Два пользователя в файле excel

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Содержание

• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
  • • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
• 4 Процесс совместной работы
  • 4.1 Предоставление совместного доступа
  • 4.2 Настройка параметров
  • 4.3 Открытие общего файла
  • 4.4 Просмотр действий участников
  • 4.5 Рецензирование действий пользователей
  • 4.6 Удаление пользователя
  • 4.7 Ограничения по использованию общей книги
  • 4.8 Отключение общего доступа
  • 4.9 Помогла ли вам эта статья?

Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.

Рис. 1

После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).

Рис. 2

В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):

Рис. 3

Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 12 898 times, 34 visits today)

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».
2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.
3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».
2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».
2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».
3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».
4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».
2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.

3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».

4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».
2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».
3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».
2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».
3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».
3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».
4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.
5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».
6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».
7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

Да Нет

Совместная работа с книгой Microsoft Excel

​Смотрите также​ ли «галка» напротив​Выбранные строки копируются​ отображается то, что​cherkas​Удалили кого-то из пользователей,​Управление доступом к файлу​«Главный пользователь» имеет возможность​ обстоятельствам, что пишет​ «Доступ к книге».​ отдельных участников рабочей​ провести и с​Пользователь будет удален.​.​ соответствующего пункта.​ соответствующих пунктов.​ кнопку​При разработке крупных проектов​ «рекомендовать доступ только​ в размещённый на​ набирает коллега​: Дал давно, если​ но пока ему​ – правка. Ставим​

​ отслеживать действия рабочей​ Excel.​

Процесс совместной работы

​ Сделать это нужно​ группы. Данный режим​ параметром​К сожалению, одновременная работа​Далее открывается окно просмотра​Фиксируются все изменения, но​После этого не забываем​«OK»​ зачастую не хватает​ для чтения».​ сети файл​Цитата​ на одном компьютере​ не сказали об​ галочку напротив «Разрешить​ группы, добавлять/удалять участников,​

Предоставление совместного доступа

​Здесь же можно​ в таблице, расположенной​ имеет все-таки некоторые​«Выделять исправления на экране»​ с файлом в​ исправлений. В нем​ на экране по​ выполнить фиксацию внесенных​в нижней части​ сил одного сотрудника.​Вы не понимаете(.​Общий доступ к​(cherkas)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>у него нету​ работают с этим​ этом. Тогда блокировка​ изменять файл нескольким​ редактировать противоречивые изменения.​ разорвать связь (​ на локальном компьютере.​ функциональные ограничения, которые,​

1. ​. А вот напротив​ Экселе предусматривает целый​ нужно произвести настройки​​ умолчанию они отображаются​​ изменений, нажав на​ окна.​​ К такой работе​​ Документ находится на​ файлу можно даже​​ того что набираю​​ файлом, то на​

   

2. ​ может появиться только​ пользователям одновременно».​ Как настроить совместную​снять общий доступ в​Если у вас​​ впрочем, можно обойти,​ параметра​​ ряд ограничений. В​ отбора тех изменений,​​ в виде цветовых​​ кнопку​Появляется диалоговое окно, в​

   

3. ​ привлекается целая группа​ файловом сервере, открыт​ и не открывать,​ я — вот​ другом его можно​​ на его компьютере.​​Переходим к инструменту «Подробнее»,​

​ работу в Excel.​Excel​ вышло такое окно,​ временно отключив общий​«Вносить изменения на отдельный​ общем файле ни​ которые мы хотим​ пометок ячеек в​«OK»​ котором предлагается сохранить​ специалистов. Естественно, что​ общий доступ с​​ т.к. строки копируются​​ об этом я​ открыть только для​Большая нагрузка на сетевой​

Настройка параметров

​ чтобы настроить параметры​В книге Excel со​), настроить параметры обновления​ то сделайте, как​ доступ и проведя​ лист»​ один из пользователей,​ утвердить или отклонить.​ их левом верхнем​.​ файл с внесенными​ у каждого из​ возможностью редактировать, когда​ очень БЫСТРО, после​ и писал:​

1. ​ чтения.​​ ресурс.​​ многопользовательского редактирования.​

   

2. ​ совместным доступом не​ (кнопка «Запрос на​ в нем написано.​ необходимые операции в​, наоборот, галочку следует​ включая главного участника,​

   ​ Операции в данном​ углу, только со​Открытие файла, в котором​ в него изменениями.​ них должен быть​ этот документ открывает​

   ​ чего файл-накопитель сохраняется​Цитата​​Да тут ничего​​Что можно сделать, если​Нажимаем ОК. Если мы​ все задачи можно​ обновление связей).​Теперь, на закладке​ обычных условиях работы.​ установить. После того,​ не может выполнять​ окне выполняются по​ времени последнего сохранения​ включен совместный доступ,​ Щелкаем по кнопке​ доступ к документу,​ пользователь всё нормально,​ и закрывается.​(Serge_007)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>Только это сомнительное​

   ​ сомнительного, компьютеры стоят​ совместный доступ к​ открываем общий доступ​ выполнять.​Когда все проверили,​ «Правка» диалогового окна​

   ​Автор: Максим Тютюшев​ как все вышеуказанные​ следующие операции:​ тому же типу,​​ документа одним из​​ имеет некоторые особенности.​

Открытие общего файла

​«OK»​ который является объектом​ он себе в​

1. ​Соответственно и время,​ удовольствие​​ бок о бок,​​ файлу файл заблокирован:​ к новой книге,​​Нельзя:​​ обновили, нажимаем кнопку​

   

2. ​ «Доступ к книге»,​Предоставление доступа к книге​ манипуляции выполнены, жмем​Создавать или изменять сценарии;​ который мы рассматривали​ пользователей. Причем учитываются​Запускаем Эксель и переходим​​.​​ совместного труда. В​

   

3. ​ нём работает, а​ когда накопитель открыт​Цитата​ видим мониторы друг​Почистить либо удалить журнал​ то выбираем ей​Создавать таблицы Excel.​​ «Закрыть».​​ ставим флажок у​ другим пользователям​​ на кнопку​​Создавать таблицы;​

   

4. ​ в предыдущем разделе.​​ исправления всех пользователей​​ во вкладку​​После указанных выше действий​​ связи с этим​​ другие пользователи не​​ другим пользователем, ничтожно​(cherkas)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>сохранить мы нормально​ друга в подробностях.​ изменений.​ название. Если совместное​Создавать, менять или просматривать​​Всё.​​ функции «Разрешить изменять​

​Нажмите кнопку​«OK»​

Просмотр действий участников

​Разделять или объединять ячейки;​ После того, как​ на всем диапазоне​«Файл»​

1. ​ совместный доступ к​ очень актуальным становится​ могут его редактировать​ мало по сравнением​ не можем, или​​Serge_007​​Почистить содержимое файла.​​ пользование предполагается для​​ сценарии.​На книгу с​​ файл нескольким пользователям​​Общий доступ​.​Манипулировать с XML-данными;​​ настройки внесены, жмем​​ листа. Действия каждого​

   

2. ​. Далее жмем на​ файлу с разных​ вопрос обеспечения одновременного​ пока первый не​ со временем подготовки​ моё или егоА​: Что-то Вы сами​Отменить, а потом снова​

