Excel 2007 где сводная таблица

Автор:	Индык Игорь Викторович
e-mail:	exelentc@yandex.ru

СМОТРЕТЬ УКРАИНОЯЗЫЧНЫЙ ВАРИАНТ СТАТЬИ

В этой статье мы рассмотрим основные методы создания и настройки сводной таблицы. Для лучшего понимания наших действий Вы можете повторять их в Excel’е.

Итак, как мы уже писали ранее, для создания сводной таблицы Вам нужна простая базовая таблица. Вы можете создать её сами, или воспользоваться нашим примером, загрузив его по ссылке (простая таблица.xlsx).

Для создания сводной таблицы перейдите на вкладку Вставка, где в группе Таблицы выберите команду Сводная таблица.

Откроется следующее диалоговое окно:

В этом окне Excel предлагает нам указать исходную таблицу или диапазон значений, на основании которых будет строиться сводная таблица. Если Вы выполнили команду Сводная таблица, предварительно установив курсор на листе, где находятся любые данные, Excel автоматически заполнит это поле. Если же на листе данные отсутствуют, Вам нужно будет указать адрес диапазона данных вручную.

Будьте внимательны — первая строка указанного диапазона не должна быть пустой — в этом случае Excel сообщит об ошибке. Также мы советуем Вам обязательно создать заголовки для каждого столбца базовой таблицы — это сделает настройку сводной таблицы намного удобней.

Помимо выбора исходной таблицы Excel предоставляет возможность использовать в качестве источника данных базы данных и таблицы, созданные в других программах (Access, SQL Server и других).

И последняя опция, которую нужно установить в этом окне — выбрать место расположения сводной таблицы: в новом окне или на этом же листе. В последнем случае нужно указать диапазон адресов, где должна располагаться сводная таблица.

Нажав кнопку Ок после настройки нужных нам условий, мы получаем следующий рабочий лист:

В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа мы видим окно настройки сводной таблицы под названием «Список полей сводной таблицы». Если Вы случайно закрыли это окно, Вам достаточно кликнуть по области размещения — и окно настройки снова откроется.

Для нашего примера попробуем создать таблицу, которая будет суммировать данные Объем продаж, шт. и Сумма выручки для каждого значения в столбце Дата и для каждой Точки продажи. Для этого нужно выполнить следующие действия:

а) в верхней части окна настроек отмечаем все названия необходимых нам столбцов:

Excel распределяет данные из отмеченных столбцов по областям действий, которые находятся в нижней части окна настроек. Теперь нам необходимо их правильно распределить:

б) Поле Точка продажи перетаскиваем в область Фильтр отчета. В этом случае Excel добавляет на рабочий лист фильтр, с помощью которого мы устанавливаем условие для выведения общих данных. Выбрав в нашем примере точку продажи, мы сможем выводить итоги по продажам для отдельного магазина.

в) Поле Дата перетаскиваем в область Названия строк. Excel использует значения из столбца Дата для того, чтобы озаглавить строки нашей таблицы. Таким образом, мы будем суммировать нужные нам поля по каждой дате нашего отчета.

г) Поля Сумма по полю Объем продаж, шт. и Сумма по полю Сумма выручки перетаскиваем в область Значения. Данные всех столбцов из этой области Excel просуммирует и отобразит в строках сводной таблицы.

Настройка нашей таблицы должна выглядеть вот так:

Тогда наша сводная таблица будет иметь следующий вид:

Теперь мы сразу можем узнать в объемы продаж мобильных телефонов в денежном и количественном выражении на любую нужную нам дату как в общем по сети, так и по отдельному магазину.

Excel автоматически обновляет макет и данные сводной таблицы. Если Вам необходимо сначала настроить макет, а потом вывести результат, воспользуйтесь опцией в окне настроек Отложить обновление макета.

Установите галочку, и Вы самостоятельно будете обновлять сводную таблицу, нажимая кнопку Обновить в нужный Вам момент.

Рассмотрим дополнительную задачу. Допустим, нам нужно узнать данные по объемам продаж не только в разрезе магазинов, но и в разрезе торговых марок, и даже отдельных моделей.

