Drawing chart in excel

The visual way of representation makes any information easier for perception. Graphs and charts are one of the ways to present reports, plans, figures and other business materials. They are irreplaceable analytic tools.

There are several ways to build a graph in Excel off a table. Each of them has its advantages and drawbacks, depending on the task. Let’s view them one by one.



Simplest charts of variance

A graph is needed when you have to highlight the variance of your data. Let’s start with the simplest chart for demonstration of events in different time periods.

Let’s assume we have the data for the company’s net business income in 5 year:

Year	Net profit *
2010	13742
2011	11786
2012	6045
2013	7234
2014	15605

* The numbers are conventional, assumed for training purposes.

Go to the «INSERT» tab, which suggests several chart types.

Click «Insert Line Chart». Select its type in the pop-up box. When you hover the pointer over a chart type, it will show you a hint: for what type of data this graph is best suitable.

Select it – copy this table containing the data – paste it in the chart area. You will get the following example:

We don’t need the straight horizontal (blue) line. Just select and delete it. As we have only one curve, delete the legend (to the right of the graph) as well. To make the information clearer, give titles to the markers. Click on the graph to activate the auxiliary panel. Go to the tab «CHART TOOLS»-«DESIGN»-«Add Chart Element»-«Data Labels» and choose the position of numbers. In the sample it is on the right.

Improve the image by giving titles to the axes. Go to «Add Chart Element»-«Axis Titles»-«Primary Vertical»:

Instead of the sequence number of the reporting year, we need the year itself. Select the horizontal axis value. Go to «Axis Titles»-«Primary Horizontal».

The heading can be deleted, moved into the graph area or placed above it. You can change the style, apply a fill color, etc. All the actions are available on the «Chart Title» tab. It’s demonstrated on the image below:

Instead of the sequence number of the reporting year, we need the year itself:

This can be the graph’s final form. Or you can select a fill color, choose a different font, move the chart to a different sheet («CHART TOOLS»-«DESIGN»-«Move Chart Location»).



Charts with two or more curves

Let’s assume we need to demonstrate not only the net business income, but the value of assets as well. The amount of data has increased:

Year	Net profit	Asset value
2010	13742	67486
2011	11786	76785
2012	6045	75620
2013	7234	77800
2014	15605	83523

The graph building principle remains the same, though. However, this time it’s reasonable to leave the legend in its place, as we have two curves.

Adding the secondary axis

How to add one more (secondary) axis? If the units of measurement are the same, use the above instruction. If you need to demonstrate data of different types, you will need a secondary axis.

Start off with building a graph as if the units of measurement were the same.

Select the axis for which you want to add a secondary one. Right-click – «Format Data Series» – «SERIES OPTION» — «Secondary Axis».

Behold the second axis that has emerged in the graph and adapted itself to the data of the curve.

This is just one of the ways. Another one is to change the chart type.

Right-click on the line that needs an additional axis. Select «Change Series Chart Type».

Choose the type for the second row of data. In the sample, it’s a bar chart.

Just a few clicks – and the secondary axis for the different type of measurement is done.

Building a charts of function in Excel

All the work consists of two stages:

1. Creating the table containing the data.
2. Building the graph.

Example:

y=x(√x – 2). Increment – 0.3.

Build the table. The first column is the X value. Use formulas. The first cell’s value is 1. The value of the second one is = (the first cell’s name) + 0,3. Grab the bottom right corner of the cell containing the formula and drag it downward as much as needs.

In the Y column, enter the formula for calculating the function. In our example, it’s: =A2*(IMSQRT(A2)-2). Hit «Enter». Excel will calculate the value. Reproduce the formula across the whole column (by dragging the cell’s bottom right corner). The table containing the data is ready.

Go to a new sheet (or you can use the current one – place the cursor in an empty cell). «INSERT»-«Insert Scatter (X, Y)»-«Scatter with Smooth Lines». Choose a type. Right-click on the chart area – «Select Data».

Select the X values (the first column). Click «Add», which will open the «Edit Series» menu. Enter the row title – the function. The X values are in the first column of the data table. The Y values are in the second.

Hit OK and behold the result.

