Для чего секретарю excel

Знание Excel – казнить нельзя помиловать

Зачем секретарю знание Excel? Этот вопрос желательно задать себе как можно скорее. Хотите ли вы остаться секретарем на ресепшн на всю жизнь? Даже если у вас очень хорошая работа и она вам очень нравится, рано или поздно вы задумаетесь о дальнейшем профессиональном развитии, и без знания Excel оно будет весьма затруднительным. Исключение составляют, разве что, творческие профессии.

Ну а если вы являетесь секретарем отдела или помощником руководителя, вполне вероятно, что с этим огнедышащим табличным драконом вы уже сталкивались, и не раз.

Excel – это компьютерная программа среды MS Office, позволяющая производить вычисления различными способами. В основном это делается с помощью функций: арифметических, статистических, финансовых, текстовых, логических и т.д. Знание Excel может сделать вас королем (или королевой) своего рабочего времени. С помощью знания Excel вы сможете выполнять арифметические вычисления не только двух чисел, но и огромных числовых массивов буквально нажатием пары кнопок, экспортировать данные из интернета прямо в свою таблицу, связывать данные в таблице с данными других страниц, построить график, от которого закачается ваш начальник, быстренько отсортировать данные и предоставить только самое важное, рассчитать средние показатели, а также играючи создать логические функции. К примеру, если сумма в столбце у вас будет больше заданной, появится надпись «Молодец», а вот если в расчетах произойдет ошибка, Excel выдаст вам что-то вроде: «Каши мало ела» или «Срочно переделай, а то уволят».

И это еще далеко не все, что умеет делать эта поразительно умная программа. По сути, она обладает настолько обширным функционалом, что совершенству просто нет предела. Знание Excel обеспечит вас возможностью успевать делать больший объем работы за меньшее время, а значит, избавиться от необходимости хронических переработок по вашей вине; также вы сможете брать на себя работу более высокой категории сложности, а это всегда увеличивает вероятность вашего повышения.

А теперь представьте себе такую ситуацию. Компания ищет ассистента к финансовому директору. В обязанности ассистента входит консолидация отчетности из нескольких источников в один. Причем источники будут в разных форматах: один будет сделан в текстовом редакторе (txt, doc, rtf), другой в Excel, третий тоже в Excel, но с другими параметрами. Для специалиста со знанием Excel такая консолидация не представит труда, но чаще бывает вот что. Сотрудник отдела персонала получает расписанное в красках резюме специалиста, где в списке компьютерных программ, которые знает будущий ассистент, гордо фигурирует Excel наряду с другими пижонскими программами, например, Power Point или Access. Специалист по персоналу не знает, куда ему себя деть от радости и приглашает специалиста на интервью. На собеседовании секретарь, начитавшись советов в интернете о том, как гарантированно получить работу, уверенно отвечает, что уж Excel-то он(а) точно знает.

А дальше начинается….открывая страшную на вид программу с огромной зеленой иконкой в виде буквы «Х», новоиспеченный ассистент начинает складывать данные таблиц…на калькуляторе. Иногда встречаются варианты – специалист открывает строку формул и руками (!) пишет: А11+B34+С56 или, что еще хуже: 111+568+796+…и так до бесконечности. И это не новостной сюжет с места стихийного бедствия, это реальные примеры из жизни.

И если знание Excel было обязательным условием приема на данную должность, то, скорее всего, специалист потеряет работу еще до окончания испытательного срока.

Тем не менее, пугаться не стоит. Excel – не такая уж сложная программа для изучения. Безусловно, в совершенстве овладеть знанием Excel быстро не получиться, но оно вам и не надо. Когда вы научитесь справляться с базовыми функциями Excel (базовые функции, массивы, сводные таблицы, зависимости), вы справитесь и с порученной работой. А мастерство придет со временем. Единственное, чего никогда делать не стоит — это преувеличивать свои знания.

Для того, чтобы получить знания Excel, необходимо устроиться на курсы Excel. Часто курс Excel входит в базовую программу курсов секретарей, однако этого очень часто оказывается недостаточно. Именно поэтому

рекомендуется кроме курсов секретарей дополнительно записаться еще и на курсы Excel. Исключение составляют случаи, если вы обучаетесь в финансово-экономическом вузе. Сейчас многие дисциплины и представить сложно без практических работ в Excel.

Какие критерии важны при выборе курсов Excel?

1. Длительность обучения. Чем дольше, тем лучше.

2. Практические занятия. Вряд ли вам помогут курсы, где вы будете заниматься голой теорией по книжке.

3. Версия Excel, по которой ведется обучение на курсах. Идеально, если вас будут обучать версии Excel-2010 или Excel-2007. В крайнем случае подойдет 2003. Но вот от обучения по программе Excel-1997 лучше отказаться.

4. Чуткость и внимание преподавателя к аудитории, возможность уделять внимание каждому слушателю. Преподаватели в стиле «не мешайте мне, видите, сколько еще тут народу» — не для вас. Перед выбором курсов Excel почитайте отзывы в интернете, как о самих курсах, так и о конкретном преподавателе.

5. Выбирайте обычные курсы (базовый, если не владеете программой; продвинутый, для финансистов – если владеете). Курсы в стиле «Excel для блондинок», «для идиотов», «для программистов», «для глубокого статистического анализа», «как составить строительную смету за 1 минуту» и прочую экзотику обходите стороной.

Во многих российских городах можно найти большое разнообразие курсов по обучению Excel. Что же выбрать? Довольно известными и высокорезультативными курсами я считаю курсы НОУ «Специалист» при МГТУ им. Баумана specialist.ru Как слушатель, обучавшийся на этих курсах дважды (продвинутый Excel и Excel для финансистов) я уверена, что здесь можно получить хорошие знания Excel. Причем, хороший эффект достигается, даже если вы занимаетесь в группе. Группа формируется с учетом того, чтобы у преподавателя оставалось время на каждого слушателя. Правда, если ваши знания Excel практически нулевые, то начинать нужно не с Excel для финансистов, а с базового курса, постепенно переходя с уровня на уровень.

Впрочем, курсы можно найти практически в любом городе, для этого проще воспользоваться поисковой системой и учесть рекомендации, приведенные выше.

Помимо курсов Excel вам понадобится хороший учебник по обучению Excel. Он пригодится вам не только в процессе обучения, но и позднее, когда вы будете работать с Excel самостоятельно.

Что делать, если вы очень заняты на работе и у вас нет времени на то, чтобы ездить на курсы? Это чаще всего случается с помощниками руководителей, но может, в принципе, быть с кем угодно. Начинайте учиться самостоятельно! Приучайте свое подсознание к тому, что вы можете многого добиться. Вам не нужно будет становиться титаном как в игре «Герои магии и меча» (причем, улучшенным), но регулярно заниматься по самоучителю придется, хотя можно это делать без стахановских рекордов.

Чтобы вам не было скучно, расскажу вам историю. В 1999 году, работая секретарем в медийном холдинге, чтобы унять свою безудержную энергию, я приобрела в магазине «Озон» книгу по экономике для неэкономистов. Мало кто понимал тогда, зачем это нужно сектетарю. А в 2002 году я поступила в финансовый вуз. Пусть я все лето просидела в обнимку с учебниками алгебры за 8-11 классы, вычерчивая на доске примеры и громко чертыхаясь, но зато в 2005 году мы вместе с моими непонимающими друзьями отметили….получение мной второго диплома. Красивого и красного.

Поэтому, даже если у вас нет времени сейчас, не сдавайтесь. Берите самоучитель шаг за шагом продвигайтесь вперед. И очень скоро все изменится к лучшему.

