Добавление данных в базу данных excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Пошаговые инструкции по вводу данных

Использование встроенной в Excel формы ввода данных – это быстрый и простой способ ввода данных в базу данных Excel.

Использование формы позволяет:

• начать новую таблицу базы данных или добавить новые записи в существующую
• прокручивать записи данных по одной за раз
• поиск записей, содержащих конкретную информацию
• редактировать или удалять отдельные записи по мере необходимости

Относится к версиям Excel 2016 и 2013.

О добавлении значка формы ввода данных на панель быстрого доступа

Форма ввода данных является одним из встроенных инструментов Excel. Чтобы использовать это все, что вам нужно сделать, это предоставить заголовки столбцов, которые будут использоваться в вашей базе данных, нажмите на значок формы, и Excel сделает все остальное.

Однако, чтобы сделать задачу более сложной, начиная с Excel 2007, Microsoft решила не включать значок «Форма» на ленте.

Первым шагом к использованию формы ввода данных является добавление значка формы на панель быстрого доступа, чтобы мы могли его использовать.

Это разовая операция. После добавления значок Форма остается доступным на панели быстрого доступа .

Поиск кнопки ввода данных

Панель быстрого доступа используется для хранения ярлыков для часто используемых функций в Excel. Здесь также можно добавить ярлыки к функциям Excel, которые недоступны на ленте.

Одной из таких функций является форма ввода данных.

Форма данных – это быстрый и простой способ добавления данных в таблицу базы данных Excel.

Однако по какой-то причине Microsoft решила не добавлять форму на одну из вкладок ленты, начиная с Excel 2007.

Ниже приведены шаги, которые покажут вам, как добавить значок формы на панель быстрого доступа .

Добавьте форму на панель быстрого доступа

1. Нажмите стрелку вниз в конце панели быстрого доступа , чтобы открыть раскрывающееся меню.
2. Выберите Дополнительные команды в списке, чтобы открыть диалоговое окно Настройка панели быстрого доступа .
3. Нажмите стрелку вниз в конце строки Выбрать команды , чтобы открыть раскрывающееся меню.
4. Выберите Все команды в списке, чтобы просмотреть все команды, доступные в Excel, на левой панели.
5. Прокрутите этот алфавитный список, чтобы найти команду Форма .
6. Нажмите кнопку Добавить между панелями команд, чтобы добавить команду Форма на Панель быстрого доступа .
7. Нажмите ОК .

Кнопка Форма теперь должна быть добавлена ​​на Панель быстрого доступа .

Добавление имен полей базы данных

Как упоминалось ранее, все, что нам нужно сделать, чтобы использовать форму ввода данных в Excel, это предоставить заголовки столбцов или имена полей, которые будут использоваться в нашей базе данных.

Самый простой способ добавить имена полей в форму – это ввести их в ячейки на рабочем листе. Вы можете включить до 32 имен полей в форму.

Введите следующие заголовки в ячейки с A1 по E1:

StudentID
Фамилия
Начальная
Возраст
Программа

Открытие формы ввода данных

Открытие формы ввода данных

1. Нажмите на ячейку A2, чтобы сделать ее активной.
2. Нажмите на значок формы , который был ранее добавлен на панель быстрого доступа.
3. Если щелкнуть значок формы, откроется окно сообщения из Excel, содержащее ряд параметров, связанных с добавлением заголовков в форму.
4. Поскольку мы уже ввели имена полей, которые мы хотим использовать в качестве заголовков, все, что нам нужно сделать, это нажать ОК в окне сообщения.
5. Форма, содержащая все имена полей, должна появиться на экране.

Добавление записей данных с формой

Добавление записей данных с формой

После того, как заголовки данных были добавлены в форму, добавление записей в базу данных – это просто ввод данных в правильном порядке в поля формы.

Примеры записей

Добавьте следующие записи в базу данных, введя данные в поля формы рядом с правильными заголовками. Нажмите кнопку Новая после ввода первой записи, чтобы очистить поля для второй записи.

StudentID : SA267-567
Фамилия : Джонс
Начальная страница : B.
Возраст : 21
Программа : языки
StudentID : SA267-211
Фамилия : Уильямс
Начальная буква : J.
Возраст : 19
Программа : Наука

При вводе данных, которые очень похожи, таких как идентификационные номера учеников (отличаются только цифры после тире), используйте функцию копирования и вставки, чтобы ускорить и упростить ввод данных.

Чтобы добавить оставшиеся записи в учебную базу данных, используйте форму для ввода остальных данных, найденных на изображении выше, в ячейки А4-Е11.

Добавление записей данных с формой (продолжение)

Чтобы добавить оставшиеся записи в учебную базу данных, используйте форму для ввода остальных данных, найденных здесь, в ячейки A4 – E11.

Использование инструментов данных формы

Основная проблема с базой данных – поддержание целостности данных по мере увеличения размера файла. Это требует:

• Исправление ошибок в данных или обновление отдельных записей.
• Удаление устаревших или дублирующих записей.

Форма ввода данных содержит несколько инструментов по правой стороне, что позволяет легко находить и исправлять или удалять записи из базы данных.

Эти инструменты:

• Кнопки Найти предыдущий и Найти следующий – они позволяют прокручивать вперед и назад по базе данных одну запись за раз.
• Кнопка Удалить – используется для удаления записей из базы данных.
• Кнопка Восстановить – эту кнопку можно использовать для отмены изменений в редактируемой записи. Иногда мы делаем неправильные изменения в записи или даже редактируем неправильную запись вообще. Если это так, кнопка восстановления может быть использована для отмены этих изменений.
• Примечание. кнопка Восстановить работает только в том случае, если в форме присутствует запись. Как только вы получаете доступ к другой записи или закрываете форму, кнопка восстановления становится неактивной.
• Кнопка Критерии позволяет искать записи в базе данных по определенным критериям, таким как имя, возраст или программа. Пример использования кнопки Критерии включен в следующий шаг учебника.

Поиск записей с использованием одного имени поля

Кнопка Критерии позволяет искать записи в базе данных, используя одно или несколько имен полей, таких как имя, возраст или программа.

Поиск записей с использованием одного имени поля

1. Нажмите кнопку Критерии в форме.
2. Нажатие на кнопку Критерии очищает все поля формы, но не удаляет данные из базы данных.
3. Нажмите на поле Программа и введите «Arts», так как мы хотим найти всех студентов, обучающихся по программе «Arts» в колледже.
4. Нажмите кнопку Найти далее . Запись для Х. Томпсон должна появиться в форме, как она зачислена в программу искусств.
5. Нажмите кнопку Найти далее во второй и третий раз, и записи Дж. Грэма и В. Хендерсона должны появиться одна за другой, поскольку они также зарегистрированы в программе «Искусство».

Следующий шаг этого руководства включает в себя пример поиска записей, которые соответствуют нескольким критериям.

Поиск записей с использованием нескольких имен полей

В этом примере мы будем искать всех студентов, которые в возрасте 18 лет и зарегистрированы в программе искусств в колледже. В форме должны отображаться только те записи, которые соответствуют обоим критериям.

1. Нажмите кнопку Критерии в форме.
2. Нажмите на поле age и введите 18.
3. Нажмите в поле Программа и введите Arts.
4. Нажмите кнопку Найти далее . Запись для Х. Томпсон должна появиться в форме, поскольку ей одновременно 18 лет и она зачислена в программу искусств.
5. Нажмите кнопку Найти далее во второй раз, и должна появиться запись Дж. Грэма, поскольку ему тоже 18 лет, и он зарегистрирован в программе «Искусство».
6. Нажмите кнопку Найти далее в третий раз, и запись Дж. Грэма все равно должна быть видна, поскольку нет других записей, соответствующих обоим критериям.

Запись для В. Хендерсона должна не отображаться в этом примере, поскольку, хотя он зарегистрирован в программе «Искусство», ему не исполнилось 18 лет, поэтому он не соответствует обоим критериям поиска.

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.