Електронна таблиця ms excel

Чтобы упростить управление группой связанных данных и ее анализ, можно превратить диапазон ячеек в таблицу Excel (ранее Excel списком).

Элементы таблиц Microsoft Excel

Таблица может включать указанные ниже элементы.

• Строка заголовков.    По умолчанию таблица включает строку заголовков. Для каждого столбца таблицы в строке заголовков включена возможность фильтрации, что позволяет быстро фильтровать или сортировать данные. Дополнительные сведения см. в сведениях Фильтрация данных и Сортировка данных.

  

  Строку с заглавной строкой в таблице можно отключить. Дополнительные сведения см. в Excel или отключении Excel таблицы.

• Чередование строк.    Чередуясь или затеняя строками, можно лучше различать данные.

  

• Вычисляемые столбцы.    Введя формулу в одну ячейку столбца таблицы, можно создать вычисляемый столбец, ко всем остальным ячейкам которого будет сразу применена эта формула. Дополнительные сведения см. в статье Использование вычисляемой таблицы Excel столбцов.

  

• Строка итогов    После добавления строки итогов в таблицу Excel вы можете выбрать один из таких функций, как СУММ, С СРЕДНЕЕ И так далее. При выборе одного из этих параметров таблица автоматически преобразует их в функцию SUBTOTAL, при этом будут игнорироваться строки, скрытые фильтром по умолчанию. Если вы хотите включить в вычисления скрытые строки, можно изменить аргументы функции SUBTOTAL.

  Дополнительные сведения см. в этойExcel данных.

  

• Маркер изменения размера.    Маркер изменения размера в нижнем правом углу таблицы позволяет путем перетаскивания изменять размеры таблицы.

  

  Другие способы переумноизации таблицы см. в статье Добавление строк и столбцов в таблицу с помощью функции «Избавься от нее».

Создание таблиц в базе данных

В таблице можно создать сколько угодно таблиц.

Чтобы быстро создать таблицу в Excel, сделайте следующее:

1. Вы выберите ячейку или диапазон данных.

2. На вкладке Главная выберите команду Форматировать как таблицу.

3. Выберите стиль таблицы.

4. В диалоговом окне Форматировать как таблицу, если вы хотите, чтобы первая строка диапазона была строкой заглавных и нажмите кнопку ОК.

Также просмотрите видео о создании таблицы в Excel.

Эффективная работа с данными таблицы

Excel есть некоторые функции, которые позволяют эффективно работать с данными таблиц:

• Использование структурированных ссылок.    Вместо использования ссылок на ячейки, таких как A1 и R1C1, можно использовать структурированные ссылки, которые указывают на имена таблиц в формуле. Дополнительные сведения см. в теме Использование структурированных ссылок Excel таблиц.

• Обеспечение целостности данных.     Вы можете использовать встроенную функцию проверки данных в Excel. Например, можно разрешить ввод только чисел или дат в столбце таблицы. Дополнительные сведения о том, как обеспечить целостность данных, см. в теме Применение проверки данных к ячейкам.

Экспорт таблицы Excel на SharePoint

Если у вас есть доступ к SharePoint, вы можете экспортировать таблицу Excel в SharePoint список. Таким образом, другие люди смогут просматривать, редактировать и обновлять данные таблицы в SharePoint списке. Вы можете создать однонаправленную связь со списком SharePoint, чтобы на листе всегда учитывались изменения, вносимые в этот список. Дополнительные сведения см. в статье Экспорт таблицы Excel в SharePoint.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

См. также

Форматирование таблицы Excel

Проблемы совместимости таблиц Excel

Министерство
науки и высшего образования РФ

Самарский колледж
строительства и предпринимательства (филиал) федерального

государственного
бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Национальный исследовательский

 Московский
государственный строительный университет»

Е.
Л. Самохина

Методические рекомендации

по выполнению
практических работ

по дисциплине

«Информатика»

для студентов
очной формы обучения

по специальностям

08.02.01 «Строительство
и эксплуатация зданий и сооружений»

08.02.05 «Строительство
и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов»

21.02.06 «Информационные
системы обеспечения градостроительной деятельности»

08.02.02 «Строительство
и эксплуатация инженерных сооружений»

35.02.12
«Садово – парковое и ландшафтное строительство»

2020

Рассмотрено

 

предметно-цикловой
комиссией

протокол
№__ от «___»________

Председатель
ПЦК _________ИОФ

«___»__________2020
г.

