Дополнительные поля для word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Изменение полей

В Word каждая страница автоматически имеет отступ в один дюйм. Вы можете настроить или выбрать предопределенные параметры полей, установить поля для страниц на лицевой стороне, выделить дополнительное пространство для привязки документа и изменить способ измерения полей.

На вкладке Макет нажмите кнопку Поля.
Выберите нужную конфигурацию поля или выберите настраиваемые поля, чтобы определить собственные поля.

Важно:
Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Повысить статус

Задачи

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля. Откроется коллекция «Поля».
Выберите нужный тип полей.

Примечание: Если ваш документ содержит несколько разделов, новый тип полей будет применяться только к текущему разделу. Чтобы применить новый тип полей к нескольким разделам, обязательно выберите каждый из них.

3. Сделайте ваши новые настройки полей по умолчанию для вашего шаблона. Каждый новый документ на основе этого шаблона будет автоматически использовать новые настройки полей.

Выберите новые поля, щелкните Поля и выберите Настраиваемые поля.
В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля. Откроется коллекция «Поля».
В нижней части коллекции выберите Настраиваемые поля.
В диалоговом окне Параметры страницы введите новые значения для полей.

Дополнительные сведения о полях

Измените поля только для раздела документа, выделив текст и введя новые поля в диалоговом окне Параметры страницы. В поле Применить выберите параметр к выделенному тексту. Microsoft Word автоматически вставляет разрывы разделов до и после текста с новыми настройками полей.
Большинство принтеров требуют минимальной ширины для настройки полей. Если ваши настройки слишком узкие, Microsoft Word отображает сообщение Одна или несколько полей установлены за пределами области печати страницы. Нажмите Исправить, чтобы автоматически увеличить ширину поля. Если вы проигнорируете сообщение, Word отобразит другое сообщение с вопросом, хотите ли вы продолжить.
Минимальные настройки полей для печати зависят от вашего принтера, драйвера принтера и формата бумаги. Чтобы узнать о минимальных настройках, обратитесь к руководству по эксплуатации принтера.

Используйте зеркальные поля для настройки лицевых страниц для двусторонних документов, таких как книги или журналы. Когда вы выбираете зеркальные поля, поля левой страницы являются зеркальным отображением полей на правой странице. Внутренние поля имеют одинаковую ширину, а внешние поля имеют одинаковую ширину.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Зеркальные.

Примечание: Для изменения ширины полей выберите пункт Настраиваемые поля в нижней части коллекции «Поля». Введите новые значения в полях Внутри и Снаружи.

Поле желоба добавляет дополнительное пространство к боковому полю, верхнему полю или внутренним полям документа, который вы планируете связать, чтобы гарантировать, что текст не будет скрыт связыванием.

1. Внешнее поле для переплета

2. Зеркальные поля для разворота

Настройка внешнего поля для переплета

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля.
Щелкните Настраиваемые поля.
В поле Переплет введите значение ширины поля переплета.
В поле Положение переплета выберите значение Слева или Сверху.

Примечание: Поле Положение переплета недоступно, если выбраны параметры Зеркальные поля, 2 страницы на листе или параметр Брошюра. В этих случаях положение переплета определяется автоматически.

Границы текста в документе Word можно обозначить линиями.

На вкладке Файл нажмите кнопку Параметры.
Нажмите кнопку Дополнительно, а затем установите флажок Показывать границы текста в разделе Показывать содержимое документа.

Поля отображаются в документе пунктирными линиями.

Примечание: Вы можете просмотреть их в режиме разметки или режиме веб-документа. Границы текста не обозначаются на печатных страницах.

Важно:
Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Повысить статус

Задачи

В Microsoft Word предлагается несколько вариантов полей страниц. Вы можете использовать поля страницы по умолчанию или указать свои собственные.

Добавьте поля для привязки

Поле желоба добавляет дополнительное пространство к боковому полю, верхнему полю или внутренним полям документа, который вы планируете связать, чтобы гарантировать, что текст не будет скрыт связыванием.

1. Внешнее поле для переплета

2. Зеркальные поля для разворота

Установить поля для страниц
Используйте зеркальные поля для настройки лицевых страниц для двусторонних документов, таких как книги или журналы. В этом случае поля левой страницы являются зеркальным отображением полей правой страницы. Внутренние поля имеют одинаковую ширину, а внешние поля имеют одинаковую ширину.
Примечание: Вы можете добавить внешнее поле для переплета в документ с зеркальными полями, если требуется дополнительное место для переплета.
Создание брошюры.
Используя параметр Брошюра в диалоговом окне Параметры страницы, вы можете создать буклет. Используйте ту же опцию, чтобы создать меню, приглашение, программу мероприятия или любой другой тип документа с одним центральным сгибом.

1. Word вставляет один сгиб по центру

После того, как вы настроили документ в виде буклета, работайте с ним так же, как с любым документом для вставки текста, графики и других визуальных элементов.

Большинство принтеров требуют минимальной ширины для настройки полей. Если вы попытаетесь установить слишком узкие поля, Microsoft Word отобразит сообщение Один или несколько полей установлены за пределами области печати страницы.Нажмите Исправить, чтобы автоматически увеличить ширину поля. Если вы проигнорируете сообщение, Word отобразит другое сообщение с вопросом, хотите ли вы продолжить.
Минимальные настройки полей зависят от вашего принтера, драйвера принтера и формата бумаги. Чтобы узнать о настройках минимального поля, обратитесь к руководству по эксплуатации принтера.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля.
Выберите нужный тип полей. Чтобы использовать наиболее распространенные значения ширины, щелкните Обычные.

Примечание: При выборе типа полей он автоматически применяется ко всему документу.
Вы можете указать свои собственные настройки полей. Нажмите кнопку Поля, выберите команду Настраиваемые поля, а затем в полях Верхнее, Нижнее, Левое и Правое задайте требуемые размеры.

Чтобы изменить стандартные поля, выберите новые поля, щелкните Поля и выберите Настраиваемые поля. В диалоговом окне Параметры страницы нажмите кнопку По умолчанию, а затем нажмите кнопку Да. Новые параметры сохраняются в шаблоне, на котором основан документ. Во всех новых документах, основанных на этом шаблоне, будет автоматически использоваться новые параметры полей.
Чтобы восстановить исходные настройки полей, нажмите кнопку Поля и выберите пункт Настраиваемые поля. Задайте в полях Сверху, Снизу, Слева и Справа значение 2,5 см. Затем нажмите кнопку По умолчанию и кнопку Да.
Чтобы изменить поля для части документа, выделите соответствующий фрагмент текста, а затем введите новые значения для полей в окне Параметры страницы. В поле Применить выберите параметр к выделенному тексту. Microsoft Word автоматически вставит разрывы раздела до и после выделенного фрагмента. Если документ уже разбит на разделы, выберите нужные разделы, а затем измените значения полей.

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.
Нажмите кнопку Дополнительно, а затем установите флажок Показывать границы текста в разделе Показывать содержимое документа.

Поля отображаются в документе пунктирными линиями.

Когда вы выбираете зеркальные поля, поля левой страницы являются зеркальным отображением полей на правой странице. Внутренние поля имеют одинаковую ширину, а внешние поля имеют одинаковую ширину.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Зеркальные.
Щелкните Поля > Настраиваемые поля и задайте нужные значения в полях Внутри и Снаружи.

Внешнее поле для переплета, которое можно разместить у бокового или верхнего полей документа, используется для выделения дополнительного места под переплет. Это гарантирует сохранность текста при брошюровке.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите Поля > Настраиваемые поля.
В списке несколько страниц выберите значение Обычный.
В поле Переплет введите значение ширины поля переплета.
В поле Положение переплета выберите значение Слева или Сверху.

Примечание: Поле Положение переплета недоступно, если выбраны параметры Зеркальные поля, 2 страницы на листе или параметр Брошюра. В этих случаях положение переплета определяется автоматически.

Щелкните созданную надпись, чтобы выделить ее.
Щелкните вкладку Формат на ленте.
Нажмите небольшую кнопку в левом нижнем углу группы Размер.
В окне Формат надписи откройте вкладку Надпись.
В разделе Внутренние поля можно задать нужный размер полей.
Нажмите кнопку ОК.

Если эта статья не ответила на ваш вопрос, вы можете в любое время пообщаться с виртуальным агентом Microsoft или с человеком.

Нужна дополнительная помощь?

Источник

Содержание

Выбор полей страницы из готовых наборов
Создание и изменение параметров полей страницы
Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы
Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц
Добавление полей переплета для брошюр
Как просмотреть поля страницы?
Как убрать поля страницы?
Вопросы и ответы

Поля страницы в документе MS Word — это пустое пространство, расположенное по краям листа. Текстовое и графическое содержимое, а также прочие элементы (к примеру, таблицы и диаграммы) вставляются в область печати, которая располагается внутри полей. С изменением полей страницы в документе на каждой его странице изменяется и та область, в которой содержится текст и любое другое содержимое.

Чтобы изменить размеры полей в Ворде можно просто выбрать один из вариантов, доступных в программе по умолчанию. Также, можно создавать собственные поля и добавлять их в коллекцию, делая доступными для дальнейшего использования.

Урок: Как сделать отступ в Word

Выбор полей страницы из готовых наборов

1. Перейдите во вкладку “Макет” (в более старых версиях программы этот раздел называется “Разметка страницы”).

2. В группе “Параметры страницы” нажмите на кнопку “Поля”.

3. В развернувшемся списке выберите один из предложенных размеров полей.

Примечание: Если в текстовом документе, с которым вы работаете, содержится несколько разделов, выбранный вами размер полей будет применен исключительно к текущему разделу. Чтобы изменить размеры полей в нескольких или во всех разделах сразу, выделите их перед тем, как выбирать подходящий шаблон из арсенала MS Word.

Если вы хотите изменить поля страницы, которые установлены по умолчанию, выберите из доступного набора те, которые вам подходят, а затем в меню кнопки “Поля” выберите последний пункт — “Настраиваемые поля”.

В развернувшемся диалоговом окне выберите параметр “По умолчанию”, нажав на соответствующую кнопку, расположенную слева снизу.

Создание и изменение параметров полей страницы

1. Во вкладке “Макет” нажмите на кнопку “Поля”, расположенную в группе “Параметры страницы”.

2. В появившемся меню, где будет отображена коллекция доступных полей, выберите “Настраиваемые поля”.

3. Появится диалоговое окно “Параметры страницы”, в котором можно задать необходимые параметры размера полей.

Примечания и рекомендации касательно настройки и изменения параметров полей страницы

1. Если вы хотите изменить поля по умолчанию, то есть, те, которые будут применены ко всем создаваемым в Ворде документам, после выбора (или изменения) необходимых параметров снова нажмите кнопку “Поля” после чего в развернувшемся меню выберите “Настраиваемые поля”. В открывшемся диалоговом окне нажмите “По умолчанию”.

Внесенные вами изменения будут сохранены в качестве шаблона, на котором и будет базироваться документ. Это значит, что каждый созданный вами документ будет основан на данном шаблоне и иметь заданные вами размеры полей.

2. Для того, чтобы изменить размеры полей в части документа, выделите необходимый фрагмент с помощью мышки, откройте диалоговое окно “Параметры страницы” (описано выше) и введите необходимые значения. В поле “Применить” в разворачивающемся окошке выберите “К выделенному тексту”.

Примечание: Данное действие добавит автоматические разрывы разделов перед и после выделенного вами фрагмента. Если же документ уже был разбит на разделы, выделите нужные разделы или просто выберите тот, что вам нужен, и измените параметры его полей.

Урок: Как сделать разрыв страницы в Word

3. Большинство современных принтеров для корректной печати текстового документа нуждаются в определенных параметрах полей страницы, так как печатать до самого края листа они не могут. Если же вы установите слишком маленькие поля и попытаетесь распечатать документ или его часть, появится уведомление следующего содержания:

“Одно или несколько полей находятся вне области печати”

Чтобы исключить нежелательную обрезку краев, нажмите в появившемся предупреждение на кнопку “Исправить” — это позволит автоматически увеличить ширину полей. Если же вы проигнорируете это сообщение, при повторной попытке печати оно появится снова.

Примечание: Минимальные размеры допустимых полей для печати документа, в первую очередь, зависят от используемого принтера, размера бумаги и установленного на ПК сопутствующего ПО. С более детальной информацией вы можете ознакомиться в руководстве к своему принтеру.

Настройка разных размеров полей для четных и нечетных страниц

Для двусторонней печати текстового документа (к примеру, журнала или книги), необходимо настроить поля четных и нечетных страниц. В данном случае рекомендовано использовать параметр “Зеркальные поля”, выбрать который можно в меню “Поля”, расположенном в группе “Параметры страницы”.

При установке зеркальных полей для документа поля левой страницы зеркально отражают поля правой, то есть, внутренние и внешние поля таких страниц становятся одинаковыми.

Примечание: Если вы хотите изменить параметры зеркальных полей, выберите “Настраиваемые поля” в меню кнопки “Поля”, и задайте необходимые параметры “Внутри” и “Снаружи”.

Добавление полей переплета для брошюр

Документы, к которым после печати будет добавлен переплет (к примеру, брошюры), нуждаются в дополнительном пространстве на боковых, верхних или внутренних полях страницы. Именно эти места и будут использованы для переплета и являются гарантом того, что текстовое содержимое документа будет видимым и после его брошюровки.

1. Перейдите во вкладку “Макет” и нажмите на кнопку “Поля”, которая расположена в группе “Параметры страницы”.

2. В появившемся меню выберите пункт “Настраиваемые поля”.

3. Задайте необходимые параметры для переплета, указав его размер в соответствующем поле.

4. Выберите положение переплета: “Сверху” или “Слева”.

Примечание: Если в документе, с которым вы работаете, выбран один из следующих параметров полей — “Две страницы на листе”, “Брошюра”, “Зеркальные поля”, — поле “Положение переплета” в окне “Параметры страницы” будет недоступным, так как данный параметр в данном случае определяется автоматически.

Как просмотреть поля страницы?

В MS Word можно включить отображение в текстовом документе линии, которая соответствует границе текста.

1. Нажмите кнопку “Файл” и выберите там пункт “Параметры”.

2. Перейдите в раздел “Дополнительно” и установите галочку напротив пункта “Показывать границы текста” (группа “Показывать содержимое документа”).

3. Поля страницы в документе будут отображены пунктирными линиями.

Примечание: Вы также можете просмотреть поля страницы в режиме просмотра документа “Разметка страницы” и/или “Веб-документ” (вкладка “Вид”, группа “Режимы”). На печать отображаемые границы текста при этом не выводятся.

Как убрать поля страницы?

Убирать поля страниц в текстовом документе MS Word крайне не рекомендовано, как минимум, по двум причинам:

в распечатанном документе текст, расположенный по краям (за пределами области печати), не будет отображаться;

это считается нарушением с точки зрения документоводства.

И все же, если вам понадобилось полностью убрать поля в текстовом документе, сделать это можно точно так же, как и настроить любые другие параметры (задать значения) для полей.

1. Во вкладке “Макет” нажмите кнопку “Поля” (группа “Параметры страницы”) и выберите пункт “Настраиваемые поля”.

2. В открывшемся диалоговом окне “Параметры страницы” задайте минимальные значения для верхних/нижних, левых/правых (внутри/снаружи) полей, например, 0,1 см.

3. После того, как вы нажмете “ОК” и начнете писать в документе текст или вставите его, он будет расположен от края до края, от верха до низа листа.

На этом все, теперь вы знаете, как сделать, изменить и настроить поля в Ворде 2010 — 2016. Инструкция, описанная в этой статье, точно так же будет применима и к более ранним версиям программы от Майкрософт. Желаем вам высокой продуктивности в работе и достижения поставленных целей в обучении.

Источник

Achieve more control and flexibility with your documents

Updated on September 11, 2022

What to Know

Select Insert > Text Box > choose a text box template. Select and drag box to the position you want.
To resize text, select and drag circles around the edge. To rotate text, select and drag the circular arrow.
Place the cursor inside the text box and type the information you want to appear.

This article explains how to use text boxes in Microsoft Word. Instructions apply to Word for Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, and Word 2013.

How to Insert a Text Box in Word

Start by opening the document you want to add a text box to. Then follow the steps below.

On the ribbon, select Insert.
In the Text group, select Text Box, then choose a text box template.
The new text box appears in the middle of the text, and the Shape Format tab is automatically selected.
Select and drag the box to the position you want. To resize the text box, select and drag the circles around the edge. To rotate the text box, select and drag the circular arrow at the top of the box.
Place the cursor inside the text box and type the information you want to appear there.

Why Use Text Boxes?

When you type text in Microsoft Word, you have options for making it look a particular way on the page (such as changing the page margins), but those options are limited. Text boxes expand your formatting repertoire by offering additional control and flexibility for how your text appears. You can place a text box anywhere within a document and format it with different colors and fonts. This feature is especially helpful for creating a blockquote or a sidebar.

Customize a Text Box

After you create a text box, you can customize it in a number of ways.

To bring up options, place the cursor inside the text box and right-click. Choose an option and follow the screen prompts to add a border, change the style, or adjust the way the text box interacts with the other text on the page.

Alternatively, use the controls on the Shape Format tab.
To go directly to the Layout Options menu, select the text box, then select the Layout Options icon (it looks like a horseshoe and is located to the right of the text box).
Change the text, make more adjustments, or move the box to another location at any time. To delete a text box, select its border, then press Delete on the keyboard.

Thanks for letting us know!

Get the Latest Tech News Delivered Every Day

Источник

Для более удобной компоновки текста в документах Word на краях страниц делается отступ. Поля также предотвращают ситуации, когда при распечатке листов часть текста попросту «обрезается» из-за неровной печати. В этой статье разберёмся, как настраивать поля в Word, какие способы для этого предусмотрены.

Настроить поля в Word

Принцип настройки полей в Word всех версий, начиная с 2007 (включая 2016, 2019) — схожий. Так что не имеет значения, какую версию Microsoft Office установил пользователь на свой компьютер.
Чтобы настроить поля в документе, необходимо:

Открыть документ. Нажать «Макет».
Нажать «Поля», выбрать необходимый вариант.

В Word 2007 и 2010 окно полей находится во вкладке «Разметка страницы Word».

Диалоговые окна, все остальные пункты меню — аналогичные (в том числе в визуальном плане).

Как выставить произвольные поля в Word

Бывают ситуации, когда размер полей нужно указать вручную, а не выбрать из предложенных вариантов. В этом случае нужно:

В окне «Поля» нажать на «Настраиваемые поля».
В открывшемся окне — ввести необходимый размер полей и нажать «ОК».
В пункте «Образец» можно примерно посмотреть, как с указанными настройками будет выглядеть документ после печати. И до того, как настроить поля нужно выбрать, к каким страницам будет задействован отступ. Ко всему документу или только к последующим страницам.

Как настроить поля при печати

Поменять компоновку страниц документа и размеры полей можно непосредственно при его отправке в печать. Для этого нужно:

Нажать «Файл», выбрать «Печать».
Выбрать необходимый вариант полей.
Также там есть пункт «Настраиваемые поля», если нужно задать произвольные отступы.

В дальнейшем откроется окно настройки принтера (МФУ). Для каждой модели устройства оно уникальное, так как утилита является интегрированной в драйвер устройства для печати.

Как настроить поля в Word 2003

Word 2003 кардинально отличается в графическом исполнении от более поздних версий текстового редактора. В плане функционала там минимум отличий. А вот расположение и наименование пунктов меню действительно отличаются.

Там поля страницы настраиваются в разделе «Файл»
Далее пункт «Параметры страницы Word».
Настройте поля и нажмите “ОК”

Главный недостаток этой версии Word— это меньшее количество предустановленных макетов полей. А ещё, он не поддерживает работу с файлами .docx, там минимум настроек для печати документа.

Настройка полей с помощью линейки

С помощью инструмента «Линейки» можно вручную, с помощью курсора мыши задать размер полей в текстовом документе непосредственно во время его редактирования. Для этого нужно:

Перейти на вкладку «Вид» и включить соответствующий инструмент.
Далее в верхней части области с текстом появится графическая линейка. Изменяя положение ползунков, можно точно задать размер отступа от границ листа.
А

Как настроить поля в Word вверху и внизу? Аналогично, с помощью дополнительной боковой линейки.

Если в настройках Office включён упрощённый интерфейс, то при редактировании текста линейки исчезают. Появляются при наведении курсора те области, где они расположены.
Если же после включения «Линейки» вертикальная не отображается, то это означает, что она отключена в настройках.

Нужно перейти в «Файл», затем «Параметры»
После нужно включить соответствующий пункт в «Дополнительно».

Настройка полей в Word в миллиметрах или других единицах

По умолчанию настраиваются поля в Word в сантиметрах. Но если пользователю удобно использовать иную измерительную систему (дюймы, футы, барликорн и так далее) или миллиметры, то необходимо:

Открыть «Файл»
Затем «Параметры».
Перейти в «Дополнительно».
В разделе «Экран» выбрать необходимые единицы измерения.

Нужно учесть, что данная настройка полей влияет не только на параметры страницы в Word, но ещё и на разметку «линейки», табуляцию. И она будет задействована при создании всех новых документов, а не только для текущего.

Если же пользователю периодически приходится работать с метрической и английской системой измерения длины, то рекомендуется создать два раздельных шаблона (выбрать «Сохранить», указать «Шаблон», ввести произвольное название для него)

Выбор полей страницы из готовых наборов

В Word уже интегрированы макеты для распространённых вариантов компоновок текста в документах. Например, если выбрать «Зеркальное», то это оптимальный вариант для печати в «книжной» ориентации.

В этом случае поля с левой и правой стороны на каждой следующей странице меняются местами.

Возле каждого макета есть детальное указание, какие размеры полей будут задействованы при выборе того или иного варианта. Но перед тем, как настроить поля в Word таким образом нужно учесть, что параметры будут задействованы для всего документа.

Для отмены действия можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+Z (если настройка была задействована случайно).

Настройка разных размеров полей для чётных и нечётных страниц

Такой вариант настроек полей чаще всего используется при двусторонней печати, то есть, когда текст при распечатывании будет на каждой стороне страницы.

Есть 2 варианта, как настроить поля в Word таким образом:

Выбрать «Зеркальный» макет (в разделе «Макет», кликнув на «Поля»).
Нажать на «Настраиваемые поля», в окне «Параметры страницы» вызвать выпадающее меню в «Несколько страниц», указав «Зеркальные». А далее можно раздельно указать отступы для чётных и нечётных страниц.

Настройка полей переплёта для брошюр

Если планируется после печати сделать переплёт распечатанных листов (для формирования брошюры), то на каждой странице с левой стороны нужно сделать дополнительный отступ в 1 – 2 сантиметра. Как сделать поля в этом случае, чтобы не нужно было вручную менять всю разметку в документе? Нужно:

Открыть окно «Настраиваемые поля» (из вкладки «Макет»)
В строке «Переплёт» указать необходимый отступ, а также с какой стороны его нужно разместить.

Компоновка документа после этого будет изменена автоматически (с учётом заданных параметров форматирования текста).

Как убрать поля страницы Word

Убирать поля — не рекомендуется. Есть 2 веские причины этому:

При печати часть текста по краям может «обрезаться».
Это считается нарушением правил документоводства. То есть, распечатанные документы нельзя будет использовать для их подачи в фискальные органы (даже если они будут верно заверены).

Но это может понадобиться, если стоит цель — минимизировать расход бумаги при печати. Потребуется перейти в «Параметры страницы» (из вкладки «Макет»), вручную задать отступы в 0,1 см.

Поставить 0 — нельзя, так как в этом случае граница листа будет совпадать с начертанием первой буквы в строке.

Итого, настроить поля в Word можно как вручную, указав размер отступов, так и задействовав один из стандартных макетов. По умолчанию же используется вариант, где сверху и снизу поля составляют по 2 см, слева — 3 см, справа — 1,5 см.

А какой вариант настройки полей используете вы? Выбираете поля непосредственно в Office или же уже в настройках печати? Расскажите об этом в комментариях.

Специалист программирования компьютерных систем и устройств на базе ОС «Android»

Задать вопрос эксперту

Источник

Содержание

1 Вкладка разработчик в MS Word
2 Создаем настраиваемую форму в MS Word
3 Защищаем форма от изменений
4 Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?
5 Включаем вкладку «Разработчик»
6 Быть или не быть Шаблону?
7 Наполняем форму элементами
8 Текстовые блоки
9 Добавляем выбор даты
10 Вставляем раскрывающийся список
11 Вставляем чек-боксы
12 В заключение

Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…

Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.

Убедитесь, что вкладка «разработчик» включена

Вкладка разработчик в MS Word

Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик«, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл» → «Параметры«) и разыщите пункт «Настроить ленту«. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».

Включаем вкладку «разработчик» , если она выключена

Теперь вкладка должна появится. переходим туда.

Создаем настраиваемую форму в MS Word

Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик» найдите инструмент «Обычный текст» и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».

Создаем простую форму в MS word

Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.

Поле формы вставленное в лист текстового редактора

Защищаем форма от изменений

Теперь сделайте следующее:

В пункте «Ограничения на форматирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей»
В пункте «Ограничения на редактирование» выберите из выпадающего списка значение «Ввод данных в поля формы».
В пункте «Включение защиты» нажмите единственную кнопку «Да, включить защиту»

Запрещаем изменение документа

На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.

Защищаем страницу от изменений с помощью пароля

Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.

Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.

Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить

Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?

Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:

«Форматированный текст» — к тексту в поле можно применить форматирование
«Флажок» — возможность создать форму с вариантами выбора
«Раскрывающийся список» — возможность задать элемент с заранее предустановленными вариантами выбора
«Выбор даты» — раскрывающийся список с календарем для удобного выбора нужной даты

С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.

Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.

Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.

В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.

Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.

После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.

Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.

Образец заявки на участие в студенческой научной конференции

Для создания формы выполните следующую последовательность действий:

Создайте на Рабочем столе папку Эл_ФормаФамилия_студента.
Запустите Microsoft Word.
Создайте шаблон с именем Форма, разместите его в папке Эл_ФормаФамилия_студента. Для этого:

4. Далее создаём макет формы в файле Форма: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции.

5. Создаем таблицу, состоящую из строк и столбцов: переходим на вкладку Вставка, щёлкаем по кнопке Таблица, выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.

6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).

Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!

7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:

устанавливаем курсор в место вставки текстового поля Фамилия,
переходим на вкладку Разработчик в группе Элементы управления находим кнопку Инструменты из предыдущих версий,

Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчикнажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File), выбираем Параметры WORD, в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.

нажимаем кнопку и выбираем элемент Поле,
вставленное текстовое поле отобразится в виде затенённого серого прямоугольника.

8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:

щёлкаем правой кнопкой мыши по полю и контекстном меню выбираем Свойства или два раза щёлкаем по полю,
в окне Параметры текстового поля устанавливаем требуемые параметры (в раскрывающемся списке Тип выбираем тип Обычный текст).

9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).

10. Щёлкаем два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск.

11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить, вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить, вводим ТОГУ— нажимаем кнопку Добавить, перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.

12. Вставляем текстовое поле Год рождения. Свойства поля: Тип — число, Максимальная длина -4, Формат числа – 0.

13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки, открываем вкладку Клавиша F1, щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.

14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата, в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.

15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить.

16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.

17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:

во вкладке Разработчик в группе Защитить нажимаем кнопку Защитить документ и выбираем команду Ограничить форматирование и редактирование

в области задач Ограничить форматирование и редактирование в разделе Ограничения на редактирование выбираем параметр Ввод данных в поля форм и нажимаем кнопку Да, включить защиту

Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.

18. Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.

19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.

20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.

21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.

22. Снимаем защиту с Документа. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.

При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мышиклавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.

23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния.

24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида:

Фамилия

Имя

Отчество

Год рождения

ВУЗ

Факультет, группа

25. Заполняем таблицу информацией о 4-х участниках студенческой научной конференции из разных вузов города.

26. Сохраняем файл с именем Список_Уч_Студ_Конф в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

27. Открываем Документ на основе шаблона Форма (двойным щелчком по шаблону).

28. Снимаем защиту с Документа.

29. Выполняем слияние файла Документ с файлом Список_Уч_Студ_Конф.

30. Вставляем поля слияния Фамилия, Имя, Отчество Год рождения, Вуз, Факультет, группа.

31. Выполняем слияние в новый документ Формакоторый помещаем в папку Эл_ФормаФамилия_студента.

32. Заполняем в форме пустующие поля.

33. Сохраняем произведённые изменения в файле Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.

34. Отвечаем на Контрольные вопросы к Практической работе №4. Ответы размещаем файле Форма1.docx.

35. Сохраняем папку Эл_ФормаФамилия_студента на Яндекс.Диск → MS Word.

36. Удаляем папку Эл_ФормаФамилия_студента с Рабочего стола.

Приглашайте друзей на мой сайт

Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.

Включаем вкладку «Разработчик»

Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.

Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК.

Теперь на ленте появилась новая вкладка.

Быть или не быть Шаблону?

Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.

Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.

Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).

Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК, чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S, чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1.

Наполняем форму элементами

Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:

Name (Имя) – обычный текст
Age (Возраст) – раскрывающийся список
D.O.B. (День Рождения) – выбор даты
Sex (Пол) – чек-бокс
Zip Code (Почтовый индекс) – обычный текст
Phone Number (Номер телефона) – обычный текст
Favorite Primary Color and why (Какой любимый цвет и почему) – поле со списком
Best Pizza Toppings (Любимая начинка пиццы) – чек-бокс и обычный текст
What is your dream job and why? Limit your answer to 200 words (О какой работе Вы мечтаете и почему) – форматированный текст
What type of vehicle do you drive? (Какой у Вас автомобиль) – обычный текст

Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).

Текстовые блоки

Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:

Rich Text Content Control (Элемент управления содержимым «форматированный текст») — пользователь может настраивать форматирование
Plain Text Content Control (Элемент управления содержимым «обычный текст») — допускается только обычный текст без форматирования.

Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.

Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.

Добавляем выбор даты

Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым «выбор даты»). Используем этот элемент для вопроса 3.

Вставляем раскрывающийся список

Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.

Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!

Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.

Вставляем чек-боксы

Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:

Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).

В заключение

Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.

Режим конструктора включен:

Режим конструктора выключен:

Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевела: Ольга Гелих

Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник