Достоинства электронной таблицы excel

Электронные таблицы как средство разработки бизнес-приложений

Excel часто используется как универсальное средство для разработки бизнес-приложений. В этой статье я хочу сравнить, существующие без особых изменений уже более 30 лет, электронные таблицы с современной классической императивной парадигмой программирования глазами архитектора ПО. Затем я хочу рассказать о своей работе над новым табличным процессором, который исправляет многие недостатки, выявленные при сравнении, тем самым позволяя создавать более надежные, масштабируемые и легкие для поддержки и дальнейшего развития, бизнес-приложения.

Электронные таблицы и их возможности

Принцип, по которому работают современные электронные таблицы (Microsoft Excel, LibreOffice Calc или Google Sheets) появился в конце 70-х – середине 80-х годов. Двухмерный массив ячеек, как модель данных, и возможность автоматических вычислений с помощью формул появились в VisiCalc в 1979 году. Трехмерный массив ячеек (возможность пользоваться несколькими листами) впервые появился в 1985 в Boeing Calc.

В теории, электронные таблицы ничем не уступают любому языку программирования. Существует машина Тьюринга на формулах Excel (линк), а это значит, что любой алгоритм, который можно реализовать с помощью компьютера, можно реализовать в Excel. Вопрос только в удобстве и эффективности такой реализации.

На практике я встречал очень сложные системы, реализованные в Excel. Например, финансовая модель развития международного аэропорта с возможностью вносить множество разных типов объектов (парковки, склады, полосы, …) и пересчетом квадратных метров и парковочных мест в cash flow (расходы за годы строительства vs прибыль за годы эксплуатации) с учетом разных моделей инфляции. На то чтобы «переписать» такой «эксельчик» на Java с использованием реляционной базы данных может уйти от нескольких человеко-месяцев до нескольких человеко-лет. В этом конкретном случае реляционная модель в базе данных насчитывала более 50 таблиц. Самое интересное, что такого «переписывания» можно было бы избежать, если бы электронные таблицы позволяли не только создавать программное обеспечение, но и делали бы возможным его сопровождение и масштабирование. Для конечного пользователя (экономиста) система на Java это шаг назад, потому что он больше не видит промежуточные результаты и не может сам изменить или дополнить модель.

Выходит, что одну и ту же задачу можно решить, как электронной таблицей, так и универсальным языком программирования. Значит, мы можем сравнить сильные и слабые стороны этих двух инструментов, как средств создания бизнес-приложений. Здесь мы попробуем взглянуть на Excel глазами программиста-архитектора и применим правила архитектуры ПО, которые уже устоялись в классической разработке софта.

Достоинства электронных таблиц

1. Интуитивно понятный концепт: каждый из нас в школе видел и заполнял таблички на листочках в клеточку и играл в морской бой. Большинство людей, которые работают с Экселем, никогда не проходили никакого специального обучения (в лучшем случае коллега за полчаса показал на какие кнопки нажимать). Это большое преимущество перед языками программирования, где «C++ за 21 день» звучит даже слишком оптимистично.
2. Открытое и статичное состояние облегчает отладку: сложность поиска ошибки в программе чаще всего заключается в том, чтобы поймать тот момент времени, когда что-то пошло не так. Приходиться использовать breakpoints и прокручивать программу по шагам. В электронной таблице состояние статично. Поиск ошибки сводится к тому, чтобы найти первую ячейку с неправильным результатом.
3. Реактивность: мы просто задаем формулу, а система сама знает в каком порядке и когда пересчитывать ячейки. Этот концепт, который относительно недавно стал популярным в разработке UI, был основой электронных таблиц с самого начала.

Недостатки электронных таблиц

1. Слабо структурированная модель данных: электронные таблицы используют трехмерный массив ячеек как модель данных. Это лучше чем неструктурированный текст в Notepad, но значительно хуже строгой типизации Java или нормализованной реляционной структуры базы данных. В любую ячейку можно записать любой тип данных. Заголовки или значения не различаются. Сказать заранее, что будет в момент исполнения по ссылке E5 невозможно. Зависимости между таблицами неявно хранятся в параметрах функции VLOOKUP и ломаются при неосторожном добавлении колонки. По-моему, это и является одной из основных причин ошибок.
2. Высокая избыточность: у программистов хорошо себя зарекомендовал так называемый принцип DRY (Don’t repeat yourself — не повторяйся). Чаще всего мы стараемся писать логику один раз, давать ей название (например, в виде имени функции/метода) и потом ссылаться на нее когда это необходимо. В табличных процессорах мы копируем формулы. Сначала это конечно удобно, но в итоге, понять, где применяется та или другая формула очень сложно. Любое изменение объема данных ведет к необходимости копировать формулы. Это очень сильно затрудняет поддержку и дальнейшее развитие моделей в табличных процессорах.
3. Отсутствие интерактивности интерфейса: электронные таблицы не позволяют динамически изменять способ отображения данных. Также отсутствует возможность создавать запрограммированные операции выполняемые, например, по нажатию кнопки.

Как сделать электронные таблицы лучше?

Меня зовут Вадим. Я CTO в CubeWeaver и уже довольно давно занимаюсь разработкой нового табличного процессора. Несколько лет назад я уже писал (линк) про раннюю версию системы, но с тех пор многое изменилось и в этом году проект дошел до коммерческой стадии.

Вот список новшеств моего проекта, которые позволяют устранить перечисленные выше недостатки, стараясь при этом сохранить преимущества электронных таблиц:

Многомерная модель данных

Многомерная модель данных широко используется в Business Intelligence и OLAP системах, предназначенных для анализа данных. Суть модели заключается в том, чтобы хранить данные в ячейках многомерного куба, грани которого подписаны заголовками бизнес-объектов:

В интерфейсе программы отображается не весь многомерный куб, а его двумерный срез, соответствующий выбранной нами комбинации фильтров:

При реализации такой модели в реляционной BI системе, часто используют схему снежинки (snowflake schema). Кубы реализуются таблицами фактов (fact table), а заголовки на гранях хранятся в таблицах измерений (dimension table).

В моей системе кубы называются рабочими листами (worksheets), а заголовки на гранях куба называются элементами списков (list items).

Каждая ячейка такого многомерного рабочего листа имеет уникальный адрес, состоящий из надписей на гранях. Например, значение 935 на изображении имеет адрес: Bikes, 2020, Paris.
Каждый элемент списка имеет название и идентификатор. В ссылках на ячейки используются идентификаторы, и вышеуказанный адрес в формуле мог бы выглядеть так (ссылки заключаются в квадратные скобки):

[PROD:23, YEAR:2020, CITY:24], где PROD это идентификатор списка «продукт», а 23 идентификатор элемента «Bikes».

Применение многомерной модели позволяет значительно улучшить ситуацию с недостатком номер 1. Во-первых, заголовки теперь хранятся отдельно от численных данных. Во-вторых, введение дополнительного измерения «метрика» (или «позиция отчета») позволяет адресовать ячейки не по порядковому номеру, а по семантическому смыслу, исключая ошибки из-за добавления или удаления столбцов или строк.

Конечно, нужно сказать, что такой подход слегка портит ситуацию с преимуществом номер 1. В морской бой играли все, а в четырехмерные шахматы только некоторые студенты-математики. Но опыт показывает, что благодаря двумерному представлению куба, большинство пользователей довольно быстро привыкают к новой модели данных.

Функция JOIN и метаданные

Многомерная модель позволяет использовать метаданные для описания ячеек. Метод адресации описанный выше означает, что каждая ячейка рабочего листа соответствует определенному набору элементов списка (например, году, продукту и точке продажи). Списки в свою очередь могут иметь атрибуты (колонки), что делает их похожими на обычные реляционные таблицы. Например, можно добавить колонку «валюта» к списку «точка продажи», связывая таким образом списки «точка продажи» и «валюта» в реляцию с кардинальностью many-to-one.

Функция JOIN дает возможность динамически ссылаться на ячейки, используя такую связь. Эта функция заменяет VLOOKUP, устраняя при этом необходимость работать с индексами.

Пример: для того чтобы посчитать сумму продаж по миру, нужно сначала сконвертировать сумму продаж по каждой стране в единую валюту (умножить позицию «продажи» на курс обмена). В Excel мы бы хранили 2 таблицы: список стран с валютой для каждой страны и список валют с курсом обмена. Для того чтобы найти правильный курс мы бы использовали функцию VLOOKUP два раза: найти код валюты по названию страны и найти курс обмена по коду валюты.

Ссылка на ячейку с курсом обмена, могла бы выглядеть так:
EX_RATES.[COUNTRY.join(CURRENCY)], где
EX_RATES — название рабочего листа с курсами обмена валют
COUNTRY — измерение со странами
CURRENCY — измерение с валютами

Цепочки связей могут быть любой длины, например: STORE.join(COUNTRY).join(CURRENCY)

Фактически, строя модель, мы создаем схему снежинки. Функция JOIN позволяет формулам динамически ссылаться на ячейки рабочих листов, используя связи между таблицами (списками) этой схемы. При этом зависимости между ячейками явно указаны в аргументах функции JOIN.

Зона действия формул

Возможность указать зону действия формулы (area of effect) позволяет избавиться от необходимости копировать формулы.

По каждому измерению куба мы задаем набор элементов, на которые действует формула, как например: все года, продукты типа «велосипед», позиция отчета «выручка». На практике это выглядит вот так (Синим цветом отмечена цель формулы, красным и оранжевым её аргументы. Список выбранных элементов по каждому измерению находиться внизу экрана):

Этот подход устраняет недостаток номер 2 и позволяет добавлять и удалять элементы или даже измерения, не изменяя формулу. Также отпадает необходимость искать все ячейки, в которые формула была скопирована, каждый раз, когда мы хотим ее изменить.

Интерактивность ячеек

Это нововведение позволяет создавать интерактивные интерфейсы, используя формулы. Формулы можно использовать не только для того чтобы вычислить значение ячейки, но и для форматирования ячеек (cell formatting), изменения цвета ячеек (cell color) и для того чтобы спрятать или показать группу ячеек или целые колонки или строки (cell visibility). Ячейки можно форматировать не только как числа, даты и текст, но и как кнопки, флажки (checkbox) и списки выбора (dropdown).

Таким образом, например, цвет ячеек может меняться в зависимости от значения ячейки. Флажок или список выбора в одном листе может отображать, прятать или блокировать на запись ячейки в другом листе.

Кнопки в ячейках позволяют создавать довольно сложные операции со значениями ячеек. Создавая кнопку, мы задаем цель операции (cell range) и формулу, которая выполняется один раз для каждой из целевых ячеек. На одной кнопке может быть несколько операций. Так, нажатие на кнопку может, например, скопировать данные из предыдущего года в следующий или распределить содержимое ячейки по нескольким другим ячейкам, пропорционально какой-то величине (splashing).

Кнопки в сочетании с ограничениями доступа пользователя позволяют создавать необратимую функциональность. Так, например пользователь получивший доступ к кнопке, но не получивший доступ к целевой ячейке, сможет записать в ячейку только то, что позволит ему формула в кнопке.

Заключение

Новый табличный процессор позволяет создавать значительно более сложные модели, чем это возможно в других системах. При этом модели остаются понятными и простыми в сопровождении. Также значительно уменьшается вероятность ошибок в формулах.

Платой за эти преимущества является повышенная сложность системы. Прежде чем начать работать, пользователь должен создать модель данных в виде списков и кубов.

В целом система рассчитана на технически более грамотного пользователя, чем Excel (например, экономисты с базовыми знаниями программирования или программисты, работающие над экономическими моделями).

С удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях или личных сообщениях. Также, в интернете можно найти документация к системе и несколько обучающих видео.

В современном мире, практически всем компаниям, организациям и другим деловым структурам приходиться обрабатывать, хранить и структурировать огромное количество информации (данных). Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. Обработка информации в виде таблиц характеризуется большим количеством информации и относительно простыми формулами их расчета. Все это делает создание таблиц довольно рутинной работой. Следствием этого стало изобретение компьютерного программного обеспечения — электронных таблиц, для упрощения рабочего процесса.

Электронная таблица— это прикладное программное обеспечение, предназначенное для обработки данных в табличном виде.

Электронные таблицы имеют ряд неоспоримых достоинств:

1. В отличие от таблиц на бумаге электронные таблицы обеспечивают проведение динамических вычислений, т. е. пересчет по формулам при введении новых чисел. Это означает, что если исходные данные изменяются, то все результаты пересчитываются и вносятся в таблицу.

2. Одним из побочных действий вышеуказанного свойства явилось моделирование различных вариантов, ситуаций. При изменении значений исходных данных, можно наблюдать за изменениями получаемых результатов и потом, из множества таких вариантов решения задачи, выбирать нужный, подходящий.

3. В табличных процессорах создаются документы, называющиеся электронными таблицами. Их можно просматривать,редактировать, записывать на внешние носители, распечатывать и т.д.

4. Формирование и вывод полученных результатов в виде отчетности, сводных таблиц, графиков и диаграмм различных типов.

5. Решение математических, оптимизационных, статистических и иных задач.

6. Анализ, поиск, сортировку, выборку числовых, текстовых и иных по определенным данным.

Давайте рассмотрим электронную таблицу на примере программы Microsoft Excel.

Электронные таблицы – это электронная матрица, разделенная на строки и столбцы, на пересечении которых образуются ячейки с уникальными именами.

1 При работе на компьютере электронная таблица существует в форме рабочего листа, который имеет имя (например, Лист 1).

2 Рабочие листы объединяются в книги, причем пользователь может вставлять, копировать, удалять и переименовывать рабочие листы.

3 Ячейки являются основным элементом электронной таблицы, в которые могут вводиться данные и на которые можно ссылаться по именам ячеек.

4 Одна из ячеек – активная. В ней находиться табличный курсор и в нее, собственно, вводятся данные. К данным относятся: числа, даты, время суток, текст или символьные данные и формулы.

5 При необходимости можно создавать диапазон ячеек – выделение нескольких ячеек в одно целое (например диапазон А2:А4, С1:Е1 и так далее).

6 Обработка данных осуществляется с применением команд системы меню Excel и совокупности инструментальных кнопок, расположенных на интерфейсной ленте Office в качестве «шапки» рабочего листа. Лента по умолчанию включает в себя следующие вкладки : Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Надстройки. Каждая из этих вкладок содержит определенный набор инструментов, за счет которых осуществляется основные действия с рабочими листами.

7 Ниже ленты находиться строка формул, в левой части которой отображается адрес активной ячейки, а в правой сама формула, которая может быть написана вручную, либо вызвана специальной кнопкой вызова функции.

Эти и другие элементы окна электронной таблицы Excel 2010 можно увидеть на рисунке.

Важность создания электронных таблиц тяжело переоценить. Они просто необходимы бухгалтерам, экономистам, товароведам, коммерсантам и многим другим работникам иных профессий, так как позволяют без особого труда и познаний производить вычисления любого уровня сложности, моделировать ситуации, составлять диаграммы и многое другое. Электронная таблица – это большой и мощный калькулятор с множеством функций и возможностей, который позволяет вести работу в разы проще и эффективней!

1.1 Достоинства и недостаткиExcel

Современные
программы обработки электронных таблиц
— это средства, позволяющие не только
выполнять вычисления, но и управлять
списками и создавать диаграммы. Если
же говорить об Excel, которая
является одной из наиболее известных
программ обработки электронных таблиц,
то без преувеличения можно утверждать,
что ее возможности практически
неисчерпаемы. Лично я считаю, что такие
программы на сегодняшний день представляют
собой один из наиболее мощных и гибких
инструментов, созданных для компьютера.
В арсенале программы более 300 операций.
При помощи графических средств Excel для
Windows можно рисовать, строить графики и
диаграммы.

Электронная
таблица— вещь непростая, хотя мы
воспринимаем существование подобных
приложений как нечто само собой
разумеющееся. В те времена, когда подобных
программ не существовало, люди использовали
громоздкие вычислительные машины или
калькуляторы, часами работая над
заданиями, выполнение которых сегодня
занимает всего несколько минут.

Достоинства и преимущества Excel:

• Файлы можно легко отправлять в Интернет
  для работы с ними вместе с другими
  пользователями;

• С данными можно легко работать в пути
  практически через любой браузер или
  смартфон;

• Быстрое и эффективное сравнение данных.

• Реализация алгоритмов в табличном
  процессоре не требует специальных
  знаний в области программирования;

• Программа в табличном процессоре
  оперирует понятиями пространства и
  отношений, так как создается путём
  задания взаимосвязи ячеек, расположенных
  в пространстве листа;

• В отличие от обычного программирования,
  требующего строгой последовательности
  команд для работы программы, табличные
  процессоры “прощают” ошибки и
  незаконченность структуры;

• Ячейки таблицы могут содержать не
  только формулы, но и простой текст, что
  позволят описывать и комментировать
  логику работы программы, располагая
  на листе текстовые комментарии;

• Весь процесс вычисления осуществляется
  в виде таблиц;

• Современные табличные процессоры
  позволяют использовать средства
  оформления, такие как, например, цвет
  и шрифты, которые облегчают понимание
  программы и несут дополнительную
  смысловую нагрузку.

Недостатки
Excel

• Формулы, выраженные в терминах адресов
  ячеек, при их большом количестве
  представляют большую проблему, так как
  адреса ячеек сами по себе не несут
  никакой смысловой нагрузки;

• Реализация сложной структуры в рамках
  электронной таблицы требует огромного
  внимания к деталям, так как автор
  программы с некоторого момента становится
  не в состоянии запомнить смысл множества
  адресов, встречающихся в сотнях формул;

• Программы в табличных процессорах
  сильно зависимы от своей размерности
  и жестко привязаны к сетке;

• Темпы разработки табличных программ
  значительно снижаются за счёт того,
  что разработчику приходится работать
  на уровне ячеек;

• Пользователь, имеющий доступ к таблице,
  может случайно или намеренно внести в
  неё изменения, которые могут нарушить
  работу программы;

• Недостаток контроля за исправлениями
  повышает риск ошибок, возникающих из-за
  невозможности отследить, протестировать
  и изолировать изменения.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

In business, strategic planning is essential and requires valid information in order to make key decisions. Choosing the right tools for inputting, tracking, analyzing and storing data will help business owners and managers make the best choices for their company’s business. One of the components within software productivity suites is the spreadsheet. Spreadsheets are popular among accountants and among those who like to collect and track data, yet there are some limitations, which may not make them the best choice for every office application.

Advantage: Organizing Data

Spreadsheets are frequently the go to tool for collecting and organizing data, which is among the simplest of its uses. Information can easily be placed in neat columns and rows and then sorted by information type. Although a large collection of data may be overwhelming to view in its raw state, tools within the program allow the user to create presentations where the data is analyzed and plugged into pie charts or tables for easy viewing and interpretation.

Disadvantage: User Bias

However, the downside is that only the information that the user chooses for analysis is included in these presentations, and therefore, other pertinent information that may influence decision making might be excluded, unintentionally. To make reporting of data more user friendly and comprehensive, companies are choosing to use reporting tools such as Tableau and Qlik, instead of relying solely on the spreadsheet.

Advantage: Streamlines Calculations

No one likes to spend all their time at work doing repetitive calculations. The great appeal of spreadsheets is that the program does all the math for the user. Once a formula is written and the program has a set command, complex calculations can easily be computed for the related data that has been input. This allows users to ask «what if» types of questions and to easily get the answers they need without the need to rework the calculations.

For example, if the spreadsheet is set up to calculate your gross profit, when any variable such as cost per unit, shipping costs, or sales discount are changed, the software automatically recalculates the new gross profit based on the new information.

Disadvantage: Learning the Syntax Takes Skill

The difficult part for many users, is that the calculations must be entered into the spreadsheet as formulas. This requires learning the correct syntax for each type of calculation you wish to make. Although many classes are available to learn the skills necessary to use these formulas, many users still find them difficult. If the syntax is incorrect, the program will not return the correct information when the calculations are run. Additionally, if users input the wrong data, even in only one cell of the spreadsheet, all related calculations and cells will be affected and have incorrect data.

Advantage: Multiple User Access

In today’s collaborative work environment, multiple users within an office often need access to the same documents. If using Microsoft Excel, the spreadsheets can be shared, but only one user can change data at a time. If local copies are made and updated, other users will not have access to the new data. Google Sheets offers the solution of file sharing and allowing multiple users to access and update a single form.

Be aware that, in both cases, there is no file history. Therefore, no matter who makes changes at any time, when any changes are made, the previous information history is lost.

Disadvantage: Lack of Security

Another spreadsheet disadvantage is the lack of security for your files. Typically, spreadsheets are not that secure and therefore are at greater risk for data corruption or mismanagement of information. Files that contain sensitive financial information may not be safe from hackers, even if password protected.

Other types of data collection software therefore may be a more suitable option. Access, Oracle or some other form of relational database has built in safeguards that protect data integrity and prevent the reorganization of information. For example, in a spreadsheet, a user might sort a column of information and may inadvertently cause related information, such as first and last name, to become out of sync. In contrast, a database will keep all parts of a record unified, thereby ensuring better data integrity.

Электронная таблица является мощным инструментом для многих бизнес-операций. Многие отрасли используют программы для работы с электронными таблицами для записи, анализа, управления и передачи бизнес-данных.

Электронные таблицы также могут помочь в хранении данных для немедленного или будущего использования. Электронная таблица обычно используется в бухгалтерии или бухгалтерских услугах. Он также используется людьми, которые собирают и отслеживают данные.

Нельзя отрицать, что электронные таблицы полезны. Однако программы для работы с электронными таблицами также имеют свои ограничения, что делает их нежелательными для упрощения бизнес-процессов.

В этой статье мы обсудим преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса. Давайте начнем!

Что такое программа для работы с электронными таблицами?

Программное обеспечение для работы с электронными таблицами — это программа, которая может использовать ввод, визуализировать данные и управлять ими с помощью строк и столбцов. Электронные таблицы имеют различные функции, которые могут значительно упростить обработку данных, анализ данных и визуализацию данных.

С помощью электронной таблицы вы можете форматировать ячейки, вставлять формулы, создавать сводные таблицы и использовать другие полезные инструменты для быстрой обработки числовых данных и текста. Двумя наиболее распространенными инструментами для работы с электронными таблицами являются Microsoft Excel и Google Sheets.

Общие приложения для работы с электронными таблицами

Существует множество приложений для работы с электронными таблицами, к которым могут получить доступ люди, имеющие подключение к Интернету. Вот два наиболее часто используемых приложения для работы с электронными таблицами:

Майкрософт Эксель

Microsoft Excel или MS Excel является отраслевым стандартом для электронных таблиц. Благодаря встроенному шаблону электронной таблицы вы можете удобно выполнять расчеты по сложным формулам и визуализировать данные с помощью диаграмм и графиков.

Microsoft Office MS Excel предлагает шаблоны электронных таблиц, которые могут помочь в управлении малым бизнесом.

Google Таблицы

Одним из основных преимуществ Google Sheets является простота совместной работы. Как и другие онлайн-инструменты, с помощью Google Sheets вы можете обмениваться файлами и позволять нескольким пользователям по всему миру одновременно получать доступ к файлу электронной таблицы и редактировать его.

В нем даже есть функция чата, с помощью которой пользователи могут общаться, не выходя из электронной таблицы. Google Sheet предоставляется бесплатно с реализацией Google Workspace.

Каковы преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса?

Преимущества электронных таблиц

Вот некоторые ценные преимущества использования электронных таблиц в вашем бизнесе.

Электронные таблицы легко настраиваются и бесплатны.

Программное обеспечение для электронных таблиц легко доступно, бесплатно и настраивается. С несколькими формулами и функциями, которые вы можете использовать в электронной таблице, вы можете легко заставить любой тип документа работать на вас.

Электронные таблицы имеют широкие возможности настройки. Вы можете использовать шаблон электронной таблицы, чтобы упростить работу. Настраиваемая электронная таблица может упростить любой бизнес-процесс, чтобы сделать работу эффективной для всех.

Для настраиваемых и готовых шаблонов вы можете попробовать Simple Sheets Шаблоны управления бизнесом комплект для динамичной работы.

Таблицы требуют минимальной подготовки

Независимо от того, видите ли вы электронную таблицу впервые или используете ее уже много лет, любой, у кого есть опыт, знает, что эта программа проста. Запись информации и изучение сложных формул не требуют интенсивной подготовки.

Электронные таблицы помогают компаниям тратить меньше времени и денег на обучение новых сотрудников, поскольку им не нужно сложное программное обеспечение для выполнения работы.

Позволяет манипулировать данными и интегрировать их в рабочий процесс

Существует несколько преимуществ электронных таблиц, одним из которых является возможность манипулировать и анализировать данные электронных таблиц. Вы можете выполнять вычисления в наборах данных, удалять дубликаты и искать данные на вкладках.

Неважно, насколько велик ваш бизнес или сколько сотрудников будут использовать электронные таблицы. Электронные таблицы могут быть доступны как можно большему количеству людей. Поскольку он легко настраивается, его можно легко интегрировать в любой рабочий процесс.

Электронные таблицы представлены в универсальном формате файлов, что делает их очень удобными для доступа в большинстве программ.

Инструмент для финансовых документов

Электронные таблицы помогли создавать и систематизировать финансовые документы, такие как отчеты о движении денежных средств, балансовые отчеты и выставление счетов. Это также отличный инструмент для подготовки финансовых отчетов и бизнес-бюджетов.

Электронные таблицы могут сделать всю математику за вас. Все, что вам нужно сделать, это ввести набор команд формулы и применить эти команды ко всем связанным данным, которые были закодированы.

Другие преимущества электронных таблиц включают отслеживание расходов, расчет кредита и прогнозирование доходов. Вы можете использовать визуальные данные, такие как диаграммы и графики, чтобы сделать финансовые данные организованными и понятными.

Гибкость в использовании и большой объем памяти для хранения данных

Отличительной особенностью электронных таблиц является их способность хранить большие объемы данных. Эти данные можно легко организовать, чтобы упростить их поиск и сортировку.

Электронные таблицы очень гибкие, потому что их можно использовать для нескольких задач. Их можно использовать для простых задач ввода данных и основных расчетов или даже для сложных задач, таких как статистический и финансовый анализ данных.

Недостатки программ для работы с таблицами

Некоторые пользователи опасаются преимуществ использования электронных таблиц. Являются ли электронные таблицы лучшими инструментами для хранения, управления и визуализации данных вашего бизнеса? Вот некоторые из недостатков использования электронных таблиц в вашем бизнесе.

Сложный в использовании и склонный к ошибкам

Электронные таблицы требуют минимальной подготовки, особенно для записи данных и управления личными финансами. Тем не менее, некоторым людям может потребоваться обучение для приобретения навыков использования расширенных функций программного обеспечения для работы с электронными таблицами.

Не используйте программное обеспечение для работы с электронными таблицами, если вам нужна программа, которая может выполнять работу намного быстрее и вызывать меньше ошибок. Более целесообразно инвестировать в программное обеспечение базы данных, которое может точно устранять ошибки.

Многие руководители и менеджеры сталкиваются с проблемами при использовании электронных таблиц при наблюдении за своими сотрудниками и управлении их повседневной рабочей нагрузкой. Ожидается человеческий фактор, поскольку ввод данных осуществляется вручную, а одновременно выполняется несколько изменений и вычислений.

При работе с большими электронными таблицами обнаружение ошибок проблематично, потому что вы легко можете их не заметить. Исправление таких ошибок может занять много времени

Ограниченная безопасность данных

Когда электронные таблицы доступны через облако или общую сеть, все данные электронных таблиц подвержены несанкционированному доступу, что может поставить под угрозу все бизнес-операции.

Электронные таблицы, защищенные паролем, по-прежнему подвержены риску хакеры из-за плохого управления. Электронные таблицы легко передаются кому угодно по электронной почте. Недовольный или нечестный сотрудник может воспользоваться этим и слить важную информацию вашим конкурентам.

Создается несколько версий файла

Работать с электронными таблицами в автономном режиме легко, если вы работаете с ними в одиночку. Однако обновление и мониторинг контента в режиме реального времени могут быть затруднены, если вам нужно поделиться файлом с большим количеством людей.

Всякий раз, когда в основную электронную таблицу вносятся изменения, эти изменения должны быть адресованы всей команде, что может быть проблемой. Кроме того, у каждого члена команды есть собственная версия электронной таблицы, каждый файл которой содержит немного разные данные.

Мошенничество: трудно определить, кто редактировал электронную таблицу.

Электронные таблицы считаются отличными инструментами для совместной работы, потому что любой может получить к ним доступ. Однако недостатком является то, что все начинают работать с одним и тем же листом данных. Тем не менее, невозможно сказать, что каждый из них сделал с электронными таблицами.

Вы можете научить своих сотрудников вести строгий процесс документации, чтобы свести к минимуму человеческие ошибки. Однако это может быть дорогостоящим для компании и не гарантирует успешного возврата инвестиций.

Ограниченная визуализация данных

Визуализацию данных с помощью диаграмм и графиков можно создать в электронной таблице. Однако помещение всех данных в график или диаграмму может занять много времени, что может вас разочаровать. Скорее всего, вы вообще сдадитесь.

Часто задаваемые вопросы

Каковы преимущества или преимущества использования электронных таблиц в бизнесе?

Электронные таблицы имеют несколько преимуществ, таких как (1) они бесплатны и легко настраиваются, (2) для их использования требуется минимальное обучение, (3) они позволяют манипулировать данными и интегрировать рабочие процессы, (4) они могут помочь в создании финансовых документов и (5) гибко использовать с большим пространством для хранения данных.

Перевешивают ли преимущества использования программного обеспечения для работы с электронными таблицами недостатки?

Для малого бизнеса очень выгодно использовать программное обеспечение для работы с электронными таблицами, поскольку оно бесплатное, настраиваемое и требует минимального обучения. Тем не менее, электронные таблицы больше не рекомендуются, если у вас крупный бизнес и вы работаете с большими объемами данных. Лучше всего инвестировать в инструмент базы данных.

Заключение

Всегда учитывайте преимущества и недостатки электронных таблиц для бизнеса, прежде чем решить, использовать программное обеспечение или нет. Электронные таблицы лучше всего использовать для малых предприятий, работающих с небольшими объемами данных. Малые предприятия могут извлечь максимальную пользу из электронных таблиц, потому что они недорогие (бесплатные) и легко настраиваемые.

Source: Преимущества и недостатки использования электронных таблиц для бизнеса