Есть у кого склад в excel

Учет материалов в Excel ведут фирмы с небольшой номенклатурой. Как правило, это индивидуальные предприниматели и предприятия малого бизнеса. В нашей статье читайте инструкцию, как самому сделать таблицу для учета материалов в Эксель.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Организации на упрощенке 6% с небольшим номенклатурным ассортиментом для учета материалов могут использовать электронную таблицу Эксель.

Вы можете самостоятельно сделать таблицу, в которую нужно вводить приходы и выбытия, и сразу видеть обороты и остатки по каждой позиции.

Мы разработали простой шаблон для учета материалов, вы можете использовать его для своих задач. Структура нашей таблицы такая:

1. Номенклатура. Здесь добавляют новые материалы и смотрят по ним обороты и остатки;
2. Приходы. Здесь делаю поступления;
3. Выбытие. Здесь отражают списание материалов;

В нашей статье читайте подробную инструкцию, как вести учет материалов в таблице Эксель.

Быстрый перенос бухгалтерии в БухСофт

Создайте номенклатуру

На первом листе таблицы создайте справочник материалов. В нем укажите наименования (1). При необходимости можете добавить поля с дополнительными характеристиками, например, цвет, размер и т.д.

Важно!!! Номенклатура в этом листе не должна дублироваться.

Справа создайте четыре поля (2):

• Остаток на начало;
• Приход;
• Расход;
• Остаток на конец.

В этих полях напишем формулы, которые будут брать информацию из приходов и выбытий. Но сначала создадим приходы и выбытия.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните: 8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Создайте приходы

На этом листе сделайте таблицу приходов. В нашем шаблоне есть поля:

• Номенклатура;
• Кол-во;
• Цена;
• Сумма;
• Поставщик;
• Номер документа;
• Дата документа.

Важно!!! Подбирать материалы для приходов нужно из таблицы с номенклатурой. Делают это с помощью специальной функции – «Проверка данных».

Сначала выделите мышкой ячейки в поле «Номенклатура» (1). Желательно выделить как можно большее количество ячеек вниз, можно даже до конца – сделайте задел на несколько лет вперед.  Затем в разделе «Данные» (2) нажмите на кнопку «Проверка данных» (3). В открывшемся меню выберете тип данных «Список» (4).

Далее кликните на кнопку «Источник» (5), перейдите в лист с номенклатурой и выделите мышкой поле с материалами (6), с как можно большим заделом вниз. Для завершения нажмите кнопку «ОК» (7). Теперь в приходах можно выбирать номенклатуру из списка.

После настройки функции «Проверка данных», выбирать материалы для прихода нужно из списка. Встаньте в ячейку с номенклатурой, нажмите на стрелочку справа (8) и выберете нужную позицию.

После выбора материала, укажите:

• Количество и цену (9);
• Поставщика, дату и номер документа (10).

В поле «Сумма» впишите формулу умножения «=RC[-2]*RC[-1]» (11) и скопируйте ее вниз до конца таблицы (12). Выделите разным цветом накладные поступления, так удобнее искать нужный документ.

Создайте расходы

На этом листе сделайте таблицу расходов. В нашем шаблоне есть поля:

• Номенклатура;
• Кол-во;
• Куда переданы материалы;
• Номер накладной;
• Дата.

Важно!!! Подбирать материалы для выбытия нужно из таблицы с номенклатурой. Делают это с помощью специальной функции – «Проверка данных». Чтобы упростить создание списка, просто скопируйте ячейки с номенклатурой из поступлений и вставьте в ячейки с номенклатурой (1) в расходах.

В нашем примере мы заполнили таблицу расходов тремя накладными на выбытие материалов (2). Мы разделили списания разными цветами, чтобы было просто искать нужный документ.

Сделайте расчет оборотов и остатков материалов

Добавьте в таблицу с номенклатурой нужные формулы. Но сначала, для упрощения формул, выделим определенные области в приходах и выбытиях и присвоим им имена.

Шаг 1

Выделите в поступлениях ячейки с количеством (1), встаньте мышкой в поле слева вверху (2), напишите название для этого диапазона, например, «ПОСТУПЛЕНИЯ_КОЛВО» и нажмите «Ввод».

Мы будем использовать это название в формуле суммирования поступлений. Чем больший диапазон вниз выделите – тем лучше.

Чтобы выделить диапазон до конца таблицы, встаньте в верхнюю ячейку и нажмите одновременно Ctrl + Shift + Стрелка вниз.

Далее выделите в поступлениях ячейки с материалами (3), встаньте мышкой в поле слева вверху (4), напишите название для этого диапазона, например, «ПОСТУПЛЕНИЯ_НОМЕНКЛАТУРА» и нажмите «Ввод». Мы будем использовать это название в формуле суммирования поступлений.

Шаг 2

• Выделите в выбытиях ячейки с количеством (1), встаньте мышкой в поле слева вверху (2), напишите название для этого диапазона, например, «ВЫБЫТИЕ_КОЛВО» и нажмите «Ввод».
• Далее выделите в выбытиях ячейки с материалами (3), встаньте мышкой в поле слева вверху (4), напишите название для этого диапазона, например, «ВЫБЫТИЕ_НОМЕНКЛАТУРА» и нажмите «Ввод».

Шаг 3

В таблице с номенклатурой в ячейке «Приход» (1) напишите формулу =СУММЕСЛИМН(ПОСТУПЛЕНИЯ_КОЛВО;ПОСТУПЛЕНИЯ_НОМЕНКЛАТУРА;RC[-2]).

В этой формуле есть ссылки на диапазоны, которые мы делали в предыдущем шаге.

Эта формула посчитает количество поступившего материала, который указан в поле слева (2). Далее скопируйте эту формулу вниз (3). Теперь в таблице появились данные по количеству поступлений по всей номенклатуре.

1. Далее в таблице с номенклатурой в ячейке «Расходы» (4) напишите формулу =СУММЕСЛИМН(ВЫБЫТИЕ_КОЛВО;ВЫБЫТИЕ_НОМЕНКЛАТУРА;RC[-3]).
2. В этой формуле ссылки на диапазоны, которые мы делали в предыдущем шаге.

Эта формула посчитает количество отпущенного со склада материала, который указан в поле слева (5). Далее скопируйте эту формулу вниз (6). Теперь в таблице появились данные по количеству выбытий по всей номенклатуре.

Шаг 4

• В ячейках «Остаток на конец» посчитайте по формуле складского учета остатки на конец периода.
• В верхней ячейке (1) напишите формулу =RC[-3]+RC[-2]-RC[-1] и скопируйте ее вниз (2).

