Для чего служит электронная таблица в excel

Со времени выхода самых первых программных продуктов Microsoft в виде цельного офисного пакета в современном мире одним из самых интересных и необходимых инструментов являются электронные таблицы. Сама же электронная таблица предназначена для решения многих задач, и не только для выполнения простейших математических операций, как считают некоторые пользователи, работающие, например, с Excel. Она служит еще многим целям, например для создания и организации баз данных. Согласитесь, ведь Access – тоже табличное приложение. Но сейчас для простоты понимания рассмотрим именно таблицы «Эксела», поскольку они являются самыми распространенными.

Электронная таблица предназначена для чего? Общее описание

Как утверждают уважаемые интернет-источники, электронная таблица или офисное приложение, позволяющее ее создавать или с ней работать, представляет собой прикладную программу, которая предназначена для произведения математических и других вычислений на основе двумерных массивов данных.

Основных направлений в применении такого функционала можно выделить достаточно много. Однако в самом общем случае можно сказать, что электронная таблица предназначена для таких целей:

• математические, алгебраические и другие вычисления;
• автоматизация вычислительных процессов;
• создание бухгалтерской отчетности;
• математический и структурный анализ;
• математическое моделирование;
• вычисление сценариев и т. д.

Нетрудно заметить, что в основе своей все сводится к математике и ее производным. Но в большинстве случаев программы, работающие с табличными данными, представляют интерес для пользователей в первую очередь тем, что в них может применяться автоматизация вычислений. Иными словами, нет необходимости каждый раз, условно говоря, задавать какую-то формулу, чтобы получить необходимый результат в похожих процессах. Благодаря такому подходу, применение электронных таблиц существенно упрощается.

Таблица в «Экселе» или в любой подобной программе: структурная организация

Теперь посмотрим, что представляет собой любая электронная таблица на основе приложения Excel, которое входит в любой офисный пакет. Все остальные программы в расчет не берем, поскольку их организация практически аналогична.

Итак, почему таблица в «Экселе» представляет собой двумерный массив данных? Только потому, что в ней изначально используется как бы две координаты, если подходить к ее организации с точки зрения геометрии. Здесь есть два основных элемента: строки электронной таблицы и столбцы, каждые из которых обозначены цифрами и литерами (в некоторых версиях Excel – только цифрами).

Таким образом формируется ячейка с уникальным адресом (например, первая имеет обозначение A1). Такая организация является необходимостью при использовании формул, которые вводятся не в привычном нам варианте, а с указанием номеров ячеек и действий, которые к ним применяются.

Однако можно отметить, что электронная таблица предназначена не только для работы с двумерными массивами. Совершенно просто можно добавить третью координату в виде номера листа, когда создаются перекрестные связи, то есть в формуле или в статистическом исследовании указывается три ссылки. Это полезно при условии содержания в ячейках разных типов данных.

Наконец, можно совершенно обоснованно заявить и о возможности организации четырехмерного массива, когда при установке связей используется другой лист, другая внешняя программа или отдельные файлы с привязкой к данным ячеек или выполняемым для них процессам.

Применяемые типы данных

Информация, вводимая в каждую ячейку, может иметь совершенно разный характер. Все зависит от того, какие действия с ней нужно производить.

Так, например, для обычной математики устанавливается числовой тип, для алгебраических вычислений дополнительно можно использовать дробный, процентный или экспоненциальный формат. Так же легко можно применять форматы даты и времени, иногда могут пригодиться денежный или финансовый типы. При этом, когда вводятся данные, их формат автоматически трансформируется в нужный.

Наконец в любом поле можно установить текстовый формат, при котором любая информация будет отображена в том виде, в котором была введена с клавиатуры.

Использование простейших формул

Электронные таблицы информатика изначально рассматривает как чисто математическое средство. И каждый пользователь, который только начинает работать с такими программами, должен научиться пользоваться хотя бы простейшими формулами.

Как уже говорилось, они представлены в специфичном виде. Например, в любом поле для установки формулы произведения чисел из разных ячеек нельзя просто написать 2 х 2. Для этого необходимо указать тот самый адрес, о котором шла речь выше. Предположим, что у нас есть два числа, которые расположены в ячейках с координатами A1 и B1 (A и B – столбцы, 1 и 2 — строки электронной таблицы). Для ввода формулы используется специальное поле под панелями инструментов, где изначально для указания программе выполнения действия ставится знак равенства и указываются нужные адреса. Таким образом, примитивная формула умножения выглядит так: =A1*B1, а какие числа будут введены в ячейках, не столь важно. Вот только сама формула тоже прописывается в определенном поле, которое должно отличаться от двух предыдущих (в противном случае программа просто выдаст ошибку).

