Для чего сводные таблицы в microsoft excel

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Сводная таблица — инструмент для анализа данных в Excel. Она собирает информацию из обычных таблиц, обрабатывает её, группирует в блоки, проводит необходимые вычисления и показывает итог в виде наглядного отчёта. При этом все параметры этого отчёта пользователь может настроить под себя и свои потребности.

Разберёмся, для чего нужны сводные таблицы. На конкретном примере покажем, как их создать, настроить и использовать. В конце расскажем, можно ли делать сводные таблицы в «Google Таблицах».

Сводные таблицы удобно применять, когда нужно сформировать отчёт на основе большого объёма информации. Они суммируют значения, расположенные не по порядку, группируют данные из разных участков исходной таблицы в одном месте и сами проводят дополнительные расчёты.

Вид сводной таблицы можно настраивать под себя самостоятельно парой кликов мыши — менять расположение строк и столбцов, фильтровать итоги и переносить блоки отчёта с одного места в другое для лучшей наглядности.

Разберём на примере. Представьте небольшой автосалон, в котором работают три менеджера по продажам. В течение квартала данные об их продажах собирались в обычную таблицу: модель автомобиля, его характеристики, цена, дата продажи и ФИО продавца.

В конце квартала планируется выдача премий. Нужно проанализировать, кто принёс больше прибыли салону. Для этого нужно сгруппировать все проданные автомобили под каждым менеджером, рассчитать суммы продаж и определить итоговый процент продаж за квартал.

Разберёмся пошагово, как это сделать с помощью сводной таблицы.

---

Создаём сводную таблицу

Чтобы сводная таблица сработала корректно, важно соблюсти несколько требований к исходной:

• у каждого столбца исходной таблицы есть заголовок;
• в каждом столбце применяется только один формат — текст, число, дата;
• нет пустых ячеек и строк.

Теперь переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем на кнопку «Сводная таблица».

Появляется диалоговое окно. В нём нужно заполнить два значения:

• диапазон исходной таблицы, чтобы сводная могла забрать оттуда все данные;
• лист, куда она перенесёт эти данные для дальнейшей обработки.

В нашем случае выделяем весь диапазон таблицы продаж вместе с шапкой. И выбираем «Новый лист» для размещения сводной таблицы — так будет проще перемещаться между исходными данными и сводным отчётом. Жмём «Ок».

Excel создал новый лист. Для удобства можно сразу переименовать его.

Слева на листе расположена область, где появится сводная таблица после настроек. Справа — панель «Поля сводной таблицы», в которые мы будем эти настройки вносить. В следующем шаге разберёмся, как пользоваться этой панелью.

---

Настраиваем сводную таблицу и получаем результат

В верхней части панели настроек находится блок с перечнем возможных полей сводной таблицы. Поля взяты из заголовков столбцов исходной таблицы: в нашем случае это «Марка, модель», «Цвет», «Год выпуска», «Объём», «Цена», «Дата продажи», «Продавец».

Нижняя часть панели настроек состоит из четырёх областей — «Значения», «Строки», «Столбцы» и «Фильтры». У каждой области своя функция:

• «Значения» — проводит вычисления на основе выбранных данных из исходной таблицы и относит результаты в сводную таблицу. По умолчанию Excel суммирует выбранные данные, но можно выбрать другие действия. Например, рассчитать среднее, показать минимум или максимум, перемножить.

  Если данные выбранного поля в числовом формате, программа просуммирует их значения (например, рассчитает общую стоимость проданных автомобилей). Если формат данных текстовый — программа покажет количество ячеек (например, определит количество проданных авто).
• «Строки» и «Столбцы» — отвечают за визуальное расположение полей в сводной таблице. Если выбрать строки, то поля разместятся построчно. Если выбрать столбцы — поля разместятся по столбцам.
• «Фильтры» — отвечают за фильтрацию итоговых данных в сводной таблице. После построения сводной таблицы панель фильтров появляется отдельно от неё. В ней можно выбрать, какие данные нужно показать в сводной таблице, а какие — скрыть. Например, можно показывать продажи только одного из менеджеров или только за выбранный период.

Настроить сводную таблицу можно двумя способами:

• Поставить галочку напротив нужного поля — тогда Excel сам решит, где нужно разместить это значение в сводной таблице, и сразу заберёт его туда.
• Выбрать необходимые для сводной таблицы поля из перечня и перетянуть их в нужную область вручную.

Первый вариант не самый удачный: Excel редко ставит данные так, чтобы с ними было удобно работать, поэтому сводная таблица получается неинформативной. Остановимся на втором варианте — он предполагает индивидуальные настройки для каждого отчёта.

В случае с нашим примером нужно, чтобы сводная таблица отразила ФИО менеджеров по продаже, проданные автомобили и их цены. Остальные поля — технические характеристики авто и дату продажи — можно будет использовать для фильтрации.

Таблица получится наглядной, если фамилии менеджеров мы расположим построчно. Находим в верхней части панели поле «Продавец», зажимаем его мышкой и перетягиваем в область «Строки».

После этого в левой части листа появится первый блок сводной таблицы: фамилии менеджеров по продажам.

Теперь добавим модели автомобилей, которые эти менеджеры продали. По такому же принципу перетянем поле «Марка, модель» в область «Строки».

В левую часть листа добавился второй блок. При этом сводная таблица сама сгруппировала все автомобили по менеджерам, которые их продали.

Определяем, какая ещё информация понадобится для отчётности. В нашем случае — цены проданных автомобилей и их количество.

Чтобы сводная таблица самостоятельно суммировала эти значения, перетащим поля «Марка, модель» и «Цена» в область «Значения».

Теперь мы видим, какие автомобили продал каждый менеджер, сколько и по какой цене, — сводная таблица самостоятельно сгруппировала всю эту информацию. Более того, напротив фамилий менеджеров можно посмотреть, сколько всего автомобилей они продали за квартал и сколько денег принесли автосалону.

По такому же принципу можно добавлять другие поля в необходимые области и удалять их оттуда — любой срез информации настроится автоматически. В нашем примере внесённых данных в сводной таблице будет достаточно. Ниже рассмотрим, как настроить фильтры для неё.

---

Настраиваем фильтры сводной таблицы

Чтобы можно было фильтровать информацию сводной таблицы, нужно перенести требуемые поля в область «Фильтры».

В нашем примере перетянем туда все поля, не вошедшие в основной состав сводной таблицы: объём, дату продажи, год выпуска и цвет.

Для примера отфильтруем данные по году выпуска: настроим фильтр так, чтобы сводная таблица показала только проданные авто 2017 года.

В блоке фильтров нажмём на стрелку справа от поля «Год выпуска»:

В появившемся окне уберём галочку напротив параметра «Выделить все» и поставим её напротив параметра «2017». Закроем окно.

Теперь сводная таблица показывает только автомобили 2017 года выпуска, которые менеджеры продали за квартал. Чтобы снова показать таблицу в полном объёме, нужно в том же блоке очистить установленный фильтр.

Фильтры можно выбирать и удалять как удобно — в зависимости от того, какую информацию вы хотите увидеть в сводной таблице.

---

Проводим дополнительные вычисления

Сейчас в нашей сводной таблице все продажи менеджеров отображаются в рублях. Предположим, нам нужно понять, каков процент продаж каждого продавца в общем объёме. Можно рассчитать это вручную, а можно воспользоваться дополнениями сводных таблиц.

Кликнем правой кнопкой на любое значение цены в таблице. Выберем параметр «Дополнительные вычисления», затем «% от общей суммы».

Теперь вместо цен автомобилей в рублях отображаются проценты: какой процент каждый проданный автомобиль составил от общей суммы продаж всего автосалона за квартал. Проценты напротив фамилий менеджеров — их общий процент продаж в этом квартале.

Можно свернуть подробности с перечнями автомобилей, кликнув на знак – слева от фамилии менеджера. Тогда таблица станет короче, а данные, за которыми мы шли, — кто из менеджеров поработал лучше в этом квартале, — будут сразу перед глазами.

Чтобы снова раскрыть данные об автомобилях — нажимаем +.

Чтобы значения снова выражались в рублях — через правый клик мыши возвращаемся в «Дополнительные вычисления» и выбираем «Без вычислений».

---

Обновляем данные сводной таблицы

Предположим, в исходную таблицу внесли ещё две продажи последнего дня квартала.

В сводную таблицу эти данные самостоятельно не добавятся — изменился диапазон исходной таблицы. Поэтому нужно поменять первоначальные параметры.

Переходим на лист сводной таблицы. Во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Изменить источник данных».

Кнопка переносит нас на лист исходной таблицы, где нужно выбрать новый диапазон. Добавляем в него две новые строки и жмём «ОК».

После этого данные в сводной таблице меняются автоматически: у менеджера Трегубова М. вместо восьми продаж становится десять.

Когда в исходной таблице нужно изменить информацию в рамках текущего диапазона, данные в сводной таблице автоматически не изменятся. Нужно будет обновить их вручную.

Например, поменяем цены двух автомобилей в таблице с продажами.

Чтобы данные сводной таблицы тоже обновились, переходим на её лист и во вкладке «Анализ сводной таблицы» нажимаем кнопку «Обновить».

Теперь у менеджера Соколова П. изменились данные в столбце «Цена, руб.».

Как использовать сводные таблицы в «Google Таблицах»? Нужно перейти во вкладку «Вставка» и выбрать параметр «Создать сводную таблицу». Дальнейший ход действий такой же, как и в Excel: выбрать диапазон таблицы и лист, на котором её нужно построить; затем перейти на этот лист и в окне «Редактор сводной таблицы» указать все требуемые настройки. Результат примет такой вид:

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Сводные таблицы необходимы для суммирования, анализа и представления данных, находящихся в «больших» исходных таблицах,

в различных разрезах

. Рассмотрим процесс создания несложных Сводных таблиц.

Сводные таблицы

( Вставка/ Таблицы/ Сводная таблица ) могут пригодиться, если одновременно выполняются следующие условия:

• имеется исходная таблица с множеством строк (записей), речь идет о нескольких десятках и сотнях строк;
• необходимо провести анализ данных, который требует выборки (фильтрации) данных, их группировки (суммирования, подсчета) и представления данных в различных разрезах (подготовки отчетов);
• этот анализ затруднительно провести на основе исходной таблицы с использованием других стредств:

  фильтра

  (
  
  CTRL+SHIFT+L
  
  ),

  формул

  ,

  Расширенного фильтра

  ;

• исходная таблица удовлетворяет определенным требованиям (см. ниже).

Пользователи часто избегают использования

Сводных таблиц

, т.к. уверены, что они слишком сложны. Действительно, для того чтобы освоить любой новый инструмент или метод, требуется приложить усилия и потратить время. Но, в результате эффект от освоения нового должен превзойти вложенные усилия. В этой статье разберемся, как создавать и применять

Сводные таблицы

.

Подготовка исходной таблицы

Начнем с требований к исходной таблице.

• каждый столбец должен иметь заголовок;
• в каждый столбец должны вводиться значения только в одном формате (например, столбец «Дата поставки» должен содержать все значения только в формате
  
  Дата
  
  ; столбец «Поставщик» — названия компаний только в текстовом формате или можно вводить Код поставщика в числовом формате);
• в таблице должны отсутствовать полностью незаполненные строки и столбцы;
• в ячейки должны вводиться «атомарные» значения, т.е. только те, которые нельзя разнести в разные столбцы. Например, нельзя в одну ячейку вводить адрес в формате: «Город, Название улицы, дом №». Нужно создать 3 одноименных столбца, иначе
  
  Сводная таблица
  
  будет работать неэффективно (в случае, если Вам нужна информация, например, в разрезе города);
• избегайте таблиц с «неправильной» структурой (см. рисунок ниже).

Вместо того, чтобы плодить повторяющиеся столбцы (

регион 1, регион 2, …

), в которых будут в изобилии незаполненные ячейки, переосмыслите структуру таблицы, как показано на рисунке выше (Все значения объемов продаж должны быть в одном столбце, а не размазаны по нескольким столбцам. Для того, чтобы это реализовать, возможно, потребуется вести более подробные записи (см. рисунок выше), а не указывать для каждого региона суммарные продажи).

