположена в 3-й строке и равна 3%.
При работе с интервалами вида «от – до» такая методика вполне пригодна.
И еще один небольшой совет.
Применяйте именованный диапазон.
Для упрощения работы с формулами можно создать именованный диапазон и в дальнейшем ссылаться на него. В нашем случае назовем его «ДанныеСотрудников» (помните, что пробелы здесь недопустимы).
В ячейке B2 мы будем вводить нужную фамилию, а в ячейках С2:F2 запишем формулы:
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;2;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;3;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;4;ЛОЖЬ)
=ВПР($B$2;ДанныеСлужащего;5;ЛОЖЬ)
Как видите, отличаются они только номером столбца, из которого будет извлечена нужная информация. Вместо ЛОЖЬ можно использовать 0.
Какие здесь преимущества?
- У вас не рябит в глазах от букв, цифр и знаков доллара в обычных адресах диапазонов?
Формула с именованным диапазоном выглядит намного более дружественно, наглядно и понятно. Вместо скучных и безликих координат вы видите идентификаторы, которые рождают у вас некоторые ассоциации. Согласитесь, “price” или «цена» – это наверняка информация о ценах.
- Если по каким-то причинам вам необходимо будет изменить координаты диапазона поиска, который вы использовали в большом количестве формул – вам нужно корректировать каждую формулу или пользоваться функцией “Найти и заменить”? Согласитесь, это очень долго, трудоемко, возможны ошибки.
Используя именованный диапазон, просто нажмите
Меню – Формула – Диспетчер имён.
Затем в списке диапазонов найдите нужный вам диапазон и откорректируйте его. Изменения автоматически будут применены во всех формулах.
- Используя обычные адреса, мы всегда должны думать, какую адресацию применить – относительную либо абсолютную. При использовании именованных диапазонов этой проблемы не существует.
Использование символов подстановки и другие тонкости критерия поиска.
Как и в предыдущих примерах, при вводе фамилии происходит точный поиск. Но есть несколько моментов, о которых мы ранее не упоминали.
- Регистр символов не влияет на результат. Можно все вводить прописными буквами – ничего не изменится. Пример вы видите чуть ниже.
- Если в списке есть люди с одинаковыми фамилиями, то найден будет только первый из них. Как и мы говорили ранее, как только найдено что-то подходящее, процесс останавливается.
- Можно использовать символы подстановки * и ?. Напомню, что вопросительный знак заменяет собой любой символ, а звездочка – любое количество символов (в том числе и ноль). О них мы упоминали в начале.
Это целесообразно делать, если мы знаем только часть значения аргумента.
Но при этом будьте внимательны – снова будет найдено только первое подходящее совпадение, как это показано на скриншоте. Это очень важное ограничение, которое нужно обязательно учитывать.
Теперь давайте посмотрим, как можно работать с символами подстановки, если условия отбора не вводятся вручную, а берутся из таблицы Excel.
Формула в ячейке F2 выглядит следующим образом:
=ВПР(«*»&D2&»*»;$A$2:$B$7;2;0)
Здесь мы используем оператор «склеивания» строк &.
Конструкция «*»&D2&»*» означает, что к содержимому ячейки D2 добавляются с обоих сторон звездочки *. То есть, мы ищем любое вхождение этого слова – перед ним и после него могут быть любые другие слова и символы. Как, например, произошло с товаром «персики». Первый параметр будет в нашем случае выглядеть как «*персики*». При поиске такой конструкции приемлемым вариантом будут определены «Консервированные персики (Турция)».
Использование нескольких условий.
Еще один простой пример для «чайников» — как использовать при выборе нужного значения несколько условий?
Предположим, у нас есть список имен и фамилий. Нам нужно найти нужного человека и вывести сумму его дохода.
В F2 используем следующую формулу:
=ВПР(D2&» «&E2;$A$2:$B$21;2;0)
Разберем пошагово, как в этом случае работает ВПР.
В начале мы формируем условие. Для этого при помощи оператора & «склеиваем» вместе имя и фамилию, а между ними вставляем пробел.
Не забываем при этом пробел заключить в кавычки, иначе Excel не воспримет его как текст.
Затем в таблице с доходами ищем ячейку с именем и фамилией, разделенными пробелом.
Дальше все происходит по уже отработанной схеме.
Можно попробовать подстраховаться на тот случай, если между именем и фамилией введено несколько пробелов. Знак пробела в формуле заменяем на знак подстановки «*».
Приметно так — D2&»*»&E2
Но при этом имейте в виду, что совпадение имени и фамилии уже будет не совсем точным. Подобный пример мы рассматривали чуть выше.
Более сложные и точные способы работы с несколькими условиями мы рассмотрим отдельно. Смотрите ссылки в конце.
«Умная» таблица.
И еще одна рекомендация: используйте «умную» таблицу.
Бывает очень удобно сначала преобразовать поисковую таблицу (прайс-лист) в «умную» с помощью команды Главная – Форматировать как таблицу (Home – Format as Table в английской версии Excel), и затем указать во втором аргументе использовать имя созданной таблицы. Кстати, оно ей будет присвоено автоматически.
В этом случае размеры списка товаров с ценами нас уже не будут беспокоить в будущем. При добавлении новых товаров в прайс-лист, либо их удалении, размеры «умной таблицы» сами подстроятся.
Специальные инструменты для ВПР в Excel.
Несомненно, ВПР — одна из самых мощных и полезных функций Excel, но она также одна из самых запутанных. Чтобы сделать работу с ней проще, можно использовать надстройку Ultimate Suite for Excel с инструментом «Мастер ВПР», позволяющим значительно сэкономить время на поиск нужных данных.
Мастер ВПР — простой способ писать сложные формулы
Интерактивный мастер ВПР проведет вас через необходимые параметры конфигурации поиска, чтобы построить идеальную формулу для заданных вами критериев. В зависимости от вашей структуры данных он будет использовать стандартную функцию ВПР или формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, если будет нужно извлечь значения слева от столбца поиска.
Вот что вам нужно сделать, чтобы получить формулу под вашу задачу:
- Запустите мастер кнопкой Vlookup Wizard на ленте Ablebits Data.
- Выберите свою основную таблицу (Your table) и таблицу поиска (Lookup table).
- Укажите следующие столбцы (во многих случаях они выбираются автоматически):
- Ключевой столбец (Key column) — находится в вашей основной таблице, содержит значения для поиска.
- Столбец поиска (Lookup column) — в кот ором будем искать.
- Возвращаемый столбец (Return column) — из него будем получать значения.
- Нажмите кнопку Вставить (Insert).
Давайте посмотрим всё в действии.
Стандартный ВПР.
Запускаем мастер Vlookup Wizard. Указываем координаты основной таблицы и таблицы поиска, а также ключевой столбец (из которого будем брать значения для поиска), колонку поиска (в котором будем их искать) и колонку результата (из него в случае успеха берем соответствующее значение и вставляем в основную таблицу). Просто заполняем все нужные поля, как это показано на рисунке ниже. Руками прописываем (или обозначаем при помощи мышки) только диапазоны. Поля же просто выбираем из раскрывающегося списка.
Как и в предыдущих примерах, наша задача — подобрать цену для каждого товара, извлекая ее из прайс-листа. Ежели область поиска (Цена) является крайним левым столбцом в зоне поиска, то вставляется обычная формула ВПР для точного соответствия:
Ничего руками писать не нужно.
После нажатия кнопки Insert справа от колонки с наименованиями товаров будет вставлена дополнительная, которая будет озаглавлена так же, как и столбец результата. Сюда будут записаны все найденные значения цены, причем в виде формулы. При необходимости вы сможете ее подправить либо использовать в других таблицах.
«Левый» ВПР.
Когда колонка результата (Цена) находится слева от области поиска (Прайс), то мастер автоматически вставляет формулу ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ:
Мы рассматривали левый ВПР в отдельной статье. Там же вы можете посмотреть и формулы для ручного ввода. Здесь же мы получаем их автоматически, не вникая в тонкости синтаксиса и правильности написания.
Дополнительный бонус! Благодаря грамотному использованию ссылок на ячейки, полученные формулы ВПР можно копировать или перемещать в любой столбец без необходимости обновлять ссылки.
Надеемся, что наши пошаговые инструкции по использованию функции ВПР в таблицах Excel были доступны и понятны даже «чайникам». Безусловно, эти самые несложные рекомендации можно использовать только в самых простых случаях. Все более сложное мы рассмотрим отдельно.
Примеры использования функции ВПР:
Поиск ВПР нескольких значений по нескольким условиям — В статье показаны способы поиска (ВПР) нескольких значений в Excel на основе одного или нескольких условий и возврата нескольких результатов в столбце, строке или в отдельной ячейке. При использовании Microsoft… 
Функция ЕСЛИОШИБКА – примеры формул — В статье описано, как использовать функцию ЕСЛИОШИБКА в Excel для обнаружения ошибок и замены их пустой ячейкой, другим значением или определённым сообщением. Покажем примеры, как использовать функцию ЕСЛИОШИБКА с функциями визуального… 
Как объединить две или несколько таблиц в Excel — В этом руководстве вы найдете некоторые приемы объединения таблиц Excel путем сопоставления данных в одном или нескольких столбцах. Как часто при анализе в Excel вся необходимая информация собирается на одном… 
Вычисление номера столбца для извлечения данных в ВПР — Задача: Наиболее простым способом научиться указывать тот столбец, из которого функция ВПР будет извлекать данные. При этом мы не будем изменять саму формулу, поскольку это может привести в случайным ошибкам.… 
4 способа, как сделать левый ВПР в Excel. — Функция ВПР – одна из самых популярных, когда нужно найти и извлечь из таблицы какие-либо данные. Но при этом она имеет один существенный недостаток. Поиск она производит в крайнем левом… 
Почему не работает ВПР в Excel? — Функция ВПР – это очень мощный инструмент поиска. Но если он по каким-то причинам завершился неудачно, то вы получите сообщение об ошибке #Н/Д (#N/A в английском варианте). Давайте постараемся вместе… 
ВПР с несколькими условиями: 5 примеров. — Очень часто наши требования к поиску данных не ограничиваются одним условием. К примеру, нам нужна выручка по магазину за определенный месяц, количество конкретного товара, проданного определенному покупателю и т.д. Обычными…
-
- Как пользоваться ВПР в Excel
- Особенности работы функции ВПР
- Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц
- Почему не работает ВПР в Excel
- Когда Интервальный просмотр может быть = 1
Функция ВПР в Excel (в английской версии VLOOKUP) используется для подтягивания значений в таблицу из другой таблицы при условии совпадения критерия поиска. Расшифровывается ВПР как “вертикальный поиск результата”. В этой статье разберемся, как сделать ВПР в Excel, ниже будет понятная инструкция.
ВПР ищет первое совпадение по критерию в левом столбца указанной таблицы и подтягивает значение из указанного столбца этой таблицы.
Как сделать ВПР в Excel понятная инструкция
Чтобы понять, как пользоваться функцией ВПР в Excel, разберем ее синтаксис:
=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; [интервальный просмотр])
Искомое значение — значение или ссылка на ячейку, по которой будем искать значения в другой таблице. Это критерий поиска.
Таблица — ссылка на таблицу, в которой будет искать.
Номер столбца — порядковый номер столбца относительно самого левого столбца из выделенного диапазона поиска.
Интервальный просмотр — указывается 0 (точный поиск) или 1 (приблизительный поиск)
Рассмотрим использование ВПР на примере:
Есть таблица с количеством гостей в отеле, необходимо понять, есть ли зависимость количества проживающих от того, насколько тепло в этом городе. Для этого нужно подтянуть значения температуры воздуха из таблицы справочника.
В качестве критерия будет использоваться название месяца.
Добавим в первую таблицу столбец Температура и напишем следующую формулу:
В примере формула ВПР ищет значение Январь из первой таблице в крайнем левом столбце второй таблицы. И подтягивает совпадающее значение из указанного столбца (в данном случае, из второго столбца).
Аргумент Интервальный просмотр задаем 0, чтобы функция искала точное совпадение.
Запомним, что в абсолютном большинстве случаем Интервальный просмотр ставим = 0.
Кстати, если не указать интервальный просмотр совсем, то формула не выдаст ошибку, т.к. этот аргумент необязательный. Но результат будет неожиданным, поскольку в этом случае ВПР считает не указанный Интервальный просмотр равным 1 (а это приблизительный поиск).
Не забываем добавить абсолютные ссылки (значки доллара $) к диапазону, иначе диапазон “съедет” при копировании формулы.
Итак, мы получили в нашу таблицу значение из таблицы-справочника — подтянули по критерию названия месяца. Осталось только протянуть или скопировать формулу во все ячейки этого столбца.
Особенности работы функции ВПР
Несмотря на простоту использования формулы ВПР в Excel, у нее есть ряд особенностей, которые нужно учитывать в работе.
