Document automation tool excel

Microsoft Excel

трюки • приёмы • решения

Автоматизация работы в документах Microsoft Excel

Для автоматизации работы приложений часто используются макросы. Любой макрос — это последовательность действий, записанная под определенным именем. Если при работе с Microsoft Excel возникает необходимость несколько раз выполнить одну и ту же последовательность операций (например, сложное форматирование текущей ячейки или добавление новой строки с заполнением некоторых ее ячеек формулами), то можно записать эти действия, а затем воспроизводить их столько раз, сколько потребуется.

Записанный макрос можно вызывать для выполнения с помощью специального диалогового окна или при помощи комбинации клавиш. Кроме того, макрос можно назначить кнопке на панели быстрого доступа. В общем случае, для того чтобы записать макрос, не нужно быть программистом — достаточно просто знать, как выполнить команды, приводящие к нужному результату.

Вкладка Разработчик, позволяющая записывать макросы, по умолчанию скрыта. Для того чтобы ее показать, необходимо выбрать Office → Параметры Excel → Основные и использовать опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. После установки этого флажка на ленте появится вкладка Разработчик.

Запись макросов

Для того чтобы записать макрос, необходимо:

1. Детально представить ту последовательность действий, которую нужно выполнять (во избежание возможных ошибок, лишних или неправильных действий).
2. Выбрать элемент, к которому будут применяться действия, записываемые в макрос (установить курсор в пределах ячейки и пр.).
3. Вызвать диалоговое окно Запись макроса одним из двух способов:
   • нажать кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик;
   • нажать кнопку Запись макроса в левой части строки состояния Excel.
4. Ввести в поле Имя макроса название создаваемого макроса. При этом первым символом имени макроса должна быть буква. Остальные символы могут быть как буквами, так и цифрами или знаком подчеркивания. В имени не допускаются пробелы; в качестве разделителей слов рекомендуется использовать знаки подчеркивания.
5. В выпадающем списке Сохранить в указать, где будет сохранен данный макрос. Возможные варианты:
   • Личная книга макросов — макрос сохраняется в специальный файл, который будет доступен для всех документов сразу после загрузки Excel;
   • Новая книга — будет создана новая книга, и макрос будет сохранен в ней. Этот макрос будет доступен только в том случае, если содержащая его книга будет открыта;
   • Эта книга — макрос будет сохранен в текущей книге. Обычно такие макросы необходимы, когда их использование ограничено мелкой автоматизацией в текущей книге. Тем не менее, макрос будет доступен из других документов, если они будут открыты параллельно.
6. Если необходимо, чтобы макрос вызывался комбинацией клавиш, ввести букву или цифру в поле Сочетание клавиш.

Если вводится буква, то важен как регистр, так и раскладка. Например, если вводится буква д (малая русская), то комбинация клавиш для этого макроса будет Ctrl+д, но не Ctrl+I (малая английская L, которая находится на той же клавише).

Нажать кнопку OK, затем кнопку Запись макроса на панели Код вкладки Разработчик, которая в строке состояния превратится в кнопку Остановить запись, останавливающую запись макроса.

Выполнить последовательность действий, которые будут записаны в макрос.

Все значимые действия пользователя (щелчки по кнопкам, редактирование данных, перемещение по листу и т.д.) будут записаны. Сделать паузу в записи невозможно.

Завершить запись макроса нажатием кнопки Остановить запись. По окончании записи макроса он появляется в списке макросов иод своим именем.

Выполнение макросов

Для выполнения макроса можно воспользоваться диалоговым окном Макрос. Чтобы отобразить это окно, можно нажать комбинацию клавиш Alt+F8 либо воспользоваться кнопкой Макросы на панели Код. Далее в этом окне необходимо выбрать требуемый макрос и нажать кнопку Выполнить. Второй возможностью выполнить макрос является комбинация клавиш, выбранная на этапе создания макроса. Кроме того, в Excel предусмотрена возможность вызова макроса при помощи кнопки па панели быстрого доступа.

Создание кнопки макроса на панели быстрого доступа

Для создания кнопки на панели быстрого доступа нужно:

1. Вызвать диалоговое окно Параметры Excel и перейти на вкладку Настройка.
2. В выпадающем списке Выбрать команды из выбрать пункт Макросы.
3. Выбрать нужный макрос из списка макросов и нажать кнопку Добавить — он скопируется в правое окно и станет доступен в виде кнопки на панели быстрого доступа.
4. Чтобы для созданной кнопки изменить рисунок и отображаемое имя, следует воспользоваться командой Изменить.
5. Нажать кнопку ОК в диалоговом окне Параметры Excel.

В результате кнопка добавится на панель быстрого доступа. Отображаемое имя будет появляться в виде всплывающей подсказки при наведении на кнопку указателя мыши.

Удаление макроса

Для удаления макроса следует нажать кнопку Макросы на панели Код или комбинацию клавиш Alt+F8 — появится диалоговое окно Макрос, содержащее список макросов, доступных в открытых книгах. В данном окне необходимо выбрать удаляемый макрос и нажать кнопку Удалить.

При удалении макроса его кнопка в панели быстрого доступа не удаляется автоматически, поэтому ее нужно удалить вручную на вкладке Настройки диалогового окна Параметры Excel.

Редактирование макроса

Созданный макрос на самом деле представляет собой процедуру, записанную на языке программирования VBA. Ее легко можно увидеть в окне редактора Visual Basic Editor. Подробно о VBA и редакторе Visual Basic Editor рассказано в других наших статьях. Сейчас важно отметить то, что макрос записывается в виде обычного текста, а это значит, что при необходимости его легко можно редактировать.

Для входа в режим редактирования макроса нужно:

1. В диалоговом окне Макрос выбрать подлежащий редактированию макрос.
2. Нажать кнопку Изменить — откроется окно Microsoft Visual Basic.

Для примера создадим в текущей книге Excel простейший макрос, который должен применяться к выделенной ячейке и изменять ее форматирование (цвет фона — красный, цвет шрифта — светло-коричневый, Фон 2). Чтобы создать этот макрос, необходимо:

1. Выделить любую ячейку на листе и ввести в нее какой-нибудь текст (чтобы можно было посмотреть на результат работы).
2. Включить запись макроса с помощью кнопки Запись макроса в строке состояния.
3. В диалоговом окне Запись макроса все параметры оставить выбранными по умолчанию и нажать кнопку ОК.
4. На вкладке Главная (панель Шрифт) выбрать нужные параметры цвета.
5. Остановить запись макроса при помощи кнопки Остановить запись в строке состояния.

Теперь для того чтобы просмотреть код созданного макроса, необходимо вызвать редактор Visual Basic способом, описанным выше, — откроется окно кода для созданного макроса, в котором будет записан следующий код:

// Макрос форматирования ячейки Макрос1 Sub Макрос1() ‘Макрос! Макрос With Selection.Interior .Pattern = xlSolid .PatternColorlndex = xlAutomatic .Color = 255 .TintAndShade = 0 .PatternTintAndShade = 0 End With With Selection.Font .ThemeColor = xlThemeColorDark2 .TintAndShade = 0 End With End Sub

Чтобы при последовательном обращении к нескольким свойствам одного объекта каждый раз не указывать длинную цепочку типа Selection.Interior.Pattern = xlSolid, используется специальная конструкция языка VBA: With…End With — внутри нес имя объекта можно опустить, указывая лишь точку перед именем свойства.

Для тех, кто знает английский язык, назначение и принцип работы команд в данном коде достаточно очевидны: для объекта Selection.Interior (т.е. для внутренней области выделенной ячейки) выполняется задание значений различным параметрам фона. Основные параметры — Pattern (способ заливки, в данном случае задан xlSolid, т.е. сплошным) и Color (Цвет). Аналогичным образом происходит изменение цвета шрифта (начиная со строки With Selection.Font).

Такой легкий доступ к тексту макроса дает возможность корректировать неверно введенные команды, объединять несколько макросов, написанных разными людьми, изменять когда-то написанные макросы, задавая им новые параметры для работы, чтобы не переписывать их заново.

Цели полностью удалить код макроса в редакторе Visual Basic, то макрос также будет полностью удален (это аналогично действию кнопки Удалить диалогового окна Макрос).

Для переименования макроса достаточно войти в режим его редактирования и в тексте программы исправить заголовок в строке Sub Макрос1() — новое имя автоматически заменит старое в списках макросов. Заметим, что не все замены происходят автоматически. Если с макросом были связаны графические объекты или кнопки, то необходимо сделать для них переназначения.

Высокий уровень производства и дохода, являющийся результатом применения передовой технологии и крупных масштабов производства, приводит к тому, что на весьма значительную часть населения перестает давить бремя забот, связанных с удовлетворением элементарных физических потребностей. Ни одного голодного человека, если только он трезв, невозможно убедить в том, чтобы он истратил свой последний доллар на что-либо, кроме еды. Но человека, который хорошо питается, хорошо одет, имеет хорошие жилищные условия и хорошо обеспечен во всех остальных отношениях, можно убедить в том, чтобы он решил купить электробритву или электрическую зубную тетку. Не только цены и издержки производства, но и потребительский спрос становится объектом управления. Таков еще один важный дополнительный элемент в системе регулирования экономической среды…

Источник

Добро пожаловать в пошаговое руководство надстройки — Excel Tools VBA

Excel Tools VBA — надстройка автоматизации рутинных и монотонных операций в MS Excel

Авторские права 2015-2020 от авторов VBATools

Эта программа является свободным программным обеспечением.

Вы можете распространять его и / или изменять в соответствии с условиями GNU General Public License, опубликованной фондом свободного программного обеспечения (Free Software Foundation)

Эта программа распространяется в надежде, что она будет полезна, но без каких-либо гарантий. Даже без подразумеваемой гарантии товарного состояния или пригодности для определенной цели. См. GNU General Public License для более подробной информации.

С Уважением VBATools.ru

Excel Tools VBA-add-in for automating routine and monotonous operations in MS Excel

Copyright 2015-2020 by the contributors VBATools

This program is free software.

You can redistribute it and/or modify it under the terms of the GNU General Public License as published by the (Free Software Foundation)

This program is distributed in the hope that it will be useful, but WITHOUT ANY WARRANTY. Without even the implied warranty of MERCHANTABILITY or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. See the GNU General Public License for more details.

Источник

In this Article

Excel automation generally involves building code to interact with Excel and automatically perform tasks. This article contains a comprehensive list of the best coding tools and software for Excel automation. Some tools (ex. Power Query) can be used to automate Excel without any coding knowledge. Others tools help professional developers create complex Excel add-ins.

If you’re not an experienced programmer we recommend the first three tools as your first steps into Excel Automation:

• VBA Macro Recorder – Record actions in Excel, and replay recorded Macros to repeat processes.
• AutoMacro – Reduces VBA’s learning curve for beginners. Makes coding VBA more accessible to non-programmers.
• Power Query – No coding knowledge required. Easily manipulate data in Excel and save queries for future use.

In the rest of the article you’ll find Excel automation tools for Python, SQL, Java, C#, C++, and D.

You may already know that Excel has the ability to record Macros. Macros allow users to record their actions in Excel, so that they can be easily repeated in the future.

Macros are saved as VBA code procedures. VBA is Excel’s built-in programming language (short for Visual Basic for Applications). VBA is stored in the Visual Basic Editor, which is built directly into Excel and other Microsoft Office software.

For an experienced Excel user, VBA is relatively easy to learn because of it’s integration with Excel. It’s also usually the best language to use when automating Excel. You can learn VBA with our completely free, interactive VBA Tutorial.

VBA – Macro Recorder (free)

The Macro Recorder records your actions as VBA code. Macros can be replayed to repeat your recorded task(s).

See the ‘Record a Macro’ section of our VBA Tutorial for instructions for recording Macros. Note: First, you may need to add the Developer Ribbon, you will find directions to do so on the VBA Tutorial page.

The Macro Recorder is a fantastic first step to automating Excel. However, you will quickly see that Macros have limitations. It can often by difficult or impossible to record Macros that work exactly the way you would like. The code often requires manual updates in order to function properly and some automation isn’t possible with the Macro Recorder.

This is where AutoMacro comes in….

VBA – AutoMacro

AutoMacro is an add-in that installs directly into the Visual Basic Editor.

AutoMacro contains four toolbars:

• Code Library – Easy access to 230+ commonly used code fragments. Learn More
• Code Generators – Generate procedures or other code blocks from scratch. Beginners can program complex procedures with very limited knowledge of VBA. Learn More
• Custom Code Library – Create and save your own code fragments for easy access and share with team members. Learn More
• Tools – A suite of coding tools for experienced developers. Learn More

AutoMacro was developed (by us at AutomateExcel) to allow anyone to code VBA with very limited coding knowledge, while also teaching basic concepts. However, it also has many powerful tools and time-saving features for more advanced programmers.

The Code Library makes it easy for anyone to create VBA code from scratch:

The Object Code Library in particular makes it easy for anyone to interact with Excel objects, while learning about the object structure:

We recommend that anyone interested in Excel automation should learn at least some VBA. Using AutoMacro will help decrease the learning curve.

Power Query / M (free)

Power Query is a free tool from Microsoft. Download Power Query

It’s used to extract, transform, and load data in Excel. Each step is stored in M (the language behind Power Query), so that your processes can easily be automated.

If you work with data, Power Query might be the most useful Excel tool to learn. Luckily it’s also relatively easy to learn Power Query compared to VBA or even Excel Formulas.

SQL – QueryStorm

SQL is a querying language used to interact with tables and databases.

QueryStorm is an Excel software package that allows you to make SQL queries on data stored in Excel. It also allows you to fetch data using .NET libraries and improves database connectivity.

It’s one of the coolest and best-designed Excel add-ins that we’ve seen. If you know SQL (or want to learn) and work with large data sets in Excel, you should try it.

Python – Multiple Tools

Python is a general purpose programming language with excellent support for scientific computation. It is popular among data scientists and web developers, and has found applications in finance, engineering, research and many other industries.

There are several recommended tools for using Python and Excel:

PyXLL embeds Python into Excel, enabling users to create fully featured Excel Add-Ins written in Python.

xlwings is a popular free and open-source library to program Excel with Python.

There are also other packages for interacting with Excel from Python: OpenPyXL and Pandas to name two.

Which Python tool to use?

The important question to ask is: Are you trying to use Python within Excel as a replacement to VBA or do you want to interact with Excel from within Python?

If you want to interact with Excel from Python, then the basic free Python Packages are probably fine. If you want to use Python to replace VBA within Excel then PyXLL is your best bet. xlwings is also an option if you want to use a free open-source solution.

PyXLL does a good job breaking down the various tools for Automating Excel with Python in this article.

Java – Jinx

Java is an object orientated class based programming language with excellent developer tools and a vast array of third party libraries. Its reported that over 3 billion devices currently run Java, with applications ranging from mobile phone apps to high frequency trading platforms and everything in between.

Jinx is an Excel Add-In that bridges Excel with Java and other JVM languages such as Scala and Kotlin, allowing you to create UDFs, macros, menus and more using Java. Jinx was created by the development team behind pyxll.

The Jinx/PyXLL development team also created a Java library for calling into Excel via COM using an open source package: com4j. The library can be found on GitHub.

C# / .NET – Excel-DNA (free)

.NET is a framework for programming Windows-based applications (and more). C# is a programming language that can be used with .NET to develop applications. Using C# and .NET you can create add-ins for Excel. Add-ins created with .NET can be much faster, stable, and complex than add-ins created with VBA.

From Excel-DNA’s website: Excel-DNA is an independent project to integrate .NET into Excel. With Excel-DNA you can make native (.xll) add-ins for Excel using C#, Visual Basic.NET or F#, providing high-performance user-defined functions (UDFs), custom ribbon interfaces and more. Your entire add-in can be packed into a single .xll file requiring no installation or registration.

One of the primary benefits of using Excel-DNA is that your add-in can be contained in a single .xll file. No installation is required, which is very useful when deploying solutions to in corporate environments that prohibit installations.

C++ – XLL Plus

C++ is a general purpose programming language.

XLL Plus is a toolkit to aid C/C++ programmers in the construction of Excel add-in libraries. According to their website it’s used by many of the top investment banks. It’s extremely expensive ($1,345 at the time of writing), so it’s not for casual users.

D – excel-d (free)

excel-D can be used to build Excel add-ins in the D language

Excel Automation FAQs

How to Automate Excel Spreadsheets?

You can automate Excel spreadsheets by writing Macros with the VBA programming language. Technically, you can record Macros without writing any code, but advanced automation will always require some code writing / editing.

What is Excel Automation?

Excel automation is programming Macros to automation tasks in Excel. Macros are typically written in the VBA programming language (included in Excel), but they can also be written in Python or other languages.

How to Automate Excel reports using Python or Java?

Excel reports are typically automated using the built-in programming language VBA. However, they can also be automated with Python, Java, or other languages. We recommend using PyXLL or Jinx to help with Python and Java automation in Excel.

Источник