Шаг 5

Введите вручную остатки на начало периода (1). Теперь в таблице видна полная картина по движению материалов.

Добавьте внизу итоговые суммы с помощью формулы СУММ (2). Оборотная ведомость по материалам готова.

У таблицы Эксель, которую мы сделали в этом примере, есть существенные недостатки перед профессиональными системами складского учета.

На начальном этапе бизнеса можно использовать таблицу Эксель для учета материалов, но для дальнейшего развития возможностей таблицы не хватит. Используйте программу БухСофт для учета ТМЦ с неограниченным количеством номенклатуры.

Источник: https://www.buhsoft.ru/article/2497-kak-vesti-uchet-materialov-v-tablitse-eksel

Складской учет в Excel. Простая программа для автоматизации складского учета

Складской учет в Excel — это прекрасное решение для любой торговой компании или производственной организации, которым важно вести учет количество материалов, используемого сырья и готовой продукции.

Кому могут помочь электронные таблицы

Крупные фирмы приобретают для этих целей готовые решения в электронном формате. Однако они стоят достаточно дорого, а некоторые сложные программы требуют привлекать к работе на складе квалифицированного сотрудника с высокой зарплатой.

Это не под силу начинающим или небольшим компаниям. К счастью, выход есть, и можно использовать таблицы Excel.

Этот электронный инструмент, который уступает по популярности только офисной программе Word, имеет функционал, вполне достаточный для решения задач складского учета.

Несколько важных правил

Те, кого интересует вопрос о том, как вести складской учет, должны с самого начала серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом следует с самого начала придерживаться следующих правил:

• Все справочники должны изначально создаваться максимально точно и подробно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием названий товаров и следует также указывать артикулы, коды, сроки годности (для определенных видов) и пр.
• Начальные остатки обычно вводятся в таблицы в денежном выражении.
• Следует соблюдать хронологию и вносить данные о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об отгрузке покупателю.
• Перед заполнением таблиц Excel необходимо обязательно провести инвентаризацию.
• Следует предусмотреть, какая дополнительная информация может понадобиться, и вводить и ее, чтобы в дальнейшем не пришлось уточнять данные для каждого из товаров.

Складской учет в Excel: общие рекомендации

Перед тем как приступить к разработке электронной таблицы для обеспечения нормального функционирования вашего склада, следует учесть его специфику. Общие рекомендации в таком случае следующие:

• Необходимо составить справочники: «Покупатели», «Поставщики» и «Точки учета товаров» (небольшим компаниям они не требуются).
• Если перечень продукции относительно постоянный, то можно порекомендовать создать их номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе таблицы. В дальнейшем расход, приход и отчеты требуется заполнять со ссылками на нее. Лист в таблице Excel с заголовком «Номенклатура» должен содержать наименование товара, коды продукции, товарные группы, единицы измерения и т.п.
• Отчет формируется посредством инструмента «Сводная таблица».
• Поступление товаров (продукции) на склад должно учитываться на листе «Приход».
• Требуется создать листы «Расход» и «Остатки» для отслеживания текущего состояния.

Создаем справочники

Чтобы разработать программу, чтобы вести складской учет в Excel, создайте файл с любым названием. Например, оно может звучать, как «Склад». Затем заполняем справочники. Они должны иметь примерно следующий вид:

A	B	C	D	E
1	Поставщики	4
2	Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
3	ООО «Москва»	12-01
4	ООО «Лето-3»	12-02
5	ЗАО «Утро»	12-03

Чтобы заголовки не «убегали», их требуется закрепить. С этой целью на вкладке «Вид» в Excel нужно сделать клик по кнопке «Закрепить области».

Точно так же выглядит таблица «Покупатели».

Обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет программа бесплатная сможет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров. Правда, он потребуется только в том случае, если компания имеет несколько торговых точек (складов). Что касается организаций, имеющих один пункт выдачи, то такой справочник для них создавать нет смысла.

A	B	C	D	E
1	Точки учета	4
2	Наименьшее	Код	Комментарий
3	С-210	Склад 1
4	М-15	Магазин 1
5	Б-1	Брак
6	Б-2	Брак

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».

Затем:

• Выделяем диапазон этой таблицы.
• В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
• Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
• Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.

A	B	C	D	E	F	G	H	J
1	Приход товаров	Дата	N наклад-ной	Поставщик	Код	Точка учета	Ед. измер.	Кол.-во	Цена
2
3
4
5

Автоматизация учета

Складской учет в Excel можно сделать более удобным, если пользователь сможет сам выбирать из готового списка поставщика, наименование товара и точку учета.

При этом:

• единица измерения и код поставщика должны отображаться в таблице автоматически, без участия оператора;
• номер накладной, дата, цена и количество вносятся вручную;
• программа «Склад» (Excel) рассчитывает стоимость автоматически, благодаря математическим формулам.

Для этого все справочники требуется отформатировать в виде таблицы и для столбца «Наименование» создать выпадающий список. Для этого:

• выделяем столбец (кроме шапки);
• находим вкладку «Данные»;
• нажимаем на иконку «Проверка данных»;
• в поле «Тип данных» ищем «Список»;
• в поле «Источник» указываем функцию «=ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»)».
• выставляем галочки напротив «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений».

Если все сделано правильно, то при заполнении 1-го столбца можно просто выбирать название товара из списка. При этом в столбце «Ед. изм.» появится соответствующее значение.

Точно так же создаются автозаполнение для столбцов «Код» и «Поставщик», а также выпадающий список.

Для заполнения графы «Стоимость» используют формулу умножения. Она должна иметь вид — «= цена * количество».

Нужно также сформировать выпадающий список под названием «Точки учета», который будет указывать, куда был отправлен поступивший товар. Это делается точно так же, как в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы почти уже создали удобный инструмент, позволяющий вашей компании вести складской учет в Excel бесплатно, осталось только научить нашу программу корректно отображать отчет.

Для этого начинаем работать с соответствующей таблицей и в начало временного периода выставляем нули, так как складской учет вести еще только собираемся. Если же его осуществляли и ранее, то в этой графе должны будут отображаться остатки. При этом единицы измерения и наименования товаров должны браться из номенклатуры.

Чтобы облегчить складской учет, программа бесплатная должна заполнять столбцы «Отгрузки» и «Поступление» посредством функции СУММЕСЛИМН.

Остатки товаров на складе считаем, используя математические операторы.

Вот такая у нас получилась программа «Склад». Со временем вы можете самостоятельно внести в нее коррективы, чтобы сделать учет товаров (вашей продукции) максимально удобным.

Источник: https://autogear.ru/article/287/622/skladskoy-uchet-v-excel-prostaya-programma-dlya-avtomatizatsii-skladskogo-ucheta/

Управление складскими запасами при помощи Microsoft Excel

Управление складскими запасами — одно из важнейших составляющих при ведении бизнеса. От ситуации на хранилище зависит качество и успех организации.  Именно поэтому предприниматели обязаны уделять достаточное количество внимания, тому как правильно организовать систему управления складскими запасами и контролировать ее в последующем.

В связи с важностью данного вопроса мы неоднократно затрагивали тему в статьях Управление товарными запасами в розничном магазине и Как правильно формировать товарный запас?.

Теперь более подробно остановимся на том, как удобно следить за перемещением запасов с помощью простейшей программы MS Excel.

Большинство организаций, осуществляющих продажу того или иного продукта, имеют склад для хранения. Отсюда выливается обоснованная потребность в ведении учета. Использование специальных для этого программ помогает организациям сделать работу более эффективной, уменьшив при этом затраты и увеличив объем прибыли. MS Excel отлично подходит для небольших магазинов и других малых организаций.

Возможности MS Excel:

• Показывает объемы запасов на складе
• Структурирует и анализирует данные об имеющихся активах
• Отчеты по продажам за любой период времени

Управление складскими запасами с помощью MS Excel

Учет товаров в MS Excel: преимущества

MS Excel — именно та программа, которая способна упростить складской учет и обладает рядом функций для осуществления контроля по передвижению товаров.

Учет товаров в MS Excel: недостатки

Важно заметить, что Excel имеет и много минусов. Например, сложный ряд операций, которые требуют навыки работы и квалификацию, а также большие временные ресурсы, которых нам так часто не хватает. Из-за ошибок, иногда случающихся в программе, возможна потеря всех имеющихся данных.

Функции Excel для управления складскими запасами

Продукт представляет собой таблицы, которые заполняются данными. Можно выделить отдельные товары или группы товаров. С помощью данного программного инструмента возможно производить аналитические функции и операции с использованием формул.

Программа требует необходимых знаний по работе с ней. Старайтесь по максимуму использовать все возможности компьютерной программы. Чем больший набор функций вы знаете и умеете с ними обращаться, тем больше ваши возможности при ведении товарного учета.

С помощью Excel возможно отслеживать поступление и уход продукции. Вы также можете подсчитать данные, касаемо производимых действий на складе, допустим, узнать количество остатков по конкретному виду обуви или ряду товаров. Чтобы минимизировать количество остатков, узнайте какую марку обуви приобретают охотнее всего. Знакомьтесь с рекомендациями в сфере продажи детской обуви здесь.

Предположим, что шапку таблицы нужно растянуть на две или несколько строк. Для этого заранее включите функцию перенос по словам непосредственно в ячейке, и тогда у вас не возникнет трудностей.  Ваша таблица будет выглядеть аккуратно.

Программа разрешает осуществлять вставку различных шрифтов, которые очень удобно использовать при выделении ряда товаров или отдельных категорий, исходя из их параметров.

Предпочтительно выделять более важные группы продукции, форматируя ячейки, столбцы или строки. Данные приемы обеспечат легкое восприятие информации в таблице.

Рекомендации по управлению складскими запасами с помощью Excel

Обеспечение учета продукции, которая находится на складе, объясняется потребностью следить, контролировать активы магазина, составлять отчеты в период продаж. Рекомендуется, чтобы за это отвечал компетентный специалист, который отлично знает азы MS Excel и умеет применять их на практике.

Приведем наглядный пример как начать работу по управлению складскими запасами в MS Excel (все значения приблизительны):

В начале таблице следует вести расход:

Таблица учета товара MS Excel

Спустившись на несколько сотен ячеек ниже и создайте таблицу прихода, например, в трех ячейках: 1-товар, 2-количество, 3-цена закупки.

Таблица прихода товара в MS Excel

Каждому изделию, только поступившему на склад, нужно назначить цену, что очень просто сделать в программе. Заполните таблицу, например, туфли, сандалии, кеды, кроссовки, ботинки, и другие.

Это обобщенные наименовании, на практике же колонку товар вы будете заполнять другими наименованиями. Например, закажите для своего магазина популярные у аудитории покупателей изделия ТМ Зебра.

Список индивидуален для каждого магазина.

Важно! Чтобы наименование товара в таблице расхода совпадало с наименованием, которое указано в накладных. Поэтому в таблице необходимо писать название полностью, не сокращая его. Вы можете указывать информацию вплоть до размера и расцветки обуви. Чем конкретнее указана информация, тем это удобней.

Количество и цена закупки. Данные столбцы заполняются по факту.

Добавить новое поступление в список легко всего двумя кликами. Также сразу устанавливайте цену, количество и другие параметры.

О том, как заполнять таблицу по ходу продаж, подсчитывать прибыль и других полезных опциях программы смотрите видео урок: http://vidoz.pp.ua/video/kr0Tz-A7obZ.html

Конечно, существуют и другие программные продукты, способные обеспечить складской учет. Например, онлайн программа Класс 365, которая позволяет автоматизировать учет продукции без потери времени на изучение этой программы и обучения ей сотрудников.

Читайте больше полезной информации в нашем блоге. Мы расскажем о других программах, предназначенных для управления складскими запасами.

Детская обувь оптом в Москве доступна для заказа в нашем каталоге.

С уважением VZV.su!

 Зарегистрируйтесь на нашем сайте и получите скидку на первый заказ!

Здравствуйте, дорогие читатели!

Меня зовут Наталья Ожогина. Я один из копирайтеров, работающий над написанием статей для блога. Работаю в компании VZV.

su немалый период времени и за этот срок опубликовала материалы на самые различные темы в области ведения бизнеса, открытия розничного магазина и торговых марок детской обуви.

Я являюсь дипломированным специалистом в области рекламы и маркетинга и рада сегодня возможности заниматься профессиональной деятельностью в компании VZV.su.

Моя миссия заключается в предоставлении читателям качественного контента, содержащего ценные советы о том, как следует сегодня вести бизнес, продавая детскую обувь.

Мои накопленные знания и приобретенный опыт – неотъемлемые составляющие для создания уникального текстового материала.

Владение также и журналистскими навыками написания статей делает тексты легко читаемыми для клиентов, из которых легко вынести главную мысль.

Я регулярно связываюсь с менеджерами по продажам, задаю им волнующие предпринимателей вопросы и после трансформирую информацию в увлекательные и познавательные статьи.

Посещение выставок детской обувной продукции дает мне широкие возможности для освещения последних новостей в мире детской моды, а также о новшествах в производстве изделий.

Поддержание общения с розничными торговцами помогает узнать непосредственно от первых лиц все то, что происходит на современном рынке детских товаров сейчас. Актуальная информация сразу находит свое отражение в блоге. Я беру интервью у партнеров компании, которые заказывают товары для своих магазинов.

Они охотно рассказывают о своей истории успеха, отвечают на вопросы. Каждая встреча, каждый деловой разговор я кладу в копилку своего опыта. Все это входит в мою работу. Именно так я понимаю, что будет интересно читателю и спешу предоставить ему свежий материал для прочтения.

Моя деятельность состоит из потока информации, которую мне необходимо отобрать, обработать и передать в доступной форме широкому кругу интересующихся людей. Никакой труд не бывает легким, только трудности помогают нам развиваться. Я нашла свое призвание в должности копирайтера и горжусь этим!

Источник: https://www.vzv.su/polezno-znat/upravlenie-skladskimi-zapasami-pri-pomochi-ms-excel/

Учет товаров в магазине в Excel — плохой способ управления торговлей

Деньги любят счет, а товары любят учет. Каждый разумный предприниматель основывает работу своего магазина на этих столпах бизнеса. Для корректного удовлетворения спроса покупателей необходимо постоянно иметь данные о запасах своих товаров в магазине и для решения этой проблемы, поначалу, каждый проходит через этап учета в таблицах excel.

Инструмент замечательный при старте нового дела и у него есть ряд безусловных плюсов:

• доступность при любом стартовом капитале, ведь саму программу Excel и таблицу учета товаров в Excel можно бесплатно скачать в интернете;
• самостоятельная разработка таблицы учета, возможность разобраться, практическое понимание взаимосвязей между различными аспектами Вашего дела;
• какая-никакая автоматизация процессов;
• нет необходимости в каких-то сакраментальных знаний, скорей всего даже школьник осилит создание и ведение учета в электронных таблицах.

Наглядная инструкция простого способа учета товаров на складе. 

Видео: ▶️ Учет товара в Excel — урок о том, как вести учет товара в Excel

Ограничения товарного учета в excel

Но если бы электронные таблицы были панацеей от всех головных болей учета предпринимателя, то статьи бы этой не было, так что добавим бочку дегтя в нашу ложку меда.

Файл таблицы, в который Вы скрупулёзно будете вводить новые данные учета всего магазина, в определенный момент станет на столько громадным, что будет заставлять нутро компьютера сильно напрягаться при открытии, сохранении, да и в целом в ходе работы. И это в лучшем случае.

В худшем — по нелепой случайности кто-то сотрет файл или половину файла, а затем, не менее случайно, сохранит этот файл в покалеченном виде и все — плакал Ваш учет… Но если представить, что человеческий фактор исключен и Вы самостоятельно всегда работаете с данной информацией, все равно, в самый неудачный момент выключат электричество или система питания компьютера выйдет из строя и данные опять будут безвозвратно утеряны.

Нередко встречается и проблема с винчестером компьютера. Информация, сохраненная на локальном компьютере, всегда подвержена риску исчезнуть безвозвратно вследствие неисправности жесткого диска.

Существуют, конечно, мастера, которые могут восстановить данные, но это возможно в меньшинстве случаев, а также это затратно и не быстро.

Не держите все яйца в одной корзине! Всегда нужна резервная копия.

И, напоследок, стоит упомянуть о такой «хронической» проблеме цифрового века, как вирусы (с которыми худо-бедно у кого-то получается работать) и вирусы-шифровальщики (которые превратят все Ваши данные в кашу из знаков и опять же прощай учет). Ни один антивирус не гарантирует полной защиты Ваших данных на сто процентов, ведь даже врачи не могут вылечить все болезни.

Вероятность утраты данных учета в таблице excel достаточна большая, а урон, полученный в результате, колоссален, поэтому предпринимателю необходимо прагматично относится ко всем угрозам своему бизнесу, в том числе угрозам по утере данных учета.

Почему учет в excel может убить Ваш магазин

1. Сложно сформировать отчеты

А какой смысл в конце концов в учете товаров? Ответ на поверхности — учет позволяет нам понять состояние дел на данный момент.

Срез в виде отчета позволяет наглядно увидеть, как обстоят дела, определить какие показатели в норме, а какие указывают на проблему, требующую немедленного вмешательства. К сожалению, автоматический отчет функционал excel сформировать не может.

Потребуется потратить бесценное время и нервы для составления отчета вручную. Отчет — это инструмент диагностирования состояния «здоровья» Вашего бизнеса и доступность этого инструмента должна быть максимальной.

2. Нет оперативной информации в реальном времени

Таблица актуальна в тот момент, когда Вы добавили в нее свежие данные. В реальности, данные для учета собираются не из одного места, а из нескольких, таких, как склад и торговый зал.

На склад что-то поступает или что-то отгружается со склада, в торговом зале ведется учет продаж. Информация обо всех операциях в таблицу актуализируется не в реальном времени, а, в лучшем случае, с определенной периодичностью — час, три часа, сутки.

От оперативности учета зависит то, на сколько синхронно взаимодействуют все составляющие Вашего магазина.

3. Нет информации об остатках

Весь товар на складе — это остатки в независимости от того, на сколько он популярен у покупателей.

Зачем нужно знать об остатках? Хотя бы для того, чтобы случайно не продать то, чего нет в наличии! А при более масштабном рассмотрении информация об остатках даст возможность понять, какой товар нужно распродать по акции или со скидками для освобождения места для более ходового товара, а какой заказать для восполнения запасов. 

4. Невозможно настроить обмен с кассой

Все операции по продаже товаров проводятся через кассовый аппарат.

Эти данные в итоге должны оказаться в таблице учета! Но, технически, возможности сопряжения данных кассового аппарата и таблицы excel нет, что приводит к низкой актуальности информации и необходимости ручного переноса в таблицу данных о продажах. Это не удобно и негативно сказывается на результативности работы. С ростом оборотов наступит момент, когда вручную уже невозможно будет производить перенос.

5. Невозможно работать с другими системами

В современном бизнесе используется большое количество вспомогательных систем — от ip-телефонии до crm-систем. И необходимость сопряжения между такими системами — это не каприз, а жизненно важное условие. Таблица в excel не может быть сопряжена с какой-либо системой, поэтому для развивающего бизнеса нужны иные более профессиональные способы учета.

6. Все операции необходимо делать вручную

Несмотря на все те возможности, которые дают нам электронные таблицы, испытание «боем» показывает нежизнеспособность такого вида учета в долгосрочной перспективе.

