Excel 2007 ячейка это

Знакомство с программой Microsoft Excel 2007

Чтобы запустить Excel, выполните Пуск -> Все программы -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2007. Поскольку Excel является программой, входящей, как и Word, в состав пакета Microsoft Office, интерфейс этих приложений во многом схож. Главное меню также представлено в виде вкладок, на ленте которых находятся группы инструментов, предназначенных для форматирования ячеек и обработки данных. Некоторые из них вам хорошо знакомы из предыдущих статей о Word 2007, большинство же являются совершенно новыми. К изучению важнейших опций мы приступим чуть позже, а сейчас рассмотрим структуру окна Excel (рис. 1).

Рис. 1. Окно Microsoft Excel 2007

Электронная таблица состоит из ячеек, которые образуют строки и столбцы. Файл электронной таблицы называется книгой (см. заголовок окна). По умолчанию новый файл Excel (книга) имеет три электронные таблицы — три листа (так принято называть рабочие области в Excel). Переключаться между листами можно с помощью ярлыков в нижней части окна.

Строки образованы горизонтальными рядами ячеек и пронумерованы числами (1, 2, 3…). Максимальное количество строк в листе — 1 048 575. Нумерацию можно видеть в заголовках строк в левой части окна Excel. Столбцы обозначаются латинскими буквами (A, B, C, D, … Z, AA, АВ, АС, AD … AZ, BA, BB, BC, …, BZ…. AAA, AAB, AAC и т.д.), которые находятся в заголовках столбцов под лентой. Максимальное количество столбцов в листе — 16 384.

Чтобы вам было проще ориентироваться в новом материале, продолжим рассмотрение структуры окна Excel и принципов работы с ячейками на примере таблицы, в которой приведен простейший расчет затрат (рис. 2).

Cel 2007

Рис. 2. Простейший пример учета финансов в Excel

Каждая ячейка таблицы имеет уникальный адрес, который легко узнать, посмотрев на номер строки и столбца, на пересечении которых она расположена. Иначе положение ячейки принято называть ссылкой, что более правильно при использовании формул. Так, на рис. 2 ячейка, содержащая итоговую стоимость купленных товаров, имеет адрес D10, а ячейка, в которой набрана цена зубной пасты — В3.

В каждую ячейку можно ввести данные трех типов: текст, число, которое может быть представлено в разных форматах, и формулу. По формуле выполняется расчет, результат которого отображается в содержащей ее ячейке. Поясним сказанное на примере. Если бы вы, вернувшись из магазина, захотели подсчитать суммарные затраты, вы бы составили таблицу, подобную той, что представлена на рис. 2, затем последовательно перемножили на калькуляторе цену каждого товара на его количество, записали бы полученные результаты в столбец стоимости и просуммировали стоимость всех товаров. Одним словом, пришлось бы долго провозиться с калькулятором, ручкой и бумагой. В Excel подобный расчет можно провести намного быстрее. Для этого нужно всего лишь набрать в ячейках исходные данные и применить к ним формулы перемножения и суммирования. Именно это и было сделано в примере на рис. 2.

В ячейках столбца А набраны текстовые данные — наименование товара. Столбцы В и С содержат введенные с клавиатуры числовые данные — цену и количество товара. Во всех, за исключением последней, ячейках последнего столбца D помещены формулы, по которым Excel перемножает данные, находящиеся в двух предыдущих столбцах. В самих ячейках мы видим только результат перемножения. Чтобы увидеть формулу, которая применялась для расчетов, нужно выполнить на ячейке щелчок. При этом выражение отобразится в строке формул (рис. 3).

Строка формул — это уникальный элемент интерфейса Excel, расположенный под лентой с кнопками. Слева в строке выводится адрес активной ячейки (той, что выделена черной рамкой), а справа — ее содержимое, которое можно редактировать. Кроме того, строка формул содержит кнопку вызова Мастера функций, которые используются для создания математических выражений.

Рис. 3. Расчетная формула выделенной ячейки

Ввод любой формулы в Excel всегда начинается со знака равенства «=». Затем указываются адреса ячеек (ссылки на ячейки) и математические функции, которые следует применить к их содержимому. Правила создания формул в Excel очень строгие. Им будет уделено внимание ниже.

В ячейку D2 (см. рис. 3) была введена формула, указывающая системе на то, что нужно отобразить результат перемножения чисел, находящихся в ячейках В2 и С2. Для распространения формулы перемножения на все ячейки последнего столбца был применен специальный прием копирования. В Excel существует множество способов ускоренного ввода данных и набора формул. О них мы обязательно поговорим ниже.

Чтобы получить суммарную стоимость товаров, в последней ячейке D10 была введена формула =СУММ(D2:D9), которая отвечает за суммирование содержимого вышележащих ячеек данного столбца.

Прежде чем переходить к вопросу проведения расчетов в Excel, рассмотрим правила ввода и редактирования данных.

Работа с ячейками

К ячейкам Excel применимы стандартные операции копирования, перемещения, удаления. Многие действия в Excel удобнее проводить не с каждой ячейкой по отдельности, а с группой ячеек. В данном подразделе мы рассмотрим способы выделения ячеек и основные приемы работы с ними.

Выделение ячеек

Как вам уже известно, чтобы сделать активной одну ячейку, нужно поместить на нее рамку выделения. В Excel также можно делать активными группы ячеек, или, как принято говорить, диапазоны ячеек.

Чтобы выделить прямоугольный диапазон ячеек, выполните щелчок на левой верхней ячейке выделяемой области (указатель мыши при этом должен иметь стандартный для Excel вид белого крестика) и протяните рамку до нижней правой ячейки, удерживая нажатой кнопку мыши. Отпустите мышь для закрепления рамки (рис. 9, слева).

Чтобы сделать активными группу несмежных ячеек или диапазонов, удерживайте нажатой клавишу , последовательно выделяя нужные ячейки и области (рис. 9, справа).

Рис. 9. Выделение прямоугольного диапазона ячеек и несмежных элементов

Для выделения строки или столбца достаточно навести указатель мыши на заголовок, и когда он примет вид маленькой черной стрелочки, выполнить щелчок. Для выделения нескольких строк и столбцов нужно протянуть мышь от заголовка первого ряда к заголовку последнего (рис. 10).

Рис. 10. Выделение строки и столбца

Чтобы выделить все ячейки таблицы, щелкните на кнопке с треугольником , которая находится в верхнем левом углу рабочей области, или нажмите сочетание клавиш +A. Отменить любое выделение можно, выполнив щелчок на любой ячейке.

Как и любая отдельная ячейка, диапазон имеет свой уникальный адрес. В него входят адреса верхней левой и правой нижней ячеек, разделенные двоеточием, например А5:В8. Если выделенная область является строкой или столбцом, то в адресе будут присутствовать ссылки на первую и последнюю ячейку ряда, разделенные двоеточием. Значения из диапазонов ячеек могут принимать участие в расчетах. В этом случае адрес диапазона будет фигурировать в математической формуле.

Перемещение и копирование ячеек

Перемещать и копировать ячейки в Excel можно несколькими способами. Простейший из них — перетаскивание.

Для перемещения выделите нужную ячейку или диапазон, подведите указатель мыши к границе рамки выделения. Когда он примет вид

Рис. 11. Контекстное меню, открываемое при перетаскивании правой кнопкой мыши

В контекстном меню можно задействовать не только стандартные команды перемещения и вставки, но и команды выборочного копирования содержимого ячеек или их формата, а также особые команды, выполняющие наряду с копированием и перемещением сдвиг ячеек (они доступны только для отдельных ячеек, строк и столбцов). При обращении к любой из команд, название которой начинается со слова «Сдвинуть», в указанную ячейку (или диапазон) будет помещена или скопирована исходная ячейка (или диапазон), а данные, содержащиеся в конечных ячейках, не исчезнут, а будут смещены вправо или вниз (в зависимости от выбранной команды).

Операции копирования и перемещения ячеек также можно выполнять стандартным способом через буфер обмена. Выделите ячейку или диапазон, выполните на нем правый щелчок и задействуйте команду Вырезать или Копировать в зависимости от задачи. Затем выполните правый щелчок в ячейке вставки (для диапазона это должна быть верхняя левая ячейка) и задействуйте команду Вставить. После того как действие будет выполнено, справа внизу от вставленного фрагмента появится кнопка Параметры вставки . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно указать дополнительные параметры вставки. Если в конечных ячейках находятся данные, они будут заменены без предупреждения.

Поместить содержимое ячеек из буфера обмена в новое место также можно с помощью кнопки Вставить, которая находится в группе Ячейки на вкладке Главная. При ее нажатии произойдет вставка ячеек из буфера обмена со сдвигом конечных ячеек вправо или вниз.

Добавление ячеек

Иногда возникает ситуация, когда к готовой таблице требуется добавить ячейки для ввода дополнительных данных. В этом случае нужно поступить следующим образом.

1. Выделите ячейку или диапазон, на место которой нужно поместить дополнительные ячейки.

2. В группе Ячейки на вкладке Главная щелкните на стрелке кнопки Вставить и выберите команду Вставить ячейки.

3. В открывшемся окне (рис. 12) укажите направление сдвига выделенных ячеек и нажмите ОК.

Рис. 12. Выбор способа добавления ячеек

Чтобы добавить целую строку или столбец, выделите ячейку, находящуюся в строке, выше которой нужно поместить новую (или в столбце, левее которого будет добавлен новый), щелкните на стрелке кнопки Вставить в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Вставить строки на лист или Вставить столбцы на лист.

Удаление ячеек

Удаление ненужных ячеек — задача, противоположная только что рассмотренной, однако и она нередко встречается на практике. Щелкните на ячейке или диапазоне, который должен быть удален, и нажмите кнопку Удалить. При этом произойдет удаление с автоматическим сдвигом вверх содержимого нижележащих ячеек. Если вы хотите выбрать другое направление сдвига, выполните на выделенных ячейках правый щелчок, задействуйте команду Удалить, в открывшемся окне выберите вариант сдвига и нажмите ОК.

Для удаления целой строки или столбца выполните правый щелчок на заголовке и задействуйте команду Удалить контекстного меню.

Очистка ячеек

Выше мы уже говорили о том, что для удаления содержимого ячейки достаточно выделить ее и нажать . Точно так же можно поступить и с диапазоном ячеек. Однако следует иметь в виду, что при использовании клавиши удаляются только данные, а форматирование ячейки и формат чисел, установленные для данных ячеек, сохранятся. Чтобы указать системе, что именно вы хотите удалить из ячеек — только содержимое, только формат или и то и другое, выполните щелчок на стрелке кнопки Очистить в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте нужную команду (рис. 13). При выборе команды Очистить все удаляется и содержимое ячеек, и формат.

Рис. 13. Выбор варианта очистки ячеек

Поскольку числа, введенные через точку, воспринимаются Excel как даты, то, ошибившись со знаком препинания, вы автоматически зададите для ячейки формат даты, и впоследствии даже при правильном вводе дроби она будет трансформирована в дату. С помощью кнопки Очистить вы сможете быстро избавиться от нежелательного формата даты.

Формат чисел

Выше уже не раз упоминалось о том, что числа в Excel могут отображаться в различных форматах. В данном подразделе мы поговорим о том, какие существуют форматы чисел и как задать для ячейки определенный числовой формат.

По умолчанию в Excel установлен общий формат ячеек. Это значит, что при вводе данных система распознает их и выравнивает в ячейке определенным образом, а при особых условиях ввода автоматически меняет числовой формат. Часть из них уже была описана выше. Вспомним эти случаи, а также рассмотрим примеры других ситуаций автоматической смены числового формата.

 По умолчанию десятичную часть дробных чисел следует набирать через запятую. При вводе чисел через точку, слэш или тире в ячейке устанавливается формат даты и данные отображаются в виде календарной даты.

 При использовании двоеточия при наборе чисел для них автоматически устанавливается формат времени.

 Если вы хотите представить введенное число в процентном формате, добавьте после него знак «%».

 Чтобы представить число в денежном формате (в рублях), наберите после него р.. В денежном формате к числу добавляется знак денежной единицы, а каждые три цифры числа отделяются друг от друга пробелами для лучшего восприятия.

 Выделив пробелами в числе по три цифры, например 36 258, 2 739, вы переведете его в числовой формат. Он аналогичен денежному за исключением того, что на экран не выводится знак денежной единицы.

 Если в ячейку нужно поместить простую дробь, например 3/5 или 1., поступите следующим образом. Введите целую часть дроби (для дробей меньше единицы нужно набрать ноль), затем нажмите пробел и наберите дробную часть, используя слэш, например, 1 4/5. В результате в ячейке будет установлен дробный формат и запись отобразится без изменений (не трансформируясь в десятичную дробь).

Excel оперирует с числами с точностью до 15 знака после запятой, однако в ячейках по умолчанию выводится только два десятичных знака (при необходимости эту настройку можно изменить). Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Можно изменить формат числа, не только используя перечисленные приемы набора чисел, но и с помощью специальных инструментов. За установление числовых форматов ячеек отвечают опции, находящиеся в группе Число на вкладке Главная.

 В раскрывающемся списке Числовой формат  вы можете выбрать формат чисел для выделенной ячейки или диапазона. С большинством форматов вы уже познакомились. Стоит лишь сделать замечание относительно процентного формата. При его выборе число, находящееся в ячейке, будет умножено на 100 и к нему добавится знак «%». Новыми для вас являются экспоненциальный и текстовый форматы. Рассмотрим на конкретных примерах экспоненциальный формат числа.

Любое число можно представить в виде десятичной дроби, умноженной на 10 в степени, равной количеству знаков после запятой. Так, число 1230 можно записать в виде 1,23*10³, а число 0,00015 как 1,5*10^–4. Другими словами, в числе выделяется мантисса (дробная часть), а порядок записывается в виде показателя степени. Точно так же поступает и Excel, используя следующие правила оформления. После мантиссы ставится разделитель Е, а затем записывается показатель степени с обязательным указание знака («+» для положительного показателя, «–» для отрицательного). Так, число 1230 в экспоненциальном формате будет выглядеть как 1,23Е+03, а число 0,00015 как 1,5Е-04. Если в мантиссе содержится более двух знаков после запятой, они будут скрыты (Excel проводит автоматическое округление для отображения, но не реальное округление числа).

Текстовый формат полезен тогда, когда требуется, чтобы введенное число распознавалось системой как текст и не принимало участие в расчетах. При выборе текстового формата число в ячейке будет выровнено по левому краю, как и текст.

 Кнопка  позволяет быстро перевести содержимое ячейки в финансовый формат. По умолчанию единицей измерения в этом формате является российский рубль. Чтобы сменить его на другую денежную единицу, щелкните на стрелке данной кнопки и выберите подходящий вариант. Если такового не оказалось, задействуйте команду Другие финансовые форматы и в открывшемся окне в списке Обозначение выберите нужный знак.

 Кнопка  переводит содержимое выделенных ячеек в процентный формат.

 С помощью кнопки  можно задать для ячеек числовой формат с разделителями-пробелами по три знака.

 С помощью кнопок Увеличить разрядность  и Уменьшить разрядность  можно увеличить или уменьшить количество знаков, отображаемых после запятой.

Форматирование ячеек

К таблицам, созданным в Excel, можно применять все известные вам из предыдущего раздела приемы форматирования ячеек, а также некоторые специфические для Excel приемы. О тех и других мы поговорим прямо сейчас.

Принципы форматирования содержимого ячеек Excel ничем не отличаются от рассмотренных нами ранее для текстовых таблиц в Word. Кнопки задания определенных параметров шрифтов, заливки ячеек и визуализации границ (которые по умолчанию скрыты) находятся в группе Шрифт на вкладке Главная. Поскольку с ними вы уже хорошо знакомы, не будем останавливаться на рассмотрении каждого из них. Общий принцип работы с инструментами данной группы следующий: сначала нужно выделить ячейку или диапазон, а затем нажать кнопку в группе Шрифт для выполнения форматирования.

В группе Выравнивание вкладки Главная расположены инструменты выравнивания содержимого ячейки относительно границ. Некоторые из них также были рассмотрены выше. Остановимся на новых для вас опциях.

Дополнительные кнопки выравнивания  позволяют сориентировать данные в ячейках относительно верхней, нижней границы или по центру.

С помощью команд меню, открываемого стрелкой кнопки Ориентация , можно задать направление поворота текста в ячейке.

При создании заголовков в таблицах часто возникает необходимость объединить ячейки и поместить содержимое одной из них в центр объединенной области. В Excel за эту операцию отвечает кнопка Объединить и поместить в центре . Для создания заголовка наберите текст в ячейке, выделите нужный диапазон, включая ее, и нажмите данную кнопку. Применение описанных приемов форматирования ячеек показано на рис. 14.

Рис. 14. Различные способы форматирования ячеек

В процессе работы с ячейками вы будете часто менять ширину столбцов и высоту строк путем перетаскивания границ заголовков, чтобы оптимально разместить данные в ячейках. Однако такая процедура подгона может занять немало времени. В Excel имеются средства, позволяющие автоматически подобрать ширину и высоту ячеек таким образом, чтобы их содержимое полностью отобразилось на экране и при этом не было скрыты данные в других ячейках строк и столбцов, на пересечении которых находится выделенная область. Чтобы подобрать ширину ячейки или диапазона, выделите ее, нажмите кнопку Формат в группе Ячейки на вкладке Главная и задействуйте команду Автоподбор ширины столбца. Для выравнивания высоты обратитесь к команде Автоподбор высоты столбца в меню этой же кнопки.

Вы можете применять встроенные стили оформления Excel как к отдельным ячейкам, так и к таблице целиком, чтобы быстро и качественно оформить расчет. Стиль ячеек включает в себя определенный набор параметров форматирования ячейки — шрифт с заданными характеристиками, цвет заливки и шрифта, наличие и тип границы ячейки, числовой формат ячейки. Чтобы применить к выбранным ячейкам определенный стиль, выделите их, щелкните на кнопке Стили ячеек в группе Стили вкладки Главная и в открывшейся коллекции (рис. 15) выберите подходящий.

Стиль таблицы как единого целого определяет оформление заголовка, границы и заливку ячеек. Если вы уже ввели все данные таблицы и решили приступить к ее форматированию, выделите весь диапазон таблицы и нажмите кнопку Форматировать как таблицу в группе Стили на вкладке Главная. Выбрав в коллекции подходящий стиль, щелкните на его эскизе. В открывшемся окошке необходимо установить флажок Таблица с заголовками, если текст заголовков вы уже ввели. В противном случае поверх выделенного диапазона будет вставлена строка заголовка с именами столбцов по умолчанию Столбец 1, Столбец 2 и т.д., которые нужно будет переименовать. Вы можете сначала задать стиль таблицы, а затем начать заполнять ее. Для этого охватите рамкой примерную область расположения таблицы, обратитесь к кнопке Форматировать как таблицу, выберите подходящий стиль и в открывшемся окошке просто нажмите ОК. В нижнем правом углу вставленной заготовки можно видеть маленький треугольник. Чтобы изменить размеры заготовки таблицы, наведите на него указатель мыши и, когда он примет вид , протащите границу по горизонтали или вертикали, чтобы увеличить или уменьшить количество оформленных ячеек. Перетаскивание границы можно выполнять только по вертикали или горизонтали. Если вам нужно увеличить и число строк, и число столбцов, протяните сначала нижнюю границу вниз, а затем правую вправо. Определившись с размерами, заполните форму. При желании вы можете комбинировать стиль таблицами со стилями отдельных ячеек в ее составе. Пример таблицы, оформленной с использованием стиля из коллекции Excel, представлен на рис. 16.

Рис. 15. Выбор стиля ячеек

Рис. 16. Использование встроенного стиля таблицы

ПРИМЕЧАНИЕ

Чтобы избавиться от кнопок раскрывающихся списков в заголовках таблицы (которые открывают меню с командами сортировки), выделите заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и дезактивируйте команду Фильтр, выбрав ее.

Ввод и редактирование данных в ячейках

Данные всегда вводятся в активную ячейку, на которой находится черная рамка. При первом запуске программы Excel по умолчанию активна ячейка А1 (см рис. 1). Чтобы активировать другую ячейку, необходимо поместить на нее рамку выделения. Это можно сделать левым щелчком мыши или перемещением рамки к нужной ячейке с помощью клавиш управления курсором.

Выбрав ячейку, наберите в ней текст или число или формулу (о вводе сложных формул с использованием встроенных функций Excel мы поговорим в отдельном подразделе). В качестве тренировки можете набрать таблицу, представленную на рис. 2.

При вводе десятичных дробей используйте запятую. Числа, содержащие точку, дефис или слэш Excel воспринимает как даты. Так, если вы наберете в ячейке 1.5, 1/5 или 1-5, система распознает эту запись как первое мая текущего года, трансформировав ее в 01.май. Полную дату (в формате число.месяц.год — 01.05.2007) можно увидеть в строке формул, выделив ячейку.

Если вы хотите ввести дату, содержащую другой год, наберите последовательно через точку, дефис или слэш число, месяц и год, например, 7.8.99, 25/6/0, или 12-12-4. В результате Excel поместит в ячейки даты 07.08.1999, 25.06.2000 и 12.12.2004. Двоеточие используется для ввода времени. Так, если вы наберете в ячейке 19:15, Excel распознает эту запись как время 19:15:00. Чтобы завершить ввод и переместиться к следующей нижней ячейке, нажмите клавишу Enter или же используйте мышь или клавиши управления курсором для перехода к другим ячейкам. Обратите внимание, текст выравнивается по левому краю ячейки, а числовые данные по правому.

Если ширина вводимого текста превышает ширину ячейки, он будет накладываться на пустые ячейки справа, но не заполнять их. Если же в ячейках, находящихся справа, имеются данные, то набираемый текст не будет перекрываться с ними. При удалении с ячейки рамки выделения текст будет «обрезан» по ширине, но увидеть его полностью можно в строке формул, выполнив на ячейке щелчок. Однако существует простой способ избавиться от наложения, изменив ширину столбца с «неблагополучной» ячейкой. Для этого наведите указатель мыши на правую границу заголовка столбца и, когда он примет вид , выполните щелчок и протащите границу вправо до тех пор, пока не отобразится весь текст. Именно таким образом была увеличена ширина первого столбца на рис. 2. Для задания точной ширины столбца следите за значением на всплывающей подсказке при перетаскивании границы. Еще более простой способ задать нужную ширину — выполнить на границе заголовка столбца двойной щелчок.

Визуализировать текст, не умещающийся по ширине ячейки, можно и другим способом — переносом по словам за счет увеличения высоты строки. Выделите щелчком проблемную ячейку и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку Перенос текста . При этом высота строки, в которой находится ячейка, будет увеличена так, чтобы ее скрытое содержимое отобразилось полностью. Для переноса текста по словам высоту ячейки можно менять и вручную протаскиванием за границу заголовка, как и в случае столбца.

Для ввода простых формул, содержащих только арифметические знаки (+, –, *, /), выполните следующие действия.

1. Выделите щелчком ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Введите знак равенства = (это нужно делать всегда при наборе формул).

3. Далее нужно ввести адреса ячеек, значения которых будут принимать участие в расчете. Чтобы сделать это, выполните щелчок на первой из них. При этом ячейка будет выделена бегущей рамкой, а ее адрес появится в ячейке ввода (рис. 4, слева).

4. После этого наберите с клавиатуры арифметический знак и щелчком выделите вторую ячейку для вставки ее адреса (рис. 4, справа) или же наберите адрес с клавиатуры, переключившись на английскую раскладку. Нажмите Enter для завершения ввода. В результате в ячейки отобразится результат вычисления.

5. Вы можете комбинировать в одной формуле несколько арифметических операций. При необходимости используйте скобки, как и в случае стандартной записи математических выражений. Так, например, если нужно сложить значения двух ячеек, а затем результат поделить на число, находящееся в третьей ячейке, в виде формулы это будет выглядеть следующим образом: =(В2+С2)/D2. При вводе формулы адреса ячеек указывайте щелчками или набирайте вручную.

Рис. 4. Ввод простейшей формулы

Редактирование данных в ячейке проводится следующим образом. Чтобы удалить все содержимое ячейки, выделите ее щелчком и нажмите клавишу . Если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять необязательно. Просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.

Если ячейка содержит большой текстовый фрагмент или сложную формулу, то для внесения изменений удалять их полностью нерационально. Следует выполнить на ячейке двойной щелчок, установить щелчком курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter.

Если вы решили отказаться от редактирования ячейки, но уже начали выполнять его, просто нажмите клавишу Esc. При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия используйте стандартное сочетание клавиш +Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа.

При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.

Автозавершение

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 5). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав , или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв).

Рис. 5. Автозавершение при вводе текста

Автозаполнение

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, вам необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, выполните следующие действия.

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, переведите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила и ее.

3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса (рис. 6, а).

4. Выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда (рис. 6, б). Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 6, в).

Рис. 6. Автозаполнение ячеек последовательностью чисел

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Вернемся к рис. 2. В столбце D находятся формулы перемножения значений из двух соседних ячеек. Для ввода каждой из них вручную потребовалось бы немало времени. Однако благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд.

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Для этого достаточно ввести только первое значение. Принцип заполнения остальных ячеек Excel определит самостоятельно, увеличивая текущее значение на единицу (рис. 7). Если же эти величины необходимо ввести с определенным интервалом, поступите описанным выше способом, введя два первых значения, чтобы Excel определил разницу между ними.

С помощью автозаполнения вы можете быстро скопировать содержимое ячейки в ряд. Для этого выделите ее и протяните за маркер рамки в произвольном направлении, охватив нужное количество ячеек.

Рис. 7. Автозаполнение ячеек различными типами данных

При работе с ячейками важно разделять понятия «содержимое ячейки» и «формат ячейки». Содержимое — это введенные данные. К формату относится не только форматирование, примененное к ячейке (выравнивание содержимого, параметры шрифта данных, заливка, граница), но и формат данных в случае ячеек, содержащих числа. О числовых форматах и приемах форматирования ячеек мы поговорим чуть ниже, а сейчас рассмотрим вопрос копирования форматов с помощью автозаполнения.

Предположим, вы отформатировали ячейку, задали определенный формат числа и хотите распространить формат данной ячейки на ряд других без вставки содержимого. Для этого выделите ячейку и выполните операцию автозаполнения протаскиванием рамки за нижний маркер. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения . Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 8). В нашем случае для копирования формата следует выбрать пункт Заполнить только форматы. Если же, напротив, требуется применить автозаполнение только к содержимому ячеек без сохранения формата, обратитесь к команде Заполнить только значения. По умолчанию копируются и содержимое ячеек (с созданием последовательности, если это возможно), и их формат.

Рис. 8. Выбор способа автозаполнения

Сортировка, фильтрация и поиск

Очень часто Excel используется для создания списков, каждая строка которых содержит информацию, относящуюся к одному объекту. Во всех примерах, рассмотренных в данном разделе, фигурировали списки. Обратимся к рис. 22. Представленный в нем прайс-лист является типичным списком. В списке имеется «шапка» (заголовки столбцов) и столбцы, содержащие однотипные данные в соответствии с заголовком. В свою очередь каждая строка представляет собой характеристику объекта, название которого, как правило, присутствует в первом столбце таблицы.

На практике возникают ситуации, когда необходимо отсортировать список по возрастанию или убыванию параметра в одном из его столбцов. Например, прайс-лист на рис. 22 можно отсортировать по возрастанию или убыванию цены товара или по названию товара, выстроив его по алфавиту.

Чтобы выполнить сортировку списка по названиям, находящимся в первом столбце, выделите список целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная и задействуйте команду Сортировка от А до Я.

Для сортировки списка по параметрам другого столбца, например по цене, выделите весь список, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Настраиваемая сортировка. В открывшемся окне (рис. 34) последовательно укажите в раскрывающихся списках заголовок столбца, по которому будет выполнена сортировка, параметры размещения данных (пункт Значения менять не нужно) и порядок сортировки (по возрастанию или убыванию значения). Нажмите ОК для запуска процесса.

Рис. 34. Окно задания параметров сортировки

Иногда в списке требуется отобрать данные, удовлетворяющие какому-либо условию, другими словами, отфильтровать их по определенному признаку. Например, в прайс-листе следует выбрать товары, стоимость которых не превышает заданного порога. Чтобы выполнить фильтрацию данных, выделите таблицу целиком, включая заголовки, нажмите кнопку Сортировка и фильтр в группе Редактирование и задействуйте команду Фильтр. При этом в заголовках столбцов появятся кнопки раскрывающихся списков (если вы применили к таблице один из встроенных стилей, кнопки будут присутствовать по умолчанию и выполнять данную команду не следует). Щелкните на кнопке в заголовке столбца, по значениям которого нужно отфильтровать список, зайдите в подменю Числовые фильтры и выберите пункт, соответствующий условиям сортировки (в нашем случае следует выбрать пункт меньше). В открывшемся окне (рис. 35) выберите в раскрывающемся списке справа значение, которое не должны превышать выбранные данные, или введите число с клавиатуры и нажмите ОК. В результате в списке будут показаны только те пункты, которые удовлетворяют условиям фильтрации. Чтобы вновь отобразить все пункты списка, нажмите кнопку в заголовке столбца, по которому проводилась фильтрация, и в списке значений установите флажок Выделить все.

Построение графиков и диаграмм

В Excel имеются средства для создания высокохудожественных графиков и диаграмм, с помощью которых вы сможете в наглядной форме представить зависимости и тенденции, отраженные в числовых данных.

Кнопки построения графиков и диаграмм находятся в группе Диаграммы на вкладке Вставка. Выбирая тип графического представления данных (график, гистограмму, диаграмму того или иного вида), руководствуйтесь тем, какую именно информацию нужно отобразить. Если требуется выявить изменение какого-либо параметра с течением времени или зависимость между двумя величинами, следует построить график. Для отображения долей или процентного содержания принято использовать круговую диаграмму. Сравнительный анализ данных удобно представлять в виде гистограммы или линейчатой диаграммы.

Рассмотрим принцип создания графиков и диаграмм в Excel. В первую очередь вам необходимо создать таблицу, данные которой будут использоваться при построении зависимости. Таблица должна иметь стандартную структуру: следует поместить данные в один или несколько столбцов (в зависимости от типа задачи). Для каждого столбца создайте текстовый заголовок. Впоследствии он будет автоматически вставлен в легенду графика.

В качестве тренировки построим график изменения стоимости квадратного метра одно-, двух-, трех- и четырехкомнатных квартир на вторичном рынке жилья по месяцам в городе Минске за полгода.

В первую очередь необходимо сформировать таблицу с данными так, как показано на рис. 26. Первый столбец должен содержать даты с интервалом по месяцам, в остальные столбцы следует внести информацию о стоимости квадратного метра жилья в квартирах с различным числом комнат. Для каждого столбца также создайте заголовок.

Рис. 26. Сводная таблица цен на квадратный метр жилья

После того как таблица будет создана, выделите все ее ячейки, включая заголовки, перейдите на вкладку Вставка и в группе Диаграммы щелкните на кнопке График. Для нашей задачи лучше всего подойдет график с маркерами (рис. 27). Выберите его щелчком.

Рис. 27. Выбор типа графика

В результате на лист будет помещена область, в которой отобразится созданный график. По шкале Х будет отложена дата, по шкале Y — денежные единицы. Любой график и диаграмма в Excel состоят из следующих элементов: непосредственно элементов графика или диаграммы (кривых, столбцов, сегментов), области построения, градуированных осей координат, области построения и легенды. Если вы выполните щелчок на области построения или любом компоненте графика или диаграммы, в таблице появятся цветные рамки, указывающие на ячейки или диапазоны, из которых были взяты данные для построения. Перемещая рамки в таблице, вы можете изменять диапазоны значений, которые использовались при создании графика. На границах области построения, легенды и общей области графика имеются маркеры, протаскиванием которых можно менять размеры их прямоугольников.

Обратите внимание, когда указатель мыши находится над областью графика, он имеет вид . Если задержать его на одном из участков, появится всплывающая подсказка с названием одной из внутренних областей. Наведите указатель мыши на пустое место в правой части области графика (всплывающая подсказка Область диаграммы говорит о том, что действие будет применено по отношению ко всей области графика), выполните щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместите график в произвольном направлении.

Наверняка вы уже заметили, что у получившегося графика есть один существенный недостаток — слишком большой диапазон значений по вертикальной оси, вследствие чего изгиб кривой виден нечетко, а графики оказались прижаты друг к другу. Чтобы улучшить вид графика, необходимо изменить промежуток значений, отображаемых на вертикальной шкале. Поскольку даже самая низкая цена в начале полугодового интервала превышала 1000, а самая высокая не превысила отметку 2000, имеет смысл ограничить вертикальную ось этими значениями. Выполните правый щелчок на области оси Y и задействуйте команду Формат оси. В открывшемся окне в разделе Параметры оси установите переключатель минимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 1 000, затем установите переключатель максимальное значение в положение фиксированное и в текстовом поле справа наберите 2 000. Можно увеличить и цену делений, чтобы сетка данных не загромождала график. Для этого установите переключатель цена основных делений в положение фиксированное и наберите справа 200. Нажмите кнопку Закрыть. В результате график примет наглядный вид.

В разделах этого же окна вы можете настроить цену деления, выбрать числовой формат для шкалы, выбрать заливку опорных значений шкалы, цвет и тип линии оси.

Обратите внимание, при выделении области графика в главном меню появляется новый набор вкладок Работа с диаграммами, содержащий три вкладки. На вкладке Конструктор можно подобрать для графика определенный макет и стиль. Поэкспериментируйте с применением эскизов из групп Макеты диаграмм и Стили диаграмм. Чтобы ввести название оси и диаграммы после применения макета, выполните двойной щелчок по соответствующей надписи и наберите нужный текст. Его можно форматировать известными вам способами, используя инструменты всплывающей панели при выполнении правого щелчка.

С помощью инструментов вкладки Макет можно настроить положение и вид подписей и осей диаграммы. В группе Стили фигур вкладки Формат можно подобрать визуальные эффекты для области построения и элементов диаграммы (кривых, столбцов), предварительно выделив их. Результат использования одного из встроенных макетов и стилей для нашего графика, а также применения фоновой заливки области построения показан на рис. 28.

Рис. 28. График изменения стоимости квадратного метра жилья

Помните о том, что Word и Excel полностью совместимы: объекты, созданные в одной из этих программ, можно без проблем скопировать в документ другого приложения. Так, чтобы перенести из Excel в документ Word любой график или таблицу, достаточно просто выделить ее и задействовать команду Копировать контекстного меню, затем перейти в Word, выполнить правый щелчок в месте размещении объекта и обратиться к команде Вставить.

В решении следующей задачи, которая на практике очень часто встает перед людьми, занимающимися подсчетом итогов деятельности, будет рассказано не только о построении гистограммы, но и о еще неизвестных вам приемах использования встроенных функций Excel. Кроме того, вы научитесь применять уже полученные в данном разделе знания.

Задача 3. Дан прайс-лист с розничными, мелкооптовыми и оптовыми ценами товара (рис. 29, вверху). Итоги годовой реализации товара №1 по кварталам представлены в таблице на рис. 29, внизу. Требуется подсчитать квартальную и годовую выручку от реализации товара №1 и построить соответствующую диаграмму.

Рис. 29. Прайс-лист и количество проданного товара №1 за год по кварталам

На этапе подготовки к решению задачи порядок ваших действий должен быть следующим.

1. Создайте новую книгу Excel и откройте ее.

2. Как вы помните, по умолчанию в книге имеется три листа. Открытым будет первый. Переименуйте Лист 1, дав ему название Прайс-лист.

3. Создайте таблицу прайс-листа так, как показано на рис. 29, вверху (поскольку в расчетах будут участвовать только данные из первой строки таблицы, две остальные можно не набирать).

4. Переименуйте второй лист книги с Лист 2 на Выручка. Создайте в нем таблицу, изображенную на рис. 29, снизу.

Проанализируем, в чем состоит суть решения. Чтобы получить сумму квартальной выручки, нам необходимо умножить розничную цену товара №1 из прайс-листа на количество товара, проданного по этой цене в квартале, затем умножить мелкооптовую цену на число проданных за нее принтеров, то же самое выполнить для оптовой цены и сложить три полученных результата. Другими словами, содержимое первой ячейки строки С3:Е3 прайс-листа необходимо умножить на число в первой ячейке столбца С3:С5 таблицы выручки, затем прибавить к нему значение из второй ячейки строки С3:Е3, умноженное на содержимое второй ячейки столбца С3:С5, и, наконец, прибавить к результату произведение третьей ячейки строки С3:Е3 и третьей ячейки столбца С3:С5. Эту операцию нужно повторить для столбца каждого квартала. Описанное действие есть не что иное, как матричное умножение, которое можно выполнить с помощью специальной встроенной функции.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ

Матричное умножение — это сумма произведений элементов строки первого массива и столбца второго массива, имеющих одинаковые номера. Из этого определения вытекают строгие ограничения на размеры перемножаемых матриц. Первый массив должен содержать столько же строк, сколько столбцов имеется во втором массиве.

Приступим к вводу формулы в ячейке суммирования выручки за первый квартал. Встроенная функция, отвечающая за перемножение массивов в Excel, имеет следующее имя: =МУМНОЖ(). Щелкните на ячейке С7 листа Выручка, перейдите на вкладку Формулы, нажмите кнопку , раскрывающее меню математических функций и выделите щелчком пункт МУМНОЖ. В результате откроется окно (рис. 30), в котором необходимо указать аргументы функции. Обратите внимание: в данном окне имеется справочная информация о задействованной функции.

Рис. 30. Окно выбора аргументов функции

В строке Массив 1 нажмите кнопку выбора аргумента . При этом появится маленькое окошко Аргументы функции, в котором отобразится адрес выделенного диапазона. Перейдите на вкладку Прайс-лист и выделите диапазон С3:Е3. Заметьте: адрес диапазона будет введен с учетом названия листа, которому он принадлежит. Далее нажмите в окошке кнопку , чтобы вернуться в основное окно выбора аргументов. Здесь вы увидите, что адрес первого массива уже помещен в свою строку. Осталось определить адрес второго массива. Нажмите кнопку  в строке Массив 2, выделите на текущей вкладке Выручка диапазон С3:С5, щелкните на кнопке  в маленьком окошке для возвращения в окно аргументов и нажмите ОК. Для ввода формулы в ячейки суммы выручки по остальным кварталам (D7, E7 и F7) можно воспользоваться автозаполнением, однако перед этим необходимо сделать абсолютным адрес диапазона цен из прайс-листа, чтобы он не «смещался» при копировании. Выполните двойной щелчок по ячейке с формулой, выделите в ней адрес диапазона C3:F3, нажмите клавишу , чтобы адрес строки с ценами принял вид $C$3:$E$3, а затем . Конечная формула должна выглядеть следующим образом: =МУМНОЖ(‘Прайс-лист’!$C$3:$E$3;C3:C5). Теперь с помощью автозаполнения распространите формулу на остальные ячейки, в которых суммируется квартальная выручка.

Далее необходимо просуммировать годовую выручку, сложив результаты подсчета выручки в кварталах. Это можно сделать с помощью уже знакомой вам функции =СУММ(). Введем ее с помощью Мастера функций, чтобы вы имели представление о том, как с ним работать.

Выделите ячейку С8 листа Выручка и строке формул щелкните на кнопке Вставить функцию . В результате откроется окно Мастера функций (рис. 31), в котором предстоит выбрать в списке нужную функцию (СУММ), которая находится в категории Математические. Для осуществления поиска по всему списку функций необходимо выбрать в списке Категория пункт Полный алфавитный перечень. Выделите щелчком нужную функцию и нажмите ОК. В результате откроется уже знакомое вам окно аргументов функции, в первом поле которого будет автоматически определен диапазон суммирования, но, к сожалению, неверно. Нажмите кнопку  строки Число 1, выделите диапазон C7:F7, щелкните на кнопке  маленького окошка и нажмите ОК. Расчет окончен.

Рис. 31. Окно Мастера функций

Переведите ячейки с суммами в денежный формат, выделив их и выбрав в раскрывающемся списке в группе Число на вкладке Главная пункт Денежный. Избавьтесь от нулей после запятой с помощью кнопки Уменьшить разрядность этой же группы.

В заключении необходимо построить диаграмму, отражающую суммарный уровень поквартальных продаж.

Выделите в таблице строку с результатами расчета поквартальной выручки (диапазон B7:F7). Перейдите на вкладку Вставка, в группе Диаграммы щелкните на кнопке Гистограмма и выберите первый эскиз в разделе Цилиндрическая. В результате на лист будет вставлена гистограмма, по которой легко сопоставить объемы продаж в разных кварталах. Однако у данной гистограммы есть существенный недостаток — отсутствие в легенде номеров кварталов, вместо них помещены номера неизвестных рядов. Чтобы исправить это, выполните правый щелчок по легенде и задействуйте команду Выбрать данные. В открывшемся окне (рис. 32) слева выделите щелчком имя первого ряда Ряд 1 и нажмите кнопку Изменить. Затем выполните щелчок на ячейке С2 в таблице — на заголовке I квартал. Нажмите ОК в появившемся окошке. Повторите эту операцию для остальных рядов, выделяя соответствующие заголовки, после чего нажмите ОК в окне изменения данных диаграммы.

Рис. 32. Окно изменения данных диаграммы

Чтобы отобразить на диаграмме суммы выручки, выберите для нее соответствующий макет. Перейдите на вкладку Конструктор, раскройте коллекцию макетов в группе Макет и выберите Макет 2. Выполните двойной щелчок на тексте Название диаграммы, чтобы изменить его на название таблицы. Примените к диаграмме понравившийся стиль, выбрав его в группе Стили диаграмм на вкладке Конструктор. Отформатируйте название диаграммы так, чтобы оно располагалось в одну строку. Это позволит увеличить размер фигур на диаграмме. В результате у вас должна получиться гистограмма, подобная той, что представлена на рис. 33. Перетащите ее в удобное для вас место на листе.

Рис. 33. Гистограмма распределения выручки от реализации товара по кварталам

Рис. 35. Задание порогового значения для фильтрации данных

Поиск и замена данных в ячейках Excel осуществляется по таким же принципам, что и поиск текстовых фрагментов Word. Чтобы открыть окно поиска и замены, нажмите сочетание клавиш +F или нажмите кнопку Найти и выделить в группе Редактирование и задействуйте команду Найти. Откроется уже знакомое вам окно, на вкладках которого можно вводить условия для поиска и замены данных.

С книгами Excel можно выполнять все стандартные операции: открытие, сохранение, распечатку, за которые отвечают команды кнопки Office в верхнем левом углу окна программы.

Ячейка в Excel – это основной элемент электронной таблицы, образованный пересечением столбца и строки. Имя столбца и номер строки, на пересечении которых находится ячейка, задают адрес ячейки и представляют собой координаты, определяющие расположение этой ячейки на листе.

Основные сведения

Каждый лист в Excel состоит из тысячи прямоугольников, которые называют ячейками. Ячейка – это пересечение строки и столбца. Столбцы в Excel обозначают буквами (A, B, C), а строки обозначают числами (1, 2, 3).

Каждой ячейке в Excel присваивается имя, его также называют адрес. Например, Е7 – это ячейка, которая находится на пересечении столбца Е и строки 7. При выделении ячейки ее адрес отображается в поле Имя. При выборе ячейки, заголовки строки и столбца, на пересечении которых она находится, становятся подсвеченными.

ВЫДЕЛЕНИЕ ЯЧЕЕК

В Excel имеется возможность выбирать сразу несколько ячеек. Набор из двух или более ячеек принято называть диапазоном. Любой диапазон, точно также, как и ячейка, имеет свой адрес. Адрес диапазона состоит из адреса левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием. Такой диапазон называют смежным или непрерывным. Напимер на рисунке ниже выделен диапазон ячеек A1:A8:

СОДЕРЖИМОЕ ЯЧЕЕК

Содержимое ячейки в Excel может быть самым разнообразным. Это могут быть простые данные, которые хранятся в ячейках, либо атрибуты, которые отвечают за внешний вид. Любая информация, которую вводится на рабочий лист Excel, хранится в ячейке. Каждая ячейка может содержать определенные данные, включая текст, форматирование, формулы и функции.

• Ячейка может содержать текст, состоящий из букв, цифр или дат.
• Ячейка может содержать атрибуты форматирования, которые влияют на отображение букв, цифр или дат. С помощью атрибутов форматирования можно изменить фон ячейки.
• Ячейка может содержать формулы и функции, которые позволяют вычислять различные значения.

ВВОД В ЯЧЕЙКУ EXCEL

1. Нужно щелкнуть по ячейке, чтобы выделить ее.

2. Ввести данные в выделенную ячейку, затем нажать Enter на клавиатуре. Содержимое появится как в ячейке, так и в строке формул. Также можно вводить и редактировать данные прямо в строке формул.

УДАЛЕНИЕ ИЗ ЯЧЕЙКИ EXCEL

1. Нужно выбрать ячейку, содержащую данные, которые требуется удалить.

2. Нажать клавишу Delete или Backspace на клавиатуре. Содержимое будет удалено. (Клавиша Delete позволяет удалить значения сразу из всех выделенных ячеек. Клавиша Backspace очищает только активную ячейку.)

КОПИРОВАНИЕ СОДЕРЖИМОГО В EXCEL

Excel позволяет копировать данные, которые уже имеются на рабочем листе, и вставлять их в другие ячейки. В ряде случаев это может сэкономить много времени и сил.

1. Нужно выделить ячейку, которую необходимо скопировать.

2. Нажать иконку «Копировать» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+C на клавиатуре.

3. Вокруг скопированных ячеек появится динамическая пунктирная линия. Выделяем ячейку, в которую нужно вставить данные.

4. Нажать иконку «Вставить» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+V на клавиатуре.

ПЕРЕТАСКИВАНИЕ ЯЧЕЕК В EXCEL

В Excel есть хороший способ перетаскивания ячеек называется он drag-and-drop (тащи и бросай).

1. Нужно выделить ячейку, которую хотим переместить.

2. Наводим указатель мыши на границу выделенной ячейки, курсор примет вид черного перекрестия со стрелками.

3. Нажимаем левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перемещаем курсор в требуемое место. Отпускаем левую кнопку мыши, ячейки окажутся в требуемом месте.

Перемещение ячейки в Excel

В отличие от команды «Копировать», которая дублирует содержимое ячейки, команда «Вырезать» позволяет перемещать данные между ячейками.

1. Выделяем ячейку, которую хотим вырезать.

2. Нажимаем иконку «Вырезать» на вкладке «Главная» или комбинацию клавиш Ctrl+X на клавиатуре.

3. Вокруг ячеек, как и при копировании, появится динамическая пунктирная линия. Выделяем ячейки, в которые необходимо переместить данные.

4. Нажимаем иконку «Вставить» на вкладке «Главная» или нажмите Ctrl+V на клавиатуре. Вырезанные ячейки переместятся на новое место вместе с атрибутами форматирования.

АВТОЗАПОЛНЕНИЕ ЯЧЕЕК В EXCEL

Автозаполнение ячеек в Excel позволяет ускорить ввод данных на рабочий лист. Некоторые действия в Excel приходится повторять по несколько раз, что отнимает большое количество времени. Именно для автоматизации таких задач и была разработана функция автозаполнения.

Иногда возникает необходимость скопировать содержимое в несколько смежных ячеек листа. Можно копировать и вставлять данные в каждую ячейку по отдельности, но есть способ гораздо проще. Для этого необходимо воспользоваться маркером автозаполнения, который позволяет быстро скопировать и вставить данные.

1. Выделяем ячейку, данные которой необходимо продублировать. В правом нижнем углу выделенной ячейки появится маленький квадрат – это маркер автозаполнения.

2. Нажимаем и, удерживая левую кнопку мыши, перетаскиваем маркер автозаполнения, пока все требуемые ячейки не будут выделены. Разом можно заполнять ячейки либо столбца, либо строки. Отпускаем кнопку мыши, чтобы заполнить выбранные ячейки.

МГНОВЕННОЕ ЗАПОЛНЕНИЕ В EXCEL

В Excel 2013 появилась новая опция «Мгновенное заполнение», которая может автоматически вводить данные на лист, экономя время. Точно так же, как и Автозаполнение, данная опция определяет, какого рода информацию нужно вводить на лист.

Начинаем вводить данные на листе. Когда функция «Мгновенное заполнение» определит закономерность, под выделенной ячейкой появится предварительный просмотр вариантов. Нажимаем Enter. Данные будут добавлены на лист.

ПОИСК В EXCEL

При работе с большим количеством данных в Excel, иногда достаточно трудно отыскать какую-то конкретную информацию. И, как правило, такой поиск занимает очень много времени. Excel предлагает прекрасный инструмент поиска. Можно с легкостью отыскать любую нужную информацию в рабочей книге Excel с помощью команды «Найти», которая позволяет еще и изменить данные с помощью инструмента «Найти и Заменить».

1. На вкладке «Главная» нужно воспользоваться командой «Найти и выделить», а затем из раскрывающегося списка выбераем пункт «Найти».

2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить». Вводим данные, которые необходимо отыскать.

3. Нажимем «Найти далее». Если данные присутствуют на листе, то они будут выделены.

4. Если еще раз нажать на кнопку «Найти далее», то можно увидеть следующий вариант поиска. Также можно выбрать «Найти все», чтобы увидеть все варианты, которые отыскал Excel.

ЗАМЕНА СОДЕРЖИМОГО ЯЧЕЙКИ В EXCEL

Бывают случаи, когда допущена ошибка, повторяющаяся во всей книге Excel. Например, неправильно написано чье-то имя или необходимо изменить определенное слово или фразу на другую. Можно воспользоваться инструментом «Найти и заменить», чтобы быстро внести исправления.

1. На вкладке «Главная» нажимаем команду «Найти и выделить», а затем из раскрывающегося списка выбераем пункт «Заменить».

2. Появится диалоговое окно «Найти и заменить». Вводим текст, который ищем в поле «Найти».

3. Вводим текст, на который требуется заменить найденный, в поле «Заменить на». А затем нажимаем «Найти далее». Если значение будет найдено, то содержащая его ячейка будет выделена.

4. После нахождения нужного текста выбераем одну из опций замены:

• Заменить: исправляет по одному значению зараз.
• Заменить все: исправляет все варианты искомого текста в книге.

Появится диалоговое окно, подтверждающее количество замен, которые будут сделаны. Нажимаем «ОК» для продолжения.

Ячейка в Microsoft Excel – базовые понятия

Ячейка MS Excel служит для хранения и обработки всех данных, введенных пользователем.

Чтобы понять, что представляет собой ячейка в MS Excel достаточно посмотреть, как она образуется, а именно — пересечением строки и столбца. За счет этого ячейка получает свое название, которое одновременно является ее координатами. Оно состоит из номеров столбца и строки. Для удобства работы имя ячейки можно сменить, координаты при этом останутся прежними.

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.

Как включить ячейки в Excel

Ячейки по определению являются базовыми элементами документа в Эксель. Соответственно, чтобы начать работу с ними, необходимо этот файл создать. В версии MS Excel 2016 года формат документа можно выбирать из готовых шаблонов. Для создания документа необходимо выбрать один из макетов и кликнуть по нему.

Работа с ячейками в Эксель

Важно понимать разницу между работой с самими ячейками MS Excel и операциями над данными, которые в них хранятся. Вторая тема гораздо более обширна, содержит в себе массу особенностей. В этом материале речь пойдет о работе непосредственно с ячейками и затронет только базовые арифметические действия с данными.

Выделение отдельных ячеек и диапазона

Самый простой и очевидный способ выделения нужной ячейки в экселе — по клику курсора. Если же таблица объемна и содержит в себе много строк и столбцов, листать ее вручную не слишком удобно. Чтобы быстро перейти к нужной ячейке, достаточно вписать ее координаты в поле «Имя», которое находится в левой части окна над таблицей, и нажать клавишу «Enter». После этого нужный участок становится активным.

Выделение нескольких ячеек также производится при помощи мыши, либо через поле «Имя». Для первого метода необходимо зажать левую клавишу мыши и обвести требуемую область. Во втором случае в поле вводится диапазон от одной ячейки до другой через двоеточие. Например, «B2:E7».

Поиск ячеек по содержимому

Чтобы найти ячейку, не зная ее координат можно воспользоваться поиском по данным, находящимся в ней. Это можно сделать через панель инструментов на вкладке «Главная» или с помощью стандартного сочетания клавиш «Ctrl» + «F».

Если содержащих искомую информацию ячеек несколько, при нажатии на кнопку «Найти все» система выдаст список всех ячеек с данным значением.

Объединение ячеек

В MS Excel есть три способа объединения ячеек: объединение с переносом данных в центр, объединение по строкам и обычное объединение ячеек без изменения положения содержимого. Все они находятся в панели инструментов на вкладке «Главная».

Отличия способов объединения:

Разделение ячеек

Функция разделения ячеек находится в том же блоке, что и объединение. Для отмены слияния не обязательно выбирать функцию из списка, достаточно кликнуть на обозначенный значок.

Переименование ячеек

Смена названия ячейки может использоваться для пояснения того, какие данные в ней содержаться. Переименование производится через поле «Имя» в левой верхней части окна.

Форматирование ячеек

Для получения доступа к форматированию ячеек необходимо кликнуть правой кнопкой мыши в главном рабочем поле и выбрать из всплывающего меню «Формат ячеек».

Форматирование ячеек в Excel можно условно представить в виде трех основных блоков:

• формат записи и отображения данных;
• формат текста;
• внешний вид.

Блок «Формат записи и отображения данных» находится на вкладке «Число» в меню «Формат ячеек». Исходя из выбранного формата, программа обрабатывает и отображает данные по-разному. В большинстве случаев для работы достаточно трех форматов: общего, числового и текстового.

Блок «Внешний вид» находится на вкладках «Граница» и «Заливка» настраивается то, как будут выглядеть сами ячейки.

Рассматривать функционал последней вкладки в меню «Формат ячеек» не имеет смысла в отрыве от настроек защиты данных, содержащихся в документе.

Арифметические операции с ячейками

Все вычисления, включая арифметические действия, в MS Excel проводятся в окне формул.

Выглядит это следующим образом:

Для примера возьмем операцию сложения. В этом случае последовательность действий будет следующая:

• выделить ячейку, в которой будет храниться результат операции;
• перейти в окно формул;
• начать запись со знака «=»;
• выделить ячейку, содержащую первое слагаемое;
• поставить знак «+» и выделить ячейку со вторым слагаемым;
• нажать клавишу «Enter».

Функционал Эксель не ограничивается базовыми математическими операциями. В программу встроено огромное количество функций: экономических, статистических, инженерных и так далее. Кроме того, программа способна обрабатывать матрицы, массивы, текстовые строки и многое другое. Окно выбора функций содержит краткое описание для каждой из них.