Документа оформленные в excel

Создание шаблона в Excel

Создание шаблонов Excel

В случае если ни один из готовых шаблонов вам не подошел, вы можете создать свой собственный шаблон, в дальнейшем работая с ним, как и с любым шаблоном Excel.

Создание шаблона Excel

Для того чтобы создать шаблон, требуется в меню Файл выбрать команду Создать -> Новая книга и щелкнуть на кнопке Создать. В рабочем окне программы появится новая книга под названием Книга1 или Книга2, Книга3 и т.п. Затем требуется создать таблицу, которую вы в дальнейшем будете использовать в качестве шаблона.

Очевидно, что таблица будет содержать заголовки и формулы и иметь оформление, соответствующее вашим требованиям.

Как только таблица подготовлена, ее необходимо сохранить в формате шаблона Excel. Для этого в меню Файл выберите команду Сохранить, а также можно воспользоваться панелью быстрого доступа. Следует обратить внимание, если шаблон создается на основе документа, у которого уже есть имя, то в меню Файл надо выбрать команду Сохранить как.

В окне Сохранение документа в списке Тип файла выбрать формат сохранения таблицы — Шаблон Excel. Следует обратить внимание, что автоматически будет выбрана папка C:UsersWжяAppDataRoamingMicrosoftШаблоны, в которую по умолчанию сохраняются шаблоны пользователя. Имя пользователя соответствует имени зарегистрированного пользователя, с которым в этом сеансе вы вошли в операционную систему. После этого в поле Имя файла надо ввести имя шаблона и сделать щелчок на кнопке Сохранить.

Шаблон сохранен, теперь можно закрыть документ, на основе которого мы его создавали. Следует обратить внимание, если шаблон требуется изменить, то его можно редактировать, как и обычную книгу.

Опубликовано: 09.12.2015

Шаблон формата Excel может быть как библиотекой наборов стилей форматирования, так и готовым документом с таблицами, данными, форматами и графиками. В шаблоны-документы достаточно только ввести свои данные, чтобы получить готовый, тематически стильно оформленный, презентабельный отчет. Например, «Семейный бюджет» – очень полезный встроенный шаблон в Excel.

Создадим свой новый шаблон, в котором следует использовать стили форматирования. Как форматировать с помощью стилей мы знаем из предыдущего урока: стили ячеек и средства управления ими. Чтобы сделать шаблон в Excel, выполним определенный ряд действий, которые послужат практическим примером для решения данной задачи:

1. Сначала нужно сделать шаблон таблицы Excel и график, как показано ниже на рисунке. И присвойте ей пользовательский стиль форматирования.
2. Сохраняем документ как шаблон: «Файл»-«Сохранить как». В окне сохранения можно указать любую папку, так как Excel потом автоматически перенесет этот файл в специальную директорию для хранения нестандартных шаблонов.
3. В поле тип файла следует указать «Шаблоны формата Microsoft Office Excel *.xltx». Заметьте, как только мы выбираем этот тип файла, автоматически открывается папка «Шаблоны» в окне сохранения документа.
4. В поле: «Имя файла» введите любое название шаблона. Например, «мои расходы». И жмите СОХРАНИТЬ.
5. После сохранения закройте документ.

Теперь чтобы использовать наш шаблон достаточно выбрать меню: «Файл»-«Создать»-«Мои шаблоны». Выберите свой шаблон «мои расходы».

Откройте и сохраните этот документ как обычный файл в формате *.xlsx. А теперь обратите внимание на то, что наш пользовательский стиль так же сохранен в данной книге.

Таким образом, у вас есть готовая форма для быстрого создания отчетов, в которой нужно только изменять данные и не нужно ничего форматировать. Это очень удобно и продуктивно. Используйте возможности шаблонов по максимуму!

Создание файла по шаблону Excel

Можно установить свой пользовательский шаблон, по которому будет оформлен и отформатирован документ при каждом запуске программы Excel. Для этого следует сохранить файл с расширением *.xlsx в папке XLSTART. Данная папка создается при установке программы Excel. Чтобы легко найти путь к ней следует перейти в режим VisualBasic (Alt+F11) и открыть окно: «View»-«Immediate». А там следует набрать код: ? application.StartupPath и нажать Enter. Ниже отобразиться путь:

C:Usersимя пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcelXLSTART

Примечание. В разных версиях Windows путь к XLSTART может отличаться, поэтому лучше узнать его через выше описанные действия.

Теперь при каждой загрузке программы будет открыт файл который лежит в этой папке. Более того если вы сохраните там несколько документов, то все они будут открыты при каждой запуске программы.

Полезный совет! Если в папке XLSTART сохранить отформатированный шаблон с именем Лист.xltx. То каждый новый созданный лист будет иметь такой же формат как Лист.xltx. При том не зависимо, в какой способ создан новый лист, через меню или комбинацией горячих клавиш SHIFT+F11. Формат будет один и тот же. А чтобы отменить такую функцию нужно просто удалить этот шаблон из XLSTART.

Форматирование документов – это важный, но очень утомительный процесс. Для его автоматизации существует несколько полезных инструментов такие как: темы, стили и шаблоны. Каждый из них обладает своими преимуществами и недостатками. Например, самый простой способ автоматизации форматирования – это стили. Они облегчаю пользователю процесс форматирования, но могут быть сохранены только в рамках одной книги. Да созданные или измененные пользователем стили можно скопировать в другую книгу. Или создать отдельную, специальную книгу с целым набором свих пользовательских стилей, чтобы копировать их в другие документы, но это крайне неудобно. Для решения такой задачи лучше использовать шаблоны.

Создание темы документа для автоматического форматирования

Тема Excel – это собрание стилей, цветов, шрифтов и много разных графических свойств форматирования, которые легко можем менять в пару кликов мышкой для изменения стильного оформления документа. Темы стали доступны начиная с 2007-й версии и новее. Их можно встретить и в других продуктах входящих в пакет MS Office.

Для примера возьмем простой не форматированный документ и будем присваивать ему разные темы пока не выберем подходящую к данным. Заодно посмотрим, что произойдет выбрать другую тему Excel:

1. Создайте новую книгу и заполните ее данными (начиная со столбца H) так как показано на рисунке:
2. Выберите инструмент: «Разметка страницы»-«Темы».
3. В выпадающем списке наводите курсор мышки на разные темы и обратите внимание на то, как меняется стиль оформления данных документа.
4. Щелкните по подходящей теме, которая на Ваш взгляд наиболее подходит к данному документу.

Внимание! Темы присваиваются к целому документу. Поэтому нельзя для разных листов задавать разные темы форматирования.

Пользователь имеет возможность самостоятельно создавать и редактировать любую тему. Для этого доступны 3 инструмента, которые находятся рядом возле тем:

• цвета;
• шрифты;
• эффекты.

Каждый из этих инструментов открывает целые предопределенные наборы для настройки темы. Можно создавать новые наборы шрифтов или наборы цветов, только нельзя создать новые эффекты. Приходится использовать только те, которые предложены программой по умолчанию.

Как только вы сохраните новый набор шрифтов и/или цветов под своим названием, тогда она будет доступна в разделе тем как для Excel, так и для других программ из пакета MS Office (Word, PowerPoint и др.).

Дата: 9 декабря 2015 Категория: Excel Поделиться, добавить в закладки или статью

Здравствйте, уважаемые читатели. У многих из вас есть регулярные отчеты, бланки, документы, которые приходится часто заполнять. Кто-то постоянно делает накладные и документы по одной и той же форме, а кто-то большие корпоративные отчеты. В этом посте я расскажу, как создать шаблон часто используемого документа Эксель и больше никогда не делать одну и ту же работу по несколько раз. Вы будете открывать шаблон, заполнять его данными и получать результат.

Почему я считаю это удобным? Например, многие просто открывают последний вариант документа, вносят туда новые данные и сохраняют под новым именем. Конечно, это привычно для всех. Но что если вы случайно сохраните новый документ под старым именем? Исходный документ будет потерян. Так зачем рисковать результатами напряжённой работы, проделанной ранее?

А вот при использовании шаблона, никакие данные не теряются, ведь вы работаете в новой рабочей книге, которая уже при создании выглядит так, как указано в шаблоне. А если форма документа изменяется – вы всегда можете поправить шаблон под новые требования. Удобно, неправда ли? Мне удобно и Вам тоже будет!

Что такое шаблоны Эксель

Шаблоны в Microsoft Excel – это особый вид рабочих листов и книг, для которых заданы стили и оформление. Открывая такой объект, вы можете сразу заполнять его данными, уделяя меньше внимания форматированию. Таким образом, вы поддерживаете единый стиль своих документов и экономите огромное количество времени. Применение шаблонов позволяет концентрироваться на качественной составляющей расчетов, без постоянного однотипного оформления.

Чтобы было понятнее, представьте какой-нибудь бланк. Например, отчета о полученной прибыли. Сам по себе — это всего лишь пустой лист с разметкой. Он ничего не значит и ни на что не влияет. Это и есть шаблон в Эксель. Но как только Вы в очередной раз внесли в него информацию — это уже документ. Бланк сам по себе практически никогда не изменяется, а данные в нем всегда разные. Так зачем каждый раз рисовать бланк и заполнять его данными? Думаю, такое сравнение Вам понятно.

Нужно понимать, шаблон – это не рабочая книга в том понятии, к которому вы привыкли. Это только информация о разметке листа и исходных данных. Обратите внимание:

• Когда мы загружаем шаблон, программа создаёт новую рабочую книгу с форматированием, как в шаблоне
• А когда мы открываем шаблон – можно менять его оформление и содержание для последующей загрузки в рабочую книгу и заполнения данными.

Как загрузить шаблон в рабочую книгу

Когда вы создаёте новую книгу Excel, программа отображает окно Создать, в котором предлагает выбрать шаблон, либо открыть пустую книгу.

Стандартные шаблоны Эксель

Здесь вы можете найти один из шаблонов по теме и назначению, программа отображает миниатюру листа для большей наглядности. Для загрузки шаблонов, Эксель использует интернет – позаботьтесь о наличии подключения.

В строке поиска вы можете ввести назначение шаблона, а программа предложит шаблоны из своей огромной базы данных. Кликайте на том варианте, который вам подходит, чтобы загрузить его из базы данных в рабочую книгу. На рисунке ниже я искал шаблон календаря. Смотрите, как много разных шаблонов найдено.

Шаблоны по запросу «Календарь»

Всё, рабочая книга на базе шаблона создана, можете работать!

Как изменить шаблон Excel

Скорее всего, вам захочется что-то изменить в загруженном шаблоне, чтобы он подходил вам на 100%.

Для начала, нужно открыть файл шаблона (не создать книгу на основе шаблона, а именно открыть шаблон). Для этого откройте файл шаблона любым из известных способов. Установите тип открываемого файла «Шаблоны» (будут показаны файлы с расширением .xltx, .xltm или .xlt). В проводнике найдите место, где хранятся шаблоны, обычно это: C:UsersAppDataRoamingMicrosoftШаблоны. Выберите в списке нужный шаблон и откройте его.

В открывшемся документе можете добавить или удалить листы, изменить отступы, колонтитулы, шрифты, выбрать новый стиль для ячеек. После окончания, сохраните изменения в шаблоне и закройте книгу. При следующем использовании такого шаблона, все изменения в нём будут учтены.

Как сделать собственный шаблон Эксель

Вы можете сделать и собственные, пользовательские шаблоны. Для этого, создайте новую книгу Эксель и отформатируйте её как нужно, внесите информацию. Можете даже задать формулы, и создать диаграммы. Прописывайте все данные и расчёты, которые будут повторяться в каждом экземпляре, созданном по шаблону.

Когда вёрстка шаблона окончена, сохраните его на жёстком диске компьютера, присвоив информативное имя вместо предложенного программой. При сохранении выберите один из форматов файла

• Шаблон Excel (расширение .xltx)
• Шаблон Excel с поддержкой макросов (расширение .xltm)
• Шаблон Excel 97-2003 (старый формат, расширение .xlt)

Теперь можно использовать свой шаблон. Выполните Файл – Создать – Личные для выбора и загрузки одного шаблона.

Открытие пользовательского шаблона

Созданный шаблон можно использовать по умолчанию для открытия Эксель. Если вы хотите заменить стандартный шаблон Excel, который применяется к новым книгам – создайте свой и сохраните под именем «Книга.xlts» в папке XLStart. Чаще всего, эта папка располагается по адресу: C:UsersAppDataRoamingMicrosoftExcelXLStart.

Теперь программа будет создавать новые рабочие книги по вашему шаблону. Чтобы вернуться к стандартному оформлению новых документов – удалите файл Книга.xlts из папки XLStart.

Вот так просто можно создать и использовать шаблоны в Excel. Мы еще раз убеждаемся, что Microsoft Office – это легко! Чем больше работы делает за Вас программа, тем Вам легче. И было бы странным не пользоваться теми удобствами, которые предоставляют нам разработчики из Майкрософт. Что ж, на этом буду заканчивать статью о шаблонах. Если у Вас что-то не получилось — задавайте вопросы в комментариях.

А что дальше? Дальше учимся распечатывать документы! Почему нельзя пропустить посты о печати? Потому что напечатанный документ — это готовый документ, то есть — это апогей и конечный результат Ваших стараний. И если он выглядит неидеально — какие же мы тогда профессионалы?

Поделиться, добавить в закладки или статью

11.12.2012 Григорий Цапко Калькуляторы, шаблоны, форматы, Полезные советы

Работа экономиста, менеджера по продажам, маркетолога, кадровика и прочих пользователей программы Microsoft Excel часто происходит с типовыми формами документов, таких, например, как ежемесячный отчет по доходам и расходам, план продаж, табель учета рабочего времени т.д.

Как правило, в каждом новом периоде необходимо создавать новый типовой документ.

Наблюдения показывают, что большинство пользователей создают новый документ на основании старого, например на основании отчета, за предыдущий месяц, удаляя данные прошлого периода. Так сказать, очищают формат.

Более продвинутые пользователи хранят в своих папках с файлами чистый формат типового документа. Это хороший способ сэкономить время, однако можно усовершенствовать и его.

Программа Excel позволяет создавать шаблоны для типовых, часто используемых документов и на их основе уже создавать рабочие файлы.

В чем преимущества использования формата шаблонов:

Во-первых, они всегда под рукой и доступ к ним из меню программы Excel занимает минимум времени;

Во-вторых, снижен риск их случайного удаления. Шаблоны хранятся в системной папке, куда пользователь заходит не часто, если вообще когда-либо заходит;

В-третьих, шаблон имеет свой собственный формат и при сохранении документа созданного на основании шаблона, программа Excel автоматически предложит сменить его имя, взяв за основу имя шаблона и переведя его в обычный экселевский формат (xls или xlsx). При работе с файлом в обычном формате, можно просто сохранить документ, не меняя имени, и ранее пустой формат придется очищать в следующий раз заново.

В общем, использование создание и использование шаблонов, может нам принести некоторую пользу, соответственно было бы разумно использовать этот механизм, тем более, что это достаточно просто.

Итак, для создания шаблона типового документа, нам необходимо всего лишь сохранить подготовленный нами пустой документ в формате «Шаблон Excel».

Вкладка Файл → Сохранить как → в диалоговом окне Сохранение документа → в поле Имя файла вводим необходимое имя → в поле Тип файла выбираем Шаблон Excel → нажимаем кнопку Сохранить.

По умолчанию, наш шаблон сохраниться в папку Шаблоны, находящуюся в папке Microsoft.

Теперь наш шаблон доступен для работы.

Создать документ на его основе можно пройдя следующий путь:

Вкладка Файл → элемент меню Создать → в группе Доступные  шаблоны → выбираем элемент Мои шаблоны → и в диалоговом окне Создать → выбираем нужный нам шаблон и нажимаем ОК.

Шаблон можно сохранить и в другое место, но тогда он не будет доступен по указанному пути.

Часто перед пользователями табличного редактора встает такая задача, как создание специального бланка для ввода необходимой информации. Бланки представляют из себя форму, помогающую облегчить процедуру заполнения табличного документа. В редакторе существует интегрированный инструмент, который позволяет реализовать наполнение рабочего листа этим способом. Ко всему прочему, пользователь программы при помощи макроса может осуществить создание своего варианта бланка, адаптированного под различные задачи. В статье мы детально рассмотрим разнообразные методы, позволяющие создать бланк в табличном документе.

Использование инструментов заполнения в табличном редакторе

Форма заполнения – это специальный элемент с полями, названия которых соответствуют наименованиям столбиков наполняемой таблички. В поля необходимо вбивать информацию, которая сразу же вставится новой строчкой в выбранную область. Эта специальная форма может быть использована в качестве обособленного интегрированного инструмента табличного редактора или же находиться на самом рабочем листе в качестве диапазона. Разберем каждую вариацию более детально.

Первый метод: интегрированный элемент для ввода информации

Первоначально выясним, как использовать интегрированную форму для добавления информации в табличный документ редактора. Подробная инструкция выглядит так:

1. Отметим, что изначально, иконка, которая включает эту форму – скрыта. Нам необходимо произвести процедуру активации инструмента. Передвигаемся в подменю «Файл», находящееся в левой верхней части интерфейса табличного редактора. Находим здесь элемент, имеющий наименование «Параметры», и кликаем по нему левой клавишей мышки.

1. На дисплее возникло окошко под наименованием «Параметры Excel». Передвигаемся в подраздел «Панель быстрого доступа». Здесь находится огромное количество разнообразных настроек. В левой стороне располагаются специальные инструменты, которые можно активировать на панели инструментов, а в правой стороне находятся уже включенные инструменты. Раскрываем перечень около надписи «Выбрать команды из:» и выбираем при помощи левой клавиши мышки элемент «Команды на ленте». В перечне команд, выведенном в порядке алфавита, ищем пункт «Форма…» и выбираем его. Кликам «Добавить».

1. Щелкаем на кнопку «ОК».

1. Мы активировали данный инструмент на специальной ленте.

1. Теперь нам необходимо заняться оформлением шапки таблички, а затем ввести какие-нибудь показатели в нее. Наша табличка будет состоять из 4 колонок. Вбиваем наименования.

1. В самую 1-ю строчку нашей таблички также вбиваем какое-нибудь значение.

1. Производим выделение любого поля заготовленной таблички и кликаем на элемент «Форма…», располагающийся на инструментальной ленте.

1. Открылось окошко настроек инструмента. Здесь располагаются строчки, соответствующие наименованиям колонок таблички.

Стоит отметить, что первая строчка уже наполнена данными, так как мы до этого самостоятельно ввели их на рабочем листе.

1. Вбиваем показатели, которые мы считаем необходимыми в остальные строчки. Кликаем на кнопку «Добавить».

1. В 1-ю строчку таблички автоматом перенеслись вбитые показатели, а в самой форме реализовался переход к другому блоку полей, соответствующему 2-ой строчке таблички.

1. Производим заполнение окошка инструмента показателями, которые мы желаем увидеть во 2-ой строчке таблички. Кликаем «Добавить».

1. Во 2-ю строчку таблички автоматом перенеслись вбитые показатели, а в самой форме реализовался переход к другому блоку полей, соответствующему 3-ей строчке таблички.

1. Аналогичным методом производим заполнение таблички всеми необходимыми показателями.

1. При помощи кнопок «Далее» и «Назад» можно реализовать навигацию по ранее вбитым показателям. Альтернативный вариант – полоса прокрутки.

1. При желании можно осуществить редактирование любых показателей в табличке, откорректировав их в самой форме. Для сохранения внесенных изменений необходимо кликнуть на «Добавить».

1. Замечаем, что все отредактированные значения отобразились и в самой табличке.

1. При помощи кнопки «Удалить» можно реализовать удаление конкретной строчки.

1. После нажатия появится специальное окошко с предупреждением, которое говорит о том, что выбранная строчка удалится. Необходимо кликнуть «ОК».

1. Строчка удалилась из таблички. После всех проведенных процедур жмем на элемент «Закрыть».

1. Дополнительно можно осуществить форматирование, чтобы табличка приобрела красивый внешний вид.

Второй метод: наполнение бланков информацией из таблички

К примеру, у нас имеется табличка, в которой содержится информация по платежам.

Цель: заполнить бланк этими данными, чтобы его можно было удобно и корректно распечатать. Подробная инструкция выглядит так:

1. На отдельном рабочем листе документа осуществляем создание пустого бланка.

Стоит заметить, что внешний вид самого бланка можно создать самостоятельно или же скачать готовые бланки с различных источников.

1. Перед тем как взять информацию из таблички ее необходимо немного изменить. Нам нужно добавить пустую колонку левее от исходной таблички. Здесь будет ставиться метка около той строчки, которую мы планируем добавить в сам бланк.

1. Теперь нам необходимо реализовать связывание таблички и бланка. Для этого нам понадобится оператор ВПР. Используем такую формулу: =ВПР(«x»;Данные!A2:G16;2;0).

1. Если поставить метку около нескольких строчек, то оператор ВПР будет брать только 1-й найденный показатель. Для решения этой проблемы необходимо щелкнуть ПКМ по иконке листа с исходной табличкой и кликнуть на элемент «Исходный текст». В отобразившемся окошке вводим такой код:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)

Dim r As Long

Dim str As String

If Target.Count > 1 Then Exit Sub

If Target.Column = 1 Then

str = Target.Value

Application.EnableEvents = False

r = Cells(Rows.Count, 2).End(xlUp).Row

Range(«A2:A» & r).ClearContents

Target.Value = str

End If

Application.EnableEvents = True

End Sub

1. Данный макрос не позволяет вводить больше одной метки в первую колонку.

Заключение и выводы о создании бланка.

Мы выяснили, что существует несколько видов создания бланка в табличном редакторе. Можно использовать специальные формы, располагающиеся на инструментальной ленте или же применять оператор ВПР для осуществления переноса информации из таблички в бланк. Дополнительно применяются специальные макросы.