Такой учет будет требовать постоянного внесения данных вручную, самостоятельного создания отчета, проверки целостности данных. В конце концов, такой учет превратится в вид головной боли.

Как звучит одна из заповедей современного менеджмента: «Автоматизирую все, что можно автоматизировать!». Учет в excel никогда не отпустит Вас и будет съедать Ваше драгоценное время!

Каждая из этих причин может привести ваш бизнес в нестабильное состояние, но беда в том, что они работают в совокупности и приводят к постепенному упадку. А когда становится слишком поздно — бизнес просто умирает. Подведем итог.

Пользоваться таблицами excel для учета можно, но нельзя забывать, что это временная мера и отношения с этим учетом должны закончится в течение месяца после старта бизнеса.

Потому, что, при дальнейшем использовании, масштаб проблем все увеличивается и увеличивается, а бизнес нужно развиваться и с толком использовать все свои ресурсы.

Чем заменить учет товаров в Excel?

К данному моменту встает справедливый вопрос: «А чем же тогда заменить учет и решить ворох проблем, связанных с использованием таблиц excel?». Все просто. Мир не стоит на месте и боль предпринимателей, связанную с учетом, можно решить с помощью облачных сервисов.

Сами облачные технологии имеют в себе массу плюсов. Таких, как надежность Ваших данных и доступность вне зависимости от терминала, либо местоположения. Никто не украдет, не сотрет, не испортит вашу информацию.

Вы будете иметь доступ к данным учета в независимости от Вашего местоположения.

Если испортился компьютер, через который велся учет, достаточно будет заменить его и продолжить работу с Вашими данными, которые хранятся на специализированных хранилищах данных.

Таким облачным сервисом по ведению учета является CloudShop

Почему это решение является тем, что нужно магазину? Потому что это решение для полной автоматизации розничного магазина:

1. Данная система позволяет создавать автоматические отчеты в несколько кликов на основе данных вашего магазина. Глубокая аналитика теперь доступна Вам в любом месте, где есть подключение к интернету.
2. Актуальная информация о товаре и продажах поступает в реальном времени. Учет отображает реальное состояние дел, никаких ошибок, никакого снижения актуальности, только фактический учет!
3. Информация об остатках становится так же абсолютно актуальной благодаря складскому учету для розничного магазина. Такое решение существенно упрощает и ускоряет работу склада. А также сводит к минимуму риски ошибок в работе склада.
4. Обмен с кассой перестает быть проблемой. Кассовая программа, в соответствии с 54-ФЗ, в реальном времени передает информацию о совершенных сделках. Не нужен отдельный кассовый аппарат. Программа сопрягается со сканерами штрих кода и чековыми принтерами.
5. Данный сервис легко принимает данные из таблиц excel. Надо просто скопировать и вставить в нужные поля. Дальше данные учета будут автоматически пополняться с терминалов склада и кассы. Сервис предоставляет полностью все необходимое для полной автоматизации розничного магазина, а все его элементы сопряжены между собой.
6. Сквозь все предыдущие плюсы тонкой нитью проходит самый главный – никакого ручного ввода. В ходе работы склада и кассового зала, информация о проделанных операциях автоматически поступает в учет. 

Учет перестал быть головной болью, теперь это реальный и мощный инструмент контроля состояния бизнеса и решение рутинных проблем.

Программа для ведения учета в магазине CloudShop — это решение, которое может позволить себе любой магазин.

Такое решение позволит разобраться с проблемами учета и увеличить прибыль за счет снижения временных затрат, ошибок учета и издержек из-за неактуальности информации.

Источник: https://cloudshop.ru/content/uchet-tovarov-v-excel

Складской учет в Excel. Простая программа для автоматизации складского учета

Программа Excel может стать прекрасным инструментом для складского учета в любой производственной организации или торговой компании, которые ведут учет материалов, готовой продукции и используемого сырья. Электронные таблицы могут помочь в этом нелегком деле.

Где могут использоваться электронные таблицы? Крупные организации для этих целей приобретают готовые решения в электронном формате. Однако такие решения имеют достаточно большую стоимость.

Некоторые сложные программы даже требуют привлечения к работе на складе квалифицированного сотрудника с достаточно высокой заработной платой. Небольшим начинающим компаниям такое не под силу. Но выход есть: для ведения складского учета можно использовать таблицы Excel.

Данный электронный инструмент по популярности уступает только офисной программе Word. Функционала Microsoft Excel будет вполне достаточно для решения основных задач складского учета.

Важные правила

Пользователи, которых интересуют вопросы, связанные с ведением складского учета, с самого начала должны серьезно подойти к вопросу создания собственной компьютерной программы. При этом необходимо придерживаться следующих важных правил.

Изначально все справочники должны быть созданы максимально подробно и точно. В частности, нельзя ограничиваться простым указанием наименований товаров. Необходимо также указывать артикулы, сроки годности, коды и так далее. Обычно начальные остатки вводятся в таблицы в денежном выражении.

Необходимо соблюдать хронологию и вносить информацию о поступлении тех или иных товаров на склад раньше, чем об их отгрузке покупателю. Прежде чем заполнять таблицы Excel, необходимо обязательно выполнить инвентаризацию.

Необходимо предусмотреть, какая дополнительная информация может потребоваться, и ввести ее, чтобы в дальнейшем вам не пришлось уточнять информацию по каждому из товаров.

Ведение складского учета в Excel: рекомендации

Прежде чем приступать к разработке электронных таблиц для обеспечения функционирования вашего склада, необходимо учесть его специфику. В этом случае можно дать следующие общие рекомендации:

1. Следует составить справочники «Поставщики», «Покупатели» и «Точки учета товаров». Последний пункт необязателен для небольших компаний.
2. При использовании относительно постоянного перечня продукции, можно порекомендовать создать номенклатуру в виде базы данных на отдельном листе. Расход, приход и отчеты в дальнейшем требуется заполнять со ссылками на него.
3. В таблице Excel лист с заголовком «Номенклатура» должны содержаться следующие данные: наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и так далее.
4. Формирование отчета происходит посредством инструмента «Сводная таблица».
5. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход».
6. Для отслеживания текущего состояния необходимо создать листы «Остатки» и «Расходы».

Создание справочников

Для того чтобы разработать программу для ведения складского учета в Excel, необходимо создать файл с любым названием. Его название может звучать, к примеру, «Склад». Теперь нужно заполнить справочники.Чтобы заголовки не «перебегали», требуется закрепить их.

Для этого на вкладке «Вид» в программе Excel необходимо кликнуть по кнопке «Закрепить области». Примерно так же выглядит таблица «Покупатели».

Бесплатная программа вполне может обеспечить удобный и частично автоматизированный складской учет, если создать в ней вспомогательный справочник пунктов отпуска товаров.

Однако он потребуется только в том случае, если у компании есть несколько торговых точек или складов. Что же касается организаций, в которых имеется только один пункт выдачи, то для них нет смысла создавать такой справочник.

Собственная программа «Склад»: как создать лист «Приход»

Прежде всего, нужно будет создать таблицу для номенклатуры. Заголовки ее должны выглядеть следующим образом: «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика, «Комментарий». После этого необходимо выделить диапазон данной таблицы.

В поле «Имя», которое расположено прямо над ячейкой с названием «А» необходимо ввести слово «Таблица 1». Точно так же поступают и с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом нужно указать «Таблица 2». На двух отдельных листах производится фиксация приходных и расходных операций.

Они позволяют вести складской учет в Excel.

Автоматизация учета

Можно сделать складской учет в Excel более удобным, если пользователь будет самостоятельно выбирать поставщика из готового списка, а также выбирать точку учета и наименование товара. Код поставщика и единица измерения при этом должны автоматически отображаться в таблице без участия оператора. Дата, стоимость, номер накладной и количество вносятся вручную.

Программа «Склад» при этом будет автоматически рассчитывать стоимость благодаря использованию математических формул. Все справочники для этого требуется отформатировать в виде таблицы. Для столбца «Наименование» необходимо создать выпадающий список. Для этого нужно выделить весь столбец кроме шапки, найти вкладку «Данные» и нажать на иконку «Проверка данных».

В поле «Тип данных» необходимо найти слово «Список». В поле «Источник» нужно указать функцию «=ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”). Напротив пунктов «Игнорировать пустые ячейки» и «Список допустимых значений» необходимо выставить галочки. Если все будет сделано правило, то при заполнении первого столбца можно будет просто выбрать название товара из списка. В столбце «Ед. изм.

» при этом появится соответствующее значение. Примерно также создается автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код», а также выпадающий список. Чтобы заполнить графу «Стоимость», необходимо использовать формулу умножения. Она должна иметь следующий вид «=цена * количество». Также нужно сформировать выпадающий список под названием «Точки учета».

Он будет указывать место, куда был отправлен поступивший товар. Делается это точно так же, как и в предыдущих случаях.

«Оборотная ведомость»

Теперь, когда вы практически создали удобный инструмент, который позволяет вашей компании вести складской учет в программе Excel бесплатно, остается только научить программу корректно отображать отчет. Для этого необходимо приступить к работе с соответствующей таблицей.

В начало временного периода выставляем нули, поскольку складской учет мы только еще собираемся вести. Если же ранее мы его уже осуществляли, то в этой графе должны будут отображены остатки. Единицы измерения и наименования товаров при этом должны будут браться из номенклатуры.

Для облегчения складского учета, программа Excel должна будет заполнять столбцы «Поступление» и «Отгрузки» посредством функции СУММЕСЛИМН. Для учета остатков товаров на складе должны использоваться математические операторы.

Со временем вы можете самостоятельно внести коррективы в программу «Склад», чтобы сделать максимально удобным учет вашей продукции.

Источник: http://computerologia.ru/skladskoj-uchet-v-excel-prostaya-programma-dlya-avtomatizacii-skladskogo-ucheta/

Складской учет в Excel

На свете нет такого финансиста или экономиста, который в своей повседневной рабочей деятельности не использовал бы Excel. Сначала может показаться, что эта программа идеальна для ведения учета. Именно поэтому она используется значительной частью компаний не только малого, но и среднего бизнеса.

Что такое Excel?

Excel — это программа, входящая в состав Microsoft Office и предназначенная для работы с электронными таблицами. Она способна красиво и профессионально отображать данные, изменять, отслеживать и анализировать их.

Области применения Excel

• Учет. Подходит для ведения финансовой документации.

• Бюджетирование. Возможно создание как личного бюджета, так и бюджета компании.

• Продажи и выставление счетов. Excel удобен для создания форм документов, полезен для управления данными о продажах и выставлении счетов.

• Отслеживание данных в листах учета.

• Работа с календарями различных видов.

Как начать вести складской учет в Excel

Дать однозначный ответ на этот вопрос невозможно, так как нужно учитывать специфику конкретного склада. Однако можно вывести несколько рекомендаций.

Для ведения полноценного складского учета в Excel достаточно рабочей книги, состоящей всего из 2 – 3 листов.

1-й лист: «Приход». Здесь учитывается поступление объектов на склад.

2-й лист: «Расход». Учитывается выбытие объектов со склада.

3-й лист (не обязательно): «Текущее состояние». Здесь могут отображаться все товары, имеющиеся на складе в данный момент времени.

На каждом листе нужно создать заголовки и закрепить их. Как закрепить область в excel 2010 и других версиях догадаться не сложно. Достаточно зайти во вкладку «вид» и выбрать соответствующий пункт.

Далее можно приступать к ведению учета, то есть внесению записей.

Работа в excel удобна, только если число операций в организации небольшое. Свою роль играет и выбранная учетная политика, неудобство может быть особенно ощутимо для предприятий среднего бизнеса. Складской учет в excel проще вести методом средневзвешенной стоимости, нежели методом ФИФО, который предполагает внесение записей о каждом объекте отдельно.

Не забывайте, что Excel – это не база данных. Он не предназначен для многопользовательской работы. Использование excel в качестве автоматизированной системы для управления финансами чревато множеством проблем. Это может сильно осложнять жизнь пользователям.

Проблемы с excel, которые могут возникнуть

Люди, имеющие дело с excel, периодически сталкиваются со следующими проблемами:

• — из-за одной маленькой ошибки нужно вручную перепроверять все значения огромных таблиц;

• — иногда после редактирования своего файла одним пользователем исчезают данные у другого;

• — выполнение вручную трудоемких операций;

• — колоссальные затраты сил и энергии на проверку правильности данных и на приведение файлов в нужный вид;

• — трудности со сверкой достоверности данных, собранных из нескольких файлов.

От этих проблем не застрахован никто, они возникают часто и неожиданно, отнимая много рабочего времени. Ведь без проверки данных, вынужденных ручных операций и устранения ошибок программы работа не сдвинется дальше.

Учитывая возможные риски, целесообразно использование специальных программ для управления финансами. Отличный вариант – это применение 1С, но можно обойтись и проще, приобретя программу на платформе excel, которых сейчас очень много.

Основные возможности, предлагаемые ими:

• Функция формирования диапазона цен;

• Редактирование уровня цен;

• Заполнение заявки покупателя;

• Возможность редактирования заявки;

• Автосохранение накладных;

Возможности очень сильно меняются и варьируются в зависимости от конкретной программы и её версии.

Более 70% этих программ примитивные и неудачные, но в любом случае рабочие, так как Excel – это мощная платформа, способная обрабатывать большие объемы данных.

Источник: https://AdvancedUser.ru/microsoft-excel/skladskoj-uchet-v-excel.html

Управление складскими запасами — одно из важнейших составляющих при ведении бизнеса. От ситуации на хранилище зависит качество и успех организации. Именно поэтому предприниматели обязаны уделять достаточное количество внимания, тому как правильно организовать систему управления складскими запасами и контролировать ее в последующем.

В связи с важностью данного вопроса мы неоднократно затрагивали тему в статьях Управление товарными запасами в розничном магазине и Как правильно формировать товарный запас?.

Теперь более подробно остановимся на том, как удобно следить за перемещением запасов с помощью простейшей программы MS Excel.

Большинство организаций, осуществляющих продажу того или иного продукта, имеют склад для хранения. Отсюда выливается обоснованная потребность в ведении учета. Использование специальных для этого программ помогает организациям сделать работу более эффективной, уменьшив при этом затраты и увеличив объем прибыли. MS Excel отлично подходит для небольших магазинов и других малых организаций.

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

• нет очередей на складе;
• вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
• готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Используемое оборудование

Складской учет товаров можно оптимизировать при качественном оснащении хозяйства. Используемое оборудование не в малой степени влияет на то, как рационально распределят товар и насколько правильно он будет храниться.

В первую очередь необходимо отметить тот факт, что правильное обустройство позволяет скрывать проведение приемки товара от ненужных глаз. Это относится и к распаковке, и к документальному оформлению. Потребитель просто получает уже аккуратно выложенные товарные единицы.

Существенную важность имеет правильное оборудование зон загрузки, погрузки и разгрузки товара. Как правило, они сделаны в виде пространства-площадки, где совершаются все необходимые манипуляции, а также на ней получают и сопроводительную документацию.

Важный элемент успешного длительного хранения большинства товаров – это адекватная температура. То есть такое значение окружающей среды, при котором обеспечивается сохранение материальных ценностей, пребывающих на складе. Это, кстати, тоже решается путем подбора оборудования.

Решения для бизнеса

магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

склады

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

маркировка

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

производство

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

rfid

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

егаис

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

• в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
• также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Области применения Excel

• Учет. Подходит для ведения финансовой документации.

• Бюджетирование. Возможно создание как личного бюджета, так и бюджета компании.

• Продажи и выставление счетов. Excel удобен для создания форм документов, полезен для управления данными о продажах и выставлении счетов.

• Формирование отчетов.

• Планирование.

• Отслеживание данных в листах учета.

• Работа с календарями различных видов.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Вопросы оптимизации

Необходимо всегда учитывать доступность и правильность распределения. Это позволяет организовать комфортную и удобную работу. Кем-то с этой целью используется карточка складского учета товаров. Она позволяет вести учет поступления и выдачи продукции, отмечая, кому и когда, и сколько было передано.

Кто-то же считает, что карточка складского учета товаров – это прошлый век и устаревшее решение. И лучше нее использовать доступные компьютерные технологии, где создаваемые документы можно просто подкреплять электронной цифровой подписью. Не следует забывать также и о качественном инвентаре. Так, весы и прочие измерительные приборы должны регулярно проверяться на точность и быть хорошо откалиброваны.

Организация складского учета в Excel – таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

• Название места.
• Кода точки.
• Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

• Название.
• Сорт (или про другую подобную характеристику).
• Единица измерения.
• Размеры.
• Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ(«номенклатура!$А$4:$A$8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость»/«Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Журналы операций

Все складские транзакции, необходимые для формирования отчетов, вводятся в специальные таблицы, разделенные по типам операций.

Начальные остатки

Данные о запасах на начало учета. Дата определяется в Параметрах.

Приход от поставщиков

В таблицу вводятся поступления ресурсов от поставщиков. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа поставщика	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Ресурс	Наименование ресурса, поступающего от поставщика.	Список	Да
Склад	Точка учета, на которую поступает ресурс.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Расход на производство

В таблицу вводится информация о потребление сырья и материалов в производственном процессе. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа на производство	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Склад расхода сырья и материалов	Точка учета, с которой происходит потребление (списание) ресурса	Список	Да
Сырье и материалы	Наименование ресурса, потребляемого в процессе производства.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Сумма начисл.	Сумма по операции в базовой валюте.	Да	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Производство продукции

В таблицу вводятся информация о производстве готовых изделий и полуфабрикатов. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Для торговой организации эту таблицу заполнять не требуется.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа на производство	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Продукция	Наименование ресурса, образующегося в процессе производства.	Список	Да
Склад	Точка учета, на которую поступает ресурс из производства.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Внутренние перемещения

В таблицу вводятся транзакции перемещения ресурсов между внутренними складами. Последовательность по датам или номерам заказов не важна. Сюда же вводятся начальные остатки, хранящаися на складах на дату начала учета.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Склад-источник	Точка учета, из которой перемещается ресурс. Не заполняется при вводе начальных остатков.	Список	Да (кроме начальных остатков)
Ресурс	Наименование перемещаемого ресурса.	Список	Да
Склад-приемник	Точка учета, на которую поступает ресурс.	Список	Да
Объем / количество	Количество ресурса в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Отгрузка покупателям

В таблицу вводятся продажи товаров покупателям. Последовательность по датам или номерам заказов не важна.

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Дата	Дата операции. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Да	Да (начало ввода)
Код заказа покупателя	Произвольный код транзакции.	Да	Нет
Продукция	Наименование ресурса, отгружаемого покупателю.	Список	Да
Склад отгрузки	Точка учета, на которую поступает ресурс.	Список	Да
Объем / количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.	Да	Да
ЕИ	Единица измерения ресурса.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

Для удаления записи достаточно очистить поле Дата стандартными средствами Excel. Допустимо также удаление строк целиком.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
2. Определить структуру.
3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
8. Научите работников работать с ПО.
9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

• Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
• Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
• Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Партионный учет

Торговля и склад в данном случае организованы таким образом, что конкретная партия товара хранится отдельно. Причем на каждую из них кладовщик выписывает партионную карту в двух экземплярах. Для регистрации таких карт используется специальная книга. При этом именно номер принятой партии является номером регистрации в данной книге. После внесения нужной информации один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на складе и выполняет функцию регистра складского учета.

Стоит отметить тот факт, что в качестве партии определяется ТМЦ одного наименования. Данный товар при этом должен быть поставлен одним поставщиком. Что касается количества доставок, то их может быть несколько.

При заполнении партионной карты работник склада должен указать дату составления, ее номер, время заполнения акта о приеме товара, вид транспорта, реквизиты поставщика, номер и дату накладной, наименование продукции, место отправления, а также массу и сорт.

Складской учет материалов, в котором используется партионный метод, подразумевает отражение во время отпуска товара даты данного действия, номера расходного товарного документа, вида транспорта, наименования получателя, количества и сорта отпущенной продукции. В это же время в расходном документе указывается номер партионной карты.

Когда все запасы конкретной партии оказываются израсходованы, заведующий складом и товаровед ставят свои подписи на карте и передают ее в бухгалтерию, где она впоследствии будет проверена.

Возможно, что во время проверки будет выявлена недостача. В этом случае складской учет подразумевает следующие действия: бухгалтер до проведения следующей инвентаризации списывает недостачу на издержки обращения, но лишь при условии, что она была в пределах норм естественной убыли. Если же нормы были превышены, то недостача должна взыскиваться с тех лиц, которые несут материальную ответственность за продукцию, хранящуюся на складе.

Также стоит учитывать ту информацию, что партионная система складского учета включает составление акта на полностью израсходованную партию ТМЦ.

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

• Наименование.
• Его артикул.
• Ед.изм.
• Количество.
• Стоимость.
• Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

Собственная программа «Склад»: создаем лист «Приход»

Прежде всего, нам понадобится создать таблицу для номенклатуры. Ее заголовки должны выглядеть как «Наименование товара», «Сорт», «Единица измерения», «Характеристика», «Комментарий».

Затем:

• Выделяем диапазон этой таблицы.
• В поле «Имя», расположенном прямо над ячейкой с названием «А», вводят слово «Таблица1».
• Так же поступают с соответствующим диапазоном на листе «Поставщики». При этом указывают «Таблица2».
• Фиксации приходных и расходных операций производится на двух отдельных листах. Они помогут вести складской учет в Excel.

Для «Прихода» таблица должна иметь вид, как на рисунке ниже.

A	B	C	D	E	F	G	H	J
Приход товаров	Дата	N наклад- ной	Поставщик	Код	Точка учета	Ед. измер.	Кол.-во	Цена

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

• Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
• Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

• Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
• Остатки.
• Цена.
• Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Устройство внутреннего порядка

Важным является вопрос упорядочивания. Часто это решается посредством использования полочных стеллажей. Данные универсальные конструкции повсеместно используют для обеспечения сохранности товаров. Их можно выстраивать в отдельные ряды и секции, распределяя товары по сортам и видам.

Когда используются стеллажи, доступным пространством распоряжаются рационально несмотря на то, как оно выстроено. То, какое именно техническое решение будет выбрано, зависит от товара, что будет храниться.

Так, для длинных или крупных товарных единиц используют консольные стеллажи. Также может быть прицел на сохранение скоропортящейся продукции. Отдельные решения придуманы для выкладки и снятия вручную, равно как и для работы с машинами.

Не всегда обычных решений оказывается достаточно. Особенно если речь идет о хранении нестандартной продукции. Решение – оборудование таких стеллажей, у которых есть дополнительные элементы, поддержки, подвесные конструкции. Все это помогает правильно организовать складской учет товаров.

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

• В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
• Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
• Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
• Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т.д.
• Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
• Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
• Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т.п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Обязательно ли использовать дорогие программно-аппаратные комплексы?

Если поднадоело оформление карточек складского учета товаров и есть желание автоматизировать часть труда, то лучше обратиться к компьютерным технологиям. Многих приводят в ужас цены на наиболее известные программы. Ведь за некоторые из них приходится выкладывать достаточно крупные суммы. Для больших компаний — это не проблема, а как быть с объектами поменьше? В таком случае можно использовать решения попроще.

Например, такую программу, как Excel. Складской учет в ней может быть организован для любой производственной или торговой организации, где важно обеспечить учет количества материалов, сырья и готовой продукции. Конечно, если речь будет вестись об весьма существенном масштабе, то Excel может быть и не таким уж удобным. Но вот для малых и средних компаний его функционала хватает с головой. В особенности, если заполнять документы максимально точно и подробно, вводить данные и в количественном, и денежном выражении, соблюдать хронологию регистрации операций, не брезговать дополнительной информацией. В таком случае проблем быть не должно. То есть просто необходимо продумать процесс работы с данным программным обеспечением.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

• Приход и расход товаров на разных листах.
• Поиск в базе настраиваемый.
• Перспектива вести клиентскую базу.
• Формируется прайс.
• Отображаются скидки.
• Возможно создать автонаценки.
• Возможность вести финансовую отчетность.
• История отгрузки и поступление доступна ламеру.
• Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
• Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
• Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Решения для бизнеса

магазины

одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника Подробнее

склады

материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций Подробнее

маркировка

табак, обувь, легпром, лекарства Подробнее

производство

мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное Подробнее

rfid

радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей Подробнее

егаис

автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией Подробнее

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение “Склад Excel” и “Склад производства”

Название	Ключевые характеристики	Стоимость в рублях
Склад Excel	Позволяет входить с различным уровнем доступа; доставка; печать прайса; прием заявок создание справочников; печать накладных; формирование заявок для поставщиков; изменение накладных; аналитика; оприходование.	Семь-восемь тысяч рублей
Склад производcтва	аналитика; аналитика поступления; создание отчета по расходу сырья; создается таблица отгрузки товаров; оприходование сырье; контроль расходов.	8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

• Относительная дешевизна.
• Не требуется интернет.
• Бесконечная настройка под себя.
• Потенциал ведения нескольких таблиц.
• Простота в ведении.
• Готовые шаблоны.
• Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
• Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

• Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
• Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
• Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
• Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
• Присутствует возможность потери данных.
• Невыполнимо удаленное ведение.
• При проведении инвентаризации возникают трудности.
• Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.
Количество показов: 32527

О документации замолвим слово

Когда ведется складской учет товаров, нужно обеспечить тщательное фиксирование всего движения продукции, которое происходит на складе. Существенную помощь в этом деле оказывает первичная документация. Именно ею оперирует кладовщик, ответственный за сохранность материальных ценностей, пребывающих на складе. Собственно, ее он и предоставляет в бухгалтерию в рамках отчетности. К первичной документации относят все бумаги, которые сопровождают товарные единицы во время их движения по цепочке: поставщик – склад – потребитель.