Автор-составитель:              Самохина
Е. Л.,

преподаватель

Методические
рекомендации по выполнению

практических работ для студентов
составлены в

соответствии с рабочей программой по
дисциплине «Информатика»

разработанной для специальностей

08.02.01
Строительство и эксплуатация зданий и сооружений

08.02.05
Строительство и эксплуатация автомобильных дорог и аэродромов

21.02.06
Информационные системы обеспечения градостроительной деятельности

08.02.02
Строительство и эксплуатация инженерных сооружений

35.02.12 Садово – парковое и ландшафтное
строительство

Оглавление

Электронные
таблицы MS EXCEL

Формы указателя
мыши

Ввод данных в
таблицу

Вычислительные
процедуры

Форматирование
таблицы

Формулы и функции

Примеры некоторых
функций MS Excel

Функция ЕСЛИ

Диаграммы

Рекомендуемая литература:

 

Электронные
таблицы MS EXCEL

 

Предназначены
в основном для вычислений. Окно программы имеет много общих черт с окнами
других приложений Windows.

 

 

Рис.1.1. Участок
рабочего листа MS EXCEL.

Формы
указателя мыши

         стандартный указатель мыши. Для
выделения диапазона ячеек.

А4:В7 –  так
обозначается диапазон ячеек.

           форма
указателя мыши для перемещения диапазона ячеек.

             + [CTRL] – форма
указателя мыши для копирования диапазона ячеек.

Ввод данных
в таблицу

Ячейка – это наименьшая
структурная единица рабочего листа.

Активная
ячейка – обведена чёрным прямоугольником.

Адрес
ячейки состоит из последовательности заголовков столбца и
строки. Например, В3

Функция
автозаполнения – это автоматический ввод последовательных
рядов данных.

Маркер
автозаполнения – расположен в правом нижнем углу активной
ячейки и имеет вид чёрного крестика.

Чтобы
использовать функцию автозаполнения – надо установить
указатель мыши на маркер автозаполнения и удерживая левую кнопку мыши нажатой,
перетащить маркер на новое место.

Чтобы
редактировать содержимое ячейки, надо дважды
щёлкнуть в ней левой кнопкой мыши.

Вычислительные
процедуры

Правило
ввода формулы:

1.      Активизировать
нужную ячейку

2.      Ввести
знак равенства, затем адреса ячеек, соединённые каким-либо оператором. (Адреса
ячеек записываются латинскими буквами).

3.      Нажать
клавишу [ENTER]

4.      В ячейке
появится результат вычислений.

Функция Автосумма

1.      Активизировать
ячейку, где должен быть результат.

2.      Выбрать
функцию: вкладка Формулы группа команд Библиотека функций команды
Автосумма — Сумма

3.      С помощью
указателя мыши выделить ячейки – слагаемые, которые войдут в сумму.

4.      Нажать клавишу
[Enter]

Функция
Cреднее
значение (СРЗНАЧ)

1.        
Активизировать
ячейку, где должен быть результат.

2.        
Выбрать
функцию: вкладка Формулы группа команд Библиотека функций команды
Автосумма — Среднее

3.        
С
помощью указателя мыши выделить ячейки, которые надо использовать в функции
СРЗНАЧ.

4.        
Нажать
клавишу [Enter]

Функция
Дата и время

1.        
Активизировать
ячейку, где должен быть результат.

2.        
Выбрать
функцию: вкладка Формулы группа команд Библиотека функций команда
Дата и время.

Форматирование
таблицы

Оформление
таблицы выполняется после того, как сделаны вычисления.

Заголовок
таблицы форматируется отдельно.

Для
форматирования таблицы: предварительно выделить таблицу, затем:

1.      вкладка Главная
группа команд Стили команда Форматировать, как таблицу

2.      Выбрать
один из красочных вариантов.

3.      Нажать
кнопку ОК.

Или форматирование
выполнить вручную с помощью кнопки Границы.

Чтобы
присвоить денежный стиль,
предварительно выделить нужные ячейки, затем:

1.                 
вкладка
Главная группа команд Число команда Числовой финансовый формат.

#### — знаки #
(диез) появляются, если числовые значения не умещаются в ширину столбца.

Для
устранения знаков # надо выполнить:

1.                 
вкладка
Главная группа команд Ячейки команды

Формат –
Автоподбор ширины.

Формулы и
функции

Абсолютный
и относительный адрес ячейки (ссылки)

Ссылки
используются в формулах и функциях.

Есть 3
вида ссылок:

1.      Относительная – это
адрес ячейки               b4

2.      Абсолютная– это
адрес со знаком $  $b$4 (фиксируется
столбец b строка 4)

3.      Cмешанная – адрес
ячейки, который содержит абсолютный и относительный адреса (ссылки).  B$4 (фиксируется
строка 4)

Функции – представляют
собой разработанные формулы, которые сохранены под определённым именем для
выполнения специальных задач.

Вызов
любой функции
начинается со знака равенства = и имени функции, затем в скобках ()
указываются аргументы, аргументы разделяются точкой с запятой.

Например, =КОРЕНЬ(А4)

Создание функции

1.      Активизировать
ячейку, где будет отображаться результат вычислений.