   ​ существующего файла –​Удалять листы.​ общим доступом можно​ одновременно (это также​на ленте.​После этого программа сформирует​Создавать новые таблицы;​ на кнопку​ участника помечаются отдельным​ кнопку​ устройств и под​ коллективного доступа. Программа​ закроет, то есть​ данных.​ вот здесь Вы​

   

   ​ себе противоречите. Если​ активировать совместный доступ.​ жмем ОК.​Объединять либо разделять ячейки.​ установить пароль. На​ позволит объединять книги)».​

   

3. ​Можно также выбрать элементы​ новый лист под​Удалять листы;​«OK»​​ цветом.​​«Открыть»​ различными учетными записями​ Excel имеет в​
   • ​ редактировать может только​Skary​
   • ​ что-то опять путаете.​ Вы дали общий​
   • ​Открыть книгу xls в​Открываем меню Microsoft Office.​
   • ​Работать с XML-данными (импортировать,​ закладке «Рецензирование» в​

   

   ​На закладке «Подробнее»​​Файл > Общий доступ​​ названием​Производить условное форматирование и​.​Если навести курсор на​.​ пользователей будет открыт.​

   

   ​ своем распоряжении инструменты,​​ один. Это не​​: Доброго времени суток!​ Сохраняются все изменения,​ доступ, то файл​ OpenOffice. И снова​ Выбираем команду «Сохранить​ добавлять, обновлять, удалять​

   ​ разделе «Изменения» нажимаем​ уточните параметры для​.​«Журнал»​ ряд других действий.​В следующем окне отображаются​ помеченную ячейку, откроется​Запускается окно открытия книги.​ На это указывает​ которые могут его​​ баг! так всегда​​ Есть таблица в​

   

4. ​ внесённые всеми пользователями​ могут редактировать несколько​ сохранить ее в​ как». Выбираем тот​

Рецензирование действий пользователей

​ и т.д.).​ на кнопку «Защитить​ обновления изменений в​Примечание:​, в который будет​

1. ​Как видим, ограничения довольно​​ все исправления, которые​​ примечание, в котором​​ Переходим в директорию​​ то, что в​​ предоставить. Давайте разберемся​​ было с документами,​

   

2. ​ которую постоянно добавляют​Alex_ST​ пользователей одновременно, если​ xls.​ формат файла сохранения,​Выход: отключить общий доступ​ книгу и дать​ книге.​ Если файл еще не​ внесена вся информация​ существенны. Если, например,​ удовлетворяют выбранным нами​ указано, кем и​ сервера или жесткого​​ верхней части окна​​ в нюансах работы​

   

3. ​ если документ уже​ новую информацию, из​: Для обновления вытащите​ файл открывается только​Замечено, что запись «Файл​ который «пойдет» на​ – выполнить запрещенную​ общий доступ».​Если книга новая,​ сохранен в OneDrive,​ по редактированию данного​ без работы с​ ранее параметрам. Выделив​ когда было выполнено​ диска ПК, где​

Удаление пользователя

​ после названия книги​ приложения Эксель в​ используется кем то,​ за одновременного использования​ на панель кнопку​ для чтения -​ заблокирован» реже появляется​ всех пользовательских компьютерах.​ задачу – снова​Функциями, расположенными в​ то вводим имя​ вам будет предложено​ файла в виде​ XML-данными зачастую можно​

1. ​ конкретное исправление в​​ соответствующее действие.​​ расположена книга. Выделяем​​ отображается наименование режима​​ условиях одновременной работы​ то доступ к​​ её через сеть,​​ «Обновить файл»​

   

2. ​ значит Вы не​ в новейших версиях​Местом сохранения выбираем сетевой​ включить доступ.​​ разделе «Изменения» на​​ файла.​ сделать это, чтобы​ таблицы.​ обойтись, то без​ списке действий, и​Для того, чтобы изменить​ её наименование и​​ доступа –​​ нескольких пользователей с​

   

3. ​ нему ограничен для​ несколькими пользователями одновременно​Цитата​ дали общий доступ​ Excel.​ ресурс / сетевую​Совместное пользование ограничивает для​ закладке «Рецензирование» можно​Если книга рабочая,​ предоставить общий доступ.​Теперь остается непосредственно отключить​​ создания таблиц работа​​ нажав соответствующую кнопку,​

​ правила отображения исправлений,​

Ограничения по использованию общей книги

​ жмем на кнопку​«Общий»​ одной книгой.​ всех других. Надо​ — неудобно эту​(cherkas)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>… и сохранить​Цитата​На вкладке «Рецензирование» открываем​ папку, которую откроют​

• ​ участников еще ряд​
• ​ управлять книгой с​
• ​ нажимаем кнопку «ОК».​
• ​Выберите пользователя, которому вы​
• ​ общий доступ. Для​
• ​ в Экселе вообще​
• ​ расположенную внизу окна​ возвращаемся в окно​

​«Открыть»​. Теперь файл снова​Скачать последнюю версию​ сделать простую базу​ таблицу редактировать приходится​ мы нормально не​(cherkas)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>компьютеры стоят бок​ меню «Доступ к​ предполагаемые участники. Нажимаем​ задач:​ общим доступом.​Нажимаем на кнопку​ хотите предоставить общий​ этого, расположившись во​ не мыслится. Что​ под перечнем, можно​ настройки. В поле​.​ можно переносить на​ Excel​ данных чтобы строки​ по очереди добавлять​ можем, или моё​

Отключение общего доступа

​ о бок, видим​ книге».​ «Сохранить».​Недопустимо​Данные в книге​ «Office» в левом​ доступ, в раскрывающемся​ вкладке​ же делать в​

1. ​ принять данный пункт​«По времени»​Открывается общая книга. Теперь​ сервер.​Эксель может не только​ с записями в​
2. ​ инфу. Нужно сделать​ или его…Всё нормально​ мониторы друг друга​В разделе «Правка» мы​​Внимание! Нельзя использовать для​​Реально​​ на других компьютерах​​ верхнем углу таблицы.​ списке или введите​«Рецензирование»​​ том случае, если​​ или отказаться от​

   

3. ​доступны следующие варианты​ при желании мы​Кроме того, все в​ предоставить общий доступ​​ неё добавлялись по​​ какую то базу​​ и без вопросов​​ в подробностяхЯ совершенно​​ видим перечень пользователей.​​ сохранения общего файла​​Вставлять либо удалять группу​​ обновятся только после​ В появившемся окне​ его имя либо​, кликаем по уже​​ нужно создать новую​​ него. Также существует​ выбора периода просмотра​​ сможем изменить имя,​ том же окне​​ к файлу, но​ кнопке добавить, или​ данных к которой​ сохраняется если изменения​ не об этом​​Выбираем имя – нажимаем​​ веб-сервер.​

   

4. ​ ячеек​ сохранения книги, в​ нажимаем на кнопку​​ адрес электронной почты.​​ знакомой нам кнопке​ таблицу, объединить ячейки​ возможность группового принятия​ исправлений:​ под которым будем​

   

5. ​ доступа к файлу​ решить некоторые другие​ как то так,​ будут подключатся пользователи,​​ не вносились пользователями​​Alex_ST​ «Удалить».​​Теперь проверим и обновим​​Добавлять строку или столбец​

   

