Excel 2007 данные могут

Очень часто при вводе данных в ячейки электронной таблицы мы совершаем ошибки.

Если четко знать каким условиям должны удовлетворять вводимые данные, то ошибок можно избежать. Для этого надо задать условия проверки вводимых значений.

Выделите диапазон ячеек, в которые будут вводиться данные.

Выберите инструмент «Проверка данных» на панели «Работа с данными» ленты «Данные». Из выпадающего списка выберите значение «Проверка данных..».

В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» задайте условия проверки.

На вкладке «Сообщение для ввода» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда ячейка выбрана.

На вкладке «Сообщение об ошибке» введите текстовые значения, которые будут показаны пользователю, когда в ячейку введено ошибочное значение.

Вот как это будет выглядеть в процессе работы.

Если в окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» установить в поле «Тип данных» значение «Список», то можно упростить ввод повторяющихся данных.

Для этого надо предварительно ввести все допустимые значения из списка. Затем в поле «Источник» указать диапазон ячеек, где расположены допустимые списочные значения:

• нажмите изображение таблицы, расположенной справа поля;
• выделите диапазон ячеек;
• повторно нажмите на изображение таблицы.

После этого, при выборе ячейки будет появляться стрелочка, нажав на которую можно выбрать нужное значение из списка.

Поэкспериментируйте с настройкой различных параметров проверки вводимых данных, чтобы лучше понять как работает этот инструмент.

В начало страницы

В начало страницы

Допустим, что в таблице прайс-листа с розничными ценами на товары, в одном из столбцов указана процентная ставка НДС. Как часто бывает в рутинной работе срабатывает человеческий фактор и по ошибке для одной из категорий товаров, вместо ставки НДС 20% была введена старая ставка 19%. Эта небольшая разница в данных – 1% может создать большие проблемы для фирмы с всевозможными последствиями. Чтобы исключить ошибки созданных по причине человеческого фактора, воспользуемся встроенным инструментом Excel для проверки данных, который позволяет контролировать все что вводиться на рабочий лист.

Пример прайс-листа с введенными ошибками в процентных ставках НДС:

Чтобы в Excel сделать проверку вводимых данных в ячейки следует выполнить ряд последовательных действий:

1. Выделите диапазон ячеек где вводиться формула с процентной ставкой для цен с НДС и выберите инструмент: «ДАННЫЕ»-«Работа с данными»-«Проверка данных».
2. В появившемся окне «Проверка вводимых значений» на вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных:» выберите опцию «Список».
3. В полю ввода «Источник:» введите значения разных процентных ставок: 0%; 20%; освобождается.
4. Перейдите на закладку «Сообщение об ошибке» и заполните текстовое поле «Сообщение:» текстом который будет содержать сообщение при вводе других значений, которые отличаются от указанных значений в списке.

Закладка «Сообщение об ошибке» предоставляет пользователю возможность оформить стиль сообщения об ошибочных вводах значений. Если пользователь вводить в ячейку неправильное значение тогда будет выполнен один из 3-х параметров:

1. Останов – данный параметр разрешает вводить только правильное значение, выбранного из выпадающего списка или отменить ввод оставив пустую ячейку.
2. Предупреждение – этот параметр предупреждает об вводе ошибочного значения и предоставляет попытку отредактировать или выбрать из выпадающего списка.
3. Сообщение – параметр сообщает о неправильном значении и позволяет проигнорировать ошибку.

Закладка «Сообщение для ввода» содержит поля ввода для заголовка и текстовое поле для сообщения в примечании, которое будет появляться перед вводом данных в ячейку. А точнее как только ячейка будет активной сразу высветлиться соответствующее примечание. Данное примечание повышает контроль над ошибками связанных с вводом значений. В нем можно указать правильное значение для данных ячеек.

После заполнения всех параметров в окне «Проверка вводимых значений» нажмите на кнопку ОК.

В результате возле каждой заполняемой ячейки справа появляется стрелка выпадающего списка, в которой указана правильная процентная ставка НДС.

Внимание! Инструмент «Проверка данных» срабатывает только при вводе значений в ячейку. Если же значения буду скопированы из других ячеек, то при вставке этот инструмент удалиться из этих ячеек и не сработает.

Недавно дочь обратилась с вопросом, нельзя ли в Excel выпадающий в ячейке список сделать контекстным, например, зависящим от содержания ячейки, находящейся слева от ячейки со списком? Я довольно давно не использовал в работе выпадающие списки, поэтому для начала решил освежить свои знания по вопросу проверки данных в Excel. Собственно, ответ на вопрос дочери см. Как обойти ограничение Excel, и сделать выпадающий список зависимым.

Средство проверки данных

Excel позволяет задать определенные правила, по которым будет определяться, какие данные могут содержаться в ячейке.  Например, необходимо, чтобы число, содержащееся в ячейке, принадлежало диапазону от 1 до 12. В случае если пользователь введет неправильное значение, программа выведет соответствующее сообщение (рис. 1).

Рис. 1. Вывод сообщения о неправильном вводе данных

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2007

Excel позволяет легко создавать критерии для проверки данных, в том числе с использованием формул для создания более сложных критериев.

Средство проверки вводимых данных имеет принципиальный недостаток — если пользователь скопирует ячейку, а потом вставит ее в ячейку, в которой производится проверка вводимых данных, то все определенные для проверки формулы исчезнут.

Определение критерия проверки

Для определения типа данных, которые могут содержаться в ячейке или диапазоне ячеек, необходимо выполнить следующие действия.

1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Выберите вкладку Данные, область Работа с данными → Проверка данных. Excel отобразит диалоговое окно Проверка вводимых значений.

3. Щелкните на вкладке Параметры (рис. 2).

Рис. 2. Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений

4. Выберите одну из опций из раскрывающегося списка Тип данных. В зависимости от выбранной опции может измениться внешний вид вкладки Параметры путем добавления или удаления дополнительных элементов управления (для определения формулы нужно выбрать опцию Другой).

5. С помощью имеющихся на этой вкладке элементов управления задайте критерий проверки данных. Доступные элементы управления зависят от выбора, сделанного на предыдущем шаге.

6. (Опционально) Щелкните на вкладке Сообщение для ввода и введите сообщение, которое должно появиться на экране при выделении указанной ячейки. Это сообщение выводится для того, чтобы сообщить пользователю, какие данные можно вводить. Если пропустить этот шаг, то при выделении ячейки не появится никакого сообщения.

7. (Опционально) Щелкните на вкладке Сообщение об ошибке и введите сообщение, которое должно появляться в случае, когда пользователь введет недопустимое значение. Выбор вида сообщения в списке Вид определит, какой выбор будет у пользователя при внесении неверных данных. Для предотвращения ввода неправильных значений нужно выбрать вид сообщения Останов. Если пропустить этот шаг, то при возникновении ошибки будет появляться стандартное сообщение об ошибке.

8. Щелкните ОК.

После выполнения этих действий в выделенной ячейке или диапазоне будет производиться проверка вводимых данных.

Типы проверяемых данных

Вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений предоставляет большой выбор типов данных для условий проверки. Выбрать тип допустимых данных можно в раскрывающемся списке Тип данных (как уже отмечалось, остальные элементы управления этой вкладки изменяются в зависимости от выбранного типа данных). Можно выбрать следующие типы данных.

• Любое значение. Выбор этой опции удаляет условие проверки данных. Однако сообщение для ввода все равно будет выводиться, если не снять флажок Выводить сообщение об ошибке во вкладке Сообщение для ввода.
• Целое число. Пользователь должен ввести целое число. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например, можно определить, что вводимое значение должно быть целым числом и большим или равным 100.
• Действительное. Пользователь должен ввести действительное число. Диапазон допустимых значений можно определить с помощью раскрывающегося списка Значение. Например, можно определить, что вводимое число должно быть больше или равно 0 и меньше или равно 1.
• Список. Пользователь должен выбрать значение из предложенного списка значений. Подробнее см. ниже раздел Создание раскрывающегося списка.
• Дата. Пользователь должен ввести дату. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон дат. Например, можно определить, что вводимая дата должна быть больше или равна 1 января 2012 года и меньше или равна 31 декабря 2012 года.
• Время. Пользователь должен ввести значение времени. С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимый диапазон значений. Например, вводимое значение времени должно быть больше чем 12:00.
• Длина текста. Ограничивается длина вводимой строки (количество символов). С помощью раскрывающегося списка Значение можно определить допустимую длину строки. Например, можно определить, что длина вводимой строки должна равняться 1 (один символ).
• Другой. Логическая формула, которая определяет правильность вводимых пользователем данных. Формулу можно занести непосредственно в поле Формула (которое появляется при выборе этого типа) или определить ссылку на ячейку с формулой. Ниже приводятся примере нескольких полезных формул.

Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений содержатся две опции.

• Игнорировать пустые ячейки. Если установлен флажок этой опции, то допускаются пустые записи в ячейках, для которых определена проверка данных. Этот флажок действует немного странно. Если флажок снять и определить в ячейке какое-нибудь правило проверки данных, то флажок позволит оставить ячейку пустой. Но как только вы попытаетесь в ячейке ввести что-то недопустимое, и после этого попробуете оставить ячейку пустой, то это не получится.
• Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием. Если флажок этой опции установлен, то все внесенные изменения будут применяться также и к другим ячейкам, которые содержат исходные условия проверки данных. Если вы определили некое правило в одной или нескольких ячейках, а затем выбрали диапазон, включающий эти ячейки и некоторые другие, и кликнули в меню Проверка данных, то появится сообщение: «Выделенная область содержит ячейки без условий на значения. Распространить условия на эти ячейки?». Если нажмете «Да», то появится вкладка Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений. Так вот сейчас флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием ставить не нужно.

Важно помнить, что даже после того, как была определена проверка вводимых данных, пользователь все равно может внести неправильные значения. Даже если в раскрывающемся списке Вид вкладки Сообщение об ошибке выбран вид сообщения Останов, вероятность внесения неверных данных все еще существует. Также стоит обратить внимание на то, что проверка вводимых данных не реагирует на результаты вычисления формул. Другими словами, применение проверки данных к ячейке, содержащей формулу, не даст никакого результата.

В Excel имеется команда Данные → Работа с данными → Проверка данных → Обвести неверные данные, после выбора которой все неверные значения будут обведены красным кружком (рис. 3).

Рис. 3. Ячейки с неверными значениями (значения которых больше 100) обведены кружками

Создание раскрывающегося списка

Возможно, проверка вводимых данных чаще всего используется для создания раскрывающегося списка значений. На рис. 4 приведен пример, в котором имена месяцев, содержащиеся в диапазоне А1:А12, используются для создания раскрывающегося списка.

Рис. 4. Список, созданный с помощью средства проверки данных

Чтобы создать такой список:

1. Введите список значений в один столбец или строку. Эти значения будут использоваться в раскрывающемся списке.

2. Выберите ячейку, которая должна содержать раскрывающийся список (в нашем примере – D3).

3. Во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых данных выберите тип данных Список и в поле Источник укажите диапазон, который содержит список значений (в нашем примере – $А$1:$А$12).

4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Список допустимых значений.

5. Сделайте другие установки в диалоговом окне Проверка вводимых данных, как описано в предыдущем разделе.

После выполнения этих действий при активизации ячейки справа от нее будет появляться кнопка раскрывающегося списка. Щелкните на этой кнопке, чтобы развернуть список и выбрать необходимое значение.

Если список должен содержать небольшое количество значений, то их можно ввести непосредственно в поле Источник во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений (это поле появится, если выбрать из раскрывающегося списка Тип данных тип Список). Между вводимыми значениями нужно вставить разделитель, определенный в соответствии с региональными настройками (для России – это точка с запятой).

Если для задания раскрывающегося списка используется диапазон, то он обязательно должен находиться на том же листе, что и активизированная ячейка. В случае если список должен использовать значения из диапазона, который находится на другим листе, ему можно присвоить имя и затем использовать это имя в поле Источник (после символа равно). Например, если список содержит значения из списка МойСписок, нужно ввести следующую формулу: =МойСписок

Проверка данных с использованием формул

Создавать простые проверки данных с помощью средства проверки вводимых данных достаточно просто. Но настоящую мощь этого свойства можно ощутить только в том случае, если работать с формулами проверки данных.

Формула, определенная для проверки данных, должна возвращать логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Если она вернет значение ИСТИНА, то введенное значение будет записано в ячейку. Если же результат вычисления формулы будет равен значению ЛОЖЬ, то появится сообщение об ошибке, в котором будет содержаться предупреждение, определенное во вкладке Сообщение об ошибке диалогового окна Проверка вводимых значений.

Определить формулу можно в диалоговом окне Проверка вводимых значений. Для этого из раскрывающегося списка Тип данных вкладки Параметры выберите тип Другой. Формулу можно ввести непосредственно в поле Формула или же вставить ссылку на ячейку, содержащую эту формулу. Поле Формула появляется во вкладке Параметры только в том случае, если выбран тип Другой.

Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных

Если формула, введенная в диалоговое окно Проверка вводимых значений, содержит ссылку на ячейку, то она будет рассматриваться как относительная ссылка по отношению к верхней левой ячейке выделенного диапазона.

Следующий пример пояснит, почему именно относительные ссылки надо использовать в формулах для проверки данных. Предположим, что в диапазон В2:В10 необходимо только нечетные числа. В диалоговом окне Проверка вводимых значений нет такого типа данных, поэтому для создания критерия проверки данных надо использовать формулу. Для создания такого критерия проверки данных выполните следующие действия.

1. Выделите диапазон В2:В10 таким образом, чтобы ячейка В2 стала активизированной.

2. Выберите команду Данные → Работа с данными → Проверка данных, чтобы открыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.

3. Перейдите на вкладку Параметры и в списке Тип данных выберите Другой.

4. Введите следующую формулу в поле Формула (рис. 5) =ЕНЕЧЁТ(В2). В этой формуле применена функция ЕНЕЧЁТ, которая возвращает значение ИСТИНА, если ее аргумент является нечетным числом.

5. Перейдите на вкладку Сообщение об ошибке и выберите вид сообщения Останов. Также введите текст сообщения «Разрешается ввод только нечетных чисел».

6. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Проверка вводимых значений.

Рис. 5. Ввод формулы в диалоговое окно Проверка вводимых значений

Заметьте, что введенная формула содержит ссылку на верхнюю левую ячейку выделенного диапазона. Эта формула должна применяться ко всему диапазону ячеек, поэтому следует ожидать, что каждая ячейка этого диапазона содержит такую же формулу. Поскольку в формуле ссыпка на ячейку относительная, то эта формула изменяется для каждой отдельной ячейки диапазона В2:В10. Чтобы в этом удостовериться, поставьте курсор, например, в ячейку В5, и откройте диалоговое окно Проверка вводимых значений. В этом окне вы должны увидеть формулу =ЕНЕЧЁТ(В5)

В общем случае, когда вводится формула для проверки данных в диапазон ячеек, следует использовать относительную ссылку на активизированную ячейку, которой, как правило, является верхняя левая ячейка выделенного диапазона. Исключение составляют ситуации, когда надо сделать ссылку на некоторую конкретную ячейку. Например, вы хотите, чтобы в диапазон А1:В10 вводились только такие значения, которые превышают значение в ячейке С1. Для этого используется формула =А1>$С$1

В таком случае ссылка на ячейку С1 делается абсолютной и поэтому данная ссылка не меняется во всех ячейках выделенного диапазона.

Примеры формул для проверки данных

Здесь приведено несколько примеров, в которых для проверки вводимых данных используются формулы. Все формулы были введены непосредственно в поле Формула во вкладке Параметры диалогового окна Проверка вводимых значений.

Ввод только текста. Для того чтобы разрешить ввод только текста (и запретить ввод числовых значений) в ячейку или диапазон, используется следующая формула: =ЕТЕКСТ(А1). Здесь предполагается, что А1 является активизированной ячейкой выделенного диапазона.

Ввод значений, больших, чем в предыдущей ячейке. Следующая формула проверки данных позволяет ввести число в ячейку только в том случае, если оно больше, чем значение в предыдущей ячейке: =А2>А1. В формуле предполагается, что активизированной ячейкой выделенного диапазона является ячейка А2. Заметьте, что эту формулу нельзя использовать в первой строке рабочего листа.

Ввод только уникальных значений. Следующая формула проверки вводимых данных не позволит пользователю ввести в диапазоне А1:С20 повторяющиеся значения: =СЧЁТЕСЛИ($А$1:$С$20;А1)=1. Здесь предполагается, что А1 является активизированной ячейкой выделенного диапазона. Обратите внимание на то, что в качестве первого аргумента функции СЧЁТЕСЛИ ($А$1:$С$20) используется абсолютная ссылка. Вторым аргументом (А1) является относительная ссылка, которая меняется для каждой ячейки выделенного диапазона. На рис. 6 показано, как работает эта формула. Здесь сделана попытка ввести в ячейку А5 значение 2, которое уже есть в диапазоне А1:С20.

Рис. 6. Использование средства проверки данных для предотвращения ввода дублирующихся значений

Ввод текста, начинающегося с буквы А. В следующей формуле используется прием, который позволяет проводить проверку по заданному символу. В данном случае формула вернет значение ИСТИНА, если ввести в ячейку строку, которая будет начинаться с буквы А (независимо от регистра): =ЛЕВСИМВ(А1)="а". В этой формуле предполагается, что активизированной ячейкой выделенного диапазона является ячейка А1.

Ниже приведена немного модифицированная формула проверки данных. С помощью этой формулы можно организовать ввод строки, которая состоит из пяти букв и начинается с буквы А:
=СЧЁТЕСЛИ (А1; "А????") =1

Возможно, вас также заинтересует Проверка формул в Excel, или что означает зеленый треугольник

Цитируется по книге Джон Уокенбах. Microsoft Excel 2007. Библия пользователя. – М: ООО «И.Д. Вильямс», 2008. – С. 482–489.

Иногда при работе с таблицами в редакторе Excel появляется уведомление, что «набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен». Самая главная проблема в том, что из-за этого вы не можете ввести нужную вам информацию. На самом деле ничего страшного тут нет. Это ситуацию можно исправить в несколько шагов. В этой статье мы подробно рассмотрим, из-за чего именно появляется это окно и что можно сделать в этой ситуации.

Условие проверки

В редакторе Excel существует возможность ограничить ввод информации по каким-нибудь критериям. Процесс происходит следующим образом.

1. Нажмите на любую клетку.
2. Перейдите на вкладку «Данные».
3. Кликните на выделенный инструмент.
4. Выберите пункт «Проверка данных».

1. После этого появится окно, в котором можно будет выбрать формат информации для проверки.

Рассмотрим эти форматы более внимательно.

Любое значение

В этом случае в ячейку можно будет вводить что угодно. Параметр используется по умолчанию для любой клетки.

Целое число

Выбрав этот формат, вы сможете отредактировать дополнительную настройку во втором поле.

Например, если выбрать вариант «между», то вы увидите, что в этом окне появятся два дополнительных поля: «Минимум» и «Максимум».

Если выбрать «больше» какой-то величины, то вам нужно будет ввести минимальный допустимый порог. Именно поэтому вы увидите только одно поле – «Минимум», поскольку «Максимум» неограничен.

Действительное

В этом случае принцип работы точно такой же, как и с целыми числами. Разница в том, что на этот раз вы можете использовать любые величины. В том числе и дробные. Для тех, кто не знает, что такое действительные числа, более подробно о них можно прочитать в «Википедии».

Список

Этот формат наиболее интересный.

Для того чтобы понять его возможности, нужно выполнить несколько простых действий.

1. Заполните чем-нибудь несколько клеток. Неважно чем.

1. Нажмите на какую-нибудь клетку. Перейдите на знакомую вам вкладку. Кликните на иконку «Работа с данными». Выберите выделенный инструмент.

1. В поле «Тип данных» выберите вариант «Список». Кликните в графу «Источник». Затем выделите нужный диапазон клеток. Так намного удобнее, чем редактировать ссылку вручную. Для продолжения нажмите на «OK».

1. Благодаря этому теперь в этой ячейке можно выбирать нужное слово из выпадающего списка. Это намного удобнее, чем изменять текст вручную.

Дата

Данный формат подходит для тех случаев, когда ячейка должна содержать только дату. При этом доступны точно такие же дополнительные условия, как с целыми и действительными числами.

Время

Аналогично и тут. Только здесь указывается одно время (без даты).

Длина текста

Иногда бывают ситуации, когда необходимо ограничить не формат клетки, а длину содержимого выражения. То есть, благодаря этой настройке, вы можете сделать так, чтобы в определенных полях можно было указать текст не больше нужного количества символов. Например, в графе номер телефона или название города.

Вариантов довольно много. Этот способ используется при заполнении каких-нибудь бланков или анкет.

Другой

Данный формат отличается от всех остальных. Здесь вы можете указать какую-нибудь формулу для проверки соответствия информации какому-либо условию.

Сообщение об ошибке

При желании вы можете добавить какое-нибудь уведомление о допущенной ошибке при вводе данных в ячейку. Для это вам нужно выполнить несколько простых операций.

1. Повторите описанные выше шаги по вызову окна «Проверка вводимых значений».
2. Выберите какой-нибудь тип данных. В качестве примера мы укажем, что необходимо вводить «Действительное» число, которое больше 10.

1. Теперь переходим на вкладку «Сообщение об ошибке».
2. Выбираем вид отображения:
   • «Останов»;
   • «Предупреждение»;
   • «Сообщение».
3. Указываем заголовок и текст уведомления.
4. Для сохранения проверки ввода значений нажмите на «OK»

В качестве примера мы укажем следующие настройки.

1. Введите любое число. Например, что-нибудь меньше указанного значения. Нажмите на клавишу [knopka]Enter[/knopka]. И вы увидите уведомление о том, что была допущена ошибка ввода данных.

В данном случае в поле «Вид» был указан формат «Сообщение». В этом случае вы можете вводить любые числа. Но каждый раз будете видеть подобное уведомление.

Если сделать тип «Останов», то ввести неверное значение не удастся.

А теперь попробуйте убрать введенные настройки и оставить пустые поля.

В результате этого вы и увидите указанную ранее ошибку. То есть, если ничего не указывать вручную, редактор выведет предупреждение по умолчанию.

Но обратите внимание на то, что текст сообщения отличается!

Отличие версий Microsoft Excel

Описанная выше инструкция подходит для современных редакторов 2010, 2013 и 2016 годов. По сравнению со старыми программами существуют некоторые отличия.

Откройте этот же файл в Экселе 2007. Введите неправильное значение. И вы увидите эту ошибку. То есть в современных редакторах текст сообщения по умолчанию был изменён. Привычный всем вид существовал до 2007 года.

В старом Excel 2003 ошибка точно такая же.

Сообщение для ввода данных

Чтобы у пользователей после ввода информации подобных ошибок не возникало, необходимо указывать такие подсказки заранее. Делается это очень просто.

1. Кликните на любую клетку, для которой вы хотите задать какие-нибудь правила.
2. Откройте в меню раздел «Данные».
3. Выберите инструмент «Работа с данными».
4. Нажмите на иконку «Проверка данных».

1. В появившемся окне перейдите на вкладку «Сообщение для ввода».
2. Укажите любой текст в указанных полях.
3. Для продолжения нажмите на «OK».

1. Теперь каждый раз, когда бы будете активировать эту ячейку, будете видеть подобную подсказку. Это значительно облегчит ситуацию другим пользователям, которые будут работать с созданными вами файлами.

Как отключить эту ошибку

Если вы открыли чужую таблицу и вам нужно сделать какие-нибудь изменения, но при этом видите подобную ошибку при вводе данных, то не нужно отчаиваться. Исправить ситуацию довольно просто.

1. Выберите ячейку, в которой вы не можете указать нужное вам значение.
2. Перейдите на панели инструментов на вкладку «Данные».
3. Нажмите на инструмент «Работа с данными».
4. Кликните на иконку «Проверка данных».

1. Для того чтобы убрать все настройки, достаточно нажать на кнопку «Очистить всё».
2. Сохраняем изменения кликом на «OK».

1. Теперь можно вносить любые данные, словно вы открыли пустой файл и никаких настроек там нет.

Примеры от компании Microsoft

Если вы не совсем понимаете, каким образом нужно указывать условия для ввода значений, рекомендуется открыть официальный сайт компании Майкрософт. Там вы сможете найти файл примеров. В нём указаны абсолютно все типы данных и различные случаи составления документов и отчётов.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели, в каких случаях может появляться ошибка ввода значений в таблицах Excel. Кроме этого, особое внимание было уделено настройкам различных условий для определения допустимого набора величин.

Если у вас что-то не получается, значит, вы что-то упускаете из виду или выбираете не тот формат данных. Попробуйте повторить эти действия более внимательно.

Видеоинструкция

Если вдруг вы не смогли понять данную инструкцию, ниже прилагается видеоролик, в котором все шаги описываются еще более детально с дополнительными пояснениями.

Многие пользователи Excel не видят разницы между понятиями «формат ячеек» и «тип данных». На самом деле это далеко не тождественные понятия, хотя, безусловно, соприкасающиеся. Давайте выясним, в чем суть типов данных, на какие категории они разделяются, и как можно с ними работать.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Выясним, что представляет каждый из этих типов данных подробнее.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Числовые данные

Для непосредственных вычислений используются числовые данные. Именно с ними Excel предпринимает различные математические операции (сложение, вычитание, умножение, деление, возведение в степень, извлечение корня и т.д.). Этот тип данных предназначен исключительно для записи чисел, но может содержать и вспомогательные символы (%, $ и др.). В отношении его можно использовать несколько видов форматов:

• Собственно числовой;
• Процентный;
• Денежный;
• Финансовый;
• Дробный;
• Экспоненциальный.

Кроме того, в Excel имеется возможность разбивать числа на разряды, и определять количество цифр после запятой (в дробных числах).

Ввод числовых данных производится таким же способом, как и текстовых значений, о которых мы говорили выше.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Урок: Как перевести часы в минуты в Excel

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Ошибочные значения

Отдельным типом данных являются ошибочные значения. В большинстве случаев они появляются, когда производится некорректная операция. Например, к таким некорректным операциям относится деление на ноль или введение функции без соблюдения её синтаксиса. Среди ошибочных значений выделяют следующие:

• #ЗНАЧ! – применение неправильного вида аргумента для функции;
• #ДЕЛ/О! – деление на 0;
• #ЧИСЛО! – некорректные числовые данные;
• #Н/Д – введено недоступное значение;
• #ИМЯ? – ошибочное имя в формуле;
• #ПУСТО! – некорректное введение адресов диапазонов;
• #ССЫЛКА! – возникает при удалении ячеек, на которые ранее ссылалась формула.

Формулы

Отдельной большой группой видов данных являются формулы. В отличие от констант, они, чаще всего, сами не видны в ячейках, а только выводят результат, который может меняться, в зависимости от изменения аргументов. В частности, формулы применяются для различных математических вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке формул, выделив ту ячейку, в которой она содержится.

Обязательным условием, чтобы программа воспринимала выражение, как формулу, является наличие перед ним знака равно (=).

Формулы могут содержать в себе ссылки на другие ячейки, но это не обязательное условие.

Отдельным видом формул являются функции. Это своеобразные подпрограммы, которые содержат установленный набор аргументов и обрабатывают их по определенному алгоритму. Функции можно вводить вручную в ячейку, поставив в ней предварительно знак «=», а можно использовать для этих целей специальную графическую оболочку Мастер функций, который содержит весь перечень доступных в программе операторов, разбитых на категории.

С помощью Мастера функций можно совершить переход к окну аргумента конкретного оператора. В его поля вводятся данные или ссылки на ячейки, в которых эти данные содержатся. После нажатия на кнопку «OK» происходит выполнение заданной операции.

Урок: Работа с формулами в Excel

Урок: Мастер функций в Excel

Как видим, в программе Excel существует две основные группы типов данных: константы и формулы. Они, в свою очередь делятся, на множество других видов. Каждый тип данных имеет свои свойства, с учетом которых программа обрабатывает их. Овладение умением распознавать и правильно работать с различными типами данных – это первоочередная задача любого пользователя, который желает научиться эффективно использовать Эксель по назначению.

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

1. Поддерживается работа с большим числом страниц;
2. Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
3. Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

1. Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
2. Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
3. Объединения ячеек в любых строках запрещены.
4. Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
5. Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

• A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
• 1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
• A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

• сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
• дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

• Текст;
• Числовые данные;
• Дата и время;
• Логические данные;
• Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

• ч:мм:сс;
• ч:мм;
• ч:мм:сс AM/PM;
• ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

• ДД.ММ.ГГГГ;
• ДД.МММ
• МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

• константы – неизменные значения;
• формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

• числа;
• текст;
• дата и время;
• логические данные;
• ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

• числовой;
• денежный;
• финансовый;
• процентный;
• дробный;
• экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

1. Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
2. В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

• #ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
  
• #Н/Д – введены недопустимые данные;
• #ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;
• #ЧИСЛО! – неверное числовое значение;
• #ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;
• #ИМЯ? – неправильное имя в формуле;
• #ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

• Таблица
• Отчет сводной таблицы
• PivotChart
• Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

• Существующий лист
• Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

• Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

• Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

  Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

• Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

  Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

• Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

• Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

• Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

• Перейдите на вкладку « Соединение ».

• Нажмите Использовать имя источника данных.

• Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

• Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

• https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/
• https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech
• http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html
• https://lumpics.ru/data-types-in-excel/
• https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/
• https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/
• https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel
• https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

 «ИРКУТСКИЙ ТЕХНИКУМ
ТРАНСПОРТА И СТРОИТЕЛЬСТВА»

ИНФОРМАТИКА

Работа в MS Excel 2007

Иркутск 2016

 

Пособие предназначено
для приобретения практических навыков работы в табличном процессоре MS Excel 2007.

Содержит
теоретический материал, снабженный для наглядности рисунками, практические
задания для закрепления теоретических знаний.

Для студентов средних
профессиональных учреждений. Может быть полезен тем, кто желает
квалифицированно научиться работать в табличном процессоре MS Excel.

 

 

 

Оглавление

Основы работы в Microsoft
Excel 2007. Учебное пособие

Введение

Основы работы в Microsoft
Excel

Типы данных,
используемых в Excel

Диагностика ошибок в
формулах Excel

Ввод и обработка данных
в Excel

Форматирование и защита
рабочих листов

Работа с электронными
таблицами

ГЛАВА 1

Основы работы в
Microsoft Excel

Ввод заголовка, шапки и
исходных данных таблицы

Ввода заголовка, шапки
и исходных данных контрольного примера

Редактирование
содержимого ячейки

Оформление электронной
таблицы

Сохранение таблиц на
диске

Загрузка рабочей книги

Формирование заголовка
и шапки таблицы

Копирование формул в
электронных таблицах

Ввод формул и функций
для табличных расчетов

Расчет итоговых сумм с
помощью функции суммирования

Копирование содержимого
рабочих листов

Редактирование таблиц

Вставка и перемещение
рабочих листов

Создание итоговых
таблиц

Объединение и
связывание нескольких электронных таблиц

Итоговые таблицы без
использования связей с исходными данными

Итоговые таблицы,
полученные методом суммирования

Итоговые таблицы с использованием
связей с исходными данными

Относительная и
абсолютная адресация ячеек

ГЛАВА 2

Построение диаграмм в Excel

Элементы диаграммы

Типы диаграмм

Создание диаграммы

Изменение размера
диаграммы

Перемещение диаграммы

Редактирование диаграмм

Ввод текста названия
диаграммы

Настройка отображения
названия диаграммы

Редактирование названия
диаграммы

Формат оси

Размещение подписей
осей

Формат легенды

Формат и размещение
линий сетки на диаграмме

Формат области
построения

Настройка отображения
рядов данных

Формат точки данных

Добавление подписей
данных

Формат подписей данных

Добавление и удаление
данных

Изменение типа
диаграммы для отдельного ряда данных

Изменение типа всей
диаграммы

Связь диаграммы с
таблицей

Удаление диаграммы

Построение диаграмм и
ручная настройка их отображения

Вывод вспомогательной
оси Y для отображения данных

Построение круговых
диаграмм

Настройка отображения
круговой диаграммы

Изменение отображения
секторов

Добавление линии тренда
к ряду данных

ГЛАВА 3

Управление базами
данных и анализ данных

Использование в
расчетах вложенных функций

Сортировка списков и
диапазонов

Сортировка по
нескольким столбцам

Промежуточные итоги

Обеспечение поиска и
фильтрации данных

Применение фильтра

Применение фильтра к
нескольким столбцам с заданием условий

Удаление фильтра

Применение расширенного
фильтра

Задание диапазона
условий

Расширенный фильтр с
использованием вычисляемых значений

Анализ данных с помощью
сводных таблиц

Редактирование сводных
таблиц

Групповые операции в
сводных таблицах.

Создание вычисляемых
полей в сводных таблицах

Фиксация заголовков
столбцов и строк

Защита ячеек и рабочих
листов

Защита ячеек рабочего
листа

Средства для анализа
данных

Подбор параметра

Таблица подстановки

Таблица подстановки с
одной изменяющейся переменной

Таблица подстановки с
двумя изменяющимися переменными

Проверка результатов с
помощью сценариев

ГЛАВА 4

Индивидуальные задания 
для выполнения лабораторных работ

Основы работы в Microsoft Excel 2007

Введение

Основы
работы в Microsoft Excel

Программный продукт Excel, разработанный
фирмой Microsoft, является  популярным средством для работы с электронными
таблицами. Функциональные возможности и вычислительные средства Excel 
позволяют решать многие инженерные и экономические задачи, представляя данные
не только в табличном, но и в графическом виде.

Excel функционирует в операционной среде
Windows, поэтому, работая с ним, можно реализовывать любые возможности Windows:
сворачивать и разворачивать окна, использовать кнопки пиктограмм, работать
одновременно с несколькими документами и т.п.

После запуска Excel на экране появляется окно,
состоящее из нескольких элементов:

Пользовательская панель инструментов

Excel содержит так называемые контекстные
меню, содержащие наиболее употребляемые команды для работы с
ячейками, диаграммами или другими объектами.

Контекстное меню активизируется нажатием правой
кнопки мыши (или Shift + F10). Для выхода из контекстного меню нужно щелкнуть
кнопкой мыши вне его или нажать Esc;

 

Типы
данных, используемых в Excel

Excel использует два основных типа данных:

Ø текст,
то есть последовательность символов (при вводе они автоматически выравниваются
по левому краю ячейки);

Ø числа,
различая их как числовые константы, формулы, встроенные функции или даты. При
вводе чисел Excel автоматически выравнивает их по правому краю ячейки и
производит над ними необходимые пользователю вычисления.

Данные текстового типа используются, как правило, для
обозначения названий таблиц, заголовков столбцов, текстовой информации в
строках и столбцах, а также для комментариев.

Данные числового типа используются для числовых
величин (или ссылок на соответствующие ячейки) и связывающих их арифметических
операций.

Например, данными числового типа в Excel являются
следующие выражения:

ü  
=46+55;

ü  
=200*В5;

ü  
=А7/В4.

Ввод формулы всегда начинается со знака «равно» ( = )
или «плюс» (+).

Примечания:

§
Формулу, содержащуюся в
ячейке, по умолчанию можно увидеть в строке формул, когда данная ячейка станет
активной, а в самой ячейке виден только результат вычислений. Для отображения
формул в ячейках необходимо нажать кнопку Office, в открывшемся окне
нажать кнопку Параметры Excel, в окне Параметры Excel
выбрать параметр Дополнительно,  в группе Показать параметры для
следующего листа включить параметр Показывать формулы, а не их значения.

§
Excel вычисляет формулу
каждый раз, когда изменяется содержимое таблицы, ссылающееся на данную формулу.

§
Если результат вычислений
не помещается в ячейке таблицы, Excel может вывести на экран 
последовательность символов «#######», говорящую о том, что необходимо
увеличить ширину столбца.

§
При вводе десятичных чисел
используется запятая (,) в качестве десятичного разделителя.

Функции
Excel – это заранее определенные формулы, позволяющие производить
расчеты в финансовой, статистической, математической, логической и других
областях деятельности. Функции подразделяются на встроенные и определенные
пользователем. Встроенные функции сгруппированы по категориям и имеют
одинаковый синтаксис: имя функции и ее аргументы.

Функции задаются с помощью математических и других
формул, в соответствии с которыми выполняются вычисления по заданным величинам,
называемым аргументами, и в указанном порядке, определяемом синтаксисом.
Синтаксис встроенных функций достаточно прост:

Имя функции(<аргумент1; аргумент2; аргумент3 и
т.д.), где:

Имя функции
показывает, о каких вычислениях идет речь. Примеры имен функции – СУММ, СРЗНАЧ
и др.

Аргументы – значения, которые функция использует, вычисляя результат. Аргументы
перечисляются в скобках следом за именем функции. В качестве аргументов могут
выступать числовые значения, текст, логические значения, массивы, значения
ошибок или ссылки, дата/время, а также другие функции и формулы. В Excel
различают обязательные (которые всегда нужно задавать) и необязательные
аргументы. Отдельные аргументы разделяются символом «точка с запятой» (;).

Результат – значение, полученное при вычислении функции.

Многие математические
операции в Excel производятся с использованием встроенных функций.

Функции могут быть выбраны из списка функций с
помощью кнопки Вставить функцию из группы Библиотека функций
на вкладке Формулы, или с помощью нажатия пиктограммы f_x
в строке формул.

После выбора требуемой функции подключается Мастер
функций, позволяющий пользователю пошагово заполнять ее аргументы.

Функции в Excel подразделяются на следующие основные группы:

·  
Математические,
арифметические и тригонометрические функции.

·       
Функции для работы с
датами и временем.

·       
Финансовые функции.

·       
Логические функции.

·       
Функции для работы со
ссылками и массивами.

·       
Функции для работы с базами
данных.

·       
Статистические функции.

·       
Текстовые функции и др.

Математические и тригонометрические функции
используются для выполнения вычислительных операций (вычитания, сложения,
умножения, деления), а также возведения в степень, округления, логарифмических
вычислений, операций над случайными числами и подсчета количества. В группу
тригонометрических функций объединены прямые и обратные тригонометрические
функции.

Функции для работы с датой и временем позволяют
анализировать и работать со значениями даты и времени в формулах. Значения даты
и времени сохраняются и обрабатываются программой как числа. Начальной датой
является 1 января 1900 г. Ей соответствует целое значение 1. Каждый следующий
день представлен целочисленным значением, на единицу больше значения предыдущей
даты.

Финансовые функции решают в основном задачи расчета
амортизации и определения процентов по займам и инвестициям, а также
анализируют операции с ценными бумагами. Оперируя этими функциями, можно
определить такие показатели, как текущая стоимость инвестиций, доходность
ценных бумаг и прочие.

Логические функции оперируют с логическими значениями
и результат их также представляет собой логическое значение – ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Функции для работы со ссылками и массивами данных
используют в качестве аргумента массив данных. Применяются для поиска в списках
или таблицах, а также для нахождения ссылки к ячейке.

Функции для работы с базами данных применяются для
работы с базами данных (списками) и таблицами с соответствующей структурой
данных. С помощью этих функций можно выполнять анализ данных рабочего листа.

Статистические функции позволяют решать множество
различных задач как сложных профессиональных, так и простых, например
определение арифметического среднего.

Текстовые функции используются при работе с текстом,
позволяют искать, заменять или объединять определенные последовательности
символов, а также подсчитывать количество символов и многое другое.

Десять последних функций, применяемых пользователем,
Excel автоматически группирует в категорию «10 недавно использовавшихся».

Диагностика
ошибок в формулах Excel

Если Excel не может выполнить обработку формулы в
ячейке и вывести результат, то он генерирует сообщение об ошибке и выводит его
в данной ячейке (вместо самой формулы или ее результата). Сообщение об ошибке
всегда начинается со знака «#».

Сообщения об ошибках в Excel могут принадлежать к
одному из 8 типов:

·       
######

·       
#ЗНАЧ!

·       
#ДЕЛ/0!

·       
#ИМЯ?

·       
#Н/Д

·       
#ССЫЛКА!

·       
#ЧИСЛО!

·       
#ПУСТО!

Как правило, ошибка ###### возникает, когда
полученный результат не умещается в ячейке. В этом случае необходимо увеличить
ширину столбца.

Ошибка #ЗНАЧ! возникает, когда используется
недопустимый тип аргумента, например, пользователь пытается сложить текстовое и
числовое значение.

Ошибка #ДЕЛ/0 появляется, когда в формуле
делается попытка деления на ноль.

Сообщение об ошибке типа #ИМЯ? появляется,
когда Excel не может найти имя, используемое в формуле. Например, такая
ситуация возникнет, если:

Þ            
при наборе имени произошла
опечатка;

Þ            
текст ошибочно не был
заключен в двойные кавычки;

Þ            
в ссылке на диапазон ячеек
пропущен знак двоеточия (:).

 Ошибка #Н/Д
является сокращением термина
«Неопределенные Данные».

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда при ссылке на ячейку
указывается недопустимый адрес.

Сообщение об ошибке вида #ЧИСЛО! возникает в том
случае, когда в формуле задан неприемлемый аргумент для функции.

Сообщение об ошибке типа #ПУСТО! появляется, когда
используется ошибочная ссылка на ячейку или диапазон, например, задано
пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек.

Ввод и обработка
данных в Excel

Значительная часть работы в Excel приходится
на ввод данных, их редактирование и обработку.

Рабочий лист в Excel 2007 состоит из 13384
столбцов и 1048576 строк.

В ячейку рабочего листа можно вводить число,
текст, дату/время или формулу. Ввод всегда происходит в активную ячейку. Место
появления вводимых символов указывает мигающий курсор.

Весь введенный текст и числа отображаются и в
строке формул, и в самой ячейке. При вводе формул (по умолчанию) в ячейке отражается
результат вычислений, а в строке формул видна сама вводимая формула или
функция.

При необходимости можно исправить ошибки до
фиксации ввода или изменить содержимое ячейки после того, как ввод
зафиксирован.

Форматирование и
защита рабочих листов

Вводимая в ячейки Excel информация может быть
отображена на экране различными способами. Для изменения формы отображения и
доступа к информации используются средства форматирования и защиты.

Неправильный формат представления данных может
вызвать значительные проблемы, особенно, если у пользователя отсутствует
достаточный опыт. Например, если пользователь введет число 0.9, но в качестве
десятичного разделителя в настройках компьютера используется запятая, то
введенные данные будут восприниматься как текст. Опытный пользователь сразу это
заметит, так как обычно по умолчанию текст выравнивается по левому краю, а
числа – по правому краю ячейки.

Форматирование в Excel включает в себя решение
следующих вопросов:

Ø изменение шрифта, размеров, начертания и цвета символов;

Ø выравнивание и изменение ориентации текста и чисел в ячейках;

Ø форматирование чисел, дат и времени;

Ø форматирование строк и столбцов;

Ø создание и использование пользовательских форматов;

Ø условное форматирование;

Ø защита ячеек, листов и рабочих книг;

Ø использование стилей при форматировании;

Ø применение автоформатов.

Работа с электронными таблицами

Электронные таблицы в Excel располагаются на рабочих
листах рабочих книг,  последние из которых представляют собой электронный
эквивалент папки-скоросшивателя, «складывающей» документы. Количество рабочих
листов в книге может регулировать пользователь. В рабочие книги можно
дополнительно «подшивать» диаграммы,  сводные таблицы, различные отчеты и т.п.

Рабочий
лист электронной книги состоит из ячеек, каждая из которых имеет свой
адрес: сочетание имени столбца и строки. Столбцы идентифицируются
буквами латинского алфавита (А, B, C, D…), а строки – арабскими цифрами
(1,2,3…). Ячейка, в которой находится курсор, считается активной, то есть
предназначенной для ввода данных.

Например, адрес F10 говорит о том, что вводимая
информация при активной ячейке F10 попадет именно в эту ячейку, а содержимое 
этой ячейки отразится в строке формул.

Многие команды Excel позволяют работать с
блоками ячеек. Блок ячеек — это прямоугольник, задаваемый
координатами противоположных углов, обычно, верхней левой и нижней правой
ячеек. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием  (:). Например, блок А1:В4
включает в себя ячейки А1, А2, А3, А4, В1, В2, В3 и В4. Выделение блока ячеек
осуществляется протаскиванием курсора мыши на нужный диапазон. При этом ячейка,
начиная с которой выделяется блок, остается белого цвета, а остальные ячейки
затемняются. Но блок ячеек не обязательно может включать смежные ячейки. Для
выделения таких ячеек в блоке следует использовать клавишу <Ctrl>.

Ячейкам и блокам для удобства работы можно
давать имена.

Рабочие  листы также  могут быть переименованы, чтобы
лучше отражать смысловое содержание решаемой задачи.

ГЛАВА 1

Основы работы в
Microsoft Excel

Для практического освоения приемов работы в  среде
Excel предлагается произвести расчеты по продаже товаров  видео- и аудиотехники
фирмой «Техносервис» через сеть магазинов «Техносила» и «Техношок», для чего
потребуется создание нескольких таблиц.

Любая таблица по своей структуре состоит из 3
частей:

ü   Заголовок таблицы.

ü   Шапка таблицы (названия граф таблицы).

ü   Информационная часть (исходные и выходные данные,
расположенные в соответствующих графах).

Ввод заголовка, шапки и исходных данных
таблицы

После загрузки Excel на экран выводится стандартный
шаблон таблицы, имеющий определенную ширину столбцов и высоту строк.

Ввод данных осуществляется в активную ячейку,
т.е. в ту ячейку, в которую предварительно установлен табличный курсор и
которая отличается от остальных контрастной рамкой вокруг нее.

Ввод исходных данных в ячейку будет завершен в
результате выполнения одного из следующих действий:

v
нажатия клавиши Enter;

v нажатия соответствующих клавиш управления курсором на
клавиатуре;

v     щелчка кнопкой мыши по следующей ячейке для
ввода данных;

v
нажатия клавиши табуляции.

При вводе данных в таблицу названия некоторых граф
могут быть расположены в ячейке в несколько строк. Подобный ввод данных может
быть осуществлен следующими способами:

1.    
Нажать клавишу Alt(левую
или правую) и, удерживая ее,  нажать коротко клавишу Enter после любого
введенного в ячейку слова или словосочетания.  Одновременное нажатие клавиш
принято обозначать символом “+”, например  Alt+ Enter.

2.          
Использовать вкладку  Главная
, где в группе Ячейки  нажать кнопку Формат, в раскрывшемся окне
выбрать команду Формат ячеек, а затем в окне Формат ячеек, на
вкладке Выравнивание установить переключатель Переносить по словам
в области Отображение.

3.          
Нажать кнопку Перенос
текста в группе Выравнивание на вкладке Главная.

Ввода
заголовка, шапки и исходных данных контрольного примера

Упражнение. Осуществить ввод заголовка, шапки и исходных данных контрольного
примера в соответствии с рисунком 1, для чего:

Рис.1

·  В ячейку А1 на Листе 1 ввести “Прайс-лист ООО
«Техносервис»” и нажать клавишу Enter.

·  В ячейку А2 ввести “Наименование”, нажать
одновременно клавиши Alt и Enter, ввести “товара” и нажать  Enter.

·  В ячейку В2 ввести “Цена”,  нажать одновременно Alt
и Enter, ввести “в у.е.” и нажать Enter.

Если введенные данные не соответствуют по расположению
в ячейках примеру, приведенному на рис. 1, то следует изменить ширину столбцов,
для этого необходимо:

·Установить указатель мыши на границу
обозначений столбцов так, чтобы он принял вид черной двунаправленной стрелки.

·        
Удерживая нажатой левую
кнопку мыши, расширить (уменьшить) столбец на необходимую величину.

Внимание! Введенный текст заголовка таблицы занял несколько соседних с ячейкой
А1 ячеек. Однако если перевести курсор, например в ячейку В1, то в строке
состояния, где обязательно отражается содержимое ячейки, в которой находится
курсор, ничего не будет отражено. Это объясняется тем, что введенный текст,
ширина которого превышает ширину ячейки А1, расположился в соседних ячейках
справа лишь на экране дисплея. Если бы в дальнейшем потребовалось ввести в
ячейку В1 какие-либо данные, произошло бы усечение текста до размеров ячейки
А1, хотя на самом деле в ячейке А1 сам текст остался полностью.

Дальнейшая работа по вводу исходных данных в
контрольном примере осуществляется в соответствии с рис 2.

Рис.2                          

Расширить столбец А ,установив курсор мыши на
границу столбцов А и В и растянуть столбец А. до нужной
величины.