2.     
Вызвать
команду Вставить функцию  _fx или выбрать
категорию. ( вкладка ФОРМУЛЫ).

3.     
Выбрать
имя функции в списке, описание функции появится в нижней части
окна. Нажать клавишу ОК.

4.     
Затем
появится палитра формул, в которой даётся описание всех аргументов функции.

5.     
Выбрать
ячейки, содержащие данные для аргументов или вручную ввести ссылки на ячейки.

6.     
После
ввода всех требуемых аргументов нажать клавишу ОК.

Есть
формулы, в которых одни функции используются внутри других – это называется вложением
функций. Когда одна функция используется внутри другой, она
называется вложенной функцией.

Например: =МАКС(СУММ(В12:В15);СУММ(С12:С15))
– здесь определяется, какая из сумм больше, сумма ячеек от В12 до В15, или
сумма ячеек от С12 до С15.

Примеры
некоторых функций MS Excel

Имя функции	Пример	Комментарий.
СРЗНАЧ	=СРЗНАЧ(В6:В12;С6:С12)	Вычисляет среднее значение 2-х диапазонов ячеек B6:B12, С6:С12.
МАКС	=МАКС(В4;G3*G4)	Вычисляет большее из 2-х чисел, значение в ячейке В4 или произведение G3*G4.
СУММ	=CУММ(квартал_1)	Вычисляет сумму значений ячеек, входящих в диапазон (квартал_1)

Сообщения об
ошибках

Сообщения об ошибках появляются тогда,
когда по формуле невозможно подсчитать результат.

Сообщение	Описание
####	Столбец недостаточно широк, чтобы показать число, содержащееся в ячейке.
#ЗНАЧ	Формула содержит неподходящий аргумент, например, текст.
#ИМЯ	Формула содержит текст, не распознаваемый Excel.
#ДЕЛ/О!	В формуле происходит деление на пустую ячейку или ячейку, содержащую 0.
#ССЫЛКА	Формула ссылается на отсутствующую ячейку.
#Н/Д	В формуле пропущен аргумент или не все используемые формулой данные введены в рабочий лист.

Функция ЕСЛИ

Функция
ЕСЛИ используется при проверке условий для значений и формул.

Синтаксис:

ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина;
значение_если_ложь)

1.
Активизировать ячейку, где должен быть результат.

2. Выбрать функцию: вкладка Формулы группа
команд Библиотека функций команды Логические – ЕСЛИ.

3. На
экране появится палитра формул. (См. ниже.)

4. В
первом поле палитры формул надо записать логическое выражение, слово
ЕСЛИ не записывается. Например, B2>1

5. Во
втором поле c именем Значение_если_истина —
записывается значение ИСТИНА.

6.
В третьем поле  с именем Значение_если_ложь — записывается значение,
которое возвращается, если «лог_выражение» имеет значение ЛОЖЬ.

Например:

В бухгалтерии
каждому студенту присвоен признак: Иванов И.  признак 3

      Петров П.  признак 2

      Сидоров С.признак 0

Задание.
Если признак =0 или 1, то стипендия начисляется, иначе нет.

Результат должен быть в ячейках С2, С3,
С4.

=ЕСЛИ(B2>1;400;0) – эту функцию можно
записать в ячейку С2, а затем с помощью функции автозаполнения скопировать в
ячейки С3, С4.

Или вызвать Палитру формул и
записать в ней условие и значения (истина и ложь)

Рис. 1.2. Палитра формул для функции ЕСЛИ

Функция
СЧЁТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ
(категория Статистические) подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне,
удовлетворяющему заданному критерию.

Диапазон
— диапазон, в котором подсчитывается количество непустых ячеек.

Функция
СУММЕСЛИ

Функция
СУММЕСЛИ (категория Математические) суммирует ячейки, заданные указанным
условием.

·        
в поле Диапазон ввести диапазон проверяемых данных;

·        
в поле Критерий указать условие;

·        
в поле Диапазон суммирования ввести фактические ячейки для
суммирования.

Установка
ФОРМАТА ДАТЫ и ВРЕМЕНИ

Вкладка Главная группа
команд Число команды Числовой формат – другие числовые форматы.
На экране появится диалоговое окно Формат ячеек, на вкладке Число
выбрать числовой формат Дата и установить тип даты. Затем выбрать
числовой формат Время и установить тип времени.

Диаграммы

Диаграммы служат для
графического представления данных в листе.

Тип диаграммы

Выбор правильного типа диаграммы  — главный
вопрос при построении диаграммы. Главное свойство диаграммы – наглядность.

В
общем случае для создания базовой диаграммы надо выполнить:

1.     
Выделить
ячейки с данными для диаграммы.

Для
выделения несмежных ячеек надо удерживать клавишу [CTRL]

2.        
Вкладка
Вставка группа команд Диаграммы команды:

·        
Гистограмма

·        
График

·        
Круговая

·        
Линейчатая

·        
С
областями

·        
Точечная

·        
Другие
диаграммы.

Термины в диаграммах

1.      Ось
категорий – ось
на которой отображаются заголовки из листа. Обычно горизонтальная.

2.      Ось
значений – на
ней отображаются значения данных из листа. Обычно она вертикальная.

3.      Точка
данных – соответствует
значению одной ячейки в листе.

4.      Ряд данных
– строка
или столбец данных из листа.

5.      Легенда – текстовое
поле с описанием рядов данных.

Объекты,
используемые в диаграммах (легенда, заголовки и т. д.) называются элементами
диаграммы.

Изменение
диаграмм

Созданную
диаграмму можно редактировать. Её надо выделить, чтобы появились дополнительные
вкладки:

Работа с
диаграммами

Располо

Расположение
диаграмм

1.      Диаграммы
можно размещать в листе рядом с данными, такие диаграммы называются внедрёнными.

2.      Диаграмма
может занимать отдельный лист, который называется диаграммным листом.

Если данные листа изменяются,
автоматически происходит обновление диаграммы. Эта связь
осуществляется формулой, которая называется формулой ряда.

                
I.           
Чтобы
изменить надписи в легенде, надо щёлкнуть на ней правой кнопкой мыши и из контекстного
меню выбрать команду Выбрать данные…

             
II.           
Появится
диалоговое окно Выбор источника данных область Элементы
легенды (ряды)

           
III.           
Выделить
нужный ряд, щёлкнуть соответствующую кнопку, появится диалоговое окно Изменение
ряда

          
IV.           
Ввести
имя ряда.

Примечание.

Копирование
ссылки на формулу

1.  Выделить
ячейку, куда копировать и ввести знак равенства.

2.  Перейти
на лист или в ячейку откуда копировать, выделить нужную ячейку и нажать клавишу
[Enter] на этом
же листе.

Расчёты в
нескольких листах

1.      Активизировать
ячейку, где должна быть формула.

2.      Перейти на
лист, где должен быть результат и вызвать нужную функцию.

3.      Перейти на
лист с данными и выделить ячейки, которые войдут в формулу.

4.      Нажать [ENTER], на том листе,
где находятся данные.

Рекомендуемая литература:

Основные
источники:

1.     
Михеева Е.В. Информационные технологии в
профессиональной деятельности: учеб.пособие для студентов 14-е изд.–
М.:Издательский центр: «Академия», 2016.–384с.

Электронно-библиотечная система ZNANIUM.com:

2.      Сергеева И.И. Информатика: Учебник
/ И.И. Сергеева, А.А. Музалевская, Н.В. Тарасова. — 2-e изд., перераб. и доп. —
М.: ИД ФОРУМ: ИНФРА-М, 2011. — 384 с.

3.      В.Ф.Шаньгин. Информационная
безопасность компьютерных систем и сетей : учеб. пособие / В.Ф. Шаньгин. — М. :
ИД «ФОРУМ» : ИНФРА-М, 2017. — 416 с.

4.      Л.В.Кравченко, Практикум по
Microsoft Office 2007 (Word, Excel, Access), PhotoShop:
Уч.-метод.пос./Кравченко Л. В., 2-е изд., испр. и доп — М.: Форум, НИЦ ИНФРА-М,
2015. — 168 с.

5.      В.Д.
Колдаев Сборник задач и упражнений по информатике:
Учебное пособие/В.Д.Колдаев, под ред. Л.Г.Гагариной — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ
ИНФРА-М, 2015. — 256 с.

6.      Голицына
О.Л  Базы данных: Учебное пособие / О.Л. Голицына,
Н.В. Максимов, И.И. Попов. — 2-e изд., испр. и доп. — М.: Форум: ИНФРА-М, 2009.
— 400 с

A spreadsheet is a computer application that is designed to add, display, analyze, organize, and manipulate data arranged in rows and columns. It is the most popular application for accounting, analytics, data presentation, etc. Or in other words, spreadsheets are scalable grid-based files that are used to organize data and perform calculations. People all across the world use spreadsheets to create tables for personal and business usage. You can also use the tool’s features and formulas to help you make sense of your data. You could, for example, track data in a spreadsheet and see sums, differences, multiplication, division, and fill dates automatically, among other things. Microsoft Excel, Google sheets, Apache open office, LibreOffice, etc are some spreadsheet software. Among all these software, Microsoft Excel is the most commonly used spreadsheet tool and it is available for Windows, macOS, Android, etc. 

A collection of spreadsheets is known as a workbook. Every Excel file is called a workbook. Every time when you start a new project in Excel, you’ll need to create a new workbook. There are several methods for getting started with an Excel workbook. To create a new worksheet or access an existing one, you can either start from scratch or utilize a pre-designed template.

A single Excel worksheet is a tabular spreadsheet that consists of a matrix of rectangular cells grouped in rows and columns. It has a total of 1,048,576 rows and 16,384 columns, resulting in 17,179,869,184 cells on a single page of a Microsoft Excel spreadsheet where you may write, modify, and manage your data.

In the same way as a file or a book is made up of one or more worksheets that contain various types of related data, an Excel workbook is made up of one or more worksheets. You can also create and save an endless number of worksheets. The major purpose is to collect all relevant data in one place, but in many categories (worksheet).

Feature of spreadsheet

As we know that there are so many spreadsheet applications available in the market. So these applications provide the following basic features:

1. Rows and columns: Rows and columns are two distinct features in a spreadsheet that come together to make a cell, a range, or a table. In general, columns are the vertical portion of an excel worksheet, and there can be 256 of them in a worksheet, whereas rows are the horizontal portion, and there can be 1048576 of them.

The color light green is used to highlight Row 3 while the color green is used to highlight Column B. Each column has 1048576 rows and each row has 256 columns.

2. Formulas: In spreadsheets, formulas process data automatically. It takes data from the specified area of the spreadsheet as input then processes that data, and then displays the output into the new area of the spreadsheet according to where the formula is written. In Excel, we can use formulas simply by typing “=Formula Name(Arguments)” to use predefined Excel formulas. When you write the first few characters of any formula, Excel displays a drop-down menu of formulas that match that character sequence. Some of the commonly used formulas are:

• =SUM(Arg1: Arg2): It is used to find the sum of all the numeric data specified in the given range of numbers.
• =COUNT(Arg1: Arg2):  It is used to count all the number of cells(it will count only number) specified in the given range of numbers.
• =MAX(Arg1: Arg2): It is used to find the maximum number from the given range of numbers.
• =MIN(Arg1: Arg2): It is used to find the minimum number from the given range of numbers.
• =TODAY(): It is used to find today’s date.
• =SQRT(Arg1): It is used to find the square root of the specified cell.

For example, you can use the formula to find the average of the integers in column C from row 2 to row 7:

= AVERAGE(D2:D7)

The range of values on which you want to average is defined by D2:D6. The formula is located near the name field on the formula tab.

We wrote =AVERAGE(D2:D6) in cell D9, therefore the average becomes (2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)/6 = 27/6 = 4.5. So you can quickly create a workbook, work on it, browse through it, and save it in this manner.

3. Function: In spreadsheets, the function uses a specified formula on the input and generates output. Or in other words, functions are created to perform complicated math problems in spreadsheets without using actual formulas. For example, you want to find the total of the numeric data present in the column then use the SUM function instead of adding all the values present in the column. 

4. Text Manipulation: The spreadsheet provides various types of commands to manipulate the data present in it. 

5. Pivot Tables: It is the most commonly used feature of the spreadsheet. Using this table users can organize, group, total, or sort data using the toolbar. Or in other words, pivot tables are used to summarize lots of data. It converts tons of data into a few rows and columns.

Use of Spreadsheets

The use of Spreadsheets is endless. It is generally used with anything that contains numbers. Some of the common use of spreadsheets are:

• Finance: Spreadsheets are used for financial data like it is used for checking account information, taxes, transaction, billing, budgets, etc.
• Forms: Spreadsheet is used to create form templates to manage performance review, timesheets, surveys, etc.
• School and colleges: Spreadsheets are most commonly used in schools and colleges to manage student’s data like their attendance, grades, etc.
• Lists: Spreadsheets are also used to create lists like grocery lists, to-do lists, contact detail, etc.
• Hotels: Spreadsheets are also used in hotels to manage the data of their customers like their personal information, room numbers, check-in date, check-out date, etc.

Components of Spreadsheets

The basic components of spreadsheets are:

1. TitleBar: The title bar displays the name of the spreadsheet and application. 

2. Toolbar: It displays all the options or commands available in Excel for use.  

3. NameBox: It displays the address of the current or active cell.

4. Formula Bar: It is used to display the data entered by us in the active cell. Also, this bar is used to apply formulas to the data of the spreadsheet. 

5. Column Headings: Every excel spreadsheet contains 256 columns and each column present in the spreadsheet is named by letters or a combination of letters. 

6. Row Headings: Every excel spreadsheet contains 65,536 rows and each row present in the spreadsheet is named by a number.

7. Cell: In a spreadsheet, everything like a numeric value, functions, expressions, etc., is recorded in the cell. Or we can say that an intersection of rows and columns is known as a cell. Every cell has its own name or address according to its column and rows and when the cursor is present on the first cell then that cell is known as an active cell.

8. Cell referring: A cell reference, also known as a cell address, is a way for describing a cell on a worksheet that combines a column letter and a row number. We can refer to any cell on the worksheet using cell references (in excel formulae). As shown in the above image the cell in column A and row 1 is referred to as A1. Such notations can be used in any formula or to duplicate the value of one cell to another (by using = A1).

9. Navigation buttons: A spreadsheet contains first, previous, next, and last navigation buttons. These buttons are used to move from one worksheet to another workbook. 

10. Sheet tabs: As we know that a workbook is a collection of worksheets. So this tab contains all the worksheets present in the workbook, by default it contains three worksheets but you can add more according to your requirement.

Create a new Spreadsheet or Workbook

To create a new spreadsheet follow the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and a drop-down menu appear.

Step 2: Now select New from the menu.

Step 3: After selecting the New option a New Workbook dialogue box will appear and then in Create tab, click on the blank Document.

A new blank worksheet is created and is shown on your screen. 

Note: When you open MS Excel on your computer, it creates a new Workbook for you.

Saving The Workbook 

In Excel we can save a workbook using the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and we get a drop-down menu:

Step 2: Now Save or Save As are the options to save the workbook, so choose one.

• Save As: To name the spreadsheet and then save it to a specific location. Select Save As if you wish to save the file for the first time, or if you want to save it with a new name.
• Save: To save your work, select Save/ click ctrl + S if the file has already been named.

So this is how you can save a workbook in Excel.

Inserting text in Spreadsheet

Excel consists of many rows and columns, each rectangular box in a row or column is referred to as a Cell. So, the combination of a column letter and a row number can be used to find a cell address on a worksheet or spreadsheet. We can refer to any cell in the worksheet using these addresses (in excel formulas). The name box on the top left(below the Home tab) displays the cell’s address whenever you click the cell.

To insert the data into the cell follow the following steps:

Step 1: Go to a cell and click on it

Step 2: By typing something on the keyboard, you can insert your data (In that selected cell).

Whatever text you type displays in the formula bar as well (for that cell).

Edit/ Delete Cell Contents in the Spreadsheet

To delete cell content follow the following steps:

Step 1: To alter or delete the text in a cell, first select it. 

Step 2: Press the Backspace key on your keyboard to delete and correct text. Alternatively, hit the Delete key to delete the whole contents of a cell. You can also edit and delete text using the formula bar. Simply select the cell and move the pointer to the formula bar.

1.1 Назначение и функциональные возможности электронной таблицы Excel. Основные понятия (ячейки, рабочие листы, рабочие книги)

Таблица – форма организации данных по
столбцам и строкам.

Электронная таблица – компьютерный
эквивалент обычной таблицы.

Табличный процессор – комплекс программ,
предназначенных для создания и обработки
электронных таблиц.

Табличный процессор MS Excel (электронные
таблицы) – одно из наиболее часто
используемых приложений интегрированного
пакета MS Office, мощнейший инструмент в
умелых руках, значительно упрощающий
рутинную повседневную работу. Основное
назначение MS Excel – решение практически
любых задач расчетного характера,
входные данные которых можно представить
в виде таблиц. Применение электронных
таблиц упрощает работу с данными и
позволяет получать результаты без
программирования расчётов. В сочетании
же с языком программирования Visual Basic
for Application (VBA), табличный процессор MS Excel
приобретает универсальный характер и
позволяет решить вообще любую задачу,
независимо от ее характера.

Особенность электронных таблиц
заключается в возможности применения
формул для описания связи между значениями
различных ячеек. Расчёт по заданным
формулам выполняется автоматически.
Изменение содержимого какой-либо ячейки
приводит к пересчёту значений всех
ячеек, которые с ней связаны формульными
отношениями и, тем самым, к обновлению
всей таблицы в соответствии с изменившимися
данными.

Основные возможности электронных
таблиц:

• Ввод, редактирование и оформление
  разнообразных табличных документов.

• Выполнение расчетных действий на основе
  исходных данных с применением специального
  инструментария.

• Сохранение созданного документа в
  различных формах (Excel, web-страница,
  шаблон, текстовый файл и др.).

• Ввод и обработка табличных данных с
  использованием встроенных механизмов
  формул, функций, макросов и т.д.

• Анализ и управление данными (автоматический
  расчет итоговых и промежуточных данных,
  структуризация и консолидация данных,
  использование сводных таблиц и отчетов
  и др.).

• Вставка в документ различных объектов
  (рисунок, функция, примечание и др.).

• Форматирование документа и его составных
  элементов, автоматическая проверка
  орфографии, оперативное устранение
  допущенных некорректностей с
  использованием механизма автозамены.

• Импорт необходимых данных из различных
  источников (включая базы данных OLAP) и
  их последующая обработка. Поддержка
  XML-формата.

• Управление параметрами представления
  табличного документа на экране, а также
  настройка пользовательского интерфейса.

• Доступ к данным совместно с другими
  программами (например, Word, PowerPoint, Access).

• Формирование разнообразных отчетов
  (аналитических, сводных, графических
  и др.).

• Выполнение стандартных функций Microsoft
  Office (поиск данных и их замена, печать
  документа и т.д.).

• Создание приложений с применением
  языка программирования VBA.

• Создание рисунков с использованием
  специально предназначенной панели
  инструментов.

• Защита табличного документа от
  неквалифицированного и несанкционированного
  доступа [7].

Специфика использования редактора
электронных таблиц Excel во многом
определяется потребностями конкретного
пользователя, поэтому перечень задач
может изменяться в зависимости от
ситуации.

Файл, созданный средствами MS Excel, принято
называть рабочей книгой [1].
Рабочих книг создать можно столько,
сколько позволит наличие свободной
памяти на соответствующем устройстве
памяти. Открыть рабочих книг можно
столько, сколько их создано. Однако
активной рабочей книгой может быть
только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор
рабочих листов, каждый из которых
имеет табличную структуру. В окне
документа отображается только текущий
(активный) рабочий лист, с которым и
ведётся работа.Ярлычок
активного листа выделяется цветом, а
надпись на нем – полужирным начертанием.Каждый рабочий лист имеет название,
которое отображается на ярлычке листа
в нижней части окна. С помощью ярлычков
можно переключаться к другим рабочим
листам, входящим в ту же рабочую книгу.

В каждом файле Excel
может размещаться 1
книга, а в книге – от 1 до 255 рабочих
листов (электронных таблиц). По умолчанию
в каждой книге содержится 3 рабочих
листа. Рабочий лист имеет табличную
структуру и может состоять из любого
числа страниц.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк
и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными
латинскими буквами и, далее, двухбуквенными
комбинациями. Всего рабочий лист содержит
256 столбцов, поименованных от A до IV.
Строки последовательно нумеруются
числами от 1 до 65536.

Заголовок столбца служит
не только для обозначения столбца, но
и для выделения всего столбца и изменения
его ширины.

Заголовок строки выполняет
аналогичные функции для строк.

Элементы рабочего листа
изображены на рисунке 1, где:

1. Поле названия главного
   окна.

2. Строка меню.

3. Кнопки управления

4. Панели инструментов.

5. Поле имени.

6. Строка формулы.

7. Строка состояния

8. Поле названия окна рабочей
   книги (дочернее окно Excel).

9. Активный лист рабочей
   книги.

10. Кнопка выделения всего
    листа.

11. Активная (текущая) ячейка.

12. Имя столбца.

13. Имя строки.

Рисунок 1 – Элементы рабочего листа

В окне Excel, как и в других программах
Windows, под заголовком окна находится
строка меню. Она содержит главное меню
Excel. Посредством команд из этого меню
можно выполнить все возможные действия
над рабочими книгами и данными в таблицах.

Строка состояния – полоса внизу экрана,
на которой выводится информация о
выбранной команде или выполняемой
операции. Выделенная команда коротко
описывается в левой части строки
состояния. Здесь также указывается
информация о выполняемой операции,
такой, как открытие или сохранение
файла, копирование ячеек или запись
макроса. Правая часть строки состояния
показывает, включены ли ключи, такие,
как CAPS LOCK, SCROLL LOCK или NUM LOCK.

Типовые технологические операции с
рабочими книгами и листами:

Название операции	Технология выполнения операции
Создать новую книгу	Выполнить команду Файл, Создать Указать тип шаблона – Книга
Открыть книгу	Выполнить команду Файл, Открыть Указать тип, имя файла, папку
Закрыть рабочую книгу	Щелкнуть левой кнопкой мыши на любом листе книги Выполнить команду Файл, Закрыть
Сохранить новую книгу	Выполнить команду Файл, Сохранить как Указать тип, имя файла, папку, параметры сохранения (автоматическое создание резервных копий, пароль защиты для открытия и записи, рекомендовать только для чтения).
Сохранить книгу, которая ранее уже сохранялась	Выполнить команду Файл, Сохранить или нажать на панели Стандартная кнопку <Сохранить>
Скрыть рабочую книгу	Установить курсор на любом листе книги Выполнить команду Окно, Скрыть
Показать скрытую рабочую книгу	Выполнить команду Окно, Отобразить Выбрать книгу из списка скрытых
Поиск файлов	Выполнить команду Файл, Открыть, Найти Осуществить расширенный поиск файлов с помощью нажатия кнопки <Отбор> в окне Открытие документа
Выделить рабочий лист	Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа Нажать левую кнопку мыши
Вызов контекстного меню команд листа	Установить курсор мыши на ярлык рабочего листа Нажать правую кнопку мыши
Выделить несколько смежных рабочих листов	Выделить первый рабочий лист Выделить последний рабочий лист диапазона листов при нажатой клавише <Shift>
Выделить несколько несмежных рабочих листов	Выделить первый рабочий лист Последующие листы выделять при нажатой клавише <Ctrl>
Снять выделение рабочих листов	Вызвать контекстное меню команд Выполнить команду Разгруппировать листы
Вставить рабочий лист (несколько рабочих листов)	Выделить рабочий лист, перед которым надо вставить новый лист Вызвать контекстное меню и выполнить команду Добавить
Переименовать рабочий лист	Выделить рабочий лист Выполнить команду Формат, Лист, Переименовать Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Переименовать
Удалить рабочий лист (несколько рабочих листов)	Выделить рабочий лист или группу листов Выполнить команду Правка, Удалить лист Альтернатива: Вызвать контекстное меню и выполнить команду Удалить
Скрыть рабочие листы	Выделить рабочие листы Выполнить команду Формат, Лист, Скрыть
Показать скрытый рабочий лист	Выполнить команду Формат, Лист, Отобразить Выбрать из списка скрытых листов нужный лист Нажать кнопку <ОК>
Переместить или скопировать рабочий лист (несколько рабочих листов)	1. Выделить рабочий лист, щелкнув по нему левой кнопкой мыши 2. Выполнить команду Правка, Переместить/ скопировать лист или команду Переместить/ скопировать из контекстного меню 3. В диалоговом окне: из списка выбрать имя книги, куда идет перемещение или копирование; выбрать лист, перед которым будет помещена копия; установить (снять) флажок при копировании (перемещении); нажать кнопку <ОК>. 4. Выбрать переключатель Создавать Копию (при копировании листа)

На пересечении столбцов и строк образуются
ячейкитаблицы. Они являются
минимальными элементами, предназначенными
для хранения данных. В текущий момент
времени активной может быть только одна
ячейка, которая активизируется щелчком
мышки по ней и выделяется рамкой. Эта
рамка в Excel играет роль курсора. Операции
ввода и редактирования данных всегда
производятся только в активной ячейке.

Формат и размеры ячеек –
ширину столбцов и высоту строк – можно
изменять с помощью команд меню (иногда
кнопок на панели инструментов), а также
вручную – с помощью мыши или клавиш
[6].

Структура ячейки Excel
изображена на рисунке 2:

Рисунок
2 – Уровни ячейки

1-й уровень
содержит видимое на экране изображение
(т. е. отформатированный текст) или
результат вычисления формулы.

2-й уровень
содержит форматы ячейки (формат чисел,
шрифты, выключатель (включатель) признак
показывать или нет ячейку, вид рамки,
защита ячейки).

3-й уровень
содержит формулу, которая может состоять
из текста, числа или встроенных функций.

4-й уровень
содержит имя ячейки, это имя может
использоваться в формулах других ячеек,
при этом обеспечивается абсолютная
адресация данной ячейки.

5-й уровень
содержит примечания данной ячейки
(произвольный текст). Если ячейка содержит
примечание, то в правом верхнем углу
появляется красный квадратик (точка).

Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес
ячейки состоит из имени столбца и номера
строки, на пересечении которых расположена
ячейка, например, A1, B5, DE324.

Ссылка — способ
(формат) указания адреса (имени) ячейки.

Адрес и содержимое текущей
ячейки выводятся в строке формул
электронной таблицы.

Адреса ячеек (ссылки)
могут быть относительными
или абсолютными.
Ячейки могут иметь
собственные имена.

Ссылки на ячейку (адреса
ячеек) используются в формулах и функциях
в качестве аргументов. При выполнении
вычислений на место ссылки вставляется
значение, находящееся в ячейке, на
которую указывает ссылка.

Каждая команда электронной
таблицы требует указания адреса ячейки
или блока (диапазона) ячеек, в отношении
которых она должна быть выполнена.

Блок (диапазон) ячеек –
группа последовательных
ячеек. Блок ячеек может состоять из
одной ячейки, строки (или ее части),
столбца (или его части), а также
последовательности строк или столбцов
(или их частей) (см. рис. 3).

Блок используемых ячеек
может быть указан или выделен двумя
путями:

• непосредственным набором
  с клавиатуры начального
  и конечного адресов ячеек, формирующих
  диапазон;

• выделением блока
  с помощью мыши или клавиш управления
  курсором.

Отменить выделение ячейки
или блока можно щелчком мыши по любой
другой ячейке или нажатием любой клавиши
управления курсором. Для отмены
одновременного выделения нескольких
рабочих листов следует использовать
команду контекстного меню Разгруппировать
листы.

Рисунок 3 – Блок ячеек

Типичными установками,
принимаемыми по умолчанию на уровне
всех ячеек таблицы, являются:

• ширина ячейки — около 8
  разрядов, высота —
  около 12 пунктов;

• левое выравнивание
  для символьных данных;

• основной формат для цифровых
  данных с выравниванием вправо.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.