Электронные формы word 2013

Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.

Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.

Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения  информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет  вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После  создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить  защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно  образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

Приглашайте друзей на мой сайт

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку «Разработчик» на ленте. Для этого нажмите «Файл» —> «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word». Выберите «Настроить ленту», затем установите флажок для вкладки «Разработчик».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка «Разработчик».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы «Элементы управления» на вкладке «Разработчик». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить «Режим конструктора» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

Раздел 2: Откройте шаблон или пустой документ для основы формы

Поддерживается преобразование существующего текстового документа в заполняемую форму. Вы также можете создать новый документ и сохранить его в качестве шаблона для дальнейшего использования.

Если у вас уже есть шаблон формы в Word:

Шаг 1. Найдите в шаблоне формы

Выберите Файл и нажмите Новинки для начала с шаблона формы. Позже вы можете искать формы в Шаблоны поле поиска.

Шаг 2: Выберите форму, которая соответствует вашему типу

Выберите форму, затем нажмите Скачать (Word 2010) или Создавай (Ворд 2013, Ворд 2016).

Шаг 3. Задайте имя для нового шаблона формы

Нажмите Сохранить как в Файл левая панель. Переименуйте новый шаблон, если вам это нужно. Затем нажмите Сохраните чтобы применить ваше изменение.

Если вы хотите создать свой персональный шаблон формы в Word:

Шаг 1. Перейдите в список файлов Microsoft Word.

После создания документа формы выберите Файл Вкладка. Затем нажмите Сохранить как по его списку.

Шаг 2. Сохраните новый документ как шаблон

Выберите Шаблон Word из раскрывающегося списка Сохранить как. Позже переименуйте его, чтобы отличить от других. И нажмите Сохраните в конце.

Раздел 3. Вставьте в форму любое необходимое содержимое

В этом разделе вы можете добавить много содержимого и элементов для создания заполняемой формы в Word 2010/2013/2016. Конечно, нет необходимости применять все содержимое.

Шаг 1. Подготовьтесь к установке необходимых вам элементов управления

Щелкните место, куда вы хотите вставить элемент управления. Направляйтесь к Застройщик раздел и найти Настройки группа. Затем вы можете нажать кнопку Режим проектирования вариант к тому же.

Шаг 2. Вставьте содержимое для создания заполняемой формы с помощью Microsoft Word

Вставьте текстовый элемент управления в заполняемую форму в слово:

Выберите Управление форматированным текстовым содержимым or Элемент управления содержимым обычного текста опции. У обоих есть похожие Aa иконки.

Добавьте элемент управления Picture в заполняемой форме одним словом:

Найдите и нажмите на Контроль содержимого изображения Кроме Режим проектирования, который выглядит как значок изображения.

Добавьте элемент управления «Стандартный блок» в заполняемой форме одним словом:

Выберите Стандартный блок управления содержимым or Управление содержимым галереи стандартных блоков во второй строке девять разных иконок.

Вставьте поле со списком или выпадающий список в заполняемой форме в слове:

Нажмите Элемент управления содержимым поля со списком or Выпадающий список управления содержимым. Выберите Застройщик в контроле контента. Позже нажмите Предложения в Настройки группа сверху. Если вы хотите создать список вариантов, вы можете выбрать Добавить под Свойства раскрывающегося списка. Затем заполните необходимую информацию в Display Name и другие варианты.

Вставьте выбор даты в заполняемую форму в слове:

Нажмите Элемент управления содержимым средства выбора даты это похоже на календарь. Затем вы можете выбрать дату так же, как просматривая сайт бронирования авиабилетов.

Добавить флажок в заполняемой форме в слове:

Найдите и щелкните квадратный значок со вставленным чеком Контроль содержимого коробки. Например, вы можете добавить флажок перед текстом, чтобы упростить выбор.

Внимание: Вы можете установить или изменить Предложения после выбора любого элемента управления содержимым. Так же, как шаги по вставке раскрывающегося списка для создания заполняемой формы в слове, упомянутом выше.

Люди также читают:

• Как вставить PDF в Word
• Как конвертировать страницы в Word
• Как преобразовать PDF в Word

Раздел 5: Защитите свою заполняемую форму от чужой настройки (необязательно)

К настоящему времени вы можете успешно создать заполняемую форму в Word. Так что можно сохранить заполняемую форму напрямую на жесткий диск. А еще вы можете добавить еще одно ограничение для защиты документа.

Шаг 1. Запрос на ограниченное редактирование

Просто нажмите Ограничить редактирование or Защитить документ под Застройщик. После этого вы можете свободно устанавливать ограничения форматирования/редактирования/применения из этого всплывающего диалогового окна.

Шаг 2. Установите пароль, чтобы заблокировать заполняемую словоформу

Выберите Заполнение форм , потом поставьте галочку напротив Разрешить в документе только этот тип редактирования коробка. Затем выберите Да, начать усиление защиты вариант. Теперь вы можете установить пароль, чтобы предотвратить любое изменение заполняемой формы без вашего разрешения.