Редактирование содержимого ячейки

Если при просмотре таблицы были обнаружены ошибки, их
необходимо отредактировать.

Excel позволяет редактировать содержимое ячеек
несколькими способами:

Ø    набором в активной ячейке новой информации
поверх ошибочной (используется, как правило, при полной замене информации);

Ø    активизацией строки формул щелчком мыши для
перехода в режим редактирования;

Ø
 нажатием функциональной
клавиши F2 в активной ячейке.

Удаление ошибочной информации осуществляется нажатием
клавиши Delete в активной ячейке.

Упражнение. Для удобства ориентации среди электронных документов
рекомендуется давать листам рабочей книги соответствующие названия.
Предлагается назвать первый лист рабочей книги «Прайс-лист». Для этого
необходимо:

·        
Установить указатель мыши
на название Лист1.

·        
Щелкнуть правой кнопкой
мыши.

·        
В контекстном меню выбрать
пункт Переименовать.

·        
С клавиатуры набрать новое
название листа.

·        
Нажать Enter.

Примечание. Переименовать рабочий лист можно также путем
двойного щелчка по левой кнопке мыши, предварительно установив курсор на его
название, после чего ввести новое название.

Оформление электронной таблицы

Каждая электронная таблица требует своего оформления,
то есть придания ей определенного эстетического вида.

Как правило, заголовки таблиц, названия их граф,
итоговая строка могут быть выделены отличающимся от общего текста размером
шрифта, его цветом, фоном. Кроме того, в таблицах  принято использовать
разделители столбцов и строк (границы) и прочие графические эффекты.

Большинство операций по оформлению таблиц
сосредоточено на вкладке Главная. Наиболее употребляемые операции (цвет
заливки, цвет шрифта, выравнивание по различным признакам, границы, разрядность
и т.п.) выведены в качестве кнопок в группах Шрифт, Выравнивание,
Число.

Упражнение. На данном этапе необходимо оформить таблицу в соответствии с рисунком
3, для чего:

Рис.3        

·        
Выделить блок ячеек А1:В2.

·На вкладке Главная в группе Шрифт нажать
кнопку со стрелкой (справа от названия группы).

·В раскрывшемся окне Формат ячеек
на вкладке Шрифт в  опции Начертание выбрать Полужирный, в
опции Размер установить 12 и нажать ОК.

Примечание: те же действия могут быть выполнены с помощью кнопки Формат в
группе Ячейки на вкладке Главная, после нажатия которой нужно
выбрать команду Формат ячеек, а так же при помощи команды Формат
ячеек в контекстном меню, вызываемым нажатием правой кнопки мыши после
выделения соответствующего блока ячеек, или соответствующей мини-панели.

·        
Выделить всю таблицу (блок
ячеек А2:В10).

·На вкладке Главная в группе Шрифт
нажать кнопку Границы и щелкнуть левой кнопкой мыши по стрелке справа от
нее.

·Из списка вариантов выбрать Внешние границы
(граница вокруг всей таблицы).

·    
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока.

·             
Путем выделения отдельных
частей таблицы (шапки, колонок), закончить оформление таблицы в соответствии
рис. 3, используя кнопку Границы группе Шрифт на вкладке Главная.

Сохранение таблиц на диске

Для многократного использования электронной
таблицы в дальнейшем необходимо сохранить ее на диске.

При сохранении файла сохраняются и установки,
сделанные для данной книги, включая конфигурацию окна  и характеристики
дисплея, формулы, функции, шрифты и стили.

 Активизировав Кнопку «Office» в
верхнем левом углу окна,  вы увидите несколько команд, позволяющих сохранить
файл EXCEL: Сохранить, Сохранить как, Закрыть. Каждая
из этих команд имеет свою специфику. Команда Сохранить как,
обычно, используется при первом сохранении документа или для выбора способа его
сохранения.  Команда Сохранить применяется для сохранения изменений,
сделанных в существующем документе. Сохранить как Web— страницу сохраняет документ на
Web-странице. При выборе команды Закрыть, во избежание случайной потери
выполненной работы, Excel всегда запрашивает, не хотите ли вы сохранить свои
изменения. Кроме того, нажав кнопку Сохранить на панели инструментов, вы
можете быстро сохранить текущий документ точно так же, как с помощью команды Сохранить
из меню Office. После сохранения файла книги, с помощью одной из
перечисленных выше команд сохранения, книга остается открытой. Файл
удаляется с экрана только при закрытии книги.

Упражнение. Необходимо сохранить рабочую книгу, где находится
таблица Прайс-лист ООО «Техносервис» как файл с именем «Продажи» (данное имя
вводится с учетом того, что в этой же книге будут сформированы новые таблицы с
данными о продажах товаров). Необходимо сохранить файл в сетевом каталоге, на дискете
или в папке, которую укажет преподаватель. Для этого:

·     Активизировать Кнопку «Office».

·В выпадающем меню выбрать Сохранить как Книга
EXCEL В появившемся окне указать диск, папку (уточнить у преподавателя) и имя
сохраняемого файла (Продажи).

·     Щелкнуть указателем мыши по кнопке Сохранить.

Загрузка рабочей
книги

Если был осуществлен выход из Excel после записи на диск рабочей книги
«Продажи», необходимо выполнить следующие действия: загрузить Excel,
нажать кнопку «Office» (в левом верхнем углу экрана). выбрать команду Открыть,
в окне Открытие документа выбрать диск, на котором был сохранен
файл, папку, имя файла (или ввести его имя в поле Имя файла), а затем
щелкнуть по кнопке Открыть. Можно дважды щелкнуть по значку файла в
списке файлов в окне Открытие документа.

Формирование
заголовка и шапки таблицы

Для создания следующей таблицы необходимо перейти на Лист2
рабочей книги «Продажи».

Заголовок и шапка новой таблицы представлены
на рис.4.

Рис.4

Упражнение. В соответствии с рисунком 4 необходимо:

·       
Ввести заголовок в ячейку В1.

·       
Перейти на «Прайс-лист».

·       
Выделить блок ячеек А2:В2
и нажать правую кнопку мыши

·       
В контекстном меню выбрать
команду Копировать

·       
Вернуться на Лист2
.

·  Установить курсор в ячейку А2 и нажать правую
кнопку мыши.

·  В контекстном меню выбрать Специальная вставка
и в открывшемся окне выбрать опцию Значения. Нажать ОК.

·  Выделить вторую строку таблицы, для чего щелкнуть
левой кнопкой мыши по маркеру строки, расположенному на вертикальной линейке.

·  Нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать
команду Формат ячеек.

·  На вкладке Выравнивание установить флажок в
опции Переносить по словам и нажать ОК.

Примечание. Для переноса вводимого в ячейку текста по словам можно  воспользоваться
кнопкой Перенос текста в группе Выравнивание на вкладке Главная.

·  Ввести соответствующие названия граф таблицы по
образцу (рис.4).

·  Выделить блок ячеек А1:Н2 и на вкладке Главная
в группе Шрифт  установить полужирный шрифт (Ж).

Для заполнения  граф «Наименование товара» и «Цена»
будут использованы данные таблицы, расположенной на рабочем листе «Прайс-лист».
С целью обеспечения автоматизации и проверки данных при вводе в соответствующие
ячейки таблицы  будут использованы кнопка Проверка
данных из группы Работа с данными на вкладке Данные и
функция Просмотр.

Ввод
данных в ячейки может показаться довольно несложной и очевидной процедурой,
особенно по сравнению с записью сложных формул. Однако если тип или диапазон
данных будет некорректным, могут возникнуть проблемы, которые позволяет решить кнопка Проверка данных
из группы Работа с данными.
Применить средство проверки данных можно в выделенной ячейке или диапазоне
ячеек, так же как и средство форматирования ячеек. При копировании или
перемещении ячеек, для которых установлена проверка данных, ее критерии
передаются новым ячейкам.

Для
установки проверки данных необходимо выделить ячейку или диапазон ячеек,
выбрать Данные|Работа
с данными|Проверка данных для открытия окна Проверка вводимых значений и использовать вкладки этого окна, в которых задаются критерии
проверки, или для ограничения диапазона значений, которые можно ввести в
какую-либо ячейку путем выбора из списка, а не ввода с клавиатуры.
Проверка вводимых данных позволяет избежать ошибок, особенно, если с рабочей
книгой будет работать не один пользователь.

Упражнение. Для создания списков «Наименование товара» и
«Цена в у.е.» выполнить следующие действия:

·       
Перейти на лист
«Прайс-лист».

·       
Выделить курсором блок
ячеек А2:В10.

· 
Выбрать Формулы|Создать из выделенного фрагмента установить флажок в опции В строке выше, ненужные
флажки (в опциях “в столбце слева” и других, если они есть) удалить и нажать ОК.

·  
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока.

В результате будет создан список (блок) “Наименование_товара”,
содержащий наименование всех товаров, и список (блок) “Цена_ в_ у.е.”
(ячейки B3 –B10), содержащий цену всех товаров.

Упражнение. Для ввода наименований товаров из списка в ячейки A3
– A10 (рис.5) следует:

·       
Перейти на Лист 2.

·       
Выделить блок ячеек А3:А10.

·       
Выбрать Данные|Работа с
данными|Проверка данных.

·  На вкладке Параметры в опции Тип данных выбрать
Список.

·  Установить курсор в опцию Источник и нажать
функциональную клавишу F3.

· 
В окне Вставка имени
выбрать «Наименование товара» и нажать ОК. Затем нажать ОК внизу
окна Проверка вводимых значений. Щелкнуть левой кнопкой мыши в любой
свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока ячеек.

·       
Установить курсор в ячейку
А3 и нажать кнопку со стрелкой.

·       
Из открывшегося списка
выбрать «Видеомагнитофон».

·       
В ячейки А4:А10
ввести данные по образцу (рис.5)

Рис.5

·       
В ячейку А11 ввести
с клавиатуры «Итого».

Примечание: если случайно в блок попали ячейки, не требующие проверки данных, то
необходимо выделить эти ячейки и выбрать Данные|Работа с данными|Проверка
данных, а затем в окне Проверка вводимых данных на вкладке Параметры
нажать кнопку Очистить все.

Данные в графу «Цена» будут вводиться с использованием
функции ПРОСМОТР.

Функция ПРОСМОТР просматривает диапазон, в
который входят значения только одной строки или одного столбца (так называемый
вектор) в поисках определенного значения, и возвращает значение из другого
столбца или строки.

 В
рассматриваемом примере по известному наименованию товара  функция ПРОСМОТР
автоматически подставит в ячейку графы «Цена» новой таблицы цену товара из
«Прайс-листа».

Синтаксис функции ПРОСМОТР:

ПРОСМОТР(искомое_значение;
просматриваемый_вектор; вектор_результатов).

Искомое_значение — это значение, которое ПРОСМОТР ищет в первом
векторе. Искомое_значение может быть числом, текстом, логическим
значением, именем или ссылкой, ссылающимися на значение.

Просматриваемый_вектор — это интервал, содержащий только одну строку
или один столбец. Значения в аргументе просматриваемый_вектор могут быть
текстами, числами или логическими значениями.

Вектор_результатов — это интервал, содержащий только
одну строку или один столбец. Он должен быть того же размера, что и просматриваемый_вектор.

Если ПРОСМОТР не может найти искомое_значение,
то подходящим считается наибольшее значение в аргументе просматриваемый_вектор,
которое меньше, чем искомое_значение.

Если искомое_значение меньше, чем
наименьшее значение в аргументе просматриваемый_вектор, то функция ПРОСМОТР
возвращает значение ошибки #Н/Д.

Важно!
Значения в аргументе просматриваемый_вектор должны быть расположены в
порядке возрастания; в противном случае функция ПРОСМОТР может вернуть
неверный результат. Тексты в нижнем и верхнем регистре считаются
эквивалентными.

Упражнение Для ввода данных в графу «Цена» с помощью данной
функции необходимо:

·       
Открыть «Прайс-лист».

·  
Выделить блок ячеек А2:В10 и нажать кнопку Сортировка и
фильтр в группе Редактирование на вкладке Главная. В
открывшемся окне выбрать команду Сортировка от А до Я, в
результате чего данные таблицы будут упорядочены по первому столбцу в
выделенном блоке ячеек.

·       
Открыть Лист 2.

·       
Установить курсор в ячейку
В3.

·       

В строке формул нажать кнопку Вставка
функции (или выбрать Формулы|Библиотека функций|Вставить функцию…).

·  В открывшемся окне в области Категория выбрать Ссылки
и массивы, в области Выберите функцию – ПРОСМОТР и
нажать ОК.

·  В следующем окне выбрать искомое_значение; просматриваемый_вектор;вектор_результов
и нажать ОК.

·   Передвинуть открывшееся окно так, чтобы просматривались
данные таблицы.

·  Установив курсор в окне Искомое_значение,
щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке А3 текущей таблицы.

·  Установить курсор в окно Просматриваемый_вектор
и нажать функциональную клавишу F3 на клавиатуре.

·  В открывшемся окне выбрать имя блока Наименование_товара
и нажать ОК.

·  Установить курсор в окно Вектор_результатов
и нажать функциональную клавишу F3.

·  В открывшемся окне выбрать имя блока Цена_в_у.е.
и нажать ОК.

·       
Нажать ОК в главном
окне функции ПРОСМОТР.

В результате выполненных действий в ячейке В3 появилось
значение цены товара «Видеомагнитофон», а в строке формул отражена формула:

=ПРОСМОТР(A3;Наименование_товара;Цена_в_у.е.).

Копирование формул в электронных таблицах

Экономические
таблицы содержат в пределах одного столбца, как правило, однородные данные, то
есть данные одного типа и структуры.

Excel предоставляет возможность один раз
ввести формулу расчета в ячейку, а затем скопировать ее из одной ячейки в
другие.

Для этого существует несколько приемов
копирования:

Ø   
Использование кнопок Копировать
и Вставить в группе Буфер обмена на вкладке Главная

Ø   
Использование  правой
кнопки мыши, то есть вызов контекстного меню, и выбор соответствующих пунктов: Копировать
и Вставить.

Ø   
Протаскивание «маркера
заполнения» через требуемые смежные ячейки. Маркером заполнения при этом
называется черный квадратик, расположенный в правом нижнем углу активной
ячейки.

Ø   
Другие способы копирования
в среде Windows (например, сочетание «горячих клавиш» Ctrl+C , Ctrl+V и т.п.).

Упражнение. Скопировать содержимое ячейки В3 в блок ячеек
В4:В10. При приеме копирования с использованием «протаскивания» маркера
заполнения необходимо выполнить следующие действия:

·Поместить курсор мыши на маркер ячейки В3 в
правом нижнем углу (при этом курсор должен приобрести конфигурацию знака «плюс»
(+).

·Удерживая нажатой левую кнопку мыши, «протащить»
маркер через ячейки В4:В10.

·Щелкнуть левой кнопкой мыши в любой свободной ячейке
листа, чтобы снять выделение с блока В3:В10.

В процессе копирования Excel автоматически
корректирует адреса аргументов формул, изменяя их в соответствии с
идентификатором столбца или строки. Это называется относительной адресацией
ячеек. В дальнейшем будет рассмотрен другой способ адресации ячеек – абсолютная
адресация.

Ввод формул и функций для табличных расчетов

Формулы в MS Excel должны начинаться со знака равно или
плюс, который подтверждает, что последующие символы образуют формулу. Символы,
введенные без этих знаков, воспринимаются как текст. По умолчанию текст
выравнивается по левой границе ячеек, а числа — по правой. Необходимо помнить
несколько правил:

1.    
В первую очередь
вычисляются выражения внутри круглых скобок.

2.    
Умножение и деление
выполняются раньше сложения и вычитания.

3.    
Операторы с одинаковым
приоритетом выполняются слева направо.

4.    
Для изменения порядка
выполнения операторов используют круглые скобки.

5.    
Если в формуле количество
закрывающих и открывающих круглых скобок не совпадает, выводится сообщение
«Несоответствие скобок» и выделяется ошибочная часть формулы.

6.    
Формула, содержащая ссылки
на адреса ячеек, связана с ячейками рабочей книги, а значение формулы зависит
от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при
изменении содержимого этих ячеек.

Поскольку значение показателя «Наценка»
зависит от цены товара, целесообразно применить логическую функцию ЕСЛИ
для расчета соответствующей графы таблицы.

Функция ЕСЛИ определяет условие
(условия), при котором возможны два варианта действий, первое из которых
свершится при выполнении заданного условия, второе – при его невыполнении.

Функция ЕСЛИ используется при проверке условий
для значений и формул.

Синтаксис функции ЕСЛИ:

ЕСЛИ(лог_выражение;значение_если_истина;
значение_если_ложь)

В данном примере величина наценки будет
рассчитываться по следующему алгоритму: если цена товара по прайс-листу меньше
500 у.е., то наценка составит 50% от цены, в противном случае  30%.

Упражнение. Для расчета данных в графе «Наценка» необходимо
выполнить следующие действия:

·        
Активизировать ячейку С3.

·             
Щелкнуть левой кнопкой
мыши по кнопке Вставить функцию (f_x) в
строке формул.

·             
В появившемся окне Мастер
функций выбрать категорию функций логические.

·        
В списке функций выбрать ЕСЛИ.

·        
Нажать ОК.

·             
Подвинуть появившееся на
экране окно за пределы таблицы, чтобы не мешать указателю мыши работать с
ячейками таблицы.

·        
Установить курсор в окно Логическое
выражение.

·Щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке В3, в
результате чего адрес данной ячейки  отражен в окне Логическое выражение.
С клавиатуры набрать <500.

·        
Перевести курсор в окно Значение_если_истина.

·             
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в ячейки В3 и далее ввести формулу В3*50%.

·        
Перевести курсор в окно Значение_если
ложь.

·             
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в ячейки В3 и далее ввести формулу В3*30%.

·        
Нажать ОК.

Обратить внимание на формулу, которая
отразилась в строке формул. Данную формулу опытный пользователь мог сразу
ввести с клавиатуры. Словами это логическое выражение было сформулировано в
описании алгоритма расчета наценки, который был приведен выше. Выражение примет
следующий вид: =ЕСЛИ(В3<500;В3*50%;В3*30%).

Упражнение. Необходимо скопировать полученную функцию в ячейки С4:С10,
для этого:

·             
Установить курсор в ячейку
С3 и щелкнуть по правой кнопке мыши для вызова контекстного меню.

·    
Выбрать команду Копировать
(при этом вокруг ячейки С3 появится «бегущая» рамка).

·        
Выделить блок ячеек С4:С10
и нажать правую кнопку мыши.

·        
В контекстном меню  выбрать
команду Вставить.

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока С4:С10.

·        
Нажать Esc, чтобы
убрать «бегущую» рамку вокруг ячейки С3.

Упражнение. Расчет следующей графы «Цена с учетом наценки»
производиться с использованием простой арифметической формулы: =Цена+Наценка.
Для этого необходимо:

·         
Активизировать ячейку D3.

·         
С клавиатуры ввести знак «=».

·         
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в ячейке В3.

·         
С клавиатуры ввести знак «+».

·         
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в ячейке С3 и нажать Enter.

·         
Скопировать полученный
результат в блок ячеек D4:D10.

·             
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любой свободной ячейке листа, чтобы снять выделение с блока D4:D10.

·        
Нажать Esc, чтобы
убрать «бегущую рамку вокруг ячейки D3.

·        
Графу «Количество»
заполнить по образцу (рис.6).

Рис.6

·    
Для расчета графы «Сумма»
в ячейку F3
ввести формулу =D3*E3 (Цена с учетом наценки * Количество) и скопировать ее в ячейки F4:F10.

·    
Расчет графы «Налог на
добавленную стоимость (НДС)» производится по формуле Сумма*18%. НДС —
это налог, перечисляемый в бюджет государства в размере 18% от суммы продаж. В
ячейку G3 ввести
формулу =F3*18% и скопировать ее в ячейки данной графы.

·    
Для определения выручки
магазина по каждому виду товара в ячейку Н2 ввести заголовок «Выручка»,
а в ячейку Н3 — формулу =F3+G3 («Сумма» + «НДС»).

Расчет итоговых сумм с помощью функции суммирования

Многие операции в Excel производятся с
использованием встроенных функций.

Функции могут быть выбраны из списка функций при
нажатии кнопки Вставить функцию на вкладке Формулы в
группе Библиотека функций или с помощью нажатия кнопки f_x
в строке формул с соответствующим выбором необходимой функции.

Наиболее употребляемой функцией является функция суммирования – СУММ( ), которая
также  так же вынесена в качестве отдельной кнопки  Автосумма,
изображаемой  как математический знак суммы (S).

В данной задаче эту функцию следует ввести в ячейку F11,
G11 и H11.

Упражнение. Осуществить расчет итоговых сумм по соответствующим столбцам,
используя кнопку S Автосумма,
для чего:

·        
Поместить курсор в ячейку F11.

·Нажать кнопку S Автосумма на вкладке Формулы в группе Библиотека функций.

·        
Проверить правильность
вводимой функции: =СУММ(F3:F10).

·        
Нажать клавишу Enter.

·        
Автоматически в ячейках G11
и H11
появились итоговые значения G и H, так как ячейки данных столбцов содержат
формулы ссылающиеся на адреса ячеек столбца .

Примечание. Если Вы уверены в правильности содержимого ячеек суммируемого блока,
для ускорения работы достаточно дважды щелкнуть по пиктограмме S.

·         
Переименовать Лист2
в «Техношок».

Полученная таблица имеет вид:

Рис.7

Копирование содержимого рабочих листов

Учитывая, что формулы расчета показателей
продаж магазина «Техношок» и «Техносила» аналогичны, а изменяются только
количество проданных товаров и торговые наценки, целесообразно осуществить
копирование содержимого листа «Техношок» на Лист3 и произвести редактирование
исходных данных.

Упражнение. Для копирования данных необходимо:

· 
На листе «Техношок»
установить курсор мыши на прямоугольник, находящийся на пересечении
линий-указателей строк и столбцов в левом верхнем углу окна документа, при этом
указатель мыши примет вид белого крестика.

· 
Щелкнуть левой кнопкой
мыши, при этом цветным фоном будет выделен весь лист.

· 
Щелкнуть правой кнопкой
мыши и в контекстном меню выбрать команду Копировать, при этом вокруг
листа появится плавающая рамка.

· 
Активизировать Лист3,
щелкнув по нему левой кнопкой мыши.

· 
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в ячейке А1 Листа 3,а затем щелкнуть правой кнопкой мыши  и в
контекстном меню выбрать команду Вставить.

· 
Убрать выделение листа,
щелкнув левой  кнопкой мыши в произвольном месте листа.

· 
Вернуться на лист
«Техношок».

· 
Нажать ESC для
отмены плавающей рамки и убрать выделение листа.

· 
Переименовать Лист3
в «Техносила».

Редактирование таблиц

Необходимо перейти на лист «Техносила», где
располагается таблица, предназначенная для редактирования.

Упражнение. Необходимо отредактировать текст заголовка и данные
таблицы, для чего:

·     Установить указатель мыши в ячейку В1.

·Войти в режим редактирования, нажав функциональную
клавишу F2.

·Отредактировать текст заголовка, изменив название
магазина на «Техносила».

·     Нажать Enter.

Кроме заголовка, необходимо отредактировать
некоторые данные в графах «Наценка» и «Количество», для этого:

·         
Установить курсор в ячейку
С3 и нажать клавишу F2.

·В появившейся в ячейке формуле изменить числа 50 и 30
на 60 и 40 соответственно и нажать Enter.

·         
Скопировать
отредактированную формулу в ячейки С4:С10.

·             
Отредактировать графу
«Количество» в соответствии с рисунком 8.

Рис.8

Вставка и
перемещение рабочих листов

Каждая рабочая книга по
умолчанию содержит три рабочих листа. Но число рабочих листов можно менять,
вставляя новые или удаляя ненужные листы рабочей книги.

Для выполняемой работы требуется
рабочая книга из 5 рабочих листов.

Упражнение. К существующим рабочим листам «Прайс-лист»,
«Техношок» и «Техносила» необходимо добавить 2 новых листа – «Итог» и
«Выручка», для чего:

·Нажать ярлычок Вставить лист, расположенный
после листа с наименованием «Техносила».

·     Аналогично вставить еще 1 рабочий лист.

Таким образом, в рабочей книге
сейчас открыто 5 листов.

·     Переименовать вставленные листы соответственно
в «Итог» и «Выручка».

Примечание: если необходимо расставить листы рабочей
книги в нужном пользователю порядке, то нужно щелкнуть по ярлычку листа и, не
отпуская левой кнопки мыши, перетащить его в новое место.

Создание итоговых таблиц

В решаемой задаче требуется создать итоговую
таблицу, со сводной информацией о количестве товаров, сумме продаж и НДС,
полученных магазинами за месяц.

Структура итоговой таблицы имеет следующий
вид:

Рис.9

Упражнение. Для создания итоговой таблицы требуется выполнить
следующие действия:

·        
Перейти на лист «Итог».

·             
В ячейку А1 ввести
заголовок таблицы в соответствии с рисунком 9.

·             
Скопировать с листа
«Техносила» во вторую строку текущей таблицы шапку таблицы.

·             
Удалить столбцы В, С, D,
H. Для этого сначала нужно выделить столбец В,
щелкнув левой кнопкой мыши на его идентификаторе, а затем нажать клавишу Ctrl
и, удерживая ее нажатой, щелкнуть  указателем мыши идентификаторы остальных
столбцов – С, D и H (так выделяются несмежные блоки ячеек).
Нажать правую кнопку мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить.

·             
Скопировать в первую графу
создаваемой итоговой таблицы блок ячеек А3:А11 с листа «Техносила».

Объединение и связывание нескольких
электронных таблиц

EXCEL дает возможность создания итоговых или
сводных таблиц различными способами. Можно просто суммировать данные рабочих
листов и помещать результаты на итоговый лист, можно использовать кнопку Консолидация
из группы Работа с данными на вкладке  Данные,
которая может объединить информацию из исходных листов в одном итоговом листе.

Команду Консолидация можно использовать
несколькими способами. Можно связать консолидированные данные с исходными
данными, чтобы последующие изменения в исходных листах отражались в итоговом
листе. Или можно просто консолидировать исходные данные без создания связей.

Объединять данные можно, используя некоторые
функции, например, Сумма, Среднее значение, Максимум,
Минимум, Произведение и т.д., которые приведены в окне с
раскрывающимся списком  Функция в диалоговом окне Консолидация.
По умолчанию используется функция Сумма, которая суммирует данные из
каждого исходного листа и помещает результат в итоговый лист.

Консолидировать данные можно по расположению
или по категории. При консолидации  по расположению Excel применяет итоговую
функцию  к ячейкам с одинаковыми адресами в каждом исходном листе. Это
простейший способ консолидации, при котором консолидируемые данные во всех исходных
листах должны иметь совершенно одинаковое расположение. Консолидация по
категории в качестве основы для объединения использует заголовки строк или
столбцов.

Итоговые таблицы без использования связей с
исходными данными

После формирования макета итоговой таблицы
(см. рис.9) необходимо заполнить ее расчетными данными.

Упражнение. Необходимо создать итоговую таблицу без
использования связей с исходными данными методом консолидации по расположению.
Для этого необходимо выполнить следующие действия:

·             
Выделить диапазон ячеек В3:В10,
т.е. выделить область назначения, куда будут помещены консолидированные данные.

·        
Активизировать вкладку Данные.

·        
Нажать кнопку Консолидация
в группе Работа с данными.

·        
В окне Функция из
появившегося списка выбрать Сумма.

·        
Установить курсор в окно Ссылка.

·        
Щелкнуть по листу
«Техношок».

·             
Выделить на листе
«Техношок» диапазон ячеек Е3:Е10 (графа «Количество»), обратив внимание,
что вокруг выделенного блока появилась двигающаяся рамка.

·        
Щелкнуть по кнопке Добавить
в окне Консолидация..

·        
Перейти на лист
«Техносила».

·        
Выделить на листе
«Техносила» диапазон Е3:Е10.

·        
Щелкнуть по кнопке Добавить.

·        
Обратить внимание, чтобы в
окне Создавать связи с исходными данными не был установлен
флажок.

·        
После выполнения всех
вышеперечисленных действий в окне Список диапазонов появились ссылки на
диапазоны ячеек, которые необходимо сложить для получения итогов.

·        
Щелкнуть по кнопке ОК.

Графа таблицы «Количество» заполнилась
рассчитанными данными. Если установить курсор на любую ячейку этого диапазона,
то в строке ввода вы не увидите формулы, по которой Excel рассчитывал
итоги, так как при таком способе консолидации в итоговом листе бывает получен
ряд констант, и последующие изменения в исходных листах не оказывают никакого
воздействия на итоговый лист.

·                
Выполнить аналогичные
действия по консолидации данных для графы «Сумма». При повторной консолидации в
пределах одного и того же рабочего листа необходимо сначала удалить имеющиеся
ссылки  и диапазоны ячеек, выделяя их  в окне Консолидация и щелкая по
кнопке Удалить.

Если графы как в итоговой таблице, так и в
исходных таблицах расположены последовательно, консолидировать эти данные можно
единым блоком.

Итоговые таблицы, полученные методом
суммирования

Для консолидации данных о НДС можно
воспользоваться методом суммирования.

Упражнение. Консолидировать данные методом суммирования. Для
этого необходимо:

·        
Проверить, что вы
работаете с листом «Итог».

·        
Установить курсор в ячейку
D3 на листе «Итог».

·        
Щелкнуть в строке формул
по кнопке Вставка функции.

·        
В диалоговом окне Мастер
функций в списке категорий выбрать Математические, а в списке
функций – СУММ.

·        
В окне СУММ
установить курсор в поле Число 1 (очистить поле, если в нем
введены какие-либо данные, нажав клавишу Delete) и перейти на лист
«Техношок» в ячейку G3.

·        
Перейти в поле Число
2 и в нем отразить ячейку G3 с листа «Техносила».

·        
Щелкнуть по кнопке ОК.

Если установить курсор в ячейку D3
листа «Итог», то в строке ввода можно увидеть формулу, по которой
рассчитывалась итоговая сумма за квартал:

 =СУММ(Техношок!G3;Техносила!G3).

Внимание! Восклицательный знак в формулах отделяет имена ячеек
от имен рабочих листов друг от друга.

·        
Скопировать полученную
формулу из ячейки D3 в ячейки D4:D10, используя метод копирования
с помощью маркера заполнения.

·        
В ячейках С11 и D11
подсчитать итоговые суммы с помощью пиктограммы Автосумма.

Результат выполненных действий представлен на
рисунке 10.

Рис.10

Итоговые таблицы с использованием связей с
исходными данными

Теперь необходимо создать итоговую таблицу с использованием
связей с исходными данными методом консолидации по расположению.

Упражнение. Для формирования новой таблицы, отражающей
результаты консолидации необходимо выполнить следующие действия:

·             
Скопировать с листа «Итог»
заголовок таблицы на лист «Выручка» (ячейка А1).

·    
Скопировать с листа
«Техносила» название первой и последней графы (графа «Наименование товара» и
«Выручка») на лист «Выручка» (в ячейки А2:В2).

·Скопировать содержимое блока ячеек А3:А11 с листа
«Итог» в соответствующие ячейки Листа «Выручка».

·             
Консолидировать данные
графы «Выручка» (включая «Итого») листов «Техношок» и «Техносила», выполнив все
шаги, описанные в предыдущем упражнении, при создании итоговой таблицы без
установления связей с исходными данными, но при этом установив флажок в окне «Создавать
связи с исходными данными».

Обратите внимание на полученную таблицу (рис.
11): ее результаты такие же, как и при расчете предыдущей итоговой таблицы.
Однако изменился вид экрана: в его левой вертикальной части появились символы структуры
документа и некоторые строки стали невидимыми (это строки 3, 4, 7, 9, 10, 12,
13 и т.д.). Структурирование данных рабочих листов используется в Excel при
создании итоговых отчетов, позволяя показывать или скрывать уровни
структурированных данных с большими или меньшими подробностями.

В полученной таблице видны символы структуры –
это кнопки с номерами уровней 1 и 2, знаки + (плюс) и/или –
(минус), позволяющие соответственно скрывать или раскрывать детали
структурированного документа.

Примечание. При необходимости полученную структуру документа
можно удалить, для чего необходимо на вкладке Данные в группе Структура
нажать стрелку вниз на кнопке Разгруппировать и в открывшемся окне
выбрать команду Удалить структуру.

Рис. 11

Упражнение. Чтобы ознакомиться с работой по просмотру
структурированного документа, необходимо выполнить следующие действия:

·        
Щелкнуть по кнопке 2.
При этом таблица «распахнулась», предоставив возможность просмотреть
консолидируемые данные по двум магазинам.

·        
Щелкнуть по кнопке 1.
При этом скроются исходные данные из таблиц источников.

·        
Щелкнуть по любому из
значков «+» (плюс). При этом откроется список составляющих величин
итогового значения.

·        
Щелкнуть по значку «—» 
(минус). При этом скроются исходные данные из таблиц источников.

Внимание! При консолидации данных с созданием связей 
автоматически корректируются итоговые данные при изменении исходных данных в таблицах-источниках.

Относительная и
абсолютная адресация ячеек

Относительные адреса используются в формуле в том случае, когда нужно,
чтобы при определенных операциях с ячейкой, содержащей эту формулу (например,
при копировании на новое место), адреса изменялись бы в соответствии с новым
расположением ячейки (имя столбца, номер строки).

Абсолютный адрес используется в формуле в том случае, когда нужно,
чтобы при определенных операциях с ячейкой, содержащей эту формулу, данный
адрес оставался бы неизменным.

Адрес ячейки называют также ссылкой; в
этом случае используют термины Относительная ссылка и Абсолютная
ссылка.

Адрес можно сделать абсолютным двумя
способами:

1.    
Поместить символ
доллара ($) в строке формул  перед именем столбца и номером
ячейки, например, $A$5, введя его непосредственно с клавиатуры, или установить курсор в
строке формул на адресе ячейки и нажать клавишу F4.

2.    
Присвоить имя ячейке с
помощью кнопки Присвоить имя из группы Определенные имена
на вкладке Формулы.

Упражнение. Необходимо на листе «Итог» осуществить пересчет сумм
НДС, которые были рассчитаны в условных единицах, в рублевый эквивалент в
соответствии с установленным валютным курсом, для чего:

·       
Перейти на лист «Итог».

· 
В ячейку Е2 ввести
наименование новой графы – «НДС в рублях».

·       
В ячейку А14 ввести
– «Курс доллара», в ячейку В14 – 30.

· 
Установить курсор в ячейку
Е3, ввести знак «=», затем щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке D3, ввести знак «*», щелкнуть левой
кнопкой мыши в ячейке В14 и нажать функциональную клавишу F4. Нажать Enter. В строке
формул будет отражена формула  =D3*$B$14.

·       
Скопировать полученную
формулу в ячейки Е4:Е11.

· 
Выделить блок ячеек Е3:Е11
и нажать правую кнопку мыши для вызова контекстного меню.

·       
Выбрать пункт меню Формат
ячеек.

·  
На вкладке Число в
окне Числовые форматы выбрать Денежный, в окне Число
десятичных знаков – 2, в окне Обозначение – «р.». Нажать ОК.

Примечание. Выбрать нужный числовой формат данных можно с
помощью кнопок, расположенных в группе Число на вкладке Главная
или, нажав кнопку со стрелкой в правом нижнем углу группы Число, в окне Числовые
форматы.

·       
Расширить столбец Е
до появления  значений ячеек.

· 
Оформить внешний вид
полученной таблицы в соответствии с рисунком 12, используя кнопки  Границы
и Цвет заливки из группы Шрифт вкладки Главная.

Примечание: оформление внешнего вида таблиц возможно с помощью
команды Формат ячеек из контекстного меню, при выборе
соответствующих вкладок окна Формат ячеек.

Рис.12

ГЛАВА 2

Построение диаграмм в Excel

Значительный набор возможностей предоставляет
пользователю Microsoft Excel для графического представления данных. Для
построения диаграмм в Excel нужно выделить на рабочем листе ячейки сданными,
после чего на вкладке Вставка в группе Диаграммы раскрыть меню
кнопки с названием одного из типов диаграмм и выбрать наиболее подходящую
диаграмму. Или щелкнуть по кнопке Создать диаграмму (диагональная
стрелка) и в открывшемся окне Вставка диаграммы выбрать нужный тип
диаграммы, дважды щелкнув по нему или выделив его щелчком кнопки мыши, а затем
нажав кнопку ОК. Если ячейки, по данным которых требуется построить
диаграмму, не являются смежными, нужно выделить первую группу ячеек с данными,
а затем нажать и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить все остальные
ячейки, значения которых необходимо отразит на диаграмме.

В любую диаграмму можно вносить следующие
изменения:

Ø Добавление к диаграмме названия и подписей осей

Ø Изменение вида осей

Ø Добавление легенды и таблицы данных

Ø Применение специальных возможностей для диаграмм
разных типов

Элементы диаграммы

Основные компоненты диаграммы представлены на следующей схеме:

Примечание: для объемной диаграммы составные части несколько отличаются.

Типы диаграмм

В зависимости от выбранного типа диаграммы
можно получить различное отображение данных:

§    линейчатые диаграммы и гистограммы могут быть использованы для
иллюстрации соотношения отдельных значений или показа динамики изменения данных
за определенный период времени;

§    график отражает тенденции изменения данных за определенные
промежутки  времени;

§    круговые диаграммы предназначены для наглядного отображения соотношения
частей и целого;

§    точечная диаграмма отображает взаимосвязь между числовыми значениями
нескольких рядов данных и представляет две группы чисел в виде одного ряда
точек, часто используется для представления данных научного характера;

§    диаграмма с областями подчеркивает величину изменения данных во времени,
показывая сумму введенных значений, а также демонстрирует вклад отдельных
значений в общую сумму;

§    кольцевая диаграмма показывает вклад каждого элемента в общую сумму, но,
в отличие от круговой диаграммы, может содержать несколько рядов данных (каждое
кольцо – отдельный ряд);

§    лепестковая диаграмма позволяет сравнивать общие значения из нескольких
рядов данных;

§    поверхностная диаграмма используется для поиска наилучшего сочетания
двух наборов данных;

§    пузырьковая диаграмма представляет разновидность точечной диаграммы, где
два значения определяют положение пузырька, а третье – его размер;

§    биржевая диаграмма часто используется для демонстрации цен на акции,
курсов валют, для определения изменения температуры, а также для научных
данных.

 Кроме того, можно строить диаграммы так
называемого нестандартного типа, позволяющие совмещать в одной диаграмме
различные типы представления данных. Такие диаграммы называются смешанными.

При работе с нестандартным типом диаграмм
предусмотрена возможность быстрого просмотра диаграммы. Каждый нестандартный
тип диаграммы основывается на стандартном типе и содержит дополнительные формат
и параметры, такие как легенда, сетка, подписи данных, вспомогательная ось,
цвета, шаблоны, заливки и места расположения различных элементов диаграммы.

Можно использовать либо один из встроенных
нестандартных типов диаграмм, либо создать свой собственный.

Создание диаграммы

В приложении Excel 2007 существует много
удобных встроенных макетов и стилей, который можно применить к своим данным.

Упражнение. Построить диаграмму, отражающую соотношение показателей величины цены
на товары и наценки в магазине «Техношок». Для этого:

·        
Указать исходные данные,
для чего на рабочем листе «Техношок» выделить в таблице блок ячеек А2:С10 (включая
заголовки столбцов).

·        
На вкладке Вставка
в группе Диаграммы раскрыть кнопку Гистограмма (стрелка вниз) и
выбрать первый вариант в группе Гистограмма.

·        
Выделит диаграмму, щелкнув
левой кнопкой мыши в любом свободном месте диаграммы, и раскрыть вкладку Конструктор.

·        
На вкладке Конструктор
в группе Макеты диаграмм выбрать Макет 1.

·        
На этой же вкладке в
группе Стили диаграмм нажать кнопку Дополнительные параметры
(кнопка «стрелка вниз с горизонтальной чертой» справа) и выбрать Стиль 26.

Дальнейший этап работы с диаграммой предусматривает
настройку ее отображения.

Изменение размера диаграммы

Можно изменить размер диаграммы для более
удобного просмотра ее элементов.

Упражнение. Изменить размер диаграммы, для чего:

·         
Выделить диаграмму,
щелкнув по ней.

·             
Поместить указатель мыши на
маркер правого нижнего угла рамки вокруг области диаграммы, чтобы он принял
форму черной двунаправленной стрелки.

·             
Удерживая нажатой левую
кнопку, изменить размер построенной диаграммы так, чтобы просматривались все ее
элементы (не увеличивать диаграмму слишком сильно, так как в процессе
редактирования она будет приведена к надлежащему виду).

Перемещение диаграммы

Если построенная диаграмма мешает просмотру
данных таблицы, ее можно перемещать в пределах рабочего листа.

Упражнение. Для перемещения диаграммы:

·    
Убедиться, что маркеры не
исчезли с рамки диаграммы (в противном случае выделить диаграмму).

·Нажав и удерживая левую кнопку мыши в свободном месте
внутри рамки, переместить построенную диаграмму в правый нижний угол экрана
так, чтобы просматривались и данные таблицы, и диаграмма.

Редактирование диаграмм

Редактирование диаграммы осуществляется
отдельно для каждого элемента после его выделения. Выделить элемент диаграммы
можно следующим способом,

Ø     Поместить на него указатель мыши и щелкнуть
один раз по левой кнопке, при этом выделенный элемент диаграммы будет помещен в
рамку с маркерами по периметру.

Ø     Выделить всю диаграмму, щелкнув по ней в любом
свободном месте, и выбрать элемент из списка, который открывается нажатием
кнопки со стрелкой вниз справа от надписи Область диаграммы в группе Текущий
фрагмент на вкладке Макет или Формат.

После этого на вкладке Макет нужно
нажать кнопку Формат выделенного элемента в группе Текущий фрагмент
или вызвать контекстное меню с соответствующими командами для выделенного
элемента нажатием правой кнопки мыши. Возможно редактирование изображения
выделенного элемента и с помощью вкладки Формат.

Ввод
текста названия диаграммы

Ввод текста названия диаграммы (если он не связан с ячейкой листа)
можно осуществить одним из следующих способов:

Þ                      
щелкнуть левой кнопкой
мыши по данному элементу, чтобы выделить его, а затем щелкнуть его еще раз,
чтобы поместить курсор внутрь текста, после чего ввести необходимое название
диаграммы и щелкнуть левой кнопкой мыши за пределами данного элемента.

Þ                      
щелкнуть левой кнопкой
мыши по данному элементу диаграммы, чтобы выделить его, затем щелкнуть правой
кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Изменить текст.

Þ                      
Щелкнув левой кнопкой мыши
по названию, нажать функциональную клавишу F2 на клавиатуре, ввести
текст названия диаграммы в строку формул, после чего нажать клавишу Enter.

Упражнение. В текстовом поле Название диаграммы, ввести текст «Соотношение
показателей цены и наценки». Для этого

· 
щелкнуть левой кнопкой
мыши по данному элементу, чтобы выделить его, а затем щелкнуть его еще раз,
чтобы поместить курсор внутрь текста.

· 
Ввести название диаграммы
и щелкнуть левой кнопкой мыши за пределами данного элемента.

Настройка отображения названия диаграммы

Форматирование выделенного текста названия диаграммы
можно осуществить с помощью вкладки Главная или с помощью контекстного
меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

Упражнение. Необходимо изменить формат текста и вид названия
диаграммы. Для этого:

·                  
Установив указатель мыши
на название диаграммы, щелчком левой кнопки мыши выбрать данный элемент
диаграммы и нажать правую кнопку мыши.

·В появившемся контекстном меню для форматирования
текста диаграммы выбрать команду Шрифт и установить следующие параметры:  в
области Шрифт(латиница) выбрать Times New Roman,  в окне Начертание – полужирный,
в окне Размер – 14 и нажать ОК.

·Поместив указатель мыши на появившуюся рамку вокруг
названия диаграммы с маркерами по периметру, нажать правую кнопку.

·                  
В появившемся на экране
контекстном меню выбрать команду Формат названия диаграммы.

·В появившемся окне Формат названия диаграммы установить
параметры: в разделе Заливка – Сплошная заливка (цвет
выбрать по желанию), в разделе Цвет границы – Сплошная линия
(цвет линии по желанию), в разделе Тень в области Заготовки
нажать стрелку вниз и выбрать Снаружи (первый вариант). Или
установить параметры отображения названия диаграммы по собственному усмотрению
и нажать кнопку Закрыть.

·Щелкнуть левой кнопкой мыши в любом свободном месте
диаграммы и просмотреть результат выполненных действий.

Редактирование названия диаграммы

Если текст названия диаграммы содержит ошибки,
или требует каких-либо изменений или дополнений, его можно отредактировать.

Упражнение. Необходимо изменить текст названия диаграммы, для чего:

·        
Выделить название
диаграммы, а затем щелкнуть правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню,
где выбрать команду Изменить текст.

·        
Установить курсор после
слова «цены»  и ввести текст: «товара».

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом месте диаграммы, когда ввод текста будет закончен.

Примечание: изменить текст названия диаграммы можно также при
помощи функциональной клавиши F2, которую нужно нажать после того, как
название будет выделено. В этом случае мигающий курсор появляется в строке
формул в верхней части экрана. Этот способ удобен в случае полной замены
названия диаграммы. По окончании ввода текста нужно нажать клавишу Enter,
в результате чего отредактированное название появится на диаграмме.

Формат оси

Плоские диаграммы имеют две оси: вертикальную
(Y)  и горизонтальную (Х). Объемные диаграммы содержат третью ось – глубины
(ось рядов), которая позволяет выстраивать данные по глубине диаграммы.

При создании диаграммы деления и подписи делений
отображаются на осях по умолчанию. Способ их отображения также можно
настраивать, используя основные деления, промежуточные деления и подписи для
делений. Чтобы не перегружать диаграмму, можно отображать меньше делений и
подписей на горизонтальной оси (категорий), указав интервалы, через которые
нужно добавлять подписи категорий, или указав количество категорий, которые
нужно отображать между делениями.

Можно также изменять выравнивание и ориентацию
подписей, изменять или форматировать отображающиеся в них текст и числа.

Для настройки отображения оси можно изменить
вид линии оси, масштаб шкалы, а также шрифт, выравнивание и числовой формат
категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси).

Упражнение. Необходимо настроить изображение оси Y. Для
этого:

·             
Выделить ось Y, для
чего щелкнуть левой кнопкой мыши, поместив указатель либо на саму ось, либо на
числовые значения рядом с ней и нажать левую кнопку мыши, а затем нажать кнопку
Формат выделенного элемента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

·В открывшемся окне Формат оси с помощью команды
Цвет линии выбрать вид линии – Сплошная линия и черный
цвет линии оси из палитры цветов.

·        
С помощью команды Тип
линии установить ее ширину – 1пт

·        
Нажать кнопку Закрыть.

·        
Чтобы изменить формат
категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси) необходимо их выделить,
щелкнув курсором по любой из них, нажать правую кнопку мыши, затем на
мини-панели установить начертание шрифта полужирный (Ж), размер 10,
после чего нажать Enter.

Упражнение. Для настройки отображения оси Х:

·        
Выделить ось Х,
щелкнув левой кнопкой мыши по любой из категорий (подписей, расположенных рядом
с метками оси, на данной гистограмме — наименования товаров).

·        
Щелкнув правой кнопкой
мыши, открыть контекстное меню и выбрать команду Формат оси.

·        
С помощью команды Цвет
линии выбрать вид линии – Сплошная линия и черный цвет линии
оси из палитры цветов.

·        
С помощью команды Тип
линии установить ее ширину – 1пт и нажать кнопку Закрыть.

·        
Чтобы изменить формат
категорий (надписей, расположенных рядом с метками оси) необходимо их выделить,
щелкнув курсором по любой из них,  и на вкладке Главная  в группе Шрифт
установить начертание шрифта – полужирный курсив, размер – 10. В
группе Выравнивание нажать кнопку Ориентация (надпись ab
со стрелкой) выбрать Повернуть текст вверх.

·        
Просмотреть результат и
вернуть первоначальное изображение категорий, выбрав в том же окне команду Текст
против часовой стрелки. Более точное позиционирование текста категорий
можно осуществить с помощью окна Формат оси и находящейся в нем команды Выравнивание.
Окно Формат оси можно открыть либо с помощью контекстного меню, либо
нажатием кнопки Формат текущего фрагмента из группы Текущий фрагмент
на вкладке Макет.

Размещение
подписей осей

Чтобы разместить на диаграмме названия осей необходимо выделить
диаграмму, щелкнув по ней, затем нажать кнопку Названия осей в группе Подписи
и выбрать нужный вариант.

Упражнение. Разместить название оси Х  на диаграмме, для чего необходимо:

·       
Выделить диаграмму.

·       
Нажать кнопку Названия
осей в группе Подписи на вкладке Макет.

·       
В открывшемся окне выбрать
Название основной горизонтальной оси, затем – Название под осью.

·       
В рамке Название оси
ввести текст Наименование товаров.

·       
Формат текста и
изображение названия оси можно изменить при помощи команды Шрифт и Формат
названия оси в контекстном меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши
после выделения данного элемента.

Упражнение. Для размещения названия оси Y необходимо:

·       
Выделить диаграмму.

·       
Нажать кнопку Названия
осей в группе Подписи на вкладке Макет.

·       
В открывшемся окне выбрать
Название основной вертикальной оси, затем – Повернуть название.

·       
В рамке Название оси
ввести текст Показатели, для чего выделить данный элемент и нажать
правую кнопку мыши, а затем в контекстном меню выбрать команду Изменить текст.
После изменения текста, щелкнуть левой кнопкой мыши в любом месте диаграммы.

·       
Формат текста и
изображение названия оси можно изменить при помощи команды Шрифт и Формат
названия оси в контекстном меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши
после выделения данного элемента.

Формат легенды

Не для всех типов диаграмм требуется наличие
легенды. Так, например, круговые и трехмерные диаграммы строятся без легенды.

Упражнение. Удалить легенду с гистограммы, для этого:

·        
Выделить легенду, щелкнув по
ней.

·        
Нажать клавишу Delete
на клавиатуре.

Легенда исчезла с изображения гистограммы, а
выделенной осталась вся область диаграммы.

Примечание: удалить легенду можно также при помощи контекстного
меню, где нужно выбрать команду Удалить.

Упражнение. Так как данный тип графика подразумевает наличие
легенды, необходимо восстановить удаленную с гистограммы легенду, для этого:

·        
Проверить, что выделена
вся область диаграммы (в противном случае ее нужно выделить).

·        
Нажать кнопку Легенда
в группе Подписи на вкладке Макет. В открывшемся окне выбрать
команду Добавить легенду справа.

Примечание: для восстановления легенды непосредственно после ее
удаления можно нажать кнопку Отменить (синяя стрелка влево).

Можно изменить место расположения легенды, вид
рамки вокруг нее, а также шрифт элементов легенды.

Упражнение. Необходимо настроить отображение легенды, изменив
формат текста и поместив легенду в рамку. Для этого:

·        
Выделить легенду и сделать
щелчок по правой кнопке мыши.

·        
В контекстном меню выбрать
команду Шрифт, затем в окне Начертание выбрать курсив, в окне
Размер установить высоту символов 12 и нажать ОК.

·        
Чтобы поместить легенду в
рамку нужно выделить легенду, а затем воспользоваться кнопками группы Стили
фигур на вкладке Формат (выбрать вариант по своему желанию).

·        
С вариантами размещения
легенды можно ознакомиться либо с помощью окна Формат легенды,
открывающегося нажатием кнопки Формат выделенного фрагмента в группе
Текущий фрагмент на вкладке Формат или Макет, а также с
помощью команды Формат легенды  из контекстного меню, либо
нажатием кнопки Легенда в группе Подписи на вкладке Макет.

Примечание: изменить размещение легенды на диаграмме можно также
при помощи мыши, для чего нужно выделить легенду и, удерживая нажатой левую
кнопку в области рамки вокруг нее, переместить легенду.

Для изменения размера рамки вокруг легенды
нужно выделить легенду на диаграмме, поместить указатель мыши на любой из
появившихся по периметру рамки маркеров и переместить курсор (в виде
двунаправленной стрелки) в нужном направлении при нажатой левой кнопке.

Для изменения текста элементов легенды нужно
отредактировать текст в соответствующих ячейках таблицы.

Упражнение. Необходимо изменить текст второго элемента легенды
(«Наценка»), для этого:

·        
Установить курсор мыши в
ячейку С2 в таблице.

·        
С клавиатуры ввести текст
«Сумма наценки» вместо существующего названия графы.

·        
 Нажать Enter.

·        
Убедиться, что текст данного
элемента легенды на диаграмме также изменился.

Формат и размещение линий сетки на диаграмме

Линии сетки (горизонтальные и вертикальные
линии, которые проходят от соответствующих осей через всю область построения диаграммы)
используются для идентификации значений точек данных отражаемых рядов данных
(на данной диаграмме – высоты столбцов). Линии сетки могут отображаться как для
основных но возможен , так и для вспомогательных единиц, и они будут
выравниваться по основным и вспомогательным делениям на отображаемых осях. Но
просмотр графика возможен и без линий сетки.

Упражнение. Удалить линии сетки с диаграммы. Для этого:

·        
Выделить линии сетки, для
чего щелкнуть левой кнопкой, поместив указатель мыши на любую из них.

·        
Нажать клавишу Delete
на клавиатуре, в результате чего линии сетки исчезнут с экрана.

Примечание: удалить линии сетки после их выделения можно также,
выбрав команду Удалить из контекстного меню, вызываемого щелчком правой
кнопки мыши.

Упражнение. Восстановить удаленные линий сетки, для чего:

·        
Проверить, что после
удаления линий сетки выделенной осталась вся область диаграммы (в противном
случае выделить область диаграммы).

·        
На вкладке Макет
нажать кнопку Сетка в группе Оси.

·        
В открывшемся окне выбрать
Горизонтальные линии сетки по основной оси, затем – Основные линии
сетки.

Примечание: восстановить линии сетки непосредственно после их
удаления можно нажатием кнопки Отмена (синяя, закругленная влево
стрелка).

Чтобы изменить отображение линий сетки на
диаграмме, нужно выделить данный элемент диаграммы, нажать кнопку Сетка
в группе Оси на вкладке Макет, затем  в открывшемся окне выбрать
команду Дополнительные параметры линий сетки…, после чего выводится окно
Формат линий сетки, или выбрать команду Формат линий сетки в
контекстном меню.

Формат области построения

Для изменения изображения области построения
диаграммы (области непосредственно за графиком) предусмотрены команды
редактирования рамки и настройки параметров ее заливки.

Упражнение. Настроить вид изображения области построения
диаграммы, для чего:

·        
Выделить область
построения гистограммы щелчком левой кнопки, установив курсор мыши в свободное
место между линиями сетки за графиком.

·        
Нажать кнопку Область
построения в группе Фон на вкладке Макет.

·        
В открывшемся окне выбрать
команду Дополнительные параметры области построения.

·        
В окне Формат области
построения  с помощью команды  Цвет границы выбрать Сплошная
линия (цвет линии выбрать по желанию), с помощью команды Заливка
выбрать Сплошная заливка ( цвет заливки выбрать по желанию).
Нажать кнопку Закрыть.

Примечание: окно Формат области построения можно открыть
при помощи контекстного меню нажатием правой кнопки мыши после выделения
данного элемента, а изменить размер рамки вокруг области построения диаграммы
можно при помощи мыши, поместив курсор на любой из маркеров по периметру рамки.

Настройка отображения рядов данных

Ряды данных на построенной гистограмме
изображены в виде столбцов. Каждый отдельно взятый ряд при этом имеет свой цвет
заливки. Изменить отображение ряда данных можно нажатием кнопки Формат
выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет или
с помощью вызова контекстного меню (команда Формат ряда данных)
после того, как соответствующий ряд будет выбран. Для выбора ряда достаточно
указать курсором мыши на любую точку данных (в данном случае – любой столбец) и
щелкнуть левой кнопкой. На всех точках данных, составляющих ряд, появятся
маркеры.

Упражнение. Необходимо изменить отображение ряда данных «Цена»,
имеющих большее значение. Для этого:

·        
Выделить соответствующий
ряд данных, поместив указатель мыши на любой столбец и щелкнув левой кнопкой.

·        
Нажать кнопку Формат
выделенного фрагмента  в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет.

·        
В открывшемся окне Формат
ряда данных выбрать параметры по своему желанию.

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

Формат точки данных

Каждый ряд данных состоит из отдельных точек данных
(на гистограмме – из отдельных столбцов, на круговой диаграмме – из секторов и
т.д.).

Для редактирования отдельной точки данных 
(например, максимальной или минимальной) ее нужно выделить в соответствующем
ряду и вызвать диалоговое окно Формат точки данных. Вызов данного окна
можно осуществить  либо нажатием кнопки Формат выделенного фрагмента в
группе Текущий фрагмент на вкладке Макет, либо при помощи команды
Формат точки данных в контекстном меню.

Упражнение. Необходимо изменить отображение точки данных
(столбца), отражающего цену самого дорогого товара. Для этого:

·        
Выделить соответствующий
столбец в ряду «Цена», для чего сначала выделить весь ряд данных, а затем,
поместив указатель мыши на самый высокий столбец, выделить только его, нажав
левую кнопку мыши. В результате выполненных действий маркеры появятся только
вокруг выбранной точки данных.

·        
Не перемещая указатель
мыши, нажать правую кнопку для вызова контекстного меню, где выбрать команду Формат
точки данных.

·        
В открывшемся окне Формат
точки данных выбрать отличный от остальных столбцов данного ряда цвет
заливки и нажать кнопку Закрыть.

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

Добавление подписей данных

Для уточнения значений данных ряда можно
вывести на диаграмме соответствующие данные из таблицы. Подписи данных можно
добавить ко всем элементам данных всех рядов, щелкнув по области диаграммы, а
также к элементам данных конкретного ряда, щелкнув по этому ряду или к
отдельному элементу конкретного ряда, щелкнув по этому элементу. Затем на
вкладке Макет в группе Подписи нажать кнопку Подписи данных,
выбрав нужный параметр их отображения, или с помощью команды Добавить
подписи данных в контекстном меню.

Упражнение. Необходимо добавить подписи данных для
редактируемого ряда, для чего:

·        
Выделить ряд данных 
«Цена» и нажать кнопку Подписи данных в группе Подписи на вкладке
Макет, затем выбрать У вершины снаружи, в результате чего над
каждой точкой данных (столбцом) появятся числа, соответствующее значению данных
в таблице.

Так как точек данных в отдельном ряду может
быть достаточно много, а их значения в таблице при этом достаточно велики, то
все выведенные подписи значений на диаграмме могут перекрывать друг друга, что
мешает просмотру графика. В этом случае нужно использовать окно Формат
подписей данных для настройки их отображения.

Формат подписей данных

Можно изменить формат и изображение выведенных
на диаграмму подписей данных. Формат подписей данных (шрифт, размер и т.д)
можно изменить с помощью мини-панели, которая появляется при нажатии правой
кнопки мыши после выделения данного элемента, а изображение – с помощью окна Формат
подписей данных, вызываемого после выбора одноименной команды в контекстном
меню или после нажатия кнопки Формат выделенного фрагмента в группе Текущий
фрагмент на вкладке Макет.

Упражнение. Изменить отображения подписей данных:

·        
Выделить все подписи
данных, для чего щелкнуть левой кнопкой мыши, поместив указатель на любую из
них.

·        
Нажать правую кнопку мыши
для вызова контекстного меню, с помощью мини-панели выбрать в качестве
начертания полужирный курсив, размер 10, щелкнуть левой кнопкой мыши вне
панели.

·        
Вновь выделить подписи
данных, нажать кнопку Формат выделенного фрагмента в группе Текущий
фрагмент на вкладке Макет.

·        
В разделе Выравнивание
установить в области Другой угол  -10. Нажать Закрыть внизу окна.

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

Примечание: изменить размещение подписей данных можно при помощи
вкладки Выравнивание диалогового окна Формат подписей данных,
а также «вручную», для чего любую из подписей нужно выделить и переместить при
помощи мыши.

Подписи данных могут быть показаны на
диаграмме не для всех точек ряда, а только для одной, показывающей, например,
максимальное или минимальное значение.

Упражнение. Необходимо вывести подписи данных для самого
дорогостоящего товара. Для этого:

·        
Удалить все подписи данных
с диаграммы, для чего выделить их и нажать клавишу Delete на клавиатуре.
Подписи данных исчезнут с изображения диаграммы (подписи данных можно удалить
также при помощи контекстного меню, где нужно выбрать команду Удалить).

·        
Выделить ряд «Цена».

·        
Указав курсором мыши на
самый высокий столбец в данном ряду, щелкнуть левой кнопкой. При этом маркеры 
появятся только вокруг этого столбца.

·        
Не перемещая курсор мыши,
щелкнуть правой кнопкой.

·        
В появившемся на экране
контекстном меню выбрать команду Добавить подпись данных.

·        
Выделить появившуюся
подпись и нажать кнопку Формат выделенного фрагмента в группе Текущий
фрагмент на вкладке Макет.

·        
В открывшемся окне Формат
подписей данных в разделе Число выбрать денежный числовой формат,
число десятичных знаков 2, обозначение – знак английского доллара или
евро, нажать кнопку Закрыть.

Упражнение. Изменить изображение подписи данных, поместив
ее в рамку, для чего:

·        
Щелкнуть левой кнопкой,
поместив указатель мыши на числовое значение, появившееся над максимальным значением
ряда.

·        
 Не перемещая курсора,
щелкнуть правой кнопкой мыши.

·        
В появившемся на экране
контекстном меню выбрать команду Формат подписей данных.

·        
С помощью команды  Заливка
выбрать Сплошная заливка (цвет заливки выбрать по желанию), с помощью
команды  Цвет границы выбрать Сплошная линия (цвет линии выбрать
по желанию).

·        
На вкладке Выравнивание
все параметры оставить неизменными.

·        
Нажать кнопку Закрыть.

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в любом свободном месте диаграммы для просмотра результата.

Добавление и удаление данных

Добавить новые ряды данных на диаграмму можно
с помощью окна Выбор источника данных. Для открытия данного окна нужно
выделить диаграмму, щелкнув по ней, нажать правую кнопку мыши для вызова
контекстного меню, где выбрать команду Выбрать данные.

Упражнение. Для размещения на диаграмме нового ряда «Цена с
учетом наценки» выполнить следующие действия:

·        
Разместить диаграмму так,
чтобы полностью просматривалась графа «Цена с учетом наценки» в таблице.

·        
Выделить диаграмму и
нажать правую кнопку мыши.

·        
В контекстном меню выбрать
команду Выбрать данные.

·        
В открывшемся окне Выбор
источника данных в разделе Элементы легенды (ряды) нажать кнопку Добавить.

·        
В  открывшемся окне Изменение
ряда установить курсор в область Имя ряда, а затем щелкнуть по левой
кнопке мыши, переведя курсор в ячейку D2 рабочего листа.

·        
В области Значения
в окне Изменение ряда нажать цветную кнопку со стрелкой, затем  выделить
курсором блок ячеек D3:D10 на рабочем листе для замены выведенного
значения по умолчанию и вновь нажать цветную кнопку со стрелкой. Нажать ОК.

·        
В окне Выбор источника
данных нажать ОК.

·        
Для удаления появившегося
ряда «Цена с учетом наценки» выделить его на диаграмме и нажать клавишу Delete
на клавиатуре.

Изменение типа диаграммы для отдельного ряда
данных

Изменение типа диаграммы возможно как для всех
рядов данных, так и для отдельного ряда. Так, например, один из рядов
гистограммы (столбцы) можно отобразить в виде линии (график).

Упражнение. Изменить тип диаграммы для ряда «Цена», для чего:

·        
Выделить ряд «Цена»,
имеющий наибольшие значения и нажать правую кнопку мыши.

·        
 В контекстном меню
выбрать команду Изменить тип диаграммы для ряда.

·        
В окне Изменение типа
диаграммы выбрать  группу График. В данной группе выбрать четвертый
вариант – График с маркерами и нажать ОК.

В результате выполненных действий диаграмма
примет следующий вид:

Упражнение. Для возвращения в прежнее состояние ряда «Цена»
(теперь он изображен линией):

·        
Выделить ряд на диаграмме.

·        
Раскрыть вкладку Вставка.

·        
В группе Диаграммы 
выбрать Гистограмма, а в группе – Гистограмма с группировкой
(первый вариант).

Изменение типа всей диаграммы

Изменить тип всей диаграммы можно нажатием
кнопки Изменить тип диаграммы в группе Тип на вкладке Конструктор.

Упражнение. Изменить тип диаграммы, для чего:

·        
Выделить диаграмму.

·        
Нажать кнопку Изменить
тип диаграммы в группе Тип на вкладке Конструктор.

·        
В открывшемся окне Изменение
типа диаграммы в группе Гистограмма выбрать Объемная гистограмма
(седьмой вариант) и нажать ОК.

Упражнение. Настройку отображения полученной диаграммы
осуществить следующим образом:

·        
Так как легенда не
является необходимой на объемной гистограмме (эта информация расположена на оси
Z, направленной в глубину диаграммы), удалить легенду, выделив ее и
нажав Delete.

·        
Удалить с диаграммы
названия осей X и Y, а также выведенные подписи данных (числовое
значение над столбцом).

·        
Изменить размер области
построения диаграммы, увеличив его так, чтобы просматривались все компоненты
диаграммы. Для того чтобы выделить область построения диаграммы, щелкнуть левой
кнопкой мыши в любом свободном месте области диаграммы ближе к графику (не
выбирать область непосредственно за графиком). В результате выполненных
действий внутри рамки диаграммы появится еще одна прямоугольная рамка с
маркерами по периметру. Используя маркеры на сторонах и в углах появившейся рамки,
растянуть область построения до размеров рамки диаграммы.

·        
Поместить ряд «Цена» на
«второй план», чтобы он не перекрывал при просмотре диаграммы значения ряда
«Наценка», имеющего меньшие значения точек данных, для чего выделить ряд
«Цена», нажать кнопку Выбрать данные в группе Данные на вкладке Конструктор.
В открывшемся окне Выбор источника данных в разделе Элементы легенды
(ряды)  нажать кнопку с синей стрелкой вниз. Нажать ОК.

Связь диаграммы с таблицей

Изменение значений данных диаграммы происходит
одновременно с изменением данных в таблице.

Упражнение. Проверить, как отражаются вносимые изменения в
данные таблицы на созданной диаграмме, для чего:

·        
Перейти на лист
«Техносила».

·        
Построить гистограмму,
отражающую количество проданных товаров, для чего выделить в таблице блок ячеек
А3:А10, затем, нажав и удерживая клавишу Ctrl
на клавиатуре, выделить блок ячеек Е3:Е10. На вкладке Вставка в
группе Диаграммы нажать кнопку Гистограмма. В открывшемся окне в области
Гистограмма выбрать Гистограмма с группировкой (1 вариант),  затем
удалить легенду с диаграммы (так как на диаграмме отражен единственный ряд
данных).

·        
Выделить ряд данных,
щелкнув по нему, и нажать правую кнопку мыши.

·        
В контекстном меню выбрать
команду Добавить подписи данных.

·        
Переместить курсор мыши в
таблицу, установив его в ячейке Е5, ввести с клавиатуры значение 150
вместо существующего, после чего нажать Enter. Убедиться, что подпись
значения  на графике над столбцом Магнитола также изменилась. После выполненных
действий восстановить прежнее значение ячейки Е5 в таблице, введя
значение 100.

Удаление диаграммы

Для удаления диаграммы ее нужно выделить и
нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Упражнение. Удалить построенную диаграмму, для чего

·       
Выделить диаграмму.

·       
Нажать клавишу Delete на клавиатуре.

Построение
диаграмм и ручная настройка их отображения

При построении диаграмм без использования
встроенных макетов и стилей возможна ручная настройка их отображения.

Упражнение. На листе «Итог» необходимо построить график,
отражающий суммы продаж видео- и аудиотехники и сумму НДС, отчисляемую в
бюджет, для чего:

·        
Выделить в таблице блок
ячеек C3:D10 (обратить внимание, что в него не вошли заголовки строк и
граф таблицы).

·        
На вкладке Вставка
нажать кнопку График в группе Диаграммы, выбрать первый вариант –
График, в результате чего на экране появится соответствующая диаграмма.
Обратить внимание, что на диаграмме отсутствуют названия осей и самой
диаграммы, а также категории оси X не имеют подписи, а просто
пронумерованы..  В качестве элементов легенды – только обозначения «Ряд1»
и «Ряд2».

Упражнение. Для добавления названия диаграммы необходимо выполнить
следующие действия:

·        
Выделить диаграмму.

·        
На вкладке Макет
нажать кнопку Название диаграммы в группе Подписи.

·        
В открывшемся окне выбрать
вариант Над диаграммой

·        
 Ввести название диаграммы
«Суммы продаж и НДС».

·        
Щелкнуть в любом свободном
месте диаграммы для просмотра результата.

·        
 По необходимости изменить
начертание и размер шрифта названия диаграммы.

Упражнение. Добавить подписи оси Х можно следующим
образом:

·        
Выделить ось Х
(горизонтальная ось).

·        
На вкладке Конструктор
нажать кнопку Выбрать данные в группе Данные.

·        
В открывшемся окне Выбор
источника данных в разделе Подписи горизонтальной оси (категории)
нажать кнопку Изменить.

·        
В открывшемся окне Диапазон
подписей оси проверить наличие мигающего курсора, затем на рабочем листе
выделить диапазон ячеек А3:А10 и нажать ОК.

·        
В окне Выбор источника
данных также нажать ОК.

Упражнение. Для того чтобы вместо обозначений «Ряд1» и «Ряд2»
элементы легенды отражали заголовки граф таблицы, содержащих данные рядов,
необходимо выполнить следующие действия:

·        
Выделить легенду и нажать
правую кнопку мыши.

·        
В контекстном меню выбрать
команду Выбрать данные

·        
В открывшемся окне Выбор
источника данных в разделе Элементы легенды (ряды) выбрать Ряд 1
и нажать кнопку Изменить.

·        
В открывшемся окне Изменение
ряда проверить наличие мигающего курсора в области Имя ряда, затем
щелкнуть  на рабочем в ячейке С2 и нажать ОК.

·        
В открывшемся окне Выбор
источника данных в разделе Элементы легенды (ряды) выбрать Ряд 2
и нажать кнопку Изменить.

·        
В открывшемся окне Изменение
ряда проверить наличие мигающего курсора в области Имя ряда, затем
щелкнуть  на рабочем  листе в ячейке D2 и нажать ОК.

·        
В открывшемся окне Выбор
источника данных также нажать ОК.

Примечание: для изменения текста элементов легенды нужно
отредактировать текст в соответствующих ячейках таблицы.

Вывод вспомогательной оси Y для отображения данных

Добавление вспомогательной оси целесообразно в
том случае, если значения рядов данных, представленных на диаграмме,
значительно отличаются по величине или если на диаграмме представлены данные
различных типов.

Упражнение. Необходимо построить график, отражающий количество и
суммы проданных товаров, отразив ряд «Количество» на дополнительной оси Y, для чего:

·         
 На листе «Итог» выделить
в таблице блок ячеек А2:С10.

·         
На вкладке Вставка
в группе Диаграммы нажать кнопку График.

·         
В раскрывшемся окне
выбрать График (первый вариант).

Значения ряда «Количество» значительно
отличаются от значений ряда «Суммы» (достаточно сравнить показатели в таблице),
поэтому одна ось значений (Ось Y) не отражает все числовые значения
обоих рядов. Идентифицировать значения точек ряда с меньшими показателями в
этом случае практически невозможно. Для устранения этого неудобства просмотра
диаграммы можно использовать вспомогательную ось значений (вторую ось Y).

Упражнение. Для включения вспомогательной оси Y
необходимо:

·        
Выделить диаграмму.

·        
На вкладке Макет в
группе Текущий фрагмент щелкнуть по кнопке со стрелкой вниз справа от
надписи Область диаграммы.

·        
В раскрывшемся списке
выбрать  Ряд «Количество», чтобы он был выделен на диаграмме, и нажать
кнопку Формат выделенного фрагмента.

·        
В открывшемся окне Формат
ряда данных в разделе Параметры ряда справа  в области Построить
ряд установить переключатель По вспомогательной оси.

·        
Нажать кнопку Закрыть.
Вспомогательная ось значений будет отражена справа от основной.

Построение круговых диаграмм

На круговой диаграмме может быть отражен только
один ряд данных. Если в выделенный блок ячеек таблицы, предназначенный для
отражения на круговой диаграмме, попало несколько рядов данных, то на диаграмме
будет показан первый числовой ряд.

Упражнение. Необходимо построить круговую диаграмму на листе «Итог»,
отражающую долю каждого вида товара в общей сумме продаж, для чего:

·        
Выделить в таблице блок
ячеек А3:А10, нажать и удерживая нажатой клавишу Ctrl выделить
блок ячеек С3:С10.

·        
Нажать кнопку Круговая в
группе Диаграммы вкладке Вставка.

·        
В открывшемся окне
выбрать  в группе Объемная круговая  (первый вариант круговой
диаграммы).

Настройка отображения круговой диаграммы

В связи с тем, что на круговой диаграмме может
быть отражен только один ряд данных, то эти диаграммы не нуждаются в отображении
легенды как отдельного элемента.

Упражнение. Необходимо разместить наименования товаров рядом с
секторами диаграммы и отразить долю каждого товара в процентах в  формировании
общей суммы выручки от продажи. Для этого:

·        
Удалить с диаграммы
легенду, щелкнув по ней и нажав клавишу Delete на клавиатуре.

·        
Выделить область диаграммы
и нажать кнопку Подписи данных в группе Подписи на вкладке Макет.

·        
В раскрывшемся окне
выбрать У вершины, снаружи.

·        
Выделить появившиеся
подписи данных, щелкнув по любой из них, и нажать правую кнопку мыши. Затем в
контекстном меню выбрать команду Формат подписей данных.

·        
В открывшемся окне справа
в разделе Параметры подписи в области Включить в подписи
установить переключатели: имена категорий, доли, линии выноски
(остальные отключить) и нажать Закрыть.

·        
Выделить подписи данных,
щелкнув по любой из них и нажать правую кнопку мыши. С помощью мини-панели
установить размер шрифта 10. Щелкнуть мышью в свободном месте диаграммы
для просмотра результата. В случае, если некоторые подписи перекрывают друг
друга можно увеличить размер полученной диаграммы.

·        
Выделить диаграмму и
нажать кнопку Название диаграммы в группе Подписи на вкладке Макет.
В раскрывшемся окне выбрать Над диаграммой.

·        
Ввести название диаграммы
«Доля отдельных видов товаров в сумме продаж». Размер шрифта для него
установить 16.

Примечание: В случае, если подписи перекрывают друг друга, можно
использовать вариант: переместить их с помощью мыши, для чего нужно поместить
указатель мыши на метку и, удерживая левую кнопку, передвинуть рамку метки на
новое место.

Любой из секторов круговой диаграммы может
быть «вырезан».

Упражнение. Для того, чтобы «вырезать» сектор диаграммы
«Музыкальный центр», необходимо:

·        
Щелкнуть левой кнопкой
мыши на любом секторе диаграммы, в результате чего весь ряд будет выделен
(маркеры появятся на каждом секторе), затем, поместив указатель мыши на данный
сектор, снова щелкнуть левой кнопкой (теперь выделен выбранный сектор).

·        
Удерживая нажатой левую
кнопку мыши, переместить выбранный сектор.

Изменение отображения секторов

Для любого сектора круговой диаграммы может
быть изменен вид его отображения.

Упражнение. Для изменения отображения сектора необходимо выполнить следующие
действия:

·        
Выделить любой сектор
диаграммы.

·        
Нажать кнопку Формат
выделенного фрагмента в группе Текущий фрагмент на вкладке Макет
(в контекстном меню –  команда Формат точки данных).

·        
В открывшемся окне
установить параметры форматирования по своему желанию.

Добавление линии тренда к ряду данных

Для выявления общей тенденции изменения
значений отдельного ряда на диаграмму выводится линия тренда.

Линия тренда – это линия регрессии, аппроксимирующая
точки данных, или линия скользящего среднего. Линию тренда можно вывести за
пределы, в которых данные уже известны, и показать тенденцию их изменения.

Линии тренда обычно используются в задачах
прогнозирования, для сглаживания разброса цен, по линии тренда можно определить
линейную корреляцию двух переменных и т.д.

Линии тренда различаются в зависимости от
заданного математического соотношения между значениями ряда данных. Например,
при сглаживании разброса цен на акции за определенный период может быть
использован или линейный тип тренда, или скользящее среднее, при определении
периода полураспада радиоактивного соединения понадобится экспоненциальный тип
тренда и т.д. Выбор типа линии тренда всегда связан с предметной областью.

Линии тренда можно использовать не для всех
типов диаграмм, а только для гистограмм, линейчатых диаграмм, графиков,
XY-точечных диаграмм, диаграмм с областями.

Выведенная на диаграмму линия тренда сохраняет
связь с исходным рядом, то есть  при изменении данных соответственно изменяется
линия тренда, а при удалении ряда линия тренда удаляется вместе с ним.

Для примера вывода на диаграмму линии тренда
на новом листе рабочей книги необходимо создать дополнительную таблицу
следующего вида (рис.13)

Рис.13

Упражнение. Построить гистограмму, используя данные новой
таблицы, и вывести линию тренда. Для этого:

·        
Выделить блок ячеек А2:В14.

·        
Нажать кнопку Гистограмма 
в группе Диаграммы на вкладке Вставка и выбрать первый вариант Гистограмма
с группировкой.

·        
Удалить легенду с
изображения диаграммы.

·        
Самостоятельно ввести
заголовок диаграммы «Прогноз спроса на товар Видеомагнитофон».

·        
Выделить ряд данных
диаграммы и щелкнуть правой кнопкой мыши для вывода на экран контекстного меню.

·        
В контекстном меню выбрать
пункт Добавить линию тренда.

·        
В открывшемся окне справа
в разделе Параметры линии тренда выбрать Полиномиальная 6-й степени, в
области Прогноз установить Вперед на 2 периода и включить
опции Показывать уравнение на диаграмме и Поместить на диаграмму
величину достоверности аппроксимации (R^2), нажать Закрыть.
Диаграмма имеет следующий вид:

Примечание: чем ближе к единице величина достоверности
аппроксимации, тем правильнее был выбран тип линии тренда.

ГЛАВА 3

Управление базами данных и анализ данных

Возможность работы с базами данных программ,
предназначенных для обработки таблиц, является весьма важной в работе
экономиста. Excel имеет различные инструментальные средства поддержки
баз данных. Виды работ с ними можно разбить на 2 категории:

¨     Организация встроенных, расположенных
непосредственно на рабочем листе, баз данных с помощью списков.

¨     Работа с внешними данными с помощью
специальных запросов.

Современные базы данных представляют собой, как правило,  набор
взаимосвязанных таблиц. Каждая такая таблица состоит из множества строк,
называемых записями. Каждая строка состоит из отдельных данных
(реквизитов), называемых полями, для которых определены требования к
типу содержащихся в них данных.

Таблица-список 
Excel должна удовлетворять
следующим требованиям.

Ø Каждый столбец должен содержать информацию одного типа

Ø Одна или две верхние строки списка должны содержать уникальные
заголовки, каждый из которых описывает содержимое расположенного ниже столбца.

Ø Список не должен включать пустые строки и столбцы.

Ø Лучше всего, если для списка отводится отдельный лист. Если же это
невозможно, то список должен быть отделен от других данных рабочего листа, по
крайней мере, одной пустой строкой и одним пустым столбцом.

Ø Не следует размещать данные слева и справа от списка, поскольку они
могут быть скрыты в процессе фильтрации списка.

Над списками можно производить следующие действия:

Ø Сортировать список.

Ø Добавлять или изменять данные с помощью формы.

Ø Фильтровать список таким образом, чтобы были выбраны только те строки,
которые удовлетворяют заданному критерию.

Ø Автоматически вычислять промежуточные итоги.

Ø Создавать для списка структуру.

Ø Создавать отчет, который в Excel называется Сводная таблица. С ее помощью можно мгновенно подытожить данные в списке.

Ø Проверять вводимые в ячейку данные.

Для получения навыков создания базы данных и
ее обработки предлагается открыть новую рабочую книгу и создать таблицу –
пример списка.

Упражнение. Для открытия новой рабочей книги следует:

·       
Нажать кнопку «Office»
(в левом верхнем углу экрана).

·       
Выбрать команду Создать.

·       
В открывшемся окне Создание
книги, в группе Шаблоны выбрать команду Пустые и последние.

·       
В окне Пустые и
последние выбрать Новая книга и нажать кнопку Создать.

Содержимое новой таблицы-списка будет основано
на данных «Прайс-листа» предыдущей рабочей книги.

Упражнение.  Необходимо скопировать «Прайс-лист» из книги
«Продажи» в новую рабочую книгу, для чего:

·       
Открыть вкладку Вид,
выбрать группу Окно и нажать кнопку Упорядочить все.

·       
В открывшемся окне выбрать
Расположить слева направо и нажать ОК.

·       
В книге «Продажи» открыть лист
«Прайс-лист».

·       
Удерживая нажатой клавишу Ctrl,
перетащить ярлычок копируемого листа из одной книги в другую, расположив его
перед Листом1. В новой книге копия листа будет иметь то же имя, что и
оригинал.

·       
Перейти в книгу «Продажи»,
закрыть ее.

·       
Открыть Книгу1 на
весь экран.

·       
Открыть Лист1 и
переименовать его в «Отчет».

·       
В ячейку В1 ввести
заголовок: Отчет ООО «Техносервис» о продаже аудио- и видеотехники
магазинам-закупщикам в 1 квартале.

·       
Шапку таблицы заполнить по
образцу (рис.14).

Рис.14

·       
В ячейку А3 ввести
1, в ячейку А4 —  2.

·       
Выделить блок ячеек А3:А4
и протащить маркер заполнения до ячейки А18.

·       
Выделить блок ячеек В3:В18.

·       
На вкладке Данные в
группе Работа с данными нажать кнопку Проверка данных.

·       
В окне Тип данных
выбрать Список.

·       
В окне Источник
нажать F3 и
выбрать «Наименование_товара». Нажать ОК.

·       
В окне Проверка вводимых
значений нажать ОК.

Упражнение. Заполнить графу «Наименование товара» по
образцу (рис.15).

Рис.15

·       
Выделить блок ячеек С3:С18.

·       
На вкладке Данные в
группе Работа с данными нажать кнопку Проверка данных.

·       
В окне Тип данных
выбрать Список.

·       
В окне Источник с
клавиатуры ввести новый список Аудио;Видео (вводить текст без пробела) и нажать
ОК.

·       
Заполнить графу «Вид
продукции», используя созданный список по образцу (рис.16).

·     Аналогичным способом заполнить графы
«Наименование магазина» и «Вид оплаты», создав списки при помощи кнопки Проверка
данных.

Рис.16

Упражнение. Графу «Цена» необходимо заполнить с использованием
функции ПРОСМОТР, для этого:

·       
Установить курсор в ячейку
F3.

·       
В строке формул нажать
кнопку Вставка функции (или на вкладке Формулы нажать кнопку Вставить
функцию…в группе Библиотека функций).

·       
В открывшемся окне в
области Категория выбрать Ссылки и массивы, в
области Выберите функцию – ПРОСМОТР и нажать ОК.

·       
В следующем окне выбрать искомое_значение;
просматриваемый_вектор;вектор_результов и нажать ОК.

·       
Передвинуть открывшееся
окно так, чтобы просматривались данные таблицы.

·       
Установив курсор в окне Искомое_значение,
щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке В3 текущей таблицы.

·       
Установить курсор в окно Просматриваемый_вектор
и нажать функциональную клавишу F3 на клавиатуре.

·       
В открывшемся окне выбрать
имя блока Наименование_товара и нажать ОК.

·       
Установить курсор в окно Вектор_результатов
и нажать функциональную клавишу F3.

·       
В открывшемся окне выбрать
имя блока Цена_в_у.е. и нажать ОК.

·       
Нажать ОК в главном
окне функции ПРОСМОТР.

·       
Скопировать полученную
формулу в ячейки F4:F18.

·      Графу «Количество» заполнить по образцу (рис.17).

·     
Графу «Сумма» рассчитать
по формуле =Цена*Количество

Рис.17

·                       
Сохранить новую рабочую
книгу с именем «Списки».

Использование в
расчетах вложенных функций

Excel
предоставляет возможность в качестве аргумента одной функции использовать
другую функцию, которая называется вложенной. Можно задавать несколько уровней
вложения функций.

Упражнение. Необходимо ввести новую графу о наличии скидки в
размере 5% на закупаемые товары, если они приобретаются за наличный расчет и их
цена больше 500 у.е., для этого:

·              
В ячейку I2 ввести название новой графы «Наличие скидки».

·              
Открыть «Прайс-лист».

·              
В ячейку А12 ввести
с клавиатуры «Скидка», в ячейку В12 ввести 5%.

·              
Выделить блок ячеек А12:В12
и на вкладке Формулы в группе Определенные имена нажать
кнопку Создать из выделенного фрагмента.

·              
В открывшемся окне Создать
имена установить флажок В столбце слева и нажать ОК.

·              
Снять выделение с блока
ячеек.

·              
Перейти на лист «Отчет».

·              
Установить курсор в ячейку
I3 и
щелкнуть по пиктограмме Вставка функции.

·              
В появившемся окне Мастер
функций выбрать категорию функций Логические.

·              
В списке функций выбрать ЕСЛИ.

·              
Нажать ОК.

·              
Подвинуть появившееся на
экране окно за пределы таблицы, для удобства просмотра данных таблицы.

·              
Установить курсор в окно Логическое
выражение и щелкнуть по кнопке со стрелкой списка функций, которая
располагается в строке формул на месте поля имен .

·       
В открывшемся списке
выбрать Другие функции.

·       
В появившемся окне Мастер
функций выбрать категорию функций Логические.

·       
В списке функций выбрать И.

·       
Нажать ОК.
Открылось следующее окно:

·       
В появившемся окне Аргументы
функции (вложенной функции И), установив курсор в поле Логическое
значение 1, щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке F3
таблицы и с клавиатуры
набрать >500; установив курсор в поле Логическое значение
2, щелкнуть в ячейке Е3 и с клавиатуры набрать = «Нал» и
при этом не нажимать ОК в текущем окне!

·       
Щелкнуть левой кнопкой
мыши в строке формул на имени функции ЕСЛИ.

·    
В появившемся окне Аргументы
функции (функции ЕСЛИ) перевести курсор в поле Значение_если_истина.

·    
Нажать функциональную
клавишу F3 на
клавиатуре и в открывшемся окне выбрать имя блока «Скидка». Нажать ОК.

·    
Перевести курсор в окно Значение_если
ложь и нажать клавишу Пробел на клавиатуре, что будет означать
отсутствие скидки.

·       
Нажать ОК.

Обратить внимание на формулу, которая
отразилась в строке формул   =ЕСЛИ(И(F3>500;E3=»Нал»);Скидка;»
«), а в ячейке I3 значение отсутствует, что согласно
логической функции соответствует отсутствию скидки.

·       
Скопировать полученную
формулу в ячейки I4:I18.

Примечание. В адресе блока ячеек I4:I18
 “I” – латинская буква “i”.

Сортировка
списков и диапазонов

Excel предоставляет разнообразные способы
сортировки данных. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или
убывающем порядке данных, с учетом или без учета регистра букв. Можно задать и
свой собственный пользовательский порядок сортировки. При сортировке строк
изменяется порядок расположения строк, в то время как порядок столбцов остается
прежним. При сортировке столбцов соответственно изменяется порядок расположения
столбцов.

Стандартные средства Excel по умолчанию
позволяют  сортировать данные по нескольким  признакам .

Внимание! Перед тем, как производить сортировку, необходимо
установить курсор на любую ячейку сортируемой таблицы.

Для демонстрации работы команды Сортировка
будет использоваться созданная таблица на листе «Отчет».

Упражнение. Для сортировки данных списка по наименованию товаров
в алфавитном порядке необходимо:

·        
Выделить блок ячеек В3:I18. Обратить внимание, что первая графа (№ п/п)
таблицы не принимает участия в процессе сортировки, чтобы нумерация строк
оставалась неизменной.

·        

На вкладке Данные в группе Сортировка
и фильтр нажать кнопку Сортировка от А до Я.

·        
Снять выделение с
диапазона ячеек в таблице.

В данном случае список отсортирован только по
одному признаку сортировки (первый столбец в выделенном блоке ячеек), а строки
упорядочены в соответствии с расположением наименований товаров по алфавиту.

Сортировка по нескольким столбцам

Упражнение. Отсортировать список сначала по наименованию
магазина, а затем по виду продукции и виду оплаты, для чего необходимо выполнить
следующие действия:

·        
На листе «Отчет» выделить
блок ячеек В3:I18.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Сортировка.

·        
В окне Столбец
выбрать «Наименование магазина» (это поле называется первым ключом сортировки),
 в окне Сортировка выбрать Значения, в окне Порядок
установить От А до Я.  Нажать кнопку  Добавить уровень (второй
ключ сортировки). В окне Столбец выбрать «Вид продукции» в окне Сортировка
 установить От Я до А.. Нажать кнопку Добавить уровень (третий
ключ сортировки) В окне Столбец выбрать «Вид оплаты (нал./безнал.)», в
окне Сортировка выбрать Значения, в окне Порядок
установить От А до Я. Второй ключ используется, если обнаруживаются
повторения в первом, а третий – если повторяется значение и в первом, и во
втором ключе.

·        
 Нажать ОК.

·        
Снять выделение с таблицы
и просмотреть результат на экране.

Аналогичными способами сортируются данные по
столбцам таблицы, только при этом в окне Параметры сортировки
необходимо установить переключатель Сортировать столбцы диапазона.

Промежуточные итоги

Довольно часто на практике приходится
анализировать данные части таблицы или списка по определенным критериям. Для
решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных
итогов. Только после выполнения сортировки  данных таблицы можно использовать кнопку
Промежуточные итоги из группы Структура на вкладке  Данные,
чтобы представить различную итоговую информацию. В результате этого в таблицу
будут добавлены строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка,
при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне
группы, а так же общие итоги.

Команда Промежуточные итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп,
для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать множество
строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные
детали.

Упражнение. В качестве промежуточных итогов необходимо
определить сумму продаж каждого магазина, а также общий итог продаж для этого:

·        
Установить курсор в любую
ячейку таблицы с данными.

·        
На вкладке Данные  в
группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

·        
В окне При каждом
изменении в выбрать «Наименование магазина».

·        
В окне Операция
выбрать Сумма.

·        
В окне Добавить итоги
по  выбрать Сумма (проверить, чтобы в остальных полях флажки
отсутствовали).

·        
Включить флажок Итоги
под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются
под данными, если сброшен – над ними.

·        
Нажать ОК, снять
выделение с таблицы и просмотреть результат на экране. Обратить внимание, что
на рабочем листе слева от нумерации строк таблицы появились уровни группировки,
обозначенные цифрами 1,2 и 3. Уровень 1 и 2 позволяет просматривать итоги без
вложенных данных, а уровень 3 показывает все итоги с соответствующими данными.
Аналогичные результаты можно просмотреть, используя кнопки, обозначенные
знаками «минус» и «плюс».

Упражнение. Дополнительно к подведенным итогам необходимо
подсчитать суммы, полученные магазинами за продажу аудио- и видеопродукцию, для
этого:

·         
Убедиться, что на рабочем
листе  установлен третий уровень просмотра итогов (с вложенными данными).

·        
Установить курсор в любую
ячейку таблицы с данными.

·        
На вкладке Данные  в
группе Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

·        
В окне При каждом
изменении в  выбрать «Вид продукции».

·        
В окне Операция
выбрать Сумма.

·        
В окне Добавить итоги
по выбрать Сумма (проверить, чтобы ничего другого выбрано не было).

·        
Обратить внимание, что в
поле Заменить текущие итоги флажок должен отсутствовать. Нажать ОК.

·        
Снять выделение с таблицы
и просмотреть результат на экране.

·        
Убрать полученные итоги,
предварительно установив курсор в таблицу, и на вкладке Данные  в группе
Структура нажать кнопку Промежуточные итоги.

·        
В открывшемся окне нажать
кнопку Убрать все.

 

Обеспечение
поиска и фильтрации данных

Наиболее часто используемыми операциями над
списками (базами данных) в Excel являются поиск и фильтрация данных.

Отфильтровать список — значит скрыть все
строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. Для
осуществления операций по фильтрации данных в Excel используются две команды: Фильтр
— для простых условий отбора и Расширенный фильтр — для более
сложных критериев.

Для осуществления операций фильтрации данных
будет использована таблица листа «Отчет» рабочей книги «Списки».

Применение фильтра

Перед использованием команды Фильтр
необходимо выделить любую ячейку в таблице. При этом Excel выведет кнопки со
стрелками (кнопки фильтра) рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке
со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые
можно использовать для задания условий отбора строк.

Фильтр можно применить к любому количеству столбцов. Для
этого сначала нужно отфильтровать список по одному столбцу, затем полученный
список отфильтровать по другому столбцу и т.д.

Упражнение. Необходимо определить, какие товары были проданы 
ООО «Техносервис» магазину «Техносила» по безналичному расчету, для этого:

·        
Установить курсор в любую
ячейку таблицы.

·        
Открыть вкладку Данные.

·        
Нажать кнопку Фильтр
в группе Сортировка и фильтр.

·        
Выбрать в раскрывающемся
списке рядом с заголовком «Наименование магазина» — Техносила.

·        
Выбрать в раскрывающемся
списке рядом с заголовком «Вид оплаты» — Безнал.

При использовании команды Фильтр на
экране скрываются все строки, не удовлетворяющие условиям отбора. Номера
отфильтрованных строк выделены синим цветом, а в строке состояния выводится
количество отобранных строк и общее число записей в списке.

Применение фильтра к нескольким столбцам с
заданием условий

Упражнение. Необходимо  выбрать товары, реализованные за
наличный расчет на сумму от 100000 у.е. и выше, для этого:

·         
Удалить результаты
предыдущего фильтра, для чего нажать кнопку Очистить в группе Сортировка
и фильтр на вкладке Данные.

·        
Установить курсор в
таблицу.

·        
Выбрать в раскрывающемся
списке рядом с заголовком «Вид оплаты…» — Нал.

·        
Выбрать в раскрывающемся
списке рядом с заголовком «Сумма» команду Числовые фильтры.

·        
В открывшемся окне выбрать
команду больше или равно… , затем в окне Пользовательский автофильтр,
в поле Сумма из выпадающего списка выбрать больше или равно.

·        
В соседнем поле ввести с
клавиатуры 100000.

·        
Щелкнуть кнопкой ОК.

·        
Просмотреть результат на
экране и убрать фильтр.

Примечание: с помощью пользовательского автофильтра, можно
создать специальный автофильтр с более гибкими возможностями. Например, выбрать
товары, проданные за наличный расчет по цене менее 100 у.е. или более 500 у.е.,
для чего задать два условия отбора, соединенные логическим оператором ИЛИ.

Применение автофильтра в значительной степени
ограничено в выборе способов фильтрации и возможностях задания критериев
поиска. В случае когда нужно произвести действительно сложный поиск
(фильтрацию), следует пользоваться другим средством – Расширенным фильтром.

Удаление фильтра

Для удаления всех результатов фильтрации
данных и кнопок фильтра необходимо еще раз нажать кнопку Фильтр в группе
Сортировка и фильтр, на вкладке Данные.

Применение расширенного фильтра

Основной особенностью, отличающей расширенный
фильтр от автофильтра, является необходимость в создании вне таблицы
вспомогательного списка, содержащего критерии условий поиска.

Команда Расширенный фильтр
позволяет:

Ø Задать условия, соединенные логическим оператором ИЛИ
или И для нескольких столбцов.

Ø Задать три или более условия для конкретного столбца с
использованием, по крайней мере, одного логического оператора ИЛИ.

Ø Задать вычисляемые условия.

Ø С помощью данной команды можно извлекать строки из
списков, вставлять копии этих строк в другую часть текущего листа.

Задание диапазона условий

Команда Расширенный фильтр требует
задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Поскольку
при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше поместить выше
или ниже списка. Если предполагается, что список будет расширяться, то диапазон
условий рекомендуется размещать выше таблицы. Диапазон условий должен
содержать, по крайней мере, две строки. За исключением вычисляемых условий,
заголовки столбцов в верхней строке диапазона условий должны точно совпадать с
заголовками столбцов таблицы. Для обеспечения точности эти заголовки лучше
копировать из таблицы.

В диапазоне условий  можно ввести любое
количество условий, которые интерпретируются в соответствии со следующими
правилами:

Ø Условия на одной строке считаются соединенными
логическим оператором И.

Ø Условия на разных строках считаются соединенными
логическим оператором ИЛИ.

Упражнение. Необходимо выбрать из списка товары, проданные на
сумму больше 100000 у.е. или меньше 10000 у.е.. Для этого нужно выполнить
следующие действия:

·        
Вставить четыре строки в
верхнюю часть листа «Отчет», для чего  растянуть курсор мыши по номерам строк 
с 1-й по 4-ю включительно, на вкладке Главная в группе Ячейки
нажать кнопку Вставить. Затем, в открывшемся окне выбрать команду Вставить
строки на лист (4 пустые строки появятся над таблицей).

·        
Скопировать  в ячейку С1
заголовок «Сумма» из шапки таблицы.

·        
В ячейку С2 ввести 
<10000.

·        
В ячейку С3 ввести 
>100000.

·        
Установить курсор в
область таблицы.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом
появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась
подвижной рамкой.

·        
В области  Обработка
выбрать Фильтровать список на месте.

·        
Проверить, что в окне Исходный
диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

·        
Установить курсор в окно Диапазон
условий и выделить с помощью мыши  на рабочем листе диапазон  ячеек С1:С3.
Нажать ОК.

·        
Проверить результат
фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из
группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Упражнение. Необходимо выбрать из списка товары, проданное
количество которых меньше 500 и больше 100. Для этого необходимо:

·        
Сформировать новый
диапазон условий, скопировав в ячейку Е1 и F1 заголовок графы «Количество».

·        
В ячейку Е2 ввести 
<500.

·        
В ячейку F2
ввести  >100.

·        
Установить курсор в
область таблицы.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом
появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась
подвижной рамкой.

·        
В области  Обработка
выбрать Фильтровать список на месте.

·        
Проверить, что в окне Исходный
диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

·        
Установить курсор в окно Диапазон
условий и выделить с помощью мыши  на рабочем листе диапазон  ячеек E1:F2. Нажать ОК.

·        
Проверить результат
фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из
группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

В двух предыдущих упражнениях, применялось
использование операторов ИЛИ и И для одного столбца таблицы.

Теперь необходимо ознакомиться с примером
использования ИЛИ и И для нескольких столбцов таблицы.

Упражнение. Необходимо найти данные по товарам, проданным
магазину «Техносила» за наличный расчет, а магазину «Техношок» по безналичному
расчету, для этого:

·     Скопировать в ячейку Н1 блок ячеек D6:E6.

·        
В ячейку Н2 ввести
с клавиатуры Техносила, в ячейку I2 – Нал (обратить внимание, что вводимый в блок критериев текст условия
должен полностью совпадать с данными исходной таблицы).

·        
В ячейку Н3 ввести
Техношок, в ячейку I3 – Безнал

·        
Установить курсор в
таблицу.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом
появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась
подвижной рамкой.

·        
В области  Обработка
выбрать Фильтровать список на месте.

·        
Проверить, что в окне Исходный
диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

·        
Установить курсор в окно Диапазон
условий и выделить с помощью мыши  на рабочем листе диапазон  ячеек H1:I3. Нажать ОК.

·        
Проверить результат
фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из
группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Упражнение. Необходимо найти данные по товарам, цена которых
ниже 100у.е. или проданным в количестве более 500, для этого:

·     Скопировать в ячейку К1  название графы
«Цена», а в ячейку L1  название графы «Количество».

·        
В ячейку К2  ввести
с клавиатуры <100, в ячейку L3 ввести с клавиатуры >500.

·        
Установить курсор в
таблицу.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом
появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась
подвижной рамкой.

·        
В области  Обработка
выбрать Фильтровать список на месте.

·        
Проверить, что в окне Исходный
диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

·        
Установить курсор в окно Диапазон
условий и выделить с помощью мыши  на рабочем листе диапазон  ячеек К1:L3. Нажать ОК.

·        
Проверить результат
фильтрации и отменить расширенный фильтр с помощью кнопки Очистить из
группы Сортировка и фильтр на вкладке Данные.

Примечание: при каждом выполнении команды «Расширенный фильтр»
просматривается полный список в таблице, а не текущее множество ранее
отфильтрованных строк. Вследствие этого совсем не обязательно использовать
команду Очистить перед изменением фильтра.

Расширенный фильтр с использованием
вычисляемых значений

Вычисляемые условия отличаются от обычных
условий сравнения тем, что позволяют использовать сравнения со значениями,
которые вычисляются формулой. Для правильного использования такой фильтрации
необходимо выполнять следующие правила:

Ø Заголовок над вычисляемым условием должен обязательно
отличаться от любого заголовка столбца в таблице. Заголовок условия может быть
пустым или содержать произвольный текст. Внимание! Это ограничение прямо
противоположно требованию для обычных условий.

Ø Ссылки на ячейки, которые находятся вне таблицы
(списка), должны быть абсолютными (при адресации используется знак доллара).

Ø Ссылки на ячейки в таблице должны быть относительными.

Упражнение. Необходимо вывести на экран данные о товарах
закупленных магазинами по цене выше среднего значения, и поместить результат
фильтрации в другую часть текущего листа, для этого:

·        
В ячейку N1 ввести: «Среднее значение».

·        
В ячейку N2 ввести формулу среднего значения цены =СРЗНАЧ(F7:F22).

·        
В ячейку N5 ввести заголовок для диапазона условий: «Выше
среднего».

·        
В ячейку N6 ввести формулу сравнения: =F7>$N$2.

Формула условия сравнивает со средним
значением ячейку F7, т.к. ячейка F7 является первой ячейкой в столбце «Цена» неотфильтрованного списка, и
автоматически со средним значением будут сравниваться все нижерасположенные
ячейки этого столбца.

·         
Скопировать шапку таблицы
в ячейку А25 для того, чтобы поместить результат фильтрации в другую
часть рабочего листа (копировать можно не всю шапку таблицы, а отдельные
названия граф в соответствии с требованиями пользователя).

·        
Установить курсор в
область таблицы.

·        
На вкладке Данные в
группе Сортировка и фильтр нажать кнопку Дополнительно. При этом
появилось диалоговое окно Расширенный фильтр и вся таблица выделилась
подвижной рамкой.

·        
В области  Обработка
выбрать Скопировать результат в другое место.

·        
Проверить, что в окне Исходный
диапазон выделен блок ячеек, соответствующий всей выделенной таблице.

·        
Установить курсор в окно Диапазон
условий и выделить с помощью мыши  на рабочем листе диапазон  ячеек N5:N6.

·        
В окне Поместить
результат в диапазон установить курсор, а затем на рабочем листе указать с
помощью мыши диапазон ячеек А25:I25.

·        
Щелкнуть по кнопке ОК.

·        
Проанализировать
результаты фильтрации и убрать фильтр.

Того же результата фильтрации можно добиться и
другим способом. Можно не рассчитывать отдельно вне таблицы среднее значение
столбца «Цена», а в диапазоне условий под заголовком «Выше среднего» в ячейке N6 сразу ввести формулу сравнения: =F7>СРЗНАЧ($F$7:$F$22).

·        
Выполнить фильтрацию таким
способом самостоятельно и предъявить работу преподавателю.

Анализ
данных с помощью сводных таблиц

Средство
Сводная
таблица представляет собой еще один инструмент организации и
подведения итогов данных. Этот инструмент комбинирует возможности работы со
списками.

Сводная таблица является специальным типом
таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы
данных. При создании сводной таблицы можно задать нужные поля, организацию
таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений.

Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс
для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность
быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с помощью мыши без
применения сложного программирования.

Сводная таблица – это средство для упорядочивания
информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию,
указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться.

Для создания сводных таблиц используются
различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на
рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с
помощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда
связана с источником данных. Она предназначена только для чтения, а изменения
можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование
сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для большей
наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет
перестраиваться при изменении сводной таблицы.

Упражнение. Создать сводную таблицу с подведением итогов по
продаже товаров магазинам-закупщикам по видам продукции и видам оплаты.

·                  
Установить курсор в любую
ячейку с данными исходной таблицы « Отчет ООО «Техносервис» о
продаже  аудио- и видеотехники магазинам-закупщикам в 1 квартале».

·                       
На вкладке  Вставка в
группе Таблицы нажать кнопку Сводная таблица. В открывшемся окне
выбрать команду Сводная таблица.

·                   
В открывшемся окне Создание
сводной таблицы проверить, что в опции Таблица или Диапазон указан
весь диапазон ячеек исходной таблицы, и выбрать опцию Новый лист.
Нажать кнопку ОК.

·                   
На новом рабочем листе, в
правой его части открылось окно, содержащее список полей сводной таблицы в
верхней части и макет областей создаваемой сводной таблицы в нижней части.

·      
При помощи мыши перетащить
поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Фильтр отчета, поле
«Вид продукции» — в область Название строк, поле «Вид оплаты» — в
область Названия Столбцов, поле «Сумма» — в область Значения.

·      
Установить курсор в любую
ячейку сводной таблицы, затем на вкладке Параметры в группе Сводная
таблица нажать кнопку Параметры.

·      
В открывшемся окне на
вкладке Вывод в области Экран включить параметр Классический
макет сводной таблицы (разрешено перетаскивание полей). Нажать ОК.

Для управления просмотром данных сводной
таблицы используются кнопки со стрелками, с помощью которых можно выбрать,
какие элементы выводить на экран.

Примечание. Для обработки итоговых данных, в том числе в
сводных таблицах,  в Excel можно использовать различные функции: сумма,
количество значений, среднее, максимум, минимум, произведение и другие. По
умолчанию используется функция Сумма, по которой вычисляются промежуточные и
общие итоги в сводной таблице.  Для использования другой функции нужно в
области Значения нажать стрелку вниз справа от названия поля  и в
появившемся окне выбрать команду Параметры полей значений…в области Операция
 выбрать нужную функцию и нажать ОК. В окне Параметр поля значений…с
помощью кнопки Числовой формат можно изменить форматы представления
данных.

Редактирование
сводных таблиц

Пользователь может менять формат сводной
таблицы, переименовывать поля или элементы, добавлять новые строки или столбцы,
а также делать другие преобразования с внешним видом сводной таблицы.

Чтобы изменить название поля или элемента
сводной таблицы, необходимо выделить нужную ячейку и набрать новое имя, которое
не должно повторять существующие в исходной таблице имена.

Упражнение. Изменить текст заголовка, отражаемого в ячейке А3
по умолчанию, на «Сумма продаж», для этого:

·                   
Выделить ячейку А3
сводной таблицы.

·                   
С клавиатуры ввести новое
имя.

Для формирования новой сводной таблицы
достаточно изменить макет существующей.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую данные о величине
сумм продаж товаров магазинам-закупщикам и доли каждого из них в общей сумме
закупок, для чего:

·                   
Установить курсор в любую
ячейку созданной сводной таблицы. Если при этом на экран не выводится окно Список
полей сводной таблицы, то необходимо на вкладке Параметры в группе Показать
или скрыть нажать кнопку Список полей.

·                   
Для очистки макета
оттащить поля, расположенные в нижней части окна Список полей сводной
таблицы в любое место окна.

·                   
При помощи мыши
перетащить  поле «Наименование магазина» (4-е сверху) в область Названия
строк, поле «Сумма» — в область Значения и сделать щелчок левой
кнопкой мыши по данному полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры
полей значений…, затем в опции Пользовательское  имя ввести с
клавиатуры «Сумма продаж» и нажать ОК.

·              
При помощи мыши вторично
перетащить поле «Сумма» в область Значения и сделать щелчок левой
кнопкой мыши по данному  полю. В открывшемся окне выбрать команду Параметры
полей значений…, затем в опции Пользовательское  имя ввести с
клавиатуры «Доля магазина», в этом же окне выбрать вкладку Дополнительные
вычисления. В опции  Дополнительные вычисления нажать стрелку вниз и
выбрать Доля от общей суммы. Нажать ОК.

Упражнение. Сформировать сводную таблицу, отражающую
данные о средней сумме закупок магазинов по видам техники, для чего необходимо:

·              
Установить курсор в любую
ячейку созданной сводной таблицы.

·                   
Для очистки макета
оттащить поля в любое место окна.

·              
При помощи мыши перетащить
поле «Наименование магазина» в область Названия столбцов, поле
«Вид продукции» — в область Названия строк, поле «Сумма» — в
область Значения и сделать щелчок левой кнопкой мыши по кнопке данного поля.
В открывшемся окне выбрать команду Параметры полей значений…, затем в
открывшемся окне на вкладке Операция выбрать Среднее и нажать ОК.

·              
Установить курсор в
сводную таблицу.

·                   
Выбрать вкладку  Параметры,
в группе Сводные таблицы нажать кнопку Параметры.

·                   
В открывшемся окне Параметры
сводной таблицы на вкладке  Итоги и фильтры удалить флажки Показывать
общие итоги  для столбцов и Показывать общие итоги  для строк.
Нажать ОК.

Групповые
операции в сводных таблицах.

В сводных таблицах имеется возможность
группировать полученные данные по различным признака ( по датам, месяцам,
кварталам, по указанным интервалам значений и т.д.)

Упражнение. Создать сводную таблицу с данными о количестве
проданных товаров в определенных диапазонах цен, для этого:

·       
Установить курсор в любую
ячейку созданной сводной таблицы.

·       
Для очистки макета
оттащить поля в любое место окна.

·       
При помощи мыши перетащить
поле «Цена» в область Названия строк, поле «Количество» — в область Значения.

·       
Установить курсор в ячейку
А4 и  щелкнуть правой кнопкой мыши для вызова контекстного меню.

·       
В контекстном меню выбрать
команду Группировать.

·       
В открывшемся окне Группирование
в опции С_шагом ввести c клавиатуры 300 (минимальная и максимальная
цена товара — 50 и 800-устанавливается автоматически из списка) и нажать ОК.

Создание
вычисляемых полей в сводных таблицах

В сводных таблицах существует возможность производить вычисления над
данными. При этом происходит создание нового поля сводной таблицы, с помощью
операций над существующими полями.

Упражнение. Создать сводную таблицу для вывода итоговых сумм продаж по видам
реализованной продукции в условных единицах и рублевом эквиваленте. Для этого:

·       
Установить курсор в любую
ячейку созданной сводной таблицы.

·       
Для очистки макета
оттащить поля в любое место окна.

·       
При помощи мыши перетащить
поле «Вид продукции» в область Названия строк, поле «Сумма» — в
область Значения.

·       
В ячейку А3 сводной
таблицы ввести с клавиатуры «Сумма продаж».

·       
Установить курсор в любую
ячейку созданной сводной таблицы.

·       
На вкладке Параметры
в группе Сервис нажать кнопку Формулы. В открывшемся окне выбрать
команду Вычисляемое поле.

·       
В открывшемся окне Вставка
вычисляемого поля в окне Имя ввести «Сумма продаж в
рублях», затем перевести курсор в окно Поля и сделать двойной щелчок по
полю Сумма (имя данного поля будет отражено в окне Формула после
знака «=»), нажать умножить (*) и ввести с клавиатуры значение текущего курса
доллара. Нажать ОК.

·       
Установить курсор в ячейку
С4 сводной таблицы и ввести с клавиатуры «Сумма продаж в рублях».

Фиксация
заголовков столбцов и строк

Для удобства работы с таблицами Excel
предлагает способ закрепления левой и верхней частей таблицы с помощью кнопки Закрепить
области в группе Окно на вкладке Вид. Закрепление
позволяет просматривать заголовки столбцов, строк или того и другого во время
работы со множеством строк и столбцов. Фиксируются области таблицы, которые
располагаются слева и выше активной ячейки таблицы, т.е. той, в которой
установлен табличный курсор. Чтобы ознакомиться с данной командой, необходимо:

·        
Перейти на лист «Отчет».

·        
Установить курсор в ячейку
С7.

·        
На вкладке Вид в
группе Окно нажать кнопку  Закрепить области. В открывшемся окне
выбрать Закрепить области.

·        
Проверить с помощью линеек
прокрутки, что шапка таблицы и первые два столбца зафиксированы на экране, а
остальную часть таблицы можно просматривать.

·        
Отменить фиксацию, нажав 
кнопку  Закрепить области в группе Окно на вкладке Вид. В
открывшемся окне выбрать Снять закрепление областей.

·        
Самостоятельно выполнить
фиксацию только шапки таблицы и первого столбца таблицы, затем отменить
фиксацию.

 

Защита ячеек и
рабочих листов

Защита данных и формул приобретает особое
значение, если с одной рабочей книгой работает несколько пользователей.

Рабочий лист по умолчанию не защищен, поэтому
к его ячейкам и объектам можно легко получить доступ для внесения изменений.

После защиты рабочего листа доступ к нему
будет значительно ограничен. При попытке изменить любой из защищенных
компонентов на экране появится диалоговое окно с предупреждением.

Защитив рабочий лист, невозможно выполнить
следующие действия:

1.    
Изменить содержимое или
формат защищенных ячеек.

2.    
Переместить защищенную
ячейку или объект.

3.    
Удалить или вставить
строки или столбцы.

4.    
Изменить ширину столбца
или высоту строки.

5.    
Определить имя для
диапазона.

6.    
Создать на рабочем листе
диаграмму или графический объект.

Упражнение. Для защиты рабочего листа «Отчет» необходимо:

·     На вкладке Главная в группе Ячейки
нажать кнопку Формат и в открывшемся окне выбрать команду Защитить
лист.

·     В открывшемся окне по желанию ввести пароль, а
все параметры защиты привести в соответствие с рисунком (рис18):

Рис.18

·     Снять защиту рабочего листа, выполнив последовательность
действий  Главная|Ячейки|Формат|Снять защиту листа.

Примечание. Установить защиту листа можно также с помощью кнопки
Защитить лист в группе Изменения на вкладке Рецензирование.

Защита
ячеек рабочего листа

Можно установить защиту отдельных областей рабочего листа.

Упражнение. Для защиты определенного блока ячеек на рабочем
листе необходимо:

·       
Выделить блок ячеек шапки
таблицы, которые не будут защищены, и на вкладке Главная в группе Ячейки
нажать кнопку Формат ячеек.

·       
В открывшемся окне на
вкладке Защита. Отключить параметр Защищаемая ячейка и нажать ОК.

·         
На вкладке Рецензирование
нажать кнопку Защитить лист

·       
В открывшемся окне по
желанию ввести пароль, а все параметры защиты привести в соответствие с
рисунком (рис.19).

Рис.19

·         
Нажать ОК.

·         
Проверить, что в ячейки
шапки таблицы можно вносить изменения, а в остальные ячейки рабочего листа –
нет.

·     Снять защиту рабочего листа, выполнив последовательность
действий  Главная|Ячейки|Формат|Снять
защиту листа.

Средства для
анализа данных

Ø  Подбор параметра.

Ø 
Создание таблицы
подстановки с одной изменяющейся переменной.

Ø 
Создание таблицы подстановки
с двумя изменяющимися переменными.

Ø 
Проверка результатов с
помощью сценариев.

Подбор параметра

Средство Подбор параметра предназначено
для получения заданного значения в целевой ячейке путем подбора значений в
ячейке-параметре. С помощью данного средства можно найти аргумент, при котором
получается задаваемое решение. При этом ячейка-параметр должна содержать
значение, но не формулу и влиять на результат, который требуется получить.

Например, можно определить, как изменить
количество продаваемых товаров для получения заданной величины выручки
магазина.

Упражнение. Определить, сколько нужно продавать систем караоке,
для того, чтобы выручка магазина «Техношок» увеличилась до  300000 у.е., для
этого:

·                     
Открыть книгу «Продажи».

·                     
Скопировать содержимое таблицы
листа «Техношок» (А1:Н11) на новый лист в ячейку А1 и назвать его
«Анализ данных».

·         
Установить курсор в ячейку
Н11 (итог по графе «Выручка») и на вкладке  Данные в группе Работа
с данными нажать кнопку Анализ «что-если». В открывшемся
окне выбрать команду Подбор параметра.

·         
В окне Подбор параметра
в опции Значение ввести с клавиатуры 300000.

·         
Установить курсор в опцию Изменяя
значение ячейки, а затем щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке Е7
(количество продаж систем караоке). Нажать ОК.

·                     
Просмотреть результат
решения в текущей таблице и окне Результат подбора параметра (Рис.20).

·                     
Нажать кнопку Отмена;
значения данных в ячейках E7 и H11 станут равными исходным значениям.

Рис.20

 

Таблица
подстановки

Таблицей подстановки называется диапазон ячеек,
показывающий, как изменение значений подстановки влияет на возвращаемый
формулой результат. Таблицы подстановки обеспечивают быстрый доступ к
выполнению одной операции разными способами, а также возможность просмотра и
сравнения полученных результатов. В Excel существует возможность применения на одном
рабочем листе нескольких таблиц подстановок, если необходимо:

1.    
изменять одно исходное
значение, просматривая результаты одной или нескольких формул;

2.    
изменять два исходных
значения, просматривая результаты только одной формулы.

В первом случае используется таблица подстановки с одной
изменяющейся переменной, а во втором – с двумя.

Таблица
подстановки с одной изменяющейся переменной

Упражнение. Создать таблицу подстановки, показывающую изменение
суммы выручки при изменении количества продаж телевизора, для этого:

·       
На листе «Анализ данных»: в
ячейку Е14 ввести формулу =СУММ(F3:F10);

·       
 В ячейку D14 ввести с клавиатуры
«Телевизор», в ячейку D15 ввести 40, в ячейку D16 – 80, в ячейку D17
– 100 (обратить внимание, что введенные значения количества продаж телевизора
располагаются на столбец левее и на строку ниже формулы, по которой
определяется выручка магазина).

·                     
Выделить блок ячеек D14:Е17, выполнить последовательность действий Данные|Работа
с данными| Анализ «что-если»|Таблица данных.

·       
В открывшемся окне Таблица
данных, установить курсор в опции Подставлять значения по строкам, а
затем щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке Е10 и нажать ОК.

Таблица
подстановки с двумя изменяющимися переменными

Упражнение. Создать таблицу подстановки, показывающую изменение
суммы выручки при изменении количества продаж видеомагнитофона и видеокамеры. Для этого:

·       
Установить курсор в ячейку
Е20 и ввести формулу =СУММ(Н3:Н10).

·       
В ячейку Е21 ввести
с клавиатуры 60, в ячейку Е22 ввести 80, в ячейку Е23 – 100, в
ячейку F20 –
50, в G20 –
70, в Н20 — 90 (обратить внимание, что введенные значения количества
продаж видеомагнитофона располагаются в ячейках столбца Е
непосредственно под формулой, по которой определяется выручка магазина, а
значения количества продаж видеокамеры – в ячейках строки справа от формулы).

·         
Выделить блок ячеек Е20:Н23,
выполнить последовательность действий Данные|Работа с данными| Анализ
«что-если»|Таблица данных.

·       
В открывшемся окне Таблица
данных, установив курсор в опции Подставлять значения по столбцам,
щелкнуть в ячейке Е9, а в опции Подставлять значения по
строкам щелкнуть левой кнопкой мыши в ячейке Е3 и нажать ОК.

 

Проверка
результатов с помощью сценариев

В работе часто возникают задачи, имеющие
множество исходных данных и множество результатов, причем необходимо четко
представлять, как изменения первых влияют на последние. Ощутимую помощь в
анализе такого рода задач могут оказать сценарии Excel.

Сценарий – это инструмент, позволяющий моделировать различные
экономические, математические, физические и др. задачи. Он представляет собой
зафиксированный в памяти компьютера набор значений ячеек рабочего листа.
Использование сценариев позволяет одновременно манипулировать  с множеством
переменных. Создав сценарий, можно получить возможность узнать, что произойдет
с результатом, если поменять исходные значения в некоторых ячейках листа. Кроме
того, в случае необходимости всегда можно вернуться к одному из вариантов,
рассмотренных ранее.

Упражнение. Спрогнозировать выручку магазина в феврале и марте,
в зависимости от изменения количества продаж товаров. Для этого:

·       
Скопировать исходную
таблицу (блок ячеек А1:Н11) с листа «Анализ данных» на новый рабочий
лист в ячейку А1, назвать лист «Прогноз».

·       
Установить курсор в ячейку
Е3, на вкладке Формулы в группе Определенные имена нажать
кнопку Присвоить имя.

·       
В окне Создание имени
в опции Имя ввести с клавиатуры «Видеомагнитофон» и нажать ОК.
Аналогичным способом присвоить соответствующие имена ячейкам Е4:Е10 (если
наименование состоит из нескольких слов, между ними ставится знак подчеркивания
«_»). Ячейке Н11 присвоить имя «Выручка».

·       
 Установить курсор в любую
ячейку рабочего  листа и на вкладке Данные в группе Работа с
данными нажать кнопку Анализ «что-если». В открывшемся окне выбрать
команду Диспетчер сценариев.

·       
В окне Диспетчер
сценариев нажать кнопку Добавить.

·       
В окне Добавление
сценария в опции Название сценария набрать с клавиатуры «Прогноз на
февраль», в опции Изменяемые ячейки указать блок ячеек Е3:Е10 и
нажать ОК.

·       
В диалоговом окне Значения
ячеек сценария заменить текущие значения на:

1.    
Видеомагнитофон – 50

2.    
Видеоплеер — 15

3.    
Магнитола -60

4.    
Музыкальный_центр — 20

5.    
Система_караоке — 12

6.    
Аудиоплеер — 100

7.    
Видеокамера — 30

8.    
Телевизор – 20

·         
Нажать кнопку Добавить.

·       
В окне Добавление
сценария в опции Название сценария набрать с клавиатуры «Прогноз на
март», в опции Изменяемые ячейки убедиться, что указан блок ячеек Е3:Е10,
и нажать ОК.

·       
В окне Значения ячеек
сценария заменить текущие значения на:

1.    
Видеомагнитофон – 40

2.    
Видеоплеер — 12

3.    
Магнитола — 5

4.    
Музыкальный_центр — 27

5.    
Система_караоке — 15

6.    
Аудиоплеер — 120

7.    
Видеокамера — 25

8.    
Телевизор – 35

·         
Нажать кнопку ОК.

·         
В окне Диспетчер
сценариев нажать кнопку Отчет.

·         
В окне Отчет по
сценарию включить параметр Структура в опции Тип отчета, установить
курсор в окно параметра Ячейка результата, нажать клавишу F3 и  из списка имен выбрать «Выручка», нажать ОК.
Просмотреть результат.

 

ГЛАВА 4

Индивидуальные задания
для выполнения лабораторных работ

Задание 1

Коэффициент отдачи собственных средств =
Рентабельность +Затраты на сырье / Затраты на переработку * (Рентабельность  —
Процентная ставка в месяц).

1.    
Данные графы «Наименование
банка» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю процентную кредитную ставку.

4.    
Выбрать заемщиков, у
которых процентная кредитная ставка ниже средней. Результат поместить в
отдельную область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию банка и наименованию заемщика.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимальной процентной кредитной ставки по каждому банку.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить смешанный график
(две оси У), отражающий затраты на сырье и затраты на переработку по заемщикам.
Дать название графику и показать легенду.

Задание 2

Остаточная стоимость = Балансовая стоимость –
Износ до переоценки.

Восстановительная стоимость полная =
Балансовая стоимость * Коэффициент.

Восстановительная стоимость остаточная =
Остаточная стоимость* Коэффициент,

где Коэффициент = 3, если балансовая стоимость
больше 500, в противном случае Коэффициент = 2,8.

1.    
Данные графы «Код
подразделения» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Выбрать наименования
объектов с кодом подразделения 100, у которых балансовая стоимость до
переоценки больше 1000. Результат поместить в ячейки  рабочего листа вне
таблицы.

3.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода подразделения и убыванию износа до переоценки.

4.    
Создать сводную таблицу
для расчета среднего износа до переоценки для каждого кода подразделения.

5.    
Оформить таблицу по
образцу.

6.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

7.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

8.    
Построить круговую
диаграмму, отражающую остаточную стоимость объектов. Обеспечить вывод названия
объекта около каждого сектора и соответствующий процент. Дать название
диаграмме. Самый большой сектор вырезать.

Задание 3

Остаток на конец года = Остаток на начало года
+ Поступило – Выбыло.

Графу «Инвентаризация» рассчитать, используя
логическую функцию: если в течение года происходило выбытие основных средств,
то произвести инвентаризацию, в противном случае – не проводить.

1.    
Данные графы «Код группы
основных средств» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Остаток на конец года,
рассчитанный в таблице в долларах, пересчитать в рублевый эквивалент, поместив
результат в новую графу. Ввести значение курса доллара в ячейку В14.

3.    
Выбрать основные средства,
остаток которых на начало года был меньше 1000 и которые не выбывали в текущем
году. Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода группы основных средств и убыванию остатка на конец
года.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета остатков на начало и конец года по каждому коду группы основных
средств.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
показывающую остатки на начало и конец года. Показать легенду и дать название
графику.

Задание 4

Темп изменения = На конец года / На начало
года * 100.

Используя логические функции, предусмотреть
деление на 0.

1.    
Данные графы «Код строки
отчета» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А10 рассчитать
средний темп изменения.

3.    
Выбрать показатели, темп
изменения которых ниже среднего. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода строки отчета и убыванию темпа изменения.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества показателей по каждому коду строки отчета.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные в денежном формате.

8.    
Зафиксировать шапку и
первый столбец таблицы.

9.    
Построить график,
показывающий темп изменения производственного потенциала. Вывести на графике
значение максимального темпа. Дать графику название.

Задание 5

Налог = 12% * Месячный доход.

Сумма остатка = Месячный доход – Налоги –
Квартплата.

Остаток в %% = Сумма остатка / Месячный доход
* 100.

Используя логические функции, предусмотреть в
формуле деление на 0.

1.    
Данные графы «Наименование
предприятия» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В отдельной графе
осуществить пересчет месячного дохода в рублях в долларовый эквивалент.
Значение курса доллара ввести в ячейку А12.

3.    
Выбрать фамилии семей, у
которых месячный доход выше среднего. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию предприятия и убыванию месячного дохода.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимального месячного дохода по каждому предприятию.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую суммы месячного дохода и остатка на домашние расходы работников.
Дать название графику, показать легенду. Вывести значение максимального и
минимального месячного дохода.

Задание 6

Сумма налога, подлежащая взносу в бюджет =
Фактические затраты * Ставка налога.

Ставка налога равна 10%, если фактические
затраты на рекламу меньше 320 тыс. руб., в противном случае ставка налога равна
5%.

1.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю величину фактических расходов на рекламу.

2.    
Выбрать кварталы, в
которых величина фактических расходов на рекламу меньше 300 тыс.руб. или больше
350 тыс.руб. Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

3.    
В отдельной графе
осуществить пересчет суммы налога в рублях в долларовый эквивалент. Значение
курса доллара ввести в ячейку А8.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию ставки налога и по убыванию фактических затрат на
рекламу.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета средней величины фактических затрат на рекламу для каждой ставки
налога.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить смешанный график
(две оси У), отражающий величину фактических затрат на рекламу и сумму налога в
бюджет. Дать название графику и показать легенду.

Задание 7

Чистые продажи = Цена единицы товара *
Количество единиц.

Налог на прибыль = (Чистые продажи —
Производственные затраты) * 24%.

Денежный результат = Чистые продажи —
Производственные затраты — Налог на прибыль.

1.    
Данные графы «Наименование
магазина» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
средние производственные затраты.

3.    
Выбрать товары, у которых
производственные затраты выше средних. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

4.    
В отдельной графе
осуществить пересчет денежного результата в долларовый эквивалент. Значение
курса доллара ввести в ячейку В12.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию магазина и убыванию цены товара.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета суммы чистых продаж и денежного результата по каждому магазину.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую величину производственных затрат и денежного результата. Дать
название графику и показать легенду.

Задание 8

Фонд производственного развития = 50% от
чистой прибыли по соответствующему году, если чистая прибыль меньше 20000, в
противном случае – 40%.

Социальная сфера = 45% от чистой прибыли, если
чистая прибыль меньше 20000, в противном случае – 50%.

Дивиденды = 5% от чистой прибыли, если чистая
прибыль меньше 20000, в противном случае – 10%.

1.    
В ячейке А12 рассчитать
максимальную чистую прибыль за 5 лет.

2.    
Отсортировать графы
таблицы по возрастанию чистой прибыли.

3.    
Добавить итоговую графу
«Итого за 2001 – 2005 г.г.» и рассчитать соответствующие суммы.

4.    
Оформить таблицу по
образцу.

5.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

6.    
Зафиксировать шапку и первую
графу таблицы.

7.    
Построить круговую
диаграмму, отражающую структуру распределения прибыли за период 2001 – 2005
г.г. Обеспечить вывод названий направлений распределения прибыли около каждого
сектора и соответствующий процент. Дать название диаграмме. Самый большой
сектор вырезать.

Задание 9

Износ = Первоначальная стоимость *Коэффициент
износа.

Остаточная стоимость = Первоначальная
стоимость – Износ.

1.    
Данные графы «Коэффициент
износа» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднее значение износа объектов.

3.    
Выбрать объекты, у которых
значение износа выше среднего. Результат поместить в отдельную область рабочего
листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию коэффициента износа и убыванию остаточной стоимости.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимальной первоначальной стоимости и минимальной остаточной
стоимости по каждому коэффициенту износа.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую величину первоначальной и остаточной стоимости объектов. Дать
название графику и показать легенду.

Задание 10

Налог на прибыль = (Доход от продаж – Затраты
на приобретение – Прочие затраты) * 24%.

Чистая прибыль = Доход от продаж – Затраты на
приобретение – Прочие затраты – Налог на прибыль.

1.    
Данные графы «Наименование
головной фирмы» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Выбрать предприятия, у
которых доход от продаж выше среднего. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

3.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию головной фирмы и возрастанию чистой прибыли.

4.    
Создать сводную таблицу
для расчета сумм денежного дохода и чистой прибыли по каждой фирме.

5.    
В отдельной графе
осуществить пересчет чистой прибыли в долларовый эквивалент. Значение курса
доллара ввести в ячейку А12.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую величину денежного дохода и чистой прибыли. Дать название графику и
показать легенду.

Задание 11

Объем продаж = Цена единицы товара * Объем
выпечки.

В %% к объему продаж = Объем продаж / Общий
объем продаж (Итого) * 100.

1.    
Данные графы «Вес» ввести
с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции. предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
средний объем продаж.

4.    
Выбрать продукцию, объем
продаж которой выше среднего. Результат поместить в отдельную область рабочего
листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию веса изделия и по убыванию объема выпечки.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета минимального объема выпечки и максимального объема продаж по
каждому весу изделия.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить круговую
диаграмму, показывающую объем продаж продукции. Обеспечить вывод названия
продукции около каждого сектора и соответствующий процент в общем объеме. Дать
название диаграмме, самый большой сектор вырезать.

Задание 12

Сумма поставки = Расход сырья * Цена кг сырья.

Объем поставки = Расход сырья / 30, если
количество кг в мешке = 30, в противном случае – делить на 50.

1.    
Данные графы «Количество
кг в мешке» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю процентную кредитную ставку.

3.    
При помощи расширенного
фильтра выбрать наименование сырья, расход которого больше 1000 и меньше 30000
кг.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию количества кг в мешке и убыванию расхода сырья.

5.    
Создать сводную таблицу,
рассчитав средний расход сырья и максимальный объем поставки для мешков с
одинаковым весом.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить круговую
диаграмму, показывающую объем поставки сырья. Обеспечить вывод названия
продукции около каждого сектора и соответствующий процент в общем объеме. Дать
название диаграмме, самый большой сектор вырезать.

Задание 13

Фонд оплаты труда = Средняя зарплата работника
* Количество рабочих.

Социальные расходы = Фонд оплаты труда * 50%,
если фонд оплаты труда меньше 200000, в противном случае – на 40%.

1.    
Данные графы «Код
подразделения» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю величину социальных расходов по предприятию.

3.    
Выбрать цехи, у которых
социальные расходы ниже среднего значения по предприятию. Результат поместить в
отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода подразделения и убыванию количества рабочих.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета по каждому коду подразделения фонда оплаты труда и количества
рабочих.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую фонд оплаты труда и социальные расходы цехов. Дать название графику
и показать легенду.

Задание 14

Процент депозита = 80%, если сумма вклада
меньше $5000, в противном случае 85%.

Сумма процентов депозита в месяц = Сумма
вклада * % депозита (годовой) / 12.

Сумма к выплате = Сумма вклада + Сумма %%
депозита в месяц.

1.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю сумму вклада.

2.    
Выбрать вкладчиков, у
которых сумма вклада выше среднего значения. Результат поместить в отдельную
область рабочего листа.

3.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию процента депозита и убыванию суммы вклада.

4.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества вкладчиков и минимальной суммы вклада по разным
процентам депозита. 

5.    
В отдельной графе
осуществить пересчет суммы вклада в рублевый эквивалент. Значение курса доллара
ввести в ячейку А13.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую величину вклада и сумму к выплате. Дать название графику и показать
легенду. Вывести значения для минимальной и максимальной суммы вклада.

Задание 15

Коэффициент оборач. ДЗ = Выручка от реализации
/ ДЗ.

Коэффициент оборач. КЗ = Затраты на
производство продукции / КЗ.

1.    
Данные графы
«Специализация» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции, предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
средний коэффициент оборачиваемости ДЗ.

4.    
Выбрать предприятия, у
которых коэффициент оборачиваемости ДЗ ниже среднего значения. Результат
поместить в отдельную область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по специализации предприятия и по убыванию затрат на производство
продукции.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимальной выручки от реализации и минимальных затрат на
производство по каждой специализации предприятия.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую выручку от реализации и затраты на производство продукции. Дать
название графику и показать легенду.

Задание 16

Коэффициент пропускной способности =
Действительный фонд времени оборудования / Прогрессивная трудоемкость
программы.

Коэффициент загрузки оборудования = Прогрессивная
трудоемкость программы / Действительный фонд времени оборудования.

1.    
Данные графы «Номер
участка» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции, предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать максимальный
коэффициент загрузки оборудования.

4.    
При помощи расширенного
фильтра выбрать группы оборудования, у которых действительный фонд времени
оборудования больше 100000 или прогрессивная трудоемкость программы меньше
10000. Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию номера участка и по убыванию коэффициента загрузки
оборудования.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета среднего значения коэффициента пропускной способности и
коэффициента загрузки оборудования по каждому номеру участка.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

9.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую коэффициент пропускной способности и коэффициент загрузки
оборудования. Дать название графику и показать легенду.

Задание 17

Налог на пользователей автодорог = Выручка от
реализации * 0,3%.

Сбор на содержание объектов соц.культ. =
Выручка от реализации * 0,15%.

Балансовая прибыль = Выручка от реализации —
Налог на пользователей автодорог — Сбор на содержание объектов соц.культ +
Сумма %% по кредиту.

1.    
Данные графы «Сумма %% по
кредиту» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю балансовую прибыль.

3.    
Выбрать предприятия, у
которых балансовая прибыль выше среднего значения. Результат поместить в
отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию суммы %% по кредиту и убыванию выручки от реализации.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества предприятий, получивших одинаковую сумму процентов по
кредиту.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую выручку от реализации и балансовую прибыль. Дать название графику и
показать легенду.

Задание 18

Рентабельность активов = Чистая прибыль /
Активы предприятия *100.

Рентабельность капитала = Чистая прибыль /
Собственный капитал * 100.

1.    
Данные графы «Код фирмы»
ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции, предусмотреть в формулах деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю рентабельность капитала.

4.    
Выбрать предприятия, у
которых рентабельность капитала выше средней. Результат поместить в отдельную
область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по коду фирмы и возрастанию чистой прибыли.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета суммы чистой прибыли и максимальной рентабельности капитала по
каждому коду фирмы.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

9.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую чистую прибыль и собственный капитал. Дать название графику и показать
легенду.

Задание 19

Собственные оборотные средства = Собственные
источники средств – Основные средства.

Коэффициент обеспеченности = Собственные
оборотные средства * 33%.

1.    
Данные графы «Код головной
фирмы» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
средний коэффициент обеспеченности.

3.    
Выбрать предприятия, у
которых собственные источники средств ниже максимального значения. Результат
поместить в отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по коду головной фирмы  и возрастанию коэффициента обеспеченности.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета по каждому коду головной фирмы суммы основных средств, а также
запасов и затрат.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить смешанный график
(две оси У), отражающий собственные оборотные средства и коэффициент
обеспеченности. Дать название графику и показать легенду.

Задание 20

Сумма наценки = Оптовая цена *30%, если
оптовая цена >1000, в противном случае — умножить на 40%.

Розничная цена = Оптовая цена + Сумма наценки.

Сумма = Розничная цена * Количество.

1.    
Данные графы «Код склада»
ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
максимальную цену товара.

3.    
Выбрать наименование
товаров, которых было отпущено со складов в количестве больше 20 или по цене
больше 2000. Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода склада и убыванию оптовой цены.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества наименований изделий, отпускаемых с каждого склада.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую оптовую и розничную цены товаров. Дать название графику и показать
легенду.

Задание 21

Торговая наценка =Сумма поступлений * 10%,
если сумма поступлений больше 10000000, в противном случае — 20%.

Сумма товаров на складе = Сумма поступлений +
Торговая наценка.

1.    
Данные графы «Дата» ввести
с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
минимальную сумму поступлений.

3.    
В отдельной графе
осуществить пересчет суммы поступлений в рублях в долларовый эквивалент.
Значение курса доллара ввести в ячейку В12.

4.    
Выбрать поставщиков, у
которых дата поступления 04.03.04, а сумма поступлений больше 10000000.
Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию даты поступления и убыванию суммы поступлений.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета по каждой дате общей суммы поступлений и долю поступлений в общем
объеме.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить круговую
диаграмму, показывающую сумму поступления товаров. Обеспечить вывод названия
товара около каждого сектора и соответствующий процент в общем объеме. Дать
название диаграмме, самый большой сектор вырезать.

Задание 22

Стоимость сырья = Цена 1 кг сырья * Расход
сырья.

Всего стоимость материалов = Стоимость сырья +
Стоимость фурнитуры..

1.    
Данные графы «Цена 1-го кг
сырья» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
средний расход сырья.

3.    
Выбрать изделия, у которых
расход сырья ниже среднего. Результат поместить в отдельную область рабочего
листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию цены и убыванию расхода сырья.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимального расхода сырья по изделиям с одинаковой ценой сырья.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую стоимость сырья и стоимость материалов. Дать название графику и
показать легенду.

Задание 23

Всего = Стоимость материалов + Зарплата
рабочим.

Общехозяйственные затраты = Всего * 30%, если
стоимость материалов больше 1500, в противном случае – 35%.

Себестоимость изделия = Всего +
Общехозяйственные затраты.

1.    
Данные графы «Код
продукции» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю себестоимость изделий.

3.    
Выбрать изделия,
себестоимость которых выше средней. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода продукции и убыванию себестоимости изделия.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета минимальной себестоимости и максимальной стоимости материалов.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить круговую
диаграмму, показывающую объем общехозяйственных затрат. Обеспечить вывод
названия изделия около каждого сектора и соответствующий процент в общем
объеме. Дать название диаграмме, самый большой сектор вырезать.

Задание 24

Плановая прибыль = Себестоимость изделия *
25%, если себестоимость больше 2000, в противном случае – 20%.

Отпускная цена = Себестоимость изделия +
Плановая прибыль

НДС = Отпускная цена *20%.

Оптовая цена = Отпускная цена +НДС.

1.    
Данные графы
«Классификационный код» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
максимальную плановую прибыль.

3.    
Выбрать изделия, у которых
классификационный номер 1001 и себестоимость меньше 2000. Результат поместить в
отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию классификационного номера и убыванию себестоимости
изделия.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета средней себестоимости по каждому классификационному номеру изделий.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую отпускную и оптовую цену. Дать название графику и показать легенду.

Задание 25

Отклонение = Норма запаса – Остаток.

Процент отклонения = Остаток / Норма запаса *
100.

1.    
Данные графы «Код склада»
ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции, предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю норму запаса.

4.    
Выбрать материалы, норма
запаса которых ниже средней. Результат поместить в отдельную область рабочего
листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода склада и убыванию остатка материала.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества материалов по каждому коду склада.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

9.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую норму запаса труда и остаток материалов. Дать название графику и
показать легенду.

Задание 26

Коэффициент общей финансовой независимости = Собственные
источники средств / Сумма актива баланса *100..

1.    
Данные графы «Код группы
предприятий» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Используя логические
функции. предусмотреть в формуле деление на 0.

3.    
В ячейке А12 рассчитать
средний коэффициент общей финансовой независимости.

4.    
Выбрать предприятия, у
которых коэффициент общей финансовой независимости ниже среднего.
Результат поместить в отдельную область рабочего листа.

5.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию кода группы предприятий и убыванию суммы актива баланса.

6.    
Создать сводную таблицу
для расчета максимальной суммы актива баланса по каждой группе предприятий.

7.    
Оформить таблицу по
образцу.

8.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

9.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

10. 
Построить гистограмму,
отражающую собственные источники средств и сумму актива баланса. Дать название
графику и показать легенду.

Задание 27

Пенсионный фонд = Всего начислено *1%.

Подоходный налог = Всего начислено *12%.

Сумма к выдаче = Всего начислено — Пенсионный
фонд — Подоходный налог.

1.    
Данные графы «Отдел»
ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
среднюю зарплату по предприятию.

3.    
Выбрать работников, у
которых зарплата ниже средней. Результат поместить в отдельную область рабочего
листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию отдела и убыванию начисленной зарплаты.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета количества работников и средней зарплаты в каждом отделе.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую начисленную зарплату и сумму к выдаче. Дать название графику и
показать легенду.

Задание 28

Коэффициент пересчета = 1,2% если средний
заработок больше 5000, в противном случае 1,5%.

Итоговая сумма = Средний заработок *
Коэффициент пересчета.

1.    
Данные графы «Год
начисления» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
максимальный средний заработок.

3.    
Выбрать граждан, у которых
год начисления пенсии 2001, а средний заработок больше 4000. Результат
поместить в отдельную область рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по возрастанию года начисления пенсии и убыванию среднего заработка.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета по каждому году начисления минимальной итоговой суммы пенсии.

6.    
Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

8.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую средний заработок и итоговую величину пенсии. Дать название графику
и показать легенду.

Задание 29

Розничная цена = Оптовая цена + Оптовая цена *
30%, если оптовая цена меньше 2000, в противном случае – 40%.

Сумма = Розничная цена * Количество единиц.

1.    
Данные графы «Наименование
отдела» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
В ячейке А12 рассчитать
максимальную оптовую цену.

3.    
Выбрать товары, у которых
оптовая цена больше 1000 и меньше 2000. Результат поместить в отдельную область
рабочего листа.

4.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию отдела и наименованию товаров.

5.    
Создать сводную таблицу
для расчета суммы продаж по каждому отделу.

6.    
 Оформить таблицу по
образцу.

7.    
Изменить начертание шрифта
заголовка.

8.    
Шапку таблицы оформить при
помощи заливки.

9.    
Построить гистограмму,
отражающую оптовую и розничную цены. Дать название графику и показать легенду.

Задание 30

Цена со скидкой = Розничная цена – Розничная
цена * 5%, если розничная цена меньше 9000, в противном случае – 7%.

Сумма = Цена со скидкой * Количество единиц.

1.    
Данные графы «Наименование
отдела» ввести с использованием команды ДанныеПроверка.

2.    
Выбрать наименование
товара, у которых розничная цена меньше 10000, а количество проданных товаров
больше 10.

3.    
Отсортировать данные
таблицы по наименованию отдела и наименованию товаров.

4.    
Создать сводную таблицу
для расчета суммы продаж и количества наименований товаров по каждому отделу.

5.    
Оформить таблицу по
образцу.

6.    
Выровнять по центру данные
таблицы, представить числовые данные с точностью до 2-х знаков после запятой.

7.    
Зафиксировать шапку
таблицы.

8.    
Построить трехмерную
гистограмму, отражающую розничную цену и цену со скидкой. Дать название графику
и показать легенду.