Доступ к файлу excel с разными правами

С помощью технологии IRM в Microsoft 365 вы можете управлять правами на XPS-файлы и файлы перечисленных ниже типов.

• Книга.xls   

• Книга.xlsx   

• XLSM-книга   с поддержкой макроса

• Шаблон   XLT

• Шаблон   XLTX

• Шаблон с поддержкой макроса   (XLTM)

• Двоичная   книга XLSB, не относягаяся к XML

• Надстройка с поддержкой макросов   XLA

• Надстройка с поддержкой макроса   XLAM

Настройка компьютера для использования службы IRM

Для использования службы IRM в Microsoft 365 необходим клиент службы управления правами Windows (RMS) с пакетом обновления 1 (SP1). Администратор RMS может настроить на уровне компании политики IRM для определения пользователей, которые имеют доступ к сведениям, а также уровня разрешений на изменение сообщений. Например, администратор может определить шаблон прав под названием «Служебные, конфиденциальные», в котором будет указано, что сообщение, к которому применяется эта политика, может быть открыто только пользователями, относящимися к домену компании.

Скачивание разрешений

При первом попытке открыть книгу с ограниченными разрешениями необходимо подключиться к серверу лицензирования, чтобы проверить свои учетные данные и скачать лицензию на использование. Лицензия на использование определяет ваш уровень доступа к файлу. Этот процесс необходим для каждого файла с ограниченными разрешениями. Другими словами, такое содержимое невозможно открыть без лицензии на использование. Для загрузки разрешений Microsoft 365 должен отправить ваши учетные данные (в том числе адрес электронной почты) и сведения о ваших разрешениях на сервер лицензирования. Сведения, содержащиеся в книге, не отправляются на сервер лицензирования.

Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах

IRM позволяет применять ограничения для каждого пользователя, файла или группы (для расширения группы требуется служба каталогов Active Directory). Например, в книге, создаемой Николаем, он может предоставить Елене разрешение на чтение, но не на изменение. Николай может предоставить Николаю разрешение на редактирование книги. Николай также может принять решение о применении пятидневных ограничений к доступу Елены и Алексея к книге. 

1. Сохраните книгу.

2. На вкладке Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, на указателе на пункт Ограничить разрешения для людей, а затем выберите Ограниченный доступ.

4. В диалоговом окне Разрешения выберите ограничить разрешения для этой книги ,а затем назначьте уровни доступа, которые должны быть доступны каждому пользователю.

5. Чтобы предоставить кому-либо разрешение на полный доступ, в диалоговом окне Разрешения выберите Дополнительные параметры ,а затем в столбце Уровень доступа выберите стрелку, а затем в списке Уровень доступа выберите вариант Полный доступ.

   

6. После назначения уровней разрешений выберите ОК.

   Появится панели сообщений, которая показывает, что книга управляется правами. Если необходимо изменить разрешения на доступ к книге, выберите Изменить разрешение.

   

   Если книга с ограниченными разрешениями пересылается несанкционированному лицу, появится сообщение с адресом электронной почты или веб-сайта автора, чтобы запросить разрешение на доступ к книге.

   

   Если автор не предоставил свой адрес электронной почты, пользователи, не имеющие разрешений, увидят сообщение об ошибке.

Установка даты окончания срока действия для файла

1. Откройте файл.

2. На вкладке Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, на указателе на пункт Ограничить разрешения для людей, а затем выберите Ограниченный доступ.

4. В диалоговом окне Разрешения, в диалоговом окне Разрешения, выберите ограничить разрешения для этой книги, а затем выберите Дополнительные параметры.

5. В поле Дополнительные разрешения для пользователейвыберите срок действия этой книги истекает и введите дату.

6. Дважды выберите ОК.

Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам

1. Откройте документ, книгу или презентацию.

2. В меню Файл выберите пункт Сведения.

3. Выберите Защитить книгу, направите указатель на пункт Ограничить разрешения длялюдей , а затем выберите Управление учетными данными.

4. Выполните одно из следующих действий:

   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите адрес электронной почты учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем выберите ОК.

   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите Добавить, введите свои учетные данные для новой учетной записи и дважды выберите ОК.

     

Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ

Чтобы просмотреть контент с управлением правами, на который у вас есть разрешения, Microsoft 365, просто откройте книгу.

Если вы хотите просмотреть свои разрешения, выберите Просмотр разрешений на панели сообщений или Эта книга содержит политику

В Office для Mac 2011 и Office 2016 для Mac поддерживаются три уровня разрешений:

• Чтение документа.   Чтение документа.

• Изменить   Чтение, изменение, копирование и сохранение изменений.

• Полный доступ   Чтение, изменение, копирование сохранение изменений, печать, установка даты окончания срока действия содержимого, предоставить разрешений пользователям, программный доступ к содержимому.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Выбор уровней разрешений вручную

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. При первом доступе к серверу лицензирования введите имя пользователя и пароль для сервера, а также установите флажок Сохранить пароль в цепочке ключей Mac OS.

   Примечание: Если не выбрать сохранить пароль вchain ключей Mac OS,может потребоваться ввести имя пользователя и пароль несколько раз.

3. В полях Чтение документа, Изменение документа или Полный доступ введите адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

4. Если вы хотите найти адрес или имя электронной почты в адресной книге, выберите .

5. Если вы хотите назначить уровень доступа всем людям в адресной книге, выберите добавить всех .

6. После назначения уровней разрешений выберите ОК.

   Появится панели сообщений с сообщением о том, что книга управляется правами.

Ограничение разрешений с помощью шаблона

Администратор может настроить IRM политики на уровне компании, определяющие, кто имеет доступ к уровням разрешений на доступ к информации для пользователей. Этих аспекты управления правами определяются с помощью серверных шаблонов службы управления правами Active Directory (AD RMS). Например, администратор организации может определить шаблон прав под названием «Конфиденциальные сведения компании», в котором указано, что книги, которые используют эту политику, могут открываться только пользователями в домене компании.

• На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешения, а затем выберите нужный шаблон прав.

  

Изменение или удаление установленных уровней разрешений

Если вы использовали шаблон для ограничения разрешений, то изменить или удалить уровни разрешений будет нельзя. Эти действия возможно только если уровни разрешений установлены вручную.

1. На панели сообщений выберите Изменить разрешения.

2. В полях Чтение документа, Изменение документа и Полный доступ введите новый адрес электронной почты или имя пользователя или группы пользователей, которым хотите назначить уровень доступа.

3. Чтобы удалить человека или группу людей с уровня доступа, выберите адрес электронной почты и нажмите кнопку DELETE.

4. Чтобы удалить всех из уровня разрешений, выберите добавить всех .

Установка даты окончания срока действия для файла с ограниченным доступом

Авторы могут использовать диалоговое окно «Задать разрешения» для установки дат окончания срока действия содержимого.

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительныепараметры , а затем выберите Срок действия этого документаистекает и введите дату.

   По истечении времени выданных разрешений для документа, его можно будет открыть только автору или пользователям с уровнем разрешений «Полный доступ».

Позволение пользователям с разрешением на изменение или чтение распечатывать содержимое

По умолчанию у пользователей с разрешениями на изменение и чтения нет доступа к печати.

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметрыи выберите Разрешить пользователям с разрешением на изменениеили чтение печатать содержимое .

Позволение пользователям с правом на чтение копировать содержимое

По умолчанию пользователи с правом на чтение не могут копировать содержимое.

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметрыи выберите Разрешить пользователям с разрешением на чтение копировать содержимое.

Разрешить выполнение сценариев в файле с ограниченным доступом

Авторы могут изменять параметры, чтобы разрешить запуск макросов Visual Basic при открытии документа, а также разрешить сценариям AppleScript доступ к информации в документе с ограниченным доступом.

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. Выберите Дополнительные параметры, а затем выберите Доступ к содержимому программным путем.

Требование подключения для проверки разрешений

По умолчанию от пользователей требуется удостоверить свою подлинность путем подключения к серверу службы управления правами AD при первом открытии документа с ограниченным доступом. Но вы можете сделать так, чтобы от них требовалась проверка подлинности каждый раз, когда они открывают документ.

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешенияи выберите Ограниченный доступ.

   

2. выберите Дополнительныепараметры , а затем выберите Требовать подключение для проверки разрешений .

Снятие ограничений

1. На вкладке Рецензиранный в области Защитавыберите Разрешения, а затем выберите Без ограничений.

   

2. В диалоговом окне выберите удалить ограничения.

См. также

Ограничение разрешений на содержимое файла

Добавление учетных данных для открытия файла или сообщения с управлением правами
Форматы файлов, которые работают с IRM

В Microsoft 365 для iOS все полученные файлы, защищенные службой IRM, будут открываться, если у вашей учетной записи есть на них разрешения. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Если у вас есть подписка на Office 365 с управлением правами Azure, а ваш ИТ-отдел определил шаблоны IRM, вы можете назначать их файлам Office в iOS.

Чтобы защитить файл, нажмите кнопку в приложении, перейдите на вкладку Рецензию и нажмите кнопку Ограничить разрешения. Вы увидите список доступных политик IRM. выберите нужный и нажмите Готово, чтобы применить.

Примечание: Если кнопка Ограничить разрешения недоступна в приложении, откройте любой документ, защищенный службой IRM, для ее инициализации.

В Microsoft 365 Android все получаемые файлы, защищенные С помощью IRM, будут открываться, если вы вошел с помощью учетной записи с разрешениями на доступ к файлу. При открытии таких файлов вверху будет выводиться панель информации, позволяющая просмотреть разрешения, которые были назначены этому файлу.

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает делать следующее:

• предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;

• ограничивать отправленное содержимое;

• обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;

• принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

• стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;

• потери или повреждения вследствие действий компьютерных вирусов;

• ручного копирования или перепечатывания с экрана получателя;

• цифрового фотографирования (при отображении на экране) получателем;

• копирования с помощью сторонних программ создания снимков экрана.

Хитрости »

12 Июнь 2012              187368 просмотров

---

Каждому пользователю свой лист/диапазон

Очень часто на своих тренингах и в форумах я слышу вопрос: как защитить доступ к книге так, чтобы для каждого пользователя был доступен только свой лист/листы? А другие ячейки или листы были недоступны для изменения или просмотра? Или скрыть отдельные столбцы с глаз пользователя? Часть подобного функционала предоставляется стандартными средствами Excel, а другая(например, доступность просмотра только конкретных листов) достигается только через макросы. В этой статье хочу привести несколько примеров реализации подобных разграничений прав между пользователями, их плюсы и минусы.

• Разграничение доступа к ячейкам стандартными средствами

Разграничение прав доступа при помощи VBA

• Доступ пользователям только к определенным листам
• Доступ пользователю к определенным листам и возможность изменять только отдельные ячейки
• Доступ к определенным листам и скрытие указанных строк/столбцов
• Практический пример с использованием администратора

---

Разграничение доступа к ячейкам стандартными средствами

Для разграничения доступа к ячейкам на листе можно воспользоваться инструментом Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges), расположенном на вкладке Рецензирование(Review), группа Изменения(Changes):

Это стандартный инструмент, для использования которого нет необходимости подключать что-то дополнительно и он относительно прост в использовании.
Данный инструмент позволяет назначить каждому отдельному диапазону ячеек свои пароли, диапазоны могут располагаться на разных листах книги или на одном листе:

Например, сотрудники коммерческого отдела в общем файле бюджета(картинка выше) должны иметь возможность заполнять только ячейки строк со статьями выручки (строки 8-11, 13-14), а производственный отдел строки 18-22, в которых расположены статьи по расходам производственного отдела. При этом сотрудники коммерческого отдела не должны иметь возможность изменять данные статей другого отдела – каждый только данные своих статей.
Для начала необходимо для сотрудников каждого отдела создать отдельные диапазоны, к которым они будут иметь доступ. Для этого переходим на вкладку Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) —Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges). Появится диалоговое окно создания/изменения диапазонов:

Нажимаем Создать(New). Появится другое окно, в котором необходимо указать имя диапазона

(Title)

(

коммерческий

), доступные для изменения ячейки

(Refers to cells)

(

C8:N11;C13:N14

) и вписать пароль

(Range password)

(

1111

):

После нажатия Ок появится окно подтверждения пароля. Необходимо указать тот же пароль, что был указан ранее для данного диапазона.

Примечание: если нажать на кнопку Разрешения(Permissions), то можно установить доступ без пароля для конкретных групп пользователей, если группы настроены политикой доменной сети.

Точно так же создаем второй диапазон – «производственный», но для него указываем другой пароль(например –

2222

). После этого у нас в главном окне управления диапазонами будет два диапазона:

Здесь можно еще раз проверить все ли правильно указано, при необходимости изменить (так же изменить диапазоны можно в любое время, вызвав данное окно с вкладки Рецензирование(Review) —Разрешить изменение диапазонов). После этого нажимаем Применить(Apply).
Теперь, чтобы такая защита сработала необходимо непосредственно защитить лист. Это можно сделать либо сразу из этого же окна, нажав кнопку Защитить лист, либо закрыв окно перейти на вкладку Рецензирование(Review) и в группе Изменения(Changes) выбрать Защитить лист(Protect sheet):

В появившемся окне проставляем галочки для тех действий, которые мы хотим разрешить делать пользователю на защищенном листе без ввода пароля(например, на картинке выше помимо стандартного выделения ячеек разрешена вставка столбцов. Подробнее про защиту листов и ячеек можно прочитать в статье — Защита листов и ячеек в MS Excel). Указываем пароль (например

3333

), подтверждаем пароль в появившемся окне и нажимаем Ок. Лист защищен.

Что важно: не следует указывать здесь пароль, который совпадает хотя бы с одним из паролей для отдельных диапазонов. Думаю, понятно почему: чтобы защиту не могли снять те, кому этого не положено делать.

Теперь остается сообщить сотрудникам отделов их пароли: производственный — 2222, коммерческий – 1111.
При первой попытке изменить данные в ячейках C8:N11;C13:N14- будет запрошен пароль на изменение ячеек созданного диапазона «коммерческий» (1111):

Если пользователю известен пароль для диапазона – его необходимо будет ввести лишь один раз. В дальнейшем для ввода данных в ячейки этого диапазона вводить пароль не придется до тех пор, пока файл не будет закрыт. После повторного открытия файла пароль необходимо будет указать заново.
Однако, если сотрудник другого отдела попытается изменить ячейки производственного отдела и пароль ему неизвестен – изменить данные этих ячеек не получится.
Также ни сотрудники коммерческого отдела, ни сотрудники производственного отдела не смогут изменить данные столбцов А и В(№ и наименование статьи), заголовки таблицы(строки с 1-ой по 7-ю) и строки с итоговыми формулами (12, 15 и т.д. – закрашенные зеленым). Они смогут изменять только те ячейки, которые перечислены в назначенных каждому отделу диапазонах. Внести данные в другие ячейки(не перечисленные в разрешенных диапазонах) можно будет исключительно сняв общий доступ с книги, а после этого защиту с листа –Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) —Снять защиту листа(Unprotect sheet). Но снять общую защиту сможет только тот, кто её создавал и кому известен «главный» пароль. Как правило это администратор или некий «смотрящий» файла и другие пользователи этот пароль не знают.
Плюс подобного метода в том, что такая защита может быть установлена для книги в общем доступе(подробнее про книги с общим доступом можно прочитать в статье — Ведение журнала сделанных в книге изменений).
Что необходимо учитывать для книг с общим доступом: создавать диапазоны для пользователей и устанавливать защиту на лист необходимо ДО назначения книге общего доступа, т.к. после того, как книге будет назначен общий доступ изменять параметры защиты листов и книги запрещено. При этом запрещены как установка защиты так и её снятие.
Минус данного метода в том, что нет дружественного интерфейса снятия защиты. Например, при попытке изменить какие-то ячейки одного из назначенных диапазонов нет никакой информации о том, что это за диапазон(коммерческий или производственный). Что в свою очередь может запутать пользователя. Так же данным методом невозможно скрыть листы, либо отдельные строки и столбцы. Можно лишь запретить изменение ячеек.

---

Разграничение прав доступа при помощи VBA
Самый большой минус всех методов ниже:

они

не будут работать при отключенных макросах

(Что такое макрос и где его искать?). Во всех приложенных к статье файлах это предусмотрено и если макросы будут отключены, то пользователь увидит лист, предлагающий включить макросы. Подробнее см. в статье: Как запустить файл с включенными макросами?

Плюс подобного подхода

— мы практически не ограничены в правилах: можем скрывать от отдельных пользователей любые листы, строки и столбцы, защищать отдельные ячейки и т.п. Я ниже приведу несколько вариантов реализации защиты кодами, а вам останется лишь выбрать тот, который больше подходит под задачу. Первые три больше демонстрационные, чтобы показать что можно сделать. А вот последний пример — Практический пример с использованием администратора — наиболее приближен к задачам, применяемым в работе и наиболее удобен для распространения среди пользователей.
Проект VBA во всех файлах открыт для просмотра и изменений. Однако перед распространением решений в реальности лучше его закрыть от просмотра и изменений — Как защитить проект VBA паролем.

Важно: приведенные ниже решения могут работать некорректно в книгах с общим доступом. А те решения, в которых устанавливается защита на листы вообще не будут работать, т.к. для книг с общим доступом невозможно изменять параметры защиты листов и книг.

• Доступ пользователям только к определенным листам
  Исходная задача: дать возможность пользователю видеть и работать только на определенных листах — тех, которые мы ему выделили. При этом он даже не подозревает, что есть другие листы. Как работает. Открываем файл — автоматом отображается лишь один лист «Main», доступный всем пользователям, жмем на кнопку, появляется форма:
  

  В форме необходимо выбрать пользователя и указать пароль, соответствующий этому пользователю. Важно: Пароли и список доступных листов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для каждого пользователя можно указать несколько листов. Указывать имена листов необходимо в точности такие же, какие они на самом деле. Это значит, что и регистр букв и каждый пробел должен быть учтен. Для разделения записей с несколькими листами используется точка-с-запятой(Лист1;Лист2;Лист3).
  На листе «Main» перечислены имена пользователей, пароли для них и доступные для просмотра листы. Данная информация указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе «Users».

  Важно: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_Sheets_for_Users.xls (84,5 KiB, 10 565 скачиваний)

• Доступ пользователю к определенным листам и возможность изменять только отдельные ячейки
  Помимо того, что можно ограничить пользователю свободу выбора листов, ему можно еще и ограничить диапазоны ячеек, которые ему разрешено изменять. Иначе говоря, человек сможет работать только на Лист1 и Лист2 и вносить изменения только в указанные для каждого из листов ячейки. Файл с примером работает так же, как и пример выше: открываем книгу — видим только один лист «Main», жмем кнопку. Появляется форма, выбираем пользователя. Появятся только разрешенные листы и на этих листах можно изменять только те ячейки, который мы разрешим в настройках. При этом диапазоны для изменения можно указать для каждого листа разные. Важно: Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым.
  Чтобы разрешить изменять диапазоны на Лист1 — А1:А10 и А15:А20, а на Лист2 — В1:В10 и В15:В20, необходимо на листе «Users» указать листы: Лист1;Лист2 и диапазоны: A1:A10,A15:A20;B1:B10,B15:B20
  На листе «Main» пароли и фамилии указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе «Users».
  Пароль на листы указывается напрямую в коде. Для изменения пароля необходимо перейти в редактор VBA(Alt+F11), раскрыть папку Modules, выбрать там модуль sPublicVars и изменить значение 1234 в строке: Public Const sPWD As String = «1234»:
  

  Важно: защита диапазонов достигается за счет установки защиты листа. Поэтому файл не будет работать в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_Sheets_Rng_for_Users.xls (86,0 KiB, 4 882 скачиваний)

• Доступ к определенным листам и скрытие указанных строк/столбцов
  И еще чуть-чуть испортим жизнь пользователю: каждому пользователю видны только свои листы и виден только свой диапазон на этом листе. Точнее — строка или столбец. Все так же, как и в файлах выше(Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым).
  На листе «Users» доступны следующие настройки: в самом правом столбце необходимо указать скрывать столбцы(C) или строки(R) указанного диапазона.
  Например, указаны диапазоны на Лист1 — А1:А10 и А15:А20, а на Лист2 — В1:В10 и В15:В20, а в правом столбце — R;C. Значит на Лист1 будут скрыты строки 1:10, 15:20, а на Лист2 столбец В. Почему так заумно? Потому что нельзя скрыть только отдельные ячейки — можно скрыть лишь столбцы или строки полностью.
  На листе «Main» пароли и фамилии указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе «Users».
  Пароль на листы указывается напрямую в коде. Для изменения пароля необходимо перейти в редактор VBA(Alt+F11), раскрыть папку Modules, выбрать там модуль sPublicVars и изменить значение 1234 в строке: Public Const sPWD As String = «1234»:
  

  Важно: защита отображения скрытых строк и столбцов достигается за счет установки защиты листа. Поэтому файл не будет работать в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_Sheets_Hide_Rng_for_Users.xls (100,0 KiB, 4 537 скачиваний)
• Практический пример с использованием администратора
  Все примеры выше имеют один маленький недостаток: при открытии файла виден один лист и надо жать на кнопку, чтобы выбрать пользователя. Это не всегда удобно. Плюс есть недостаток куда хуже: для изменения настроек всегда надо вручную отображать лист настроек, а может и другие листы. Поэтому ниже я приложил файл, форма в котором открывается сразу после открытия файла:
  
  Если выбрать «Пользователь» — admin, указать «Пароль» — 1, то все листы файла будут отображены. Другим пользователям будут доступны только назначенные листы. Таким образом, пользователь, назначенный администратором сможет легко и удобно менять настройки и права доступа пользователей: добавлять и изменять пользователей, их пароли, листы для работы(они доступны на листе Users, как и в файлах выше). После внесения изменений надо просто закрыть файл — он сохраняется автоматически, скрывая все лишние листы.
  При этом если пользователя нет в списке или пароли ему неизвестны, то при нажатии кнопки Отмена или закрытии формы крестиком файл так же закроется. Таким образом к файлу будет доступ только тем пользователям, которые перечислены в листе Users, что исключает доступ к файлу посторонних лиц.
  Если макросы будут отключены, то пользователь увидит лишь один лист — с инструкцией о том, как включить макросы. Остальные листы будут недоступны.
  В реальных условиях не лишним будет закрыть доступ к проекту VBA паролем: Как защитить проект VBA паролем

  Важно: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_UsersRulesOnStart.xls (72,0 KiB, 6 294 скачиваний)

---

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями!

    Видеоуроки

---

Поиск по меткам



Access
apple watch
Multex
Power Query и Power BI
VBA управление кодами
Бесплатные надстройки
Дата и время
Записки
ИП
Надстройки
Печать
Политика Конфиденциальности
Почта
Программы
Работа с приложениями
Разработка приложений
Росстат
Тренинги и вебинары
Финансовые
Форматирование
Функции Excel
акции MulTEx
ссылки
статистика

Совместная работа в файле с разными правами доступа

s_black Дата: Понедельник, 21.07.2014, 15:05 | Сообщение № 1 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 Коллеги, доброго дня Подскажите, возможно ли реализовать задуманное средствами Excel. Суть задачи. Сделать отчетный файл по работе менеджеров и секретарей. Первое решение, которое пришло в голову — сделать файл Excel с листами, в которые каждый сотрудник заносил результаты своей работы. Пример в прикрепленном файле. Необходимо сделать так, что бы заходя в файл, вбивая определенный пароль человек видел только свой лист, и мог только в него вносить изменения. При этом руководитель, вводя свой пароль видел все листы. Знаю, что такой можно сделать в Access, но обучение и разъяснение как и что работает очень много времени займет, а в Excel данные все умеют вносить. К сообщению приложен файл: _1.xlsx (20.8 Kb)   Ответить

ArkaIIIa Дата: Понедельник, 21.07.2014, 15:13 | Сообщение № 2 Группа: Проверенные Ранг: Ветеран Сообщений: 894 Репутация: 115 ± Замечаний: 0% ± 2010 s_black Если нужно реализовать именно так, как Вы описали, то первое, что приходит на ум это: Через вкладку Данные — Группировать — группировать диапазон столбцов содержащих данные на каждом листе, после чего паролить лист. Соответственно, без снятия защиты листа сторонний пользователь не сможет раскрыть группировку, а сл-но и увидеть содержимое. При этом руководитель, вводя свой пароль видел все листы. А вот это сложнее. Тут либо делать нечто вроде сводной таблицы на отдельном листе для руководителя, на котором отражались бы результаты деятельности на всех других листах, либо руководитель должен знать пароль от каждого из листов своих сотрудников. ЗЫ. «Разрешить изменения диапазонов», я так понимаю, не подходит, т.к. другие пользователи хоть и не смогут менять чужие диапазоны, но смогут их видеть. Сообщение отредактировал ArkaIIIa — Понедельник, 21.07.2014, 15:16   Ответить

s_black Дата: Понедельник, 21.07.2014, 15:21 | Сообщение № 3 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 К сожалению, не вариант. Файл должен постоянно дополняться и предсказать какой диапазон нужно скрывать невозможно. В идеале хотелось бы сделать так, как в примере, что бы у каждого сотрудника был его лист, который мог бы видеть и редактировать, а руководитель видел бы все листы подчиненных.   Ответить

ArkaIIIa Дата: Понедельник, 21.07.2014, 15:41 | Сообщение № 4 Группа: Проверенные Ранг: Ветеран Сообщений: 894 Репутация: 115 ± Замечаний: 0% ± 2010 s_black Что Вам мешает группировать диапазон А:АА, врядли у вас рабочая область будет выходить за эти пределы)   Ответить

Pelena Дата: Понедельник, 21.07.2014, 16:06 | Сообщение № 5 Группа: Админы Ранг: Местный житель Сообщений: 18797 Репутация: 4284 ± Замечаний: ± Excel 2016 & Mac Excel «Черт возьми, Холмс! Но как??!!» Ю-money 41001765434816   Ответить

_Boroda_ Дата: Понедельник, 21.07.2014, 18:28 | Сообщение № 6 Группа: Модераторы Ранг: Местный житель Сообщений: 16618 Репутация: 6465 ± Замечаний: 0% ± 2003; 2007; 2010; 2013 RUS Такой вариант быстренько набросал. Посмотрите пароли: Шеф — 111 Иванов — 222 Петров — 333 Если кто желает поправить или дополнить — только поприветствую Добавлено В файле косячок был. Исправил и перевложил. К сообщению приложен файл: Nov_1.xlsb (22.2 Kb) Скажи мне, кудесник, любимец ба’гов… Платная помощь: Boroda_Excel@mail.ru Яндекс-деньги: 41001632713405 | Webmoney: R289877159277; Z102172301748; E177867141995   Ответить

s_black Дата: Среда, 23.07.2014, 16:20 | Сообщение № 7 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 6 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 Такой вариант быстренько набросал. Посмотрите пароли: Шеф — 111 Иванов — 222 Петров — 333 Круто. То, что нужно. Большое спасибо.   Ответить

kaba4ok Дата: Вторник, 16.02.2016, 06:18 | Сообщение № 8 Группа: Пользователи Ранг: Прохожий Сообщений: 7 Репутация: 0 ± Замечаний: 0% ± Excel 2010 Джентльмены, добрый день! Прошу совет. Имеется файл, открытый для редактирования несколькими пользователями. Права у всех одинаковые (понимаю что немного не в тему поста, но лучше некропостинг чем захламление форума). В файле ведется список (неважно чего), и при сохранении старые данные переписываются новыми. Вопрос таков: возможно ли чтобы данные в ячейках добавлялись, а не перезаписывались? Например ячейка, заполненная пользователем 1 перезаписывается пользователем номер 2 вместо добавления новой и продолжения списка. Пользователи сидят в разных комнатах и согласовать свои действия не могут. Спасибо С ув. ЗЫ: если чушь сказал, то не стесняйтесь мне на это указать. [moder]Читаем Правила форума, создаём свою тему. Эта тема закрыта[/moder] Сообщение отредактировал Pelena — Вторник, 16.02.2016, 09:25   Ответить

китин Дата: Вторник, 16.02.2016, 08:48 | Сообщение № 9 Группа: Модераторы Ранг: Экселист Сообщений: 6973 Репутация: 1063 ± Замечаний: 0% ± Excel 2007;2010;2016 не стесняйтесь мне на это указать. Правила форума пункт №4. Указал? Не судите очень строго:я пытаюсь научиться ЯД 41001877306852   Ответить

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных



Как сделать совместный доступ к файлу Excel?

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».



2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».



3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.



4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».



2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».



2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.



3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».



2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.



3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо распечатать.

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Общий доступ к файлу Excel.

​Смотрите также​Вы не понимаете(.​ безопасностью — Параметры​: Тут все по​ появляется ошибка, так​ он такой швиндувс?​​: Преобразовать. Прикрепленные файлы​ мега задачи?​​San4uS​
​ файла, а сам​ совместной работы над​ на настольном компьютере,​ только просмотр документов​​ OneDrive для бизнеса​​   . Для совместного редактирования​ данных. Закрывать книгу​ адресной строки (Windows​Когда нужно работать​ Документ находится на​​ конфиденциальности — Убрать​ ситуации. Вы даете​
​ как на листах​
​ ;(​ 2013-08-18_224827.gif (56.58 КБ)​Юрий М​

• ​: Очень много полезного​
• ​ сохранял. Но где-то​
• ​ ними см. на​ _з12з_, новом компьютере​ пользователей для добавления,​Предоставление общего доступа к​
• ​ можно хранить документы​ не нужно, достаточно​
• ​ Vista), или из​ в одной таблице​ файловом сервере, открыт​ отметку Удалять персональные​

​ общий доступ к​ стоит защита от​Юрий М​Kedr Iohan​
​: Макросы в книге​ узнал, спасибо!​ это было…​ веб-сайте TechNet.​ Mac или мобильном​ но никто не​ документу в Word 2016​

​ в OneDrive, OneDrive​ просто сохранить кнопкой​ списка «Папка» (Windows​ Excel на разных​
​ общий доступ с​ данные при сохранении​ книге. Теперь при​ пользователя. Прошу опытные​: Ну и зачем​: Как вытащить вкладку​ с общим доступом​Guest​
​P.S.: просмотр и​Примечание:​ приложении.​ может вносить изменения,​
​ для Windows​ для бизнеса, на​ на панели быстрого​
​ XP). Использовать нужно​ компьютерах одновременно нескольким​
​ возможностью редактировать, когда​ — ОК =​ открытии сверху будет​ головы, откликнитесь))!​ всё отформатировали жирным?​ Конструктор Excel 2017​ работают. Другой вопрос​: Спасибо за подсказку!​ редактирование макросов в​ Совместное редактирование не поддерживается​Да, корпорация Майкрософт разработала​ если явно не​Общий доступ к файлам​ SharePoint Online или​ доступа.​ сетевую папку (с​ людям, то в​
​ этот документ открывает​ ОКПользователи в винде​ Название_книги [Общая]. Теперь​The_Prist​швиндувс — это​(А когда преобразую,​ — ЧТО эти​
​Vovchik22​ общем доступе не​​ для документов, защищенных​
​ с десятками партнеров​ приглашен.​ и папкам SharePoint​ SharePoint Server.​Каждый пользователь должен​ локальной сетью), а​ таблице нужно установить​​ пользователь всё нормально,​ должны иметь права​ надо объяснить пользователям​​: А чем помогать-то?​ Вы про что?​ данные можно же​
​ макросы делают?​: Добрый день. Требуется​ работает.​ с помощью управления​
​ по всему миру,​Разрешения SharePoint наследуются, но​ в Office 365​Приложения, которые поддерживают совместное​ работать на своих​ не веб –сервер​общий доступ к файлу​ он себе в​
​ администратора?нет​ что и как​ У Вас идет​burnn​ будет изменять другим​Vovchik22​
​ помощь по Excel​New​​ правами на доступ​ ​ чтобы вы могли​​ вы можете задать​Если вы открываете общий​ редактирование.​
​ листах книги, чтобы​ (не интернет).​ Excel​
​ нём работает, а​
​вот посмотрите тут​ будут заполнять, чтобы​ попытка вставки данных​: чтобы лучче видно​ пользователям?)​: Ок, файл содержит​ 2010. К созданному​: Private Sub Workbook_Open()​

​ данным (IRM) или​ совместно редактировать _з0з_​ другие разрешения для​ документ в классическом​   Word и PowerPoint для​
​ не было конфликта.​Теперь проверим все​.​ другие пользователи не​ http://office.microsoft.com/ru-ru/excel-help/HP010096833.aspx​ они не перебивали​ на защищенный лист.​ было, ой, опять​Kedr Iohan​ модули которые позволяют​
​ файлу необходим режим​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ службы управления правами​ в Интернете. Проверьте,​ определенных пользователей. Если​ или мобильном приложении,​ всех устройств и​ Если одновременно два​ ссылки на другие​Но все функции​ могут его редактировать​Skary​
​ по 2 раза.​ Либо изменяйте параметры​ отформатировал текст ;​: Excel 2007​ вносить в него​ совместного доступа с​ Then​ (RMS).​ поддерживается ли совместное​ к библиотеке SharePoint​ вы можете работать​ всех версий после​ пользователя внесут разные​ книги и документы.​
​ будут работать в​ пока первый не​: Доброго времени суток!​ Если один лист,​ защиты ячеек так,​ (​KuklP​ данные, их вносят​

excel-office.ru

Совместное редактирование и совместная работа над документами

​ возможностью одновременного редактирования.​​Application.DisplayAlerts = False​Последнее обновление: 2018 октября.​ редактирование с помощью​ открыт общий доступ​ над ним, даже​ Office поддерживают 2010​ данные в одну​ Нажимаем кнопку «Сохранить»​ таблице, после того,​ закроет, то есть​ Есть таблица в​ надо поделить по​ чтобы код мог​швиндувс — операционная​: Установите курсор в​ одновременно 8 человек​ (При включении этого​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared​catcher​ _з1з_ Online.​

​ только на чтение,​ если нет подключения​ совместное редактирование. Кроме​ и ту же​ на панели быстрого​ как мы установим​ редактировать может только​ которую постоянно добавляют​ строкам. Или же​ в них данные​

Что нужно для совместного редактирования?

​ система швиндовс от​ любое место таблицы​ и после каждого​

​ режима не работают​End If​: У меня такой​​Однако при использовании сторонних​

• ​ вы можете предоставить​​ к сети. Другие​ того, оно поддерживается​ ячейку, то выйдет​ доступа вверху слева​общий доступ в Excel​ один. Это не​

• ​ новую информацию, из​ каждый заполняет свой​​ вставить, либо отключайте​ майкрософт — хороша​ и вкладка Конструктор​ внесения обновляют файл​ макросы. Файл находится​End Sub​ вопрос. Если книгу​ хранилищ документы нельзя​ разрешение на изменение​ авторы не будут​

• ​ мобильными приложениями Excel​​ окно с вопросом,​ таблицы.​. Поэтому, сначала сделать​ баг! так всегда​ за одновременного использования​ лист. При быстром​

• ​ защиту вовсе. В​​ только на уровне​ появится автоматически. Если​ , чтобы остальные​ на локальном сетевом​

Создание и открытие документов для совместного редактирования

​gazbak​ эксель открыл один​ совместно редактировать с​ некоторым пользователям. Однако​ видеть изменения, которые​ и Excel 2016​ какой вариант данных​Проверяем ссылки на другие​

• ​ таблицу полностью, отформатировать,​ было с документами,​ её через сеть,​

• ​ сохранении будут видны​ общем доступе менять​ игр.​ это действительно таблица.​

• ​ видели оперативно инфо.​ ресурсе.) Какие есть​

• ​: Открываем книгу​ пользователь, то при​

• ​ помощью классических приложений​ если в библиотеке​ вы вносите в​ в составе Office​ оставить.​

• ​ книги так​ настроить, удалить или​ если документ уже​ несколькими пользователями одновременно​

• ​ изменения, которые вносились​ параметры защиты нельзя​

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

​Юрий М​[email protected]​ Там есть как​ варианты решения этой​Находясь в редакторе​ попытке открыть уже​ Office и на​ разрешено редактирование для​

​ автономном режиме. Когда​ 365.​В книге с​.​ добавить листы, т.д.,​

• ​ используется кем то,​ — неудобно эту​ другими пользователями, надо​

• ​ — только до​: Отформатируйте «обратно» :-)​: Для Vovchik22:​

• ​ и прописаные модули​ проблемы? Спасибо за​ Microsoft Excel нажимаем​

• ​ открытую книгу другим​ других платформах. Кроме​ всех пользователей, вы​

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

​ вы подключитесь к​Подходящий документ.​ общим доступом можно​На закладке «Данные»​ затем, устанавливать​ то доступ к​ таблицу редактировать приходится​ нажать Принять все​ установки общего доступа.​Швиндовс не знаю​Макросы в книге​ на ВБА так​ помощь.​ комбинацию клавиш «Alt»​ пользователем Эксель рапортует,​ того, не поддерживается​ не сможете ограничить​

​ Интернету, вы получите​    Совместное редактирование поддерживается​ установить в ячейки​ в разделе «Подключения»​общий доступ к книге​ нему ограничен для​ по очереди добавлять​ изменения, и дальше​vikttur​ — знаю Windows.​ общего доступа работают.​ и формулы. как​Kreol2013​ — «F11»​ что книга уже​ совместное редактирование документов,​ разрешения некоторых из​ уведомления о любых​ только в файлах​

​ для заполнения проверку​ нажимаем на кнопку​

​ Excel.​ всех других. Надо​ инфу. Нужно сделать​ работать с обновленными​: Создайте отдельную тему​ Не нравится -​Исключение — макросы,​ описать еще подробней​: Если вы не​Слева кликаем на​ открыта, открыте возможно,​ которые хранятся на​ них только просмотром.​ новых правках, а​ современных форматов, включая​ вводимых данных. Если​ «Изменить связи». Если​

Кто может участвовать в совместном редактировании

​Внимание!​ сделать простую базу​ какую то базу​ данными, в противном​A_R_S​ не пользуйтесь -​ выполняющие действия, которые​ я не могу​ гнушаетесь онлайн ресурсов​ «ЭтаКнига»​ но только на​ Google Диске.​ Унаследованные разрешения можно​ ваши изменения станут​ DOCX (Word), PPTX​ данные введутся с​ эта кнопка не​В книге с​ данных чтобы строки​ данных к которой​ случае действия других​: Здравствуйте друзья, как​

​ кто заставляет?​ запрещены в книгах​ сориентироваться…​ и у вас​В открывшееся окошко​ чтение.​Вот некоторые ссылки на​ переопределить с помощью​ доступны другим.​ (PowerPoint) и XLSX​ ошибкой, то таблица​ активна, значит связи​ общим доступом не​ с записями в​ будут подключатся пользователи,​ пользователей не будут​ дать доступ на​burnn​ с общим доступом.​Kedr Iohan​ есть аккаунты на​ вставляем:​Можо ли как-либо​ полезные сведения:​ разрешения более высокого,​

​При работе в Word​ (Excel).​ может обработать такие​ нет.​ работают такие функции:​ неё добавлялись по​ будут вносить данные​ отображаться​ редактирование одного экзель​: Например…Начальство, и пользователи,​Например, у вас​: Здравствуйте!​ gmail.com Вы можете​Private Sub Workbook_Open()​ сделать так, чтобы​Новые варианты облачных хранилищ​ но не более​ абзац, над которым​Разрешения на редактирование.​ данные с ошибкой.​Выбираем из списка нужную​

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

​Создать таблицу.​ кнопке добавить, или​ и просматривать их.​A_R_S​ файла по сети​ которые (некоторые) не​ защищена структура книги​Предоставила общий доступ​ легко выйти из​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ можно было открывать​ для мобильных приложений​ низкого уровня. Дополнительные​ вы работаете, блокируется,​    у всех авторов​ Как настроить проверку​ связь в окне​Удалить лист.​ как то так,​ Все данные будут​: Такого рода выдала​ нескольким пользователям?​ хотят вообще ничего​ (т.е. нельзя добавить/скрыть/удалить​ книге эксель. файл​ положения за счет​ Then​ книгу несколькими пользователями,​ Office и Office​ сведения о разрешениях​

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

​ чтобы другие пользователи​ должно быть разрешение​ вводимых данных, смотрите​ «Изменение связей».​Вставить или удалить ячейки.​ чтоб добавлять записи​ делится на группы​ мне сообщение когда​Как я знаю​

​ учить нового, так-что​ листы), а макрос​ по сети открывается,​ облачного сервиса. Групповое​Application.DisplayAlerts = False​ и чтобы можно​ Online​ см. в статье​ не могли перезаписать​ на чтение и​

​ в статье «Проверка​Если обновлений связи не​

• ​ Но можно вставить​ с разных рабочих​ типа обувь, куртки,​ начал давать общий​

• ​ расшаренный файл экзеля​ да, ситуация в​ пытается выполнить операцию​ вносятся изменения, но​

Устранение неполадок совместного редактирования в SharePoint, OneDrive и Office

​ редактирование в режиме​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, accessMode:=xlShared​ было сохранять изменения,​Справка по Dropbox: Как​ Уровни разрешений в​ ваши изменения. Если​ изменение документов.​ данных в Excel»​ нужно производить, нажимаем​ или удалить строки,​ станций одновременно.​

Как определить, не изменил ли другой автор документ, над которым мы работаем?

​ шапки. В распоряжении​ доступ.​ открыв с одного​ общем заставляет, так​ по скрытию листа​ файл сохраняется как​ реального времени.​End If​

Другие разделы

​ вносимые каждым пользователем.​ редактировать документы Microsoft​ SharePoint.​ вы находитесь в​Вы можете создавать документы​ тут.​ кнопку «Закрыть».​ столбцы.​​Skary​

​ пока только ексель​

• ​Когда давал в​ пк по сети​

• ​ что я имею​ — в этом​

• ​ копия. А нужно​вводный курс по​End Sub​

​Ситуация такая: книга​​ Office совместно с​При использовании личного сайта​ автономном режиме, может​ в классических версиях​Как в Excel​Если в строке​Добавить или изменить условное​, может конечно и​ но лицензиями не​ 2010 доступ такого​ для редактирования с​

​ право жаловаться на​​ случае будет появляться​ чтобы изменения сохранялись​ формулам в google​Нажимаем сохранить​ эксель лежит на​ другими пользователями?​ SharePoint, личной библиотеки​

​ случиться так, что​

support.office.com

Одновременный доступ в книге excel нескольких пользователей.

​Антон​​Подробнее почитать тут:​ книге.​
​ а также благодаря​ Книга Excel c​ получают к ней​ неправильно, это может​ или личного хранилища​ тот же абзац.​

​ очереди»?​​ 2010 и 2007​
​ изменять или сохранять​ проблемы пропадут все.​
​Спасибо большое,​
​ изменения коллега, у​
​ вопросов отправил в​
​ / «Центр управления​

​: потому что если​​Файл созданный в​ не сможет.​

​ совсем понимаю, у​​ в том, что​ права администратора, все​ могу консультировать.​ управления безопасностью»/ Включить​ к книге:​

​ для начала нужно​​ сохранилось именно в​KuklP​ все макросы/ ОК​
​Меню — Сервис​ совместного редактирования, см.​

​ только владелец библиотеки.​​ изменения и решить,​ времени​ Мы стараемся как можно​

​ т.к. источник (таблицу)​​ совместной работы.​ формы для редактирования​ таблицу через локалку​ открыть на чтение​ редактировать один экзель​

​ чтоли? с макросами​​ было расшарить папку​ данном файле. А​

​: Варианты:​​Юрий М​

planetaexcel.ru

Совместный доступ с возможностью одновременного редактирования.

​ — Доступ к​​ в статье Устранение​ Вы можете решить,​ какие из них​Одновременная работа нескольких пользователей​ оперативнее обеспечивать вас​ могли переместить, изменить​На закладке «Рецензирование»​ информации. На мой​ то другим она​ и сохранить как.В​ файл по сети​ и тд и​ в которой была​ у коллеги, который​

​- Не использовать​​: gazbak, это Вы​ книге и отметьте​ неполадок совместного редактирования​ кто сможет редактировать​ следует оставить.​ над книгами Excel​ актуальными справочными материалами​ название.​ в разделе «Изменения»​ взгляд, так будет​
​ доступна только для​ 2010 несколько больше​ нескольким (~10) пользователям.​ тп. Всем когда-то​ Книга Excel.​ простой пользователь сети,​ совместный доступ;​ кому отвечали?​ чек-бокс «Разрешить изменять​

​ в Office.​​ отдельные файлы, предоставив​
​Устранение конфликта в​ с помощью функции​
​ на вашем языке.​Если написано, что​
​ нажимаем на кнопку​ удобнее и проще.​ чтения.​

​ уделяется внимание защите​​ Объем работы большой,​ приходится переходить на​burnn​ получилось сохранить лишь​- Не использовать​Татьяна​ файл нескольким пользователям​Если вы предоставили доступ​
​ общий доступ на​ Word 2016​ совместного редактирования​ Эта страница переведена​ связь нужно обновить,​ «Доступ к книге».​Если же Вы​Skary​

​ личных данных.​​ трудно делать потом​ что-то новое. Наш​: Проблема — после​ копию.​ макросы.​: Добрый день! Подскажите,​
​ одновременно…»​ к документам через​ изменение пользователям или​Если вы работаете над​Совместная работа над презентациями​ автоматически, поэтому ее​

​ нажимаем кнопку «Обновить».​​ Сделать это нужно​ хотите оставить все​: Общий доступ не​Сейчас попробовала в​ сводные таблицы собирая​

​ бухгалтер 3 года​​ «настройки» параметров безопасности​на форуме нашла​- Использовать Access,​ пож-та, как открыть​catcher​ OneDrive или OneDrive​ группам. Дополнительные сведения​ файлом, который находится​ PowerPoint​ текст может содержать​ Так, действуем по​ в таблице, расположенной​ в excell, то​ предоставлен?​ 2010, норм открылся​ инфу у всех​

​ назад тоже плевалась,​​ шары (швундувс кривой​
​ такую информацию: «​ он больше приспособлен​ доступ для одновременной​: большое спасибо за​ для бизнеса, вы​ об общем доступе​ в папке синхронизации​Совместная работа с документами​ неточности и грамматические​
​ обстоятельствам, что пишет​ на локальном компьютере.​ можно подумать на​AleksSid​ общий доступ.Скажи пож-та​ 10 пк из​ когда ей скидывали​ капец) — после​Данные организованны в таблицах.​ для совместного доступа.​ работы только 2-м​
​ ответ, сделал, это​ можете получать по​​ см. в статье​ (такой как OneDrive​ Office в OneDrive​ ошибки. Для нас​ Excel.​Если у вас​ счет какого-нибудь bat-ника.​
​: предоставлен и редактирование​ надо ли еще​ их копий экзель​ формы по скайпу,​ неудачных попыток это​
​ При предоставлении общего​Vovchik22​ пользователям.​​ как раз то,​ электронной почте уведомление​ Общий доступ к​ или OneDrive для​Предоставление общего доступа к​ важно, чтобы эта​
​Здесь же можно​ вышло такое окно,​ Реализовать это можно​ по сети разрешено,​ что -то включать​ файла.​ а теперь работает​
​ сделать хотябы как-то,​

​ доступа есть ограничения.​​: Не использовать макросы​VovaK​

​ что нужно.​​ о том, что​ файлам и папкам​
​ бизнеса), он синхронизируется​ презентации и совместная​ статья была вам​ разорвать связь (​

​ то сделайте, как​​ так — на​

​ но когда таблица​​ при раздаче доступа​A_R_S​ и радуется, что​ открыл общий доступ​ Т.е. нельзя дать​

​ не возможно ,​​: В этой теме​
​А можно ли​ документ был обновлен.​
​ в Office 365.​ при восстановлении подключения​ работа над ней​ полезна. Просим вас​
​снять общий доступ в​ в нем написано.​ сервере хранится Ваш​ у кого то​ на файл экзеля?​: Общий доступ дать.​ не надо идти​ — после этих​ общий доступ если​
​ так как и​

​ описано как возвращать​​ средствами VBA сделать​
​Если вы еще не​
​Хотя вы можете отправлять​ к Интернету независимо​ в PowerPoint для​ уделить пару секунд​Excel​Теперь, на закладке​

​ файл. подобные файлы​​ уже открыта то​Какие-либо тонкости?​ Вкладка Рецензирование. Совет:​ в соседнее здание.​ всех манипуляций у​ данные организованны в​ совместный доступ, в​ UserName:​ так, чтобы при​ работали с Word​ файлы с помощью​ от того, запущено​ Mac​ и сообщить, помогла​), настроить параметры обновления​ «Правка» диалогового окна​ хранятся на компьютерах​
​ всем остальным при​что ты сделал​ надо время от​AlekseyF​ конкретного пользователя появились​ форме таблиц.​ них вся суть​Если перед загрузкой​ открытии книги выполнялась​ Online или Office​ _з0з_ и _з1з_​ ли приложение (Word,​Общий доступ к файлам​ ли она вам,​ (кнопка «Запрос на​ «Доступ к книге»,​ пользователей. Они добавили​ попытке открыть пишет​

​ конкретно пошагово скажи​​ времени нажимать быстрое​: Коллеги, прошу помощи!​
​ проблемы с открытием​Конечно можно открыть​

​ файла и вся​​ файла проверять доменные​ проверка, разрешён ли​ Online, начните отсюда:​ 2007 или более​
​ PowerPoint). При повторном​ и совместная работа​ с помощью кнопок​ обновление связей).​ ставим флажок у​

​ в файлик необходимые​​ «документ доступен только​
​ пож-та?Довольно просто. Если​ сохранение и Принять​ Увидел похожую тему,​ файла с общим​ такой файл по​

​ работа строиться на​​ имена (которые индивидуальны),​ изменять книгу нескольким​ Word Online. Чтобы​ ранней версии в​ подключении файл автоматически​ с ними в​ внизу страницы. Для​Когда все проверили,​ функции «Разрешить изменять​

​ данные, запустили этот​​ для чтения».​ есть файл, открываешь​ все изменения.​
​ решил написать сюда,​ доступом, и его​ сети, внести изменения,​ них.​ то можно либо​ пользователям, и если​ переключиться на другое​ _з2з_ или _з3з_и​ синхронизируется. При наличии​ Office для Android​ удобства также приводим​ обновили, нажимаем кнопку​ файл нескольким пользователям​ bat-ник и он​Skary​ его, вкладка Рецензирование​

​A_R_S​​ если нужно открывать​ сохранинем, если все​ но файл будет​Подскажите, а есть​ запретить дальнейшее редактирование​ нет, то принудительно​
​ веб-приложение, щелкните средство​ открывать их для​ конфликтов вы получите​Работа с OneDrive в​ ссылку на оригинал​ «Закрыть».​ одновременно (это также​ добавил эту информацию​: Значит ошибка в​ — Общий доступ​: Доступ к файлу​ новую тему, прошу​ же удалось зайти…то​ сохранен как копия.​ ли какой-то другой​ файла или включить​ включать этот режим​ запуска приложений​ редактирования, вы не​ оповещение. Дополнительные сведения​ iOS​ (на английском языке).​

​Всё.​​ позволит объединять книги)».​ в файл на​ предоставлении общего доступа.​ — вот ту​ с этой вкладки?​ прощения.​ открывался то не​Самое простое решение,​ выход, кроме онлайн​ ограничения, в общем​ для этой книги?​и выберите его.​ сможете совместно создавать​ см. в статье​

​Прежде чем начинать совместную​​При использовании Office и​

planetaexcel.ru

Как редактировать файл экзеля нескольким пользователям?

​На книгу с​​На закладке «Подробнее»​ сервере.​ Поковыряйтесь в этом.​ выпадет окошко (делаем​A_R_S​
​Суть проблемы: На​ открывался…​ это перевести из​ ресурсов? На данный​ любой сценарий.​Haken​Для администраторов SharePoint:​ эти документы с​ Синхронизация OneDrive.​ работу над документами,​ OneDrive или SharePoint​ общим доступом можно​
​ уточните параметры для​Нечто подобное я​Zet_iKs​ то, что там​: Разрешить изменение диапазонов​ локальном сервере есть​Решение — создал​ таблиц в диапазоны.​ момент интересует вопрос​Дмитрий​: Как ни странно,​

​Обзор совместного редактирования в​​ помощью этих устаревших​По умолчанию в _з0з_​ необходимо предоставить к​ можно работать над​ установить пароль. На​ обновления изменений в​

​ уже реализовывал. Если​​: да нет тут​ говорится). После этого​

​ для чего?​​ файл Excel с​ учетку на компьютере-хосте,​

​» в теме​​ именно если файл​: А как быть​ нашел в справке​ SharePoint​ приложений. Когда пользователь​ группы и разрешения,​ ним общий доступ.​ документами Word, таблицами​

​ закладке «Рецензирование» в​​ книге.​
​ что обращайтесь. Удачи​ никакой ошибки! локалка​ снова — Общий​

​A_R_S​​ возможностью совместного пользования.Часть​ на которой шара​ «Как организовать общий​ лежит на локальном​ если компьютеры не​ :)​Отключение совместного редактирования в​ открывает документ с​ назначенные библиотеке, в​ В приложениях SharePoint,​ Excel и презентациями​ разделе «Изменения» нажимаем​Если книга новая,​ Вам!У нас на​ работает отлично и​ доступ — отмечаем​: Например, 1 пользователь​ листов файла заполняется​ — и при​ доступ, когда данные​ доступе​ в локальной сети.​Нужно добавить в​ SharePoint​ помощью _з4з_ или​ которой вы храните​

​ OneDrive и Office​​ PowerPoint вместе с​ на кнопку «Защитить​ то вводим имя​ работе трое с​
​ права доступа настроены​ галочкой (там она​ может вносить изменения​ пользователями, часть макросом​ подключении шары на​

​ организованны в таблицах,​Kreol2013​Как это сделать​
​ модуль «ЭтаКнига»​Задание максимального количества авторов,​ _з5з_ 2007,_з6з_ или​ или создаете документ,​ можно делиться файлами​ другими людьми. Совместное​ книгу и дать​
​ файла.​ одним файлом работали​ верно. одновременно нельзя​ одна — Разрешить​ только в А1:А12,​ из хранилища БД.​ клиентском компе (где​
​ а не в​
​: Если бы, Вы,​ через интернет????​Private Sub Workbook_Open()​ осуществляющих совместное редактирование,​ _з7з_ создает блокировку​ наследуются всеми документами​ с другими пользователями.​ редактирование означает, что​ общий доступ».​Если книга рабочая,​ проблем не было.​ редактировать один и​ изменить файл нескольким​ другой только в​ При этом те​ были проблемы) -​ диапазонах.»​ описали проблему более​Казанский​
​If Not ActiveWorkbook.MultiUserEditing​ в SharePoint 2013​ для документа и​ в библиотеке. Например,​Дополнительные сведения об общем​ над документом одновременно​Функциями, расположенными в​ нажимаем кнопку «ОК».​ На другом форуме​ тот же документ​ пользователям) — Заходим​ В1:В12, остальные ячейки​ данные которые подтягиваются​ поставил галочку «исп.​
​если это правда,​ раскованно, то возможно​

CyberForum.ru

Одновременное редактирование таблицы несколькими пользователями через сеть

​: Организовать виртуальную сеть​​ Then​Примечание:​ запрещает другим пользователям​ на сайте группы,​ доступе к документам​ работают несколько авторов.​ разделе «Изменения» на​Нажимаем на кнопку​ эту тему поднимали​ с разных рабочих​ в подробнее -​ заблокированы. В Вашем​ из хранилища являются​ другие данные для​ то 1. какая​ и нашлись бы​ (VPN). Например, с​ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ActiveWorkbook.FullName, _​  Дополнительные сведения о​ _з8з_ редактировать этот​ которому доступны разрешения​ в OneDrive и​Совместное редактирование поддерживается для​

​ закладке «Рецензирование» можно​​ «Office» в левом​ — вывод если​ станций так всегда​

​ там отмечаем параметры​​ же случае можно​ необходимой справочной информацией​ входа» — зашел​ разница между диапазоном​ методы, а так,​ помощью Hamachi, бесплатно:​

​accessMode:=xlShared​​ совместном редактировании документов​ документ. Чтобы воспользоваться​

​ на чтение и​​ SharePoint см. в​ документов, сохраненных в​ управлять книгой с​ верхнем углу таблицы.​ больше двух пользователей​ было.​ сохранения — ОК.​ «Доступ к книге».​ и пользователь не​

​ под этой учеткой​​ и таблицой и​ увы.​djurka​

​End If​​ см. в справке​ преимуществами совместного редактирования​ запись, любой пользователь​ следующих статьях:​ OneDrive или SharePoint. ​ общим доступом.​ В появившемся окне​ одновременно работаю с​Vlad999​Если не дает​

​A_R_S​​ должен иметь возможность​ и всё, проблемы​ 2. как перевести​Для чего вам​: А как сделать​

​End Sub​ Word, PowerPoint и​ в _з9з_ или​ может совместно редактировать​Общий доступ к файлам​Для совместной работы с​Данные в книге​ нажимаем на кнопку​ файлом возможны глюки​: Посмотрите в >параметрах​ сделать общий доступ​: Сделал, получилось.​ править эти листы.​ не стало, правда​ из таблиц в​ макросы в общем​ общий доступ к​Правда не нашел​ Office Online. Дополнительные​ _з10з_, рекомендуется, чтобы​ его. Хотя в​ и папкам в​ другими пользователями требуется​ на других компьютерах​ функции «Сохранить как».​ и виноват в​ Excel>Безопасность< не стоит​ — Файл -​Как сделать сохранение​ Соответственно когда запускается​ думаю как справиться​​ диапазоны.​​ доступе? пересчитывать формулы?​ книге, если в​ еще, как сделать,​ сведения о настройке​ все пользователи работали​ библиотеке документов _з1з_​ Office 365​ следующее​ обновятся только после​ Выбираем сеть, которой​ это эксель (не​ ли «галка» напротив​ Параметрыl — Центр​
​ через определенный промежуток​ макрос для загрузки​ с этими правами​пожалуйста помогите​ Или разносить данные?​ ней используются списки?​ чтобы он не​ SharePoint для совместного​ по крайней мере​ с разрешениями «только​Общий доступ к файлам​   :​ сохранения книги, в​ мы будем пользоваться​ доработан). Выход предложил​ «рекомендовать доступ только​ управления безопасностью -​
​ времени?​ данных из ХД​ в швиндувс…Ну почему​KuklP​ Или еще какие-то​ Спасибо.​ спрашивал про перезапись​ редактирования документов и​ с _з11з_ 2010​ для чтения» разрешено​ и папкам в​Общее хранилище​ которой сделали изменения​ — или из​Zet_iKs​ для чтения».​​ Параметры центра управления​

CyberForum.ru

​A_R_S​

Содержание

• 0.1 Общий доступ в старых версиях Excel
• 0.2 Совместное редактирование в Excel 2016
• 0.3 Автосохранение: плюсы и минусы
• 0.4 Как отключить Автосохранение в Excel
• 0.5 Ссылки по теме
• 1 Особенности работы с общим файлом
• 2 Как сделать совместный доступ к файлу Excel?
  • 2.1 Открытие книги с совместным доступом
  • 2.2 Как удалить пользователя
• 3 Как отключить режим совместного доступа в Excel
  • • 3.0.1 Как создать общий доступ Excel?
    • 3.0.2 История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»
    • 3.0.3 Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу
    • 3.0.4 Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?
• 4 Как сделать общий доступ к файлу Excel
  • 4.1 Поделитесть полезным с друзьями:

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Это переключатель Автосохранения — побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review — Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

• Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
• При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
• Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
• В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше «для галочки» и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает — активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо — никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие — файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо «на лету» синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

… можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

• Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии — с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные «на пробу» изменения останутся в документе навсегда.
• Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус («вкл» или «выкл») запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
• Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как — теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

  Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр — это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра — это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно — и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USERSOFTWAREMicrosoftOffice16.0Excel

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) — Параметр типа DWORD:

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение — :

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме

• Создание резервных копий ценных файлов
• Статья про Автосохранение на сайте MSDN

Совместный доступ в Microsoft Excel дает возможность работать с одним файлом сразу нескольким пользователям. Десять-двадцать человек на разных компьютерах одновременно вносят какие-то данные в один документ. Где находится определенная информация, работают определенные формулы.

«Главный пользователь» имеет возможность отслеживать действия рабочей группы, добавлять/удалять участников, редактировать противоречивые изменения. Как настроить совместную работу в Excel.

Особенности работы с общим файлом

В книге Excel со совместным доступом не все задачи можно выполнять.

Нельзя:

• Создавать таблицы Excel.
• Создавать, менять или просматривать сценарии.
• Удалять листы.
• Объединять либо разделять ячейки.
• Работать с XML-данными (импортировать, добавлять, обновлять, удалять и т.д.).

Выход: отключить общий доступ – выполнить запрещенную задачу – снова включить доступ.

Совместное пользование ограничивает для участников еще ряд задач:

Недопустимо	Реально
Вставлять либо удалять группу ячеек	Добавлять строку или столбец
Добавлять либо изменять условные форматы	Работать с существующими форматами
Включать или изменять инструмент «Проверка данных»	Работать с существующими настройками проверки
Создавать или редактировать диаграммы, сводные отчеты	Работать с имеющимися диаграммами и сводными таблицами
Вставлять или редактировать рисунки и графические объекты	Просматривать имеющиеся рисунки и графические объекты
Вставлять или менять гиперссылки	Переходить по имеющимся гиперссылкам
Назначать, редактировать либо удалять пароли	Существующие пароли функционируют
Ставить либо снимать защиту листов и книг	Существующая защита работает
Группировать, структурировать данные; вставлять подуровни	Работать с имеющимися группами, структурами и подуровнями
Записывать, изменять или просматривать макросы	Запускать имеющиеся макросы, которые не связаны с недоступными задачами
Изменять или удалять формулы массива	Пользоваться существующими формулами
Добавлять в форму данных новую информацию	Искать информацию в форме данных

Сначала определяемся, какую книгу мы «откроем» для редактирования сразу несколькими участниками. Создаем новый файл и наполняем его информацией. Либо открываем существующий.

1. Переходим на вкладку «Рецензирование». Диалоговое окно «Доступ к книге».
2. Управление доступом к файлу – правка. Ставим галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно».
3. Переходим к инструменту «Подробнее», чтобы настроить параметры многопользовательского редактирования.
4. Нажимаем ОК. Если мы открываем общий доступ к новой книге, то выбираем ей название. Если совместное пользование предполагается для существующего файла – жмем ОК.
5. Открываем меню Microsoft Office. Выбираем команду «Сохранить как». Выбираем тот формат файла сохранения, который «пойдет» на всех пользовательских компьютерах.
6. Местом сохранения выбираем сетевой ресурс / сетевую папку, которую откроют предполагаемые участники. Нажимаем «Сохранить».

Внимание! Нельзя использовать для сохранения общего файла веб-сервер.

Теперь проверим и обновим ссылки:

1. Вкладка «Данные». «Подключения».
2. Изменить ссылки / изменить связи. Если такая кнопка отсутствует, в листе нет связанных файлов.
3. Переходим на вкладку «Состояние», чтобы проверить имеющиеся связи. На работоспособность связей указывает кнопка ОК.

Открытие книги с совместным доступом

1. Открываем меню Microsoft Office.
2. Нажимаем «Открыть».
3. Выбираем общую книгу.
4. Когда книга открыта, нажимаем на кнопку Microsoft Office. Переходим на вкладку «Параметры Excel» (в нижней части меню).
5. «Общие» — «Личная настройка» — «Имя пользователя». Вводим опознавательную информацию (имя, ник-нейм).

Все. Можно редактировать информацию, вводить новую. После работы – сохранить.

Случается, что при открытии книги Excel с совместным доступом к файлу появляется запись «Файл заблокирован». Сохранить не получается. При последующем открытии оказывается, что общий доступ отключен. Возможные причины проблемы:

1. Одну и ту же часть документа редактируют несколько пользователей. К примеру, вбивают разные данные в одну ячейку. Возникает блокировка.
2. Во время пользования совместным файлом ведется журнал изменений (кто входил, когда, что делал). Книга увеличивается. Начинает «глючить».
3. Удалили кого-то из пользователей, но пока ему не сказали об этом. Тогда блокировка может появиться только на его компьютере.
4. Большая нагрузка на сетевой ресурс.

Что можно сделать, если совместный доступ к файлу файл заблокирован:

1. Почистить либо удалить журнал изменений.
2. Почистить содержимое файла.
3. Отменить, а потом снова активировать совместный доступ.
4. Открыть книгу xls в OpenOffice. И снова сохранить ее в xls.

Замечено, что запись «Файл заблокирован» реже появляется в новейших версиях Excel.

Как удалить пользователя

1. На вкладке «Рецензирование» открываем меню «Доступ к книге».
2. В разделе «Правка» мы видим перечень пользователей.
3. Выбираем имя – нажимаем «Удалить».

Перед удалением проверьте, что пользователи закончили работу с файлом.

Как отключить режим совместного доступа в Excel

Все пользователи должны сохранить информацию и закрыть общий файл. Если необходимо оставить журнал, соблюдаем инструкцию:

1. Вкладка «Рецензирование» — «Исправления» — «Выделить исправления».
2. Устанавливаем параметры «Исправлений». По времени – «все». Галочки напротив «Пользователем» и «В диапазоне» сняты. Напротив «вносить изменения на отдельный лист» — стоит. Жмем ОК.
3. Откроется Журнал изменений. Его можно сохранить либо .

Чтобы отключить совместный доступ к файлу Excel, на вкладке «Рецензирование» нажать «Доступ к книге» и снять галочку напротив «Разрешить изменять файл нескольким пользователям».

В списке должен остаться один пользователь – Вы.

Давно хотел написать о полезной и зачастую малоизвестной функции — общий доступ Excel. Эта возможность позволяет сразу нескольким пользователям одновременно работать в файле. При этом хранится история операций со всеми ячейками от пользователей, при параллельном внесение данных изменения показываются при сохранении. В общем, уверен вам пригодится такая функция, единственное что необходимо — общая сетевая папка.

Уверен, многие сталкивались с надписью «Файл заблокирован другим пользователем», если в рабочем документе (размещенном в сетевой папке) уже работает другой пользователь. Если вам необходимо вносить данные в один и тот же файл единовременно, лучше настроить общий доступ к файлу. Мой опыт показывает, что люди могут работать в одном файле параллельно месяцами. Количество вносимых данных бывает довольно большое, поэтому разграничьте кто, куда и что заносит. Если все делать правильно, общий файл работает стабильно.

Как создать общий доступ Excel?

Общий доступ существовал еще в легендарном Excel 2003. В современных версиях, работать совместно стало надежнее, а включить общий доступ все так же просто. Сперва разместите файл в сетевой папке, доступ к которой есть у нужных пользователей. Затем пройдите на панели инструментов во вкладку Рецензирование — раздел Изменения.

Откроется окно Управление доступом к файлу. Ставьте галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям…». В этом же окне вы сможете увидеть, кто сейчас работает в файле (сейчас User). Жмете ОК. Все, общий доступ дан и теперь в файле может работать сразу несколько человек. Удобно.

История общего доступа или «я в эту ячейку ничего не вносил»

Кто работал с базой данных, хоть один раз, ловил себя на мысли «вроде эти изменения я уже вносил, а их тут нет». После таких сомнений начинается работа с ИТ службой, почему пропала информация из базы. Чтобы избежать кровопролитных споров, в крупных учетных программах есть т.н. «История изменений» или «Журнал регистрации», где видны действия, совершенные пользователями. Общий доступ Excel не исключение — вы можете как показать историю внесенных изменений как внутри файла, так и вывести их в отдельную таблицу.

Чтобы получить изменения, нажмите на кнопку Исправления — Выделить исправления

В появившимся окне настройте что и как выводить

Если оставите все галочки как показано на картинке выше, то изменения созданные со времени последнего сохранения выделяться прямо в таблице примерно вот так:

Если отметите такие галочки:

То программа выведет изменения на отдельный лист. Довольно удобно, если нужно переслать эту информацию.

Так же выбирете нужного пользователя или диапазон в котором необходимо искать изменения

Мой совет. Не выделяйте сразу обе галочки Выделять исправления на экране и вносить изменения на отдельный лист. Все равно, изменения будут показаны на отдельном листе. А если данных много, может вызвать зависание программы.

Есть возможность настроить, и даже отключить эту функцию — смотрите ниже.

Чтобы удалить историю изменений, отключите и включите заново совместный доступ.

Что нужно знать еще о совместном доступе к файлу? Управление доступом к файлу

В окне Управление доступом к файлу, есть вкладка Подробнее, где найдется много интересного.

Разберем содержание окна поподробнее:

Первый пункт — это Регистрация изменений — регулирует хранение изменений, что мы разбирали в предыдущем разделе. Можно отключить хранение изменений в журнале или настроить количество дней сохранения.

Далее Обновлять изменения. Как вы заметили, если сохраните файл, то будет показано, какие изменения внесли соредакторы файла. Есть возможность увеличить частоту. Даже сделать обновления почти он-лайн, каждые 5 минут (минимальный показатель).

Часто задаваемый вопрос — «Какие изменения занесутся, мои или соседа по файлу?». В настройках существует пункт Для противоречивых изменений — у вас спрашивают, чьи изменения оставить. Если выберите «Запрашивать…», то перед сохранением будет вопрос «Чьи изменения оставить», для второго пункта останутся те изменения, которые сделаны ранее.

Ну и последний, но не менее важный пункт — Включить в личное представление. Личное представление — настройки, которые пользователь создает под себя в общем файле. Если вы владелец процесса и не хотите, чтобы кто-то изменял параметры печати (вы их настроили заранее) или добавлял дополнительные фильтры — снимите эти галочки.

Что нельзя делать, если файл находится в общем доступе?

Да, существуют еще ограничения при работе с общим доступом. В первую очередь неудобно отсутствие условного форматирования и то что нельзя вставлять диаграмму или сводную таблицу.

Общий доступ Excel предназначен в первую очередь для занесения данных, поэтому мы должны относиться к недостаткам возможности с пониманием.

Так же нельзя делать:

• Управление и изменение макросов
• Добавлять рисунки и другие объекты
• Группировать или скрывать столбца или строки
• Делать объединение ячеек (не придется потом снимать объединение:) )
• Пользоваться инструментом «Проверка данных», например создавать выпадающий список.
• Делать защиту листа
• Невозможна работа с формулами массива

В одном разделе с общим доступом, расположено еще много кнопочек, подробнее о них рассказывается в статье: Как защитить Excel от редактирования?

Поделитесь нашей статьей в ваших соцсетях:

(Visited 10 535 times, 4 visits today)

Как сделать общий доступ к файлу Excel

В корпоративных сетях, как крупных, так и не очень, часто любят выкладывать документы на файловый сервер в общий доступ для нескольких пользователей и редактировать их удалённо, прямо на сетевом диске, не скачивая себе на компьютер. С электронными таблицами не всё так просто — по умолчанию общий доступ к файлу Excel отключен в параметрах документа, а значит можно будет открыть только одну его копию для одного пользователя. Чтобы включить совместный доступ в Экселе, надо в главном меню открыть раздел «Рецензирование» и найти группу «Изменения»:

В ней надо найти и нажать кнопку «Доступ к книге». Появится окно управления общим доступом к файлу Excel:

Здесь надо поставить галочку «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно», после чего — нажать на кнопку «ОК».
Теперь при сохранении этого документа в названии будет отметка «», что означает что включен совместный общий доступ для файла Эксель.

Примечание: Обратите внимание на поле «Файл открыт следующими пользователями. В нём отображаются все, кто вносил изменения в этой книге. Чтобы посмотреть что было изменено конкретным пользователем, то нужно на вкладке «Рецензирование» нажать на кнопку «Исправления» и в меню выбрать пункт «Выделить исправления». Появится такое окно:

Здесь можно выбрать подходящий вариант отслеживания изменений — по времени, конкретным пользователем или в заданных ячейках. По умолчанию, они будут выделены на экране. При необходимости можно будет вынести изменения в отдельный файл.

Поделитесть полезным с друзьями:

При работе над общим проектом возникает необходимость одновременно вставлять данные в документ. Это позволяет быстро записывать значения в ячейки и заполнять исходный файл информацией. В Microsoft Office Excel есть специальная функция для таких случаев, и сегодня мы узнаем, как поделиться файлом Excel с другими пользователями.

Использование

Чтобы отредактировать книгу Excel от группы людей, вам необходимо поместить документ в отдельную папку, к которой имеют доступ все пользователи. Обычно это делается в локальной сети в том же офисе, фирме или компании. Значит надо дать разрешение через редактора. Чтобы поделиться файлом Excel, вам необходимо сделать следующее:

1. На панели инструментов перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите кнопку «Доступ к книге» в разделе «Редактирование.

1. Откроется диалоговое окно со списком людей, использующих документ. Установите флажок рядом с разрешением на редактирование файла и нажмите ОК.

1. На вкладке «Подробности» вы можете настроить срок хранения журнала изменений, частоту обновления файлов и приоритет изменений.

Если файл только что был создан, программа предложит сохранить документ. Убедитесь, что вы сохраняете в сетевую папку, чтобы не было проблем с доступом других людей.

Затем в названии книги должно появиться слово «Общие», указывающее на возможность сотрудничества.

Чтобы просмотреть список изменений, вам нужно выделить исправления с помощью отдельной функции.

В открывшемся окне настройте параметры просмотра изменений.

После нажатия кнопки ОК все исправления будут помещены на отдельный лист с пометками, кем и когда было внесено добавление. Это называется журналом изменений, который можно сохранить отдельно на компьютере или распечатать.

Ограничения

К сожалению, когда над книгой работают несколько человек, существует ряд ограничений на редактирование и форматирование информации:

1. Невозможно вставлять диаграммы, изображения, сводные таблицы и другие объекты.
2. Редактирование макросов запрещено.
3. Группировка данных по столбцам и строкам ограничена.
4. Невозможно изменить формулы в исходном файле.
5. также запрещено удалять листы книги.

Если вам нужно сделать что-либо из этого, вам нужно попросить администратора отключить общий доступ, изменить и снова включить режим совместной работы.

Бывает, что при открытии книги Excel программа выдает ошибку «Файл заблокирован». Это может быть связано со следующими проблемами:

1. Большая нагрузка на локальную сеть
2. Два разных пользователя добавляют информацию в одну и ту же ячейку — возникает программный конфликт.
3. Оперативная память перегружена из-за большого размера документа, и компьютер не справляется с нагрузкой.
4. Пользователь был в одностороннем порядке удален из списка.

Чтобы отключить общий доступ, просто снимите флажок рядом с разрешением на редактирование файла в настройках совместной работы. В этом случае в списке пользователей должен остаться один человек — администратор.

Облачные хранилища

документы также можно редактировать совместно через Интернет. Для этого администратору необходимо сохранить документ в облаке и предоставить ссылку. Давайте посмотрим на самые популярные примеры совместного использования облачных хранилищ:

1. На Яндекс диске нажмите на скачанный файл и вверху нажмите Поделиться.

После этого будет удален список возможных представлений в соцсети и отдельная ссылка для копирования. При этом к значку документа добавляется специальный символ в виде цепочки ссылок, обозначающий общий доступ.

1. На диске Google щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите строку «Открытый доступ» из раскрывающегося списка.

В появившемся окне вы можете скопировать ссылку и ввести имена контактов или адреса электронной почты, чтобы поделиться файлом. Наконец, убедитесь, что вы нажали кнопку «Готово.

Как видите, совместная работа над одним файлом в Excel несложна. Механизм авторизации для версий 2007, 2010, 2013 и 2016 одинаков. Кроме того, есть возможность редактировать документы через облачное хранилище, что позволяет редактировать документ из любой точки мира через Интернет.

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Процесс совместной работы

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

1. После того, как книга создана, переходим во вкладку «Рецензирование» и жмем на кнопку «Доступ к книге», которая размещена в блоке инструментов «Изменения».



2. Затем активируется окно управления доступом к файлу. В нём следует установить галочку около параметра «Разрешить изменять книгу нескольким пользователям одновременно». Далее жмем на кнопку «OK» в нижней части окна.



3. Появляется диалоговое окно, в котором предлагается сохранить файл с внесенными в него изменениями. Щелкаем по кнопке «OK».

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий». Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

1. Переходим во вкладку «Подробнее».



2. Тут можно указать, хранить ли журналы изменений, и если хранить, то какое время (по умолчанию включено 30 дней).

   Также тут определяется, как обновлять изменения: только при сохранении книги (по умолчанию) или через заданный промежуток времени.

   Очень важным параметром является пункт «Для противоречивых изменений». В нем указывается, как программа должна вести себя, если несколько пользователей одновременно редактируют одну и ту же ячейку. По умолчанию выставлено условие постоянного запроса, действия кого из участников проекта имеют преимущества. Но можно включить постоянное условие, при котором преимущество будет всегда у того, кто успел первым сохранить изменение.

   Кроме того, при желании можно отключить из личного представления параметры печати и фильтры, сняв галочки около соответствующих пунктов.

   После этого не забываем выполнить фиксацию внесенных изменений, нажав на кнопку «OK».

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

1. Запускаем Эксель и переходим во вкладку «Файл». Далее жмем на кнопку «Открыть».



2. Запускается окно открытия книги. Переходим в директорию сервера или жесткого диска ПК, где расположена книга. Выделяем её наименование и жмем на кнопку «Открыть».



3. Открывается общая книга. Теперь при желании мы сможем изменить имя, под которым будем представлены в журнале изменения файла. Переходим во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Параметры».



4. В разделе «Общие» имеется блок настроек «Личная настройка Microsoft Office». Тут в поле «Имя пользователя» можно поменять наименование своей учетной записи на любую другую. После того, как все настройки выполнены, жмем на кнопку «OK».

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

1. Чтобы посмотреть действия, совершенные конкретным пользователем во время работы над книгой, находясь во вкладке «Рецензирование» кликаем по кнопке «Исправления», которая находится в группе инструментов «Изменения» на ленте. В открывшемся меню кликаем по кнопке «Выделить исправления».



2. Открывается окно просмотра исправлений. По умолчанию после того, как книга становится общей, автоматически включается отслеживание исправлений, о чем свидетельствует галочка, установленная напротив соответствующего пункта.

   Фиксируются все изменения, но на экране по умолчанию они отображаются в виде цветовых пометок ячеек в их левом верхнем углу, только со времени последнего сохранения документа одним из пользователей. Причем учитываются исправления всех пользователей на всем диапазоне листа. Действия каждого участника помечаются отдельным цветом.

   

   Если навести курсор на помеченную ячейку, откроется примечание, в котором указано, кем и когда было выполнено соответствующее действие.



3. Для того, чтобы изменить правила отображения исправлений, возвращаемся в окно настройки. В поле «По времени» доступны следующие варианты выбора периода просмотра исправлений:
   • отображение со времени последнего сохранения;
   • вся хранящиеся в базе исправления;
   • те, которые ещё не просмотрены;
   • начиная с конкретной указанной даты.

   

   В поле «Пользователем» можно выбрать конкретного участника, исправления которого будут отображаться, или оставить отображение действий всех пользователей, кроме себя.

   

   В поле «В диапазоне», можно указать конкретный диапазон на листе, на котором будут учитываться действия членов команды для отображения на вашем экране.

   Кроме того, установив галочки около отдельных пунктов можно включить или отключить выделение исправлений на экране и отображение изменений на отдельном листе. После того, как все настройки установлены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого на листе действия участников будут отображаться с учетом введенных настроек.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

1. Находясь во вкладке «Рецензирование», щелкаем по кнопке «Исправления». Выбираем пункт «Принять/отклонить исправления».



2. Далее открывается окно просмотра исправлений. В нем нужно произвести настройки отбора тех изменений, которые мы хотим утвердить или отклонить. Операции в данном окне выполняются по тому же типу, который мы рассматривали в предыдущем разделе. После того, как настройки внесены, жмем на кнопку «OK».



3. В следующем окне отображаются все исправления, которые удовлетворяют выбранным нами ранее параметрам. Выделив конкретное исправление в списке действий, и нажав соответствующую кнопку, расположенную внизу окна под перечнем, можно принять данный пункт или отказаться от него. Также существует возможность группового принятия или отказа от всех указанных операций.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

1. Переходим во вкладку «Рецензирование». В блоке «Изменения» на ленте жмем на кнопку «Доступ к книге».



2. Открывается уже знакомое нам окно управления доступа к файлу. Во вкладке «Правка» находится список всех пользователей, которые работают с этой книгой. Выделяем имя того, кого нужно убрать, и жмем на кнопку «Удалить».



3. После этого открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что если данный участник в этот момент редактирует книгу, то все его действия не будут сохранены. Если вы уверены в своем решении, то жмите кнопку «OK».

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

1. Прежде всего, все участники должны сохранить вносимые изменения и выйти из файла. С документом остается работать только главный пользователь.
2. Если нужно сохранить журнал операций после снятия общего доступа, то, находясь во вкладке «Рецензирование», кликаем по кнопке «Исправления» на ленте. В открывшемся меню выбираем пункт «Выделить исправления…».



3. Открывается окно выделения исправлений. Настройки тут нужно расставить следующим образом. В поле «Во времени» установить параметр «Все». Напротив наименований полей «Пользователем» и «В диапазоне» следует снять галочки. Аналогичную процедуру нужно провести и с параметром «Выделять исправления на экране». А вот напротив параметра «Вносить изменения на отдельный лист», наоборот, галочку следует установить. После того, как все вышеуказанные манипуляции выполнены, жмем на кнопку «OK».



4. После этого программа сформирует новый лист под названием «Журнал», в который будет внесена вся информация по редактированию данного файла в виде таблицы.



5. Теперь остается непосредственно отключить общий доступ. Для этого, расположившись во вкладке «Рецензирование», кликаем по уже знакомой нам кнопке «Доступ к книге».



6. Запускается окно управления общим доступом. Переходим во вкладку «Правка», если окно было запущено в другой вкладке. Снимаем галочку около пункта «Разрешить изменять файл нескольким пользователям одновременно». Для закрепления внесенных изменений жмем на кнопку «OK».



7. Открывается диалоговое окно, в котором предупреждается, что выполнение данного действия сделает невозможным совместное использование документа. Если вы твердо уверены в принятом решении, то кликните по кнопке «Да».

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал», если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.