Для чего нужно форма word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. К таким элементам относятся, например, флажки, текстовые поля, элементы выбора даты и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Отображение вкладки «Разработчик»

Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».

Откройте шаблон или пустой документ, на основе которого будет формироваться форма.

Для экономии времени начните с шаблона формы или начните с нуля с пустого шаблона.

Перейдите к пункту Файл > Новый.
В поле Поиск шаблонов в сети введите Формы или тип нужной формы и нажмите клавишу ВВОД.
Выберите шаблон формы, а затем выберите Создать или Скачать.

Перейдите к пункту Файл > Новый.
Выберите Пустой документ.

Добавьте содержимое в форму

Примечание: Форму с элементами управления содержимым можно распечатать, однако поля вокруг них напечатаны не будут.

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Выберите Разработчик > Управление содержимым форматированного текста или Управление содержимым обычного текста .

Чтобы задать определенные свойства элемента управления, см. раздел Установка или изменение свойств элементов управления содержимым.

Элемент управления «рисунок» часто используется в шаблонах, однако его можно добавить и в форму.

Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Выберите Разработчик > Управление содержимым изображений .

Используйте стандартные блоки, когда хотите предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста. Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда вам нужно добавить другой шаблонный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Вы можете создать для каждого варианта элемент управления содержимым «форматированный текст» и поместить их все в элемент управления «стандартный блок», который будет служить контейнером.

Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Перейдите в раздел РазработчикЭлемент управления содержимым галереи стандартных блоков (или Элемент управления содержимым стандартных блоков).
Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для стандартного блока.

Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

Перейдите в раздел Разработчик > Управление содержимым поля со списком или Управление содержимым раскрывающегося списка .
Выберите элемент управления содержимым, а затем выберите Свойства.
Чтобы создать список вариантов, выберите Добавить в разделе Свойства раскрывающегося списка.
Введите вариант в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно.

Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.
При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления выбора даты.
Выберите Разработчик > Управление содержимым средства выбора даты .

Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления «флажок».
Выберите Разработчик > Элемент управления содержимым «флажок» .

Элементы управления формы прежних версий предназначены для совместимости с предыдущими версиями Word и состоят из традиционной формы и элементов управления Active X.

Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить традиционный элемент управления.
Перейдите в раскрывающийся список Разработчик > Формы прежних версий .
Выберите нужный элемент управления в разделе Формы предыдущих версий или Элементы ActiveX.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.

Выберите элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
Перейдите в раздел Разработчик > Свойства.
Измените нужные свойства.

Добавить защиту формы

Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.

Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
Выберите Разработчик > Ограничить правку.
После выбора ограничений выберите Да, начать применение защиты.

Дополнительный совет:

Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только определенные разделы.

Для этого выберите Выбрать разделы на панели Ограничить правку. Дополнительные сведения о разделах см. в разделе Вставка разрыва раздела.

Отображение вкладки «Разработчик»

Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».

Откройте шаблон или используйте пустой документ

Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.

Выберите Файл > Создание из шаблона.
В области поиска введите форму.
Дважды щелкните нужный шаблон.
Выберите Файл > Сохранить как, и выберите место для сохранения формы.
В области Сохранить как введите имя файла и выберите Сохранить.

Перейдите в раздел Файл > Новый документ.
Выберите Файл > Сохранить как.
В области Сохранить как введите имя файла и выберите Сохранить.

Добавьте содержимое в форму

Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. Вы можете установить параметры для элементов управления после вставки. В меню «Параметры» можно добавить макросы входа и выхода для запуска при взаимодействии пользователей с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком,

В документе щелкните или коснитесь того места, где нужное добавить элемент управления содержимым.
В разделе Разработчик выберите Текстовое поле, Флажок или Поле со списком.
Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите Параметры, и настройте .
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.

Параметры позволяют устанавливать общие параметры, а также управлять конкретными параметрами. Выберите элемент управления, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.

Установите общие свойства.
- Выбор макроса для запуска позволяет выбрать записанный или пользовательский макрос для запуска при Входе илиВыходе из поля.
- Закладка Укажите уникальное имя или закладку для каждого элемента управления.
- Вычислять при выходе Это заставляет Word запускать или обновлять любые вычисления, такие как общая стоимость, когда пользователь выходит из поля.
- Добавить текст справки Предоставьте подсказки или инструкции для каждого поля.
- ОК Сохраняет параметры и закрывает панель.
- Отмена Забывает изменения и закрывает панель.
Установите определенные свойства для текстового поля
- Тип Выберите форму «Обычный текст», «Число», «Дата», «Текущая дата», «Текущее время» или «Вычисление».
- Текст по умолчанию задает необязательный текст инструкций, отображаемый в текстовом поле до ввода пользовательского текста в поле. Установите включенное текстовое поле, чтобы разрешить пользователю вводить текст в поле.
- Максимальная длина устанавливает длину текста, который может ввести пользователь. Значение по умолчанию — Не ограничено.
- Формат текста может указывать, будет ли текст автоматически форматироваться в верхнем регистре, нижнем регистре, с первой заглавной буквой, или в заглавном регистре.
- Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.
Задайте определенные свойства для флажка.
- Значение по умолчанию Выберите между Не отмечено или Отмечено по умолчанию.
- Размер флажка Установите размер Точно или Автоматически, чтобы изменять размер по мере необходимости.
- Флажок включен Позволяет пользователю пометить или очистить текстовое поле.
Установите определенные свойства для поля со списком
- Элемент раскрывающегося меню Введите строки для элементов списка. Нажмите + или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.
- Элементы в раскрывающемся списке Отображает текущий список. Выберите элемент и используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить порядок. Нажмите — чтобы удалить выбранный элемент.
- Раскрывающееся меню включено Позволяет пользователю открыть поле со списком и сделать выбор.

Перейдите в раздел Разработчик > Защита формы.

Примечание: Чтобы снять защиту с формы и продолжить правку, снова выберите Защитить форму.
Сохраните и закройте форму.

При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.

Защитите форму.
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.

Отображение вкладки «Разработчик»

В правой части ленты выберите , а затем выберите Параметры ленты.
В разделе Настройка, выберите Разработчик .

Откройте шаблон или документ, на основе которого будет формироваться форма

Вы можете можно начать работу с пустого документа и создать собственную форму с нуля. Чтобы сэкономить время, можно использовать шаблон.

Выберите Файл > Создание из шаблона.
На левой панели разверните Веб-шаблоны и выберите Формы.
Дважды щелкните шаблон формы, который нужно использовать.

Добавление элементов управления содержимым в форму

В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления содержимым.
На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Текстовое поле, Флажок, или Поле со списком.
Чтобы задать определенные свойства для элемента управления, выберите Параметры и настройте нужные свойства.

Примечание: Чтобы составить раскрывающийся список для поля со списком, выберите заполнитель поля, щелкните Параметры и добавьте в список нужные пункты.
Повторите шаги 1–3 для каждого из элементов управления, который хотите добавить.

Добавьте пояснительный текст (необязательно)

Пояснительный текст (например, «введите имя») в текстовом поле позволит сделать форму более удобной. По умолчанию текстовое поле остается пустым, но вы можете добавить в него текст.

Выберите элемент управления текстовым полем, к которому нужно добавить пояснительный текст.
На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите пункт Настройки.
В поле Текст по умолчанию введите текст инструкции.
Проверьте, выбран ли пункт включить заливку, и выберите ОК.

Защитите форму.

На вкладке Разработчик в разделе Элементы управления формой выберите Защитить форму.

Примечание: Чтобы снять защиту формы и продолжить редактирование, щелкните Защита формы еще раз.
Сохраните и закройте форму.

Проверка формы (необязательно)

При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.

Защитите форму.
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.

Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.

Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.

Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.

Источник

В случае, если вам необходимо создать документ Word для заполнения другими людьми, например, создать анкету участника конференции, чтобы упростить процесс, вы можете создать форму для заполнения в Microsoft Word. Форма в ворде позволяет создавать заполнители для различных типов информации, таких как текст, дата, да-нет вопросы и т. д.

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку «Разработчик» на ленте. Для этого нажмите «Файл» —> «Параметры», чтобы открыть диалоговое окно «Параметры Word». Выберите «Настроить ленту», затем установите флажок для вкладки «Разработчик».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка «Разработчик».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Теперь мы готовы перейти к созданию формы в ворде. Для этого мы будем использовать разнообразные поля, которые будут являться составляющими нашей будущей формы для заполнения в ворде.

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы «Элементы управления» на вкладке «Разработчик». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Вы можете добавить несколько типов полей для создания формы в ворде. Например, вы можете добавить флажок для выбора:

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

После того, как вы добавили все поля в документ, ваша форма в ворде готова, и вы можете отправлять ее другим пользователям!

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить «Режим конструктора» в группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Затем вы можете изменить свойства для каждого поля вашей формы в ворде, включая текст, который будет отображаться в каждом поле. Если вы готовы потратить немного времени на настройку каждого поля, вы можете создать довольно прочную форму. Например, вы можете создать в своей форме заполнения собственный выпадающий список, как в приведенном ниже примере:

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

В этой статье мы рассмотрели основы создания формы в ворде. Теперь вы можете с легкостью создать собственную форму для заполнения в Microsoft Word.

Источник

Электронные формы в Microsoft Word 2007: простые формы

Небольшое введение в электронные формы для MS Word 2007

Когда-то несколько лет назад, когда мы изучали представленные на рынке решения для работы с электронными формами и возможность их применения у наших клиентов, то обратили внимание на один интересный факт — если в мире имеется огромное множество продуктов для работы с электронными формами, приняты и развиваются ряд добротно проработанных стандартов, и вообще, по всей видимости, практически ни у кого не возникает вопрос по поводу того, что такие за звери e-forms, и для чего они нужны, то у нас в стране электронные формы используются крайне неохотно (не скажу, что не используют вообще, нет конечно, используют, но, даже в таких областях как, например, розничная торговля, страхование, кредиты, … — предпочитают зачастую либо печатать бланк, отдавать на ручное заполенение, а потом обратно вводить данные (при хорошем раскладе здесь будет использована система распознавания бумажных форм), либо использовать собственные решения, где оператор вводит данные со слов клиента, а потом просто распечатывает все в виде отчета).

Что тому причиной, я не знаю, возможных вариантов много: и ориентация на в целом невысокую компьютерную грамотность (хотя то, что было актуально еще в начале 2000-х годов, сейчас почти неправда), и укоренившееся в сознании главенство бумажного докмента, и Бог его знает что еще… Но вот одно из таких потенциальных препятствий, мне хотелось бы обсудить, и даже, если получится свеcти его на «нет». Этим препятствием, является то, что, в основном, работа с электронными формами реализуется специальными средствами, с которыми большинство пользователей компьютеров не сталкивались вовсе или что-то слышали, но слабо представляют что это и зачем нужно. Ну скажите, многие ли в работе сталкивлись с такими продуктами как Microsoft InfoPath или Adobe Acrobat (хотя слышали о них многие), а скольким приходилось хотябы слышать, например, об IBM Workplace Forms (кроме тех, конечно, кто внедряет или использует решения на базе Lotus)?! Собственно, по моим ощущениям, перечисленные продукты (впрочем, как и все остальные продукты для работы с электронными формами) у нас в России, почему-то, воспринимаются как некий аналог редактора экранных форм в какой-нибудь популярной среде разработки — т.е. считаются, инструментом разработчика, а не пользователя («а зачем нам еще один редактор форм для программиста — ему и своего хватает, да он и сам говорит, что оно ему не надо — он сделат лучше»)!

Поэтому, узнав что инструменты для работы с электронными формами (хотя сами разработчики предпочитают обходить этот термин — что в общем-то понятно, для электронных форм есть InfoPath) в Word 2007 был серьезно переработан, я выбрал время чтобы познакомиться с ним по-подробнее. И результат, должен признать, меня ничуть не разочаровал! А приведенный ниже пример, надеюсь, кому-то сможет помочь начать использовать новые возможности.

Однако, прежде чем приступать к практической части, давайте кратко обсудим, какие потенциальные возможности предоставляет использование электронных форм. Я бы выделил следующие плюсы:

Структуризация и, как следствие, упрощение ввода и контроля вводимых пользователем данных. Например, если в качестве электронной формы Вы используете шаблон заявления, то можно явно в тексте выделить поля (а также указать их тип, и, если позволяет среда для заполнения форм, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе) для ввода имени и реквизитов заявителя, дат документа, его номера (который может заполняться автоматически), и других обязательных реквизитов. Если среда при этом позволяет, то можно прямо «на лету», проверять корректность заполнения полей. Соответсвенно, будет меньше ошибок ввода и меньше ручной работы по проверке.
Возможность автоматической обработки данных форм. От элементарного: «достать данные из полей и положить их в один Excel-файл, а там что надо, пусть то и делают», до полноценной автоматической обработки форм в полностью автоматических процессах. Для обычного неструктурированного документа сама задача «достать данные» может превратиться в крайне нетривиальную задачу анализа форматирования, взаимного расположения частей, а иной раз и содержимого текста.

Ну все, хватит общих разглагольствований, давайте посмотрим, как и чего можно добиться, взяв за основу Microsoft Word 2007…

Итак, представьте себе такую задачу — к Вам обращается секретарь или бухгалтер занятый(ая) обработкой заявлений на отпуск от работников вашей компании. В вашей компании довольно высокий уровень автоматизации и все основные документы почти полностью ходят только в электронном виде (печатают документы только на последних этапах, и только те, где нужна живая подпись). Для упрощения заполнения наиболее частых документов давно разработаны полуготовые шаблоны, в которых вместо специльно выделенных подстановочных строк нужно вписать свои. Что-то вроде шаблона, который приведен на рисунке:

Форма шаблона совсем не сложная, но всегда найдется кто-то «особо одаренный», который умудится что-то напутать, написать лишнего или просто случайно стереть лишнее. А компания у вас достаточно большая чтобы процент таких одаренных стал бы серьезной проблемой… А потому, за работу!

Первым делом, вместо строчек вида [ФИО заявителя] мы вставим поля ввода. Найти эти поля можно на закладке «Разработчик», в группе «Элементы управления»:

Для задания наших полей мы воспользуемся следующими элементами:

Текст для поля [ФИО заявителя]
Поле со списком (или раскрывающийся список) для полей [год_нач] и [год_кон]
Выбор даты для [дата_нач], [дата_кон], [дата_вых] и [дата_подписи]

В результате наш документ приобретет примерно следующий вид (все прежние поля ввода заменились серым текстом с надписями навроде «Место для ввода даты», причем при если щелкнуть на любой из них будет видно, что это поле ввода):

Теперь нужно пройтись по всем только-что вставленным полям ввода и указать для них дополнительные настройки. Вызвать окно свойств для поля можно выбрав его, и нажав кнопку «Свойства», все в той же группе «Элементы управления». В свойствах мы укажем:

названия полей
для полей с датами — формат отображения «dd.MM.yyyy»
для полей с выбором (которые у нас представляют года) — перечислим несколько лет.

Окно свойств, например, для поля с выбором будет выглядеть примерно следующим образом:

Собственно, вот и весь первый этап. Теперь для каждого значимого поля у нас отведен свой элемент ввода, а для отдельных полей использованы даже специальные элементы, как «выпадающий список» или «календарь»:

Результат не плох, однако, остается еще одна проблема — случайная порча остального текста документа (от серьезной преднамеренной порчи, увы, защититься куда как сложнее). Чтобы защитить документ от случайного изменения мы воспользуемся той же закладкой «Разработчик», выбрав пункт «Защитить документ», а в нем включив элемент «Ограничить форматирование и редактирование»:

В результате откроется панель ограничения форматирования и редактирования, в которой мы последовательно:

Поставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа» и в качестве способа редактирования выберем «Ввод данных в поля форм»
Нажмем кнопку «Да, включить защиту» и в появившемся окне введем пароль защиты от редактирования.

Все!!! Теперь документ позволяет вводить поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст (при этом введенные данные могут быть любой длины — текст автоматически будет переформатирован под вводимые значения).

Как видите, ничего сложного или требующего специальных навыков нет (так что, закладка «Разработчик», скорее является потенциальным «пугалом», нежели отражает реальное состояние вещей). Однако, мы посмотрели только на одну составляющую электронных форм (или, точнее, на один из плюсов, выделенных нами), и совсем ничего не рассмотрели по части упрощения автоматической обработки текстов. Я обязательно расскажу и об этом, но так как данный материал требует уже определенных навыков программирования его я решил вынести в отдельную статью.

P.S. Те, кому приходилось работать с подобными механизами в Word ранее, наверняка заметят, что ничего принципиального нового я не рассказываю — внедрять в документы элементы управления ActiveX или вставить custom поля можно было и раньше.

Я с этим соглашусь, но замечу, что есть несколько «но», которые, по-моему, очень серьезно меняют расклад, а именно:

В отличие от старых ActiveX элементов, новые представляют собой части разметки, а потому у них нет проблем с их позиционированием внутри текста, чем очень страдали последние. Были, конечно, еще и встроенные элементы, но те, увы, обладали очень ограниченной функциональностью (т.е. обойтись без ActiveX было практически не реально).
Второй аспект связан с более общими изменениями в Microsoft Office, а имено переходом на основанный на xml (и опубликованный!) язык разметки и стандартные deflate-файлы в качестве контейнеров. Что это дает? В первую очередь, возможность извлечения и обработки данных форм без использования клиентского API самого Office или встраивания специальных макросов в документ.

В продолжение темы:

Электронные формы в Microsoft Word 2007: извлечение и вставка данных
Сокрытие незаполненных полей в формах Word 2007/2010

Источник

Создание форм и шаблонов

Основные понятия

Шаблон — это файл, содержащий настройки
Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона.
Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается
автоматически, например, при нажатии кнопки «Создать» на стандартной
панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором
шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий
поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и
других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых
документов и для организации работы с ними неквалифицированных
пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOfficeШаблоны. Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

стили;
параметры страницы и бумаги;
обычный текст, таблицы, рисунки;
формы;
макросы;
пользовательские меню;
панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд,
сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль
определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько
стилей, в том числе стиль «Обычный», используемый при создании
большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей:
для ввода текста; флажок;
раскрывающийся список. Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели «Формы»
выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто
создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели «Формы»
имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты
формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

создание текстовой основы (структуры) формы;
вставка и настройка полей формы;
защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели «Формы» выбрать «Параметры поля формы». В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно «Параметры текстового поля» содержит следующие основные поля:

«Тип» — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать
числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об
ошибке;
«Текст по умолчанию» — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
«Максимальная длина» — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
«Формат текста» — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно «Параметры флажка» позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: «Снят» или «Установлен». Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно «Параметры поля со списком» позволяет
задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых
пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы.
Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования
значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка «Текст
справки», с помощью которой можно подготовить справку по каждому из
полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В
окне «Текст справки для поля формы» имеются две вкладки: «Строка
состояния» и «Клавиша F1». Текст справки, введенный на первой вкладке
будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации
соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в
отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и
защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых
свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя
редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно
двумя способами.

Первый способ:

выбрать меню Сервис/Установить защиту… ;
в окне «Защита документа» установить метку «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм» и нажать
«Ok»;
при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента «Защита формы» на панели «Формы».

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент «Защита формы».

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать…. В окне «Создание документа» установите метку «Шаблон», найдите и выделите шаблон «Обычный», на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите «Ok».
Установите требуемые параметры форматирования документа, введите
тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.
Выберите меню Файл/Сохранить как… и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле «Имя файла» введите имя шаблона и нажмите «Ok». Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Загрузка шаблона

Существует два способа загрузки шаблона:

при открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически;
при создании нового документа выберите меню Файл/Создать…
. В окне «Создание документа» установите
переключатель «Документ», найдите и выделите нужный шаблон и нажмите
Ok.

Контрольные вопросы

Что такое шаблон?
На основе какого шаблона создается большинство документов?
Что называется формой?
Для чего служат шаблоны и формы?
Какая информация может храниться в шаблоне?
Что называется стилем?
Какие документы могут служить в качестве формы?
Какие типы полей может содержать документ?
Как вставить поле?
Через сколько этапов проходит построение формы?
Как выполняется создание текстовой основы формы?
Каковы возможности настройки формы?
Как защитить форму?
Как создается шаблон?
Как загрузить шаблон?

Источник

Формы — это инструменты, с которыми вам нужно хорошо ознакомиться, если вы хотите стать экспертом по Microsoft Word. Мы делаем это заявление, потому что это очень полезные элементы, когда вы хотите рисовать в середине документа .

Есть разные типы объектов, которые можно использовать без ограничений. . Но проблема при использовании этих функций — их редактирование. Вы можете составить множество комбинаций, которые сделают ваше письмо идеальным.

Если вы знаете, как это сделать, мы просим вас продолжать читать эту статью. Мы подробно покажем вам, как работают все инструменты, которые вы можете использовать. . Проверить!

Формат фигуры в Word — это рисунок или фигура, которые изначально присутствуют в программе. Это автоматические формы, используемые для графического представления различных стилей иллюстраций. . Их преимущество в том, что они могут быть идеально адаптированы к тексту.

Таким образом, получается эффективный и гибкий инструмент, поскольку для его включения в документ требуется несколько шагов. Эти формы широко используются в блок-схемы , схемы и дизайн формы персонализированный.

В чем разница между форматом фигур и картинок и текстов?

Форматы фигур — это фигуры, которые можно использовать в Word по умолчанию. . Для них характерно то, что тексты могут быть заполнены. Вместо этого, изображение — это файл или фотография, найденные в Интернете или в процессоре. Вы можете редактировать многие аспекты, но не столько, сколько формы. Вы также не сможете писать на изображениях, если это не позволяет их дизайн.

Тем не менее, текстовый формат чаще всего используется в документе Microsoft Word . Он представлен письменно, и его размер, внешний вид и форма могут быть изменены.

Какие типы фигур можно вставлять в Microsoft Word?

Типы фигур, которые вы можете найти в документе Microsoft Word:

Прямые и изогнутые линии. Учтите, что их размер будет настраиваться с помощью мыши. Вы можете работать со стрелками или без них.
Прямоугольники. Вы можете выбрать множество фигурок, которые будут менять свой угол наклона.
Основные формы. Выделяются текстовое поле (в котором можно писать напрямую и без заполнения), куб и цилиндр. Это поможет вам, помимо прочего, создавать чертежи блок-схем.
Блочные стрелки. Когда вам нужно работать со стрелками, чтобы представить последовательность идей, вы можете выбрать разные рисунки. В некоторых моделях вы сможете писать внутри форм.
Формы уравнения. Он идеально подходит для того, чтобы студенты могли работать с алгебраическими знаками.
Схема. Если вы один из тех, кто работает с этим типом административных инструментов, у вас должны быть все эти формы. У вас будут все основные формы, которые используются в диаграммах этого типа.
Ленты и звезды. Эти типы инструментов можно использовать, когда вам нужно выделить основную идею в середине диаграммы.
Вы сможете выбрать большое количество предметов, которые можно использовать для представления разговоров или мыслей персонажей. Они также полезны для выделения определенных данных или предоставления разъяснений.

Шаги по настройке формата формы и стиля ваших объектов в Word

Ниже мы покажем вам шаги по работе с объектами, которые вы вставляете в документ Word. Вы должны иметь в виду, что для их активации вам понадобится выбранная форма.

«ОБНОВЛЕНИЕ ✅ Хотите узнать больше о форматировании форм в документах Microsoft Word? ⭐ ВОЙДИТЕ ЗДЕСЬ и узнайте все о SCRATCH! »

Давайте подробно рассмотрим каждую функцию:

Стиль

В этой группе функций вы найдете следующие инструменты:

Заполнение формы: необходимо используйте эту функцию, если хотите изменить синий фон фигуры по умолчанию. Для этого вам нужно будет выбрать «Цвета темы» ou «Без начинки» на случай, если вы хотите, чтобы заливка была прозрачной. Вы также можете расширить цветовую палитру.
Схема формы : все формы имеют предопределенный контур. Если вы хотите изменить цвет этой линии, вам нужно будет нажать на «Цвета темы» ou «Стандартные цвета» . Вы также можете стереть контур, нажав на функцию «Без контура» . Кроме того, вы можете изменить толщину и стиль линии.
Эффекты формы: если вы работаете с этой функцией, вы измените внешний вид формы. Вы можете добавить тень, освещение, отражение, смягчить края и придать им 3D-эффект. Чтобы вы могли выбрать тот, который вам больше всего нравится, мы рекомендуем нажимать один за другим, пока не найдете тот, который вам нужен.

Искусство слова

С WordArt вы можете использовать разные функции. Посмотрим, что они собой представляют:

Наполнение текста: у вас будет возможность изменить цвет заливки букв. Чтобы выполнить эту задачу, вам нужно будет выбрать из меню, которое появится при нажатии на этот инструмент. «Цвета темы» et «Стандартные цвета» есть варианты, которые у вас есть. Также можно убрать начинку.

Наброски текста: Как и в случае с формой, слова также имеют линию, ограничивающую их область. При желании вы можете изменить цвет и толщину или изменить стиль линии. Для этого вам нужно будет щелкнуть по различным доступным вам параметрам. Кроме того, вы также можете удалить контур.
Текстовые эффекты: Если вы хотите, чтобы буквы текста выглядели по-разному, вы можете использовать этот инструмент, который позволит вам добавлять тени, отражения, 3D-эффекты и освещение. Вы также можете изменить его выравнивание, чтобы на нем были волны. Вы можете сделать это, если нажмете функцию «Преобразовать» .

Текст

В этой группе вам следует выбрать следующие функции:

Направление текста: эта функция поможет вам сформировать другую ориентацию ваших слов. Вы можете выбрать, хотите ли вы повернуть на 90 °, 270 ° или оставить их горизонтально. Если вы нажмете инструмент «Параметры ориентации текста …», вы сможете выбрать степень наклона и к какому сектору документа вы хотите применить это изменение.
Выровнять текст: с помощью этого инструмента вы сможете адаптировать текст в форме вверху, внизу или, если хотите, в центре.
Создайте ссылку: это очень полезная функция при работе с текстовыми полями. Если у вас есть 2 или более поля, вы можете начать писать в одном поле, а затем автоматически продолжить текст в следующем. Другими словами, излишки, которые у вас есть в первой коробке, вы можете поместить в другую. Для этого вам нужно будет щелкнуть первую иллюстрацию, выбрать функцию, а затем выбрать второе поле.

организовать

В этой группе у вас будут следующие возможности:

Должность: Word по умолчанию сохраняет расположение фигуры в центре. При желании можно сменить ту сторону, которая вам нужна. Если вы нажмете «Больше вариантов дизайна…», выбрать место можно, введя желаемые сантиметры.
Настроить текст: вы можете выбрать, где должны отображаться слова рядом с цифрой. Вы можете выбирать между центрированным, узким, прозрачным, верхним и нижним пространством. Вы также можете выбрать отображение текста перед рисунком или позади него. Если вы нажмете «Измените уставки» вы заставите фигуру сохранить свою форму, но слова будут отформатированы в соответствии с нарисованными вами линиями. Наконец, вы можете оставить фигуру в одном и том же месте на странице, сколько бы вы ни добавляли или удаляли текстов. Вы можете сделать это, нажав на функцию «Отрегулируйте положение на странице» .
Движение вперед: если вы нажмете на эту опцию, вы поднимете объект на место. Другими словами, он будет размещен перед другими фигурами, поэтому его нельзя будет закрыть. Если вы хотите, чтобы выбранная вами фигура была первой и никогда не закрывалась, вам нужно будет нажать «Вывести на передний план» . С другой стороны, если вы нажмете на «Перед текстом» вы собираетесь сделать так, чтобы текст перекрывал иллюстрацию.
Отправить: эта функция противоположна предыдущей. Это позволит вам разместить фигуру позади других или в конце всего. Для этого последнего варианта вам нужно будет нажать на «Энсиар аль фондо» .
Панель выбора: этот инструмент представляет собой панель, которая появится сбоку страницы. Он служит для справки обо всех формах, которые есть в документе. Просто выбрав список, система перенесет вас к расположению каждой формы.

Выровнять: если вы хотите выровнять объекты друг с другом или взять поля в качестве ориентира, это инструмент, который вы можете использовать. Вы можете выровнять их вправо, влево, вверх, вниз и т. Д. Вы также можете распределить фигуры по вертикали и горизонтали. Наконец, вы можете использовать линии сетки и направляющие выравнивания.
Групповые объекты: при работе с 2 или более объектами вы можете сгруппировать их вместе, чтобы сформировать единый набор, и, таким образом, переместить их в блоки. Вы также можете разгруппировать их. Для выполнения этой задачи вам нужно будет выбрать все элементы, которые вы хотите прикрепить.
Повернуть объекты: его имя говорит само за себя. Эта функция позволит вам вращать фигуры под разными углами, чтобы они были такими, как вы хотите.

Размер

С помощью этого инструмента вы можете увеличивать или уменьшать размер объекта. Для этого вам нужно будет написать желаемые сантиметры на как по высоте, так и по толщине . Если вы нажмете на стрелки, вы увидите, как вставленная вами фигура постепенно изменяется в размере.

Если у вас есть какие-либо вопросы, оставляйте их в комментариях, мы свяжемся с вами как можно скорее, и это будет большим подспорьем для большего числа участников сообщества. Je Vous remercie!

Ezoic

Источник

Создание формы в Word

Включение вкладки «Разработчик»

Прежде чем перейти к созданию формы в ворде, вам нужно активировать вкладку « Разработчик » на ленте. Для этого нажмите « Файл » —> « Параметры », чтобы открыть диалоговое окно « Параметры Word ». Выберите « Настроить ленту », затем установите флажок для вкладки « Разработчик ».

Создание формы в Word – Параметры Word

Теперь на ленте появится вкладка « Разработчик ».

Создание формы в Word – Вкладка Разработчик

Добавление полей формы в ворде

Чтобы добавить поле формы для заполнения, поместите курсор в нужное место, затем выберите необходимый элемент из группы « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ». Вы можете навести указатель мыши на поля, чтобы увидеть различные параметры. В этом примере мы добавляем текстовое поле, чтобы пользователи могли вводить свои имена.

Создание формы в Word – Элементы управления для создания формы в ворде

В документе появится тестовое поле:

Создание формы в Word – Текстовое поле

Создание формы в Word – Поле «флажок»

Или даже поле выбора даты:

Создание формы в Word – Поле для выбора даты

Настройка полей формы в ворде

Если вы хотите еще больше контролировать способ отображения полей своей формы в ворде, вы можете включить « Режим конструктора » в группе « Элементы управления » на вкладке « Разработчик ».

Создание формы в Word – Режим конструктора

Создание формы в Word – Использование выпадающего списка в форме

В итоге в нашем примере, мы получили следующую форму для заполнения в ворде:

Создание формы в Word – Пример формы для заполнения в ворде

Как создавать шаблоны в Word

Рутинную работу с однотипными документами можно свести к минимуму, если формировать их на основе шаблонов Word. О том, что они из себя представляют, и как их создавать, наш сегодняшний материал.

Достаточно часто в процессе своей деятельности мы создаем однотипные документы: акты, приказы, письма, договоры, курсовые работы и т.п. Все эти документы, как правило, содержат некие текстовые или графические элементы — заголовки, реквизиты, логотипы, текстовые блоки, повторяющиеся из документа в документ.

Обычный пользователь текстового редактора Word, создавая очередной документ, вынужден использовать и править уже кем-то созданный и содержащий в себе все эти элементы документ либо просто копировать в новый документ необходимые элементы, опять же, из старого файла, притом осознавая, что и в этом случае редактирование неизбежно.

Эта рутину можно свести к минимуму, если создавать документ на основе шаблона. Иногда еще шаблоны называют «рыбами». Впрочем, как ни называй, а шаблоны действительно позволяют в разы повысить эффективность работы.

Шаблон можно создать двумя способами, взяв за основу какой-либо документ со всеми присутствующими элементами, или начав с чистого листа, самостоятельно включая в него необходимые элементы.

Я расскажу, как создавать шаблон с чистого листа, и, таким образом, будет легче понять весь процесс, нежели модифицировать имеющийся файл. Для примера мы создадим простой шаблон официального письма. Ничего сложного в этом нет, если следовать моим пошаговым указаниям.

1. Создадим пустой документ.

2. Сразу сохраним его. Зайдем в меню «Файл» (File) и выберем команду «Сохранить как. » (Save as. ). Откроется диалоговое окно «Сохранение документа», в котором нам надо выбрать в поле «Тип файла» (Save as type) тип «Шаблон документа» (*.dot) (Document Template (*.dot).

Будет открыта папка «Шаблоны», в которой по умолчанию сохраняются все шаблоны. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку «Сохранить».

3. Определяем, какие элементы (текст и графика) и где именно будут располагаться в документе.

Как правило, все официальные письма содержат такие элементы, как название организации, логотип, реквизиты. В самом тексте письма может быть вежливое обращение к получателю письма и, собственно, сам текст письма. В конце письма приводится наименование должности руководителя организации с его подписью. Возьмем и мы за основу подобную структуру письма.

4. Название организации мы разместим в верхней части документа по центру. Для этого напечатаем название нашей организации прописными буквами, например, ООО «БЕЛЫЕ НОЧИ». Нажимаем клавишу Enter и переходим на новую строку.

5. Ниже можем вставить разделительную линию. Для этого нужно кликнуть мышкой на кнопке «Рисование» (Drawing). В нижней части экрана появится панель рисования с управляющими кнопками. Нас интересуют линии, поэтому выбираем соответствующую кнопку «Линия» (Line). Курсор мыши превращается в крестик.

6. Подводим курсор в форме крестика к названию организации и чуть ниже проводим линию от мигающего курсора до правого края поля, нажимая и удерживая левую кнопку мыши. Линия нарисована.

7. Можно оставить линию как есть, а можно придать ей более элегантный вид. Для этого на панели рисования есть соответствующая кнопка «Тип линии» (Line Style). Щелкаете на ней и выбираете любой тип.

8. После того как вы остановитесь на каком-либо типе линии, дважды щелкните ниже этой линии — в этом месте будут напечатаны адрес и реквизиты организации. Впечатайте те данные, которые считаете необходимыми: юридический и фактический адрес, телефон, факс, URL сайта, E-mail, банковские реквизиты.

9. Теперь отформатируйте набранный текст в соответствии с вашими представлениями. Название организации, например, я выделил и присвоил ему стиль «Заголовок 1» (Heading 1). Я также выровнял заголовок по центру и сделал между буквами разреженный интервал в пять пунктов.

Размер шрифта текста под линией я уменьшил до девяти пунктов и выровнял по центру. Образец вы можете наблюдать ниже на скриншоте.

Таким образом, мы создали постоянную (неизменяемую) часть нашего шаблона, так называемую «шапку». Теперь двинемся дальше и создадим поля, в которые позже вы будете подставлять свои данные.

В левой части шаблона под «шапкой» дважды щелкаем мышкой и печатаем название города, например, Москвы. Затем в противоположной (правой) части шаблона опять дважды щелкаем мышью и в месте мигания курсора вставляем дату. Для этого:

1. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Дата и время» (Date and Time). Откроется окно, в котором вы выбираете необходимый формат отображения даты, например 18 июля 2006 г.

2. Отмечаем галочкой поле «Обновлять автоматически» (Update automatically). Теперь при создании нового документа на базе этого шаблона дата уже будет проставлена в соответствии с текущим временем на вашем компьютере.

3. В правой части шаблона ниже даты — с отступом от левого края примерно на 10 см по горизонтальной линейке — дважды щелкаем мышкой. Замигает курсор, и в этом месте мы вставим поле для подстановки данных получателя письма.

4. В меню «Вставка» (Insert) выбираем команду «Поле» (Field). Откроется окно как на скриншоте ниже:

5. В области «Категории» (Categories) выберите «Автоматизация» (Document Automation). В области «Поля» (Field names) выберите команду MacroButton. В области «Сообщение» (Display text) наберите текст «Вставить ФИО получателя» и нажмите OK.

Строго говоря, в области «Имя макроса» следовало было бы указать NoMacro (то есть команда без макроса), но такового в списке не оказалось. Поэтому оставляем как есть, по крайней мере, я никогда не встречал никаких ошибок.

6. Получаем поле с нашим текстом.

Если у вас это поле отображается как обычный текст без затенения, то я рекомендую сделать такое затенение. Это позволит вам впоследствии легко определять в документе нужные поля для ввода данных. Для этого зайдите в меню «Сервис» (Tools) и выберите команду «Параметры» (Options) и на вкладке «Вид» (View) в группе «Показывать» (Show) выберите из списка затенение полей (Field shading) опцию всегда (Always).

Ниже можно дополнительно вставить аналогичное поле адреса получателя и его должности.

У нас осталось вставить приветственное обращение к получателю данного письма, сам текст обращения и подпись отправителя внизу. Попробуйте самостоятельно вставить в ваш шаблон эти поля, опираясь на те указания, которые приведены выше, и не забудьте сохранить получившийся шаблон.

Для примера вы можете взглянуть на скриншот шаблона, который получился у меня:

Теперь, чтобы воспользоваться этим шаблоном для создания письма, вам надо зайти в меню «Файл» (File) и выбрать команду «Создать» (New). Справа появится область задач, в которой нужно выбрать опцию «Общие шаблоны» (On my computer). Откроется окно со всеми доступными шаблонами. Выбираете созданный вами шаблон и нажимаете «OK». Новый документ на основе вашего шаблона будет загружен в Word. Добавляйте свои данные в соответствующие поля и наслаждайтесь автоматизацией.

ITGuides.ru

Вопросы и ответы в сфере it технологий и настройке ПК

Как создать новый шаблон Word: основные этапы

Каждый документ, создаваемый в программе Ворд, основан на каком-нибудь шаблоне, даже если пользователь для этого ничего не делал. Шаблон представляет собой образец для создания нового тестового листа, который хранит разные элементы и составляет основную его часть. То есть они являются неотъемлемыми частями, определяющими структуру документов и включающие такие настройки: шрифт, макросы, автотекст, параметры страницы, стиль и т.п.

Поговорим сегодня о том, чем может быть полезен шаблон для Ворда, какие виды выделяют, как его можно создать и изменить.

Польза и разновидность инструментов

Шаблон Word — это текстовый инструмент, благодаря которому экономится время на написание различных работ. Используя в программе Ворд готовые инструменты или создав новый по какой-либо статичной форме, где сохранятся определенные поля для заполнения, пользователю в дальнейшей работе придется только вводить переменные данные, а постоянные будут включаться автоматически, причем независимо от вида данных.

В программе Ворд выделяют 2 основных типа:

общие (глобальные);
шаблоны документов (настроенные и пользовательские) или локальные.

Также можно использовать для работы шаблон с расширениями, который бывает следующего вида:

dotm (с содержанием макросов или программы), где буква «m» подразумевает макрос;
dotx (без макросов и программ), где «x» — основанный на XML.

Как уже упоминалось, любой текстовый лист в редакторе создается на основе формы, чаще все заданной по умолчанию. Шаблон стандартный имеет имя normal.dot. Но не всем известно, что в редакторе имеются и другие, полезные формы для написания писем, факсов, заявлений и прочих типов. Воспользоваться заложенными в Ворд формами можно путем выбора в меню команды «Файл», где в открывшемся окне нужно нажать кнопку «Создать», что в результате приведет к области задач «Создание документа».

Чтобы создать новые текстовые листы на основе шаблона, можно использовать стандартные формы, включенные в пакет Microsoft Office, или же применить тот, который был скачан с официального сайта. В первом случае при выборе нужной команды откроется окно, где можно будет подобрать нужную форму, причем необходимо учитывать, что каждый шаблон размещен на вкладках в соответствии с конкретным предназначением. Выбрав по требованиям более подходящий шаблон, документ соответственно будет изменен.

Основные этапы создания шаблонов

Для того чтобы создавать новые шаблоны, которые будут удовлетворять ваши индивидуальные потребности, необходимо:

Сохранить нужной формы файл в качестве шаблона документа. Для этого следует выбрать в меню «Файл», после чего выбрать команду «Сохранить как», где в окне нажать на «Тип файла»: Шаблон. При этом необходимо обратить внимание, чтобы не произошло сохранение поверх имеющегося файла с именем Normal.dot, поскольку это может привести к дальнейшим проблемам в работе с программой.
Заполнить документ данными, которые в последующем будут автоматически загружаться при создании нового.
Ввести переменные таким путем: «Вид» — «Панель инструментов» — «Формы».
Включить защиту от изменений путем выбора команды «Сервис» и «Защита …». Это действие следует выполнять при надобности в дальнейшем защищать инструменты от нежелательных изменений. Защиту можно снять аналогичным способом, только выбрав кнопку «Снять защиту».

Вот такой малый перечень необходимых действий потребуется, чтобы создать новый шаблон. Изменить его также не составит труда и не займет много времени. Достаточно для изменения формы нажать на нее правой кнопкой мышки, где в открывшемся окне выбрать пункт «Изменить». Включить новый инструмент можно двойным кликом по его имени в панели задач. Теперь работа в программе Ворд будет для вас с учетом полученных знаний еще более приятна и проста.

Отблагодари меня, поделись ссылкой с друзьями в социальных сетях:

Источник

Добавил:

Вуз:

Предмет:

Файл:

Скачиваний:

Добавлен:

28.04.2017

Размер:

216.83 Кб

Скачать

		1
	Тема: Создание электронных форм в Word
1.	ВИДЫ ФОРМ В MS WORD……………………………………………………………………………………………………..	1
2.	ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМАХ И ИХ НАСТРОЙКА………………………..	3
	2.1. Элементы управления электронной формы ……………………………………………………………………………..	3
	2.2. Изменение параметров полей типа флажок ……………………………………………………………………………..	4
	2.3. Изменение параметров полей со списками ………………………………………………………………………………	5
	2.4. Изменение параметров текстовых полей …………………………………………………………………………………	6
3.	ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ…………………………………………………………………………………………..	9
4.	СТРУКТУРА ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ……………………………………………………………………………………	10
5.	ЗАПОЛНЕНИЕ И СОХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЫ …………………………………………………..	11
	5.1. Добавление полей в шаблон формы………………………………………………………………………………………	11
	5.2. Сохранение формы ……………………………………………………………………………………………………………..	12
6.	СОЗДАНИЕ ПЕЧАТНОЙ ФОРМЫ …………………………………………………………………………………………	13

1.ВИДЫ ФОРМ В MS WORD

ВWord форма является специальным типом шаблона, и каждый раз при использовании формы для сбора данных создается новый документ, базирующийся на шаблоне формы. Для предотвращения какого—либо изменения формы со стороны пользователя можно перед сохранением формы установить для нее защиту. В этом

случае пользователь может лишь перемещаться от одного поля ввода к другому и вводить информацию.

Word предоставляет несколько заранее спроектированных шаблонов документов, что позволяет создавать обычные типы форм, такие как накладная, акт, передаваемые по факсу сводки и еженедельные отчеты. Можно использовать эти шаблоны такими, какими они есть, либо выполнить необходимую настройку. Например, можно создать форму для заполнения контракта, накладной, листка учета кадров и для любых других повторяющихся действий, связанных со сбором информации.

Форма — это документ со специальными областями, называемыми полями формы, предназначенными для ввода данных.

ВWord можно создать два вида форм: печатные формы и электронные формы. Печатные формы, как следует из их названия, распечатываются и заполня—

ются на бумаге. Печатная форма ничем не отличается от «обычного» документа Word. Электронные формы значительно удобнее своих печатных аналогов, так как

заполняются прямо на компьютере, и поэтому идеально подходят для распространения через электронную почту или по сети. Электронные формы содержат поля формы — места, где размещаются сведения определенной категории.

Электронные формы позволяют выполнять автоматическую проверку введенных данных, обновление зависимых полей (например, полей города и области при вводе почтового индекса), различные вычисления (например, автоматический расчет итоговой суммы в бланке заказа). Для упрощения заполнения к полям формы обычно добавляют подсказки.

Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с вклю— ченными в него полями формы. В других формах для задания структуры используются таблицы, ячейки которых отлично подходят для размещения информационных полей и их меток. Такие возможности таблиц, как выравнивание текста, рамки для выделения заполняемых полей, выделение цветом заголовков и другие специальные приемы,

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

делают форму более привлекательной и легкой в использовании.

Панель инструментов Формы разработана специально для работы с формами. Если панель инструментов не выведена на экран то в диалоговом окне Поле формы, можно сделать это, выбрав команду Панели инструментов в меню Вид и затем выбрав в списке доступных панелей инструментов Формы.

Панель инструментов Формы содержит кнопки для вставки каждого из типов полей формы, таблицы и кадра. Также можно щелкнуть по соответствующей кнопке для открытия диалогового окна Параметры для выбранного поля, для переключения состояния затенения полей формы и для включения или отключения защиты формы.

Выделение полей ввода данных затенением служит весьма удобным способом их быстрого поиска в документе, особенно для больших и сложных форм.

Простейшим способом вывода на экран панели инструментов является щелчок правой кнопкой мыши на пустом месте любой отображенной в данный момент панели инструментов. Этот щелчок вызовет контекстное меню списка панелей инструментов. Выбрав в этом списке ту панель инструментов, которая необходима, и щелкаем на кнопке ОК. Для вставки поля формы с помощью панели инструментов Формы помещаем курсор в необходимое место, затем щелкаем по необходимой кнопке и щелкаем на Ok. Далее убирается затенение полей формы. При необходимости удаления

панели инструментов Формы щелкаем на кнопке закрытия либо команда Панели инструментов, снимаем флажок опции формы.

Использование электронных форм позволяет значительно облегчить и ускорить ввод информации. Однако наличие дополнительных возможностей, предоставляемых формами, определяет ряд особенностей в процессе создания электронных форм. Все эти особенности будут рассмотрены в данном разделе.

Любая электронная форма содержит два типа элементов:

1.Текст или графические элементы, которые не могут быть изменены лицом, заполняющим форму. Эти элементы задаются разработчиком формы и включают в себя вопросы, списки возможных ответов, таблицы с данными и т. д.

2.Поля формы — незаполненные области, в которые вводит данные лицо, заполняющее форму.

Рис. 1. Пример обычной электронной формы для ввода данных Разработка начинается с построения структуры формы, т.е. с задания

взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Затем производится вставка полей формы в те места, где при заполнении формы предусмотрен ввод

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

данных.

Чтобы предотвратить случайные изменения неизменяемых элементов и их размещения, электронную форму необходимо защитить (до тех пор, пока документ, содержащий поля формы, не защищен, можно редактировать как сам документ, так и эти поля). В защищенном документе можно лишь заполнять поля формы, а сам документ редактировать нельзя. При защите формы можно использовать пароль, тогда изменять структуру формы сможет только ее разработчик или лицо, знающее пароль.

При работе с электронными формами необходимо различать понятия формы и шаблона формы. Разработчик формы создает ее образец, который хранится в виде шаблона. Для использования формы необходимо создать новый документ на основе этого шаблона. При этом никаких изменений в шаблон не вносится, и он может быть использован повторно.

2. ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ В ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМАХ И ИХ НАСТРОЙКА

2.1. Элементы управления электронной формы

Электронная форма может содержать три основных элемента управления:

∙Текстовое поле

∙Флажок

∙Поле со списком

Простота и удобство работы с электронными формами обеспечиваются большой гибкостью настройки этих элементов. Каждый элемент может быть снабжен значением, принимаемым по умолчанию, что помогает выбрать наиболее вероятный вариант заполнения формы. Если из текста формы не ясно, как заполнять некоторые поля, к ним можно добавить справочные сообщения. Для любого поля могут быть заданы макросы, запускаемые при входе или выходе из этого поля и выполняющие некоторые специальные действия. К полям формы можно применять большую часть средств форматирования. Настройку параметров полей формы можно изменить в любой момент, сняв перед этим защиту шаблона формы.

Чтобы изменить параметры любого элемента управления формы: снимется защита шаблона формы, дважды щелкнув по настраиваемому полю, или, выделив поле формы, и нажимается кнопка Параметры поля формы (Form Field Options) на панели инструментов Формы (Forms). Появится диалоговое окно с параметрами поля формы. Устанавливаются нужные параметры и нажимается кнопка ОК.

Рассмотрим общие параметры для всех типов элементов управления электронных форм. Далее элементы управления будем называть просто полями формы.

Используемые для изменения этих параметров экранные элементы находятся в диалоговых окнах свойств соответствующих типов полей.

Наличие справочных сведений помогает пользователю и упрощает процесс заполнения полей формы. При выделении поля справочная информация может появиться в строке состояния или, если это предусмотрено, по нажатию клавиши <F1>

— в специальном диалоговом окне.

Справочные сообщения о полях формы будут появляться только в защищенном документе. В противном случае нажатие клавиши <F1> вызовет справочную систему

Word.

Чтобы добавить справочную информацию к полю формы:

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

1.Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Forms) нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы.

2.Нажмите кнопку Текст справки (Add Help Text). Появится диалоговое окно Текст справки для поля формы (Form Field Help Text).

3.Раскройте вкладку Строка состояния (Status Bar), чтобы добавить

справочное сообщение, которое будет отображаться в строке состояния, когда точка вставки находится в этом поле формы.

Раскройте вкладку Клавиша Fl (Help Key F1), чтобы добавить справочное сообщение, которое будет отображаться в специальном диалоговом окне, появляющемся при нажатии клавиши <F1>, если точка вставки находится в этом поле формы.

4.Выберите переключатель Текст справки (Type Your Owli) и введите текст сообщения или выберите параметр Элемент автотекста (AutoText Entry) и выделите элемент Автотекста в раскрывающемся списке.

5.Нажмите кнопку ОК.

Вбольшинстве форм заполняются все поля. Однако встречается необходимость отключить какое—либо поле, т. е. сделать его недоступным для заполнения.

Чтобы отключить поле формы:

1.Снимите защиту формы, если она защищена.

2.Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов

Формы (Forms) нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options).

Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы.

3.В группе Параметры поля (Field Settings), снимите флажок разрешить изменение (Fill-in enabled или Check box enabled или Drop-down enabled)

для текстового поля, флажка или поля со списком, соответственно.

4.Нажмите кнопку ОК.

Чтобы можно было отличать поля формы друг от друга в процессе создания, каждому полю присваивается специальное имя, называемое закладкой. Результатом автоматической нумерации могут быть следующие названия полей: «Текcтовое Поле1″, «ФлажокЗ» и т.д. Во многих случаях в названии поля удобнее как—либо комментировать его содержимое, например, «Имя клиента«, «Расчетный счет» и т. д.

Чтобы переименовать поле формы: Снимите защиту формы, если она защищена.

1.Выделите поле, которое требуется отключить. На панели инструментов

Формы (Forms) нажмите кнопку Свойства поля (Form Field Options).

Появится диалоговое окно со свойствами конкретного поля формы.

2.В группе Параметры поля (Field Settings) измените имя закладки в поле закладка (Bookmark).

3.Нажмите кнопку ОК.

Далее будут рассмотрены уникальные параметры для всех типов полей электронной формы.

2.2. Изменение параметров полей типа флажок

Поля типа флажок, также как и поля других типов, допускают следующие виды настройки: установка значения по умолчанию, добавление макросов и текста справки, переименование закладки поля и отключение поля.

Чтобы настроить поле—флажок: выделяется поле—флажок. На панели инструментов Формы нажимается кнопка Свойства поля (Form Field Options).

Появится диалоговое окно Параметры флажка (Check Box Form Field Options). В

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

группе Размер флажка (Check Box Size) выбирается переключатель авто (Auto), чтобы установить размер флажка, равным размеру окружающего текста. Выбирается переключатель точно (Exactly), чтобы задать точный размер флажка. При этом в качестве единицы измерения по умолчанию используется пункт (пт). При использовании других единиц их надо указывать явно. В группе Состояние по умолчанию (Default Value) выберите один из переключателей — снят (Not Checked) или установлен (Checked) — чтобы задать состояние флажка по умолчанию. Нажмите кнопку ОК.

Рис.2. Окно Параметры флажка

2.3. Изменение параметров полей со списками

Использование полей со списками упрощает задачу как разработчика, так и пользователя формы. Для разработчика упрощается контроль ввода допустимых значений, поскольку список по определению содержит только допустимые значения. Для пользователя упрощается заполнение формы, поскольку ему не приходится гадать, чем может быть заполнено соответствующее поле.

Рис.3. Окно Параметры поля со списком.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

Раскрывающийся список может содержать до двадцати пяти значений, из которых пользователь выбирает наиболее подходящее для заполнения формы. Поля со списками допускают все стандартные типы настроек. В этом разделе будут рассмотрены особенности настройки полей со списками.

Поле формы со списком лучше всего настраивать сразу при вставке, поскольку в начальный момент список пуст, и поле со списком невозможно заполнить.

Чтобы настроить поле со списком:

1. Выделите поле со списком. На панели инструментов Формы (Forms) на жмите кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое окно

Параметры поля со списком (Drop-Down Form Field Options).

2. Настройте поле со списком (параметры этого диалогового окна описаны

втабл. 1).

3.Нажмите кнопку ОК.

Таблица 1. Элементы диалогового окна Параметры поля со списком

Элемент			Назначение

Поле ввода Элемент	Используется для ввода названий элементов (Drop
-Down Item) раскрывающегося списка
списка


Список Список	Используется для отображения всех текущих
элементов раскрывающегося списка (Items in drop-
	down list)
	Используется	для	добавления	элемента,
Кнопка Добавить	введенного в поле Элемент списка (Drop-Down
Item),	к	уже	имеющимся	элементам
(Add)
раскрывающегося списка. После этого элемент

	появляется в списке Список
Кнопка Удалить	Используется	для	удаления	элемента,
выделенного	в	списке	Список	из
(Remove)
раскрывающегося списка

	Используются для задания порядка расположения
Кнопки Порядок	элементов раскрывающегося списка. Нажатие
соответствующей	кнопки	приводит	к
(Move)	перемещению	выделенного элемента	вверх	или
	вниз в списке Список

2.4.Изменение параметров текстовых полей

Вэтом разделе будут рассмотрены особенности настройки текстовых полей, у которых значительно больше параметров, чем у всех остальных типов полей.

Чтобы настроить текстовое поле:

1. Выделите текстовое поле. На панели инструментов Формы (Forms) нажмите

кнопку Свойства поля (Form Field Options). Появится диалоговое окно Параметры текстового поля (Text Form Field Options).

2.Настройте текстовое поле, задав значения требуемых параметров (они описаны в табл. 2).

3.Нажмите кнопку ОК.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

Рис.4. Окно Параметры текстового поля.

Таблица 2. Параметры диалогового окна Параметры текстового поля

	Описание
Тип (Туре)	Позволяет сделать выбор одного из шести доступных типов
	для текстовых полей формы: Обычный текст (Regular Text),
	Число (Number), Дата (Date), Текущая дата (Current Date),
	Текущее время (Current Time), Вычисление (Calculation)

Текст по	Позволяет задать	текст, который будет появляться по
умолчанию	(Default Text)	умолчанию в поле перед его заполнением.
	Пользователь может менять этот текст при заполнении поля
Максималь	Позволяет задать максимальное число символов, которое
ная длина	(Maximum Length) разрешается вводить в поле (до 32767)

Формат	Позволяет выбрать различные типы текстовых форматов, (Text
текста	Format) числовых форматов и форматов даты/времени
	Возможные значения параметра Тип текстового поля формы
	описаны в табл. 4
		Таблица 3. Значения параметра Тип
Тип		Значение поля
Обычный текст	Текст, вводимый пользователем при заполнении формы.
		Форматируется в соответствии с форматом, заданным
		параметром Формат текста
Число		Число, вводимое пользователем при заполнении формы.
		Форматируется в соответствии с форматом, заданным в
		параметре Формат числа (Number Format). При вводе
		текста, который не является числом, выводится сообщение
		об ошибке
Дата		Дата, вводимая пользователем при заполнении формы.
	Форматируется в соответствии с форматом, заданным в
		параметре Формат даты (Date Format). При вводе текста,
		который не является датой, выводится сообщение об
		ошибке.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

Текущая дата Не заполняется пользователем. Значение поля обновляется при открытии документа. Дата форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре Формат

даты

Текущее время Не заполняется пользователем. Значение поля обновляется при открытии документа. Время форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре Формат времени (Time Format)

Вычисление Не заполняется пользователем. При вставке поля должна быть задана формула. При обновлении значения поля формула вычисляется, и полученное значение помещается в поле. Значение поля обновляется при открытии

документа

Возможные значения параметра Формат текста (Text Format) текстового поля формы описаны в таблице. 4.

Таблица 4. Форматы текстового поля формы

Тип поля	Формат	Пример значения поля
Обычный	Прописные буквы (Uppercase)	ВСЕ БУКВЫ ПРОПИСНЫЕ
текст	Строчные буквы (Lowercase)	все буквы строчные
	Первая прописная (First Capital)	Первая буква прописная
	Первые прописные (Title Case)	Первая Буква Каждого
Число и	0	123456
Вычисление	0,00	123456,78
	###0	123456
	###0,00	123456,78
	# ##0,00р.;(# ##0,00р.)	123 456,78р.
	0%	12%
	0,00%	12,34%
Дата,	дд.ММ.гг	01.01.96
Текущая	д ММММ гггг	1 Январь 1996
дата	ММММ д гггг ‘г.’	Январь 1 1996 г.
Дата,	Ч:мм	23:15
Текущая	Ч:мм:сс	23:15:37
дата,	Ч: мм УТРА/ВЕЧЕ	11:15 ВЕЧЕ
Текущее	Ч:мм:сс УТРА/ВЕЧЕ	11:15:37 ВЕЧЕ
время

Кроме предопределенных форматов, которые имеются в раскрывающемся списке, можно ввести собственный числовой формат или формат даты/времени.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

3.ЗАЩИТА ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ

Перед распространением электронной формы, разработанной для просмотра и заполнения в Microsoft Word, ее следует защитить таким образом, чтобы пользователи

могли вводить данные только в предназначенные для этого поля. Защита электронной формы — является последним этапом ее разработки. К этому моменту уже создана структура и расставлены поля формы. Однако их нельзя использовать до тех пор, пока документ не будет защищен. Защита формы делает доступными команды перемещения между полями, а также отключает все команды, с помощью которых могут быть изменены постоянные части формы.

Лицо, заполняющее форму, может в любой момент отключить защиту и из— менить содержимое формы. Поэтому для серьезной защиты электронной формы необходимо использовать пароль. Для снятия защиты в этом случае потребуется ввести пароль. Использование пароля возможно и для защиты отдельных разделов. Если документ состоит из нескольких разделов, можно защитить только некоторые из них, оставив остальные разделы доступными для изменения. Для создания разделов используйте команду Вставка, Разрыв.

Наиболее простым способом установить или снять защиту является исполь— зование кнопки Защита формы на панели инструментов Формы. Если кнопка нажата, значит форма защищена, в противном случае зашита снята.

Более широкие возможности для защиты формы предоставляет использование команд меню. В этом случае необходимо:

1. Выбрать команду Сервис, Установить защиту. Появится диалоговое окно

Защита документа (рис. 5).

Рис.5. Диалоговое окно Защита документов

2.В группе Запретить любые изменения, кроме выберите переключатель

ввода данных в поля форм.

3.Если пароль не нужен — нажать кнопку ОК, в противном случае ввести пароль в поле Пароль.

4.Нажать кнопку ОК. Появится диалоговое окно Подтверждение пароля.

5.Ввести еще раз пароль для подтверждения. Нажать кнопку ОК.

6.Нажать кнопку ОК, чтобы вернуться в документ.

С этого момента доступ к редактированию формы будет иметь только узкий круг лиц, знающих пароль.

При вводе пароля в поле ввода Пароль вместо вводимых символов будут ото—

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

бражаться символы звездочка («*»).

Чтобы снять защиту документа, который защищен паролем, следует выполнить следующую последовательность действий:

1.Выбрать команду Сервис, Снять защиту или нажать кнопку Защита формы на панели инструментов Формы. В результате появится диалоговое окно Снятие защиты.

2.Ввести пароль и нажать кнопку ОК.

Если пароль верный, то защита будет снята. В противном случае будет выведено сообщение об ошибке, а документ останется защищенным.

Если документ состоит хотя бы из двух разделов, тогда в диалоговом окне Защита документа (рис.5) станет доступной кнопка Разделы, позволяющая устанавливать и снимать защиту отдельных разделов независимо друг от друга. В этом случае также возможно использование пароля.

Чтобы защитить часть документа необходимо:

1.Выбрать команду Сервис, Установить защиту. Появится диалоговое окно

Защита документа (рис. 5).

2.В группе Запретить любые изменения, кроме выбрать переключатель ввода данных в поля форм.

3.Нажать кнопку Разделы. Появится диалоговое окно Зашита раздела.

4.Установить флажки, соответствующие защищаемым разделам. Снять флажки тех разделов, которые не нужно защищать.

5.Нажать кнопку ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Зашита документа.

6.Еще раз нажать кнопку ОК.

4.СТРУКТУРА ЭЛЕКТРОННЫХ ФОРМ

Разработка электронной формы начинается с построения структуры формы, т.е. с задания взаимного расположения всех неизменяемых элементов формы. Структура формы сохраняется в шаблоне формы. Шаблон формы ничем не отличается от шаблона обычного документа Word, поэтому для его создания используется стандартная последовательность действий. Чтобы построить и сохранить структуру формы в виде шаблона необходимо выполнить следующую последовательность действий:

1.Выберите команду Файл, Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

2.Выделите шаблон, который необходимо использовать как основу для построения формы. В большинстве случаев можно выбрать шаблон «Обычный«.

3.Выберите переключатель шаблон в группе Создать. Нажмите кнопку ОК.

4.Создайте структуру формы.

5.Выберите команду Файл, Сохранить, чтобы сохранить шаблон. Введите имя шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку ОК.

Структура электронной формы создается с помощью панели инструментов Формы (рис.6). Если эта панель не выведена на экран, выберите команду Вид, Панели инструментов, Формы.

При разработке формы в качестве образца можно использовать уже готовую форму. Если образца нет, то прежде чем начинать построение формы на компьютере, полезно набросать ее внешний вид на бумаге, особенно, если для создания структуры формы используется таблица. Это поможет определить нужное число строк и столбцов

втаблице и решить, в каких ячейках будут располагаться метки, а в каких поля формы.

Тема. Создание электронных форм в Word Автор: Воронкина Н.А.

Соседние файлы в папке Теор

Источник