Документ в excel автоматизация

Время на прочтение
7 мин

Количество просмотров 312K

Приветствую всех.

В этом посте я расскажу, что такое VBA и как с ним работать в Microsoft Excel 2007/2010 (для более старых версий изменяется лишь интерфейс — код, скорее всего, будет таким же) для автоматизации различной рутины.

VBA (Visual Basic for Applications) — это упрощенная версия Visual Basic, встроенная в множество продуктов линейки Microsoft Office. Она позволяет писать программы прямо в файле конкретного документа. Вам не требуется устанавливать различные IDE — всё, включая отладчик, уже есть в Excel.

Еще при помощи Visual Studio Tools for Office можно писать макросы на C# и также встраивать их. Спасибо, FireStorm.

Сразу скажу — писать на других языках (C++/Delphi/PHP) также возможно, но требуется научится читать, изменять и писать файлы офиса — встраивать в документы не получится. А интерфейсы Microsoft работают через COM. Чтобы вы поняли весь ужас, вот Hello World с использованием COM.

Поэтому, увы, будем учить Visual Basic.

Чуть-чуть подготовки и постановка задачи

Итак, поехали. Открываем Excel.

Для начала давайте добавим в Ribbon панель «Разработчик». В ней находятся кнопки, текстовые поля и пр. элементы для конструирования форм.

Появилась вкладка.

Теперь давайте подумаем, на каком примере мы будем изучать VBA. Недавно мне потребовалось красиво оформить прайс-лист, выглядевший, как таблица. Идём в гугл, набираем «прайс-лист» и качаем любой, который оформлен примерно так (не сочтите за рекламу, пожалуйста):

То есть требуется, чтобы было как минимум две группы, по которым можно объединить товары (в нашем случае это будут Тип и Производитель — в таком порядке). Для того, чтобы предложенный мною алгоритм работал корректно, отсортируйте товары так, чтобы товары из одной группы стояли подряд (сначала по Типу, потом по Производителю).

Результат, которого хотим добиться, выглядит примерно так:

Разумеется, если смотреть прайс только на компьютере, то можно добавить фильтры и будет гораздо удобнее искать нужный товар. Однако мы хотим научится кодить и задача вполне подходящая, не так ли?

Кодим

Для начала требуется создать кнопку, при нажатии на которую будет вызываться наша програма. Кнопки находятся в панели «Разработчик» и появляются по кнопке «Вставить». Вам нужен компонент формы «Кнопка». Нажали, поставили на любое место в листе. Далее, если не появилось окно назначения макроса, надо нажать правой кнопкой и выбрать пункт «Назначить макрос». Назовём его FormatPrice. Важно, чтобы перед именем макроса ничего не было — иначе он создастся в отдельном модуле, а не в пространстве имен книги. В этому случае вам будет недоступно быстрое обращение к выделенному листу. Нажимаем кнопку «Новый».

И вот мы в среде разработки VB. Также её можно вызвать из контекстного меню командой «Исходный текст»/«View code».

Перед вами окно с заглушкой процедуры. Можете его развернуть. Код должен выглядеть примерно так:

Sub FormatPrice()End Sub

Напишем Hello World:

Sub FormatPrice()
    MsgBox "Hello World!"
End Sub

И запустим либо щелкнув по кнопке (предварительно сняв с неё выделение), либо клавишей F5 прямо из редактора.

Тут, пожалуй, следует отвлечься на небольшой ликбез по поводу синтаксиса VB. Кто его знает — может смело пропустить этот раздел до конца. Основное отличие Visual Basic от Pascal/C/Java в том, что команды разделяются не ;, а переносом строки или двоеточием (:), если очень хочется написать несколько команд в одну строку. Чтобы понять основные правила синтаксиса, приведу абстрактный код.

Примеры синтаксиса

' Процедура. Ничего не возвращает
' Перегрузка в VBA отсутствует
Sub foo(a As String, b As String)
    ' Exit Sub ' Это значит "выйти из процедуры"
    MsgBox a + ";" + b
End Sub' Функция. Вовращает Integer
Function LengthSqr(x As Integer, y As Integer) As Integer
    ' Exit Function
    LengthSqr = x * x + y * y
End FunctionSub FormatPrice()
    Dim s1 As String, s2 As String
    s1 = "str1"
    s2 = "str2"
    If s1 <> s2 Then
        foo "123", "456" ' Скобки при вызове процедур запрещены
    End IfDim res As sTRING ' Регистр в VB не важен. Впрочем, редактор Вас поправит
    Dim i As Integer
    ' Цикл всегда состоит из нескольких строк
    For i = 1 To 10
        res = res + CStr(i) ' Конвертация чего угодно в String
        If i = 5 Then Exit For
    Next iDim x As Double
    x = Val("1.234") ' Парсинг чисел
    x = x + 10
    MsgBox xOn Error Resume Next ' Обработка ошибок - игнорировать все ошибки
    x = 5 / 0
    MsgBox xOn Error GoTo Err ' При ошибке перейти к метке Err
    x = 5 / 0
    MsgBox "OK!"
    GoTo ne

On Error GoTo 0 ' Отключаем обработку ошибок

    ' Циклы бывает, какие захотите
    Do While True
        Exit DoLoop 'While True
    Do 'Until False
        Exit Do
    Loop Until False
    ' А вот при вызове функций, от которых хотим получить значение, скобки нужны.
    ' Val также умеет возвращать Integer
    Select Case LengthSqr(Len("abc"), Val("4"))
    Case 24
        MsgBox "0"
    Case 25
        MsgBox "1"
    Case 26
        MsgBox "2"
    End Select' Двухмерный массив.
    ' Можно также менять размеры командой ReDim (Preserve) - см. google
    Dim arr(1 to 10, 5 to 6) As Integer
    arr(1, 6) = 8Dim coll As New Collection
    Dim coll2 As Collection
    coll.Add "item", "key"
    Set coll2 = coll ' Все присваивания объектов должны производится командой Set
    MsgBox coll2("key")
    Set coll2 = New Collection
    MsgBox coll2.Count
End Sub

Грабли-1. При копировании кода из IDE (в английском Excel) есь текст конвертируется в 1252 Latin-1. Поэтому, если хотите сохранить русские комментарии — надо сохранить крокозябры как Latin-1, а потом открыть в 1251.

Грабли-2. Т.к. VB позволяет использовать необъявленные переменные, я всегда в начале кода (перед всеми процедурами) ставлю строчку Option Explicit. Эта директива запрещает интерпретатору заводить переменные самостоятельно.

Грабли-3. Глобальные переменные можно объявлять только до первой функции/процедуры. Локальные — в любом месте процедуры/функции.

Еще немного дополнительных функций, которые могут пригодится: InPos, Mid, Trim, LBound, UBound. Также ответы на все вопросы по поводу работы функций/их параметров можно получить в MSDN.

Надеюсь, что этого Вам хватит, чтобы не пугаться кода и самостоятельно написать какое-нибудь домашнее задание по информатике. По ходу поста я буду ненавязчиво знакомить Вас с новыми конструкциями.

Кодим много и под Excel

В этой части мы уже начнём кодить нечто, что умеет работать с нашими листами в Excel. Для начала создадим отдельный лист с именем result (лист с данными назовём data). Теперь, наверное, нужно этот лист очистить от того, что на нём есть. Также мы «выделим» лист с данными, чтобы каждый раз не писать длинное обращение к массиву с листами.

Sub FormatPrice()
    Sheets("result").Cells.Clear
    Sheets("data").Activate
End Sub

Работа с диапазонами ячеек

Вся работа в Excel VBA производится с диапазонами ячеек. Они создаются функцией Range и возвращают объект типа Range. У него есть всё необходимое для работы с данными и/или оформлением. Кстати сказать, свойство Cells листа — это тоже Range.

Примеры работы с Range

Sheets("result").Activate
Dim r As Range
Set r = Range("A1")
r.Value = "123"
Set r = Range("A3,A5")
r.Font.Color = vbRed
r.Value = "456"
Set r = Range("A6:A7")
r.Value = "=A1+A3"

Теперь давайте поймем алгоритм работы нашего кода. Итак, у каждой строчки листа data, начиная со второй, есть некоторые данные, которые нас не интересуют (ID, название и цена) и есть две вложенные группы, к которым она принадлежит (тип и производитель). Более того, эти строки отсортированы. Пока мы забудем про пропуски перед началом новой группы — так будет проще. Я предлагаю такой алгоритм:

1. Считали группы из очередной строки.
2. Пробегаемся по всем группам в порядке приоритета (вначале более крупные)
   1. Если текущая группа не совпадает, вызываем процедуру AddGroup(i, name), где i — номер группы (от номера текущей до максимума), name — её имя. Несколько вызовов необходимы, чтобы создать не только наш заголовок, но и всё более мелкие.
3. После отрисовки всех необходимых заголовков делаем еще одну строку и заполняем её данными.

Для упрощения работы рекомендую определить следующие функции-сокращения:

Function GetCol(Col As Integer) As String
    GetCol = Chr(Asc("A") + Col)
End FunctionFunction GetCellS(Sheet As String, Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCellS = Sheets(Sheet).Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End FunctionFunction GetCell(Col As Integer, Row As Integer) As Range
    Set GetCell = Range(GetCol(Col) + CStr(Row))
End Function

Далее определим глобальную переменную «текущая строчка»: Dim CurRow As Integer. В начале процедуры её следует сделать равной единице. Еще нам потребуется переменная-«текущая строка в data», массив с именами групп текущей предыдущей строк. Потом можно написать цикл «пока первая ячейка в строке непуста».

Глобальные переменные

Option Explicit ' про эту строчку я уже рассказывал
Dim CurRow As Integer
Const GroupsCount As Integer = 2
Const DataCount As Integer = 3

FormatPrice

Sub FormatPrice()
    Dim I As Integer ' строка в data
    CurRow = 1
    Dim Groups(1 To GroupsCount) As String
    Dim PrGroups(1 To GroupsCount) As String

"data").Activate
    I = 2
    Do While True
        If GetCell(0, I).Value = "" Then Exit Do
        ' ...
        I = I + 1
    Loop
End Sub

Теперь надо заполнить массив Groups:

На месте многоточия

Dim I2 As Integer
For I2 = 1 To GroupsCount
    Groups(I2) = GetCell(I2, I)
Next I2
' ...
For I2 = 1 To GroupsCount ' VB не умеет копировать массивы
    PrGroups(I2) = Groups(I2)
Next I2
I =  I + 1

И создать заголовки:

На месте многоточия в предыдущем куске

For I2 = 1 To GroupsCount
    If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
        Dim I3 As Integer
        For I3 = I2 To GroupsCount
            AddHeader I3, Groups(I3)
        Next I3
        Exit For
    End If
Next I2

Не забудем про процедуру AddHeader:

Перед FormatPrice

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    GetCellS("result", 1, CurRow).Value = Name
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Теперь надо перенести всякую информацию в result

For I2 = 0 To DataCount - 1
    GetCellS("result", I2, CurRow).Value = GetCell(I2, I)
Next I2

Подогнать столбцы по ширине и выбрать лист result для показа результата

После цикла в конце FormatPrice

Sheets("Result").Activate
Columns.AutoFit

Всё. Можно любоваться первой версией.

Некрасиво, но похоже. Давайте разбираться с форматированием. Сначала изменим процедуру AddHeader:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow)).Merge
    ' Чтобы не заводить переменную и не писать каждый раз длинный вызов
    ' можно воспользоваться блоком With
    With GetCellS("result", 0, CurRow)
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        Select Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
        End Select
        .HorizontalAlignment = xlCenter
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Уже лучше:

Осталось только сделать границы. Тут уже нам требуется работать со всеми объединёнными ячейками, иначе бордюр будет только у одной:

Поэтому чуть-чуть меняем код с добавлением стиля границ:

Sub AddHeader(Ty As Integer, Name As String)
    With Sheets("result").Range("A" + CStr(CurRow) + ":C" + CStr(CurRow))
        .Merge
        .Value = Name
        .Font.Italic = True
        .Font.Name = "Cambria"
        .HorizontalAlignment = xlCenterSelect Case Ty
        Case 1 ' Тип
            .Font.Bold = True
            .Font.Size = 16
            .Borders(xlTop).Weight = xlThick
        Case 2 ' Производитель
            .Font.Size = 12
            .Borders(xlTop).Weight = xlMedium
        End Select
        .Borders(xlBottom).Weight = xlMedium ' По убыванию: xlThick, xlMedium, xlThin, xlHairline
    End With
    CurRow = CurRow + 1
End Sub

Осталось лишь добится пропусков перед началом новой группы. Это легко:

В начале FormatPrice

Dim I As Integer ' строка в  data
CurRow = 0 ' чтобы не было пропуска в самом начале
Dim Groups(1 To GroupsCount) As String

В цикле расстановки заголовков

If Groups(I2) <> PrGroups(I2) Then
    CurRow = CurRow + 1
    Dim I3 As Integer

В точности то, что и хотели.

Надеюсь, что эта статья помогла вам немного освоится с программированием для Excel на VBA. Домашнее задание — добавить заголовки «ID, Название, Цена» в результат. Подсказка: CurRow = 0 CurRow = 1.

Файл можно скачать тут (min.us) или тут (Dropbox). Не забудьте разрешить исполнение макросов. Если кто-нибудь подскажет человеческих файлохостинг, залью туда.

Спасибо за внимание.

Буду рад конструктивной критике в комментариях.

UPD: Перезалил пример на Dropbox и min.us.

UPD2: На самом деле, при вызове процедуры с одним параметром скобки можно поставить. Либо использовать конструкцию Call Foo(«bar», 1, 2, 3) — тут скобки нужны постоянно.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Для автоматизации работы приложений часто используются макросы. Любой макрос — это последовательность действий, записанная под определенным именем. Если при работе с Microsoft Excel возникает необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность операций (например, сложное форматирование текущей ячейки или добавление новой строки с заполнением некоторых ее ячеек формулами), то можно записать эти действия, а затем воспроизводить их столько раз, сколько потребуется.

Записанный макрос можно вызывать для выполнения с помощью специального диалогового окна или при помощи комбинации клавиш. Кроме того, макрос можно назначить кнопке на панели быстрого доступа. В общем случае, для того чтобы записать макрос, не нужно быть программистом — достаточно просто знать, как выполнить команды, приводящие к нужному результату.

Вкладка Разработчик, позволяющая записывать макросы, по умолчанию скрыта. Для того чтобы ее показать, необходимо выбрать Office → Параметры Excel → Основные и использовать опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. После установки этого флажка на ленте появится вкладка Разработчик.

Запись макросов

Для того чтобы записать макрос, необходимо:

1. Детально представить ту последовательность действий, которую нужно выполнять (во избежание возможных ошибок, лишних или неправильных действий).
2. Выбрать элемент, к которому будут применяться действия, записываемые в макрос (установить курсор в пределах ячейки и пр.).
3. Вызвать диалоговое окно Запись макроса одним из двух способов:
   • нажать кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик;
   • нажать кнопку Запись макроса в левой части строки состояния Excel.
4. Ввести в поле Имя макроса название создаваемого макроса. При этом первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть как буквами, так и цифрами или знаком подчеркивания. В имени не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов рекомендуется использовать знаки подчеркивания.
5. В выпадающем списке Сохранить в указать, где будет сохранен данный макрос. Возможные варианты:
   • Личная книга макросов — макрос сохраняется в специальный файл, который будет доступен для всех документов сразу после загрузки Excel;
   • Новая книга — будет создана новая книга, и макрос будет сохранен в ней. Этот макрос будет доступен только в том случае, если содержащая его книга будет открыта;
   • Эта книга — макрос будет сохранен в текущей книге. Обычно такие макросы необходимы, когда их использование ограничено мелкой автоматизацией в текущей книге. Тем не менее, макрос будет доступен из других документов, если они будут открыты параллельно.
6. Если необходимо, чтобы макрос вызывался комбинацией клавиш, ввести букву или цифру в поле Сочетание клавиш.

Если вводится буква, то важен как регистр, так и раскладка. Например, если вводится буква д (малая русская), то комбинация клавиш для этого макроса будет Ctrl+д, но не Ctrl+I (малая английская L, которая находится на той же клавише).

7. Нажать кнопку OK, затем кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик, которая в строке состояния превратится в кнопку Остановить запись, останавливающую запись макроса.
8. Выполнить последовательность действий, которые будут записаны в макрос.

Все значимые действия пользователя (щелчки по кнопкам, редактирование данных, перемещение по листу и т.д.) будут записаны. Сделать паузу в записи невозможно.

9. Завершить запись макроса нажатием кнопки Остановить запись. По окончании записи макроса он появляется в списке макросов иод своим именем.

Выполнение макросов

Для выполнения макроса можно воспользоваться диалоговым окном Макрос. Чтобы отобразить это окно, можно нажать комбинацию клавиш Alt+F8 либо воспользоваться кнопкой Макросы на панели Код. Далее в этом окне необходимо выбрать требуемый макрос и нажать кнопку Выполнить. Второй возможностью выполнить макрос является комбинация клавиш, выбранная на этапе создания макроса. Кроме того, в Excel предусмотрена возможность вызова макроса при помощи кнопки па панели быстрого доступа.

Создание кнопки макроса на панели быстрого доступа

Для создания кнопки на панели быстрого доступа нужно:

1. Вызвать диалоговое окно Параметры Excel и перейти на вкладку Настройка.
2. В выпадающем списке Выбрать команды из выбрать пункт Макросы.
3. Выбрать нужный макрос из списка макросов и нажать кнопку Добавить — он скопируется в правое окно и станет доступен в виде кнопки на панели быстрого доступа.
4. Чтобы для созданной кнопки изменить рисунок и отображаемое имя, следует воспользоваться командой Изменить.
5. Нажать кнопку ОК в диалоговом окне Параметры Excel.

В результате кнопка добавится на панель быстрого доступа. Отображаемое имя будет появляться в виде всплывающей подсказки при наведении на кнопку указателя мыши.

Удаление макроса

Для удаления макроса следует нажать кнопку Макросы на панели Код или комбинацию клавиш Alt+F8 — появится диалоговое окно Макрос, содержащее список макросов, доступных в открытых книгах. В данном окне необходимо выбрать удаляемый макрос и нажать кнопку Удалить.

При удалении макроса его кнопка в панели быстрого доступа не удаляется автоматически, поэтому ее нужно удалить вручную на вкладке Настройки диалогового окна Параметры Excel.

Редактирование макроса

Созданный макрос на самом деле представляет собой процедуру, записанную на языке программирования VBA. Ее легко можно увидеть в окне редактора Visual Basic Editor. Подробно о VBA и редакторе Visual Basic Editor рассказано в других наших статьях. Сейчас важно отметить то, что макрос записывается в виде обычного текста, а это значит, что при необходимости его легко можно редактировать.

Для входа в режим редактирования макроса нужно:

1. В диалоговом окне Макрос выбрать подлежащий редактированию макрос.
2. Нажать кнопку Изменить — откроется окно Microsoft Visual Basic.

Для примера создадим в текущей книге Excel простейший макрос, который должен применяться к выделенной ячейке и изменять ее форматирование (цвет фона — красный, цвет шрифта — светло-коричневый, Фон 2). Чтобы создать этот макрос, необходимо:

1. Выделить любую ячейку на листе и ввести в нее какой-нибудь текст (чтобы можно было посмотреть на результат работы).
2. Включить запись макроса с помощью кнопки Запись макроса в строке состояния.
3. В диалоговом окне Запись макроса все параметры оставить выбранными по умолчанию и нажать кнопку ОК.
4. На вкладке Главная (панель Шрифт) выбрать нужные параметры цвета.
5. Остановить запись макроса при помощи кнопки Остановить запись в строке состояния.

Теперь для того чтобы просмотреть код созданного макроса, необходимо вызвать редактор Visual Basic способом, описанным выше, — откроется окно кода для созданного макроса, в котором будет записан следующий код:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

// Макрос форматирования ячейки Макрос1
Sub Макрос1()
'Макрос! Макрос
With Selection.Interior
	.Pattern = xlSolid
	.PatternColorlndex = xlAutomatic
	.Color = 255
	.TintAndShade = 0
	.PatternTintAndShade = 0
End With
With Selection.Font
	.ThemeColor = xlThemeColorDark2
	.TintAndShade = 0
End With
End Sub

Чтобы при последовательном обращении к нескольким свойствам одного объекта каждый раз не указывать длинную цепочку типа Selection.Interior.Pattern = xlSolid, используется специальная конструкция языка VBA: With…End With — внутри нес имя объекта можно опустить, указывая лишь точку перед именем свойства.

Для тех, кто знает английский язык, назначение и принцип работы команд в данном коде достаточно очевидны: для объекта Selection.Interior (т.е. для внутренней области выделенной ячейки) выполняется задание значений различным параметрам фона. Основные параметры — Pattern (способ заливки, в данном случае задан xlSolid, т.е. сплошным) и Color (Цвет). Аналогичным образом происходит изменение цвета шрифта (начиная со строки With Selection.Font).

Такой легкий доступ к тексту макроса дает возможность корректировать неверно введенные команды, объединять несколько макросов, написанных разными людьми, изменять когда-то написанные макросы, задавая им новые параметры для работы, чтобы не переписывать их заново.

Цели полностью удалить код макроса в редакторе Visual Basic, то макрос также будет полностью удален (это аналогично действию кнопки Удалить диалогового окна Макрос).

Для переименования макроса достаточно войти в режим его редактирования и в тексте программы исправить заголовок в строке Sub Макрос1() — новое имя автоматически заменит старое в списках макросов. Заметим, что не все замены происходят автоматически. Если с макросом были связаны графические объекты или кнопки, то необходимо сделать для них переназначения.

Высокий уровень производства и дохода, являющийся результатом применения передовой технологии и крупных масштабов производства, приводит к тому, что на весьма значительную часть населения перестает давить бремя забот, связанных с удовлетворением элементарных физических потребностей. Ни одного голодного человека, если только он трезв, невозможно убедить в том, чтобы он истратил свой последний доллар на что-либо, кроме еды. Но человека, который хорошо питается, хорошо одет, имеет хорошие жилищные условия и хорошо обеспечен во всех остальных отношениях, можно убедить в том, чтобы он решил купить электробритву или электрическую зубную тетку. Не только цены и издержки производства, но и потребительский спрос становится объектом управления. Таков еще один важный дополнительный элемент в системе регулирования экономической среды…

Why manually perform repetitive data-related tasks in Excel when you can use the power of the application to automate them? In this article, we will explain how you can save time, reduce errors, and automate basic tasks with Excel automation and provide shortcuts and professional tips for getting started.

Included on this page, you’ll find details on what excel automation is, steps on how to automate excel dashboards and reports, and more.