Электронные файлы в формате word

Сконвертируйте ваши pdf-файлы в doc онлайн и бесплатно

Использование электронных документов в работе любой компании – прекрасная возможность не только снизить затраты на канцелярские товары и расходные материалы для принтеров, но и существенно ускорить обмен информацией с филиалами и партнерами путем пересылки файлов через Интернет. Однако процесс реализации электронного документооборота и безбумажного офиса связан со многими трудностями. Так, например, большую сложность представляет собой выбор подходящего формата, который ляжет в основу реализуемой системы. Дело в том, что сегодня существует множество различных текстовых форматов и их модификаций, и у каждого есть свои достоинства и недостатки.

Word Document и PDF – старые соперники

Наиболее часто для работы с документами используется формат Word Document (файлы с расширением .doc). Это стандартный формат файлов, создаваемых с помощью программы Microsoft Word. Его популярность полностью обусловлена популярностью данного текстового процессора. История формата Word Document началась вместе с программой Microsoft Word, в то время обычного редактора для создания текстов. С тех пор каждая новая версия Microsoft Word приносила с собой новую версию формата, которая не очень сильно, но все-таки отличалась от предыдущей. Причем компания Microsoft не заботилась об обратной совместимости. Это значит, что файл, созданный и отформатированный в последней версии редактора Word, во всех предыдущих может выглядеть иначе.

Еще одной особенностью формата Word Document является его закрытость. Разрабатывала его компания Microsoft специально для использования в своем текстовом процессоре, а поэтому он является ее собственностью. Спецификации формата Word Document не разглашаются. Доступ к ним имеют лишь официальные партнеры корпорации Microsoft, а также правительства некоторых государств. Исключением является спецификация формата документов Microsoft Word 97, которая в 1998 году была опубликована в составе Microsoft Office Development Office 97 Documentation. Из-за этой закрытости очень сложно следить за развитием формата Word Document. Известно лишь то, что долгое время никаких принципиальных изменений в нем не происходило. И только в Microsoft Office 2007 появился новый формат Word Document, основанный на технологии XML.

Другим распространенным форматом для хранения электронных документов является формат PDF (Portable Document Format). Он был разработан компанией Adobe Systems. Главной его целью было представление в электронном виде любой полиграфической продукции. Впервые он был представлен общественности в 1991 году, а уже в 1992 на выставке Comdex Fall получил звание “best of Comdex”. С тех пор формат PDF довольно сильно изменился. В 1994, 1996, 1999 и 2001 годах выходили его новые версии, в каждой из которых вводилась поддержка новых функций, таких как внешние линки, потоки статей, машинонезависимые цвета, цветовое пространство CMYK, растрирование и оверпринт, ICC-цвета, 2-байтные CID-шрифты и многое, многое другое.

Главное отличие формата PDF – машино- и платформонезависимость. Это значит, что любой документ данного формата может быть открыт на компьютере, работающем под управлением любой операционной системы (с помощью соответствующего программного обеспечения), и при этом будет выглядеть точно так же, как и на том ПК, на котором он создавался. Это – главное преимущество формата PDF. Благодаря нему документы такого типа гораздо более практичны как для создания электронного архива для внутреннего использования компании, так и для обмена информацией с партнерами и удаленными филиалами.

Электронный документооборот: Word Document или PDF?

Весь процесс работы с электронными документами можно разделить на три основных этапа – создание, пересылка (передача ответственным лицам, публикация и т.п.) и хранение. На первом из них формат Word Document имеет явное преимущество, т.к. редактирование PDF документов затруднительно. Текстовый процессор Microsoft Word – явный лидер в области программного обеспечения, использующегося для создания документов, который установлен практически на каждом офисном компьютере. Он прост в использовании, обладает широкими функциональными возможностями и давно уже превратился в стандарт “де-факто”. В то же время полноценных редакторов для создания PDF-файлов просто-напросто не существует. Даже профессиональные версии ПО Adobe Acrobat позволяют вносить лишь минимальные изменения в уже существующий документ (например, заполнить анкету, добавить комментарий и т.п.). То есть для того, чтобы создать PDF файл необходимо сначала создать его в любом другом формате, а потом уже конвертировать его в PDF с помощью какого-либо программного обеспечения. Естественно, для конечного пользователя это не очень удобно.

А вот на следующем этапе все преимущества, наоборот, оказываются на стороне формата PDF. Давайте рассмотрим их подробнее.

Во-первых, это, конечно же, платформонезависимость. Не важно, какие компьютеры стоят в офисах ваших партнеров и под управлением каких операционных систем они работают. Не важно, какое у них установлено программное обеспечение для чтения PDF-файлов. В любом случае они смогут увидеть и при необходимости распечатать документы именно в том виде, в каком нужно. В то время как при использовании формата Word Document очень желательно, чтобы обе стороны обмена использовали одну и ту же версию ПО. Говоря откровенно, проблема с версиями программ для чтения файлов актуальна и для формата PDF. Однако нужно учитывать, что это ПО бесплатно. А поэтому новую версию в случае необходимости всегда можно загрузить из Интернета.

Вторым преимуществом формата PDF является бесплатность программ для просмотра файлов, сохраненных в нем. Любой человек или любая компания может совершенно свободно скачать из Интернета программу Acrobat Reader и использовать ее для работы с электронными документами. Особенно это хорошо в том случае, когда необходим односторонний обмен информацией.

Третьим преимуществом формата PDF при передаче файлов партнерам или клиентам компании является безопасность. Дело в том, что документы, созданные в Microsoft Word, часто становятся переносчиками различных вирусов. Кроме того, иногда в электронных документах необходимо использовать встроенную защиту от несанкционированного доступа. И в этом плане формат PDF имеет некоторое преимущество, поскольку его спецификация была исследована многими независимыми разработчиками ПО и экспертами в области информационной безопасности, которые подтвердили отсутствие уязвимостей и специально оставленных “дыр”.

Есть у формата PDF еще одно, четвертое преимущество. Дело в том, что он стандартизован ISO (International Organization for Standardization) для архивного хранения электронных документов и для обмена компаниями информацией друг с другом. Кроме того, представители Adobe заявили, что собираются передать спецификацию последней версии своего формата общественной организации Association for Information and Image Management (AIIM), которая намерена продвинуть ее в качестве общего международного стандарта для реализации электронного документооборота. В том случае, если это осуществиться (а вероятность такого развития событий велика), использование технологии PDF для электронного документооборота, будет регламентировано по всему миру.

Все эти преимущества формата PDF актуальны и для третьего этапа документооборота, а именно, для хранения электронных документов. Таким образом, налицо весьма интересная ситуация. С одной стороны, создавать документы придется в формате Word Document, т.к. создать PDF-документ сразу невозможно. Но передавать и хранить документы удобнее в формате PDF. Можно, конечно, выбрать какую-то одну технологию и смириться с ее недостатками. Но лучше все-таки использовать комбинированный документооборот: создавать файлы в формате Word Document, а перед их отправкой или передачей в архив, конвертировать в PDF. Такой подход позволяет использовать все плюсы обеих технологий и избежать их минусов. А поэтому перед компаниями часто возникает задача по конвертированию файлов из формата DOC в формат PDF.

Конвертирование Word Document в PDF? Запросто!

Решая задачу конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF на корпоративном уровне, в первую очередь необходимо думать об удобстве конечных пользователей. Этот процесс должен быть максимально автоматизированным, чтобы сотрудник мог осуществлять его буквально нажатием на одну кнопку. Наглядным примером такого решения является продукт Universal Document Converter. По сути, он представляет собой виртуальный принтер. Это значит, что после установки данного программного обеспечения в операционной системе появляется ещё одно “печатающее устройство”. Оно доступно из любых приложений, в том числе, и из Microsoft Word. Отправляя документ на этот виртуальный принтер, пользователь инициирует процесс конвертирования. Такой подход позволяет минимизировать временные затраты сотрудников компании, а, значит, и финансовые затраты самой компании, на преобразование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Иногда в компаниях возникает необходимость массового конвертирования документов из формата Word Document в формат PDF. Для решения такой задачи можно последовательно открывать файлы один за другим и распечатывать их на виртуальном принтере. Однако это очень неудобно и отнимает много времени. Поэтому для существенного ускорения процесса массового конвертирования можно воспользоваться любой утилитой пакетной печати, например, программой PrintConductor. Принцип ее работы очень прост. Пользователю необходимо только задать список документов, которые нужно распечатать, и устройство, на котором это необходимо сделать. Естественно, если в качестве принтера будет указан виртуальный принтер Universal Document Converter, то в результате мы получим пакетное конвертирование файлов из формата Word Document в формат PDF.

Таким образом, благодаря недорогому (а утилита PrintConductor вообще бесплатна) и максимально простому в использовании программному обеспечению любая компания может использовать все преимущества форматов Word Document и PDF и отказаться от их недостатков.

Преобразовать с помощью OCR

Сканы будут преобразованы в редактируемый текст.

Метод OCR

Исходный язык файла

Чтобы получить оптимальный результат, выберите все языки, которые есть в файле.

Улучшить OCR

Применить фильтр:

Файлы формата PDF используются для того, чтобы сохранить текстовую или графическую информацию и защитить ее от редактирования. Особенность ПДФ такова, что он может сохранить даже мельчайшие особенности структуры бумаги.

Но при этом открыть данные элементы в текстовом редакторе для работы и последующего редактирования не так просто. Даже Microsoft Word не всегда справляется с этой задачей.

Но часто в офисной работе приходится работать именно с такими вещами. В этом случае необходимо знать, как преобразовать PDF в какой-нибудь читабельный DOCX. Для этого есть несколько способов.

Использование Microsoft Word

Перевести PDF в DOCX может даже текстовый редактор от компании Microsoft. Речь идет о Ворде. Но стоит отметить, что только версии 2013-2016 способны на это. Делается это так:

1. 1. Открываем «Проводник Windows» и переходим в каталог, в котором хранится нужный документ (1). Затем кликаем правой кнопкой мыши по его названию (2), выбираем в контекстном меню пункт «Открыть с помощью» (3) и щелкаем по надписи «Word» (4).
   2. После выполнения этих действий Microsoft Word предложит сконвертировать PDF в стандартный формат редактора. Нужно всего лишь нажать на «ОК».
   3. Для редактирования текста останется только нажать кнопку «Разрешить редактирование».Именно так открываются документы ПДФ с помощью редактора Microsoft Office. Но что делать, если у вас устаревшая версия офисного пакета, а преобразовать PDF в DOC нужно немедленно? Об этом в следующей главе.

Ниже приведена подробная видеоинструкция на тот случай, если остались вопросы.

Читайте о том, как сделать оглавление в Word.

Использование онлайн-сервисов

В интернете есть специальные сайты, которые предоставляют пользователям услуги по конвертации документов из одного формата в другой. Причем практически все они легко справляются с документами в ПДФ.

Почти все они являются бесплатными. Но у многих есть ограничение по размеру загружаемого документа. Также некоторые из них разрешают конвертировать за один раз только определенное количество файлов. Вот лучшие сервисы для конвертации.

Small PDF

Ссылка: https://smallpdf.com/ru/pdf-converter

Это один из лучших онлайн-сервисов для преобразования ПДФ в документы других форматов. Сервис может конвертировать документ в файл для MS Word, Excel или Power Point. Работает сервис очень быстро.

Этот сайт является условно-бесплатным. То есть, в день можно конвертировать определенное количество элементов. Если нужно сделать больше, то придется заплатить. А работать с сервисом очень просто. Вот инструкция.

1. Сначала нажимаем кнопку «Выберите файл», которая находится на главной странице.
2. Теперь следует выбрать нужный элемент на своем компьютере (1) и открыть его (2).
3. Следующий шаг – выбор формата, в который нужно перевести PDF.

Для сохранения готовой единицы на компьютер нажимаем кнопку с изображением стрелки.

А вот короткая видеоинструкция по использованию данного сервиса.

Пользоваться этим сервисом очень просто. Если нужно сконвертировать PDF в формат для MS Excel или Power Point, то на этапе выбора формата нужно будет только нажать соответствующую кнопку. Теперь перейдем к другому сервису.

ZamZar

Ссылка: https://www.zamzar.com/convert/pdf-to-Word/

Западный сервис для конвертирования ПДФ в различные форматы. Он полностью бесплатен и умеет работать с различными форматами. Ограничений на максимальный размер загружаемого файла нет. Так же, как и нет лимита на разовую конвертацию.

ZamZar работает очень быстро и не заставляет пользователя ждать. Единственный недостаток: интерфейс лишен русского языка. Но управлять сервисом очень просто. Инструкция по работе с сервисом очень проста:

1. Загружаем сервис и нажимаем на синюю кнопку «Choose Files».
2. Теперь выбираем на компьютере нужный файл (1) и нажимаем кнопку «Открыть» (2).
3. Следующий шаг: выбираем нужный формат выходного документа в списке доступных для конвертирования.
4. Нажимаем на синюю кнопку «Convert».
5. Для скачивания файла на компьютер нажимаем на синюю кнопку «Download», которая появится тогда, когда процесс конвертирования будет завершен.Теперь можно открывать файл в Microsoft Word (или какой-нибудь другой программе) и приступать к его редактированию. Как правило, никаких ошибок в файле, скачанным с ZamZar не появляется. Работа происходит точно так же, как и с обычным текстом. 
   
   

   PDF.io

   Ссылка: https://pdf.io/ru/pdf2doc/

   Вообще, этот сервис обладает довольно богатым набором инструментов для работы с файлами в формате PDF. Он умеет сжимать файлы, объединять их, перегонять в различные форматы и делать многое другое с данными документами.

   Сервис совершенно бесплатен. Но еще более ценно то, что есть достоверный русский язык в интерфейсе. Именно благодаря этому сервисом могут пользоваться и новички. Работает PDF.io довольно быстро. А вот и инструкция по работе.

   1. 1. Начало работы: нажимаем на большую синюю кнопку с надписью «Выберите файл».
      2. Далее выбираем нужный PDF на ПК (1) и жмем «Открыть» (2).После этого останется только нажать на большую и синюю кнопку для скачивания обработанного файла на компьютер. Теперь его легко можно будет открыть при помощи Ворда. Но самое главное – файл можно будет отредактировать.

   

   Convertio

   Ссылка: https://convertio.co/ru/

   Сервис Convertio предлагает обширный набор инструментов для конвертации и распознавания файлов различных форматов. Сам сервис бесплатен. Только распознавание текста (OCR) стоит денег. Лимита по размеру конвертируемого файла нет.

   Сервис обладает русским интерфейсом и работает очень быстро. Впрочем, здесь все зависит от скорости пользовательского интернета. А работать с данным онлайн-сервисом очень просто. Достаточно только следовать этой инструкции.

   1. Нажимаем на кнопку «С компьютера», которая находится на красном фоне.
   2. Идем в каталог с нужным файлом (1), выбираем его (2) и щелкаем по кнопке «Открыть» (3).
   3. Теперь щелкаем на окошко с изображением формата (1), выбираем нужный (2) и нажимаем на большую кнопку «Преобразовать» (3).

Теперь остается только нажать на зеленую кнопку с надписью «Скачать» для загрузки готового файла на компьютер.

Вот и все. Конвертация PDF в DOC онлайн завершена успешно. Можно редактировать файл, изменять его содержимое и вообще делать с ним все то, что захочется. Теперь это возможно. Однако перейдем к рассмотрению следующего сервиса.

Если вам нужен обзор большего числа программ, которые будут подходить для дальнейшего редактирования, то читайте статью “Как редактировать PDF файл в программах на компьютере“.

iLOVEPDF

Ссылка: https://www.ilovepdf.com/ru/pdf_to_word

Сервис с богатым инструментарием для различной работы с документами формата PDF. Умеет конвертировать ПДФ в документы другого формата и выполнять различные действия с этими файлами.

Скорость работы у сервиса удовлетворительная. И есть полноценный русский интерфейс. А значит, у новичков не будет проблем при использовании данного ресурса. Кстати, работать с сервисом очень просто. Вот общая инструкция.

1. 1. Сначала жмем на большую красную кнопку с надписью «Выбрать PDF файл».
   2. Теперь перемещаемся в каталог с нужным элементом (1), щелкаем по нему мышью (2) и жмем кнопку «Открыть» (3).
   3. Теперь жмем большую черную кнопку с надписью «Конвертировать в WORD».

Теперь остается только нажать большую красную кнопку с надписью «Скачать в WORD» для загрузки результата на компьютер.

Данный сервис помогает пользователям в том случае, если нужно быстро конвертировать PDF в Word онлайн. К тому же он полностью бесплатен. Желающие могут только помочь проекту на добровольной основе пожертвованиями.

PDF to DOC

Ссылка: https://pdf2doc.com/ru/

Полностью бесплатный ресурс для конвертации PDF в различные форматы. Но нас интересует исключительно вариант для Microsoft Word. И в этом направлении сервис работает очень быстро. Хотя скорость и зависит от качества интернет-соединения.

Ресурс полностью бесплатен. И есть даже русский язык. Хоть и не все нормально переведено. Тем не менее пользователи не запутаются при работе с этим онлайн-сервисом. Тем более что ничего сложного в этом нет. Вот общая инструкция по работе.

1. 1. Нажимаем на кнопку «Загрузить».

Теперь выбираем нужный каталог (1), щелкаем требуемый документ (2) и жмем «Открыть» (3).

3. Все остальное конвертер сделает сам. Останется только нажать на кнопку «Скачать все».

Использование программ

Теперь поговорим о том, как перевести текст документа PDF в читаемый формат для текстового редактора. Но главное – обеспечить возможность редактирования. С этим помогут справиться специализированные программы.

Далеко не все они являются бесплатными. Но даже ограниченного функционала этих приложений вполне хватит для решения задачи. Есть и бесплатные варианты. Но они, как правило, справляются с такой работой хуже.

ABBYY Finereader

Ссылка: https://www.abbyy.com/ru-ru/download/finereader/

Профессиональный программный продукт для распознавания текста с отсканированных документов и работы с проблемными форматами. Утилита превосходно справляется с конвертированием практически всех форматов.

Продукт очень мощный и требует довольно много ресурсов компьютера. Да и стоит дорого. Но для нашей задачи хватит и пробной версии приложения. А перегнать PDF в Word с помощью этой программы и вовсе – пара пустяков.

1. Запускаем программу и в главном окне выбираем пункт «Convert to Microsoft Word» в блоке «Convert Documents».
2. Теперь выбираем нужный PDF (1) и нажимаем «Открыть» (2).
3. Теперь выбираем тип документа – «Editable copy» (1), языки распознавания – «Russian and English» (2) и жмем кнопку «Convert to Word» (3).
4. Выбираем место для сохранения документа (1) и жмем «Сохранить» (2).Все остальное программа сделает сама. Пользователю останется только зайти в ранее выбранный каталог и запустить созданный документ в текстовом редакторе Microsoft Word. После этого можно заниматься редактированием.
   
   

   Readiris Pro

   Ссылка: http://www.irislink.com/EN-UA/c1729/Readiris-17–the-PDF-and-OCR-solution-for-Windows-.aspx

   Относительно небольшая программа для работы с документами различных форматов. Умеет не только конвертировать тексты, но и редактировать их. Тем не менее программный продукт является платным.

   Хотя для наших задач хватит возможностей и демоверсии приложения. Скачать программу можно с официального сайта разработчика. А пользоваться ею очень легко. Инструкция по переводу документа ПДФ в формат DOC или DOCX предельно проста.

   1. Запускаем программу и в главном окне щелкаем кнопку «Из файла».
   2. Теперь выбираем нужный документ (1) и жмем «Открыть» (2).
   3. Дожидаемся, пока программа прочтет все страницы и жмем кнопку «DOCX».
   4. В следующем окне просто нажимаем «ОК».

Последний шаг: выбираем место для сохранения элемента (1) и жмем «Сохранить» (2)

Вот и все. Теперь можно открывать документ при помощи текстового редактора и приступать к его редактированию. Стоит, однако, учесть, что эта программа работает намного медленнее того же ABBYY Finereader, каким бы требовательным к железу последний ни был.

First PDF to WORD Converter

Ссылка: https://www.pdftoword.ru/download.html

Небольшая относительно бесплатная утилита, которая предназначена исключительно для того, чтобы можно было перевести документ из PDF в DOCX. Утилита не требует слишком много системных ресурсов и работает довольно быстро.

Но самое ценное заключается в том, что перевести текст в другой формат для редактирования с помощью этой программы можно всего в пару кликов. Инструкция по конвертированию невероятно проста. А сделать нужно следующее.

1. Запускаем программу и щелкаем по кнопке «Добавить файл(ы)».
2. Далее выбираем нужный документ (1) и нажимаем «Открыть» (2).
3. Теперь остается просто нажать на кнопку «Конвертировать» и процесс запустится.Все остальное программа сделает сама. Результат по умолчанию будет находиться в системной папке с документами. Останется только найти его и открыть в Microsoft Word для последующей работы.
   
   

   Использование Google Disk

   Мало кто знает, но этот сервис от компании Google тоже можно использовать для того, чтобы бесплатно перевести документ ПДФ в классический формат для Microsoft Word. И делается это очень просто.

   1. Запускаем Диск Google и жмем кнопку «Создать».
   2. Затем выбираем нужный документ на ПК, загружаем его в Диск и потом щелкаем по нему правой кнопкой мыши (1). В контекстном меню выбираем «Открыть с помощью» (2) и кликаем «Google Документы» (3).
   3. Ждем, пока элемент полностью загрузится и щелкаем меню «Файл» (1). Там выбираем пункт «Скачать как» (2) и щелкаем «Microsoft Word (DOCX)» (3).

Сразу же начнется скачивание документа, который автоматически будет переведен в нужный формат. Для данного способа пользователям необходимо иметь аккаунт в Google и интернет.

Выше рассмотрены наиболее удобные способы преобразования документов из формата PDF в формат DOC. После данного преобразования вы можете работать с документом в текстовом редакторе Microsoft Word. В этой статье предлагаем ознакомиться со способами, как обратно преобразовать документ из формата doc в формат pdf.

После того как научились конвертировать с формата PDF в формат DOC, можно начать работать с документом в Word. У нас есть статья о том, как сделать колонтитулы в Microsoft Word  эта статья на тот случай, когда нужно понять как расставить страницы в документе, подписи и просто красиво оформить документ.

Если вам нужно массово поменять расширения файлов, то читайте статью Как изменить расширение файла в Windows в ней есть все подробности.