Для чего нужны макросы word

Приветствую на Fast-Wolker.ru!! В  сегодняшнем выпуске продолжим знакомство с созданием макросов уже  в приложении Microsoft Office Word. Все знакомы с ним; многим приходится набирать документы в этой программе.

Документы чаще всего имеют одну и ту же структуру — мы берем шаблон правим его так как нам надо в одних и тех же местах — меняем даты,  имена, форматируем текст.

То есть мы каждый раз делаем одни и те же операции с текстом, и чтобы их не делать каждый раз — можно  заставить компьютер совершать их автоматически. Для этого в МS Word можно применять макрокоманды (или макросы) которые вы самостоятельно записываете в виде программы на языке VBA, который встроен в Word.

Что такое включенные макросы в Ворд?

А сейчас разберемся подробно, что за «макросы», как их включать. Начнем изучение на примере Office Word 2007, так как для многих он по прежнему остается самым привычным пакетом. Включать макросы нужно через меню «Файл» -«Параметры Word».

Дело в том, что настройки макросов в программе по умолчанию выключены, либо заданы такие настройки безопасности, что работать с  полноценно с макрокомандами Вы не сможете. Когда Вы создаете макросы, Вы по сути становитесь программистом.

Можно не только самому их писать, но и находить уже готовые. Среда VBA позволяет работать не только в пределах MS OFFICE. Можно создавать полноценные  программы, которые  получают доступ системным файлам на компьютере,  можно нанести вред. Этим пользуются злоумышленники.

Включаем первую настройку на ленте. Она сделает видимой вкладку «Разработчик» и позволит работать с макрокомандами и запускать редактор VBA:

Следующая настройка отвечает за безопасность. Здесь же, переходим в «Центр управления безопасностью»..

…»Парамеры центра» отвечает за запуск наших будущих программ. Вы можете настроить так как  нужно вам. Настройка «Доверять доступ к объектной модели VBA» позволит  пользоваться уже готовыми проектами VBA, например скачанными из Интернет.

Сторонние макрокоманды и проекты VBA перед запуском всегда проверяйте на вирусы!

Стабильный MS Office 2007 морально устарел и  поддержка его прекращена. Нужно уметь включать режим разработчика и в поздних версиях. Они более функциональны и для серьезной работы лучше использовать их.  В  Word 2016  включаем вкладку «Разработчик». Для этого так же в меню «Файл» переходим в «Параметры» и затем «Настройки Ленты»:

   Не забываем сделать настройки безопасности так как делали до этого. Теперь, когда все настройки сделаны можно работать далее.

Что такое макросы в  Ворде и как с ними работать?

По факту вы просто включаете запись ваших действий с текстом. Все выполняемые Вами  действия записываются. В нужный момент вы останавливаете запись и сохраняете макрос, а когда это необходимо — снова запускаете. Таким образом, вам на первых этапах не нужно знать язык программирования, чтобы справится с  простой задачей.

Но Вы получаете возможность изучать язык, если вас это дело увлечет. Создание макросов — это введение в программирование. VBA позволяет создавать для себя мощные инструменты при работе с  текстовыми и табличными документами для решения многих задач в  привычном виде .

Тем, кто после прочтения статьи заинтересуется и  захочет начать изучать язык VBA самостоятельно в помощь книга.

В качестве примера расскажу об одной такой полезной программе для Word. Иногда появляется желание распечатать полезную книгу на принтере, потому что не все любят читать с экрана. Это может быть большая инструкция,  или же полноценное художественное произведение в виде документа Ворд.

Чтобы понравившийся документ после распечатывания стал полноценной привычной брошюрой — нужен макрос. А точнее написанный в VBA программный код, он вам и позволит распечатать ваш документ в виде брошюры, в которой будет правильное расположение текста и нумерация страниц.

Эту программу для ознакомления качаем тут. Вам останется распечатать и сшить брошюру и вот у вас книга готова 🙂

Но чаще всего мы используем макросы на работе при составлении документов. Нужно форматировать текст, менять его размер, менять даты, имена на другие. Это ответственно и занимает время. И здесь наши  знания могут очень пригодится.

Для начала покажу демонстрационный пример — как работает макрос. У нас есть шаблон договора, который нужно подготовить для заполнения. Задача: открыть документ, убрать ненужные нам элементы из текста автоматически:

Согласитесь, убирать вручную каждый раз пустые поля (выделено желтым) на нескольких страницах утомительно, поэтому мы  для примера прибегнем к помощи макроса.  Итак, запускаю Ворд 2016, начинаю записывать макрос:

Указываем имя нашего макроса (без пробелов),  доступ делаю из шаблона Normal.doth. Такой выбор позволит запускать выполнение нашей макрокоманды из любого документа Word.

Назначать макрос можно кнопке на панели инструментов или вызвать нажатием сочетания определенный клавиш, но мы этого делать пока не будем. Просто нажмем на «OK» и начнется запись наших действий. Предлагаю посмотреть на видео, что получилось, это будет нагляднее.

Мы сделали самую простую операцию — замену текста во всем документе. Но, поизучав язык можно  пойти и далее —  отформатировать текст, сделать форму, в которой указываются все необходимые  данные договора (даты, номер, ФИО директора, должности, наименование организации, реквизиты и т .д.).

При выполнении макроса все эти данные заполнялись бы автоматически после указания в форме в нужных местах. По опыту знаю ошибок будет меньше при таком заполнении и времени уходит меньше.

Что такое макрос в ворде 2007? Формула из Excel таблицы

Многие интересуются — как вставить формулы Excel в таблицу Word? Excel хорош при вычислениях но не удобен для работы с текстом, а таблицы Word не так привычны после  работы с Excel.

Туда нельзя вставить формулы как в Excel, но можно вставлять таблицу Excel путем копирования или создания таблицы прямо в документе Word. Для этого переходим в меню «Вставка»:

Далее,  «рисуем»  таблицу так, как мы делаем это в Excel:

Создавать Excel таблицу в Word с помощью макроса вышеописанным способом не получится — нужны дополнительные усилия. А что касается обычной Word таблицы — можно записывать макросы в случае создания сложных макетов таблиц.

Можно попробовать записать создание таблицы в макрос любым из этих способов и посмотреть что получится. Лично я таблицы копирую прямо из Excel, а макросы записываю в Office 2016 — там мне удобнее работать со стилями и оформлением. Удачи в освоении программы!

Большинство начинающих пользователей, которые только приступили к изучению компьютера в целом и освоению программы Word в частности, не знают, что такое макрос. Причем полагают, что макрос представляет собой довольно сложную и невыполнимую задачу. Но на самом деле макрос — это очень простая и удобная вещь, пользоваться которой должен уметь любой юзер.

Что такое макрос и для чего он используется?

Макрос представляет собой инструмент в программе Ворд, который позволяет запоминать какие-либо определенные задачи и действия, а потом в дальнейшем автоматически их выполнять. Он является набором команд, при помощи которых можно автоматизировать выполнение повторяющихся действий. Такой элемент является очень важным и нужным, особенно для тех, кто привык экономить свое время.

Макрос в программе Ворд может использоваться для следующих целей:

1. Для ускорения процесса обработки текста. В частности, с помощью этого элемента можно быстро заполнить требуемую область либо отформатировать содержимое документа.
2. Для того чтобы объединить несколько команд. Согласитесь, создавать табличную форму в Ворд и потом еще наполнять ее содержимым довольно проблематично. Такого рода инструмент позволит быстро создать нужный параметр и в дальнейшем просто вставить его в требуемое место.
3. Для того чтобы максимально упростить доступ к всевозможным параметрам, которые разбросаны в разных диалоговых окнах. Пользователи инструмента Ворд наверняка знают, как сложно порой отыскать требуемый элемент из-за обилия различных многоуровневых меню. Подобный компонент поможет заметно упростить эту задачу.
4. Для того чтобы автоматизировать обработку тех действий, которые являются весьма сложными и рутинными. Макросы в Ворд умеют доводить до автоматизма те параметры, на которые, казалось бы, уходит очень много драгоценного времени.

Как создать макрос?

Естественно, чтобы воспользоваться этим инструментом в Word, его нужно вначале создать. Этот процесс не несет в себе много сложностей, поэтому справиться с ним сможет абсолютно любой пользователь.

Первый вариант — это создание подобного элемента при помощи специального средства для создания макроса. Оно может быть как встроено в Word, так и взято с каких-либо сторонних источников. Следует отметить, что этот пункт является довольно небезопасным, ведь в макросах, скачанных с интернета, запросто могут находиться вирусы, уничтожающие и крадущие важную для пользователя информацию. Поэтому прежде чем выполнять найденный элемент в Word, следует убедиться, что он чист от различного рода недоброжелательных элементов. Для этого просто нужно просканировать его антивирусом.

Второй вариант — это создать элемент такого рода для Word путем использования специального программного кода, пишущегося на языке под названием Visual Basic. Для этой цели необходимо предварительно обзавестись специальным редактором, который носит точно такое же название, как и сам язык программирования кода. Нужно сказать о том, что этот пункт достаточно сложен и вряд ли подойдет для рядового пользователя.

Есть возможность провести процесс создания макросов в Word путем комбинирования вышеприведенных методик. В результате получится стандартный элемент, который затем можно будет отредактировать и улучшить при помощи специального кода. Однако следует знать, что этот пункт, как и предыдущий, подходит лишь для опытных пользователей. Ведь для создания такого инструмента потребуются немалые знания в программировании.

Для создания макросов в редакторе MS Office Word следует выделить фрагмент, для которого будет создаваться макрос. Потом надо войти в меню «Вид — Макросы — Запись макроса», выполнить необходимые действия, которые надо записать, после чего выполняется остановка записи макроса. Для того чтобы его использовать, необходимо выделить фрагмент текста, к которому следует его применить, войти в меню «Вид — Макросы — Макросы — Выполнить» и выбрать имя сохраненного макроса.

Как видно, процесс создания подобных элементов не несет в себе каких-либо определенных сложностей. Здесь самое главное — это грамотный и обдуманный подход к делу, который в разы увеличит шансы на успех. Нужно заметить, что макросами могут пользоваться не только те, кому по роду службы необходимо заполнять объемные документы и бланки. В частности, прибегать к использованию такого рода инструментов могут и обычные пользователи, которым необходимо что-либо напечатать в Ворде, к примеру, какие-либо официальные документы. Ведь пользуясь подобным инструментом, можно сэкономить довольно большую часть своего времени и наделать намного меньше ошибок, чем при ручном вводе. Ведь, как показывает практика, использование таких элементов сводит на нет возможность ошибиться при последующем заполнении того же шаблона.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Читайте также

Оставить комментарий ВКонтакте

В Word можно автоматизировать часто выполняемые задачи с помощью макросов. Макрос — это набор команд и инструкций, группируемых вместе в виде единой команды для автоматического выполнения задачи.

Чтобы сэкономить время при выполнении часто повторяющихся задач, объедините несколько действий в макрос. Сначала необходимо записать макрос. Затем вы сможете запускать его нажатием кнопки на панели быстрого доступа или с помощью сочетания клавиш. Способ запуска зависит от того, как вы настроите макрос.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос нажатием кнопки, выберите пункт Кнопка.

   

5. Щелкните новый макрос (у него будет имя примерно следующего вида: Normal.NewMacros.<имя вашего макроса>), а затем нажмите кнопку Добавить.

   

6. Нажмите кнопку Изменить.

   

7. Выберите изображение для кнопки, введите нужное имя и дважды нажмите OK.

   

8. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

9. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

   

На панели быстрого доступа появится кнопка для вашего макроса.

Чтобы запустить макрос, нажмите эту кнопку.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Записать макрос.

   

2. Введите имя макроса.

   

3. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить изменения в указано значение Всех документов (Normal.dotm).

   

4. Чтобы запускать макрос с помощью сочетания клавиш, выберите пункт Клавиатура.

   

5. Введите сочетание клавиш в поле Новое сочетание клавиш.

6. Проверьте, не назначено ли такое же сочетание клавиш какой-либо другой команде. Если такое сочетание клавиш назначено какой-либо другой команде, то попробуйте использовать другое сочетание клавиш.

7. Чтобы использовать этот макрос во всех новых документах, проверьте, что в поле Сохранить в указано значение Normal.dotm.

8. Нажмите кнопку Назначить.

9. Теперь необходимо записать все шаги макроса. Выбирайте команды или нажимайте клавиши для каждого шага задачи. Word будет записывать все, что вы щелкаете мышью, и все клавиши, которые вы нажимаете.

   Примечание: Во время записи макроса для выделения текста используйте клавиатуру. Макрос не записывает выделения, сделанные с помощью мыши.

10. Чтобы остановить запись, в меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Остановить запись.

    

Чтобы запустить макрос, нажмите сочетание клавиш.

Чтобы запустить макрос, нажмите кнопку на панели быстрого доступа, нажмите сочетание клавиш или запустите макрос из списка Макросы.

1. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

2. В пункте Имя макроса выберите в списке макрос, который вы хотите запустить.

3. Нажмите кнопку Запустить.

Чтобы сделать макрос в одном документе доступным во всех новых документах, добавьте его в шаблон Normal.dotm.

1. Откройте документ, в котором содержится макрос.

2. В меню Вид последовательно выберите пункты Макросы и Просмотр макросов.

   

3. Нажмите кнопку Организатор.

   

4. Щелкните макрос, который вы хотите добавить в шаблон Normal.dotm, а затем нажмите кнопку Копировать.

1. В меню Файл последовательно выберите пункты Параметры и Настроить ленту.

2. В пункте Выбрать команды из выберите пункт Макросы.

3. Выберите нужный макрос.

4. В пункте Настройка ленты выберите вкладку и настраиваемую группу, в которую вы хотите добавить макрос.

Если у вас нет настраиваемой группы, то нажмите кнопку Новая группа. Затем нажмите кнопку Переименовать и введите имя настраиваемой группы.

1. Нажмите кнопку Добавить.

2. Чтобы изменить изображение для макроса и ввести нужное имя, нажмите кнопку Переименовать.

3. Дважды нажмите кнопку OK.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Word, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Вы можете записать последовательность действий или создать макрос с нуля, введя код на языке Visual Basic для приложений в редактор Visual Basic.

Примечание: Чтобы работать с макросами в приложении Office Word 2007, необходимо отобразить вкладку Разработчик.

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите категорию Основные.

3. В группе Основные параметры работы с Word установите флажок Показывать вкладку «Разработчик» на ленте.

   Примечание: Лента входит в Пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Запись макроса.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, на вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы. В списке Макросы из выберите вариант Команды Word.

3. В списке Макрос доступен для щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Введите описание макроса в поле Описание.

5. Выполните одно из указанных ниже действий.

   • Начните запись.    Чтобы начать запись макроса, не связывая его с кнопкой на панели быстрого доступа или сочетанием клавиш, нажмите кнопку ОК.

   • Создайте кнопку.    Чтобы связать макрос с кнопкой на панели быстрого доступа, сделайте следующее:

     1. Щелкните кнопке.

     2. В группе Настройка панели быстрого доступа выберите документ или все документы, для которых требуется добавить макрос на панель быстрого доступа.

        Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

     3. В диалоговом окне Выбрать команды из выберите макрос, который требуется записать, и нажмите кнопку Добавить.

     4. Чтобы настроить кнопку, нажмите кнопку Изменить.

     5. В поле Символ выберите нужный символ для кнопки.

     6. В поле Отображаемое имя введите имя макроса, которое должно отображаться.

     7. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку ОК два раза.

        На панели быстрого доступа будет показан выбранный символ. Заданное имя отображается при наведении указателя на символ.

   • Назначьте сочетание клавиш.    Чтобы назначить макросу сочетание клавиш, сделайте следующее:

     1. Выберите пункт Клавиатура.

     2. В списке Команды выберите макрос, который требуется записать.

     3. В поле Новое сочетание клавиш введите любую последовательность клавиш и нажмите кнопку Назначить.

     4. Чтобы начать запись макроса, нажмите кнопку Закрыть.

6. Выполните действия, которые следует включить в макрос.

   Примечание: При записи макроса вы можете с помощью мыши щелкать команды и параметры, но не выделять текст. Для выделения текста необходимо использовать клавиатуру. Дополнительные сведения о выделении текста с помощью клавиатуры см. в статье Выделение текста.

7. Чтобы остановить запись макрокоманд, выберите команду Остановить запись в группе Код.

Изменение сочетания клавиш для макроса

1. Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем — Параметры Word.

2. Выберите команду Настройка .

3. Рядом с полем Сочетания клавиш нажмите Настройка.

4. В списке Категории выберите пункт Макросы.

5. В списке Макросы выберите макрос, который нужно изменить.

6. Щелкните поле Новое сочетание клавиш и нажмите клавиши, которые следует назначить.

7. В поле Текущие сочетания проверьте, не используется ли назначаемое сочетание для выполнения другой задачи.

8. В списке Сохранить изменения в выберите вариант, который соответствует месту, в котором должен запускаться макрос.

   Важно: Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

9. Нажмите кнопку Закрыть.

1. На вкладке Разработчик в группе Код выберите пункт Макросы.

   

2. В списке Имя макроса выберите макрос, который необходимо запустить.

3. Нажмите кнопку Выполнить.

1. На вкладке Разработчик в группе Код нажмите кнопку Макросы.

   

2. В поле Имя макроса введите имя нового макроса.

   Примечание: Если новому макросу присвоить то же самое имя, что и макросу, встроенному в Office Word 2007, новые макрокоманды будут выполняться вместо встроенных. Чтобы просмотреть список встроенных макросов, выберите пункт Команды Word в списке Макросы из.

3. В списке Макросы из щелкните шаблон или документ, в котором нужно сохранить макрос.

   Чтобы макрос был доступен во всех документах, выберите Normal.dotm.

4. Нажмите кнопку Создать, чтобы вызвать редактор Visual Basic.

После запуска редактора Visual Basic могут потребоваться дополнительные сведения о работе с языком Visual Basic для приложений. Для получения сведений выберите в меню Help (Справка) пункт Microsoft Visual Basic Help (Справка по Microsoft Visual Basic) или нажмите клавишу F1.

Чтобы быстро выполнять часто повторяющиеся задачи, в классической версии Word вы можете объединить шаги в макросы, а затем запускать их одним щелчком мыши. В Word в Интернете такие задачи придется выполнять вручную.

Если у вас есть Word, нажмите кнопку Открыть в Word, чтобы открыть документ в Word.

Затем следуйте инструкциям для классических версий Word.

Если вы запустите макрос в Word и сохраните документ, вы увидите результаты работы макроса при повторном открытии документа в Word в Интернете.

A macro is a series of commands that is recorded so it can be played back (executed) at a later time. Macros are great for reducing the amount of work you have to do on a series of steps that you perform frequently. Here’s how to create and test a macro in Microsoft Word.

Why Use a Macro

With a macro, you can get the same results by clicking a command instead of going through all the steps. Some ways to use macros to increase your productivity include:

• Insert your company logo and name in a particular typeface.
• Insert a table that you need to create regularly.
• Format a document with certain characteristics, such as page numbering and double-spaced paragraphs.

Creating and using macros is a learned skill but the resulting efficiency is well worth the effort.

Create a Macro

There are more than 950 commands in Word, most of which are on menus and toolbars and have shortcut keys assigned to them. Some of these commands, however, are not assigned to menus or toolbars by default. Before you create your own Word macro, check to see if it exists and can be assigned to a toolbar.

To see the commands available in Word, follow these steps:

1. Select the View tab.

2. Choose Macros.

3. Select View Macros.

   Or, press the Alt+F8 shortcut key to access the Macros dialog box.

4. Select the Macros in drop-down arrow and choose Word Commands.

5. In the alphabetical list of command names, highlight a name to display a description of the command at the bottom of the Macros dialog box under the Description label.

If the command you wish to create exists, don’t duplicate it with your own Word macro. If it doesn’t exist, proceed with creating your Word macro.

Plan for Effective Word Macros

The most important step in creating effective Word macros is careful planning. This planning includes having a clear idea of what you want the Word macro to perform, how it will make your future work easier, and the circumstances under which you intend to use it.

Once you have these things in mind, plan the actual steps. This is important because the recorder will remember everything you do and include it in the macro. For example, if you type something and then delete it, every time you run that macro, Word will make the same entry and then delete it, making a sloppy and inefficient macro.

When you plan your macros, here are some things to consider:

• Plan the commands and the order in which you want the macro to perform the commands.
• Know the shortcut keys for the commands you plan to use. This is particularly important for navigation as you aren’t able to use the mouse for navigation within the document area when you run the recorder. Further, you will create a leaner macro if you use a shortcut key rather than the arrow keys.
• Plan for messages that Word might display and that will stop the macro.
• Use as few steps as possible to keep the macro efficient.
• Do at least one test run before you start recording.

After you’ve planned your Word macro and done a run-through, you’re ready to record it. If you’ve planned your macro carefully, recording it for later use will be the easiest part of the process. The only difference between creating a macro and working on the document is that you have to press a few extra buttons and make a couple of selections in dialog boxes.

Record the Macro

When you start recording a macro, the mouse pointer has a small icon that looks like a cassette tape beside it, indicating that Word is recording your actions. You can then follow the steps you laid out in the planning stage. Once you are done, press the Stop button (it is the blue square on the left). Once you press the Stop button, your Word macro is ready to use.

Here’s how to record a macro.

1. Go to the View tab, select Macros, then choose Record Macro to open the Record Macro dialog box.

2. In the Macro Name text box, type a unique name.

   Names can contain up to 80 letters or numbers (no symbols or spaces) and must begin with a letter. The name should be unique so that you can determine what it does without having to refer to the description.

3. In the Description text box, enter a description of the actions the macro performs.

4. Select whether you want the macro to be available in all documents or only in the current document. If you choose to limit the availability of the command, highlight the document name in the Store Macro in drop-down menu.

   By default, Word makes the macro available to all your documents, and you will probably find that this makes the most sense.

5. When you have entered the information for the macro, select OK. The Record Macro Toolbar appears in the upper-left corner of the screen.

Test the Macro

The purpose behind creating macros in Word is to speed up your work by putting repetitive tasks and complex sequences of commands at your fingertips. Make sure your macro runs as intended by testing the macro.

1. To run the macro, press the Alt+F8 shortcut key to display the Macros dialog box.

2. Highlight the macro in the list, then select Run.

Create Keyboard Shortcuts for Macros

If you created several macros, searching through the Macros dialog box takes time. If you assign macros a shortcut key, you can bypass the dialog box and access your macro directly from the keyboard in the same way you use shortcut keys to access other commands in Word.

1. Select File, then choose Options.

2. In the Word Options dialog box, go to the left pane and select Custom Ribbon.

3. Select Customize.

4. In the Categories list, scroll down to Macros and select the macro for which you want to create a new shortcut.

   If the macro currently has a shortcut key assigned to it, the shortcut will appear in the box below the Current keys label.

5. If no shortcut key has been assigned to the macro, or if you want to create a second shortcut key for the macro, select the Press new shortcut key text box.

6. Enter the shortcut key you want to use to access your macro.

   If the shortcut key is assigned to a command, a message says Currently assigned to followed by the name of the command. Either reassign the shortcut key by continuing, or select a new shortcut key.

7. Select the Save changes in drop-down arrow and choose Normal to apply the change to all documents created in Word.

   To use the shortcut key only in the current document, select the document name from the list.

8. Select Assign.

9. Select Close to save your changes.

Thanks for letting us know!

Макрос — это набор определенных действий, команд и/или инструкций, которые сгруппированы в одну целостную команду, обеспечивающую автоматическое выполнение той или иной задачи. Если вы активный пользователь MS Word, вы тоже можете автоматизировать часто выполняемые задачи, создав для них соответствующие макросы.

Именно о том, как включить макросы в Ворд, как их создавать и использовать для упрощения, ускорения рабочего процесса и пойдет речь в этой статье. И все же, для начала не лишним будет более подробно разобраться в том, зачем вообще они нужны.

Области использования макросов:

1. Ускорение часто выполняемых операций. В числе таковых форматирование и редактирование.

2. Объединение нескольких команд в целостное действие “от и до”. Например, с помощью макроса можно вставить таблицу заданного размера с необходимым количеством строк и столбцов.

3. Упрощение доступа к некоторым параметрам и инструментам, расположенным в различных диалоговых окнах программы.

4. Автоматизация сложных последовательностей действий.

Последовательность макросов может быть записана или создана с нуля путем введения кода в редактор Visual Basic на одноименном языке программирования.

Включение макросов

По умолчанию макросы доступны не во всех версиях MS Word, точнее, они просто не включены. Чтобы активировать их необходимо включить средства разработчика. После этого на панели управления программы появится вкладка “Разработчик”. О том, как это сделать, читайте ниже.

Примечание: В версиях программы, в которых макросы доступны изначально (например, Ворд 2016), средства для работы с ними находятся во вкладке “Вид” в группе “Макросы”.

1. Откройте меню “Файл” (кнопка “Microsoft Office” ранее).

2. Выберите пункт “Параметры” (ранее “Параметры Word”).

3. Откройте в окне “Параметры” категорию “Основные” и перейдите в группе “Основные параметры работы”.

4. Установите галочку напротив пункта “Показывать вкладку “Разработчик” на ленте”.

5. На панели управления появится вкладка “Разработчик”, в которой и будет находиться пункт “Макросы”.

Запись макросов

1. Во вкладке “Разработчик” или, в зависимости от используемой версии Ворда, во вкладке “Вид”, нажмите кнопку “Макросы” и выберите пункт “Запись макроса”.

2. Задайте имя для создаваемого макроса.

Примечание: Если вы, создавая новый макрос, даете ему точно такое же имя, как у встроенного в программу, действия, записанные вами в новый макрос, будут выполняться взамен стандартным. Для просмотра макросов, доступных в MS Word по умолчанию, в меню кнопки “Макросы” выберите “Команды Word”.

3. В пункте “Макрос доступен для” выберите то, для чего он будет доступен: шаблон или документ, в который его следует сохранить.

Совет: Если вы хотите, чтобы создаваемый макрос был доступен во всех документах, с которыми вы работаете в дальнейшем, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. В поле “Описание” введите описание для создаваемого макроса.

5. Выполните одно из действий, указанных ниже:

Начните запись — чтобы приступить к началу записи макроса, не связывая его при этом с кнопкой на панели управления или комбинацией клавиш, нажмите “ОК”.

Создайте кнопку — чтобы связать создаваемый макрос с кнопкой, расположенной на панели управления, выполните следующее:

• Нажмите “кнопке”;

• Выберите документ или документы, в которых требуется добавить создаваемый макрос на панель быстрого доступа (раздел “Настройка панели быстрого доступа”);

Совет: Чтобы создаваемый макрос был доступен для всех документов, выберите параметр “Normal.dotm”.

В окне “Макрос из” (ранее “Выбрать команды из”) выберите макрос, который следует записать, нажмите “Добавить”.

• Если вы хотите настроить эту кнопку, нажмите “Изменить”;

• Выберите подходящий символ для создаваемой кнопки в поле “Символ”;

• Введите имя макроса, которое будет отображаться в дальнейшем в поле “Отображаемое имя”;

• Для начала записи макроса дважды кликните по кнопке “ОК”.

Символ, который вы выбрали, будет отображаться на панели быстрого доступа. При наведении указателя курсора на этот символ, будет отображаться его имя.

Назначьте сочетание клавиш — Для того, чтобы назначить комбинацию клавиш для создаваемого макроса, выполните следующие действия:

• Кликните по кнопке “Клавишами” (ранее “Клавиатура”);

• В разделе “Команды” выберите макрос, который необходимо записать;

• В разделе “Новое сочетание клавиш” введите любую удобную для вас комбинацию, после чего нажмите кнопку “Назначить”;

• Для начала записи макроса нажмите “Закрыть”.

6. Выполните поочередно все те действия, которые необходимо включить в макрос.

Примечание: Во время записи макроса нельзя использовать мышь для выделения текста, а вот для выбора команд и параметров нужно использовать именно ее. При необходимости, выделить текст можно с помощью клавиатуры.

Урок: Горячие клавиши в Ворде

7. Для остановки записи макроса нажмите “Остановить запись”, эта команда расположена в меню кнопки “Макросы” на панели управления.

Изменение комбинаций клавиш для макроса

1. Откройте окно “Параметры” (меню “Файл” или кнопка “MS Office”).

2. Выберите пункт “Настройка”.

3. Нажмите на кнопку “Настройка”, расположенную рядом с полем “Сочетание клавиш”.

4. В разделе “Категории” выберите “Макросы”.

5. В открывшемся списке выберите макрос, который необходимо изменить.

6. Кликните по полю “Новое сочетание клавиш” и нажмите клавиши или комбинацию клавиш, которые вы хотите назначить для конкретного макроса.

7. Убедитесь, что назначенное вами сочетание клавиш не используется для выполнения другой задачи (поле “Текущее сочетание”).

8. В разделе “Сохранить изменения” выберите подходящий вариант (место) для сохранения места, где макрос будет запускаться.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос был доступен к использованию во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

9. Нажмите “Закрыть”.

Запуск макроса

1. Нажмите на кнопку “Макросы” (вкладка “Вид” или “Разработчик”, в зависимости от используемой версии программы).

2. Выберите макрос, который хотите запустить (список “Имя макроса”).

3. Нажмите “Выполнить”.

Создание нового макроса

1. Нажмите кнопку “Макросы”.

2. Задайте имя для нового макроса в соответствующем поле.

3. В разделе “Макросы из” выберите шаблон или документ, для которого будет сохранен создаваемый макрос.

Совет: Если вы хотите, чтобы макрос стал доступен во всех документах, выберите параметр “Normal.dotm”.

4. Нажмите “Создать”. Будет открыт редактор Visual Basic, в котором и можно будет создать новый макрос на языке Visual Basic.

На этом все, теперь вы знаете, что такое макросы в MS Word, зачем они нужны, как их создавать и как с ними работать. Надеемся, информация из этой статьи будет полезной для вас и действительно поможет упростить, ускорить работу со столь продвинутой офисной программой.