Для чего нужны базы данных excel

Excel является мощным инструментом, совмещающим в себе большинство полезных и нужных пользователям функций. К ним относятся графики, таблицы, диаграммы, ведение учета, составление расчетов, вычисления различных функций и так далее. Из этой статьи мы узнаем, как создать базу данных в Excel, для чего она нужна, и какие советы помогут нам облегчить с ней работу.

Что такое база данных?

Это специальная структура, содержащая и хранящая в себе информационные материалы самого разного назначения. Говоря простым языком, это набор организованных и разложенных по полочкам сведений. Сколько человек учатся в классе, их характеристики, даты рождения и табель успеваемости – все это в совокупности представляет собой базу данных. Она нужна везде – на промышленных и технических предприятиях, в образовательных и медицинских учреждениях, в силовых структурах и даже в заведениях общественного питания. Ведь список блюд, их рецептура с калорийностью, а также описание тоже является вместилищем данных.

Здесь мы разобрались. Теперь нужно узнать, что представляет собой база данных в Excel, и как ее создать.

Создание хранилища данных в Excel

База, создаваемая нами, будет простой и без изысков. Настоящие же вместилища данных — довольно громоздкие и представляют собой большую информационную систему с внутренним «ядром», которое состоит из множества строк программного кода и написано специалистом.

Наша работа будет представлять собой одну таблицу, в которой будет вся нужная информация. Прежде чем приступить к решению вопроса, как сделать базу данных в Excel, нужно узнать специальные термины, использующиеся при взаимодействии с ней.

Горизонтальные строки в разметке листа «Эксель» принято называть записями, а вертикальные колонки – полями. Можно приступать к работе. Открываем программу и создаем новую книгу. Затем в самую первую строку нужно записать названия полей.

Особенности формата ячеек

Полезно узнать о том, как правильно оформлять содержимое ячейки. Если ваша база данных в Excel будет содержать какие-либо денежные суммы, то лучше сразу в соответствующих полях указать числовой формат, в котором после запятой будет идти два знака. А если где-либо встречается дата, то следует выделить это место и также установить для него соответствующий формат. Таким образом, все ваши данные будут оформлены правильно и без ошибок. Все операции с пустыми полями программы производятся через контекстное меню «Формат ячеек».

Также немаловажно и соответствующее оформление проекта. Лист, на котором находится проект, нужно подписать, чтобы избежать путаницы. Для того чтобы система могла отличать простое содержание от заголовков и подписей, следует выделять их курсивом, подчеркиванием или жирным шрифтом, при этом не забывая помещать названия в отдельные, не объединенные поля. Это стоит делать для возможности использования таких инструментов, как автоформа и автофильтр.

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

Создание базы данных в Excel – занятие трудное и кропотливое. Чтобы помочь пользователю облегчить работу, программа может предложить ему автоматическое заполнение ячеек заранее заданной информацией. Например, ширина столбца, высота строки, размер и тип шрифта, цвет поля и т. д. – все может в один клик сделать за вас автоформа, если правильно ее настроить. Удобно, правда?

Фиксация «шапки» базы данных

Кроме этого, не нужно забывать о закреплении первой строки. В Excel 2007 это можно совершить следующим образом: перейти на вкладку «Вид», затем выбрать «Закрепить области» и в контекстном меню кликнуть на «Закрепить верхнюю строку». Это требуется, чтобы зафиксировать «шапку» работы. Так как база данных Excel может быть достаточно большой по объему, то при пролистывании вверх-вниз будет теряться главная информация – названия полей, что неудобно для пользователя.

После того как верхняя строка закреплена, выделяем первые три строки в будущей базе данных и добавляем границы ячеек.

Продолжение работы над проектом

Для того чтобы продолжить работу, необходимо придумать основную информацию, которую будет содержать в себе база данных в Excel. Пример ее приведен ниже.

Допустим, мы хотим создать базу данных собранных средств с родителей в фонд школы. Размер суммы не ограничен и индивидуален для каждого человека. Пусть в классе учится 25 детей, значит, и родителей будет соответствующее количество. Чтобы не нагромождать базу данных большим числом записей, стоит сделать раскрывающиеся списки, которые спрячут лишнюю информацию, а когда она снова потребуется, они услужливо предоставят ее опять.

Как создать раскрывающиеся списки?

Копируем названия полей и переносим их на пустой лист, который для удобства также необходимо назвать. Пусть это будет, к примеру, «Родители». После того как данные будут скопированы, под ними записываем в пустые ячейки все необходимые сведения.

Для того чтобы база данных MS Excel предоставляла возможность выбора данных из раскрывающегося списка, необходимо создать специальную формулу. Для этого нужно присвоить всем сведениям о родителях диапазон значений, имена. Переходим на тот лист, где записаны все данные под названием «Родители» и открываем специальное окно для создания имени. К примеру, в Excel 2007 это можно сделать, кликнув на «Формулы» и нажав «Присвоить имя». В поле имени записываем: ФИО_родителя_выбор. Но что написать в поле диапазона значений? Здесь все сложнее.

Диапазон значений в Excel

Существует несколько видов диапазонов значений. Диапазон, с которым мы работаем, называется динамическим. Это означает, что все проименованные ячейки в базе данных могут изменять свои границы. Их изменение происходит в зависимости от количества значений в определенном диапазоне.

Чтобы получился динамический диапазон, необходимо использовать формулу СМЕЩ. Она, независимо от того, как были заданы аргументы, возвращает ссылку на исходные данные. В выпадающем списке, который получится в итоге, не должно встречаться пустых значений. С этим как раз превосходно справляется динамический диапазон. Он задается двумя координатами ячеек: верхней левой и правой нижней, словно по диагонали. Поэтому нужно обратить внимание на место, откуда начинается ваша таблица, а точнее, на координаты верхней левой ячейки. Пусть табличка начинается в месте А5. Это значение и будет верхней левой ячейкой диапазона. Теперь, когда первый искомый элемент найден, перейдем ко второму.

Нижнюю правую ячейку определяют такие аргументы, как ширина и высота. Значение последней пусть будет равно 1, а первую вычислит формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).

Итак, в поле диапазона записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем клавишу ОК. Во всех последующих диапазонах букву A меняем на B, C и т. д.

Работа с базой данных в Excel почти завершена. Возвращаемся на первый лист и создаем раскрывающиеся списки на соответствующих ячейках. Для этого кликаем на пустой ячейке (например B3), расположенной под полем «ФИО родителей». Туда будет вводиться информация. В окне «Проверка вводимых значений» во вкладке под названием «Параметры» записываем в «Источник» =ФИО_родителя_выбор. В меню «Тип данных» указываем «Список».

Аналогично поступаем с остальными полями, меняя название источника на соответствующее данным ячейкам. Работа над выпадающими списками почти завершена. Затем выделяем третью ячейку и «протягиваем» ее через всю таблицу. База данных в Excel почти готова!

Внешний вид базы данных

Красивое оформление тоже играет немалую роль в создании проекта. Программа Excel может предложить на выбор пользователя самые различные способы оформления базы данных. Количество цветовых схем очень богатое, нужно только выбрать подходящую по душе расцветку. Кроме того, совсем необязательно выполнять всю базу данных в едином стиле, можно раскрасить одну колонку в голубой цвет, другую – в зеленый и т. д.

Как перенести базу данных из Excel в Access

Не только лишь Excel может сделать базу данных. Microsoft выпустила еще один продукт, который великолепно управляется с этим непростым делом. Название ему – Access. Так как эта программа более адаптирована под создание базы данных, чем Excel, то и работа в ней будет более быстрой и удобной.

Но как же сделать так, чтобы получилась база данных Access? Excel учитывает такое желание пользователя. Это можно сделать несколькими способами:

Можно выделить всю информацию, содержащуюся на листе Excel, скопировать ее и перенести в другую программу. Для этого выделите данные, предназначенные для копирования, и щелкните правой кнопкой мышки. В контекстном меню нажимайте «Копировать». Затем переключитесь на Access, выберите вкладку «Таблица», группу «Представления» и смело кликайте на кнопку «Представление». Выбирайте пункт «Режим таблицы» и вставляйте информацию, щелкнув правой кнопкой мышки и выбрав «Вставить».

Можно импортировать лист формата .xls (.xlsx). Откройте Access, предварительно закрыв Excel. В меню выберите команду «Импорт», и кликните на нужную версию программы, из которой будете импортировать файл. Затем нажимайте «ОК».

Можно связать файл Excel с таблицей в программе Access. Для этого в «Экселе» нужно выделить диапазон ячеек, содержащих необходимую информацию, и, кликнув на них правой кнопкой мыши, задать имя диапазона. Сохраните данные и закройте Excel. Откройте «Аксесс», на вкладке под названием «Внешние данные» выберите пункт «Электронная таблица Эксель» и введите ее название. Затем щелкните по пункту, который предлагает создать таблицу для связи с источником данных, и укажите ее наименование.

Вот и все. Работа готова!

Источник

13.1. Общие сведения и понятия о базах данных

База данных
(БД)– это совокупность данных,
организованных по определенным правилам,
предусматривающим общие принципы
описания, хранения и манипулирования
данными. Базы данных предназначены для
хранения и обработки всевозможной
информации и создаются во всех областях
деятельности человека, например,
библиотечные каталоги, сведения о
сотрудниках какого-либо учреждения,
телефонные справочники и т.д. База
данных, созданная на персональном
компьютере, сохраняется на диске и
обрабатывается средствамиСУБД.

Система
управления базами данных (СУБД)–
это комплекс программ и языковых средств,
предназначенных для создания, ведения
и использования баз данных. Системы
управления базами данных на персональных
компьютерах поддерживают в основномреляционную модель данных.

Реляционная
модель данных– это множество
таблиц-отношений (relation– отношение), к которым применимы
операцииреляционной алгебры(алгебры отношений).Реляционная
алгебра– это математический
аппарат для выполнения действий над
таблицами-отношениями, включающий
операции объединения, пересечения,
сложения, вычитания и другие.Реляционная
база данных– это база, в которой
реализована реляционная модель данных.
Применение реляционной алгебры в СУБД
позволяет создавать базы данных из
нескольких взаимосвязанных таблиц,
выполнять различные операции над ними,
организовывать связи между таблицами.

Файловая модель
данных – это совокупность не
связанных между собой (независимых)
файлов, состоящих из однотипных записей
с линейной (одноуровневой) структурой.
Такая модель базы данных разрабатывается
для конкретной предметной области и
представляется в видесписка.
Примером такой модели является база
данных вExcel.

База данных в
Excel –
этосписок, хранимый в одной
таблице и представляющий собой непрерывный
диапазон ячеек (строк и столбцов).

Таким образом,
отличие реляционной БД от списка Excelзаключается в следующем:

• в
  реляционной БД основным объектом
  действий является таблица, а в
  спискеExcelосновной
  структурной единицей являетсязапись;

• в
  реляционной БД информация хранится и
  обрабатывается в нескольких взаимосвязанных
  таблицах, в то время как данные списка
  помещаются и обрабатываются в одной
  таблице.

13.2. Основные понятия базы данных (списка) в Excel

В Excelлюбая база данных представлена в виде
таблицы, состоящей из одного или более
столбцов. «Академическим» примером
списка, с которым приходилось сталкиваться
многим из вас, является библиотечная
картотека.

Список (база
данных)– это таблица на рабочем
листе, состоящая из строк данных и
организованная по принципу базы данных.
Простейший списокExcelсостоит иззаписейоб объектах
(аналогом записи в библиотеке является
карточка, содержащая информацию о
конкретной книге).

Запись –
это строка базы данных, включающая
совокупность полей, соответствующая
логически связанным реквизитам. Каждая
запись (строка) содержит информацию оботдельном объектебазы данных.
Запись, в свою очередь, делится на поля.
Одни и те же поля для различных записей
предназначаются для данных одного типа.

Поле – это
столбец таблицы, элементами которого
являются однотипные данные (реквизиты).
Таким образом, каждый столбец базы
данных является полем. Столбцам
присваиваются уникальныеимена полей,
которые заносятся в первую строку
списка. Эта строка называетсястрокой
заголовков.

Имя поля –
это уникальный заголовок поля столбца
базы данных. Каждое имя поля должно
помещаться вотдельной ячейке. Все
имена полей должны находиться в ячейкаходной и той же строки над данными
списка.

Диапазон базы
данных – это диапазон ячеек,
занимающий часть рабочего листа и
содержащий записи базы данных. Этот
диапазон ячеек включаетстроку
заголовкаистроки записей.

Диапазон
критериев – это область на рабочем
листе, в которой задаются критерии
поиска информации. Здесь должны быть
указаныимена полейи отведена
область (диапазон ячеек) для записиусловий отбора.

Диапазон вывода
–это область рабочего листа, в
которуюExcelвыводит
(копирует) выбранные из списка данные.
Этот диапазон должен быть расположен
на том же листе, что и список.

Лучше и удобнее
всегда именоватьдиапазоны. Если
каким-либо диапазонам на листе
присваиваютсяимена(например,Критерии,База данных,Вывод),
то по умолчаниюExcelсчитает
их задающим некоторый список.

1. Основные
   правила создания списка

• Перед
  построением списка продумайте, как
  расположить его относительной других
  данных на рабочем листе, относительно
  других списков в рабочей книге и т.п.

• На
  отдельном рабочем листе можно создать
  только одну базу данных (список).

• Не
  вставляйте в базу данных (список) пустые
  строки. Если пустая строка вставлена
  междустрокой заголовков(именами
  полей) иданными списка, тоExcelне определит имена полей. Пустые строкимежду записямивоспринимаютсяExcelкакконец базы
  данных.

• При
  вводе данных любого типа (текст, число
  и т.д.) не допускайте пробелов ни в
  начале, ни в любой другой позиции
  вводимых данных.

• Над
  списком всегда располагайте строку
  заголовков с уникальным именем для
  каждого поля и вводите ее в ячейки
  только одной(первой) строки базы
  данных. Имена, занимающие несколько
  строк, не распознаютсяExcel.

• Имена
  полей должны удовлетворять следующим
  требованиям:

— их длина не должна
превышать 255 символов;

— в качестве имен
полей используются только названия
непосредственно над данными;

— для правильной
работы фильтра, имена полей должны быть
уникальными, т.е. не должны совпадать
друг с другом;

— имена полей должны
отличаться от других данных списка
форматом символов, размером или
начертанием (полужирным, курсивом и
т.д.);

— в качестве имен
полей нельзя использовать даты, формулы
или пустые ячейки.

• Полезно
  располагать базу данных (список) так,
  чтобы слева и справабыл хотя бы
  одинпустой столбец, асверху (над
  заголовками) и снизу–пустая
  строка. В этом случае, по одной
  выделенной ячейкеExcelможет автоматически определить весь
  список.

• Необходимо
  предусмотреть на рабочем листе
  достаточное пространство для расширения
  списка, т.е. возможности ввода новых
  записей, полей и элементов базы данных,
  т.к. в противном случае Excelне позволит сделать это.

• Теоретически
  размер базы данных в Excelограничен размерами рабочего листа
  (65536 строк и 256 столбцов), но практическиExcelне обработает такой
  объем информации. В этом случае
  воспользуйтесь средствами других
  программ, например,MSAccess.

1. Основные
   правила подготовки информации для
   создания базы данных

Для решения
конкретных задач список Excelпредставляет собой удобную и эффективную
форму работы с данными. Пользователь
может создать вExcelбазу
данных, отвечающую его интересам, и
организовать профессиональную работу
со своей информацией. Но прежде чем
вводить информацию в компьютер, необходимо
хорошо продумать и спланировать будущую
базу данных, соблюдая следующие правила.

— Обдумайте
содержание вашей базы данных, ее
назначение, название, размеры, расположение
на рабочем листе.

— Определите
содержание и все необходимые элементы
(реквизиты) записей, для того чтобы
запись наиболее полно отражала содержание
БД.

— Определите, число
полей, количество записей в БД, ширину
поля для каждого элемента записи.

— Имена полей
должны быть точными, короткими и
понятными. Для удобства использования
БД определите, в каком порядке должны
располагаться имена полей в строке
заголовков.

— Не вводите
непонятные или не принятые сокращения
слов.

— Спланируйте
внешний вид базы данных так, чтобы ее
легко читать. Не применяйте слишком
много шрифтов и расцветок.

1. Основные
   операции при работе с базой данных
   (списком)

Для управления
информацией, хранящейся в списке, и ее
анализа Excelсодержит
специальные встроенные средства. Создав
базу данных, можно выполнять такие
операции по ее обработке, каксортировка,фильтрация,подведение промежуточных
итогови др. Все операции по обработке
базы данных (списка) вExcelвыполняются через менюДанные.

Сортировка базы
данных (списка). Сортировка списка– это организация данных, при которой
данные списка располагаются в алфавитном,
числовом или хронологическом порядке.
При этом порядок сортировки задаетсяпо возрастаниюилипо убыванию.
Сортировка может быть простой – по
одному полю, или сложной – по нескольким
полям. За один раз сортировку можно
провести не более чем по трем полям.
Кроме того, пользователь может задать
особый порядок сортировки – не по
возрастанию или убыванию, а в соответствии
с собственным списком.Excelможет сортировать строки списков и баз
данных, а также столбцы рабочих листов.

Для выполнения
сортировки базы данных (списка)необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить
   диапазон ячеек, который необходимо
   отсортировать. Если необходимо
   отсортировать список целиком, а он со
   всех сторон ограничен пустыми ячейками,
   то достаточно выделить любую ячейку
   списка.

2. Выполнить
   команду Данные → Сортировка…Откроется диалоговое окноСортировка
   диапазона. В этом окне можно задатьключи сортировкиипорядок
   сортировки.

3. Убедитесь,
   что в поле Идентифицироватьпоактивизирована опцияподписям
   (первая строка диапазона).

4. В
   диалоговом окне Сортировкадиапазонаоткрыть спускающийся список в полеСортировать пои выбрать в нем имя
   поля, по которому будете выполнять
   сортировку.

5. В
   этом же поле выбрать порядок сортировки,
   активизируя опцию по возрастаниюилипо убыванию.

6. Щелкнуть
   на кнопке ОК.

Записи в списке
будут упорядочены в соответствии с
заданными параметрами. При этом содержание
записей не изменится.

Примечания:

• Поле
  Сортировать поназывается первым
  ключом сортировки, полеЗатем по–
  вторым ключом и полеВ последнюю
  очередь, по— третьим ключом сортировки.
  Второе поле сортировки используется,
  если возникает повторение значения
  первого поля, а третье поле – если
  повторяются значения и первого, и
  второго поля. Для выполнения сортировки
  по второму и третьему ключу необходимо
  повторить пункты 4 и 5 в описанной выше
  последовательности действий.

• Сортировку
  следует выполнять осторожно. Если
  выделить несколько ячеек, то будут
  отсортированы данные только этих ячеек,
  поэтому при сортировке выделяйте только
  одну ячейку нужного поля.

Если необходимо
упорядочить данные только по одному
полю, то можно воспользоваться кнопками
наСтандартной панели инструментов.
Для этого необходимо:

1. Выделить
   ячейку в столбце, который следует
   использовать в качестве ключа сортировки.

2. Нажать
   либо кнопку Сортировка по возрастанию
   (АЯ↓), либоСортировка по убыванию
   (ЯА↓).

Чтобы отменитьрезультат сортировки списка, необходимо
выполнить командуПравка → Отменитьили щелкнуть на кнопкеОтменитьнаСтандартной панели инструментов.

Фильтрация базы
данных (списка).Фильтрацияданных в списке – это отображение
записей базы данных, соответствующих
определеннымкритериям.КритерийвExcel– это ссылка на
диапазон ячеек, задающий условия отбора
или поиска данных. Для выполнения
фильтрации данных вExcelиспользуютсяАвтофильтриРасширенный фильтр.

Автофильтр.
Операция Автофильтра позволяет
производить отбор записей непосредственно
в рабочем листе. С помощью элементарных
действий мышью можно быстро отфильтровать
данные, оставив на экране только то, что
необходимо видеть или распечатать.Автофильтрвыводит информацию на
рабочем листе, при этом записи, не
удовлетворяющие заданному критерию,
скрыты.Автофильтрпомещает в имена
полей раскрывающиеся списки, из которых
можно выбрать значения полей или задать
пользовательский критерий.

Для выполнения
операции Автофильтрнеобходимо
выполнить следующие действия:

1. Выделить
   любую ячейку в базе данных (списке) или
   выделить базу данных целиком.

2. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Автофильтр.
   В правой нижней части ячеекстроки
   заголовков(с именами полей) появятсякнопки-стрелки, щелкнув на которых
   открываются списки с элементами
   соответствующего поля.

3. Раскрыть
   список, соответствующий полю, которое
   следует включить в критерий. В
   качестве критерия можно использовать
   любой элемент списка, т.е. содержимое
   любой ячейки, кроме заголовков столбцов.

4. Выбрать
   щелчком мыши нужный элемент-критерийиз списка. РезультатыАвтофильтрабудут моментально отображены. Не
   соответствующие критерию записи будут
   скрыты.

Чтобы восстановитьвсе записи списка щелкните накнопке-стрелкев строке заголовков и в раскрывшемся
списке выберите командуВсе.

При использовании
операции Автофильтраможно задаватьпользовательские критериидля
фильтрации данных.Пользовательский
автофильтр предоставляет возможность
задавать комплексные критерии, объединяя
их с помощьюлогических условийИиИЛИ. Для выполнения
пользовательского Автофильтра необходимо
в раскрывающемся списке выбрать элементУсловие…, а затем в открывшемся
диалоговом окнеПользовательский
Автофильтрзадать пользовательские
критерии.

Для отменырежимаАвтофильтранеобходимо
выполнить командуДанные → Фильтр
→ Автофильтр(т.е. снять галочку),
при этом список в рабочем листе примет
обычный вид, т.е. исчезнут кнопки со
стрелками в строке заголовков и
отобразятся все записи списка.

Расширенный
фильтр. Расширенный фильтртребует большей работы, чемАвтофильтр,
однако возможности поиска и фильтрации
шире. Кроме того, отфильтрованные данные
могут быть скопированы в отдельный
заранее обозначенныйдиапазон вывода.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо
создатьдиапазон критериев, где
задаются условия поиска данных, идиапазон вывода, в который
выводятся результаты. Верхняя строка
этих диапазонов должна содержать
заголовки полей, которыев точностиповторяют по написанию заголовки полей
в базе данных. Поэтому при создании
диапазоновкритериевивыводаточность совпадения имен полей можно
обеспечить путемкопированиясоответствующих заголовков полей из
базы данных (списка). Не требуется
включать все имеющиеся заголовки и
сохранять их порядок. Диапазон критериев
и сами критерии, а также диапазон вывода
задаются пользователем перед выполнениемРасширенного фильтра.

Для выполнения
Расширенного фильтранеобходимо:

1. Создать
   диапазон критериев.

2. Создать
   диапазон вывода.

3. Выделить
   ячейку внутри списка или выделить
   список целиком, если он соприкасается
   с другими данными.

4. Выполнить
   команду Данные → Фильтр → Расширенный
   фильтр…Откроется диалоговое окноРасширенный фильтр.

5. В
   поле Обработкавыбрать опциюскопировать результат в другое
   место, тогда список останется
   нетронутым, а отобранные записи будут
   помещены в указанный диапазон вывода.

6. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Исходный
   диапазон:и выделитьдиапазон списка(или убедиться в том, что диапазон
   выделен правильно).

7. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Диапазон
   условий:и выделитьдиапазонкритериев.

8. Щелкнуть
   кнопку свертывания окна в поле Поместить
   результат в диапазон:и выделитьдиапазонвыводарезультатов.

1. Щелкнуть
   кнопку ОК. В результате работыРасширенного фильтрав диапазон
   вывода будут помещены записи, отвечающие
   условию, заданному в диапазоне критериев.

Применяя Расширенный
фильтр, в диапазоне критериев можно
ввести несколько условий, как в строке,
так и в столбце. Для этого вExcelпредусмотренылогические операторыИиИЛИ.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором И, они должны задаваться
отдельно, но воднойстроке. Тогда
в результате операции будут выведены
только те записи, которые удовлетворяютвсем условиямодновременно.

В случае, когда
условия поиска связаны логическим
оператором ИЛИ, они должны задаваться
отдельно и вразныхстроках. Тогда
в результатеРасширенного фильтрабудут выведены записи, которые
удовлетворяютхотя бы одному условию.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​Смотрите также​ вычислять продажи по​- город и​ все содержимое поля.​ А реляционная база​ заголовкам нажать комбинацию​ Т.е. в первой​ все возможности для​ базами данных, например​ и разблокировка ячеек​ таблиц и предоставьте​ в отдельной таблице.​ данных, удовлетворяющих условию.​ необходимое условие. Иначе​ можно работать и​ Excel учитывает такое​Допустим, мы хотим создать​Excel является мощным инструментом,​

Что такое база данных?

​ регионам, клиентам или​ регион (адрес, ИНН,​ Если хотим спрятать​ данных структурирует информацию​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ строке будет самый​ формирования простых баз​ Access, Excel оптимизирована​ на листе для​ профессионально регулярно диаграммы,​ Хранения адресов отдельно​ДСТАНДОТКЛ​ постоянно придется тратить​ в таком состоянии,​ желание пользователя. Это​ базу данных собранных​ совмещающим в себе​ категориям. В старых​ банковские реквизиты и​ какие-то элементы, сбрасываем​ в строки и​Далее скопируйте все заголовки​ дешевый продукт, в​ данных и удобной​ для вычисления и​ предотвращения случайного изменения​ следует использовать отчетов​

​ от имен имеет​Оценивает стандартное отклонение по​ время на пролистывание​ как она представлена​ можно сделать несколькими​ средств с родителей​

Создание хранилища данных в Excel

​ большинство полезных и​ версиях Excel для​ т.п.) каждого из​ птички напротив их.​ столбцы. Несмотря на​ столбцов базы данных​ последней – самый​ навигации по ним.​ анализ данных. Гибкие​ важных данных другими​ сводной таблицы или​

​ смысл, так как​ выборке из выделенных​ листа, чтобы посмотреть,​ сейчас, но многие​ способами:​ в фонд школы.​ нужных пользователям функций.​ этого потребовалось бы​ них.​Жмем «ОК». В примере​ то что стандартный​

​ и вставьте их​ дорогой. Выделяем столбец​Как сделать базу данных​ программу можно использовать​ пользователями.​ сводной таблице диаграмм​ каждый клиент может​ записей базы данных.​ какой строке или​ возможности при этом​• Можно выделить всю​

Особенности формата ячеек

​ Размер суммы не​ К ним относятся​ использовать несколько функций​Таблица​ мы скроем клиентов,​ пакет MS Office​ в первую строку​ с ценой и​ в Excel, чтобы​ для построения модели​Защита на уровне файла​ в Excel вместо​ иметь несколько адресов,​ДСТАНДОТКЛП​ столбцу соответствует определенное​ будут урезаны. Ниже​ информацию, содержащуюся на​ ограничен и индивидуален​ графики, таблицы, диаграммы,​ВПР (VLOOKUP)​Продажи​ с которыми заключали​ имеет отдельное приложение​ листа для вспомогательной​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ не было удобно​

​ для анализа данных,​    На уровне файла можно​ похожих функций в​ и вы хотите​Вычисляет стандартное отклонение по​ значение.​ мы разберем, как​ листе Excel, скопировать​ для каждого человека.​ ведение учета, составление​для подстановки цен,​будет использоваться нами​ договоры в прошлом​ для создания и​ таблицы критериев.​ выбираем СОРТИРОВКА И​ не только хранить,​ писать простые и​ использовать шифрование в​ Access.​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ иметь возможность ввести​ генеральной совокупности из​Выделяем ячейку, области сверху​ сделать БД более​ ее и перенести​ Пусть в классе​ расчетов, вычисления различных​ категорий, клиентов, городов​ впоследствии для занесения​ и текущем году.​ ведения баз данных​Пространство для заполнения критериев​ ФИЛЬТР.​ но и обрабатывать​ сложные формулы для​ обеих программах можно​Access и Excel можно​ несколько адресов для​

Фиксация «шапки» базы данных

​ выделенных записей базы​ и слева от​ функциональной.​ в другую программу.​ учится 25 детей,​ функций и так​ и т.д. в​ в нее совершенных​Чтобы задать условие для​ – Microsoft Access,​ запросов выше данных​Т.к. мы решили, что​ данные: формировать отчеты,​ выполнения вычислений с​ предотвратить несанкционированное могли​ использовать в среде​ каждого клиента без​ данных.​ которой нужно закрепить.​Работа с базами данных,​ Для этого выделите​ значит, и родителей​

​ далее. Из этой​ таблицу​ сделок.​ фильтрации поля типа​ пользователи активно используют​ базы.​

Продолжение работы над проектом

​ сверху будет меньшая​ строить графики, диаграммы​ этими данными любым​ видеть данные. Можно​ совместной работы, таких​ необходимости повторного ввода​БДСУММ​

​ Она будет располагаться​ прежде всего, предусматривает​ данные, предназначенные для​ будет соответствующее количество.​ статьи мы узнаем,​Продажи​Само-собой, можно вводить данные​ «больше», «меньше», «равно»​ Microsoft Excel для​Сначала попытаемся получить номер​ цена, выбираем ОТ​ и т.д.​ способом, который вы​ также указать, что​ как Windows SharePoint​ имя клиента для​Суммирует числа в поле​ сразу под шапкой​ возможность упорядочивания, отбора​ копирования, и щелкните​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ Чтобы не нагромождать​ как создать базу​. Это требует времени​ о продажах непосредственно​ и т.п. числа,​ этих же целей.​ фактуры по фамилии​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​Для начала научимся создавать​ хотите данных сводной​ пароль вводиться для​ Services и общие​

​ каждого адреса.​ для записей базы​ и справа от​ и сортировки записей.​ правой кнопкой мышки.​ базу данных большим​ данных в Excel,​ и сил от​ в зеленую таблицу​ в списке фильтра​ Ведь возможности программы​ клиента:​ Появится еще одно​ БД с помощью​ таблицы и представления​ открытия файла базы​ папки, но существует​Локальные сравнении внешних данных​ данных, удовлетворяющих условию.​ наименований записей.​ Подключим эти функции​ В контекстном меню​ числом записей, стоит​ для чего она​ нас, а также​Продажи​

Диапазон значений в Excel

​ нужно выбрать команду​ позволяют: сортировать; форматировать;​В ячейке D2 введите​ окно, где в​ инструментов Excel. Пусть​ данных в различных​ данных или в​ ряд различий в​    Access можно использовать для​БДДИСП​Находясь во вкладке​ к нашей БД.​

​ нажимайте «Копировать». Затем​ сделать раскрывающиеся списки,​ нужна, и какие​ «кушает» немало ресурсов​, но это не​ «Числовые фильтры».​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ фамилию Антонова.​ качестве предполагаемого действия​ мы – магазин.​ профессионально оформленных диаграмм.​ другую книгу. Кроме​ нужным данных может​ подключения к данным​Оценивает дисперсию по выборке​«Вид»​Выделяем информацию того поля,​ переключитесь на Access,​ которые спрячут лишнюю​ советы помогут нам​ Excel. Начиная с​ всегда удобно и​Если мы хотим видеть​ и структурировать информацию.​В ячейке A3 введите​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ Составляем сводную таблицу​Программу Microsoft Excel следует​ того можно защитить​ осуществляться несколькими пользователями.​ из разнообразных внешних​

​ из выделенных записей​кликаем по кнопке​ по которому собираемся​ выберите вкладку «Таблица»,​ информацию, а когда​ облегчить с ней​ Excel 2013 все​

​ влечет за собой​ в таблице клиентов,​То есть все то,​ следующую формулу:​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ данных по поставкам​ использовать при следующих​

​ файл базы данных​Нескольким пользователям доступ к​ источников данных, так​ базы данных.​«Закрепить области»​ провести упорядочивание. Кликаем​ группу «Представления» и​ она снова потребуется,​ работу.​ можно реализовать существенно​ появление ошибок и​ с которыми заключили​ что необходимо для​Сразу же получаем готовый​ остальные столбцы тоже​ различных продуктов от​ условиях.​ или в другую​ данным​

​ что можно просмотреть​БДДИСПП​, которая расположена в​ по кнопке «Сортировка»​ смело кликайте на​ они услужливо предоставят​Это специальная структура, содержащая​ проще, просто настроив​ опечаток из-за «человеческого​ договор на 3​ работы с базами​

Внешний вид базы данных

​ результат как показано​ подстроились под сортировку.​ разных поставщиков.​Требование плоской или нереляционных​ книгу путем применения​    В обычном режиме работы​ запрос и изменять​Вычисляет дисперсию по генеральной​ группе инструментов​ расположенной на ленте​ кнопку «Представление». Выбирайте​ ее опять.​ и хранящая в​ связи между таблицами.​ фактора». Поэтому лучше​ и более лет,​ данных. Единственный нюанс:​ ниже на рисунке:​Видим, что данные выстроились​№п/п​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ представления данных вместо​ цифровая подпись.​ позволяет нескольким пользователям​ данные без необходимости​ совокупности для выделенных​«Окно»​ во вкладке​ пункт «Режим таблицы»​Копируем названия полей и​ себе информационные материалы​Для этого на вкладке​ будет на отдельном​ вводим соответствующие значения​ программа Excel -​Формула нашла соответствующий номер​

​ по увеличивающейся цене.​Продукт​ реляционная база данных,​Ограниченный доступ к данным​ одновременно; открытие одной​ импортировать его. Например​ записей базы данных.​

​. В выпадающем списке​«Данные»​ и вставляйте информацию,​ переносим их на​ самого разного назначения.​Данные (Data)​ листе сделать специальную​ в меню пользовательского​ это универсальный аналитический​ фактуры для клиента​Примечание! Сделать сортировку по​Категория продукта​ который используется в​    В Excel можно указать​ базы данных Access​ в Access предусмотрена​Примечание:​ выбираем значение​в блоке инструментов​ щелкнув правой кнопкой​ пустой лист, который​

​ Говоря простым языком,​нажмите кнопку​ форму для ввода​ автофильтра.​ инструмент, который больше​ с фамилией Антонова.​ убыванию или увеличению​Кол-во, кг​ нескольких таблицах, а​ на основе пользователя​

​ Это работает хорошо,​ команды для подключения​Мы стараемся как​«Закрепить области»​«Сортировка и фильтр»​ мышки и выбрав​ для удобства также​ это набор организованных​Отношения (Relations)​ данных примерно такого​Готово!​ подходит для сложных​Разбор принципа действия функции​ параметра можно через​Цена за кг, руб​ когда данные в​ разрешения на доступ​ так как Microsoft​ к существующие данные​ можно оперативнее обеспечивать​.​.​ «Вставить».​

​ необходимо назвать. Пусть​ и разложенных по​

​. В появившемся окне​

fb.ru

Создание базы данных в Microsoft Excel

​ вида:​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ расчетов, вычислений, сортировки​ БИЗВЛЕЧЬ для работы​ автофильтр. При нажатии​Общая стоимость, руб​ основном числовые.​ к данным или​ Access блокирует только​ в базе данных​ вас актуальными справочными​Теперь наименования полей и​Сортировку можно проводить практически​• Можно импортировать лист​ это будет, к​ полочкам сведений. Сколько​ нажмите кнопку​В ячейке B3 для​

​ по выделенным ячейкам.​ и даже для​

Процесс создания

​ с базами данных​ стрелочки тоже предлагается​Месяц поставки​Часто выполнять вычисления и​ задать права только​

​ те данные, редактировать;​ Microsoft SQL Server,​​ материалами на вашем​​ записей будут у​ по любому параметру:​ формата .xls (.xlsx).​

​ примеру, «Родители». После​​ человек учатся в​​Создать (New)​ получения обновляемой текущей​ Допустим, нам нужно​

​ сохранения структурированных данных,​ в Excel:​ такое действие.​Поставщик​

Создание таблицы

​ статистические сравнения данных.​ для чтения, другие​

1. ​ в результате другие​ dBASE файла или​

   

2. ​ языке. Эта страница​ вас всегда перед​

   

3. ​имя по алфавиту;​ Откройте Access, предварительно​

   

4. ​ того как данные​ классе, их характеристики,​и выберите из​ даты-времени используем функцию​ оставить в таблице​ но в небольших​БИЗВЛЕЧЬ – главная функция​

​Нам нужно извлечь из​Принимал товар​

​Хотите использовать отчеты сводных​​ пользователи могли вносить​ пользователи могут редактировать​

Присвоение атрибутов базы данных

​ папки Outlook, а​ переведена автоматически, поэтому​ глазами, как бы​дата;​ закрыв Excel. В​ будут скопированы, под​ даты рождения и​

1. ​ выпадающих списков таблицы​​ТДАТА (NOW)​​ только те компании,​

   

2. ​ объемах (не более​ базы данных в​ БД товары, которые​С шапкой определились. Теперь​ таблиц для просмотра​​ изменения в данные,​​ различных записей без​

   

3. ​ также других источников​​ ее текст может​​ далеко вы не​число и т.д.​ меню выберите команду​ ними записываем в​ табель успеваемости –​ и названия столбцов,​. Если время не​ которые работают в​ миллиона записей в​ Excel. В первом​​ покупались партиями от​​ заполняем таблицу. Начинаем​ иерархических данных в​ которые они имеют​ конфликтов. В Excel​ данных. Excel можно​ содержать неточности и​ прокручивали лист с​В следующем появившемся окне​ «Импорт», и кликните​ пустые ячейки все​ все это в​ по которым они​ нужно, то вместо​ Беларуси.​​ одной таблице, у​​ аргументе функции вводим​

   

4. ​ 25 кг и​​ с порядкового номера.​​ компактном и гибком​ доступ к. Access​ вы можете поделиться​ использовать для подключения​​ грамматические ошибки. Для​​ данными.​ будет вопрос, использовать​ на нужную версию​ необходимые сведения.​ совокупности представляет собой​

​ должны быть связаны:​ТДАТА​Выделяем те данные, информация​ версии 2010-го года​ диапазон просматриваемой базы​ более. Для этого​ Чтобы не проставлять​ представлении.​ не предоставляет возможности​ книги с другим​ к различным источникам​ нас важно, чтобы​Урок:​

Сортировка и фильтр

​ ли для сортировки​ программы, из которой​Для того чтобы база​ базу данных. Она​Важный момент: таблицы нужно​можно применить функцию​

1. ​ о которых должна​ выпуска ).​ данных вместе с​ на ячейке КОЛ-ВО​ цифры вручную, пропишем​Планирование регулярно создавать диаграммы​​ безопасности на уровне​​ пользователям, но лучший​​ данных, включая Access,​​ эта статья была​

   

   ​Как закрепить область в​ только выделенную область​

   • ​ будете импортировать файл.​
   • ​ данных MS Excel​
   • ​ нужна везде –​
2. ​ задавать именно в​СЕГОДНЯ (TODAY)​ остаться в базе​База данных – набор​ заголовками. Во втором​ нажимаем стрелочку фильтра​ в ячейках А4​ и хотите использовать​​ пользователя, но Access​​ функций совместной работы​

   

3. ​ SQL Server и​ вам полезна. Просим​​ Экселе​​ или автоматически расширять​ Затем нажимайте «ОК».​ предоставляла возможность выбора​
   • ​ на промышленных и​​ таком порядке, т.е.​​.​ видной. В нашем​ данных, распределенных по​ аргументе функции указываем​​ и выбираем следующие​​ и А5 единицу​
   • ​ новые форматы построения​​ поддерживает модель безопасности​​ нескольких пользователей при​ баз данных служб​ вас уделить пару​Для некоторых полей таблицы​ её. Выбираем автоматическое​• Можно связать файл​ данных из раскрывающегося​ технических предприятиях, в​ связанная таблица (​​В ячейке B11 найдем​​ случае находим в​​ строкам и столбцам​​ адрес ячейки где​ параметры.​​ и двойку, соответственно.​​ диаграмм, доступных в​​ пользователя любого сервера​​ работе с данными​
   • ​ Analysis Services, текста​ секунд и сообщить,​​ оптимально будет организовать​​ расширение и жмем​ Excel с таблицей​ списка, необходимо создать​

   ​ образовательных и медицинских​Прайс​ цену выбранного товара​​ столбце страна –​​ для удобного поиска,​

   

   ​ будет возвращено значение​В появившемся окне напротив​ Затем выделим их,​ Excel.​ базы данных, который​ в этой книге​ и XML-файлы и​

   

4. ​ помогла ли она​ выпадающий список, чтобы​ на кнопку​ в программе Access.​ специальную формулу. Для​ учреждениях, в силовых​) не должна содержать​​ в третьем столбце​​ «РБ». Щелкаем по​​ систематизации и редактирования.​​ соответствующие критериям поискового​

   

5. ​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​ схватимся за уголок​Необходимо выделять данные с​ подключается к. Например​ в разные моменты​ источников данных ODBC​ вам, с помощью​ пользователи, добавляя новые​«Сортировка…»​ Для этого в​ этого нужно присвоить​ структурах и даже​ в ключевом столбце​ умной таблицы​ ячейке правой кнопкой​​ Как сделать базу​​ запроса. Третьим аргументом​

   

   ​ РАВНО вписываем цифру​ получившегося выделения и​ помощью значков условного​ при связывании со​ времени вместо одновременно.​ и OLE DB.​

6. ​ кнопок внизу страницы.​ записи, могли указывать​.​ «Экселе» нужно выделить​ всем сведениям о​ в заведениях общественного​ (​Прайс​ мыши.​ данных в Excel?​​ является диапазон ячеек,​​ 25. Получаем выборку​

   

7. ​ продлим вниз на​ форматирования, гистограммы, цветовые​ списком SharePoint доступа​​ В результате совместной​​ Тем не менее​

​ Для удобства также​​ только определенные параметры.​Открывается окно настройки сортировки.​

Поиск

​ диапазон ячеек, содержащих​ родителях диапазон значений,​ питания. Ведь список​Наименование​

1. ​с помощью функции​Выполняем последовательно команду: «фильтр​​Вся информация в базе​​ содержащий следующие условия:​ с указанием продукты,​​ любое количество строк.​​ шкалы.​​ heeds разрешениями пользователей​​ работы пользователей базы​

   

2. ​ не может изменять​ приводим ссылку на​ Это актуально, например,​ В поле​​ необходимую информацию, и,​​ имена. Переходим на​​ блюд, их рецептура​​) повторяющихся товаров, как​

   

3. ​ВПР (VLOOKUP)​ – фильтр по​ данных содержится в​ заголовок столбца БД​

   

   ​ которые заказывались партией​ В небольшом окошечке​Чтобы выполнять сложный анализ​

​ для списка SharePoint.​​ данных Access на​ данные, чтобы изменить​

Закрепление областей

​ оригинал (на английском​ для поля​«Сортировать по»​ кликнув на них​ тот лист, где​ с калорийностью, а​ это происходит в​. Если раньше с​ значению выделенной ячейки».​ записях и полях.​ и диапазон для​ больше или равной​ будет показываться конечная​

1. ​ гипотетических для своих​ Если вы хотите​набор данных​ исходные данные через​ языке) .​«Пол»​указываем имя поля,​

   

2. ​ правой кнопкой мыши,​​ записаны все данные​​ также описание тоже​​ таблице​​ ней не сталкивались,​ Готово.​​Запись – строка в​​ поиска под этим​ 25 кг. А​​ цифра.​​ данных, например анализ​

​ оставить несанкционированное доступа​и пользователи книги Excel​ интерфейс пользователя Microsoft​Microsoft Access и Microsoft​. Ведь тут возможно​ по которому она​ задать имя диапазона.​

​ под названием «Родители»​​ является вместилищем данных.​Продажи​

Выпадающий список

​ то сначала почитайте​Если в БД содержится​ базе данных (БД),​ заголовком. Вспомогательная табличка​ т.к. мы не​Примечание. Данную таблицу можно​ научных и регрессионный​ к данным, можно​​ совместная работа над​​ Excel.​ Excel обладают сходства,​ всего два варианта:​

1. ​ будет проводиться.​ Сохраните данные и​ и открываем специальное​Здесь мы разобрались. Теперь​. Другими словами, связанная​ и посмотрите видео​ финансовая информация, можно​

   

2. ​ включающая информацию об​ критериев поискового запроса​ убирали сортировку по​ скачать в конце​ анализ.​​ зашифровать базу данных​​документом​

   

3. ​Access и Excel предоставляют​ которые могут затруднить​ мужской и женский.​В поле​ закройте Excel. Откройте​ окно для создания​ нужно узнать, что​

   

4. ​ таблица должна быть​ тут.​ найти сумму по​ одном объекте.​ к базе данных,​​ цене, то эти​​ статьи.​​Требуется для отслеживания элементов​​ с помощью паролей.​.​ команды для подключения​​ решить, какое приложение​​Создаем дополнительный список. Удобнее​

   

5. ​«Сортировка»​ «Аксесс», на вкладке​​ имени. К примеру,​​ представляет собой база​ той, в которой​​В ячейке B7 нам​​ разным параметрам:​​Поле – столбец в​​ должна быть так​​ продукты расположились еще​​По базе видим, что​ в простой список,​ Пользователям необходимо ввести​С помощью служб Windows​ к данным в​ следует использовать. Например​ всего его будет​​указывается, как именно​​ под названием «Внешние​

​ в Excel 2007​ данных в Excel,​ вы искали бы​ нужен выпадающий список​сумма (суммировать данные);​ БД, содержащий однотипные​ сформулирована, чтобы критерии​ и в порядке​

​ часть информации будет​ для личного использования​ пароль на чтение​ SharePoint Services для​ списках Windows SharePoint Services.​ обе программы можно​ разместить на другом​ она будет выполняться.​

​ данные» выберите пункт​​ это можно сделать,​ и как ее​

​ данные с помощью​ с товарами из​счет (подсчитать число ячеек​ данные обо всех​ однозначно и точно​ ее возрастания.​ представляться в текстовом​ или целях ограниченный​ данных из базы​ совместной работы​ Тем не менее,​ хранить большие объемы​ листе. В нём​ Для БД лучше​ «Электронная таблица Эксель»​ кликнув на «Формулы»​ создать.​ВПР​ прайс-листа. Для этого​

​ с числовыми данными);​

lumpics.ru

Функции базы данных (справка)

​ объектах.​​ определяли данные, которые​И еще одна полезная​ виде (продукт, категория,​ совместной работы.​ данных, даже если​    Интегрируйте обе программы с​ в программе Excel​ данных запустить мощные​ указываем перечень значений,​ всего выбрать параметр​ и введите ее​ и нажав «Присвоить​

​База, создаваемая нами, будет​, если бы ее​ можно использовать команду​среднее значение (подсчитать среднее​Записи и поля БД​

​ нужно найти в​	​ функция, которая позволит​
​ месяц и т.п.),​	​Учет​ они доступ к​
​ помощью технологий Microsoft​	​ существует только только​ средства запросов и​
​ которые будут появляться​	​«Значения»​ название. Затем щелкните​
​ имя». В поле​	​ простой и без​ использовали.​Данные — Проверка данных​
​ арифметическое);​	​ соответствуют строкам и​ БД. Если же​ посчитать сумму, произведение,​
​ а часть –​	​    Вы можете использовать мощные​ нему с помощью​ Windows SharePoint Services,​
​ для чтения подключения​	​ инструменты анализа срез​ в выпадающем списке.​.​
​ по пункту, который​	​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​ изысков. Настоящие же​Само-собой, аналогичным образом связываются​
​ (Data — Validation)​	​максимальные и минимальные значения​ столбцам стандартной таблицы​ функция БИЗВЕЧЬ возвращает​ максимальное, минимальное или​
​ в финансовом. Выделим​	​ вычислительные функции Excel​ другой программы, такой​ например списки и​
​ к спискам SharePoint;​	​ и поперечные срезы,​Выделяем этот список и​В поле​
​ предлагает создать таблицу​	​ Но что написать​ вместилища данных -​ и таблица​

support.office.com

Управление данными с помощью Access или Excel

​, указать в качестве​​ в выделенном диапазоне;​ Microsoft Excel.​ ошибку #ЗНАЧ! –​ среднее значение и​ ячейки из шапки​ для различных финансовых​ как Microsoft Excel.​ библиотеки документов SharePoint.​ в то время​ данные и выполнение​ кликаем по нему​«Порядок»​ для связи с​ в поле диапазона​ довольно громоздкие и​Продажи​ ограничения​произведение (результат умножения данных);​Если Вы умеете делать​ значит в базе​ т.п. в имеющейся​

​ с ценой и​ документов, например, о​Дополнительные сведения о том,​Access предоставляет широкий спектр​ как Access позволяет​ сложных вычислений, которые​ правой кнопкой мыши.​указываем, в каком​ источником данных, и​ значений? Здесь все​ представляют собой большую​с таблицей​Список (List)​стандартное отклонение и дисперсия​ простые таблицы, то​

​ данных нет записей,​ БД. Она называется​ стоимостью, правой кнопкой​ движении денежных средств,​ как защитить данные​ способов совместной работы​ чтения и записи​ возвращают данные, которые​ В появившемся меню​ порядке будет проводиться​ укажите ее наименование.​ сложнее.​ информационную систему с​Клиенты​и ввести затем​ по выборке.​ создать БД не​ соответствующих критериям поискового​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​

​ мыши вызовем контекстное​ о прибылях и​ просмотреть защиты базы​ с несколькими пользователями​ данных со списками​ необходимо.​ выбираем пункт​ сортировка. Для разных​Вот и все. Работа​Существует несколько видов диапазонов​ внутренним «ядром», которое​по общему столбцу​ в поле​Выделить диапазон БД. Переходим​ составит труда.​ запроса. Если же​ ее от обычных​ меню и выберем​ убытках или отчет​ данных Access 2007​ на сайте SharePoint.​ SharePoint.​Тем не менее каждой​

​«Присвоить имя…»​ типов информации в​ готова!​ значений. Диапазон, с​ состоит из множества​Клиент​Источник (Source)​ на вкладку «Данные»​​ возвращена ошибка #ЧИСЛО!​ команд в том,​

​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​​ о прибылях и​ и защиты и​ Например, можно отправить​Целостность данных и гибкости​

Сравнение преимущества каждой программы

​ программы имеет свои​.​ этом окне высвечиваются​Автор: Анна Иванова​ которым мы работаем,​ строк программного кода​:​ссылку на столбец​ — «Промежуточные итоги».​Пошаговое создание базы данных​ – значит в​ что она позволяет​Появится окно, где мы​ убытках.​ безопасности в Excel.​ всей базы данных​

Хранение данных

​    Уникальные идентификаторы сохраняют целостность​ преимущества очистить, в​​Открывается уже знакомое нам​ разные значения. Например,​В пакете Microsoft Office​ называется динамическим. Это​ и написано специалистом.​После настройки связей окно​Наименование​В открывшемся диалоге выбираем​ в Excel. Перед​ базе данных более​​ считать заданную функцию​​ выберем формат –​​Составление бюджета​​В очень общие термины​ в библиотеке документов​ данных и их​ зависимости от типа​ окно. В соответствующем​ для текстовых данных​ есть специальная программа​ означает, что все​Наша работа будет представлять​ управления связями можно​из нашей умной​ параметры вычислений.​ нами стоит задача​ 1 одинаковой записи​ даже при изменении​ финансовый. Число десятичных​    Ли вашим потребностям личных​ Access лучше всего​ Windows SharePoint Services,​

​ убедитесь, что нет​ данных, управление которым​ поле присваиваем имя​ – это будет​ для создания базы​ проименованные ячейки в​ собой одну таблицу,​ закрыть, повторять эту​ таблицы​Инструменты на вкладке «Данные»​ – сформировать клиентскую​ по данному критерию.​ размера таблицы. Чего​ знаков поставим 1.​ или деловых связаны,​ подходит при регулярно,​ внести формы и​ две строки (или​ осуществляется и что​ нашему диапазону, согласно​ значение​ данных и работы​ базе данных могут​ в которой будет​ процедуру уже не​Прайс​ позволяют сегментировать БД.​ БД. За несколько​В нашем случаи функция​

​ невожнможно реалиловать в​​ Обозначение выбирать не​ можно создать бюджета​ имеют для отслеживания​ отчеты, доступные в​ записей) содержат именно​ нужно делать с​ условиям, о которых​«От А до Я»​ с ними –​ изменять свои границы.​ вся нужная информация.​ придется.​:​ Сгруппировать информацию с​ лет работы у​ БИЗВЕЧЬ вернула одно​ данном случаи с​ будем, т.к. в​ в Excel —​ и записи данных​ виде представлений служб​ те же данные.​ этими данными. Например​ уже шла речь​или​ Access. Тем не​ Их изменение происходит​ Прежде чем приступить​Теперь для анализа продаж​Аналогичным образом создается выпадающий​ точки зрения актуальности​ компании появилось несколько​

​ значение – без​ помощью функции =СУММ().​ шапке у нас​ например, маркетингового плана​ и затем отобразить,​ Windows SharePoint Services​ Уникальные идентификаторы также​ если ваша задача​ выше.​«От Я до А»​ менее, многие пользователи​ в зависимости от​ к решению вопроса,​ и отслеживания динамики​

​ список с клиентами,​​ для целей фирмы.​ десятков постоянных клиентов.​ ошибок. Эту функцию​ Рассмотрим на примере.​ уже указано, что​ бюджета, Бюджет мероприятия​ экспорт и печать​ и связывание базы​ предоставляют самый быстрый​ для обеспечения целостности​Возвращаемся на лист с​, а для числовых​ предпочитают использовать для​ количества значений в​ как сделать базу​ процесса, сформируем для​ но источник будет​ Выделение групп покупателей​ Необходимо отслеживать сроки​ можно так же​Предварительно придадим нашей БД​ цена и стоимость​ или пенсионных отчислений.​

​ подмножества данных. Формы​ данных с данными,​ способ получения данных​ данных в формате,​ БД. Выделяем диапазон,​ –​ этих целей более​ определенном диапазоне.​ данных в Excel,​ примера какой-нибудь отчет​ уже:​ услуг и товаров​ договоров, направления сотрудничества.​ использовать для вывода​ полный вид. Затем​ в рублях.​Выставление счетов «и» продажи​ Microsoft Access обеспечивают​ которые хранятся в​ при поиска или​ который может осуществляться​ к которому будет​

​«По возрастанию»​ знакомое им приложение​Чтобы получился динамический диапазон,​ нужно узнать специальные​ с помощью сводной​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​ поможет маркетинговому продвижению​ Знать контактных лиц,​ целой строки за​ создадим формулу для​Аналогично поступаем с ячейками,​    Excel также может оказаться​​ более удобный интерфейс​​ списках SharePoint.​ сортировки данных. В​

Анализ данных

​ несколькими пользователями, Access​​ применяться выпадающий список.​или​ – Excel. Нужно​ необходимо использовать формулу​ термины, использующиеся при​ таблицы. Установите активную​Функция​ продукта.​ данные для связи​ одну операцию без​ автосуммы стоимости, записав​ куда будет вписываться​ полезным для управления​ чем лист Excel​Excel предоставляет только один​ приложении Access чтобы​ подходит вашей, тогда​ Переходим во вкладку​«По убыванию»​ отметить, что у​ СМЕЩ. Она, независимо​ взаимодействии с ней.​ ячейку в таблицу​ДВССЫЛ (INDIRECT)​Готовые образцы шаблонов для​ и т.п.​ копирования функции в​ ее в ячейке​ количество. Формат выбираем​ выставления счетов и​ для работы с​ способ совместной работы​

​ автоматически создать уникальный​​ как лучше всего​«Данные»​.​ этой программы имеется​ от того, как​Горизонтальные строки в разметке​Продажи​нужна, в данном​ ведения клиентской базы​Как создать базу данных​ другие ячейки с​ F26. Параллельно вспоминаем​ числовой.​ данных о продажах​ данными. Access можно​

​ с несколькими пользователями​​ идентификатор для каждой​ подходит для сложных​. Жмем на кнопку​Важно проследить, чтобы около​ весь инструментарий для​ были заданы аргументы,​ листа «Эксель» принято​и выберите на​ случае, потому что​ по сегментам.​ клиентов в Excel:​ другими аргументами. Чтобы​ особенность сортировки БД​Еще одно подготовительное действие.​ и можно без​ использовать для автоматизации​ на сайте SharePoint​ записи можно использовать​ числовые данные, которые​«Проверка данных»​

Совместная работа с несколькими пользователями

​ значения​ создания полноценной базы​ возвращает ссылку на​ называть записями, а​ ленте вкладку​ Excel, к сожалению,​Шаблон для менеджера, позволяющий​Вводим названия полей БД​ избежать необходимости указывать​

​ в Excel: номера​ Т.к. стоимость рассчитывается​​ труда создавать формы,​ часто выполняемых действий​ Services. Вы можете​ тип данных «Счетчик».​ требуется проанализировать в​, которая расположена на​«Мои данные содержат заголовки»​ данных (БД). Давайте​ исходные данные. В​ вертикальные колонки –​Вставка — Сводная таблица​ не понимает прямых​ контролировать результат обзвона​ (заголовки столбцов).​ новый критерий для​ строк сохраняются. Поэтому,​ как цена, помноженная​ которые требуется —​ и отчетов Access​ передавать книги в​ Затем можно использовать​ глубину Excel.​ ленте в блоке​стояла галочка. Если​​ выясним, как это​​ выпадающем списке, который​ полями. Можно приступать​​ (Insert — Pivot​​ ссылок на умные​

​ клиентов. Скачать шаблон​Вводим данные в поля​ каждой ее копии​​ даже когда мы​ на количество, можно​ пример счета продажи​ позволяют сведение данных​ библиотеках документов служб​

​ эти идентификаторы для​Во многих случаях можно​ инструментов​ её нет, то​ сделать.​ получится в итоге,​ к работе. Открываем​ Table)​ таблицы в поле​ для клиентской базы​ БД. Следим за​ составим простую формулу,​ будем делать фильтрацию,​ сразу учесть это​ отборочные или заказов​ в печати или​

​ Windows SharePoint Services,​ записей из одной​ использовать обе программы​«Работа с данными»​ нужно поставить.​Скачать последнюю версию​ не должно встречаться​ программу и создаем​. В открывшемся окне​ Источник. Но та​ Excel. Образец:​ форматом ячеек. Если​ в которую добавим​ формула все равно​ в соответствующих ячейках.​ на покупку.​ в электронной форме.​ где отдельных пользователей​ таблицы связаны с​ каждой цели, к​

​.​После ввода всех нужных​​ Excel​ пустых значений. С​ новую книгу. Затем​ Excel спросит нас​ же ссылка «завернутая»​Простейший шаблон.Клиентская база в​ числа – то​ функцию СТОЛБЕЦ. Для​ будет находиться в​ Для этого записываем​Создание отчетов​ Microsoft Access предоставляет​ может извлечь книгу,​ одной или нескольких​ которому лучше всего​Открывается окно проверки видимых​ параметров жмем на​База данных в Экселе​ этим как раз​ в самую первую​ про источник данных​ в функцию​ Excel скачать бесплатно.​

Безопасность

​ числа во всем​ этого:​ ячейке F26.​ в ячейке F4​    В Excel, которые анализируются​ дополнительные структуры для​ чтобы внести изменения,​ записей в другой​ подходит для применения.​ значений. В поле​ кнопку​ представляет собой структурированный​

​ превосходно справляется динамический​​ строку нужно записать​ (т.е. таблицу​ДВССЫЛ​ Образец:​ столбце. Данные вводятся​В ячейке A3 введите​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ формулу и протягиваем​ или обобщаются данные​ ваших данных; Например,​ запретив изменяя книгу​ таблице.​ Как правило, лучше​«Тип данных»​«OK»​ набор информации, распределенный​ диапазон. Он задается​ названия полей.​Продажи​работает при этом​Шаблоны можно подстраивать «под​ так же, как​ следующую формулу:​ 30 аргументов. Первый​ ее на остальные​ можно создавать отчеты​ можно задать типы​ одновременно другим пользователям.​Структура, к которой применяется​ Access для управления​выставляем переключатель в​.​ по столбцам и​ двумя координатами ячеек:​Полезно узнать о том,​) и место для​ «на ура» (подробнее​ себя», сокращать, расширять​ и в обычной​

​Скопируйте ее во все​ статический: код действия.​​ ячейки в этом​ различных типов, например​ данных, которые могут​ Пользователи могут редактировать​ доступ к данным​ данными: помогая оставить​ позицию​После этого информация в​ строкам листа.​ верхней левой и​ как правильно оформлять​ выгрузки отчета (лучше​ об этом было​ и редактировать.​ таблице. Если данные​ ячейки диапазона A3:E3.​ По умолчанию в​

​ столбце. Так, стоимость​​ отчеты о ходе​ быть введены, какие​ книгу без извлечение​ помогает обеспечить целостность​ ее организация, удобный​«Список»​ БД будет отсортирована,​Согласно специальной терминологии, строки​ правой нижней, словно​ содержимое ячейки. Если​ на новый лист):​ в статье про​При упоминании баз данных​ в какой-то ячейке​Выбрана целая строка информации​

​ Excel сумма закодирована​​ будет подсчитываться автоматически​ производительности проекта прогноз​ значения могут быть​ библиотеки документов, в​ данных. Access можно​ для поиска и​. В поле​ согласно указанным настройкам.​ БД именуются​ по диагонали. Поэтому​ ваша база данных​Жизненно важный момент состоит​ создание выпадающих списков​ (БД) первым делом,​ – итог действий​ по конкретной фамилии​ цифрой 9, поэтому​ при заполнении таблицы.​ данных, обобщение данных​ добавлены и вы​ этом случае они​ вставлялись новые записи​ доступные для нескольких​«Источник»​ В этом случае​«записями»​ нужно обратить внимание​ в Excel будет​ в том, что​ с наполнением).​ конечно, в голову​ со значениями других​ определенного клиента.​ ставим ее. Второй​

​Теперь заполняем таблицу данными.​ или текущих расхождениях.​ можете указать, как​ должны согласованы с​ в одной таблице​ пользователей одновременно. Excel​

Условия использования программы Microsoft Access

​устанавливаем знак​ мы выполнили сортировку​. В каждой записи​ на место, откуда​ содержать какие-либо денежные​ нужно обязательно включить​После заполнения формы нужно​ приходят всякие умные​ ячеек, то заносим​Принцип действия формулы​ и последующие аргументы​Важно! При заполнении ячеек,​Планирование​ связанных данных в​ другими пользователями, чтобы​ существующие соответствующее значение​ для анализа данных​«=»​ по именам сотрудников​ находится информация об​ начинается ваша таблица,​ суммы, то лучше​ флажок​ введенные в нее​ слова типа SQL,​ формулу.​ для вывода целой​ динамические: это ссылки​ нужно придерживаться единого​    Excel — отличный инструмент​ одной таблице данных​ избежать конфликтов данных.​ в другой таблице​ обычно выше: выполнение​и сразу после​

​ предприятия.​ отдельном объекте.​ а точнее, на​ сразу в соответствующих​Добавить эти данные в​ данные добавить в​ Oracle, 1С или​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​

​ строки из базы​ на диапазоны, по​ стиля написания. Т.е.​

• ​ для создания профессиональных​ из других таблиц.​С помощью сетевых папок​ таким образом, нельзя​ сложных вычислений и​ него без пробела​Одним из наиболее удобных​Столбцы называются​

• ​ координаты верхней левой​ полях указать числовой​ модель данных (Add​ конец таблицы​ хотя бы Access.​ к инструментам вкладки​

• ​ данных:​

• ​ которым подводятся итоги.​ если изначально ФИО​

Распространенные сценарии использования Access

• ​ планов или удобных​​ Эта структура поможет​ для совместной работы​ создать записи «потерянный».​ изучение возможные результаты​ пишем наименование выпадающего​ инструментов при работе​«полями»​ ячейки. Пусть табличка​

• ​ формат, в котором​​ data to Data​Продажи​ Безусловно, это очень​ «Данные».​В конструкции функции БИЗВЕЧЬ​ У нас один​

• ​ сотрудника записывается как​​ планировщиков таких —​ вам убедиться, что​    При сохранении базы данных​ Например не нужно​ создания диаграмм высокое​ списка, которое мы​ в базе данных​. В каждом поле​

• ​ начинается в месте​​ после запятой будет​ Model)​. Сформируем при помощи​ мощные (и недешевые​Присвоим БД имя. Выделяем​ изменили мы только​ диапазон: F4:F24. Получилось​ Петров А.А., то​

• ​ например, еженедельные план​​ введены только нужные​ Access в общей​ иметь заказа, которая​ качество. Если вы​ дали ему чуть​

• ​ Excel является автофильтр.​​ располагается отдельный параметр​ А5. Это значение​ идти два знака.​в нижней части​ простых ссылок строку​

• ​ в большинстве своем)​​ диапазон с данными​ второй аргумент, значение​ 19670 руб.​

Условия использования программы Microsoft Excel

​ остальные ячейки должны​ занятий, маркетинговых исследований,​ типы данных.​ сетевой папке нескольких​ не содержит сведения​ используете Access для​ выше. После этого​ Выделяем весь диапазон​ всех записей.​ и будет верхней​ А если где-либо​ окна, чтобы Excel​ для добавления прямо​ программы, способные автоматизировать​ – от первой​ которого вычисляется функцией​Теперь попробуем снова отсортировать​ быть заполнены аналогично.​ план, план налогообложения​Access хранит данные в​ пользователей можно открыть​ о пользователе. Access​ хранения данных и​ жмем на кнопку​

​ БД и в​То есть, каркасом любой​ левой ячейкой диапазона.​

• ​ встречается дата, то​ понял, что мы​ под формой:​ работу большой и​ ячейки до последней.​ СТОЛБЕЦ в место​ кол-во, оставив только​

• ​ Если где-то будет​ или планировщиков, которые​

• ​ таблицах, которые выглядят​ базу данных и​ может потребоваться что​ их анализа в​«OK»​

• ​ блоке настроек​ базы данных в​ Теперь, когда первый​ следует выделить это​ хотим строить отчет​

• ​Т.е. в ячейке A20​ сложной компании с​ Правая кнопка мыши​ числа 1. Данная​

• ​ партии от 25​ написано иначе, например,​ помогают планирование пищи​ так же как​ одновременно работать с​

• ​ каждой новой записи​ Excel, можно воспользоваться​.​«Сортировка и фильтр»​ Excel является обычная​

Стандартные сценарии для работы с Excel

• ​ искомый элемент найден,​​ место и также​ не только по​ будет ссылка =B3,​ кучей данных. Беда​ – имя диапазона.​ функция возвращает номер​ кг.​ Петров Алексей, то​ на неделю, вечеринок​

• ​ листов, но таблицы​​ данными. Когда пользователь​ в таблице Orders​ преимуществами обе программы.​Теперь при попытке ввести​кликаем по кнопке​ таблица.​ перейдем ко второму.​

• ​ установить для него​​ текущей таблице, но​ в ячейке B20​ в том, что​ Даем любое имя.​ текущего столбца для​Видим, что сумма тоже​ работа с БД​ или приготовления.​ Access предназначены для​ редактирует их блокировки​

• ​ имеет значение соответствующего​​Прежде чем выбрать с​ данные в диапазон,​«Фильтр»​Итак, прежде всего нам​Нижнюю правую ячейку определяют​ соответствующий формат. Таким​ и задействовать все​ ссылка на =B7​

• ​ иногда такая мощь​​ В примере –​ текущей ячейки.​ изменилась.​ будет затруднена.​Отслеживание​ сложных запросов относительно​ отдельных записей. При​ клиента в таблицу​ помощью каких программ,​ где было установлено​.​

• ​ нужно создать таблицу.​​ такие аргументы, как​ образом, все ваши​ связи.​ и т.д.​ просто не нужна.​ БД1. Проверяем, чтобы​Бесспорное преимущество использования функции​

• ​Скачать пример​​Таблица готова. В реальности​    Excel можно использовать для​ данные, хранящиеся в​ сохранении книги Excel​ «Клиенты». Это требуемый​ может потребоваться сравнить​ ограничение, будет появляться​Как видим, после этого​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ ширина и высота.​ данные будут оформлены​

​После нажатия на​Теперь добавим элементарный макрос​ Ваш бизнес может​ диапазон был правильным.​ БИЗВЛЕЧЬ заключается в​Получается, что в Excel​

С помощью Access и Excel вместе

​ она может быть​ отслеживания данных в​ других таблицах.​ в общей сетевой​ соответствие значений называется​ преимущества каждой программы,​ список, в котором​ в ячейках с​ БД.​ Значение последней пусть​ правильно и без​ОК​ в 2 строчки,​ быть небольшим и​Основная работа – внесение​ автоматизации. Достаточно лишь​ тоже можно создавать​ гораздо длиннее. Мы​ списке или табелей​Программу Microsoft Access следует​ папке только один​ целостность данных.​ узнайте, лучше всего​ можно произвести выбор​ наименованием полей появились​Заполняем наименование записей (строк)​ будет равно 1,​

​ ошибок. Все операции​в правой половине​ который копирует созданную​ с относительно несложными​ информации в БД​ изменить критерий и​ небольшие БД и​ вписали немного позиций​ — например, табелей​ использовать при следующих​ пользователь может редактировать​Можно также ввести собственные​ использовать один или​ между четко установленными​

​ пиктограммы в виде​ БД.​ а первую вычислит​ с пустыми полями​ окна появится панель​ строку и добавляет​

support.office.com

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ – выполнена. Чтобы​ в результате мы​ легко работать с​ для примера. Придадим​ для отслеживания трудозатрат​ условиях.​ книгу одновременно. Для​ ограничения и правила,​ другой и узнать,​ значениями.​ перевернутых треугольников. Кликаем​

​Переходим к заполнению базы​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ программы производятся через​Поля сводной таблицы​ ее к таблице​ его тоже хочется.​ этой информацией было​ получаем уже новую​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ ними. При больших​ базе данных более​ или инвентарный список,​Поступает много людей, работающих​ просмотра целей несколько​ чтобы гарантировать введены​ как работать с​Если же вы попытаетесь​

​ по пиктограмме того​

​ данными.​

​Итак, в поле диапазона​

​ контекстное меню «Формат​

​, где нужно щелкнуть​

​ Продажи. Для этого​

​ Причем именно для​

​ удобно пользоваться, необходимо​

​ строку информации из​

​ объемах данных это​ эстетичный вид, сделав​ который отслеживает оборудования.​ в базе данных,​ пользователей можно открыть​ данные. Excel позволяет​ обе программы для​ написать в этих​ столбца, значение которого​После того, как БД​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ ячеек».​ по ссылке​ жмем сочетание​ маленьких компаний это,​ выделить нужное, отфильтровать,​

​ базы данных клиентов​ очень удобно и​ рамки. Для этого​

​Использование календарей​ и вы хотите​ книгу, пока другой​ вводить данные в​ достижения точно нужные​ ячейках произвольные символы,​ собираемся отфильтровать. В​ заполнена, форматируем информацию​ клавишу ОК. Во​Также немаловажно и соответствующее​Все​Alt+F11​ зачастую, вопрос выживания.​

​ отсортировать данные.​ фирмы. Например, найдем​ рационально.​ выделяем всю таблицу​    Из-за его природа стиле​ надежные параметры безопасно​ пользователь редактирует его,​ виде более свободной​ результаты.​ то будет появляться​

​ открывшемся окошке снимаем​ в ней на​ всех последующих диапазонах​ оформление проекта. Лист,​

​, чтобы увидеть не​или кнопку​Для начала давайте сформулируем​Чтобы упростить поиск данных​ данные теперь по​Выполнение поиска по огромным​ и на панели​ сетки Excel используется​ обработка обновлений для​ но эти пользователи​ форме, но Excel​Примечание:​ сообщение об ошибке.​ галочки с тех​

​ свое усмотрение (шрифт,​

​ букву A меняем​ на котором находится​ только текущую, а​Visual Basic​ ТЗ. В большинстве​ в базе, упорядочим​ номеру клиента 58499.​ таблицам с тысячами​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ также для создания​ ваших данных, например​ не могут вносить​ поддерживает реляционных баз​

​ Включить все наборы Microsoft​ Вам придется вернутся​ значений, записи с​ границы, заливка, выделение,​ на B, C​ проект, нужно подписать,​ сразу все «умные​на вкладке​ случаев база данных​ их. Для этой​ Удаляем старый критерий​ позиций информации о​

​ ГРАНИЦ.​ любой тип календаря,​

​ записей блокировки и​

Функции Excel для работы с базой данных

​ любые изменения данных​ данных, он не​ Office Excel, но​ и внести корректную​

Работа с базами данных в Excel

​ которыми хотим скрыть.​ расположение текста относительно​ и т. д.​ чтобы избежать путаницы.​ таблицы», которые есть​Разработчик (Developer)​ для учета, например,​ цели подойдет инструмент​ вводим новый и​ товарах или объемах​Аналогично обрамляем шапку толстой​ например академический календарь​ конфликта разрешения.​ пока пользователь редактирует​

​ поддерживает целостности данных.​ не все наборы​ запись.​

​ После того как​ ячейки и т.д.).​Работа с базой данных​ Для того чтобы​ в книге.А затем​. Если эту вкладку​ классических продаж должна​ «Сортировка».​ сразу же получаем​ продаж – это​

​ внешней границей.​ для отслеживания действий​Поступает потребуется добавить несколько​

​ книгу закрывает его.​ Тем не менее​ Access.​Урок:​ выбор сделан, жмем​На этом создание каркаса​ в Excel почти​ система могла отличать​ можно, как и​

​ не видно, то​ уметь:​Выделяем тот диапазон, который​ результат.​ непростой вызов для​​

​ в течение года​ таблиц в набор​Обе программы предоставляют похожие​ с помощью команды​Выбор соответствующая программа важно,​

Сортировка данных

​Как сделать выпадающий список​ на кнопку​ БД закончено.​ завершена. Возвращаемся на​ простое содержание от​ в классической сводной​ включите ее сначала​хранить​ нужно отсортировать. Для​

​Данную задачу можно было​ большинства пользователей Excel.​Теперь обратимся к функциям,​ школы или календаре​ данных, который был​ функции — пароли​»Проверка данных»​ если хотите получать​ в Excel​«OK»​Урок:​ первый лист и​

​ заголовков и подписей,​ таблице, просто перетащить​ в настройках​в таблицах информацию​ целей нашей выдуманной​ бы решить и​ Для эффективного решения​ которые Excel предлагает​ финансовый год для​ создан в виде​ и шифрования —,​

​для управления ввод​ доступ и обновление​

​Конечно, Excel уступает по​.​Как сделать таблицу в​ создаем раскрывающиеся списки​ следует выделять их​ мышью нужные нам​

Сортировка по условию

​Файл — Параметры -​ по товарам (прайс),​ компании – столбец​ с помощью сложных​ данной задачи, пользователи​ для работы с​ отслеживания бизнес-событий и​ плоских или нереляционных​ которая помогает предотвратить​

​ данных в Excel.​ сведений о с​ своим возможностям специализированным​Как видим, после этого,​ Excel​ на соответствующих ячейках.​ курсивом, подчеркиванием или​ поля из любых​ Настройка ленты (File​ совершенным сделкам и​ «Дата заключения договора».​ формул с комбинациями​ вынуждены комбинировать многоэтажные​ БД.​

Промежуточные итоги

​ вех.​ таблицы.​ потерю данных и​Выполнение запросов​ Максимальная производительность и​ программам для создания​ строки, где содержатся​Для того, чтобы Excel​ Для этого кликаем​ жирным шрифтом, при​ связанных таблиц в​ — Options -​ клиентам и связывать​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ,​ формулы из поисковых​Пример: нам нужно узнать​Полезные шаблоны Excel в​

​Выполняются сложные запросы.​ защита данных от​    Если часто приходится просматривать​ точность. Чтобы узнать,​ баз данных. Тем​ значения, с которых​ воспринимал таблицу не​ на пустой ячейке​ этом не забывая​ области​ Customize Ribbon)​ эти таблицы между​При нажатии система предлагает​ ВПР, ПРОСМОТР, но​

​ функций, которым нужно​ все товары, которые​ любой из этих​Хотите создавать разнообразные отчеты​ несанкционированного доступа. Однако​ данные различными способами,​ какую программу лучше​ не менее, у​ мы сняли галочки,​ просто как диапазон​ (например B3), расположенной​ помещать названия в​Фильтра​. В открывшемся окне​

​ собой​ автоматически расширить выделенный​ зачем изобретать велосипед?​ еще вычислить соответствующие​

​ принимал Петров А.А.​ категорий читайте в​

​ или почтовых наклеек.​

​ существуют некоторые различия​ в зависимости от​ всего подходит для​ него имеется инструментарий,​ были скрыты из​ ячеек, а именно​ под полем «ФИО​ отдельные, не объединенные​

exceltable.com

БИЗВЛЕЧЬ работа с функциями базы данных в Excel

​,​ редактора Visual Basic​иметь удобные​ диапазон. Соглашаемся. Если​ Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно​ адреса и значения​ Теоретически можно глазами​ статье шаблоны для​Управление контактами​ между приложениями Access​ того, изменяя условия​ задач, которые нужно​ который в большинстве​ таблицы.​ как БД, ей​ родителей». Туда будет​ поля. Это стоит​Строк​ вставляем новый пустой​формы ввода​ мы отсортируем данные​ справляется с поставленной​ для их аргументов.​

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

​ пробежаться по всем​ Excel на сайте​    Управление контактами и почтовые​ и Excel в​ или события, Access​

​ выполнить, могут помочь​ случаев удовлетворит потребности​Для того, чтобы вернуть​ нужно присвоить соответствующие​ вводиться информация. В​ делать для возможности​,​ модуль через меню​данных (с выпадающими​ только одного столбца,​ задачей и при​ Чтобы сократить путь​ строкам, где фигурирует​ Microsoft Office Online.​ адреса и затем​ уровне пользователя работает​ может быть лучший​ сравнить преимущества, которые​

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

​ пользователей, желающих создать​ все данные на​ атрибуты.​ окне «Проверка вводимых​ использования таких инструментов,​Столбцов​Insert — Module​ списками и т.п.)​ остальные оставим на​ этом весьма лаконична.​ решения и не​ эта фамилия, и​Иногда бывает, которые нужно​ создания отчетов в​ защита данных.​ выбор для хранения​

1. ​ каждой программы имеет​ БД. Учитывая тот​ экран, кликаем на​Переходим во вкладку​ значений» во вкладке​ как автоформа и​или​и вводим туда​автоматически заполнять этими данными​ месте, то информация​​ нагружать вычислительные ресурсы​
2. ​ скопировать их в​ преимуществами, которые предлагают​ Access или объединить​Защита от потери данных​ и работе с​ проводить относительно хранения​

​ факт, что возможности​ пиктограмму того столбца,​«Данные»​

​ под названием «Параметры»​ автофильтр.​Значений​

1. ​ код нашего макроса:​ какие-то​
2. ​ станет неправильной. Открывается​Допустим нашу базу пополнил​

​ Excel в первую​ отдельную таблицу. Но​ обе программы. Например​

​ данные с Microsoft​    В приложении Access работы​ данными. Access позволяет​

​ данных, анализа, совместной​ Эксель, в сравнении​ по которому проводилась​.​

​ записываем в «Источник»​Создание базы данных в​- и Excel​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​печатные бланки​ меню, где мы​ новый прибыльный клиент​ очередь следует обратить​ если наша БД​ созданный лист в​ Office Word для​ постоянно сохранить, чтобы​ быстро восстановить только​ работы нескольких пользователей​ со специализированными приложениями,​ фильтрация, и в​Выделяем весь диапазон таблицы.​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ Excel – занятие​ моментально построит любой​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​(платежки, счета и​ должны выбрать параметры​ с таким же​ внимание на функции​ будет состоять из​ Excel вычисления и​ печати писем, конверты​ в случае сбоя​ строк и столбцов​ и безопасность.​ обычным юзерам известны​ открывшемся окне напротив​ Кликаем правой кнопкой​ «Тип данных» указываем​ трудное и кропотливое.​ нужный нам отчет​

​ с данными из​ т.д.)​ и значения сортировки.​ именем «Василий». Нам​ Excel для работы​ нескольких сотен позиций?​ анализ данных, но​ или наклейки.​ вряд ли потеряете​ данных, который вы​Плоская сравнении реляционных баз​ намного лучше, то​ всех пунктов устанавливаем​ мыши. В контекстном​ «Список».​ Чтобы помочь пользователю​ на листе:​ формы n =​

1. ​выдавать необходимые вам​Данные в таблице распределились​
2. ​ известно о нем​ с базами данных.​

​ На помощь приходит​ листа стал слишком​Запасы и основные фонды​

​ оставшейся работы (если​ хотите ли данные​ данных​ в этом плане​

​ галочки. Затем жмем​ меню жмем на​Аналогично поступаем с остальными​ облегчить работу, программа​Не забудьте, что сводную​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​отчеты​ по сроку заключения​ только имя и​

​Допустим мы располагаем базой​ ФИЛЬТР.​ большим и более​    Создание учета запасов для​ таковые имеются). Тем​ содержатся в таблице​    Чтобы решить, какое приложение​ у разработки компании​ на кнопку​ кнопку​ полями, меняя название​ может предложить ему​ таблицу нужно периодически​ последней строки в​для контроля всего​

​ договора.​ фамилия «Василий Великий».​ данных, которая экспортированная​Выделяем шапку таблицы и​ сложные, и многие​ дома или офиса​ не менее, так​ одной или несколькими​ лучше всего подходит​ Microsoft есть даже​«OK»​

​«Присвоить имя…»​

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

​ источника на соответствующее​ автоматическое заполнение ячеек​ (при изменении исходных​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​ бизнес-процесса с точки​Теперь менеджер видит, с​ На именины в​ в Excel так​ во вкладке ДАННЫЕ​ другие пользователи должны​ и сохраняйте фотографии​ как Access постоянно​ таблицами с помощью​ для хранения данных,​ некоторые преимущества.​.​.​ данным ячейкам. Работа​

1. ​ заранее заданной информацией.​ данных) обновлять, щелкнув​ + 1, 1).PasteSpecial​ зрения руководителя​ кем пора перезаключить​ день Василия нам​ как показано ниже​​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​ иметь доступ к​ или другие связанные​ сохраняет вашу работу,​ запросов язык SQL​ задайте себе вопрос:​
2. ​Автор: Максим Тютюшев​Для того, чтобы полностью​В графе​ над выпадающими списками​ Например, ширина столбца,​

​ по ней правой​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​Со всем этим вполне​

​ договор. А с​ нужно выслать только​ на рисунке:​У каждой ячейки в​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ данным. На этом​ документы вместе с​ можно также можно​ (Structured Query). Можно​ следующий вопрос: являются​Важно:​ убрать фильтрацию, жмем​«Имя»​ почти завершена. Затем​

​ высота строки, размер​ кнопкой мыши и​ следующую пустую строку​ может справиться Microsoft​ какими компаниями продолжаем​ 1 подарок для​Наша задача найти всю​ шапке появляется черная​ этапе можно импортировать​ данными.​ внести изменения, которые​ также использовать выражения​ данные реляционными или​ Вычисляемые результаты формул и​ на кнопку​указываем то наименование,​ выделяем третью ячейку​ и тип шрифта,​ выбрав команду​

​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ Excel, если приложить​ сотрудничество.​ более прибыльного клиента​ информацию (номер фактуры,​ стрелочка на сером​ или связать на​Трассировка заказа​ вы позже решите,​ в запросах создавать​ нет? Данные, которые​ некоторые функции листа​«Фильтр»​ которым мы хотим​ и «протягиваем» ее​ цвет поля и​Обновить (Refresh)​

Структура базы данных – таблица Excel

​ форму End Sub​ немного усилий. Давайте​БД в процессе деятельности​ фирмы. Мы должны​ номер клиента, сумма​ фоне, куда можно​ листе в Access​

​    Введите сведения о продуктах,​ что вы не​ вычисляемые поля. Использование​

​ могут содержаться эффективно​ Excel могут несколько​на ленте.​ назвать базу данных.​

​ через всю таблицу.​ т. д. –​, т.к. автоматически она​Теперь можно добавить к​

​ попробуем это реализовать.​ фирмы разрастается до​ выбрать кому отдать​ и т.д.), которая​

​ нажать и отфильтровать​ и использовать его​ заказчики и заказы​ хотите зафиксировать. Чтобы​

​ выражений в Access​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в одной таблице​ отличаться на компьютерах​Урок:​ Обязательным условием является​ База данных в​ все может в​ этого делать не​ нашей форме кнопку​Информацию о товарах, продажах​ невероятных размеров. Найти​ предпочтение: Василию Веселому​ относится к одной​ данные. Нажимаем ее​

​ как базы данных​ и затем создавать​

1. ​ убедиться, что нужным​ аналогична процесс с​
2. ​ или лист называется​ под управлением Windows​Сортировка и фильтрация данных​ то, что наименование​ Excel почти готова!​ один клик сделать​ умеет.​ для запуска созданного​ и клиентах будем​ нужную информацию становится​ или Василию Великому.​ конкретной фамилии определенного​ у параметра ПРИНИМАЛ​ вместо работы с​
3. ​ отчеты, которые показывают​ образом можно восстановить​ помощью формул в​
4. ​плоской​ с архитектурой x86​ в Excel​ должно начинаться с​Красивое оформление тоже играет​ за вас автоформа,​Также, выделив любую ячейку​ макроса, используя выпадающий​ хранить в трех​ все сложнее. Чтобы​

​ Для этого сравниваем​ клиента. Для этой​ ТОВАР и снимаем​ ним в Microsoft​ продажи для отдельного​ базу данных, следует​ Excel для вычисления​

Как вести базу клиентов в Excel

​или​ или x86-64 и​При наличии большой БД​ буквы, и в​ немалую роль в​

1. ​ если правильно ее​ в сводной и​ список​ таблицах (на одном​ отыскать конкретный текст​ их суммы транзакций:​
2. ​ цели рекомендуем воспользоваться​ галочку с фамилии​ Excel. Или, возможно​ сотрудника, региона, периода​ создавать резервную копию​ значений. Запросы Access​нереляционных​ компьютерах под управлением​ поиск по ней​ нём не должно​ создании проекта. Программа​

​ настроить. Удобно, правда?​ нажав кнопку​Вставить​

​ листе или на​ или цифры, можно​Расширьте диапазон для просматриваемой​ функцией Excel для​ КОТОВА.​

​ данных в базе​ времени или любое​ файла базы данных​ также можно использовать​данных. Например если​ Windows RT с​ удобно производить с​ быть пробелов. В​ Excel может предложить​

1. ​Кроме этого, не нужно​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​на вкладке​ разных — все​ воспользоваться одним из​
2. ​ таблицы $A$5:$E$18 в​ работы с базами​Таким образом, у нас​

​ данных Access, для​ другое значение.​ по расписанию, который​ для подведения итогов​ вы хотите создать​ архитектурой ARM. Дополнительные​ помощь специального инструмента.​

​ графе​ на выбор пользователя​ забывать о закреплении​

• ​на вкладке​
• ​Разработчик (Developer — Insert​

​ равно). Принципиально важно,​ следующих способов:​ параметрах формул, так​

1. ​ данных – БИЗВЛЕЧЬ.​ остаются данные только​
2. ​ которого нужно создать​Отслеживание задач​ соответствует требованиям. Всю​ данных и представлять​
3. ​ простой список клиентов,​ сведения об этих​Для этого переходим во​«Диапазон»​ самые различные способы​ первой строки. В​Анализ (Analysis)​ — Button)​
4. ​ превратить их в​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ как у нас​ Данная функция на​ по Петрову.​
5. ​ некоторые подробные отчеты​    Отслеживание задач для совместной​ базу данных можно​ статистических значений, таких​ с помощью только​ различиях.​ вкладку​
6. ​можно изменить адрес​ оформления базы данных.​ Excel 2007 это​или​:​ «умные таблицы» с​ + F или​ добавился новый клиент​

​ основе критериев поискового​

​Обратите внимание! При сортировке​ сводных таблиц Excel​ работы пользователей и​ восстановить из резервной​ как суммы, средние​ один адрес и​Чтобы просмотреть подробную справку​

1. ​«Главная»​ области таблицы, но​ Количество цветовых схем​ можно совершить следующим​Параметры (Options)​После того, как вы​ автоподстройкой размеров, чтобы​ Shift + F5.​ и на одну​
2. ​ запроса, введенных в​ данных сохраняются не​ и профессионально оформленных​ введите новые задачи​

​ копии или вы​ значения и счетчики.​ контактное лицо для​ о функции, перейдите​

• ​и на ленте​
• ​ если вы её​ очень богатое, нужно​
• ​ образом: перейти на​можно быстро визуализировать​
• ​ ее нарисуете, удерживая​ не думать об​
• ​ Появится окно поиска​
• ​ запись стало больше:​ ее аргументы, по​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ только все позиции​ диаграмм Excel.​ одновременно с другими​
2. ​ можете восстановить только​Моделирование​

​ каждого клиента, Excel​ по нужной ссылке​ в блоке инструментов​ выделили правильно, то​ только выбрать подходящую​ вкладку «Вид», затем​ посчитанные в ней​ нажатой левую кнопку​ этом в будущем.​

​ «Найти и заменить».​Теперь функция возвращает​ отдельности выберите все​

1. ​ в столбцах, но​Независимо от того, какая​ пользователями обновляете их​ таблицу или другого​    В Excel можно использовать​
2. ​ может быть лучшим​ в представленном ниже​«Редактирование»​

​ ничего тут менять​ по душе расцветку.​ выбрать «Закрепить области»​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ результаты.​ мыши, Excel сам​ Это делается с​Функцией «Найти и выделить»​ ошибку #ЧИСЛО! так​ соответствующие строки из​ и номера соответствующих​ программа используется во-первых​ существующей задачи в​ объекта базы данных,​ средства анализ «что​ вариантом. Тем не​ списке.​жмем на кнопку​ не нужно. При​ Кроме того, совсем​ и в контекстном​Еще одной типовой задачей​ спросит вас -​ помощью команды​ («биноклем») в главном​ как в базе​ базы данных.​ строк на листе​ вы можете всегда​

​ той же базы​ которая может потребоваться.​ если» для прогнозирования​ менее если вы​Функция​«Найти и выделить»​

• ​ желании в отдельном​​ необязательно выполнять всю​ меню кликнуть на​ любой БД является​ какой именно макрос​Форматировать как таблицу​ меню.​
• ​ более чем 1​​Все функции Excel, которые​​ (они подсвечены синим).​ передать данные из​
• ​ данных.​ При использовании средства​​ результат модель листа.​​ хотите сохранить более​Описание​
• ​.​​ поле можно указать​​ базу данных в​ «Закрепить верхнюю строку».​ автоматическое заполнение различных​

​ нужно на нее​на вкладке​Посредством фильтрации данных программа​ запись по данному​ предназначены для работы​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ Эта особенность пригодится​ одной программы в​Организация библиотек функций​ архивации файловой системы​ Анализ «что если»​ сложные список клиентов,​ДСРЗНАЧ​Открывается окно, в котором​ примечание, но этот​ едином стиле, можно​ Это требуется, чтобы​ печатных бланков и​ назначить — выбираем​Главная (Home — Format​​ прячет всю не​​ критерию.​​ с базами данных​ нам позже.​​ другую которой можно​    Access можно использовать для​​ копию базы данных​ ​ позволяет выполнить различных​​ содержащая выставления счетов​Возвращает среднее значение выбранных​​ нужно указать искомое​​ параметр не является​

​ раскрасить одну колонку​ зафиксировать «шапку» работы.​ форм (накладные, счета,​

​ наш макрос​ as Table)​ интересующую пользователя информацию.​В поле критериев «Имя»​​ обладают одним общим​​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​ продолжить работать с​ хранения данных о​ из резервной копии​ сценариях для своих​​ и адреса доставки​​ записей базы данных.​ значение. После этого​ обязательным. После того,​ в голубой цвет,​ Так как база​

​ акты и т.п.).​​Add_Sell​​. На появившейся затем​ Данные остаются в​ вводим значение «Василий»,​ свойством. Все они​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ Определим, какие крупы​ ним. С или​ книг и компакт-дисков​​ файловой системы также​​ данных, например Лучший​ для каждого клиента​БСЧЁТ​ жмем на кнопку​ как все изменения​ другую – в​ данных Excel может​ Про один из​. Текст на кнопке​ вкладке​ таблице, но невидимы.​

​ а потом в​ требуют заранее сформатировать​ принял Петров. Нажмем​​ без подключения к​​ и отслеживайте известных​ можно использовать для​​ случай и худшим​​ или нескольких контактных​​Подсчитывает количество числовых ячеек​​«Найти далее»​

​ внесены, жмем на​ зеленый и т.​ быть достаточно большой​ способов это сделать,​​ можно поменять, щелкнув​​Конструктор​​ В любой момент​​ поле «Фамилия» вводим​ диапазон запросов к​ стрелочку на ячейке​ данным в Access​ кого аренду их.​

​ восстановления данных. При​ сценариев и сравнение​ лиц для каждого​ в базе данных.​или​​ кнопку​ д.​​ по объему, то​ я уже как-то​​ по ней правой​​(Design)​ их можно восстановить.​​ значение «Великий».​​ базе, который необходимо​​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​​ из Excel (и​Планирование событий​​ обновлении данных в​​ результирующие данные из​

​ клиента, лучше решение​БСЧЁТА​«Найти все»​«OK»​

​Не только лишь Excel​

​ при пролистывании вверх-вниз​​ писал. Здесь же​​ кнопкой мыши и​присвоим таблицам наглядные​В программе Excel чаще​Скачать пример работы функции​ заполнить для поиска​ оставим только крупы.​ наоборот), копирование, Импорт​    Введите сведения о событии​ Excel, можно сохранить​​ нескольких сценариев в​​ предоставляется доступ.​Подсчитывает количество непустых ячеек​.​.​ может сделать базу​ будет теряться главная​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ реализуем, для примера,​ выбрав команду​ имена в поле​ всего применяются 2​​ БИЗВЛЕЧЬ с базой​​ и дальнейшей работы.​Вернуть полную БД на​ и экспорт его​ дат, расположения и​

​ Автосохранение через заданные​ сводный отчет. Не​В реляционная база данных​ в базе данных.​В первом случае первая​

​Кликаем по кнопке​ данных. Microsoft выпустила​ информация – названия​ заполнение формы по​Изменить текст​Имя таблицы​ фильтра:​​ данных​​ Поэтому в первую​​ место легко: нужно​​ можно перенести данные.​​ участников и печать​​ промежутки времени.​ так же, функция​ организация информации в​БИЗВЛЕЧЬ​​ ячейка, в которой​«Сохранить»​ еще один продукт,​ полей, что неудобно​​ номеру счета:​.​для последующего использования:​Автофильтр;​​В результате мы видим,​​ очередь мы должны​ только выставить все​

​Дополнительные сведения о том,​ расписаний или сводные​Защита данных на уровне​ доступна в Access.​ нескольких таблицах. Хорошо​Извлекает из базы данных​ имеется указанное значение,​в верхней части​ который великолепно управляется​ для пользователя.​Предполагается, что в ячейку​Теперь после заполнения формы​

​Итого у нас должны​фильтр по выделенному диапазону.​ что подарок получит​ предварительно сформатировать все​ галочки в соответствующих​​ как обмен данными​​ данные о событиях.​​ пользователя​Pivoting и диаграмм​​ спроектированный реляционной базы​

​ одну запись, удовлетворяющую​ становится активной.​ окна или набираем​ с этим непростым​После того как верхняя​ C2 пользователь будет​ можно просто жать​ получиться три «умных​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​​ более активный клиент​​ критерии наших запросов​ фильтрах.​ между обе программы​Отслеживание питания​    В Excel можно удалить​​    В обеих программах можно​​ данных каждая таблица​

​ заданному условию.​Во втором случае открывается​ на клавиатуре сочетание​ делом. Название ему​ строка закреплена, выделяем​ вводить число (номер​​ на нашу кнопку,​​ таблицы»:​ параметр фильтрации из​ Василий Великий.​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ к базе. Для​В нашем примере БД​ читайте в статье​    Рецептами и войдите журнал​ из представления критических​ создать отчеты сводных​ плоской и содержит​ДМАКС​ весь перечень ячеек,​ клавиш​​ – Access. Так​​ первые три строки​ строки в таблице​ и введенные данные​Обратите внимание, что таблицы​​ готового списка.​​Многие пользователи активно применяют​ этого:​ заполнялась в хронологическом​ Перенос данных из​ режима питания и​ или личные данные,​ таблиц и сводных​ сведения о только​Возвращает максимальное значение среди​

​ содержащих это значение.​​Ctrl+S​​ как эта программа​​ в будущей базе​​Продажи​ будут автоматически добавляться​​ могут содержать дополнительные​​На вкладке «Данные» нажимаем​ Excel для генерирования​Выше базы данных добавим​ порядке по мере​ Excel в Access.​

​ Испытайте действий.​ скрытие столбцов и​ таблиц диаграммы. Однако​ одного типа данных.​​ выделенных записей базы​​Урок:​, для того, чтобы​ более адаптирована под​​ данных и добавляем​​, по сути), а​ к таблице​ уточняющие данные. Так,​​ кнопку «Фильтр».​​ отчетов, их последующей​ 4 пустых строки.​ привоза товара в​Любая база данных (БД)​Как редактором электронных таблиц​​ строк данных и​​ Excel предоставляет дополнительные​ Например при создании​

​ данных.​Как сделать поиск в​​ сберечь БД на​​ создание базы данных,​​ границы ячеек.​​ затем нужные нам​​Продажи​​ например, наш​

​После нажатия в шапке​ редакции. Для удобного​ Для этого достаточно​ магазин. Но если​ – это сводная​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ Excel можно хранить​ нажмите защитить весь​ возможности сводных таблиц,​ базы данных клиента,​ДМИН​ Экселе​ жестком диске или​​ чем Excel, то​​Для того чтобы продолжить​ данные подтягиваются с​​, а затем форма​Прайс​ таблицы появляются стрелки​​ просмотра информации и​ выделить 4 заголовка​ нам нужно отсортировать​ таблица с параметрами​​ больших объемов данных​​ лист для управления​ отчетов и функции​ имена заказчиков должны​

​Возвращает минимальное значение среди​Удобно при создании БД​ съемном носителе, подключенном​ и работа в​​ работу, необходимо придумать​ помощью уже знакомой​ очищается для ввода​содержит дополнительно информацию о​​ вниз. Они сигнализируют​ получения полного контроля​ строк листа Excel​ данные по другому​ и информацией. Программа​ книг, содержащие один​ доступом пользователей к​ для создания диаграмм,​

​ храниться в одной​​ выделенных записей базы​​ закрепить ячейки с​ к ПК.​​ ней будет более​​ основную информацию, которую​ функции​​ новой сделки.​​ категории (товарной группе,​ о включении «Автофильтра».​ при управлении данными​ и щелкнуть правой​ принципу, Excel позволяет​ большинства школ предусматривала​ или несколько листов.​ скрытые данные. Помимо​ чем в приложении​ таблице, тогда как​ данных.​ наименованием записей и​​Можно сказать, что после​​ быстрой и удобной.​​ будет содержать в​​ВПР (VLOOKUP)​​Перед построением отчета свяжем​​ упаковке, весу и​​Чтобы выбрать значение фильтра,​​ в процессе работы​ кнопкой мышки. Из​ сделать и это.​ создание БД в​

​ Тем не менее​ возможностей защиты листа​ Access выполняются. Если​ эти клиенты выставления​БДПРОИЗВЕД​ полей. При работе​ этого мы уже​​Но как же сделать​​ себе база данных​и функции​ наши таблицы между​

​ т.п.) каждого товара,​ щелкаем по стрелке​ с программой.​​ контекстного меню выбрать​​К примеру, мы хотим​​ Microsoft Access, но​​ вместо функционирование в​​ и ее элементы,​​ вы планируете Создание​ счетов и доставки​Перемножает значения определенного поля​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ с большой базой​ имеем готовую базу​ так, чтобы получилась​ в Excel. Пример​ИНДЕКС (INDEX)​ собой, чтобы потом​ а таблица​ нужного столбца. В​Внешний вид рабочей области​ вставить. Или после​ отсортировать продукты по​ и Excel имеет​ качестве системы управления​

​ можно также блокировка​ широкая отчетов сводных​ адреса должны храниться​ в записях базы​​ – это просто​​ данных. С ней​ база данных Access?​ ее приведен ниже.​.​ можно было оперативно​​Клиенты​​ раскрывающемся списке появляется​​ программы – таблица.​​ выделения строк по​

planetaexcel.ru

​ мере увеличения цены.​

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

For the most part, you’re probably accustomed to using Microsoft Excel for tasks such as preparing reports, forecasts, and budgets. However, Excel is much more powerful than that. It can be used to create a searchable database – an Excel database.

The database capabilities of Excel are very powerful. In fact, not only can Excel be used to create a simple searchable database, it also can be used to create a proper relational database. A relational database consists of a master table that links with its slave tables, which are also known as child tables.

How Does a Relational Database work?

Excel is structured in a way that makes it easily compatible with databases. At the very least, a database is simply a collection of items which are connected, according to PC World. That’s pretty much what a spreadsheet is. When the items in the database are associated, they create records within groups of multiple records. A single record could be the equivalent of a row in a spreadsheet while a collection of records could be the equivalent of a table in a spreadsheet. The connection is hard to ignore.

When you have a spreadsheet, all on its own, you’re arguably looking at a database. However, it is definitely not a relational database. In order to create a relational database, you need to combine a master spreadsheet with slave spreadsheets or simple tables.

An Example of a Database

Say, for example, you decide to record your identification documents in your computer, and you do this or any other individual’s documents as well. If it’s your driver’s license, it is among the driver’s licenses of many other individuals at the DMV. On your license, there will be details, such as your name, height, weight, gender, hair and eye color, date of birth, address, the dates of issue and expiration, and the license’s class.

You will note that it is possible for a name, gender, address, and overall description to be shared by a number of people. That’s why there are license numbers to make each license unique. In database parlance, that’s what is called a Key Field, which is used to connect a database to other databases that are associated with it; these are also known as relational databases.

The Master Database

The master database will contain all the details of your driver’s license. There will be one or more child databases that will have more information related to specific individuals, who will be identified using the Key Field. Some may have the driving violations of an individual, whereas others may have the addresses they previously had, and so on. In database parlance, this kind of relationship is known as a one-to-many relationship because each driver can have many different addresses and violations. However, the addresses and violations can only be linked to a single driver.

There are other types of relationships, such as one-to-one and many-to-many – for example, a database with customers and the discount rates they enjoy. Since every customer can only have one discount at a time, that is a one-to-one relationship. If the database consisted of customers and the products they purchase, then the customers could have more than one product and the products could be purchased by more than one customer – which would be a many-to-many relationship.

What Is a Relational Database For?

The most obvious reason why you might need such a database is to avoid repeating your data on every spreadsheet. That can be resource-intensive – especially in terms of time. However, the most important reason for using a database is that it enables you to query your data using filters in order to find specific information and use it to generate reports.

How to Create a Simple Database in Excel

The first step to creating a searchable spreadsheet is to describe your data. You will need labels to describe your data, and these will go into the first row of your table. Let’s make that the very first row of your spreadsheet. The purpose of the headings is pretty much the same as that of fields in a proper database. Each row in your spreadsheet will define a single database record while each column will have the values that fall under a single category.

The row header on row one needs to be frozen. To do this, click on the row header that sits at the right edge of the second row. Go to the View tab on the ribbon at the top of the Excel application and look for the Freeze Panes section on the tab. Below it is an arrow. Click on that arrow and select the option labeled “Freeze Top Row” on the drop-down menu that appears. This will mean the top row will always be visible even as you scroll through your spreadsheet. That way you know which data category everything lies under.

Enter Your Data

It is now time to enter your data. Do it in as many rows you think you’re going to need. The arrow keys should help you to navigate through your spreadsheet while confirming your entry into any cell should be as simple as hitting the enter key. It is possible that you may have entered your data in another document where it is separated by the tab character, such as in Microsoft Word. In that case, you can simply copy and paste it into your spreadsheet. To paste it onto your database, click on the cell labeled A2 and press Ctrl + V on your keyboard. The data will be pasted below your headers.

At the top left corner of your worksheet is a button that you can use to select all of the cells in your spreadsheet. This button is found where the column and row headings intersect. Click on this button and all of the cells in your worksheet will be selected. On the ribbon, switch to the Data tab. There you will find the group labeled “Sort and Filter.” You will find a funnel-like button called the “Filter” button. Click on it.

Using Filters in Columns

At the right of any column heading, you should find an arrow when you position your cursor there. Click on it, and you will get a menu with options you can use to filter things in that column. You could use filters for texts and numbers or sort into either ascending or descending order or display only rows in the given column that fulfill the filter criteria.

There is a checkbox in front of “Select All’. Uncheck it and then activate the checkbox next to the values you want to use to filter your data. Only the data with those values will be included.

Filter According to Conditions

If you would like to filter according to conditions, select a formula from either the “Text Filters” or “Number Filters.” You could go for such things as values between two specific values or greater than or less than a given value, and so on. There are buttons for “And” and “Or” for each condition so that you can compound your criteria to be mutually exclusive or additive.

Click on the button labeled “OK” so that your data is filtered. In the column you’ve selected, you’ll only see the rows that match your filter conditions.

Turn Off Filtering

If you would like to turn the filtering off, click on the filter button at the top right-hand corner of the given column heading whose filters you would like to turn off. That way you will turn the filtering off for that column without impacting the rest of the spreadsheet. If you want to turn off all filtering simply select the option labeled “Clear” and all your data will go back to its original state.

Excel не обладает возможностями управления данными программ реляционных баз данных, таких как SQL Server и Microsoft Access. Однако он может служить простой базой данных, которая отвечает требованиям управления данными.

В Excel данные организованы с использованием строк и столбцов на рабочем листе. Функция таблицы позволяет легко вводить, редактировать и манипулировать данными.

Эти инструкции относятся к версиям Excel 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel для Office 365.

Термины базы данных: записи и поля

База данных представляет собой набор связанной информации, хранящейся в одном или нескольких компьютерных файлах. Часто данные организованы в таблицы таким образом, чтобы их можно было легко обновлять, сортировать, исправлять и фильтровать.

Простая база данных, такая как Excel, содержит всю информацию об одном предмете в одной таблице. Реляционные базы данных, с другой стороны, состоят из множества таблиц, каждая из которых содержит информацию о разных, но связанных темах.

документация

В терминологии базы данных запись содержит всю информацию или данные об одном конкретном объекте в базе данных. В Excel каждая ячейка на рабочем листе содержит один элемент информации или значения.

поля

Каждый элемент информации в записи базы данных, такой как номер телефона или номер улицы, называется полем . В Excel отдельные ячейки рабочего листа служат полями, поскольку каждая ячейка может содержать один фрагмент информации об объекте.

Имена полей

Крайне важно организовать базу данных, чтобы вы могли сортировать или фильтровать данные для поиска конкретной информации. Добавление заголовков столбцов, известных как имена полей, облегчает ввод данных в том же порядке для каждой записи.

Пример базы данных

На изображении выше у каждого учащегося есть отдельная строка в таблице, которая содержит всю доступную информацию о них.

Каждая ячейка в строке – это поле, содержащее один фрагмент информации. Имена полей в строке заголовка помогают обеспечить упорядоченность данных, сохраняя все данные по определенной теме, например по имени или возрасту, в одном столбце для всех учащихся.

Инструменты управления данными Excel

Кроме того, у Microsoft есть несколько инструментов обработки данных, которые облегчают работу с огромными объемами данных, хранящихся в таблицах Excel, и помогают поддерживать их в хорошем состоянии.

Использование формы для записей

Одним из таких инструментов является форма данных. Вы можете использовать его для поиска, редактирования, ввода или удаления записей в таблицах, содержащих до 32 полей или столбцов.

Форма по умолчанию включает в себя список имен полей в том порядке, в котором они расположены в таблице, чтобы гарантировать, что пользователи вводят записи правильно. Рядом с каждым именем поля находится текстовое поле для ввода или редактирования отдельных полей данных.

Хотя возможно создание пользовательских форм, создание и использование формы по умолчанию часто это все, что нужно.

Удалить дубликаты данных

Общей проблемой всех баз данных являются ошибки данных. В дополнение к простым орфографическим ошибкам или пропущенным полям данных могут возникнуть проблемы с дублирующимися записями данных по мере увеличения размера таблицы данных.

Другой инструмент данных Excel можно использовать для удаления этих дублирующих записей – точных или частичных дубликатов.

Сортировка данных в Excel

Сортировка означает реорганизацию данных в соответствии с определенным свойством, например, сортировка таблицы в алфавитном порядке по фамилиям или в хронологическом порядке от самой старой до самой младшей.

Параметры сортировки Excel включают сортировку по одному или нескольким полям, пользовательскую сортировку, например по дате или времени, и сортировку по строкам, что позволяет переупорядочивать поля в таблице.