6. ​ которой сделали изменения​ функции «Сохранить как».​Добавьте сообщение (необязательно) и​​«Доступ к книге»​​ или выполнить любое​ или отказа от​отображение со времени последнего​ представлены в журнале​​ можно настроить параметры​ задачи, которые появляются​​ чтоб добавлять записи​ будут вносить данные​ в одни и​​: Сто пудов это​​Перед удалением проверьте, что​

   

7. ​ ссылки:​Добавлять либо изменять условные​ данных. Закрывать книгу​ Выбираем сеть, которой​ нажмите кнопку​.​ другое действие из​ всех указанных операций.​ сохранения;​​ изменения файла. Переходим​​ одновременной работы. Это​

​ по ходу совместной​ с разных рабочих​ и просматривать их.​ те же ячейки.​ так!​ пользователи закончили работу​Вкладка «Данные». «Подключения».​ форматы​ не нужно, достаточно​ мы будем пользоваться​​Отправить​​Запускается окно управления общим​ вышеуказанного перечня? Выход​Существуют случаи, когда отдельного​вся хранящиеся в базе​

​ во вкладку​ можно сделать сразу​ работы с одной​ станций одновременно.​ Все данные будут​А Вы что,​Устами Админа глаголит​ с файлом.​Изменить ссылки / изменить​Работать с существующими форматами​ просто сохранить кнопкой​ — или из​.​ доступом. Переходим во​ есть, и он​ пользователя нужно удалить.​ исправления;​

​«Файл»​

lumpics.ru

Совместная работа

​ же во время​ книгой. Например, инструменты​

1. ​Skary​ ​ делится на группы​​ думали, что Excel​

   ​ истина!​​Все пользователи должны сохранить​​ связи. Если такая​

   ​Включать или изменять инструмент​​ на панели быстрого​ адресной строки (Windows​Далее:​ вкладку​ довольно простой: нужно​

2. ​ Это может быть​те, которые ещё не​. Далее перемещаемся в​ включения режима совместной​ приложения позволяют отслеживать​, может конечно и​

3. ​ типа обувь, куртки,​ сам за Вас​​И про сомнительное​​ информацию и закрыть​

​ кнопка отсутствует, в​​ «Проверка данных»​ доступа.​

support.office.com

Общий доступ к файлу Excel.

​ Vista), или из​   Настройка мобильного приложения​«Правка»​ временно отключить общий​ связано с тем,​ просмотрены;​​ раздел​ работы, а можно​​ изменения, производимые различными​
​ не то что​ шапки. В распоряжении​ будет решить, чьи​ удовольствие — тоже​​ общий файл. Если​​ листе нет связанных​Работать с существующими настройками​Каждый пользователь должен​ списка «Папка» (Windows​ Excel​​, если окно было​ доступ к документу,​
​ что он выбыл​
​начиная с конкретной указанной​«Параметры»​ отредактировать параметры чуть​

• ​ участниками, а также​
• ​ Вы хотите видеть,​
• ​ пока только ексель​ изменения нужно сохранить,​ (очень многие вроде​ необходимо оставить журнал,​
• ​ файлов.​ проверки​
• ​ работать на своих​ XP). Использовать нужно​Когда нужно работать​ запущено в другой​

​ выполнить нужные изменения,​ из проекта, так​ даты.​.​
​ позже. Но, естественно​ утверждать либо отклонять​ но как информация​ но лицензиями не​ а чьи проигнорировать?​ бы обычные вещи​ соблюдаем инструкцию:​

​Переходим на вкладку «Состояние»,​Создавать или редактировать диаграммы,​ листах книги, чтобы​ сетевую папку (с​
​ в одной таблице​ вкладке. Снимаем галочку​ а затем подключить​ и чисто по​В поле​В разделе​ ими управлять может​ их. Выясним, что​
​ для размышления. Можно​ ограничен. Спасибо.​Fairuza​ в общем доступе​
​Вкладка «Рецензирование» — «Исправления»​ чтобы проверить имеющиеся​ сводные отчеты​
​ не было конфликта.​ локальной сетью), а​
​ Excel на разных​ около пункта​ возможность совместной работы​ техническим причинам, например,​«Пользователем»​«Общие»​ только главный пользователь,​ может предложить программа​ реализовать Вашу базу​Skary​: Надо каждому нажимать​ становятся невозможными)​ — «Выделить исправления».​ связи. На работоспособность​Работать с имеющимися диаграммами​ Если одновременно два​ не веб –сервер​
​ компьютерах одновременно нескольким​«Разрешить изменять файл нескольким​ снова.​ если учетная запись​можно выбрать конкретного​имеется блок настроек​ который координирует общую​
​ пользователям, столкнувшимся с​ данных в MS​​: Почему если «одновременно»​
​ время от времени​RAN​Устанавливаем параметры «Исправлений». По​ связей указывает кнопка​ и сводными таблицами​ пользователя внесут разные​ (не интернет).​​ людям, то в​ пользователям одновременно»​Когда работа над проектом​​ была внесена неправильно​ участника, исправления которого​«Личная настройка Microsoft Office»​
​ работу с файлом.​ подобной задачей.​ Access. Сделать единую​ — «приходится по​
​ «принять все изменения»​:​ времени – «все».​ ОК.​Вставлять или редактировать рисунки​ данные в одну​Теперь проверим все​ таблице нужно установить​
​. Для закрепления внесенных​ закончена, или, в​ или участник начал​ будут отображаться, или​. Тут в поле​Переходим во вкладку​
​Но начнем мы все​ базу, создать различные​​ очереди»?​ ​Alex_ST​​Дайте общий доступ файлу​ Галочки напротив «Пользователем»​Открываем меню Microsoft Office.​
​ и графические объекты​ и ту же​ ссылки на другие​
​общий доступ к файлу​
​ изменений жмем на​ случае необходимости внесения​ работать с другого​ оставить отображение действий​«Имя пользователя»​«Подробнее»​ же с выяснения​ формы для редактирования​

​Skary​: Этим можно ограничиться​<>​ и «В диапазоне»​Нажимаем «Открыть».​
​Просматривать имеющиеся рисунки и​ ячейку, то выйдет​ книги и документы.​ Excel​ кнопку​ изменений в файл,​ устройства. В Экселе​ всех пользователей, кроме​можно поменять наименование​.​
​ вопроса, как предоставить​ информации. На мой​: потому что если​ только если изменения​Дайте общий доступ К​ сняты. Напротив «вносить​Выбираем общую книгу.​ графические объекты​ окно с вопросом,​ Нажимаем кнопку «Сохранить»​.​«OK»​
​ о списке которых​ существует такая возможность.​ себя.​ своей учетной записи​Тут можно указать, хранить​ общий доступ к​ взгляд, так будет​ кто то открывает​ не противоречат друг​ файлу​ изменения на отдельный​Когда книга открыта, нажимаем​Вставлять или менять гиперссылки​ какой вариант данных​
​ на панели быстрого​Но все функции​.​ мы говорили в​Переходим во вкладку​В поле​ на любую другую.​ ли журналы изменений,​

excel-office.ru

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

​ файлу. Прежде всего,​ удобнее и проще.​ таблицу через локалку​ другу.​cherkas​ лист» — стоит.​ на кнопку Microsoft​Переходить по имеющимся гиперссылкам​ оставить.​ доступа вверху слева​ будут работать в​

​Открывается диалоговое окно, в​ предыдущем разделе, следует​«Рецензирование»​«В диапазоне»​ После того, как​ и если хранить,​

Особенности работы с общим файлом

​ нужно сказать, что​Если же Вы​ то другим она​А вот если​

​: Всё, разобрался. Я​

• ​ Жмем ОК.​
• ​ Office. Переходим на​Назначать, редактировать либо удалять​
• ​В книге с​
• ​ таблицы.​
• ​ таблице, после того,​ котором предупреждается, что​ отключить режим совместной​

​. В блоке​, можно указать конкретный​ все настройки выполнены,​ то какое время​

​ процедура включения режима​ хотите оставить все​ доступна только для​

​ Вы и Ваш​	​ дал общий доступ​
​Откроется Журнал изменений. Его​ вкладку «Параметры Excel»​	​ пароли​
​ общим доступом можно​Проверяем ссылки на другие​	​ как мы установим​
​ выполнение данного действия​ работы.​	​«Изменения»​ диапазон на листе,​
​ жмем на кнопку​ (по умолчанию включено​	​ совместной работы с​ в excell, то​
​ чтения.​ напарник что-то вносили​	​ по сети, а​ можно сохранить либо​
​ (в нижней части​	​Существующие пароли функционируют​
​ установить в ячейки​ книги так​	​общий доступ в Excel​
​ сделает невозможным совместное​Прежде всего, все участники​	​на ленте жмем​
​ на котором будут​«OK»​	​ 30 дней).​ книгой не может​
​ можно подумать на​Skary​	​ в одни и​ в самом excel​ распечатать.​
​ меню).​Ставить либо снимать защиту​	​ для заполнения проверку​
​.​. Поэтому, сначала сделать​	​ использование документа. Если​ должны сохранить вносимые​

​ на кнопку​

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

​ учитываться действия членов​.​Также тут определяется, как​ быть проведена на​ счет какого-нибудь bat-ника.​: Общий доступ не​ те же ячейки,​

1. ​ не дал. И​Чтобы отключить совместный доступ​«Общие» — «Личная настройка»​
2. ​ листов и книг​ вводимых данных. Если​На закладке «Данные»​ таблицу полностью, отформатировать,​ вы твердо уверены​
3. ​ изменения и выйти​«Доступ к книге»​ команды для отображения​
4. ​Теперь можно приступать к​ обновлять изменения: только​ сервере, а только​ Реализовать это можно​ предоставлен?​ то тут придётся​ как я хотел​ к файлу Excel,​
5. ​ — «Имя пользователя».​Существующая защита работает​ данные введутся с​ в разделе «Подключения»​ настроить, удалить или​ в принятом решении,​
6. ​ из файла. С​.​ на вашем экране.​ работе с документом.​ при сохранении книги​

​ на локальном компьютере.​ так — на​AleksSid​

​ ещё и выбирать​ не получается, у​

1. ​ на вкладке «Рецензирование»​
2. ​ Вводим опознавательную информацию​Группировать, структурировать данные; вставлять​ ошибкой, то таблица​ нажимаем на кнопку​ добавить листы, т.д.,​
3. ​ то кликните по​ документом остается работать​Открывается уже знакомое нам​Кроме того, установив галочки​Совместная работа предусматривает постоянный​

Открытие книги с совместным доступом

1. ​ (по умолчанию) или​
2. ​ Поэтому, если документ​
3. ​ сервере хранится Ваш​
4. ​: предоставлен и редактирование​ чи изменения сохранять.​ меня не отображается​ нажать «Доступ к​ (имя, ник-нейм).​ подуровни​
5. ​ может обработать такие​ «Изменить связи». Если​ затем, устанавливать​ кнопке​

​ только главный пользователь.​ окно управления доступа​ около отдельных пунктов​

​ контроль и координацию​ через заданный промежуток​ хранится на сервере,​ файл. подобные файлы​ по сети разрешено,​Fairuza​ то, что набирает​ книге» и снять​Все. Можно редактировать информацию,​Работать с имеющимися группами,​

1. ​ данные с ошибкой.​ эта кнопка не​общий доступ к книге​«Да»​Если нужно сохранить журнал​ к файлу. Во​
2. ​ можно включить или​ действий всех участников​ времени.​ то, прежде всего,​ хранятся на компьютерах​ но когда таблица​
3. ​: Alex_ST, Я поняла​ коллега, а у​ галочку напротив «Разрешить​ вводить новую. После​ структурами и подуровнями​ Как настроить проверку​
4. ​ активна, значит связи​ Excel.​

​.​ операций после снятия​ вкладке​

1. ​ отключить выделение исправлений​ группы.​
2. ​Очень важным параметром является​
3. ​ его нужно перенести​ пользователей. Они добавили​
4. ​ у кого то​ буквально «заполняют базу»,​ него нету того​ изменять файл нескольким​

​ работы – сохранить.​Записывать, изменять или просматривать​ вводимых данных, смотрите​ нет.​

Как удалить пользователя

1. ​Внимание!​После вышеуказанных действий общий​ общего доступа, то,​
2. ​«Правка»​ на экране и​
3. ​Чтобы посмотреть действия, совершенные​ пункт​

​ на свой локальный​ в файлик необходимые​ уже открыта то​

Как отключить режим совместного доступа в Excel

​ что вносят основные​ что набираю я​ пользователям».​Случается, что при открытии​ макросы​

1. ​ в статье «Проверка​Выбираем из списка нужную​
2. ​В книге с​ доступ к файлу​ находясь во вкладке​находится список всех​ отображение изменений на​ конкретным пользователем во​«Для противоречивых изменений»​ ПК и там​
3. ​ данные, запустили этот​ всем остальным при​ данные.​

​ и сохранить мы​В списке должен остаться​ книги Excel с​Запускать имеющиеся макросы, которые​ данных в Excel»​ связь в окне​ общим доступом не​ будет закрыт, а​

​«Рецензирование»​ пользователей, которые работают​ отдельном листе. После​

exceltable.com

Разрешение работы с файлом с двух компьютеров.

​ время работы над​​. В нем указывается,​ уже производить все​ bat-ник и он​ попытке открыть пишет​Alex_ST​ нормально не можем,​ один пользователь –​ совместным доступом к​ не связаны с​ тут.​ «Изменение связей».​
​ работают такие функции:​

​ журнал исправлений будет​​, кликаем по кнопке​ с этой книгой.​
​ того, как все​ книгой, находясь во​

​ как программа должна​​ нижеописанные действия.​ добавил эту информацию​ «документ доступен только​: Ну, если нужно​ или моё или​ Вы.​ файлу появляется запись​
​ недоступными задачами​Как в Excel​Если обновлений связи не​Создать таблицу.​ очищен. Информацию о​

​«Исправления»​​ Выделяем имя того,​ настройки установлены, жмем​ вкладке​ вести себя, если​После того, как книга​ в файл на​ для чтения».​ готовить данные для​ его… Жаль.​cherkas​
​ «Файл заблокирован». Сохранить​​Изменять или удалять формулы​ настроить автоматический перенос​ нужно производить, нажимаем​Удалить лист.​ ранее произведенных операциях​

​на ленте. В​​ кого нужно убрать,​ на кнопку​
​«Рецензирование»​ несколько пользователей одновременно​
​ создана, переходим во​ сервере.​Skary​ ввода записей в​Всем спасибо.​: Здравствуйте, подскажите, возможно​

​ не получается. При​​ массива​​ данных из одной​ ​ кнопку «Закрыть».​ ​Вставить или удалить ячейки.​ теперь можно будет​

​ открывшемся меню выбираем​​ и жмем на​«OK»​кликаем по кнопке​ редактируют одну и​ вкладку​Нечто подобное я​: Значит ошибка в​ общую таблицу-базу данных,​AndreTM​ ли как то​ последующем открытии оказывается,​Пользоваться существующими формулами​ таблицы, книги Excel​Если в строке​ Но можно вставить​ увидеть в виде​
​ пункт​

​ кнопку​​.​«Исправления»​ ту же ячейку.​

​«Рецензирование»​​ уже реализовывал. Если​ предоставлении общего доступа.​ то примерно для​: А «Сервис»-«Общий доступ​

​ разрешить одновременно вносить​​ что общий доступ​Добавлять в форму данных​

​ в другую, смотрите​​ названия связи стоит​​ или удалить строки,​​ таблицы только на​«Выделить исправления…»​«Удалить»​
​После этого на листе​​, которая находится в​ По умолчанию выставлено​и жмем на​ что обращайтесь. Удачи​ Поковыряйтесь в этом.​
​ этого я делал​​ к книге…» (в​ в фаил изменения​
​ отключен. Возможные причины​​ новую информацию​ в статье «Как​ «Неизвестно», то нажимаем​ столбцы.​ листе​.​.​

​ действия участников будут​​ группе инструментов​ условие постоянного запроса,​ кнопку​
​ Вам!У нас на​​Zet_iKs​ процедуру, описанную в​ MSO-2003) смотрели? Пробовали?​ с двух компьютеров.​ проблемы:​Искать информацию в форме​ связать две таблицы​ на кнопку «Состояние».​Добавить или изменить условное​
​«Журнал»​Открывается окно выделения исправлений.​После этого открывается диалоговое​ отображаться с учетом​«Изменения»​ действия кого из​

​«Доступ к книге»​​ работе трое с​: да нет тут​ топике Макрос «Copy_ROWs_to_EXT_FILE»​

​cherkas​​ Работа по сети,​Одну и ту же​ данных​ в Excel».​
​Если написано «Ошибка.​ форматирование.​, если соответствующие действия​ Настройки тут нужно​ окно, в котором​ введенных настроек.​на ленте. В​ участников проекта имеют​

​, которая размещена в​​ одним файлом работали​ никакой ошибки! локалка​ (Копирование строк выбранных​: Именно его и​

​ заполняем базу, очень​​ часть документа редактируют​​Совместный доступ в Microsoft​ Книга не найдена»,​Вставить или изменить графики,​ по сохранению данной​ расставить следующим образом.​ предупреждается, что если​Главный пользователь имеет возможность​ открывшемся меню кликаем​ преимущества. Но можно​
​ блоке инструментов​ проблем не было.​ работает отлично и​ ячеек во внешний​ включил, теперь работать​ не удобно работать,​ несколько пользователей. К​Сначала определяемся, какую книгу​ Excel дает возможность​
​ то нажимаем кнопку​ диаграммы, картинки, гиперссылки,​ информации были проведены​
​ В поле​ данный участник в​ применять или отклонять​ по кнопке​ включить постоянное условие,​«Изменения»​ На другом форуме​
​ права доступа настроены​ файл)​ можно вместе а​ приходится или кусками​ примеру, вбивают разные​ мы «откроем» для​

excelworld.ru

Одновременное редактирование таблицы несколькими пользователями через сеть

​ работать с одним​​ «Изменить». Выбираем другой​ пароль, защиту листов,​ ранее.​«Во времени»​ этот момент редактирует​ правки других участников.​«Выделить исправления»​ при котором преимущество​.​ эту тему поднимали​ верно. одновременно нельзя​В этом случае​ сохраняется по отдельности.​ копировать или по​ данные в одну​ редактирования сразу несколькими​ файлом сразу нескольким​ лист этой книги,​ формул массива.​Как видим, программа Эксель​установить параметр​ книгу, то все​ Для этого требуется​

​.​​ будет всегда у​Затем активируется окно управления​ — вывод если​

​ редактировать один и​​ каждый юзер готовит​AndreTM​ очереди работать.​ ячейку. Возникает блокировка.​ участниками. Создаем новый​ пользователям. Десять-двадцать человек​

​ т.к. источник (таблицу)​​Открываем книгу, к​ предоставляет возможность включения​

​«Все»​​ его действия не​ совершить следующие действия.​Открывается окно просмотра исправлений.​ того, кто успел​ доступом к файлу.​ больше двух пользователей​ тот же документ​ данные на своём​: Не понял смысла​

​Спасибо.​​Во время пользования совместным​ файл и наполняем​ на разных компьютерах​

​ могли переместить, изменить​​ которой нужно сделать​ общего доступа к​. Напротив наименований полей​ будут сохранены. Если​Находясь во вкладке​ По умолчанию после​ первым сохранить изменение.​ В нём следует​ одновременно работаю с​ с разных рабочих​

​ компе в своей​​ фразы…​Serge_007​ файлом ведется журнал​ его информацией. Либо​ одновременно вносят какие-то​

​ название.​ общий доступ для​ файлу и одновременной​«Пользователем»​ вы уверены в​«Рецензирование»​ того, как книга​Кроме того, при желании​ установить галочку около​ файлом возможны глюки​ станций так всегда​ копии таблицы, а​Serge_007​: Дайте общий доступ​ изменений (кто входил,​ открываем существующий.​ данные в один​Если написано, что​ совместной работы.​ работы с ним.​и​ своем решении, то​, щелкаем по кнопке​ становится общей, автоматически​ можно отключить из​ параметра​ и виноват в​ было.​ когда несколько строк​:​ файлу​​ когда, что делал).​​Переходим на вкладку «Рецензирование».​ документ. Где находится​ связь нужно обновить,​На закладке «Рецензирование»​ Кроме этого, с​«В диапазоне»​ жмите кнопку​«Исправления»​ включается отслеживание исправлений,​ личного представления параметры​«Разрешить изменять книгу нескольким​ это эксель (не​Vlad999​
​ готовы, выделяет их​Цитата​Только это сомнительное​ Книга увеличивается. Начинает​ Диалоговое окно «Доступ​ определенная информация, работают​ нажимаем кнопку «Обновить».​ в разделе «Изменения»​ помощью специальных инструментов​следует снять галочки.​«OK»​. Выбираем пункт​ о чем свидетельствует​ печати и фильтры,​ пользователям одновременно»​ доработан). Выход предложил​: Посмотрите в >параметрах​
​ и нажимает кнопку​(cherkas)200?’200px’:»+(this.scrollHeight+5)+’px’);»>у меня не​ удовольствие​ «глючить».​ к книге».​ определенные формулы.​ Так, действуем по​ нажимаем на кнопку​ можно отслеживать действия​ Аналогичную процедуру нужно​.​«Принять/отклонить исправления»​ галочка, установленная напротив​ сняв галочки около​. Далее жмем на​Zet_iKs​​ Excel>Безопасность< не стоит​

CyberForum.ru

​ вызова макроса.​

В процессе работы над документом Excel нередко появляется необходимость подключиться к нему сразу нескольким людям. Причем очень часто их количество может исчисляться несколькими десятками. Поэтому вопрос совместной работы не ограничивается одним лишь подключением людей, поскольку они могут нередко вносить противоречивые изменения, которые нужно научиться быстро и эффективно править.

Кто это может сделать? Человек, имеющий статус главного пользователя. Одним словом, что нужно сделать для того, чтобы совместная работа с документом стала не просто возможной, но и эффективной?

Особенности работы с общим файлом Excel

Работа с общим файлом в Excel имеет свои особенности. Так, некоторые действия недоступны для пользователей:

1. Создание таблиц.
2. Управление сценариями, включая их просматривание.
3. Удаление листов.
4. Пользователи не имеют возможности соединять несколько ячеек или наоборот, разбивать ранее объединенные. 
5. Любые операции с XML данными.

Как можно обойти эти ограничения? Необходимо просто снять общий доступ, а потом его вернуть, когда появится такая необходимость.

Вот еще таблица с некоторыми задачами, которые возможно или невозможно выполнить, если вы работаете вместе с несколькими людьми над одной таблицей.

Как сделать совместный доступ к файлу Excel

Сначала нужно понять, какой файл необходимо сделать доступным для редактирования сразу несколькими людьми. Это может быть как новый файл, так и уже существующий. 

Настройка параметров

Все необходимые для создания совместного доступа к файлу в Excel действия находятся в разделе «Доступ к книге», который можно отыскать, перейдя на вкладку «Рецензирование».

Всплывет окно, в котором есть две вкладки. Нас интересует первая, которая открывается автоматически. Нам нужно поставить флажок возле пункта, отмеченного на скриншоте красным прямоугольником. С его помощью мы даем возможность нескольким пользователям управлять документом.

После того, как мы открыли доступ для редактирования, нам нужно его настроить. Для этого открываем вторую вкладку.

После внесения параметров подтверждаем свои действия. Для этого делаем левый клик по клавише «ОК». Совместный доступ может быть открытым для любой книги как новой, так и уже существующей. В первом случае нужно будет придумать имя для нее. 

После этого нужно сохранить файл на компьютере.

Важно! Формат должен быть таким, чтобы файл мог открыть каждый пользователь со своей версии электронных таблиц.

Открытие общего файла

Сохранить файл нужно на сетевом ресурсе или папке, к которой имеют доступ участники, которым нужно использовать этот файл. После того, как будет выбрана директория, нам осталось только нажать кнопку «Сохранить».

При этом недопустимо использование веб-сервера, чтобы сохранить общий файл. 

После выполнения всех описанных выше операций нужно проверить, получается ли подключать других людей. Для этого необходимо открыть вкладку «Данные» и там непосредственно под ней найти пункт «Подключения». Если на него нажать, появляется возможность изменить ссылки или связи. Если соответствующей кнопки нет, то нет связанных файлов.

Далее открывается вкладка «Состояние», с помощью которой возможно проверить связи. О том, что все хорошо, можно узнать по наличию кнопки «ОК».

Как открыть книгу Excel с совместным доступом

Excel позволяет также открыть книгу с совместным доступом. Чтобы это сделать, нужно нажать на кнопку Office. Когда появится всплывающая панель, нам необходимо выбрать пункт «Открыть» и выбрать ту книгу, которая будет использоваться для общего доступа. После этого опять нажимаем на кнопку Office, и открываем окно «Параметры Excel», которую можно найти внизу.

В левой части появившегося окна будет возможность выбрать категорию настроек, но нас интересует самая первая, где приводятся самые общие параметры.

Далее переходим в пункт «Личная настройка», где нужно указать данные, позволяющие отфильтровать пользователей – имя пользователя, никнейм.

После выполнения этих операций появляется возможность отредактировать информацию в документе или же добавлять какие-то данные. Не забудьте сохранить изменения после их внесения.

При этом могут иногда при сохранении появляться проблемы. Например, общий доступ открывается только для первого открытия, и при попытке открыть документ во второй раз программа выдает ошибку. Это может происходить по следующим причинам:

1. Если в одной и той же ячейке вносят данные сразу несколько участников. Или любую другую часть.
2. Формирование журнала изменений, из-за которого книга увеличивается в размере. Это приводит к неполадкам.
3. Пользователь был удален из совместного доступа. В таком случае сохранить изменения не получится только на его компьютере. 
4. Сетевой ресурс перегружен.

Чтобы исправить проблему, нужно предпринять следующие действия:

1. Удалить журнал изменений или стереть с него лишнюю информацию. 
2. Убрать лишнюю информацию внутри самого документа.
3. Перезапустить совместный доступ. 
4. Открыть документ Excel в другом офисном редакторе, а потом снова сохранить его в формате xls.

Правда, в последних версиях эта ошибка случается не так часто, как в старых.

Как посмотреть действия участников

В ходе совместной работы нужно постоянно следить, чтобы какой-то из участников чего-то не испортил. Поэтому нужно научиться понимать, какие действия были совершены кем-то из них. Для этого надо выполнить следующие действия.

1. Перейти на вкладку «Рецензирование», и там найти пункт «Исправления». В меню осуществляем выбор пункта «Выделить исправления».
   
2. Далее появится окно, в котором можно узнать, какие изменения были внесены пользователями. Этот список формируется автоматически. В том, что это действительно так, можно убедиться, посмотрев, стоит ли галочка возле соответствующего пункта этого диалогового окна.
   

    При этом в перечне в левом верхнем углу будут отображаться только те изменения, которые были осуществлены с момента последнего сохранения. Так сделано для удобства, всегда можно посмотреть более ранние правки в журнале.

3. Каждому участнику приписывается определенный цвет, по которому можно понять, кто внес изменения. Метки находятся в левом верхнем углу. Также можно настроить отслеживание изменений по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне, а также отключить их выведение на экран.
   
4. При наведении мыши на ячейку, на которой стоит такая отметка, появляется небольшой блок, из которого можно понять, кем были внесены изменения.
   
5. Для внесения коррективов в правила отображения исправлений нужно вернуться в окно с настройками, после чего найти поле «По времени», где можно выставить точку отсчета для просмотра изменений. То есть, времени, с которого исправления будут отображаться. Можно установить период с момента последнего сохранения, настроить отображение всех исправлений за все время, исключительно не просмотренных или указать дату, с которой они будут отображаться.
   
6. Также можно регулировать отображение исправлений, внесенных лишь конкретным участником.
   
7. С помощью соответствующего поля можно настроить диапазон листа, в котором будет вестись журнал действий команды.

Также можно вносить и другие изменения, выставив соответствующие галочки в нужных местах.

Список изменений не лежит мертвым грузом. Главный пользователь может рецензировать правки других участников, подтверждая или отклоняя их. Как это сделать?

1. Перейти на вкладку «Рецензирование». Там находится меню «Исправления», где пользователь может управлять исправлениями. Во всплывающей панели нужно выбрать опцию «Принять/отклонить исправления», после чего будет показано окно, в котором отображаются исправления.
   
2. Отбор правок может осуществляться по тем же критериям, что были описаны ранее: по времени, конкретному пользователю или в определенном диапазоне. После установки необходимых параметров нажимается клавиша ОК.
3. Далее отобразятся все коррективы, которые соответствуют условиям, выставленным на предыдущем этапе. Можно согласиться с конкретной правкой или отклонить ее, нажав на соответствующую кнопку в нижней части окна. Также возможно пакетное принятие коррективов или их отклонение.
   

Теперь нужные коррективы были оставлены, а лишние – удалены.

Как удалить пользователя из файла Excel

Время от времени появляется необходимость убирать пользователей из совместного редактирования. Причин может быть огромное количество: им было дано другое задание, участник начал вносить правки с другого компьютера и так далее. Реализовать эту задачу в Excel вовсе несложно.

Сначала открываем вкладку «Рецензирование». Там находится группа «Изменения», где есть опция «Доступ к книге».

После этого на экране появится то же самое окно, которое мы видели ранее. С перечнем всех людей, которые могут вносить изменения в таблицу, можно ознакомиться на вкладке «Правка». Чтобы убрать пользователя, который нам не нужен в данный момент, нужно найти его в этом списке, выделить путем нажатия левой кнопки мыши и нажать на кнопку «Удалить», которая находится ниже.

Далее Эксель предупредит пользователя, что коррективы, внесенные этим участником, могут не быть сохранены, если в данный момент он вносит в книгу изменения. Если вы согласны, то нажимайте «ОК», и пользователя теперь в совместном использовании не будет.

Как ограничить использование общей книги

Самый лучший способ ограничить использование общей книги – это удалить пользователя. Если это не подходит, можно выставлять право на просмотр или редактирование книги конкретным участником.

При этом важно помнить, что некоторые ограничения встроены в совместное использование по умолчанию. Они были описаны выше. Давайте их вспомним, поскольку повторение – мать учения.

1. Запрещено создание умных таблиц, которые автоматически обновляют данные и имеют множество других возможностей.
2. Нельзя управлять сценариями. 
3. Есть встроенное ограничение на удаление листов, соединение или разъединение ячеек.
4. Выполнение всех операций с XML-данными. Простыми словами, есть ограничения на структурирование большого количества данных, в том числе, и редактирования их массивов. XML – это один из самых непонятных типов файлов для начинающих пользователей, но на самом деле, это все просто. С помощью файлов этого типа можно передавать данные, внося пакетные изменения в документ. 

Проще говоря, совместное редактирование дает возможность осуществлять стандартные операции с документом, но более профессиональные опции доступны лишь для одного человека. Это объясняется тем, что те же макросы или пакетные изменения с помощью XML несколько сложнее откатить. 

Отключение совместного доступа с последующим его включением – это еще один способ ограничения действий пользователей Excel. Можно внести нужные изменения самостоятельно, тем самым на время лишив других людей возможности что-то править.

Чтобы сделать это, необходимо выполнить следующие действия.

1. Открыть вкладку «Рецензирование», перейти на пункт «Исправления» и во всплывающем меню выбрать пункт «Выделить исправления».
2. После этого появляется окошко, в котором нужно снять отметки возле пунктов «Пользователем» и «В диапазоне».
3. После этого появляется журнал изменений, который необходим для бекапа данных.

После этого можно отключать совместный доступ. Для этого на той же вкладке на ленте нужно выбрать пункт «Доступ к книге» и снять отметку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

Все, теперь совместный доступ отключен.

Таким образом, в Excel настроить совместное редактирование довольно легко. Конечно, есть некоторые ограничения, которые не дают использовать документ в полной мере. Но решаются они довольно просто, достаточно на время отключить совместный доступ, а потом его включить, когда нужные правки были внесены.

Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

• Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д.
• При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда.
• Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко.
• В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения.

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

. можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

• Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
• Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
• Из вкладки Файлпропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy) :

Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows.

Предупреждение : реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Совместная работа нескольких пользователей в одном файле Excel

Заметка написана Андреем Макаренко

По крайней мере с версии Excel 2007 появилась давно ожидаемая возможность совместной работы нескольких пользователей в одной книге. Эта возможность позволяет совместно редактировать данные одной книги, на одном листе и даже в одной ячейке. Понятно, что в последнем случае разделение возможности совместной работы должно быть произведено административно. Впрочем, при попытке совместной работы в одной ячейке, Excel об этом честно предупреждает и записывает последнее из выполненных изменений.

Скачать заметку в формате Word или pdf

Есть и другие ограничения на совместную работу, они варьируются от версии к версии, в принципе понятные, для примера можно привести такой список ограничений:

• создание документов
• назначение, изменение и удаление паролей
• защита листов/книги, снятие защиты
• удаление листов
• вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
• объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
• вставка или изменение рисунков и гиперссылок
• создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
• создание, запись, изменение, просмотр макросов
• работа с XML-данными

Для организации совместной работы файл нужно предварительно подготовить (порядок подготовки варьируется в зависимости от версии Excel. Данное ниже описание сделано для Excel 2010).

В меню Файл/Параметры Excel/Центр управления безопасности/Параметры центра управления безопасности снимите галку Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении.

После этого станет доступным пункт меню Рецензирование/Доступ к книге. Поставьте галку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Теперь файл может быть открыт несколькими пользователями, при этом никаких сообщений о том, что кто-то зашел в уже открытый другим пользователем файл не выдается. Узнать, кто работает в настоящее время в файле можно в том же диалоговом окне:

Открывшие файл пользователи могут работать в нем одновременно. Отражение произведенных пользователем действий происходит у других пользователей после того как:

• сохранит файл пользователь, вносящий изменения
• сохранит файл пользователь, который хочет обновить файл для отражения внесенных другими пользователями изменений

При этом если какие-то изменения были внесены другими пользователями, об этом выдается сообщение и ячейки с изменениями подцвечиваются цветными рамочками

Если два пользователя одновременно вносят изменения в одну и ту же ячейку, то сохранится последний сохранившийся, поэтому при работе нескольких пользователей в одном файле административно нужно поделить зоны редактирования.

На вкладке Подробнее доступен целый ряд дополнительных настроек:

Департамент ИТ

Возможности системы Microsoft Excel позволяют работать по наполнению одного файла электронных таблиц одновременно нескольким пользователям. Для того, чтобы начать совместную работу с документом, достаточно в документе Microsoft Excel перейти в меню «Рецензирование» — «Доступ к книге» и выбрать «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно» (Рис. 1).

Внимание! Для того, чтобы включить общий доступ к файлу, он должен располагаться на локальном компьютере. Включить общий доступ к документу, расположенному на общем сетевом ресурсе не получиться. В общем случае вам необходимо скопировать файл, расположенный на общем сетевом ресурсе к себе на компьютер, включить в нем возможность одновременного изменения несколькими пользователями и после этого вернуть файл обратно.

После выполнения этих настроек и перенесения файла на доступный всем сетевой ресурс вы сможете в этом же меню просматривать список одновременно работающих с ним пользователей (Рис. 2).

В случае, если вы одновременно с вашим коллегой изменили одни и те же ячейки в документе Excel в момент сохранения документа появится предупреждение о конфликте (Рис. 3):

Таким образом, совместная работа с таблицами Excel позволяет не только повысить оперативность ввода и изменения данных, но и позволяет избежать ошибок при вводе информации.

Excel Online. Настройка общего доступа к excel-таблицам

На работе поставили задачу организовать общий доступ к таблицам Excel для одновременного редактирования несколькими сотрудниками предприятия, возможность оперативно посмотреть информацию если это потребуется, а так же внести поправки и другую важную информацию.К слову не все сотрудники сидят в одном здании, а на разных объектах и площадках, которым необходимо видеть информацию занесенную коллегами. В связи с этим было рассмотрено несколько вариантов для реализации доступа:

Microsoft Excel

Непосредственно штатным Excel который установлен у всех,но есть некоторые нюансы:

— Файл должен находится в одной сети (у нас все пользователи раскиданы по разным объектам)

— Некоторые задачи становятся недоступны (создавать таблицы Excel;создавать, менять или просматривать сценарии; удалять листы; объединять либо разделять ячейки.)

— Частая «блокировка» файла

— Не видно кто что делает, т.е. информация будет доступна только после сохранения файла. Один не приятный момент при работе с файлом — если вы записываете информацию в одну и ту же ячейку, при сохранении файла работает правило «кто последний тот и папа»)))))

Реализация делается следующим образом, заходим в «Рецензирование» и щелкаем по значку «Доступ к книге».

После этих действий файл станет общим и даёт пользователям одновременное редактирование. В названии файла появится приписка [Общий]

При нажатии кнопки «Доступ к книге» может возникать ошибка:

Достаточно сделать по шагам что написано в диалоговом окне ошибки и она пропадёт!

И так что же мы увидим когда нажмем кнопку «Доступ к книге»?!

А увидим список пользователей которые работают в данный момент и не забудем так же поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно»

Excel настроен для работы с общими документами

OneDrive

Стандартное облачное хранилище семейства Windows 8.08.110. Отказались сразу из-за:

• отличие операционных систем (большинство пользователей работают на windows 7)
• каждому пользователю необходимо было бы регистрировать учетную запись Microsoft
• различные версии Microsoft Office которые могут при неправильном использовании конфликтовать
• сложный механизм аутентификации для понимания конечного пользователя.

Google Docs (Гугл документы)

В Google многие моменты схожи с OneDrive, но еще есть и некоторые «подводные камни» которые усложняют настройку общего доступа, а именно:

1. для каждого пользователя необходимо устанавливать расширение Chrome «Редактирование файлов Office»
2. создание google аккаунта

Google первая компания которая запустила office online из которого можно выделить online excel который позволяет работать в реальном режиме большому кол-ву пользователей многие компании уже давно работают в нем и в этом есть ряд преимуществ:

1. разграничение прав доступа на документ, страницу, столбцы
2. использование сложных формул и своих доработок

И мы склонялись конечно к легкому варианту (Google), но использования на работе яндекс сервисы как часть нашей внутренней инфраструктуры решили пойти по сложному пути и использовать то что предлагает яндекс.

У нас вся почта завязана на Яндекс.Коннект, у всех есть корпоративная почта, стоит Яндекс.Диск, всё между собой синхронизируется, нет необходимости быть в одной сети (достаточно иметь доступ к интернету), бэкапы можно сделать на раз два (просто сохранить файл на диск).

Настройка и получение общего доступа с помощью Excel Online через Яндекс

Изначально в яндекс диске создаем папку в какой будет лежать файлы для общего доступа и одновременной работы

и настраиваем доступ к этой папке путем ввода логина яндекс почты и ставим права на просмотр или полные права

после того как вы человека добавили к документу ему на почту придёт письмо с принятием приглашения :

Нажимаем «Принять соглашение» и попадаем в веб-интерфейс Яндекс.Диска, в ту самую папку которую создал сисадмин , щелкаем два раза по папке и внутри папки Excel’ский файл

Далее просто нажимаем на файл, вверху появится черная полоска с функциями ,что можно сделать с данным файлом. Нас интересует функция «Редактировать» (в зависимости от прав доступа, та или иная функция может отсутствовать)

При нажатии данной функции попадаем в тело документа и можно начинать работать как в привычном Excel’е. Сохранение файла происходит автоматически и достаточно просто закрыть вкладку с названием таблицы.

Общий доступ настроен, все пользователи видят и могут редактировать Excel-таблицы!

Всем пока и хорошего дня!

Заметка от nibbl — первые проблемы при работе с Yandex Excel:

1. разграничение прав доступа очень «топорные» они даются только на папку, а не на документ (надеюсь в скором времени они это поправят потому как ОЧЕНЬ не удобно)
2. заметные тормоза при работе (хотя чему тут удивлять они используют пакет Microsoft )
3. пока не хочу переходить на Гугл но если люди будут возмущаться то придется перейти. (камень в огород Яндекса, сырые продукты выпускают на рынок, один ямб чего стоит( ладно ждем и надеемся что все будет хорошо.)

Совместный доступ к файлу Excel одновременно

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».



2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.



3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».



2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».



2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».



3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».



4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».



2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.



3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».



2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».



2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».



3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».



3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.



5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».



6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».



7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

• Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
• При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
• Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
• В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

• Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
• Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
• Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

  

  Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — 1:

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

• Создание резервных копий ценных файлов
• Статья про Автосохранение на сайте MSDN

Заметка написана Андреем Макаренко

По крайней мере с версии Excel 2007 появилась давно ожидаемая возможность совместной работы нескольких пользователей в одной книге. Эта возможность позволяет совместно редактировать данные одной книги, на одном листе и даже в одной ячейке. Понятно, что в последнем случае разделение возможности совместной работы должно быть произведено административно. Впрочем, при попытке совместной работы в одной ячейке, Excel об этом честно предупреждает и записывает последнее из выполненных изменений.

Скачать заметку в формате Word или pdf

Есть и другие ограничения на совместную работу, они варьируются от версии к версии, в принципе понятные, для примера можно привести такой список ограничений:

• создание документов
• назначение, изменение и удаление паролей
• защита листов/книги, снятие защиты
• удаление листов
• вставка/удаление ячеек (но работает вставка столбцов и строк)
• объединение ячеек и разъединение объединённых ячеек
• вставка или изменение рисунков и гиперссылок
• создание/изменение диаграмм и отчётов сводных диаграмм
• создание, запись, изменение, просмотр макросов
• работа с XML-данными

Для организации совместной работы файл нужно предварительно подготовить (порядок подготовки варьируется в зависимости от версии Excel. Данное ниже описание сделано для Excel 2010).

В меню Файл/Параметры Excel/Центр управления безопасности/Параметры центра управления безопасности снимите галку Удалять персональные данные из свойств файла при сохранении.

После этого станет доступным пункт меню Рецензирование/Доступ к книге. Поставьте галку Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно.

Теперь файл может быть открыт несколькими пользователями, при этом никаких сообщений о том, что кто-то зашел в уже открытый другим пользователем файл не выдается. Узнать, кто работает в настоящее время в файле можно в том же диалоговом окне:

Открывшие файл пользователи могут работать в нем одновременно. Отражение произведенных пользователем действий происходит у других пользователей после того как:

• сохранит файл пользователь, вносящий изменения
• сохранит файл пользователь, который хочет обновить файл для отражения внесенных другими пользователями изменений

При этом если какие-то изменения были внесены другими пользователями, об этом выдается сообщение и ячейки с изменениями подцвечиваются цветными рамочками

Если два пользователя одновременно вносят изменения в одну и ту же ячейку, то сохранится последний сохранившийся, поэтому при работе нескольких пользователей в одном файле административно нужно поделить зоны редактирования.

На вкладке Подробнее доступен целый ряд дополнительных настроек: