Добавить эти данные в модель данных excel в сводной таблице

Преимущества сводной по Модели Данных

При построении сводной таблицы в Excel в первом же диалоговом окне, где нас просят задать исходный диапазон и выбрать место для вставки сводной, есть внизу неприметная, но очень важная галочка — Добавить эти данные в Модель Данных (Add this data to Data Model) и, чуть выше, переключатель Использовать модель данных этой книги (Use Data Model of this workbook):

К сожалению, очень многие даже давно знакомые со сводными таблицами и успешно применяющие их в работе пользователи, порой не очень понимают смысл этих опций и никогда их не используют. И зря. Ведь создание сводной по Модели Данных даёт нам несколько очень важных преимуществ по сравнению с классической сводной таблицей Excel.

Однако, перед тем, как рассматривать эти «плюшки» вблизи, давайте сначала разберёмся с тем, что такое, собственно, эта Модель Данных?

Что такое Модель Данных

Модель Данных (сокращенно — МД или DM=Data Model) — это специальная область внутри файла Excel, куда можно где можно хранить табличные данные — одну или несколько таблиц связанных, при желании, между собой. По сути, это маленькая база данных (OLAP-куб), встроенная внутрь книги Excel. По сравнению с классическим хранением данных в виде обычных (или умных) таблиц на листах самого Excel, у Модели Данных есть несколько серьезных преимуществ:

• Размер таблиц может достигать 2 млрд. строк, а на лист Excel вмещается чуть больше 1 млн.
• Не смотря на гигантские размеры, обработка таких таблиц (фильтрация, сортировка, вычисления по ним, построение сводных и т.д.) выполняются очень быстро — гораздо быстрее, чем в самом Excel.
• С данными в Модели можно производить дополнительные (при желании — весьма сложные) вычисления с помощью встроенного языка DAX.
• Вся информация, загруженная в Модель Данных, очень сильно сжимается с помощью специального встроенного архиватора и весьма умеренно увеличивает размер исходного Excel-файла.

Управлением Моделью и вычислениями по ней занимается специальная встроенная в Microsoft Excel надстройка — Power Pivot, о которой я уже писал. Чтобы её включить, на вкладке Разработчик нажмите кнопку Надстройки COM (Developer — COM Add-ins) и поставьте соответствующую галочку:

Если вкладки Разработчик (Developer) у вас на ленте не видно, то включить её можно через Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). Если же в показанном выше окне в списке COM-надстроек у вас нет Power Pivot, то значит она не входит в вашу версию Microsoft Office

На появившейся вкладке Power Pivot будет большая салатового цвета кнопка Управление (Manage), нажатие на которую и откроет поверх Excel окно Power Pivot, где мы и увидим содержимое Модели Данных текущей книги:

Важное замечание по ходу: книга Excel может содержать только одну Модель Данных.

Грузим таблицы в Модель Данных

Для загрузки данных в Модель сначала превращаем таблицу в динамическую «умную» сочетанием клавиш Ctrl+T и даём ей понятное имя на вкладке Конструктор (Design). Это обязательный этап.

Затем можно использовать любой из трех способов, на выбор:

• Жмём кнопку Добавить в модель (Add to Data Model) на вкладке Power Pivot на вкладке Главная (Home).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). В этом случае по загруженным в Модель данным сразу строится ещё и сводная таблица.
• На вкладке Данные (Data) жмём на кнопку Из таблицы/диапазона (From Table/Range), чтобы загрузить нашу таблицу в редактор Power Query. Этот путь самый долгий, но, при желании, здесь можно произвести дополнительную зачистку данных, правки и всяческие трансформации, в которых Power Query очень силён.
  Затем причёсанные данные выгружаются в Модель командой Главная — Закрыть и загрузить — Закрыть и загрузить в… (Home — Close&Load — Close&Load to…). В открывшемся окне выбираем вариант Только создать подключение (Only create connection) и, главное, ставим галочку Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model).

Строим сводную по Модели Данных

Чтобы построить сводную Модели Данных можно использовать любой из трёх подходов:

• Нажать кнопку Сводная таблица (Pivot Table) в окне Power Pivot.
• Выбрать в Excel команды Вставка — Сводная таблица и переключиться в режим Использовать модель данных этой книги (Insert — Pivot Table — Use this workbook’s Data Model).
• Выбираем команды Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) и включаем флажок Добавить эти данные в Модель данных (Add this data to Data Model). Текущая «умная» таблица будет загружена в Модель и по всей Модели будет построена сводная таблица.

Теперь, когда мы разобрались с тем, как загружать данные в Модель Данных и строить по ним сводную, давайте изучем те выгоды и преимущества, которые нам это даёт.

Преимущество 1. Связи между таблицами без помощи формул

Обычная сводная может быть построена только по данным из одной исходной таблицы. Если же у вас их несколько, например, продажи, прайс, справочник по клиентам, реестр договоров и т.д., то сначала придется собирать данные из всех таблиц в одну с помощью функций типа ВПР (VLOOKUP), ИНДЕКС (INDEX), ПОИСКПОЗ (MATCH), СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и им подобных. Это долго, муторно и вгоняет ваш Excel в «задумчивость» при большом количестве данных.

В случае сводной по Модели Данных всё гораздо проще. Достаточно один раз настроить связи между таблицами в окне Power Pivot — и дело в шляпе. Для этого на вкладке Power Pivot жмём кнопку Управление (Manage) и затем в появившемся окне — кнопку Представление диаграммы (Diagram View). Останется перетащить общие (ключевые) названия столбцов (поля) между таблицами, чтобы создать связи:

После этого в сводной по Модели Данных можно закидывать в области сводной (строки, столбцы, фильтры, значения) любые поля из любых связанных таблиц — всё будет связываться и подсчитываться уже автоматически:

Преимущество 2. Подсчёт количества уникальных значений

Обычная сводная таблица даёт нам возможность выбрать одну из нескольких встроенных функций расчёта: сумму, среднее, количество, минимум, максимум и т.д. В сводной по Модели Данных к этому стандартному списку добавляется весьма полезная функция подсчёта количества уникальных (неповторяющихся значений). С её помощью, например, можно легко посчитать количество уникальных наименований товаров (ассортимент), который мы продаём в каждом городе.

Щёлкаем правой кнопкой мыши по полю — команда Параметры полей значений и на вкладке Операция выбираем Число разных элементов (Distinct count):

Преимущество 3. Свои формулы на языке DAX

Иногда в сводных таблицах приходится выполнять различные дополнительные вычисления. В обычных сводных это делается с помощью вычисляемых полей и объектов, а сводной по Модели Данных для этого используются меры на специальном языке DAX (DAX = Data Analysis Expressions).

Для создания меры выберите на вкладке Power Pivot команду Меры — Создать меру (Measures — New measure) или просто щёлкните правой кнопкой мыши по таблице в списке полей сводной и выберите Добавить меру (Add measure) в контекстном меню:

В открывшемся окне задаём:

• Имя таблицы, где созданная мера будет храниться.
• Название меры — любое понятное вам имя для нового поля.
• Описание — по желанию.
• Формула — самое главное, т.к. здесь мы либо вручную вписываем, либо жмём на кнопку fx и выбираем из списка функцию DAX, которая должна вычислять результат, когда мы потом забросим нашу меру в область Значений.
• В нижней части окна можно сразу задать для меры числовой формат в списке Категория.

Язык DAX не всегда прост для понимания, т.к. оперирует не отдельными значениями, а целыми столбцами и таблицами, т.е. требует некоторой перестройки мышления после классических формул Excel. Однако же, оно того стоит, ибо мощь его возможностей при обработке больших объемов данных трудно переоценить.

Преимущество 4. Свои иерархии полей

Часто при создании типовых отчётов приходится забрасывать в сводные таблицы одни и те же комбинации полей в заданной последовательности, например Год-Квартал-Месяц-День, или Категория-Товар, или Страна-Город-Клиент и т.п. В сводной по Модели Данных эта проблема легко решается созданием собственных иерархий — пользовательских наборов полей.

В окне Power Pivot переключитесь в режим диаграммы кнопкой Представление диаграммы на вкладке Главная (Home — Diagram View), выделите с Ctrl нужные поля и щёлкните по ним правой кнопкой мыши. В контекстном меню будет команда Создать иерархию (Create hierarchy):

Созданную иерархию можно переименовать и перетащить в неё мышью требуемые поля, чтобы потом в одно движение забрасывать их в сводную:

Преимущество 5. Свои наборы элементов

Продолжая идею предыдущего пункта, в сводной по Модели Данных можно создавать ещё и свои наборы элементов для каждого поля. Например, из всего списка городов можно легко сделать набор только из тех, которые входят в зону вашей ответственности. Или собрать в специальный набор только своих клиентов, свои товары и т.п.

Для этого на вкладке Анализ сводной таблицы в выпадающем списке Поля, элементы и наборы есть соответствующие команды (Analyze — Fields, Items & Sets — Create set based on row/column items):

В открывшемся окне можно выборочно удалить, добавить или поменять положение любых элементов и сохранить получившийся набор под новым именем:

Все созданные наборы будут отображаться в панели полей сводной таблицы в отдельной папке, откуда их можно свободно перетаскивать в области строк и столбцов любой новой сводной таблицы:

Преимущество 6. Выборочное скрытие таблиц и столбцов

Это хоть и небольшое, но весьма приятное в некоторых случаях преимущество. Щёлкнув правой кнопкой мыши по названию поля или по ярлычку таблицы в окне Power Pivot, можно выбрать команду Скрыть из набора клиентских средств (Hide from Client Tools):

Скрытый столбец или таблица пропадут из панели со списком полей сводной таблицы. Очень удобно, если вам требуется скрыть от пользователя некоторые вспомогательные столбцы (например, расчетные или столбцы с ключевыми значениями для создания связей) или даже целые таблицы.

Преимущество 7. Продвинутый drill-down

Если в обычной сводной таблице сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши по любой ячейке в области значений, то Excel выводит на отдельном листе копию фрагмента исходных данных, которые участвовали в расчёте этой ячейки. Это очень удобная штука, официально называющаяся Drill-down (на русском обычно говорят «провалиться»).

В сводной по Модели Данных этот удобный инструмент работает более тонко. Встав на любую интересующую нас ячейку с результатом, можно щёлкнуть по всплывающему рядом значку с лупой (он называется Экспресс-тенденции) и выбрать затем любое интересующее вас поле в любой связанной таблице:

После этого текущее значение (Модель = Explorer) уйдет в область фильтра, а сводная будет построена уже по офисам:

Само-собой, такую процедуру можно повторять многократно, последовательно углубляясь в ваши данные в интересующем вас направлении.

Преимущество 8. Преобразование сводной в функции кубов

Если выделить любую ячейку в сводной по Модели Данных и выбрать затем на вкладке Анализ сводной таблицы команду Средства OLAP — Преобразовать в формулы (Analyze — OLAP Tools — Convert to formulas), то вся сводная будет автоматически преобразована в формулы. Теперь значения полей в области строк-столбцов и результаты в области значений будут извлекаться из Модели Данных с помощью специальных функций кубов: КУБЗНАЧЕНИЕ и КУБЭЛЕМЕНТ:

Технически, это означает, что теперь мы имеем дело не со сводной, а с несколькими ячейками с формулами, т.е. спокойно можем делать с нашим отчетом любые преобразования недоступные в сводных, например, вставлять в середину отчета новые строки или столбцы, делать внутри сводной любые доп.вычисления, оформлять их любым желаемым образом и т.д.

При этом связь с исходными данными, само-собой, остается и в будущем эти формулы будут обновляться при изменении источников. Красота!

Ссылки по теме

• План-факт анализ в сводной таблице с Power Pivot и Power Query
• Сводная по таблице с многострочной шапкой
• Создание базы данных в Excel с помощью Power Pivot

Основное использование Power Pivot – это его способность управлять таблицами данных и связями между ними, чтобы облегчить анализ данных из нескольких таблиц. Вы можете добавить таблицу Excel в модель данных во время создания сводной таблицы или непосредственно из ленты PowerPivot.

Вы можете анализировать данные из нескольких таблиц, только если между ними существуют отношения. С Power Pivot вы можете создавать отношения из представления данных или представления схемы. Более того, если вы решили добавить таблицу в Power Pivot, вам также необходимо добавить отношения.

Добавление таблиц Excel в модель данных с помощью сводной таблицы

При создании сводной таблицы в Excel она основана только на одной таблице / диапазоне. Если вы хотите добавить больше таблиц в сводную таблицу, вы можете сделать это с помощью модели данных.

Предположим, у вас есть две таблицы в вашей книге –

• Один содержит данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

• Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Один содержит данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Вы можете суммировать продажи в зависимости от продавца, как указано ниже.

• Нажмите на таблицу – Продажа.

• Нажмите вкладку INSERT на ленте.

• Выберите Сводная таблица в группе Таблицы.

Нажмите на таблицу – Продажа.

Нажмите вкладку INSERT на ленте.

Выберите Сводная таблица в группе Таблицы.

Будет создана пустая сводная таблица с полями из таблицы продаж – Регион, Месяц и Сумма заказа. Как вы можете заметить, под списком полей сводной таблицы есть команда MORE TABLES .

• Нажмите на БОЛЬШЕ СТОЛОВ.

Нажмите на БОЛЬШЕ СТОЛОВ.

Откроется окно сообщения Создать новую сводную таблицу. Отображаемое сообщение: чтобы использовать несколько таблиц в анализе, необходимо создать новую сводную таблицу с помощью модели данных. Нажмите Да

Новая сводная таблица будет создана, как показано ниже –

Под полями сводной таблицы вы можете видеть две вкладки – ACTIVE и ALL .

• Нажмите вкладку ВСЕ.

• Две таблицы – Sales и Salesperson с соответствующими полями отображаются в списке полей сводной таблицы.

• Щелкните поле «Продавец» в таблице «Продавец» и перетащите его в область ROWS.

• Щелкните поле «Месяц» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ROWS.

• Щелкните поле «Сумма заказа» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ∑ ЗНАЧЕНИЯ.

Нажмите вкладку ВСЕ.

Две таблицы – Sales и Salesperson с соответствующими полями отображаются в списке полей сводной таблицы.

Щелкните поле «Продавец» в таблице «Продавец» и перетащите его в область ROWS.

Щелкните поле «Месяц» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ROWS.

Щелкните поле «Сумма заказа» в таблице «Продажи» и перетащите его в область ∑ ЗНАЧЕНИЯ.

Сводная таблица создана. В полях сводной таблицы появляется сообщение – могут потребоваться взаимосвязи между таблицами .

Нажмите кнопку СОЗДАТЬ рядом с сообщением. Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

• Под таблицей выберите Продажи.

• Под полем Column (Foreign) выберите Region.

• Под связанной таблицей выберите продавца.

• В поле « Связанный столбец (основной)» выберите «Регион».

• Нажмите ОК.

Под таблицей выберите Продажи.

Под полем Column (Foreign) выберите Region.

Под связанной таблицей выберите продавца.

В поле « Связанный столбец (основной)» выберите «Регион».

Нажмите ОК.

Ваша сводная таблица из двух таблиц на двух листах готова.

Кроме того, как заявил Excel при добавлении второй таблицы в сводную таблицу, сводная таблица была создана с использованием модели данных. Чтобы проверить, сделайте следующее –

• Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

• Нажмите « Управление» в группе «Модель данных». Появится представление данных Power Pivot.

Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

Нажмите « Управление» в группе «Модель данных». Появится представление данных Power Pivot.

Вы можете заметить, что две таблицы Excel, которые вы использовали при создании сводной таблицы, преобразуются в таблицы данных в модели данных.

Добавление таблиц Excel из другой книги в модель данных

Предположим, что две таблицы – Salesperson и Sales находятся в двух разных рабочих книгах.

Вы можете добавить таблицу Excel из другой книги в модель данных следующим образом:

• Нажмите на таблицу продаж.

• Нажмите вкладку INSERT.

• Нажмите Сводная таблица в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно « Создание сводной таблицы ».

Нажмите на таблицу продаж.

Нажмите вкладку INSERT.

Нажмите Сводная таблица в группе Таблицы. Откроется диалоговое окно « Создание сводной таблицы ».

• В поле Таблица / Диапазон введите Продажи.

• Нажмите на новый лист.

• Установите флажок Добавить эти данные в модель данных.

• Нажмите ОК.

В поле Таблица / Диапазон введите Продажи.

Нажмите на новый лист.

Установите флажок Добавить эти данные в модель данных.

Нажмите ОК.

Вы получите пустую сводную таблицу на новом листе только с полями, соответствующими таблице продаж.

Вы добавили данные таблицы продаж в модель данных. Затем вы должны получить данные таблицы Salesperson также в Data Model следующим образом:

• Нажмите на лист, содержащий таблицу продаж.

• Нажмите вкладку ДАННЫЕ на ленте.

• Нажмите Существующие подключения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

• Нажмите на вкладку Таблицы.

Нажмите на лист, содержащий таблицу продаж.

Нажмите вкладку ДАННЫЕ на ленте.

Нажмите Существующие подключения в группе Получить внешние данные. Откроется диалоговое окно «Существующие подключения».

Нажмите на вкладку Таблицы.

Под этой моделью данных рабочей книги отображается 1 таблица (это таблица продаж, которую вы добавили ранее). Вы также найдете две рабочие книги с таблицами в них.

• Нажмите «Продавец» в разделе «Salesperson.xlsx».

• Нажмите Открыть. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

• Нажмите на отчет сводной таблицы.

• Нажмите на новый лист.

Нажмите «Продавец» в разделе «Salesperson.xlsx».

Нажмите Открыть. Откроется диалоговое окно « Импорт данных ».

Нажмите на отчет сводной таблицы.

Нажмите на новый лист.

Вы можете видеть, что флажок – Добавить эти данные в модель данных отмечен и неактивен. Нажмите ОК.

Сводная таблица будет создана.

Как вы можете видеть, две таблицы находятся в модели данных. Возможно, вам придется создать связь между двумя таблицами, как в предыдущем разделе.

Добавление таблиц Excel в модель данных с ленты PowerPivot

Еще один способ добавления таблиц Excel в модель данных – сделать это с ленты PowerPivot .

Предположим, у вас есть две таблицы в вашей книге –

• Один, содержащий данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

• Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Один, содержащий данные о продавцах и регионах, которые они представляют, в таблице – продавец.

Другой, содержащий данные о продажах по регионам и месяцам, в таблице – Продажи.

Вы можете добавить эти таблицы Excel в модель данных, прежде чем выполнять какой-либо анализ.

• Нажмите на таблицу Excel – Продажи.

• Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

• Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы.

Нажмите на таблицу Excel – Продажи.

Нажмите вкладку POWERPIVOT на ленте.

Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы.

Появится окно Power Pivot с добавленной в него таблицей данных Salesperson. Далее на ленте в окне Power Pivot появляется вкладка – Связанная таблица.

• Нажмите на вкладку Связанная таблица на ленте.

• Нажмите на таблицу Excel: продавец.

Нажмите на вкладку Связанная таблица на ленте.

Нажмите на таблицу Excel: продавец.

Вы можете обнаружить, что отображаются имена двух таблиц, представленных в вашей рабочей книге, и выбрано имя продавца. Это означает, что таблица данных Salesperson связана с таблицей Excel Salesperson.

Нажмите Перейти к таблице Excel .

Откроется окно Excel с рабочим листом, содержащим таблицу Salesperson.

• Нажмите вкладку листа продаж.

• Нажмите на таблицу продаж.

• Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы на ленте.

Нажмите вкладку листа продаж.

Нажмите на таблицу продаж.

Нажмите Добавить в модель данных в группе Таблицы на ленте.

Таблица продаж Excel также добавлена ​​в модель данных.

Если вы хотите провести анализ на основе этих двух таблиц, как вам известно, вам нужно создать связь между этими двумя таблицами данных. В Power Pivot вы можете сделать это двумя способами:

• Из представления данных

• Из представления схемы

Из представления данных

Из представления схемы

Создание отношений из представления данных

Как вы знаете, в Data View вы можете просматривать таблицы данных с записями в виде строк и полей в виде столбцов.

• Нажмите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Создать отношение» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

Нажмите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

Нажмите «Создать отношение» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно « Создать связь ».

• Нажмите на Продажи в поле Таблица. Это таблица, с которой начинаются отношения. Как вам известно, столбец должен быть полем, присутствующим в связанной таблице Salesperson, содержащей уникальные значения.

• Нажмите на регион в поле столбца.

• Нажмите на продавца в поле Связанная связанная таблица.

Нажмите на Продажи в поле Таблица. Это таблица, с которой начинаются отношения. Как вам известно, столбец должен быть полем, присутствующим в связанной таблице Salesperson, содержащей уникальные значения.

Нажмите на регион в поле столбца.

Нажмите на продавца в поле Связанная связанная таблица.

Связанный связанный столбец автоматически заполняется регионом.

Нажмите кнопку Создать. Отношения созданы.

Создание отношений из представления схемы

Создание отношений из представления диаграммы относительно проще. Следуйте данным шагам.

• Перейдите на вкладку «Главная» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Вид диаграммы» в группе «Вид».

Перейдите на вкладку «Главная» в окне Power Pivot.

Нажмите «Вид диаграммы» в группе «Вид».

Представление схемы модели данных появится в окне Power Pivot.

• Нажмите на регион в таблице продаж. Регион в таблице продаж выделен.

• Перетащите в Регион в таблице Salesperson. Регион в таблице продавца также выделен. Линия появляется в направлении, которое вы перетащили.

• Из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется строка с указанием взаимосвязи.

Нажмите на регион в таблице продаж. Регион в таблице продаж выделен.

Перетащите в Регион в таблице Salesperson. Регион в таблице продавца также выделен. Линия появляется в направлении, которое вы перетащили.

Из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется строка с указанием взаимосвязи.

Как вы можете видеть, из таблицы Sales в таблицу Salesperson появляется линия, указывающая взаимосвязь и направление.

Если вы хотите знать поле, которое является частью отношения, щелкните по строке отношения. Строка и поле в обеих таблицах выделены.

Управление отношениями

Вы можете редактировать или удалять существующие отношения в модели данных.

• Перейдите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

• Нажмите «Управление отношениями» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно «Управление отношениями».

Перейдите на вкладку «Дизайн» в окне Power Pivot.

Нажмите «Управление отношениями» в группе «Отношения». Откроется диалоговое окно «Управление отношениями».

Будут отображены все отношения, существующие в модели данных.

Редактировать отношения

• Нажмите на Отношения.

• Нажмите кнопку Изменить . Откроется диалоговое окно « Редактировать отношения ».

Нажмите на Отношения.

Нажмите кнопку Изменить . Откроется диалоговое окно « Редактировать отношения ».

• Сделайте необходимые изменения в отношениях.

• Нажмите ОК. Изменения отражаются в отношениях.

Сделайте необходимые изменения в отношениях.

Нажмите ОК. Изменения отражаются в отношениях.

Чтобы удалить отношения

• Нажмите на Отношения.

• Нажмите на кнопку Удалить. Появится предупреждающее сообщение о том, как таблицы, на которые повлияло удаление отношения, повлияют на отчеты.

• Нажмите OK, если вы уверены, что хотите удалить. Выбранное отношение будет удалено.

Нажмите на Отношения.

Нажмите на кнопку Удалить. Появится предупреждающее сообщение о том, как таблицы, на которые повлияло удаление отношения, повлияют на отчеты.

Нажмите OK, если вы уверены, что хотите удалить. Выбранное отношение будет удалено.

Обновление данных Power Pivot

Предположим, вы изменили данные в таблице Excel. Вы можете добавить / изменить / удалить данные в таблице Excel.

Чтобы обновить данные PowerPivot, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку «Связанная таблица» в окне Power Pivot.

• Нажмите Обновить все.

Перейдите на вкладку «Связанная таблица» в окне Power Pivot.

Нажмите Обновить все.

Таблица данных обновляется с учетом изменений, внесенных в таблицу Excel.

Как вы можете заметить, вы не можете напрямую изменять данные в таблицах данных. Следовательно, лучше поддерживать ваши данные в таблицах Excel, которые связаны с таблицами данных, когда вы добавляете их в модель данных. Это облегчает обновление данных в таблицах данных, как и при обновлении данных в таблицах Excel.

The major use of Power Pivot is its ability to manage the data tables and the relationships among them, to facilitate analysis of the data from several tables. You can add an excel table to the Data Model while you are creating a PivotTable or directly from the PowerPivot Ribbon.

You can analyze data from across multiple tables only when relationships exist among them. With Power Pivot, you can create relationships from the Data View or Diagram View. Moreover, if you had chosen to add a table to the Power Pivot, you need to add a relationship as well.

Adding Excel Tables to Data Model with PivotTable

When you create a PivotTable in Excel, it is based only on a single table / range. In case you want to add more tables to the PivotTable, you can do so with the Data Model.

Suppose you have two worksheets in your workbook −

• One containing the data of salespersons and the regions they represent, in a table- Salesperson.

• Another containing the data of sales, region and month wise, in a table – Sales.

You can summarize the sales – salesperson-wise as given below.

• Click the table – Sales.

• Click the INSERT tab on the Ribbon.

• Select PivotTable in the Tables group.

An empty PivotTable with the fields from the Sales table – Region, Month and Order Amount will be created. As you can observe, there is a MORE TABLES command below the PivotTable Fields list.

• Click on MORE TABLES.

The Create a New PivotTable message box appears. The message displayed is- To use multiple tables in your analysis, a new PivotTable needs to be created using the Data Model. Click Yes

A New PivotTable will be created as shown below −

Under PivotTable Fields, you can observe that there are two tabs – ACTIVE and ALL.

• Click the ALL tab.

• Two tables- Sales and Salesperson, with the corresponding fields appear in the PivotTable Fields list.

• Click the field Salesperson in the Salesperson table and drag it to ROWS area.

• Click the field Month in the Sales table and drag it to ROWS area.

• Click the field Order Amount in the Sales table and drag it to ∑ VALUES area.

The PivotTable is created. A message appears in the PivotTable Fields – Relationships between tables may be needed.

Click the CREATE button next to the message. The Create Relationship dialog box appears.

• Under Table, select Sales.

• Under Column (Foreign) box, select Region.

• Under Related Table, select Salesperson.

• Under Related Column (Primary) box, select Region.

• Click OK.

Your PivotTable from the two tables on two worksheets is ready.

Further, as Excel stated while adding the second table to the PivotTable, the PivotTable got created with Data Model. To verify, do the following −

• Click the POWERPIVOT tab on the Ribbon.

• Click Manage in the Data Model group. The Data View of the Power Pivot appears.

You can observe that the two Excel tables that you used in creating the PivotTable are converted to data tables in the Data Model.

Adding Excel Tables from a Different Workbook to Data Model

Suppose the two tables – Salesperson and Sales are in two different workbooks.

You can add the Excel table from a different workbook to the Data Model as follows −

• Click the Sales table.

• Click the INSERT tab.

• Click PivotTable in the Tables group. The Create PivotTable dialog box appears.

• In the Table/Range box, type Sales.

• Click on New Worksheet.

• Check the box Add this data to the Data Model.

• Click OK.

You will get an empty PivotTable on a new worksheet with only the fields corresponding to the Sales table.

You have added the Sales table data to the Data Model. Next, you have to get the Salesperson table data also into Data Model as follows −

• Click on the worksheet containing Sales table.

• Click the DATA tab on the Ribbon.

• Click Existing Connections in the Get External Data group. The Existing Connections dialog box appears.

• Click on the Tables tab.

Under This Workbook Data Model, 1 table is displayed (This is the Sales table that you added earlier). You also find the two workbooks displaying the tables in them.

• Click Salesperson under Salesperson.xlsx.

• Click Open. The Import Data dialog box appears.

• Click on PivotTable Report.

• Click on New worksheet.

You can see that the box – Add this data to the Data Model is checked and inactive. Click OK.

The PivotTable will be created.

As you can observe the two tables are in the Data Model. You might have to create a relationship between the two tables as in the previous section.

Adding Excel Tables to Data Model from the PowerPivot Ribbon

Another way of adding Excel tables to Data Model is doing so from the PowerPivot Ribbon.

Suppose you have two worksheets in your workbook −

• One containing the data of salespersons and the regions they represent, in a table – Salesperson.

• Another containing the data of sales, region and month wise, in a table – Sales.

You can add these Excel tables to the Data Model first, before doing any analysis.

• Click on the Excel table — Sales.

• Click the POWERPIVOT tab on the Ribbon.

• Click Add to Data Model in the Tables group.

Power Pivot window appears, with the data table Salesperson added to it. Further a tab – Linked Table appears on the Ribbon in the Power Pivot window.

• Click on the Linked Table tab on the Ribbon.

• Click on Excel Table: Salesperson.

You can find that the names of the two tables present in your workbook are displayed and the name Salesperson is ticked. This means the data table Salesperson is linked to the Excel table Salesperson.

Click Go to Excel Table.

Excel window with worksheet containing Salesperson table appears.

• Click the Sales worksheet tab.

• Click the Sales table.

• Click Add to Data Model in the Tables group on the Ribbon.

The Excel table Sales is also added to the Data Model.

If you want to do analysis based on these two tables, as you are aware, you need to create a relationship between the two data tables. In Power Pivot, you can do this in two ways −

• From Data View

• From Diagram View

Creating Relationships from Data View

As you know that in Data View, you can view the data tables with records as rows and fields as columns.

• Click on the Design tab in the Power Pivot window.

• Click on Create Relationship in the Relationships group. The Create Relationship dialog box appears.

• Click on Sales in the Table box. This is the table from where the relationship starts. As you are aware, Column should be the field that is present in the related table Salesperson that contains unique values.

• Click on Region in the Column box.

• Click on Salesperson in the Related Linked Table box.

The Related Linked Column gets automatically populated with Region.

Click the Create button. The relationship is created.

Creating Relationships from Diagram View

Creating Relationships from Diagram View is relatively easier. Follow the given steps.

• Click the Home tab in the Power Pivot window.

• Click Diagram View in the View group.

The Diagram View of the Data Model appears in the Power Pivot window.

• Click on Region in Sales table. Region in Sales table is highlighted.

• Drag to Region in Salesperson table. Region in Salesperson table is also highlighted. A line appears in the direction you dragged.

• A line appears from the table Sales to the table Salesperson indicating the relationship.

As you can see, a line appears from the Sales table to the Salesperson table, indicating the relationship and the direction.

If you want to know the field that is a part of a relationship, click on the relationship line. The line and the field in both the tables are highlighted.

Managing Relationships

You can edit or delete an existing relationship in Data Model.

• Click the Design tab in the Power Pivot window.

• Click Manage Relationships in the Relationships group. The Manage Relationships dialog box appears.

All the relationships that exist in the Data Model are displayed.

To edit a relationship

• Click on a Relationship.

• Click the Edit button. The Edit Relationship dialog box appears.

• Make the required changes in the relationship.

• Click OK. The changes get reflected in the relationship.

To delete a relationship

• Click on a Relationship.

• Click on the Delete button. A warning message appears showing how the tables that are affected by deleting the relationship would affect the reports.

• Click OK if you are sure you want to delete. The selected relationship is deleted.

Refreshing Power Pivot Data

Suppose you modify the data in the Excel table. You can add / change / delete the data in the Excel table.

To refresh the PowerPivot data, do the following −

• Click the Linked Table tab in the Power Pivot window.

• Click Update All.

The data table is updated with the modifications made in the Excel table.

As you can observe, you cannot modify data in the data tables directly. Hence, it is better to maintain your data in Excel tables that are linked to the data tables when you add them to the Data Model. This facilitates updating the data in data tables as and when you update the data in Excel tables.

Excel может анализировать данные из многих источников. Но используете ли вы модель данных, чтобы облегчить себе жизнь? В этом посте вы узнаете, как создать сводную таблицу с использованием двух таблиц с помощью функции модели данных в Excel.

Что такое модель данных

Модель данных Excel позволяет загружать данные (например, таблицы) в память Excel. Он сохраняется в памяти, где вы его не видите. Затем вы можете указать Excel связать данные друг с другом с помощью общего столбца. Часть «Модель» модели данных относится к тому, как все таблицы соотносятся друг с другом.

Старая школа Excel Pro, используйте формулы для создания огромной таблицы, содержащей все данные для анализа. Им нужна эта большая таблица, чтобы сводные таблицы могли служить источником единой таблицы. Тем не менее, создавая отношения, вы избавляетесь от необходимости использовать формулы ВПР, СУММЕСЛИ, ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ. Другими словами, вам не нужно собирать все столбцы в одной таблице. Через отношения модель данных может получить доступ ко всей необходимой информации. Даже если он находится в нескольких местах или за таблицами. После создания модели данных Excel сохраняет данные в своей памяти. И, имея его в своей памяти, вы можете получить доступ к данным по-новому. Например, вы можете начать использовать несколько таблиц в одной сводной таблице.

Простая задача

Представьте, что ваш босс хочет иметь представление о продажах, но также хочет знать пол продавца. Ниже представлен набор данных, содержащий одну таблицу с продажами на человека и другую таблицу, содержащую продавцов и их пол. Чтобы проанализировать ваши данные, используйте формулу ПРОСМОТР и составьте большую таблицу, содержащую всю информацию. На следующем этапе вы можете использовать сводную таблицу для суммирования данных по полу.

Преимущества модели данных

Метод And before отлично подходит, когда вы работаете с очень небольшим количеством данных. Тем не менее, у использования функции модели данных в Excel есть преимущества. Вот некоторые преимущества:

1. Проверка и обновление формул может быть произвольной при работе с большим количеством таблиц. В конце концов, вам нужно убедиться, что все формулы заполнены до нужной ячейки. И после добавления новых столбцов формулы LOOKUP также необходимо расширить. Модель данных требует совсем немного времени при настройке , чтобы связать таблицу. При настройке используется общий столбец. Однако столбцы, которые вы добавляете позже, автоматически добавляются в модель данных.
2. Работа с большими объемами данных часто приводит к очень медленной работе листа из-за вычислений.. Однако модель данных корректно обрабатывает большие объемы данных , не замедляя работу вашей компьютерной системы.
3. Excel 2016 имеет ограничение в 1,048,576 строк. Однако количество строк, которые вы можете добавить в память модели данных, практически не ограничено . В 64-битной среде нет жестких ограничений на размер файла. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.
4. Если ваши данные находятся только в вашей модели данных, вы значительно сэкономите на размере файла .

Добавить данные в модель данных

Теперь вы узнаете, как добавлять таблицы в модель данных. Для начала убедитесь, что ваши данные находятся в таблице. Используя Power Query, вы можете легко загружать таблицы в модель данных.

• Щелкните вкладку Данные -> Щелкните ячейку в нужной таблице для импорта
• Выберите Из таблицы/диапазона

На главной вкладке редактора Power Query

• Выберите Close & Load -> затем Закрыть и загрузить в…

• Выберите Только создать соединение .
• Обязательно установите флажок Добавить эти данные в модель данных

Это добавляет данные в модель данных. Обязательно выполните эти действия для обеих таблиц .

Создание отношений между данными

После добавления данных в модель данных вы можете связать общие столбцы друг с другом. Чтобы создать связи между таблицами:

• Перейдите на вкладку Данные -> выберите Управление моделью данных

Откроется экран Power Pivot.

• Щелкните Представление диаграммы. Это дает вам обзор всех таблиц в модели данных.
• Затем свяжите общий столбец “Продавец” в первая таблица, со столбцом «Продавец» во второй таблице. Вы можете сделать это, щелкнув и перетащив один столбец на другой. Должна появиться связь.

Примечание : Когда вы устанавливаете связь между двумя столбцами, обычно в одном из столбцов указываются уникальные значения. Это называется отношением один-ко-многим . Наличие дубликатов с обеих сторон может привести к ошибке. Для сложных вычислений могут существовать отношения многие-ко-многим (например, в Power BI). Однако это слишком сложная задача, чтобы описать ее в этой статье. Если вас интересуют эти темы, обязательно исследуйте «Отношения« многие ко многим ».

Использование модели данных

Теперь мы подошли к самому интересному.. Чтобы использовать модель данных в сводной таблице, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку Вставить -> нажмите Pivot Таблица

Появится всплывающий экран «Создать сводную таблицу». Поскольку у вас есть модель данных, теперь вы можете выбрать использование ее в качестве источника данных.

• Нажмите Использовать модель данных этой книги

Теперь в полях сводной таблицы вы увидите все возможные источники данных для вашей сводной таблицы. Желтый значок базы данных в правом нижнем углу отмеченных таблиц показывает, что она является частью модели данных Excel.

Поскольку две таблицы связаны друг с другом, вы можете использовать поля из обеих таблиц в одной сводной таблице! Прочтите предыдущее предложение еще раз. Разве это не потрясающе ?? В примере ниже используются поля «Продажи» и «Продавец» из таблицы ProductSales, а поле «Пол» – из другой таблицы. И цифры по-прежнему верны!

Используя модель данных, вы можете анализировать данные из нескольких таблиц одновременно . И все это без использования формул ПРОСМОТР, СУММЕСЛИ или ИНДЕКС ПОИСКПОЗ для выравнивания исходной таблицы. Тем не менее, анализируемые данные также могут поступать из базы данных, текстового файла или облачного хранилища. Возможности безграничны.

Чтобы еще больше свести к минимуму использование формул LOOKUP, обратите внимание на Power Query. На моем сайте есть несколько статей об этом. Например, вы можете прочитать, как использовать Power Query для создания уникальных комбинаций или для преобразования столбцов с накоплением .

Я произвел некоторые преобразования и добавил еще несколько столбцов в свою модель данных.
Теперь мне нужно экспортировать эти данные в файл CSV из модели данных, как мне сделать это, Рик? У меня 7,5 миллионов записей.

Ответ

Привет, Рик! – Спасибо, что поделились!
У меня к вам вопрос, надеюсь, вы сможете ответить:
У меня есть файл CSV с 2 мил. строки (записи GL с транзакциями за каждый день). Я использую Power Query для подключения к файлу и добавления в Datamodel.
Если я ничего не сделаю, Datamodel должен обработать 2 миллиона. строк.
Если я сделаю группировку с агрегированием суммы в месяц в Power Query, тогда будет только 80 тысяч строк.
Будет ли это преимуществом, сделайте это быстрее в модели данных , чтобы использовать PowerQuery для такого агрегирования?

Ответ

Привет, Рик, спасибо за ответ. На данный момент я только пытаюсь создать информационный список. Хотя я понял это; когда я объединяю их в Power Query, он определяет уникальный ключ цветового кода и дает мне то, что я ищу. Большое спасибо!

Ответ

У меня есть 5 списков в Sharepoint на основе производственных частей, которые я хочу использовать в модели данных (сначала попробуйте это).

Я только начинаю с двух из них: «Основные части» и «Цветовые коды».. Я подтвердил, что столбец «Цветовой код» в списке «Цветовые коды» уникален (2000 уникальных кодов). В списке «Основные детали» около 1800 номеров деталей. Объединение происходит по «Цветовому коду», который есть в каждом списке. Когда я пытаюсь извлечь описание цвета из списка цветовых кодов, я получаю сообщение о том, что отчет сводной таблицы не помещается на листе – он пытается назначить каждый цветовой код каждому отдельному номеру детали, как будто нет реляционной связи между Столбцы цветового кода в каждом списке, но они явно есть в моей модели данных. Какие-либо предложения? На первом этапе кажется очевидным, что…

Ответ

Привет, Рик,
Ваша статья ясна, проста и легка для понимания.
Я прочитал много статей о модели данных и Power Pivot, но ваша статья действительно проста.
У меня к вам вопрос.
Я создал панель мониторинга в формате xlsb и вставил множество срезов, сводных таблиц и графики.
Две таблицы, из которых берутся данные, состоят из 200 тыс. строк, но они всегда растут неделя за неделей.
Каждую неделю мне приходится преобразовывать данные в таблицы, потому что источники таких данные разные (SAP, Coupa), и, кроме того, я вношу в них некоторые дополнительные изменения.
Теперь я заметил, что время загрузки модели данных слишком сильно увеличивается, и я ищу способ сделать запросы быстрее.
Я сохранил файл как xlsb. Я также удалил исходные данные (изначально я помещал таблицы в тот же файл, что и панель мониторинга на разных листах): после обновления исходных данных и обновления панели мониторинга я использую для удаления листов, на которых были исходные данные, чтобы уменьшить размер файла. На данный момент размер файла составляет 20 МБ (xlsb).
Основная проблема – время для загрузки модели данных. Все еще слишком много.
Я еще не использовал power query/pivot, потому что эта панель инструментов используется многими пользователями, и, если я хорошо помню, всем им следует активировать эту функцию, чтобы панель работала нормально. Это может быть очень сложно управлять.
Я уже пытался не использовать функции.
Исходный источник данных с множеством столбцов и все функции в нем сохранены в другом файле. Затем я помещаю в тот же файл, где находится панель управления, но на другом листе, только те столбцы, которые мне действительно нужны для работы.
Как сказано выше, после обновления сводных таблиц и графиков я удаляю исходные данные (сохраненные в другом файле Excel).

Итак, есть ли у вас предложения, чтобы ускорить запросы?
Спасибо,
Майкл

Ответить

Привет, Рик. Спасибо за то, что уделили время написанию этого.

Итак, я в основном застрял на том факте, что у меня есть рабочая книга, которая добавляет и вычисляет столбцы и меры.
Теперь … я хочу используйте эту модель данных в ДРУГОМ файле excel. Соединение должно обновляться автоматически, поскольку оба файла находятся на Sharepoint.

Мой вопрос заключается в том, могу ли я использовать вычисляемые столбцы и проводить измерения из одной «пустой» книги (модель данных) в другой книге, поэтому я можно создать там новую сводную таблицу.

Есть шансы?

Спасибо,

Сантьяго из Перу

Ответ

Привет, Рик,

Надеюсь, ты поможешь с моим вопросом. У меня есть данные, которые повторяются через годы. Я отметил это стрелкой на картинке. Вот ссылки на файл Excel.

https://www.dropbox.com/scl/fi/1xxmqyb9a0vwpj00mfkgj/Sample.xlsx?dl=0&rlkey=n2zc09cvc7gzxgv0p3g9kwi70

https://www.dropbox.com/s/hpcmtf6q1rfehwl/Capture.PNG?dl=0

https://www.dropbox.com/s/418zg5uupy6g3wj/Capture2.PNG? dl = 0

Стоимость печати должна быть указана только за один год, а не за три года. Все остальные данные верны: гонорар тренера, гонорар эксперта, плата за номер и плата за питание и питание.

Спасибо,
K

Ответить

У меня есть информационная панель, заполненная сводными таблицами, которые заполняются моделью данных. Я хочу включить срезы для фильтрации данных. Если я затем отправлю файл кому-то, у кого нет доступа к исходному источнику данных, будут ли срезы работать для этого человека? Или они получат ошибку, потому что Excel и модель данных больше не могут найти источник данных? (Я знаю, что они не могут обновить модель данных, я просто беспокоюсь о просмотре того, что я уже заполнил, прежде чем отправлять им)

Ответ

не работает для меня! В модели данных все дублируется между двумя таблицами! Итак, у меня есть 99 единичных строк в таблице 1 и 99 уникальных строк в таблице 2, так что есть отображение 1-1. Таблица первая. Я переместил один столбец из таблицы 1 в таблицу 2 и попытался объединить два, используя модель данных, и все, что он делает, повторяет 99 полей из таблицы 2 под ключом в таблице 1 – vlookups намного проще. Кроме того, у меня возникают всевозможные проблемы с памятью, поэтому он не так хорош, как vlookups для больших наборов данных.

Ответ

Так что в основном Excel становится больше похожим на Access?

Ответить

Это было моей мыслью, когда я узнал больше об этом инструменте, особенно после того, как увидел Отношения.

Ответ

Спасибо, отличная информация

Ответ

Одна важная вещь, которая мне нравится в моделях данных, – это дополнительные функции, которые вы можете использовать в сводных таблицах, особенно «Уникальные счетчики».

Ответ

Анализировать в Excel – Модель данных отсутствует в Excel – Сообщество Microsoft Power BI

Я точно знаю, что вы любите использовать сводные таблицы. Ведь так? Без сомнения, сводная таблица именно тот инструмент, который поможет помочь вам стать опытным пользователем Excel.

Когда дело доходит до анализа данных, быстрой и эффективной отчетности или представления обобщенных данных, ничто не может превзойти сводную таблицу. Она динамична и гибка.

Даже при сравнении формул и сводной таблицы понятно, что сводные таблицы проще в использовании и управлении.

Так к чему это я? Если вы хотите прокачать свои навыки Excel, нужно стать круче в сводных таблицах. И лучший способ — иметь список советов и приемов, которые вы точно сможете освоить. Давайте начнем.

Сначала прочтите это

• Во всем этом списке я использую слова «Вкладка Анализ» и «Вкладка Конструктор». Чтобы эти вкладки появились в ленте, сначала нужно щелкнуть по сводной таблице.
• Помимо этого обязательно скачайте пример файла ниже, чтобы сразу применять советы на практике.

Подготовка исходных данных для сводной таблицы

Когда вы собираетесь создать новую сводную таблицу, важно потратить несколько минут, чтобы просмотреть исходные данные и убедитесь, что все в порядке, и они готовы к работе.

1. Нет пустых столбцов и строк в исходных данных

Один из пунктов, которые вы должны контролировать в исходных данных, — это отсутствие пустых строк и столбцов. Если в исходнике есть пустая строка или столбец, то при создании сводной таблицы Excel будет принимать данные только до этой строки или столбца.

Поэтому убедитесь, что вы удалили эту пустую строку или столбец.

2. Нет пустых ячеек в столбце значений

Помимо пустой строки и столбца у вас не должно быть пустой ячейки в столбце, где у вас есть значения. Особенно, если вы собираетесь использовать этот столбец в качестве поля значения в сводной таблице.

Основная причина этой проверки в том, что если у вас есть пустая ячейка в столбце поля значений, Excel будет применять счет (количество) в сводной вместо суммы значений.

3. Данные должны быть в правильном формате

Исходные данные, использующиеся для создания сводной таблицы, должны быть в правильном формате. Предположим, у вас есть даты в столбце, но столбец отформатирован как текст. В этом случае Excel не сможет сгруппировать эти даты по месяцам или годам.

4. Используйте таблицу в качестве исходных данных

Прежде чем создавать сводную таблицу, вы должны преобразовать исходные данные в таблицу.

Таблица расширяется, когда вы добавляете в нее новые данные автоматически. Таким образом, нет необходимости обновлять исходный диапазон снова и снова.

1. Выберите ваши данные целиком или любую из ячеек.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + T.
3. Нажмите ОК.

Excel преобразует ваши данные в таблицу, а затем вы можете создать сводную таблицу с этими данными.

5. Удалить итоги из данных

И последнее, но не менее важное: обязательно удалите итоговую сумму из источника данных.

Причиной в следующем: если у вас есть исходные данные с общими итогами, Excel примет эти итоги в качестве значений, а значения в сводной таблице будут увеличены в два раза.

Совет: если вы применили таблицу в качестве источника данных, Excel не будет включать эту сумму при создании сводной таблицы.

Советы, которые помогут вам при создании сводной таблицы

Как только вы привели исходные данные в порядок, создание сводной таблицы — это пара пустяков. Но…

Я перечислил некоторые важные моменты, которые можете использовать при создании сводной таблицы.

1. Рекомендуемые сводные таблицы

Во вкладке «Вставка» есть опция «Рекомендуемые сводные таблицы». Когда вы нажимаете эту кнопку, Excel показывает набор сводных таблиц, подходящих к имеющимся у вас данным.

Эта опция может вам пригодится, когда у вас сложный набор данных.

2. Создание сводной таблицы из быстрого анализа

В Excel есть инструмент под названием «Быстрый анализ», который похож на быструю панель инструментов, которая появляется всякий раз, когда вы выбираете данные. С помощью этого инструмента вы можете создать сводную таблицу.

Быстрый анализ ➜ Таблицы ➜ Сводная таблица.

3. Внешняя рабочая книга как источник сводной таблицы

Это один из самых полезных советов из этого списка, который я хочу, чтобы вы начали использовать в дальнейшем.

Предположим, вы хотите создать сводную таблицу из книги, которая находится в другой папке, и вы не хотите добавлять данные из этой книги на свой текущий лист. Как тогда связать эти файлы? Вот, что нужно сделать:

• В диалоговом окне создания сводной таблицы выберите «Использовать внешний источник данных».

• После этого перейдите на вкладку «Выбрать подключение», нажмите «Найти другие».

• Найдите файл, который вы хотите использовать и выберите его.
• Нажмите ОК.
• Теперь выберите лист, на котором у вас есть данные.

• Нажмите ОК (дважды).

Теперь вы можете создать сводную таблицу со всеми параметрами полей из внешнего исходного файла.

4. Мастер сводных таблиц и диаграмм

Вместо создания сводной таблицы на вкладке «Вставка» вы также можете использовать «Мастер сводных таблиц и диаграмм».

Единственное, что мне нравится в мастере, — это возможность объединить несколько таблиц перед созданием сводной таблицы.

Чтобы открыть мастер нужно:

• Щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды».

• На вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа.

• Вот так выглядит значок после добавления

5. Поиск полей

Есть проблема, с которой мы все сталкиваемся при создании сводной таблицы с очень большим количеством данных, приходится искать нужно поле прежде, чем вставить его. Вы можете быстро находить нужные поля, не используя прокрутку, благодаря новой функции поиска в сводной таблице (с Excel 2016).

Когда вы начинаете вводить текст в поле поиска, он начинает фильтровать столбцы.

6. Измените стиль окна поля сводной таблицы

Существует опция, которую вы можете использовать для изменения стиля окна «Поля сводной таблицы».

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите стиль, который вы хотите применить.

7. Порядок сортировки вашего списка полей

Если у вас большой набор данных, вы можете отсортировать список полей, используя порядок от A до Я, чтобы вам было легче найти необходимые поля.

Нажмите на значок шестеренки в правом верхнем углу и выберите «Сортировать от А до Я». По умолчанию поля сортируются по исходным данным.

8. Скрыть / Показать список полей

Со мной случается так, что когда я создаю сводную таблицу и снова нажимаю на нее, в правой части отображается «Список полей». Это происходит каждый раз, когда я нажимаю на сводную таблицу. Что ж, лучший способ избежать этого — отключить «Список полей».

Для этого вам просто нужно нажать кнопку «Список полей» на вкладке Анализ.

9. Наименование сводной таблицы

После того, как вы создадите сводную таблицу, я думаю, что вам нужно сделать следующее: назвать ее.

Для этого вы можете перейти на вкладку «Анализ» ➜ «Сводная таблица» и затем ввести новое имя.

10. Создайте сводную таблицу в Excel Online версии

Недавно в онлайн-приложении Excel (ограниченные параметры) была добавлена ​​возможность создания сводной таблицы.

Это так же просто, как создать сводную таблицу привычном Excel:

• На вкладке «Вставка» нажмите кнопку «Сводная таблица»
• Затем выберите диапазон данных источника

• Укажите лист, куда вы хотите вставить таблицу
• Нажмите ОК.

11. Код VBA для создания сводной таблицы в Excel

Если вы хотите автоматизировать процесс создания сводной таблицы, вы можете использовать для этого код VBA.

Вы можете скачать файл с исходными данными и кодом макроса, работа которого проиллюстрирована выше.

Форматирование сводной таблицы как PRO

Мы часто используем сводные таблицы в качестве отчетов. Excel должен знать параметры форматирования, которые помогут вам преобразовать вашу сводную таблицу по умолчанию.

1. Изменение стиля сводной таблицы или создание нового стиля

В сводной таблице есть несколько стандартных стилей в Excel, которые можно применить одним щелчком мыши. На вкладке Конструктор вы можете найти «Стили сводной таблицы». Раскрыв это поле, вы можете просто выбрать стиль, который вам понравится.

Если вы хотите создать новый стиль, индивидуальный, вы можете сделать это, используя опцию «Создать стиль сводной таблицы».

После того, как вы сделали свой собственный стиль, сохраните его для дальнейшего использования.

2. Сохраняйте форматирование ячеек при обновлении сводной таблицы

Это нужно делать с каждой созданной вами сводной таблицей.

• Щелкните правой кнопкой мыши по сводной таблице и перейдите к параметрам сводной таблицы

• Отметьте «Сохранять форматирование ячеек при обновлении».

Преимущество этих опций заключается в том, что при обновлении сводной таблицы вы не потеряете имеющееся у вас форматирование.

3. Отключите автоматическое обновление ширины сводной таблицы

Для этого перейдите в «Параметры сводной таблицы» и снимите флажок «Автоматически изменять ширину столбцов при обновлении».

Нажмите ОК после этого.

4. Повторите подписи элементов

Когда вы используете более одного элемента в сводной таблице, вы можете просто повторить подписи. Это позволяет легко понять структуру сводной таблицы. Вот следующие шаги:

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Найдите кнопку «Макет» ➜ «Макет отчета» ➜ «Повторять все подписи элементов».

5. Форматирование значений

В большинстве случаев вам нужно форматировать значения после создания сводной таблицы. Например, если вы хотите изменить количество десятичных знаков в числах. Все, что вам нужно сделать, это выбрать столбец значений и открыть «Формат ячеек».

В этой опции вы можете изменить количество десятичных знаков и другие.

6. Изменить стиль шрифта

Одна из моих любимых особенностей форматирования — это изменение стиля шрифта для сводной таблицы. Вы можете использовать опцию форматирования, но самый простой способ это сделать — перейти на вкладку «Главная».

Выберите всю сводную таблицу, а затем выберите стиль шрифта.

7. Скрыть/показать промежуточные итоги

Когда вы добавляете в сводную таблицу более чем одно поле, появляются промежуточные итоги. Но иногда нет необходимости их показывать.

В такой ситуации вы можете скрыть их, выполнив следующие действия:

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Перейдите в Макет ➜ Промежуточные итоги ➜ Не показывать промежуточные суммы.

8. Скрыть / показать общий итог

Так же, как промежуточные итоги, вы можете скрывать и показывать общие итоги. Ниже приведены простые шаги, чтобы сделать это.

• Нажмите на сводную таблицу и перейдите на вкладку Конструктор.
• Выберите «Макет» ➜ «Общие итоги» ➜ «Отключить для строк и столбцов».

9. Два формата чисел в одной сводной таблице

В обычной сводной таблице у нас есть единственный формат значений в столбце значений. Но есть несколько ситуаций, когда вам нужны разные форматы в одной сводной таблице, как показано ниже.

Для этого вам нужно использовать пользовательское форматирование.

10. Применение темы к сводной таблице

В Excel есть стандартные цветовые темы, которые можно использовать со сводными таблицами. Перейдите на вкладку «Разметка страницы» и нажмите на выпадающий список «Темы».

Существует более 32 тем, которые вы можете применить одним щелчком мыши. Также вы можете сохранить текущий стиль форматирования в качестве темы.

11. Изменение макета сводной таблицы

Для каждой сводной таблицы можно выбрать макет. В Excel (после версии 2007) есть три разных макета.

На вкладке «Конструктор» перейдите к «Макету» ➜ «Макет отчета» и выберите макет, который вы хотите применить.

12. Чередующиеся строки и столбцы

Первое, что я делаю, когда создаю сводную таблицу, применяю «Чередующиеся строки и столбцы». Для этого перейдите на вкладку «Конструктор» и отметьте галочкой «Чередующиеся столбцы» и «Чередующиеся сроки».

Фильтрация данных в сводной таблице

Что делает сводную таблицу одним из самых мощных инструментов анализа данных? Это фильтры.

Опции, которые я перечислил, могут выжать больше из сводной таблицы.

1. Отключить / включить фильтры

Как и с обычным фильтром, вы можете включать и выключать фильтры в сводной таблице.

На вкладке «Анализ» можно нажать кнопку «Заголовки полей», чтобы включить или выключить фильтры.

2. Сохранить отфильтрованные значения

Если вы хотите использовать значения в ячейках, полученные после применения фильтра, нужно сделать следующее:

• Примените фильтр к таблице
• Щелкните правой кнопкой мыши
• Перейдите в Фильтр
• Выберите «Сохранить только выделенные элементы

3. Скрыть выделенные элементы

Отфильтрованные значения можно не только сохранить, но и скрыть.

Для этого перейдите в «Фильтр» и после этого выберите «Скрыть выделенные элементы».

4. Фильтр по подписи и значению

Помимо обычных фильтров, вы можете использовать фильтр по подписи и значению. Можно вводить определенное значение или использовать критерии для фильтрации.

Фильтр по подписи:

Фильтр по значению:

5. Используйте фильтры подписи и значений вместе

Как я уже говорил в предыдущем пункте, можно выбрать фильтр по подписи или по значению. Но вы можете активировать опцию, чтобы использовать оба этих фильтра вместе.

• Прежде всего, откройте «Параметры сводной таблицы» и перейдите на вкладку «Итоги и фильтры».
• Отметьте «Разрешить несколько фильтров для поля».

• После этого нажмите ОК.

6. Фильтр 10 первых значений

Один из моих любимых параметров в фильтрах — фильтровать «10 лучших значений». Этот параметр фильтра полезен при создании мгновенного отчета.

Для этого вам нужно перейти к «Фильтру по значению», нажать «Первые 10», а затем нажать «ОК».

7. Фильтруйте из окна «Поля сводной таблицы»

Если вы хотите фильтровать при создании сводной таблицы, вы можете сделать это из окна «Поля сводной таблицы».

Чтобы отфильтровать значения, вы можете нажать на стрелку вниз с правой стороны и отфильтровать значения, как вам нужно.

8. Добавить срез

Одна из лучших фишек, которую я нашел для фильтрации данных в сводной таблице, — это использование среза. Все, что нужно для вставки среза:

• Перейдите на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажмите кнопку «Вставить срез»

• После этого выберите поле, для которого вы хотите вставить срез
• Нажмите кнопку ОК.

9. Форматирование среза и других параметров

Вставив срез, вы можете изменить его стиль и формат:

• Выберите срез и перейдите на вкладку «Параметры»
• В «Стилях среза» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки: нажмите кнопку «Настройка среза», чтобы открыть окно настроек.

Изменяйте настройки, как вам нужно, и нажмите ОК в конце.

10. Один срез для всех сводных таблиц

Когда вы работаете с несколькими сводными таблицами, сложно контролировать их все. Но если вы подключите к ним один срез, вы сможете без усилий управлять ими.

Следуйте этим шагам:

• Прежде всего, вставьте срез.
• Щелкните правой кнопкой мыши на срезе и выберите «Подключения к отчетам».

• В диалоговом окне выберите все таблицы и нажмите ОК.

Теперь вы можете просто отфильтровать все сводные таблицы с помощью одного среза.

11. Добавить временную шкалу

В отличие от среза, временная шкала — это специальный инструмент фильтрации дат, и он намного мощнее, чем обычный фильтр.

Чтобы вставить шкалу, все, что вам нужно сделать:

• Перейти на вкладку «Анализ»
• В группе «Фильтр» нажать кнопку «Вставить временную шкалу».

• После этого выберите «Дата» и нажмите OK.

12. Форматирование временной шкалы

После того, как вы вставите временную шкалу, вы можете изменить ее стиль и формат.

• Выберите шкалу и перейдите на вкладку «Параметры».
• В «Стилях временной шкалы» щелкните раскрывающийся список и выберите стиль, который хотите применить.

Помимо стилей, вы можете изменить настройки на этой же вкладке:

13. Фильтр с использованием подстановочных знаков

Вы можете использовать символы подстановки во всех параметрах фильтра, где вам нужно ввести значение для фильтрации.

Посмотрите на приведенный ниже пример, где я использовал звездочку для фильтрации значений, начинающихся с цифры 1.

14. Очистить все фильтры

Если вы применили фильтры к нескольким полям, вы можете удалить все эти фильтры на вкладке «Анализ» ➜ «Действия» ➜ «Очистить» ➜ «Очистить фильтры».

Как улучшить сводную таблицу

Работать с сводной таблицей будет проще, если вы будете знать советы, которые я дал выше. Советы же этого раздела помогут вам экономить более 2 часов каждую неделю.

1. Обновить сводную таблицу вручную

Сводные таблицы динамичны. Поэтому, когда вы добавляете новые данные или обновляете исходные, вам необходимо обновить и сводную.

Обновить сводную таблицу очень просто:

• Первый способ: щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите «Обновить».

• Второй способ: перейдите на вкладку «Анализ» и нажмите кнопку «Обновить».

2. Обновлять сводную таблицу при открытии файла

В Excel есть простая опция, которую вы можете активировать и заставить сводную таблицу обновляться автоматически при каждом открытии книги. Для этого нужно сделать:

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и перейдите к «Параметры сводной таблицы».
• После этого перейдите на вкладку «Данные» и отметьте галочкой «Обновить при открытии файла».

• В конце нажмите ОК.

Теперь каждый раз, когда вы открываете книгу, эта сводная таблица будет обновляться мгновенно.

3. Обновлять данные через определенный интервал времени

Если вы хотите обновлять свою сводную таблицу автоматически после определенного интервала, тогда этот совет для вас.

Как это сделать?

• Прежде всего, при создании сводной таблицы в окне «Создание сводной таблицы» установите флажок «Добавить эти данные в модель данных».

• Как только вы создадите сводную таблицу, выберите любую из ячеек и перейдите на вкладку «Анализ».
• Далее выберите «Данные» ➜ «Источник данных» ➜ «Свойства подключения».

• Теперь в «Свойствах подключения» на вкладке «Использование» отметьте галочкой «Обновлять каждые» и введите минуты.

