Для чего нужна структура в word - Word и Excel - помощь в работе с программами

Заголовки в документе. Структура документа

Мы прошли несколько уроков по многоуровневым спискам. Наиболее распространённый вид многоуровневого списка – это Заголовки в документе. И наиболее часто встречающие проблемы у пользователей – неумение правильно работать с заголовками.

На уроке 27 я привела 3 правила работы со списками, которых я придерживаюсь неукоснительно:

Всегда работать только с кнопкой «Многоуровневый список»
Если надо изменить формат списка, то курсор надо поставить на самый первый пункт форматируемого списка (то есть не надо приступать к форматированию списка, если вы не находитесь на первом
Всегда работать с отступами и выступами только в диалоговом окне «Определение нового многоуровневого списка», которое вызывается кнопкой «Многоуровневый список

По окончании урока вы сможете:

Определять Заголовки в документе
Работать в области задач Структура документа

1. Заголовки в документе

Скачайте документ тут. Откройте документ (очень скучный текст, но мне не приходится выбирать). Преимущество данного документа – это наличие всего лишь трёх страниц. Но это такая редкость в моей работе. Обычно количество страниц начинается от 20, и далее прекрасному нет предела.

Напомню на всякий случай:

Включите режим Непечатаемые символы
Откройте область задач Стили
Проследите за месторасположением Панели быстрого доступа (см. Урок 19)

Первый абзац я выделила красным цветом. Это название документа. Пусть таким и остаётся.

Полужирные абзацы – это будут Заголовки первого уровня.

Абзацы прямого начертания – это будут Заголовки второго уровня.

От этой исходной ситуации начнём работать.

Шаг 1. Выделите абзац «Область и порядок применения правил» (как это делать, см. Урок 2. Например, щёлкните один раз по полосе выделения, ведь абзац состоит из одной строчки)

Шаг 2. Задайте многоуровневый список. Лента Главная → группа команд Абзац → кнопка Многоуровневый список → Библиотека списков → Список «Заголовок»:

Эта иконка вам даже подмигнёт:

Получили такую картину:

Абзац отметился номером «1» и:

получил интервал до абзаца 12 пт,
покрасился в синий цвет,
стал называться «Заголовок 1».

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 2»?

Шаг 3. Выделите следующие два абзаца (я советую вам периодически обращаться к уроку 2 и тренироваться в различных способах выделения. Время, затраченное на эти тренировки, окупится в вашей будущей работе):

Шаг 4. А теперь переместите курсор в область задач Стили и щёлкните по стилю «Заголовок 2»:

Вы заметили, что в области задач Стили появился новый стиль «Заголовок 3»?

Делаем вывод из первых 4-х шагов.

Главное правило
при работе
с Заголовками

Самый первый заголовок обязательно назначать кнопкой Многоуровневый список

В этом случае все 9 уровней заголовков будут привязаны к общей нумерации, и заголовки следующих уровней смело можно назначать из области задач Стили. И вас не будет донимать головная боль.

Шаг 5. Выделяем первый заголовок 1 уровня и изменяем его внешний вид:

Полужирное начертание
Цвет – чёрный
Размер шрифта – 14 пт
Интервал после абзаца – 12 пт.

Вы обратили внимание на чёрный маленький квадратик напротив абзаца, которому присвоен стиль «Заголовок 1»? На уроке 10 мы познакомились с Диалоговым окном Абзац. Продолжим это приятное знакомство.

Шаг 6. Лента Главная → группа команд Абзац → копка группы:

Обратите внимание на активную кнопку на Панели быстрого доступа. Она нам ещё пригодится.

Щёлкните по второй закладке диалогового окна Абзац. На первой закладке мы задавали отступы и интервалы. На второй закладке «Положение на странице» мы определяем положение абзацев относительно друг друга и относительно страницы:

Это очень интересная закладка, которая даёт нам отличные возможности. Я посвящу этой закладке отдельный урок, и вы поймёте, почему я никогда не использую режим «Разрыв страницы». И вам не советую.

Итак, снимите галочки, как показано на картинке и нажмите ОК:

Получили такую картинку:

Обратите внимание:

Кнопка на Панели быстрого доступа не активна
Чёрный квадратик напротив абзаца исчез.

Вывод

Кнопки на Панели быстрого доступа позволяют изменить положение абзаца относительно друг друга и относительно страницы (без вызова диалогового окна Абзац)

Чёрный квадратик ‒ это непечатаемый символ, который сигнализирует о возможном положении абзаца на странице.

Шаг 7. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 1»:

Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 1»
Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок»
Выбираем команду «Обновить «Заголовок 1» в соответствии с выделенным фрагментом»

Эту операцию мы делали на уроке 11.

А теперь, вооружённые знанием про кнопочки на панели быстрого доступа, отформатируем заголовок второго уровня

Шаг 8. Выделяем заголовок второго уровня изменяем его внешний вид:

Полужирное начертание
Цвет – чёрный
Размер шрифта – 12 пт
Выравнивание – по ширине
Две круглые кнопки на Панели быстрого доступа – отжать.
Интервал до абзаца – 0 пт
Интервал после абзаца – 6 пт.

Вот видите, обошлись без вызова диалогового окна Абзац. Хорошо, что есть настроенная Панель быстрого доступа (см. Урок 18 и Урок 19).

Шаг 9. Сохраняем изменения в характеристике стиля «Заголовок 2»:

Перемещаем курсор в область задач Стили на название стиля «Заголовок 2»
Щёлкаем по кнопке выпадающего меню на названии стиля «Заголовок 2»
Выбираем команду «Обновить «Заголовок 2» в соответствии с выделенным фрагментом»

Шаг 10. Пробегаемся по всему документу и присваиваем соответствующие стили соответствующим абзацам:

Тяжело в учении – легко в бою, как говорил гениальный Суворов.
Я только что заново отформатировала файл в соответствии с этим уроком и потратила на это 1,5 минуты.
На документ из 600 страниц я потратила два часа, но там стилей было побольше.

А теперь переходим к самому главному понятию в идеологии Word – СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА. Большая просьба – не закрывать документ и перейти в самое начало документа.

2. Структура документа

Вы не забыли, что Заголовок – это встроенный стиль? А встроенные стили доброжелательные разработчики отформатировали в соответствии со своими предпочтениям (см. Урок 13). Тогда почему мы так подробно занимались встроенным стилем Заголовок?

Ну, во-первых заголовки встречается практически в любом документе, а во-вторых именно встроенные Заголовки определяют структуру документа.

Шаг 1. Пройдите путь: лента Вид → группа команд Показать → команда Область навигации:

Кстати, эту команду при помощи правой клавиши мыши можно добавить на Панель быстрого доступа.

Получили такую картину (на следующих скриншотах я отключу область задач стили):

Получается, что на сером окне весь документ за исключением первого абзаца. Но первый абзац мы не трогали, не меняли.

Вывод

В область Навигации попадают только абзацы, которым присвоен стиль Заголовок любого уровня (уровней 9)

И что это нам даёт?

Шаг 2. Щёлкайте в области навигации по любому заголовку и вы увидите, что курсор в документе послушно встал в начале выбранного заголовка:

Шаг 3. Нажмите ПМ на любом заголовке в области Навигация:

В контекстном меню выберите команду Свернуть все. Получим такую картину:

Шаг 4. И для развлечения: нажмите ЛМ на шестой заголовок и, не отпуская ЛМ перетащите его на место после первого заголовка:

Мышку оставили в покое и делаем вывод.

Вывод

В области Навигация мы можем перетаскивать по документу заголовки вместе с содержимым.

А это часто бывает нужно при создании и форматировании документа.

Теперь вы сможете:

Определять Заголовки в документе
Работать в области задач Структура документа

Разумеется, я рассказала не о всех возможностях области Навигация. Постепенно знания будем наращивать. Но самое главное, что можно открывать сезон охоты в программе Point. Ведь структура документа удивительным образом поможет нам при создании презентации.

Источник

MS Word позволяет создание автоматического оглавления документа. Для того, чтобы его сделать следует воспользоваться стилями уровня «Заголовок». Что же из себя представляют стили мы рассматривали в предыдущем выпуске, сегодня же рассмотрим стили, благодаря которым у пользователя текстового процессора появляется возможность автоматически сформировать оглавление документа.

Итак, сегодня нами будет рассмотрены следующие вопросы: зачем вообще нужна структура документа? Какие стили отвечают за формирование структуры документа? Использование стилей абзаца и многоуровневого списка для создания структуры? Какие стили отображаются в структуре?

Необходимость наличия структуры документа

Вообще создать красиво оформленный интерактивный текст, который будет привлекательно выглядеть и, в то же время, будет готов для дальнейшего редактирования можно создать без использования стилей типа «Заголовок». Однако, в этом случае, в тексте будет невозможно быстро перемещаться к нужной главе, нельзя будет, не выполняя каких либо дополнительных действий с текстом, создать оглавление.

Более того, созданная структура текста останется рабочей, если текст сохранить в PDF формате, что, безусловно, является плюсом.

Справедливости ради, следует отметить, что создать оглавление без использования стилей типа «Заголовок» средствами текстового процессора MS Word можно. Иногда, если мало времени или нецелесообразно создавать стили абзаца, такой способ может оказаться даже предпочтительней. Но, если же работа с предоставленным текстом будет продолжаться в дальнейшем, или текст создается с чистого листа, то использование стилей типа «Заголовок» является обязательным.

…

7.3. Работа в режимах Схема документа и Структура

Когда вы работаете с большим документом, вам наверняка часто приходится перемещаться из одной его части в другую. Одно из самых лучших решений проблемы навигации в большом документе – режим Схема документа. Чтобы включить отображение схемы документа, нужно перейти на вкладку Вид ленты и в группе Показать или скрыть установить соответствующий флажок.

Как видно на рис. 7.7, режим Схема документа дает возможность увидеть расположение заголовков в документе. Щелкните на нужном заголовке – и вы сразу переместитесь в соответствующее место документа.

Рис. 7.7. Окно Word в режиме Схема документа

Для корректной работы режима Схема документа нужно, чтобы перед этим документ был правильно размечен при помощи стилей. Очень часто, работая с большими документами, пользователи делают не структурное форматирование (то есть с помощью стилей), а визуальное (например, заголовки набирают более крупным размером шрифта и делают их подчеркнутыми). Если текст структурирован подобным образом, режим Схема документа вам вряд ли покажется удобным, поэтому лучше пользуйтесь стилями. Подробнее о стилях см. разд. 4.7.

Например, если в тексте есть разделы, подразделы и т. д., то можно выстроить структуру следующим образом:

• стиль Обычный – основной текст;

• стиль Заголовок 1 – названия разделов;

• стиль Заголовок 2 – названия подразделов;

• стиль Подзаголовок – названия выделенных небольших участков текста;

• стиль Абзац списка – пункты списков и т. д.

Режим Структура очень похож на режим Схема документа. Однако если предназначение режима Схема документа состоит в том, чтобы упростить пользователю перемещение по тексту, то в режиме Структура можно не только быстро просматривать документ, но и изменять его структуру. В режиме Структура можно перемещать заголовки совместно с основным текстом и подзаголовками, которые относятся к этому заголовку. Работа в этом режиме также предусматривает грамотное структурирование текста с использованием стилей.

Для перехода в режим Структура нужно воспользоваться одним из способов:

• на вкладке Вид щелкнуть на кнопке Структура в группе Режимы просмотра документа;

• щелкнуть на кнопке Структура в строке состояния.

При переходе в режим Структура на ленте появляется вкладка с одноименным названием (рис. 7.8). С ее помощью можно быстро работать с текстом. Используя инструменты этой вкладки, можно свернуть или развернуть документ до определенного уровня включительно, выбрав нужный уровень из списка Показать уровень (рис. 7.9). Если выбрать пункт Показать все уровни, то отобразится весь документ, включая не только подзаголовки, но и основной текст (рис. 7.10).

Рис. 7.8. Режим просмотра Структура

Рис. 7.9. Выбор отображаемых уровней из списка Показать уровень

Рис. 7.10. Отображение всех уровней документа в режиме Структура

Кнопки Вверх

и Вниз

служат для перемещения элемента (или нескольких выделенных элементов) соответственно вверх или вниз по структуре (рис. 7.11).

Рис. 7.11. Заголовки передвинуты вниз по структуре

Для выполнения этой операции нужно сначала выделить заголовок и относящийся к нему текст. Кнопка Развернуть

позволяет отобразить все уровни элемента, в котором установлен курсор при нажатии данной кнопки (или нескольких выделенных элементов), а кнопка Свернуть

– скрыть все уровни, кроме указанных в списке Показать уровень.

С помощью кнопок Повысить уровень

и Понизить уровень

можно изменить уровень заголовков, например повысить заголовок третьего уровня до первого. Кнопка Понизить до обычного текста

предназначена для начала ввода основного текста, а также для понижения уровня заголовка до простого текста. Кнопка Повысить уровень до заголовка 1

поможет быстро изменить заголовок текста на самый высокий.

Обратите внимание, что, если воспользоваться кнопками Повысить уровень, Понизить уровень, Понизить до обычного текста и Повысить уровень до заголовка 1, когда требуемый заголовок не выделен (а на нем просто установлен курсор), структура документа нарушится, поскольку будет изменен уровень только этого заголовка.

Создаем главный документ из наброска
Создаем главный документ из существующих файлов Word

Приходилось ли Вам когда-нибудь создавать действительно большие документы в Microsoft Word? Если да, то, скорее всего, Вы знаете, что Word не всегда хорошо с ними справляется. Иногда бывает разумнее разбить длинный документ на несколько отдельных файлов Word.

Но как в таком случае быть уверенным, что страницы правильно пронумерованы, и как создать содержание и предметный указатель для всего документа? В этом случае Вам поможет инструмент, который называется Master Document (Главный документ). Он позволяет соединять несколько файлов Word в одном.

Главный документ – это файл Word, который содержит ссылки на перечень других самостоятельных файлов Word, называемых вложенные документы. Содержимое вложенных файлов не переносится в главный документ, а всего лишь связано с ним. Это даёт возможность редактировать вложенные документы по отдельности. Любые изменения, сделанные во вложенных файлах, автоматически отображаются и в главном документе. Если над одним проектом работают сразу несколько человек, главный документ позволяет раздать отдельные его части разным участникам для одновременной работы.

В этой статье мы покажем основные приёмы создания главного и вложенных документов из наброска, а также создание главного документа из уже существующих файлов. Кроме этого, мы расскажем, как легко добавить содержание в начало главного документа.

Создаем главный документ из наброска

Если Вы начинаете создание главного документа, не имея готового материала, то можете создать его из наброска. Для этого создайте новый документ Word и сохраните его, придумав такое имя файла, чтобы было понятно, что это главный документ.

После того, как Вы сохранили Ваш главный документ, зайдите на вкладку View (Вид) и нажмите Outline (Структура) в разделе Document Views (Режимы просмотра).

Вводите заголовки для документа в режиме структуры, изменяя их уровни. Для этого используйте выпадающий список уровней или зеленые стрелки в разделе Outline Tools (Работа со структурой).

Когда Вы ввели все заголовки, которые хотели, нажмите команду Show Document (Показать документ) в разделе Master Document (Главный документ).

В разделе Master Document (Главный документ) станут доступными новые возможности. Выберите всю структуру документа и кликните Create (Создать).

Нажатие этой команды заключает каждый документ в его собственный контейнер. На этом этапе снова сохраните главный документ.

Каждый контейнер в главном документе становится отдельным файлом, как показано ниже. Название первого заголовка в каждом контейнере главного документа используется в качестве имени файла для соответствующего вложенного документа.

Чтобы вернуться к предыдущему режиму просмотра, например, к режиму Print Layout (Разметка страницы), нажмите Close Outline View (Закрыть режим структуры) в разделе Close (Закрытие).

Чтобы добавить содержание к Вашему главному документу, поставьте курсор в начало документа и откройте вкладку References (Ссылки). Нажмите на кнопку выпадающего меню Table of Contents (Оглавление) и выберите один из вариантов автособираемого оглавления, чтобы вставить автоматически собранное оглавление в выбранное место.

Чтобы видеть разрывы разделов, вставленные Word при создании вложенных документов, зайдите на вкладку Home (Главная) и кликните символ разрыва строки в разделе Paragraph (Абзац).

Word покажет разрывы разделов и их тип.

Когда Вы создаете главный документ из наброска, Word вставляет разрыв раздела (на текущей странице) перед и после каждого вложенного документа, созданного Вами. Это значит, что в Вашем документе нет разбивки по страницам. Тем не менее Вы легко можете изменить тип каждого разрыва раздела.

Следующий рисунок показывает, как выглядит Ваш документ в режиме структуры с развернутыми вложенными документами.

Создаем главный документ из существующих файлов Word

Если у Вас уже есть какие-то заготовки, и Вы хотите включить их в главный документ, то можете создать новый файл для главного документа и вставить в него существующие файлы, как вложенные. Для этого создайте новый пустой документ Word и сохраните его, как мы это делали ранее, при создании главного документа из наброска.

Зайдите на вкладку View (Вид) и в разделе Document Views (Режимы просмотра) выберите Outline (Структура). На Ленте появится активная вкладка Outlining (Структура). Нажмите Show Document (Показать документ) в разделе Master Document (Главный документ), чтобы активировать дополнительные функции. Чтобы к главному документу добавить вложенные, нажмите Insert (Вставить).

В диалоговом окне Insert Subdocument (Вставка вложенного документа) найдите расположение документов Microsoft Word, которые Вы хотите вставить. Выберите первый нужный файл и нажмите Open (Открыть).

Для удобства храните файлы вложенных документов в той же папке, что и файл главного документа.

Если появится вот такое диалоговое окно, сообщающее о том, что какой-то стиль присутствует как во вложенном, так и в главном документе, нажмите кнопку Yes to All (Да для всех). Так все стили во вложенных документах будут соответствовать установленным в главном документе.

Повторите те же действия для всех документов, которые нужно сделать вложенным в главный документ. Когда закончите, Вы можете свернуть все вложенные документы, если захотите. Для этого нажмите Collapse Subdocuments (Свернуть вложенные документы) в разделе Master Document (Главный документ) на вкладке Outlining (Структура).

Чтобы свернуть вложенные документы, главный документ должен быть сохранен. Если Вы не сделали этого раньше, то появится вот такое диалоговое окно. Нажмите ОК, чтобы сохранить документ.

Заметьте, что в каждом контейнере главного документа показан полный путь к файлу вложенного документа. Чтобы открыть вложенный документ для редактирования, нужно дважды кликнуть по иконке документа в левом верхнем углу контейнера или кликнуть по ссылке на файл с нажатой клавишей Ctrl.

Когда Вы вставляете существующий файл в главный документ, Word добавляет разрыв раздела (со следующей страницы) перед каждым вложенным документом, и разрыв раздела (на текущей странице) после каждого вложенного документа. При желании Вы можете изменить тип каждого разрыва.

Чтобы просматривать главный документ не в режиме структуры, зайдите на вкладку View (Вид) и выберите режим Print Layout (Разметка страницы) или любой другой.

Вы можете добавить содержание точно таким же образом, как мы делали это ранее, когда создавали главный и вложенные документы из набросков.

Вставив все вложенные документы в главный, Вы можете добавлять или редактировать колонтитулы, создавать содержание (как уже было показано), предметный указатель или работать с прочими вещами, из которых обычно состоит законченный документ.

Когда Вы редактируете вложенный документ, его содержание в главном документе обновляется. Это верно при создании главного документа любым из рассмотренных в этой статье способов.

Главные документы в более ранних версиях Word иногда повреждали вложенные. Вы можете столкнуться с этой проблемой и в Word 2010. Более подробную информацию об этой проблеме ищите на сайте службы технической поддержки пользователей Microsoft.

Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: Антон АндроновПравила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Заголовки — это те стили, которые помогут создать продуманную иерархию в документе.

Хорошо структурированный документ: 1) легок в изучении и 2) повышает профессиональный статус в глазах читателя. Изучите материал из этой статьи и перейдите на новый уровень составления договоров и текстовых документов.

Заголовок документа — зачем он нужен;
Уровни заголовков в Ворде;
Стили заголовков в Ворде;
Как создать свой стиль заголовка;
Как вставить заголовок в документ;
Нумерация заголовков;
Как убрать заголовок в Ворде.

Заголовок документа — зачем он нужен

Для удобства поиска нужного раздела на любых бумажных носителях, книгах, брошюрах, инструкциях используют оглавление. В текстовом редакторе WS Word, оглавление можно внедрить автоматически, но прежде, текст нужно разметить заголовками.

После того, как в документ будут добавлены заголовки, Word найдет каждый и перенесет их в оглавление документа.

Теперь, следующий пользователь, без труда сможет разобраться в структуре просматриваемого текстового документа.

Уровни заголовков в Ворде

Уровни или по другому иерархия в документе, очень популярна в различных инструкциях, где информация разбита на разные разделы, а те, в свою очередь, разбиты на подразделы.

Иными словами, если будем создавать инструкцию по эксплуатации стиральной машинки, то одним из главных разделов будет «Какие режимы существуют в стиральной машинке», а подразделами будут:

Стирка хлопка.
Стирка синтетики.
Ручная стирка.
Деликатная стирка.
Стирка шерсти.
и тд.

Когда нам нужна информация из этого раздела, то врятли будем зацикливать внимание на разделе «Техническое обслуживание».

Уровни заголовков, помогают создать четкую структуру. Более большой раздел, делим на более маленькие, те, при необходимости еще на меньшие.

Основными стилями уровней заголовков, считаются:

«Заголовок 1» — помечают заголовки первого уровня, обычно название документа;
«Заголовок 2» — помечают заголовки второго уровня, название разделов документа.

Про стили заголовков, поговорим ниже.

Стили заголовков в Ворде

По умолчанию, в MS Word существует коллекция из 16 стилей заголовков. Каждый стиль имеет свои параметры форматирования, такие как: шрифт, выравнивание, интервал, разрыв и т.д., и, соответственно, применяются в разных случаях.

«Обычный» — единый стиль документа.
«Без интервала» — это тот же обычный стиль, только без интервала с основным, применяется как заголовок в тексте.
«Заголовок 1» — используется полужирный шрифт, применяется для обозначения начала главы.
«Заголовок 2» — используется полужирный шрифт, применяется для обозначения начала главы.
«Название» — применяется 26 шрифт и подчеркивание, применяется для обозначения начала главы.
«Подзаголовок» — используется курсив, применяется для подзаголовков.
«Слабое выделение» — используется курсив, мелкий шрифт и слабый тон цвета. Используется для подзаголовков.
«Выделение» — используется курсив, мелкий шрифт и тон цвета автоматический. Используется для подзаголовков.
«Сильное выделение» — заголовок внешне похож на «слабое выделение». Используется для подзаголовков.
«Строгий» — шрифт мелкий и жирный. Используется для обычных заголовков.
«Цитата 2» — используется курсив, мелкий шрифт и слабый тон цвета. Используется для подзаголовков.
«Выделенная цитата» — используется курсив, мелкий и жирный шрифт. Используется для подзаголовков.
«Слабая ссылка» — используется подчеркивание и мелкий шрифт. Используется для подзаголовков.
«Сильная ссылка» — используется подчеркивание и мелкий шрифт, красный цвет текста. Используется для подзаголовков.
«Название книги» — используется малые прописные буквы и курсив. Подходит для названия книги.
«Абзац списка» — шрифт мелкий. Используется для обычных заголовков.

Как создать свой стиль заголовка

В этом разделе поговорим, как создать свой стиль заголовка, в случае, если предустановленные в ворде, не устраивают.

Выделить строку с фрагментом текста, из которого нужно сделать заголовок.
Примените к нему интересующее форматирование (интервалы, шрифт, размер, отступы, цвет и тд.).
Выбрать пункт меню «Главная».
В блоке команд «Стили» нажать на кнопку с изображением тире и треугольника в правом углу блока.
В открывшемся окне выбрать команду «Сохранить выделенный фрагмент как новый стиль».
Появится новое окно «Образец стиля для абзаца», в нем нужно дать название своему стилю и нажать «Ок».

После выполнения этих действий в библиотеке стилей появится созданный стиль заголовка, которым можно воспользоваться в дальнейшей работе.

Обратите внимание! Если нужно изменить имеющийся стиль заголовка, в окне стилей, кликните правой кнопкой на интересующий и выберите команду «Изменить».

Как вставить заголовок в документ

Переходим к самому интересному, а именно, как вставить заголовок в документ Word.

Перед тем как сделать заголовок на странице, нужно понимать структуру документа. Если это заголовок большого раздела, то его нужно пометить Заголовок первого либо второго уровня, если это подзаголовок, соответствующим стилем.

Структура документа должна быть четкой, с соблюдением последовательности уровней, от большего к меньшему.

Выделить строку с фрагментом текста, из которого сделаем заголовок.
Открыть вкладку основного меню «Главная».
В блоке команд «Стили» выбрать интересующий стиль заголовка.

Выполнив эти действия, программа поймет, что выделенная часть текста, является заголовком и в дальнейшем ее нужно будет включить в оглавление документа.

Нумерация заголовков

Чтобы пронумеровать заголовки документа:

Выделите строку с заголовком.
Откройте меню «Главная».
В блоке команд «Абзац» выберите иконку, на которой изображен многоуровневый список.
При нажатии на нее курсором откроется окно с библиотекой списков.
Выберите подходящий список и нажмите на него.
Проделайте эту процедуру с остальными заголовками.

В результате действий все заголовки документа будут пронумерованы.

Как убрать заголовок в Ворде

Рассмотрим последний вопрос связанный с заголовками в документах Word.

Выше по тексту, подробно разобрались как сделать заголовок, применить к нему интересующий стиль и пронумеровать. Но, что делать, если заголовок перестал быть актуальным, или вовсе документ решили не размечать заголовками?

В этом случае, самый правильный ход, это убрать заголовки из документа. Рассмотрим как это сделать.

Выделите интересующий фрагмент текста в документе, с которого нужно убрать стиль заголовка.
Перейдите во вкладку «Главная».
В блоке «Стили» выберите команду «Обычный», либо «Очистить все».

Оба этих действия, превратят бывший заголовок, в обычный текст.

Подсказка! Если в документе много заголовков и все нужно убрать, выделите весь документ целиком, и примените описанную выше команду.

Создание заголовка в Word, тема, которая встречается очень часто не только в инструкциях и книгах, но и во время создания статей на сайт или создание PDF документов.

Изучите стили заголовков и применяйте их там, где это уместно. Мало того что документ получается намного красивее, так еще этот функционал несет огромную пользу при дальнейшей работе с текстом.

Узнав, как сделать содержание в редакторе Ворд, пользователь сможет не только быстро систематизировать структуру документа, но и мгновенно получать доступ к каждому разделу без необходимости пролистывать страницу за страницей.

Автоматическое оглавление – это встроенная функция программы

MS Word

, с помощью которой создается перечень разделов и подразделов открытого документа. Главная особенность опции заключается в интерактивности. Чтобы открыть нужный раздел файла, достаточно просто кликнуть на соответствующем пункте в содержании.

Оно поддерживает гиперссылки и создается автоматически. Доступны несколько стилей перечня разделов.

При необходимости, пользователь может править стили созданного списка или создавать свой вид.

Еще одно преимущество автоматических содержаний заключается в их обновлении.

Если вы меняете название любого раздела документа или номер его страницы, эти данные сразу отобразятся в оглавлении. Вручную ничего менять не нужно.

Содержание:

Что нужно сделать перед созданием

Прежде чем начинать создание автоматического следует продумать следующие детали:

Убедитесь, что все заголовки и подзаголовки документа форматированы в соответствии со встроенными стилями. Для создания названия раздела выделите нужный текст и во вкладке «Главная» кликните на «Стили». Для раздела выбирайте «Заголовок 1», для подраздела – «Заголовок 2» и так далее;

Рис.2 – создание подзаголовков с помощью стилей

Правильное расположение уровней документа позволит быстрее ориентироваться в его структуре и сделает оглавление максимально удобным.

вернуться к меню ↑ Инструкция для версий Word 2003 и 2007

Word 2003

В Ворд 2003 пользователи не могут создавать автоматические оглавления, выбирая понравившийся шаблон. Доступна только функция разметки заголовков. Следуйте инструкции:

1Откройте документ, который содержит неформатированный заголовками текст;

2Добавьте уровни. Для этого поочередно выделяйте каждый подзаголовок, нажимайте на вкладку «Формат» и во вкладке стилей выбирайте первый, второй или третий уровни;

Рис.3 – создание разметки заголовков в Word 2003

3Когда все заголовки будут отформатированы, можно переходить к созданию систематизированного содержания. Нажмите на пункт меню «Вставка»;

4Выберите пункт «Ссылка» и в выпадающем списке кликните на «Оглавление и указатели»;

Рис.4 – переход к странице редактирования содержания

5В открывшемся окне отметьте галочкой опцию «Номера страниц по правому краю». Это позволит визуально выделить раздел и номер его страницы. В поле «Образец» вы увидите предварительную версию содержания;

Рис.5 – создание указателей

6В этом же окне откройте вкладку «Оглавление»;

7Нажмите на клавишу «Панель структуры», чтобы она стала неактивной. Если этого не сделать, появиться системная ошибка при создании перечня разделов;

Рис.6 – создание панели структуры содержания

8Нажмите на «ОК».

Чтобы обновить поле разделов кликните правой клавишей мышки на содержании и выберите метод обновления – только номера страниц или обновление целиком.

Рис.7 – результат создания в Word 2003

Word 2007

В Ворд 2007 доступно только создание автоматически собираемого списка разделов.

Создавать расположение пунктов и подпунктов функции «Оглавление» вручную пользователь не может в этой версии Word. Следуйте инструкции:

Откройте документ, в котором заранее были созданы все заголовки;
Создайте пустой лист в начале или в конце файла;
Перейдите во вкладку «Ссылки»;
Нажмите на пункт «Оглавление» и впадающем списке выберите его шаблон;

Рис.8 – панель настроек перечня заголовков

Далее список со всеми разделами файла автоматически появится на странице. В Ворд 2003 и 2007 содержание имеет табличную структуру.

Оно не обновляется автоматически после внесения изменений в тело документа.

Рис.9 – промотор и редактирование содержимого в Word 2007

Чтобы отредактировать список, выберите его с помощью двойного щелчка.

Теперь можно создавать форматирование для элементов списка – выделять заголовки жирным или наклонным текстом, изменять цвет, применять маркер.

Помните! Если вы изменили значение названия раздела, номера страниц, добавили новую часть, необходимо вручную обновлять оглавление, чтобы изменения отобразились. В противном случае, при попытке печати, вместо него появится текст с ошибкой «Заголовок не определён».

Чтобы обновить содержание кликните по нему правой клавишей мышки и в контекстном меню нажмите на «Обновить содержимое» или прейдите во вкладку «Ссылки» и кликните на «Обновить таблицу».

вернуться к меню ↑ Делаем в Word

Начиная с версии 2010, в Ворд можно создавать полностью автоматизированные варианты.

Их главное отличие заключается в том, что программа сама отслеживает изменения в документе и обновляет данные его содержания. Пользователю следить за этим больше не нужно.

Также в Word 2010 появилась возможность выбора шаблона. Юзеры могут выбрать понравившийся вид списка из предложенных разработчиком или создать свой кастомный вид перечня.

Создать список разделов можно для пустого документа. Это очень удобно, если вы начинаете писать документ с нуля. Все разделы будут созданы автоматически с новой страницы после добавления оглавления. Пользователю останется только заполнить каждый раздел текстом.

Если нужно добавить оглавление в уже готовый документ, необходимо вручную добавить уровни текста. Эти уровни и есть подзаголовками файла.

Выберите строку с названием пункта документа и во вкладке меню «Ссылки» и кликните на кнопку «Добавить текст».

В выпадающем списке выберите значение уровня – первое, второе или третье.

Рис.10 – создание уровней в Word 2010

После добавления всех уровней в меню «Ссылки» кликните на «Оглавление» и выберите понравившийся шаблон.

Объект будет создан автоматически и добавлен на новую страницу открытого документа.

Рис.11 – выбор шаблона в Word 2010

Пользователи Ворд 2010 могут легко переходить между разделами документа не только с помощью нажатия на нужный раздел в оглавлении, но и с помощью работы с панелью навигации.

После создания оно будет отображаться в левой части окна. Нажав на один из блоков, вы автоматически попадаете на соответствующую страницу файла.

Рис.12 – итог создания содержания в Word 2010

вернуться к меню ↑ Руководство для пользователей Word

В 2016 версии программы Ворд создаются по такому же принципу, как и в версии 2010 года.

Единственное отличие — наличие более удобного интерфейса и больше возможностей работы с пользовательскими шаблонами.

Два способа создания:

Автоматически – применяется для уже готового документа, в котором выделены заголовки;

Вручную – если контент страницы пустой и пользователь хочет добавить заголовки для дальнейшего написания работы.

Чтобы добавить на пустую страницу готового документа автособираемое, следуйте инструкции:

Откройте файл MS Office Word и убедитесь в том, что все разделы выделены должным образом. При необходимости воспользуйтесь клавишей «Стили» и удалите/добавьте разделы самостоятельно;

Далее откройте вкладку «Ссылки», как показано на рисунке ниже, и нажмите на блок создания. Далее вы увидите список доступных шаблонов. Кликнув по одному из них, на странице появиться готовый перечень заголовков;

Рис.13 – выбор шаблона в Word 2016

Вид готового оглавления в Ворд 2016 можно легко редактировать. Само название «Оглавление» может быть изменено, удалено или перемещено.

Также, для создания нужного вида есть возможность подправить расположение пунктов списка или добавить новые элементы.

Рис.14 – шаблон перечня заголовков в Word 2016

Чтобы изменить содержимое объекта, дважды кликните по нему мышкой. Затем откройте контекстное меню. С его помощью изменяются поля, коды и значения поле, добавляются новые

шрифты

, форматирование абзацев.

Рис.15 – редактирование автособираемого содержания

Чтобы создать оглавление для пустого документа, в окне выбора шаблона кликните на «Ручное оглавление»:

Рис.16 – создание перечня вручную

Теперь нужно самостоятельно ввести наименования пунктов документа первого, второго и третьего уровней. Также, следует вручную добавить все номера страниц.

Для добавления нового пункта в оглавление кликните по нему правой кнопкой мышки и нажмите на «Добавить поле», а затем выберите уровень поля.

Рис.17 – редактирование

Тематические видеоролики:

Как легко сделать содержание в Ворде для версий 2003, 2007, 2010 и 2016

Проголосовать

Источник

АрхивОфис

Для манипулирования объемными данными в текстовом редакторе Microsoft Word гораздо более удобнее будет воспользоваться режимом структуры документа. Расскажем, как с ним работать.

При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.

Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав «Вид -> Структура».

Для превращения в структуру готового документа Word необходимо отформатировать строки текста для каждого уровня структуры. Первый уровень структуры должен быть отформатирован с помощью стиля «Заголовок 1», второй — «Заголовок 2» и т.д. В этом случае уровень структуры текстовый редактор Word определит самостоятельно в соответствии с установленными стилями.

Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка «Уровень структуры» выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок «обычный текст».

Создание уровней структуры.

Другие кнопки панели инструментов «Структура», появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки «повысить уровень» или «понизить уровень» можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки «Повысить до заголовка 1» и «Понизить до обычного текста» позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.

Управление уровнями.

После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка «Показать уровень». После выбора пункта «Показать уровень 1» на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт «Показать уровень 2» означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт «Показать все уровни».

Так можно отобразить только первый уровень структуры.

Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок «+». Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением «+» (свернуть) и «–» (развернуть) на панели инструментов.

С помощью кнопок «+» и «–» можно управлять отображением одного уровня структуры.

Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки «вверх» и «вниз».

Источник

Помимо
облегчения процесса организации
документа, функция структурирования
документа Word
автоматически нумерует заголовки и
создает оглавление.
Работая со структурированным документом,
можно легко перемещать различные
его части, не обращая внимания на
форматирование.

Всякий текст имеет
определенную смысловую структуру,
заложенную в него автором. Обычное
средство представления этой структуры
— заголовки. В технических и служебных
документах часто используется
многоуровневая система заголовков,
которую можно рассматривать как
развернутый план документа. Грамотное
представление структуры документа
позволяет быстро ознакомиться с его
содержанием даже без внимательного
чтения.

Еще более важна работа со структурой
документа на этапе его создания. Без
более или менее продуманного плана
создать сколько-нибудь масштабный
документ невозможно.

Для
работы со структурой документа в
программе Word
предусмотрен специальный режим структуры.
В этом режиме обычно работают только с
частями документа, которые определяются
имеющимися заголовками. С обычным
текстом работают в обычном режиме или
в режиме разметки. Для перехода в режим
структуры щелкните
на кнопке Режим
структуры слева
от горизонтальной полосы прокрутки или
дайте команду Вид
> Структура.
При этом автоматически откроется панель
инструментов
Структура.

В
стандартном шаблоне документа
предусмотрены стили с названиями от
Заголовок 1 до Заголовок 9, описывающие
заголовки разных уровней. Работа со
структурой документа обычно начинается
с заголовка первого уровня (стиль
Заголовок 1). Для перехода к стилю
заголовка более низкого уровня можно
нажать клавишу ТАВ. Чтобы
перейти
к заголовку более
высокого
уровня, нажмите комбинацию клавиш
SHIFT+ТАВ.

Microsoft
Word:
работа со структурой
документа

Действие	Описание
Изменение уровня	Соответствующие действия можно выполнить при помощи кнопок панели инструментов Структура. Возможно повышение или понижение уровня на единицу, а также ускоренные операции: повышение до первого уровня или понижение до уровня обычного текста. Нужный уровень можно также выбрать напрямую из раскрывающегося списка
Просмотр выбранных уровней	Глубина отображения уровней заголовков выбирается в раскрывающемся списке Показать уровень. Все заголовки более низких уровней скрываются. Наличие неотображаемого текста отмечается подчеркиванием заголовка волнистой чертой. Кнопка-флажок Отобразить форматирование позволяет включить или отключить форматирование текста в режиме структуры. Кнопка-флажок Показать только первую строку позволяет представить длинные абзацы в сокращенном виде
Изменение порядка разделов	Режим структуры документа можно использовать для перемещения разделов. Для этого можно использовать метод перетаскивания или кнопки Вверх и Вниз. Раздел перемещается целиком, вместе со всеми подразделами

В Word
структура документа является неотъемлемой
его частью. Создавая документ,
вы одновременно определяете его
структуру. Единственное различие между
обычным
документом Word
и его структурой заключается в режиме
просмотра (обычный
или режим структуры). При работе в обычном
режиме, режиме черновика или
разметки страницы документ отображается
на экране в обычном (не структурированном)
виде. Однако, перейдя в режим структуры,
вы увидите структуру документа.
На рис. 1 показан пример просмотра
структуры документа.

Когда
говорят о структуре документа, имеют в
виду заголовки и основной текст.
Заголовком
считается
любой абзац, которому присвоен определенный
стиль.
В- Word
имеется
ряд стилей, специально предусмотренных
для определения структуры. Этих стилей
восемь:
от стиля Заголовок
1 до стиля Заголовок
8. Номер в названии стиля определяет его
уровень в структуре документа: заголовку
самого верхнего уровня присваивается
стиль Заголовок 1, следующему за ним
подзаголовку — стиль Заголовок 2
и т.д. По умолчанию Word
автоматически размещает заголовки
самого верхнего уровня
по левому полю страницы, а заголовки
каждого последующего уровня — с
определенным
отступом относительно заголовка
предыдущего уровня.

Основным
текстом называется
любой текст в документе, которому не
присвоен
стиль
заголовка. Для обозначения всех заголовков
и основного текста, находящегося под
конкретным заголовком, в Word
используется также термин подтекст.

Выделение текста

При
работе в режиме структуры выделение
текста осуществляется в основном так
же, как и при работе в других режимах
Word.
Однако существуют некоторые различия,
о которых следует знать. Основное
различие заключается в том, что находясь
в этом режиме, нельзя выделить одновременно
полтора
абзаца.
Если вы используете
мышь или клавиатуру, то, выделяя один
абзац и переходя к следующему, вы
выделяете
его целиком. При перетаскивании указателя
мыши по абзацу, последний выделяется
сразу полностью. Это значительно
затрудняет процесс редактирования к
режиме
структуры. (Конечно, ничто не мешает вам
на время редактирования перейти в
обычный
режим.)

Чтобы
выделить заголовок и весь его подтекст,
дважды
щелкните на области выделения
рядом с заголовком. Эту операцию нельзя
выполнить с помощью клавиатуры.
Можно достичь того же результата, выделив
нужный заголовок и текст под
ним с помощью комбинации клавиши <Shift>
и клавиш управления курсором.

Изменение
структуры документа

Переход
в режим просмотра структуры документа
осуществляется с помощью команды
Вид=>Структура. В режиме Структура
Word
предоставляет дополнительные средства
для структурирования документа. В
верхней части экрана появится еще одна
панель
инструментов, называемая Структура
(рис.2). Назначение кнопок этой панели
приведено
в табл.1. Кроме того, слева возле каждого
абзаца появится маленькая пиктограмма.

Со
структурой документа можно работать,
когда угодно. Можно сначала создать
документ,
а позже его структурировать,
а можно сначала определить
структуру документа,
а затем дополнить его по ходу дела. Можно
в любой момент вносить в документ
различные новые элементы, будь то
заголовки или основной текст.

Структура
документа изменяется при повышении или
понижении уровня определенного
абзаца. Для этого обычно выделяют нужный
абзац и изменяют его уровень,
щелкнув на кнопке Повысить уровень или
Понизить уровень панели структура
.

Таблица 1. Назначение
кнопок панели Структура

Кнопка	Назначение
Повысить уровень	Повышает уровень заголовка
Понизить уровень	Понижает уровень заголовка
Понизить до обычного текста	Понижает уровень заголовка до обычного текста
Переместить вверх и Переместить вниз	Перемещает заголовок вверх или вниз по структуре вместе с подтекстом
Развернуть	Раскрывает подтекст заголовка
Свернуть	Сворачивает подтекст заголовка
Показать заголовки	Выводит все заголовки с первого до указанного уровня
Отобразить все заголовки	Раскрывает или сворачивает всю структуру документа
Показать только первую строку
Отобразить форматирование	Показывает или скрывает форматирование символов
Главный документ	Переводит в режим главного документа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры

Создание уровней структуры.

Так можно отобразить только первый уровень структуры.

С помощью кнопок «+» и «–» можно управлять отображением одного уровня структуры.

Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки «вверх» и «вниз».

Режим структуры и создание больших документов Word

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой «Training_students» — Скачать

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.6. Работа с большими документами Word

Режим структуры в редакторе Word используется для организации больших документов Word (документов большого объема), которые состоят из оглавления, разделов и подразделов различных уровней, к таким документам относятся, например, курсовые и дипломные работ и т. д.

Режим структуры в редакторе Word — это представление документа, показывающее его структуру. Заголовки в режиме структуры снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе Word.

В режиме структуры можно легко просматривать структуру всего документа Word, изменять уровень вложенности заголовков, копировать и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения соответствующих заголовков.

Кроме того, в этом режиме проще создавать и изменять общую структуру главного документа Word путем добавления, перестановки и удаления вложенных документов. Для создания главного документа Word необходимо создать структуру, а затем в этой структуре сделать заголовки вложенными документами Word.

Главный документ Word – это документ Word, который объединяет в себе нескольких отдельных файлов (так называемых вложенных документов). Использование главных документов Word упрощает создание и обновление больших документов Word, таких как журналов, состоящие из нескольких разделов, или книги, состоящие из нескольких глав.

Режим структуры в редакторе Word

Чтобы перейти в режим структуры, надо выбрать в меню Вид команду Структура. В режиме структуры отображается структура документа Word и появляется панель инструментов «Структура».

Рис. 1.

Отступы и символы, отображаемые в режиме структуры, не влияют на вид и печать документа в обычном режиме. Режим структуры лишь отображает на экране документ Word в ином виде и позволяет работать с ним другими средствами.

Рис. 2.

В режиме структуры термин заголовок относится к любому абзацу, которому назначен один из встроенных стилей: Заголовок 1 – Заголовок 9. Заголовок — это название раздела, отформатированное с помощью одного из стандартных девяти стилей заголовков Word.

Стиль Заголовок 1 находится на самом высоком уровне иерархии и не имеет отступа. Заголовок 2 находится на один уровень ниже и при отображении в режиме структуры получает небольшой отступ и так далее.

Режим структуры в редакторе Word позволяет легко и быстро изменить структуру документа Word. Можно изменить порядок заголовков и текста документов Word, перемещая их вверх и вниз в режиме структуры, а также повышать или понижать уровень основного текста или заголовка.

Для повышения и понижения уровня, а также для перетаскивания текста внутри структуры можно перетащить символы «+» или «-» влево, вправо, вверх или вниз.

В режиме структуры слева от каждого заголовка отображается соответствующий символ структуры:

+ Заголовки с подчиненным текстом.
— Заголовки без подчиненного текста.
Основной текст.

С помощью этих символов можно сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ Word. Для отображения полной структуры документа Word следует скрыть основной текст. Серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутые, или скрытые, подчиненные заголовки или основной текст.

Чтобы отобразить или скрыть текст, дважды щелкните символы развертывания рядом с заголовком или выберите команду Показать соответствующий уровень заголовков из раскрывающегося списка на панели Структура. Основной текст — это любой абзац в структуре, не являющийся заголовком. В режиме структуры на основной текст указывает маленький квадратик, расположенный слева от абзаца документа Word.

Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры

При создании большого документа Word, например, курсовой или дипломной работы необходимо воспользоваться режимом структура.

Загрузите приложение Word, откроется окно приложения и в нем появится новый документ, который называется «Документ 1»:

В новом документе Word перейдите в режим структуры.
Введите заголовки, нажимая клавишу ENTER после каждого заголовка. Эти заголовки автоматически форматируются с помощью встроенного стиля заголовков «Заголовок 1».
Чтобы присвоить заголовок другому уровню и придать ему соответствующий стиль форматирования, следует переместить символ заголовка — или + структуры. Чтобы понизить уровень заголовка, перетащите символ правее. Чтобы повысить уровень заголовка, перетащите символ левее. Чтобы переместить заголовок на новое место, перетащите символ вверх или вниз. Относящийся к этому заголовку основной текст будет перемещен вместе с заголовком.
Когда организация документа Word будет завершена, перейдите в обычный режим или режим разметки, чтобы ввести основной текст и рисунки.

Основной текст. Текст, оформленный без использования встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»). В режиме структуры слева от основного текста автоматически отображается маленький квадратик.

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Изменение уровней заголовков в документе Word

Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.

Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:

Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.
Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.

Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:

Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.
Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.
Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.

При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.

Перемещение фрагментов текста в документе Word

С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе Word один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.

Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:

установите курсор в перемещаемом абзаце;
нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.

Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз.

При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст.

При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.

Развертывание и свертывание текста

В режиме структуры документ Word можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа Word, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.

Свернуть можно только текст, отформатированный с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1» — «Заголовок 9») или уровней структуры («Уровень 1» — «Уровень 9»).

Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и – повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.

Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков

К документу Word можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.

Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Область навигации

Введение

В новой версии приложения MS Word 2010 появилась улучшенная возможность навигации по документу. Можно упорядочивать части документа, перетаскивая их мышью, производить пошаговый поиск по содержимому документа – без необходимости точного задания объекта поиска.

Вкладки панели навигации.

Вкладка «Просмотр заголовков документа» — инструмент, который позволяет быстро перемещаться по документу, используя структуру документа.

Вкладка «Просмотр страниц документа» — показывает эскизы страниц, которые тесно связаны с понятием схемы документа, и позволяют увидеть уменьшенные изображения всех страниц документа.

Вкладка «Просмотр результатов текущего поиска» позволяет увидеть результаты поиска, которые представлены в виде ячеек с отрывками текста, в котором содержится искомое слово или фраза.

Изменение структуры

Из контекстного меню на вкладке заголовка можно переместить его вниз или вверх по уровню. Изменение уровня заголовка также меняет уровень его подзаголовков.

Новое контекстное меню позволяет добавить новый заголовок того же уровня над или под существующим, или создать под ним новый подзаголовок. Это действие создаёт новый параграф с автоматическим внедрением соответствующего стиля форматирования. По мере того, как вы вводите текст заголовка, он появляется в соответствующей вкладке навигационной панели.

Перемещение заголовков

Перетаскивание вкладки (Заголовка) в панели Навигации перемещает заголовок и всё соответствующее ему содержимое на новое место в документе. Если раздел содержит подзаголовки, структура останется неизменной, и всё дерево будет перемещено. Перетаскиванием содержимого при нажатой клавише Ctrl, создается копия на новое место.

Просмотр результатов поиска

Навигационная панель содержит список результатов поисковых запросов.

Этот список состоит из пунктов, соответствующих каждому найденному совпадению в документе. Щелчок на элементе списка перемещает управление в соответствующее место в документе

Режим Структуры документа

При работе со структурированным документом, рекомендуется использовать режим Структуры. В режиме Структуры возможно перемещать заголовки с абзацами по

Выбор режима Структура

Перейти в режим Структуры можно любым удобным для вас способом:

а. Вкладка Вид — в группе Режимы просмотра документа выбрать клманду Структура;

в. Строка состояния – пиктограмма Структура.

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста используют кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.

Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:

1. Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться.

2. Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз – кнопку Понизить уровень.

Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:

1. Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее.

2. Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее.

3. Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее.

При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.

Источник

Заголовки в документе. Структура документа

1. Заголовки в документе

2. Структура документа

Word 2003

Word 2007

Секреты Word. Работа с документами в режиме структуры

Режим структуры и создание больших документов Word

Курс дистанционного обучения: «Экономическая информатика» Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения

Тема 2.1. Обработка текстовой информации

Тема 2.2. Процессоры электронных таблиц

Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования

Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.1. Обработка текстовой информации. Текстовые процессоры

2.1.6. Работа с большими документами Word

Режим структуры в редакторе Word

Создание структуры нового документа Word (организация структуры нового документа) в режиме структуры

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Создание оглавления в документе Word с использованием встроенных стилей заголовков

Изменение структуры документа Word в режиме структуры

Курс дистанционного обучения:
«Экономическая информатика»
Модуль 2 (2,5 кредита): Прикладное программное обеспечение офисного назначения