Overlaying and combining charts

Building two graphs in Excel isn’t difficult. Let’s combine two graphs of function within one area in Excel. We will add Z=X(√x – 3) to the previous one. The table containing the data:

Select the data and insert it in the chart area. If something goes wrong (wrong row titles, wrong depiction of numbers of the axis), edit it using the «Select Data» tab.

Here are our two graphs of function within one area.

Dependency charts

The data in one column (row) depends on the data in the other column (row).

A dependency graph for two columns is built in Excel as follows:

Conditions:

А = f (E); В = f (E); С = f (E); D = f (E).

Choose the chart type: «Scatter with Smooth Lines and Markers».

Select the data – «Add».

The row’s name is A. The X values are the A values. The Y values are the E values. «Add» again. The row’s name is B. The Y values are the data in the E column. Do the similar for the entire table.

Download all examples Charts

You can also build doughnut and Gantt charts, bar and bubble charts, stock market charts, etc. Excel offers a variety of opportunities, which are sufficient for representing various types of data visually.

After you input your data and select the cell range, you’re ready to choose the chart type. In this example, we’ll create a clustered column chart from the data we used in the previous section.

Step 1: Select Chart Type

Once your data is highlighted in the Workbook, click the Insert tab on the top banner. About halfway across the toolbar is a section with several chart options. Excel provides Recommended Charts based on popularity, but you can click any of the dropdown menus to select a different template.

Step 2: Create Your Chart

1. From the Insert tab, click the column chart icon and select Clustered Column.

​

1. Excel will automatically create a clustered chart column from your selected data. The chart will appear in the center of your workbook.
2. To name your chart, double click the Chart Title text in the chart and type a title. We’ll call this chart “Product Profit 2013 — 2017.”

​

We’ll use this chart for the rest of the walkthrough. You can download this same chart to follow along.

Download Sample Column Chart Template

There are two tabs on the toolbar that you will use to make adjustments to your chart: Chart Design and Format. Excel automatically applies design, layout, and format presets to charts and graphs, but you can add customization by exploring the tabs. Next, we’ll walk you through all the available adjustments in Chart Design.

Step 3: Add Chart Elements

Adding chart elements to your chart or graph will enhance it by clarifying data or providing additional context. You can select a chart element by clicking on the Add Chart Element dropdown menu in the top left-hand corner (beneath the Home tab).

To Display or Hide Axes:

1. Select Axes. Excel will automatically pull the column and row headers from your selected cell range to display both horizontal and vertical axes on your chart (Under Axes, there is a check mark next to Primary Horizontal and Primary Vertical.)

   

2. Uncheck these options to remove the display axis on your chart. In this example, clicking Primary Horizontal will remove the year labels on the horizontal axis of your chart.

   

3. Click More Axis Options… from the Axes dropdown menu to open a window with additional formatting and text options such as adding tick marks, labels, or numbers, or to change text color and size.

   

    

To Add Axis Titles:

1. Click Add Chart Element and click Axis Titles from the dropdown menu. Excel will not automatically add axis titles to your chart; therefore, both Primary Horizontal and Primary Vertical will be unchecked.

   

2. To create axis titles, click Primary Horizontal or Primary Vertical and a text box will appear on the chart. We clicked both in this example. Type your axis titles. In this example, the we added the titles “Year” (horizontal) and “Profit” (vertical).

   

To Remove or Move Chart Title:

• Click Add Chart Element and click Chart Title. You will see four options: None, Above Chart, Centered Overlay, and More Title Options.

  

• Click None to remove chart title.
• Click Above Chart to place the title above the chart. If you create a chart title, Excel will automatically place it above the chart.
• Click Centered Overlay to place the title within the gridlines of the chart. Be careful with this option: you don’t want the title to cover any of your data or clutter your graph (as in the example below).

To Add Data Labels:

1. Click Add Chart Element and click Data Labels. There are six options for data labels: None (default), Center, Inside End, Inside Base, Outside End, and More Data Label Title Options.

   

2. The four placement options will add specific labels to each data point measured in your chart. Click the option you want. This customization can be helpful if you have a small amount of precise data, or if you have a lot of extra space in your chart. For a clustered column chart, however, adding data labels will likely look too cluttered. For example, here is what selecting Center data labels looks like:

   

To Add a Data Table: 

1. Click Add Chart Element and click Data Table. There are three pre-formatted options along with an extended menu that can be found by clicking More Data Table Options:

   

Note: If you choose to include a data table, you’ll probably want to make your chart larger to accommodate the table. Simply click the corner of your chart and use drag-and-drop to resize your chart.

To Add Error Bars:

1. Click Add Chart Element and click Error Bars. In addition to More Error Bars Options, there are four options: None (default), Standard Error, 5% (Percentage), and Standard Deviation. Adding error bars provide a visual representation of the potential error in the shown data, based on different standard equations for isolating error.

   

2. For example, when we click Standard Error from the options we get a chart that looks like the image below.

   

 To Add Gridlines:

1. Click Add Chart Element and click Gridlines. In addition to More Grid Line Options, there are four options: Primary Major Horizontal, Primary Major Vertical, Primary Minor Horizontal, and Primary Minor Vertical. For a column chart, Excel will add Primary Major Horizontal gridlines by default.

   

2. You can select as many different gridlines as you want by clicking the options. For example, here is what our chart looks like when we click all four gridline options.

To Add a Legend:  

1. Click Add Chart Element and click Legend. In addition to More Legend Options, there are five options for legend placement: None, Right, Top, Left, and Bottom.

   

2. Legend placement will depend on the style and format of your chart. Check the option that looks best on your chart. Here is our chart when we click the Right legend placement.

   

To Add Lines: Lines are not available for clustered column charts. However, in other chart types where you only compare two variables, you can add lines (e.g. target, average, reference, etc.) to your chart by checking the appropriate option.

To Add a Trendline:

1. Click Add Chart Element and click Trendline. In addition to More Trendline Options, there are five options: None (default), Linear, Exponential, Linear Forecast, and Moving Average. Check the appropriate option for your data set. In this example, we will click Linear.

   

2. Because we are comparing five different products over time, Excel creates a trendline for each individual product. To create a linear trendline for Product A, click Product A and click the blue OK button.

   

3. The chart will now display a dotted trendline to represent the linear progression of Product A. Note that Excel has also added Linear (Product A) to the legend.

   

4. To display the trendline equation on your chart, double click the trendline. A Format Trendline window will open on the right side of your screen. Click the box next to Display equation on chart at the bottom of the window. The equation now appears on your chart.

   

Note: You can create separate trendlines for as many variables in your chart as you like. For example, here is our chart with trendlines for Product A and Product C. 

To Add Up/Down Bars: Up/Down Bars are not available for a column chart, but you can use them in a line chart to show increases and decreases among data points.

Step 4: Adjust Quick Layout

1. The second dropdown menu on the toolbar is Quick Layout, which allows you to quickly change the layout of elements in your chart (titles, legend, clusters etc.).

   

2. There are 11 quick layout options. Hover your cursor over the different options for an explanation and click the one you want to apply.

   

Step 5: Change Colors

The next dropdown menu in the toolbar is Change Colors. Click the icon and choose the color palette that fits your needs (these needs could be aesthetic, or to match your brand’s colors and style).

Step 6: Change Style

For cluster column charts, there are 14 chart styles available. Excel will default to Style 1, but you can select any of the other styles to change the chart appearance. Use the arrow on the right of the image bar to view other options.

Step 7: Switch Row/Column

1. Click the Switch Row/Column on the toolbar to flip the axes. Note: It is not always intuitive to flip axes for every chart, for example, if you have more than two variables.

   

In this example, switching the row and column swaps the product and year (profit remains on the y-axis). The chart is now clustered by product (not year), and the color-coded legend refers to the year (not product). To avoid confusion here, click on the legend and change the titles from Series to Years.

Step 8: Select Data

1. Click the Select Data icon on the toolbar to change the range of your data.
2. A window will open. Type the cell range you want and click the OK button. The chart will automatically update to reflect this new data range.

   

Step 9: Change Chart Type

1. Click the Change Chart Type dropdown menu.

   

2. Here you can change your chart type to any of the nine chart categories that Excel offers. Of course, make sure that your data is appropriate for the chart type you choose.

   

3. You can also save your chart as a template by clicking Save as Template…

4. A dialogue box will open where you can name your template. Excel will automatically create a folder for your templates for easy organization. Click the blue Save button.

   

Step 10: Move Chart

1. Click the Move Chart icon on the far right of the toolbar.
2. A dialogue box appears where you can choose where to place your chart. You can either create a new sheet with this chart (New sheet) or place this chart as an object in another sheet (Object in). Click the blue OK button.

   

Step 11: Change Formatting

1. The Format tab allows you to change formatting of all elements and text in the chart, including colors, size, shape, fill, and alignment, and the ability to insert shapes. Click the Format tab and use the shortcuts available to create a chart that reflects your organization’s brand (colors, images, etc.).

   

2. Click the dropdown menu on the top left side of the toolbar and click the chart element you are editing.

   

Step 12: Delete a Chart 

To delete a chart, simply click on it and click the Delete key on your keyboard.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Диаграммы — способ графического отображения информации. В Excel их используют, чтобы визуализировать данные таблицы и показать зависимости между этими данными. При этом пользователь может выбрать, на какой информации сделать акцент, а какую оставить для детализации.

В статье разберёмся:

• для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
• как показать данные круговой диаграммы в процентах;
• для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять акценты;
• как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
• что делать, если нужно изменить данные диаграммы.

---

Для примера возьмём отчётность небольшого автосалона, в котором работают три клиентских менеджера. В течение квартала данные их продаж собирали в обычную Excel-таблицу — одну для всех менеджеров.

Нужно проанализировать, какими были продажи автосалона в течение квартала: в каком месяце вышло больше, в каком меньше, кто из менеджеров принёс больше прибыли. Чтобы представить эту информацию наглядно, построим диаграммы.

Для начала сгруппируем данные о продажах менеджеров помесячно и за весь квартал. Чтобы быстрее суммировать стоимость автомобилей, применим функцию СУММЕСЛИ — с ней будет удобнее собрать информацию по каждому менеджеру из общей таблицы.

Построим диаграмму, по которой будет видно, кто из менеджеров принёс больше прибыли автосалону за весь квартал. Для этого выделим столбец с фамилиями менеджеров и последний столбец с итоговыми суммами продаж.

Нажмём вкладку «Вставка» в верхнем меню и выберем пункт «Диаграмма» — появится меню с выбором вида диаграммы.

В нашем случае подойдёт круговая. На ней удобнее показать, какую долю занимает один показатель в общей сумме.

Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней продажи менеджеров выделены разными цветами — видно, что в первом квартале больше всех прибыли принёс Шолохов Г., меньше всех — Соколов П.

Одновременно с появлением диаграммы на верхней панели открывается меню «Конструктор». В нём можно преобразовать вид диаграммы, добавить дополнительные элементы (например, подписи и названия), заменить данные, изменить тип диаграммы. Как это сделать — разберёмся в следующих разделах.

Построить круговую диаграмму можно и более коротким путём. Для этого снова выделим столбцы с данными и перейдём на вкладку «Вставка» в меню Excel. Там в области с диаграммами нажмём на кнопку круговой диаграммы и выберем нужный вид.

Получим тот же вид диаграммы, что и в первом варианте.

Покажем на диаграмме, какая доля продаж автосалона пришлась на каждого менеджера. Это можно сделать двумя способами.

Первый способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и нажимаем кнопку «Добавить элемент диаграммы».

В появившемся меню нажимаем «Подписи данных» → «Дополнительные параметры подписи данных».

Справа на экране появляется новое окно «Формат подписей данных». В области «Параметры подписи» выбираем, в каком виде хотим увидеть на диаграмме данные о количестве продаж менеджеров. Для этого отмечаем «доли» и убираем галочку с формата «значение».

Готово — на диаграмме появились процентные значения квартальных продаж менеджеров.

Второй способ. Выделяем диаграмму, переходим во вкладку «Конструктор» и в готовых шаблонах выбираем диаграмму с процентами.

Теперь построим диаграммы, на которых будут видны тенденции квартальных продаж салона — в каком месяце их было больше, а в каком меньше — с разбивкой по менеджерам. Для этого подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма.

Для начала построим линейчатую диаграмму. Выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.».

Перейдём во вкладку «Вставка» в верхнем меню, выберем пункты «Диаграмма» → «Линейчатая».

Excel выдаёт диаграмму в виде по умолчанию. На ней все продажи автосалона разбиты по менеджерам. Отдельно можно увидеть итоговое количество продаж всего автосалона. Цветами отмечены месяцы.

Как и на круговой диаграмме, акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера — показатели продаж привязаны к главным линиям диаграммы.

Чтобы сделать акцент на месяцах, нужно поменять значения осей. Для этого на вкладке «Конструктор» нажмём кнопку «Строка/столбец».

В таком виде диаграмма работает лучше. На ней видно, что больше всего продаж в автосалоне было в марте, а меньше всего — в феврале. При этом продажи каждого менеджера и итог продаж за месяц можно отследить по цветам.

Построим гистограмму. Снова выделим столбец с фамилиями менеджеров и три столбца с ежемесячными продажами, включая строку «Итого, руб.». На вкладке «Вставка» выберем пункты «Диаграмма» → «Гистограмма».

Либо сделаем это через кнопку «Гистограмма» на панели.

Получаем гистограмму, где акцент сделан на количестве продаж каждого менеджера, а месяцы выделены цветами.

Чтобы сделать акцент на месяцы продаж, снова воспользуемся кнопкой «Строка/столбец» на панели.

Теперь цветами выделены менеджеры, а столбцы гистограммы показывают количество продаж с разбивкой по месяцам.

В следующих разделах рассмотрим, как преобразить общий вид диаграммы и поменять её внутренние данные.

Как мы говорили выше, после построения диаграммы на панели Excel появляется вкладка «Конструктор». Её используют, чтобы привести диаграмму к наиболее удобному для пользователя виду или изменить данные, по которым она строилась.

В целом все кнопки этой вкладки интуитивно понятны. Мы уже применяли их для того, чтобы добавить процентные значения на круговую диаграмму и поменять значения осей линейчатой диаграммы и гистограммы.

Другими кнопками можно изменить стиль или тип диаграммы, заменить данные, добавить дополнительные элементы — названия осей, подписи данных, сетку, линию тренда. Для примера добавим названия диаграммы и её осей и изменим положение легенды.

Чтобы добавить название диаграммы, нажмём на диаграмму и во вкладке «Конструктор» и выберем «Добавить элемент диаграммы». В появившемся окне нажмём «Название диаграммы» и выберем расположение названия.

Затем выделим поле «Название диаграммы» и вместо него введём своё.

Готово — у диаграммы появился заголовок.

В базовом варианте диаграммы фамилии менеджеров — легенда диаграммы — расположены под горизонтальной осью. Перенесём их правее диаграммы — так будет нагляднее. Для этого во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы» и выберем пункт «Легенда». В появившемся поле вместо «Снизу» выберем «Справа».

Добавим названия осей. Для этого также во вкладке «Конструктор» нажмём «Добавить элемент диаграммы», затем «Названия осей» — и поочерёдно выберем «Основная горизонтальная» и «Основная вертикальная». Базовые названия осей отобразятся в соответствующих областях.

Теперь выделяем базовые названия осей и переименовываем их. Также можно переместить их так, чтобы они выглядели визуально приятнее, — например, расположить в отдалении от числовых значений и центрировать.

В итоговом виде диаграмма стала более наглядной — без дополнительных объяснений понятно, что на ней изображено.

Чтобы использовать внесённые настройки конструктора в дальнейшем и для других диаграмм, можно сохранить их как шаблон.

Для этого нужно нажать на диаграмму правой кнопкой мыши и выбрать «Сохранить как шаблон». В появившемся окне ввести название шаблона и нажать «Сохранить».

Предположим, что нужно исключить из диаграммы показатели одного из менеджеров. Для этого можно построить другую диаграмму с новыми данными, а можно заменить данные в уже существующей диаграмме.

Выделим построенную диаграмму и перейдём во вкладку «Конструктор». В ней нажмём кнопку «Выбрать данные».

В появившемся окне в поле «Элементы легенды» удалим одного из менеджеров — выделим его фамилию и нажмём значок –. После этого нажмём «ОК».

В этом же окне можно полностью изменить диапазон диаграммы или поменять данные осей выборочно.

Готово — из диаграммы пропали данные по продажам менеджера Тригубова М.

Другие материалы Skillbox Media по Excel

• Инструкция: как в Excel объединить ячейки и данные в них
• Руководство: как сделать ВПР в Excel и перенести данные из одной таблицы в другую
• Инструкция: как закреплять строки и столбцы в Excel
• Руководство по созданию выпадающих списков в Excel — как упростить заполнение таблицы повторяющимися данными
• Четыре способа округлить числа в Excel: детальные инструкции со скриншотами

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Содержание

• Построение диаграммы в Excel
  • Вариант 1: Построение диаграммы по таблице
  • Работа с диаграммами
  • Вариант 2: Отображение диаграммы в процентах
  • Вариант 3: Построение диаграммы Парето
• Вопросы и ответы

Microsoft Excel дает возможность не только удобно работать с числовыми данными, но и предоставляет инструменты для построения диаграмм на основе вводимых параметров. Их визуальное отображение может быть совершенно разным и зависит от решения пользователя. Давайте разберемся, как с помощью этой программы нарисовать различные типы диаграмм.

Построение диаграммы в Excel

Поскольку через Эксель можно гибко обрабатывать числовые данные и другую информацию, инструмент построения диаграмм здесь также работает в разных направлениях. В этом редакторе есть как стандартные виды диаграмм, опирающиеся на стандартные данные, так и возможность создать объект для демонстрации процентных соотношений или даже наглядно отображающий закон Парето. Далее мы поговорим о разных методах создания этих объектов.

Вариант 1: Построение диаграммы по таблице

Построение различных видов диаграмм практически ничем не отличается, только на определенном этапе нужно выбрать соответствующий тип визуализации.

1. Перед тем как приступить к созданию любой диаграммы, необходимо построить таблицу с данными, на основе которой она будет строиться. Затем переходим на вкладку «Вставка» и выделяем область таблицы, которая будет выражена в диаграмме.



2. На ленте на вкладе «Вставка» выбираем один из шести основных типов:
   • Гистограмма;
   • График;
   • Круговая;
   • Линейчатая;
   • С областями;
   • Точечная.



3. Кроме того, нажав на кнопку «Другие», можно остановиться и на одном из менее распространенных типов: биржевой, поверхности, кольцевой, пузырьковой, лепестковой.



4. После этого, кликая по любому из типов диаграмм, появляется возможность выбрать конкретный подвид. Например, для гистограммы или столбчатой диаграммы такими подвидами будут следующие элементы: обычная гистограмма, объемная, цилиндрическая, коническая, пирамидальная.



5. После выбора конкретного подвида автоматически формируется диаграмма. Например, обычная гистограмма будет выглядеть, как показано на скриншоте ниже:



6. Диаграмма в виде графика будет следующей:



7. Вариант с областями примет такой вид:

Работа с диаграммами

После того как объект был создан, в новой вкладке «Работа с диаграммами» становятся доступными дополнительные инструменты для редактирования и изменения.

1. Доступно изменение типа, стиля и многих других параметров.



2. Вкладка «Работа с диаграммами» имеет три дополнительные вложенные вкладки: «Конструктор», «Макет» и «Формат», используя которые, вы сможете подстроить ее отображение так, как это будет необходимо. Например, чтобы назвать диаграмму, открываем вкладку «Макет» и выбираем один из вариантов расположения наименования: по центру или сверху.



3. После того как это было сделано, появляется стандартная надпись «Название диаграммы». Изменяем её на любую надпись, подходящую по контексту данной таблице.



4. Название осей диаграммы подписываются точно по такому же принципу, но для этого надо нажать кнопку «Названия осей».

Вариант 2: Отображение диаграммы в процентах

Чтобы отобразить процентное соотношение различных показателей, лучше всего построить круговую диаграмму.

1. Аналогично тому, как мы делали выше, строим таблицу, а затем выделяем диапазон данных. Далее переходим на вкладку «Вставка», на ленте указываем круговую диаграмму и в появившемся списке кликаем на любой тип.



2. Программа самостоятельно переводит нас в одну из вкладок для работы с этим объектом – «Конструктор». Выбираем среди макетов в ленте любой, в котором присутствует символ процентов.



3. Круговая диаграмма с отображением данных в процентах готова.

Вариант 3: Построение диаграммы Парето

Согласно теории Вильфредо Парето, 20% наиболее эффективных действий приносят 80% от общего результата. Соответственно, оставшиеся 80% от общей совокупности действий, которые являются малоэффективными, приносят только 20% результата. Построение диаграммы Парето как раз призвано вычислить наиболее эффективные действия, которые дают максимальную отдачу. Сделаем это при помощи Microsoft Excel.

1. Наиболее удобно строить данный объект в виде гистограммы, о которой мы уже говорили выше.
2. Приведем пример: в таблице представлен список продуктов питания. В одной колонке вписана закупочная стоимость всего объема конкретного вида продукции на оптовом складе, а во второй – прибыль от ее реализации. Нам предстоит определить, какие товары дают наибольшую «отдачу» при продаже.

   Прежде всего строим обычную гистограмму: заходим на вкладку «Вставка», выделяем всю область значений таблицы, жмем кнопку «Гистограмма» и выбираем нужный тип.



3. Как видим, вследствие осуществленных действий образовалась диаграмма с двумя видами столбцов: синим и красным. Теперь нам следует преобразовать красные столбцы в график — выделяем эти столбцы курсором и на вкладке «Конструктор» кликаем по кнопке «Изменить тип диаграммы».



4. Открывается окно изменения типа. Переходим в раздел «График» и указываем подходящий для наших целей тип.



5. Итак, диаграмма Парето построена. Сейчас можно редактировать ее элементы (название объекта и осей, стили, и т.д.) так же, как это было описано на примере столбчатой диаграммы.

Как видим, Excel представляет множество функций для построения и редактирования различных типов диаграмм — пользователю остается определиться, какой именно ее тип и формат необходим для визуального восприятия.

Еще статьи по данной теме:

Помогла ли Вам статья?

Building charts and graphs are one of the best ways to visualize data in a clear and comprehensible way.

However, it’s no surprise that some people get a little intimidated by the prospect of poking around in Microsoft Excel.

I thought I’d share a helpful video tutorial as well as some step-by-step instructions for anyone out there who cringes at the thought of organizing a spreadsheet full of data into a chart that actually, you know, means something. But before diving in, we should go over the different types of charts you can create in the software.

Types of Charts in Excel

You can make more than just bar or line charts in Microsoft Excel, and when you understand the uses for each, you can draw more insightful information for your or your team’s projects.

Type of Chart	Use
Area	Area charts demonstrate the magnitude of a trend between two or more values over a given period.
Bar	Bar charts compare the frequency of values across different levels or variables.
Column	Column charts display data changes or a period of time.
Line	Similar to bar charts, they illustrate trends over time.
Pie	Pie charts show values as percentages of a whole.
Radar	Radar charts compare the aggregate of multiple data series.
Scatter	Scatter charts show the positive or negative relationship between two variables.
Stock	Stock charts are used to report the fluctuation of stock prices over given periods.
Surface	Surface charts plot sets of values in the form of a three-dimensional surface.

The steps you need to build a chart or graph in Excel are simple, and here’s a quick walkthrough on how to make them.

Keep in mind there are many different versions of Excel, so what you see in the video above might not always match up exactly with what you’ll see in your version. In the video, I used Excel 2021 version 16.49 for Mac OS X.

To get the most updated instructions, I encourage you to follow the written instructions below (or download them as PDFs). Most of the buttons and functions you’ll see and read are very similar across all versions of Excel.

Download Demo Data | Download Instructions (Mac) | Download Instructions (PC)

Featured Resource: Free Excel Graph Templates

Why start from scratch? Use these free Excel Graph Generators. just input your data and adjust as needed for a beautiful data visualization. 

1. Enter your data into Excel.

First, you need to input your data into Excel. You might have exported the data from elsewhere, like a piece of marketing software or a survey tool. Or maybe you’re inputting it manually.

In the example below, in Column A, I have a list of responses to the question, “Did inbound marketing demonstrate ROI?”, and in Columns B, C, and D, I have the responses to the question, “Does your company have a formal sales-marketing agreement?” For example, Column C, Row 2 illustrates that 49% of people with a service level agreement (SLA) also say that inbound marketing demonstrated ROI.

2. Choose from the graph and chart options.

In Excel, your options for charts and graphs include column (or bar) graphs, line graphs, pie graphs, scatter plots, and more. See how Excel identifies each one in the top navigation bar, as depicted below:

To find the chart and graph options, select Insert.

(For help figuring out which type of chart/graph is best for visualizing your data, check out our free ebook, How to Use Data Visualization to Win Over Your Audience.)

3. Highlight your data and insert your desired graph into the spreadsheet.

In this example, a bar graph presents the data visually. To make a bar graph, highlight the data and include the titles of the X and Y-axis. Then, go to the Insert tab and click the column icon in the charts section. Choose the graph you wish from the dropdown window that appears.

I picked the first two dimensional column option because I prefer the flat bar graphic over the three dimensional look. See the resulting bar graph below.

4. Switch the data on each axis, if necessary.

If you want to switch what appears on the X and Y axis, right-click on the bar graph, click Select Data, and click Switch Row/Column. This will rearrange which axes carry which pieces of data in the list shown below. When finished, click OK at the bottom.

The resulting graph would look like this:

5. Adjust your data’s layout and colors.

To change the labeling layout and legend, click on the bar graph, then click the Chart Design tab. Here, you can choose which layout you prefer for the chart title, axis titles, and legend. In my example below, I clicked on the option that displayed softer bar colors and legends below the chart.

To further format the legend, click on it to reveal the Format Legend Entry sidebar, as shown below. Here, you can change the fill color of the legend, which will change the color of the columns themselves. To format other parts of your chart, click on them individually to reveal a corresponding Format window.

6. Change the size of your chart’s legend and axis labels.

When you first make a graph in Excel, the size of your axis and legend labels might be small, depending on the graph or chart you choose (bar, pie, line, etc.) Once you’ve created your chart, you’ll want to beef up those labels so they’re legible.

To increase the size of your graph’s labels, click on them individually and, instead of revealing a new Format window, click back into the Home tab in the top navigation bar of Excel. Then, use the font type and size dropdown fields to expand or shrink your chart’s legend and axis labels to your liking.

7. Change the Y-axis measurement options if desired.

To change the type of measurement shown on the Y axis, click on the Y-axis percentages in your chart to reveal the Format Axis window. Here, you can decide if you want to display units located on the Axis Options tab, or if you want to change whether the Y-axis shows percentages to two decimal places or no decimal places.

Because my graph automatically sets the Y axis’s maximum percentage to 60%, you might want to change it manually to 100% to represent my data on a universal scale. To do so, you can select the Maximum option — two fields down under Bounds in the Format Axis window — and change the value from 0.6 to one.

The resulting graph will look like the one below (In this example, the font size of the Y-axis has been increased via the Home tab so that you can see the difference):

8. Reorder your data, if desired.

To sort the data so the respondents’ answers appear in reverse order, right-click on your graph and click Select Data to reveal the same options window you called up in Step 3 above. This time, arrow up and down to reverse the order of your data on the chart.

If you have more than two lines of data to adjust, you can also rearrange them in ascending or descending order. To do this, highlight all of your data in the cells above your chart, click Data and select Sort, as shown below. Depending on your preference, you can choose to sort based on smallest to largest, or vice versa.

The resulting graph would look like this:

9. Title your graph.

Now comes the fun and easy part: naming your graph. By now, you might have already figured out how to do this. Here’s a simple clarifier.

Right after making your chart, the title that appears will likely be «Chart Title,» or something similar depending on the version of Excel you’re using. To change this label, click on «Chart Title» to reveal a typing cursor. You can then freely customize your chart’s title.

When you have a title you like, click Home on the top navigation bar, and use the font formatting options to give your title the emphasis it deserves. See these options and my final graph below:

10. Export your graph or chart.

Once your chart or graph is exactly the way you want it, you can save it as an image without screenshotting it in the spreadsheet. This method will give you a clean image of your chart that can be inserted into a PowerPoint presentation, Canva document, or any other visual template.

To save your Excel graph as a photo, right-click on the graph and select Save as Picture.

In the dialogue box, name the photo of your graph, choose where to save it on your computer, and choose the file type you’d like to save it as. In this example, it’s saved as a JPEG to a desktop folder. Finally, click Save.

You’ll have a clear photo of your graph or chart that you can add to any visual design.

Visualize Data Like A Pro

That was pretty easy, right? With this step-by-step tutorial, you’ll be able to quickly create charts and graphs that visualize the most complicated data. Try using this same tutorial with different graph types like a pie chart or line graph to see what format tells the story of your data best.

Editor’s note: This post was originally published in June 2018 and has been updated for comprehensiveness.