Excel and lotus notes

Are you looking for different forums and various online services that provide solutions to import Excel contacts into Lotus Notes? If yes, then you don’t have to look any further. This blog describes all possible and required steps to convert Excel address book data to IBM Notes accounts.

Lotus Notes, a secure desktop-based email client application, helps millions of users send and receive messages. It not only stores emails but also includes various features like scheduling, calendar management, scheduling, forums, instant messaging, web browsing, etc. If you want to import and export contacts in Lotus Notes, you can use the vCard file format.

Because Excel files can store a lot of user information such as username, address, email address, contact number, company name, etc. The Notes-compatible vCard file format is used to store contact files and can be converted from Excel file to store a large number of contacts in Lotus accounts. For this, you Converter. As there is no direct method available to import Excel contacts to Lotus Notes account.

Steps to Import Excel Spreadsheet to Lotus Notes

Here you will get the easiest complete guide on importing contacts from Excel to VCF, which can be further imported into Lotus Notes.

Step 1: Free Download, Install and Open the Tool, Click on Browse Option

Step 2: Next, Select Excel XLS, CSV, XLSX File and Click on Open

Step 3: Preview Microsoft Excel Contacts with Details of Selected XLSX / XLS / CSV File

Step 4: In Next Windows, Map MS Excel Fields to vCard Fields. Click on Next Button

Step 5: Next, Select vCard Version: 2.1, 3.0 & 4.0 and Click on Convert to start conversion Process

All contact details from Excel files are now stored in VCF format only, which can be easily imported into Lotus Notes.

Import VCF File Contacts into Lotus Notes Address Book

Here, we will walk you through the steps to import Excel contacts to Lotus Notes application.

Step 1: Open «Lotus Notes Email Application» (Enter password to access it)

Step 2: Click on «Contacts» from the Available Options

Step 3: Click on «More» and From the Drop Down List, Select «Import Contacts» Option

Step 4: Select VCF File From Local Machine and Click on «Open»

Step 5: If VCF File Has More Than 250 Contacts, A Pop-up Window will Appear Asking if You Want to continue, click «Yes»

Step 6: Now, VCF Contained Contacts Will be Shown in Preview Window, Click on «Import»

Step 7: When the Conversion Procedure Gets Completed, A Pop-window will Appear Showing the Successful Importing of Contacts

Step 8: Finally Check the Imported Contacts in Lotus Notes

Concluding Lines

Most of the users are looking for a secure solution to import Excel contacts into Lotus Notes. In this blog, we describe a complete solution to transfer contacts from Excel to Lotus Notes. Moreover, no technical knowledge or guidance is required to operate this latest software, so every technical and non-technical user can easily use the tool without any issues. Users can opt for this software to perform quick and easy data conversion.

Excel data with Notes field exchange

The NotesFlow Action menu in an Excel workbook

Know How to Export Excel Contacts to IBM Lotus Notes Account

Are you seeking different forums and several online services that offer solutions to import contacts from Excel to Lotus Notes ? If yes, so now you do not have to search anymore. This blog describes all the possible and precise measures to convert Excel address book data into IBM Notes account.

Free Download Excel Contacts to Lotus Notes Converter

BitRecover also provides the Free DEMO version of the software which is helpful to the users to evaluate the functionality and working of the application. The Trail edition of the toolkit allows users to move first 25 Excel contacts items. User can check the below steps to understand the complete working process of the Excel Contacts to Lotus Notes Converter Software.

Table of Content

• Step1: Convert Excel contacts to vCard File format
• Step2: Import VCF File Contacts to IBM Lotus Notes

Export Excel Contacts List into VCF Format

• Launch and Run Excel to vCard Converter tool to import contacts from Excel to Lotus Notes.

• Select the Excel (XLS / XLSX) file that you want to convert in Mac IBM Notes.

• Using Excel to Lotus Notes converter, you can easily set Contact Fields Mapping as you needed.

Note: The application automatically Map all Excel & vCard fields. These fields include First Name, Last Name, Email Address, Gender, etc.

• Now, choose the Destination Location for saving resulting VCF file.

• Select the vCard encoding as required for converting excel contacts to Lotus Notes. Now, hit on Convert.

Now you will get the resultant vCard file to import contacts from Excel to Lotus Notes. After this, you can easily import the converted data into IBM Lotus Notes Account by following the few easy steps.

Import vCard to Lotus Notes Address Book

• First, you have to start your Lotus Notes Email Application and provide account login details such as Username and Password.

• Now, Go to the Contact section for adding Excel contact to your Lotus Notes profile.

• In the account interface, Click on the More option and select Import Contacts from the Drop-down menu.

• Now Browse the exported VCF File from the above conversion process and hit on the Open button to import contacts from Excel to Lotus Notes.

• If the number of items in the Excel address book imported into Lotus Notes is greater than 250 contacts, a pop-up message appears with the message box, i.e., do you want to continue or not. Click on the Yes button.

• The user can preview the contacts before importing them into the IBM Notes account using the Next option.  Now, click on the Import option for converting excel contacts to Lotus Notes application.

• After some time, you can see the imported contacts in the Address Book of the Lotus Notes account.

Reasons to Migrate Excel Address Book to IBM Notes Account

There are several reasons that affect users, which makes them change platforms to suit their needs. Some of the common reasons may be the following:

• The advanced features of Lotus Notes, such as contact management, scheduling meetings, tasks, browsing, etc. They adapt better to the needs of professionals. Therefore, people tend to move towards IBM Notes.
• Safety is of the utmost importance at the industrial level. Lotus Notes uses IBM Domino as its server and implements a better security module to safeguard your data.
• People are forced to migrate from one email client to another when they change their profession or their company decides to change the email application.

Trouble-Free Way to Import Contacts from Excel to Lotus Notes

This tool is completely tested product by our expert team, developed to carry out the conversion of Excel address book to NSF in the most effective way. The wide variety of relevant and efficient functions make it the perfect option to import contacts from Excel to Lotus Notes mailbox. An easy-to-use interface with numerous functions provides accurate results without any risk. Some of the other benefits of using this utility are:

Features of BitRecover Excel Contacts to IBM Notes Converter

Outstanding Function:: Mapping of Excel and vCard fields – the software to import contacts from Excel to Lotus Notes provides numerous functions, one of them is Map Contacts Fields. Automatically displays user information to assign Excel fields with vCard fields that include Name, Surname, Birthday, Gender, etc.

• Converts multiple Excel address book lists into NSF mailbox quickly
• Maintains the complete Data Integrity throughout the process
• No data loss issues after the conversion procedure too
• Preserves the original database folder structure in the output file
• Compatible with all Windows devices i.e, Win 10, 8.1, 8, 7, XP, Vista, etc.

Concluding Lines

Being people with technical knowledge, we would like to qualify this product with a 9.8 out of 10. Since, if the tool to import contacts from Excel to Lotus Notes in bulk, then it will literally be a product of ten out of ten. However, other works provided by this software show that the tool is one of the best Excel Contacts to Lotus Notes Converter applications. In addition, this advanced utility does not require technical knowledge or Guidance to operate the tool, so that each technical and non-technical user can easily use this tool without any problem. Users can opt for this software to perform fast and easy data conversion.

Экспорт данных из представлений

Можно экспортировать данные представления Notes в структурированные и табличные текстовые файлы и файлы электронных таблиц Lotus 1-2-3. В зависимости от выбранного типа экспорта можно экспортировать видимый в представлении текст (табличный текст) или текстовые данные и данные в полях в документах (структурированный текст).

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Экспорт документов из представления в структурированные текстовые файлы

Структурированный текст — текст ASCII. При экспорте из представления Notes в структурированный текст создается файл, содержащий тексты документов без атрибутов форматируемого текста и все данные полей документов.

Если решено использовать коды знаков, их просмотреть в таблице символов Windows. В Notes используются только коды, а не сами знаки ASCII.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать документы из представления в структурированные текстовые файлы

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Структурированный текст».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: «Набор знаков по умолчанию», «Универсальный (UTF-8) или Юникод. Дополнительные сведения см. в разделе
   «Настройка личных параметров»
   .
9. Выберите значение «Разрыв страницы», чтобы в конце каждой строки добавлялись знаки возврата каретки и разрыва строки в качестве разделителя, или значение «Знак с кодом», чтобы в конце каждого поля добавлялся знак с указанным кодом.
10. В группе «Перенос слов в документах» укажите количество знаков, которое должно размещаться в одной строке. По умолчанию в одной строке размещается 75 знаков.
11. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в табличные текстовые файлы

Табличный текст является текстом ASCII, объединенным в строки и столбцы, разделенные табуляцией. При экспорте представления в табличный текстовый файл каждый строка в представлении Notes становится текстовой строкой. Все столбцы представления Notes становятся столбцами текста, разделенного пробелами. Содержимое полей Notes, отображаемое в представлении, становится записями в каждом столбце.

Вид файла, полученного в результате табличного экспорта, может в точности совпадать с видом представления. В представлениях используется шрифт с пропорциональными пробелами, а при экспорте используется шрифт с одинаковыми пробелами. Экспортируйте несколько документов для проверки. Затем при необходимости измените параметры ширины столбцов в представлении перед выполнением экспорта всего представления.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать данные из представления в табличные текстовые файлы

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Табличный текст».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Чтобы включить заголовки представления в верхнюю часть экспортируемого файла, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
9. Для экспортируемого файла установите переключатель в положение, соответствующее нужному набору знаков: «Набор знаков по умолчанию», «Универсальный (UTF-8) или Юникод.
   Дополнительные сведения см. в разделе
   «Настройка личных параметров»
   .
10. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных из представления в файлы электронных таблиц

Данные из представления можно экспортировать в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3. При экспорте представления в электронную таблицу каждые строка и столбец таблицы в представлении становятся соответственно строкой и столбцом электронной таблицы. Любой текст, отображаемый в представлении, становится содержимым ячейки электронной таблицы. Названия столбцов становятся метками столбцов в электронной таблице.

Совет Чтобы выполнить экспорт в файл Microsoft Excel, экспортируйте представление как электронную таблицу Lotus 1-2-3 и сохраните этот файл в Lotus 1-2-3 как файл Microsoft Excel.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

В Notes можно экспортировать файлы в формате .WKS или в формате .WK4. Формат .WK4 является более новым. Используйте этот формат за исключением тех случаев, когда для работы с файлом планируется воспользоваться старой версией 1-2-3.

Предупреждение Перед открытием файла в Lotus 1-2-3 не изменяйте расширение экспортируемого файла в операционной системе, иначе могут возникнуть проблемы при сохранении атрибутов. Чтобы преобразовать файл в другую версию 1-2-3, откройте файл в 1-2-3, выберите команду: Файл — Сохранить как, а затем укажите необходимый формат файла.

Чтобы экспортировать данные в файл электронной таблицы Lotus 1-2-3

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Lotus 1-2-3».
4. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .WKS или .WK4.
5. Нажмите кнопку «Экспорт».
6. Если был выбран файл, который уже существует в каталоге, нажмите кнопку «Заменить», чтобы заменить файл, или «Отмена», чтобы вернуться в диалоговое окно «Экспорт» и ввести новое имя файла.
7. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
8. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
9. Нажмите кнопку ОК.

Экспорт данных представления в файлы CSV

Можно экспортировать данные представления Notes в файл CSV. Формат файла «Значения, разделенные запятыми» (CSV) — это простой текст ASCII, в котором каждая запись расположена на отдельной строке, а поля разделены запятыми. Документы в таком файле будут представлены как отдельные записи.

Могут быть экспортированы только данные представления Notes. Нельзя экспортировать в формат CSV данные из открытого документа.

Импорт файлов CSV не поддерживается.

Экспорт документов не приведет к их удалению из представления, данные будут просто скопированы в новый файл.

Чтобы экспортировать представление Notes в формат CSV

1. В представлении выделите документ, который требуется экспортировать.
2. Выберите команду: Файл — Экспорт.
3. Введите в поле «Имя файла» имя и расширение, в результате чего будет создан новый файл, или выберите существующий файл из списка, в результате чего будут заменены данные в уже существующем файле. В качестве расширения укажите .csv.
4. В списке «Тип файла» диалогового окна «Экспорт» выберите значение «Значения, разделенные запятыми».
5. Выберите параметр «Все документы» или «Выбранные документы».
6. Чтобы включить заголовки представления в экспортируемый файл, установите флажок «Включить заголовки столбцов».
7. Укажите набор символов для экспорта. Возможные варианты — набор символов по умолчанию, международный (UTF-8) и Юникод.
8. Нажмите кнопку ОК.

Excel VIEW Export for Lotus Notes is a view-level export module for Lotus Notes. It allows to the Lotus Notes users to export documents from Lotus Notes views into Microsoft Excel formatted files (2000 or higher).

INSTALLING AND RUNNING Excel VIEW Export

To install Excel VIEW Export, copy the executable program library to the Notes program directory (Ex: C:LotusNotes).

The actual name of the DLL is: nxxls.dll for 32-bit Windows.

Then edit the notes.ini file and add the following:

VIEWEXPxx=Export to Excel,1,_XXLS,,.XLS,,1,

where xx is a number that starts at 1 and is incremented for each successive view level export library. Make sure to change the “xx” in “VIEWEXPxx” to be one more than that of the last VIEWEXP reference.

For example, if your notes.ini file already contains a variable named VIEWEXP5, then use VIEWEXP6 or VIEWEXP7, etc, as necessary to get a unique variable name.

Restart Notes.
Excel VIEW Export for Lotus Notes is executed from the Notes user interface (File->Export…; Save as: Export to Excel).

Technical information

Excel VIEW Export module for Lotus Notes support all Lotus Notes clients (4.x, 5.x, 6.x) on the Windows platforms.
Versions for other platforms will be released in the future. It is written in C and is based on Lotus C API 5.0.7. The Lotus C API for Domino and Notes is a set of subroutines and data structures that allows you to write programs that access databases. For more information about Lotus C API please visit : www.lotus.com.

Registration

In order to register your Excel VIEW Export module for Lotus Notes download the Software License Agreement fill it out and forward two signed copies of this agreement along with the check for the license fee at the address specified in the agreement.

Download

download: Excel view export for Lotus Notes (B) description: Excel VIEW Export for Lotus Notes is a view-level export module for Lotus Notes. It allows to the Lotus Notes users to export documents from Lotus Notes views into Microsoft Excel formatted files (2000 or higher).

There are several ways to import data from Excel to Lotus Notes/Domino. One of the most popular is the built-in Import menu option, which can be used manually and works fine in most cases.

But if you want to import Excel data programmatically, the easiest way is to use Excel’s OLE Automation Objects. There are several ways to read data from Excel using OLE, and the one most often mentioned is reading data cell-by-cell. This is a very slow method, and should only be used if you want to read/write special cell properties such color, fonts, etc.

The fastest method I found so far is to read and write Excel data using blocks of data with ExcelSheet.Range method. You can with a single operation read the whole Excel sheet into an array, which extremely efficient, especially if there are many columns.

I have created an example which can be used to import people from Excel to Notes. Sample Excel file can be downloaded here.

Depending on the type of data and number of columns, the speed of this method can be up to 100 times faster than reading cell-by-cell. It imports 100 person documents per second, and the most of this time is used on creating new Notes documents, not on getting data from Excel.

Sub Initialize
'This agent imports person records from Excel to Notes. It uses Range method which makes it very fast. 
'Created by Botstation Technologies (www.botstation.com) 
Dim session As New NotesSession
Dim db As NotesDatabase
Dim doc As NotesDocument
Dim xlApp As Variant, xlsheet As Variant, xlwb As Variant, xlrange As Variant
Dim filename As String, currentvalue As String
Dim batchRows As Integer, batchColumns As Integer, totalColumns As Integer
Dim x As Integer, y As Integer, startrow As Integer
Dim curRow As Long, timer1 As Long, timer2 As Long
Dim DataArray, fieldNames, hasData
timer1=Timer
filename="C:people.xls"
batchRows=200 'process 200 rows at a time 
Set db=session.CurrentDatabase
Set xlApp = CreateObject("Excel.Application")
xlApp.Visible = True 'set Excel program to run in foreground to see what is happening 
Set xlwb=xlApp.Workbooks.Open(filename)
Set xlsheet =xlwb.Worksheets(1)
Redim fieldNames(1 To 250) As String
DataArray=xlsheet.Range("A1").Resize(batchRows, 250).Value 'get worksheet area of specified size 
For y=1 To 250 'we assume max 250 columns in the sheet 
currentvalue=Cstr(DataArray(1,y))
If currentvalue<>"" Then 'abort counting on empty column 
fieldNames(y)=currentvalue 'collect field names from the first row 
totalColumns=y
Else
y=250
End If
Next
Redim Preserve fieldNames(1 To totalColumns) As String
curRow=2
hasData=True
While hasData=True 'loop until we get to the end of Excel rows 
If curRow=2 Then startrow=2 Else startrow=1
For x=startrow To batchRows
curRow=curRow+1
If Cstr(DataArray(x,1))+Cstr(DataArray(x,2))<>"" Then 'when 2 first columns are empty, we assume that it's the end of data 
Print Cstr(curRow-2)
Set doc=New NotesDocument(db)
doc.Form="Person"
doc.Type = "Person"
For y=1 To totalColumns
currentvalue=Cstr(DataArray(x,y))
Call doc.ReplaceItemValue(fieldNames(y), currentvalue)
Next
doc.ShortName=doc.FirstName(0)+" "+doc.LastName(0)
Call doc.save(True, False)
Else
hasData=False
x=batchRows
End If
Next
If hasData=True Then DataArray=xlsheet.Range("A"+Cstr(curRow)).Resize(batchRows, totalColumns).Value 'get worksheet area 
Wend
timer2=Timer
Call xlApp.Quit() 'close Excel program 
Msgbox "Done in "+Cstr(timer2-timer1)+" seconds"
End Sub

This LotusScript was converted to HTML using the ls2html routine,
provided by Julian Robichaux at nsftools.com.

The Excel sample file was generated using this online tool: data generator

Tags: Lotus Domino Excel LotusScript