Поэтому, если другие люди хотят настроить вашу заполняемую форму, им нужно сначала ввести правильный пароль, который вы установили. Вот и все, как создать заполняемую форму в Word 2016, Word 2013 или Word 2007. Пожалуйста, поделитесь этим постом с друзьями, если эта статья работает.

Win Скачать
Mac Скачать

Примерно полгода назад, к статье Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы “парой кликов” был добавлен комментарий от Яны Ивановой, в котором было вот такое замечание:

размножить поля с ответами, если их надо вписать несколько, там не получится

На самом деле, вопрос про вставку/извлечение табличных данных в формы Word звучал еще раньше. К сожалению, Word 2007/2010 при использовании механизма Сontent Сontrols (о котором и шла речь в статье) позволяли создавать электронные формы только с заранее заданным, жестким количеством полей.

Да, был еще один механизм, под названием Custom XML, который существовал еще для Office 2003, и даже был включен в ISO стандарт на формат файлов .docx. Но, увы:

• он был сложнее в использовании, чем Сontent Сontrols (как минимум, он работал только с XML Schemas, а не исходным XML)
• Microsoft был вынужден удалить этот механизм из Office под давлением компании i4i

(чуть более подробно и о механизме и о патентном споре можно прочесть тут).

Получается, что ни о таблицах, ни о списках (даже такой, простой с виду вещи, как переменный список подписантов/согласующих) в электронных формах на базе Word речь идти не могла.

Однако, все меняется, и такой востребованный механизм появился-таки в Office 2013. Более того, теперь в Word есть собственный инструмент привязки Content Controls к узлам XML (чтобы потом извлекать/загружать данные в документ), а значит необходимость в сторонних утилитах, таких как Word Content Control Toolkit отпала.

Давайте посмотрим, как работают эти 2 механизма!

Шаг 0. Создание исходного документа

Для начала создадим исходный документ. Пусть это будет шаблон отчета о совещании, а в качестве данных для формы возьмем:

• Одиночные поля: тема совещания, дата, ФИО секретаря
• Список: список участников
• Таблица: таблица принятых решений (столбцы: Вопрос, Принятое решение и Ответственный, Контрольный срок)

Шаг 1. Определение структуры XML для сохранения результата

Особо не будем придумывать и остановимся на следующей структуре:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" subject="" date="" secretary="">
    <participants>
        <participant name=""/>
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="" solution="" responsible="" controlDate=""/>
    </decisions>
</meetingNotes>

Тэги <participant> и <decision> могут повторяться многократно. Пространство имен (в примере оно urn:MeetingNotes) желательно указать. 

Сохраним полученный XML на диске.

Шаг 2. Подключение созданного XML в шаблон документа

• Переходим на закладку Developer и нажимаем “XML Mapping Pane”

• В открывшейся панели раскроем список доступных XML-частей и выберем пункт (Add new part…)

• В открывшемся диалоге выберем ранее созданный XML-файл
• Снова раскроем список доступных XML-частей и выберем только что добавленную:

Шаг 3. Добавление content controls для одиночных полей на форму

Процедура простого добавления была описана в статье, но мы пойдем немного иным путем – будем создавать контролы, сразу привязанные к узлам схемы.

Посмотрим, как создать такое поле для темы (и связать его с атрибутом subject):

• Ставим курсор на место, где будет располагаться тема (в нашем случае еще предварительно придется удалить слова Тема и поменять стиль с курсива на обычный)
• В панели XML Mapping щелкаем на элемент @subject и в контекстном меню выбираем Insert Content ControlPlain Text

• Выбираем вставленный контрол и щелкаем на “Properties” на закладке Developer

• В открывшемся окне вводим заголовок для контрола

Результат:

Полностью аналогично поступаем с полем “ФИО  секретаря“ (его свяжем с атрибутом @secretary). А вот для поля дата будет ряд отличий:

• При вставке контрола вместо Plain Text выберем Date Picker
• В свойствах контрола установим локаль (язык) и формат даты – чтобы выводить дату в привычном нам виде, а также как сохранять дату в XML (только дату):

Полученный промежуточный результат выглядит вот так:

Шаг 4. Создание списка участников

• Приведем список участников к виду “заголовок и один пустой маркер списка” (можно просто удалить все, и создать пустой список) и поставим курсор на первую строчку списка:

• На закладке Developer выбираем вставку элемента Repeating Section:

Получим примерно такой результат

• В панели XML Mapping щелкаем на элемент partisipants, раскрываем на один уровень вниз, выбираем элемент participant и в контекстном меню выбираем Insert Content ControlMap to Selected Content Control

• Не снимая выделения с контрола, задаем его параметры:

• Вновь выделяем контрол, и заменяем содержимое в нем на 1 пробел (звучит как шаманство, но это нужно, чтобы сохранился наш стиль списка)

• Переставляем курсор перед пробелом, переходим на панель XML Mapping, раскрываем дерево от элемента participant вниз до @name, выбираем элемент @name и в контекстном меню выбираем создание Plain Text контрола

• Задаем параметры добавленного контрола
• Снова возвращаемся к параметрам Repeating Section. Тут нужно поставить курсор внутри секции, но за вставленным контролом для имени (контролировать, что мы все правильно сделали можно по появившемуся имени секции Участники):

• Вновь открыть свойства секции и поставить галочку

Последняя манипуляция нужна для того, чтобы пользователь, когда будет редактировать не ткнул случайно мимо нашего контрола для ввода имени. Это не страшно с точки зрения внешнего вида, но печально скажется на извлечении данных.

Ну и примерно так выглядит текущий шаблон:

Шаг 5. Настройка таблицы решений

• Преобразуем таблицу так, чтобы осталась только шапка и 1 пуста строка:

• Выделяем эту пустую строку и вставляем элемент Repeating Section, как на предыдущем шаге и также аналогично:
  • Указываем параметры вставленной секции
  • Привязываем нашу секцию к элементу decision (он будет виден, если раскрыть decisions)

• Вставляем элементы для каждой ячейки:
  • Встаем в первую ячейку в строке
  • Раскрываем элемент decision в панели XML Mapping
  • Щелкаем на элемент @problem и выбираем в контекстном меню
  • Настраиваем элемент
  • … повторяем предыдущие шаги для пар:
    • Принятое решение – @solution
    • Ответственный – @responsible
    • Контрольный срок – @controlDate
• Вновь выделяем секцию Решения и как мы делали со списком – запрещаем редактирование.

Наш результат:

Шаг 6. Защищаем форму от изменений и сохраняем как шаблон

Теперь осталось защитить от изменений всю нашу форму (оставляя только возможность заполнения полей). Хоть эта процедура была описана в прошлой статье, пройдусь по ней еще раз:

• Все на той же закладе Developer нажимаем “Restrict Editing”

• На открывшейся панели ставим галку “Allow only this type of editing in the document”, в выпадающем списке выбираем “Filling in forms” и нажимаем кнопку “Yes, Start Enforcing Protection”

• В открывшемся окне вводим какой-нибудь пароль (еще раз напоминаю, что мы защищаемся от случайного изменения, а вовсе не от преднамеренной подделки или порчи):

• Сохраняем документ как шаблон:

Все, наш шаблон готов!!!

Теперь на основе его мы можем создавать сколько угодно реальных отчетов. Вот так выглядит такой документ в процессе редактирования (обратите внимание на значок “+”, с помощью которого мы добавляем новые элементы в списки и таблицы):

Ну и, конечно, резонный вопрос: как получить данные, введенные в форму?

Шаг 7. Получаем данные

• Заполним наш документ… например, во так:

• Сохраним документ, а затем поменяем его расширение на .zip.
• Откроем наш полученный .zip-архив (если у вас Windows 7 и старше, то это не составит проблемы, иначе нужно будет предварительно распаковать архив), перейдем к папке customXml, выберем и откроем файл item1.xml:

• Увидим мы, приблизительно вот такой результат:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" 
              subject="Результаты разработки шаблонов отчетов совещаний" 
              date="2013-09-21" secretary="Романов М.">
    <participants>
        <participant name="Романов М."/>
        <participant name="Бушмелев С."/>
        <participant name="Просалов М." />
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="Как результат?" solution="Устраивает!" 
                  responsible="Романов М." controlDate="2013-09-23T00:00:00"/>
        <decision problem="Что дальше?" solution="Внедряем!!!" 
                  responsible="Романов М." controlDate="2013-12-31T00:00:00" />
    </decisions>
</meetingNotes>

Верно и обратное!

Если мы возьмем и заменим файл item1.xml вот на такой:

<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<meetingNotes xmlns="urn:MeetingNotes" 
              subject="Проблемы..." 
              date="2013-09-21" secretary="Неизвестный Н.">
    <participants>
        <participant name="Известный, но плохо К."/>
        <participant name="Почти-Незаметный В."/>
    </participants>
    <decisions>
        <decision problem="Кто виноват?" solution="Все!" 
                  responsible="Кто-Попался Т." controlDate="2000-01-01"/>
        <decision problem="Что делать?" solution="Не знаю!!!" 
                  responsible="Кто-Попался-Повторно Й." controlDate="2999-12-31" />
    </decisions>
</meetingNotes>

То результат станет вот таким:

Обратите внимание, что поменялось в том числе число элементов в списке – все в соответствие с данными в XML!

Конечно, извлечение данных вручную – занятие не для слабонервных! Но тут можно сказать только одно – все же данный инструмент в большей степени рассчитан на разработчиков. Да, создавать формы может любой опытный пользователь, а вот автоматизация их обработки – дело для разработчика.

Для тех, кто все же имеет разработчика под рукой, могу сослаться в качестве примера на статью Электронные формы в Microsoft Word 2007: извлечение и вставка данных.

Ну и для тех, кому не хочется проделывать все шаги статьи, чтобы только убедиться, что автор не наврал (или кто захочет повторить процесс целиком или частично), прикладываю документы, которые создавались в процессе работы:

• Документ-болванка, до создания из него формы
• Готовая, но еще не защищенная форма
• Конечный пример 1
• Конечный пример 2