-
Функция ВПР ищет совпадение строго в крайнем левом столбце выделенной таблицы.
Ключевые слова здесь — “выделенной” таблицы. Чтобы понять, что это значит, добавим к таблице-справочнику еще один столбец слева (Год).
Чтобы сделать такой же ВПР, как в предыдущем примере (по критерию Месяц), нужно выделять столбцы H:I, хотя таблица содержит столбцы G:I. Иначе Excel будет искать в крайнем левом столбце, в котором содержится не месяц, а год.
Вывод: аргумент Таблица в данном случае — это выделенный диапазон ячеек, а не то, что мы видим “глазами” и считаем таблицей.
-
ВПР в Excel ищет первое совпадение с указанным критерием.
Для примера добавим еще одну строку в таблицу-справочник.
Теперь в таблице содержится два значения температуры для месяца Январь.
Но при этом, даже если мы изменим интервал таблицы для поиска, затянув в нее новую строку Январь 2023, то значение, которое подтянула ВПР, не изменится.
ВПР взяло первое совпадение.
-
В качестве критерия поиска можно использовать не только ссылку на ячейку (как в предыдущих примерах), но и ввести значение напрямую в формулу. Это не очень удобно, но возможно.
Текстовые значения необходимо вводить в кавычках, числовые — просто число.
Пример функции ВПР с текстовым критерием поиска
Пример функции ВПР с числовым критерием поиска
Как использовать формулу ВПР в Excel для сравнения двух таблиц
Функцию ВПР часто используют для сравнения двух таблиц.
-
Сверка двух таблиц по пропускам значений
Для примера удалим из первой таблицы две строки. Наша задача — понять, каких месяцев не хватает в первой таблице.
Для этого во вторую таблицу при помощи функции ВПР подтянем значения из первой таблицы Excel.
Значения можно подтягивать любые, например, количество проживающих. В данном случае сами значения не важны, важны пропуски.
Значения по месяцам Июнь и Октябрь подтянулись с ошибкой #Н/Д (нет данных) — это значит, что в исходной таблице эти месяцы пропущены.
-
Сверка числовых значений
Предположим, у нас есть статистика по количеству проживающих в другом отеле сети по месяцам и годам. Сравним с первым отелем. Для этого добавим новый столбец, и в нем сделаем ВПР по критерию месяца.
А теперь обратите внимание, что месяц Январь повторяется в обоих таблицах (разный год). Но для второго значения Январь в первую таблицу подтянулись цифры из первого значения Январь второй таблицы.
Это произошло потому, что ВПР в Excel ищет первое совпадение.
Выходы из ситуации:
- убедиться, что значения в столбце поиски во второй таблице уникальные
- использовать функцию СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН
- использовать ВПР по нескольким критериям
Почему не работает ВПР в Excel
То, что ВПР не работает, можно понять по появлению ошибки #Н/Д.
Не работает ВПР — значит, что функция не находит значение. Причины:
- Ошибка в написании критерия. Часто в текст закрадываются лишние пробелы или латинские буквы вместо кириллицы, и тогда появится ошибка.
В данном примере в конце слова Январь стоит невидимый пробел. А поскольку функция ВПР в Excel ищет точное совпадение Январь + пробел в конце и просто Январь — это два разных значения.
- Съехал или “не дотянут” диапазон таблицы для поиска.
В данном случае значение Январь не попало в диапазон поиска, поэтому появилась ошибка #Н/Д.
Также часто при появлении новых строк в таблице-источнике забывают исправлять диапазон в формуле ВПР (он как бы не дотягивается до конца таблицы), тогда тоже будет ошибка.
Когда Интервальный просмотр может быть = 1
Аргумент Интервальный просмотр в ВПР может принимать только два значения — 0 или 1 (если его не указать, то по умолчанию считается 1).
Во всех предыдущих примерах мы использовали интервальный просмотр = 0. Это подходит для большинства ситуаций на практике.
Но иногда необходимо использовать интервальный просмотр = 1. Как правило, он используется для числовых критериев, чтобы подтянуть значение из определенного диапазона критериев.
Более подробно об этом — в статье
В этой статье мы узнали, как сделать ВПР в Excel, надеюсь, это была понятная инструкция.
Сообщество Excel Analytics | обучение Excel
Канал на Яндекс.Дзен
Вам может быть интересно: