Для чего предназначена электронная таблица microsoft excel

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel

Электронные таблицы Microsoft Excel созданы для обеспечения удобства работы пользователя с таблицами данных, которые преимущественно содержат числовые значения.

С помощью электронных таблиц можно получать точные результаты без выполнения ручных расчётов, к тому же встроенные функции позволяют быстрее решать достаточно сложные задачи.

В прямоугольных таблицах часто хранят упорядоченные данные и используют для наглядного представления как чисел, так и текстовой информации в различных отраслях профессиональной деятельности человека. В таблицах могут хранится как исходные (первичные) данные, так и результаты выполнения разного рода операций над ними. До появления компьютеров использовали таблицы, которые имели вид разграфленных листов или картотеки.

С помощью компьютеров стало гораздо проще представлять и обрабатывать данные. Программы для обработки данных получили название табличных процессоров или электронных таблиц из-за своей схожести с обычной таблицей, начерченной на бумаге.

MS Excel применяют для решения планово-экономических, финансовых, технико-экономических и инженерных задач, для выполнения операций бухгалтерского и банковского учета, при статистической обработке информации, анализе данных и прогнозировании проектов, для заполнения налоговых деклараций и т.п.

Также инструментарий электронных таблиц Excel позволяет обрабатывать статистическую информацию и представлять данные в виде графиков и диаграмм, которые также можно использовать в повседневной жизни для личного учета и анализа расходования собственных денежных средств.

Таким образом, основным назначением электронных таблиц является:

«Назначение и возможности Microsoft Excel» 👇

• ввод и редактирование данных;
• форматирование таблиц;
• автоматизация вычислений;
• представление результатов в виде диаграмм и графиков;
• моделирование процессов влияния одних параметров на другие и т.д.

Электронные таблицы можно легко интегрировать в документ, созданный, например, в текстовом процессоре Word или другом приложении, которое входит в пакет Microsoft Office. Тесная интеграция приложений, которые входят в пакет, повышает эффективность работы пользователя, дает возможность создания профессионально оформленных документов и использования возможностей локальной и глобальной информационных сетей (World Wide Web) для коллективной работы и публикации данных.

Основной особенностью MS Excel является возможность применять формулы для создания связей между значениями разных ячеек, причем расчет по формулам происходит автоматически. При изменении значения любой ячейки, которая используется в формуле, автоматически происходит перерасчет ячейки с формулой.

К основным возможностям электронных таблиц относят:

• автоматизацию всех итоговых вычислений;
• выполнение однотипных расчетов над большими наборами данных;
• возможность решения задач при помощи подбора значений с разными параметрами;
• возможность обработки результатов эксперимента;
• возможность табулирования функций и формул;
• подготовка табличных документов;
• выполнение поиска оптимальных значений для выбранных параметров;
• возможность построения графиков и диаграмм по введенным данным.

Расширенные возможности MS Excel 2013

Рассмотрим более подробно внесенные изменения:

• Сохранение на облачном сервере данных выполняется с помощью записи в Live ID. Сохранение документов на облачном сервисе дает возможность с помощью любого оборудования, которое имеет доступ в Интернет, получить все необходимые файлы. После сохранения документа в облачном сервисе пользователь может пригласить других пользователей для его редактирования или просмотра. Параллельно пользователь может создать специальную веб-ссылку, которая будет направлять других пользователей на документ с данными, и устанавливать набор действий, разрешенных для выполнения. Причем большим преимуществом использования облачного сервиса является то, что при этом не учитывается версия Excel, установленная на компьютере пользователя.
• При такой непосредственной связи некоторых документов с сетью Интернет особо важным является вопрос защиты информации, который разработчики полностью решили. К тому же, в Excel 2013 функция Check Out отвечает за создание новых версий документа при его редактировании.
• Возможность установления прав и ограничений для других пользователей, которые имеют доступ к определённому файлу. К примеру, можно запретить показывать страницу или редактировать ее.
• Возможность поиска картинок в сети Интернет прямо из программы и непосредственная вставка их сразу в таблицу. Поиск осуществляется по бесплатным коллекциям картинок, по Flickr и SkyDrive.
• Более широкий список источников данных, что позволяет увеличить эффективность при работе с базами данных; возможность импорта данных.

Области применения электронных таблиц

Электронный табличный процессор Excel широко применяется для составления разнообразных бланков, ведения учета заказов, обработки ведомостей, планирования производства, учета кадров и оборота производства. Также программа Excel содержит мощные математические и инженерные функции, которые позволяют решить множество задач в области естественных и технических наук.

Электронные таблицы широко используют для автоматизации вычислений. В табличной форме удобно выполнять целый ряд задач, например, бухгалтерского учёта, математических задач и т.д. Возможность использования математических формул в электронных таблицах дает возможность представления взаимосвязи между разными параметрами. С помощью электронных таблиц стало возможным решение многих вычислительных задач, которые раньше решались исключительно с помощью программирования.

Таким образом, к областям применения электронных таблиц относятся:

• бухгалтерский и банковский учет;
• планирование и распределение ресурсов;
• проектно-сметные работы;
• инженерно-технические расчеты;
• бработка больших массивов информации;
• исследование динамических процессов;
• сфера бизнеса и предпринимательства.

Microsoft Excel — программа, позволяющая работать с электронными таблицами. Можно собирать, преобразовывать и анализировать данные, проводить визуализацию информации, автоматизировать вычисления и выполнять еще ряд полезных и необходимых в работе задач.

Изучение возможностей Excel может быть полезно в рамках практически любой профессии и сферы деятельности, от работников продаж до бухгалтеров и экономистов.

Возможности Microsoft Excel

Работа с формулами и числовыми данными

Excel может выполнять практически всё: от простых операций вроде сложения, вычитания, умножения и деления до составления бюджетов крупных компаний.

Работа с текстом

Несмотря на то что некоторые возможности Word в Excel неприменимы, программа очень часто является базовой для составления отчетов.

Организация баз данных

Excel — табличный редактор, поэтому систематизация больших архивов не является для него проблемой. Кроме того, благодаря перекрестным ссылкам можно связать между собой различные листы и книги.

Построение графиков и диаграмм

Для создания отчетов очень часто требуется их визуальное представление. В современных версиях Excel можно создать диаграммы и графики любого типа, настроив их по своему усмотрению.

Создание рисунков

С помощью настройки графических объектов, встроенных в программу, можно создавать двухмерные и трехмерные рисунки.

Автоматизация стандартных задач

Excel обладает функцией записи макросов, которые облегчают работу с однотипными действиями. Под любой макрос можно создать отдельную кнопку на рабочей панели или установить сочетание горячих клавиш.

Импорт и экспорт данных

Для создания масштабных отчетов можно загружать данные различных типов со сторонних ресурсов.

Собственный язык программирования

Язык программирования Visual Basic позволяет сделать работу в программе максимально удобной. Большое количество встроенных функций помогают сделать таблицы интерактивными, что упрощает восприятие.

Интерфейс Excel

В настоящий момент самой современной, 16-й версией программы является Excel 2019. Обновления, появляющиеся с каждой новой версией, касаются прежде всего новых формул и функций. Начальный рабочий стол с версии 2007 года претерпел мало изменений.

По умолчанию в каждой книге присутствует один лист (в ранних версиях — три листа). Количество листов, которые можно создавать в одной книге, ограничено только возможностями оперативной памяти компьютера. Поле Excel представляет собой таблицу из ячеек. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, образованный пересечением строк и столбцов. Всего в Excel 1 048 576 строк и 16 384 столбца, что дает 2 147 483 648 ячеек. Над полем с ячейками находится строка функций, в которой отображаются данные, внесенные в ячейки или формулы. Также в программе есть несколько вкладок, которые мы разберем подробнее.

«Файл». С помощью этой вкладки можно отправить документы на печать, установить параметры работы в программе и сделать другие базовые настройки.

«Главная». Здесь располагается основной набор функций: возможность смены параметров шрифта, сортировка данных, простейшие формулы и правила условного форматирования.

«Вставка». Вкладка предназначена для добавления графических элементов на лист. Пользователь может как добавить обычные рисунки и фотографии, так и создать 2D- и 3D-объекты через конструктор. Кроме того, один из самых важных разделов программы — графики и диаграммы — также находится здесь.

«Разметка страницы». Здесь пользователь может менять формат итогового файла, работать с темой и подложкой.

«Формулы». Все формулы и функции, с которыми пользователь может работать в программе, собраны в этой вкладке и рассортированы по соответствующим разделам.

«Данные». Вкладка помогает с фильтрацией текстовых и числовых значений в таблицах, позволяет импортировать данные из других источников.

«Рецензирование». Здесь можно оставлять примечания к ячейкам, а также устанавливать защиту листа и всей книги.

«Вид». На этой вкладке можно добавлять или убирать сетку таблицы, масштабировать значения, закреплять группы данных в таблицах.

«Разработчик». Дополнительная вкладка, которая не включена по умолчанию. Позволяет работать с Visual Basic, создавать новые макросы и запускать уже имеющиеся.

Форматы файлов

Для Excel существует несколько форматов готовых файлов, которые определяют возможности книги:

• .xlsx — стандартная рабочая книга. Пришла на смену бинарному формату .xls с версии 2007 года;
• .xlsm — рабочая книга, позволяющая работать с макросами;
• .xlsb — рабочая книга, использующая бинарный формат, но одновременно и поддерживающая макросы. Обычно используется при работе с большими таблицами;
• .xltm — шаблон-основа для рабочих книг. Имеется поддержка макросов;
• .xlam — надстройка, созданная для добавления дополнительного функционала.

Нужно учитывать, что некоторые формулы и функции из новых версий могут не работать в старых.

Стандартные операции с ячейками

Активной считается ячейка, которая имеет черную рамку выделения с квадратом в правом нижнем углу. Чтобы вносить данные в ячейку, не обязательно делать по ней дополнительные клики мышью. Вносить данные можно как непосредственно в ячейку, так и через строку формул. При перемещении курсора с помощью клавиш-стрелок активной становится соседняя ячейка, текст в предыдущей сохраняется. Чтобы изменить уже имеющийся текст, необходимо дважды кликнуть по ячейке или внести правки через строку формул.

При двойном клике по черному квадрату в правом нижнем углу текстовые данные протянутся до нижнего края созданной таблицы. Если выделить диапазон с последовательными значениями (числа, даты, дни недели), они автоматически пересчитаются в сторону увеличения, заполнив столбец до нижнего края таблицы. Те же операции можно проделать и вручную, протянув за квадрат в нижнем правом углу. В этом случае пользователь самостоятельно определяет границы заполнения.

Чтобы выделить несколько ячеек одновременно, нужно зажать клавишу Ctrl и выбрать нужные ячейки или диапазоны ячеек. Ту же самую операцию можно проделать со строками и столбцами, выделяя необходимое их количество.

Excel автоматически суммирует значения в ячейках, показывая результат в правом нижнем углу листа. Также пользователю предлагаются средние значения данных и общее количество заполненных ячеек.

Ширину столбцов и высоту строк можно менять как вручную, передвигая край столбца/строки, так и нажав правую клавишу мыши и выбрав меню «Ширина столбца (высота строки)». По умолчанию значение ширины указывает на количество символов текущего размера шрифта, которые могут разместиться в ячейке, а значение высоты — на максимально возможный размер шрифта для этой строки.

Ячейки можно объединять с помощью соответствующего меню на вкладке «Главная». Всего существует три варианта объединения:

• объединить и поместить в центре;
• объединить по строкам;
• объединить ячейки.

Следует помнить, что при объединении может нарушаться сортировка данных в таблицах, а также могут некорректно считаться формулы.

Работа с формулами Excel

Главная функция программы — возможность подсчета значений с помощью встроенных формул и функций. Среди них есть простые, позволяющие подсчитать сумму в диапазоне, среднее значение в диапазоне, количество заполненных ячеек и т.д. Есть и более сложные, способные вычислять количество дней между разными датами (в т.ч. рабочих), максимальные и минимальные значения в диапазоне. Работа с функциями и формулами также напрямую зависит от формата ячеек. По умолчанию для всех ячеек установлен общий формат, позволяющий работать как с числовыми, так и с текстовыми данными. Но для более сложной работы он может быть заменен на числовой, процентный, дату, денежный, финансовый, дробный и т.д.

Формула вводится либо через строку функций над таблицей, либо в самой ячейке при двойном клике. В начале функции обязательно должен стоять знак «=». После этого при вводе названия функции появляется помощник, который предлагает выбрать функции из списка. Разберем это на примере формулы средней сложности «СЧЕТЕСЛИ».

В скобках после функции будут прописаны условия, по которым формула будет проводить вычислениях. Подсказка указывает на то, что потребуется задать диапазон вычислений и критерий, по которому они будут производиться.

Например, нам необходимо подсчитать количество букв «А» в указанном диапазоне:

Выделяем диапазон, отмечаем первое условие с помощью знака «;»

Далее выделяем критерий. Его можно прописать вручную, заключив в кавычки; можно выделить ячейку, в которой этот критерий прописан.

Закрываем скобку, потому что все условия указаны, и нажимаем Enter.

В ячейке C1 получаем ответ: в шести ячейках нашей таблицы написана буква «А».

В случае ошибки в формулах в ячейке будет прописано «#ДЕЛ/0!». В этом случае необходимо перепроверить формулу на предмет неточностей и на корректность.

Excel может проводить вычисления не только на активном листе. Для этого при вводе формулы через строку функций нужно перейти на нужный лист и указать ячейку, с которой нужно провести расчет. При протягивании формул автоматически подтянутся и адреса всех ячеек. Чтобы этого не произошло и формулы были подсчитаны корректно, можно закрепить нужную ячейку, выделив ее адрес и нажав клавишу F4. Формат адреса будет выглядеть так: $A$1.

Со времени выхода самых первых программных продуктов Microsoft в виде цельного офисного пакета в современном мире одним из самых интересных и необходимых инструментов являются электронные таблицы. Сама же электронная таблица предназначена для решения многих задач, и не только для выполнения простейших математических операций, как считают некоторые пользователи, работающие, например, с Excel. Она служит еще многим целям, например для создания и организации баз данных. Согласитесь, ведь Access – тоже табличное приложение. Но сейчас для простоты понимания рассмотрим именно таблицы «Эксела», поскольку они являются самыми распространенными.

Электронная таблица предназначена для чего? Общее описание

Как утверждают уважаемые интернет-источники, электронная таблица или офисное приложение, позволяющее ее создавать или с ней работать, представляет собой прикладную программу, которая предназначена для произведения математических и других вычислений на основе двумерных массивов данных.

Основных направлений в применении такого функционала можно выделить достаточно много. Однако в самом общем случае можно сказать, что электронная таблица предназначена для таких целей:

• математические, алгебраические и другие вычисления;
• автоматизация вычислительных процессов;
• создание бухгалтерской отчетности;
• математический и структурный анализ;
• математическое моделирование;
• вычисление сценариев и т. д.

Нетрудно заметить, что в основе своей все сводится к математике и ее производным. Но в большинстве случаев программы, работающие с табличными данными, представляют интерес для пользователей в первую очередь тем, что в них может применяться автоматизация вычислений. Иными словами, нет необходимости каждый раз, условно говоря, задавать какую-то формулу, чтобы получить необходимый результат в похожих процессах. Благодаря такому подходу, применение электронных таблиц существенно упрощается.

Таблица в «Экселе» или в любой подобной программе: структурная организация

Теперь посмотрим, что представляет собой любая электронная таблица на основе приложения Excel, которое входит в любой офисный пакет. Все остальные программы в расчет не берем, поскольку их организация практически аналогична.

Итак, почему таблица в «Экселе» представляет собой двумерный массив данных? Только потому, что в ней изначально используется как бы две координаты, если подходить к ее организации с точки зрения геометрии. Здесь есть два основных элемента: строки электронной таблицы и столбцы, каждые из которых обозначены цифрами и литерами (в некоторых версиях Excel – только цифрами).

Таким образом формируется ячейка с уникальным адресом (например, первая имеет обозначение A1). Такая организация является необходимостью при использовании формул, которые вводятся не в привычном нам варианте, а с указанием номеров ячеек и действий, которые к ним применяются.

Однако можно отметить, что электронная таблица предназначена не только для работы с двумерными массивами. Совершенно просто можно добавить третью координату в виде номера листа, когда создаются перекрестные связи, то есть в формуле или в статистическом исследовании указывается три ссылки. Это полезно при условии содержания в ячейках разных типов данных.

Наконец, можно совершенно обоснованно заявить и о возможности организации четырехмерного массива, когда при установке связей используется другой лист, другая внешняя программа или отдельные файлы с привязкой к данным ячеек или выполняемым для них процессам.

Применяемые типы данных

Информация, вводимая в каждую ячейку, может иметь совершенно разный характер. Все зависит от того, какие действия с ней нужно производить.

Так, например, для обычной математики устанавливается числовой тип, для алгебраических вычислений дополнительно можно использовать дробный, процентный или экспоненциальный формат. Так же легко можно применять форматы даты и времени, иногда могут пригодиться денежный или финансовый типы. При этом, когда вводятся данные, их формат автоматически трансформируется в нужный.

Наконец в любом поле можно установить текстовый формат, при котором любая информация будет отображена в том виде, в котором была введена с клавиатуры.

Использование простейших формул

Электронные таблицы информатика изначально рассматривает как чисто математическое средство. И каждый пользователь, который только начинает работать с такими программами, должен научиться пользоваться хотя бы простейшими формулами.

Как уже говорилось, они представлены в специфичном виде. Например, в любом поле для установки формулы произведения чисел из разных ячеек нельзя просто написать 2 х 2. Для этого необходимо указать тот самый адрес, о котором шла речь выше. Предположим, что у нас есть два числа, которые расположены в ячейках с координатами A1 и B1 (A и B – столбцы, 1 и 2 — строки электронной таблицы). Для ввода формулы используется специальное поле под панелями инструментов, где изначально для указания программе выполнения действия ставится знак равенства и указываются нужные адреса. Таким образом, примитивная формула умножения выглядит так: =A1*B1, а какие числа будут введены в ячейках, не столь важно. Вот только сама формула тоже прописывается в определенном поле, которое должно отличаться от двух предыдущих (в противном случае программа просто выдаст ошибку).

Интересно выглядит сумма. Можно просто прописать сложение (=A1+B1), но при использовании диапазонов ввод всех данных займет слишком много времени. Поэтому проще указать его целиком, да еще и с использованием специальной команды.

Например, для диапазона от A1 до A10 при вводе формулы, скажем в поле A11, можно использовать такой вариант: =СУММ(A1:A10) или просто нажать на кнопку автосуммирования на панели, установив в качестве формульной ячейку под последней из вводимого диапазона.

Естественно, только такими формулами дело не ограничивается, а все вычисления лучше изучить самому на практике.

Взаимосвязи и графическое представление данных

Не менее интересно выглядят и некоторые аспекты, связанные с перекрестными ссылками и представлением данных. Начнем со второго.

Если кто не знает, на основе таблицы можно формировать целые отчеты, например в виде диаграмм, производить моделирование разных ситуаций или даже делать кратко- и долгосрочные прогнозы, хотя графики и диаграммы являются лишь малой частью того, на что способны такие программы.

Перекрестные ссылки частично уже упоминались. Они представляют собой связывание одновременно участвующих в процессе обработки данных из разных источников (ячеек, листов, других приложений, файлов, ссылок в интернете и т. д.). Здесь поле деятельности практически не ограничено. Кстати сказать, многие пользователи даже не догадываются о том, что в том же Excel можно запросто создавать простенькие игры. Яркий пример тому — «Змейка».

Заключение

Остается добавить, что электронная таблица предназначена не только для всего вышеописанного. Возможности программ, их использующих, гораздо шире, но описать все это, пусть даже в самой краткой форме, при всем желании не получится чисто физически. Поэтому, если хотите научиться работать с таблицами и использовать функционал в полной мере, необходимо будет, что называется, проштудировать техническую документацию (благо справочная информация в том же Excel представлена на высшем уровне).

Лекция 8 – Электронная таблица Microsoft
Excel:

1. Редактирование и форматирование рабочих
   листов;

2. Технология создания электронной
   таблицы.

1. Редактирование и форматирование
рабочих листов.

Excel – это табличный процессор – прикладная
программа, которая предназначена для
создания электронных таблиц и
автоматизированной обработки табличных
данных.

Электронная таблица – это электронная
матрица, разделенная на строки и столбцы,
на пересечении которых образуются
ячейки с уникальными именами. Ячейки
являются основным элементом электронной
таблицы, в которые могут вводиться
данные и на которые можно ссылаться по
именам ячеек. К данным относятся: числа,
даты, время суток, текст или символьные
данные и формулы.

К обработке данных относится:

• проведение различных вычислений с
  помощью формул и функций, встроенных
  в редактор;

• построение диаграмм;

• обработка данных в списках (Сортировка,
  Автофильтр, Расширенный фильтр, Форма,
  Итоги, Сводная таблица);

• решение задач оптимизации (Подбор
  параметра, Поиск решения, Сценарии «что
  — если» и другие задачи);

• статистическая обработка данных, анализ
  и прогнозирование (инструменты анализа
  из надстройки «Пакет анализа»).

Таким образом, Excel являются не только
средством автоматизации расчетов, но
и средством моделирования различных
ситуаций.

Область применения Excel: планово –
финансовые и бухгалтерские расчеты,
учет материальных ценностей, системы
поддержки принятия решений (СППР) и
другие области применения.

Создание новой рабочей книги в Excel.

При запуске Excel открывается окно
приложения, в котором отображается
новая рабочая книга – Книга 1.

Окно приложения Excel имеет пять основных
областей:

• строка меню;

• панели инструментов;

• строка состояния;

• строка ввода;

• область окна рабочей книги.

Основная обработка данных в Excel
осуществляется при помощи команд из
строки меню. Панели инструментов
Стандартная и Форматирование являются
встроенными панелями MS Excel, которые
располагаются под строкой меню и содержат
определенные наборы пиктограмм (кнопок).

Строка формул в Excel используется для
ввода и редактирования значений, формул
в ячейках или диаграммах. Поле имени –
это окно слева от строки формул, в котором
выводится имя активной ячейки. Пиктограммы:
X, V, fx, расположенные слева от строки
формул — это кнопки отмены, ввода и
вставка функции соответственно.

Строка состояния окна приложения Excel
расположена в нижней части экрана. Левая
часть строки состояния указывает
сведения о состоянии рабочей области
электронной таблицы (Готово, Ввод,
Правка, Укажите). Кроме того, в левой
части строки состояния кратко описываются
результаты выполненной команды. В правой
части строки состояния выводятся
результаты вычислений (при выполнении
автоматических вычислений с помощью
контекстного меню строки состояния) и
отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock,
Num Lock, Scroll Lock.

Далее необходимо ознакомиться с основными
понятиями окна рабочей книги. Рабочая
книга (документ Excel) состоит из рабочих
листов, каждый из которых является
электронной таблицей. По умолчанию
открывается три рабочих листа или три
электронных таблицы, переход к которым
можно осуществить, щелкая на ярлычках,
расположенных внизу книги. При
необходимости в книгу можно добавить
рабочие листы (электронные таблицы) или
удалить их из книги.

Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют
прокрутку ярлычков рабочей книги.
Крайние кнопки осуществляют прокрутку
к первому и последнему ярлычку рабочей
книги. Внутренние кнопки осуществляют
прокрутку к предыдущему и следующему
ярлычку рабочей книги.

Основные понятия электронной таблицы:
заголовок столбца, заголовок строки,
ячейка, имя ячейки, маркер выделения,
маркер заполнения, активная ячейка,
строка формул, поле имени, активная
область листа.

Рабочая область электронной таблицы
состоит из строк и столбцов, имеющих
свои имена. Имена строк – это их номера.
Нумерация строк начинается с 1 и
заканчивается максимальным числом,
установленным для данной программы
65536. Имена столбцов – это буквы латинского
алфавита сначала от А до Z , затем от АА
до AZ, ВА до BZ и т.д. до IV.

Максимальное количество строк и столбцов
электронной таблицы определяется
особенностями используемой программы
и объемом памяти компьютера, например,
в табличном процессоре Excel 256 столбцов
и более 16 тысяч строк. (IV65536
для ексел 2007)

Пересечение строки и столбца образует
ячейку электронной таблицы, имеющую
свой уникальный адрес. Для указания
адресов ячеек в формулах используются
ссылки (например, А6 или D8).

Ячейка – область, определяемая
пересечением столбца и строки электронной
таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем
(номером) столбца и именем (номером)
строки, на пересечении которых находится
ячейка, например А10. Ссылка – указание
адреса ячейки.

Активной ячейка — это выделенная ячейка,
имя которой отображается в поле имени.
Маркером выделения называется полужирная
рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер
заполнения — это черный квадрат в правом
нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа — это область,
которая содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать
как с отдельными ячейками, так и с
группами ячеек, которые образуют блок.
Блок ячеек – группа смежных ячеек,
определяемая с помощью адреса.

Адрес блока ячеек задается указанием
ссылок первой и последней его ячеек,
между которыми ставится разделительный
символ – двоеточие. Если блок имеет вид
прямоугольника, то его адрес задается
адресами левой верхней и правой нижней
ячеек, входящих в блок.

Блок используемых ячеек может быть
указан двумя путями: либо заданием с
клавиатуры начального и конечного
адресов ячеек блока, либо выделением
соответствующей части таблицы при
помощи левой клавиши мыши.

Пример задания адресов ячейки и блоков
в электронной таблице:

• адрес ячейки, находящейся на пересечении
  столбца F и строки 9, выражается ссылкой
  F9;

• адрес блока, образованного в виде части
  строки 1 — B1:E1;

• адрес блока, образованного в виде
  столбца C — C1:C21;

• адрес блока, образованного в виде
  прямоугольника — A3:G10

Сохранение и присвоение имени рабочей
книге.

При сохранении рабочей книги в Excel
открывается окно диалога «Сохранение
документа». В этом окне необходимо
указать: имя файла, тип файла, выбрать
диск и папку, в которой будет храниться
рабочая книга. Таким образом, книга с
входящими в нее рабочими листами
сохраняется в папке на диске в виде
отдельного файла с уникальным именем.
Файлы книг имеет расширение xls.

Для открытия рабочей книги в Excel, надо
выбрать команду Файл / Открыть или
щелкнуть на кнопке Открыть на стандартной
панели инструментов. Excel выведет окно
диалога «Открытие документа» в нем
можно выделить требуемый файл и щелкнуть
на кнопке Открыть.

Для того чтобы закрыть рабочую книгу в
Excel выберите команду Файл / Закрыть, в
результате чего закроется рабочая
книга. Для выхода из Excel необходимо
выбрать команду Файл / Выход или щелкнуть
на кнопку закрыть в правой части строки
заголовка окна приложения.

Любая обработка информации начинается
с ее ввода в компьютер. В электронные
таблицы MS Excel можно вводить текст, числа,
даты, время, последовательные ряды
данных и формулы.

Ввод данных осуществляется в три этапа:

• выделение ячейки;

• ввод данных;

• подтверждение ввода (нажать клавишу
  Enter).

После того как данные введены, их нужно
представить на экране в определенном
формате. Для представления данных в MS
Excel существуют различные категории
форматных кодов.

Для редактирования данных в ячейке
необходимо дважды щелкнуть на ячейке
и произвести редактирование или
исправление данных.

К операциям редактирования относятся:

• удаление и вставка строк, столбцов,
  ячеек и листов;

• копирование и перемещение ячеек и
  блоков ячеек;

• редактирование текста и чисел в ячейках

К операциям форматирования относятся:

• изменение числовых форматов или формы
  представления чисел;

• изменение ширины столбцов;

• выравнивание текста и чисел в ячейках;

• изменение шрифта и цвета;

• Выбор типа и цвета границы

• Заливка ячеек

Ввод чисел и текста

Любую информацию, которая обрабатывается
на компьютере, можно представить в виде
чисел или текста. Числа и текст по
умолчанию Excel вводит в формате Общий.

Ввод текста

Текст — это любая последовательность
введенных в ячейку символов, которая
не может быть интерпретирована Excel как
число, формула, дата, время суток.
Введенный текст выравнивается в ячейке
по левому краю.

Чтобы ввести текст, выделите ячейку и
наберите текст с клавиатуры. Ячейка
может вмещать до 255 символов. Если
требуется ввести некоторые числа как
текст, то для этого выделите ячейки, а
затем выберите команду Формат / Ячейки.
Далее выберите вкладку “Число” и в
появившемся списке форматов выберите
Текстовый. Еще один способ ввода числа
как текста – это ввести перед числом
символа апострофа.

Если текст не помещается в ячейку, то
необходимо увеличить ширину столбца
или разрешить перенос по словам (Формат
/ Ячейки, вкладка Выравнивание).

Ввод чисел

Числовые данные – это числовые константы:
0 — 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе
с числами необходимо уметь изменять
вид вводимых чисел: число знаков после
запятой, вид целой части, порядок и знак
числа.

Excel самостоятельно определяет относится
ли введенная информация к числу. Если
введенные в ячейку символы относятся
к тексту, то после подтверждения ввода
в ячейку они выравниваются по левому
краю ячейки, а если символы образуют
число – то по правому краю ячейки.

Числа в Excel отображаются в категориях
Числовой, Экспоненциальный, Финансовый,
Денежный, Процентный, Дробный.

Ввод последовательных рядов данных

Под рядами данных подразумеваются
данные, отличающиеся друг от друга на
фиксированный шаг. При этом данные не
обязательно должны быть числовыми.

Для создания рядов данных необходимо
выполнить следующее:

1. Ввести в ячейку первый член ряда.

2. Выделить область, где будет расположен
ряд. Для этого нужно подвести указатель
мыши к маркеру заполнения, и в этот
момент, когда белый крестик переходит
в черный, нажать левую кнопку мыши.
Далее, удерживая нажатой кнопку мыши,
надо выделить нужную часть строки или
столбца. После того как вы отпустите
кнопку мыши, выделенная область заполнится
данными.

Можно построить ряд данных и другим
способом, если указать шаг построения.
Для этого нужно ввести вручную второй
член ряда, выделить обе ячейки и продолжить
выделение до нужной области. Две первых
ячейки, введенные вручную, задают шаг
ряда данных.

Формат данных

Данные
в MS Excel выводятся на экран в определенном
формате. По умолчанию информация
выводится в формате Общий. Можно изменить
формат представления информации в
выделенных ячейках. Для этого выполните
команду Формат / Ячейки.

Появится окно диалога “Формат ячеек”,в
котором нужно выбрать вкладку “Число”.
В левой части окна диалога “Формат
ячеек” в списке “Числовые форматы”
приведены названия всех используемых
в Excel форматов.

Для формата каждой категории приводится
список его кодов. В правом окне “Тип”
вы можете просмотреть все форматные
коды, которые используются для
представления на экране информации.
Для представления данных вы можете
использовать встроенные форматные коды
MS Excel или ввести свой (пользовательский)
код формата. Для ввода форматного кода
выберите строку (все форматы) и введите
символы форматного кода в поле ввода
“Тип”.

Стиль представления данных

Одним из способов упорядочения данных
в Excel является введение стиля. Для
создания стиля используется команда
Формат / Стиль. Выполнение этой команды
открывает окно диалога “Стиль”.

2. Технология создания электронной
таблицы.

Рассмотрим технологию создания
электронной таблицы на примере
проектирования таблицы Учет товаров
на складе.

1. Для создания таблицы надо выполнить
команду Файл / Создать и щелкнуть в
области задач на пиктограмме Чистая
книга.

2. Сначала необходимо осуществить
разметку таблицы. Например, таблица
Учет товаров имеет семь колонок, которые
закрепим за столбцами от A до G. Далее
надо сформировать заголовки таблицы.
Затем нужно ввести общий заголовок
таблицы, а потом названия полей. Они
должны находиться в одной строке и
следовать друг за другом. Заголовок
можно расположить в одну или две строки,
выровнять по центру, правому, левому,
нижнему или верхнему краю ячейки.

3. Для ввода заголовка таблицы необходимо
установить курсор в ячейку A2 и ввести
название таблицы «Остатки товаров на
складе».

4. Выделить ячейки A2:G2 и выполнить команду
Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание
выбрать способ выравнивания по центру
и установить флажок объединение ячеек.
Нажать ОК.

5. Создание «шапки» таблицы. Ввести
названия полей, например, № склада,
Поставщик и т.д.

6. Для расположения текста в ячейках
«шапки» в две строки необходимо
выделить эту ячейку и выполнить команду
Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание
установить флажок переносить по словам.

7. Вставка различных шрифтов. Выделить
текст и выбрать команду Формат/Ячейки,
вкладка Шрифт. Установить гарнитуру
шрифта, например, Times New Roman, его размер
(кегль) и начертание.

8. Осуществить выравнивание текста в
«шапке» таблицы (выделить текст и
щелкнуть на кнопке По центру на панели
инструментов форматирования).

9. При необходимости изменить ширину
столбцов с помощью команды Формат /
Столбец / Ширина.

10. Изменить высоты строки можно командой
Формат / Строка / Высота.

11. Добавление рамки и заливки ячеек
можно осуществить командой Формат /
Ячейка на вкладках Граница и Вид
соответственно. Выделите ячейку или
ячейки и на вкладке Граница выберите
тип линии и с помощью мыши укажите, к
какой части выделенного диапазона он
относится. На вкладке Вид выберите цвет
заливки выделенных ячеек.

12. Перед вводом данных в таблицу можно
осуществить форматирование ячеек
столбцов под «шапкой» таблицы при помощи
команды Формат/Ячейки, вкладка Число.
Например, выделите вертикальный блок
ячеек под ячейкой «№ склада» и
выберите команду Формат/Ячейки на
вкладке Число выделите Числовой и
щелкните ОК

6

Табличный процессор (или электронная таблица) — это прикладная программа, которая предназначена для хранения данных в табличной форме и их обработки. Также табличный процессор дает возможность работать с большими таблицами чисел. Еще одна его особенность — это применение формул для описания связи между различными ячейками. Среди подобных программ можно отметить табличный процессор Excel, который входит в состав операционной системы Windows.

Электронная таблица Microsoft Excel

Excel входит в пакет офисных программ под названием Microsoft Office. Документ, который создается этой программой, называется рабочей книгой. Рабочая книга — это набор листов, которые имеют табличную структуру и могут содержать различную информацию. При открытии такого документа будет отображаться только тот лист, с которым работает пользователь. Список таких листов находится в нижней части экрана. С помощью этих ярлычков (каждый из которых имеет свое название) можно переключаться на другие рабочие листы.

Каждый лист состоит из строк и столбцов. Столбцы именуются прописными латинскими буквами, а строки — цифрами. Максимально возможное количество колонок — 256, строк — 65536. На пересечении строк и колонок находятся ячейки таблицы (их еще называют поля таблицы). Это основной элемент для хранения данных. Каждая ячейка имеет свое уникальное имя, которое составляется из названий столбца и строки (к примеру, A1). Такое имя называется адресом ячейки. Именно адрес полей используется для написания формул.

Та ячейка, которая является активной, выделяется черной рамкой. Любые операции ввода или редактирования информации производятся именно в активной ячейке. Выбрать другую ячейку можно с помощью мыши или клавиатуры.

Кроме того, существует еще одно понятие — диапазон ячеек. Он формируется на пересечении последовательно идущих строк и колонок. Диапазон полей тоже имеет свое уникальное имя: в названии через двоеточие указываются 2 ячейки, которые расположены в противоположных углах диапазона (к примеру, A1:B4). Чтобы выделить диапазон ячеек, необходимо зажать левую кнопку мыши и потянуть курсор до нужной отметки.

Ячейки в Excel могут содержать 3 типа данных: текстовые, числовые и формулы, а также оставаться пустыми. Программа умеет автоматически определять тип данных при вводе. Например, формула всегда начинается со знака равенства. Ввод данных осуществляется либо в поле напрямую, либо в строку формул, которая находится чуть ниже панели инструментов (она подписана fx). Данные ячейки отображаются одновременно и в строке формул, и в самом поле. Как правило, текстовая информация в Excel выравнивается по левому краю поля, а числовая — по правому. Редактирование информации осуществляется двойным щелчком мыши по нужной ячейке или одним щелчком в строке формул. Чтобы сохранить информацию в ячейке, достаточно нажать «Enter».

Режим работы Excel

Табличный процессор Excel может работать в нескольких режимах. Наиболее важные из них:

• режим готовности;
• режим ввода данных;
• командный режим;
• режим редактирования.

  

  При работе с Excel для удобства можно пользоваться несколькими режимами просмотра, каждый из которых имеет свои преимущества

В режиме готовности пользователь может выбирать поле или диапазон полей для ввода информации. Как только он начнет вводить данные в какое-то поле, то режим готовности автоматически сменится на режим ввода данных. В самом поле начнет мигать курсор для ввода, означающий, что можно добавить информацию в ячейку. После сохранения информации в ячейке снова включается режим готовности, выбирается следующий диапазон полей — опять режим ввода данных, и так до тех пор, пока пользователь не закончит работу в Excel.

Со временем пользователю понадобится выполнить какие-то действия с таблицей, например, отсортировать, распечатать и т.д. Поскольку в этом случае работать нужно уже не с одной ячейкой, а с их совокупностью или со всей таблицей, то пользователю необходимо будет перейти в командный режим. Этот режим позволяет выполнить определенную команду или пункт из панели меню (например, «Данные — Сортировка», «Вставка — Функция»). После выполнения всех команд снова включается режим готовности.

Режим редактирования в Excel дает возможность вносить изменения в содержимое поля. Обычно при повторном вводе информации в поле все его содержимое удаляется. Но с помощью этого режима можно быстро отредактировать данные без удаления (например, опечатку в слове). Данный режим очень удобен в тех ситуациях, когда нужно внести небольшие изменения.

Формулы в Excel

Табличный процессор Эксель — это не только программа для работы с таблицами и огромными базами данных, но и «умный» калькулятор. Одной из главных возможностей Excel является именно его возможность проводить различные операции с числовыми данными, начиная от обычного сложения или умножения и заканчивая построением графиков, диаграмм и отчетов на основе этих данных.

Все вычисления в Excel называются формулами. Любая формула всегда начинается со знака равенства. В противном случае табличный процессор просто не поймет, чего от него хочет пользователь. К примеру, чтобы сложить 2+2, необходимо написать так: =2+2. Excel сразу же выдаст результат — 4. Если же просто написать 2+2, то табличный процессор просто напишет то же самое — 2+2.

Кроме стандартных арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение и деление), в Excel имеется еще:

• возведение в степень (знак ^)
• процент (знак %).

Например, если нужно возвести число 4 во вторую степень, то необходимо написать так: =4^2. Если же поставить после любого числа знак %, то оно будет делиться на 100. То есть, 3% — это будет 0,03.

Теперь можно проверить, как считает табличный процессор. Для этого необходимо выделить любую ячейку, написать, к примеру, «=145+55» (без кавычек) и нажать Enter. Изменить содержимое ячейки можно перейдя в режим редактирования. То есть надо выбрать это поле, а затем изменить данные в строке формул или в самой ячейке. Например, написать «=140*55».

Писать в формулу конкретные числа, конечно, можно, но это будет не совсем правильно. Дело в том, что табличный процессор умеет автоматически пересчитывать формулы, если данные в ячейках были изменены. Поэтому пользователю незачем тратить лишнее время, чтобы вручную прописывать, а потом и редактировать какие-то данные. Для этого достаточно лишь правильно составить формулу, а все остальное сделает программа.

Итак, допустим, в ячейках A1 и B1 указаны числа 2 и 3 соответственно. Задача пользователя — перемножить их. Для этого необходимо выделить любое пустое поле, написать знак равенства, затем щелкнуть мышкой по ячейке A1, поставить знак умножения и кликнуть по ячейке B1. После нажатия клавиши «Enter» программа отобразит результат. Если выделить эту ячейку и посмотреть на строку формул, то можно увидеть следующее: =A1*B1. Если же поменять цифру 2 в поле А1 на цифру 5, то формула будет автоматически пересчитана — теперь результат равняется 15. Именно по такому принципу и работают формулы в Excel.

В общем, Microsoft Excel умеет решать множество различных задач, и чтобы перечислить все возможности этой программы, можно сочинить целый реферат (или даже книгу). Но для знакомства с программой этой информации должно хватить.