Для этого достаточно в окне настройки отметить галочками два дополнительных поля — Марка телефона и Модель телефона, и перетянуть эти поля в область Фильтр отчета. Excel добавит в сводную таблицу два новых фильтра, которые помогут нам быстро узнать нужную информацию:

В следующей статье мы рассмотрим методы, с помощью которых можно будет отформатировать сводную таблицу в соответствии с нашими пожеланиями.

В начало страницы

В начало страницы

В этой части самоучителя подробно описано, как создать сводную таблицу в Excel. Данная статья написана для версии Excel 2007 (а также для более поздних версий). Инструкции для более ранних версий Excel можно найти в отдельной статье: Как создать сводную таблицу в Excel 2003?

В качестве примера рассмотрим следующую таблицу, в которой содержатся данные по продажам компании за первый квартал 2016 года:

Date	Invoice Ref	Amount	Sales Rep.	Region
01/01/2016	2016-0001	$819	Barnes	North
01/01/2016	2016-0002	$456	Brown	South
01/01/2016	2016-0003	$538	Jones	South
01/01/2016	2016-0004	$1,009	Barnes	North
01/02/2016	2016-0005	$486	Jones	South
01/02/2016	2016-0006	$948	Smith	North
01/02/2016	2016-0007	$740	Barnes	North
01/03/2016	2016-0008	$543	Smith	North
01/03/2016	2016-0009	$820	Brown	South
…	…	…	…	…

Для начала создадим очень простую сводную таблицу, которая покажет общий объем продаж каждого из продавцов по данным таблицы, приведённой выше. Для этого необходимо сделать следующее:

1. Выбираем любую ячейку из диапазона данных или весь диапазон, который будет использоваться в сводной таблице.ВНИМАНИЕ: Если выбрать одну ячейку из диапазона данных, Excel автоматически определит и выберет весь диапазон данных для сводной таблицы. Для того, чтобы Excel выбрал диапазон правильно, должны быть выполнены следующие условия:
   • Каждый столбец в диапазоне данных должен иметь своё уникальное название;
   • Данные не должны содержать пустых строк.
2. Кликаем кнопку Сводная таблица (Pivot Table) в разделе Таблицы (Tables) на вкладке Вставка (Insert) Ленты меню Excel.
3. На экране появится диалоговое окно Создание сводной таблицы (Create PivotTable), как показано на рисунке ниже.Убедитесь, что выбранный диапазон соответствует диапазону ячеек, который должен быть использован для создания сводной таблицы. Здесь же можно указать, куда должна быть вставлена создаваемая сводная таблица. Можно выбрать существующий лист, чтобы вставить на него сводную таблицу, либо вариант – На новый лист (New worksheet). Кликаем ОК.
4. Появится пустая сводная таблица, а также панель Поля сводной таблицы (Pivot Table Field List) с несколькими полями данных. Обратите внимание, что это заголовки из исходной таблицы данных.
5. В панели Поля сводной таблицы (Pivot Table Field List):
   • Перетаскиваем Sales Rep. в область Строки (Row Labels);
   • Перетаскиваем Amount в Значения (Values);
   • Проверяем: в области Значения (Values) должно быть значение Сумма по полю Amount (Sum of Amount), а не Количество по полю Amount (Count of Amount).

   В данном примере в столбце Amount содержатся числовые значения, поэтому в области Σ Значения (Σ Values) будет по умолчанию выбрано Сумма по полю Amount (Sum of Amount). Если же в столбце Amount будут содержаться нечисловые или пустые значения, то в сводной таблице по умолчанию может быть выбрано Количество по полю Amount (Count of Amount). Если так случилось, то Вы можете изменить количество на сумму следующим образом:

   • В области Σ Значения (Σ Values) кликаем на Количество по полю Amount (Count of Amount) и выбираем опцию Параметры полей значений (Value Field Settings);
   • На вкладке Операция (Summarise Values By) выбираем операцию Сумма (Sum);
   • Кликаем ОК.

Сводная таблица будет заполнена итогами продаж по каждому продавцу, как показано на рисунке выше.

Если необходимо отобразить объемы продаж в денежных единицах, следует настроить формат ячеек, которые содержат эти значения. Самый простой способ сделать это – выделить ячейки, формат которых нужно настроить, и выбрать формат Денежный (Currency) в разделе Число (Number) на вкладке Главная (Home) Ленты меню Excel (как показано ниже).

В результате сводная таблица примет вот такой вид:

Обратите внимание, что формат валюты, используемый по умолчанию, зависит от настроек системы.

В последних версиях Excel (Excel 2013 или более поздних) на вкладке Вставка (Insert) присутствует кнопка Рекомендуемые сводные таблицы (Recommended Pivot Tables). Этот инструмент на основе выбранных исходных данных предлагает возможные форматы сводных таблиц. Примеры можно посмотреть на сайте Microsoft Office.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевел: Антон Андронов

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Excel

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Вернемся к таблице продаж, которую Вы уже сделали. Такие таблицы могут быть огромными, ведь каждый день могут совершаться десятки операций, и соответственно, каждый день в таблице будут добавляться десятки новых строк.

А теперь представьте себе, что Вам нужно сделать отчет о проделанной работе. Например, Вам нужно показать, сколько и каких товаров было продано в каждом месяце. Или кто из менеджеров сколько продал, и на какую сумму? Сколько было продано с каждого склада за определенные месяцы и так далее? Что делать в этом случае? Вручную считать долго и неудобно. На помощь приходит один из самых мощных инструментов Excel 2007 — сводная таблица.

Выделите хотя бы одну ячейку в таблице и нажмите Вставка — Сводная таблица. Будет показан диапазон данных для сводной таблицы (Ваша исходная таблица), и Вам предложат два варианта ее размещения: на новый лист или на уже существующий. Оставьте вариант на новый лист, и нажмите ОК.

У Вас появится новый лист Excel, а в меню появится два новых пункта: Конструктор и Параметры. Справа Вы увидите окно, в котором вверху будут прописаны названия столбцов таблицы, а внизу четыре поля: Фильтр отчета, Названия столбцов, Названия строк и Значения.

Теперь достаточно ставить галочки напротив тех названий столбцов, которые Вам нужны. Например, Вы хотите составить отчет по сумме продаж каждого менеджера. Для этого ставите галочки напротив строк Продано и Менеджер. Эти названия попадут в области ниже: Менеджер в область Названия строк, а Продано — в область значений. А слева Вы увидите готовый отчет.

По умолчанию сортировки идет по фамилиям менежденов. Если Вы хотите сделать сортировку по продажам, нажмите на раскрывающийся список левого заголовка, и выберите пункт Дополнительные параметры сортировки. Укажите параметры сортировки, например, по убыванию по полю Сумма по полю продано, и нажмите ОК.

Заголовки сводной таблицы также можно переименовывать. Выделите, например, заголовок Названия строк и в строке формул  напишите Менеджер. Заголовок будет переименован.

Давайте теперь сделаем сводную таблицу Excel, которая покажет нам, какой менеждер сколько продал товара, но и в какой месяц. Для этого поставьте галочку напротив строки Месяц. Эта строка попадет в область Названия строк. Перетащите ее в область Названия столбцов. Теперь отчет содержит информацию о деятельности каждого менеджера в течении месяца.

Теперь перетащите строку Менеджер назад, в область Названия строк, но на этот раз поставьте ее сверху, перед строкой Менеджер. Сводная таблица Excel приобретет совсем другой вид: в нем сначала сумма будет раскладываться по месяцам, а затем внутри каждого месяца будет показываться итог деятельности каждого менеджера.

Рассмотрим теперь возможность фильтрации данных в сводной таблице Excel. Поставьте галочку напротив строки Склад. И перетащите эту строку из области Названия строк в область Фильтр отчета. Вверху в сводной таблице Excel появится строка Склад, в которой будет возможность выбора: все, склад 001 или склад 002.

Делая активными разные поля для сводной таблицы Excel, и изменяя области их размещения, Вы можете создавать самые разные отчеты, для любых своих потребностей.

Видео о том, как создавать сводные таблицы в Excel 2007

Более подробные сведения Вы можете получить в разделах «Все курсы» и «Полезности», в которые можно перейти через верхнее меню сайта. В этих разделах статьи сгруппированы по тематикам в блоки, содержащие максимально развернутую (насколько это было возможно) информацию по различным темам.

Также Вы можете подписаться на блог, и узнавать о всех новых статьях.
Это не займет много времени. Просто нажмите на ссылку ниже:
    Подписаться на блог: Дорога к Бизнесу за Компьютером

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

• во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
• возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
• можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».

Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.

Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.

Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.

Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.

Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.

Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.

При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.

Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.

Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.

В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.

Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.

Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.

Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.

Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».

Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.

Также можно выбрать и значения для отдела.

Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».

Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.

Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.

Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.

Excel сам все предложит.

Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».

Выберите все команды.

И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.

Значок появится сверху.

У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.

Нам нужно несколько полей, а не одно.

На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.

После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Изменение структуры отчёта

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

• Сжатая форма

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

• Структурированная форма

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

• Табличная форма

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Отличного Вам дня!

В Excel2007 разработчики Microsoft почему-то решили отказаться от мастера сводных таблиц и упрятали его так далеко, что сразу и не найдешь. В большинстве случаев, действительно можно обойтись без мастера, но иногда он все же нужен. Например, если вы хотите создать сводную таблицу на основе данных, содержащихся в нескольких листах.

Для использования мастера сводных таблиц выведите его на панель быстрого доступа.

Скачать заметку в формате Word2007 Мастер сводных таблиц

Нажмите на кнопку «Настройка панели быстрого доступа» и выберите «Другие команды…»:

В открывшемся окне «Параметры Excel» на вкладке «Настройки» в поле «Выбрать команды из:» выберите «Все команды»:

Найдите и выделите в списке строку «Мастер сводных таблиц», нажмите «Добавить»:

Любопытно, что строка «Мастер сводных таблиц» не содержится, ни на вкладке «Параметры», ни на вкладке «Конструктор»:

Получилось:

Можете запускать мастер сводных таблиц, когда это вам необходимо!

Создание отчетов при помощи сводных таблиц

Видео

Лирическое вступление или мотивация

Представьте себя в роли руководителя отдела продаж. У Вашей компании есть два склада, с которых вы отгружаете заказчикам, допустим, овощи-фрукты. Для учета проданного в Excel заполняется вот такая таблица:

В ней каждая отдельная строка содержит полную информацию об одной отгрузке (сделке, партии):

• кто из наших менеджеров заключил сделку
• с каким из заказчиков
• какого именно товара и на какую сумму продано
• с какого из наших складов была отгрузка
• когда (месяц и день месяца)

Естественно, если менеджеры по продажам знают свое дело и пашут всерьез, то каждый день к этой таблице будет дописываться несколько десятков строк и к концу, например, года или хотя бы квартала размеры таблицы станут ужасающими. Однако еще больший ужас вызовет у Вас необходимость создания отчетов по этим данным. Например:

• Сколько и каких товаров продали в каждом месяце? Какова сезонность продаж?  
• Кто из менеджеров сколько заказов заключил и на какую сумму? Кому из менеджеров сколько премиальных полагается? 
• Кто входит в пятерку наших самых крупных заказчиков? 

… и т.д.

Ответы на все вышеперечисленные и многие аналогичные вопросы можно получить легче, чем Вы думаете. Нам потребуется один из самых ошеломляющих инструментов Microsof Excel — сводные таблицы.

Поехали…

Если у вас Excel 2003 или старше

Ставим активную ячейку в таблицу с данными (в любое место списка) и жмем в меню Данные — Сводная таблица (Data — PivotTable and PivotChartReport). Запускается трехшаговый Мастер сводных таблиц (Pivot Table Wizard). Пройдем по его шагам с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) и в конце получим желаемое.

Шаг 1. Откуда данные и что надо на выходе?