• В конце нажмите ОК.

Теперь после определенного периода, который вы ввели, ваша сводная будет автоматически обновляться.

4. Заменить ошибки значением

Когда у вас есть ошибки в исходных данных, они отражаются и в сводной таблице, это совсем нехорошо. Лучший способ — заменить эти ошибки определенным значением.

• Прежде всего, щелкните правой кнопкой мыши на своей сводной таблице и откройте ее параметры.
• Теперь в «Макет и формат», отметьте «Для ошибок отображать» и введите значение в поле ввода.

• Нажмите ОК.

Теперь вместо ошибок у вас будет указанное вами значение.

5. Замените пустые ячейки

Допустим, у вас есть свод данных о продажах, и есть пустые ячейки. Человек, который не знает, почему эти клетки пустые, может спросить вас об этом. Так что лучше заменить его понятным словом.

Для этого нужно выполнить:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице и откройте ее параметры.
• В «Макет и формат», отметьте галочкой «Для пустых ячеек отображать» и введите значение в поле ввода.

• В конце нажмите ОК.

Теперь вместо пустых ячеек у вас будет указанное вами значение.

6. Определите числовой формат

Чтобы быстро поменять формат чисел, необходимо сделать следующее:

• Щелкните правой кнопкой мыши на вашей сводной таблице
• Теперь выберите «Числовой формат»

• В открывшемся окне найдите нужный вам формат
• Нажмите ОК

7. Добавьте пустую строку после каждого элемента

Предположим, что у вас есть большая сводная таблица. Для лучшей читабельности можно вставить пустую строку после каждого элемента.

• Выберите сводную таблицу и перейдите на вкладку «Конструктор».
• Далее «Макет» ➜ «Пустые строки» ➜ «Вставить пустую строку после каждого элемента».

8. Перетащите элементы в сводную таблицу

Когда у вас длинный список элементов, вы можете располагать их в произвольном порядке, просто перетаскивая их мышью.

9. Создание множества сводных таблиц из одной

Предположим, вы создали сводную таблицу на основе месячных данных о продажах и использовали продукты в качестве фильтра отчетов. С опцией «Отобразить страницы фильтра отчетов» вы можете создать несколько листов со сводными таблицами для каждого продукта.

Допустим, если у вас есть 4 продукта в сводной, вы можете создать 4 различных рабочих листа одним щелчком мыши.

Как это сделать:

• Выберите свою таблицу и перейдите на вкладку Анализ
• Перейдите в сводную таблицу ➜ Параметры ➜ Отобразить страницы фильтра отчета

Теперь у вас есть четыре сводные таблицы на четырех отдельных листах.

10. Вариант расчета стоимости

Когда вы добавляете данные в поле значения, он показывает Сумму или Количество, но есть несколько вариантов для вычисления:

• Выберите ячейку в столбце значений и щелкните правой кнопкой мыши
• Откройте «Параметры поля значений»

• Выберите тип расчета из списка, который вы хотите отобразить в сводной таблице.

11. Столбец с нарастающим итогом в сводной таблице

Допустим, у вас есть данные продаж по кварталам, но для расчета годовой премии необходимо видеть сумму нарастающим итогом.

Вот шаги:

• Добавьте Сумму два раза в поле Значение
• Щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Параметры поля значений».
• В раскрывающемся списке «Дополнительные вычисления» выберите «С нарастающим итогом в поле».

• В конце нажмите ОК.

12. Добавить ранги в сводную таблицу

Ранжирование дает вам отличный способ анализа. Для вставки столбца ранга в сводную таблицу необходимо:

• Прежде всего, вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля нему правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «Ранг от самого большого до самого маленького».

• Нажмите ОК.

13. Добавьте долю в процентах

У вас есть сводная таблица с данными продаж. Вы хотите рассчитать процентную долю всех продуктов в общем объеме продаж.

Для этого нужно:

• Вставьте одно и то же поле данных дважды в сводную таблицу.
• Щелкните по столбцу второго поля правой кнопкой мыши и откройте «Параметры поля значений».
• Перейдите на вкладку «Дополнительные вычисления» и выберите «% от общей суммы».

• Нажмите ОК.

14. Переместите сводную таблицу на новый лист

При создании сводной таблицы Excel может добавить ее на существующий или новый лист. А что если нужно переместить уже существующую таблицу на новый лист?

Для этого перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Действия ➜ Переместить.

15. Отключить GetPivotData

Бывают ситуации, когда вам нужно сослаться на ячейку в сводной. При этом может возникнуть проблема, потому что когда вы ссылаетесь на ячейку в сводной таблице Excel, автоматически используйте функцию GetPivotData. Лучше всего отключить ее, и вот шаги:

• Перейдите на вкладку «Файл» ➜ «Параметры».
• Далее к пункту «Формулы» ➜ «Работа с формулами» и снимите флажок «Использовать функции GetPivotData для ссылок в сводной таблице».

Вы также можете использовать код VBA для этого:

Sub deactivateGetPivotData()
Application.GenerateGetPivotData = False
End Sub

16. Группы даты в сводной таблице

Представьте, что вы хотите создать сводную таблицу с разбивкой по месяцам, но в ваших данных есть только даты. В этой ситуации можно добавить дополнительный столбец для месяцев.

Но лучший способ — воспользоваться методом группировки дат в сводной таблице, вспомогательный столбец будет не нужен.

Используйте следующие шаги:

• Сначала вам нужно вставить дату в качестве элемента строки в сводную таблицу.

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».

• Выберите «Месяц» и нажмите «ОК».

Excel сгруппирует все даты в месяцы.

17. Группировка числовых данных

Как и даты, вы также можете группировать числовые значения. Шаги просты:

• Щелкните правой кнопкой мыши на сводной таблице и выберите «Группировать…».
• Введите значения для создания диапазона групп, поле «с шагом» и нажмите «ОК».

18. Группировка столбцов

Чтобы сгруппировать столбцы так же, как строки, вы можете использовать те же шаги. Но вам нужно сначала выбрать заголовок столбца.

19. Разгруппировать строки и столбцы

Если вам не нужны группы в сводной таблице, вы можете просто разгруппировать ее, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Разгруппировать».

20. Использование расчета в сводной таблице

Чтобы стать продвинутым пользователем сводной таблицы, вы должны научиться создавать вычисляемое поле. В приведенной ниже сводной таблице вам нужно создать новые данные, умножив поле данных на 10.

В этой ситуации вместо создания отдельного столбца в сводной таблице можно вставить вычисляемое поле.

21. Список используемых формул

После того, как вы добавили вычисляемое поле в сводную таблицу, вы можете увидеть список используемых в ней формул.

Для этого просто перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Вычисления ➜ Поля, элементы и наборы ➜ Вывести формулы.

Вы сразу получите новый лист со списком формул, используемых в сводной таблице.

22. Получить список уникальных значений

Если у вас есть повторяющиеся значения в вашей дате, вы можете использовать сводную таблицу, чтобы получить список уникальных значений.

• Прежде всего, вам нужно вставить сводную таблицу, а затем добавить столбец, в котором у вас есть повторяющиеся значения, в качестве поля строки.
• После этого скопируйте это поле и вставьте его как значения.
• Теперь список, который у вас есть в качестве значений, представляет собой список уникальных значений.

Мне нравится использование сводной таблицы для проверки уникальных значений тем, что она настраивается один раз.

23. Показать элементы без данных

Допустим, у вас есть записи в ваших исходных данных, где нет значений или нулевых значений. Вы можете активировать опцию «Отображать пустые элементы».

• Щелкните правой кнопкой мыши на поле и откройте «Параметры поля».
• Перейдите в «Разметка и печать» и отметьте «Отображать пустые элементы» и нажмите «ОК».

Все элементы, у которых нет данных, будут показаны в сводной таблице.

24. Отличие от предыдущего значения

Это один из моих любимых трюков сводной таблицы. Вы можете создать столбец, в котором будет отображаться отличие текущих значений от предыдущего значения.

Допустим, у вас есть таблица с месячными значениями, вы можете добавить столбец значений разницы за предыдущий месяц, как показано ниже.

Вот шаги:

• Добавите столбец, в котором у вас есть данные, дважды в поле значения.

• После этого для второго поля откройте «Параметры поля значений» и «Дополнительные вычисления».
• Теперь из выпадающего списка выберите «Отличие» и выберите «Кварталы» и «(назад)» в Элемент.
• В конце нажмите ОК.

Excel мгновенно преобразует столбец значений в столбец с отличием от предыдущего.

25. Отключить отображение деталей

Если дважды щелкнуть ячейку значения в сводной таблице, она покажет данные «скрытые» за этим значением.

Это удобно, но не всегда нужно. Поэтому вы можете отключить эту функцию при необходимости. Все, что вам нужно сделать, это открыть параметры сводной таблицы и перейти на вкладку «Данные» и снять флажок «Разрешить отображение деталей».

26. Сводная таблица в PowerPoint

Ниже приведены простые шаги для вставки сводной таблицы в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную таблицу и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне выберите «Объект Microsoft Excel» и нажмите «ОК».
• Чтобы внести изменения в сводную таблицу, необходимо дважды щелкнуть по ней.

27. Добавить сводную таблицу в документ Word

Чтобы добавить сводную таблицу в Microsoft Word, необходимо выполнить те же действия, что и в PowerPoint.

28. Развернуть / свернуть заголовки полей

Если у вас есть более одного поля в строке или столбце, вы можете развернуть или свернуть внешние поля.

Вам нужно нажать на кнопку «+», чтобы развернуть, и кнопку «-«, чтобы свернуть.

Чтобы развернуть или свернуть все группы за один раз, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать опцию.

29. Скрыть / показать кнопки

Если вам не нужны кнопки для разворачивания и сворачивания групп, вы можете скрыть их.

30. Считать только числа

В сводной таблице есть опция, в которой вы можете посчитать количество ячеек с числовым значением.

Для этого все, что вам нужно сделать, это открыть «Параметры поля значений» и выбрать «Количество чисел» в Операциях, а затем нажать «ОК».

31. Сортировка элементов

Да, вы можете сортировать по соответствующим значениям. Все, что вам нужно сделать:

• Открыть фильтр и выбрать «Дополнительные параметры сортировки».

• Затем выбрать «по возрастанию (от A до Я) по полю:»

• Выбрать столбец для сортировки и нажать «ОК».

Если у вас есть несколько столбцов, вы можете использовать сортировку только для одного из них.

32. Пользовательский порядок сортировки

Да, вы можете использовать пользовательский порядок сортировки для вашей сводной таблицы. Для этого:

• Откройте «Дополнительные параметры сортировки»

• Нажмите «Дополнительно»

• Снимите флажок «Автоматическая сортировка при каждом обновлении отчета».

• После этого выберите порядок сортировки и нажмите ОК в конце.

Вам необходимо создать новый пользовательский порядок сортировки, а затем создать его на вкладке «Файл» ➜ «Параметры» ➜ «Дополнительно» ➜ «Общие» ➜ «Создать списки для сортировки и заполнения: Изменить списки».

33. Отсроченный макет

Если вы включите «Отложить обновление макета», а затем перетащите поля между областями, ваша сводная таблица не будет обновляться.

Чтобы применить изменения, нужно нажать кнопку «Обновить», расположенную ниже в углу полей сводной таблицы.

34. Изменение имени поля

Когда вы вставляете поле значения, имя, которое присваивается полю, выглядит примерно так: «Сумма по полю» или «Количество по полю».

Но иногда (на самом деле, всегда) вам нужно изменить это имя на «Сумма» и «Количество». Для этого все, что вам нужно сделать, это удалить все кроме слов «Количество» или «Сумма» из ячейки и добавить пробел в конце имени.

35. Выберите всю сводную таблицу

Если вы хотите выбрать всю сводную таблицу сразу:

Выберите любую из ячеек в сводной таблице и используйте сочетание клавиш Ctrl + A.

Или же…

Перейдите на вкладку «Анализ» ➜ Выделить ➜ Всю сводную таблицу.

36. Преобразовать в значения

Если вы хотите преобразовать сводную таблицу в значения, вам нужно сделать следующее:

• Выбрать всю сводную таблицу
• Используйте Ctrl + C, чтобы скопировать ее
• Затем вставьте с помощью Специальной вставки только значения.

37. Используйте сводную таблицу на защищенном листе

Когда вы защищаете лист, на котором у вас есть сводная таблица, поставьте галочку: «Использовать сводную таблицу и сводную диаграмму» из раздела «Разрешить всем пользователям этого листа:».

38. Дважды щелкните, чтобы открыть настройки поля значения

Если вы хотите открыть «Параметры поля значений» для определенного столбца значений, лучший способ — дважды щелкнуть его заголовок.

Совместное использование сводных таблиц

Сводные таблицы являются одним из наиболее эффективных и простых способов создания отчетов. И мы довольно часто делимся отчетами с другими.

Ниже я поделился некоторыми полезными советами, которые помогут вам легко поделиться сводной таблицей.

1. Уменьшите размер отчета сводной таблицы

Вы, наверное, думаете так: когда я создаю сводную таблицу с нуля, Excel создает кэш сводной. Таким образом, чем больше сводных таблиц, которые вы создаете с нуля, тем больше кэша, который создаст Excel. Следовательно ваш файл станет больше..

Так какой в ​​этом смысл?

Убедитесь, что все сводные таблицы из одного источника данных имеют одинаковый кэш. Вы спросите, как это сделать?

Просто, когда вам нужно создать вторую, третью или четвертую таблицу, просто скопируйте и вставьте первую и внесите в нее изменения.

2. Удалите исходные данные

Еще одна вещь, которую вы можете сделать перед отправкой сводной таблицы кому-либо, это удалить исходные данные. При этом ваша таблица все еще будет работать отлично.

А если кому-то понадобятся исходные данные, можно получить их, щелкнув по общей сумме сводной таблицы.

3. Сохраните сводную таблицу как веб-страницу [HTML]

Еще один способ поделиться сводной таблицей с кем-то — это создать веб-страницу. Да, простой HTML-файл со сводной таблицей. Для этого:

• Сохраните рабочую книгу, как веб-страницу .

• В окне «Публикация веб-страницы» выберите сводную таблицу и нажмите «Опубликовать».

Теперь вы можете отправить эту HTML-страницу любому, и получатель сможет просматривать сводную таблицу (не редактируемую) даже на своем мобильном телефоне.

4. Создание сводной таблицы с помощью рабочей книги с веб-адреса

Допустим, у вас есть веб-ссылка на файл Excel, как показано ниже:

https://excelpedia.ru/book1.xlsx

В этой книге у вас есть данные, из которых вам необходимо создать сводную таблицу. Ответ к этой задаче: POWER QUERY.

Прежде всего, перейдите на вкладку «Данные» ➜ «Получение внешних данных» ➜ Из Интернета.

• Теперь в диалоговом окне «Из Интернета» введите веб-адрес книги и нажмите «ОК».
• После этого выберите рабочий лист и нажмите «Импорт».
• Далее выберите отчет сводной таблицы и нажмите ОК.

На этом этапе у вас есть пустая сводная таблица, которая связана с рабочей книгой с веб-адреса, который вы ввели. Теперь вы можете создать сводную таблицу, как вы хотите.

Условное форматирование в сводной таблице

Для меня условное форматирование — это разумное форматирование. Я думаю, вы согласны с этим. Но когда дело доходит до сводной таблицы условное форматирование работает магия.

1. Применение общих параметров УФ

Есть много опции Условного форматирования, доступные для использования со сводной таблицей.

➜ вот руководство, которое может помочь вам изучить различные способы использования Условного форматирования в сводных таблицах.

2. Выделите 10 лучших значений

Вместо фильтрации вы можете выделить 10 лучших значений в сводной таблице. Для этого вам нужно использовать условное форматирование.

Нужны следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в столбце значений в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование».
• Теперь в условном форматировании перейдите в раздел «Правила отбора первых и последних значений» ➜ Первые 10 элементов.

• Выберите цвет в окошке.

• В конце нажмите ОК.

3. Удалить Условное форматирование из сводной таблицы

Вы можете просто удалить условное форматирование из сводной таблицы, используя следующие шаги:

• Выберите любую из ячеек в сводной таблице.
• Перейдите на вкладку «Главная» ➜ «Стили» ➜ «Условное форматирование» ➜ «Удалить правила» ➜ «Удалить правила из этой сводной таблицы».

Если у вас есть несколько сводных таблиц, вам нужно удалить условное форматирование поочередно.

Использование сводных диаграмм со сводными таблицами

Я большой поклонник сводной диаграммы. Если вы знаете, как правильно использовать сводную диаграмму, в ваших руках один из лучших инструментов Excel.

Вот некоторые приемы, овладев которыми вы сможете стать профи сводной диаграммы в кратчайшие сроки.

1. Вставка сводной диаграммы

Есть горячие клавиши для вставки сводной диаграммы, но вы можете использовать следующие шаги:

• Выберите ячейку из сводной таблицы и перейдите на вкладку «Анализ».
• На вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма».

Excel мгновенно создаст сводную диаграмму из имеющейся у вас сводной таблицы.

2. Создание гистограммы с использованием сводной диаграммы и сводной таблицы

Сводная таблица и сводная диаграмма — мой любимый способ создания гистограммы в Excel.

3. Отключите кнопки из сводной диаграммы

Когда вы вставляете новую сводную диаграмму, она появляется с несколькими кнопками для ее фильтрации, которые не всегда полезны. Можно скрыть часть из них или все.

Щелкните правой кнопкой мыши по кнопке и выберите из списка «Скрыть кнопки поля значения на диаграмме», чтобы скрыть выбранную кнопку, или нажмите «Скрыть все кнопки полей на диаграмме», чтобы скрыть все кнопки.

Когда вы скрываете все кнопки в сводной диаграмме, она также скрывает кнопку фильтра в нижней части диаграммы, но вы все равно можете отфильтровать ее с помощью фильтра сводной таблицы, среза или временной шкалы.

4. Добавить сводную диаграмму в PowerPoint

Следуй этим простейшим шагам, чтобы вставить сводную диаграмму в слайд PowerPoint.

• Выберите сводную диаграмму и скопируйте ее.
• После этого перейдите к слайду PowerPoint и откройте Специальную вставку.

• Теперь в диалоговом окне специальной вставки выберите «Объект Диаграмма Microsoft Excel» и нажмите «ОК».

Чтобы внести изменения в сводную диаграмму, нужно дважды щелкнуть по ней.

Сочетания клавиш для работы со сводной таблицей

Мы все любим горячие клавиши. Я прав?

Ниже я привожу некоторые из распространенных, но полезных сочетаний клавиш, которые можно использовать для ускорения работы сводной таблицы.

1. Создать сводную таблицу

Alt + N + V

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, убедитесь, что вы выбрали исходные данные или активную ячейку в них.

2. Сгруппируйте выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка вправо

Допустим, у вас есть сводная таблица с разбивкой по месяцам, и вам нужно сгруппировать первые или последние шесть месяцев. Все, что вам нужно сделать, это выбрать эти шесть ячеек и просто использовать эту комбинацию клавиш.

3. Разгруппировать выбранные элементы сводной таблицы

Alt + Shift + стрелка влево

Точно так же, как вы группировали ячейки, это сочетание поможет вам разгруппировать эти элементы.

4. Скрыть выбранный элемент или поле

Ctrl + —

Эта комбинация клавиш просто скроет выделенную ячейку или диапазон. На самом деле, ячейки не скрываются, а фильтруются. При необходимости можно отобразить ячейки, очистив фильтр.

5. Откройте окно вычисляемого поля

Ctrl + Shift + =

Чтобы использовать эту комбинацию клавиш, вам нужно выбрать ячейку из столбца поля значения. Тогда откроется окно «Вычисляемое поле».

6. Откройте список полей активной ячейки

Alt + Стрелка вниз

Это сочетание открывает список полей.

7. Вставьте сводную диаграмму из сводной таблицы

Alt + F1

Чтобы использовать это сочетание клавиш, вам нужно выбрать ячейку в сводной таблице. Эта комбинация вставляет сводную диаграмму в существующий лист.

F11

И, если вы хотите вставить диаграмму на новый лист, нужно использовать только вышеуказанную клавишу.

Заключение

Сводные таблицы — один из тех инструментов, которые помогут вам быстрее создавать отчеты и анализировать данные. С помощью этих советов и хитростей вы сможете сэкономить больше времени.

Чтобы лучше усвоить материал, сначала начните внедрять хитрости в свою работу как минимум с 10 советов, а затем переходите к следующим.

Поделитесь в разделе комментариев, какие советы были вам уже знакомы, а какие с удовольствием начнете использовать. Не забудьте поделиться статьей с вашими друзьями, я уверен, что они оценят это.