И наконец, что делать, если вы у вас уже есть хорошие знания Excel, но его версия – 2002 или 2003? Я уже довольно часто вижу вакансии, где требуется знание Excel-2007 и даже 2010. Подавать резюме на такую вакансию или идти сначала на курсы Excel? Думаю, что зная предыдущую версию Excel – вы освоили главное. Версия Excel – это уже частности. Для того, чтобы ознакомиться с новой версией, зайдите на сайт Microsoft и скачайте демо-версию самой навороченной версии, установите ее на домашний компьютер и попрактикуйтесь. Не думаю, что это будет очень сложно. По крайней мере, я со знанием Excel 2002 легко могу пользоваться более высокими версиями. Однако практиковаться все же стоит, чтобы не в том месте и не тем способом расположенные кнопки не сбили вас с толку. Иначе начальник, застукавший вас, прищурившуюся, словно крот за судорожным поиском кнопки «Печать» в новой версии, поймет вас совершенно неверно.

Если вы хотите поблагодарить автора за эту статью, нажмите на кнопку «Поделиться» внизу, чтобы о ней смогли узнать ваши друзья.

Источник

7.2.1.2. Microsoft Excel

7.2.1.2. Microsoft Excel

Документ Ехсеl называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру и может содержать одну или несколько таблиц. В окне документа в программе Ехсеl отображается только текущий рабочий лист, с которым и ведется работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое указывается на ярлычке листа, отображаемом в его нижней части. С помощью ярлычков можно подключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же самую рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щелкнуть на его ярлычке.

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65536 (максимально допустимый номер строки).

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DЕ234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой. Эта рамка в программе Ехсеl играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши. Диапазон ячеек. На данные, расположенные в соседних ячейках, можно ссылаться в формулах, как на единое целое. Такую группу ячеек называют диапазоном. Наиболее часто используют прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например: А1:С15.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод и редактирование данных

Отдельная ячейка может содержать данные, относящиеся к одному из трех типов: текст, число или формула, – а также оставаться пустой. Программа Ехсеl при сохранении рабочей книги записывает в файл только прямоугольную область рабочих листов, примыкающую к левому верхнему углу (ячейка А1) и содержащую все заполненные ячейки.

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Ехсеl так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа «=», как в ячейке, так и в строке формул.

Чтобы завершить ввод, сохранив введенные данные, используют кнопку Еntеr в строке формул или клавишу ЕNТЕR. Чтобы отменить внесенные изменения и восстановить прежнее значение ячейки, используют кнопку Отмена в строке формул или клавишу ЕSС. Для очистки текущей ячейки или выделенного диапазона проще всего использовать клавишу DЕLЕТЕ.

Форматирование содержимого ячеек

Текстовые данные по умолчанию выравниваются по левому краю ячейки, а числа – по правому. Чтобы изменить формат отображения данных в текущей ячейке или выбранном диапазоне, используют команду Формат > Ячейки. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет.

Формулы

Вычисления в таблицах программы Ехсеl осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Ехсеl, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Ехсеl состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в «уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки

Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Ехсе1, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.

Абсолютные и относительные ссылки

По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке В2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

При абсолютной адресации адреса ссылок при копировании не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как нетабличная. Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряются символом «$». Например, при последовательных нажатиях клавиши F4 номер ячейки А1 будет записываться как А1, $А$1, А$1 и $А1. В двух последних случаях один из компонентов номера ячейки рассматривается как абсолютный, а другой – как относительный.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе Ехсеl можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.

Метод перетаскивания

Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Применение буфера обмена

Передача информации через буфер обмена имеет в программе Ехсеl определенные особенности, связанные со сложностью контроля над этой операцией. Вначале необходимо выделить копируемый (вырезаемый) диапазон и дать команду на его помещение в буфер обмена: Правка > Копировать или Правка > Вырезать. Вставка данных в рабочий лист возможна лишь немедленно после их помещения в буфер обмена. Попытка выполнить любую другую операцию приводит к отмене начатого процесса копирования или перемещения. Однако утраты данных не происходит, поскольку «вырезанные» данные удаляются из места их исходного размещения только в момент выполнения вставки.

Место вставки определяется путем указания ячейки, соответствующей верхнему левому углу диапазона, помещенного в буфер обмена, или путем выделения диапазона, который по размерам в точности равен копируемому (перемещаемому). Вставка выполняется командой Правка > Вставить. Для управления способом вставки можно использовать команду Правка > Специальная вставка. В этом случае правила вставки данных из буфера обмена задаются в открывшемся диалоговом окне.

Автоматизация ввода

Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Ехсеl содержит средства автоматизации ввода. К числу предоставляемых средств относятся: автозавершение, автозаполнение числами и автозаполнение формулами.

Автозавершение

Для автоматизации ввода текстовых данных используется метод автозавершения. Его применяют при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку программа Ехсеl проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение, введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши ЕNТЕR подтверждает операцию автозавершения, в противном случае ввод можно продолжать, не обращая внимания на предлагаемый вариант.

Можно прервать работу средства автозавершения, оставив в столбце пустую ячейку. И наоборот, чтобы использовать возможности средства автозавершения, заполненные ячейки должны идти подряд, без промежутков между ними.

Автозаполнение числами

При работе с числами используется метод автозаполнения. В правом нижнем углу рамки текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении на него указатель мыши (он обычно имеет вид толстого белого креста) приобретает форму тонкого черного крестика. Перетаскивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении.

Если ячейка содержит число (в том числе дату, денежную сумму), то при перетаскивании маркера происходит копирование ячеек или их заполнение арифметической прогрессией. Для выбора способа автозаполнения следует производить специальное перетаскивание с использованием правой кнопки мыши.

Пусть, например, ячейка А1 содержит число 1. Наведите указатель мыши на маркер заполнения, нажмите правую кнопку мыши и перетащите маркер заполнения так, чтобы рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, затем отпустите кнопку мыши. Если теперь выбрать в открывшемся меню пункт Копировать ячейки, все ячейки будут содержать число 1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы точно сформулировать условия заполнения ячеек, следует дать команду Правка > Заполнить > Прогрессия. В открывшемся диалоговом окне Прогрессия выбирается тип прогрессии, величина шага и предельное значение. После щелчка на кнопке ОК программа Ехсеl автоматически заполняет ячейки в соответствии с заданными правилами.

Автозаполнение формулами

Эта операция выполняется так же, как автозаполнение числами. Ее особенность заключается в необходимости копирования ссылок на другие ячейки. В ходе автозаполнения во внимание принимается характер ссылок в формуле: относительные ссылки изменяются в соответствии с относительным расположением копии и оригинала, абсолютные остаются без изменений.

Для примера предположим, что значения в третьем столбце рабочего листа (столбце С) вычисляются как суммы значений в соответствующих ячейках столбцов А и В. Введем в ячейку С1 формулу =А1+В1. Теперь скопируем эту формулу методом автозаполнения во все ячейки третьего столбца таблицы. Благодаря относительной адресации формула будет правильной для всех ячеек данного столбца.

Использование стандартных функций

Стандартные функции используются в программе Ехсеl только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции, после которого в скобках указывается список параметров. Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.

Палитра формул

Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу в строке формул, под строкой формул появляется палитра формул, обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно закончить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.

Использование мастера функций. При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция – конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.

Ввод параметров функции

В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра.

Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками – выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров.

Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.

Печать документов Ехсеl

Экранное представление электронной таблицы в Ехсеl значительно отличается от того, которое получилось бы при выводе данных на печать. Это связано с тем, что единый рабочий лист приходится разбивать на фрагменты, размер которых определяется форматом печатного листа. Кроме того, элементы оформления рабочего окна программы – номера строк и столбцов, условные границы ячеек – обычно не отображаются при печати. Поэтому обязательным является предварительный просмотр перед печатью. Он выполняется с помощью команды Файл > Предварительный просмотр.

Итоговые вычисления

Итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление суммы значений, входящих в набор, среднего значения и других статистических характеристик, количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям. Проведение итоговых вычислений в программе Ехсеl выполняется при помощи встроенных функций. Особенность использования таких итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается угадать, в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.

В качестве параметра итоговой функции обычно задается некоторый диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр, и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.

Суммирование

Для итоговых вычислений применяют ограниченный набор функций, наиболее типичной из которых является функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.

Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.

Функции для итоговых вычислений

Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. Все эти функции относятся к категории Статистические. В их число входят функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие.

Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.

Использование надстроек

Надстройки – это специальные средства, расширяющие возможности программы Ехсе1. На практике, именно надстройки делают программу Ехсеl удобной для использования в научно-технической работе. Хотя эти средства считаются внешними, дополнительными, доступ к ним осуществляется при помощи команд меню (обычно через меню Сервис или Данные). Команда использования надстроек обычно открывает специальное диалоговое окно, оформление которого не отличается от стандартных диалоговых окон программы Ехсе1.

Подключить или отключить установленные надстройки можно с помощью команды Сервис > Надстройки. Подключение надстроек увеличивает нагрузку на вычислительную систему, поэтому обычно рекомендуют подключать только надстройки, которые реально используются.

Вот основные надстройки, поставляемые вместе с программой Ехсе1:

Пакет анализа. Обеспечивает дополнительные возможности анализа наборов данных. Выбор конкретного метода анализа осуществляется в диалоговом окне Анализ данных, которое открывается командой Сервис > Анализ данных.

Автосохранение. Эта надстройка обеспечивает режим автоматического сохранения рабочих книг через заданный интервал времени. Настройка режима автосохранения осуществляется с помощью команды Сервис > Автосохранение.

Мастер суммирования. Позволяет автоматизировать создание формул для суммирования данных в столбце таблицы. При этом ячейки могут включаться в сумму только при выполнении определенных условий. Запуск мастера осуществляется помощью команды Сервис > Мастер > Частичная сумма.

Мастер подстановок. Автоматизирует создание формулы для поиска данных в таблицах по названию столбца и строки. Мастер позволяет произвести однократный поиск или предоставляет возможность ручного задания параметров, используемых для поиска. Вызывается командой Сервис > Мастер> Поиск.

Мастер Web-страниц. Надстройка преобразует набор диапазонов рабочего листа, а также диаграммы в Web-документы, написанные на языке НТМL. Мастер запускается с помощью команды Файл >Сохранить в формате НТМL и позволяет как создать новую Web-страницу, так и внести данные с рабочего листа в уже существующие документы.

Поиск решения. Эта надстройка используется для решения задач оптимизации. Ячейки, для которых подбираются оптимальные значения и задаются ограничения, выбираются в диалоговом окне Поиск решения, которое открывают при помощи команды Сервис > Поиск решения.

Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.

Мастер Web-форм. Надстройка предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные пользователями, автоматически добавляются и базу данных, связанную с формой. Запуск надстройки производится командой Сервис > Мастер >Форма Web.

Создание документа с элементами графического анализа

Значение представления данных в графической форме трудно переоценить. Это повышает наглядность полученных результатов и показывает соотношение различных значений и динамику их изменения. Табличные процессоры располагают рядом команд для построения различных типов диаграмм, с помощью которых можно по-разному интерпретировать числовые значения. Учитывая важность использования графических возможностей при работе с электронной таблицей.

Создание документа, содержащего элементы графического анализа в виде диаграмм и графиков, содержит операции: изменение параметров (ширины) строк и столбцов; работа со списками; использование абсолютных ссылок; построение диаграмм; редактирование диаграмм; построение смешанных диаграмм и графиков; создание комментариев.

Например, требуется создать документ о росте доходов фирмы за год.

Перечислим действия, которые требуются выполнить самостоятельно:

1) создать новый файл в Excel с именем «Доход»;

2) переименовать Лист 1 на «Рост доходов»;

3) определить границы листа формата А4;

4) во второй строке написать заголовок «Рост доходов за год»;

5) в четвертой строке сформировать «шапку» документа из четырех столбцов: разместить надписи столбцов с переносом в несколько строк и отцентрировать их по высоте и ширине ячеек.

Изменение ширины строк (столбцов)

Величина процентов занимает на экране мало разрядов, поэтому столбцы не следует делать широкими. Наименования столбцов Прирост за месяц и Рост доходов требуется разместить в несколько строк.

Для оптимального определения высоты строки выполняется автоподбор высоты. Для этого необходимо: выделить строку (не ячейки, а всю строку целиком); через меню Формат—Ячейки указать пункт Автоподбор высоты.

Списки

Excel предоставляет возможность создавать списки из наиболее часто повторяющихся последовательностей значений.

Столбец Месяц заполняется наименованиями месяцев – от января до декабря. В Excel такой список уже существует и является встроенным.

Для заполнения ячеек значениями из списка необходимо: установить курсор в ячейку А5; ввести в ячейку значение январь; активизировать ячейку А5; установить курсор в правый нижний угол ячейки (курсор примет форму знака +) и, не отжимая левой кнопки мыши, протащить в низ на 12 ячеек. При этом в окне подсказки будут подсвечиваться значения, которыми заполняются выделяемые ячейки.

Для заполнения столбца доходы нужно выделить ячейки В5 – В16 и назначить им финансовый рублевый формат целого типа. Заполнить эти ячейки соответствующими значениями из документа.

Заполнение столбца прирост за месяц. Прирост за месяц – это процент прироста дохода по сравнению с предыдущим месяцем. Для того чтобы заполнить столбец прирост за месяц нужно активизировать ячейку С6 и составьте формулу для вычисления прироста за месяц в процентном соотношении. Скопировать эту формулу для всех последующих месяцев. Необходимые требования – значения округлить до целых, написать знак процента (%) и отрицательные значения отобразить красным цветом. Реализация указанного требования выполняется составлением формата ячеек.

Абсолютная адресация

Рост доходов – это процент прироста дохода по сравнению с началом года (январем). За январь рост доходов будет составлять 0 %. Особенность при составлении формулы для столбца Рост доходов заключается в том, что процент роста вычисляется во всех ячейках относительно одного значения – января. Поэтому, чтобы при копировании адрес ячейки В5 (январь) не смещался, необходимо использовать абсолютную адресацию.

Для составления формулы с абсолютной адресацией требуется:

1) установить курсор в ячейку D6 и составить формулу вычисления роста доходов относительно начала года (января) в процентах;

2) скопировать формулу на остальные ячейки этого столбца;

3) назначить такой же формат ячеек, как и для столбца Прирост, за месяц.

Построение диаграммы

Диаграмма – графическое представление данных. Значения из ячеек рабочего листа, или точки данных, отображаются на экране в виде строк, линий, столбцов, секторов или других компонентов диаграммы.

Точки данных группируются в ряды данных, которые отличаются друг от друга цветом, формой, заполнением. Построение диаграммы «Изменение величины доходов по месяцам» включает следующие действия: выделить ячейки, относящиеся к столбцам Месяц и Доход (А4 – В16); нажать на пиктограмму Мастер диаграмм и выполнить определенные шаги действий.

1) на закладке Стандартные выбрать тип диаграммы: Гистограмма;

2) – подтвердить диапазон данных, а ряд данных – в столбцах;

3) – на закладке Заголовки указать название диаграммы «Рост доходов за год»;

4) – определить место размещения диаграммы: на том же листе (это так называемые внедренные диаграммы) или на отдельном листе (лист диаграмм). Выбрать на том же листе.

Независимо от того, какая диаграмма создается – внедренная или лист диаграммы, она автоматически связывается с тем рабочим листом, на основе которого создана. При изменении исходных данных диаграмма автоматически обновляется.

Чтобы произвести перемещение и изменение размеров области диаграммы нужно выделить диаграмму, щелкнув мышкой по краям диаграммы, чтобы появились черные засечки на линиях обрамления. И, не отжимая левой кнопки мыши, перетащить диаграмму к ячейке А18. Для изменения размеров области диаграммы установить курсор мыши на требуемую засечку и, не отжимая левой кнопки мыши, потянуть в нужном направлении.

Редактирование диаграммы

Автоматически сформированная диаграмма явно требует редактирования, чтобы отредактировать элемент диаграммы, достаточно дважды щелкнуть по нему мышкой.

Удаление элемента диаграммы

На диаграмме, состоящей из одного ряда данных, область легенды является излишней. Для удаления области легенды необходимо: выделить Легенду, нажав мышкой один раз (окно Легенды должно быть выделено засечками); нажать клавишу Del.

Надписи осей

Для формирования надписи для Y требуется: установить курсор на область Диаграммы и нажать правую кнопку мыши; через меню Параметры диаграмм открыть закладку Заголовки и для оси Y задать надпись «Доход».

Редактирование надписей оси

Чтобы все наименования месяцев разместились в области диаграммы, необходимо развернуть их вертикально. Для изменения надписи оси надо: установить курсор на любое наименование месяца на диаграмме (например, январь) и дважды щелкнуть левой кнопкой мыши; через меню Формат оси перейти на закладку Выравнивание и установить Ориентацию на 90 градусов; установить курсор на красную точку, которой заканчивается слово «надпись», и, не отжимая левой кнопки мыши, перетащить на требуемый угол поворота.

Изменение шага значений оси

Шаг значений по оси Y равен 500. Требуется уменьшить шаг до 300. Для этого необходимо: установить курсор на любое из значений осиY и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши; через меню Формат оси выбрать закладку Шкала и в опции Цена основных делений установить значение 300; перейти на закладку Шрифт и установить размер цифр – 10.

Изменение формата рядов данных

Для того чтобы ряду данных (столбцам) придать объемный вид и сменить цветовую палитру, требуется: нажать курсором по центру одного из столбцов данных, чтобы во всех столбцах диаграммы в центре появились точки; через меню Формат выбрать Формат ряда данных или щелкнуть по выделенным столбцам правой кнопкой мыши; перейти на закладку Вид и установить параметры: Граница – с тенью, Заливка – голубая.

Подписи данных

Диаграмма станет более наглядной, если каждый столбец будет содержать отображаемые числовые значения. Для этого необходимо: выделить весь ряд данных (во всех столбцах диаграммы должны быть точки); через меню Формат выбрать Формат ряда данных, затем перейти на закладку Подписи данных и отметить опцию Значение; для оформления подписей данных щелкнуть по ним левой кнопкой мыши, при этом обратить внимание, чтобы были выделены все подписи, и через меню Формат выбрать Формат подписей данных; перейти на закладку Шрифт и установить параметры; перейти на закладку Выравнивание и установить параметры: Ориентация – 90 градусов, Положение подписи – центр.

Изменение ширины столбцов диаграммы

Чтобы подписи данных размещались в столбцах, необходимо увеличить ширину столбцов: выделить весь ряд данных (точки должны быть во всех столбцах диаграммы); через меню Формат – Выделенный ряд перейти на закладку Параметры и установить ширину зазора.

Изменение фона построения диаграммы

Следующая задача – изменить серый фон, на котором построена диаграмма. Для этого надо: выделить область построения диаграммы; через меню Формат – Выделенная область построения нажать на пункт Способ заливки, затем на закладке Градиентная указать: один цвет; цвет 1 – белый; тип штриховки – диагональная 1; тип – 4.

Выделение несмежных интервалов

Чтобы выделить несмежные интервалы, необходимо сначала выделить ячейку в первой строке или столбце, а затем нажать клавишу CTRL и не отжимая ее, выделять остальные ячейки. Для построения диаграммы «Прирост доходов по месяцам» необходимо выполнить следующие действия: разместить диаграмму под документом, а предыдущую диаграмму перенести на отдельную страницу справа, сделать надписи вертикально; выделить интервалы ячеек А4– А16 и С4 – С16; нажать на пиктограмму Мастер диаграмм:

1) выбрать Тип – График, Вид – График с маркерами;

2) на закладке Диапазон данных – установить курсор в поле Диапазон и выделить мышкой еще раз столбец Прирост за месяц (С4 – С16). Перейти на закладку Ряд. Установить курсор в окно Подпись оси Х и выделить мышкой столбец Месяц (А4 —А16);

3) на закладке Заголовки в поле ось Y указать проценты прироста;

4) создать внедренную диаграмму. Изменить заголовок самой диаграммы на заголовок «Диаграмма прироста». Легенду расположить в верхнем правом углу. Высота текста должна быть 8. Убрать фон под графиком.

Добавление новых рядов данных

На диаграмму прироста необходимо добавить новый ряд данных, соответствующий столбцу Рост доходов. Для этого нужно выделить, вместе с заголовком ячейки, которые образуют новый ряд данных (D4-D16), и, установив курсор на нижнюю границу выделенной области, перетащить на область диаграммы, либо, выделить вместе с заголовком ячейки, которые образуют новый ряд данных, скопировать их в буфер (меню Правка – Копировать), затем перейти в область диаграммы и выполнить вставку из буфера, либо, выделить область диаграммы, нажать правую кнопку мыши и через меню Исходные данные перейти на закладку Ряд. В окне Ряд нажать кнопку Добавить. Установить курсор в окно Имя и мышкой указать ячейку, которая является заголовком нового ряда. Установить курсор в окно Значения и мышкой указать интервал ячеек, которые являются элементами нового ряда. После добавления нового ряда диаграмма включает два графика.

Сочетание несколько типов диаграмм в одной диаграмме. Необходимо добавить в эту же диаграмму новый ряд данных из столбца Доход. Особенность добавления заключается в том, что доход измеряется в других единицах (в рублях, а не в процентах) и интервал значений лежит в других пределах. Для получения комбинированной диаграммы необходимо выполнить следующие действия: выделить ячейки, относящиеся к столбцу Доход; скопировать выделенную область в буфер; перейти в область построения диаграммы (область окна диаграммы должна быть выделена засечками); выполнить вставку из буфера; выделить на диаграмме новый ряд данных, щелкнув мышкой по кривой; установить курсор на выделенный ряд, нажать правую кнопку мыши и выбрать в меню Тип диаграммы – с областями.

Изменение надписи оси

Для изменения надписи оси необходимо: выделить область построения диаграммы; нажать правую кнопку мыши, затем через меню Параметры диаграммы перейти на закладку Заголовки и в окне ось Y указать Доход.

Добавление вспомогательной оси

Ось Y отражает теперь величину дохода, поэтому требуется ввести дополнительную ось Y для отображения значений процентов. Для этого следует: выделить область построения диаграммы; нажать правую кнопку мыши, через меню Параметры диаграммы открыть закладку Оси и в группе Вспомогательная ось отметить ось Y. Для создания надписи вспомогательной оси надо: нажать правую кнопку мыши, через меню Параметры диаграммы открыть закладку Заголовки и в окне вторая ось Y указать проценты дохода. Самостоятельно увеличить заголовок диаграммы до 12 пунктов и убрать обрамление вокруг легенды.

Панель инструментов диаграммы

Диаграммы можно создавать и редактировать не только с помощью Мастера диаграмм и стандартного меню. Excel имеет специальную панель инструментов для работы с диаграммами. Панель включается через меню Вид – Панели инструментов. Выделить область построения диаграммы на рабочем листе и выполнить операции редактирования, используя панель инструментов диаграммы. Для этого следует: заменить основные линии сетки на пунктирные линии; изменить шкалу значений по оси Y с шагом 400; оформить ряд Доход градиентной заливкой; оформить текст Легенды курсивом; поместить заголовок диаграммы в рамку с тенью, а текст заголовка написать синим цветом.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Источник