На этом шаге необходимо выбрать откуда будут взяты данные для сводной таблицы. В нашем с Вами случае думать нечего — «в списке или базе данных Microsoft Excel». Но. В принципе, данные можно загружать из внешнего источника (например, корпоративной базы данных на SQL или Oracle). Причем Excel «понимает» практически все существующие типы баз данных, поэтому с совместимостью больших проблем скорее всего не будет. Вариант В нескольких диапазонах консолидации (Multiple consolidation ranges) применяется, когда список, по которому строится сводная таблица, разбит на несколько подтаблиц, и их надо сначала объединить (консолидировать) в одно целое. Четвертый вариант «в другой сводной таблице…» нужен только для того, чтобы строить несколько различных отчетов по одному списку и не загружать при этом список в оперативную память каждый раз.

Вид отчета — на Ваш вкус — только таблица или таблица сразу с диаграммой.

Шаг 2. Выделите исходные данные, если нужно

На втором шаге необходимо выделить диапазон с данными, но, скорее всего, даже этой простой операции делать не придется — как правило Excel делает это сам.

Шаг 3. Куда поместить сводную таблицу?

На третьем последнем шаге нужно только выбрать местоположение для будущей сводной таблицы. Лучше для этого выбирать отдельный лист — тогда нет риска что сводная таблица «перехлестнется» с исходным списком и мы получим кучу циклических ссылок. Жмем кнопку Готово (Finish) и переходим к самому интересному — этапу конструирования нашего отчета.

Работа с макетом

То, что Вы увидите далее, называется макетом (layout) сводной таблицы. Работать с ним несложно — надо перетаскивать мышью названия столбцов (полей) из окна Списка полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) в области строк (Rows), столбцов (Columns), страниц (Pages) и данных (Data Items) макета. Единственный нюанс — делайте это поточнее, не промахнитесь! В процессе перетаскивания сводная таблица у Вас на глазах начнет менять вид, отображая те данные, которые Вам необходимы. Перебросив все пять нужных нам полей из списка, Вы должны получить практически готовый отчет. 

Останется его только достойно отформатировать:

Если у вас Excel 2007 или новее

В последних версиях Microsoft Excel 2007-2010 процедура построения сводной таблицы заметно упростилась. Поставьте активную ячейку в таблицу с исходными данными и нажмите кнопку Сводная таблица (Pivot Table) на вкладке Вставка (Insert). Вместо 3-х шагового Мастера из прошлых версий отобразится одно компактное окно с теми же настройками:

В нем, также как и ранее, нужно выбрать источник данных и место вывода сводной таблицы, нажать ОК и перейти к редактированию макета. Теперь это делать значительно проще, т.к. можно переносить поля не на лист, а в нижнюю часть окна Список полей сводной таблицы, где представлены области:

• Названия строк (Row labels)
• Названия столбцов (Column labels)
• Значения (Values) — раньше это была область элементов данных — тут происходят вычисления.
• Фильтр отчета (Report Filter) — раньше она называлась Страницы (Pages), смысл тот же.

Перетаскивать поля в эти области можно в любой последовательности, риск промахнуться (в отличие от прошлых версий) — минимален. 

P.S.

Единственный относительный недостаток сводных таблиц — отсутствие автоматического обновления (пересчета) при изменении данных в исходном списке. Для выполнения такого пересчета необходимо щелкнуть по сводной таблице правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Обновить (Refresh).

Ссылки по теме

• Настройка вычислений в сводных таблицах
• Группировка дат и чисел с нужным шагом в сводных таблицах
• Сводная таблица по нескольким диапазонам с разных листов

Автор: Индык Игорь Викторович e-mail: exelentc@yandex.ru СМОТРЕТЬ УКРАИНОЯЗЫЧНЫЙ ВАРИАНТ СТАТЬИ

В
этой статье мы рассмотрим основные
методы создания и настройки сводной
таблицы. Для лучшего понимания наших
действий Вы можете повторять их в
Excel’е.

Итак,
как мы уже писали ранее, для создания
сводной таблицы Вам нужна простая
базовая таблица. Вы можете создать её
сами, или воспользоваться нашим примером,
загрузив его по ссылке (простая
таблица.xlsx).

Для
создания сводной таблицы перейдите на
вкладку Вставка,
где в группе Таблицы выберите
команду Сводная
таблица.

   
 

Откроется
следующее диалоговое окно:

   
 

В
этом окне Excel предлагает нам указать
исходную таблицу или диапазон значений,
на основании которых будет строиться
сводная таблица. Если Вы выполнили
команду Сводная
таблица,
предварительно установив курсор на
листе, где находятся любые данные, Excel
автоматически заполнит это поле. Если
же на листе данные отсутствуют, Вам
нужно будет указать адрес диапазона
данных вручную.

Будьте
внимательны — первая строка указанного
диапазона не должна быть пустой — в этом
случае Excel сообщит об ошибке. Также мы
советуем Вам обязательно создать
заголовки для каждого столбца базовой
таблицы — это сделает настройку сводной
таблицы намного удобней.

Помимо
выбора исходной таблицы Excel предоставляет
возможность использовать в качестве
источника данных базы данных и таблицы,
созданные в других программах (Access, SQL
Server и других).

И
последняя опция, которую нужно установить
в этом окне — выбрать место расположения
сводной таблицы: в новом окне или на
этом же листе. В последнем случае нужно
указать диапазон адресов, где должна
располагаться сводная таблица.

Нажав
кнопку Ок после настройки нужных нам
условий, мы получаем следующий рабочий
лист:

В левой части находится область размещения сводной таблицы. Справа мы видим окно настройки сводной таблицы под названием «Список полей сводной таблицы». Если Вы случайно закрыли это окно, Вам достаточно кликнуть по области размещения — и окно настройки снова откроется. Для нашего примера попробуем создать таблицу, которая будет суммировать данные Объем продаж, шт. и Сумма выручки для каждого значения в столбце Дата и для каждой Точки продажи. Для этого нужно выполнить следующие действия: а) в верхней части окна настроек отмечаем все названия необходимых нам столбцов:       Excel распределяет данные из отмеченных столбцов по областям действий, которые находятся в нижней части окна настроек. Теперь нам необходимо их правильно распределить: б) Поле Точка продажи перетаскиваем в область Фильтр отчета. В этом случае Excel добавляет на рабочий лист фильтр, с помощью которого мы устанавливаем условие для выведения общих данных. Выбрав в нашем примере точку продажи, мы сможем выводить итоги по продажам для отдельного магазина.

в)
Поле Дата перетаскиваем
в область Названия
строк.
Excel использует значения из столбца Дата для
того, чтобы озаглавить строки нашей
таблицы. Таким образом, мы будем
суммировать нужные нам поля по каждой
дате нашего отчета.

   
 

г)
Поля Сумма
по полю Объем
продаж, шт. и Сумма
по полю Сумма
выручки перетаскиваем
в область Значения.
Данные всех столбцов из этой области
Excel просуммирует и отобразит в строках
сводной таблицы.

Настройка
нашей таблицы должна выглядеть вот так:

   
 

Тогда
наша сводная таблица будет иметь
следующий вид:

   
 

Теперь
мы сразу можем узнать в объемы продаж
мобильных телефонов в денежном и
количественном выражении на любую
нужную нам дату как в общем по сети, так
и по отдельному магазину.

Excel
автоматически обновляет макет и данные
сводной таблицы. Если Вам необходимо
сначала настроить макет, а потом вывести
результат, воспользуйтесь опцией в окне
настроек Отложить
обновление макета.

   
 

Установите
галочку, и Вы самостоятельно будете
обновлять сводную таблицу, нажимая
кнопку Обновить в
нужный Вам момент.

Рассмотрим
дополнительную задачу. Допустим, нам
нужно узнать данные по объемам продаж
не только в разрезе магазинов, но и в
разрезе торговых марок, и даже отдельных
моделей.

Для
этого достаточно в окне настройки
отметить галочками два дополнительных
поля — Марка
телефона и Модель
телефона,
и перетянуть эти поля в область Фильтр
отчета.
Excel добавит в сводную таблицу два новых
фильтра, которые помогут нам быстро
узнать нужную информацию:

   
 

В
следующей статье мы рассмотрим методы,
с помощью которых можно будет
отформатировать сводную таблицу в
соответствии с нашими пожеланиями.

_____==================================

Соседние файлы в папке 6

• #

  05.03.2016462.34 Кб7price.xls

• #
• #

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,

в различных разрезах

. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы

( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

• имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
• необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
• этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:

  фильтра

  (
  
  CTRL+SHIFT+L
  
  ),

  формул

  ,

  Расширенного фильтра

  ;

• исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования

Сводных таблиц

, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять

Сводные таблицы

.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

• каждый столбец должен иметь заголовок;
• в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате
  
  Дата
  
  ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
• в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
• в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе
  
  Сводная таблица
  
  будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
• избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (

регион 1, регион 2, …

), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье

Советы по построению таблиц

.

Несколько облегчит процесс построения

Сводной таблицы

, тот факт, если исходная

таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007

( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание

таблицы в формате EXCEL 2007

добавляет новые возможности:

• при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
• при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
• таблице автоматически присваивается

  Имя

  .

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Поставщик
  
  – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

(

Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен

)

откорректируем

Имя

таблицы на «

Исходная_таблица

».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу

будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную

таблицу в формате EXCEL 2007

, для создания

Сводной таблицы

достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт

Сводная таблица

.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что

Сводная таблица

будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка

Сводной таблицы

и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура

Сводной таблицы

в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел

Названия строк

. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках

Сводной таблицы

должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область

Названия строк

Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте

ниже

).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу

). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений

Сводной таблицы

, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в

Сводной таблице

, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания

Сводной таблицы

в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в

Сводной таблице

. Чтобы обновить

Сводную таблицу

выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт

Обновить

.

Удаление Сводной таблицы

Удалить

Сводную таблицу

можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со

Сводной таблицей

(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму

Сводную таблицу

: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, нажмите

CTRL

+

A

(будет выделена вся

Сводная таблица

), нажмите клавишу

Delete

.

Изменение функции итогов

При создании

Сводной таблицы

сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в

Сводной таблице

выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш

Сводный отчет

. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем

Сортировка от Я до А

.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню

Числовой формат

…

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка

Разделитель групп разрядов

.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области

Названия строк

Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть

Сводную таблицу

, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что

Сводная таблица

развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица

примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в

Сводной таблице

перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
• Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся

Сводной таблицы

должен быть таким:

Теперь воспользовавшись

Выпадающим (раскрывающимся) списком

в ячейке

B1

(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей

Сводной таблицы

напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также

стандартный механизм фильтрации

данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов

Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В
  
  Сводной таблице
  
  появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;

• в
  
  Сводной таблице
  
  выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку

Сводной таблицы

.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
• выделите единственное значение поля Сбыт в
  
  Сводной таблице
  
  , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

• Выделите одно значение
  
  Сводной таблицы
  
  в столбце Названия строк;
• В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт
  
  Группировка по полю
  
  ;
• Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

• Нажмите ОК.

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт

Разгруппировать

в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно

Группировка по полю

будет выглядеть так:

Теперь

Сводная таблица

показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам

Сводной таблицы

можно применить правила

Условного форматирования

как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

• Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
• Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
• Нажмите ОК.

Сводные таблицы созданы для того, чтобы быстро и с комфортом обрабатывать большое количество данных. Освоив эту функцию, вы сможете по праву считать себя мастером офисного пакета Excel.

Что такое сводная таблица?

Итак, сводная таблица — это инструмент для обобщения и обработки большого объема информации в Excel. Благодаря этому приему, пользователю проще воспринимать данные среди бесконечных столбцов и ячеек. Данная функция позволяет создавать отдельные таблицы на основе уже существующих и сортировать их по своему усмотрению, задавая различные фильтры и критерии.

Для примера, мы создадим сводную таблицу в Microsoft Office Excel 2007 и покажем, как с ней работать.

Как создать сводную таблицу?

Прежде всего, надо иметь основу для сводной таблицы. Это должен быть вертикальный список, отформатированный как таблица, у которого есть «шапка» с названиями стоблцов. Наша таблица представляет из себя список покупок и имеет следующие заголовки: номер, заказчик, цена, кол-во, стоимость и дата. Чтобы прикрутить к существующей таблице сводную, активируйте любую ячейку внутри списка, откройте меню «Вставка» и выберете пункт «Сводная таблица». Он находится в правом верхнем углу.

В появившемся окне вы должны указать область или имя таблицы. Обычно оно уже указано по умолчанию. Также можно выбрать: создать сводный список на текущем листе или на новом. Для удобства откроем еще один лист.

На новом листе появится область для будущей таблицы и список полей. Среди них вы увидите заголовки столбцов с предыдущего листа.

Чтобы сформировать сводную таблицу, надо определить, по какому критерию мы будем ее собирать. В нашем случае фильтром отчета может быть Заказчик. Надо захватить этот заголовок и с помощью мыши перетащить его в соответствующую область.

Сводные таблицы очень часто используют для контроля и составления отчетов, ведь с их помощью можно быстро анализировать данные по многим параметрам. Например, нам необходимо видеть, сколько было куплено фруктов. Для этого в качестве названия строк используем Товар. Теперь выбранные поля будут отмечены галочками, а в области таблицы уже начнет вырисовываться понятный список.

Удобно то, что для каждой области можно выбрать несколько полей. Например, если указать в названии строк еще и цену товара, она будет стоять отдельной подписью под каждым пунктом. Чтобы было понятно, в какой день заказчики покупали фрукты, перетащим в область названия столбцов поле Дата. Отображение этих данных можно дополнительно настроить, кликнув левой кнопкой мыши по названию поля и выбрав пункт «Группировать».

Здесь можно указать период времени, за который будет отображаться информация, а также шаг: дни, месяцы, кварталы и т.д.

Чтобы заполнить сводную таблицу данными, перетащим в область значений поле Стоимость. Теперь наш документ выглядит как полноценная таблица. Она отображает стоимость товара, проданного в определенные даты.

Сводная таблица готова, а значит, можно начать с ней работать. Разберемся с тем, для чего нужен фильтр отчета. Для этого кликнем по ячейке «Все». В выпадающем списке появятся наши заказчики. Можно отсортировать таблицу, выкинув из нее данные по одному из них.

Если выбрать Гену, в таблице будут указаны только те фрукты, которые купил он. Представьте теперь, что в списке не два, а сто заказчиков и несколько сотен товаров: в таком случае не обойтись без сводной таблицы.

Сортировать можно не только по фильтру отчета, но и наименованию строк и столбцов. Например, если нас интересует результат продажи определенных товаров, мы можем изменить сводную таблицу, выделив только те строки, которые хотим.

Кроме того, у поля значений есть дополнительные параметры отображения информации. Чтобы открыть окно с их настройками, кликните по названию вашего значения — у нас это Сумма по полю Стоимость. В разделе с параметрами можно выбрать не сумму, а количество. Тогда вместо стоимости товара будет показано, сколько раз его покупали.

Все поля можно менять местами, просто перетаскивая их мышкой. Например, изменим фильтр отчета сводной таблицы: поставим на его место дату, а поле с заказчиком перенесем в названия столбцов. Таблица моментально перестроится и примет следующий вид:

Мы также можем сортировать списки по строкам, столбцам и фильтру отчета. Например, если отфильтровать таблицу по дате, мы увидим только те продажи, которые произошли в выбранный день.

Сводные таблицы открывают для пользователя много новых и полезных возможностей, которые сильно упрощают работу в Excel. Начав с простого примера и освоив эту функцию, вы сможете с легкостью оперировать большими объемами данных и быстро создавать отчеты по разным критериям.

Читайте также:
Excel: 10 формул для работы в офисе
Как закрепить строку в Excel при прокрутке