Доступ к базам данных в excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Бывают ситуации, когда на рабочей станции отсутствуют такие средства взаимодействия с БД как: MS SQL Server Management Studio, Aquafold Aqua Data Studio, DBeaver и т.п., а вероятность их установки в краткосрочной перспективе близка к нолю. В то же время, присутствует острая необходимость подключения к этой самой БД и работы с данными. Как оказалось, на помощь может прийти старый добрый MS Excel.

В моем случае требовалось подключиться к MS SQL Server, однако, MS Excel умеет устанавливать соединение не только с ним, но и с большинством современных БД: MySQL, PostgreeSQL, IBM DB2 и даже Oracle и Teradata, а также с файлами данных CSV, XML, JSON, XLS(X), MDB и другими.

Теперь немного о действиях, совершенных мной с целью подключения к базе:

В новой книге на ленте выбираем «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Из других источников» -> «(4) С сервера SQL Server».

Далее, в окне Мастера подключения к данным, заполняем «(1) Имя сервера» -> «(2) Учетные сведения»[ -> «(3) Имя пользователя» и «Пароль»]. Таким образом, мы сообщаем MS Excel, с каким сервером мы хотим установить соединение и какой метод аутентификации хотим использовать. Я использовал «проверку подлинности Windows», но возможно также указать учетные данные отличные от установленных в Windows.

Выбираем целевую «(1) Базу данных» -> «(2)(3) Определенную таблицу» или «Несколько таблиц» или же базу в целом (тогда оба «чекбокса» оставляем пустыми).

После всех проделанных манипуляций, Мастер подключения предложит сохранить файл подключения. Потребуется задать «(1) Имя файла». Желательно также указать «(2) Описание» и «(3) Понятное имя файла», чтобы спустя время было понятно какой файл подключения к какой базе или таблице обращается.

Теперь выбрать созданное подключение можно будет следующим образом: «(1) Данные» -> «(2) Получение внешних данных» -> «(3) Существующие подключения».

Открыв только что созданное подключение, в случае если вы соединялись с базой в целом, MS Excel опять предложит выбрать одну или несколько конкретных таблиц:

Определив таблицы, MS Excel предложит выбрать «(1) Способ представления данных» и «(2) Куда следует поместить данные». Для простоты я выбрал табличное представление и размещение на уже имеющемся листе, чтобы не плодить новые. Далее следует нажать на «(3) Свойства».

В свойствах подключения, нужно перейти на вкладку «(1) Определение». Здесь можно выбрать «(2) Тип команды». Даже если требуется выгружать лишь одну таблицу без каких-либо связей, настоятельно рекомендую выбрать SQL команду, чтобы иметь возможность ограничить размер выгружаемой таблицы (например, с помощью TOP(n)). Так, если вы попытаетесь выгрузить целиком таблицу базы, это может привести в лучшем случае к замедлению работы MS Excel, а в худшем к падению программы, к тому же – это необоснованная нагрузка на сам сервер базы данных и на сеть. После того как «(3) Текст команды» будет введен и нажата кнопка «ОК», MS Excel предложит сохранить изменения запроса – отвечаем положительно.

В итоге получаем данные прямо из базы, что и требовалось.

Теперь наше подключение будет находиться в книге и доступно в меню «(1) Данные» -> «(2) Подключения».

Как видно из кнопок формы, здесь мы можем:

«(1) Добавить» в книгу новое подключение из уже существующих;

«(2) Удалить» подключение из книги;

Отредактировать «(3) Свойства» подключения;

«(4) Обновить» данные, предоставляемые подключением.

Подытоживая весь вышеописанный опыт, хочется сказать, что конечно же по функционалу и кругу решаемых задач MS Excel не сравнится с такими системами как MS SQL Server Management Studio, Oracle SQL Developer и подобными. Но, в условиях ограниченного времени и доступных инструментов, при необходимости быстро получить доступ к данным из базы, MS Excel вполне справляется.

Источник

Excel для Microsoft 365 Excel 2021 Excel 2019 Excel 2016 Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Еще…Меньше

С помощью Excel можно создавать и изменять подключения к внешним источникам данных, которые хранятся в книге или файле подключения. Вы можете легко управлять этими подключениями, в том числе создавать, изменять и удалять их, с помощью текущей области Запросы и подключения & или диалоговое окно Подключения к книге (доступно в предыдущих версиях).

Примечание: Подключение к внешним данным в настоящее время может быть отключено на компьютере. Чтобы подключаться к данным при открытии книги, включите функцию подключения к данным на панели центра управления безопасностью или сохраните книгу в надежном расположении. Дополнительные сведения см. в настройках Добавление,удаление и изменение надежного расположения для файлов, Добавление,удаление и просмотр надежного издателя и Просмотр параметров в центре управления доверием.

Данные в книге Excel могут приходить из двух разных мест. Данные могут храниться непосредственно в книге или во внешнем источнике данных, например в текстовом файле, базе данных или кубе OLAP. Внешний источник данных подключается к книге с помощью подключения к данным, которое является набором сведений, описывающий, как найти внешний источник данных, войти в систему, создать запрос и получить к нему доступ.

Если вы подключены к внешнему источнику данных, вы также можете выполнить операцию обновления для получения обновленных данных. При каждом обновлении данных вы увидите их последнюю версию, включая изменения, внесенные в данные с момента последнего обновления.

Сведения о под соединении могут храниться в книге или в файле подключения, например в Office-файле подключения к данным (ODC) или в файле UDC (UDCX). Файлы подключений особенно полезны для совместного использования подключений на постоянной основе и для облегчения администрирования источников данных.

Если для подключения к источнику данных используется файл подключения, Excel копирует сведения о подключении из файла подключения в Excel книгу. При внесении изменений в диалоговом окне Свойства подключения вы редактируете данные подключения к данным, хранимые в текущей книге Excel, а не исходный файл подключения, который мог использоваться для создания подключения, который указан именем файла, которое отображается в свойстве Файл подключения. После изменения сведений о под соединении (за исключением свойств Имя подключения и Описание подключения) ссылка на файл подключения удаляется, а свойство Файл подключения удаляется.

В диалоговом окне Свойства подключения или мастере подключения к данным можно Excel для создания ODC-файла Office подключения к данным (ODC). Дополнительные сведения см. в свойствах подключения и Совместное передачу данных с помощью ODC.

Выполните одно из указанных ниже действий.
- Создайте новое подключение к источнику данных. Дополнительные сведения см. в Excel в Access, Импорт и экспорт текстовых файлов или Подключение в SQL Server служб Analysis Services (Импорт).
- Используйте существующее подключение. Дополнительные сведения см. в Подключение внешних данных.
Сохраните данные подключения в файл подключения, нажав кнопку Экспорт файла подключения на вкладке Определение в диалоговом окне Свойства подключения, чтобы отобразить диалоговое окно Сохранение файла, а затем сохраните текущие данные подключения в ODC-файл.

Примечание В Microsoft Office 365 для Excel и Excel версии 2019 и более поздних версий доступна & запросы и подключения. Она заменила диалоговое окно Подключения к книге, которое доступно Excel автономных версиях 2010, 2013 и 2016.

Области Запросы и подключения & (Выбор данных> Запросы & Подключения). В одном расположении вы можете получить все сведения и команды, необходимые для работы с внешними данными. В этой области есть две вкладки:

ЗапросовОтображение всех запросов в книге. Щелкните запрос правой кнопкой мыши, чтобы увидеть доступные команды. Дополнительные сведения см. в теме Управление запросами.
Соединения
Отображение всех подключений в книге. Щелкните правой кнопкой мыши подключение, чтобы увидеть доступные команды. Дополнительные сведения см. в свойстве подключения.

Примечание Диалоговое окно Подключения к книге доступно в Excel автономных версиях 2010, 2013 и 2016, но было заменено в Microsoft Office 365 для Excel и Excel версии 2019 на области «Запросы & Подключения».

Диалоговое окно Подключения к книге (Выбор подключения > данных)позволяет управлять подключениями к внешним источникам данных в книге.

Вы можете:

Создавать, изменять, обновлять и удалять подключения, используемые в книге.
Узнавать, где находится источник внешних данных (если, например, подключение было определено другим пользователем).
Просматривать подключения в текущей книге.
Анализировать сообщения об ошибках, связанные с подключениями к внешним данным.
Перенаправлять подключение на другой сервер или источник данных и заменять файлы подключения для существующих подключений.
Открывать диалоговое окно Существующие подключения для создания новых подключений. Дополнительные сведения см. в Подключение внешних данных.
Отображать диалоговое окно Свойства подключения для изменения свойств подключения к данным, редактирования запросов и настройки параметров. Дополнительные сведения см. в статье Свойства подключения.
Создавать файлы подключения и делиться ими с другими пользователями.

Для управления подключениями в книге выполните одно или несколько из следующих действий:

Просмотр подключения

В верхней части диалогового окна автоматически отображаются все подключения, а также следующие сведения:

Столбец	Примечание
Имя	Имя подключения, заданное в диалоговом окне Свойства подключения.
Описание	Необязательное описание подключения, заданное в диалоговом окне Свойства подключения.
Последнее обновление	Дата и время последнего успешного обновления подключения. Если эта информация отсутствует, то подключение никогда не обновлялось.

Добавление подключения

Нажмите кнопку Добавить, чтобы открыть диалоговое окно Существующие подключения. Дополнительные сведения см. в Подключение внешних данных.

Отображение сведений о подключении

Выберите подключение, а затем щелкните Свойства, чтобы открыть диалоговое окно Свойства подключения. Дополнительные сведения см. в статье Свойства подключения.

Обновление внешних данных

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Обновить, а затем выполните следующие действия:
- Для обновления определенных подключений выберите одно или несколько подключений, а затем щелкните Обновить.
- Для обновления всех подключений в книге снимите все флажки, а затем щелкните Обновить все.
- Для получения информации о состоянии обновления выберите одно или несколько подключений, а затем щелкните Обновить состояние.
- Для остановки текущего обновления щелкните Отменить обновление.

Дополнительные сведения см. в этойExcel.

Удаление одного или нескольких подключений

Выберите одно или несколько подключений, а затем нажмите кнопку Удалить.
Примечания:
- Эта кнопка недоступна, если защищены книга или объект, использующий подключение (например, отчет сводной таблицы).
- При удалении подключения удаляется только подключение. Объекты или данные из книги не удаляются.

Важно: Удаление подключения разрывает подключение к источнику данных и может вызвать непредвиденные последствия, например получение других результатов вычисления формул и возможные проблемы с другими функциями Excel.

Отображение мест использования подключений в книге

Выберите одно или несколько подключений, а затем в разделе Подключения, используемые в этой книге щелкните ссылку Щелкните здесь, чтобы увидеть, где используются выбранные подключения.

Будет выведена следующая информация:

Столбец	Примечание
Лист	Лист, на котором используется подключение.
Имя	Имя запроса Excel.
Расположение	Ссылка на ячейку, диапазон или объект.
Значение	Значение ячейки. Для диапазона ячеек значение не указывается.
Формула	Формула ячейки или диапазона ячеек.

При выборе другого соединения в верхней части диалогового окна эта информация изменяется.

См. также

Справка по Power Query для Excel

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Содержание

Как это работает
Подключаем внешние данные из интернет
Импорт внешних данных Excel 2010
Отличите нового и старого мастера импорта
Пример работы функции БИЗВЛЕЧЬ при выборке данных из таблицы Excel
Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel
Тип данных: Числовые значения MS Excel
Классификация типов данных
Текстовые значения
Дата и время
Логические данные
Разновидности типов данных
Число
Текст
Ошибки
Подключение к внешним данным
Подключение к базе данных
Импорт данных из базы данных Microsoft Access
Импорт данных с веб-страницы
Копировать-вставить данные из Интернета
Импорт данных из текстового файла
Импорт данных из другой книги
Импорт данных из других источников
Задача для получения данных в Excel

Как это работает

Инструменты для импорта расположены во вкладке меню «Данные».
Если подключение отключено, перейдите:
Далее:
На вкладке «Центр управления» перейдите:

Подключаем внешние данные из интернет

В Excel 2013 и более поздних версиях, по умолчанию для импорта информации из внешних источников используется надстройка Power Query. Как это работает? Перейдите:
Пропишите адрес сайта, с которого импортируются данные:
Выберите что отобразится, нажмите кнопку «Загрузить».
Информация подгрузится в лист Excel. Работайте с ними как с простым документом: используйте формулы графики, сводные таблицы.
Для обновления нажмите ПКМ по таблице:
Или:

Импорт внешних данных Excel 2010

Перейдите:
В новом окне пропишите адрес сайта. Получите информацию из областей страницы, где проставлены желтые ярлыки. Отметьте их мышкой, нажмите «Импорт».
Отметьте пункт «Обновление». Тогда внешняя информация обновится автоматически.

Отличите нового и старого мастера импорта

Преимущества Power Query:

Поддерживается работа с большим числом страниц;
Промежуточная обработка информации перед загрузкой на лист;
Информация импортируется быстрее.

Как создать базу данных в Excel? Базой данных в программе Excel считается таблица, которая была создана с учетом определенных требований:

Заголовки таблицы должны находиться в первой строке.
Любая последующая строка должна содержать хотя бы одну непустую ячейку.
Объединения ячеек в любых строках запрещены.
Для каждой ячейки каждого столбца должен быть определен единый тип хранящихся данных.
Диапазон базы данных должен быть отформатирован в качестве списка и иметь свое имя.

Таким образом, практически любая таблица в Excel может быть преобразована в базу данных. Ее строки являются записями, а столбцы – полями данных.

Функция БИЗВЛЕЧЬ хорошо работает с корректно отформатированными таблицами.

Примеры использования функции БИЗВЛЕЧЬ в Excel

Пример 1. В таблице, которую можно рассматривать как БД, содержатся данные о различных моделях смартфонов. Найти название бренда смартфона, который содержит процессор с минимальным числом ядер.

Вид таблиц данных и критериев:

В ячейке B2 запишем условие отбора данных следующим способом:

=МИН(СТОЛБЕЦ(B1))

Данный вариант записи позволяет унифицировать критерий для поиска данных в изменяющейся таблице (если число записей будет увеличиваться или уменьшаться со временем).

В результате получим следующее:

В ячейке A4 запишем следующую формулу:

Описание аргументов:

A8:F15 – диапазон ячеек, в которых хранится БД;
1 – числовое указание номера поля (столбца), из которого будет выводиться значение (необходимо вывести Бренд);
A2:F3 – диапазон ячеек, в которых хранится таблица критериев.

Результат вычислений:

При изменении значений в таблице параметров условий мы будем автоматически получать выборку соответственных им результатов.

Тип данных: Числовые значения MS Excel

Числовые значения, в отличие от текстовых, можно и складывать и умножать и вообще, применять к ним весь богатый арсенал экселевских средств по обработке данных. После ввода в пустую ячейку MS Excel, числовые значения выравнивается по правой границе ячейки.

Фактически, к числовым типам данных относятся:

сами числа (и целые и дробные и отрицательные и даже записанные в виде процентов)
дата и время

Несколько особенностей числовых типов данных

Если введенное число не помещается в ячейку, то оно будет представлено в экспоненциальной форму представления, здорово пугающей неподготовленных пользователей. Например, гигантское число 4353453453453450 х 54545 в ячейку будет записано в виде 2,37459Е+20. Но, как правило в «жизни» появление «странных чисел» в ячейках excel свидетельствует о простой ошибке.

Если число или дата не помещается в ячейку целиком, вместо цифр в ней появляются символы ###. В этом случае «лечение» ещё более простое — нужно просто увеличить ширину столбца таблицы.

Иногда есть необходимостью записать число как текст, например в случае записи всевозможных артикулов товаров и т.п. дело в том, что если вы запишите 000335 в ячейку, Excel посчитав это значение числом, сразу же удалит нули, превратив артикул в 335. Чтобы этого не произошло, просто поместите число в кавычки — это будет сигналом для Excel, что содержимое ячейки надо воспринимать как текст, то есть выводить также, как его ввел пользователь. Естественно, производить с таким числом математических операций нельзя.

Что представляет собой дата в MS Excel?

Если с числами все более-менее понятно, то даты имеют несколько особенностей, о которых стоит упомянуть. Для начала, что такое «дата» с точки зрения MS Excel? На самом деле все не так уж и просто.

Дата в Excel — это число дней, отсчитанных до сегодняшнего дня, от некой начальной даты. По умолчанию этой начальной датой считается 1 января 1900 года.

А что же текущее время? Ещё интереснее — за точку отсчета каждых суток берется 00:00:00, которое представляется как 1. А дальше, эта единичка уменьшается, по мере того как уменьшается оставшееся в сутках время. Например 12.00 дня это с точки зрения MS Excel 0,5 (прошла половина суток), а 18.00 — 0,25 (прошли 3 четверти суток).

В итоге, дата 17 июня 2019 года, 12:30, «языком экселя» выглядит как 43633 (17.06.19) + 0,52 (12:30), то есть число 43633,52.

Как превратить число в текст? Поместите его в кавычки!

Классификация типов данных

Тип данных — это характеристика информации, хранимой на листе. На основе этой характеристики программа определяет, каким образом обрабатывать то или иное значение.

Типы данных делятся на две большие группы: константы и формулы. Отличие между ними состоит в том, что формулы выводят значение в ячейку, которое может изменяться в зависимости от того, как будут изменяться аргументы в других ячейках. Константы – это постоянные значения, которые не меняются.

В свою очередь константы делятся на пять групп:

Текст;
Числовые данные;
Дата и время;
Логические данные;
Ошибочные значения.

Текстовые значения

Текстовый тип содержит символьные данные и не рассматривается Excel, как объект математических вычислений. Это информация в первую очередь для пользователя, а не для программы. Текстом могут являться любые символы, включая цифры, если они соответствующим образом отформатированы. В языке DAX этот вид данных относится к строчным значениям. Максимальная длина текста составляет 268435456 символов в одной ячейке.

Для ввода символьного выражения нужно выделить ячейку текстового или общего формата, в которой оно будет храниться, и набрать текст с клавиатуры. Если длина текстового выражения выходит за визуальные границы ячейки, то оно накладывается поверх соседних, хотя физически продолжает храниться в исходной ячейке.

Дата и время

Ещё одним типом данных является формат времени и даты. Это как раз тот случай, когда типы данных и форматы совпадают. Он характеризуется тем, что с его помощью можно указывать на листе и проводить расчеты с датами и временем. Примечательно, что при вычислениях этот тип данных принимает сутки за единицу. Причем это касается не только дат, но и времени. Например, 12:30 рассматривается программой, как 0,52083 суток, а уже потом выводится в ячейку в привычном для пользователя виде.

Существует несколько видов форматирования для времени:

ч:мм:сс;
ч:мм;
ч:мм:сс AM/PM;
ч:мм AM/PM и др.

Аналогичная ситуация обстоит и с датами:

ДД.ММ.ГГГГ;
ДД.МММ
МММ.ГГ и др.

Есть и комбинированные форматы даты и времени, например ДД:ММ:ГГГГ ч:мм.

Также нужно учесть, что программа отображает как даты только значения, начиная с 01.01.1900.

Логические данные

Довольно интересным является тип логических данных. Он оперирует всего двумя значениями: «ИСТИНА» и «ЛОЖЬ». Если утрировать, то это означает «событие настало» и «событие не настало». Функции, обрабатывая содержимое ячеек, которые содержат логические данные, производят те или иные вычисления.

Разновидности типов данных

Выделяются две большие группы типов данных:

константы – неизменные значения;
формулы – значения, которые меняются в зависимости от изменения других.

В группу “константы” входят следующие типы данных:

числа;
текст;
дата и время;
логические данные;
ошибки.

Число

Этот тип данных применяется в различных расчетах. Как следует из названия, здесь предполагается работа с числами, и для которых может быть задан один из следующих форматов ячеек:

числовой;
денежный;
финансовый;
процентный;
дробный;
экспоненциальный.

Формат ячейки можно задать двумя способами:

Во вкладке “Главная” в группе инструментов “Число” нажимаем по стрелке рядом с текущим значением и в раскрывшемся списке выбираем нужный вариант.
В окне форматирования (вкладка “Число”), в которое можно попасть через контекстное меню ячейки.

Для каждого из форматов, перечисленных выше (за исключением дробного), можно задать количество знаков после запятой, а для числового – к тому же, включить разделитель групп разрядов.

Чтобы ввести значение в ячейку, достаточно просто выделить ее (с нужным форматом) и набрать с помощью клавиш на клавиатуре нужные символы (либо вставить ранее скопированные данные из буфера обмена). Или можно выделить ячейку, после чего ввести нужные символы в строке формул.

Также можно поступить наоборот – сначала ввести значение в нужной ячейке, а формат поменять после.

Текст

Данный тип данных не предназначен для выполнения расчетов и носит исключительно информационный характер. В качестве текстового значения могут использоваться любые знаки, цифры и т.д.

Ввод текстовой информации происходит таким же образом, как и числовой. Если текст не помещается в рамках выбранной ячейки, он будет перекрывать соседние (если они пустые).

Ошибки

В некоторых случаях пользователь может видеть в Excel ошибки, которые бывают следующих видов:

#ДЕЛ/О! – результат деления на число 0
#Н/Д – введены недопустимые данные;

#ЗНАЧ! – использование неправильного вида аргумента в функции;

#ЧИСЛО! – неверное числовое значение;

#ССЫЛКА! – удалена ячейка, на которую ссылалась формула;

#ИМЯ? – неправильное имя в формуле;

#ПУСТО! – неправильно указан адрес дапазона.

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные. Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают.

Импорт данных из базы данных Microsoft Access

Мы научимся импортировать данные из базы данных MS Access. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Доступ» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Выберите файл базы данных Access, который вы хотите импортировать. Файлы базы данных Access будут иметь расширение .accdb.

Откроется диалоговое окно «Выбор таблицы», в котором отображаются таблицы, найденные в базе данных Access. Вы можете импортировать все таблицы в базе данных одновременно или импортировать только выбранные таблицы на основе ваших потребностей анализа данных.

Шаг 5 – Установите флажок Включить выбор нескольких таблиц и выберите все таблицы.

Шаг 6 – Нажмите ОК. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Как вы заметили, у вас есть следующие опции для просмотра данных, которые вы импортируете в свою рабочую книгу:

Таблица

Отчет сводной таблицы

PivotChart

Power View Report

У вас также есть возможность – только создать соединение . Далее отчет по сводной таблице выбран по умолчанию.

Excel также дает вам возможность поместить данные в вашу книгу –

Существующий лист

Новый лист

Вы найдете еще один флажок, который установлен и отключен. Добавьте эти данные в модель данных . Каждый раз, когда вы импортируете таблицы данных в свою книгу, они автоматически добавляются в модель данных в вашей книге. Вы узнаете больше о модели данных в следующих главах.

Вы можете попробовать каждый из вариантов, чтобы просмотреть импортируемые данные и проверить, как эти данные отображаются в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Если вы выберете « Таблица» , опция «Существующая рабочая таблица» будет отключена, будет выбрана опция « Новая рабочая таблица», и Excel создаст столько таблиц, сколько будет импортировано таблиц из базы данных. Таблицы Excel отображаются в этих таблицах.

Если вы выберете Отчет сводной таблицы , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую сводную таблицу для анализа данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную таблицу на существующем листе или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей сводной таблицы вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете PivotChart , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст пустую PivotChart для отображения данных в импортированных таблицах. У вас есть возможность создать сводную диаграмму на существующем или новом листе.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей PivotChart вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберите Power View Report , Excel импортирует таблицы в рабочую книгу и создаст Power View Report в новой рабочей таблице. В последующих главах вы узнаете, как использовать отчеты Power View для анализа данных.

Таблицы Excel для импортированных таблиц данных не будут отображаться в книге. Однако вы найдете все таблицы данных в списке полей Power View Report вместе с полями в каждой таблице.

Если вы выберете опцию – Только создать соединение , между базой данных и вашей книгой будет установлено соединение для передачи данных. Таблицы или отчеты не отображаются в книге. Однако импортированные таблицы по умолчанию добавляются в модель данных в вашей книге.

Вам необходимо выбрать любой из этих параметров в зависимости от вашего намерения импортировать данные для анализа данных. Как вы заметили выше, независимо от выбранной вами опции, данные импортируются и добавляются в модель данных в вашей рабочей книге.

Импорт данных с веб-страницы

Иногда вам может понадобиться использовать данные, которые обновляются на веб-сайте. Вы можете импортировать данные из таблицы на веб-сайте в Excel.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из Интернета» в группе « Получить внешние данные ». Откроется диалоговое окно « Новый веб-запрос ».

Шаг 4 – Введите URL-адрес веб-сайта, с которого вы хотите импортировать данные, в поле рядом с адресом и нажмите «Перейти».

Шаг 5 – Данные на сайте появляются. Рядом с данными таблицы будут отображаться желтые значки со стрелками, которые можно импортировать.

Шаг 6 – Нажмите желтые значки, чтобы выбрать данные, которые вы хотите импортировать. Это превращает желтые значки в зеленые поля с галочкой, как показано на следующем снимке экрана.

Шаг 7 – Нажмите кнопку «Импорт» после того, как вы выбрали то, что вы хотите.

Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Шаг 8 – Укажите, куда вы хотите поместить данные и нажмите Ok.

Шаг 9 – Организовать данные для дальнейшего анализа и / или представления.

Копировать-вставить данные из Интернета

Другой способ получения данных с веб-страницы – копирование и вставка необходимых данных.

Шаг 1 – Вставьте новый лист.

Шаг 2 – Скопируйте данные с веб-страницы и вставьте их на лист.

Шаг 3 – Создайте таблицу с вставленными данными.

Импорт данных из текстового файла

Если у вас есть данные в файлах .txt или .csv или .prn , вы можете импортировать данные из этих файлов, рассматривая их как текстовые файлы. Следуйте инструкциям ниже

Шаг 1 – Откройте новый лист в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите « Из текста» в группе «Получить внешние данные». Откроется диалоговое окно « Импорт текстового файла ».

Вы можете видеть, что текстовые файлы с расширениями .prn, .txt и .csv принимаются.

Шаг 4 – Выберите файл. Имя выбранного файла появится в поле Имя файла. Кнопка «Открыть» изменится на кнопку «Импорт».

Шаг 5 – Нажмите кнопку «Импорт». Мастер импорта текста – появляется диалоговое окно « Шаг 1 из 3 ».

Шаг 6 – Выберите опцию «С разделителями», чтобы выбрать тип файла, и нажмите «Далее».

Откроется мастер импорта текста – шаг 2 из 3 .

Шаг 7 – В разделе «Разделители» выберите « Другое» .

Шаг 8 – В поле рядом с Другой введите | (Это разделитель в текстовом файле, который вы импортируете).

Шаг 9 – Нажмите Далее.

Откроется мастер импорта текста – шаг 3 из 3 .

Шаг 10 – В этом диалоговом окне вы можете установить формат данных столбца для каждого из столбцов.

Шаг 11. После завершения форматирования данных столбцов нажмите кнопку «Готово». Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Вы увидите следующее –

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Таблица выбрана для просмотра и отображается серым цветом. Таблица – единственный вариант просмотра, который у вас есть в этом случае.

Вы можете поместить данные либо в существующий рабочий лист, либо в новый рабочий лист.

Вы можете установить или не устанавливать флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите OK после того, как вы сделали выбор.

Данные появятся на указанном вами листе. Вы импортировали данные из текстового файла в книгу Excel.

Импорт данных из другой книги

Возможно, вам придется использовать данные из другой книги Excel для анализа данных, но кто-то другой может поддерживать другую книгу.

Чтобы получать последние данные из другой книги, установите соединение данных с этой книгой.

Шаг 1 – Нажмите DATA> Соединения в группе Соединения на ленте.

Откроется диалоговое окно « Подключения к книге».

Шаг 2. Нажмите кнопку «Добавить» в диалоговом окне «Подключения к книге». Откроется диалоговое окно « Существующие подключения ».

Шаг 3 – Нажмите кнопку Обзор для более … Откроется диалоговое окно « Выбор источника данных ».

Шаг 4 – Нажмите кнопку « Новый источник» . Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным .

Шаг 5 – Выберите Other / Advanced в списке источников данных и нажмите Next. Откроется диалоговое окно «Свойства ссылки на данные».

Шаг 6 – Установите свойства канала передачи данных следующим образом –

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Перейдите на вкладку « Соединение ».

Нажмите Использовать имя источника данных.

Нажмите стрелку вниз и выберите « Файлы Excel» в раскрывающемся списке.

Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Выбрать рабочую книгу ».

Шаг 7 – Найдите место, где у вас есть рабочая книга для импорта. Нажмите ОК.

Откроется диалоговое окно « Мастер подключения к данным » с выбором базы данных и таблицы.

Примечание. В этом случае Excel обрабатывает каждый рабочий лист, который импортируется, как таблицу. Имя таблицы будет именем рабочего листа. Таким образом, чтобы иметь значимые имена таблиц, назовите / переименуйте рабочие листы в зависимости от ситуации.

Шаг 8 – Нажмите Далее. Откроется диалоговое окно мастера подключения к данным с сохранением файла подключения к данным и завершением.

Шаг 9 – Нажмите кнопку Готово. Откроется диалоговое окно « Выбор таблицы ».

Как вы заметили, Name – это имя листа, которое импортируется как тип TABLE. Нажмите ОК.

Соединение данных с выбранной вами рабочей книгой будет установлено.

Импорт данных из других источников

Excel предоставляет вам возможность выбора различных других источников данных. Вы можете импортировать данные из них в несколько шагов.

Шаг 1 – Откройте новую пустую книгу в Excel.

Шаг 2 – Перейдите на вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Шаг 3 – Нажмите Из других источников в группе Получить внешние данные.

Появляется выпадающий список с различными источниками данных.

Вы можете импортировать данные из любого из этих источников данных в Excel.

Задача для получения данных в Excel

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008.

Источники

https://public-pc.com/podklyuchenie-vneshnih-dannyh-v-excel/

https://exceltable.com/funkcii-excel/vyborka-iz-bazy-dannyh-bizvlech

http://bussoft.ru/tablichnyiy-redaktor-excel/tipy-dannyh-v-redaktore-elektronnyh-tablicz-ms-excel.html

https://lumpics.ru/data-types-in-excel/

https://MicroExcel.ru/tipy-dannyh/

https://baguzin.ru/wp/glava-8-rabota-s-vneshnimi-dannymi-v-tablitsah-excel/

https://coderlessons.com/tutorials/bolshie-dannye-i-analitika/izuchite-analiz-dannykh-excel/import-dannykh-v-excel

https://info-comp.ru/obucheniest/375-excel-get-data-from-sql-server.html

Источник

Мало пользователей, да и начинающих программистов, которые знают о возможности Excel подключаться к внешним источникам, и в частности к SQL серверу, для загрузки данных из этих источников. Эта возможность достаточно полезна, поэтому сегодня мы займемся ее рассмотрением.

Функционал Excel получения данных из внешних источников значительно упростит выгрузку данных с SQL сервера, так как Вам не придется просить об этом программиста, к тому же данные попадают сразу в Excel. Для этого достаточно один раз настроить подключение и в случае необходимости получать данные в Excel из любых таблиц и представлений Views, из базы настроенной в источнике, естественно таких источников может быть много, например, если у Вас несколько баз данных.

И для того чтобы более понятно рассмотреть данную возможность, мы это будем делать как обычно на примере. Другими словами допустим, что нам надо выгрузить данные, одной таблицы, из базы SQL сервера, средствами Excel, т.е. без помощи вспомогательных инструментов, таких как Management Studio SQL сервера.

Примечание! Все действия мы будем делать, используя Excel 2010. SQL сервер у нас будет MS Sql 2008.

И для начала разберем исходные данные, допустим, есть база test, а в ней таблица test_table, данные которой нам нужно получить, для примера будут следующими:

Эти данные располагаются в таблице test_table базы test, их я получил с помощью простого SQL запроса select, который я выполнил в окне запросов Management Studio. И если Вы программист SQL сервера, то Вы можете выгрузить эти данные в Excel путем простого копирования (данные не большие), или используя средство импорта и экспорта MS Sql 2008. Но сейчас речь идет о том, чтобы простые пользователи могли выгружать эти данные.

Заметка! Если Вас интересует SQL и T-SQL, рекомендую посмотреть мои видеокурсы по T-SQL, с помощью которых Вы «с нуля» научитесь работать с SQL и программировать с использованием языка T-SQL в Microsoft SQL Server.

Настройка Excel для получения данных с SQL сервера

Настройка, делается достаточно просто, но требует определенных навыков и консультации администратора SQL сервера. Вы, конечно, можете попросить программиста настроить Excel на работу или сделать это сами, просто спросив пару пунктов, а каких мы сейчас узнаем.

И первое что нам нужно сделать, это конечно открыть Excel 2010. Затем перейти на вкладку «Данные» и нажать на кнопку «Из других источников» и выбрать «С сервера SQL Server»

Затем у Вас откроется окно «Мастер подключения данных» в котором Вам необходимо, указать на каком сервере располагается база данных и вариант проверки подлинности. Вот именно это Вам придется узнать у администратора баз данных, а если Вы и есть администратор, то заполняйте поля и жмите «Далее».

Где,

Имя сервера – это адрес Вашего сервера, здесь можно указывать как ip адрес так и DNS имя, в моем случае сервер расположен на этом же компьютере поэтому я и указал localhost;
Учетные данные – т.е. это логин и пароль подключения к серверу, здесь возможно два варианта, первый это когда в сети Вашей организации развернута Active directory (Служба каталогов или домен), то в этом случае можно указать, что использовать те данные, под которыми Вы загрузили компьютер, т.е. доступы доменной учетки, и в этом случае никаких паролей здесь вводить не надо, единственное замечание что и на MSSql сервере должна стоять такая настройка по проверки подлинности. У меня именно так и настроено, поэтому я и выбрал этот пункт. А второй вариант, это когда администратор сам заводит учетные данные на SQL сервере и выдает их Вам, и в этом случае он должен их Вам предоставить.

Далее необходимо выбрать базу, к которой подключаться, в нашем примере это база test. Также это подключение можно настроить сразу на работу с определенной таблицей или представлением, список таблиц и представлений у Вас будет отображен, давайте мы сделаем именно так и настроем подключение сразу на нашу таблицу test_table. Если Вы не хотите этого, а хотите чтобы Вы подключались к базе и потом выбирали нужную таблицу, то не ставьте галочку напротив пункта «Подключаться к определенной таблице», а как я уже сказал, мы поставим эту галочку и жмем «Далее».

В следующем окне нам предложат задать имя файла подключения, название и описание, я например, написал вот так:

После того как Вы нажмете «Готово» у Вас откроется окно импорта этих данных, где можно указать в какие ячейки копировать данные, я например, по стандарту выгружу данные, начиная с первой ячейки, и жмем «ОК»:

В итоге у меня загрузятся из базы вот такие данные:

Т.е. в точности как в базе. Теперь когда, например, изменились данные в этой таблице, и Вы хотите выгрузить их повторно Вам не нужно повторять все заново, достаточно в excel перейти на вкладку «Данные» нажать кнопку «Существующие подключения» и выбрать соответствующее, т.е. то которое Вы только что создали.

Вот собственно и все, как мне кажется все достаточно просто.

Таким способом получать данные в Excel из базы SQL сервера очень удобно и главное быстро, надеюсь, Вам пригодятся эти знания полученные в сегодняшнем уроке. Удачи!

Источник

Это продолжение перевода книги Зак Барресс и Кевин Джонс. Таблицы Excel: Полное руководство для создания, использования и автоматизации списков и таблиц (Excel Tables: A Complete Guide for Creating, Using and Automating Lists and Tables by Zack Barresse and Kevin Jones. Published by: Holy Macro! Books. First printing: July 2014. – 161 p.). Получение и хранение огромного количества данных стало важной частью современного бизнес-ландшафта, и анализ таких данных становится все более сложным. Чтобы справиться с этой тенденцией, Microsoft продолжает добавлять в Excel средства обработки запросов и анализа данных.

Последнее дополнение – это набор инструментов BI (business intelligence). Эти инструменты дают возможность представить данные с помощью традиционных инструментов, таких как Таблицы, сводные таблицы и диаграммы, чтобы эффективно рассказать историю. До сих пор мы изучали роль Таблиц в рабочей книге. В этой главе рассматривается, как Excel использует Таблицы для обработки внешних данных.

Предыдущая глава Содержание Следующая глава

Рис. 8.1. Группа Получить и преобразовать данные вкладки Данные

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Подключение к внешним данным

Вы можете получить доступ к внешним источникам через вкладку Данные, группу Получить и преобразовать данные (рис. 8.1). Подключения к данным хранятся вместе с книгой, и вы можете просмотреть их, выбрав пункт Данные –> Запросы и подключения.

Подключение к данным может быть отключено на вашем компьютере. Для подключения данных пройдите по меню Файл –> Параметры –> Центр управления безопасностью –> Параметры центра управления безопасностью –> Внешнее содержимое. Установите переключатель на одну из опций: включить все подключения к данным (не рекомендуется) или запрос на подключение к данным.

Рис. 8.2. Настройка доступа к внешним данным; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Подробнее о подключении к внешним источникам данных см. Кен Пульс и Мигель Эскобар. Язык М для Power Query. При использовании таблиц, подключенных к данным можно переставлять и удалять столбцы, не изменяя запрос. Excel продолжает сопоставлять запрошенные данные с правильными столбцами. Однако ширина столбцов обычно автоматически устанавливается при обновлении. Чтобы запретить Excel автоматически устанавливать ширину столбцов Таблицы при обновлении, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте Таблицы и пройдите по меню Конструктор –> Данные из внешней таблицы –> Свойства, а затем снимите флажок Задать ширину столбца.

Рис. 8.3. Свойства Таблицы, подключенной к внешним данным

Подключение к базе данных

Для подключения к базе данных SQL Server выберите Данные –> Получить данные –> Из базы данных –> Из базы данных SQL Server. Появится мастер подключения к данным, предлагающий элементы управления для указания имени сервера и типа входа, который будет использоваться для открытия соединения. Обратитесь к своему администратору SQL Server или ИТ-администратору, чтобы узнать, как ввести учетные данные для входа.

Рис. 8.4. Подключение к базе данных SQL Server

При импорте данных в книгу Excel их можно загрузить в модель данных, предоставив доступ к ним другим инструментам анализа, таким как Power Pivot.

Существует много различных типов доступных источников данных, и иногда шаблоны соединений по умолчанию, представленные Excel, не работают. Посетите сайт https://www.connectionstrings.com/. Там есть много примеров строк подключения, статьи и форум вопросов и ответов.

Имя Таблицы

Excel импортирует каждую выбранную таблицу базы данных в новую Таблицу Excel на новом листе в активной книге. Он создает имена Таблиц в формате Table_Name, где Name – это имя таблицы базы данных или представления в базе данных SQL Server. При импорте одной таблицы имя таблицы будет Table_ServerName_ DatabaseName_TableName, где ServerName – имя сервера, DatabaseName – имя базы данных, а TableName – имя импортируемой таблицы.

Работа с текстовыми файлами

Текстовые файлы обычно представлены в виде CSV-файла (значения, разделенные запятыми), txt-файла (с разделителями табуляции) или PRN-файла (с фиксированными полями или пробелами). Excel по-прежнему создает подключение к данным при импорте текстовых файлов, но не помещает данные в Таблицу. Это связано с отсутствием информации о данных, содержащихся в текстовом файле. Базы данных имеют определенные правила, такие как уникальные имена полей/столбцов, в то время как текстовые файлы не связаны этими правилами. Excel загружает текстовые данные в запрос; Excel не пытается принудительно поместить данные в Таблицу или другой структурированный формат.

Подключение к текстовому файлу

Чтобы выбрать текстовый файл для импорта, пройдите по меню Данные –> Получить и преобразовать данные –> Из текстового/CSV-файла. Форматы файлов по умолчанию – PRN, TXT и CSV. После выбора файла Excel открывает диалоговое окно:

Рис. 8.5. Окно импорта текстового файла

Текст файл был подготовлен авторами книги в англо-американской традиции, поэтому перед размещением данных в книге Excel, их нужно доработать. Кликните кнопку Преобразовать данные, и измените формат столбцов OrderDate, Cost и Total используя локаль (подробнее см. Изменение настроек Power Query, действующих по умолчанию).

Рис. 8.6. Данные после преобразования в редакторе Power Query

Теперь данные можно поместить на лист Excel. Кликните Закрыть и загрузить. Excel по умолчанию поместит данные в Таблицу:

Рис. 8.7. Обработанные данные из текстового файла в Таблице Excel

Чтобы обновить подключение к текстовому файлу, необходимо обновить запрос.

Работа с данными из Azure Marketplace

Azure Marketplace является хранилищем данных и приложений анализа данных. Это облачная инфраструктура и платформа, которая используется для создания, развертывания и управления облачными службами. Данные, доступные в Azure Marketplace, можно экспортировать в текстовые файлы, поместить в модель данных Power Pivot или непосредственно в Таблицу. Если запрашиваемый набор записей превышает 1 млн, его придется импортировать в модель данных, которая поддерживает неограниченное число строк.

Для подключения к Azure Marketplace из Excel требуется URL-адрес данных и ключ учетной записи. На домашней странице Azure Marketplace щелкните ссылку Databases. Появится страница со списком наборов данных; некоторые из них бесплатны, а некоторые доступны за плату. Выберите один из бесплатных источников данных. Пройдите регистрацию. После подключения к набору данных Azure Marketplace это соединение становится таким же, как и любое другое, и его можно обновить, чтобы работать с самыми последними данными. Имейте в виду, что каждое соединение считается трансакцией.

Источник