Интересно выглядит сумма. Можно просто прописать сложение (=A1+B1), но при использовании диапазонов ввод всех данных займет слишком много времени. Поэтому проще указать его целиком, да еще и с использованием специальной команды.

Например, для диапазона от A1 до A10 при вводе формулы, скажем в поле A11, можно использовать такой вариант: =СУММ(A1:A10) или просто нажать на кнопку автосуммирования на панели, установив в качестве формульной ячейку под последней из вводимого диапазона.

Естественно, только такими формулами дело не ограничивается, а все вычисления лучше изучить самому на практике.

Взаимосвязи и графическое представление данных

Не менее интересно выглядят и некоторые аспекты, связанные с перекрестными ссылками и представлением данных. Начнем со второго.

Если кто не знает, на основе таблицы можно формировать целые отчеты, например в виде диаграмм, производить моделирование разных ситуаций или даже делать кратко- и долгосрочные прогнозы, хотя графики и диаграммы являются лишь малой частью того, на что способны такие программы.

Перекрестные ссылки частично уже упоминались. Они представляют собой связывание одновременно участвующих в процессе обработки данных из разных источников (ячеек, листов, других приложений, файлов, ссылок в интернете и т. д.). Здесь поле деятельности практически не ограничено. Кстати сказать, многие пользователи даже не догадываются о том, что в том же Excel можно запросто создавать простенькие игры. Яркий пример тому — «Змейка».

Заключение

Остается добавить, что электронная таблица предназначена не только для всего вышеописанного. Возможности программ, их использующих, гораздо шире, но описать все это, пусть даже в самой краткой форме, при всем желании не получится чисто физически. Поэтому, если хотите научиться работать с таблицами и использовать функционал в полной мере, необходимо будет, что называется, проштудировать техническую документацию (благо справочная информация в том же Excel представлена на высшем уровне).

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

«Назначение и возможности Microsoft Excel» 👇

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.

7.1.Назначение и возможности таблиц ех:

Электронные
таблицы Excel
предназначены для обработки табличных
данных. Чаще
всего ЭТ используются для решения
экономических задач. ЭТ позволяют
работать с огромным количеством
данных, связывать их между собой
различными формулами и зависимостями.
Использование ЭТ позволяет выводить
на печать готовые документы, диаграммы,
графики.

Excel
является приложением операционной
системы Windows
.

Возможности
EХ
:

• Изменение
  размеров строк и столбцов;

• Использование
  шрифтов различных размеров и различных
  гарнитур;

• деление
  экрана на отдельные окна и вывод
  большого количества страниц

• использование
  одновременно с ЕХ и др. программ;

• создание
  собственных меню и подменю;

• создание
  примечаний для каждой ячейки;

• использование
  данных из др. программ;

7.2.Загрузка электронных таблиц Excel.

7.3. Рабочее поле таблиц.

Рабочее
поле ЕХ представляет собой сетку из
ячеек, каждая из которых имеет адрес:
латинскую букву ( или буквы ),
определяющую номер столбца и номер
строки. Иначе, адрес называют ссылкой
на ячейку.

ПРИМЕР:
ячейка А1, —ячейка, расположенная в 1-ой
строке, в первом столбце (см. рис. 9 )

Интерфейс
приложения Excel

Заголовок

Кнопки

окна
управления

Главное

Панель окном

меню
EX
Форматирования

Панель

Стандартная
Строка формул Кнопки
управления

Справка
рабочим документом

Рисунок
9

Перемещение
по ячейкам возможно как при помощи
клавиш со стрелками, так и при помощи
мыши. Занесение информации в ячейки
осуществляется при помощи буквенно
— цифровых клавиш.

Ячейки
могут быть использованы для набора:

• обычной
  текстовой информации ( заголовка
  таблиц, пояснений и т. д. ),

• для
  набора числовых данных, которые
  подлежат обработке,

• для
  набора формул, по которым должны
  обрабатываться числовые данные.

При
желании ширину или высоту ячеек можно
увеличить. Для этого нужно навести
курсор на границу имени или номера
требуемой ячейки и после появления
характерного
символа
нажать левую клавишу «мыши» и не
отпуская её увеличить границы
ячейки до нужных.

7.4. Общие сведения о книгах и листах Microsoft Excel

Книга
в Microsoft Excel представляет собой файл,
используемый для обработки и хранения
данных. Каждая книга может состоять из
нескольких листов, поэтому в одном файле
можно поместить разнообразные сведения
и установить между ними необходимые
связи. По умолчанию новая рабочая книга
называется — КНИГА 1. Обычно пользователь
даёт собственное название. Одна книга
может содержать до 256 рабочих листов.

Листы
служат для организации и анализа данных.
Можно вводить и изменять данные
одновременно на нескольких листах, а
также выполнять вычисления на основе
данных из нескольких листов. При создании
диаграммы её можно поместить на лист с
соответствующими данными или на
отдельный лист диаграммы.

Имена листов отображаются
на ярлычках в нижней части окна
книги (см. рис 10 ).

Для перехода с одного
листа на другой следует указать
соответствующий ярлычок. Название
активного листа выделено жирным
шрифтом. По умолчанию они названы ЛИСТ
1, ЛИСТ 2, и т. д.

Один (1) лист это 256
столбцов и 16 384 строки.

Организация работы с
-Листами- в ЭТ Excel

Кнопка
горизонтальная

прокрутки
ярлычков Неактивный лист активный
лист полоса прокрутки

Рисунок
10

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

План урока:

Понятие и назначение электронных таблиц

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Типы данных в Excel

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Встроенные функции и их использование

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Понятие и назначение электронных таблиц

Электронной таблицей (табличным процессором) называют программное обеспечение, основными задачами которого являются создание, изменение, сохранение и визуализация данных, представленных в табличной форме.

Современные электронные таблицы выпускаются и поддерживаются разными коммерческими производителями, а также открытыми сообществами разработчиков, но основные функциональные возможности этих продуктов, представленные на первом рисунке, схожи.

Рисунок 1 – Основные функции электронных таблиц

Как правило, электронные таблицы предназначены для решения следующих задач:

— хранение разнородных данных в электронном виде в табличной форме;

— организация вычислений, выполняемых в автоматическом режиме;

— статистический анализ данных и поиск управленческих решений;

— построение графиков и диаграмм для наглядного представления данных;

— создание отчетов в форматах, удобных для последующей печати или распространения в сети.

Рабочий лист и книга, ячейка и ее адрес, диапазон ячеек

Электронные таблицы представляют собой строгую иерархическую конструкцию из книг, содержащих листы, каждый из которых разделен на пронумерованные строки и столбцы, по аналогии с архивными записями или бухгалтерскими книгами прошлого века, для замены которых была придумана этап программа. Далее работу с электронными таблицами мы будем рассматривать на примере Microsoft Excel.

Книгой в среде Excel называют файл, содержащий один или несколько листов с данными, часто объединенных по какому-то признаку, например, расписания занятий на каждый день недели.  

Рабочий лист электронной таблицы – это базовый элемент Excel, представляющий собой отдельную таблицу, имеющую свое имя (заголовок), и свою внутреннюю адресацию. Именно на листах хранятся и редактируются данные, задаются формулы для расчетов и выводятся графики.

Адресация рабочего листа Excel задается в двумерной системе координат, где первой координатой является столбец листа, а второй – строка.  

Ячейка Excel – это хранилище одного элемента данных таблицы, доступ к которому осуществляется по адресу ячейки – номерам столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, ячейка, расположенная в столбце «B» строки «6», будет иметь адрес «B6».

Диапазоном ячеек называют прямоугольную область, охватывающую стразу несколько строк и/или столбцов. Такие области имеют составную адресацию. Например, диапазон, охватывающий столбцы от «A» до «E» и строки от «4» до «9» включительно, будет иметь адрес «A4:E9».

Интерфейс MS Excel: строка заголовка, строка меню, панель инструментов

Интерфейс электронной таблицы Excel видоизменяется с каждым выпуском, следуя общему стилю и функциональности всего пакета MS Office. Тем не менее некоторые ключевые элементы, такие как строка заголовка, меню и панель инструментов присутствуют в каждой версии.

Строка заголовка, помимо стандартных кнопок сворачивания/разворачивания/закрытия, присущих большинству программных окон, содержит название текущей открытой книги, что позволяет идентифицировать ее среди множества других открытых книг.   

Рисунок 2 – Строка заголовка Excel

Под строкой заголовка располагается меню, в состав которого в стандартном режиме работы входят следующие разделы:

— «Файл»;

— «Главная»;

— «Вставка»;

— «Разметка страницы»;

— «Формулы»;

— «Данные»;

— «Рецензирование»;

— «Вид»;

— «Разработчик»;

— «Справка».

Рисунок 3 – Строка меню

При выполнении определенных задач состав меню может динамически видоизменяться, дополняясь новыми пунктами. Например, при редактировании диаграмм добавляются «Конструктор диаграмм» и «Формат».

Рисунок 4 – Динамически добавляемые пункты меню

На панели инструментов Excel, находящейся непосредственно под строкой меню, размещаются элементы управления, относящиеся к данному разделу. Пример содержимого панели приведен на рисунке.

Рисунок 5 – Фрагмент панели инструментов для пункта меню «Главная»

Типы данных в Excel

Мы уже выяснили, что в таблицах можно хранить разнородные данные, но, чтобы Excel мог их правильно отображать, сортировать и корректно обрабатывать в функциях, каждому элементу данных должен быть сопоставлен его тип.

Тип данных – это формальное соглашение о том, какой объем памяти будет занимать элемент данных, как он будет храниться, обрабатываться в формулах и преобразовываться в другие типы.

Основные типы данных Excel:

— число;

— текст;

— дата и время;

— логическое значение;

— формула.

В большинстве случаев тип данных определяется автоматически, но бывают ситуации, когда Excel «не понимает» что имел в виду пользователь, тогда формат данных (включающий тип и способ его представления) указывают вручную. Это можно сделать как для отдельных ячеек, так и для целых столбцов, строк или диапазонов. Функция выбора формата доступна из контекстного меню.

Рисунок 6 – Команда контекстного меню для выбора формата данных

В появившемся окне «Формат ячеек», в первой его вкладке «Число», можно указать формат данных.

Рисунок 7 – Окно «формат ячеек»

Не все форматы отвечают за разные типы данных. Например, форматы «Числовой», «Денежный» и «Финансовый» – это просто разные представления числового типа, определяющие количество знаков после запятой, правила вывода отрицательных чисел, разделители разрядов и пр.

Виды ссылок: абсолютные и относительные

Поскольку каждая ячейка, строка, столбец или диапазон имеют свой адрес, при составлении формул и выражений мы можем ссылаться на эти элементы.

Ссылка в Excel – это адрес элемента или группы элементов данных, заданный в абсолютном или относительном виде.

Относительная ссылка – это простой адрес вида «столбец, строка», используемый в качестве аргумента в формуле. Относительной она называется потому, что Excel запоминает расположение адресуемой ячейки относительно ячейки с формулой, и при изменении положения формулы на листе будет меняться и ссылка.

Примеры относительных ссылок: «B3», «F2», «AP34».

Абсолютная ссылка – это адрес вида «$столбец, $строка», ссылающийся на ячейку, позиция которой остается неизменной при перемещении ячейки с формулой. Допускается отдельно «фиксировать» столбец или строку, указывая перед ними знак «$».

Примеры абсолютных ссылок:

— на ячейку E32: «$E$32»;

— на столбец F: «$F2»;

— на строку 4: «A$4».

Порядок создания формулы в Excel

Рассмотрим шаги создания формулы на примере произведения чисел.

При правильном выполнении всех шагов, в ячейке C1 отобразится произведение чисел из ячеек A1 и B1. Более того, это произведение будет автоматически изменяться при изменении множителей.

Ошибки при вводе формул

При вводе новой формулы в ячейку, перед ее выполнением Excel осуществляет синтаксический анализ выражения и контроль входящих в него ссылок. Несоответствия приводят к выводу ошибки, которую необходимо устранить, прежде чем формула будет вычисляться.

Самые распространенные ошибки при вводе формул:

«#ДЕЛ/0!» – произошло деление на ноль или на пустую ячейку;

«#Н/Д» – один из аргументов функции в данный момент недоступен;

«#ИМЯ?» – некорректно задано название функции или аргумента;

«#ПУСТО!» – указанный диапазон не содержит ячеек;

«#ЧИСЛО!» – ячейка содержит значение, которое нельзя преобразовать в число;

«#ССЫЛКА!» – ссылка некорректна;

«#ЗНАЧ!» – один или несколько аргументов функции принимают недопустимые значения.

Встроенные функции и их использование

Программный пакет Excel не был бы таким эффективным и удобным инструментом, если бы не огромное количество встроенных функций, позволяющих пользователям, не являющимся ни программистами, ни математиками, решать задачи анализа данных разной степени сложности, приложив минимум усилий.

В списке встроенных представлены математические, логические, статистические и финансовые функции, операции обработки текста, дат и времени, процедуры взаимодействия с базами данных.

 Для использования встроенных функций откройте раздел меню «Формулы». На панели инструментов появятся кнопка «Вставить функцию», а также библиотека функций с удобными рубрикаторами по типам решаемых задач.

Рисунок 13 – Библиотека функций на панели инструментов

Рассмотрим использование встроенных функций на конкретном примере.

Пример вычисления математической функции

Допустим, перед нами стоит задача определения среднего балла ученика по имеющемуся списку оценок.

Шаг 1. На пустом листе в столбце B создайте список дисциплин, а в столбце C – соответствующих им оценок. Под списком дисциплин разместите ячейку с текстом «Средний балл».

Шаг 2. Поместите курсор в ячейку столбца C, расположенную напротив ячейки с текстом «Средний балл». В меню выберите пункт «Формулы» и нажмите на панели инструментов кнопку «Вставить функцию».

Шаг 3. Из списка функций выберите «СРЗНАЧ» — вычисление среднего значения, и нажмите кнопку «ОК». Появится окно заполнения аргументов функции, в которое Excel уже автоматически вписал столбец оценок.

Шаг 4. Если автоматически выбранный диапазон вас не устраивает, его можно скорректировать вручную. В нашем случае в диапазон попала ячейка с адресом C9, в которой никаких оценок нет. Ограничьте диапазон строками с третьей по восьмую, просто выделив его мышью.

Шаг 5. Подтвердите выбор, нажав кнопку «ОК». В ячейке C10 при этом появится среднее значение.

Шаг 6. Выводимое значение получилось не очень красивым, ограничим его одним знаком после запятой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши по ячейке и в контекстном меню выберите «Формат ячеек…»

Шаг 7. В появившемся окне выберите формат «Числовой», число десятичных знаков – 1.

Теперь расчет и отображение среднего балла работают как нам нужно.

Диаграмма. Виды и порядок построения диаграммы

Диаграмма в excel – это форма наглядного графического представления набора данных.

Доступ к панели инструментов «Диаграммы» осуществляется через меню «Вставка».

В Excel имеется множество шаблонов диаграмм, объединенных в группы, самые популярные среди которых:

            — гистограммы;

            — точечные диаграммы;

            — графики;

            — круговые диаграммы.

Рассмотрим пошаговый порядок построения диаграммы успеваемости по четвертям учебного года. В качестве наиболее подходящего вида диаграммы определим столбчатую (гистограмму).

Шаг 1. Дополните таблицу из предыдущего примера тремя столбцами оценок, сформировав тем самым аттестацию за четыре четверти. Над оценками проставьте номера соответствующих четвертей.

Шаг 2. Выделите на листе область, охватывающую все введенные данные и подписи.

Шаг 3. В меню «Вставка» — «Диаграммы» выберите первый элемент – «Гистограмма».

Шаг 4. Проверьте корректность создания диаграммы, при необходимости отмените шаги 2,3 и выделите диапазон заново.

Шаг 5. Измените название диаграммы. Щелкнув по нему мышью, введите «Успеваемость по четвертям».

Шаг 6. Слева на оси оценок мы видим значения 0 и 6. Таких оценок не бывает, поэтому исправим формат вывода. Наведите курсор мыши на ось оценок, нажмите правую кнопку и выберите «Формат оси…».

Шаг 7. В открывшемся окне параметров введите минимум – 1, максимум – 5, основные и промежуточные деления – 1.

Шаг 8. Добавьте к диаграмме таблицу оценок, нажав кнопку «+» в правом верхнем углу диаграммы и выбрав «Таблица данных».

Если вы все сделали правильно, то диаграмма будет выглядеть как на рисунке.

Поздравляем! Вы научились основам ввода, обработки и визуализации данных в программе Microsoft Excel.

Одной из главных особенностей современных программных офисных пакетов является возможность создания и редактирования электронных таблиц. Практически каждый пользователь ПК слышал об электронных таблицах, но не каждый знает, что это такое и зачем используется.

Что такое электронная таблица

Электронная таблица – это программа, позволяющая работать и проводить вычисления в двумерном массиве ячеек, похожем на обыкновенную бумажную таблицу. Основные форматы, используемые в работе с ними:

1. MS Excel: «*.xls» или «*xlsx» (формат без использования макросов).
2. OpenOffice и StarOffice: «*.ods».
3. Для общего представления – «*.pdf».
4. «Общий» для всех редакторов формат «*.csv».

Электронные таблицы могут быть предназначены как для автономного использования (Microsoft Excel, Open Office Calc), так и для облачного (например, Google Docs).

Таблицы такого типа, используются в качестве упорядоченного хранилища числовой и текстовой информации. С помощью возможностей программы из выборки данных создаются графики, диаграммы, отчеты, а также облегчается работа с большими массивами данных.

Сейчас можно выделить два табличных процессора, можно сказать «флагмана» в этой области – OpenOffice Calc и Microsoft Excel. Они очень похожи, но Excel имеет некоторые особенности, которые делают его более популярным. К особенностям электронных таблиц Excel можно отнести:

• построение сложных формул;
• статистическая обработка данных;
• создание сводок;
• моделирование бизнес-ситуаций;
• запись и редактирование макросов;
• запросы информации из внешних баз данных.

Интерфейс

При запуске каждого из вышеуказанных редакторов открывается окно, в котором есть рабочая область и стандартная панель.

В редакторе Calc это выглядит так:

В Excel:

Панель инструментов почти идентична. Она создана для того, чтобы пользователь мог без проблем вызывать нужные функции с помощью соответствующих иконок.

На главной вкладке каждой из панелей находится управление шрифтами и расположением текста:

1. Calc.
2. Excel.

В любых электронных таблицах можно выделить несколько основных элементов.

Каждая из программ имеет в рабочей области ячейки, из которых формируются столбцы и строки. Ячейка электронной таблицы является наименьшей структурной единицей и имеет уникальный адрес, который обычно (не не всегда) состоит из буквы столбца и числа строки (например, F176).

Строка – это совокупность ячеек по горизонтали. Каждая строка имеет свой уникальный номер. Столбец – совокупность ячеек по вертикали. Каждый столбец обозначен уникальной буквой латинского алфавита, сначала от A и далее. Количество элементов:

1. Excel (строк — 1 048 576, столбцов – 16 384, более 17 млрд. ячеек).
2. Calc (строк – 65536, столбцов – 256 и 16 777 216 ячеек).

Диапазон значений – фрагмент, состоящий из расположенных подряд ячеек. Имеет вид: «B6:B20».

Каждая таблица создается на определенном листе. Совокупность этих листов (документ в целом) называется Книга.

Курсор – область, над которой в данный момент проводятся манипуляции. Она выделяется черным цветом.

В ячейку можно поместить текст (абсолютно любые символы), формулу (вводится в строке формул вручную, либо с помощью конструктора), а также число.

Форматы данных и формулы

При вводе числа с дробью, целая часть отделяется от дробной запятой. Если же используется точка, формат данных автоматически преобразовывается в «Дата».

Формула – совокупность ключевых слов, формирующих алгоритм работы. Каждая из формул начинается со знака «=» и может служить для сложения, умножения, деления, вычитания, а также объединения или разветвления действий в зависимости от результата.

Режимы работы с таблицами

Режимы формирования

Этот режим подразумевает работу с данными в таблице. В нем заполняется содержимое, происходит изменение структуры.

Содержимое изменяется с помощью возможностей редактирования текста. Каждая таблица может быть оформлена индивидуально: от названия шрифта и его размера, до толщины границ между ячейками, для четкости их отображения при печати.

Стили, присвоенные некоторой совокупности ячеек можно копировать и применять к другим ячейкам.

Режимы отображения

Есть два основных режима отображения информации:

• отображение вычислений по формулам;
• отображение результатов вычисления.

По умолчанию установлен второй режим.

Для отображения формул в OpenOffice Calc нужно перейти по пути «Сервис» — «Параметры» — «OpenOffice.org Calc» — «Вид» и активировать переключатель напротив пункта «Формулы».

Примеры электронных таблиц

Для примера использования можно привести следующие варианты электронных таблиц созданных в табличных процессорах:

1. Контактные данные компаний.
2. Использование формулы, по которой вычисляется выручка газетного киоска.
3. Таблица Open Office с диаграммой.