|
3 Работа с табличным процессором Microsoft Excel |
|
|
Содержание |
|
|
Структура документа Excel……………………………………………………………………….. |
2 |
|
Типыданных Excel ………………………………………………………………………………….. |
3 |
|
Механизмавтозаполнения………………………………………………………………………. |
4 |
|
Вычисления в Excel………………………………………………………………………………….. |
6 |
|
Функции в Excel ………………………………………………………………………………………. |
7 |
|
Относительные и абсолютные адреса ячеек……………………………………………… |
8 |
|
Построение диаграмм…………………………………………………………………………….. |
9 |
Приложение Windows MS Excel позволяет формировать и выводить на печать документы, представленные в табличном виде, выполнять расчеты на основании исходных данных и др.
Принципиально структура интерфейса Excel 2007 мало отличается от Word 2007. В ней также присутствуют Панель быстрого доступа, лента с вкладками, Кнопка «Office» и др.. Меню Кнопки «Office» включает в себя почти те же команды, что и меню Кнопки «Office» текстового редактора MS Word 2007.
Свои особенности по сравнению с Word 2007 имеют команда Сохранить и подменю Сохранить как, что обусловлено спецификой Excel 2007. Сохранять документы можно в самых разных форматах. По умолчанию Excel 2007 предлагает сохранить документ в формате XLSX (прежние версии программы с этим форматом могут работать при наличии специальной утилиты). При необходимости можно выбрать тип файла, совместимый с предыдущими версиями (XLS). Файл с рабочей книгой Excel, содержащий макросы, следует сохранять в формате XLSM, который позволяет сохранить документ вместе с макросами.
Контекстное меню Excel 2007 в общем случае включает в себя следую-
щие команды: Вырезать, Копировать, Вставить (из буфера обмена), Специальная вставка, Вставить…, Удалить, Очистить содержимое, Вставить примечание, Формат ячеек. Выбрать из раскрывающегося списка и Гиперссылка.
Команда Специальная вставка предназначена для добавления в документ объектов из других приложений Windows. Команда Вставить… предназначена для добавления в документ ячеек, строк либо столбцов. При выполнении данной команды открывается окно Добавление ячеек, в котором указывают, какой именно элемент требуется добавить: ячейку, строку или столбец. Команда Удалить… работает с точностью до наоборот — в окне Удаление ячеек необходимо указать, какой элемент следует удалить. Командой Очистить содержимое
можно при необходимости оперативно удалить содержимое активной ячейки либо группы предварительно выделенных ячеек.
Рабочая область Excel 2007 называется элементом пользовательского интерфейса, включающим в себя ячейки, строки, столбцы и листы рабочей книги, а также строку формул. Все основные действия по созданию и редактированию документов Excel 2007 выполняют в рабочей области.
Рабочая книга Excel 2007 — это файл, который создается, редактируется и сохраняется средствами Excel 2007. Основной структурной единицей рабочей книги является рабочий лист.
Рабочий лист — основной элемент рабочей книги, предназначенный для ввода, редактирования и хранения данных, а также для выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.
По умолчанию в состав каждой книги Excel 2007 включено три рабочих листа, которым изначально присвоены названия Лист1, Лист2 и Лист3. Количество листов книги можно изменять. Названия столбцов по умолчанию обозначаются буквами английского алфавита, а каждая строка имеет уникальный номер. Любую строку или любой столбец можно по своему усмотрению добавлять, удалять либо перемещать, причем одновременно со всей содержащейся информацией. Высоту строки и ширину столбца можно менять.
Одним из главных структурных элементов рабочей области является ячейка. В данном случае ячейка — это наименьшая (элементарная) часть электронной таблицы, предназначенная для ввода и хранения информации и расположенная на пересечении строки и столбца. Совокупность нескольких ячеек образует диапазон.
Каждая ячейка имеет уникальные координаты (их еще называют адресом ячейки). Адрес ячейки определяется с помощью строк с буквами и цифрами, которые расположены соответственно вверху и слева рабочей области. Например, на рисунке 3.1 курсор установлен в ячейку с адресом С4.
Рисунок 3.1 — Ячейка с координатами С4
2
Помимо классического стиля адресации ячеек на листе Excel (такой стиль ссылок иногда называют «стилем А1»), существует еще и альтернативная система адресации, называемая «стилем R1C1». В этой системе и строки и столбцы обозначаются цифрами. Адрес ячейки С4 в такой системе будет выглядеть как R4C3 (R=>row=> строка, С=>column=>столбец). Стиль R1C1 удобно использовать при поиске ошибок в формулах, при работе с таблицами, содержащими большое число столбцов (имена столбцов в таких таблицах обозначаются двумя буквами), а также при написании макросов. Включить или отключить этот стиль адресации можно следующей цепочкой команд: кнопка Офис (в Excel 2010 – меню Файл) — Параметры Excel — Формулы — Стиль ссылок R1C1.
Диапазоном ячеек называют группу смежных ячеек в прямоугольной области. Диапазон задаётся указанием адресов ячейки в левом верхнем углу области и адресом ячейки в нижнем правом углу области, между которыми ставится двоеточие, например диапазон А3:В5 содержит 6 ячеек таблицы Excel.
Типы данных Excel
Информация в ячейках может быть трех типов — число, текст или фор-
мула.
Числовые данные — это число, введенное в ячейку. Перед числом могут быть символы или «минус». Символ «плюс» обычно не набирается. Знак «минус» для отрицательных чисел набирается обязательно. В качестве разделителя целой и дробной части числа используются, в зависимости от настроек операционной системы, символы «,» (запятая) или «.» (точка). В русифицированных версиях Excel используется символ запятая. Например, 5,06. Числа также могут быть заданы в виде рациональной дроби и в экспоненциальной форме.
При задании числа в виде дроби используется символ косая черта «/», который также называется слэш (slash). Перед числом в виде дроби необходимо набирать «0». Например, 0 1/3 задает число 0,333333333333333 (Excel хранит в мантиссе числа 15 цифр).
Для обозначения мантиссы числа в экспоненциальной форме используются латинские буквы «Е» или «е», после которых задается порядок числа. Например, число «пять с половиной миллионов» может быть задано в виде 5,5е6.
Данные, определяющие даты или денежные суммы, рассматриваются как числа. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях. По умолчанию, числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.
Формулы — содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства «=». Если ячейка содержит формулу, то это ячейка вычисляемая. Значение ячейки с формулой, как правило, зависит от других ячеек таблицы и при изменении данных в этих ячейках результат вычисле-
3
ния такой формулы автоматически пересчитывается. Обычно формулы в ячейках не отображаются, а вместо них воспроизводится результат вычислений по данной формуле. Саму формулу при этом можно увидеть и отредактировать в строке формул. Однако Excel позволяет включить режим отображения формул в ячейках таблицы. В Excel 2007 это делается «горячей» клавишей Ctrl+`. Символ «апостроф» расположен в левом верхнем углу (в русской раскладке буква
«Ё»).
Текстовые данные представляют собой строку текста произвольной длины. Программа Excel воспроизводит такие данные точно в том же виде, в каком они были введены. Ячейка, содержащая текстовые данные не может использоваться в вычислениях. К текстовым данным относится все что не является числом или формулой. Например, при задании в качестве разделителя целой и дробной части числа символа «точка» число 5.06 будет восприниматься как текст. При использовании русской буквы «Е» для экспоненциальной формы числа Excel также воспримет данные в виде текста. Текстовые данные, по умолчанию, выравниваются по левой границе ячейки.
Механизм автозаполнения
В программе реализована возможность быстрого ввода данных в ячейки с помощью механизма автозаполнения. Если клетки одной строки или столбца содержат одинаковые данные или содержат названия месяцев или дней недели, то следует использовать автозаполнение. Наиболее простой способ выглядит так: ввести значение в ячейку, подвести указатель мыши к правому нижнему углу ячейки (этот угол помечен жирной точкой) чтобы указатель принял вид небольшого крестика. Затем, нажав и удерживая левую кнопку мыши, перетащить указатель в том направлении, в котором необходимо заполнить ячейки. Как только отпускается кнопка мыши, все ячейки выделенного диапазона будут заполнены (в них будет скопировано значение, введенное в первую ячейку). Кроме этого, возле последней ячейки выделенного диапазона отобразится
кнопка 
, после нажатия на которую, открывается меню, изображенное на рисунке 3.2.
4
Рисунок 3.3 – Окно «Прогрессия»
Рисунок 3.2
В данном меню можно указать подходящий вариант автозаполнения ячеек. При выборе варианта Копировать ячейки содержимое первой ячейки выделенного диапазона будет скопировано во все остальные ячейки. Если указывается вариант Заполнить, то все ячейки будут заполнены числовой последовательностью в порядке возрастания либо месяцами или днями недели, если в первой ячейки был введен такой текст. Например, если в первую ячейку диапазона введено значение 1, то при выборе варианта Заполнить значения следующих ячеек сформируются так: 2, 3, 4, 5 и т. д. При установленном значении Заполнить только форматы во все ячейки диапазона будет скопирован только формат первой ячейки, а при выборе варианта Заполнить только значения — только значение первой ячейки (форматы останутся прежними). При заполнении ячеек числами арифметической прогрессии с шагом отличающемся от 1, следует использовать либо диалоговое окно Прогрес-
сия команды Заполнить
(значок 
) группы Ре-
дактирование вкладки
Главная ленты (рисунок 3.3), либо использовать следующий прием. В первой ячейке набрать первый
член прогрессии, в соседней ячейке – второй член прогрессии. Выделить эти ячейки и перетащить указатель мыши в виде крестика до нужной ячейки. Заполнение ячеек числами геометрической прогрессии можно осуществить только через диалоговое окно Прогрессия команды Заполнить.
5
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Содержание
- ITGuides.ru
- Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
- Для чего нужен табличный процессор Microsoft Excel и как им пользоваться
- Электронная таблица Microsoft Excel
- Режим работы Excel
- Формулы в Excel
- ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL. Структура документа Excel.Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов
ITGuides.ru
Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК
Для чего нужен табличный процессор Microsoft Excel и как им пользоваться
Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.
Электронная таблица Microsoft Excel
Основные элементы интерфейса окна Excel
Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.
Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.
Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.
Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.
Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».
Режим работы Excel
Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:
- режим готовности;
- режим ввода данных;
- командный режим;
- режим редактирования.
При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества
В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.
Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.
Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.
Формулы в Excel
Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.
Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.
Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:
- возведение в степень (знак ^)
- процент (знак %).
Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.
Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».
Формулы позволяют автоматически пересчитывать значения ячеек сложных таблиц
Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.
Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.
В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.
Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:
Источник
ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL. Структура документа Excel.Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов
Структура документа Excel.Каждый документ Excel представляет собой набор таблиц – рабочую книгу, которая состоит из одного или многих рабочих листов. Листы одной рабочей книги обычно связаны между собой тематически. Одна рабочая книга может содержать десятки и даже сотни рабочих листов. Каждый рабочий лист имеет название. Это как бы отдельная электронная таблица. Файлы Excel имеют расширение .xls. Столбцы обозначаются латинскими буквами: А, В, С… (АА, АВ и т.д.). Максимальное число столбцов в таблице – 256. Строки нумеруются целыми числами. Максимальное число строк в таблице – 65536.
Ячейки в Excel располагаются на пересечении столбцов и строк. Номер ячейки формируется как объединение номеров столбца и строки. Программа Excel вводит номера ячеек автоматически. Одна из ячеек на рабочем листе всегда является текущей. В большинстве операций используется именно она. Текущая ячейка обведена широкой рамкой, а ее номер и содержимое приведены в строке формул [6].
Содержимое ячеек.С точки зрения программы Excel ячейка может содержать три вида данных:
1. Текстовые данные – строка текста произвольной длины. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях. Если Excel не может интерпретировать данные в ячейке как число или как формулу, программа считает, что это текстовые данные.
2. Числовые данные – отдельное число, введенное в ячейку. Excel рассматривает данные как число, если их формат позволяет это сделать. Как числа рассматриваются данные, определяющие даты или денежные суммы. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислениях.
3. Если ячейка содержит формулу, – значит эта ячейка вычисляемая, т.е. значение ячейки может зависеть от значений других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака «=». Все формулы дают числовой результат. Формулы в ячейках таблицы не отображаются. Вместо формулы воспроизводится результат, полученный при ее вычислении. Просмотр и редактирование формулы производится в строке формул.
По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому.
Операции с ячейками.В некоторых операциях могут одновременно участвовать несколько ячеек. Для обозначения группы ячеек используется термин диапазон. Если при выборе ячеек удерживать клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному. Так можно создавать даже несвязанные диапазоны. С выбранным диапазоном в Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в Word. Для того, чтобы удалить ячейки выбранного диапазона, надо выполнить команду Правка – Удалить.
Копирование и перемещение ячеек можно осуществлять через буфер обмена, но его использование в Excel имеет особенность: операцию вставки можно произвести только сразу же после операции копирования или вырезания. Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Копирование и перемещение ячеек можно производить также методом перетаскивания. При использовании правой кнопки мыши открывается специальное окно, позволяющее выбрать нужную операцию.
Автоматизация ввода данных.Excel позволяет автоматизировать ввод повторяющихся данных и данных, подчиненных несложному закону изменения. Сначала надо сделать текущей первую ячейку избранного диапазона и заполнить ее. После этого следует установить указатель мыши на маркер заполнения (правый нижний угол текущей ячейки). Указатель мыши примет форму «+». Перетаскивание маркера заполнения позволяет «размножить» содержимое текущей ячейки на несколько ячеек в столбце или в строке. Если содержимое ячейки – число, оно будет автоматически увеличено на 1. При протягивании вправо или вниз числовое значение в последующих ячейках увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. Если требуется более сложный закон изменения, используют команду Правка – Заполнить – Прогрессия, что позволяет указать направление заполнения и параметры прогрессии.
Абсолютная и относительная адресация.Адресация по методу «левее», «правее» и т.д., не требует абсолютного указания адресов ячеек, входящих в формулу, и называется относительной адресацией. По умолчанию программа Excel рассматривает адреса ячеек как относительные. Это позволяет копировать формулы методом заполнения.
Но иногда возникают ситуации, когда при заполнении ячеек формулой необходимо сохранить абсолютный адрес ячейки, если, например, она содержит значение, используемое при последующих вычислениях в других строках и столбцах. Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо задать перед обозначением номера столбца или номера строки символ «$». Таким образом, ссылка на ячейку А1 может быть записана в формуле четырьмя способами: А1, $А1, А$1 и $А$1. При заполнении ячеек формулой как относительная рассматривается только та часть адреса, перед которой нет символа «$».
Форматирование и изменение размеров ячеек.Для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм и календарных дат используются разные форматы. С помощью кнопок панели Форматирование можно выбрать один из нескольких заранее подготовленных форматов для записи чисел. Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона, надо выделить нужный диапазон и дать команду Формат – Ячейки.
Сложные формулы и стандартные функции.Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления. Мастер функций позволяет выбрать любую стандартную функцию из имеющихся в программе. В списке Категория выбирают категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция – конкретную функцию. После того, как функция выбрана, ее имя заносится в строку формул, а вид окна функции изменяется, давая возможность ввести аргументы функции. В верхней части диалогового окна размещаются поля для ввода аргументов, а в нижней части располагается справочная информация. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек.
Программа Excel допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции.
Формулы можно вводить также вручную. При работе с Excel важно не производить никаких вычислений в уме, т.к. это может вызвать ошибки при работе с таблицей [5].
Работа с несколькими рабочими листами.Формулы могут ссылаться на ячейки, находящиеся в других рабочих листах. Формат такой «межлистовой» ссылки имеет вид: ! . Чтобы при редактировании формулы выбрать ячейку, находящуюся на другом листе, надо перед выбором ячейки щелкнуть на ярлыке нужного рабочего листа.
Программа Excel позволяет также одновременно вводить или редактировать данные на нескольких рабочих листах. Чтобы выбрать для работы сразу несколько рабочих листов, надо выбрать первый из этих листов, а затем щелкнуть на ярлыках других листов, удерживая нажатой клавишу Shift или Ctrl. В этом случае любая операция, проведенная на одном из рабочих листов, автоматически дублируется на остальных.
Группа ячеек, выбранных на нескольких рабочих листах, называется трехмерным диапазоном. Трехмерные диапазоны используют для одновременного форматирования ячеек на нескольких рабочих листах или для ссылок в формулах. Чтобы выбрать трехмерный диапазон, надо сначала выбрать группу рабочих листов, а затем диапазон ячеек на одном из рабочих листов этой группы. В формуле ссылка на трехмерный диапазон может выглядеть, например, так: Лист1 : Лист3 ! А1 : С12[7].
Сортировка и фильтрация данных.Excel часто используют для ведения простейших баз данных. Параметры сортировки задают командой Данные – Сортировка. Простейшее средство фильтрации – автофильтр (Данные – Фильтр – Автофильтр). По этой команде в ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки со списком вариантов фильтрации. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.
Создание диаграмм.Перед построением диаграммы следует выбрать диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Выбрав диапазон данных, надо щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели Стандартная.
Мастер диаграмм подготавливает создание диаграммы в несколько этапов. На первом этапе выбирают тип диаграммы. Excel предоставляет возможность создания нескольких десятков различных типов и видов диаграмм. Затем выбирают параметры оформления различных частей диаграммы. На последнем этапе выбирают рабочий лист для размещения готовой диаграммы.
Созданную диаграмму можно рассматривать как формулу. Если внести изменения в данные, использованные при ее создании, то диаграмма изменится. Готовая диаграмма состоит из ряда элементов, которые можно выбирать и изменять. Выбранный элемент помечается маркерами.
Печать готового документа.Рабочие листы могут быть очень большими. Поэтому, если не требуется печатать весь рабочий лист, можно определить область печати. Область печати – это заданный диапазон ячеек, который выдается на печать вместо всего рабочего листа. Чтобы задать область печати, надо выбрать диапазон ячеек и дать команду Файл – Область печати – Задать.
При повторном задании той же команды заданная область печати сбрасывается. Каждый рабочий лист в книге может иметь свою область печати, но только одну.
ЗАДАНИЯ
Задание 1. Понедельные расходы на личный бюджет
1. Составьте таблицу, показывающую понедельные расходы на личный бюджет. В первой строке укажите заголовок, в следующей введите подзаголовок «Понедельный доход». В ячейке В2 запишите число 150. В строке 3 введите заголовки колонок A, B, C, D, E, F:
Источник
Специальность
34.02.01 «Сестринское дело»
Группы
9-1х
Лекция №12
«MS Excel: основные понятия, интерфейс»
1. Назначение
и интерфейс табличного процессора Microsoft Excel.
Современные технологии
обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость
представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого
представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны
относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие
объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных
работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) — прикладное программное обеспечение общего назначения,
предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.
Электронная таблица (ЭТ) позволяет хранить в
табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей
(алгебраических или логических соотношений) между ними. При
изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и
заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и
являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций.
Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых
результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее
приемлемый.
При работе с табличными
процессорами создаются документы, которые также называют электронными
таблицами. Такие таблицы можно просматривать, изменять, записывать на носители
внешней памяти для хранения, распечатывать на принтере.
Таблица – форма
организации данных по строкам и столбцам.
Электронная таблица –
компьютерный эквивалент обычной таблицы.
Табличный процессор –
комплекс программ, предназначенных для создания и обработки электронных таблиц.
Электронная
таблица –
самая распространенная и мощная технология для профессиональной работы с
данными. В ячейках таблицы могут быть записаны данные различных типов: текст,
даты, числа, формулы и др. Главное достоинство электронной таблицы –
возможность мгновенного автоматического пересчета всех данных, связанных
формульными зависимостями, при изменении значения любого компонента таблицы.
Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для
финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов,
автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших
объемов информации, заданных в табличном виде.
1.
Решать математические задачи: выполнять разнообразные табличные
вычисления, вычислять значения функций, строить графики и диаграммы и т.п.;
2. Осуществлять численное исследование (Что будет,
если? Как сделать, чтобы?);
3.
Проводить статистический анализ;
4. Реализовать функции базы данных – ввод, поиск,
сортировку, фильтрацию (отбор) и анализ данных;
5.
Устанавливать защиту на отдельные фрагменты таблицы, делать их
невидимыми;
6.
Наглядно представлять данные в виде диаграмм и
графиков;
7.
Вводить и редактировать тексты;
8. Осуществлять
обмен данными с другими программами, например, вставлять текст, рисунки,
таблицы, подготовленные в других приложениях;
9. Осуществлять
многотабличные связи.
1.1
Основные
объекты табличного процессора MS Excel:
В табличном процессоре Excel информация хранится в
виде рабочей книги. Рабочая книга может содержать 255 листов,
расположенных в произвольном порядке, следующих типов: рабочий лист; лист с
диаграммой; лист макросов.
Основными понятиями табличного процессора Excel
являются:
1) книга – это файл, используемый для
обработки и хранения данных, состоящий из отдельных листов;
2) лист – разделен на
строки и столбцы и служит основой для выполнения вычислений. Рабочий лист
состоит из 256 столбцов и 65536 строк;
3) строка – горизонтальный набор
ячеек, заголовки столбцов – A, B, C,…,IV;
4) столбец – вертикальны набор
ячеек, заголовки строк – 1, 2, 3,…65536;
5) ячейка – минимальный
объект табличного процессора ;
область, определяемая пересечением столбца и строки
электронной таблицы (ЭТ);
6) текущая (активная) ячейка – ячейка
ЭТ, в которой в данный момент находится курсор;
7) адрес ячейки буквенно-цифровой
код, который определяется названием (номером)
столбца и номером строки (A1, F123, AC72);
Адрес диапазона (блока)
ячеек — определяется адресом верхней
левой и нижней правой ячейки, разделенных двоеточием (:), B2:C7 → B2, B3, B4,
B5, B6, B7, C2, C3, C4, C5, C6, C7.
9) блок ячеек
(диапазон) – группа смежных ячеек, определяемая
адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом
блоком. Например, D4:F13;
10)
ссылка – ссылка
указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в
формуле;
11)
абсолютная ссылка –
это ссылка, не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку;
12)
относительная ссылка –
это ссылка, автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с
положением формулы.
13)
формула – это
конструкция, начинающаяся со знака “=”, состоящая из математических
операторов, значений, ссылок на ячейки и имен функций, при этом результатом
выполнения формулы является некоторое новое значение.
Окно приложения табличного процессора Excel имеет
вид, представленный на рис. 5.1:
Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции.
·
Текст – последовательность букв, иногда
цифр или некоторых специальных символов.
·
Числа могут включать цифры и
различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные
обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14.
·
Дата и время вводятся в ячейки
электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю.
·
Формулой в электронной таблице
называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со
знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1
·
Функция представляет собой
программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать
конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе
формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2)
·
Аргументами функции могут быть:
числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции;
логические значения и др.
Общая информация
Интерфейс Excel 2010
является дальнейшим развитием пользовательского
интерфейса, который впервые был использован в выпуске системы Microsoft Office 2007. При создании интерфейса
разработчиками была поставлена задача: сделать основные приложенияMicrosoft Office удобнее в работе. В результате
был создан пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent, который упрощает для
пользователей работу с приложениями Microsoft
Office и дает возможность быстрее получать лучшие результаты.
В
предыдущих выпусках приложений Microsoft Office пользователям
предоставлялась система меню, панелей инструментов, диалоговых окон. Такой интерфейс работал хорошо, пока в приложениях
было ограниченное число команд. Теперь, когда программы выполняют намного
больше функций, пользователям становится нелегко работать со старой системой:
слишком много программных возможностей, и их трудно найти.
В Office Fluent дизайн пользовательского интерфейса был переработан,
чтобы упростить процедуры поиска и использования всего диапазона возможностей,
предоставляемых этими приложениями. Кроме того, предполагалось предотвратить
загромождение рабочей области — ради того, чтобы пользователи меньше
отвлекались на поиск и могли больше
времени и энергии тратить на свою
работу.
Лента
Главный
элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2010 представляет собой ленту, которая
идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо
традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1.1).
увеличить изображение
Рис. 1.1. Лента
С помощью
ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы
управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики,
флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы,
собранные на вкладках.
Заменить
ленту панелями инструментов или меню предыдущих
версий приложения Microsoft Excel нельзя.
Удалить
ленту также нельзя. Однако, чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть
(свернуть).
1. Нажмите
кнопку Свернуть ленту, расположенную в правой части линии названий
вкладок (рис. 1.2).
увеличить изображение
Рис. 1.2. Сворачивание ленты
2. Лента
будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).
увеличить изображение
Рис. 1.3. Окно со свернутой лентой
Ленту можно
свернуть и иначе.
1. Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В
контекстном меню выберите команду Свернуть ленту.
Для
использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию
нужной вкладки, а затем выберите параметр или
команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно
выделить текст в документе Excel, щелкнуть
вкладку Главнаяи в группе Шрифт выбрать
нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.
Чтобы
быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления
ленты дважды щелкните вкладку.
Чтобы
свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl
+ F1.
Внешний вид
ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются
элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты
вкладки Главная при различной ширине окна.
увеличить изображение
Рис. 1.4. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024
точки
Рис. 1.5. Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800
точек
Несмотря на скрытие
отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку
или стрелке кнопки названия группы, например, по значку Стили (рис. 1.6),
и будут отображены все элементы группы.
Рис. 1.6. Отображение
скрытых элементов ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
При существенном уменьшении
ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.
Рис. 1.7. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении ширины окна
То же происходит и при
существенном уменьшении (менее 250 точек) высоты окна (рис. 1.8).
увеличить
изображение
Рис. 1.8. Скрытие ленты и
вкладок при уменьшении высоты окна
При увеличении размера окна
лента автоматически появляется снова.
В Microsot Excel 2007
содержание ленты для каждой вкладки было постоянно и неизменно. Нельзя было ни
добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. В нынешней
версии ленту можно настраивать: переименовывать и изменять последовательность
расположения постоянных вкладок, создавать новые вкладки и удалять их,
создавать, удалять, изменять расположение групп элементов на вкладках,
добавлять и удалять отдельные элементы и др.
1. Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2).
2. В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.
Настройка ленты производится
в категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (рис. 1.9).
Для восстановления стандартных настроек ленты нажмите кнопку Сброс и выберите необходимую команду для
восстановления только выбранной вкладки ленты или для сброса всех изменений
ленты.
увеличить
изображение
Рис. 1.9. Настройка ленты
Вкладки
По умолчанию
в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная,
Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной
вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).
Каждая вкладка связана с
видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию
после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе
работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.
Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров
страниц документов. ВкладкаВставка предназначена
для вставки в документы различных объектов. И так далее.
Кроме того, можно отобразить
еще одну вкладку: Разработчик.
1. Щелкните
правой кнопкой мыши в любом месте ленты (см. рис. 1.2 ).
2. В
контекстном меню выберите команду Настройка
ленты.
3. В
категории Настройка ленты окна Параметры
Excel (см. рис. 1.9 )
установите флажок этой вкладки.
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и
форм, а также функции для работы с XML.
Файлы и шаблоны, созданные в
версиях Excel до
2003 года, могли содержать пользовательские панели инструментов. Кроме
того, при установке на компьютер некоторых программ (например,
FineReader) в Excel автоматически
добавляются надстройки. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2010
появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 1.10).
увеличить изображение
Рис. 1.10. Вкладка
Надстройки
Эта вкладка содержит
элементы надстроек, а также элементы панелей инструментов,
созданных в предыдущих версиях Excel. Каждаяпанель инструментов занимает отдельную строку ленты
вкладки. Однако некоторые элементы, имевшиеся на панелях инструментов, вExcel 2010 могут отсутствовать.
Стандартный набор вкладок
заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Удаление фона(рис. 1.11).
увеличить изображение
Рис. 1.11. Отображение
вкладок в режиме Удаление фона
Помимо постоянных, имеется целый ряд
контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и
т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим
либо при выделении объекта или установке на негокурсора.
Например, при создании
колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 1.12).
увеличить изображение
Рис. 1.12. Контекстная
вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях
появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами
появляются три вкладки:Конструктор, Макет и Формат (рис. 1.13).
увеличить изображение
Рис. 1.13. Контекстные
вкладки для работы с таблицами
При снятии выделения или
перемещении курсора контекстная
вкладка автоматически скрывается.
Не существует способов
принудительного отображения контекстных вкладок.
Элементы управления
Элементы управления на лентах
вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например,
на вкладкеГлавная имеются
группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со
стилями и редактирования (см. рис. 1.1 ).
Элементами управления являются
обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки сменю, флажки, значки (кнопки) группы.
Кнопки используются для
выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главнаяустанавливает полужирное
начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней
мышью (рис. 1.14).
увеличить изображение
Рис. 1.14. Использование
обычной кнопки
В некоторых случаях нажатие
кнопки вызывает диалоговое окно.
Раскрывающиеся кнопки имеют
стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или
палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются
на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например,
можно щелкнуть по стрелке
кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главнаяи выбрать способ, вид и
расположение границы (рис. 1.15). Чтобы
еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке,
достаточно щелкнуть по самой кнопке.
увеличить изображение
Рис. 1.15. Использование
раскрывающейся кнопки
В списке можно выбрать для
применения какого-либо параметра. Для этого надо щелкнуть по нему
мышью. Например, в спискеМакеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 1.16).
увеличить изображение
Рис. 1.16. Использование
списка
Для просмотра списка в
пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад.
Но обычно список разворачивают,
для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 1.16).
При использовании
раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 1.17).
увеличить изображение
Рис. 1.17. Использование
раскрывающегося списка
В большинстве случаев можно
не открывая списка щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого
параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter.
Счетчики используют
для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения
пользуются кнопкамисчетчика Больше (Вверх) и Меньше
(Вниз) . Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницыможно установить
величину масштаба печати документа (рис. 1.18).
увеличить изображение
Рис. 1.18. Использование
счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать
клавишу Enter.
Нажатие некоторых кнопок не
приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие.
Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная, в появившемся менюможно выбрать направление текста в ячейке (рис. 1.19).
увеличить изображение
Рис. 1.19. Использование
кнопки с меню
В некоторых случаях выбор
команды меню кнопки
вызывает диалоговое окно.
Флажки используются для
применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Показать вкладки Вид (рис. 1.20)
определяют отображение сетки
листа, строки формул и заголовков строк и столбцов.
увеличить изображение
Рис. 1.20. Использование
флажков
Для установки или снятия
флажка достаточно щелкнуть по нему мышью.
Значок (кнопка) группы –
маленький квадрат в
правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку
открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения
функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат
ячейки (рис. 1.21).
увеличить изображение
Рис. 1.21. Использование
значка группы
А значок группы Буфер обмена отображает область задач Буфер обмена (рис. 1.22).
увеличить изображение
Рис. 1.22. Использование
значка группы
Не каждая группа имеет
значок.
Для каждого элемента
управления можно отобразить всплывающую подсказку о назначении этого элемента. Для этого
достаточно навести на него и на некоторое время зафиксировать указатель мыши.
Примеры всплывающих подсказок приведены на рис. 23 – рис. 25.
увеличить изображение
Рис. 1.23. Всплывающая
подсказка для элемента управления
увеличить изображение
Рис. 1.24. Всплывающая
подсказка для элемента управления
увеличить изображение
Рис. 1.25. Всплывающая
подсказка для элемента управления
В некоторых случаях в
подсказке отображается текст Для получения дополнительных сведений нажмите
клавишу F1. В этом случае при нажатии клавиши F1 появляется окно справочной системы со справкой, относящейся
непосредственно к выбранному элементу.
Вкладка (меню) «Файл»
Вкладка Файл всегда
расположена в ленте первой слева. По своей сути вкладка Файл представляет
собой меню (рис. 1.26).
увеличить изображение
Рис. 1.26. Вкладка (меню)
Файл раздел Сведения
Меню содержит
команды для работы с файлами (Сохранить, Сохранить как, Открыть, Закрыть,
Последние, Создать), для работы с текущим документом (Сведения, Печать, Доступ), а также для
настройки Excel (Справка,
Параметры).
Команды Сохранить как и
Открыть вызывают соответствующие окна для работы с файловой системой.
Команда Сведения
(см. рис. 1.26 ) открывает
раздел вкладки для установки защиты документа, проверки совместимости документа
с предыдущими версиями Excel, работы с версиями
документа, а также просмотра и изменения свойства документа.
Команда Последние
открывает раздел вкладки со списком последних файлов, с которыми работали в Excel, в том числе закрытых без сохранения (рис. 1.26).
увеличить изображение
Рис. 1.27. Вкладка (меню)
Файл раздел Последние
Команда Создать
открывает раздел вкладки с шаблонами для создания новых документов (рис. 1.28).
увеличить изображение
Рис. 1.28. Вкладка (меню)
Файл раздел Создать
Команда Печать открывает
раздел вкладки для настройки и организации печати документа, а также
предварительного просмотра документа (рис. 1.29).
увеличить изображение
Рис. 1.29. Вкладка (меню)
Файл раздел Печать
Команда Сохранить
и отправить открывает раздел вкладки для отправки документа по электронной
почте, публикации в Интернете или в сети организации и изменения формата файла
документа (рис. 1.30).
увеличить изображение
Рис. 1.30. Вкладка (меню)
Файл раздел Доступ
Команда Справка
открывает раздел вкладки для просмотра сведений об установленной версии Microsoft Office, проверки наличия обновлений,
настройки параметров Excel (рис. 1.31).
увеличить изображение
Рис. 1.31. Вкладка (меню)
Файл раздел Справка
Команда Параметры
отображает диалоговое окно Параметры
Excel для настройки параметров Excel
Кнопка Выход завершает работу с приложением.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа по умолчанию
расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к
наиболее часто используемым функциям.
По умолчанию
панель содержит всего три кнопки: Сохранить,
Отменить, Вернуть (Повторить) .
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или
удаляя существующие.
1. Нажмите
кнопку Настройка панели
быстрого доступа.
2. В
меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 1.32).
Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
увеличить изображение
Рис. 1.32. Настройка
панели быстрого доступа
3. Для
добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды
(см. рис. 1.32 ).
4. В
разделе Панель быстрого
доступа окна Параметры Excel в раскрывающемся
списке Выбрать команды из: выберите вкладку, в которой расположен добавляемый
элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.33).
увеличить изображение
Рис. 1.33. Настройка
панели быстрого доступа
Для добавления на панель
любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому
элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель
быстрого доступа.
Для удаления элемента из
панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в
контекстном меню выбрать
команду Удалить с панели быстрого доступа.
Для восстановления
стандартного состава панели быстрого доступа в разделе Панель быстрого доступа окна Параметры
Excel(см. рис. 1.33 ) нажмите
кнопку Сброс и выберите команду Сброс только панели
быстрого доступа.
Мини-панели инструментов
Мини-панели инструментов содержит основные наиболее часто
используемые элементы для оформления текста документа, рисунков,диаграмм и других объектов
В отличие от других
приложений Office 2010
(Word, PowerPoint и
др.) в Excel 2010
мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для
отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 1.34).
увеличить изображение
Рис. 1.34. Отображение
мини-панели инструментов
Мини-панели для оформления
рисунков и других объектов отображается при щелчке по объекту
правой кнопкой мыши. Мини-панель
инструментов для
оформления рисунка, например, содержит счетчики для изменения размера, кнопку для
поворота рисунка и обрезки изображения, кнопки для управления расположением
рисунка по слоям
(рис. 1.35).
увеличить изображение
Рис. 1.35. Мини-панель
инструментов для оформления рисунка
Состав элементов мини-панелей инструментов постоянный и неизменный.
Строка формул
В Excel 2010
удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул.
Для просмотра и
редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки
формул. Для этого щелкните покнопке Развернуть строку формул (рис. 1.36).
увеличить изображение
Рис. 1.36. Увеличение
высоты строки формул
Если и в этом случае
отображается не все содержимое ячейки, можно
воспользоваться полосой прокрутки (рис. 1.37).
увеличить изображение
Рис. 1.37. Просмотр
содержимого ячейки в строке формул
Для того, чтобы привести
строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул (см. рис. 1.37).
Для
изменения режима отображения значков несколько раз щелкните по кнопке
или щелкните по стрелке кнопки и выберите нужный режим (рис. 2.6).
увеличить изображение
Рис. 2.6. Выбор режима отображения значков папок и файлов
Для
практической работы чаще всего используют режимы Мелкие значки и Список,
при которых в окне отображается максимальное количество значков. В режиме Таблица можно
просмотреть некоторые свойства файлов.
В режиме
отображения Таблица, значки папок и файлов можно сортировать,
используя кнопки Имя, Дата изменения, Тип, Размер(6 на рис. 2.2 ). При щелчке правой
кнопкой мыши по любой из этих кнопок появляется
контекстное меню, в котором можно выбрать и другие поля сортировки,
например, Авторы, Заголовок и др. Помимо сортировки, указанные кнопки можно
использовать и как фильтры. Для этого необходимо навести указатель мыши
на кнопку, и щелкнуть по появившейся стрелке. Например, можно
фильтровать файлыпо дате изменения (рис. 2.7).
увеличить изображение
Создание документов
Новый документ создается
автоматически сразу после запуска Excel.
Новый пустой документ или
документ на основе шаблона можно создать в процессе работы.
1. Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Создать, после чего
отобразится раздел Создать.
2. Для
создания нового пустого дважды щелкните по значку Новый документ или выделите этот значок и нажмите
кнопку Создать(рис. 2.16).
увеличить изображение
Рис. 2.16. Создание нового
пустого документа
3. Для
создания документа на основе шаблона, установленного на компьютере, щелкните по
значку Образцы шаблонов (см.рис. 2.16).
Прокручивая список (рис. 2.17) выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать.
Для возврата в начало раздела Создать нажмите кнопку Домой.
увеличить изображение
Рис. 2.17. Создание
документа на основе установленного шаблона
4. При
наличии подключения к Интернету можно обратиться к шаблонам, расположенным на сайте Microsoft
Office. В разделе Шаблоны Office.com (см.рис. 2.16) щелкните
по значку нужной группы шаблонов, дождитесь, пока они загрузятся. Прокручивая
список (рис. 2.17), выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопкуЗагрузить.
увеличить изображение
Рис. 2.18. Создание
документа на основе шаблона с сайта Microsoft Office
5. Для
создания документа на основе одного из ранее использованных шаблонов щелкните
по значку Последние шаблоны (см.рис. 2.16). Выберите
нужный шаблон и дважды щелкните по его значку или выделите этот значок и
нажмите кнопку Создать илиЗагрузить (рис. 2.19).
увеличить изображение
Рис. 2.19. Создание
документа на основе недавно использовавшихся шаблонов
Особенности сохранения
документов Excel 2010 в формате предыдущих версий Excel
Многие возможности Excel
2010 не поддерживаются в более ранних версиях.
При сохранении документа,
созданного в Excel 2010, в формате Книга Excel 97-2003 в нем будут произведены
изменения.
Перед сохранением файла в
формате Книга Excel 97-2003 можно проверить, нет ли в текущем документе
элементов содержимого или оформления, не поддерживаемых в старых версиях Excel.
1. Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.
2. Нажмите
кнопку Поиск проблем и в появившемся меню выберите команду
Проверка совместимости (рис. 2.23).
увеличить
изображение
Рис. 2.23. Проверка
совместимости документа с предыдущими версиями Excel
3. В
окне результатов проверки совместимости (рис. 2.24)
будет отображен список несовместимых элементов. Для продолжения работы нажмите
кнопку Продолжить.
увеличить
изображение
Рис. 2.24. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Нажав кнопку Выберите отображаемые версии (см.рис. 2.
24) можно выбрать версии Excel, для которых проводится проверка:
только Excel 97-2003, только Excel 2010 или для всех предыдущих версий.
Для того чтобы в последующем
такая проверка осуществлялась автоматически при сохранении файла установите
флажок Проверка совместимости
при сохранении документов (см.рис. 2.24).
В этом случае при каждой попытке сохранения файла будет появляться аналогичное
окно (рис. 2.25).
увеличить
изображение
Рис. 2.25. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel
Необходимо внести изменения
в книгу или для сохранения с потерями функциональности нажать кнопку Продолжить (см.рис. 2.25).
Для удобства список
несовместимых элементов можно скопировать на отдельный новый лист. Для этого в
окне Microsoft Excel —
проверка совместимости (см.рис. 2.24 и рис. 2.25)
нажмите кнопку Копировать на
новый лист. Новый лист будет добавлен в конец книги (рис. 2.26).
увеличить
изображение
Рис. 2.26. Сводка проверки
совместимости документа с предыдущими версиями Excel, выведенная на отдельный
лист
Преобразование файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
При сохранении файла,
созданного в одной из предыдущих версий Excel, в файл Excel 2010,
появляется новый файл, а исходный файлостается в той же папке. Вместо этого можно
преобразовать файл таким
образом, чтобы файл формата Excel 2010 заменил старыйфайл.
1. Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.
2. Нажмите
кнопку Преобразовать (рис. 2.27).
увеличить изображение
Рис. 2.27. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
3. В окне
предупреждения о
возможных изменениях в разметке документа (рис. 2.28) нажмите
кнопку ОК. Для удобства
дальнейшей работы можно установить флажок Больше не задавать вопрос о
преобразовании книг.
увеличить изображение
Рис. 2.28. Преобразование
файлов предыдущих версий Excel в формат Excel 2010
Закрытие файлов
Для закрытия файла нажмите кнопку Закрыть в строке названия окна Excel 2010.
Для закрытия единственного
открытого файла без завершения работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Закрыть.
Для одновременного закрытия
всех открытых
файлов и завершения
работы с Excel 2010 перейдите во вкладку Файл и выберите команду Выход.
Если файл был изменен, но не сохранен, то при
его закрытии появляется соответствующее предупреждение (рис. 2.29).
увеличить изображение
Рис. 2.29. Закрытие файла
с несохраненными изменениями
Нажмите кнопку Сохранить для сохранения файла со всеми
внесенными на данный момент изменениями.
Нажмите кнопку Не сохранять для отказа от сохранения
изменений, внесенных в файл с
момента последнего его сохранения.
Нажмите кнопку Отмена для продолжения работы с файлом.
Если в процессе работы с
файлом от момента последнего сохранения изменений до его закрытия прошло некоторое время
(поумолчанию 10 минут), то срабатывает функция автосохранения документов Excel.
В этом случае при закрытии файла также появляется предупреждение (рис. 2.30).
увеличить изображение
Рис. 2.30. Закрытие файла
с несохраненными изменениями
Однако в этом случае, даже
если нажать кнопку Не
сохранять, в течение нескольких дней сохраняется копия (черновик) файла в последней его редакции.
Автосохраненную копию
текущего файла можно открыть.
1. Перейдите
во вкладку Файл и выберите команду Сведения, после
чего отобразится раздел Сведения.
2. Щелкните
мышью по соответствующей ссылке (рис. 2.31).
увеличить изображение
Рис. 2.31. Открытие
автосохраненной копии файла
3. Файл
будет открыт. При этом будет отображена панель сообщений (рис. 2.32).
увеличить изображение
Рис. 2.32. Автосохраненная
копия файла
Данную копию можно сохранить
как отдельный файл.
Можно в панели сообщений
нажать кнопку Восстановить (см.рис. 2.32), и тогда
данная копия заменит текущую версию файла.
При закрытии файла,
созданного в старых версиях Microsoft Excel, даже если в нем не производилось никаких
действий, появляется предупреждение о пересчете формул (рис. 2.33). Для
сохранения результатов пересчета следует нажать кнопку Да. Формат файла при этом не
изменяется.
увеличить изображение
Рис. 2.33. Предупреждение
о пересчете формул при закрытии файла
Просмотр листов
Изменение
режима просмотра листа
Выбрать режим просмотра
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.
Ярлыки выбора основных
режимов просмотра книги расположены в правой части строки состояния (рис.3.1).
Если ярлыки не отображаются, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки
состояния и в появившемся контекстном меню выберите команду Ярлыки режимов
просмотра.
увеличить
изображение
Рис. 3.1. Выбор режима
просмотра листа
По умолчанию для вновь
создаваемых документов установлен режим просмотра Обычный. Этот режим
используется для выполнения большинства задач Microsoft Excel,
таких, как ввод и обработка данных, форматирование данных
и ячеек, вычисления, построение диаграмм и т. д.
Режим Разметка страницы позволяет изменять данные и при этом
видеть их так, как они будут напечатаны на бумаге (рис.3.2).
В этом режиме обычно создают и оформляют колонтитулы.
увеличить
изображение
Рис. 3.2. Отображение
листа в режиме Разметка страницы
В режиме Страничный (рис.3.3) в
окне отображается только собственно сама таблица. Остальные ячейки листа не
отображаются. Зато отображены границы страниц. Перетаскиванием этих границ
можно изменять порядок разделения таблицы между страницами при печати. Кроме
того, только в этом режиме можно эффективно работать с разрывами страниц.
увеличить
изображение
Рис. 3.3. Отображение
листа в режиме Страничный
При переходе в режим Страничный обычно появляется информационное окно Страничный режим. Для
дальнейшей работы следует нажать кнопку ОК.
Перед этим можно поставить флажок Больше
не показывать это окно.
Во вкладке Вид в группе Режимы просмотра книги можно выбрать еще один режим просмотра
— Во весь экран. Этот
режим обеспечивает скрытие большинства элементов окна для увеличения видимой
части документа (рис.3.4).
увеличить
изображение
Рис. 3.4. Отображение
листа в режиме Во весь экран
В отличие от других режимов
просмотра, режим Во весь экран устанавливается для всех листов книги
и всех открытых
файлов.
Чтобы вернуться в исходный
режим, следует нажать клавишу Esc.
Изменение масштаба
отображения листа
Изменить масштаб отображения
листа можно при работе в любой вкладке Excel 2010.
Щелкните по кнопке со знаком + (плюс) для увеличения масштаба или по кнопке со
знаком — (минус) для уменьшения (см. рис.3.1). Масштаб можно также
изменять перетаскиванием ползунка линейки масштаба. Если линейка масштаба не отображается,
щелкните правой кнопкой мыши в любом месте строки состояния и в появившемся
контекстном меню выберите команду Масштаб.
Минимальный масштаб
отображения — 10 %, максимальный — 400 %.
Масштаб отображения листа
можно изменять также во вкладке Вид (рис.3.5).
увеличить изображение
Рис. 3.5. Изменение
масштаба отображения документа во вкладке Вид
Нажав кнопку Масштаб (см. рис.3.5) в диалоговом окне Масштаб (рис.3.6) можно установить требуемый
масштаб отображения листа.
увеличить изображение
Рис. 3.6. Изменение
масштаба отображения документа в диалоговом окне Масштаб
Можно подобрать масштаб
отображения листа.
1. Выделите
фрагмент листа, который должен быть полностью отображен.
2. Нажмите
кнопку Масштабировать
выделенный фрагмент (см. рис.3.5) в группе Масштаб вкладки Вид.
Для отображения листа в
масштабе 100 % нажмите кнопку 100%.
Одновременный
просмотр различных частей листа
Разделение
листа
Для того чтобы независимо
просматривать и прокручивать различные части листа, можно разделить лист по
горизонтали и по вертикали на отдельные области. Разделение листа на области
позволяет просматривать различные части одного и того же листа друг рядом с другом
и может оказаться полезным, например, при необходимости вставить данные из
одной области большого листа в другую.
1. Наведите
указатель мыши на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы
прокрутки или в правой
части горизонтальной полосы прокрутки (рис.3.7).
2. Когда
указатель примет вид двунаправленной стрелки,
перетащите его вниз или влево.
увеличить изображение
Рис. 3.7. Вешки разделения
окна
Можно также выделить ячейку,
относительно которой следует разделить лист, и нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладкиВид.
Например, в таблице на рис.3.8 можно
просматривать в левой области листа данные столбцов A:D, а в правой части — K:Q. В верхней части можно
просматривать данные строк 1:11,
в то время как в нижних областях будут отображаться последние строки таблицы.
увеличить изображение
Рис. 3.8. Таблица с
разделением листа
При необходимости линии
разделения листа можно перемещать перетаскиванием.
Для прекращения режима
разделения листа следует нажать кнопку Разделить в группе Окно вкладки Вид.
Закрепление областей листа
Закрепление строк, столбцов
и областей листа используется при просмотре больших таблиц для того, чтобы при
прокрутке листа закрепленные строки и столбцы оставались в окне. Закреплять
можно только строки, только столбцы или и строки и столбцы одновременно.
Для закрепления областей
листа используют кнопку Закрепить
области группы Окно вкладки Вид.
Обычно требует закрепить
верхнюю строку листа (названия столбцов таблицы) или первый столбец (названия
строк таблицы).
1. Щелкните
по кнопке Закрепить области.
2. В
меню (рис.3.9) выберите соответствующую
команду.
увеличить изображение
Рис. 3.9. Закрепление
областей листа
Для закрепления произвольной
области следует выделить ячейку ниже
закрепляемой строки (строк) и правее закрепляемого столбца (столбцов) и в меню
(см. рис.3.9) выбрать команду Закрепить области.
Например, при работе с
таблицей на рис.3.10 на листе
закреплена область столбцов с наименованием модели автомобиля и ценой (столбцы A и B ) и строки с названиями столбцов
таблицы (строка 1).
увеличить изображение
Рис. 3.10. Таблица с
закрепленной областью
Для отмены закрепления
строк, столбцов или областей листа щелкните по кнопке Закрепить области, в меню
выберите команду Снять закрепление областей.
Следует отметить, что
одновременно разделить лист и закрепить области листа невозможно
Скрытие и отображение
столбцов и строк
Временно ненужные для работы
столбцы и строки листа можно скрыть.
1. Щелкните
правой кнопкой мыши по заголовку столбца или строки. Если требуется скрыть
несколько столбцов или строк, то следует их выделить.
2. В
контекстном меню выберите команду Скрыть.
Например, в таблице (рис.3.11) для работы временно не
нужны столбцы D:Н.
увеличить изображение
Рис. 3.11. Таблица до
скрытия столбцов
После скрытия этих столбцов
таблица будет выглядеть так, как показано на рис. 3.12.
увеличить изображение
Рис. 3.12. Таблица после
скрытия столбцов
При просмотре листа всегда
можно обнаружить факт скрытия столбцов или строк по нарушению
последовательности заголовков (см.рис.3.12).
Для отображения скрытых
столбцов можно выделить столбцы слева и справа от скрытых, щелкнуть правой
кнопкой мыши по заголовку любого выделенного столбца и выбрать команду
контекстного меню Показать.
Аналогично можно отобразить и скрытые строки.
Для отображения всех скрытых
столбцов или строк необходимо выделить все ячейки листа. Затем для отображения
скрытых столбцов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку любого
столбца и выполнить команду контекстного меню Показать.
А для отображения скрытых строк следует щелкнуть правой кнопкой мыши по
заголовку любой строки и выбрать команду контекстного менюПоказать.
Скрыть столбец можно также
перетаскиванием влево его правой границы между заголовками столбцов до тех пор,
пока ширина столбца не будет равна нулю. Аналогично для скрытия строк можно
перетаскивать вверх нижнюю границу строки.
Перемещение по документу
Перемещение
по книге
Для перехода к нужному листу
книги достаточно щелкнуть мышью по соответствующему ярлыку листа в нижней части
окна книги (рис.3.13).
увеличить
изображение
Рис. 3.13. Перемещение
между листами книги
Если необходимый ярлык не
отображен в строке ярлыков, то для перехода к ярлыку нужного листа можно
воспользоваться кнопками прокрутки ярлыков, расположенными в левой части строки
ярлыков (см. рис.3.13).
При этом прокручиваются только ярлыки, а не листы книги.
С целью увеличения числа
отображаемых ярлыков листов можно перетащить вправо вешку ярлыков,
расположенную между ярлыками и горизонтальной полосой
прокрутки (см. рис.3.13).
Можно просмотреть полный
список листов книги.
1. Щелкните
правой кнопкой мыши по любой кнопке прокрутки ярлыков.
2. В
контекстном меню (рис.3.14)
выберите нужный лист.
увеличить
изображение
Рис. 3.14. Переход к
произвольному листу книги
Если в книге более 15
листов, для перехода к листу, ярлык которого не отображается в контекстном
меню, следует выбрать команду Все листы, а затем в диалоговом окне Переход к
листу текущей книги выбрать
нужный лист (рис.3.15).
увеличить
изображение
Рис. 3.15. Выбор
произвольного листа
Чтобы облегчить поиск нужных
ярлыков, их можно пометить разными цветами.
1. Щелкните
по ярлыку листа правой кнопкой мыши.
2. В
контекстном меню выберите команду Цвет ярлычка, а затем выберите цвет в палитре
цветов (рис.3.16).
увеличить
изображение
Рис. 3.16. Выбор цвета
ярлыка лист
Для последовательного
перехода между листами можно использовать и клавиши клавиатуры. Комбинация
клавиш Ctrl + Page Up — переход к листу, расположенному
слева от активного листа, а Ctrl
+ Page Down — к листу,
расположенному справа.
Рабочее поле таблицы предназначено для создания документов. В отличие от Word документ Excel может состоять из нескольких независимых частей (листов). Таблицы можно форматировать, задавать стиль, объединять в сводные таблицы.
Документ может быть оформлен с использованием графических элементов, рисунков, графиков, диаграмм, декоративных надписей и спецэффектов. Но самое основное назначение документов Excel ‒ это создание таблиц с формулами и работа с базой данных.
- Создание пустой книги Excel;
- Интерфейс программы Excel;
- Расположение информации в ячейках Excel.
Создание документа начинается с выбора шаблона таблицы. По умолчанию открывается простая таблица в виде рабочего поля, состоящего из ячеек одинаковой ширины и высоты. Такой вид таблицы используется чаще всего для отчетов, не требующих специального оформления, либо автор документа желает создать свой собственный дизайн и структуру таблицы, которой нет в коллекции шаблонов Excel.
Облегчить процесс форматирования таблицы можно с помощью встроенных стилей оформления таблиц, находящихся в разделе «Стили» закладки «Главная».
При помощи инструмента «Форматировать как таблицу…» можно выбрать один из вариантов оформления. Причем заголовки столбцов будут по умолчанию снабжены инструментами сортировки и фильтрации данных (удобно использовать для таблиц больших размеров). Применить один из стилей таблицы можно следующим образом:
выбрать рабочую область таблицы, щелкнуть по иконке подходящего шаблона, затем уточнить при необходимости диапазон таблицы в окне настройки и нажать кнопку ОК.
Далее можно приступать к форматированию заголовков, и наполнению таблицы.
Разработчики Microsoft Excel создали дополнительно множество готовых шаблонов и стилей таблиц, которые оформлены и содержат формулы для выполнения наиболее популярных расчетов. Пользователь может не знать, как выполняются те или иные расчеты. Достаточно ввести исходные данные и расчет будет произведен автоматически. Скачать эти шаблоны можно на официальном сайте корпорации Microsoft в разделе «Шаблоны» и сохранить на компьютере. Вот небольшой перечень готовых бесплатных расчетов:
- Средства для отслеживания личных финансов;
- Расчет кредита на обучение;
- Расписание занятий;
- Учебный календарь;
- Планировщик проекта;
- Учет проектов;
- График погашения кредита.
И еще тысячи шаблонов для обучения, календарей, документов и отчетности, счетов, планирования и т.д.
Интерфейс программы Excel
Интерфейс Excel аналогичен Word, состоит из вкладок, ленты меню с набором команд и инструментов вверху экрана. Чуть ниже, расположена строка формул, а внизу экрана находится строка состояния, отражающая статистические данные рабочей таблицы и выполняемых действий.
Набор инструментов в ленте меню логичен и достаточный для работы с таблицами, но при желании может быть изменен в окне «Параметры Excel».
Вкладка Главная
Эта закладка содержит основные инструменты форматирования и редактирования таблиц и отдельных ячеек:
- Блок «Буфер обмена» предназначен для копирования и вставки содержимого ячеек или диапазона таблицы.
- Блок «Шрифты» отвечает за оформление всех характеристик шрифта (размер, тип, цвет, фон и начертание).
- Блок «Выравнивание» определяет расположение содержимого ячейки относительно границ (по правому или левому краю, по центру) и его распределение и ориентацию внутри ячейки.
- Блок «Число» отвечает за отображение стиля и формата чисел.
- Блок «Стили» был описан выше. Дополнительно имеется форматирование стилей отдельных ячеек с добавлением других элементов.
- Блок «Ячейки» предназначен для добавления или удаления столбцов, строк или ячеек и настройки размера, видимости, защиты, форматирования ячеек и листов таблицы.
- Блок «Редактирование» позволяет добавлять некоторые быстрые функции (суммирование, автоматическое заполнение или очищение ячеек), а также фильтровать и находить нужные данные.
Вкладка Вставка
Закладка «Вставка» предназначена для добавления в таблицу различных элементов и их настройки. В рабочую область таблицы можно добавить:
- сводные таблицы;
- фигуры, элементы SmartArt, рисунки картинки;
- диаграммы и графики;
- специальные диаграммы и графики (спарклайны);
- фильтры;
- ссылки;
- графически надписи и объекты;
- нестандартные символы и формулы (изображение).
После добавления этих элементов становится доступным специальное меню для форматирования и настройки.
Вкладка Разметка страницы
Отвечает за настройку параметров страницы, каждого листа книги, формата текста в ячейке, определяет стили и темы оформления таблиц, заголовков и упорядочивания элементов документа.
Вкладка Формулы
Эта вкладка, пожалуй, самая важная и интересная среди всех инструментов Excel. Позволяет вставлять существующие или создавать собственные формулы, отлаживать каждый элемент формулы по отдельности, присваивать имена ячейкам, определять зависимости ячеек, а также контролировать правильность вычислений.
Вкладка Данные
Закладка предназначена для работы с данными из сторонних источников, выполнения сортировки и фильтрации данных таблицы, а также перераспределения, консолидации и построения простых сценариев для данных таблицы. В этой же вкладке можно построить или удалить группировку части значений внутри таблицы или автоматически добавить промежуточные итоги для сформированных групп.
Вкладка Рецензирование
Вкладка «Рецензирование» позволяет настраивать и выполнять проверку правописания, создавать примечания, добавлять защиту различных уровней для всех элементов документа посредством паролей, а также регулировать доступ к документу при совместной работе над документом.
Вкладка Вид
В этой закладке можно настроить различные режимы просмотра документа на экране монитора, масштаб, отображения фоновых инструментов. Настроить закрепление заголовков (полезно для многостраничных таблиц), расположение и переход в другие окна (при просмотре и работе с несколькими файлами). Здесь же находится инструмент для записи и отображения макросов.
Строка формул
Строка формул состоит из окна, в котором указано имя активной ячейки или ее адрес. В следующем окне отображена формула, которую содержит эта ячейка. В этой же строке (если установить курсор) можно создавать формулу с помощью Мастера функций (кнопка слева от поля строки). Мастер функций помогает пошагово создать формулу, показывая подсказки и перечень доступных функций в качестве аргументов.
Расположение информации в ячейках Excel
Содержимое ячейки состоит из значений, текста или формул. Чтобы их добавить в пустую ячейку, необходимо выбрать ячейку курсором или стрелками. Если в ячейке содержатся какие-либо данные, целесообразно включить режим редактирования (дважды щелкнуть мышью до появления курсора внутри).
В формулах в качестве ее компонентов выступают значения других ячеек. По умолчанию в формуле они указываются в виде ссылки. Ссылки бывают двух типов:
- R1C1;
- A1.
Принципиальное отличие этих двух типов при отображении их в формулах:
При редактировании и просмотре формул, все адреса влияющих ячеек имеют свой цвет. Параллельно сами ячейки выделены рамкой этого же цвета.
Документ Excel – условно называется книгой. Структура документа (книга) состоит из листов (электронные таблицы) другое название рабочие листы или листы таблиц. Электронный документ Excel по умолчанию содержит в себе 3 пустые таблицы. Для того что бы добавить дополнительное количество листов таблицы нужно открыть опцию Параметры в меню Общие и поменять значение в опции листов в книге. Листы таблиц в новом документы имеют название Лист, Лист 2.
Далее во время работы количество листов можно изменять, а так же и названия документа Excel. Лист состоит из таблицы разбитый на 65536 строк, а так же 256 столбцов. Ячейки таблицы разделяются линиями. Строки нумеруются от цифры 1 и тд. Столбцы маркируются латинскими буквами (A, B, C …. Z). На экране лист отображается не весь, видна только часть документа. Итак, получается, что документ Excel состоит листов, и каждый лист состоит из ячеек. В Excel предусмотренная рабочая область, которая может состоять из несколько книг (которые могут быть объединены в одну рабочую группу).
К каждой ячейке присвоен свой индивидуальный адрес, который состоит обозначения столбца. Строка тоже имеет свое обозначение, которое находится на пересечении столбца. Адрес первой ячейки имеет название А1 а последняя IV65536. Адреса ячеек используются для построения диаграмм и для бухгалтерских вычислений.
Newer news items:
- —
- —
- —
- —
- —
Older news items:
- —
- —
- —
- —
- —