Для чего предназначена функция автосохранения документов word

Автосохранение в Microsoft Word — это полезная функция, позволяющая создавать резервные копии документа, над которым вы работаете в настоящий момент, через заданный промежуток времени, а также сохранять его оригинальную версию. Именно благодаря ее корректной работе вы можете не беспокоиться о возможной потери набранного текста (по крайней мере, если говорить о больших объемах данных) в случае возникновения сбоев, ошибок или экстренного завершения работы. Сегодня расскажем о том, как работает автоматическое сохранение файлов и как его лучше настроить.

Читайте также: Как сохранить документ, если завис Ворд

Автосохранение в Ворде

Рассматриваемая нами сегодня функция Word по умолчанию активирована (если только никто не изменял стандартные настройки программы без вашего ведома), вот только промежуток времени, через которое создаются резервные копии, слишком велик — это 10 и более минут. Согласитесь, за этот период можно проделать немалую часть работы, достаточную для того, чтобы ее потеря стала критической. К счастью активных пользователей тестового редактора от Microsoft, автосохранение можно настроить под свои нужды. Кроме того, в ряде случаев о необходимости сохранения файлов можно и вовсе забыть. Но обо всем по порядку.

Читайте также: Как восстановить несохраненный документ Майкрософт Ворд

Вариант 1: Настройка автосохранения

Как мы уже сказали выше, стандартный 10-минутный интервал автоматического сохранения текстовых документов и их резервных копий можно и нужно уменьшить. Для того чтобы это сделать, нам с вами потребуется обратиться к настройкам программы.

1. Открыв любой документа Microsoft Word, кликните по вкладке «Файл» (если вы используете версию программы 2007 года и младше, нажмите кнопку «MS Office») на ленте,
   

   и перейдите в меню программы в раздел «Параметры» (ранее назывался «Параметры Word»).



2. Выберите на боковой панели в подраздел «Сохранение».



3. Убедитесь в том, что напротив пункта «Автосохранение» установлена галочка. Если по каким-то причинам она там отсутствует, обязательно установите ее. Далее задайте минимальный период сохранения (1 минута) и нажмите «ОК», чтобы сохранить внесенные изменения и закрыть окно «Параметры».



Примечание: В разделе параметров «Сохранение» вы можете также выбрать формат файла, в котором будет сохраняться резервная копия документа, и указать место, в которое он будет помещен. Дополнительно имеется возможность указания расположения для сохранения шаблонов, черновиков и временных данных.



Теперь, если в процессе работы с текстовым документом программа зависнет, случайно закроется или, к примеру, произойдет спонтанное выключение компьютера, вы можете не беспокоиться о сохранности содержимого. Сразу после того, как вы откроете Ворд, вам будет предложено просмотреть и повторно сохранить созданную им резервную копию.

Читайте также: Где хранятся временные файлы Word

Совет: Для подстраховки вы также можете сохранять документ в любое удобное для вас время, нажимая на кнопку «Сохранение», расположенную в верхнем левом углу программы, либо воспользовавшись комбинацией клавиш «CTRL+S».



Читайте также: Горячие клавиши в Ворд

Вариант 2: Постоянное сохранение в фоне

Рассмотренное выше решение существенно упрощает жизнь тем, кто часто и довольно активно работает с текстовыми документами. И все же идеальным его назвать нельзя – даже за одну минуту, которая является минимальным интервалом для автосохранения, можно написать немалый фрагмент текста и, если произойдет сбой, ошибка, аварийное закрытие или отключение питания, потерять его. К счастью, современные версии Microsoft Office позволяет навсегда забыть о такой функции, как сохранение документов, в любом из приложений, входящих в состав этого пакета.

Работает это и с Word, главное, авторизоваться в своей учетной записи Microsoft и перед началом работы с документом сохранить его в любую удобную папку в облачном хранилище OneDrive.

Примечание: Данный способ работает на лицензионных версиях приложений из пакета Офис, использование которых само собой подразумевает наличие учетной записи Майкрософт, обеспечивает и гарантирует синхронизацию между программами, документами и облачным хранилищем.

1. Запустите Microsoft Word и кликните по надписи «Вход», расположенной на его верхней панели.



2. Введите свою электронную почту, к которой привязана учетная запись Microsoft, и нажмите «Далее».
   
   Если в Windows вы работаете под этим же аккаунтом и/или используете OneDrive, ввод пароля не потребуется. Но если окно с запросом появится, укажите его и нажмите «Вход».



3. В открывшемся пустом документе Ворд потребуется выполнить вход еще раз, чтобы подтвердить то, что именно вы являетесь владельцем лицензии или подписки на Office 365 или 2019. Для этого нажмите по кнопке «Войти», расположенной в конце уведомления,
   
   а затем по еще одной, но уже в появившемся всплывающем окне.


С этого момента Microsoft Word, как и все приложения офисного пакета, будет готов к нормальной работе и автоматическому, а точнее, постоянному (фоновому) сохранению документов в облако. Но данный процесс нужно настроить, а сделать это можно одним из двух способов.

Так, если вы хотите, чтобы все документы, с которыми вы работаете, сохранялись в стандартную папку «Документы» на OneDrive, выполните следующее:

1. Переведите в активное положение переключатель, расположенный на верхней панели между кнопкой сохранения и надписью «Автосохранение».



2. Во всплывающем окне выберите свой «OneDrive: Персональный» (ориентируйтесь на адрес электронной почты).



3. Задайте имя документу и нажмите «ОК».


Это же потребуется делать с каждым последующим файлом. То есть для того, чтобы непрерывное сохранение осуществлялось в фоновом режиме, необходимо его включить, назвать документ и подтвердить это.

В случае если вы хотите хранить текстовые документы в папках, отличных от стандартной, но все же в пределах своего облачного хранилища OneDrive, действовать необходимо немного иначе.

1. Перейдите в меню «Файл» и выберите на боковой панели пункт «Сохранить как».



2. Далее вы можете указать любое место на диске своего ПК, нажав для начала по кнопке «Обзор», либо воспользоваться возможностью «Добавления места», которая позволяет подключить к Microsoft Office стороннее облачное хранилище.
   
   Для примера выберем первый вариант. «Обзор» открывает системный «Проводник», в котором нужно просто указать место для сохранения текстового документа. Но, так как нас интересует его постоянное сохранение в фоне, это должна быть папка в OneDrive. Определившись с расположением, задайте файлу желаемое имя и нажмите по кнопке «Сохранить».



3. Вы будете возвращены к документу Ворд. Обратите внимание на левую часть верхней панели программы – переключатель около пункта «Автосохранение» теперь активен, а на кнопке сохранения есть значок, сигнализирующий об активной синхронизации данных. Теперь вы можете свободно работать с текстом (как и с любыми другими данными, поддерживаемыми редактором от Майкрософт).



Убедиться в том, что файл сохраняется, можно не только по значкам на ленте, но и по меню, вызываемом нажатием на иконку облачного хранилища OneDrive в системном трее – там вы увидите и текстовый документ, и время его последней синхронизации.

Этот же документ можно найти в указанной вами папке облачного хранилища,

а также в списке «Последние», который встречает вас при каждом запуске Microsoft Word.



Примечание: Если начав работать с текстовым документом, вы забудете указать место для его сохранения, а затем решите закрыть его, программа сама предложит сохранить изменения. Просто задайте имя файла и укажите место в облаке или на диске.



Синхронизация документов Ворд с облачным хранилищем ВанДрайв посредством учетной записи Майкрософт – это оптимальное решение для всех тех пользователей, кто не готов потерять ни малейшей части проделанной работы. И даже если в процессе набора текста у вас пропадет интернет, вы всегда сможете сохранить документ вручную, а при восстановлении подключения к сети он будет синхронизирован автоматически.

Заключение

Мы рассмотрели то, что представляет собой функция автосохранения в Microsoft Word и то, как благодаря правильной настройке ее работы можно минимизировать риск потери данных. Если же вы используете лицензионную версию Microsoft Office в связке с облачным хранилищем OneDrive, о необходимости сохранения текстовых документов можно вообще забыть.

Автосохранение в Ворде позволяет сохранять документы автоматически. В статье будет рассказано, что это такое, как настроить автосохранение в Word несколькими способами. С помощью этой информации вы сохраните и не потеряете текст, который был написан в документе.

Автосохранение в Ворде (Word), что это такое и зачем оно нужно

Здравствуйте, друзья! Автосохранение в Ворде – это функция, которая может сохранить документ автоматически, через каждые несколько секунд или минут. Также, этот инструмент можно встретить в таких программах, как Excel, PowerPoint и так далее.

Для чего нужно автосохранение в документе Ворда? Эта возможность помогает многим писателям, студентам, копирайтерам и блогерам сохранить файл документа и не потерять текст. Дело в том, что  при работе с текстом в Ворде, часто возникают ошибки с программой, может «затормозить» компьютер или человек забыл нажать на кнопку сохранения. Из-за этого текст в документе будет утерян и придется заново его писать. Так вот, чтобы этого не произошло,  используют автосохранение документа.

Далее рассмотрим, как настраивается автоматическое сохранение в программе Ворд двумя способами.

к оглавлению ↑

Как настроить автосохранение в Ворде (Word), способ 1

Итак, разберем первый способ включения автосохранения в Ворде 2007 через настройки программы. Для этого нажмите на логотип Майкрософт Офис Ворд вверху и кликните по разделу «Параметры Word» (скрин 1).

Далее переходите в другой раздел – «Сохранение» (скрин 2).

Здесь устанавливаете галочку перед словом «Автосохранение каждые» и далее устанавливаете время, которое хотите, например, 10 секунд. Кроме того, в настройках должен быть параметр – Сохранить файлы в следующих документах – устанавливаете документ Word. После выполнения всех настроек нажимаете кнопку «OK» и ваш текст в документе автоматически сохранится.

к оглавлению ↑

Как настроить автосохранение в Ворде (Word), способ 2

Этот способ подразумевает постоянное сохранение документа в фоне (облачного хранилища), он подходит только к лицензионным версиям программы Ворд – это 2010, 2016 и так далее. Чтобы этот вариант сработал, войдите в учетную запись Майкрософт и перед тем как работать с документом Ворд, сохраните его в папку  хранилища OneDrive. Кстати, на блоге есть статья – «что такое OneDrive и как им пользоваться».

Перейдем к основным настройкам по инструкции:

1. Нужно запустить программу Ворд и нажать кнопку «Вход».
2. В окне пишете адрес почты, к которой привязана учетная запись Майкрософт и нажимаете «Далее».
3. Затем еще раз авторизуйтесь для проверки вашей записи.
4. Далее нажимаете вверху программы на ползунок справа, чтобы активировать автосохранение.
5. После этого выберите в окне OneDrive.
6. Далее задаете имя документа и нажимаете «OK».

Если хранить документы Ворда в папках данного хранилища, нажмите в программе «Файл», «Сохранить как» и «Обзор». В проводнике выберите OneDrive, пропишите название файла и нажмите «Сохранить». После этого текст документа сохранится в указанную папку.

к оглавлению ↑

Восстановление файлов, где найти файлы после автосохранения

В современных версиях Ворда автоматически открывается инструмент восстановления файлов. Специальное окно показывает доступные файлы, которые можно сохранить или открыть на компьютере. Если вы не нашли нужного вам документа, воспользуйтесь местом его сохранения. Для этого снова открываете «Файл», далее «Параметры» и «Сохранение». Здесь найдите раздел «Расположение файлов по умолчанию» (скрин 3).

В поле будет прописан путь, который покажет, где найти тот или иной документ.

к оглавлению ↑

Заключение

Сегодня рассмотрели, что такое автосохранение в Ворде и как его настроить. Если у вас не настроено автоматическое сохранение, по этой инструкции вы сделаете это быстро. Также не забывайте во время работы с документом нажимать на кнопку в виде дискеты, которая расположена в левом верхнем углу. Этот инструмент так же позволит сохранить документ.

Спасибо за внимание!

С уважением, Иван Кунпан

Статьи по работе с программой Word:

Как писать формулы в Ворд, уникально рукописный шрифт, нумерация таблиц в Ворде и так далее.

Просмотров: 2872