Более детальные советы по построению таблиц изложены в одноименной статье

Советы по построению таблиц

.

Несколько облегчит процесс построения

Сводной таблицы

, тот факт, если исходная

таблица будет преобразована в формат EXCEL 2007

( Вставка/ Таблицы/ Таблица ). Для этого сначала приведите исходную таблицу в соответствие с вышеуказанными требованиями, затем выделите любую ячейку таблицы и вызовите окно меню Вставка/ Таблицы/ Таблица . Все поля окна будут автоматически заполнены, нажмите ОК.

Создание

таблицы в формате EXCEL 2007

добавляет новые возможности:

• при добавлении в таблицу новых значений новые строки автоматически добавляются к таблице;
• при создании таблицы к ней применяется форматирование, к заголовкам – фильтр, появляется возможность автоматически создать строку итогов, сортировать данные и пр.;
• таблице автоматически присваивается

  Имя

  .

В качестве исходной будем использовать

таблицу в формате EXCEL 2007

содержащую информацию о продажах партий продуктов. В строках таблицы приведены данные о поставке партии продукта и его сбыте.

В таблице имеются столбцы:

• 
  Товар
  
  – наименование партии товара, например, «
  
  Апельсины
  
  »;
• 
  Группа
  
  – группа товара, например, «
  
  Апельсины
  
  » входят в группу «
  
  Фрукты
  
  »;
• 
  Поставщик
  
  – компания-поставщик Товаров, Поставщик может поставлять несколько Групп Товаров;
• 
  Дата поставки
  
  – Дата поставки Товара Поставщиком;
• 
  Регион продажи
  
  – Регион, в котором была реализована партия Товара;
• 
  Продажи
  
  – Стоимость, по которой удалось реализовать партию Товара;
• 
  Сбыт
  
  – срок фактической реализации Товара в Регионе (в днях);
• 
  Прибыль
  
  – отметка о том, была ли получена прибыль от реализованной партии Товара.

Через

Диспетчер имен

(

Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен

)

откорректируем

Имя

таблицы на «

Исходная_таблица

».

Создание Сводной таблицы

Сводную таблицу

будем создавать для решения следующей задачи: «Подсчитать суммарные объемы продаж по каждому Товару».

Имея исходную

таблицу в формате EXCEL 2007

, для создания

Сводной таблицы

достаточно выделить любую ячейку исходной таблицы и в меню Работа с таблицами/ Конструктор/ Сервис выбрать пункт

Сводная таблица

.

В появившемся окне нажмем ОК, согласившись с тем, что

Сводная таблица

будет размещена на отдельном листе.

На отдельном листе появится заготовка

Сводной таблицы

и Список полей, размещенный справа от листа (отображается только когда активная ячейка находится в диапазоне ячеек Сводной таблицы).

Структура

Сводной таблицы

в общем виде может быть представлена так:

Заполним сначала раздел

Названия строк

. Т.к. требуется определить объемы продаж по каждому Товару, то в строках

Сводной таблицы

должны быть размещены названия Товаров. Для этого поставим галочку в Списке полей у поля Товар (поле и столбец — синонимы).

Т.к. ячейки столбца Товар имеют текстовый формат, то они автоматически попадут в область

Названия строк

Списка полей. Разумеется, поле Товар можно при необходимости переместить в другую область Списка полей. Заметьте, что названия Товаров будут автоматически отсортированы от А до Я (об изменении порядка сортировки читайте

ниже

).

Теперь поставим галочку в Списке полей у поля Продажи.

Т.к. ячейки столбца Продажи имеют числовой формат, то они автоматически попадут в раздел Списка полей Значения.

Несколькими кликами мыши (точнее шестью) мы создали отчет о Продажах по каждому Товару. Того же результата можно было достичь с использованием формул (см. статью

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу

). Если требуется, например, определить объемы продаж по каждому Поставщику, то для этого снимем галочку в Списке полей у поля Товар и поставим галочку у поля Поставщик.

Детализация данных Сводной таблицы

Если возникли вопросы о том, какие же данные из исходной таблицы были использованы для подсчета тех или иных значений

Сводной таблицы

, то достаточно двойного клика мышкой на конкретном значении в

Сводной таблице

, чтобы был создан отдельный лист с отобранными из исходной таблицей строками. Например, посмотрим какие записи были использованы для суммирования продаж Товара «Апельсины». Для этого дважды кликнем на значении 646720. Будет создан отдельный лист только со строками исходной таблицы относящихся к Товару «Апельсины».

Обновление Сводной таблицы

Если после создания

Сводной таблицы

в исходную таблицу добавлялись новые записи (строки), то эти данные не будут автоматически учтены в

Сводной таблице

. Чтобы обновить

Сводную таблицу

выделите любую ее ячейку и выберите пункт меню: меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Данные/ Обновить . Того же результата можно добиться через контекстное меню: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт

Обновить

.

Удаление Сводной таблицы

Удалить

Сводную таблицу

можно несколькими способами. Первый – просто удалить лист со

Сводной таблицей

(если на нем нет других полезных данных, например исходной таблицы). Второй способ — удалить только саму

Сводную таблицу

: выделите любую ячейку

Сводной таблицы

, нажмите

CTRL

+

A

(будет выделена вся

Сводная таблица

), нажмите клавишу

Delete

.

Изменение функции итогов

При создании

Сводной таблицы

сгруппированные значения по умолчанию суммируются. Действительно, при решении задачи нахождения объемов продаж по каждому Товару, мы не заботились о функции итогов – все Продажи, относящиеся к одному Товару были просуммированы. Если требуется, например, подсчитать количество проданных партий каждого Товара, то нужно изменить функцию итогов. Для этого в

Сводной таблице

выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .

Изменение порядка сортировки

Теперь немного модифицируем наш

Сводный отчет

. Сначала изменим порядок сортировки названий Товаров: отсортируем их в обратном порядке от Я до А. Для этого через выпадающий список у заголовка столбца, содержащего наименования Товаров, войдем в меню и выберем

Сортировка от Я до А

.

Теперь предположим, что Товар Баранки – наиболее важный товар, поэтому его нужно выводить в первой строке. Для этого выделите ячейку со значением Баранки и установите курсор на границу ячейки (курсор должен принять вид креста со стрелками).

Затем, нажав левую клавишу мыши, перетащите ячейку на самую верхнюю позицию в списке прямо под заголовок столбца.

После того как будет отпущена клавиша мыши, значение Баранки будет перемещено на самую верхнюю позицию в списке.

Изменение формата числовых значений

Теперь добавим разделитель групп разрядов у числовых значений (поле Продажи). Для этого выделите любое значение в поле Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт меню

Числовой формат

…

В появившемся окне выберите числовой формат и поставьте галочку флажка

Разделитель групп разрядов

.

Добавление новых полей

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Товаров, но с разбивкой по Регионам продажи. Для этого добавим поле Регион продажи, поставив соответствующую галочку в Списке полей. Поле Регион продажи будет добавлено в область Названия строк Списка полей (к полю Товар). Поменяв в области

Названия строк

Списка полей порядок следования полей Товар и Регион продажи, получим следующий результат.

Выделив любое название Товара и нажав пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Активное поле/ Свернуть все поле , можно свернуть

Сводную таблицу

, чтобы отобразить только продажи по Регионам.

Добавление столбцов

Добавление поля Регион продажи в область строк привело к тому, что

Сводная таблица

развернулась на 144 строки. Это не всегда удобно. Т.к. продажи осуществлялись только в 6 регионах, то поле Регион продажи имеет смысл разместить в области столбцов.

Сводная таблица

примет следующий вид.

Меняем столбцы местами

Чтобы изменить порядок следования столбцов нужно взявшись за заголовок столбца в

Сводной таблице

перетащить его в нужное место.

Удаление полей

Любое поле можно удалить из Сводной таблицы. Для этого нужно навести на него курсор мыши в Списке полей (в областях Фильтр отчета, Названия отчета, Названия столбцов, Значения), нажать левую клавишу мыши и перетащить удаляемое поле за границу Списка полей.

Другой способ – снять галочку напротив удаляемого поля в верхней части Списка полей. Но, в этом случае поле будет удалено сразу из всех областей Списка полей (если оно использовалось в нескольких областях).

Добавление фильтра

Предположим, что необходимо подготовить отчет о продажах Групп Товаров, причем его нужно сделать в 2-х вариантах: один для партий Товаров принесших прибыль, другой – для убыточных. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение Сводной таблицы, нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Ставим галочки в Списке полей у полей Группа, Продажи и Прибыль;
• Переносим поле Прибыль из области Названия строк Списка полей в область Фильтр отчета;

Вид получившейся

Сводной таблицы

должен быть таким:

Теперь воспользовавшись

Выпадающим (раскрывающимся) списком

в ячейке

B1

(поле Прибыль) можно, например, построить отчет о продажах Групп Товаров, принесших прибыль.

После нажатия кнопки ОК будут выведены значения Продаж только прибыльных Партий.

Обратите внимание, что в Списке полей

Сводной таблицы

напротив поля Прибыль появился значок фильтра. Удалить фильтр можно сняв галочку в Списке полей.

Очистить фильтр можно через меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить фильтры .

Также

стандартный механизм фильтрации

данных доступен через выпадающий список в заголовках строк и столбцов

Сводной таблицы.

Несколько итогов для одного поля

Предположим, что требуется подсчитать количество проданных партий и суммарные продажи каждого Товара. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочки напротив полей Товар и Продажи в верхней части Списка полей. Поле Продажи будет автоматически помещено в область Значения;
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Продажи в ту же область Значения. В
  
  Сводной таблице
  
  появится 2 столбца подсчитывающими суммы продаж;

• в
  
  Сводной таблице
  
  выделите любое значение поля Продажи, вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество . Задача решена.

Отключаем строки итогов

Строку итогов можно отключить через меню: Работа со сводными таблицами/ Конструктор/ Макет/ Общие итоги . Не забудьте предварительно выделить любую ячейку

Сводной таблицы

.

Группируем числа и Даты

Предположим, что требуется подготовить отчет о сроках сбыта. В результате нужно получить следующую информацию: сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д. Для этого:

• Очистим ранее созданный отчет: выделите любое значение
  
  Сводной таблицы
  
  , нажмите пункт меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Действия/ Очистить/ Очистить все ;
• Поставьте галочку напротив поля Сбыт (срок фактической реализации Товара) в верхней части Списка полей. Поле Сбыт будет автоматически помещено в область Значения;
• выделите единственное значение поля Сбыт в
  
  Сводной таблице
  
  , вызовите правой клавишей мыши контекстное меню и выберите пункт Итоги по/ Количество .
• Перетащите мышкой еще одну копию поля Сбыт в область Названия строк;

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось за 5, 6, 7, … дней. Всего 66 строк. Сгруппируем значения с шагом 10. Для этого:

• Выделите одно значение
  
  Сводной таблицы
  
  в столбце Названия строк;
• В меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать выберите пункт
  
  Группировка по полю
  
  ;
• Появившееся окно заполните, как показано на рисунке ниже;

• Нажмите ОК.

Теперь

Сводная таблица

показывает сколько партий Товара сбывалось в период от 1 до 10 дней, в период 11-20 дней и т.д.

Чтобы разгруппировать значения выберите пункт

Разгруппировать

в меню Работа со сводными таблицами/ Параметры/ Группировать .

Аналогичную группировку можно провести по полю Дата поставки. В этом случае окно

Группировка по полю

будет выглядеть так:

Теперь

Сводная таблица

показывает, сколько партий Товара поставлялось каждый месяц.

Условное форматирование ячеек Сводной таблицы

К ячейкам

Сводной таблицы

можно применить правила

Условного форматирования

как и к ячейкам обычного диапазона. Выделим, например, ячейки с 10 наибольшими объемами продаж. Для этого:

• Выделите все ячейки содержащие значения продаж;
• Выберите пункт меню Главная/ Стили/ Условное форматирование/ Правила отбора первых и последних значений/ 10 первых элементов ;
• Нажмите ОК.

Работа со сводными таблицами в Microsoft Excel

​Смотрите также​​ имеющихся полей строк​ в двух магазинах.​ флажок напротив названия​ продаж по месяцам.​ доступа.​ которая подходит для​ форматирование. Например, если​ ниже.​ 2 3 4​Второе поле​Group​ будущем измените структуру​ В оставшейся части​ заголовки из верхней​ примерно так:​

​ было.​Сводные таблицы​ и установить у​Порядок создания сводной таблицы​ товара.​ Поэкспериментируем и установим​На первом шаге выбираем​ Вашей версии Excel.​ для значений в​Убедитесь, что выбранный диапазон​ 5 6 7​Amount​(Группировать):​ сводной таблицы (а​ статьи мы разберём​ области в пустые​Возможно, Вас удивит, что​Сводные таблицы вместе с​

• ​— это один​
• ​ других полей. Сделаем​
• ​ из нескольких листов​
• ​Жмем ОК – сводная​
• ​ шаг – «Кварталы».​
• ​ источник данных для​
• ​Рекомендуется начать с 1-й​

Немного истории

​ столбцах​ охватывает именно те​ 8 9 10​назовите​Появится диалоговое окно группировки.​ это случится с​ некоторые способы создания​ области внизу. При​ из этого списка​ недооценкой успеха Windows​ из мощнейших инструментов​ отчет по наименованиям​ такой же.​ таблица меняется.​ Результат – сводная​ формирования сводной таблицы.​ части самоучителя и​B​ ячейки, которые должны​ 11​Averag​ Мы выбираем​ вероятностью 99%), то​ более сложных сводных​ этом автоматически формируется​ торговых операций с​

​ в целом, сыграли​ Excel. Они позволяют​

• ​ товаров, а не​Создадим отчет с помощью​Сводная таблица применяется для​ таблица вида:​ Нажимаем «Далее». Чтобы​ изучать пособие по​–​ быть использованы для​Date​e, операцию для него​Months​ форматирование будет потеряно.​ таблиц, а также​ сводная таблица, в​ помощью сводных таблиц​ похоронный марш для​ анализировать и подводить​ по отделам.​
• ​ мастера сводных таблиц:​ быстрого анализа большого​Если фамилия продавцов для​ собрать информацию в​ сводным таблицам Excel​G​ создания сводной таблицы.Здесь​Invoice Ref​ установите​(Месяцы) и жмём​ Нам же нужен​ узнаем, как их​ соответствии с нашими​ и всего за​ Lotus 1-2-3 и​ различные итоги для​

​А вот что получится,​Вызываем меню «Мастер сводных​ объема данных. Она​ анализа деятельности сети​ сводный отчет из​ последовательно.​настроить денежный формат,​

Что такое сводные таблицы?

​ же можно выбрать,​Amount​Average​

​ОК​ способ сделать его​ настраивать.​ инструкциями. Если мы​ несколько секунд, мы​ положили начало успеху​ больших объёмов данных​ если мы уберем​ таблиц и диаграмм».​ позволяет объединять информацию​ магазинов не важна,​ нескольких листов, выбираем:​Часть 1: Что такое​ то прочесть сводную​ где должна быть​Sales Rep.​(Среднее) и формат​:​ (почти) постоянным.​Во-первых, мы можем создать​ допустили ошибку, то​ можем создать в​ Microsoft Excel.​ с помощью всего​ «дату» и добавим​ Для этого щелкаем​ из разных таблиц​ можем сформировать отчет​ «в списке или​

​ сводная таблица в​ таблицу станет гораздо​ размещена создаваемая сводная​Region​ чисел в этом​Вуаля! От такой таблицы​Во-первых, найдём запись​ двумерную сводную таблицу.​ можно удалить заголовки​ Excel помесячный отчёт​Итак, как же лучше​ лишь нескольких щелчков​

​ «отдел»:​ кнопку настройки панели​

​ и листов, подсчитать​ с поквартальной прибылью.​ базе данных Microsoft​ Excel?​ легче.​ таблица. Можно поместить​01/01/2016​ поле тоже измените​ намного больше пользы:​Sum of Amount​ Сделаем это, используя​ из нижней области​ о продажах, что​ охарактеризовать, что собой​ мышью. В этой​А вот такой отчет​ быстрого доступа и​ общий результат. Этот​Чтобы убрать результаты группировки,​ Excel».​Часть 2. Создаём простейшую​Фильтры в сводной таблице​ сводную таблицу​2016-0001​ на​Кстати, эта таблица практически​в области​ заголовок столбца​ либо перетащить другие​

​ мы разбирали выше.​ представляют сводные таблицы?​ статье мы познакомимся​ можно сделать, если​ нажимаем «Другие команды».​ универсальный аналитический инструмент​ необходимо щелкнуть по​На втором шаге определяем​ сводную таблицу в​ позволяют отобразить информацию​На существующий лист​$819​Accounting​ идентична той, которая​Values​Payment Method​

​ им на замену.​ Да, мы сможем​Говоря простым языком, сводные​ со сводными таблицами,​

​ перетащить поля между​ Здесь на вкладке​ существенно расширяет возможности​ ячейке с данными​ диапазон данных, на​ Excel?​ для одного значения​(Existing Worksheet) или​Barnes​(Финансовый) с числом​ была показана в​(Значения) и кликнем​(Способ оплаты). Просто​

Как создать сводную таблицу?

​Область​ сделать это и​ таблицы — это​ разберёмся, что они​ разными областями:​ «Настройка» находим «Мастер​ программы Excel.​ правой кнопкой мыши​ основании которых будет​Часть 3: Группировка в​ или избирательно для​На новый лист​North​ десятичных знаков равным​

​ начале статьи, где​ по ней. В​

​ перетащите заголовок​Values​ еще многое другое!​ итоги каких-то данных,​ собой представляют, научимся​

​Чтобы название строки сделать​ сводных таблиц». Добавляем​

​Можно сформировать новые итоги​​ и нажать разгруппировать.​​ строиться отчет. Так​​ сводной таблице.​​ нескольких значений из​

​(New Worksheet). Нажмите​​01/01/2016​​ нулю.​ итоги продаж были​ появившемся меню выберем​

• ​Payment Method​(Значения), вероятно, самая​Для начала убедитесь, что​
• ​ созданные для облегчения​

​ создавать их и​ названием столбца, выбираем​ инструмент в панель​ по исходным параметрам,​ Либо выбрать данный​ как у нас​Часть 4: Продвинутые сводные​ имеющихся полей данных.​ОК​2016-0002​Для третьего поля​ составлены вручную.​ пункт​в область​ важная из четырёх.​ у Вас есть​ анализа этих данных.​ настраивать.​ это название, щелкаем​ быстрого доступа. После​ поменяв строки и​ параметр в меню​ стоит курсор в​​ таблицы в Excel.​​ Например, в показанной​

​.​$456​Amount​Есть еще один очень​

​Value Field Settings​Column Labels​ То, какой заголовок​ какие-то исходные данные​ В отличие от​​При написании данной статьи​​ по всплывающему меню.​

​ добавления:​ столбцы местами. Можно​ «Структура».​ таблице, диапазон обозначится​Часть 5: Сортировка в​ выше сводной таблице​Появится пустая сводная таблица​Brown​установите название​ важный момент, который​(Параметры полей значений):​(Колонны):​ помещён в эту​ на листе Excel.​ созданных вручную итогов,​ был использован Excel​ Нажимаем «переместить в​Ставим курсор на первую​ произвести фильтрацию данных,​У нас есть сводный​ автоматически.​ сводной таблице.​ мы сможем просматривать​ и панель​South​Count​ необходимо знать! Вы​

​Появится диалоговое окно​​Получим результат:​​ область, определяет, по​ Перечень финансовых операций​ сводные таблицы Excel​ 2010. Концепция сводных​ название столбцов». Таким​ табличку и нажимаем​ показав разные элементы.​ отчет такого вида:​На третьем шаге Excel​Дальнейшее углублённое обучение работе​ данные только для​Поля сводной таблицы​01/01/2016​и операцию для​​ можете создать не​​Value Field Settings​Выглядит очень круто!​ каким данным будут​​ – самое типичное,​​ интерактивны. После создания,​

​ таблиц почти не​​ способом мы переместили​​ инструмент «Мастера». В​ А также наглядно​​Видны итоги по месяцам​​ предлагает выбрать, куда​​ со сводными таблицами​​ региона продаж​(Pivot Table Field​2016-0003​​ него –​​ один, а несколько​

​(Параметры поля значений).​Теперь сделаем трёхмерную таблицу.​ подводиться итоги (сумма,​ что встречается. На​ Вы можете легко​​ изменялась долгие годы,​​ дату в столбцы.​

​ открывшемся окне отмечаем,​ детализировать область.​ (сделано «Группировкой») и​ поместить сводную таблицу.​ можно найти на​North​ List), в которой​$538​

​Count​ уровней заголовков строк​Нажмите кнопку​ Как может выглядеть​ среднее, максимум, минимум​ самом деле, это​ изменять их, если​ но способ их​Поле «Отдел» мы проставили​ что создать таблицу​Для примера используем таблицу​ по наименованиям товаров.​ Жмем «Готово» и​ сайте Microsoft Office.​или только для​ уже содержатся несколько​Jones​(Количество)​ (или столбцов):​Number Format​​ такая таблица? Давайте​​ и т.д.) Это,​ может быть перечень​​ они не дали​​ создания немного различен​

​ перед наименованиями товаров.​ хотим в «нескольких​ реализации товара в​

​ Сделаем отчет более​ открывается макет.​Урок подготовлен для Вас​ региона​ полей данных. Обратите​

​South​В области​… а выглядеть это​(Числовой формат), откроется​ посмотрим…​ почти всегда, численные​ чего угодно: контактные​ той картины, которую​ в каждой новой​ Воспользовавшись разделом меню​ диапазонах консолидации». То​ разных торговых филиалах.​ удобным для изучения.​Нужно обозначить поля для​ командой сайта office-guru.ru​

Настройка сводной таблицы

​South​ внимание, что эти​01/01/2016​Column Labels​​ будет так…​​ диалоговое окно​Перетащите заголовок​​ значения. Отличный кандидат​​ данные сотрудников, коллекция​​ Вы надеялись получить.​​ версии Excel. Если​

​ «переместить в начало».​

​ есть нам нужно​

​Из таблички видно, в​Как в сводной таблице​ отображения в отчете.​Источник: http://www.excelfunctions.net/Excel-Pivot-Table-Tutorial.html​

​.​​ поля – заголовки​​2016-0004​​(Колонны) автоматически создано​​То же самое можно​

​Format Cells​

​Package​ на место в​ компакт-дисков или данные​ Всего лишь парой​ у Вас версия​Покажем детали по конкретному​ объединить несколько мест​ каком отделе, что,​ сделать итоги сверху:​ Допустим, мы хотим​Перевел: Антон Андронов​Чтобы отобразить данные только​ из таблицы исходных​$1,009​ поле​​ проделать с заголовками​​(Формат ячеек):​

​(Комплекс) в область​ этой области –​ о расходе топлива​ щелчков мышью итоги​ Excel не 2010​

​ продукту. На примере​ с информацией. Вид​ когда и на​«Работа со сводными таблицами»​ узнать суммы продаж​Автор: Антон Андронов​ для региона продаж​ данных.Мы хотим, чтобы​​Barnes​​Σ Values​ столбцов (или даже​​Из списка​​Report Filter​ данные под заголовком​ Вашей компании.​ могут быть перевёрнуты​​ года, то будьте​​ второй сводной таблицы,​

​ отчета – «сводная​ какую сумму было​ — «Конструктор».​ по каждому продавцу.​​Работать со сводными таблицами​​North​

Форматирование сводных таблиц в Excel

​ сводная таблица показывала​North​(Σ Значения) –​ с фильтрами).​Category​(Фильтры):​Amount​Итак, запускаем Excel… и​ таким образом, что​ готовы, что снимки​ где отображены остатки​ таблица». «Далее».​ продано. Чтобы найти​

​На вкладке «Макет» нажимаем​ Ставим галочки –​ Excel приходится в​, в панели​ итоги продаж помесячно​01/02/2016​ перетащите его в​Вернёмся к исходному виду​(Числовые форматы) выберите​Заметьте, где он оказался…​(Стоимость) нашей исходной​ загружаем такой список…​ заголовки столбцов становятся​ экранов в данной​ на складах. Выделяем​Следующий этап – «создать​ величину продаж по​ «Промежуточные итоги». Выбираем​ получаем:​ разных сферах. Можно​Поля сводной таблицы​

​ с разбиением по​​2016-0005​​ область​​ таблицы и посмотрим,​​Accounting​Это даёт нам возможность​ таблицы. Перетащим этот​После того, как мы​​ заголовками строк и​​ статье будут отличаться​

​ ячейку. Щелкаем правой​​ поля». «Далее».​​ каждому отделу, придется​

​ «Показывать все промежуточные​​Готовый отчет можно форматировать,​​ быстро обрабатывать большие​(Pivot Table Field​​ регионам и по​​$486​

​Row Labels​​ как вывести средние​​(Финансовый) и число​​ отфильтровать отчёт по​​ заголовок в область​ открыли этот список​ наоборот. Со сводными​ от того, что​​ кнопкой мыши –​​Прописываем диапазон данных, по​ посчитать вручную на​ итоги в заголовке​

​ изменять.​ объемы информации, сравнивать,​ List) перетащите поле​

​ продавцам. Для этого​Jones​(Строки)​ значения вместо сумм.​ десятичных знаков установите​ признаку «Какой комплекс​Values​

​ в Excel, можем​​ таблицами можно проделать​​ Вы увидите на​ «развернуть».​

​ которым будем формировать​ калькуляторе. Либо сделать​ группы».​​​ группировать данные. Это​​Region​ в панели​South​

​Вот что мы получим​Для начала кликните на​ равным нулю. Теперь​ отдыха был оплачен».​

Прочие настройки сводных таблиц в Excel

​(Значения):​ приступить к созданию​ множество различных действий.​ своём экране.​В открывшемся меню выбираем​ сводный отчет. Выделяем​ еще одну таблицу​Получается следующий вид отчета:​Это можно сделать вручную​ значительно облегчает труд​в область​

​Поля сводной таблицы​​01/02/2016​​ в итоге:​​Sum of Amount​​ несколько раз нажмите​ Например, мы можем​Обратите внимание, что заголовок​ сводной таблицы.​ Вместо того, чтобы​​Немного истории​​ поле с данными,​

​ первый диапазон вместе​ Excel, где посредством​Уже нет той перегруженности,​ и автоматически.​ менеджеров, продавцов, руководителей,​Фильтры​(Pivot Table Field​2016-0006​Общая сумма, среднее значение​и из появившегося​

​ОК​ видеть разбивку по​Amount​Выделите любую ячейку из​ пытаться описать на​​Что такое сводные таблицы?​​ которые необходимо показать.​

​ с шапкой –​ формул показать итоги.​​ которая затрудняла восприятие​​Вручную:​​ маркетологов, социологов и​​(Report Filters).​

​ List) сделайте вот​$948​

​ и количество продаж​ меню выберите​, чтобы вернуться назад​ продавцам и по​теперь отмечен галочкой,​ этого списка:​

​ словах все возможности​Как создать сводную таблицу?​Когда нажимаем на сводную​ «добавить». Второй диапазон​ Такими методами анализировать​ информации.​Ставим курсор в любом​

​ т.д.​Поле​

​ что:​Smith​ – всё в​Value Field Settings​

​ к нашей сводной​ способам оплаты для​ а в области​Затем на вкладке​

​ сводных таблиц, проще​​Настройка сводной таблицы​​ таблицу, становится доступной​ вместе с названием​​ информацию непродуктивно. Недолго​​Как удалить промежуточные итоги?​

​ месте сводной таблице.​​Сводные таблицы позволяют быстро​​Region​Перетащите поле​​North​​ одной сводной таблице!​(Параметры полей значений):​​ таблице.​​ всех комплексов или​

​Values​Insert​​ продемонстрировать это на​​Форматирование сводных таблиц​​ закладка с параметрами​​ столбцов – снова​ и ошибиться.​ Просто на вкладке​ В результате становится​ сформировать различные отчеты​​появится вверху сводной​​Date​

​01/02/2016​​Сводные таблицы Microsoft Excel​​В списке​Как видите, числа оказались​ за пару щелчков​(Значения) появилась запись​(Вставка) выберите команду​ практике…​Прочие настройки сводных таблиц​ отчета. С ее​​ «добавить».​​Самое рациональное решение –​

​ макет выбираем «Не​ видна вкладка «Работа​ по одним и​ таблицы. Откройте выпадающий​в область​

​2016-0007​ содержат очень-очень много​Summarize value field by​ отформатированы как суммы​

1. ​ мышью изменить вид​​Sum of Amount​​PivotTable​Данные, которые Вы анализируете​​Заключение​​ помощью можно менять​
2. ​Теперь в списке выбираем​​ это создание сводной​​ показывать промежуточные суммы»:​​ со сводными таблицами».​​ тем же данным.​
3. ​ список в этом​​Строки​​$740​​ функций и настроек.​​(Операция) в диалоговом​ в долларах.​ сводной таблицы и​​(Сумма по полю​​(Сводная таблица):​ с помощью сводных​
4. ​На заре развития программ​​ заголовки, источники данных,​​ первый диапазон. Ставим​​ таблицы в Excel:​​Получим отчет без дополнительных​В меню «Данные» жмем​​ Кроме того, эти​​ поле и выберите​(Row Labels);​Barnes​ В такой небольшой​​ окне​​Раз уж мы занялись​ показать такую же​ Amount), указывающая на​
5. ​Появится диалоговое окно​​ таблиц, не могут​​ для создания электронных​​ группировать информацию.​​ птичку у единицы.​Выделяем ячейку А1, чтобы​​ сумм:​​ на кнопку «Обновить»​
6. ​ отчеты можно гибко​​ в нём регион​​Перетащите поле​North​​ статье их все​​Value Field Settings​ форматированием, давайте настроим​ разбивку только для​​ то, что столбец​​Create PivotTable​

​ быть какими попало.​ таблиц балом правил​

​С помощью сводных таблиц​ Это первое поле​ Excel знал, с​Огромные сводные таблицы, которые​

Заключение

​ (или комбинацию клавиш​ настраивать, изменять, обновлять​North​Amount​01/03/2016​ не охватить даже​(Параметры поля значений)​ формат для всей​ заказавших комплекс​Amount​(Создание сводной таблицы)​ Это должны быть​ Lotus 1-2-3. Его​ Excel легко проверить,​ сводного отчета. Даем​ какой информацией придется​ составляются на основании​ ALT+F5).​ и детализировать.​. Сводная таблица (как​в область​2016-0008​ близко. Чтобы полностью​​ выберите​​ сводной таблицы. Есть​​Sunseekers​​просуммирован.​ с двумя вопросами​ необработанные исходные данные,​ превосходство было настолько​ насколько правильно обслуживающие​ ему имя –​ работать.​ «чужих» таблиц, периодически​Если нужно обновить все​У нас есть тренировочная​

​ показано на картинке​Σ Значения​
​$543​
​ описать все возможности​

​Average​

office-guru.ru

Продвинутые сводные таблицы в Excel

​ несколько способов сделать​.​Если мы посмотрим на​ для Вас:​ вроде какого-то списка.​ полным, что усилия​ организации начисляют квартплату.​ «Магазин 1». Выделяем​В меню «Вставка» выбираем​ нуждаются в детализации.​ отчеты в книге​ таблица с данными:​ ниже) покажет значения​

​(Σ Values);​Smith​ сводных таблиц, потребовалась​(Среднее):​ это. Используем тот,​Итак, если Вы правильно​ саму сводную таблицу,​

​Какие данные использовать для​ Например, это может​ Microsoft, направленные на​ Другой положительный момент​ второй диапазон данных​ «Сводная таблица».​

​ Мы не знаем,​	​ Excel, выбираем кнопку​	​Каждая строка дает нам​	​ только для региона​	​Перетащите поле​
​North​	​ бы небольшая книга​	​Заодно, пока мы здесь,​	​ что попроще…​	​ это понимаете, то​
​ то увидим сумму​	​ создания новой сводной​	​ быть список совершённых​	​ разработку собственного программного​	​ – экономия. Если​
​ – ставим птичку​	​Откроется меню «Создание сводной​	​ откуда взялась сумма​	​ «Обновить все» (или​	​ исчерпывающую информацию об​
​North​	​Region​	​01/03/2016​	​ или большой веб-сайт.​	​ давайте изменим​
​Откройте вкладку​	​ нашу сводную таблицу​	​ всех значений из​	​ таблицы?​	​ продаж в компании​
​ обеспечения (Excel), как​	​ мы будем ежемесячно​	​ у цифры «2».​	​ таблицы», где выбираем​	​ в конкретной ячейке​
​ комбинацию клавиш CTRL+ALT+F5).​	​ одной сделке:​	​.​	​в область​	​2016-0009​
​ Смелые и любознательные​	​Custom Name​	​PivotTable Tools: Design​	​ можно назвать трёхмерной.​	​ столбца​
​Куда поместить сводную таблицу?​	​ за последние шесть​	​ альтернативы Lotus, казались​	​ контролировать, сколько расходуется​	​ Название поля –​
​ диапазон и указываем​	​ Excel. Но можно​	​Настройка автоматического обновления при​

​в каком магазине были​Вы можете быстро переключиться​Колонны​$820​ читатели могут продолжить​(Пользовательское имя) с​(Работа со сводными​ Продолжим настраивать…​Amount​

1. ​Так как на предыдущем​ месяцев.​ пустой тратой времени.​ света, газа, то​ «Магазин 2». Нажимаем​​ место. Так как​​ это выяснить, если​ изменении данных:​ продажи;​ на просмотр данных​(Column Labels);​Brown​ исследование сводных таблиц.​Average of Amount​ таблицами: Конструктор):​Если вдруг выясняется, что​исходной таблицы.​
   • ​ шаге мы уже​Посмотрите на данные, показанные​ А теперь перенесёмся​
   • ​ сможем найти резерв​ «Далее».​ мы установили курсор​
2. ​ разбить сводную таблицу​​На вкладке «Работа со​​какого товара и на​ только для региона​​Перетащите поле​​South​​ Для этого достаточно​​(Количество по полю​Далее разверните меню нажатием​
3. ​ в сводной таблице​​Итак, наша первая сводная​​ выбрали одну из​ на рисунке ниже:​ в 2010 год!​​ для экономии средств​Выбираем, где расположить сводную​ в ячейку с​ на несколько листов.​ сводными таблицами» (необходимо​ какую сумму;​South​Sale​…​ щелкать правой кнопкой​​ Amount) на что-нибудь​​ на стрелочку в​​ должны выводится только​​ таблица создана! Удобно,​​ ячеек списка, то​​Обратите внимание, что это​
4. ​ Excel доминирует среди​ на оплату квартиры.​​ таблицу. На существующем​​ данными, поле диапазона​В марте продано двуспальных​ щелкнуть по отчету)​кто из продавцов постарался;​– для этого​s Rep.​…​ мыши практически на​ покороче. Введите в​ нижнем правом углу​ оплата чеком и​ но не особо​ для создания сводной​ не сырые исходные​​ электронных таблиц более,​​Для начала предлагаем составить​ листе или новом.​ заполнится автоматически. Если​
   • ​ кроватей на сумму​​ выбираем меню «Параметры».​​когда (число, месяц).​​ нужно в выпадающем​​в область​
   • ​…​​ любом элементе сводной​​ этом поле что-нибудь​​ раздела​​ кредитной картой (то​
   • ​ впечатляет. Вероятно, мы​​ таблицы будет выделен​​ данные, поскольку для​​ чем Lotus кода-либо​​ сводную таблицу тарифов​
   • ​ Лучше выбрать новый​​ курсор стоит в​​ 23 780 у.е.​​Открываем «Дополнительные параметры сводной​​Если это огромная сеть​​ списке в поле​

   

5. ​Колонны​В следующем примере мы​ таблицы и смотреть,​ вроде​PivotTable Styles​ есть безналичный расчёт),​​ хотим получить больше​
   • ​ весь список автоматически.​ них уже подведены​ за всю свою​ по всем коммунальным​
   • ​ лист, чтобы не​ пустой ячейке, необходимо​​ Откуда взялась эта​​ таблицы». Открывается мастер.​
   • ​ магазинов и продажи​​Region​​(Column Labels).​ создадим сводную таблицу,​ какие открываются функции​Avg​​(Стили сводной таблицы),​​ то мы можем​​ информации о наших​​ Заметьте, что мы​ итоги. В ячейке​ историю, а число​ платежам. Для разных​ было наложений и​ прописать диапазон вручную.​ цифра. Выделяем ячейку​
   • ​В разделе «Данные» устанавливаем​​ идут, то в​​выбрать​

​В итоге сводная таблица​ которая показывает итоги​ и настройки. На​:​ чтобы увидеть обширную​ отключить вывод заголовка​ данных, чем есть​

​ можем выбрать другой​ B3 мы видим​ людей, которые до​ городов данные будут​ смещений. У нас​​ Сводную таблицу можно​​ с данной суммой​​ галочку напротив пункта​​ течение одного квартала​South​ будет заполнена ежедневными​ продаж помесячно за​

Фильтры в сводной таблице

​ Ленте Вы найдёте​Нажмите​ коллекцию встроенных стилей:​Cash​ сейчас.​ диапазон, другую таблицу​ $30000, что, вероятно,​ сих пор используют​ свои.​ получилось так:​ сделать на этом​​ и щелкаем правой​​ «Обновить при открытии​ размер таблицы станет​​.​​ значениями продаж для​

​ год с разбивкой​ две вкладки:​​ОК​​Выберите любой подходящий стиль​​(Наличными). Для этого​​Обратимся к исходным данным​ и даже какой-нибудь​​ является суммарным результатом,​​ Lotus, стремится к​​Для примера мы сделали​​Как видите всего в​

​ же листе или​​ кнопкой мыши и​​ файла».​ ужасающим. Проанализировать данные​Урок подготовлен для Вас​ каждого региона и​ по регионам и​​PivotTable Tools: Options​​и посмотрите, что​ и посмотрите на​ рядом с​ и попробуем определить​​ внешний источник данных,​​ который сделал James​

​ нулю. Как это​ сводную табличку тарифов​ несколько кликов можно​​ на другом. Если​​ выбираем опцию:​Теперь каждый раз при​ в сотне строк​​ командой сайта office-guru.ru​​ для каждого продавца,​​ по продавцам. Процесс​​(Анализ) и​

​ получилось. Обратите внимание,​ результат в своей​
​Column Labels​
​ один или несколько​

​ например, таблицу базы​

office-guru.ru

Сводные таблицы в Excel – самоучитель в примерах

​ Cook в январе.​ могло произойти? Что​ для Москвы:​

​ создавать сложные отчеты​ мы хотим, чтобы​На новом листе откроется​ открытии файла с​​ будет очень сложно.​Источник: http://www.excelfunctions.net/advanced-pivot-table.html​ как показано ниже.​​ создания этой сводной​Design​ все значения изменились​ сводной таблице:​

​нажмите стрелку вниз​ столбцов, которые можно​ данных Access или​ Где же тогда​ послужило причиной для​Для учебных целей возьмем​ из нескольких листов​ сводные данные были​ таблица с данными​ измененными данными будет​ А на составление​Перевел: Антон Андронов​

​Чтобы сгруппировать данные помесячно:​ таблицы описан ниже.​(Конструктор). Не бойтесь​ с итоговых сумм​Иногда приходится фильтровать данные​ и в выпадающем​ использовать, чтобы раздробить​ MS-SQL. К тому​ исходные данные? Откуда​ такого драматического разворота​ семью из 4​

​ или таблиц разного​ на существующей странице,​ о продажах товара.​ происходить автоматическое обновление​ отчета уйдет не​

• ​Автор: Антон Андронов​Кликните правой кнопкой мыши​Выделите любую ячейку в​
• ​ допустить ошибку, всегда​ на средние значения,​ по датам. Например,​
• ​ меню снимите галочку​ эту сумму. Например,​
• ​ же нам необходимо​ взялась цифра $30000?​
• ​ событий?​ человек, которые проживают​

​ объема информации.​ не забывайте указывать​Мы можем переместить всю​ сводной таблицы.​

​ один день. В​Перед Вами пошаговое руководство​
​ по любой дате​
​ диапазоне или весь​

​ можно удалить сводную​

office-guru.ru

Примеры работы со сводными таблицами в Excel

​ а заголовок таблицы​ в нашем списке​ с пункта​ мы можем сформировать​ выбрать, где разместить​ Где исходный список​Аналитики выделяют два основных​ в квартире 60​Начнем с простейшего: добавления​ для них место.​

​ сводную таблицу на​Когда мы сводим в​ такой ситуации сводная​ по созданию сводных​ в крайнем левом​ диапазон данных, который​ таблицу и начать​ (в левой верхней​

Создание отчета с помощью мастера сводных таблиц

​ торговых операций присутствует​Cash​

​ нашу сводную таблицу​ новую сводную таблицу:​ продаж, из которого​

• ​ фактора:​ кв. м. Чтобы​
• ​ и удаления столбцов.​ На странице появляется​
• ​ новый лист, выбрав​
• ​ отчет большой объем​

​ таблица просто необходима.​ таблиц в Excel.​ столбце сводной таблицы;​ нужно использовать для​ все заново. У​ ячейке) поменялся на​ много-много дат. Excel​:​ таким образом, чтобы​ на новом листе​ этот итог за​Во-первых, компания Lotus решила,​ контролировать коммунальные платежи,​

​ Для примера рассмотрим​ следующая форма:​ на вкладке «Действия»​ данных, для выводов​Создам отчет с помощью​Мы начнём с того,​

1. ​В появившемся контекстном меню​
2. ​ построения сводной таблицы.​ Вас есть возможность,​Avg​ предоставляет инструмент для​
3. ​Давайте посмотрим, на что​ итоговая сумма продаж​ или на одном​ месяц был получен?​ что эта новомодная​ необходимо создать таблицы​ сводную табличку продаж​Сформируем табличку, которая покажет​ кнопку «Переместить».​ и принятия каких-то​

​ мастера сводных таблиц.​ что дадим ответ​ нажмите​ЗАМЕЧАНИЕ:​

1. ​ которой никогда не​:​ группировки данных по​ теперь похожа наша​ подсчитывалась для каждого​ из существующих. В​ Ясно, что кто-то​ GUI-платформа с названием​
2. ​ для расчета на​ по разным отделам​ сумму продаж по​По умолчанию в сводную​ решения может понадобиться​ В новых версиях​ на самый простой​Группировать​Если выделить одну​ было у давних​
3. ​Если захотеть, то можно​ дням, месяцам, годам​ сводная таблица. Как​ продавца по отдельности.​ данном примере мы​ совершил огромный труд​ Windows — это​ каждый месяц.​
4. ​ (см. выше).​ отделам. В списке​ таблицу помещается абсолютно​ группировка. Допустим, нам​ Excel он почему-то​
5. ​ вопрос: «​(Group);​ ячейку в диапазоне​ пользователей DOS и​ получить сразу сумму,​ и т.д. Давайте​ видите, столбец​

​ Т.е. в нашу​ выберем вариант –​

​ по упорядочиванию и​

Как обновить данные в сводной таблице Excel?

​ всего лишь мимолётное​Первый столбец = первому​

​Справа от сводной таблицы​

1. ​ полей сводной таблицы​ вся информация из​ нужно увидеть итоги​ спрятано глубоко в​Что же это такое​
2. ​Появится диалоговое окно​ данных, то Excel​ Lotus 1-2-3.​ среднее и количество​
3. ​ посмотрим, как это​Cash​ сводную таблицу добавятся​New Worksheet​ сортировке всех данных​

​ увлечение, которое долго​ столбцу из сводной​

1. ​ у нас была​ выбираем названия столбцов,​ того столбца, который​ за месяц или​
2. ​ настройках:​ – сводные таблицы​
3. ​Группирование​ автоматически определит диапазон​Урок подготовлен для Вас​ (продаж), размещённые в​

​ делается.​исчез из нее.​ строки с именем​(На новый лист):​ о продажах за​

Некоторые секреты форматирования

​ не протянет. Они​ таблицы. Второй –​ область задач, где​ которые нас интересуют.​ мы добавляем в​ квартал.​Выберите «Файл»-«Параметры»-«Панель быстрого доступа».​ в Excel?​(Grouping) для дат​

​ для создания сводной​ командой сайта office-guru.ru​

1. ​ одной сводной таблице.​Для начала уберите запись​
2. ​Очевидно, что сводные таблицы​ каждого продавца компании​Excel создаст новый лист​ последние шесть месяцев​ отказались создавать версию​ формула для расчета​
3. ​ мы выбирали столбцы​ Получаем итоги по​ отчет.​
4. ​Группировка по дате в​В выпадающем списке левой​» – и далее​ (как показано на​ таблицы и расширит​Источник: http://www.howtogeek.com/howto/13336/working-with-pivottables-in-excel/​Вот пошаговая инструкция, как​Payment Method​ – это очень​ и его итоговой​

​ и разместит на​ и превратил их​ Lotus 1-2-3 для​ вида:​ в списке полей.​ каждому отделу.​В нашем примере –​

​ сводной таблице Excel:​ колонки: «Выбрать команду​ покажем, как в​ рисунке ниже). В​ выделение. Для того,​

​Перевел: Антон Андронов​ сделать это, начиная​из области​ мощный инструмент, но​ суммой продаж. Чтобы​ нем пустую сводную​ в таблицу итогов,​ Windows (впрочем, только​

Работа с итогами

​= тариф * количество​ Если она исчезла,​

​Просто, быстро и качественно.​ ВСЕ товары, ВСЕ​Источник информации – отчет​ из» укажите «Все​ Excel создать простейшую​

​ поле​ чтобы Excel выбрал​

1. ​Автор: Антон Андронов​ с пустой сводной​
2. ​Column Labels​ до сих пор​ достичь такого результата,​ таблицу:​ которую мы видим.​
3. ​ несколько лет), предсказывая,​

​ человек / показания​ просто щелкаем мышью​Важные нюансы:​

​ даты, ВСЕ суммы​ с данными.​ команды».​ сводную таблицу.​

​С шагом​ диапазон правильно, должны​

Детализация информации

​В этом разделе самоучителя​ таблицы:​(Колонны). Для этого​ результаты выглядят как-то​ достаточно перетащить заголовок​Как только мы кликнем​ Сколько, по-вашему, это​ что DOS-версия их​ счетчика / площадь​ по табличке.​Первая строка заданного для​

1. ​ и магазины. Возможно,​Так как нам нужна​В левой колонке найдите​Далее будет показано, как​(By) выберите​ быть выполнены следующие​ дана пошаговая инструкция,​Перетащите заголовок​ перетащите его обратно​
2. ​ незамысловато и скучно.​Salesperson​ по любой ячейке​

​ заняло времени? Час?​ программного обеспечения —​Для удобства рекомендуем сделать​Добавим в сводную таблицу​ сведения данных диапазона​

​ пользователю не нужны​ группировка по дате,​ по алфавитному порядку​ создать более продвинутую​Месяцы​ условия:​

​ как создать продвинутую​Salesperson​ к списку заголовков,​ Например, цифры, которые​(Торговый представитель) в​ в сводной таблице,​ Десять часов?​ это всё, что​ промежуточный столбец, в​ еще одно поле​

1. ​ должна быть заполнена.​ некоторые элементы. Они​ выделяем любую ячейку​ и выделите: «Мастер​
2. ​ двухмерную сводную таблицу​(Months). Кстати, сгруппировать​Каждый столбец в диапазоне​ сводную таблицу в​(Торговый представитель) в​ а на его​
3. ​ мы суммируем, не​ область​ появится ещё одно​Дело в том, что​ когда-либо будет нужно​ который будут заноситься​

​ для отчета. Для​В базовой табличке каждый​

exceltable.com

Создание сводной таблицы Excel из нескольких листов

​ просто загромождают отчет​ с соответствующим значением.​ сводных таблиц и​ Excel. И в​ даты и время​ данных должен иметь​ современных версиях Excel​ область​ место переместите заголовок​ похожи на суммы​

​Row Labels​ диалоговое окно:​ таблица, приведённая выше,​ потребителям. Microsoft, естественно,​ показания по счетчикам​ этого установим галочку​ столбец должен иметь​ и мешают сосредоточиться​

Сводная таблица в Excel

​ Щелкаем правой кнопкой​ диаграмм». Нажмите на​ заключение мы расскажем,​

​ можно и по​ уникальный заголовок.​ (2007 и более​Column Labels​Date Booked​ в долларах –​(Строки):​PivotTable Field List​ это не сводная​ разработала Excel специально​ (переменная составляющая).​ напротив «Даты» (или​ свой заголовок –​ на главном. Уберем​ мыши.​

​ кнопку между колонками:​ как сортировать сводные​ другим временным периодам,​

1. ​В диапазоне данных не​ новых). Для тех,​(Колонны).​(Дата бронирования):​
2. ​ это просто какие-то​Становится интересней! Наша сводная​
3. ​(Поля сводной таблицы).​ таблица. Она была​ под Windows.​Наши формулы ссылаются на​ напротив «Товара»). Отчет​ проще настроить сводный​ ненужные элементы.​Из выпавшего меню выбираем​ «Добавить» чтобы инструмент​ таблицы по полям​ например, по кварталам,​ должно быть пустых​ кто работает в​Трижды перетащите заголовок​Как видите, это временно​ цифры. Давайте это​ таблица начинает обретать​Список полей в верхней​ создана вручную из​Во-вторых, Microsoft разработала в​ лист, где расположена​ сразу меняется –​
4. ​ отчет.​Нажимаем на стрелочку у​ «Группировку». Откроется инструмент​ переместился в правую​ данных, чтобы легко​ дням, часам и​ строк.​ более ранних версиях​

​Amount​

​ сделало нашу сводную​

• ​ исправим.​ форму…​ части диалогового окна​
• ​ исходных данных, сохранённых​ Excel такой инструмент,​ сводная таблица с​ появляется динамика продаж​В Excel в качестве​
• ​ названия столбца, где​ вида:​ колонку и нажмите​ извлекать нужную информацию.​ так далее;​

​Кликните по кнопке​

Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

​ Excel, рекомендуем статью:​(Стоимость) в область​ таблицу бесполезной. Excel​Велик соблазн сделать привычные​Видите преимущества? За пару​ – это перечень​ где-то ещё, и​ как сводные таблицы,​ тарифами.​

​ по дням в​ источника информации можно​ будем корректировать количество​

​В полях «Начиная с»​ ОК.​

1. ​ Каждый раздел самоучителя​Нажмите​Сводная таблица​ Как создать продвинутую​Values​ cоздал отдельный столбец​ в такой ситуации​ кликов мы создали​ всех заголовков из​ их обработка заняла​ которого не было​Скачать все примеры сводной​
2. ​ каждом отделе.​ использовать таблицы Access,​ информации.​ и «По» Excel​Теперь инструмент находится в​ проиллюстрирован примерами сводных​ОК​(Pivot Table) в​ сводную таблицу в​(Значения).​ для каждой даты,​ действия и просто​
3. ​ таблицу, которую вручную​ исходного списка. Четыре​
4. ​ минимум пару часов.​ в Lotus 1-2-3.​ таблицы​Сгруппируем данные в отчете​ SQL Server и​Выбираем из выпадающего меню​ автоматически проставил начальную​ панели быстрого доступа,​ таблиц.​
5. ​.​ разделе​ Excel 2003?​Для первого поля​ в которую была​ выделить всю таблицу​ пришлось бы создавать​ пустые области в​ Именно такую таблицу​ Сводные таблицы, эксклюзивная​Если при расчете коммунальных​ по месяцам. Для​ др.​
6. ​ название поля. В​ и конечную даты​ а значит всегда​Поскольку интерфейс, используемый для​Как и требовалось, наша​Таблицы​В качестве исходных данных​Amount​

​ совершена торговая операция.​ (или весь лист)​ очень долго.​ нижней части экрана​ итогов можно создать,​ для Excel вещь,​

Как работать со сводными таблицами в Excel

​ платежей применяются льготы,​ этого щелкаем правой​​ нашем примере –​ диапазона данных. Определяемся​ под рукой.​

​ создания сводных таблиц​ сводная таблица (смотрите​(Table) на вкладке​ для построения сводной​измените название на​ В итоге мы​ и использовать стандартные​Что ещё мы можем​

​ позволяют указать сводной​ используя сводные таблицы,​ оказалась так ошеломительно​ их тоже можно​ кнопкой мыши по​Часто требуется создавать сводные​ это название товара​ с шагом группировки.​Ставим курсор в любом​ в Excel 2003,​

​ картинку ниже) теперь​Вставка​ таблицы, мы используем​Total​ получили очень широкую​ кнопки форматирования чисел​ сделать? Ну, в​ таблице, как требуется​

​ потратив на это​ полезна, что люди​ внести в формулы.​ полю «Дата». Нажимаем​ отчеты из нескольких​ или дата. Мы​ Для нашего примера​ месте таблицы с​ немного отличается от​

​ показывает итоги продаж​(Insert) Ленты меню​ таблицу данных о​(Сумма), а формат​

​ таблицу!​ на панели инструментов,​ определённом смысле, наша​ обобщить данные. Пока​

​ всего лишь несколько​ были склонны осваивать​ Информацию по начислениям​ «Группировать». Выбираем «по​ таблиц. Есть пара​ остановимся на названии.​ – либо месяцы,​ данными. Вызываем мастер​

​ более поздних версий,​ по месяцам с​ Excel.​ продажах компании в​

​ чисел в этом​Чтобы исправить это, кликните​ чтобы задать нужный​ сводная таблица уже​ эти области пусты,​ секунд. Давайте разберёмся,​ новый программный пакет​ требуйте в бухгалтерии​

​ месяцам». Получается сводная​ табличек с информацией.​Устанавливаем фильтр по значению.​

​ либо кварталы. Остановимся​ сводных таблиц, нажимая​ мы создали два​ разбивкой по регионам​Откроется диалоговое окно​ первом квартале 2016​ поле на​

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

​ правой кнопкой мыши​ формат. Проблема такого​ готова. Мы создали​ в таблице тоже​ как…​ Excel, а не​ своей обслуживающей организации.​ таблица такого вида:​ Нужно объединить их​ Исключим из отчета​ на месяцах.​ на соответствующий инструмент,​

​ варианта 2-й и​ и по продавцам.​Создание сводной таблицы​ года.​Accounting​ по любой дате​

​ подхода состоит в​ полезную сводку по​ ничего нет. Всё,​

​Если вернуться к исходному​ продолжать работать в​ Когда меняются тарифы​Чтобы изменить параметры в​ в одну общую.​ информацию по односпальным​Получаем отчет, в котором​ который теперь уже​ 4-й частей данного​

​Чтобы улучшить вид сводной​(Create PivotTable), как​A B C​(Финансовый). Количество десятичных​ и выберите из​

​ том, что если​ исходным данным. Уже​ что от нас​

​ списку продаж, то​ Lotus 1-2-3, в​ – просто измените​ сводной таблице, достаточно​ Для науки придумаем​

​ кроватям – уберем​ четко видны суммы​ расположенный напанели быстрого​ учебника. Выберите ту,​

​ таблицы, следует настроить​ показано на рисунке​

​ D E 1​ знаков равно нулю.​ контекстного меню пункт​ Вы когда-либо в​ получена важная информация!​ требуется, это перетащить​ он выглядел бы​ котором их не​ данные в ячейках.​ снять галочки напротив​

exceltable.com

​ остатки на складах​

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Порой у многих специалистов в экономике, бухгалтерии, анализе и финансах встает вопрос: «Как работать с таблицами, в которых десятки или сотни строк?» или «Как структурировать и анализировать большие таблицы?».

На помощь профессионалам пришел очень полезный инструмент — Сводные таблицы. Благодаря ему можно придавать презентабельный вид любым таблицам с нескончаемыми столбцами и строками: группировать, перемещать, показывать нужные и скрывать те, что не пригодятся, делать различные расчеты по встроенным и созданным вами формулам, фильтровать, — в общем, смотреть на данные с разных сторон в очень презентабельном виде.

Именно благодаря своим широким возможностям Сводные таблицы — просто незаменимый инструмент для людей, работающих с большим количеством информации, которую периодически нужно структурировать и анализировать. Рекомендуем записаться на наш открытый онлайн-курс «Аналитика в Excel», если хотите узнать о других полезных возможностях программы.

В чем полезность сводных таблиц

Многие специалисты используют Microsoft Excel для вышеперечисленных целей, потому что программа сильно экономит время профессионала, забирая всю трудоемкую работу с данными на себя.

Еще отличительной чертой, из-за которой Excel стал популярным — создание достаточно нетривиальных средств анализа данных (Сводные таблицы входят в их число) не требует особых знаний по программированию.

Но перед тем, как начать пользоваться всеми «профитами» от Сводных таблиц Excel, нужно приложить немало усилий, чтобы хорошо освоить довольно сложную технику создания таблиц и работы с ними. Но в итоге, эффект от приобретения нового навыка, вот увидите, окупит потраченное время, энергию и силы.

В этой статье мы решили рассказать об основных технологиях создания Сводных таблиц в Excel и отметить некоторые особенности методов, которые могут Вам пригодиться в будущей работе.

Сначала предлагаем разобраться в том, что же такое Сводная таблица и «с чем ее едят».

Сводные таблицы — это перечень, содержащий выборочные данные из каких-либо источников (Базы Данных, таблицы Excel и другие), который нужен специалисту для дальнейшего анализа данных, изменения структуры таблицы и так далее.

Сводные таблицы позволяют менять визуальное представление данных, представляя их с новой точки зрения, не меняя сам источник.

Создание сводной таблицы в Excel

Прежде чем создавать Сводную таблицу необходимо подготовить таблицу с исходными данными для дальнейшего анализа:

• во-первых, необходимо озаглавить все столбцы;
• во-вторых, нужно проследить, чтобы не было пустых ячеек и строк (иначе при создании Сводной таблицы не исключены ошибки при автоматическом заполнении пробелов, что может исказить информацию);
• в-третьих, в столбце могут находиться значения только одного формата (например, в столбце «Дата покупки» допустимо значение лишь типа Дата, «Название» будет содержать только текстовые строки и так далее);
• в-четвертых, в ячейках не должно быть перечисления (то есть неправильно записывать в ячейку адрес в виде перечисления: «Город, улица, дом, квартира». Можно создать столбцы для каждого значения или оставить что-то одно, например, город, если этой информацией можно обойтись).

Требования очень похожи на те, что выдвигают при проектировании реляционных баз данных, поэтому специалистам (или хотя бы тем, кто имеет базовое представление) в этой области не сложно будет провести параллель и освоить новый программный инструмент.

Вот мы и добрались до главного вопроса, который нас интересовал – создание Сводной таблицы в Excel. Начнем разбираться.

В статье мы будем приводить примеры на учебной таблице, где отображена информация о закупках товара, предположим, магазином одежды.

Сначала откроем таблицу, убедимся, что она удовлетворяет всем требованиям и со спокойной душой перейдем к следующему шагу. Найдем вкладку «Вставка» на панели быстрого доступа. Перед нами появится лента с доступным функционалом. Мы создаем Сводную таблицу, поэтому ищем одноименную кнопку. Она будет самой первой на панели.

«Кликнем» на значок, и перед нами появится диалоговое окно с перечнем необходимых параметров:

• диапазон ячеек, откуда будут браться данные (это могут быть ячейки из текущей таблицы Excel или внешний источник данных – другая таблица Excel или модели данных из СУБД)
• Место, куда будет помещен отчет сводной таблицы (либо на текущий лист, либо на новый. Рекомендуется создавать на новом листе, но Вы сами делаете выбор, опираясь на свою задачу)

Выбрав все параметры, нажимаем ОК, и на новом листе выделяется область, где будет располагаться Сводная таблица, а справа появится панель управления, с помощью которой мы сможем превратить обычную таблицу в информативный отчет.

Полдела сделано — Сводная таблица создана, осталось заполнить ее данными. Для этого обратимся к окошку справа «Поля сводной таблицы».

Сверху мы видим область, где перечислены все атрибуты исходной таблицы: «Дата поступления», «Наименование товара», «Отдел» и так далее.

Теперь можно крутить, вертеть данные как угодно, придумывая концепции для Сводной таблицы.

Для начала попробуем объединить данные по отделам и высчитать суммарную стоимость товаров, пришедших в каждый отдел.

Для добавления поля в таблицу, нужно поставить галочку напротив названия атрибутов в списке полей в верхнем правом углу. В нашем случае — «Отдел» и «Стоимость товара в партии».

В окошке, отведенном под Сводную таблицу, появились три строки с названиями отделов (левый столбик) и стоимостью товара по каждому отделу. Помимо суммы можно считать максимум, минимум, среднее значение и делать другие математические операции. Итоговый результат по всем трем отделам указывается в самом низу таблицы.

Посмотрите, какие места заняли данные в нижней части панели настроек: поле «Отдел», содержащее текстовые значения, переместилось в область «Строки», а численные данные — в «Значения».

То же самое произойдет, если мы добавим в таблицу любое числовое поле (например, «Количество»): у текущей таблицы появится столбец, и в области «Значения» — «Сумма по полю Количество».

Теперь в нашей таблице отображается информация не только о том, на какую сумму пришло товара в каждый отдел, но и в каком количестве.

Если нас не устраивает такая ориентация таблицы, то из области «Строки» можно перетащить «Отдел» в область «Столбцы»: передвиньте курсор, удерживая кнопку мышки в нажатом положении.

Таблица стала намного компактнее: в строчке отображается результат вычислений, а по столбцам – отделы, которым соответствуют данные.

Такое расположение может быть удобным при маленьком количестве отделов (как в примере), но если их много, то мы получим очень вытянутую таблицу, которую невозможно будет охватить взглядом и в которой трудно будет найти необходимые данные. Такая таблица нам точно не нужна.

Как мы уже отметили, сумма — это далеко не единственная операция, применимая к данным. Посмотреть, какие формулы нам доступны, можно, нажав на название поля в области «Значения» и выбрав «Параметры полей значений».

Появится окно со списком операций, которые можно применять к данным. Среди них: количество, среднее, максимум, минимум, отклонение, дисперсия и другие, — все, что может понадобиться для качественного анализа.

Для каждой строчки в поле «Значения» можно применять разные формулы. Например, добавим в таблицу поле «Цена» и отобразим максимальные значения по каждому отделу.

Итак, какие выводы мы можем сделать по получившейся таблице? В магазин больше всего закупили Аксессуаров (на сумму 267660 руб.), причем самый дорогой товар стоил 2700 руб.

Как Вы могли заметить, мы еще ни разу не пользовались областью «Фильтры» на панели параметров. Этот раздел нужен для того, чтобы можно было сортировать данные по заданным критериям.

К примеру, добавим в Сводную таблицу данные, чтобы можно было отфильтровать записи по «Дате поступления». Для этого поставим напротив поля «Дата поступления» галочку. Это поле сразу переместиться в область «Строки».

Данные добавили, теперь нужно создать фильтр. Для этого просто перетаскиваем «Дату поступления» в область «Фильтры», как мы это делали раньше со столбцами и строками. Получим вот что:

Над всеми строками появилось еще одно поле — «Дата поступления», в котором мы можем выбрать дату, нажав на треугольник в конце строчки (Все).

Теперь легко узнать на какую суммарную стоимость пришел товар, сколько стоил самый дорогой в определенный день. Например, за 04.05.2017.

Помимо выставления определенной даты, можно выбирать название отделов. То есть можно сделать Сводную таблицу, где будет содержаться информация о том, на какую сумму 04.05.2017 поступило Аксессуаров и какова цена самого дорогостоящего товара.

Как обновлять таблицу

У многих пользователей, научившихся создавать Сводные таблицы по известному алгоритму, часто появляется затруднение: они меняют данные в источнике (у нас таблица Excel), а в сводной таблице при этом никаких модификаций не происходит.

Решение этой проблемы занимает не больше пары секунд: достаточно нажать на одну кнопку, но не все знают о ее существовании и месторасположении. Поэтому мы считаем нужным рассказать о том, как обновлять данные в Сводных таблицах.

Если изменения происходят с данными только в одном столбце, то достаточно нажать правой кнопкой мыши на ячейки в этом столбце и найти функцию «Обновить». После того, как Вы нажмете «Обновить», таблица преобразуется.

Если же изменения произошли больше, чем в одном столбце, то выделим произвольную зону таблицы и на панели зайдем в раздел «Анализ», в котором тоже есть функция «Обновить». Можно выбрать «Обновить», тогда функция применится к выделенной зоне или «Обновить все». Выбирайте то, что Вам нужно, и Сводная таблица сразу изменится.

Удаление Сводной таблицы

Раз уж мы поняли, как создавать и изменять Сводные таблице, давайте посмотрим, как их удалять.

Эта операция тоже не требует большой последовательности действия: выделим область, где находится таблица (чтобы сэкономить немного времени воспользуемся клавишами Ctrl + A — выделить все), и нажмем delete (или на правую кнопку мыши, а затем на «Удалить» в появившемся списке)

Если нужно удалить столбик в Сводной таблице, то достаточно убрать галочку напротив названия в списке полей таблицы.

Добавление новых столбцов/таблиц

Выше мы описали, как обновлять данные в Сводной таблице при том условии, что эти данные находятся в указанном при создании таблицы диапазоне.

А что делать, когда в Сводную таблицу требуется добавить дополнительную колонку с данными?

Для начала новый столбец нужно вставить в исходную таблицу (источник данных), а потом увеличить диапазон для Сводной таблицы. Если нужно добавлять целую таблицу, то сперва ее нужно объединить с исходной, и потом изменять диапазон.

Вот мы добавили к источнику столбик «Цена с НДС». Теперь заходим в раздел «Анализ» и открываем «Источник данных».

Программа сама переведет Вас на тот лист, где находится источник, и в диалоговом окне попросит указать диапазон значений. Выделяем пополненную данными исходную таблицу, жмем ОК. После этого необходимо обновить Сводную таблицу, как мы показывали выше.

После того, как Вы обновите таблицу, в перечне полей появится новое — «Цена с НДС». Теперь мы сможем использовать значения этого поля в анализе для изучения ситуации с новых ракурсов.

Заключение

Как вы видите, работать со Сводными таблицами не сложно и даже интересно. Достаточно понять технологию создания и основные принципы.

Поэтому, прочитав нашу статью и повторив все действия со своими данными, вы уже сможете записать умение работать со Сводными таблицами Excel в свое CV.

И действительно, Сводные таблицы зачастую являются достойным аналогом использования реляционных баз данных. Операции, которые в Excel можно делать простым «пертаскиванием», в программировании реализуют с помощью сложных запросов.

Конечно, полезная информация по этой теме на нашей статье не заканчивается. Есть еще очень много нюансов, которые невозможно изложить в одной статье.

Но нашей задачей было ввести в курс дела тех, кто еще не знаком с таким мощным инструментом анализа, как Сводные таблицы, рассказать о многочисленных возможностях, которые предоставляет Microsoft Excel, напомнить опытным пользователем моменты, которые могли забыться. И кажется, нам это удалось.

Рекомендуем скачать бесплатный гайд с горячими клавишами, чтобы ваша работа в Excel стала еще продуктивнее!

Если осталось что-то, на чем мы не заострили внимание, а вам бы очень хотелось это узнать, пишите нам об этом, и мы не оставим ваш интерес неудовлетворенным.

КУРС

EXCEL ACADEMY

Научитесь использовать все прикладные инструменты из функционала MS Excel.

Жизнь человека из мира технологий — это невероятная комбинация цифр, показателей, которые периодически требуют систематизации. Чтобы осуществить последнее, приходится использовать особые технические инструменты. Наша статья докажет, что сводные таблицы в Excel доступны даже для чайников.

Немного теории

Сводные таблицы Excel (для чайника) — это разновидность реестра, которая содержит конкретную часть данных из источника для анализа и изображена так, чтобы можно было проследить между ними логические связи. Основа для ее проектирования — определенный список значений.

Прежде чем начать работу, стоит подготовить для неё необходимые материалы, которые можно свести для анализа. Формируя подготовительный вариант, следите за тем, чтобы данные были классифицированы, например, цифры не путались с буквенным обозначением, а все столбцы имели заголовки.

Сводные таблицы в Excel незаменимы для тех, кто по роду занятости имеет дело с большим количеством цифр, которые периодически необходимо систематизировать и формировать отчетность. Программа Excel поможет подсчитать и проанализировать большое количество значений, сэкономив время.

Плюсы использования такого вида группировки данных:

• во время работы не нужны особые познания из сферы программирования, метод подойдет и для чайников;
• возможность комбинировать информацию из других первоисточников;
• можно пополнять базовый экземпляр новой информацией, несколько подкорректировав параметры.

Обучение работе со сводными таблицами в Excel не займет много времени и может основываться на видео.

Пример создания сводной таблицы Excel – алгоритм для чайников

Ознакомившись с базовыми теоретическими нюансами про сводные таблицы в Excel, давайте перейдем к применению их на деле. Для старта создания сводной таблицы в Excel 2016, 2010 или 2007 необходимо установить программное обеспечение. Как правило, если вы пользуетесь программами системы Microsoft Office, то Excel уже есть на вашем компьютере.

Запустив его, перед вами откроется обширное поле, разделенное на большое количество ячеек. Более детально о том, как делать сводные таблицы в Excel, вам подскажет видеоурок выше.

С помощью следующего алгоритма мы детально рассмотрим пример, как построить сводную таблицу в Excel.
На панели вверху окна переходим на вкладку «Вставка», где слева в углу выбираем «Сводная таблица».

Далее на экране открывается диалоговое окошко, где требуется указать соответствующие параметры. На этом этапе создания сводных таблиц в Excel есть несколько важных моментов. Если перед тем, как начать формирование реестра, вы установили значок курсора на листе, то заполнение пустых строчек окна произойдёт автоматически. Иначе адрес диапазона данных нужно обозначить самостоятельно.

Рассмотрим детальней самостоятельное заполнение пунктов диалогового окна.

Первую строку не оставляем пустой, иначе программа выдаст ошибку. Если есть источник, с которого планируете переноситься данные, то выберите его в пункте «Использовать внешний источник данных». Под внешним источником подразумевается другая книга Excel или набор моделей данных из СУБД.

Заранее озаглавьте каждый столбик

Выберите место, где будет располагаться будущая рамка с ячейками. Это может быть новое окно или же этот лист, рекомендуем использовать другой лист.

Закрепив все настройки, получаем готовую основу. По левую сторону располагается область, где размещена основа будущей рамки. В правой части есть окно с настройками, которое помогает управлять реестром.

Теперь необходимо разобраться, как строится вся эта конструкция. В окне настроек «Поля свободной таблицы», вы обозначаете данные, которые будут присутствовать.

Вся структура строится таким образом, чтобы текстовые данные играли роль объединяющих элементов, а числовые показывали консолидированные значения. Например, объединим все поступления по отделам и узнаем на какую сумму получил товары каждый. Для этого поставим галочку у двух заголовков: отдел и стоимость товара в партии.

Обратите внимание, как расположились эти данные в нижней области панели настройки.

Отдел автоматически ушел в строки, а числовые данные в значения. Если попробовать щелкнуть по любому столбцу с числами, они будут появляться в этой области. А в самой таблице добавится новый столбец.

При этом происходит суммирование. Сейчас мы можем узнать из нашего отчета, сколько товаров поступило в каждый отдел и их общую стоимость.

Вы можете свободно корректировать ширину столбиков для оптимального расположения данных. Просто раздвигайте ширину столбцов или высоту строк так, как вы привыкли в Excel.

Если вам не нравится такая ориентация, вы можете перетащить мышкой названия строк в область столбцов — просто наведите мышь, нажмите левую кнопку и тяните.

Что касается подсчета результатов, то сумма – далеко не единственная функция. Чтобы посмотреть, какие Excel предлагает еще, нажмите на название в области значений и выберите последнюю команду.

В параметрах полей значений вы найдете множество вариантов для анализа.

Для каждого значения можно выбрать свою функцию. Например, добавим поле «Цена» и найдем максимальную цену товара в каждом отделе. Фактически, узнаем сколько стоит самый дорогой.

Теперь мы видим, что в отдел «Аксессуары» поступило товаров на сумму 267660 рублей, при этом самый дорогостоящий имеет цену 2700 рублей.
Область «Фильтры» позволяет установить критерий отбора записей. Добавим поле «Дата поступление», просто поставив около него галочку.

Сейчас сводная таблица в Excel выглядит неудобно, если нам необходимо провести анализ по дате. Поэтому переместим дату из строк в фильтры — просто перетяните, как было указано выше.

Итогом этих действий стало появление еще одного поля сверху. Чтобы выбрать дату, нажмем на стрелочку около слова «Все».

Теперь нам доступен выбор конкретного дня, чтобы открыть список, щелкайте по треугольнику в правом углу.

Также можно выбрать и значения для отдела.

Снимите галочки с тех, которые вас не интересуют, и вы получите только нужную информацию.

Во время работы вы можете столкнуться с подобным сообщением «недопустимое имя сводной таблицы Excel». Это означает, что первая строка диапазона, откуда пытаются извлечь информацию, осталась с незаполненными ячейками. Чтобы решить эту проблему, вы должны заполнить пустоты колонки.

Обновление данных в сводной таблице в Excel

Важным вопросом является то, как сделать и обновить сводную таблицу в Excel 2010 или другой версии. Это актуально тогда, когда вы собираетесь добавить новые данные. Если обновление будет проходить только для одного столбца, то необходимо на любом её месте щелкнуть правой кнопкой мыши. В появившемся окне нужно нажать «Обновить».

Если же подобное действие необходимо провести сразу с несколькими столбцами и строками, то выделите любую зону и на верхней панели откройте вкладку «Анализ» и кликните на значок «Обновить». Дальше выбирайте желаемое действие.

Если сводная таблица в Excel не нужна, то стоит разобраться, как её удалить. Это не составит большого труда. Выделите все составляющие вручную, или используя сочетание клавиш «CTRL+A». Далее нажмите клавишу «DELETE» и поле будет очищено.

Как в сводную таблицу Excel добавить столбец или таблицу

Чтобы добавить дополнительный столбец, вам необходимо добавить его в исходные данные и расширить диапазон для нашего реестра.

Перейдите на вкладку «Анализ» и откройте источник данных.

Excel сам все предложит.

Обновите и вы получите новый перечень полей в области настройки.

Добавить таблицу вы сможете только если «склеите» ее с исходной. Можно заменить диапазон в уже существующей, но добавить «на лету» другой диапазон нельзя. Зато можно создать новую сводную таблицу на основе нескольких исходных, даже расположенных на разных листах.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды».

Выберите все команды.

И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК.

Значок появится сверху.

У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов.

Нам нужно несколько полей, а не одно.

На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона.

Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел».
Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем.

Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе.

После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях.

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области.

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый.

Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Изменение структуры отчёта

Мы поэтапно разобрали пример, как создать сводную таблицу Exce, а как получить данные другого вида расскажем далее. Для этого мы изменим макет отчета. Установив курсор на любой ячейке, переходим во вкладку «Конструктор», а следом «Макет отчета».

Вам откроются на выбор три типа для структуризации информации:

• Сжатая форма

Такой тип программа применяется автоматически. Данные не растягиваются, поэтому прокручивать изображения практически не нужно. Можно сэкономить место на подписях и оставить его для чисел.

• Структурированная форма

Все показатели подаются иерархично: от малого к большому.

• Табличная форма

Информация представляется под видом реестра. Это позволяет легко переносить ячейки на новые листы.

Остановив выбор на подходящем макете, вы закрепляете внесенные коррективы.

Итак, мы рассказали, как составить поля сводной таблицы MS Excel 2016 (в 2007, 2010 действуйте по аналогии). Надеемся, эта информация поможет вам осуществлять быстрый анализ консолидированных данных.

Отличного Вам дня!

Excel provides several excellent features and one among them is Pivot Tables. Excel Pivot Tables are widely used all over the world by people belonging to various backgrounds such as Information Technology, Accounting, Management, etc. In this Excel Pivot Table Tutorial, you will be learning all that you need to know about Pivot Tables and also how you can visualize the same using Pivot Charts.

Before moving on, let’s take a quick look at all the topics that are discussed over here:

• What is a Pivot Table in Excel?
• Features of Excel Pivot Tables
• Preparing Table Data
• Creating a Pivot Table
• Filter
• Changing Fields
• Pivot Table Details
• Sorting
• Value Field Settings
• Grouping
• Adding Multiple Fields
• Formatting the Pivot Table
• Creating a Pivot chart for the Pivot Tables

What is a Pivot Table in Excel?

A Pivot Table in Excel is a statistical table that condenses data of those tables that have extensive information. The summary can be based on any field such as sales, averages, sums, etc that the pivot table represents in a simple and intelligent manner.

Features of Excel Pivot Tables:

Excel Pivot Tables have a number of remarkable features such as:

• Allow you to display the exact data that you want to analyze
• The data can be viewed from various angles
• You can focus on any section of data according to your requirements
• Makes data comparison very easy
• Pivot tables can detect different patterns, relationships, data trends, etc
• Allow you to create instant data
• Create accurate reports

Now that you are aware of what Excel Pivot Tables are, let’s move on to see how you can actually create them.

Preparing Table Data:

Before you actually start creating a Pivot table, you will need to jot down the data for which you intend to create pivot tables in Excel. In order to create a table for this purpose, keep the following points in mind:

• The data must be arranged into rows and columns
• The first row should have a short and unique heading for every column
• Columns should hold only a single type of data
• The rows should contain the data for a single recording 
• No blank rows should be present
• No column should be completely blank
• Keep the table separate from other data in the sheet by giving at least one row and column space between the table and other data

For example, take a look at the table below:

As you can see, I have created a table that holds information regarding the sale of fruits in different cities by various individuals along with its amount. There are no empty rows or columns in this table and the first row has unique names for every column i.e Order ID, Date, Name, etc. The columns contain the same type of data i.e the IDs, dates, names, etc respectively.

Creating Pivot Tables:

Follow the given steps to create Excel Pivot Tables:

1. Select the entire region from the sheet that you intend to create a pivot table for
   
2. Click on the Insert tab present in the Ribbon
3. Select Pivot Table from the Tables group
   
4. Once this is done, you will see the following dialog box
   
5. Specify the Table range and the place where you want to create a pivot table i.e either a New Worksheet or Existing Worksheet
6. If you select New Worksheet option, a new sheet will be created for the Pivot Table
7. If you select Existing Worksheet option, you will have to select the cell from where you want your Pivot Table to start

When this is done, you will see that an empty Pivot table has been created and you will see a Pivot Table Fields pane opening towards the right of the Excel window using which you can configure your pivot table as shown in the image below:

This pane provides 4 areas i.e Filters, Columns, Rows and Values where,

• Filters allow you to filter out data based on some criteria
• Columns will represent the fields you want to place in the columns
• Rows will represent the fields you want to place in the rows
• Values field can be used only for figures from the table

All the fields present in your table will be represented as a list in the Pivot Table Fields pane. To add any field to any area, just drag and drop it there as shown below:

Selected Fields:

Pivot Table:

The table above shows a two-dimensional pivot table with the rows being vendor names and the items as columns. Therefore this table shows what each vendor has sold and the amount obtained by each of them. The final column shows the total amount of each vendor and the last row shows the total amount for each item.

If you wish to create a one-dimensional pivot table, you can do so by selecting just the row or the column labels. Take a look at the following example where I have selected just the row labels to represent the Cities along with the Sum of Amount:

Filter:

In case you want to filter out the data for some particular city, you will just have to open the dropdown menu for cities from the pivot table, and select the city of your choice. For example, if you filter out the statistics for Chicago from the above table you will see the following table:

Changing Fields:

In order to change the fields in your pivot table, all you have to is drag and drop the fields you wish to see in any of the four areas. In case you want to remove any of these fields, you can simply drag the field back to the list. For example, if you change the row labels from vendor names to item names and the column labels to the quantity of each item you will see the following table:

In the above table, you can see that all the items are mapped along with the quantity of each of them and the table has listed down the amount received for each of these items in all the cities. You can see that bananas are the most sold among all fruits and the total amount of it is 2300.

Now in case you want to see the same statistics for some particular city, simply select the appropriate city from the filter’s dropdown list. For example, if you filter out the data for New York, you will see the following table:

Similarly, you can create various pivot tables for any field of your choice.

Pivot Table Details:

In the above example, you have seen the total amount received by selling fruits in New York. In case you want to see the details of each statistic displayed in the pivot table, simply double click on the desired statistic and you will see that a new sheet has been created where you will have a table that shows you the details of how the final result is obtained. For example, if you double click on the amount for Apples, you will see the following table:

As you can see, Roger and Rafa have old 26 Apples for 500 each in New York. Therefore, the final amount received for all the Apples is 1000.

Sorting:

In case you want to sort out the table in ascending or descending order, you can do it as follows:

• Create the pivot table and then right-click on the amount
• From the list, select Sort and choose between Largest to Smallest and Smallest to Largest options

As you can see in the image, the pivot table has been sorted to show the amount received by each vendor starting from the least amount going up to the highest.

Value Field Settings:

As you have seen in the previous examples, Excel shows the Grand Total by summing up the amount for every item. In case you want to change this in order to see other figures such as the average, count of items, product, etc just right-click on any of the Sum of Amount values and select the Value Field Settings option. You will the following dialog box:

You can select any option from the given list. For example, if you select Count, your pivot table will show the number of times each vendor name is appearing in the Table with the total number of them at the end.

Now, if you want to see details as to where these names are appearing, double-click on any of the names and you will see a new table that has been created for it in a newly created Excel sheet. For example, if you double-click on Rafa, you will see the following details:

Grouping:

Excel allows you to group similar data while creating Pivot Tables. In order to group some data, simply select that piece of data and then right-click on it and from the list, click on Group option.

Take a look at the image below where I have grouped Apples and Bananas in Group1 and Oranges and Pineapples into Group2 and hence calculated the amount for each group.

In case you do not want to see the individual objects present in each group, you can simply collapse the group by selecting the Collapse from the Expand/ Collapse option present in the right-click menu.

Adding Multiple Fields:

Excel also allows you to add multiple fields to each area present in the PivotTable Fields window. All you have to do is drag and drop the desired field in the respective area.

For example, if you want to see what quantity of items are sold in each city, simply drag the Item and Quantity field to the Row area and the City field to the Column area. When you do this, the pivot table generated will be as shown below:

Similarly, you add multiple fields to the column as well as the values area. In the next example, I have added another amount field to the values area. To do this, simply drag and drop the Amount field for the second time to the values area. You will see that another Sum of Amount field will be created and Excel will also populate the columns accordingly. In the example below, I have changed the second value field to calculate the number of times each item is appearing along with the quantity for each city.

Formatting the Pivot table:

In order to format your Pivot Table, click on Design present in the Ribbon bar. From here, you will be able to configure the table however you want. For example, let me change the table design and remove the Grand totals present in my table. Also, I will create banded rows for my Pivot Table.

There are many other options that you can try out for yourself.

Creating a Pivot Chart for the Pivot Tables:

Pivot tables can be used to create frequency distribution tables very easily which can be represented using Pivot Charts. So in case, you want to create a Pivot Chart for the Amount field between the lower and upper range, follow the given steps:

Select the Pivot Chart option present in the Home tab and then you will see a window that allows you to select between various types of charts. In the example given below, I have chosen the Bar type: